Livret des relations entre

les associations et

la Commune de Pleumeleuc

« Il faut que partout se développe et se réalise le principe de l'association qui, confondant

tous les intérêts, rapproche les hommes, leur apprend à s'aider, à se reconnaître et

substituer à l’égoïsme individuel la loi féconde de la fraternité », Waldeck Rousseau, père

fondateur de la loi du 1er juillet 1901.

2ème édition : septembre 2016

2

Préambule

La Commune de PLEUMELEUC bénéficie d'un tissu associatif riche et diversifié, pouvant répondre aux

besoins d'activités des pleumeleucois ou à leur engagement dans la vie sociale de la ville.

Les associations, par leur impact auprès d'un large public, animent et rythment la vie locale de

PLEUMELEUC dans divers domaines (sport, culture, social, loisirs, scolaire...) grâce au réel

engagement de leurs bénévoles.

La Commune de PLEUMELEUC accompagne ces associations en les aidant dans la réalisation de leurs

projets et en les soutenant dans leurs actions (soutien financier, logistique et technique).

Forte de ce constat, la municipalité a décidé de proposer aux associations exerçant sur la commune de « travailler ensemble pour fonder les relations entre les associations et la commune dans un esprit

fédérateur », en élaborant la Charte de la Vie Associative de PLEUMELEUC et le Guide pratique des associations.

Cette Charte de la Vie Associative, fruit de ce travail commun entre chacun des partenaires, est

l'acte fondateur des relations entre la Commune de PLEUMELEUC et les associations. Elle est

construite dans le respect des valeurs républicaines.

Cette Charte s'applique aux associations qui exercent une part de leur activité sur le territoire

communal et conforme à la politique d'animation et de vie associative de PLEUMELEUC. Le soutien,

sous quelle forme que ce soit, de la Commune pour une association qui ne se reconnaît pas dans la

Charte, est soumis à la libre appréciation de la municipalité.

Cette Charte constitue un engagement moral des signataires, basé sur des valeurs et des principes

partagés et fixant les engagements réciproques Commune et Associations. Cadre moral de ces

relations, cette Charte est complétée par le Guide pratique des associations qui en constitue, quant à

lui, le cadre pratique. Indissociables l'un de l'autre, ils ont vocation à évoluer au même rythme que le

développement de la vie associative, grâce à un suivi régulier.

Par la signature de cette Charte, le Conseil Municipal et les associations décident, d'une part, de

reconnaître le rôle fondamental de la vie associative dans l'animation de la commune et, d'autre

part, de formaliser et renforcer leurs relations librement consenties. Néanmoins, sa signature

implique une totale et complète adhésion de la part des associations signataires à la fois pour la

Charte de la Vie associative et pour le Guide pratique des associations.

Patricia COUSIN, Maire de Pleumeleuc

3

Valeurs et Principes partagés

Les relations entre la Commune de PLEUMELEUC et les associations reposent sur trois

piliers fondamentaux : Démocratie locale partagée – Partenariat responsable et durable

– Bénévolat et Citoyenneté.

Démocratie locale partagée

Les relations entre Commune et Associations sont fondées sur le respect mutuel de leur légitimité respective et de leur fonctionnement démocratique.

La Commune de PLEUMELEUC reconnaît la légitimité associative, issue de la mobilisation libre des citoyens sur un projet commun. A ce titre, les associations exercent, en toute indépendance, leurs activités sur le territoire, apportant leur contribution à l'intérêt général local.

Les associations reconnaissent la légitimité politique, issue de l'élection par l'ensemble des citoyens. A ce titre, la Commune est le garant de l'intérêt général et donc le responsable de la politique publique sur le territoire dans ses domaines de compétences.

La Commune de PLEUMELEUC et les associations s'engagent à respecter :

1. cette interdépendance en favorisant activement la participation de la vie associative au développement éducatif, social, culturel, sportif et économique de la commune,

2. cette démocratie locale partagée en étant ainsi co-acteurs de ce même territoire.

Partenariat responsable et durable

Les relations entre Commune et Associations sont fondées sur un véritable partenariat, basé sur

l’équité, le respect et l'indépendance de chaque partenaire.

La Commune de PLEUMELEUC et les associations reconnaissent leur responsabilité respective et leur

complémentarité indispensable pour ce partenariat, chacune gardant son autonomie de décisions, de

fonctionnement et de choix de collaborations.

La Commune de PLEUMELEUC et les associations s'engagent à respecter :

1. ce partenariat dans un esprit d'ouverture et de tolérance, basé sur l'écoute, la confiance

mutuelle, la transparence et la durée,

2. le rôle de relais de chaque association entre les habitants et la Commune (sa connaissance du

terrain et des besoins, son apport d'expérience...),

3. les diversités associatives (taille, fonctionnement, projet, activités...),

4. l'égalité de droits entre toutes les associations, sans distinction entre elles.

CHARTE

DE LA VIE ASSOCIATIVE

4

Bénévolat et citoyenneté

Les relations entre Commune et Associations sont fondées sur la reconnaissance du bénévolat et de la

citoyenneté.

La Commune de PLEUMELEUC et les associations reconnaissent le rôle qu'exerce le tissu associatif dans

le dynamisme du "vivre ensemble" de la commune : épanouissement personnel, engagement individuel

et collectif, lien social, solidarité...

La Commune de PLEUMELEUC et les associations s'engagent à :

1. garantir à tous les publics, sans distinction d'âge, de sexe et d'origine sociale, l'accès aux

associations, à leurs activités et à leurs instances dirigeantes, dans le respect de chacun,

2. encourager la participation des Pleumeleucois à la vie locale (apprentissage de la vie sociale,

acquisition de compétences, formation de citoyens, éducation auprès des jeunes...),

3. promouvoir la citoyenneté à travers le bénévolat en respectant l'engagement libre, volontaire

et solidaire de chacun ainsi que sa disponibilité,

4. sensibiliser et adopter un comportement écocitoyen dans l'organisation des manifestations et

l'utilisation des équipements municipaux.

5

Engagements de la Commune

En respectant l'indépendance des associations et en les considérant comme de véritables

partenaires de l'action publique, la Commune de PLEUMELEUC s'engage à :

1. soutenir les associations, dans la mesure de ses possibilités, en mettant à disposition les

moyens nécessaires à leurs activités : aides financière, logistique et technique,

2. être transparente dans ses choix politiques (budgétaire, mise à disposition des autres

moyens...) et dans ses procédures selon la législation en vigueur,

3. être à leur écoute, échanger avec elles, les informer sur la politique d'animation et de vie

associative, en développant des espaces de rencontres et de consultations,

4. encourager les initiatives inter-associatives en facilitant les échanges et les synergies entre les

associations,

5. promouvoir l'engagement associatif en valorisant les responsabilités (ex. : décernement annuel

du prix du bénévolat par la Commune sur proposition des associations) et en soutenant la

formation des bénévoles.

Engagements des associations

En respectant le rôle de garant de l'intérêt général à la municipalité et acteurs

indispensables à la démocratie locale, les associations s'engagent à :

1. inscrire leur action dans le respect de leur projet associatif, de leurs activités et des besoins

de leurs adhérents,

2. être transparentes dans leur fonctionnement, leurs projets et activités ainsi que dans leur

gestion financière vis-à-vis des adhérents, des pouvoirs publics et selon la législation en

vigueur,

3. participer aux échanges, rencontres et consultations avec la Commune, en étant force de

propositions et animées par la volonté de faire vivre et partager l'intérêt général,

4. rechercher les initiatives inter-associatives au bénéfice du plus grand nombre par la

mutualisation (projet, actions ou moyens...) ou la coopération dans le respect de la diversité

associative,

5. valoriser l'engagement associatif, d'une part, par la reconnaissance des bénévoles, des

dirigeants associatifs et de leurs compétences (ex. : décernement annuel du prix du bénévolat

par la Commune sur proposition des associations) et, d'autre part, par de la formation.

6

Suivi de la Charte et du Guide

Pour faire vivre cette Charte et ce Guide entre la Commune de PLEUMELEUC et son tissu

associatif, un Comité de suivi de la vie associative en assure le suivi régulier.

Portée de la Charte et du Guide

La Charte doit être portée à la connaissance de toutes les associations de PLEUMELEUC. Chacune est

invitée à s'y référer et a la libre volonté d'y adhérer. Par contre, elle est indivisible et sa signature

signifie une totale et complète adhésion.

Sa signature peut être accompagnée de signatures de conventions plus précises entre la Commune et

l’association. Ces conventions sont mentionnées dans le Guide (convention d'utilisation d'équipements

municipaux ou de prêt de matériel, de partenariat...). Le Guide est à diffuser auprès de toute

association de PLEUMELEUC, qu’elle soit signataire ou non de la Charte.

Rôle du Comité de suivi

C'est un espace de rencontres et de consultations entre les représentants de la Commune de

PLEUMELEUC et ceux du tissu associatif afin de développer un dialogue régulier sur les différents

thèmes liés à la vie associative.

Ce Comité de suivi représente une force de proposition dont la mission est triple :

1. être l'interface entre la Commune et les associations,

2. être le garant du respect de l'application de la Charte et du Guide,

3. être l'organe chargé d'évaluer progressivement leur mise en œuvre et de les modifier si

nécessaire.

Ce Comité de suivi est composé d'élus municipaux et de représentants du tissu associatif. L'équilibre

entre élus/associatifs et la représentativité associative (au moins un représentant par catégorie

d'associations)1 sont à rechercher. Son fonctionnement se structure autour du cadre moral explicité

dans la présente Charte. Les membres de ce Comité se réuniront au minimum une fois par an et

autant que de besoin : évaluation de la Charte, révision annuelle du Guide, thématiques à aborder...

La Commune et les associations signataires s'engagent à faire respecter la présente Charte. La

signature du Président engage son association jusqu'à la nouvelle évaluation de la Charte.

Reconnaissance de la Charte par le Conseil Municipal le 8 juillet 2013,

Le Président de l'association, Le Maire,

Patricia COUSIN

1 Les six catégories d'associations sont désignées dans le règlement d'attribution des subventions municipales (voir p. 20).

7

GUIDE PRATIQUE DES ASSOCIATIONS p 8

TITRE 1 – LES DISPOSITIONS LEGALES p 8

Article 1 : Les obligations des associations p 8

TITRE 2 – LES DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES p 8

Article 2 : Le service d’accueil de la Mairie, l’interlocuteur des associations p 8

Article 3 : Les relations tout au long de l’année p 8

Article 4 : Les autorisations à obtenir lors des manifestations p 8

Article 5 : Les autres dispositions p 8

TITRE 3 – LES AIDES MUNICIPALES p 9

Article 6 : Les subventions p 9

Article 7 : Le matériel p 9

Article 8 : La livraison du matériel p 9

Article 9 : L’équipement p 9

Article 10 : La communication p 10

ANNEXES p 11

SOMMAIRE

8

TITRE 1 – LES DISPOSITIONS LEGALES ET MUNICIPALES

Article 1 : Les obligations des associations

Les associations doivent répondre à certaines conditions pour prétendre à un soutien de la Commune :

être déclarée association « Loi 1901 » (enregistrement à la Préfecture et parution au Journal

Officiel),

respecter la législation française en vigueur, propre à son activité,

exercer une part de son activité sur le territoire communal,

avoir des activités conformes à la politique générale de la Commune en matière sportive,

culturelle, sociale,...

respecter l'ensemble des documents relatifs aux différents moyens municipaux ainsi que les

procédures et les conditions de mise à disposition (sécurité, ordre public, environnement...).

TITRE 2 – LES DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES

Article 2 : Le service d’accueil de la Mairie, l'interlocuteur des associations

Seul interlocuteur des associations, le service d'accueil reçoit la demande de l’association et se charge

de son suivi administratif ou de sa transmission auprès des élus référents et des autres services

municipaux (technique, comptable, nettoyage).

Article 3 : Les relations tout au long de l'année

informer, par courrier, la Commune de tout changement important (modifications de statuts,

de composition du bureau, de fonctionnement...),

retirer régulièrement leur courrier pour les associations dont le siège social est à la mairie,

privilégier l'informatique pour l'envoi des informations et des invitations aux réunions,

inviter le maire et/ou l'adjoint chargé de la vie associative à l'Assemblée Générale annuelle.

Article 4 : Les autorisations à obtenir lors des manifestations

de buvette temporaire de 1ère ou 2ème catégorie : formulaire à retirer, en mairie au moins

quinze jours avant la manifestation,

d'occupation du domaine public (à titre gracieux, temporaire, précaire et révocable) : arrêté

du maire à demander en mairie dès connaissance du projet,

de diffusion de musique : à demander au préalable auprès de la SACEM,

d'affichage par calicots et banderoles (article 10 du Guide).

Article 5 : Les autres dispositions

produire une attestation d'assurance de responsabilité civile en début d'année civile,

fournir un chèque de dépôt de garantie pour le prêt de certains matériels,

faire mention du soutien de la Commune par tous les moyens dont l'association dispose :

presse, supports de communication, pose du logo,…

faire une demande de bacs de tri sélectif par mail ou par courrier auprès du SMICTOM

(annexe I). Cette prestation est tarifée par le SMICTOM.

GUIDE PRATIQUE

DES ASSOCIATIONS

9

TITRE 3 - LES AIDES MUNICIPALES

L'aide est facultative, précaire, conditionnelle ; elle se présente sous deux formes : l'aide financière

(subventions) et les aides en nature (matériel, équipements...).

La Commune se réserve le droit de suspendre sans préavis toute demande d’aide, en cas de préjudice

grave ou manquement d’une association à ses obligations légales et municipales.

Article 6 : Les subventions

La demande : un dossier unique de demande de subventions est à retirer à la mairie ou

téléchargeable sur le site de la commune (annexe II).

L'attribution : la subvention peut être annuelle, exceptionnelle ou d'aide à la création. Le

règlement d'attribution des subventions peut être retiré en mairie ou téléchargeable sur le site

internet de la commune (annexe III).

Article 7 : Le matériel

La Commune met gratuitement à disposition des associations du matériel municipal : audio, vidéo,

éclairage, de réception (tentes, mobilier), barrières, grilles d’exposition, caisson,...

La demande : elle doit être transmise dès connaissance du projet et au plus tard quinze jours

avant la manifestation. Une fiche de prêt (annexe IV) et une convention de prêt de matériel

(annexe V) sont à retirer en mairie ou téléchargeables sur le site de la commune.

Les conditions de prêt : le prêt devient effectif à la signature de la convention et de la fiche

de prêt.

Un catalogue précisant les caractéristiques techniques du matériel est disponible en Mairie ou sur

le site internet.

Article 8 : La livraison de matériel

La Commune met gratuitement à disposition des associations la livraison du matériel communal par du

personnel technique exclusivement pour :

les fêtes des écoles,

les manifestations municipales auxquelles participent les associations,

les événements exceptionnels (faire une demande écrite au préalable au maire).

Pour les autres cas, la livraison du caisson de matériel sur place peut être demandée (article 7 du

Guide).

Article 9 : L'équipement

La Commune met gratuitement à la disposition des associations des équipements municipaux : salles

de sport, terrains de foot avec vestiaires, terrain du pas de tir à l'arc, salle des associations, salle

polyvalente, salle de réunion, locaux dit associatifs, locaux du groupe scolaire.

Pour une utilisation régulière

La demande : elle doit être transmise par écrit courant du mois de juin pour la rentrée de

septembre et doit préciser les créneaux horaires, les jours et le nom de la salle souhaitée.

Pour les activités sportives, les créneaux horaires sont attribués lors de l'établissement du planning des

salles de sports courant juin (tributaires des créneaux scolaires, péri et extrascolaires et de ceux de

l'entretien).

10

Les conditions d'utilisation : une convention d'utilisation spécifique à l'équipement est remise à

l'association (annexe VI). Elle est valable pour l'année scolaire. A l'issue de cette période, les

termes de cette convention peuvent être réexaminés pour un éventuel renouvellement.

Pour une utilisation ponctuelle

Il s'agit essentiellement des salles dites communales (bloc polyvalent, salle des associations, salles du

1 rue de Rennes).

La demande : elle peut se faire soit lors de la réunion d'établissement du Calendrier des

animations, courant octobre (préétabli pour les événements communaux et l'entretien des

salles), soit en cours d'année.

Les conditions d'utilisation : le règlement intérieur de chaque salle peut être signé soit

annuellement lors du Calendrier des animations (annexe VII) soit à la première demande. Il est

affiché dans les salles, peut être retiré en mairie ou téléchargé sur le site de la commune.

Tous les plannings des salles suivantes sont consultables sur le site internet de la commune : salle

polyvalente, salle de réunion, salle des associations, les deux salles de sport et les salles du 1 rue

de Rennes.

Article 10 : La communication

La commune met gratuitement à la disposition des associations différents moyens de communication

pour relayer l’information auprès du public.

Le Calendrier des animations : pour y être inscrite, l'association doit se faire représenter à la réunion

d'établissement du Calendrier qui se déroule courant octobre. Il est élaboré pour l'année civile qui

suit. (Téléchargeable sur le site de la commune)

Le « Pleum'infos » : cette feuille d'informations paraît tous les vendredis. Elle est disponible en

mairie, dans les principaux points de vente sur Pleumeleuc. Toute association peut y faire publier de

brèves annonces, en transmettant impérativement son communiqué au plus tard le mercredi de la

semaine de parution avant 12h00. (Téléchargeable sur le site de la commune)

Le « Vivre à Pleumeleuc » : ce bulletin municipal paraît trois fois par an et est distribué à chaque

foyer. Pour toute association, seule une manifestation à caractère événementiel peut faire l’objet

d’une parution. Le Comité de rédaction de la Commune, responsable de la publication, se réserve le

droit de toute modification en fonction des nécessités du bulletin. (Téléchargeable sur le site de la

commune)

La demande : elle doit être transmise par mail et rédigée sous version format word.

Le Site internet : toute association est répertoriée sur ce site avec ses coordonnées et son lien

internet (annexe VIII). L’ensemble des documents, y compris celui-ci, relatifs aux moyens mis à

disposition y est téléchargeable. Pour toute association, seule une manifestation à caractère

événementiel peut faire l’objet d’une parution.

L’affichage libre : toute association peut annoncer

sur un panneau-grille, toute information ou manifestation qu’elle souhaite, selon la procédure

d’affichage (annexe IX) téléchargeable sur le site de la commune,

sur les portes d’entrée des bâtiments publics,

par des calicots et des banderoles avec une demande préalable écrite. Un seul emplacement à

ce jour leur est réservé (devant la mairie).

11

La création et l’impression des affiches, des calicots ou des banderoles sont à la charge de

l’association.

Les planimètres : toute association peut annoncer ses manifestations selon la procédure d’affichage

téléchargeable sur le site de la commune (annexe IX). La Commune se réserve le droit du choix de la

manifestation, la création et l’impression des affiches étant totalement à sa charge.

Tout affichage en dehors des emplacements réservés est interdit (annexe IX).

Les photocopies : seul le service de l'accueil se charge de la production des photocopies (papier A4 et

A3 fourni par la mairie). L'utilisation d'un papier de couleur est uniquement proposée pour les affiches

en format A3. Elles sont effectuées immédiatement pour un tirage inférieur à 50 copies ou dans un

délai de deux jours au-delà. La facturation est annuelle.

Les coordonnées des principaux bâtiments de la Commune figurent à la dernière page de ce

document (annexe X).

12

ANNEXE I : Services proposés par le SMICTOM lors des manifestations p 13

ANNEXE II : Dossier de demande de subvention p 14

ANNEXE III : Règlement d’attribution des subventions p 21

ANNEXE IV : Fiche de prêt de matériel p 25

ANNEXE V : Convention de prêt de matériel p 26

ANNEXE VI : Convention annuelle d’utilisation d’équipements communaux p 29

ANNEXE VII : Règlement intérieur des salles communales p 32

ANNEXE VIII : Liste des associations p 35

ANNEXE IX : Procédure d’affichage p 37

ANNEXE X : Coordonnées de la Commune p 39

ANNEXES

13

ANNEXE I

Coupon à remplir et à retourner par mail à l’adresse suivante : sictom.centre-ouest@wanadoo.fr ou par courrier à SMICTOM

Centre Ouest, 5 ter route de Gaël – 35290 Saint Méen le Grand.

Nom de l’organisme ou de la collectivité : ……………………………………………………………………………………………………………………..

Adresse : …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

C.P/Commune : ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

N° de Téléphone : …………………………………………………………………N° de fax : …………………………………………………………………......

Mail : ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Nom de la festivité : ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Nom/Prénom de la personne chargée de l’organisation :….……………………………………………………………………………………………

Date de l’événement :……………………………………… Adresse/Lieu :……………………………………………………………………………………..

Nombre de personnes attendues (environ) : …………………………………………………………………………………………………………………

EQUIPEMENT BACS :

Nombre de bacs verts nécessaires : ……………………………………. Date de livraison souhaitée :……………..………………………

Nombre de bacs jaunes nécessaires : …………………………………. Date de retrait souhaitée : ………………………………………..

Lieu de livraison des bacs (adresse et points de repères) :………………………………..…………………………………………………………………

FORMATION ET SENSIBILISATION DU PERSONNEL :

L’organisme/la collectivité …………………………………………………………………………………………………………………………………..

Souhaite que le SMICTOM intervienne et assure une formation sur le tri à l’attention des agents ou bénévoles

chargés de la gestion des déchets.

Ne souhaite pas que le SMICTOM intervienne pour assurer cette formation (le SMICTOM attire l’attention des

organisateurs sur le fait que le tri des déchets devra être effectué).

STAND D’INFORMATIONS

o L’organisme souhaite que le SMICTOM intervienne lors de la manifestation et anime un stand d’informations

o L’organisme ne souhaite pas que le SMICTOM intervienne lors de la manifestation et anime un stand d’informations

J’accepte les conditions d’emprunt proposées par le SMICTOM

Dater et signer :

SERVICES PROPOSES PAR

LE SMICTOM LORS DES

MANIFESTATIONS

14

ANNEXE II

Préambule

La Commune de PLEUMELEUC, par l’attribution de subventions, a la volonté d’accompagner les associations de la commune en les aidant dans la réalisation de leurs projets et en les soutenant dans leurs actions (soutien financier, logistique et technique). La Commission chargée des demandes de subvention veille à l’exactitude et la sincérité des éléments fournis.

Veuillez cocher la case correspondant à votre situation

□ première demande

□ renouvellement d’une demande

Ce dossier est accompagné du règlement d’attribution des subventions municipales. Vous trouverez

dans ce dossier :

des informations pratiques

une présentation de l’association et/ou de la section (volet 1, §1 et 2)

une demande de subvention annuelle (volet 2, § 1 et 2)

une demande de subvention exceptionnelle (volet 2, § 3 et 4)

une attestation sur l’honneur (volet 3)

le rapport d’activités et le bilan comptable de l’année N-1 (volet 4, §1 et 2)

la liste des pièces à joindre au dossier.

Veuillez transmettre ce dossier à la mairie (dépôt à l’accueil, envoi par voie postale ou

électronique).

Informations pratiques

Qu’est-ce que le dossier de demande de subvention ?

Ce dossier doit être utilisé par toute association ou section d’association sollicitant une subvention auprès de la Commune de Pleumeleuc. Il concerne le financement par la Commune de la création de l’association, des activités courantes ou d’actions de nature exceptionnelle et ponctuelle de l’association.

Ce dossier comprend 4 volets :

Volet 1 : Présentation de votre association

Pour recevoir la subvention, vous devez disposer d’un numéro SIRET et d’un numéro de récépissé en Préfecture qui constituera un identifiant dans vos relations avec les services administratifs. Si vous n’en avez pas, il vous faut dès maintenant en faire la demande à la Direction Régionale de l’INSEE. Si votre dossier est une demande de renouvellement d’une subvention, ne remplissez que les rubriques concernant des éléments qui auraient été modifiés depuis la demande précédente.

Volet 2 : Description des actions et du budget prévisionnel de votre association (ou section)

Vous devez remplir ce volet si votre demande de subvention concerne le fonctionnement général de votre association ou son objet social.

Volet 3 : Attestation sur l’honneur

Ce volet permet au représentant légal de l’association (ou à son mandataire) de signer la demande de subvention et d’en préciser le montant. Votre demande ne pourra être prise en compte que si ce volet est complété et signé.

Volet 4 : Rapport d’activités et bilan comptable

Votre demande ne pourra être prise en compte que si ce volet est complété et signé.

DOSSIER DE DEMANDE

DE SUBVENTIONS

15

Volet 1-2 Renseignements sur les adhérents

Nom de l’association : ..................................................................................

Sigle : ......................................................................................................

Objet : .....................................................................................................

Adresse de son siège : ...................................................................................

Code postal : ............................... Commune : ...........................................

Téléphone : ................................. Télécopie : ............................................

Courriel : ..................................................................................................

Adresse site internet : ..................................................................................

Numéro SIRET : ............................. Numéro de récépissé en Préfecture : .............

(si vous ne disposez pas de ces numéros, voir p 1 « Informations pratiques »)

Adresse de correspondance, si différente : ..........................................................

Code postal : ............................... Commune : ...........................................

Union, fédération ou réseau auquel est affiliée votre association (indiquer le nom complet, ne pas

utiliser de sigle) : ........................................................................................

Identification du responsable de l’association (le représentant légal : le Président ou autre personne

désignée par les statuts)

Nom : ........................................ Prénom : ..............................................

Fonction : .................................................................................................

Téléphone : ................................. Courriel : ..............................................

Volet 1-2 Renseignements sur les adhérents

Licences/ Adhésions

Habitants de Pleumeleuc

Hors commune

nombre d'enfants (jusqu'à 18 ans)

nombre d'adultes

nombre de familles (s'il s'agit d'adhésion familiale)

Niveau du club

nombre d'équipes en départemental

nombre d'équipes en régional

nombre d'équipes en national

nombre d'individuels. en départemental

nombre d'individuels. en régional

nombre d'individuels. en national

Encadrement

nombre d'entraîneurs diplômés et/ou professeurs diplômés

nombre d'entraîneurs bénévoles

Formation

indiquer les sommes à charge pour le club (Obligation de fournir les attestations de formation)

nombre de personnes concernées par la formation

Animation (préciser le nombre)

organise une ou plusieurs animations sur la commune

participe à une ou plusieurs animations communales (téléthon, 14 juillet)

Nom des membres ayant représenté l’association aux animations communales

16

Volet 2-1 Descriptif des actions de l’année (subvention annuelle)

Présentation des activités, des manifestations et des actions :

Remarques diverses : Veuillez indiquer toute information complémentaire qui vous semblerait

pertinente :

Volet 2-2 Budget prévisionnel de l’association (subvention annuelle)

Exercice 2016

Charges Montant Produits Montant

Achats de matières et

marchandises

Vente de marchandises

et prestations de service

Services extérieurs Cotisations des membres

Impôts et taxes Subvention Commune

Charges de personnel Subvention Etat

Subvention Région

Subvention Département

Autres subventions

TOTAL des subventions

demandées

Charges financières Produits financiers

Total des charges Total des produits

L’association sollicite une subvention annuelle de : €

17

Volet 2-3 Descriptif du projet (subvention exceptionnelle)

Qu’est-ce qu’un projet ?

Un projet peut être :

une action d’animation, de formation ou de promotion dans les domaines culturel, sportif,

touristique, patrimonial…

une action dont les frais proviennent d’évènements importants, non récurrents (frais de

stage…)

Quelles sont les particularités d’un projet ?

1) Son objet et son financement sont clairement identifiables.

2) Sa nature est exceptionnelle et ponctuelle. Son envergure peut être particulièrement

importante, nécessitant la mise en place d’une infrastructure nouvelle ou complémentaire par

rapport aux activités « normales » et « régulières » de l’association.

3) Sa réalisation se fait dans l’année mais peut-être déjà engagée ou lancée.

Présentation du projet (nature, lieu, dates, public concerné, intérêt local….) :

Remarques diverses : Veuillez indiquer toute information complémentaire qui vous semblerait

pertinente :

Volet 2-4 Budget prévisionnel du projet (subvention exceptionnelle)

Exercice 2016

Charges Montant Produits Montant

Achats de matières et marchandises Vente de marchandises et

prestations de service

Services extérieurs Cotisations des membres

Impôts et taxes Subvention Commune

Charges de personnel Subvention Etat

Subvention Région

Subvention Département

Autres subventions

TOTAL des subventions demandées

Charges financières Produits financiers

Total des charges Total des produits

L’association sollicite une subvention exceptionnelle de : €

18

Volet 3 Attestation sur l’honneur

Ce volet doit obligatoirement être rempli pour toutes les demandes et quel que soit le montant de

la subvention sollicitée. Si le signataire n’est pas le représentant légal de l’association, merci de

joindre le pouvoir lui permettant d’engager celle-ci.

Je soussigné(e)………………………………………………………………..représentant légal de l’association,

- certifie que l’association a pris connaissance du règlement d’attribution des subventions

municipales et s’engage à le respecter,

- certifie que l’association est en règle au regard de l’ensemble des déclarations sociales et

fiscales ainsi que des cotisations et paiements correspondants,

- certifie avoir souscrit une assurance de responsabilité civile,

- certifie exactes et sincères les informations fournies dans le dossier,

- demande les subventions suivantes :

Intitulé de la subvention Montant

Subvention d’aide à la création

Subvention annuelle

Subvention exceptionnelle

Total

- précise que ce montant, s’il est accordé, devra être versé au compte bancaire ou postal de

l’association sous les références suivantes :

Nom du titulaire du compte :……………………………………………………………………………………………………

Banque ou centre :……………………………………………………………………………………………………………………

Domiciliation :……………………………………………………………………………………………………………………………

Code banque Code guichet Numéro de compte Clé RIB

Fait, le……………………………………………………….à ……………………………………………………………………………

Signature

19

Volet 4-1 Bilan comptable de l’exercice précédent

Exercice 2015

Charges Montant Produits Montant

Achats de matières et

marchandises

Vente de marchandises

et prestations de service

Services extérieurs Cotisations des membres

Impôts et taxes Subvention Commune

Charges de personnel Subvention Etat

Subvention Région

Subvention Département

Autres subventions

TOTAL des subventions

demandées

Charges financières Produits financiers

Total des charges Total des produits

Volet 4-2 Rapport d’activités de l’exercice précédent

Les objectifs des activités et manifestations ont-ils été atteints ?

Veuillez décrire précisément en quoi ont consisté vos actions ?

Quel a été le nombre approximatif de personnes bénéficiaires ?

20

Quels ont été les date(s) et lieu(x) de réalisation de vos actions ?

Veuillez indiquer les autres informations qui vous sembleraient pertinentes

Liste des pièces à joindre à votre dossier

Pour une première demande

- vos statuts déclarés en Préfecture, en un seul exemplaire

- la liste des personnes chargées de l’administration de l’association (composition du conseil, du

bureau…)

- un relevé d’identité bancaire ou postal

- si le présent dossier n’est pas signé par le représentant légal de l’association, le pouvoir donné

par ce dernier au signataire.

Pour un renouvellement, quel que soit le montant demandé

- si les statuts ont été modifiés depuis la demande initiale, un exemplaire des nouveaux statuts,

- la composition du bureau (fonctions) et du conseil d’administration si elle a changé

- si le présent dossier n’est pas signé par le représentant légal de l’association, le pouvoir donné

par ce dernier au signataire.

Pour une demande exceptionnelle de projet

- le descriptif du projet

- le budget prévisionnel du projet

Dans tous les cas, le rapport d’activités et le bilan comptable de l’année N-1 (volet 4 ci-avant)

doivent être joints au dossier de demande de subvention ou reportés au volet 4 du présent

dossier.

21

ANNEXE III

Préambule

La Commune de PLEUMELEUC, par l’attribution de subventions, a la volonté d’accompagner les associations de la commune en les aidant dans la réalisation de leurs projets et en les soutenant dans leurs actions (soutien financier, logistique et technique). Ce présent règlement concerne uniquement l’attribution des aides financières aux associations exerçant une activité régulière sur la commune.

Article 1 : Le champ d’application

Ce règlement s’applique à l’ensemble des subventions financières versées aux associations (et sections d’associations) par la Commune de PLEUMELEUC. Il fixe les conditions générales d’attribution ainsi que les modalités d’attribution des subventions municipales (sauf dispositions particulières contraires prévues explicitement dans la délibération attributive).

Article 2 : Les associations éligibles

L’attribution de subvention n’est pas une dépense obligatoire pour une commune. Elle est soumise à la libre appréciation du Conseil Municipal. Seule l’assemblée délibérante peut déclarer une association éligible ou pas. La subvention, comme toute aide communale, est facultative, précaire et conditionnelle. Pour être éligible, l’association doit :

­ être une association dite « Loi 1901 » et être déclarée en préfecture,

­ exercer une part de son activité sur le territoire communal,

­ avoir des activités conformes à la politique générale de la Commune de PLEUMELEUC en matière d’animations sportives, culturelles et sociales…

­ avoir présenté une demande conformément aux dispositions des articles 6 et 7 ci-après.

Article 3 : Les catégories d’associations

La Commune de PLEUMELEUC distingue six catégories d’associations bénéficiaires :

catégorie 1 sport

catégorie 2 culture (théâtre, musique, dessin, jeux…)

catégorie 3 vie sociale s’adressant à des groupes d’âge (seniors, anciens

combattants, jeunes, enfants…) et favorisant l’intergénérationnel

catégorie 4 loisirs (randonnée, informatique, pêche…)

catégorie 5 vie scolaire (A.P.E, A.P.E.L.)

catégorie 6

les autres associations qui ne correspondent à aucune des

catégories précédentes et pour lesquelles les critères ci-dessous

définis de 1 à 4 ne peuvent être appliqués (amicale, comité

d’animation…)

Le classement dans ces catégories est établi par la commission ad hoc.

REGLEMENT

D’ATTRIBUTION DES

SUBVENTIONS

22

Article 4 : Les types de subventions

La Commune de PLEUMELEUC distingue trois types de subventions :

­ la subvention annuelle,

­ la subvention exceptionnelle,

­ la subvention d’aide à la création.

La subvention annuelle

Cette subvention est une aide financière de la commune à l’exercice de l’activité ou des activités courantes de l’association. Inscrite au budget communal, elle est attribuée sur décision du Conseil Municipal lors du vote du budget de l’année. Le montant est variable selon les critères d’attribution (art 5).

La subvention exceptionnelle

Cette subvention est une aide financière de la commune à la réalisation d’une opération qui est projetée dans l’année et dont l’objet et le financement sont clairement identifiables. C’est donc une aide à un projet ponctuel en dehors de l’activité courante du bénéficiaire. Hors du vote du budget communal, elle est attribuée sur décision du Conseil Municipal en cours d’année. Le montant est variable selon le projet du bénéficiaire.

La subvention d’aide à la création

Cette subvention est une aide financière de la commune au démarrage d’une association (et non d’une section). Toute nouvelle association nouvellement créée sur la Commune peut donc prétendre à cette subvention dès lors qu’elle respecte les conditions d’éligibilité. Hors vote du budget communal, elle est attribuée sur décision du Conseil Municipal en cours d’année. Le montant est unique quelque soit le bénéficiaire.

Article 5 : Les critères de calcul de la subvention annuelle

La Commune de PLEUMELEUC n’accorde aucune subvention aux associations extérieures (hors commune) qui accueillent des adhérents ou des licenciés domiciliés sur notre commune, considérant que le lieu de résidence n’est pas un critère.

La Commune de PLEUMELEUC fixe six critères d’attribution pour le calcul des subventions. Selon le bénéficiaire, les critères qui peuvent être pris en compte sont :

la répartition des adhérents (enfants jusqu’à 16 ans, adultes, famille),

le niveau sportif,

le niveau d’encadrement,

la formation,

l’organisation d’animation de l’association sur la commune,

la participation à un événement communal (14 juillet, téléthon…).

Compte tenu de leur spécificité, les associations des catégories 5 et 6 ne peuvent bénéficier d’un classement des critères de 1 à 4 définis ci-dessus.

Calcul de la subvention annuelle - pour la catégorie 5 : le montant est calculé sur la base du nombre d’enfants, - pour la catégorie 6 : le montant est calculé sur la base des critères 5 et 6.

Article 6 : Les modalités pratiques des demandes de subvention – Pièces justificatives

Dans un souci de transparence financière et de simplification, la Commune de PLEUMELEUC applique aux trois types de subventions un dossier unique de demande.

La recevabilité du dossier

La fourniture d’un dossier complet (dûment rempli et signé) et le respect du délai de dépôt (art 7) conditionnent la recevabilité du dossier.

23

La composition du dossier

En quatre volets, le dossier doit permettre au bénéficiaire de fournir toutes les informations nécessaires à la commune pour décider ou non l’octroi d’une subvention.

1) Le premier volet présente l’association :

­ identification (objet social, instances, fonctionnement…),

­ activités habituelles,

­ informations liées au calcul des critères (art 5).

2) Le deuxième expose la description des actions prévues pour l’année N et le budget prévisionnel qui inclut toutes ces actions et pour lesquelles une subvention est demandée.

3) Le troisième est une attestation sur l’honneur du représentant légal de l’association ou du mandataire désigné pour signer cette demande.

4) Le quatrième concerne le rapport d’activités et le bilan comptable de l’année N-1.

Pour la subvention exceptionnelle, le dossier est complété par le descriptif détaillé du projet et le budget prévisionnel du projet.

Pour la subvention d’aide à la création, le dossier est complété par un exemplaire des statuts.

La Commune de PLEUMELEUC se réserve le droit d’exiger tout complément d’information ou toutes pièces justificatives au demandeur et rappelle que le budget doit être présenté en équilibre, que ce soit le budget de l’association ou celui de l’opération projetée.

Article 7 : Les modalités pratiques des demandes de subvention – Délais en vigueur

La procédure municipale doit être à la fois respectée par le bénéficiaire (délai du dépôt) et par les élus (délais d’instruction). Tout dossier (conforme à l’article 6) est examiné par la commission ad hoc pour proposer au Conseil Municipal l’attribution ou non d’une subvention.

Pour la subvention annuelle, après calcul selon les critères définis, la commission se réserve le droit de réajuster le montant en fonction du budget présenté par l’association.

1) Le retrait du dossier :

Le retrait du dossier pour demande de subvention est une démarche de l’association auprès de la mairie. Ce dossier est adressé par la mairie sur demande de l’association (voie postale ou voie électronique) ; il peut également être directement téléchargé par l’association sur le site internet de la commune.

Type de subvention Date de retrait du dossier

subvention annuelle entre le 1er et le 15 janvier

subvention exceptionnelle au moins 2 mois avant une réunion

de conseil municipal (3 mois en

période estivale) subvention d’aide à la création

2) Le dépôt du dossier complété à la mairie :

Type de subvention Date de dépôt du dossier

subvention annuelle au plus tard le 1er février

subvention exceptionnelle au moins 1 mois avant une réunion

de conseil municipal (2 mois en

période estivale) subvention d’aide à la création

24

Article 8 : La décision d'attribution et sa durée de validité

La décision d’octroi ou de refus d’une subvention relève du Conseil Municipal. L’attribution de subvention donne lieu à une délibération particulière.

La validité de la décision prise par le Conseil Municipal est fixée à l’exercice à laquelle elle se rapporte ; toute demande non sollicitée sur l’exercice concerné ne pourra être instruite sur l’exercice suivant.

Article 9 : Le paiement de la subvention

L’association est informée, sous un mois, de la décision du vote du Conseil Municipal.

En cas d’attribution, une lettre est adressée au bénéficiaire indiquant la somme attribuée. Le versement s’effectue par virement sur compte bancaire. Il est rappelé que l’association :

­ doit rendre compte de l’utilisation de cette subvention (bilan, factures, justificatifs de dépenses...) dans un délai d’un an à compter du jour du paiement de la subvention,

­ doit l’utiliser conformément à l’affectation prévue,

­ ne doit pas la reverser à un tiers.

En cas de refus d’attribution, une lettre est adressée à l’association indiquant le motif de ce refus.

Article 10 : Les mesures d’information du public

L’association bénéficiaire doit faire mention du soutien de la Commune de PLEUMELEUC par tous les moyens dont elle dispose (presse, supports de communication…).

Article 11 : Les modifications de l’association

Toute association de la commune doit informer, par courrier, la Commune de PLEUMELEUC, de tout changement important (modifications de statuts, de composition de bureau, de fonctionnement…).

Article 12 : Le respect du règlement

Toute association de la commune doit respecter ce présent règlement. Le non-respect (total ou partiel) des différents articles peut conduire à la demande de reversement en totalité ou partie des sommes allouées. La Commune de PLEUMELEUC se réserve la possibilité de modifier ce règlement, à tout moment, par délibération municipale. En cas de litige, la Commune de Pleumeleuc et l’association conviennent de rechercher une solution amiable. Règlement adopté par le conseil municipal le 1er février 2010 Le Maire, Patricia COUSIN

25

ANNEXE IV

FICHE DE PRET DE

MATERIEL

26

ANNEXE V

Entre la Commune de PLEUMELEUC, représentée par son Maire, Patricia COUSIN,

d'une part,

Et Nom

Téléphone

Adresse

agissant en qualité de

dénommé « l'Emprunteur »

d'autre part,

Il est convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Dans le cadre de sa politique d'aide à la vie associative et à la vie locale, la Commune de

PLEUMELEUC met gratuitement à disposition du matériel aux associations locales ou toute

organisation autorisée à en bénéficier.

Article 1 : L’objet de la convention

La présente convention a pour objet de régir les conditions de prêt de matériel municipal auprès des

associations de la commune ou toute organisation autorisée à en bénéficier (art 2). Elle s'applique à

l'ensemble du matériel figurant dans la fiche « prêt » qui est annexée à cette convention.

TITRE 1 - LES CONDITIONS DE RESERVATION

Article 2 : La demande de réservation

Par délibération du Conseil Municipal, la mise à disposition du matériel est gratuite. En sont

bénéficiaires :

sur la commune : les associations communales, les fêtes de quartiers, le personnel municipal,

les entreprises,

hors commune : les associations du canton et des communes limitrophes,

les collectivités.

Aucune réservation par un particulier n'est possible (hormis le personnel municipal).

La demande de matériel émanant d'un bénéficiaire de la commune est prioritaire à toute demande

extérieure.

Les associations de PLEUMELEUC peuvent réserver lors de l'établissement du Calendrier des animations

(en mettant une option) mais également en cours d'année. Une priorité est donnée aux fêtes d'écoles

puis aux associations présentes à la réunion du Calendrier des animations.

Article 3 : L'attribution du matériel

La réservation est à effectuer auprès du service d'accueil de la mairie au plus tard quinze jours avant

la manifestation. Aucune demande verbale ou écrite auprès du service technique n'est recevable.

CONVENTION DE PRET DE

MATERIEL

27

La réservation est effective à la fourniture des pièces justificatives suivantes :

cette convention datée et signée,

la fiche « prêt », clause à part entière de cette convention,

le chèque de dépôt de garantie libellé à l'ordre du Trésor Public (art 10).

Le service d'accueil de la mairie est chargé (aux horaires d'ouverture) de la gestion des moyens

matériels en tenant compte des disponibilités et des options mises lors du Calendrier des animations.

Après la fourniture des pièces justificatives, il transmet la demande au service technique.

Article 4 : Les autres obligations administratives

S'il y a lieu, l'Emprunteur s'acquitte de ses obligations administratives :

l'autorisation de buvette temporaire de 1ère ou 2ème catégorie est à effectuer au moins quinze

jours avant la manifestation,

l'autorisation de diffusion de musique est à effectuer, au préalable, auprès de la SACEM.

TITRE 2 - LES CONDITIONS D'UTILISATION ET DE SECURITE

Article 5 : Les responsabilités de l'Emprunteur

L'Emprunteur est responsable du matériel de la prise en charge jusqu'à la restitution et il doit :

se conformer aux règles d'ordre public en vigueur, relatives à la sécurité, la salubrité et à la

tranquillité (art. L 2212-2 et L 2214-4 du Code Général des Collectivités Territoriales – décret

n°98-1143 du 15 décembre 1998 – arrêté préfectoral du 10 juillet 2010 – arrêté municipal du 23

mars 2009),

informer la Commune de PLEUMELEUC de tout problème de sécurité, de dysfonctionnement ou

de dommages dont il aurait eu connaissance pour le matériel emprunté.

Article 6 : La responsabilité civile

L'Emprunteur doit souscrire un contrat d’assurances responsabilité civile. Il doit veiller au bon

déroulement de la manifestation, aux biens mis à disposition et aux personnes pendant la durée de

l’utilisation. Sans abandon de recours, il garantit sa responsabilité générale inhérente aux dommages

imputables aux personnes présentes ainsi que les dommages aux biens de la Commune (incendie,

dégâts des eaux, électriques, vandalisme…).

Article 7 : L'état des lieux du matériel

L’Emprunteur (ou son représentant) est tenu d’être présent lors de la prise en charge et de la

restitution du matériel pour la vérification de celui-ci par les services de la Commune de

PLEUMELEUC. Aucun matériel ne doit être déposé sans vérification dans les services municipaux

(accueil de la mairie ou centre technique). Seuls les fêtes de l'école et les évènements exceptionnels

préalablement autorisés par le Maire peuvent bénéficier d'une livraison de matériel assurée par les

agents techniques.

La fiche « prêt », présentant les différents matériels mis à disposition par la Commune de

PLEUMELEUC est annexée à cette présente convention, et en constitue une clause à part entière.

Article 8 : Le respect du matériel et de la sécurité

L'Emprunteur doit rendre le matériel conforme à l'état d'origine (état de marche et propreté) en

veillant notamment aux :

consignes d'utilisation et de sécurité (mode d'emploi),

montage, démontage et mise en marche,

nettoyage, rangement et stockage à l'abri jusqu'à sa restitution.

28

Article 9 : Le respect de l'environnement

L'Emprunteur doit faire preuve d'un comportement citoyen en matière de respect de l'environnement :

utilisation raisonnée de l'électricité, de l'eau, tri sélectif des déchets...

TITRE 3 – LES CONDITIONS FINANCIERES

Article 10 : Le dépôt de garantie

Par délibération du Conseil Municipal, la seule condition financière (le prêt du matériel étant gratuit),

révisable annuellement, est un dépôt de garantie au titre des dommages uniquement pour du moyen

et gros matériel. Son montant est variable en fonction de l’Emprunteur (fiche prêt).

A la réservation, ce dépôt de garantie est demandé sous forme de chèque pour prévenir des éventuels

dommages au matériel (dégradation, disparition de matériels...). Le chèque est restitué à

l'Emprunteur si aucune réserve n'est observée à la restitution du matériel.

En cas de dommage, l'Emprunteur s'engage à verser les frais occasionnés (remise du chèque après

réparation du dommage). Si les frais dépassaient le montant de la garantie, il lui convient de l'honorer

avec ou sans l'aide de son assurance.

Par délibération du Conseil Municipal, les montants de dépôt de garantie sont les suivants :

1 000 € pour les associations de PLEUMELEUC et hors commune (les associations de la commune

peuvent remettre le chèque lors de l'établissement du Calendrier des animations, valable pour

l'année scolaire mais également à leur première demande en cours d'année),

500 € pour les fêtes de quartiers, le personnel municipal et les entreprises de la commune,

gratuité pour les Collectivités au titre de la réciprocité, quelque soit le matériel.

La Commune de PLEUMELEUC prête en fonction des disponibilités du matériel, les activités

pleumeleucoises restant prioritaires.

TITRE 4 – LES CONDITIONS D'EXECUTION

Article 11 : L'annulation de la réservation

L'Emprunteur, contraint d'annuler sa réservation, en informe l'accueil de la mairie. La Commune de

PLEUMELEUC se réserve le droit d'annuler pour cas de force majeure (sinistre, travaux...) et en

informe l'Emprunteur.

Article 12 : Le respect de la convention

L'Emprunteur doit respecter cette convention.

La Commune de PLEUMELEUC décline toute responsabilité en cas de non-respect de la convention et

se réserve le droit :

de notifier, par écrit, à l'Emprunteur, tout manquement et abus à cette convention,

de la modifier, sans préavis.

Le non-respect (total ou partiel) des articles peut entraîner :

le refus d'une réservation ultérieure,

la retenue du dépôt de garantie (cas de dommages),

l'exercice par le Maire de poursuites si aucune solution amiable n'est trouvée (en cas de litige).

Fait en deux exemplaires à PLEUMELEUC, le

Signature du représentant de la Commune Signature de l'Emprunteur

29

ANNEXE VI

Entre la Commune de PLEUMELEUC, représentée par son Maire, Patricia COUSIN,

d'une part,

Et l'Association ayant son siège à

PLEUMELEUC (35137),

Adresse,

représentée par son Président, Nom

dénommée « l'Association, »

d'autre part,

Il est convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Dans le cadre de sa politique d'aide à la vie associative, la Commune de PLEUMELEUC met

gratuitement à disposition des associations des équipements municipaux. Par cette mise à

disposition, la Commune vise l'objet statutaire des associations, permettant ainsi l'organisation

d'activités régulières à vocation sportive, culturelle, sociale ou socio-éducative sur l'année scolaire.

Article 1 : L’objet de la convention

La présente convention a pour objet de régir les conditions d’utilisation des salles municipales afin

d'en garantir le bon fonctionnement :

salle 1

salle 2

La présente convention vaut autorisation d'occupation du domaine public communal et elle est à titre

précaire et révocable à tout moment pour des motifs d'intérêt général.

TITRE 1 - LES CONDITIONS D’UTILISATION

Article 2 : L'objet de l'occupation

L'Association s'engage à utiliser ces locaux exclusivement en vue de l'organisation de l’activité et dans

les conditions ci-après dans le tableau. L'organisation de cette activité doit s'effectuer en présence et

sous la responsabilité de la personne engagée par l'Association, dénommée « responsable de

l'activité ».

CONVENTION ANNUELLE

D’UTILISATION

D’EQUIPEMENTS COMMUNAUX

30

Locaux utilisés Jour Horaires Capacité

d'accueil

Salle 1

Salle 2

Article 3 : L'utilisation du matériel

L'association dispose des locaux dans l'état de leur équipement :

la salle 1 : salle avec son mobilier

la salle 2 : salle sans mobilier

Aucun matériel spécifique aux activités de l'Association n'est mis à disposition par la Commune de

PLEUMELEUC.

L'Association dispose sous sa responsabilité de clés permettant l'accès direct aux locaux et n'est pas

autorisée à faire des doubles des clés. Elle s'engage à rendre les clés à la Commune de PLEUMELEUC

en fin d'année scolaire (article 8).

En cas de non restitution des clés, l'Association s'engage à régler la somme de 30 € par clé

manquante.

Article 4 : Le respect de l'environnement

L'Association doit s'assurer du comportement citoyen du responsable de l'activité ainsi que de ses

adhérents, en matière de respect de l’environnement : utilisation raisonnée de l’éclairage, du

chauffage et de l’eau, tri sélectif des déchets…

Article 5 : Le respect des lieux

L'Association doit s'assurer, auprès du responsable de l'activité et de ses adhérents, de la restitution

des lieux conformes à l'état d'origine (propreté, rangement et sans aucune détérioration).

TITRE 2 - LES CONDITIONS DE SECURITE

Article 6 : Les responsabilités de l'Association

L'Association, en tant que responsable de l'organisation de l'activité dans les locaux et le cas échéant

employeur, doit :

garantir le respect des règles d'ordre public en vigueur, relatives à la sécurité, à la salubrité et

à la tranquillité ainsi que leur application par le responsable de l'activité,

informer la Commune de PLEUMELEUC de tout problème de sécurité ou de dysfonctionnement

dont il aurait connaissance, tant pour les locaux que pour le matériel mis à disposition.

Article 7 : La sécurité

Préalablement à l’utilisation de locaux, l'Association reconnaît :

avoir souscrit une police d’assurance couvrant tous les dommages pouvant résulter de l’activité

exercée dans l’équipement municipal au cours de l’utilisation des locaux mis à disposition,

avoir pris connaissance des consignes de sécurité, ainsi que des consignes particulières données

par la Commune de PLEUMELEUC et s’engage à les faire respecter,

avoir procédé avec un représentant de la Commune et le responsable de l'activité à une visite

31

des locaux et voies d’accès à utiliser,

avoir constaté avec ceux-ci l’emplacement des dispositifs d’alarme, des moyens d’extinction et

des moyens d’évacuation.

Au cours de l’utilisation des locaux mis à disposition, le responsable de l’activité s'engage à veiller au

bon usage des locaux, notamment :

assurer le gardiennage des locaux ainsi que celui des voies d’accès,

contrôler les entrées et les sorties des participants aux activités considérées,

faire respecter les règles de sécurité aux participants,

informer le service de l'accueil de la mairie de tout incident intervenu.

TITRE 3 - LES CONDITIONS FINANCIERES

Article 8 : Les frais en cas de dommage

L'Association s'engage à verser les frais occasionnés aux biens de la Commune en cas de dommage

pouvant survenir du fait de sa présence à l'intérieur des locaux.

TITRE 4 - LES CONDITIONS D’EXECUTION

Article 9 : La durée de la convention

La présente convention est conclue pour l'année scolaire ………, sauf dénonciation de l'une ou l'autre

des parties (article 10). Les termes de cette convention peuvent être réexaminés à la fin de l'année

scolaire.

Article 10 : La résiliation de la convention

La présente convention peut être dénoncée par lettre recommandée :

par la Commune de PLEUMELEUC, à tout moment pour cas de force majeure ou pour tout motif

d'intérêt général ou si les locaux sont utilisés à des fins non conformes aux articles énoncés ci-

dessus,

par l'Association pour cas de force majeure, dûment constaté et signifié à la Commune de

PLEUMELEUC, si possible dans un délai de cinq jours francs avant la date prévue pour

l'utilisation des locaux.

Article 11 : Le respect de la convention

En cas de litige ou de différend sur l'exécution de la présente convention, la Commune de

PLEUMELEUC et l'Association conviennent de rechercher une solution amiable avant de saisir le

Tribunal Administratif.

Fait en deux exemplaires à PLEUMELEUC, le

Patricia COUSIN, Prénom NOM,

Le Maire Le Président de l'Association

32

ANNEXE VII

Article 1 : L’objet du règlement

Le présent règlement a pour objet de régir les conditions de mise à disposition des salles communales

(salle des associations et bloc polyvalent) dans l’état de leur équipement (autre matériel : article 5).

Dans ce cadre, ces conditions s’imposent à tout utilisateur que la mise à disposition soit effectuée à

titre gracieux ou onéreux.

TITRE 1 – LES CONDITIONS DE RESERVATION

Article 2 : La demande de réservation

Par délibération du Conseil Municipal, la mise à disposition des salles est :

gratuite, pour les associations de PLEUMELEUC et les fêtes de quartiers,

payante pour les particuliers et autres organisateurs autorisés selon une grille tarifaire de

location (voir contrat de location).

L’utilisation des salles est réservée en priorité à la municipalité, aux associations et aux particuliers

de PLEUMELEUC avant toute demande extérieure. Aucune réservation n’est possible le 31 décembre,

ni le 1er janvier.

Les associations de PLEUMELEUC peuvent réserver :

pour une activité régulière courant juin. Le planning d’utilisation des salles s’entend sur

l’année scolaire hors périodes de vacances (affichage dans les salles).

ponctuellement pour une manifestation ou une réunion lors de l’établissement du Calendrier

animations mais également en cours d’année. Seule, l’organisation de repas est soumise à un

état des lieux avec le représentant de la mairie.

Les locataires et autres organisateurs peuvent réserver uniquement en cours d’année pour des

manifestations ou réunions à caractère festif, familial, amical ou professionnel (mais non

commercial). Les conditions de location sont mentionnées dans le contrat de location.

La Commune de PLEUMELEUC se réserve le droit :

de refuser la réservation des salles si son utilisation risque d’entraîner un trouble de l’ordre

public, impose des sujétions ou est non conforme au règlement,

d’annuler la réservation pour cas de force majeure (article 13).

Article 3 : L'attribution des salles

La réservation est effective à la fourniture des pièces justificatives suivantes :

ce règlement intérieur daté et signé,

une attestation d’assurance responsabilité civile,

le contrat de location et le chèque de caution (se reporter aux conditions du contrat).

Le service d’accueil de la mairie est chargé (aux horaires d’ouverture) :

de la gestion des attributions des salles en tenant compte des disponibilités et du Calendrier

des animations ainsi que des autres formalités administratives (article 4),

de la gestion des moyens matériels (article 5),

de la régie de recettes pour l’encaissement des locations : le paiement se fait avant l’état des

REGLEMENT INTERIEUR

DES SALLES

COMMUNALES

33

lieux et la remise des clefs, après l’état des lieux.

Article 4 : Les autres obligations administratives

S'il y a lieu, l'utilisateur s'acquitte de ses obligations administratives :

l'autorisation de buvette temporaire de 1ère ou 2ème catégorie est à effectuer en mairie au

moins quinze jours avant la manifestation,

l'autorisation de diffusion de musique est à effectuer, au préalable, auprès de la SACEM.

Article 5 : Les conditions de prêt de matériel municipal

Cet article ne s'adresse pas aux locations aux particuliers.

La Commune de Pleumeleuc met à disposition gratuitement du matériel municipal aux utilisateurs

(hors location par des particuliers). Cette démarche faisant l'objet d'une convention particulière est à

effectuer à l'accueil de la mairie.

Pour toute manifestation (spectacle, événementiel) nécessitant des aménagements techniques précis

avec ce matériel (grand podium, pupitre lumières, décor de théâtre...), l'utilisateur doit s'assurer de

la faisabilité de la manifestation, au plus tard quinze jours avant, auprès du service d'accueil de la

mairie.

TITRE 2 – LES CONDITIONS D'UTILISATION ET DE SECURITE

Article 6 : Les responsabilités de l'utilisateur

L’utilisateur est responsable des lieux, de la possession des clés jusqu'à leur restitution, et doit :

se conformer aux règles d’ordre public en vigueur, relatives à la sécurité, la salubrité et

l’hygiène (art. L 2212-2 et L 2214-4 du Code Général des Collectivités Territoriales – décret

n°98-1143 du 15 décembre 1998 – arrêté préfectoral du 10 juillet 2000).

informer la Commune de PLEUMELEUC de tout problème de sécurité ou de dysfonctionnement

dont il aurait connaissance, tant pour les locaux que pour le matériel mis à disposition.

Article 7 : La responsabilité civile

L’utilisateur doit souscrire un contrat d’assurances responsabilité civile et fournir une attestation. Il

doit veiller au bon déroulement de la manifestation, aux biens mis à disposition et aux personnes

pendant la durée de l’occupation. Sans abandon de recours, il garantit sa responsabilité générale

inhérente aux dommages imputables aux personnes présentes ainsi que les dommages aux biens de la

Commune (incendie, dégâts des eaux, électriques, vandalisme…).

Article 8 : La sécurité

L’utilisateur doit respecter les consignes de sécurité, en particulier :

ne pas dépasser la capacité d’accueil,

ne pas bloquer les issues de secours,

ne pas utiliser des produits inflammables,

ne rien accrocher au plafond, (utiliser le

câble prévu à cet effet),

ne pas modifier, ni surcharger les installations électriques,

ne pas cuisiner.

Un panneau de sécurité, affiché à l’intérieur des salles récapitule toutes les consignes auxquelles doit

se soumettre l’utilisateur.

Article 9 : L'ordre public

L’utilisateur doit garantir l’ordre public en veillant notamment à :

ne pas nuire au voisinage (stationnement, bruit…),

ne pas contrevenir aux bonnes mœurs.

Capacité d’accueil debout assis

Salles des associations 200 167

Salle polyvalente grande salle 100 80

salle de réunion 19 19

34

Article 10 : Le respect des horaires

L’utilisateur doit respecter et faire respecter l’heure de fermeture fixée à 2h du matin. Il doit prendre

toutes les mesures nécessaires pour que l’animation en soirée (baisse du niveau sonore, arrêt de la

vente de boissons, opérations de rangement effectuées) soit interrompue avant la fermeture de la

salle. Aucune manifestation ne peut excéder 2h du matin sauf dérogation particulière accordée par le

Maire (arrêté préfectoral du 10 juillet 2000).

Article 11 : Le respect de l'environnement

L’utilisateur doit faire preuve d’un comportement citoyen, en matière de respect de

l’environnement : utilisation raisonnée de l’éclairage, du chauffage et de l’eau, tri sélectif des

déchets…

Article 12 : Le respect des lieux

L’utilisateur doit rendre les lieux conformes à l’état d’origine (propreté, rangement et sans aucune

détérioration) en veillant notamment au :

nettoyage de tous les locaux exclusivement avec les produits mis à disposition : aération,

balayage et lavage (aucun nettoyage à l’eau pour le parquet),

nettoyage de l’équipement frigorifique,

nettoyage et rangement du mobilier,

nettoyage des abords extérieurs,

contrôle de la salle et à la fermeture des lieux (lumières, robinetteries, volets, fenêtres,

portes, issues de secours),

tri sélectif dans les conteneurs spécifiques (affichage dans les salles).

TITRE 3 – LES CONDITIONS FINANCIERES

Les seules conditions financières sont celles régies par le contrat de location qui s'applique aux

particuliers (article 2).

TITRE 4 – LES CONDITIONS D'EXECUTION

Article 13 : L'annulation de la réservation

L’utilisateur, contraint d’annuler sa réservation, en informe l’accueil de la mairie. La Commune de

PLEUMELEUC se réserve le droit d’annuler pour cas de force majeure (mesures d'ordre public, sinistre,

travaux…) et en informe l’utilisateur.

Article 14 : Le respect du règlement

L’utilisateur doit respecter ce présent règlement (affichage dans les salles).

La Commune de PLEUMELEUC décline toute responsabilité en cas de non-respect du règlement et se

réserve le droit :

de notifier, par écrit, à l’utilisateur, tout manquement et abus au règlement,

de le modifier, sans préavis.

Le non-respect (total ou partiel) des articles peut entraîner :

le refus d’une réservation ultérieure,

la retenue de la caution (cas de dommages par un locataire),

l’exercice par le maire de poursuites si aucune solution amiable n’est trouvée (en cas de

litige).

Fait en deux exemplaires à PLEUMELEUC, le Signature de l’utilisateur

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ANNEXE VIII

Catégorie 1 Sport

ASSOCIATION SPORTIVE PLEUMELEUCOISE

- Section Basketball

- Section Course à pied

- Section Cyclo-détente

- Section Football

- Section Gymnastique

- Section Musculation

- Section Pétanque

- Section Volleyball

- Section Archers de Brocéliande

TENNIS CLUB DE LA VAUNOISE

UNION SPORTIVE DE BEDEE, Section Yoga

Catégorie 2 Culture

CULTURE ET THEATRE

- Section Théâtre

- Section Musique

CRAYON D’ART, atelier de dessin

LUDOTHEQUE 1001 JEUX

Catégorie 3 Vie sociale s’adressant à des groupes d’âge (seniors,

anciens combattants, jeunes, enfants…) et favorisant

l’intergénérationnel

ACPG-CATM, anciens combattants

LISTE DES

ASSOCIATIONS

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CLUB DES AINES RURAUX

DES BETISES EN DELIRE

FAMILLES RURALES, espace jeux, bourse aux vêtements…

Catégorie 4 Loisirs

AMICALE DE L’ECOLE PUBLIQUE, bals, cours de danse…

ASSOCIATION COMMUNALE DE CHASSE

ASSOCIATION PLEUMELEUCOISE DE PECHE

CLUB INFORMATIQUE

COMITE DE JUMELAGE ET D’AMITIES INTERNATIONALES

EVIDANSE

LES SENTIERS DE LA VAUNOISE

RIRE, ETRE ET BIEN ETRE

UNION COLOMBOPLHILE

Catégorie 5 Vie scolaire

ASSOCIATION DES PARENTS D’ELEVES DU GROUPE SCOLAIRE LE PETIT

PRINCE

ASSOCIATION DES PARENTS D’ELEVES DE L’ECOLE LIBRE DE SAINT MELAINE

Catégorie 6 Les autres associations qui ne correspondent à aucune

des catégories précédentes

ASSOCIATION D’EDUCATION POPULAIRE ET D’ENSEIGNEMENT CATHOLIQUE

AR GWARD KOZH

ATELIER CREA PASSION, atelier de couture

COMITE D’ANIMATION DE PLEUMELEUC, 14 juillet…

LE PANIER DE LA VAUNOISE

PLEUMELEUC INITIATIVES CITOYENNES

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ANNEXE IX

Préambule : Un système d’affichage dans le but de promouvoir les manifestations publiques et associatives est maintenant en place sur la commune de Pleumeleuc. Ce nouveau support de communication nécessite l’établissement de procédures.

TITRE 1 – PLANIMETRES

Article 1 : Alternance des affiches

Du 15 décembre au 31 janvier Affiche des vœux du Maire

Du 1er février au 31 mai 2 affiches d’été : manifestations du 1er février au 31 juillet

Du 1er juin au 31 juillet Affiche du 14 juillet

Du 1er août au 14 décembre 2 affiches d’automne : manifestation du 1er août au 31 janvier

Article 2 : Nature des manifestations donnant droit à l’affichage

Manifestations municipales Fête du 14 juillet Forum des associations Téléthon

Manifestations associatives récurrentes Vide greniers (Comité de Jumelage) Fête de la fraise (Ecole St Melaine) Fête de la musique (Association Culture et Théâtre) Marché de Noël (APE du Petit Prince)

Et toute manifestation évènementielle exceptionnelle drainant un public extérieur à Pleumeleuc. Le choix se fera par l’élu en charge de la communication en concertation avec le bureau municipal. Les manifestations et leurs dates devront être communiquées lors de l’élaboration du calendrier des manifestations (octobre) et préciser en mairie le cas échéant 2 mois avant la date de mise en place de l’affiche pour prendre en compte le délai d’impression. La création et l’impression des affiches sont prises en charge par la Commune.

TITRE 2 – AFFICHAGE LIBRE SUR PANNEAU-GRILLE

A ce jour, un seul emplacement d’affichage libre sur panneau-grille a été mis en place sur Pleumeleuc : rue Pasteur. Cet affichage est à destination des associations de Pleumeleuc et des communes alentours.

PROCEDURE

D’AFFICHAGE

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L’affichage se fera sous la seule responsabilité de l’afficheur et sous les conditions suivantes : Taille de l’affiche : format A2 maximum (42 cm x 59,4 cm) vertical Un événement par affiche pour une meilleure lisibilité Avec les éléments suivants :

la nature de l’événement la date et heure le lieu le nom de l’association organisatrice la pose du logo de Pleumeleuc pour les associations communales (article 5 du Guide)

Avec une installation maximum 3 semaines avant la manifestation annoncée et un retrait 2

jours après la manifestation. Tout affichage en dehors des emplacements réservés et non autorisés sera retiré et pourra faire l’objet de verbalisation. Les associations et autres afficheurs ne respectant pas la présente procédure ne pourront plus afficher sur la commune.

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ANNEXE X

Mairie de Pleumeleuc

14 rue de Rennes

35137 PLEUMELEUC

Téléphone : 02 99 06 15 60

Télécopie : 02 99 06 11 60

Mail : mairie@pleumeleuc.bzh

Site internet : www.pleumeleuc.bzh

Salles de sport

18 rue des Sports

35137 PLEUMELEUC

Salle des associations

3 rue de Rennes

35137 PLEUMELEUC

Salle polyvalente

12 rue de Rennes

35137 PLEUMELEUC

Salle communale

1 rue de Rennes

35137 PLEUMELEUC

Locaux associatifs

Allée des Chênes

35137 PLEUMELEUC

Atelier informatique du groupe scolaire

Allée de la Pommeraie

35137 PLEUMELEUC

COORDONNEES DE LA

COMMUNE