La conduite d'un projet nécessite l'application d'une ... · Un projet visant à améliorer une...

La conduite d'un projet nécessite l'application d'une stratégie précise,

c'est-à-dire d'un processus continu et dynamique d'étapes à suivre,

agencées avec logique.

Emilie Lamy : démarche de projet 1

Afnor X50-115Un projet est un ensemble d'activités coordonnées et

maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d'atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques

ISO 10006Un projet est un processus unique, qui consiste en

un ensemble d'activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d'atteindre un objectif conforme à des

exigences spécifiques telles que des contraintes de délais, de coûts et de ressources.


Un projet visant à améliorer une situation existante, voici la logique des étapes:

"AVANT": il faut faire un état de lieux, un diagnostic d'une situation pour montrer une "situation-problème" à modifier

(justification du projet)

"PENDANT": Définir à l'avance un plan d'action Mise en œuvre du plan d'action: une fois définies, on

réalise les actions

"APRES": Il s'agit d'évaluer le travail réalisé pour s'assurer que la "situation-problème" initiale a bien

été modifiée dans le sens voulu


Le projet n’est pas la poursuite des activités opérationnelles courantesd’une organisation. On peut le repérer en s’appuyant sur lescaractéristiques suivantes :

Le caractère unique et innovant

L’anticipation

Une élaboration progressive (démarche)

La dimension collective du projet : il regroupe le plus souvent desprofessionnels différents, de services et structures différentes

Son caractère temporaire : une fois le projet achevé, l’équipe deprojet est dissoute. Si un autre projet est nécessaire, le cycleredémarre avec une nouvelle équipe éventuellement


Juridique : Ensemble de mesures relatives au droit qui délimitent des possibilités et déterminent des obligations

Déontologie : Ensemble des règles et des devoirs qui régissent l’exercice d’une profession.

Ethique : Ensemble de règles, de valeurs et de conceptions morales qui conduisent l’action professionnelle.

Les projets dans le domaine sanitaire et social ont des spécificités du fait qu'ils touchent souvent un public fragilisé, traitent de problèmes et peuvent influer sur la vie privée des personnes. Des précautions sont donc à prendre outre le secret professionnel.


Cadre juridique Les actions, dans le domaine sanitaire et social, doivent s'inscrire dans le cadre d'une

démarche de projet. Ceci implique la mise en œuvre d'une démarche concertée,réfléchie, adaptée au contexte et approuvée par l'ensemble des acteurs.

Cadre déontologique Le Code de déontologie d'une profession est l'ensemble des droits et des devoirs des

professionnels l'exerçant. C'est un ensemble de règles qui régissent l'exercice d'uneprofession.

Cadre éthique Afin de travailler dans le domaine sanitaire et social, il est nécessaire que les

professionnels exercent leur profession suivant une certaine éthique, c'est-à-dire queleur pratique doit être en accord avec la morale et respecter certaines valeurs.

PROJET SANITAIRE

ET/OU SOCIAL

CADRE ÉTHIQUE:

textes législatifs

valeurs

charte...

CADRE DÉONTOLOGIQUE:

codes

règles professionnelles...

CADRE JURIDIQUE :

textes législatifs

codes...


Un projet est mené à bien grâce à l’intervention de différents acteurs : c’est un travail d’équipe.

Les acteurs sont multiples : initiateurs du projet, concepteurs, réalisateurs, partenaires financiers, bénéficiaires.

Des conventions peuvent être signées pour fixer la répartition des rôles.


Le projet permet de mobiliser des initiatives personnelles et collectives en proposant un cadre méthodique : la démarche de projet.

Celle-ci est fréquemment utilisée dans le secteur de la santé et du social.

L’utilisation de cette démarche permet de : renforcer l’efficacité du travail développer la cohésion des différentes initiatives gérer les ressources plus efficacement responsabiliser les intervenants


Chacune des étapes doit être EVALUEE et VALIDEE par les responsables qui décident ensuite de poursuivre, modifier, ou annuler le projet.


ANALYSER DE LA SITUATION

DEFINIR LES OBJECTIFS

CONCEVOIR LE PROJET

REALISER LE PROJET

EVALUER LE PROJET

VALORISER LE PROJET



CONCEVOIR LE PROJET

REALISER LE PROJET

EVALUER LE PROJET

VALORISER LE PROJET

LES ETAPES DE LA DEMARCHE DE PROJET


Elle permet :

De connaitre le cadre institutionnel dans lequel s’inscrit le projet (est-ce dans le cadre d’une loi, d’une politique de santé, d’un plan, national, régional, local ou bien également la déclinaison du national ou local)

De cerner, identifier le ou les besoins / problèmes

D’identifier les contraintes et les ressources dont on peut disposer


La démarche d’étude avec les différents outils de recueil de données : la recherche documentaire Le questionnaire l’entretien l’observation

Le remue méninges à l’aide d’une carte mentale Le QQOCQ Le schéma AFOM ou SWOT Le diagramme causes-effets ou d’Ishikawa, Le schéma d’analyse de champ de force L’arbre des objectifs




CONCEVOIR LE PROJET

REALISER LE PROJET

EVALUER LE PROJET

VALORISER LE PROJET



Un objectif est la formulation d’un but à atteindre.

Il indique le sens du projet, contribue à mobiliser l’équipe et les partenaires et est repris lors de la communication sur le projet.

Il existe plusieurs niveaux d’objectifs, dont les principaux sont : l’objectif général l’objectif spécifique les objectifs opérationnels


L’objectif général

porte sur le projet dans son ensemble.

Formuler un objectif de manière claire, concise et compréhensible par tous est une étape essentielle.

L’objectif spécifique / stratégiqueprécise un aspect de l’objectif général.

Il permet de spécifier l’objectif général afin de pouvoir déterminer les objectifs opérationnels en fonction d’un public, d’un milieu, d’un niveau d’intervention.

Ils correspondent à ce que l'on veut obtenir dans différents domaines ou axes fixés pour atteindre l'objectif général. La formulation répond à la question " dans quels domaines agir ?"

Les objectifs opérationnels plus concrets, permettent d’atteindre l’objectif général.

Ils annoncent les actions à réaliser. Ils doivent être mesurables et prendre en compte la réalité.


• L’objectif décrit précisément ce qui doit avoir changé, chez qui, et en quoi cela doit avoir changéSpécifique

• Il sera possible de juger objectivement de l’atteinte des résultats : pour cela, il faut généralement fixer des indicateursMesurable

• Atteindre l’objectif implique un effort. Ceci s’exprime soit à travers l’objectif lui-même, soit à travers ses indicateursAmbitieux

• Il doit être atteignable avec les moyens disponibles. On ne peut juger de cela qu’en connaissant le contexte, la durée et les ressources du projet

Réaliste• En principe, un objectif de projet doit être atteint à la fin du projet.

Un objectif intermédiaire doit être atteint au plus tard au moment du pointage des étapes

Temps Emilie Lamy : démarche de projet 20





CONCEVOIR LE PROJET

REALISER LE PROJET

EVALUER LE PROJET

VALORISER LE PROJET

Les actions à mettre en place Les moyens humains: Qui fait quoi? Les moyens matériels: Avec quoi? Les moyens financiers: Avec quel budget? Qui

finance? Les lieux: Où se déroulent les actions ou activités? L’échéancier/ calendrier: Quand? Sur quelle période?

Les outils : Pour communiquer autour de ce projet: fiche synthétique

ou dossier complet

Pour piloter: le cahier des charges




CONCEVOIR LE PROJET

REALISER LE PROJET

EVALUER LE PROJET

VALORISER LE PROJET



Cette étape consiste essentiellement dans le pilotage et la conduite du projet, c’est-à-dire sa mise en œuvre et son suivi.


Les différentes plannings (diagramme de PERT, planning de GANTT)

Tableau de suivi de projet qui reprend l’ensemble des indicateurs de suivi

Les réunions de travail Tableau de bord journal de bord revues de projet Les échanges à distance Les comptes rendu de réunion Les chronogrammes Rétro-planning




CONCEVOIR LE PROJET

REALISER LE PROJET

EVALUER LE PROJET

VALORISER LE PROJET



L’évaluation :

doit porter sur des critères précis déterminés en fonction des objectifs

peut être qualitative ou quantitative

est mesurable et s’appuie donc sur des indicateurs

Les outils de l’évaluation :

les outils de recueil de données (questionnaire, entretien)

consultation des statistiques...

L’évaluation finale doit être pensée dès le début du projet et concerne l’ensemble des acteurs du projet




CONCEVOIR LE PROJET

REALISER LE PROJET

EVALUER LE PROJET

VALORISER LE PROJET



L’évaluation fera l’objet d’un rapport qui sera transmis au commanditaire et aux partenaires

Avant, pendant, après la mise en œuvre du projet il est important de le faire connaître et de laisser des traces

La valorisation doit être envisagée dès le début

Elle permet de faire connaître le projet aux partenaires et au public visé notamment


Un projet peut permettre : D’innover De moderniser De gérer, de manager le personnel D’améliorer la qualité de prise en charge

des usagers De sensibiliser D’inciter De modifier les comportements…


Toutes les contraintes d'un projet doivent être prises en compte afin qu'elles ne retardent ou empêchent la réalisation de celui-ci.

Frein lié au temps

Frein financier

Frein organisationnel

Frein géographique

Frein humain

Frein matérielFrein lié à la

communication


DE LA DEMARCHE DE PROJET


Vidéo

Démarche de projet DAN Grenoble : video


https://youtu.be/vfEofgnJiDk

Comment organiser un remue-méninge Un remue-méninge est une technique de travail en groupe qui permet de rechercher ou d'inventer des idées, de manière totalement libre, sur un sujet. Cet outil est fréquemment utilisé dans la démarche de projet.

1 Préparer la séance

→ Désigner les membres du

groupe de travail

Pour que la séance soit efficace, le groupe d'intervenants ne doit pas être trop important (environ

10 personnes).

→ Définir le sujet de la séance Il faut déterminer le sujet sur lequel va porter la séance et l'objectif que l'on veut atteindre

(recherche d'idées, de causes, de solutions).

→ Choisir la date du remue-

méninge

Il faut prévoir une quinzaine de jours pour que chaque participant ait le temps de préparer la

séance, notamment en faisant une recherche documentaire.

→ Organiser la salle Les participants sont disposés en U. Un secrétaire ou deux sont désignés pour prendre en note ce

qui est dit.

2 Présenter la séance

→ Formuler le sujet sous

forme de question

La recherche d'idées (ou le problème) doit être formulée très clairement, ainsi que l'objectif à

atteindre (par exemple, 20 minutes pour 20 idées). Le sujet doit être inscrit et laissé à la vue de

chacun durant toute la séance.

→ Présenter les règles du

remue-méninge et les afficher

– Énoncer le maximum d'idées.

– Se servir de ce que les autres ont dit pour trouver de nouvelles idées.

– Ne pas critiquer ce que disent les autres.

– Dire tout ce qui « passe par la tête ».

– S'exprimer à tour de rôle. – S'exprimer rapidement avec des phrases courtes.

– Attendre que l'idée soit notée avant d'en formuler une autre.

3 Produire des idées

→ Désigner l'un après l'autre

les participants

L'animateur doit :

– faire respecter les règles édictées ;

– donner la parole rapidement ;

– interrompre la personne si la prise de parole est trop longue (éventuellement reformuler en synthétisant) ;

– inciter les personnes à prendre la parole ;

– répéter certaines idées pour entraîner le groupe à continuer.

→ Laisser la parole libre Certaines personnes peuvent encore émettre des idées alors que le reste du groupe est silencieux.

Il est possible de leur laisser un temps de parole libre.

→ Annoncer la fin de la

production

Lorsque les participants ne trouvent plus rien à dire ou répètent ce qui a été dit auparavant, la

production d'idées peut être interrompue.

4 Exploiter les idées

→ Afficher l'ensemble

des propositions

Si la production a été abondante, il faut que les participants puissent se remettre en mémoire ce qui a été

abordé.

→ Éliminer les redites Éliminer les idées inexploitables, répétitives ou sans lien avec le sujet posé.

→ Trier les propositions Choisir les propositions les plus intéressantes et les classer par catégories. Un schéma peut être utilisé. Les idées, les causes ou les solutions les plus pertinentes serviront de base pour construire le projet.


Comment construire un diagramme causes-effet Ce schéma peut être utilisé comme document de synthèse dans un écrit ou comme support d'une prestation orale dans une réunion et sert à présenter les causes d'un problème. Il est destiné à des personnes familiarisées avec ce type de représentation.

1 Rechercher les causes d'un problème ou d'un besoin

→ Définir le problème Le problème (ou le besoin) doit être clairement et précisément énoncé avant d'être étudié.

→ Effectuer une recherche

des causes

Suivant le problème ou le besoin, il est possible d'utiliser plusieurs types de recherches (seuls ou

combinés) :

– une recherche documentaire (exemple : état de santé des enfants de moins de 6 ans) ;

– une observation (exemple : observation des comportements alimentaires dans un lycée) ;

– une enquête par questionnaire (exemple : enquête de satisfaction des usagers sur l'accueil dans un hôpital) ;

– un entretien (exemple : discussion avec une assistante sociale sur les difficultés d'insertion d'une catégorie de population) ;

– une séance de remue-méninges (exemple : réflexion sur les freins concernant l'utilisation des moyens de contraception).

2 Trier et hiérarchiser les causes

→ Classer les causes par

catégories

Le diagramme causes-effet propose de classer les causes d'un problème en cinq catégories distinctes

(les « 5 M ») :

– la Main-d'œuvre ou les professionnels (formation, motivation, effectifs, compétence...) ;

– la Matière ou les usagers (nombre, attitudes, comportements, sentiments, ressentis...) ;

– la Méthode ou la manière de travailler (procédures, mode opératoire, organisation générale ou spécifique, stratégie...) ;

– le Matériel ou l'équipement (support utilisé, matériel à disposition, état de l'équipement...) ;

– le Milieu ou l'environnement (locaux, décoration, éclairage, contextes économique, sociologique, géographique...).

Il est possible d'ajouter à ces « 5 M » deux « M » supplémentaires : le Management et les Moyens

financiers.

La dénomination de ces différentes catégories peut être modifiée pour s'adapter à la situation étudiée.

→ Classer les causes par

importance

Il est nécessaire de repérer les causes qui peuvent avoir le plus de conséquences, car c'est

prioritairement sur elles que l'action mise en place portera.

3 Réaliser le schéma

→ Tracer l'axe principal et

le cadre « effet »

Le schéma doit être présenté sur une feuille A4 pour être lisible.

L'axe central relie l'ensemble des causes à un effet (chapitre 18, DOC 11).

→ Tracer les arêtes Chacune des cinq arêtes correspond à une catégorie de causes, c'est-à-dire à l'un des M.

→ Noter les causes Pour chaque catégorie, les causes les plus importantes sont notées le plus près possible de l'axe

central. Chaque cause est transcrite de manière synthétique pour que le schéma soit lisible.

→ Ajouter les mentions

obligatoires Tout schéma doit être accompagné d'un titre, d'une légende et d'une date d'exécution.


Comment réaliser un schéma d'analyse des champs de force

Le schéma d'analyse des champs de force permet de recenser, présenter et analyser les facteurs ou forces qui peuvent influer sur un comportement, un projet (positivement ou négativement). Sa réalisation permet d'identifier comment limiter l'impact des facteurs négatifs et comment favoriser le développement des positifs.

1 Définir le projet ou le comportement à étudier

→ Analyser le thème Une étude de la situation est menée avant de construire le schéma d'analyse des champs de forces. Des

outils, tels que le diagramme causes/effet (Fiche méthode 21), ont pu être réalisés pour bien comprendre

la situation.

→ Formuler l'objectif

principal à atteindre

Pour construire un schéma d'analyse des champs de force, le comportement ou le problème à étudier doit

être formulé sous forme d'objectif à atteindre pour donner une dynamique, pour fixer un but vers lequel

tendre.

2 Trouver les forces motrices et les forces restrictives

→ Recenser les

forces motrices

Tous les éléments qui permettent de se rapprocher de l'objectif fixé sont recherchés. Il peut s'agir d'un

évènement, d'une motivation, d'une action, ... Les résultats de cette recherche peuvent être complétés par

d'autres éléments trouvés grâce à une réflexion collective comme un remue méninge (Fiche méthode 20)

→ Recenser les

forces restrictives

De la même façon, tous les éléments qui peuvent gêner la progression vers l'objectif sont recherchés. Il peut

s'agir, comme pour les forces motrices, d'une contrainte financière ou matérielle, d'un manque de motivation,

d'une réticence...

→ Évaluer

l'impact de chaque

force

L'impact pourra être gradué de 1 à 4.

Quelle soit motrice ou restrictive, chaque force aura un effet plus ou moins prononcé sur l'atteinte de l'objectif.

L'évaluation de l'impact de chaque force doit être réalisée avec un grand nombre de personnes pour permettre aux avis les plus divers de s'exprimer.

Les résultats de cette réflexion peuvent être soumis à divers acteurs du projet, afin d'avoir des avis

complémentaires. Il est même possible de soumettre un questionnaire au public ciblé pour essayer de

comprendre les motivations, réticences ou enthousiasmes face à cet objectif.

3 Présenter le résultat de la réflexion

→

Construir

e le

schéma

Suivant les totaux, Les acteurs du projet sauront s'ils doivent plutôt travailler à vaincre des réticences ou à encourager des comportements.

→

Proposer

des actions

correctives ou non

À chaque force peut être opposée ou associée une action qui viendra la contrarier ou l'encourager suivant le constat qui

a été fait.


Comment réaliser une carte mentale (heuristique) Lors de recherches sur un sujet ou bien lors de l'organisation d'une action, il est produit de nombreuses idées, notamment lors de l'utilisation de la technique du remue-méninge. La carte mentale sert à organiser les idées sur un sujet ainsi que leurs relations ou bien à organiser une action, par exemple, dans le cadre de préparation d'un projet (Annexe 5 AT chapitre 19).

1 Rechercher des idées

→ Faire une liste des

idées sur un sujet

La méthode du remue-méninge est très souvent utilisée (Fiche méthode 20). Si une seule personne effectue

ce travail, il est préférable de revenir plusieurs fois sur le sujet.

→ Classer les idées La liste issue du remue-méninge est désordonnée. Pour pouvoir l'utiliser, les idées doivent être regroupées de manière logique. Les idées sont réparties entre idées principales et idées secondaires. Les mots clés

doivent être dégagés.

2 Présenter les idées

→ Choisir un mode

de représentation

Manuel : la carte peut être réalisée manuellement avec différentes couleurs suivant les aspects de la

question abordés.

Informatique : il existe de nombreux logiciels de cartes heuristiques. Certains sont téléchargeables, d'autres

sont en ligne (ce qui permet de travailler à plusieurs sur la même carte à distance et en temps réel). Le

fonctionnement de tous ces logiciels est à peu près similaire. Certains sont libres comme FreeMind. Les didacticiels sont généralement accessibles en ligne.

→ Placer la vignette

énonçant le sujet Cette vignette est placée au centre du document puisque c'est le point de départ de la réflexion.

→ Placer les

différentes idées

principales

Les idées principales sont placées comme les branches d'une étoile autour du sujet central.

→ Placer les idées

secondaires

Sur chaque branche, sont ajoutées des ramifications, c'est-à-dire des idées secondaires à partir d'une idée

principale.

3 Enrichir la carte

→ Rassembler les idées Des nuages regroupant diverses branches ou idées peuvent être ajoutés. Ils facilitent la visualisation

des grands thèmes de réflexion ou d'organisation.

→ Créer des relations Il arrive qu'il soit nécessaire de visualiser des liens entre des éléments n'appartenant pas à la même

branche.

→ Insérer des éléments

(informatique)

Icônes : tous les logiciels proposent une panoplie d'icônes pour interpeler le lecteur.

Exemple d'icônes de Free Mind

Fichiers : Il est possible d'associer des fichiers, des images, des liens internet dans les cartes, à des

endroits précis.

4 Utilisation de la carte

→ Présenter une

réflexion à un public

La présentation d'une réflexion, d'un raisonnement ou d'un processus peut être facilitée en utilisant une

carte mentale informatique dont on dévoile les éléments au fur et à mesure des explications.


Comment réaliser un arbre des objectifs L'arbre des objectifs est un outil construit collectivement pour dégager les différents objectifs d'un projet, les classer, les hiérarchiser et enfin y associer des réponses qui permettront d'atteindre les résultats souhaités.

1 Définir le problème ou le besoin

→ Analyser la situation Le recueil d'information permet d'établir un état des lieux de la situation.

→ Identifier le besoin ou le

problème La prise en compte du contexte est importante pour caractériser le besoin ou le problème.

→ Déterminer les causes du

problème L'analyse du problème permet d'en comprendre les causes. Divers outils peuvent être utilisés (Fiche méthode 21 et Fiche méthode 22).

2 Définir les objectifs

→ Définir les objectifs généraux Les objectifs généraux sont les buts à atteindre, la finalité de l'action. Généralement, un projet

a un ou deux objectifs généraux, rarement davantage.

→ Définir les objectifs stratégiques

et/ou opérationnels

- Chaque objectif général peut être atteint en suivant diverses stratégies. Des objectifs

stratégiques peuvent donc être définis (mais ce n'est pas toujours le cas).

- Les objectifs opérationnels décrivent les résultats à atteindre sur le terrain.

3 Déterminer les actions en fonction des objectifs

→ Choisir des

actions

Chaque objectif opérationnel est décliné en une ou plusieurs actions, qui permettront d'atteindre les résultats

désirés.

→ Mettre en

place les actions

Certaines actions peuvent répondre à plusieurs objectifs. Les actions sont triées en fonction de l'importance de

l'objectif à atteindre.

→ Évaluer des

résultats

Pour chaque objectif, on choisit des indicateurs qui vont permettre de mesurer si le résultat est atteint,

entièrement ou partiellement. Il faut alors soit trouver d'autres solutions pour les atteindre, soit persévérer dans

la voie choisie.

4 Présentation de l'ensemble de la démarche

→ Représenter

un arbre des

objectifs

Problème

Causes

Objectif général

Objectifs stratégiques

Objectifs

opérationnels

Actions

La représentation sous forme de schéma permet de visualiser et de rendre explicite l'ensemble de la stratégie

choisie pour un projet. Elle est souvent exposée dans le dossier de présentation du dossier (pour la recherche de

financeurs par exemple). Cet arbre logique peut également être le support d'une argumentation afin de justifier

les choix effectués dans le cadre d'un projet.

D'autres niveaux présentant les indicateurs, les moyens, les acteurs ou bien le temps prévu peuvent enrichir

l'arbre


La conduite d'un projet nécessite l'application d'une ... · Un projet visant à améliorer une...

Documents

Transcript of La conduite d'un projet nécessite l'application d'une ... · Un projet visant à améliorer une...