Journée de recherche Symposium : opérationnalisation des bénéfices romero

Opérationnalisationdelaréalisationdesbénéfices:enjeuxetpistesd’actions

AlejandroRomero,PhD,PMPProfesseur,ESGUQAM

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1e JournéedelaRechercheenpartenariataveclaChaireengestiondeprojetsESGUQAM

Aveclacollaborationde:MagalieParéetNassimKhemici

Objectifduprojetderecherche

21e JournéedelaRecherche

enpartenariataveclaChaireengestiondeprojetsESGUQAM

IdentifierlesenjeuxdelaréalisationdesbénéficesdanslecontexteduprojetDéfinirdesoutilspoursoutenirleplanderéalisationdesbénéficesetsonsuiviIdentifierlesrôlesetlesresponsabilitésdugestionnairedesbénéfices

Projetréalisédanslecadredesinitiativesdelachaireengestiondeprojets.

Plandel’atelier

PrésentationparAlejandroRomero-Torres(30min.)Pause(10min.)Atelierdetravail– partable(30min.)Retourenplénière(30min.)Synthèse(15min.)



14h15

14h4514h5515h2515h55

Plandelaprésentation

1. Étatdelasituationdel’opérationnalisationdelagestiondesbénéfices

2. Enjeuxdusuividelaréalisationdesbénéfices

3. Lesrôlesetresponsabilitéspourlagestiondesbénéfices

4. Questionspourl’atelier



Consensusparrapportauxprincipesetauxprocessus

Livresprofessionnels• Bradley,G.2006• Smith,P.andYates,J.,2008Livresacadémiques• Ward,J.andDaniel,E.2006Standardsetcertifications• Managing benefits certificate - Jenner,S.andAPMG,2014• Managing sucessful programs– OGC,2011• Programmanagement- PMI,2013Cadresgouvernementauxderéalisationdebénéfices• Angleterre– Projetsmajeurs• Australie– Priorités• ÉtatsUnis(àvenir)


1.Étatdel’artdelagestiondebénéfices

Principes

Principe1: AlignerlesbénéficesaveclastratégieorganisationnellePrincipe2:SélectionnerlesprojetsenfonctiondesbénéficesPrincipe3:GérerlesbénéficesàpartirdelaperspectiveduportefeuillePrincipe4:UtiliserdesméthodesetdesoutilssolidesappuyantlalivraisondebénéficesPrincipe5:IntégrerlesbénéficesàlagestiondelaperformanceorganisationnellePrincipe6:MettreenpratiqueunegouvernanceeffectivePrincipe7:Développeruneculturepourlavaleur

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Jenner,S.andAPMG(2014)

1.Étatdel’artdelagestiondelaréalisationdesbénéfices

Processus

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Jenner,S.andAPMG(2014)

Définirlesrésultatsetbénéficessouhaités

Définirleprojet

Réaliserlesbénéfices

Évaluerlaréalisation

desbénéfices

Besoinsetproblèmes

Normesetréglementations

Opportunitésetrisques

Modèlesuédoisdelaréalisation

desbénéfices

Stratégiesetobjectifsorganisationnels

• Casd’affaires• Planetdevis

• Planderéalisationdesbénéfices

• Miseàjourdeplans• Bénéficesréalisés

• Rapportsdeprogression• Vérificationdebénéfices

réalisés• Leçonsapprises



Résultatsdesinitiatives

Lamajoritédesorganisationsrespectentetadoptentun processusdegestiondesbénéfices,maisellesontdesdifficultésàmesurerlesbénéficesréalisésetlesuccèsduprojet(Marnewick,2016).Trèspeud’organisationsréussissentàexécutercorrectementchaqueprocessusdelaréalisationdesbénéfices.L’évaluationdesbénéficesn’estpresquejamaisréalisée(Sapountzis,2013).Volvoréussiralaréalisationdesesbénéficessisagouvernanceconsidèrelatraçabilitédesbénéfices(Viklund etTjernstrom,2008).

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LesenjeuxactuelsDéfinir clairement les bénéfices : catégorisation,quantification, estimation et validationPlanification de la réalisation des bénéfices au niveaustratégique ou tactiqueIdentifier des indicateurs pour évaluer les bénéfices nonquantifiablesDéfinir comment l’organisation va réaliser la mesure duprogrès des bénéfices par rapport au « AS-IS»Définir des références pour les bénéfices intermédiaireset les dates d’évaluationDéfinir les artefacts pour communiquer le progrès desbénéfices à toutes les parties prenantes pertinentes

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GeminiConsultants,2015

Maîtrisée

Nonmaîtrisée

activ

ité



Lesbénéficesselontroisperspectives

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2.Lesenjeuxdusuividelaréalisationdebénéfices

Succèsenfonctionduprojet

Succèsenfonctiondel’investissement

Succèsenfonctiondesopérations

Investissement

• Satisfairelespartiesprenantes

• ROI• Réaliserles

bénéfices

• Livrerlerésultatenrespectantlescontraintesduprojet

• Utiliserlerésultat• Réaliserles

bénéfices

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Bénéficesselonl’investissement

Définir et maintenir les règles d’éligibilité debénéficesRéaliser le plan de réalisation de bénéfices auniveau du portefeuilleRéviser continuellement les bénéficesDéfinir de quelle façon les bénéfices serontgérés une fois que le produit ou le service esten opérationSuivre et évaluer la réalisation de bénéfices auniveau du portefeuilleÉvaluer les bénéfices une fois que le produitou le service est en opérationDéfinir les rôles et les artéfacts pour la gestionde bénéfices avant, pendant et après le projet

Contexte:• Organisationensilos• Autoritélimitéevis-

à-vislepromoteur• Peud’outilspour

suivrelesbénéfices

SelonlacertificationAMPG:

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Bénéficesselonleprojet

Démarrer, planifier, exécuter, contrôler etclôturer le projet respectant les contraintesinitialesSatisfaire les parties prenantes par rapport àleurs besoins et exigencesSuivre et communiquer les indicateurs définispar la gouvernance du projetGérer les demandes de changement limitantles impacts sur les contraintes initialesNégocier avec les parties prenantesPMBOK ® version six (2017) – utilisation duplan de réalisation de bénéfices pouridentifier les parties prenantes et clôturer leprojet

Contexte:• Plusieursdemandes

dechangementsayantdesimpactssurlaportée

• Responsabilitélimitéeparrapportauxbénéfices

Selonlesstandards:

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Bénéficesselonlesopérations

Identifier les bénéfices recherchés selon lastratégie et les objectifs organisationnelsDéfinir les produits et services souhaitésIdentifier les indicateurs permettant demesurer l’évolution des bénéfices financiers etnon financiersFaire les mesures initiales (AS-IS) permettantde mesurer l’évolution (TO-BE)Suivre la réalisation du projet pour identifierles possibles écarts par rapport aux ciblesS’approprier les livrables du projetÉvaluer et communiquer la réalisation desbénéfices une fois le produit ou service enopérationDéfinir de nouveaux projets selon les écarts

Contexte:• Difficultésdans

l’identificationdesbénéficesavantleprojet

• Peud’outilspourmesurerl’étatinitialetl’évolutiondesbénéfices

• Communicationlimitéeentreleprojetetl’investissement

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Bénéficesdanslecadreduprojet:

ProjetA ProjetZ

Livrable3Livrable1 Livrable2 Livrable4

Portefeuille

Bénéfices

Exigen

cea

Exigen

ceb

Exigen

cec

Exigen

ced

Exigen

cei

Exigen

cej

Exigen

cek

Exigen

cel

…

Programme

ProjetB

Livrable3 Livrable4Exigen

cee

Exigen

cef

Exigen

ceg

Exigen

ceh

Traçabilitédes

bénéfices

Analysebidirectionn

elle

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Outilspourlatraçabilitédesexigences:

Businessanalysis forpractitioner:apracticeguide,2015

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Bénéficesau-delàduprojet:

ü Laréalisationdebénéficesdoitêtreexécutéetoutaulongducycledevieduprojetetaprèssafinalisation.Cecycledevieétendudevraitaméliorerl'adhésionàlaréalisationdesbénéfices(Marnewick,2016).

ü L’évaluationdesbénéficespost-projetpermetd’évaluerlarentabilitéduprojet,identifierlesleçonsapprisesàpartirdel’investissementetidentifierdenouveauxbénéficesouprojets(Badewi,2015).

ü 80%desprojetsgouvernementauxenAngleterreneréalisentaucuneévaluationdesbénéficesaprèslalivraisondesproduitsetservicesduprojet(NAO,2009)

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Bénéficesau-delàduprojet:

ü ÉtudedeWard(2008):ü 80%desrépondantsconsidèrentquelarévisiondesbénéficesn’a

pasétéfaitecorrectementü 4%desrépondantsconsidèrentquelarévision post-implémentation

ajoutedelavaleuràl’organisationü Habituellement,unauditdebénéficesestréalisé6à12moisaprèsla

livraisondesrésultatsduprojet(ThomasetFernández,2008).ü Silesbénéficesetlesindicateursdemesurenesontpascorrectement

définislorsdupréprojet,ilsserontdifficilementsuivislorsdesopérations.

ü Parcontre,lesrôlesetlesresponsabilitéspourl’évaluationdebénéficespost-projetnesontpasdéfinis.

Quiestresponsabledesbénéfices?

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3.Lesrôlesetlesresponsabilités

Succèsenfonctionduportefeuille




bénéfices


• Utiliserets’approprierlerésultat

• Réaliserlesbénéfices

Le propriétaire des produits ou des services livrés n’est pas outillépour évaluer la réalisation de bénéfices et les communiquer(Badewi et al., 2016).

La responsabilité de la réalisation des bénéfices dans la phase post-mise en œuvre est au-delà de la responsabilité de la gestion deprojet (Zwikael, 2012).

Le gestionnaire responsable du changement organisationnel peutêtre responsable des bénéfices (OGC, 2011).

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bénéfices




ModèledeBadewi,2016:

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bénéfices




ModèledeBadewi,2013:

Badewi,2016

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4.Questionspourlesateliers

TablesA1etA2:bénéficesdanslecadreduprojet

Comment peut-on rendre le gestionnaire de projet et/ou sonéquipe plus responsable (sensible) par rapport à la réalisationdes bénéfices?

Comment peut-on améliorer le suivi des bénéfices dans lecontexte du projet?

Quelle serait la fréquence idéale pour suivre et contrôler lesbénéfices dans le contexte du projet ? (Selon quel contexte?)

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Quels sont les facteurs permettant l’évaluation et le suivi des bénéficeslors des opérations?

Quels outils devraient être employés pour communiquer le suivi desbénéfices ? À qui doit-on les communiquer?

Quelle serait la fréquence idéale pour suivre et contrôler les bénéficesdans le contexte du projet ? (Selon quel contexte?)

TablesB1etB2:bénéficeslorsdesopérations

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TablesC1etC2:rôlesetresponsabilités

Qui doit être responsable de l’évaluation et le suivi desbénéfices?• Lors du pré projet• Lors du projet• Lors des opérationsQuelles seraient leurs principales responsabilités?

Rôles

251e JournéedelaRechercheduPMI-Montréal


Gardiendutemps• S’assuredurespectdutempslorsdel’atelier

• *Facilitateur

Scripte• Prenddesnotessurlesdiscussionspendantl’atelier

Porte-parole• Présenteunrésumédesdiscussionsàlafindel’atelier

Opérationnalisationdelaréalisationdesbénéfices:enjeuxetpistes

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AlejandroRomero

@malexromero

• Name | Alejandro Romero, PhD, PMP• Web | www.chairegpuqam.ca• Email | [email protected]


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