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Les textes :

* Loi n°83-634 du 13 juillet 1983 :article 18, article 19.* Loi n°84-16 du 11 janvier 1984 :article 66.* Loi n°78-753 du 17 juillet 1978sur la liberté d’accès aux documentsadministratifs (modifiée par la loin°2000-321 du 12 avril 2000).

* Décret d’application n°88-465 du28 avril 1988 relatif à la procédured’accès.

* Circulaire n°FP/1430 du 5 octobre1981 (relative à l’application de laloi 17 juillet 1978).* Circulaire FP/3 n°1821 du 20octobre 1993 relative auxinstructions pour le versement, le triet la conservation des dossiers depersonnel.

L’article 18 de la loi 83.634 portantStatut dispose que " le dossier dufonctionnaire doit comportertoutes les pièces intéressant lasituation administrative del’intéressé, enregistrées,numérotées et classées sansdiscontinuité.

Il ne peut être fait état dans ledossier d’un fonctionnaire, demême que dans tout documentadministratif, des opinions ou desactivités politiques, syndicales,religieuses ou philosophiques del’intéressé.Tout fonctionnaire a accès à sondossier individuel dans lesconditions définies par la loi ".

Le dossier est à considérer commeune garantie fondamentale pour lefonctionnaire.Pour des raisons historiques, ledossier individuel a été conçucomme un moyen de protection desdroits des fonctionnaires contre le" risque d’arbitraire ".Les dispositions législatives visent àpréserver la neutralité du dossier, àassurer sa transparence par l’accèsdes agents à tous les documents quiles concernent et à organiser lesdroits de la défense.

I – Formalisme de latenue du dossier :

1/ Principe d’unicitédu dossier :

Il existe un dossier administratifpour tous les fonctionnaires et unseul, ouvert dès le recrutement etalimentés au cours de la carrière.Il doit suivre l’agent dans sesemplois successifs, notamment encas de changement d’affectation oude résidence. Il est clos lorsque lefonctionnaire est radié des cadres del’administration.

L’administration est tenued’enregistrer, numéroter et classertoutes les pièces du dossier, sansdiscontinuité. Le fonctionnaire peutainsi s’assurer de la complétude etde l’impartialité du dossier.

La numérotation est essentielle car

elle permet de constater une perteéventuelle, d’éviter la disparition oul’ajout d’un document et la pratiquefrauduleuse des documents post ouantidatés.

La mauvaise tenue du dossier peutengager la responsabilité del’administration si une décisionfaisant grief à l’agent est fondée surun dossier irrégulier ou si lamauvaise tenue du dossier a porté àl’agent un préjudice certain. Mais, enrègle générale, la " simple "mauvaise tenue du dossier n’est pas,par elle-même, de nature à entraînerl’annulation d’une décisioncontestée.

2/ Les documents figurantdans le dossier ? :

Le Statut général n’énumère pas lespièces devant figurer dans le dossierindividuel (article 18 – Titre I : "Toutes pièces intéressant la situationadministrative du fonctionnaire ".)

Les gestionnaires du personnelapprécient ainsi eux-mêmes lanécessité d’insérer ou non tel ou teldocument, sous le contrôle du jugeadministratif [ C.E. 15/11/1912" BOURBON ", C.E. 11/3/1936" Sieur DEMONT "] Une obligation absolue impose quece dossier contienne toutes les piècesqui intéressent la situationadministrative de l’agent. Le dossierdoit être complet même si le Statutgénéral rest silencieux quant à lanature des pièces.

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“…le dossierindividuel

du fonctionnaire”

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Novembre - Décembre 2001

Les documents ne doivent être nigrattés, ni surchargés [ C.E. 18janvier 1952 " THIEBAULT "].

Le fonctionnaire ne peut attaquer parla voie du recours pour excès depouvoir les opérations de tenue dudossier : il doit attendre, pour lefaire, que l’administration prenneune décision lui faisant grief fondéesur le dossier irrégulièrementconstitué [C.E. 22 juin 1983" MEYRONNEINC "].

Le dossier peut contenir lesinformations collectées au momentdu recrutement (niveau, nature desétudes ; diplômes ; documents d’étatcivil établissant la nationalité, datede naissance, accomplissement duservice national, situation familiale,extrait du casier judiciaire/bulletinn°2…) puis compilées au cours de lacarrière (diplômes nouveauxobtenus ; arrêtés de nomination, detitularisation, reclassement ;notations, congés, positionsstatutaires ; affectations, mutations,extraits de liste d’aptitude,promotion d’échelon et de gradeavec extraits des PV de la CAP ;formations ; sanctions disciplinaires ;cessation de fonction ; éventuellescorrespondances de l’agent ou reçuespar lui ; pièces comptables…).

L’article 29 du décret n°85-607 du14 juin 1985 relatif à la formationprofessionnelle prévoit que " dans ledossier de chaque fonctionnairefigure une fiche retraçant les actionsde formation auxquelles il aparticipé, aussi bien en tant questagiaire qu’en tant queformateur… ".

Documents à exclure du dossier :

- seul l’avertissement (sanctiondisciplinaire du 1er groupe) ne doiten aucun cas figurer au dossier.- Toute mention remettant en causele principe de neutralité du dossier.

3/ Neutralité du dossier :

Le dossier ne doit contenir aucuneréférence aux opinions ou activitéspolitiques, syndicales, religieuses ouphilosophiques de l’intéressé.Traduction des principes deneutralité, laïcité, d’égalité d’accèsaux emplois publics et de non-discrimination.

L’administration doit écarter dudossier des informations relatives àla vie privée de l’agent. Le Conseild’état (C.E.) reconnaît commeprincipe général du droitadministratif l’interdiction de fairemention dans le dossier individueldes opinions politiques,philosophiques et religieuses del’agent [C.E. du 4 janvier 1955" MASSONI "].

Par exemple : une feuille de notationne peut faire état de convictionspersonnelles [C.E. 16 juin 1982" CHEREUL "], un dossier decandidature à un concours ne doitpas faire mention d’opinion politiqueet de l’appartenance syndicale [C.E.28 septembre 1988" MERLINGHI "], de même nedoivent pas figurer au dossier lesmentions de grève menée par lesfonctionnaires.

Concernant le secret médical : mêmesi le dossier peut comporter certainesdonnées à caractère médical(certificat d’aptitude aurecrutement), il ne comporte que lesconclusions ou conséquencesadministratives de la situationmédicale du fonctionnaire (+VOIRin " BREVES ").

Le dossier médical est, quant à lui,normalement conservé par lemédecin (Cf. : décret n°86-442 du14 mars 1986, arrêtés du 3 décembre1959 et du 3 octobre 1977).

Le dossier doit être périodiquementpurgé de certains documents dont la

présence est devenue illégale.

Il en est ainsi de sanctions" amnistiées " [C.E. juin novembre1963 " CHEVALIER "] : Le codepénal (article 133-11) sanctionne lefait de rappeler l’existence ou delaisser mention dans le dossier decondamnations pénales, sanctionsprofessionnelles ou disciplinaires.

Il existe des règles d’effacement" statutaire " de sanctions (ex :blâme effacé automatiquement aubout de 3 ans si aucune sanctionn’est intervenue pendant cettepériode) [C.E. 22 décembre 1989" CENTRE HOSPITALIERREGIONAL DE NANTES c/MmeAnne SCHAEPELYNCK "].

Pour les sanctions autres quel’avertissement et le blâme, saufpour l’exclusion des cadres, lefonctionnaire peut, après 10 ans deservices effectifs, introduire unedemande d’effacement des sanctionsdisciplinaires de son dossier (cf. :article 18 Décret n°84-961 du 25octobre 1984 et circulaire FP n°1422du 19 août 1981).

II- Accès au dossieradministratif :

1/ Droit à communicationdu dossier :

Le respect des droits de la défenseétant un principe fondamentalreconnu par les lois de la république,l’administration doit donnercommunication de son dossier àl’agent en cas de mesuredisciplinaire ou de mesure prise enconsidération de la personne.

La méconnaissance de cette garantieest sanctionnée par l’annulation de ladécision prise.

L’agent doit formuler une demande

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auprès de son administration pourobtenir communication de sondossier.

L’administration est tenue de mettrel’agent en mesure de demander lacommunication de son dossier[C.E. 22 février 1991" MARIADASSON "].

Le fonctionnaire en retraite a droitde consulter son dossier qui estarchivé (cf : réponse ministèriellen°315, J.O. Sénat 6 janvier 1983).

Le fonctionnaire a droit àcommunication de l’intégralité deson dossier et de tous les élémentsannexes en cas de procéduredisciplinaire (article 19 Titre I) ou demesure prise en considération de lapersonne [Cf. C.E. 24 juin 1949 :" NEGRE " ; déplacements d’office :C.E. 19 mars 1926 " LEONARD ",C.E. 6 mars 1935 : " POUILLOT " ;changement d’attribution : C.E. 11mars 1991 " RIVELLINI ", C.E. 29juillet 1994 " Commune GRANDBOURG de Marie GALANTE ;mutation dans l’intérêt du service :C.E. 22 mai 1981 " Commune deCHENNEVIERES SUR MARNE,C.E. 26 octobre 1988 " C.H.R.TOURS " ; licenciement pourinsuffisance professionnelle : C.E.26 octobre 1984 " C.H.G. FIRMINYC/CHAPUIS " ; radiation d’une listed’aptitude : C.E. 5 novembre 1976" ZERVUDACKI " ; décision de finde mise à disposition : C.E. 1er mars1996 " MUSSO ",…].

En dehors de toute procéduredisciplinaire ou mesure prise enconsidération de la personne, lefonctionnaire peut accéder librementet en toute circonstance à son dossierindividuel dans son intégralitéconformément aux dispositions de laloi du 17 juillet 1978 (article 6) surla liberté d’accès aux documentsadministratifs [C.E. 25 avril 1986" NACHEUX "].

Les informations à caractère médicalne peuvent être communiquées àl’intéressé que par l’intermédiaired’un médecin [C.E. 1er décembre1993 " BILI "].

Le demandeur peut obtenir copie, àses frais (tarifs cf. : arrêté du 1eroctobre 2001 – J.O., 2 octobre2001), du document sur un supportidentique à celui utilisé parl’administration et aussi demanderune copie sur support papier (cf. loi12 avril 2000).

Le fait de ne pas communiquer ledossier individuel au fonctionnaire,en méconnaissance des textes enprévoyant l’obligation, ouvre droit àdommages et intérêts pour lepréjudice causé à l’agent.

En cas de refus opposés parl’administration à des demandes desconsultations, la commission d’accèsaux documents administratifs(CADA) doit être saisie.

Le refus de communication ne peutêtre attaqué qu’à l’occasion durecours contre la décision desanction [C.E. 29 juillet 1953" CATON ", C.E. 27 janvier 1982" Mme PELLETIER "].

La procédure est irrégulière en casde refus illégal ou de communicationincompléte (C.E. 30 octobre 1995" SCHAEFFER "].

2/ Droit à confidentialitédu dossier :

La mention publique d’élémentsd’un dossier individuel constitue unefaute de nature à engager laresponsabilité de l’employeur[C.E. 28 novembre 1962" PEYREFITTE "].

L’administration doit prendre lesprécautions utiles : elle est ainsitenue d’archiver les dossiers dans leslocaux sécurisés et interdire leur

accès aux personnes non habilitées(loi n°79-18 du 3 janvier 1979 surles archives et circulaire FP n°182 du20 octobre 1993).

Les membres des CAP peuventobtenir communication de toutespièces et documents nécessaires àl’accomplissement de leur mission etsont tenus à l’obligation dediscrétion (Cf. article 39 du décretn°82-451 du 28 mai 1982, avisCADA 23 janvier 1992 " Ministèrede l’Intérieur ", C.E. 4 novembre1992 " PAILLARUD ", C.E. 11février 1994 " BIANZANI ").

La communication de son dossier àl’agent est confidentielle : il doit enprendre connaissance lui-même. Untiers non autorisé ne peut s’ysubstituer .

Mais l’agent peut, lors d’uneprocédure disciplinaire, se faireassister par un défenseur de sonchoix autorisé à consulter le dossierdu fonctionnaire.En dehors des procéduresdisciplinaires, la loi du 17 juillet1978 ne prévoit pas expressémentque le fonctionnaire puisse se faireaccompagner mais elle n’y fait pasobstacle non plus…Ainsi, la jurisprudence précise que "la consultation peut se faire enprésence d’une personne choisie parle fonctionnaire [C.E. 30 octobre1959 " MARCOULET ", C.E. 11juillet 1988 " COIFFIER ", C.E. 17juin 1988 " LABROSSE "]. Lacirculaire FP n°465 du 15 janvier1960 autorise même lacommunication du dossier à lapersonne choisie par lefonctionnaire, même en l’absence dece dernier.

Enfin, le dossier individuel devientlibrement accessible aux tiers aprèsun délai fixé à 120 ans à compter dela date de naissance du fonctionnaire(cf. réponse ministérielle n°13.866J.O.A.N. 21 août 1989).

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