K8- MANUEL D’UTILISATION

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K8- MANUEL D’UTILISATION

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Introduction ....................................................................... 3

Programme .................................................................... 3

But ................................................................................. 4

Objectifs ........................................................................ 4

Pour commencer ........................................................... 5

Menu du Système .......................................................... 6

Navigation dans Gestion des Ventes ............................. 7

Terminal & Claviers ..................................................... 9

Gestion de la Relation Client - CRM ............................... 10

L’Affichage Client ........................................................... 16

L’Affichage Stock ........................................................... 19

Ecran Gestion des Ventes - Devis .................................... 24

Créer un nouveau devis ............................................... 25

Saisir les produits ........................................................ 26

Le panier d’achat......................................................... 27

Pour appliquer des prix et des remises ........................ 28

Bas de page ................................................................. 29

Traiter un devis ........................................................... 30

Devis - Options d’Impression ..................................... 31

Copier/Coller un Devis ............................................... 32

Changement de gamme & suppression de ligne ......... 33

Imprimer un bon de préparation .................................. 34

Réimpressions d’un devis ........................................... 35

Devis Rapide ............................................................... 36

Création d’un contact .................................................. 37

Ajouter un contact ....................................................... 38

Convertir un devis en vente ............................................. 39

Traiter une vente ......................................................... 40

Réimpressions de documents & Pièces de rechange ... 41

Politique de réductions faites au personnel Houdan

Cuisines ....................................................................... 42

Types de compte commande & Modes de paiement ... 43

Traiter une vente pour un client en compte Cash (ou un

client sans compte) ...................................................... 44

SBO (Stock Back Order) & ADI (Advance Despatch

Invoice) ....................................................................... 45

Casser une ligne ...........................................................46

Gérer les SBO ..............................................................47

Débloquer un SBO en réaffectant du stock réservé .....48

Commande en avance ..................................................49

Paiement sur compte ........................................................50

Corriger un paiement sur compte.................................51

Prépaiement pour client en compte ..............................52

Réimprimer les paiements sur compte .........................52

Avoir – à partir d’une vente K8 ........................................53

Avoir ............................................................................54

Ventes utilisant un chèque du siège .............................55

Procédure des cadeaux .....................................................57

Transferts de Stock ...........................................................58

Emettre un transfert de stock .......................................59

Réception d’un Transfert de Stock ..............................60

Recevoir les livraisons Fournisseur ..................................62

Détails des Livraisons. .................................................63

Recevoir les Commandes Fournisseur .........................64

Ecarts de livraison .......................................................65

Inventaire Tournant ..........................................................69

Inventaire Tournant Ad hoc ..............................................72

Inventaires Tournants aléatoires systématisés (IPP) .........75

Systèmes & Pratiques de Travail – Section Manager .......80

Prépaiement pour les clients sans compte ....................81

Transactions Gratuites .................................................83

Procédure de mise au rebut informatique : ..................85

Ajustements de stock Code 1 .......................................86

Ajustements de Stock codes 8, A, E et K ....................87

Ajustements Cash ........................................................88

Vérifications et fermeture de Caisse .................................93

Vider le surplus de la Caisse ........................................94

Vérification de Caisse ..................................................96

Mode de Paiement .......................................................97

Fermer la caisse ...........................................................99

Mise en Banque Informatique....................................101

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Introduction Programme

• Pour commencer

• Navigation dans K8

• Atelier GRC

• Affichage Client

• Affichage Produit

• Créer un devis

• Appliquer des remises

• Copier un devis

• Changer de gamme de cuisine

• Convertir un devis en vente

• Prendre un paiement

• Commande en avance

• Avoirs

• Transferts de Stock

• Livraisons de Stock

• Inventaires Tournants

• Fermer les caisses

• Section Managers

• Effectuer une dépense à partir de la caisse 99

Manuel de formation Légende :

= Information importante

= Point de conformité

= Rangement dans les classeurs

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But Connaître les fonctionnalités du système et les bonnes pratiques de travail.

Objectifs

➢ Vous connecter à K8 et naviguer dans l’écran GDV

➢ Produire des devis, ventes, avoirs et comprendre les documents s’y rapportant selon les besoins

du client et en accord avec les procédures du dépôt.

➢ Ouvrir, fermer et gérer les caisses en accord avec les procédures de gestion d’argent.

➢ Commander du stock pour les clients et l’affecter lorsque la livraison arrive, en ayant conscience

des conséquences sur le stock.

➢ Emettre et recevoir correctement les transferts de stock à partir de et vers votre dépôt.

➢ Effectuer des paiements sur compte pour les clients en compte crédit ou cash.

➢ Effectuer les procédures administratives journalières en utilisant les rapports appropriés en accord

avec la politique de l’entreprise.

➢ Recevoir les livraisons fournisseur dans le système et corriger les erreurs de livraison en accord

avec la politique de l’entreprise.

➢ Gérer précisément le stock dans le dépôt en utilisant les inventaires tournants.

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Pour commencer Image 1 – Se connecter à K8

Cliquez sur Connect ou appuyer sur Entrer

Les mots de passe doivent contenir un minimum de 7 caractères.

Le mot de passe pour K8 est sensible aux majuscules, donc si vous incluez des majuscules dans votre

mot de passe, il vous faudra toujours les entrer comme telles.

Ex. : K8arras1 doit avoir un K majuscule.

Il y a 2 niveaux d’utilisateurs, les responsables de dépôt et le personnel, car il y a des fonctions qui

nécessitent un niveau d’autorisation plus élevé, par exemple pour les opérations bancaires ou les

changements de niveau de réapprovisionnement du stock.

Pour vous déconnecter, cliquez sur l’icône verte Quitter.

Menu du Système Figure 1 -

Toutes les transactions sont identifiées par la personne connectée à K8. Si vous voulez pouvoir suivre de façon précise votre performance, vous devez vous connecter sur l’écran Gestion des Ventes avec votre identifiant. Pour des raisons de sécurité et de traçabilité, vous ne devez vous connecter qu’avec votre identifiant et vous déconnecter lorsque vous n’êtes plus devant l’ordinateur.

Sous aucun prétexte vous ne devez utiliser CTRL, ALT & SUPPR pour sortir de K8, car cela fait disparaitre votre session de l’écran, mais elle reste active en arrière-plan.

Entrez votre nom d’utilisateur et

votre mot de passe. Faites

attention aux majuscules.

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Menu du Système

Image 2 – Ecran d’accueil

Le menu du système contient toutes les fonctions dont les dépôts ont besoin. Certaines sont restreintes

au profile « Responsable de Dépôt ». L’écran le plus utilisé par les dépôts est l’écran « Gestion Des

Ventes » (GDV), qui se trouve dans le classeur du même nom.

Vous pouvez ouvrir et fermer les classeurs en utilisant les icônes « plus/moins » ou en double-cliquant

sur les titres.

Tous les rapports sont dans Générateur de Rapports, cependant vous pouvez placer les rapports que

vous utilisez souvent dans le Bureau Rapports, dans vos Groupes Favoris.

Ajouter des raccourcis :

Pour ajouter des raccourcis dans la partie centrale de l’écran d’accueil « Application des favoris » vous

devez d’abord trouver l’écran pour lequel vous voulez un raccourci dans la partie gauche.

1. Vous pouvez faire glisser l’écran dans la partie centrale,

OU

1. Cliquer droit sur le nom de l’écran et sélectionner « Ajouter aux Favoris »

2. Sélectionner « Principaux Favoris » et cliquer sur OK.

Renommer un raccourci :

1. Cliquez droit sur le raccourci et sélectionnez « Renommer ».

2. Saisissez le nouveau nom et cliquez sur OK.

Changer d’icône :

1. Cliquez droit sur le raccourci et sélectionnez « Modifier Icône »

2. Sélectionnez une icône dans le catalogue proposé et cliquez sur OK.

Supprimer une icône :

1. Cliquez droit sur le raccourci et sélectionnez « Supprimer » puis cliquez sur OK.

Le menu du système contient toutes

les fonctions K8. Ouvrez les fichiers

en cliquant sur le signe +. Fermez-les

en cliquant sur le signe -.

Ajoutez des fonctions à vos

favoris à partir du menu du

système en ouvrant un fichier et

en glissant-déposant la fonction

à déplacer.

Ajoutez les rapports

fréquemment utilisés ici

pour en faciliter l’accès.

Vue instantanée du

CA, de la marge et

des transactions liées.

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Navigation dans Gestion des Ventes

Pour quitter la tâche que vous exécutez dans K8, avec l’option de sauvegarder

tous les changements appliqués à cette transaction, ou sortir de l’écran sur lequel vous êtes.

Pour sélectionner dans la liste des options pour créer des transactions GDV ou

utiliser les raccourcis-clavier indiqués.

Ouvre une nouvelle transaction vente, sur le compte dépôt par défaut, et permet

d’ajouter des renseignements sur un nouveau compte.

Montre l’historique des transactions pour l’utilisateur actuel avec une option de recherche pour toutes les transactions par compte ou par nom du client. Pour rappeler une transaction, vous pouvez utiliser le numéro de commande ou la référence.

Sauvegarde tous les changements effectués lors d’une vente, devis ou commande sur l’écran Gestion Des Ventes. A n’utiliser que si vous avez effectué des changements.

A utiliser pour interrompre une vente, un devis ou une commande afin de pouvoir effectuer une autre tâche sans perdre les renseignements liés à la vente. Cela permet de rappeler cette vente, devis ou commande et de terminer le processus plus tard.

A utiliser pour quitter une vente, devis ou commande sans sauvegarder les renseignements sur le système. En utilisant cette icône, vous supprimez complètement la transaction et ne pourrez pas la rappeler.

En sélectionnant Annuler, vous supprimer toutes les lignes sur une commande. Vous ne pouvez pas l’utiliser si un paiement a déjà été traité. NE PAS UTILISER sur les commandes Fournisseur car cela annulera la livraison ou transfert et vous ne pourrez pas recevoir la marchandise.

A utiliser pour terminer une vente, ce qui vous amènera à l’écran final du paiement. Pour un devis, cliquez sur cette icône pour sauvegarder dans le système. Utilisez cette icône plutôt que l’option Sauvegarder.

Cette icône vous permet d’avoir un résumé de votre marge, du coût et de la marge brute en % avec la valeur totale des marchandises, la TVA et les coûts totaux.

L’icône Consultation vous permet de convertir une vente en devis et de le sauvegarder comme tel dans le système avec la possibilité de l’imprimer pour votre client.

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Navigation dans Gestion Des Ventes Image 3 – fonctions supplémentaires dans GDV

Image 4 – Visualiser et réimprimer une facture ou un bon d’enlèvement

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Terminal & Claviers

Les touches du clavier vous permettront d’accéder à certaines fonctions :

ECHAP Permet de sortir de la fonction F12 Copier/Coller un devis

TAB Intègre l’information donnée et passé au champ suivant.

RETOUR ARRIERE Pour effacer les informations saisies

F2 Montre tous les raccourcis clavier du système (à utiliser dans l’écran GDV)

CTRL Maintenez cette touche appuyée et appuyer sur une touche F pour avoir accès à d’autres fonctions

F5 Affichage Produit SHIFT Maintenez cette touche appuyée pour écrire en majuscule.

F6 Affichage Fournisseur ENTRÉE / RETOUR Permet d’accéder à la ligne du dessous dans les espaces de texte libre.

F7 Affichage Client ENTRÉE Peut être utilisée comme la touché TAB.

La plupart des fonctions dans les listes déroulantes et les icônes de la barre de menu ont des raccourcis clavier. Il n’est donc pas obligatoire d’utiliser la souris si vous n’en avez pas envie. Ils sont listés dans la matrice des clés de fonction qui s’affiche lorsque vous appuyer sur F2.

ECHAP

TAB F2

F6 F7 F5 F12 Retour Arrière

CTRL

SHIFT

Entrée/Retour Entrée

SHIFT

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Gestion de la Relation Client - CRM Gestion des Ventes – Catégories de clients Dans K8, il y a 3 catégories de clients et chaque catégorie détermine comment traiter les ventes pour le

client :

1. Client Sans Compte – ce client n’a pas (encore !) de compte chez nous.

• Le paiement doit s’effectuer au moment de l’enlèvement.

• Un contact doit être créé obligatoirement.

• Un acompte peut être effectué en utilisant une vente sans ligne (section MANAGER).

• Ils peuvent être rajoutés à la liste des clients prospects.

2. Compte Cash – ce client a un compte chez nous avec une limite de crédit de zéro euro.

• Le paiement doit s’effectuer au moment de l’enlèvement.

• Un contact doit être créé obligatoirement (le système ne vous permettra pas de créer

une vente ou un devis sans contact).

• Pour les acomptes, il faut faire un paiement sur compte.

• Le solde positif du compte peut être utilisé dans tous les dépôts.

3. Compte Crédit – ce client a un compte crédit chez nous dont la limite a été établie par le Crédit

Contrôle.

• Le crédit est accordé sans intérêt bancaire.

• Le crédit peut être utilisé pour acheter de la marchandise. Le paiement du crédit utilisé

sera dû 30 jours après le dernier jour de la période.

• Pour les acomptes, il faut faire un paiement sur compte.

• Le compte crédit peut être utilisé dans tous les dépôts.

• Le client peut choisir d’avoir ses factures envoyées par email.

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Gestion de la Relation Client - CRM

La plateforme de travail CRM est un historique des transactions par client. Vous trouverez l’icône CRM

Plateforme de Travail dans l’écran principal mais aussi dans la plupart des écrans.

Image 5 – Trouver CRM Plateforme de Travail

Image 6 – Trouver le client

Pour trouver un compte, il existe 4 façons :

1. Saisissez le numéro de compte

2. Saisissez le code postal, ou le nom de la ville, de la rue

3. Saisissez le nom de l’entreprise du client

4. Une combinaison de critères du 2 et 3 ci-dessous.

Un critère de recherche valable doit se composer au minimum des 3 premiers caractères du mot ou nombre recherché (à l’exception du code postal, pour lequel les 2 premiers chiffres fonctionnent en tant que critère de recherche).

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Gestion de la Relation Client - CRM

Une fois que vous avez trouvé votre client, sélectionnez-le. Vous aurez ainsi son historique dans les

trois sections sur la droite de l’écran :

• Les paiements sur compte

• Les ventes, commandes et avoirs

• Les devis

SI vous le souhaitez, vous pouvez maximiser la taille d’une des sections en double cliquant sur l’en-tête

bleu foncé de la section, qui sera alors en taille maximale. Pour revenir à l’écran d’origine, double

cliquez à nouveau sur l’en-tête bleu.

Les Colonnes de la section Vente :

Compte : Numéro de compte du client

Dépôt : Numéro du dépôt

Date de la dernière facturation : La dernière date où la vente a été facturée

Numéro de la dernière facture : Le numéro de la dernière facture émise pour cette vente

Date de création : Date de la création de la vente

Numéro de Commande : Numéro unique de la transaction K8

Nom Livraison : Nom du Client ou du Contact utilisé

Type de commande : Type de transaction (SL = Vente, CR= Avoir)

Numéro de commande client : La référence chantier du client ou son mot de passe

Numéro de facture : Le numéro de la facture d’origine (s’il n’y en a pas, la transaction n’a jamais été

facturée. C’est donc une commande).

Montant : Montant de la vente Hors Taxe

Coût ZZ : Coût lié à un service (par exemple, la livraison)

TVA : le montant de la TVA

Grand Total : Montant total de la vente (marchandise + service + TVA)

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Gestion de la Relation Client - CRM

Une fois l’historique affiché pour un client, vous pouvez changer l’affichage pour obtenir l’historique pour

tous les clients.

Image 7 – cliquez sur le filtre pour afficher l’historique de toutes les transactions

Image 8 – paramétrer le filtre d’affichage

Image 9 – Autres options de filtres

Dans la section Propriété Vous pouvez sélectionner l’une des options suivantes : Tout l’historique – pour tous les utilisateurs Mon historique – pour la personne connectée au système Autre historique – pour un autre utilisateur du dépôt sauf soi. Cliquez sur OK.

Dans Afficher : Vous pouvez saisir une date de début et une date de fin pour ne voir que les transactions sauvegardées ou traitées dans ce laps de temps. Cliquez sur OK Dans Filtre : Si vous aviez saisi une référence chantier ou un mot de passe dans le champ « Numéro de Commande Client », vous pouvez saisir ces informations pour trouver la transaction voulue. Cliquez sur OK

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Gestion de la Relation Client - CRM

En décochant le champ « Historique Pour » dans le filtre vous pouvez utiliser l’historique Devis pour

contrôler vos leads en attente.

Pour annuler un filtre, cliquez sur l’icône « RàZ », Remise à Zéro, en dessous de l’icône « Filtre ».

A partir des listes d’historique affichées vous pouvez cliquer-droit sur n’importe quelle transaction pour l’ouvrir et la visualiser ou obtenir des informations sur le client.

Image 10 – pour visualiser une transaction en particulier

Rappelez-vous de convertir les devis en ventes, ou de supprimer les devis

obsolètes afin de ne pas garder d’information inexacte dans votre tableau de

leads.

Dans Général dans le filtre de Historique Devis : Sélectionnez « Voir Tout Historique » Décochez l’historique pour le client Laissez les champs pour les dates vides Cela affichera tous les devis pour votre dépôt.

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Gestion de la Relation Client - CRM Vous pouvez également utiliser la plateforme de travail pour gérer les clients de passage de votre dépôt.

Pour ces clients, vous aurez créé un contact sur le numéro de compte du dépôt, qui commence tous par

CF puis le numéro du dépôt (ex : CF301). Pour les dépôts belges, le numéro du dépôt commence par

CT (ex : CT4001).

Dans la chaîne de recherche saisissez le nom de votre client de passage ou un autre renseignement le

concernant puis TAB.

Double-cliquez sur contacts pour afficher la liste.

Image 11 – entrez le numéro de compte de votre dépôt pour obtenir la liste de vos clients de passage

En cliquant-droit sur un des noms vous pouvez

choisir « Editer Contact » pour en modifier les

renseignements.

Cliquez sur lorsque vous avez fini. Vous

pouvez également supprimer le contact si besoin en

cliquant sur

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L’Affichage Client Vous y avez accès dans Afficher, dans la barre de menu, ou par le raccourci clavier F7. Par défaut, l’écran s’ouvre sur l’icône Financier, onglet Soldes. Image 12 –pour effectuer une recherche dans l’affichage client

Options pour retrouver un client :

o Entrez, si vous le connaissez, le numéro de compte, ex : 0003000033 o Entrez, si vous le connaissez, le nom du client, ex : Marc o Entrez, si vous le connaissez, l’adresse ou code postal ex : Seigneur 591 o Ou une combinaison des options ci-dessus ex : Mar 591

Note : Si le client a demandé à ce qu’un mot de passe soit requis pour l’utilisation de son compte, un message apparait lorsque vous commencez une nouvelle transaction pour lui pour vous rappeler qu’il faut saisir un mot de passe dans le champ Numéro de Commande Client.

Recherchez un Client en entrant son

numéro de compte, une partie de son

nom, adresse, numéro de téléphone

ou une combinaison de ces critères.

Le nombre minimum de caractère

pour la recherche est de 3, ex : Seg

vous donnera une liste des clients qui

contiennent ces 3 lettres au début de

leur nom.

Rappelez-vous qu’il faut saisir au minimum les 3 premiers caractères d’un mot ou

nombre pour que cela constitue un critère de recherche. Un espace signifie pour

K8 que les prochains caractères sont à chercher dans un autre mot.

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L’Affichage Client

Si plusieurs clients correspondent à vos critères de recherche, la fenêtre suivante s’ouvrira. Vous pourrez alors choisir le client dans une liste de clients, ou rajouter des critères de recherche pour réduire la liste.

Image 13 – pour ajouter des critères de recherche

Image 14 – pour trouver plus d’informations

Mar donne 712 résultats,

mar cro donne 8 résultats,

Mar cro 591 donne un seul

résultat.

Double cliquez sur le client que vous

souhaitez visualiser OU cliquez une

fois puis cliquez sur OK.

Cliquez sur les différentes icônes

vous fournira différentes

informations sur votre client, ex :

référence de commande obligatoire,

limite de crédit, type de compte,

transactions en cours, contacts, etc…

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L’Affichage Client Icône Résumé Résume les renseignements concernant le client Icône Client

Montre les renseignements concernant le compte client (date de création, type de compte, mot de passe requis).

Icône Financier

Par défaut, vous verrez l’onglet Soldes, qui vous donnera le statut du compte, la limite de crédit, le crédit utilisé et restant disponible, l’état du crédit, etc…

Icône Détail

• L’onglet Transactions montre les ventes réalisées pour le client

• L’onglet Commandes Clients montre les commandes en cours pour le client

• L’onglet En Transit montre les produits en transit pour le client

• L’onglet Devis montre les devis en cours pour le client Icône Contacts Montre tous les contacts créés sur le compte du client.

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L’Affichage Stock Vous y avez accès dans Afficher, dans la barre de menu, ou par le raccourci clavier F5. Image 15 – recherche dans l’affichage stock

• Options pour retrouver un produit o Vous pouvez utiliser la référence produit en entier ou partiellement, ex : WOR6880 ou

WOR6 o Vous pouvez rechercher par mot ex : pla bar bla

Lorsque vous utilisez la recherche textuelle, elle s’effectue à partir des 3 premiers caractères d’un mot

ou d’un numéro.

Dans l’exemple d’un plan de travail Blanc, vous pouvez taper plan travail blanc, pla bar bla ou bar 2400,

ce qui vous donnera l’article voulu ou vous présentera une liste.

Vous pouvez afficher des codes KIT mais aucune information ne vous sera donnée car K8 ne reconnait

pas les codes KIT comme étant des articles en stock. Vous pouvez casser le code en sélectionnant la

petite icône à côté de Qté Kit dans l’icône Stock. (Voir Figure 22)

Recherchez un produit en

utilisant sa référence (entière

ou partielle), ou une partie de

sa description. Il faut taper les

3 premiers caractères d’un

mot ou d’un nombre.

Page 20: K8- MANUEL D’UTILISATION

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Affichage Stock Image 16 – sélectionner un produit pour le visualiser

Cliquez sur un produit de la liste pour le sélectionner. Recliquez dessus pour le désélectionner.

Si la ligne est bleue, le produit est sélectionné. Cliquez ensuite sur Terminer. Image 17 – icônes d’information supplémentaire

(N) Nouveau Produit= pas encore prêt à

être vendu

(C) Actuel= Gamme actuelle disponible

à la vente

(S) Si disponible= produit sur le point

d’être arrêté mais toujours en stock à

l’usine ou au Dépôt Central

(D) Arrêté= Plus de stock en usine, à

voir avec les dépôts

(T) Test = produits actuellement en test

Cliquez sur ces icônes pour avoir des

informations supplémentaires sur le

produit, ex : coût, taille, fournisseur,

historique, stock disponible dans les

autres dépôts.

Page 21: K8- MANUEL D’UTILISATION

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Affichage Stock Les différentes icônes sont : Montre le stock physique, réservé pour le client et libre à la vente. Montre également les prochaines arrivées de stock. L’onglet Général montre le statut du produit, la catégorie de réapprovisionnement. L’onglet Détail montre le volume, le poids et la longueur du produit.

L’onglet Général montre la quantité en stock, réservé pour des clients, libre à la vente et le stock en excès. L’onglet Achat vous montre le fournisseur de ce produit. L’onglet Réappro vous montre le stock de sécurité (champ « Maximum »). L’onglet Audit vous montre les gains et les pertes de stock depuis le dernier inventaire. L’onglet Site vous montre les quantités de ce produit dans les trois fichiers stock K8.

L’onglet Achats montre les prochaines livraisons du produit L’onglet Ventes montre les commandes qui réservent le stock. L’onglet Devis montre les devis sur lesquels le produit est présent. L’onglet Carte montre toutes les transactions effectuées pour ce produit. L’onglet ailleurs vous montre l’état du stock dans les autres dépôts.

Cette icône vous montre l’état du stock dans les trois fichiers stock (dispo, expo et abîmé)

Image 18 – information dans Détail

Achats – montre les livraisons non reçues et les transferts en transit. Ventes – montre toutes les ventes non traitées pour ce produit, ce qui inclut les ventes sauvegardées et interrompues. Devis – montre tous les devis en attente Carte – montre l’historique du produit

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L’affichage stock Image 19 – Historique du stock dans Carte, types de mouvements

Image 20 – Vérification de stock en utilisant l’icône Ailleurs

TR – Ajustement stock Code 1

(mouvement de stock interne au dépôt)

BT – Transfert Sortant

BO – Code 8 négatif (perte de stock)

BI – Code 8 positif (gain de stock)

SL – Vente

S – Livraison reçue ou transfert entrant

CR – Avoir/Remboursement

L’icône Ailleurs vous donne une liste de tous les dépôts et de la situation de leur stock

pour le produit concerné. Vous avez également leur numéro de téléphone. Cette liste peut

être formatée par le responsable de dépôt pour afficher les dépôts les plus proches du

vôtre en premier. Pour cela, dans l’écran du menu, cliquez sur le classeur Fichier Dépôt,

puis sélectionnez Utilitaire de Gestion. Sélectionnez Séquence de Recherche Agence, et

cliquez dans la colonne Dépôt. Saisissez le numéro de dépôt puis TAB pour arriver à la

colonne Maintenu. Cochez la case en cliquant dedans puis cliquez sur l’icône Quitter.

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L’affichage stock – Recherche sur un code KIT Un code KIT est un code qui se compose de plusieurs références de stock et qui vous permet de

vendre un meuble en utilisant qu’un seul code. Si vous saisissez un code KIT dans l’affichage produit, aucune information n’apparait car le code utilisé comprend plusieurs références. Néanmoins, dans l’icône Stock, onglet Général, une ligne supplémentaire apparait ; « Qté kit d’essai », qui vous donne le nombre de code kit total disponible à la vente, à savoir, que vous avez assez de chaque référence qui compose le code kit pour vendre ce nombre de meuble complet. Vous pouvez également cliquez sur l’image qui apparait à coté de cette ligne pour connaitre les références qui composent ce code. Image 21 – pour casser les codes KIT

Pour casser les codes KIT, cliquez sur l’icône Stock, puis sur l’onglet Général. A côté de la ligne « Qté Kit d’essai », cliquez sur l’image et vous obtenez des informations sur la disponibilité des composants du code Kit.

Attention : Vous ne pouvez pas utiliser les codes KIT pour ajuster le fichier stock, transférer des produits ou faire des inventaires tournants. Vous pouvez utiliser les codes KIT pour les ventes et les devis. K8 utilise les codes KIT comme moyen de vendre les éléments composant le Kit avec une seule valeur.

Page 24: K8- MANUEL D’UTILISATION

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Ecran Gestion des Ventes - Devis Cet écran vous permet d’effectuer la plupart de vos tâches journalières comme les ventes, devis,

transferts de stock et avoirs.

Image 22 – Information sur l’en-tête

No commande : sert à créer une nouvelle transaction, soit en sélectionnant l’icône Créer ou en utilisant

le raccourci clavier comme indiqué dans l’icône Créer. K8 produit automatiquement un numéro de

commande pour chaque transaction OU, pour trouver une transaction déjà existante, tapez le numéro de

commande K8 dans le champ No Commande.

N° de compte : Saisissez le numéro de compte crédit ou cash du client.

Contact : Saisissez ici les renseignements du client sans compte ou du contact du compte cash

N° Cde Client : Si le client a fait la demande d’un mot de passe, saisissez le ici. Si ce n’est pas le cas,

vous pouvez utiliser ce champ pour inscrire une référence chantier.

Date requise est la date à laquelle le client souhaite recevoir la marchandise.

Date possible est la date la plus proche à laquelle vous pouvez obtenir la marchandise du fournisseur.

Cette date est liée au délai de production du fournisseur et au programme des livraisons Dépôt.

Si les articles manquants ne proviennent pas du même fournisseur, ils peuvent ne pas avoir la même

date possible. La date possible de l’en-tête correspondra à celle du produit le plus long à être livré. Pour

les articles manquants qui peuvent être disponibles plus tôt, vous pouvez changer la date souhaitée

dans la ligne du produit, à gauche de Statut, pour que ces produits arrivent dès leur disponibilité.

Référence PLAN-IT : pour saisir le numéro du plan créé dans PLAN-IT.

Page 25: K8- MANUEL D’UTILISATION

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Créer un nouveau devis Image 23 – pour créer un nouveau devis

Pour démarrer une nouvelle commande, vous pouvez utiliser une des options suivantes :

• Sélectionnez Devis à partir de l’icône « Créer », OU

• Tapez « QT » dans le champ No Commande.

Pour saisir le N° de compte :

• Saisissez le numéro de compte ou recherchez-le en utilisant une combinaison quelconque à

partir des renseignements du client, ex : nom + code postal, etc…

• Pour un client sans compte, gardez le numéro de compte du dépôt qui s’inscrit par défaut

(CF### ou CT###) et créez un contact pour lui.

Saisir les produits

Il y a plusieurs façons de rentrer un produit sur un devis.

Image 24 – entrer un produit

Saisissez une référence. La quantité par défaut est de 1. Une option pour changer la quantité est de mettre le chiffre en préfix du code (ex : 2,woh0985). Saisissez le début du code produit correspondant à la gamme pour obtenir une liste des produits de cette gamme, ex : GLV5. Si le produit de la ligne suivante est de la même gamme que le précédent, vous n’avez pas besoin de taper la partie du code correspondant à la gamme ; Ex : GLV5160 pour la 1ère ligne, puis 5180 pour la 2nd ligne.

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Saisir les produits

1. Cliquez sur le champ « Produit » 2. Saisissez certaines des informations suivantes pour retrouver votre produit :

o Saisissez le code du produit, appuyez sur la touche TAB o Saisissez au minimum les 3 premiers caractères du code, appuyez sur TAB et choisissez

votre produit dans la liste o Saisissez un critère de recherche correspondant à la description du produit, appuyez sur TAB

et choisissez votre produit dans la liste Image 25 – Pour sélectionner le produit à partir d’une liste

1. Sélectionnez le produit voulu

2. Saisissez la quantité souhaitée

3. Cliquez sur l’icône Terminer

Saisir une quantité La quantité par défaut est 1. Vous pouvez modifier la quantité de plusieurs façons

• Une fois le produit dans la ligne, en modifiant le nombre dans la colonne « quantité »

• En saisissant le code, en incluant la quantité avant ou après la référence, séparée d’une virgule

Ex : RKC1158,2 ou 2,RKC1158

Saisir un code KIT Vous pouvez entrer un code kit de la même façon qu’un code produit, cependant il faudrait appuyer sur TAB deux fois. La ligne du code KIT sera en jaune, les lignes correspondant aux composants du meuble apparaitront à la suite en gris clair. Vous pouvez cliquer sur le signe – pour ne voir que la ligne KIT, ou + pour voir également les composants.

Page 27: K8- MANUEL D’UTILISATION

27

Le panier d’achat Vous pouvez sélectionner plusieurs produits en même temps à partir de la liste proposée eu lien avec les critères de recherche que vous avez utilisé. En cliquant sur Terminer, le premier produit de la liste se met dans la ligne du produit. Les autres sont

stockés dans un « panier d’achat ». Il vous faudra alors vider le panier. Image 26 - Pour vider le panier d’achat

Il y a différentes manières de prendre les articles du panier d’achat : Pour que tous les produits entrent en même temps :

• Allez dans Outils et sélectionnez « Passer à la Caisse »

• Cliquez sur l’icône panier, en bas de l’écran, et faîtes la glisser jusqu’au prochain champ libre de code produit.

Pour entrer chaque produit individuellement :

• Ctrl + Z et TAB jusqu’à la fin de la ligne

• Cliquez sur le panier, puis sur l’article et TAB jusqu’à la fin de la ligne

Rappelez-vous d’appuyer sur TAB jusqu’à la fin de la dernière ligne avant de sélectionner un autre article dans le panier ou utilisez CTRL et Z puis TAB jusqu’à la fin de la ligne.

Page 28: K8- MANUEL D’UTILISATION

28

Pour appliquer des prix et des remises

Il y a 3 façons de modifier des prix sur un devis.

Image 27 – Prix et Remises

• Changer le prix

1. Cliquez sur la colonne Prix et ressaisissez un montant.

2. Appuyez sur TAB. (la colonne Equivalence de Remise vous donne la remise correspondante)

• Appliquer une remise sur le prix de base

1. Cliquez sur la colonne Rem % et saisissant un montant

2. Appuyez sur TAB (la colonne Equivalence de Prix vous donne le prix HT correspondant)

• Remise de groupe, pour appliquer la même remise à l’ensemble de la gamme de produit (même

premier 4 caractères) :

1. Cliquez sur l’icône Conditions

2. Dans le champ « Groupe de remise », saisissez les 4 premiers caractères d’un code produit

ex : CLY5 (à saisir impérativement en majuscule)

3. Appuyez sur TAB deux fois (jusqu’au champ % Remise)

4. Saisissez le pourcentage de remise souhaité

5. Cliquez sur l’icône « Lignes » sur la gauche de l’écran

6. Cliquez sur « Outils » dans la barre du menu et sélectionnez « Recalcul des prix » pour

appliquer la remise.

En utilisant Conditions, vous ne pouvez pas effectuer des remises différentes pour des produits de la même gamme.

Cliquez sur l’icône Conditions pour ajouter des remises à une gamme de produit.

Cliquez dans cette colonne pour changer le prix de la ligne.

Cliquez dans cette colonne pour changer la remise de la ligne.

Attention de ne pas combiner un changement de prix et d’appliquer une remise pour le même produit.

Page 29: K8- MANUEL D’UTILISATION

29

Bas de page

Image 28 – Information en bas de page

Une fois les produits entrés dans les lignes, vous verrez les informations suivantes en bas de l’écran : Dépôt Propriétaire : le dépôt qui a ouvert le compte Mode de facturation : soit « imprimer» (la facture client s’imprime au dépôt) ou «envoyer et imprimer» (la facture client est envoyée par email). Compte créé le : Date de création du compte client. Marchandise : Valeur totale hors taxe des produits TVA : le montant de la TVA à rajouter Total : le montant Toute Taxe Comprise

Dans la zone grisée en bas de l’écran vous pouvez voir la marge, qui doit se lire en pourcentage malgré

le fait qu’elle apparaisse comme un chiffre. Pour la lire, imaginez qu’il y a une virgule avant les deux

derniers chiffres (ex : 6280 doit se lire 62.80%). La lecture est volontairement rendue difficile afin que

vote client ne puisse pas identifier la marge dépôt en regardant l’écran.

A côté de la marge apparait la mention « Règlement comptant », qui vous indique le client doit payer

comptant, ou « solde crédit xxxx», qui vous indique le solde disponible sur le crédit du client.

Page 30: K8- MANUEL D’UTILISATION

30

Traiter un devis Image 29 – Information devis

Origine : Vous permet de préciser l’origine du devis. Ex : Visite Rep, Mailing, etc…Cela vous aidera à

mieux juger de vos performances marketing.

Référence devis : vous permet d’expliciter un peu plus le projet. Ex= Nouvelle Maison, Remise à neuf

d’une propriété, etc ...

Date de suivi : saisissez la date à laquelle il faudra relancer le client. Cela vous aidera à gérer vos leads

et les performances du dépôt.

Date d’expiration : Le système règle la date à 1 mois après la date de création. Cependant, vous

pouvez régler vous-même la date à laquelle vous et votre client estimez que le devis aura expiré. Vous

pouvez utiliser cette fonctionnalité conjointement avec la date de suivi. Les devis restent dans le

système pendant 60 jours après la date d’expiration. Au-delà de ce décompte, le devis est rendu inactif

(vous ne pourrez plus travailler dessus, mais vous pourrez le copier et le coller dans une nouvelle

transaction).

Code confiance : vous permet d’anonymiser le devis (cache les renseignements concernant votre

client). Cela est obligatoire si vous devez donner le devis à une tierce personne.

Saisissez le plus d’information possible concernant votre devis. Cela peut être utile si un projet doit être

repris par une autre personne de l’équipe, ou si vous avez égaré votre dossier client.

Pour vous aider dans la gestion et le suivi de vos leads, entrez toutes les informations dont vous avez besoin.

Page 31: K8- MANUEL D’UTILISATION

31

Devis - Options d’Impression

Sur l’écran final ; vous pouvez choisir le type d’information qui apparaitra, ou pas, sur le devis à

imprimer. Cochez la case pour faire apparaitre l’information. Décochez la case pour que l’information

n’apparaisse pas.

Image 30 – Information à imprimer

Imprimer quantité : montre la quantité des produits Imprimer infos kit : montre les éléments qui composent un meuble (les éléments du code KIT) Imprimer prix unitaire : montre le prix de vente conseillé Imprimer montants supplémentaires : montre le prix remisé et le taux de marge potentiel du client Imprimer totaux : montre le montant total du devis Si vous souhaitez visualisez un aperçu de votre devis avant de l’imprimer sélectionnez à partir du menu déroulant du champ Action « Aperçu Devis ». Cliquez ensuite sur le bouton OK pour que l’aperçu apparaisse à l’écran. Image 31 – Aperçu avant impression

Note : Utilisez le rapport HM00158 pour gérer vos devis et leads. Les devis où toutes les lignes ont le statut DEL seront supprimés de façon permanente de la base de données de K8 à la fin de la semaine.

Si vous avez « Annulé » les lignes d’un devis, la date d’expiration changera automatiquement pour 1985 et le devis sera supprimé dans la nuit, même si vous avez rajouté des lignes par la suite. Pour éviter cela, veuillez modifier la date d’expiration.

Page 32: K8- MANUEL D’UTILISATION

32

Copier/Coller un Devis Lorsque vous créez un devis, vous pouvez coller dans les lignes des produits d’un autre devis. Cela peut

être utile, notamment lorsque vous souhaitez faire deux devis dans deux gammes différentes pour le

même client.

Pour copier un devis :

1. Créer un nouveau devis

2. Une fois que vous êtes dans la ligne de produit, appuyez sur la touche F12 pour visualiser tous

les devis créés pour ce client.

Image 32 – Pour sélectionner les articles d’un devis.

3. Dans la partie haute de l’écran, vous avez la liste des devis existants pour le client. Sélectionnez

le devis souhaité.

4. Dans la partie basse de l’écran, vous avez la liste des produits qui sont sur le devis sélectionné.

Vous pouvez tous les sélectionner en cliquant sur « Sélectionner tout », ou ne sélectionner que

certains produits en cochant les lignes individuellement. Un coche vert = produit sélectionné, une

croix rouge = produit non-sélectionné.

5. Vous pouvez également sélectionner d’autres devis et d’autres lignes de produits.

6. Une fois tous les produits sélectionnés, cliquez sur le bouton OK.

Les produits vont se charger dans les lignes du devis, avec les prix et les remises appliqués à l’origine.

Sélectionnez le devis que vous voulez visualiser. Cliquez sur Sélectionner tout pour transférer le devis entier sur la vente, ou Sélectionnez ligne par ligne pour ne transférer qu’une partie du devis.

Page 33: K8- MANUEL D’UTILISATION

33

Changement de gamme & suppression de ligne Vous pouvez changer la gamme de cuisine d’un devis en cliquant sur Outils et en sélectionnant « Changement de gamme produit » dans la liste. Image 33 – Pour changer de gamme

Supprimer un produit d’un devis : Si vous souhaitez supprimer un produit d’un devis, vous avez deux méthodes pour un code unique et une méthode pour un code KIT : CODE KIT et CODE UNIQUE : Cliquez droit sur symbole dans le premier champ de la ligne (devant le code) et sélectionnez « Supprimer la ligne de la commande » CODE UNIQUE (seulement) : Changez le statut MEM en DEL, puis appuyez sur TAB

Sous aucun prétexte on ne peut sortir du stock du dépôt avec seulement un bon de préparation, sans facture et bon d’enlèvement. Toutes les marchandises doivent être préparées le jour même de l’enlèvement/livraison et ne doivent pas avoir déjà été facturées.

Saisissez les 4 premiers caractères de la nouvelle gamme en MAJUSCULE. DECOCHEZ la case « Garder les prix/termes entrés manuellement ». Si vous oubliez, les prix ne seront pas corrects sur la nouvelle gamme. Cliquez OK pour effectuer le changement de gamme.

Page 34: K8- MANUEL D’UTILISATION

34

Imprimer un bon de préparation

Les magasiniers ont besoin du bon de préparation pour pourvoir préparer la commande du client et

vérifier que tout le stock est présent au dépôt.

Vous pouvez l’imprimer en cliquant sur Outils, puis en sélectionnant « Bon de préparation » (raccourci

clavier : MAJ + F6)

Image 34 – imprimer un bon de préparation

Vous ne devez jamais traiter une vente à un autre moment que le moment où le stock est donné ou livré

au client.

Sous aucun prétexte vous ne devez fournir de marchandise au client à partir d’un bon de préparation. C’est toujours le bon d’enlèvement qui sert à vérifier le stock avec le client. Les préparations de commande en attente au dépôt ne doivent en aucun cas avoir été facturées.

Les bons de préparation doivent être agrafés avec le bon d’enlèvement une fois la vente effectuée et traitée. Le stock préparé en avance pour une vente à venir ne doit en aucun cas être facturé avant ou après le moment d’enlèvement ou de livraison au client.

Page 35: K8- MANUEL D’UTILISATION

35

Réimpressions d’un devis

Si vous souhaitez réimprimer un devis d’une transaction qui a déjà été convertie en vente et facturée :

1. Cliquez sur « Afficher » dans la barre du menu

2. Sélectionnez « Affichage de la commande client ».

3. Sélectionnez une ligne d’action (partie haute de l’écran)

4. Cliquez droit sur le document à réimprimer (partie basse de l’écran).

5. Sélectionnez « Affichage Document »

Image 35 – Sélectionnez « Affichage Document »

6. Cliquez sur l’icône Imprimer et choisissez l’imprimante de votre choix (ou choisissez email queue

pour envoyer le devis par email).

Image 36 – Sélectionnez l’icône Imprimante

Page 36: K8- MANUEL D’UTILISATION

36

Devis Rapide

Cette option vous permet de créer un devis rapidement sans remplir les champs de

renseignements client. Vous accédez directement à la ligne produit.

Dans le champ No Commande saisissez QQ puis TAB. L’en-tête est prérempli

automatiquement. Cela vous permet de répondre rapidement aux questions d’un client.

Image 37 – devis rapide vous permet d’accéder directement à la ligne produit

Vous ne pouvez pas enregistrer, traiter ou convertir un devis rapide en une vente sans saisir les

renseignements relatifs au client dans les en-têtes.

Une fois les renseignements client apportés, vous pouvez procéder comme avec un devis

normal.

Image 38 – message lorsque vous traitez/enregistrez/convertissez un devis rapide

Page 37: K8- MANUEL D’UTILISATION

37

Création d’un contact

Pour les clients sans compte ou les clients en compte Cash, le système vous imposera d’utiliser un

contact. S’il n’existe pas encore, il faudra le créer en saisissant le nom du nouveau client dans le champ

Contact puis appuyez sur la touche TAB. Un message apparaitra.

Figure 40 – Message si le contact n’existe pas

Cliquez sur OK, le message suivant apparait

Vous laisse continuer de chercher un client existant.

Vous laisse créer un nouveau contact.

Ferme le message.

Cliquez sur NON puis saisissez les renseignements du client.

Page 38: K8- MANUEL D’UTILISATION

38

Pour être conforme à la politique de l’entreprise, il faudra toujours inscrire le

nom de la société lorsque vous créez un contact sur le compte du dépôt.

L’adresse doit être dument remplie également.

Ajouter un contact

Remplissez tous les champs avec les renseignements du client. Si c’est un client sans compte,

cela vous permettra d’avoir toutes les coordonnées nécessaires pour recontacter la personne.

Dans le champ « Type de contact », il faut cliquer sur la petite ellipse pour que le champ se

remplisse automatiquement avec la mention « Client ». Vous ne pourrez pas sauvegarder votre contact si cela n’est pas fait.

Une fois que tout est rempli, vous pouvez cliquer sur « Enregistrer ». Vous pouvez alors cliquer sur « Quitter » pour revenir sur l’écran Gestion Des Ventes.

Image 39 – saisir les renseignements du contact principal

Saisissez les informations demandées

puis cliquez sur Enregistrer

Pour respecter les points de Conformité, vous devez saisir le nom de l’entreprise ainsi que l’adresse complète du client.

Cliquez sur l’ellipse pour que le champ se remplisse automatiquement.

Page 39: K8- MANUEL D’UTILISATION

39

Convertir un devis en vente Lorsque vous avez finalisé le projet avec le client, et que vous savez à quel moment la marchandise doit

être donnée ou livrée, convertissez votre devis en vente.

1. Rappelez le devis à l’écran

2. Cliquez sur Outils dans la barre du menu

3. Sélectionnez « Convertir en Vente »

Image 40 – Conversion d’un devis en vente

Page 40: K8- MANUEL D’UTILISATION

40

Le client reçoit une facture et un bon d’enlèvement. Les documents avec la mention « copie dépôt » doivent être rangés dans le

classeur des Transactions Journalières.

Traiter une vente

Une fois que le client souhaite prendre la marchandise, vous devez traiter la vente et prendre le paiement. Pour un client en compte crédit

1. Ouvrez la vente

2. Cliquez sur l’icône « Traiter » pour atteindre l’écran de paiement.

Image 41 – Traiter une vente pour un client en compte crédit

3. Notez que dans le champ « Action » il est inscrit « Facture Compte », ce qui confirme que le

paiement se fera via le compte client (si la limite de crédit est suffisante). 4. Cliquez sur OK 5. Confirmez ou modifiez l’adresse de livraison et cliquez sur OK.

Le client doit signer et écrire son nom en toute lettre sur le bon d’enlèvement du dépôt. La personne du dépôt qui vérifie la marchandise signe également. Le rapport des Transactions Journalières (HM00125) doit être imprimé, pointé et signé tous les jours. Il sert à vérifier que tous les documents de vente et d’avoir sont présents au dépôt, pointés et signés.

Page 41: K8- MANUEL D’UTILISATION

41

Réimpressions de documents & Pièces de rechange

Réimpressions :

Pour réimprimer des documents qui se sont imprimés à la suite d’un devis, d’une vente ou d’un avoir,

vous pouvez utiliser la méthode suivante :

1. Rappelez la transaction à l’écran

2. Cliquer sur « Afficher » dans la barre du menu

3. Sélectionner « Affichage de la commande client ».

4. Sélectionnez une ligne d’action (partie haute de l’écran)

Ex : devis/facture/avoir

5. Cliquez droit sur le document à réimprimer (partie basse de l’écran)

Ex : Facture/bon d’enlèvement/avoir/bon de retour de produits

6. Sélectionnez « Affichage Document »

7. Cliquez sur l’icône Imprimer et choisissez l’imprimante de votre choix (ou choisissez email queue

pour envoyer le devis par email).

Pièces de rechange :

Si vous avez besoin de pièces de rechange pour certains meubles ou accessoires, vous pouvez trouver

la procédure à suivre sur Depot Link.

Vous trouverez les codes des pièces qu’il est possible de recommander. Certaines pièces peuvent être

commandées à partir de K8, pour d’autres il faudra remplir un formulaire à envoyer par email à l’adresse

indiquée sur le formulaire.

http://houdanlink/ProduitsEtMarketing/Pages/ProduitsEtMarketing.aspx

Page 42: K8- MANUEL D’UTILISATION

42

Politique de réductions faites au personnel Houdan Cuisines Houdan Cuisines souhaite offrir des prix préférentiels sur tous ses produits à ses salariés et à leur famille

proche.

Le compte client CF998 Employé Houdan est disponible pour les ventes aux salariés (CT997 en

Belgique).

K8 calculera automatiquement le prix de vente.

Attention, avant que la vente ne soit effectuée, les salariés devront remplir le formulaire de Réductions

Faites au Personnel (houdanlink/ Support/ Ressources Humaines/ Documents/ Politique RH et

Règlements/ Formulaire de réductions faites au personnel). Le matricule du collaborateur sera utilisé

afin de l’identifier. Aucun produit ne doit sortir du dépôt sans avoir été payé en totalité par l’employé.

Synthèse du processus

- Demander l’accord de votre responsable

- Remplir le formulaire de Réductions Faites au Personnel / Vérifier la carte d’identité

- Utiliser le compte client CF998 (CT997 en Belgique).

En utilisant ces numéros de compte, une fenêtre apparaitra automatiquement.

- Contact : Créer le nom et l’adresse pour l’Employé ou pour le Membre de la famille proche. (Vérifier

le lien de parenté avec l’employé)

- Vérifier le numéro de matricule.

Conditions d’éligibilité

- Le salarié doit avoir plus de 6 mois d’ancienneté

- Eligible pour le personnel et la famille proche (enfants, conjoint, parents et beaux-parents)

- La marchandise achetée par l’employé ne doit pas l’être dans le but d’être revendue par la suite.

Toute suspicion de cette pratique sera une raison suffisante pour rejeter la demande et pourrait

mener à des investigations et d’éventuelles sanctions disciplinaires.

Page 43: K8- MANUEL D’UTILISATION

43

Types de compte commande & Modes de paiement Si un client en compte souhaite utiliser un mode de facturation différent de celui qui est paramétré par défaut, vous pouvez modifier les paramètres dans Options, en modifiant le champ « Type de compte commande » avant de traiter la vente. Image 42 – Changer de type de compte commande

Les types de compte commande sont

• ‘A’ Compte Crédit. Cette option permet d’utiliser le compte du client comme moyen de paiement. Soit le client a une possibilité de crédit suffisante pour la vente, soit il y a déjà l’argent sur le compte.

• ‘C’ Paiement Comptant Cette option permet de prendre un mode paiement pour régler la facture (par chèque, carte de crédit ou liquide).

Paiements par chèque Avant d’accepter un chèque comme moyen de paiement (c’est-à-dire avant de traiter la vente dans le système), il faut en vérifier la validité. Passez le chèque dans la machine Vérifiance (qui peut remplir le chèque s’il n’a pas été rempli manuellement). Si la machine renvoie une lumière rouge, n’acceptez pas le chèque car cela signifie qu’il a été déclaré volé, perdu ou que le client est interdit bancaire. Le chèque ne sera pas accepté par la banque. Demandez également une carte d’identité (pas de photocopie) et reportez le numéro de la carte au dos du chèque. Si le montant dépasse 10 000€, demandez une deuxième pièce d’identité. Si le chèque a été écrit manuellement, vérifiez qu’il a correctement été rempli et signé.

Dans K8, le champ de référence doit impérativement être rempli avec le numéro de chèque pour tous les chèques. Les chèques doivent tous être contrôlés par Vérifiance, tamponnés au dos et signés par une personne du dépôt. Ils doivent également être scannés en fin de journée avec le bordereau à l’adresse [email protected]

Page 44: K8- MANUEL D’UTILISATION

44

Traiter une vente pour un client en compte Cash (ou un client sans compte) Pour un client en compte crédit

1. Ouvrez la vente 2. Cliquez sur l’icône « Traiter » pour atteindre l’écran de paiement.

Image 43 – Prendre un paiement lors de la vente.

3. Notez que dans le champ « Action » il est inscrit « Facture Cash », ce qui confirme que le paiement doit être pris à cet instant.

4. Sélectionnez le type de paiement, en bas de l’écran (Cash (si le client paye en liquide) / Carte bancaire / Chèque). Légalement, vous ne pouvez pas accepter plus de 1000€ en liquide pour une même vente.

5. Par défaut, le montant total de la vente apparait dans le champ valeur. Vous pouvez modifier ce montant. Une deuxième ligne apparaitra avec le montant restant pour laquelle vous pouvez choisir un nouveau type de règlement.

6. Prenez le paiement 7. Cliquez sur OK 8. Confirmez ou modifiez l’adresse de livraison et cliquez sur OK.

Page 45: K8- MANUEL D’UTILISATION

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SBO (Stock Back Order) & ADI (Advance Despatch Invoice)

Le système vous permet de facturer des articles qui ne sont pas en stock. Les articles qui ne sont pas

en stock ont un statut SBO. Ce statut vous permet de recommander du stock pour votre commande.

Si le client ne souhaite pas payer pour la marchandise manquante, laissez le statut SBO. Si en revanche

il souhaite payer la totalité de la commande (y compris les reliquats), changez le statut SBO en ADI.

Utilisez ADI sur les codes stocks (codes uniques) qui sont en SBO.

(Il doit y avoir d’autres articles à PRO sur la commande)

Utilisez ADI sur un seul des composants en SBO d’un code KIT dont TOUS les composants

sont en SBO (s’il y a ne serait-ce qu’un article en PRO, le système facture le meuble par défaut)

Ne traitez pas une commande entière en ADI.

N’utilisez pas ADI pour des articles que vous avez en stock.

Les lignes en SBO ont une croix rouge. Cela implique que vous ne pouvez pas traiter la vente. Il faut

saisir dans la colonne « Date souhaitée » une date qui corresponde ou soit supérieure à la date possible

de livraison.

Le système changera les articles ADI en COM une fois traités. De nouvelles lignes SBO sans valeur

seront ajoutées à la fin de la commande afin de générer une commande de stock chez le fournisseur.

Tous les articles non en stock et donc non fournis au moment de leur achat sont détaillés sur le bon

d’enlèvement comme « à suivre ».

Image 44 – quand utiliser le statut ADI

Utiliser ADI pour des articles en stock est strictement contre la politique de l’entreprise et sera considéré comme une grave faute professionnelle.

N’utilisez ADI qu’au moment où vous allez traiter la commande. Ne l’utilisez pas sur de ventes sur compte interne, des transferts ou mouvements de stock ou pour des rebus.

WHO0950 est en SBO et est un article seul, il faut donc le mettre en ADI. CLV5221 est un code KIT dont tous les composants sont en SBO, il faut donc mettre en ADI. CLV5420 est un code Kit donc seulement 2 des composants sont en SBO, il n’a donc pas besoin d’être mis en ADI.

Page 46: K8- MANUEL D’UTILISATION

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Casser une ligne Lorsqu’un client requiert une quantité de produit plus élevée que celle que vous possédez vous pouvez utiliser le statut BRK, qui vous permet de créer 2 lignes pour le même produit : une avec la quantité que vous pouvez donner avec le statut PRO, une autre avec la quantité que vous ne pouvez pas fournir avec le statut SBO. Pour casser une ligne :

1. Changez le statut en bout de ligne en BRK.

2. Appuyez sur TAB

3. Une fenêtre de dialogue s’ouvre et vous montre par défaut la quantité que vous pouvez fournir et

celle à mettre en reliquat (« Approvisionner maintenant » et « A suivre plus tard »).

4. Cliquez sur OK

Image 45 – Pour casser les lignes pour vendre plus que le stock disponible.

Le client veut acheter 50 lames de sol stratifié mais vous n’en avez que 48 de libres. Le système vous proposera automatiquement de casser la ligne pour vous permettre d’en vendre 48 et d’en commander 2. Cliquez sur OK puis changez la date souhaitée et mettez ADI à la place du statut SBO si le client souhaite payer pour la totalité de la commande.

Page 47: K8- MANUEL D’UTILISATION

47

Gérer les SBO Après avoir traité une vente où des produits manquants ont été préfacturés, il y aura deux

lignes :

• Une à COM qui indique que le produit a été payé,

• Une en SBO, sans valeur de prix et de remise, qui indique que le produit a été payé mais n’a pas été donné. Cette ligne génère une commande de stock pour la prochaine livraison.

Image 46 – les lignes de produits préfacturés.

Une fois que les reliquats sont arrivés au dépôt

1. Ouvrez la vente 2. Changez le statut SBO en PRO (si le produit est donné ou livré au client dans l’immédiat) ou

HLD (si le client viendra prendre le produit ou sera livré plus tard) 3. Traitez la vente si le client est là (statut PRO) ou enregistrez-la en attendant s’il vient plus tard

(statut HLD). Image 47 – Gérer les SBO

Changez la date souhaitée pour qu’elle corresponde avec la date possible puis changez le statut de la ligne SBO en ADI. Puis Traitez la vente.

Les lignes ADI sont en statut COM, et des lignes SBO sans prix sont rajoutées.

Page 48: K8- MANUEL D’UTILISATION

48

Débloquer un SBO en réaffectant du stock réservé

Une ligne en SBO peut être changée en PRO en utilisant le stock disponible pour un autre SBO sur une

autre commande.

Vérifiez à partir de l’affichage produit (F5) la ou les ventes qui seront affectées par ce changement.

En modifiant le statut SBO en PRO, le message suivant apparaitra :

Sélectionnez OUI pour continuer. Le stock apparaitra avec une valeur négative jusqu’à ce que le fichier

stock soit mis à jour.

N.B. Cela n’affecte pas le stock réservé sur des commandes en PRO ou HLD (seulement en SBO). Si

vous souhaitez libérer du stock réservé en PRO ou HLD, utilisez F5 pour identifier les ventes en

question et changez les statuts et les dates souhaitées par les clients sur les commandes d’origine.

Le rapport détaillé des backorders (HM00107) doit être vérifié et maintenu à jour afin de fournir les articles livrés au dépôt dans les deux semaines suivant leur arrivée.

Page 49: K8- MANUEL D’UTILISATION

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Commande en avance Lorsqu’un client valide sa commande mais ne souhaite pas la marchandise avant 2 semaines, vous pouvez effectuer une « commande en avance ». Tous les articles seront mis en statut SBO, ce qui vous permet de ne pas réserver inutilement ces produits sur votre stock disponible et de lancer une demande de réapprovisionnement de stock aux usines ou dépôts centraux. Vous recevrez toute la marchandise avant la date souhaitée par le client. Image 48 – Commande en avance

Pour créer une commande à l’avance :

1. Rappelez votre devis 2. Sélectionnez « Outils », puis « Convertir en vente » 3. Saisissez comme date requise 1 ou 2 jours avant la date voulue par le client 4. Un message apparait vous demandant si vous souhaitez changer les articles de PRO à SBO.

Cliquez sur OUI.

5. Enregistrez la vente.

Si le client souhaite sa commande avant la date possible proposée par le système, il faudra vous approvisionner des articles manquants par un transfert émanant d’un autre dépôt. Le jour où la commande sort, changez la date requise pour mettre la date du jour. Tous les SBO se changeront en PRO. Rappelez-vous de ne jamais utiliser ADI sur une commande à l’avance.

Page 50: K8- MANUEL D’UTILISATION

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Paiement sur compte Pour traiter un paiement sur compte, cliquez sur Outils dans l’écran GDV puis sélectionnez

‘Exécuter Paiement Compte’

Le numéro de la caisse doit être le numéro 1 ou 2 (pour cela il faut impérativement exécuter le paiement

à partir d’un des deux ordinateurs du comptoir).

Dans le champ compte, saisissez le numéro du compte client (ou ses renseignements pour le retrouver).

Puis dans le tableau choisissez le mode de règlement, saisissez le montant et inscrivez une référence

(vous pouvez supprimer le numéro de description dans ce champ-là pour y inscrire une référence plus

pertinente). Vous pouvez prendre plus d’un mode de règlement pour le même paiement.

Une fois terminé, cliquez sur Envoyer pour valider votre paiement.

Image 49 - effectuer un paiement sur compte

Le champ Description est un numéro unique pour ce paiement sur compte. Si vous l’avez effacé ici, il faudra anuuler votre paiement et le recommencer. Dans le champ « référence » en revanche, vous pouvez le supprimer et inscrire une référence plus pertinente.

Pour valider le paiement, cliquez sur « Envoyer ». Un reçu de paiement s’imprimera pour le client ainsi qu’une copie dépôt.

Page 51: K8- MANUEL D’UTILISATION

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Rangez la documentation liée au paiement sur compte dans le classeur Transactions Journalières.

Corriger un paiement sur compte

Pour corriger un paiement sur compte effectuer par erreur le jour même, remettez-le à l’écran en

cliquant sur l’ellipse du champ « Numéro d’entête », cliquant sur Suite) la fenêtre qui s’ouvre, puis en sélectionnant le paiement à corriger dans la liste.

Image 50 – corriger une erreur de paiement le même jour

Tous les membres du personnel peuvent inverser un paiement sur compte effectué par erreur, si la correction est effectuée le même jour que le paiement. Si ce n’est pas le même jour, le Responsable doit effectuer un paiement négatif sur compte. Pour cela, faites un nouveau paiement sur compte dans lequel vous saisissez un montant négatif (seul le responsable a le niveau d’autorisation pour faire cela).

Une fois que le paiement apparait, cliquez sur Reçu d’Inversement, et cliquez sur Oui au message, ce qui effectuera un paiement négatif. Cliquez sur l’icône Envoyer pour valider l’inversion et imprimer unreçu.

Cliquez sur l’ellipse, puis sur Suite. Sélectionnez le paiement à corriger puis cliquez sur Terminer.

Page 52: K8- MANUEL D’UTILISATION

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Prépaiement pour client en compte

Vous utilisez l’option “Exécuter Paiement Compte” pour effectuer un paiement sur le compte cash ou crédit d’un client. Cependant, le jour de la vente, il faut effectuer une action différente selon que ce soit un compte cash ou crédit.

Le jour de la vente :

Clients en compte crédit

Effectuer la vente comme à l’ordinaire. Elle sera créditée sur le compte – tous les avoirs résultats de cette vente seront mis par défaut sur le compte.

Clients en compte cash

Changez le Type de Commande de ‘C’ dans l’icône Options en ‘A’ et traitez la vente normalement. Tout solde disponible sur le compte sera utilisé comme paiement. Tout avoir consécutif à cette vente sera crédité sur le compte par défaut, à moins que vous ne changiez le type de Commande au moment de l’avoir.

Réimprimer les paiements sur compte Pour réimprimer un reçu de paiement sur compte, remettez le paiement à l’écran (voir page précédente) et cliquez sur « Imprimer le Reçu » sur la gauche de l’écran. Image 51 – Réimpression

Un message vous confirme l’impression.

Si la valeur de la vente est plus importante que le solde du compte cash, vous ne pourrez pas procéder à la vente en changeant le type de commande. Vous devez effectuer un paiement sur compte pour que le solde du compte corresponde à la valeur de la vente.

Page 53: K8- MANUEL D’UTILISATION

53

Avoir – à partir d’une vente K8 Pour effectuer un avoir, vous devez retrouver la vente d’origine et la rouvrir. Pour faire cela vous

pouvez:

1. Saisir le numéro de commande K8 dans le champ N° de commande 2. Si c’est une vente récente- sélectionner l’icône Ouvrir et vous la retrouverez dans

l’historique. Vous avez également des options de recherche. 3. Retrouver le client dans l’atelier GRC et ouvrir la vente à partir de cet écran.

Lorsque vous faites un avoir, le système a certaines limites :

1. Vous ne pouvez faire l’avoir que sur la quantité vendue ou moins. 2. Vous ne pouvez faire l’avoir que sur le prix et les remises établis à l’origine. 3. Si c’est un client en compte crédit, le montant de l’avoir sera automatiquement recrédité

sur le compte du client, quel que soit le mode de paiement d’origine. 4. Une fois que vous êtes sur l’écran d’avoir, vous êtes obligés de terminer l’action, vous ne

pourrez pas quitter l’écran avant. Si vous avez fait une erreur, terminez l’avoir et revendez au client la marchandise qui n’aurait pas dû faire l’objet d’un avoir.

Image 52 – changer le statut en CRS

Tab pour avoir l’écran suivant.

Image 53 – changer la quantité

Modifiez la quantité pour la quantité rapportée et cliquez sur OK puis Traiter pour arriver sur l’écran d’avoir.

Sur l’écran d’avoir, cliquez sur Traiter et sélectionnez le type de paiement approprié.

Page 54: K8- MANUEL D’UTILISATION

54

Avoir Les avoirs sont différents selon chaque catégorie de client : Pour les clients sans compte : K8 propose un remboursement par chèque du siège. Pour les petits montants (moins de 10€), remboursez le client en liquide. Pour les clients en compte Cash : par défaut, K8 recrédite le montant de l’avoir sur le compte du client. Cela peut être modifié en utilisant l’icône Option dans l’écran d’avoir, et en changeant le type de compte de la commande en C-paiement comptant. Pour les clients en compte crédit : le montant est automatiquement recréditer sur le compte du client. Variations de statut pour les avoirs

• Pour les produits en stock qui ont déjà été facturés et enlevés, le statut est COM. Pour procéder à l’avoir, changez le statut en CRS.

• Pour les produits non en stock dont le statut a été changé en ADI au moment de la vente et qui ont été facture, vous voyez une ligne COM et une ligne SBO. Changez le statut COM pour CRS et la ligne SBO sera supprimée.

• Pour les produits non en stock laissés en SBO et non facturés, changez SBO en DEL.

• Les articles composants un code KIT ne peuvent pas faire l’objet d’un avoir individuellement. Il vous faut faire l’avoir pour l’ensemble du KIT et refacturer les articles gardés par le client.

• Pour une commande enregistrée ou une commande en avance dont tous les articles sont en SBO et non facturés, utilisez l’icône Annuler et sélectionnez l’option Lignes Supprimées dans la liste.

Assurez-vous d’avoir toujours fini le processus lorsque vous traitez un avoir, autrement l’avoir sera toujours en attente. Si un avoir est effectué sur un compte par erreur, terminez le processus puis refacturez après coup pour que le niveau de stock soit correct. Ne JAMAIS « Annuler » ou « Supprimer les lignes » à partir d’un avoir.

L’avoir Cash doit être signé par le client et son nom écrit en toute lettre. Les remboursements en liquide de plus de 300€ doivent être également signés par un responsable de dépôt. Le bon de retour de marchandise doit être signé par la personne du dépôt qui reprend la marchandise. En cas d‘avoir et de refacturation, le manager signe tous les documents.

Page 55: K8- MANUEL D’UTILISATION

55

Ventes utilisant un chèque du siège K8 garde en mémoire les remboursements par chèque du siège et les utilisera automatiquement pour

d’autres ventes pour le même client ayant lieu le même jour. S’il y a 2 chèques du siège ou plus pour

rembourser le client, ils seront additionnés et peuvent être utilisés pour une nouvelle vente.

Image 54 – Remboursement par chèque pour le client

Image 55 – deux chèques du siège en attente utilisés comme partie du paiement

Dans cet exemple, 2 ventes ont été effectuées le 08/10 pour ce client. Suite à ces ventes, 2 remboursements par chèque du siège ont été effectués.

Une nouvelle vente est effectuée pour le même client, le même jour que les remboursements Siège. Cette vente dépasse le montant cumulatif des deux chèques du Siège, le client ne doit payer que le surplus.

Page 56: K8- MANUEL D’UTILISATION

56

Tous les avoirs dont la marchandise est physiquement revenue au dépôt sont listés dans le rapport des avoirs physiques HM00123 qui doit être imprimé, vérifié et signé par un responsable tous les jours.

Classer les documents dans le classeur des Transactions Journalières

Vente K8 en utilisant un chèque du siège Si un chèque du siège est émis et qu’ensuite une vente est effectuée le même jour pour le même

client, le système utilisera le chèque du siège comme un moyen de paiement.

Image 56 – Réutiliser un chèque du siège

Si le montant de la nouvelle vente est moins important que le montant du chèque du siège, un autre chèque sera émis pour le client avec le montant restant. Si le montant de la nouvelle vente est plus important que celui du chèque du siège, le montant restant apparait dans une deuxième ligne et doit être pris au moment de la vente. Si la somme est inférieure à 10€, le système n’émettra pas de chèque du siège. Il faut rembourser le client en liquide.

Page 57: K8- MANUEL D’UTILISATION

57

Utilisez le rapport des Transactions Gratuites -qui est à imprimer tous les jours- pour vérifier que vous avec tous les documents de mise au rebut, de ventes sur les comptes internes, ou de cadeaux.

Classer les documents dans le classeur des Transactions Gratuites.

Procédure des cadeaux Cette procédure est à utiliser lorsque vous souhaitez faire cadeau d’un produit (par exemple un mètre, une boîte de vis, etc.) en cadeau à un client qui n’est pas en compte. Sélectionnez Commande Cadeau dans l’icône Créer, ou saisissez GF dans le champ No Commande. Dans le champ No Compte saisissez 0009000000 puis saisissez le nom du client dans le champ No Commande Client. Image 57- Commande Cadeau

Saisissez les produits et les quantités dans les lignes de produit puis Traitez. Les prix sont mis à zéro par défaut. Faites signer les documents au client. Attention : vous ne pouvez pas donner en cadeau n’importe quel produit. Si un produit ne correspond pas à un cadeau potentiel, le message suivant apparaitra, et vous ne pourrez pas traiter la commande.

Page 58: K8- MANUEL D’UTILISATION

58

Transferts de Stock Les transferts de stock fonctionnent en temps réel sur K8. Quelques minutes après que le dépôt

émetteur ait créé le transfert, le dépôt demandeur peut recevoir le stock informatiquement.

Vous pouvez alors affecter ce stock à une commande. Vous devez alors changer le statut dans la

commande de SBO à:

PRO si le même jour le stock est enlevé au dépôt émetteur et livré directement au client et que la

commande a été traitée.

Soit

HLD Si le stock arrive au dépôt demandeur pour être enlevé/livré un autre jour.

Vous identifiez les Dépôts qui ont en stock votre produit en allant dans Afficher Produit (F5). Entrez le

code produit puis cliquez sur l’icône Ailleurs. Vous effectuez votre demande de transfert de la même

manière qu’avant (téléphone/message).

Une fois la marchandise récupérée :

1. Réceptionnez-la dans le système informatique 2. Rangez le bon d’enlèvement vérifié et signé dans le classeur des transferts.

Si vous êtes le dépôt qui a donné le stock :

1. Attendez le message de demande de transfert de stock avant de l’effectuer dans K8 2. Vérifiez la marchandise sur le bon d’enlèvement et signez-le. 3. Rangez le Bon d’enlèvement et le message de demande de stock dans le classeur des

transferts.

Les Transferts de stocks sortants doivent avoir

• Le message de demande de stock attaché au bon d’enlèvement

• Le Bon d’enlèvement dûment complété et signé

Les Transferts entrants doivent être reçus dans le système au maximum 1 semaine après l’émission du transfert.

NE JAMAIS accepter et affecter le stock avant d’avoir physiquement reçu le stock dans votre dépôt ou qu’il ait été livré directement au client.

Page 59: K8- MANUEL D’UTILISATION

59

Emettre un transfert de stock Créer un transfert en utilisant ‘BT’ dans No Commande, utilisez IBF et le numéro du dépôt ou son nom

dans le champ No compte.

Le système créé un bon de Marchandises en Transit au dépôt receveur afin de les avertir lorsque le

transfert a été effectué. Le Bon d’enlèvement s’imprime en deux feuilles afin qu’une feuille parte avec le

stock et que l’autre soit rangée dans le classeur du dépôt émetteur.

Image 58 – Emettre un Transfert de Stock

Recevoir un Transfert de Stock

BT pour créer un transfert inter dépôt. Recherchez le dépôt en inscrivant IBF dans le No de compte. Entrez vos produits. Rappelez-vous, vous ne pouvez pas transférer des lignes SBO ou ADI. Create as you would for a sale to a customer. Remember, you cannot do Branch Transfers with SBO or ADI lines.

Vous ne pouvez pas effectuer un Transfert de Stock pour vous-même, ou recevoir votre propre Transfert de Stock pour l’annuler si vous l’avez effectué par erreur. Pour annuler un transfert de Stock, le dépôt receveur doit d’abord le recevoir puis vous le retransférer.

Vous ne pouvez pas émettre un transfert de stock pour des articles qui ne sont pas en stock. Vous ne pouvez pas utiliser ADI pour les transferts de stock.

Page 60: K8- MANUEL D’UTILISATION

60

Réception d’un Transfert de Stock Sélectionnez Commande Fournisseur dans la colonne Groupes Favoris de l’écran principal. C’est

la fonction que vous utiliserez pour recevoir du stock en transfert et les livraisons fournisseur.

Image 59 – Transferts de Stock et Livraison Fournisseur

Image 60 – afficher les commandes fournisseurs reçues et non reçues

Vous ne pouvez pas modifier ou corriger un transfert entrant. En cas d’erreur, il faudra le réceptionner et le renvoyer.

Pour visualiser des livraisons ou transferts passés, cliquez sur Livraisons Reçues Au Dépôt. Une invite apparaît. Laissez le champ vide si vous souhaitez visualiser tous les transferts et livraisons ou entrez le code fournisseur pour n’afficher que les livraisons de ce fournisseur, puis cliquez sur OK.

Cliquez sur livraisons Non Reçues au dépôt pour visualiser les livraisons en attente de réception

Page 61: K8- MANUEL D’UTILISATION

61

Rangez les documents concernant dans le classeur Transfert de Stock

Recevoir un Transfert de Stock Image 61 –recevoir le transfert

Un message apparait pour confirmer le nombre de références que vous avez intégré dans votre fichier stock. Cliquez sur OK. Un bon de réception s’imprime également.

Une fois le transfert reçu, rappelez la vente pour laquelle vous avez la marchandise et changez les

Statuts en soit :

HLD ou PRO + ENREGISTRER = si le stock est dans le dépôt en attente d’être livré ou enlevé.

soit

PRO + TRAITER = si le stock est parti directement chez le client et que le paiement a été effectué au

moment de la vente.

Image 62 – affecter le stock transféré à la vente

Faites un clic-droit sur le transfert que vous souhaitez réceptionner et cliquer sur l’option « Confirmer Rec de cde d’achat ».

Page 62: K8- MANUEL D’UTILISATION

62

Recevoir les livraisons Fournisseur Pour recevoir la marchandise du fournisseur, il faut opérer de la même façon que pour recevoir un

transfert.

Image 63 – trouver la livraison fournisseur

Image 64 – afficher les commandes fournisseurs reçues et non reçues

Pour visualiser des livraisons passées, cliquez sur Livraisons Reçues Au Dépôt. Une invite apparaît. Laissez le champ vide si vous souhaitez visualiser tous les transferts et livraisons ou entrez le code fournisseur pour n’afficher que les livraisons de ce fournisseur, puis cliquez sur OK.

Cliquez sur livraisons Non Reçues au dépôt pour visualiser les livraisons en attente de réception

Codes Fournisseur : VCF11 Howdens

VC206 Northampton VC530 Runcorn VC300F DC Marly La Ville VC120 Raunds

Page 63: K8- MANUEL D’UTILISATION

63

Détails des Livraisons.

Pour visualiser les références sur une livraison, sélectionnez-la. La liste des références apparaît en bas de l’écran. Image 65 - Visualiser la liste des références.

Pour contrôler votre marchandise, faites un clic droit sur la livraison et sectionnez la feuille de vérification de livraison que vous souhaitez parmi les options possibles. Vous pouvez également utiliser les documents apportés par le transporteur. Image 66 – Imprimer une feuille de vérification de livraison

NE JAMAIS utiliser « annuler » car cela supprimera la livraison et le fournisseur devra la recharger dans le système

La Feuille de Vérification Livraison doit être signée pour indiquer qu’une vérification physique a été faite. Elle doit être signée par la personne qui a effectué les vérifications.

Les options sont : -par numéro de palette, avec ou sans quantité. -par liste alphabétique, avec ou sans quantité.

Page 64: K8- MANUEL D’UTILISATION

64

Recevoir les Commandes Fournisseur Une fois que vous avez la commande appropriée à l’écran, sélectionnez l’icône Reçus puis cliquez-droit

sur la petite icône au début de la 1ère ligne produit. Vous pouvez alors sélectionner différentes actions.

Choisissez Confirmer toutes les lignes. Une alternative est de sélectionner Reçus, cliquez sur la ligne

puis appuyez sur C.

Image 67 – recevoir une commande fournisseur

Un message apparait pour demander de confirmer, Cliquez sur OUI.

Un message apparait pour confirmer le nombre de références que vous avez intégré dans votre fichier stock. Cliquez sur OK. Un bon de réception s’imprime également.

Le rapport Résumé Facture Backorder est HM00125, le rapport Résumé Produit Backorder est HM00126 et le rapport détaillé Backorder est HM00107 pour affecter le stock qui vient d’arriver.

Toutes les livraisons fournisseur doivent être reçues dans le système le jour de leur arrivée.

Page 65: K8- MANUEL D’UTILISATION

65

Ecarts de livraison Pour effectuer des corrections aux livraisons reçues dues à un excès/insuffisance de quantité, une

absence de produit ou la présence de marchandise non attendue et non présente sur vos documents, il

vous faut d’abord ouvrir la livraison puis inverser la réception des lignes qui comportent l’erreur.

Image 68- Ouvrir la livraison

Une fois la livraison ouverte, cliquez-droit sur la référence à modifier et puis sélectionnez « corriger

erreur » dans la liste. Enregistrez la livraison.

Image 69 - Corriger erreur et enregistrer

Dîtes OUI au message de confirmation de mise àjour de la livraison.

Pour corriger les écarts de stock après avoir vérifié la livraison : Rappelez la commande Cliquez droit sur le coche vert à gauche du Code Produit Sélectionnez Corriger Erreur Cliquez sur Enregistrer.

Pour ouvrir une livraison, faites un clic droit et sélectionnez écarts de livraison, ou double cliquez sur la livraison.

Page 66: K8- MANUEL D’UTILISATION

66

Ecarts de livraison

Rappelez la livraison dans Commande Fournisseur dans votre Groupe Favoris, et saisissez les

quantités réellement reçues dans la colonne « Qté Demandée ».

Image 70 – changer la quantité attendue en la quantité réellement reçue

Pour finaliser la modification, cliquez sur l’icône Reçus, puis cliquez-droit sur la ligne et sélectionnez

Recevoir Toutes les Lignes

Image 71 – confirmer la quantité réellement reçue

Rappelez La livraison Cliquez sur la colonne Qté Demandée de la ligne à corriger et changez la quantité inscrite pour la quantité réellement reçue. TAB sur toute la ligne jusqu’à la ligne suivante. Vous pouvez faire cela sur plusieurs lignes.

Cliquez sur l’icône « Reçus ». Faites un clic droit sur la référence et sélectionnez « recevoir toutes les lignes ».

Page 67: K8- MANUEL D’UTILISATION

67

Ecarts de livraison

Saisissez le numéro de livraison Fournisseur et cochez Confirmé.

Image 72 - Finaliser la modification

Enregistrez la livraison pour terminer le processus. Un nouveau bon de réception s’imprime pour

indiquer les nouvelles quantités que vous venez d’intégrer dans votre fichier stock.

Si vous rappelez la livraison reçue, vous verrez les changements que vous avez effectués auparavant

ont été mis à jour.

Le processus de correction des erreurs va annuler la réception de la quantité originale de marchandise de la livraison. Si vous n’avez pas assez de stock physique pour faire cela, le système refusera de traiter votre correction. Exécutez un ‘BI’ (+ code 8) pour ramener le niveau de stock à la quantité correcte, traitez la correction d’erreur puis exécuter un ‘BO’ (code 8 -) pour réajuster le dossier stock.

Recopiez le numéro de commande du Fournisseur dans le champ Note du fournisseur ». Cochez la case « Confirmé », puis cliquez sur OK. Enregistrez la livraison.

Si vous avez un écart de livraison, il faut toujours imprimer le rapport des écarts sur Livraisons HM00118 et marquer dessus le compte final de marchandise, pour pouvoir vérifier que le stock est juste après correction de la livraison.

Page 68: K8- MANUEL D’UTILISATION

68

Rangez tous les documents (bon de livraison, vérification de livraison, et les documents de correction) dans le classeur Fournisseur.

Ecarts de livraison Pour ajouter de nouvelles références sur la commande, cliquez sur la ligne vide en dessous de la

dernière ligne de produit, ajouter la référence et quantité reçue puis TAB jusqu’à la fin de la ligne.

Image 73 – ajouter une référence

Puis allez dans Reçus et cliquez-droit sur la nouvelle ligne de description puis sélectionnez Recevoir

toutes les lignes. Inscrivez le numéro de livraison fournisseur puis cochez la case ‘confirmé’. Cliquez sur

Ok, puis enregistrez.

Si vous avez oublié de cocher la case « confirmé », restez dans l’icône reçus, cliquez-droit et

sélectionnez « confirmer toutes les lignes » pour terminer le processus.

Vous pouvez effectuer plus d’une correction par commande ; cependant vous êtes limité à un créneau de 3 jours à partir du jour où la livraison est attendue au dépôt.

Le rapport des écarts sur livraison (HM00118) doit être imprimé pour chaque livraison ayant donné lieu à une correction de stock et pour lequel un inventaire tournant a été mis en place. Inscrivez la valeur du stock physique sur le rapport pour indiquer que la correction de livraison est valide.

Page 69: K8- MANUEL D’UTILISATION

69

Inventaire Tournant La politique de l’entreprise est que vous devez effectuer un inventaire d’au minimum 50 références par

semaine, ou en moyenne 200 références par période. A partir de l’écran de départ dans le menu du

système, allez dans Inventaire Stock puis sélectionnez les options dans l’ordre décrit ci-dessous.

Faire l’inventaire tournant d’une gamme de références Etape 1 Générer Fichier Inventaire (Augmenté) Changez le mode d’inventaire en Inventaire stock complet.

Cochez “Générer strictement dans l’ordre des magasins”.

Changez l’index en Code Produit

Changez le site en dispo (ou l’emplacement où vous effectuez votre inventaire)

« Tout » inclut le stock dispo, expo et abîmé

Saisissez une référence de départ (de) – vous pouvez utiliser les préfixes puis sélectionner à partir d’une

liste

Entrez une référence de fin (A) – ici aussi vous pouvez utiliser les préfixes

Image 74 – sélectionner des codes pour l’inventaire tournant

Sélectionnez Générer. La liste est achevée lorsque le nombre de lignes vérifiées apparait dans l’angle

en bas à gauche, vous pouvez alors quitter.

Si votre inventaire ne concerne qu’un seul code, il vous faut le saisir dans les deux champs “De” et “A”.

Si le système vous demande d’écraser un fichier inventaire, c’est qu’un inventaire est encore en cours et n’a pas été terminé.

Page 70: K8- MANUEL D’UTILISATION

70

Etape 2 Sélectionnez Imprimer Checklist Cliquez sur l’icône Afficher et la liste d’inventaire apparait.

Cliquez sur l’icône Invite pour faire disparaitre l’invite sur la gauche de l’écran.

Cliquez sur Imprimer pour obtenir une copie papier.

Cliquez sur Quitter.

Image 75 – imprimer la feuille de comptage

Etape 3 Sélectionnez Saisie Comptage de Stock

Saisissez les quantités que vous avez comptées pour chaque code produit puis TAB; le statut indique si

vous êtes proche du nombre pris en compte dans le fichier stock et qui a été “gelé” au moment où vous

avez généré la checklist. Votre compte est comparé au nombre « gelé ». S’il y eu un certain laps de

temps entre le moment où vous avez généré la checklist et le moment vous entrez votre compte dans la

grille, vous pouvez « regeler » le nombre de stock avant d’entrer vote compte.

Image 76 – entrer les chiffres après comptage

Une fois à la fin de la page de comptage, vous avez la possibilité d’aller à la page suivante si vous avez

compté d’autres codes.

Page 71: K8- MANUEL D’UTILISATION

71

Etape 4

Sélectionnez Imprimer Rapport Ecarts

Changez la valeur en 0 dans l’invite dans le champ “Ecarts ci-dessus” afin de visualiser tous les écarts.

Sélectionnez Afficher pour voir sur l’écran ou Imprimer pour imprimer le rapport. Cliquez sur Quitter.

Menez l’enquête pour le moindre écart.

Vous pouvez revenir sur la checklist est réécrire sur votre chiffre de comptage d’origine afin de le

corriger. Rappelez-vous de générer un nouveau rapport avant de mettre à jour votre fichier stock.

Image 77 – le rapport des écarts

Etape 5 Sélectionner MàJ Stock Une fois l’enquête menée et que vous êtes sûr de votre compte, mettez à jour le fichier stock.

Choisissez l’emplacement Stock, la première et la dernière page.

Confirmez la mise à jour.

Imprimez puis Quittez.

Etape 6 Sélectionnez Archiver Fichier Inventaire

Page 72: K8- MANUEL D’UTILISATION

72

Inventaire Tournant Ad hoc Dans le menu du système, ouvrez le fichier Inventaire Stock puis : Etape 1 Image 78 – Sélectionnez « Imprimer Fiches vierges » et inscrivez le nombre de pages nécessaires

Etape 2 Sélectionnez Fichier Inventaire Zéro puis cliquez sur générer puis quittez. Image 79 – Générer fichier inventaire augmenté

Page 73: K8- MANUEL D’UTILISATION

73

Etape 3 Sélectionnez Saisie Comptage de Stock

Cliquez sur Fiche Vierge pour saisir les quantités que vous avez comptées dans l’entrepôt.

Image 80 – Saisir les quantités de stock

Image 81 – Sélectionnez l’invite de la fiche vierge

Cliquez OK lorsque la fenêtre suivante apparait.

Image 82 – Saisir les produits

Vous pouvez saisir les produits et les quantités comptées.

Page 74: K8- MANUEL D’UTILISATION

74

Etape 4

A partir de Générateur de Rapport, sélectionnez « choisir rapport », puis changer le module pour « tous

les modules listés », et saisissez dans le champ « Code » l’identifiant rapport HM00167 puis cliquez sur

Rafraichir. Double cliquez sur le rapport « Mise à Jour des Quantités Gelées » pour l’ouvrir.

Image 83 - Dans générateur de rapport, sélectionnez le rapport HM00167

Image 84 – L’écran suivant apparait. Cliquez sur Exécuter, puis Quitter

Pour terminer le processus, suivez les étapes 4 à 6 décrites dans la section « inventaires

tournants » du classeur (à savoir : l’impression du rapport des écarts de stock, la mise à jour du

stock puis l’archivage du fichier inventaire).

Les feuilles de comptage et le rapport Ecart doivent être remplis toutes les semaines. Tous les documents doivent être rangés dans le Classeur Inventaire.

Un minimum de 200 références doit être compté par semaine.

Page 75: K8- MANUEL D’UTILISATION

75

Inventaires Tournants aléatoires systématisés (IPP) Paramétrer les Jours de comptage (Inventaire Stock > Menu Divers > Maintenir Jours IPP) Image 85 – Paramétrer IPP

Cliquez sur Modifier, puis cochez/décochez les jours pour lesquels vous vous lancez les IPP, puis cliquez sur Enregistrer.

Page 76: K8- MANUEL D’UTILISATION

76

Liste des références pour l’inventaire Les jours où vous avez décidé que les IPP soient lancés, le système générera un fichier inventaire de la même façon que pour les inventaires tournants par gamme de produit, pour le nombre de code requis pour l’inventaire. La liste d’inventaire sera automatiquement envoyée par e-mail au Responsable dans la nuit précédente. A partir de ce moment-là, le processus est pratiquement le même que pour les inventaires tournants traditionnels : Image 86 – Processus d’inventaire tournant

Nous recommandons de compter et de saisir les résultats le plus vite possible afin de minimiser

les écarts causés par le fait que les préparations de commande se déroulent en même temps

que le compte.

1

2

3

4

Page 77: K8- MANUEL D’UTILISATION

77

Créer manuellement un fichier inventaire IPP

Pour mener des inventaires tournants IPP en plus de ceux créés automatiquement par le

système, cliquez sur Générer Fichier Inventaire (Amélioré).

Image 87 – Générer un fichier inventaire IPP manuellement

“Inventaire Tournant” est sélectionné par défaut. Cliquez simplement sur Générer et le système

générera un fichier inventaire pour le nombre de référence inscrit dans le champ “compte prévu

par le système”.

Pour compter plus que ce que le système a prévu, saisissez une quantité dans le champ

“Compte Minimum IPP » puis cliquez sur « Générer ».

Une “Checklist” peut être imprimé normalement.

Page 78: K8- MANUEL D’UTILISATION

78

Visualiser la progression des inventaires sur l’année

Image 88 – Ecran de visualisation de l’historique

Sélectionnez le code de classification approprié (ex: AM – Rotations moyenne) pour afficher les

statistiques du groupe sélectionné :

Image 89 – Ecran de visualisation par statut de classification

Page 79: K8- MANUEL D’UTILISATION

79

Visualiser la progression

L’histogramme et le tableau vous montre le nombre d’IPP menés à bien comparé au nombre

d’IPP généré par le système:

Image 90 – Détails de l’écran de Visualisation

• Fréquence de comptage = No de fois par an qu’un produit du groupe sera compté

• No de produits stockés = No total de produits dans le groupe

• Dernier classé = Date du dernier calcul effectué

• Comptages Journaliers = No de compte par jour à effectuer pour terminer les inventaires

pour la fin de l’année

• Comptages Annuels = Nombre Total de comptes par année

• Exercice Terminé = Nombre total de comptes effectués dans l’année à aujourd’hui

• Comptages Recommandés exercice= Nombre Total de compte attendu depuis le début

de l’année à aujourd’hui

• % exercice réel = Pourcentage effectué

Pour voir la classification IPP assigné à un produit, allez dans Affichage Produit > Stock > Audit.

Image 91 – Affichage Produit

Page 80: K8- MANUEL D’UTILISATION

80

Systèmes & Pratiques de Travail – Section Manager

Contenu Numéro de Page

Vente sans ligne 83 & 84 Transactions gratuites 85 à 87 Ajustements de Stock 88 & 89 Ajustements Cash

90 à 94

Page 81: K8- MANUEL D’UTILISATION

81

Prépaiement pour les clients sans compte Pour effectuer un prépaiement pour un client qui n’est pas en compte il faut créer une vente pour le

client mais laisser les lignes de produits vides. Traiter la vente sans ligne, sélectionnez le type de

paiement du client et entrez le montant voulu.

Le jour de la vente, rappelez la vente sans ligne et inverser le paiement – attention à inverser le

paiement en Cash.

Créez une vente pour les produits voulus par le client et traitez la en faisant attention que le type de

paiement soit cash.

Image 92 – prépaiement sans ligne pour un client sans compte.

Traiter une vente sans produit. Choisissez le type de paiement approprié et saisissez le montant.

Cliquez sur OK.

Page 82: K8- MANUEL D’UTILISATION

82

Classez les documents dans le classeur Transactions Journalières.

Image 93 - Inverser une vente sans ligne

Traiter la vente sans ligne une deuxième fois inversera automatiquement le paiement.

Le jour de la vente, rappelez la vente sans ligne, cliquez sur Traiter, sélectionnez le type de paiement approprié puis appuyez sur TAB. Cliquez Oui au message, puis cliquez sur OK. Cela inversera le paiement.

Ce message apparaitra, cliquez sur Oui.

Page 83: K8- MANUEL D’UTILISATION

83

Classer les documents dans le classeur des Transactions Gratuites.

Tous les bons d’enlèvements doivent être vérifiés et signés par deux personnes, dont un responsable de dépôt. Le message d’autorisation doit être imprimé et agrafé avec le bon d’enlèvement. Le rapport HM00060 des Transactions Gratuites doit être imprimé et vérifié tous les jours pour s’assurer que tous les documents sont présents.

Transactions Gratuites

Les transactions gratuites sont l’ensemble des transactions qui permettent de sortir su stock sans qu’il

ne soit facturé. Ces transactions comprennent :

- La marchandise donnée gratuitement sur une commande

- Les ventes sur les comptes internes

- La mise au rebut

- Les cadeaux

Ventes sur les comptes internes :

Différents comptes existent selon la raison de la transaction gratuite. Pour les utiliser, vous créez une vente, et utilisez dans le N° de compte l’un des comptes suivants : IC001 = œuvre de charité IC002 = agencement dépôt (pour l’immobilisation du stock utilisé pour l’entrepôt) IC005 = problème qualité d’usine IC006 = Abimé en livraison (UK) IC011= SAV Electroménager IC013 = Ouverture nouveau dépôt, stock immobilisé IC500 = Rebus informatique autorisé centralement ICMKT = Echantillons marketing Vous devez obtenir une autorisation du Département des Achats pour utiliser ces comptes. Pour ce

faire, envoyez un email au département des Achats en précisant quel compte vous souhaitez utiliser,

pour quelle raison, pour quels produits et en quelle quantité. Un email d’autorisation vous sera envoyé

contenant un numéro d’autorisation. Imprimez cet email que vous garderez avec la copie du bon

d’enlèvement et de la facture interne. Pour certaines procédures

Image 94 : Vente sur un compte interne :

Une fois la vente traitée, un bon d’enlèvement interne s’imprime. Il doit être vérifié (=pointé) et signé par

deux personnes du dépôt, dont un responsable de dépôt.

Dans N° commande tapez SL pour créer

une vente.

Dans N° compte entrez le compte interne.

Dans N° commande client saisissez le

numéro d’autorisation.

Page 84: K8- MANUEL D’UTILISATION

84

Classer les documents dans le classeur des Transactions Journalières, car ceci est considéré comme une vente.

Transactions Gratuite - ICNIL

Compte ICNIL Le seul compte IC*** qui ne nécessite pas de numéro d’autorisation est le compte ICNIL. Ce compte est utilisé lorsqu’un produit a été facturé en PRO dans K8 mais que l’on ne peut pas le donner physiquement car il est manquant. Ceci peut arriver si votre fichier stock n’était pas correct et que vous ne vous en êtes pas aperçu avant de facturer. Dans la majorité des cas, il suffira de faire un avoir pour la marchandise concernée et de recréer une commande pour ces produits une fois le fichier stock corrigé. Mais lorsque l’avoir et la refacturation ne sont pas possibles ou pas pratiques (soit le produit était donné gratuitement sur la commande d’origine, soit le produit fait parti d’un code kit), vous devez utiliser le compte ICNIL pour pouvoir recommander le produit. Avant d’utiliser le compte ICNIL, corrigez le fichier stock. Puis faites une vente en utilisant le compte ICNIL (les articles doivent donc être en SBO) pour lancer une demande de réapprovisionnement au DC Inscrivez le nom du client et le numéro de commande d’origine dans le champ N° commande client. Lorsque la marchandise sera livrée, il faudra affecter le stock à la commande (changer le statut SBO en PRO ou HLD) comme pour une commande classique. Lorsque vous traiterez la vente, K8 ne vous demandera pas de paiement (car si vous utilisez ce compte, c’est que la marchandise avait déjà était facturée au client). L’utilisation de ce compte aura un impact sur le chiffre d’ADLI (il fera apparaitre la perte de stock d’origine).

Image 95 : Vente sur le compte ICNIL

Une fois le stock reçu et la commande ICNIL traitée, un bon d’enlèvement s’imprime qui doit être vérifié et signé par une personne du dépôt, ainsi que par le client qui inscrit son nom en toute lettre.

Lorsque vous créez ou rappelez une commande ICNIL, ce message apparaitra pour vous rappeler de corriger le fichier stock avant d’utiliser ce compte.

Saisissez le nom et le numéro de la

commande d’origine du client.

Page 85: K8- MANUEL D’UTILISATION

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Classer les documents dans le classeur des Transactions Gratuites.

Les documents de mise au rebut doivent être vérifiés et signés par deux personnes dont un responsable de dépôt.

Procédure de mise au rebut informatique :

Dans l’écran GDV, cliquez sur « Créer » et sélectionnez « Rebuts », ou saisissez WR dans le champ No Commande. Dans le champ No compte, saisissez 0009000001 puis TAB jusqu’au champ date demandée pour y mettre la date d’aujourd’hui.

Dans les lignes de produits, saisissez les références des articles à mettre au rebut dans la quantité voulue. Le prix par défaut est de zéro. Pour mettre au rebut informatique, les produits doivent être en stock. Vous ne pouvez pas utiliser les statuts SBO et ADI. Image 96 – Mise au rebut

Les documents de mise au rebut doivent être signés par un responsable de dépôt et dûment remplis. Une copie de ces documents doit être attachée aux produits endommagés ce qui est la procédure actuelle à suivre pour permettre à l’huissier de procéder à son inspection.

Page 86: K8- MANUEL D’UTILISATION

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Rangez les documents dans votre classeur Ajustements de Stock.

Ajustements de stock Code 1

Le code 1 d’ajustement de stock est un mouvement de stock d’un magasin à un autre. Pour l’effectuer,

utilisez ‘TR’ dans le No Commande ou sélectionnez Mouvement de Stock dans l’icône Créer.

Image 97 – créer un code 1 d’ajustement de stock

Image 98 – traiter l’ajustement de stock

Référence : C’est le motif du déplacement de stock. C’est un point de conformité pour les ajustements

code 8.

Site : l’emplacement à la source du stock, ex= 1 Stock Dispo, pour enlever de la marchandise du stock

dispo.

Destination : l’emplacement où vous mettez le stock, ex= Expo, si vous refaites votre showroom.

Codes : vous pouvez déplacer des codes KIT ; si vous changez votre stock expo, vous devrez saisir

chaque référence individuellement. Vous pouvez effectuer plusieurs déplacements sur le même écran.

Une fois avoir rempli les en-têtes et les lignes de produit, cliquez sur Traiter.

Pour effectuer un ajustement code 1, sélectionnez Mouvement De Stock dans Créer, ou entrez TR dans No commande.

Toute marchandise dans votre stock expo doit être physiquement dans votre showroom. Vous pouvez utiliser le rapport HM00121 pour vérifier l’exactitude du fichier stock expo.

Entrez un motif de déplacement du stock.

Assurez-vous d’avoir changé la destination.

Page 87: K8- MANUEL D’UTILISATION

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Rangez les documents appropriés dans le classeur des Ajustements de Stock.

Ajustements de Stock codes 8, A, E et K Le Code 8 d’ajustement de stock est effectué dans le système après un inventaire tournant lorsqu’il y a

gain ou perte de stock ; cependant il peut y avoir des occasions où vous devrez corriger votre fichier

stock immédiatement. Tout code 8 effectué immédiatement doit être confirmé par un inventaire tournant

afin qu’une enquête appropriée puisse être menée.

A partir de Créer dans le menu, sélectionnez Stock Ajouté (‘BI’) pour AJOUTER du stock ou Stock

Soustrait (‘BO’) pour déduire du stock.

Assurez-vous que l’emplacement est correct.

Entrez le(s) code(s) produit puis traitez l’ajustement.

Image 99 - code 8 ajustements de stock

Le code ‘A’ d’ajustement de stock requiert l’autorisation de votre auditeur afin de modifier le résultat de

votre audit.

Le code K s’utilise dans le cas où le client ramène de la marchandise qu’il ne veut pas sans vouloir être

remboursé. Le code K ne doit être utilisé que pour des gains de stock (BI). Les seuls cas où vous auriez

à utiliser le code K dans BO serait pour corriger un code K dans BI fait par erreur.

Le code E s’utilise lorsqu’un client souhaite échanger un produit pour un produit équivalent (par exemple

pour échanger des poignées, à ne jamais utiliser pour de l’électroménagers).

Les auditeurs reçoivent un rapport avec tous les codes A effectués. Tout code A non autorisé fera l’objet d’une enquête et peut ne pas être accepté.

Sélectionnez BO pour un code 8 négatif Sélectionnez BI pour un code 8 positif

Pour les codes E et K, le numéro de la commande d’origine ainsi que le nom du client auquel les produits ont été vendus doivent être saisis dans le champ « Référence ».

Page 88: K8- MANUEL D’UTILISATION

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Ajustements Cash

Les Frais divers se trouvent dans une caisse appelée 99 Frais Divers (COFFRE).

Pour renflouer cette caisse, il vous faut transférer de l’argent de la caisse vers la caisse 99. Pour les Transferts de Caisse, entrez TOUJOURS une valeur positive. Image 100 - l’option Transfert Caisse se trouve dans Analyse des Règlements

La caisse Frais Divers a une limite de liquidité de 1000€. Pour excéder cette valeur, il vous faut un message de votre responsable de région autorisant une nouvelle limite. Une copie de ce message doit être gardée dans le coffre avec l’argent. Les Frais Divers doivent être vérifiés toute les semaines et toute erreur doit faire l’objet d’une enquête et être corrigée.

Tous les reçus doivent être traités dans le système au maximum une semaine après la dépense effectuée.

Pour transférer de l’argent d’une caisse à une autre, sélectionnez l’Analyse des Règlements.

Page 89: K8- MANUEL D’UTILISATION

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Rangez tous les documents liés au transfert de caisse dans le classeur Analyse des Règlements & Opérations Bancaires.

Ajustements Cash

Image 101 – sélectionner « transfert caisse » pour déplacer l’argent d’une caisse à l’autre

Image 102 – déplacer l’argent d’une caisse à l’autre

Une fois toutes les informations saisies, cliquez sur

N’utilisez pas Transfert Caisse pour fermer vos caisses.

Cliquez sur Transfert Caisse pour déplacer de l’argent d’une caisse à une autre.

Cliquez sur l’ellipse pour sélectionner la caisse dont vous voulez prélever l’argent.

Cliquez sur l’ellipse pour sélectionner la caisse pour laquelle vous destinez l’argent.

Saisissez la raison du déplacement d’argent et le montant.

Page 90: K8- MANUEL D’UTILISATION

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Ajustements Cash - Traitement

Pour effectuer un paiement Frais Divers, sélectionnez Ouvrir Tiroir-Caisse dans Outils à partir du menu. Image 103 – Sélectionner Ouvrir Tiroir-Caisse

Image 104 – effectuer un paiement Frais Divers

Le numéro de caisse sera par défaut 99 Frais Divers

• Sélectionnez le code motif approprié (voir image 105) ainsi que le sous code (si disponible)

• Tapez un commentaire pertinent

• Le système sera mis par défaut en mode “TVA inclue”. Vous pouvez changer cela en “TVA exonérée” si le prix d’un article n’inclut la TVA ou « TVA 7% ».

• Entrez le montant exact (rappelez-vous d’utiliser des chiffres négatifs).

• Si l’article est sujet à la TVA, entrez les 4 derniers chiffres du Numéro de TVA.

• Cliquez sur OK

Sélectionnez Ouvrir Tiroir-Caisse

pour effectuer un ajustement Cash

Page 91: K8- MANUEL D’UTILISATION

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Rangez les documents dans le classeur Ajustement Cash.

Image 105 - Codes Motif

Si la TVA ne se calcule pas automatiquement comme elle est inscrite sur le ticket, pour des raisons d’arrondi, vous devez la corriger. Pour cela, supprimez le « taux TVA » paramétré, vous pourrez ainsi réécrire le montant de la TVA vous-même pour qu’elle corresponde exactement à celle de votre ticket. Evidemment, cela ne s’applique que si le système a arrondi le montant de la TVA différemment de celle inscrite sur le ticket (différence d’un centime). En cas de doute, rapprochez-vous du service de comptabilité pour vous assurer de la démarche à suivre. Image 106 - changer la tva manuellement.

Sélectionnez la tva pour appuyer sur la touche « supprimer » du clavier. Une fois le champ TVA vide, vous pourrez réécrire le montant de la TVA.

Page 92: K8- MANUEL D’UTILISATION

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Ajustements Cash – Vérification

Les Transactions Frais Divers peuvent être vérifiées grâce à 2 rapports, Transaction Caisse 99 (HM00159D), qui affiche toutes les transactions entrantes et sortantes pour la caisse 99, et Transaction Caisse 99 (HM00159S), qui affiche simplement le montant total de la caisse. Image 107 – vérification des paiements Frais Divers avec HM00159D

Image 108 – vérification des paiements Frais Divers avec HM00159S

• Imprimer le rapport Détaillé Ajustement Cash (HM00031) une fois par semaine au minimum pour vérifier que tous les ajustements passés sont corrects et que tous les reçus sont agrafés avec le document d’ajustement.

• Tous les ajustements doivent être signés par deux personnes, dont un responsable.

• Un motif valable doit être entré au moment de l’ajustement.

• Les responsables ne doivent pas effectuer d’ajustement cash eux-mêmes dans le cas où ce sont eux qui reçoivent de l’argent.

Page 93: K8- MANUEL D’UTILISATION

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Vérifications et fermeture de Caisse

Contenu Numéro de Page Vider le surplus de caisse 96 & 97 Vérification Caisse 98 Modifier un mode de Paiement 99 & 100 Fermer les caisses 1 & 2 101 & 102 Effectuer les Opérations Bancaires 103 & 104

Page 94: K8- MANUEL D’UTILISATION

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Vider le surplus de la Caisse

Quand la valeur en billet de votre caisse dépasse les 250€ (hors fonds de caisse), vous devez

transférer l’argent dans le coffre. Cette action est la même que celle du transfert d’argent d’une

caisse vers la caisse 99 Frais Divers, mais cette fois-ci, choisissez comme destination la Caisse

98 Op. Banc. Pour ce mouvement d’argent, entrez toujours un montant positif.

Image 109 – vider la caisse

Dans cet exemple, nous déplaçons 700€ de la caisse 1 à la caisse 98.

Page 95: K8- MANUEL D’UTILISATION

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Vider la Caisse

Image 110 –après le transfert de caisse

De l’argent a été déplacé de la Caisse 1 à la caisse 98.

Page 96: K8- MANUEL D’UTILISATION

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Vérification de Caisse

Les vérifications de Caisse doivent être effectuées pour toutes les occasions suivantes : roulement du personnel / une erreur a été commise / il y a plus de 250€ en billets dans la caisse / fin de journée et ceci afin de vous assurer que le montant de la caisse corresponde bien au montant indiqué par le système. S’il y a la moindre erreur, vous devez mener votre enquête et corriger l’erreur. N.B Avant de compter la caisse, enlever les 50€ de fond de caisse. Image 111 – vérification des caisses.

Dites toujours Non au message « Confirmer Total Cash ? » sinon le montant de la caisse sera transférer dans Données Bancaires.

Comptez les chèques et vérifiez que les montants correspondent.

La limite de la caisse est de 250€ en billets (hors fonds de caisse). Le fonds de caisse doit être de 50€ et chaque caisse utilisée doit avoir son propre fonds.

Sélectionnez la caisse à vérifier puis TAB jusqu’à la zone Cash afin d’afficher le détail.

Saisissez la quantité de billets et de pièces que vous avez dans le champ correspondant à leur valeur en euro. TAB jusqu’à la fin de la ligne centimes.

Page 97: K8- MANUEL D’UTILISATION

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Mode de Paiement

Si vous avez commis une erreur dans le mode de paiement (cash au lieu de chèque et vice

versa) vous pouvez inter changer ce mode pour les paiements en liquide et en chèque

uniquement. Pour faire cela, sélectionnez la caisse où l’erreur s’est produite en cliquant dans

Outils puis Analyse Règlement.

Image 112 – changer le type de paiement d’une commande

Sélectionnez “changer type Règlement”, changez le type en cours (sélectionné automatiquement) pour un nouveau type puis cliquez sur OK.

Sélectionnez la caisse puis TAB jusque Cash ou Chèque dans l’écran Analyse Type de paiement afin d’afficher le détail.

Cliquez droit sur la transaction voulue puis sélectionnez Changer Type Règlement.

Page 98: K8- MANUEL D’UTILISATION

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L’Option Sauvegarder changements Caisse 1 devrait alors être disponible. Sélectionnez-la.

Un message apparait, sélectionnez sur OK pour accepter les changements.

Page 99: K8- MANUEL D’UTILISATION

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Fermer la caisse

A la fermeture du dépôt, chaque jour, vous devez fermer chaque caisse (de 1 à 13 si vous utilisez 13 caisses) et transférer l’argent dans les Données Bancaires. Ceci peut être effectué par n’importe quel membre du personnel, cependant les Données Bancaires doivent être remplies par un responsable. Pour fermer une caisse, le procédé est le même que pour les vérifications de caisse. Dans Analyse Règlement, cliquez sur la ligne Cash pour afficher les montants comptants et

entrez le montant à vider de la caisse dans la calculatrice Billet/Pièce en bas à droite. TAB

jusqu’à la fin de la ligne Centimes puis confirmer la fermeture de la caisse. Cet argent est alors

transféré dans Données Bancaires.

Cliquez sur la ligne des montants en chèque et vérifiez que tout correspond à la réalité. Puis faites de même avec la ligne des paiements par carte. A chaque fois qu’un mode de paiement a été confirmé, un petit coche apparait à côté de la ligne.

Cela doit être effectué pour chaque caisse, ce qui inclut même les terminaux qui ne sont pas au comptoir pour s’assurer qu’aucun paiement n’y a été effectué par erreur.

La seule différence est que vous devez sélectionner OUI au message “Confirmer total cash ?”

Une fois le cash, les chèques et les paiements par carte confirmés l’icône Fermer sera disponible. Cliquez dessus et tout l’argent sera transféré dans Données Bancaires.

Page 100: K8- MANUEL D’UTILISATION

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Rangez tout document lié à la fermeture de caisse dans le classeur Analyse Règlement & Opérations Bancaires.

Remplissez le bordereau pour la banque et mettez l’argent à amener à la banque dans le sachet prévu à cet effet. Un responsable doit revérifier.

L’analyse Règlement doit être présente et signée avec la mention “fond de caisse correct” pour chaque caisse de paiement.

Il est primordial que chaque caisse soit vérifiée afin de s’assurer que tout l’argent soit comptabilisé. Ne PAS utiliser le transfert de caisse pour fermer les caisses.

Tous les écarts doivent faire l’objet d’une enquête et être résolu avant la fermeture du dépôt. Toute erreur qui n’a pu être résolue doit faire l’objet d’un ajustement cash code 10. Toute erreur laissée non résolue et laissée dans le système lorsqu’il se met à jour pendant la nuit sera déduite du P&L du dépôt.

Page 101: K8- MANUEL D’UTILISATION

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Mise en Banque Informatique

Ceci doit être effectué avant de fermer le dépôt, sinon le système le fera automatiquement pour vous. Image 113 – accéder aux Données Bancaires

Image 114 – Confirmer la mise en banque informatique

La feuille de données bancaires doit être complétée par un responsable de dépôt.

Une fois que vous avez confirmé les cash & chèques de toutes les caisses, quittez Analyse Des Règlements et choisissez l’option Données Bancaires dans Outils.

Comptez et confirmez le montant des chèques.

Cliquez sur la ligne Cash pour afficher les valeurs saisies dans la zone en bas à droite de l’écran. Tab jusqu’à la fin de la ligne Centimes pour confirmer les montants.

Page 102: K8- MANUEL D’UTILISATION

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Rangez tout document lié dans le classeur Opérations Bancaires.

La feuille de Données Bancaires doit être confirmée tous les jours et signée par un Responsable.

La mise en banque informatique doit être effectuée à la fermeture du dépôt. La fermeture automatique se produit alors mais il est impératif que les caisses aient été vérifiées avant de partir pour s’assurer qu’il n’y ait pas d’erreur de compte.

Mise en Banque Informatique

Confirmez ‘OUI’ si les valeurs correspondent, ‘Non’ s’il y a des écarts. Tout écart doit faire l’objet d’une enquête et être expliqué sur l’écran Données Bancaires.

Cliquez sur pour mettre en banque tout l’argent. Un message supplémentaire de confirmation s’affiche.

Cliquez sur OK.