Journée X F T 16 03 10v2

Evénement XFT « Comment accroitre ses ventes et

optimiser sa productivité? »

16 mars 2010

Agenda

Accueil

Atelier du matin: Comment se distribuer?

• Présentation de XFT • Quels sont les bénéfices d’XFT?

• Le mode de fonctionnement • Temoignages: pourquoi avoir rejoint XFT?

• Les principaux cycles de vente:• Optimiser le processus d’un cycle de vente • Les bénéfices du package dynamique

• Questions/réponses

Déjeuner

Atelier de l’aprés-midi: Optimiser la productivité pour réduire ses coûts

• Fluidifier les transferts de données entre les différentes applications de l’entreprise• Faciliter la gestion des dossiers clients• Les avantages d’une facture dématérialisée• Questions/réponses

Presentation XFTOlivier MOREL (KUONI)Emmanuel BOURGEAT (Travelport)

Les objectifs de cette journée 1/2

• Faire connaitre les normes XFT, par des exemples d’intégrations réussies.

• Permettre aux acteurs de la Production– de s’ouvrir à de nouveaux outils/canaux de distribution

– d’optimiser leurs process de production.

• Permettre aux acteurs de la Distribution de :– de bénéficier de la normalisation des fluxs

– d’accéder à de nouveaux outils/canaux de distribution

– d’améliorer la productivité de l’agent de voyages.

Les objectifs de cette journée 2/2

• Favoriser l’adhésion de nouveaux membres à l’ association XFT et permettre l’évolution des normes définies :– Efficacité de l’info transmise

– Normalisation des fluxs producteurs pour alimentation des back office T.O et Distributeurs

Pourquoi Travelport sponsorise cette journée ?

• C’est inscrit dans nos gènes, acteur au carrefour des mondes de la Production et de la Distribution – rôle de « facilitateur ».

• Monde du Tour Operating et de la Distribution Loisirs bien connu de nos équipes.

• Favoriser et contribuer à l’émergence de normes, d’outils qui participent au développement de ce Marché et de nos clients.

XFT et l’association Exchange For TravelA quoi ça sert, comment ça marchewww.exchangefortravel.org

http://www.exchangefortravel.org/

Sommaire

• Qu’est ce que c’est ?

• Actions

• Des projets

• Devenir membre

Qu’est ce que c’est?

Qu’est ce que le XFT

• Le XFT est un langage (et non une norme) créé par des sociétés des différents secteurs du tourisme

• Ce langage a initialement permis de passer des catalogues statiques à la vente en ligne

• Il est – Flexible (c’est pour cela que ce n’est pas une norme) pour permettre la

différentiation entre les acteurs tout en autorisant l’interopérabilité des systèmes

– Extensible et évolutif

– Capable supporter l’intégration de différentes sources

• Le XFT est un langage open source que les différents acteurs peuvent proposer et étendre (si ils sont membres) afin de ne pas se voir imposer de format spécifiques

Historique

• 2003 - 2004: Création du XFT et application aux transactions de vente en ligne– Création par Galileo, Marmara, Kuoni et AV2S

– Création de l’association XFT

• 2005 - 2006: Mise en oeuvre de fichiers de caches, de transactions de recherche, des promotions– Certifications, Site web de l’association, section privative

• 2007 - 2008: Enrichissement du contenu– Nouveaux segments, contrats, dématérialisation de factures, segment mid office

• 2009 - 2010: Adoption du XFT pour les catalogues, thésaurus (liste de référence des concepts associés au tourisme)– Recommandations de formats, documentation

l’association XFT

• Crée en 2004 par• Asia• AV2S• Fram• Galileo• Jet Tours Club Med• Voyages Kuoni SA• Marmara• Vacances Air Transat-Look Voyages

• L’association compte 39 membres, principalement des sociétés de tourisme en France.

Les membres XFT actuels

Accelya Advences Aéroport de

Nantes Aéroport de

Nice Afat Afidium Amadeus Asia Av2s Carrefour Constellation Ctouvert Data System

Marmara (First Choice) Marsans MediaWelcome Nouvelles Frontières Perinfo Pierre et Vacances Prêt à partir Selectour Speed Media Taranis Thomas Cook T-Linéa Travelsoft Un Monde à deux

Donatello Ecotour.com

(Arme packages)

Edicom Fram Galileo Infosup Iga Club Med Kuoni Lagrange Leclerc

Voyages Look – VAT FranceGuide

Le périmètre actuel

• Des moteurs de recherche

packages, vols, hébergement,

train

• Des demande d’information

• Des transactions de vente en

ligne

• De la synchronisation de

systèmes

• Des transactions

d’authentification et de session

• De la gestion d’utilisateurs, de droits, de profils

• De la gestion de personnes, de sociétés

• De la gestion de produits, de propriétés, de stocks, de données éditoriales, de promotions

• De la gestion de dossiers

• Des fichiers– Catalogues produits

– Cache prix et disponibilité

– Promotions

– Facture dématérialisée

– Fichiers de paramètres

– Descriptions des équipements

– Contrat et reçu de paiement

– …

Les actions du XFT

Actions

• Vie du langage

• Le site

• Les comités

• Les outils

• La certification

Les comités

Prise de décisions

Concertation sur le métier

Intégration dans le langage XFT

Comité Exécutiftous les 3 mois

Comité Fonctionneltous les 2 mois

Comité Techniquetous les 2 mois

Mise à disposition de la communauté

Le site internet

De la documentation

De l’information

607 Membres Le wiki Les fichiers d’exemples(SVN)

Une newsletter

• Documentation fonctionnelle• Compte rendus des comités

Téléchargement du langage

Le schéma

La certification

• La certification garantit– La conformité des transactions et des fichiers au langage

– La présence d’une documentation relative à ces transactions

– La présence d’un site de test fonctionnel

• En retour le certifié obtient un label « Certifié XFT » dans la version courante.

• Advences, Fram, Kuoni, Lagrange, Taranis, Traveltainment

• Pierre & Vacances en cours

Gage de qualité vis à vis de ses partenaires XFT

Les outils

• Le schéma– Le vocabulaire et la grammaire du langage et le support de validation

du thésaurus

• Le SVN– Partage des fichiers d’exemples et des documents de travail

• Le Forum (en voie de disparition)– Outil d’entraide et de support

• Le Wiki– Documentation collaborative et comptes rendus des comités

• Outil promo– Saisie, import et export au format XFT natif des promotions

Logiciel de promotions

Crée des promotions

Exporter

Grouper Exporter

Valider et Importer

Promotion

Panier

Fichier XFT Promo

Outil promo

= Membre XFT

Des projets

en cours

Croisières

Dématérialisationvente

Codification (Thésaurus)

Croisières

Dématérialisation pour les aéroports

Pour les systèmes

Pour les impressions

Dématérialisation

Prise en compte des changementsdes données des fournisseurs

Alertes en cas de changements

Des projets

En attente

Etendre la structure des promotions

Liste de résultats actuelle

Promotion v2

Développer les transactions unitaires

Situation actuelle :

Objectif :

Obtenir la description de la piscine

Récupération intégrale du contenu du produit

Analyse de ce contenu pour y trouver une description de la piscine

Obtenir la description de la piscine d’un produit

Description unitaire de la piscine

Généralisation de la dématerialisation

Facture

Billet d’avion

Convocation

Personnalisation

Enregistrement direct Embarquement

Envoi par email

Envoi par email

Produit à vendre Voucher personnalisé

Impression

Impression

Définition des queues et mécanismes asynchrones

Queues

Alertes

Abonnement

Moteurs d’alerte

Vendeur

Distributeur

Devenir membre ?

Devenir membre XFT

• Pourquoi devenir membre ? – Prendre part aux décisions pour l’orientation des travaux

– Participer activement au développement du langage

– Enrichir les thésaurus du XFT

– Collaborer avec d’autres acteurs sur les projets / lancer des projets

– Accéder à l’espace privatif contenant • tous les comptes rendus• Les exemples et • la documentation

– Profiter de conseil et de support technique

• Comment devenir membre– Télécharger le formulaire d’adhésion

– Régler la cotisation annuelle

Manuel Mirabel - Directeur

Pourquoi XFT ?Parce qu’on n’a pas tellement le choix !

Ctoutvert / quelques infos

• A Toulouse depuis Octobre 2000

• 26 personnes

• Un service commercial et une hot line en 6 langues(Fr – Es – It – De – NL – UK)

• 2 800 campings utilisateurs répartis sur 15 Pays(France - Espagne – Italie – Croatie – Portugal – Suisse – BeNeLux – Allemagne – Autriche – Hongrie – Danemark – Grande-Bretagne – Irlande)

• 220 000 réservations saison 2009

• Objectif 2010 : 300 000 réservations

• Panier Moyen : 500 Euros

Ctoutvert / quelques infos

Régie MédiaAgence de voyage

Ctoutvert / Notre positionnement métier

Pack ANWB Pack RyanairPack Alan Rogers Pack Caravan Club

Pack PPCPack Trafic

Nos clients campings

Centrale de résaCentrale de dispoSystème individuel



Pack PPCPack Trafic



Passerelles PMS




Pack PPCPack Trafic


De nouveau distributeurs Multi-filières




Pack PPCPack Trafic


De nouveau distributeurs Multi-filières=> XFT + Création Agence

Pourquoi XFT ?/ Parce que le marché visé l’impose./ Parce que cela nous donne la flexibilité nécessaire à l’expression des specificités de la filière.

Pourquoi XFT ?

Nous n’avions pas tellement le choix !Merci. Vos questions ?

/ Parce que le marché visé l’impose./ Parce que cela nous donne la flexibilité nécessaire à l’expression des specificités de la filière.

Optimiser le processus d’un cycle de vente

traditionnel

Orchestra - Une place de marché multi fournisseurs et multi systèmes

Fournisseur

Le cycle de vente

Catalogue

Prix / Disponibilités / Promotions

Plateforme de distribution

Gestionnaire de contenus

Processus de réservation

TransactionsShopping / Booking

Gestion des dossiers

Gestion des dossiers

Gestion des clients et

canaux de ventes

Catalogue XFT

• Qu’est ce qu’un catalogue ?

• Qu’est ce qu’un gestionnaire de contenu ?

Cache XFT

• Qu’est ce qu’un flux prix / disponibilités / promotion ?

• Comment est utilisé le fluxprix / disponibilités / promotion?

Shopping XFT

• Comment présenter les offres et comment se construit la recherche ?

• Comment se passent lestransactions de shopping ?

Booking XFT

• Comment se passent lestransactions de booking?

• Comment se déroule leprocessus de réservation ?

Schéma de vente en XFT

UpdaterPlateforme de

distribution

Tours opérateurs

Distributeur Distributeur

Plateforme de distribution

TO

Back-office distribution

MCTO / MIRTOXFT ?

XFTXFT

XFT

XFT

Merci !

• Avez-vous des questions ?

Les bénéfices du package dynamique

Par Advences

Sommaire

• Enjeux et problématiques

• Que se passe-t-il à l’étranger?

• Comment utiliser le XFT?

Marrakech 2010

Enjeux et problématiques

Définitions selon Advences

• Package dynamique : – Package = forfait – Dynamique : opposé de statique– Statique : assemblé au préalable, c’est-à-dire quelques mois avant la demande du

client

• Package dynamique : C’est un package qui : Þ Est assemblé/construit en temps réel lors de la demande du clientÞ N’existe pas lors de la demande du client (Réponse non existante au préalable)

• Voyage sur mesure : tendance, phénomène, demande du marché, comportement d’acheteur

• Package dynamique répond à cette tendance Les Bénéfices sont la.

3 problématiques à traiter lors de la réalisation d’un moteur de réservation de Packages dynamiques

• Problématique 1 : Types de produits/segments pouvant constituer un Package dynamique, exemple :

– Hôtels, Vols, Activités, Location de voitures, Assurance….

• Problématique 2 : Provenance des produits constituant un Package dynamique : 2 cas – Produits internes : provenant de la base de données du professionnel – Externes : provenant de bases de données des partenaires du professionnel

• Problématique 3 : Règles de gestion à respecter lors de la constitution d’un Package dynamique– Disponibilités des segments– Pricing– Assemblage– Paiement

• Les choix sont fait par le professionnel en respect de sa politique commerciale

Attentes du package dynamique des Producteurs et des distributeurs

• Cas type d’un producteur : Enjeux– Alors que la brochure contient : Venise 2 nuits, Venise 5 nuits

– Pourvoir répondre à un demande sur Venise en 3 nuits, 4 nuits ou 6 nuits

• Cas type d’un distributeur / agence de voyages : Enjeux– Assembler les différentes réponses des producteurs (vol, hôtel, voiture..), au sein du même

écran

– Interroger plusieurs fournisseurs vols et les comparer, plusieurs fournisseurs hôtels ..

– Faire une offre pertinente au client

– Ne pas passer à côté d’un produit

Exemple d’un moteur distributeur 1/2

Exemple d’un moteur distributeur 2/2

Que se passe-t-il à l’étranger?

Comment utiliser le XFT?

Comment le XFT permet le package dynamique?

• Le langage est favorable à la mise en œuvre des packages dynamiques

• L’existant en XFT entre Tos et distributeurs sont transposables entre fournisseurs et TOs– Des connexions sont uniformisés– Un langage déjà maîtrisé

• Faire attention à ne pas tuer la diversité par une trop forte standardisation

Combiner spécialistes et généralistes:

• Il est donc possible de capitaliser sur des concentrateurs de données existants sans avoir à mettre en œuvre de nouveaux langages

Déjeuner

Fluidifier les transferts de données entre les différentes applications de l’entreprise

Utilisation du XFT dans le SI Pierre et Vacances

XFT pour fluidifier les échanges de données

1. DECOUPLER LES SYSTEMES

2. PROCESSUS ASYNCHRONES

3. PROCESSUS D’ECHANGE DE DONNEES

4. RETOURS D’EXPERIENCE

Découpler les systèmes

Le SI avant l’utilisation du XFT

– Un composant central :

le système de réservation (CRS)

– Toutes les autres applications

directement connectées entre elles

ou au CRS

– Echanges inter-applicatifs via des API propriétaires ou des fichiers texte plats

– Pas de format d’échange commun

– Pas de langage commun pour les notions métier


Le constat :– De plus en plus de nouveaux besoins métier

– Le CRS : • Basé sur une technologie IBM/AS400 • Date de plus de 15 ans

La problématique :– Le CRS doit être changé pour y répondre– Si on change le CRS, les autres applications fortement liées

ne fonctionneront plus !


La solution (1/3)

– Découpler le CRS et les autres applications du SI

– Des messages pour communiquer les informations au sein du SI

(non pas des programmes)

– Des standards ouverts : messages XML et protocole HTTP

(facile à implémenter par n’importe quelle application)

– Un Bus de Services d’entreprise pour véhiculer les messages

(couche d’abstraction entre chaque application)


La solution (2/3)


La solution (3/3)

– Toutes les applications au même niveau

– Un ESB pour router les messages d’une application à une autre

– Aucune application directement connectée à une autre

– Deux CRS différents peuvent être utilisés en même temps (période de migration)

Problème restant :– Il faut un langage pour représenter les données dans les messages

– Ce langage doit pouvoir exprimer toute la complexité du métier P&V


XFT pour les messages, pourquoi ?

– Expérience XFT chez P&V• Plateforme de réservation électronique pour les partenaires externes

développée avec des web services XFT• Pierre & Vacances est membre de l’association XFT depuis plusieurs

années

– Un vrai langage• Le schéma est déjà très riche et pas uniquement limité au processus

de vente• Utilisable pour mettre en place de nouveaux services rapidement• Facilement extensible pour exprimer de nouveaux besoins métiers :

données clients détaillées, éditions de documents spécifiques, processus asynchrones, …


Utilisation de l’ESB pour connecter une application au SI

Trois cas :

– L’application implémente déjà une interface webservice XFT sur HTTP Uniquement du paramétrage dans la table de routage de l’ESB

– L’application implémente une API spécifique

On peut développer un adaptateur XFT/HTTP autour de cette API

– L’application ne peut pas être modifiée ou adaptée (application propriétaire). La seule interface est un système d’échange par fichiers plats

On utilise le bus pour transformer ces fichiers en flux XFT et les envoyer sur HTTP à n’importe quelle autre application connectée

Processus asynchrones

Implémentation d’un processus asynchrone basé sur XFT et HTTP

– Pour des traitements batch :• Génération de documents• Traitement de gros volumes de données (XFT CPD) • Echange de données et synchronisation de systèmes

– XFT fournit un format de transactions asynchrones :• Un transaction « Process » pour le lancement de procédure distante• Une transaction de « Notification » pour le call-back


Cas #1 : génération de documents


La requête XFT

Processus d’échange de données

A l’intérieur du SI PV

Deux règles :– Uniquement des messages XML au format XFT

– Tous les messages sont acheminés via le bus interne

Pour communiquer entre elles, les applications du SI utilisent des messages XFT qui sont routés par le bus

Les règles de routage sont basées sur les informations contenues dans les flux

ex : @Code et @Purpose des éléments Action de chaque transaction


Etude de cas : partage des données de référence

La situation :– 1 entrepôt de données

– 1 interface d’administration

– N applications consommatrices

La contrainte :- Entrepôt de données non HD

- Applications consommatrices en HD (ex : vente en ligne)


La solution :

Côté interface de gestion des données :– Fournit des exports de données au format XFT

– Ces exports peuvent être générés à la demande via des WS XFT

Côté application consommatrice :– Demande un export avec les données la concernant à une certaine

fréquence

– Gestion d’un cache de donnée local (en HD si l’application est en HD)


Flux XFT de demande d’export :


Format XFT du fichier d’export :


Nécessité d’ouvrir le SI à l’extérieur

– Distribution électronique : Tours opérateurs, Agences de voyages

– Fournisseurs de services (Hôteliers, location de matériel, …)

Deux types de connections :– Partenaire XFT : aucun problème

– Partenaire non XFT : on utilise des transformations pour passer du format du partenaire au format XFT


Connecter des partenaires externes :


Etude de cas : transformation XFT / OTA

– Synchronisation des réservation entre le CRS PV et le système de gestion des hôtels Accor

– Transformation : • GetBooking XFT

• OTA HotelResRQ

– XFT est plus riche que OTA : transformation sans perte


XFT plus riche que OTA : exemple– Exemple sur les prix d’un dossier de réservation

– OTA_HotelResRS :

– XFT getBooking :

Retour d’expérience

DECOUPLAGE– XFT : standard d’échange entre les applications du SI

– Communication orientée messages, pas de connections directes

CONTENU RICHE– XFT : un vrai langage avec du contenu structuré

– Expression des données métier : dossier de réservation, catalogue, documents, clients …

EVOLUTIF– Un schéma unique pour toutes les transactions

• Facile de créer de nouveaux services

– En adéquation avec les besoins métier


Les contraintes– Moins de liberté dans le données saisies par les utilisateurs

• Respect de la norme

• Les valeurs structurées doivent correspondre aux valeurs du schéma

– Maîtrise du langage nécessaire en interne• Maquettage des nouveaux besoins

– Faire adhérer les équipes techniques et le métier à l’adoption du XFT


Ce qui change grâce à l’adoption du langage XFT :

– Un langage commun pour exprimer les notions métier• Pivot entre les équipes de la DSI

– Interopérabilité des applicatifs du SI• Pivot entre les applications

– Plus de réflexion sur la structuration des données• Langage humain (texte libre) langage XFT (structuré)

Faciliter la Gestion des Dossiers ClientsPrésentationTravelport

Sommaire

• Introduction

• Les différents acteurs

• Cas Pratique: Tour opérateur « Travelport »

• Avantages XFT

• Conclusion

Introduction

• Constat:

– De plus en plus d’acteurs interviennent sur une même prestation client, avec potentiellement plusieurs dossiers

– Demande de dossiers sur mesure: cela entraine de multiples modifications sur le dossier client

– Système d’informations de plus en plus automatisés (utilisation de robots)

Introduction

• Challenge:

- Fluidifier la gestion d’un dossier client

- Traçabilité / suivi du dossier (outil de reporting)

- Uniformisation du système d’information

Les différents acteurs

ClientAgence de

voyage/

Distributeur B2C

Tour Operateur/

Distributeur B2B

Réceptif/ Fournisseur

Les différents acteurs

Client

Agence de Voyage 1

TO 1 spécialisé Package

Fournisseur Location de

voitures

Fournisseur Hôtel

TO 2 spécialisé Croisière

TO 3 spécialisé Excursion

Réceptif 1 Réceptif 2

Agence de Voyage 2

Cas Pratique: Tour Operateur « Travelport »

• Tour Operateur spécialisé sur la destination Turquie

• Vend 50 000 segments aérien/an, 20 000 segments hôtel, 5000 segments croisières

• Propose de nombreux services: vols secs, hôtels, croisières, du sur mesure, promos, circuits, séjours, clubs…

• Vend des package avec thématiques: bons plans, plongée, golf, prestige, famille…

Cas Pratique: L’interaction entre les différents acteurs

Avantages d’XFT

• Le langage XFT est un langage standard structuré qui répond aux besoins des différents processus de vente du monde du tourisme

• Pour toutes communications entre les différents acteurs, utilisation de web services avec le langage XFT: simplification du processus via un langage commun: facilité d’ajout de nouveaux acteurs

Système d’Information SCALABLE

• Mise en place de nouvelles fonctionnalités/réponse à des nouveaux besoins rapidement

BUT: Mise en place d’un processus spécifique tout en utilisant un langage commun

Conclusion

Et pour vous ?

XFT et factures dématérialiséesOriano Pacini : Vacances CarrefourJoël Thibault : Perez Informatique SA

Les Principes et les Enjeuxde la dématérialisation Fiscale

Les Principes et les Enjeuxde la dématérialisation Fiscale

• Solution EDI – le papier reste la seule preuve légale

• Solution Dématérialisée – Suppression totale du papier

• Double original électronique• Facture Émetteur = Facture Receveur (au sens informatique le plus strict)

– Principe d’inviolabilité des informations– Principe de non répudiation

• La solution doit garantir qu’une pièce émise a bien été reçu par le partenaire

– Principe d’infalsification des documents• Les documents dématérialisés ne peuvent modifiés

– Archivage légal• 10 ans pour les factures et avoirs

Aspects LégauxAspects Légaux

Objectifs – Réduction des coûts

• Suppression de la gestion physique (réception, traitement, archivage)

• Suppression de la saisie.• Archivage sur coffre fort électronique centralisé• Gestion des litiges améliorée

– Améliorations• Mise en conformité des factures• Suppression des erreurs de saisie• Diminution du temps de traitement global

Les Enjeux de la DématérialisationLes Enjeux de la Dématérialisation

Suivant l’article 289bis du CGI – Fichiers structurés ou non

• Possibilité d’utiliser des images

– Utilisation de la signature électronique

Suivant l’article 289V du CGI – Fichiers structurés uniquement

• Utilisation d’un langage clair pour l’Administration Fiscale

– Gestion d’une Liste Récapitulative• Chaque partenaire conserve la trace de tous les échanges

– Maintien d’un Carnet Partenaire• Le carnet partenaire permet de gérer à date la relation entre le fournisseur et

son client

– Signature d’un Contrat d’interchange• Le contrat d’interchange décrit les règles d’élaboration du fichier d’échange

(format et contenu)

2 modes de dématérialisation2 modes de dématérialisation

La Dématérialisation FiscalePour Voyages Carrefour

La Dématérialisation FiscalePour Voyages Carrefour

• Mode de dématérialisation– Orienté vers la dématérialisation au sens 289bis de la DGI– Choix de faire intervenir un partenaire externe de dématérialisation : b-

Process

•Choix de b-Process– Solution déjà éprouvée chez Carrefour– Solution capable de communiquer avec d’autres outils de

Dématérialisation Fiscale (interopérabilité)– Solution évolutive simultanément chez CARREFOUR et le fournisseur– Assistance lors des contrôles inopinés de la DGI

•

Choix d’un tiers de confiance Choix d’un tiers de confiance

Outil de rapprochement

Outil de rapprochement

Comptabilité

ClientClient

Comptabilité

Outil de FacturationOutil de

Facturation

FournisseurFournisseur

Données de facturation


Facture Facture

ArchivageCDC-Arkhinéo

Facture Facture

Facture Facture Liste

Récap.

Facture Facture

ArchivageCDC-Arkhinéo

Facture Facture


Récap.

Carnet Partenair

e

Partenaire de Dématérialisation


Part

ie

Fourn

isse

ur

Part

ie

Fourn

isse

ur

Part

ieC

lient

Part

ieC

lient

DEMATDEMAT

CtrlCtrl CtrlCtrl

Accusé de Réception




116

Cinématique d’un échangeCinématique d’un échange

Facture Facture

Schéma Collaboratif Schéma Collaboratif

FactureFacture

Comptabilité

Facture Facture


b-Process


b-Process

Gestion Co

Archivage

Accusé de Réceptin

Accusé de Réceptin

Données de Facturation

XFT

Données de Facturation

XFT

Facture Facture


Récap.

FOURNISSEURFOURNISSEURFacture Facture

Gestion desLitiges

Gestion desLitiges

Facture Facture

Archivage

Facture Facture


Récap.

Part

ie

Fourn

isse

ur

Part

ie

Fourn

isse

ur

Part

ieC

lient

Part

ieC

lient

Carnet Partenair

e

DEMATDEMAT

CtrlCtrl CtrlCtrl

Traduction XFT

Traduction XFT

ImageTIFF

ImageTIFF

Schéma InteropéréSchéma Interopéré

FactureFacture

ComptabilitéFacture Facture

Autre Partenaire de

Dématérialisation

Autre Partenaire de

Dématérialisation

Gestion Co

Archivage



GOLD



Facture Facture


Récap.

FOURNISSEURFOURNISSEUR

Facture Facture

Gestion desLitiges

Gestion desLitiges

TraductionXFT

TraductionXFT

ImageTIFF

ImageTIFF

Facture Facture

Archivage

Facture Facture


Récap.

Carnet Partenair

e

DEMATDEMAT

Facture Facture

Facture Facture

Facture Facture


B-Process


B-Process

Carnet Partenair

e

CtrlCtrl

CtrlCtrl

CtrlCtrl

La Dématérialisation FiscaleComment y parvenir

La Dématérialisation FiscaleComment y parvenir

Le problème

Améliorer la productivité dans le traitement des factures fournisseur

• Saisie des données liées aux pièces fournisseur

• Rapprochement Achat/Vente

• Activation du Bon à payer

Pour un réseau d’agences ce sont plusieurs dizaines de milliers de pièces qu’il faut traiter annuellement.

• Qui saisit les pièces ?

• Qui rapproche les achats et les ventes ?

• Le comptable ? L’agent à l’origine de la vente ?

Les solutions existantes

• Gestion manuelle– Saisie de la pièce à partir de la vente ou sur recherche d’élément de vente

– Vérification des données sur le document papier

– Traitement des erreurs

Imaginons le temps passé pour traiter 30000 pièces ?

Minimum 1000 heures annuelles passées à saisir et à pointer

• Intégration de fichiers transmis par les fournisseurs– Chaque fournisseur a son format

– Souvent ces fichiers sont des synthèses des factures déjà transmises (donc les données sont avant tout des données globales liées aux factures)

– Mais assistance non négligeable pour l’automatisation

– Permet d’effectuer des contrôles et de garantir que toutes les pièces sont bien intégrées

Utiliser un flux dématérialisé formaté XFT

• S’appuyer sur un véritable processus– La dématérialisation est un gain concret pour le fournisseur, qu’il soit un

gain pour tous• Financier: Limitation des couts d’édition et d’expédition (frais demandé par les

tiers dématérialiseurs)• Organisation : automatisation des flux sortants vers les clients et mise à

disposition des documents dématérialisés

• Bâtir un flux dématérialisé utilisable par tous– Ne pas limiter à la fourniture d’un document avec signature électronique

ou transfert des données minimales légales

– Présenter les éléments impliqués de manière normalisée• Utiliser un vocabulaire de termes connus (XFT)• Détailler les données pour donner une capacité de traitements automatisés

Facture dématérialisée: code XFT

Principe général de la facture dématérialisée

Envoi de la facture à nos partenaires

TO

Intégration du fichier d’entrée

Dématérialisation et Archivage de la facture

Génération d’un fichier d’intégration

Partenaires

Visualisation de la facture dématérialisée

Récupération du fichier d’intégration

Agence

Intégration flux de factures dématérialisées

• Reconnaissance origine flux (fournisseur)

• Création de la pièce

• Recherche des ventes à partir des critères descriptifs

• Analyse de la situation achat et de la vente recherchée– Différence de données d’identification

– Différence montant et taxabilité (règles de validation)

– Analyse des rapprochements déjà effectués

• Rapprochement achat/vente « validé » ou « à valider »

• Suivant les paramètres du flux, activation du bon à payer

Référentiel de flux

• Identification tiers dématérialiseur

• Règles d’identification fournisseur

• Règles d’identification cible

• Affectation traitement des contrôles/erreurs

• Règles liés au processus

• Paramètres d’accès aux données dématérialisées

Pilotage des rapprochement « à valider »

Pilotage des erreurs techniques

Evolutions fonctionnelles

• Normaliser les intégrations de fichier de synthèse fournisseur en utilisant le processus pièces dématérialisées XFT– Utilisation portail centralisé de messages (encodage)

– Contrôler et Piloter les flux entrants plutôt que laisser une intégration manuelle

• Gestion analyse statistiques pour qualifier les automatismes– Compréhension des cycles d’intégration automatisé

– Rapport sur la gestion des erreurs qualifiées comme valide (automatique ou manuelle)

• Organisation des saisies manuelles sur le même principe que le processus automatisé– Accélération des processus de saisie

– Pilotage automatisé des recherche des ventes, rapprochement et Bon à payer

Questions réponses

Journée X F T 16 03 10v2

Education

Transcript of Journée X F T 16 03 10v2