Juin 2013

La dématérialisation des échanges bancaires SEPA

Normes et formats,

Quels impacts dans les entreprises ? Comment être prêt à temps ?

2

Prologue et son positionnement dans la dématérialisation

L’offre Use It Flow enrichie

Le projet SEPA : évolutions, normes et formats

Les enjeux pour votre entreprise

La migration : Comment s’y prendre ?

Notre offre Use It Flow pour le SEPA

Une affaire type :

L’évolution d’un client Use It Flow

Un nouveau client

Nos références :

Clients

Partenariats

Sommaire

3

Accompagner les entreprises dans leurs projets de changement en leur offrant des solutions de dématérialisation et de traitement des flux d’information

Multicanal

De Bout en Bout (Acquisition, Traitement, Stockage, Diffusion)

Compatibles avec les Standards du Métier

Multifonctions

Le Groupe Prologue

4

Intégrateur et opérateur de

services, Cloud Computing

et télécommunications

Solutions de communication

multicanal

Editeur de solutions de dématérialisation, et Opérateur de SaaS

dans le Cloud

Capital = 12 M€, 230 employés , CA 2012 = 21.5 M€, RN = 2M€

Le Groupe Prologue est éditeur depuis 1986 et Opérateur de SaaS depuis 2009.

Le Groupe Prologue

5

EDI, XML, PDF, Flux métier, Fax, Emails, SMS, Voix

Workflow

Capture, Scan

RAD/LAD, OCR/ICR

Coffre individuel EDI, XML, PDF, Flux métier, Fax, Emails, SMS, Voix

Acquisition - Documents entrants

Documents sortants

Coffre d’Entreprise

Classement collectif

et par rôle

Archivage Numérique

Légal

Traitement collaboratif

Processus métier

et décisionnel

Papier et/ou

Electronique

Archivage Gestion des documents

Prologue peut intégrer, à la demande, des solutions d’autres partenaires

Use It Flow Enrichi - Chaîne de dématérialisation de bout en bout :

Base de la Solution proposée pour le SEPA

Papier et/ou

Electronique

6

Qu'est ce que le SEPA

SEPA (Single European Payment Area) : Projet de la Communauté Bancaire Européenne S’inscrit dans la continuité du passage à l’euro

Objectif : Mettre en œuvre une gamme unique de moyens de paiement pour l'ensemble des pays européens (transactions nationales et internationales)

Date butoir d’adoption de paiement SEPA : 1er Février 2014

Prologue maîtrise les technologies des flux bancaires

et contribue à de nombreux groupes de travail SEPA

7

Un protocole de communication : EBICS Sécurisé avec signature électronique jointe : EBICS TS

Simple qui s’accompagne d’un double papier ou fax : EBICS T

Un format SEPA : norme XML20022

virement SCT – SEPA Credit Transfert

prélèvement SDD – SEPA Direct Debit

La gestion des mandats de prélèvement et des nouvelles mentions obligatoires : identification du créancier (ICS) & Référence unique de mandat (RUM) Concerne tous les échanges bancaires aussi bien Nationaux qu’Internationaux

La Norme SEPA

Prologue : des offres standards et pérennes

8

RIB pour le national

BIC et IBAN pour l’international

BIC et IBAN pour l’international et le national

IBAN pour l’international et le national

Coordonnées

bancaires

CFONB 320

SEPA de banque à banque

SEPA (XML)

Format de

fichier

Etebac3 – Ebics T

Etebac5 – Ebics TS

Ebics T

Ebics TS Protocole de

transport

Autorisation du débiteur à sa banque

Demande, conservation et gestion des mandats par le créancier

Mandat de

prélèvement

Intégration des données ICS et RUM dans le système de gestion

Evolutions des échanges bancaires 5 évolutions majeures avec le SEPA

Après le 1er février 2014,

tout autre format que SEPA

sera rejeté

9

Les enjeux et impacts du SEPA pour votre entreprise

(1/3)

Enjeux Informatiques :

Vérifier que les données obligatoires, nécessaires au SEPA, soient à

jour dans le système d’information (BIC, IBAN, ICS, RUM, etc…)

Assurer des échanges normés et reconnus de tous les partenaires

externes (clients, fournisseurs, banques)

Préserver la validité des échanges pour le service financier

Organiser la gestion des mandats : acheminement, archivage et

consultation

Coordonner le projet de migration avec les services fonctionnels et

informatiques de l’entreprise

10

Enjeux Financiers :

Centraliser les échanges avec les banques

Eviter l’interruption des échanges financiers nationaux ou

internationaux

Normaliser les virements et remises en banques

Assurer le débit des comptes clients

Raccourcir les dates de valeurs

Mettre à jour des tables correspondances BIC et IBAN dans le système

comptable

Obtenir son identifiant de créancier (ICS) auprès de la Banque de

France

Suivre avec le service administratif le circuit du mandat et les refus

éventuels de prélèvements

Les enjeux et impacts du SEPA pour votre entreprise

(2/3)

11

Enjeux Administratifs / Juridiques :

Amender les conditions de vente et les contrats pour intégrer la notion

de mandat

Définir les codes RUM

Créer le formulaire de mandat dédié aux clients

Relayer l’information auprès des clients

Suivre avec le service financier le circuit du mandat et les refus

éventuels de prélèvements

Les enjeux et impacts du SEPA pour votre entreprise

(3/3)

12

Rendre vos applications compatibles avec la norme SEPA

Valider l’utilisation du protocole de communication EBICS

Respecter les nouveaux formats d’échange avec vos banques

Convertir vos fichiers existants du format CFONB 320 en format SEPA

(XML 20022)

Tester et valider la nouvelle solution avec vos banques

Mettre à jour les bases d’informations clients avec les coordonnées

communes de l’espace européen (BIC et IBAN)

Organiser la gestion des mandats (détails schema slide 15)

Les étapes de votre projet de migration

Prologue accompagne ses clients dans ce projet de transformation critique en tant que partenaire

technologique , intégrateur et opérateur de la plateforme en mode SaaS

13

Plate-forme de services Cloud au centre des échanges Société / Banques

Adaptation du Système

d’information

Optimisation et

Compétitivité

Aide à la compréhension

des besoins Analyse des

processus en place

Adaptation

de l’organisation

14

Créancier Débiteur 3-Archivage

du mandat 1-Proposition de Mandat

4-Demande de

prélèvement (SSD)

avec données du

mandat

5-Demande de

prélèvement

(SSD) avec données du

mandat

6-D

ébit d

e

Com

pte

2-Mandat complété et signé

Banque du créancier Banque du débiteur

Le circuit du mandat : 6 étapes

15

PR

ES

TA

TIO

NS

DE

CO

NS

EIL

Réussir votre migration

« clés en main »

Des échanges standards et

sécurisés

Etre conforme à la

législation avec un éditeur en

contact permanent avec les

banques

Notre offre / Vos bénéfices (1/4)

Etude de l’existant, analyse des

besoins et des fonctionnalités, des

circuits de validation, etc…,

Conseils

Préparation à la conduite de changement

Vous accompagner pour réussir

votre projet de migration

Notre offre Vos benefices

16

Notre offre / Vos bénéfices (2/4)

La gestion du certificat de

signature CERTINOMIS

jointe à l’ordre d’exécution

pour EBICS TS

Exploiter un certificat délivré

par une autorité de

certification reconnue,

fiable et pérenne (Groupe La

Poste)

Accélérer les temps de

traitement et réduire les

litiges liés aux échanges

bancaires.

Un workflow décisionnel et

paramétrable pour suivre le

circuit de validation des

paiements

TE

CH

NO

LO

GIE

Notre offre Vos benefices

17

Garantir la conservation

des documents selon le

format et la durée

règlementaires

Solution d’archivage numérique

et légal pour conserver les

mandats liés aux prélèvements et

tous autres documents

S’adapter au contexte et

choisir les flux le plus

appropriés

La gestion des flux sortants :

Format électronique via

Use it Flow Digiposte

Format Fax via

Use it Messaging

Format papier via la solution avec

l’Imprimerie Nationale

Notre offre / Vos bénéfices (3/4) T

EC

HN

OL

OG

IE

Notre offre Vos benefices

Une plateforme globale pour tous vos

échanges BtoB :

Format papier et/ou électronique,

Factures, liasses fiscales, bulletins salaires etc…

Gérer tous vos documents

entrants, circulants et sortants

18

Les traductions de nombreux

messages bancaires existants

en bibliothèque.

Convertir rapidement tous

vos échanges bancaires :

livraison à temps et sans risque

Vous appuyer sur une équipe

d’experts en prestations de

services

Gestion de projet, MOM, VA,

VSR, conduite de changement

Garantir le suivi de votre

projet à tous les niveaux

Gouvernance

Notre offre / Vos bénéfices (4/4) G

ES

TIO

N D

E P

RO

JE

T

Notre offre Vos benefices

Prologue livre une

solution complète SEPA

Etre prêt à l’échéance SEPA du

1er février 2014

19

Notre Proposition de valeur

Une réponse fonctionnelle, conforme aux normes SEPA et adaptée à votre

contexte

Une solution unique d’échanges avec toutes vos banques

Une mise en œuvre éprouvée : solution technique Prologue testée auprès des

banques

Une solution intégrée à votre système d’information et interopérable avec vos

applications de gestion

Un modèle économique souple : mode SaaS, évolutif en fonction des volumes de

transactions réalisées (mode licence à la demande)

L’accompagnement dans chaque phase du projet

L’appui d’une gouvernance intervenant à tous les niveaux

Le respect des délais et des budgets alloués

Vous permettre de fonctionner conformément aux normes SEPA à

l’échéance du 1er février 2014

Vous accompagner dans un projet de changement sans risque

20

Rôle de Prologue

Cas pratique d’un Groupe International du

secteur du Bâtiment (1/4)

- Traductions CFONB 320 vers SEPA XML 20022

- Documentation technique

- Coordination avec les banques : Banque Palatine, BNP Paribas, Bred, CA CIB-

Calyon, CDN, CIC, Dexia, HSBC, Natixis Banques Pop, SG, LCL, CA Nord de France,

CE Loire Centre

- Mise en œuvre des nouveaux flux

- Pilote réalisé sur une entité et une banque

- Déploiement réalisé par entité et par banque

- Déploiement général

Entité 5 Entité 4 Entité 3 Entité 2 Entité1

Use it Flow

3

Use it Flow

2

Use it Flow

1

10 Banques 13 Banques

38 Flux SEPA - SCT 23 Flux SEPA - SCT

APRES

EBICS

TS

Virements

Nationaux

et Internationaux

= 83 Flux

13 Banques

EB

ICS

TS

Fic

hie

rs C

FO

NB

32

0

AVANT

Objectifs : Mettre en place les virements Nationaux et Internationaux en format SEPA

Transformer les virements CFONB en SEPA Credit transfert (SCT)

Maintenir la continuité des échanges, sans rupture

21

Le périmètre de Prologue en complément de la réalisation technique concerne l’offre d’accompagnement suivante :

Aide à la compréhension des enjeux et à l’analyse des processus en place

Adaptation du Système

d’infiormation

Adaptation de l’organisation

Optimisation et

Compétitivité

Ingénierie de Processus

Projet

SEPA

Favoriser une interprétation

cohérente de la réglementation à

mettre en œuvre

Conduite du changement

Faciliter l’échange d’expérience

permettant la réussite de la migration

Cas pratique d’un Groupe International du

secteur du Bâtiment (2/3)

22

Les prestations de service

Transformation du message virement du format CFONB 320 vers SEPA

XML200222

Mise en service par Prologue comprenant : initialisation du projet, mise en

place du mapping, création des 38 flux, installation, configuration, validation

des liens avec les banques concernées, duplication des flux sur serveur de

backup

Mise en place des 20 flux internationaux

Coordination des distants par Prologue

Coordination projet et qualité

Extension SEPA de la licence Use it Flow

Cas pratique d’un Groupe International du

secteur du Bâtiment (3/3)

23

Un parc d’une centaine de clients, effectuant des échanges bancaires.

Une offre présente dans tous les secteurs d’activités :

L’industrie – le Commerce : Eiffage, Martine Spécialités, Modulo,

Métropolight, IDP Home Vidéo, ECCE, …

La santé : des Centres Hospitaliers, des cliniques, des mutuelles,…

Fondation Hopale, Institut Camille Miret, Union Mutuelle des Cheminots,…

L’habitat social : Emmaüs Habitat - Immobilière 3F Logiseine -

Promocil– UNICIL, de nombreux Opac, des OPH,…

Les Services : Alptis Assurances, CER France Ille & Vilaine, KPMG,

SOGECAP (filiale Société Générale), …des Experts-comptables, des

cabinets d’assurances, …

Nos clients

24

Immobilière 3F : « En tant que bailleur social multi-sites le Groupe I3F gère chaque jour une

centaine d’échanges dématérialisés avec de nombreux partenaires : une

vingtaine de banques, la CAF, la MSA et EDF … Immobilière 3F utilise les

solutions Prologue depuis une dizaine d’années et a été séduit par une solution

unique… »

Ils témoignent

25

Nos partenariats et certifications

26

Nous sommes à votre disposition pour tout

complément d’information au

01.69.29.40.01

ou marketing@prologue.fr

Notre site web : www.prologue.fr

Nous vous rappelons immédiatement ici

Contacts