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1 Le cockpit de gestion des installations et ses indicateurs de performance Conférenciers: Jean-Pascal Foucault, ing. Guy Leclerc, ing. Ph.D. Septembre 2001 Jean-Pascal Foucault, ing. Tous droits réservés. Reproduction interdite.

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Le cockpit de gestiondes installations

etses indicateurs de performance

Conférenciers:

Jean-Pascal Foucault, ing.Guy Leclerc, ing. Ph.D.

Septembre 2001 Jean-Pascal Foucault, ing. Tous droits réservés. Reproduction interdite.

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« La connaissance, c ’est le pouvoir. »- Francis Bacon

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Plan de l’exposéLa mesure de la performance et le cockpit de gestion

Bilan du Maestro 1999-2000

Définition des termes

Les paramètres saisies et les indicateurs de performance

Constats, diagnostics et synthèse des résultats

Meilleure pratique et perspective

Conclusion Jean-Pascal Foucault, ing. Tous droits réservés. Reproduction interdite.

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« … une enveloppe de 60 millions sera spécifiquement réservée, en vertu des contrats de performance, à la rationalisation de l ’offre de formation…Le coût de l ’administration, laproductivité du personnel et les coûts de l ’enseignement seront aussi évalués à l ’aide d ’indicateurs précis et serviront à des fins de comparaison pour élaborer des objectifs par établissement. »

- ministère de l ’éducation (Source: La Presse, 5 avril 2000)

Un peu d ’actualité !

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Pourquoi mesurer la performance ?«Si un gestionnaire ne s ’occupe pas de mesurer la performance de ses activités, j ’ai une seule question à vous soumettre: Que pensez-vous qu ’il gère? Sans la mesure de la performance, les gestionnaires sont de simples «gardiennes d ’enfants» alors qu ’ils doivent être des administrateurs de processus.»

(Source: Jac Fitz-Enz, Benchmarking Staff Performance, 1996)

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Quels sont les défis dans le domainede la gestion des installations publics?

Garder l ’ensemble des installations fonctionnel et en opération en tout temps;

Satisfaire les besoins des clients au meilleur rapport qualité-prix;

Garder les bailleurs de fonds (ou le CA) informés de l ’état de la situation;

Continuellement changer, améliorer, adapter notre offre de service en fonction des besoins.

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Principes stratégiquesde gestion

des installations

Intégration accrue des actions prédictives

tant au niveau de la techniquequ ’au niveau de la gestion

Valorisationdu coût de cycle de vie

« life cycle cost »

Analyse croiséedes informations guidant

la prise de décision

Utilisation accrue de l ’informatiqueet des nouveauxdéveloppementstechnologiques

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Analyse de la durée de vie utile(Basée sur les durées de vie utile de composantes de bâtiments de la firme SIRICON+ et des coûts du Yardsticks for costing-Cost andData for the Canadien Construction Industry)

École secondaire (2 étages, 14 000 m2)

Catégorie d'éléments du bâtimentProportion de la valeur de remplacement

Durée de vie utile moyenne (ans)

Taux d'amortissement

1 Fondation 2,0% 75 1,33%2 Structure 12,9% 75 1,33%3 Revêtements extérieur 13,7% 40 2,50%4 Cloisons et portes intérieurs 10,4% 50 2,00%5 Mouvement vertical 1,3% 30 3,33%6 Revêtements de finition intérieure 9,4% 20 5,00%7 Quincaillerie d'ajustement et équipements 7,3% 20 5,00%8 Systèmes et appareils électriques 9,0% 35 2,86%9 Systèmes et appareils mécaniques 26,0% 25 4,00%10 Gestion et profits 8,0% 35,24 2,84%

Durée de vie utile moyenne pondérée (ans)

Taux d'amortissement pondéré

100,0% 38,0542 2,63%

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Processus stratégiquede gestion

des installations

8ième ACTION:Augmenter vos activités

préventives

7ième ACTION:Diminuer les plaintes

et les demandes6ième ACTION:Établir vos prioritésd ’investissements

5ième ACTION:Mettre en évidence la notion de

déficit d ’entretienet de déficit fonctionel

4ième ACTION:Évaluer la performance

de votre système

3ième ACTION:Évaluer le profil de santé

de vos bâtiments

2ième ACTION:Définir des indicateurs

de performance1ère ACTION:

Former et informer les genset identifier vos appuis

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Que doit-on alors mesurer ?

Les indicateurs de performance financière sont loin d ’être les seuls indicateurs à considérer … même dans le secteur privé !!!

L ’approche à prôner est celle d’un tableau de bord équilibré (Balanced Scorecard) comme celui de Kaplan et Norton.

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Cockpit de gestion des installations

(Source: Kaplan and Norton, Harvard Business review, jan-fév1992)

Aspect FinancierDe quoi avons-nous l ’air

face à nosbailleurs de fonds?

Aspect duService à la clientèle

Comment sommes-nousperçus par nos clients ?

Aspect desProcessus internes

Dans quels domainesdevons-nous performer?

Aspect del’Apprentissage etde l’ Innovation

Pouvons-nous continuer à nous améliorer et à générer une valeur ajoutée?

Stratégie

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Plan de l’exposéLa mesure de la performance et le cockpit de gestion

Bilan du Maestro 1999-2000

Définition des termes

Les paramètres saisies et les indicateurs de performance

Constats, diagnostics et synthèse des résultats

Meilleure pratique et perspective

Conclusion Jean-Pascal Foucault, ing. Tous droits réservés. Reproduction interdite.

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Programme de l ’AGPI ...

de Modélisation,d ’Analyse et

d ’Évaluation STRatégique des Organisations

… pour la gestion des installations.

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Les indicateurs de performance recommandés

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Bilan des activités du MAESTRO 1999-2000 …

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•Échéancier:Rédaction de la 1ère édition du livre: 31 octobre

2000

Lancement du sondage 1999-2000: 15 décembre

2000

Cueillette des données du sondage: 31 mai 2001

Analyse des données: 15 septembre 2001

Publication de la 2ième édition du livre: 31 novembre

2001

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… Bilan des activités du MAESTRO 1999-2000 …

•Participation: •32 institutions dont:

12 commissions scolaires6 collèges9 universités5 hôpitaux (H, HP, CHSLD)

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•Points saillants:Plus de 300 courriels et autres correspondances Développement et utilisation d’un panier de

cueillette sur internet (formulaire en ligne)480 données brutes traitéesRévision des définitions et des questionnairesAnalyse et synthèse des données pour la production

de tableaux et de graphiques divers10 réunions du comité sur les indicateurs de

performancePlus de 1000 heures d’analyse et de production

… Bilan des activités du MAESTRO 1999-2000

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Aspect Financier

3 indicateursde performance

Aspect duService à la clientèle

2 indicateursde performance

Aspect desProcessus internes

6 indicateursde performance

Aspect del’Apprentissage etde l’ Innovation

1 indicateurde performance

Stratégie

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Les indicateurs de performance du MAESTRO

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ATTENTION !

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Le MAESTRO estUne série de statistiques sur des indicateurs de performanceCes statistiques n’indiquent pas de bonnes ou de mauvaises performancesLes comparaisons entre les organisations resteront toujours relatives

Cet outil est pour aider celui qui:Désire atteindre l’excellence en matière de gestion de ses installations;Dans l’esprit d’un processus d’amélioration continue.

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Plan de l’exposéLa mesure de la performance et le cockpit de gestion

Bilan du Maestro 1999-2000

Définition des termes

Les paramètres saisies et les indicateurs de performance

Constats, diagnostics et synthèse des résultats

Meilleure pratique et perspective

Conclusion Jean-Pascal Foucault, ing. Tous droits réservés. Reproduction interdite.

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Schéma d’interventions typiquesen exploitation des installations

Fin del ’année 0

Valeur de remplacementégale 100%de la valeur d ’usage

Duréede vie utile

Entretienet Opérations(Dépense)

Courbe dedémolition

Réhabilitation mineure(Sauvegarde de la capacitéfonctionnelle: <25K$)

Réhabilitation majeure(Sauvegarde de la valeurd ’usage)

40 ans

Rénovation de typeMODERNISATION

Rénovation de typeTRANSFORMATION(Changement de vocation)

O

(Source: P. Merminod, méthode MER)

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Schéma d’interventions typiquesen exploitation des installations

Fin del ’année 0

Valeur de remplacementégale 100%de la valeur d ’usage

Duréede vie utile

Opération(Dépense)

Courbe dedémolition

40 ans

Maintiendes actifs(sans changement de vocation)

Rénovation(Changement de vocation)

O

(Source: Inspiré de P. Merminod, méthode MER, Suisse 1992)

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(Interventions pour laSauvegarde de la capacitéfonctionnelle: <25K$)

(Interventions pour laSauvegardede la valeurd ’usage)

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OpérationActivités permettant, habituellement, à l’ensemble des occupants

d’un immeuble de vaquer à leurs activités usuelles. L’éventail de

ces activités peut varier selon l’envergure du bâtiment ou selon le

nombre de bâtiments, lorsqu’il s’agit d’un parc immobilier.

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Activités nécessaires pour garder les différents composants des

bâtiments en bon état de fonctionnement. Les activités peuvent

être de l’entretien curatif, préventif ou correctif. Ces activités

sont habituellement classées en fonction des divers corps de

métier de la construction ou des spécialisations associées aux

bâtiments.

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Maintien des actifs …

Activités pour remettre les composants ou les systèmes endommagés ou usés

en état de fonctionnement par des réparations relativement importantes, sans

toutefois impliquer des composants au complet (sauvegarde de la capacité

fonctionnelle).

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Activités pour changer un composant ou un système pour un autre de même

capacité et pour remplir la même fonction. Cela implique habituellement un

composant ou un système au complet (sauvegarde de la valeur d’usage).

Autres appellations typiques pour ce genre d’interventions : -remise à niveau;-remise en état;-réfection;-grosse réparation.

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… Maintien des actifs

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Activités de modernisation totale ou partielle des installations

ou de ses composants ou de ses systèmes existants, c’est-à-dire,

une rénovation pour la remise aux normes ou issue d’un

nouveau design ou d’une nouvelle technologie sans toutefois

changer la vocation. À titre d’exemple, une toiture plate

conventionnelle rénovée en toiture ventilée ou un système de

régulation automatique renouvelé par un système de contrôle

informatisé (DDC).

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Rénovation

Activités d’améliorations et de transformations totales ou

partielles des installations ou de ses composants ou de ses

systèmes existants, c’est-à-dire, une rénovation pour la

modification ou l’amélioration fonctionnelle avec changement

de la vocation. À titre d’exemple, une classe convertie en

bureau, une école transformée en centre hospitalier de soins de

longue durée.

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Plan de l’exposéLa mesure de la performance et le cockpit de gestion

Bilan du Maestro 1999-2000

Définition des termes

Les paramètres saisies et les indicateurs de performance

Constats, diagnostics et synthèse des résultats

Meilleure pratique et perspective

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Les données fournies ...

•Superficie brute;

•Dépense annuelle totale de fonctionnement de l’institution;

•Dépense annuelle en opération;

•Dépense d’investissement annuelle en maintien des actifs;

•Dépense d’investissement annuelle en rénovation;

•Déficit d’entretien;

•Déficit fonctionnel;

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•Consommation énergétique annuelle brute;

•Masse salariale annuelle du service des immeubles;

•Dépense annuelle en formation du service des immeubles;

•Temps moyen de réalisation d’une demande de services;

•Nombre annuel de bons de travail;

•Service à la clientèle (Qualité des lieux fréquentés);

•Service à la clientèle (Qualité de la prestation des services).

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… Les données fournies

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Niveau de certitude de la données fournies

Niveau 0 : Nous ne pouvons fournir l’information puisque nous ne possédons pas la donnée recherchée;

Niveau 1 : Évaluation sommaire ne résultant pas d’analyses précises ou de relevés de l’état actuel de la situation (estimation sommaire);

Niveau 2 : Cueillette d’informations ou relevés sommaires de l’état de la situation (estimation précise);

Niveau 3 : Vérification et cueillette d’informations détaillées de l’état de la situation (expertise professionnelle détaillée).

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Les douze indicateurs de performance ...

• Indice du coût d'opération en fonction de la superficie brute ($ par m2);

• Indice du coût d'opération en fonction de la dépense annuelle de fonctionnement de l'institution (%);

• Indice du coût d'opération en fonction de la valeur actuelle de remplacement (%);

•Indice de maintien des actifs (%);

•Indice de rénovation des installations (%);

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•Indice de vétusté physique des installations (%);

•Indice de vétusté fonctionnelle des installations (%);

•Indice d’efficience énergétique (GJ par m2);

•Indice du temps moyen de réalisation d’une demande de service (jours);

•Indice de la formation (%);

•Indice du service à la clientèle(%) (Qualité des lieux fréquentés);

•Indice du service à la clientèle(%) (Qualité de la prestation des services).

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Plan de l’exposéLa mesure de la performance et le cockpit de gestion

Bilan du Maestro 1999-2000

Définition des termes

Les paramètres saisies et les indicateurs de performance

Constats, diagnostics et synthèse des résultats

Meilleure pratique et perspective

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Constats et diagnostics ...

Test béta:

Test de la compréhension des définitions et des formulaires

Nous a amenés à revoir les définitions ainsi que le contenu et la présentation de certains formulaires

Première passe à échantillon restreint qui ne permet pas de tirer des conclusions permanentes (Ce n’est pas une loi démontrée !)

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… Constats et diagnostics ...

Niveau de certitude des données:

Plus de 80%: satisfaisant

De 60% à 80%: tolérable

Moins de 60%: troublant

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… Constats et diagnostics

Système d’information en gestion des installations:

Système actuellement essentiellement basé sur une reddition de compte comptable

Pas du tout axé notamment sur l’analyse des processus internes

Difficultés à évaluer l’efficacité et l’efficience de la gestion des installations

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Indice du coût d'opération des installations en fonction de la superficie brute ($/m2)

n (échantillon retenu pour l'analyse)

Valeur maximale Moyenne Écart-type Valeur

minimale

Niveau de certitude

(%)

Commissions scolaires 12 34,77 27,23 7,98 7,06 86

Collèges 3 38,03 28,14 9,14 19,99 78

Universités 9 69,60 44,13 15,60 27,38 59

Hôpitaux 5 159,74 81,34 63,83 7,86 80

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Aspect FinancierDe quoi avons-nous l ’air

face à nosbailleurs de fonds?

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Indice du coût d'opération des installations en fonction de la dépense annuelle de fonctionnement de l’institution (%)

n (échantillon retenu pour l'analyse)

Valeur maximale Moyenne Écart-type Valeur

minimale

Niveau de certitude

(%)

Commissions scolaires 12 8,33 6,25 1,74 1,65 83

Collèges 2 9,65 7,42 3,15 5,2 83

Universités 8 8,98 6,35 2,57 1,6 56

Hôpitaux 4 22,06 9,65 8,87 0,99 83

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Aspect FinancierDe quoi avons-nous l ’air

face à nosbailleurs de fonds?

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Indice du coût d'opération des installations en fonction de la valeur actuelle de remplacement (%)

n (échantillon retenu pour l'analyse)

Valeur maximale Moyenne Écart-type Valeur

minimale

Niveau de certitude

(%)

Commissions scolaires 12 3,16 2,48 0,73 0,64 86

Collèges 3 3,46 2,56 0,83 1,82 78

Universités 9 3,89 2,51 0,86 1,51 59

Hôpitaux 5 8,87 4,32 3,5 0,44 81

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Aspect FinancierDe quoi avons-nous l ’air

face à nosbailleurs de fonds?

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Indice de maintien des actifs (%)

n (échantillon retenu pour l'analyse)

Valeur maximale Moyenne Écart-type Valeur

minimale

Niveau de certitude

(%)

Commissions scolaires 12 3,16 2,25 0,93 0,31 83

Collèges 6 1,69 1,03 0,47 0,43 67

Universités 9 2,1 0,5 0,65 0 56

Hôpitaux 5 0,55 0,32 0,21 0,12 40

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Aspect desProcessus internes

Dans quels domainesdevons-nous performer?

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Indice de rénovation des installations (%)

n (échantillon retenu pour l'analyse)

Valeur maximale Moyenne Écart-type Valeur

minimale

Niveau de certitude

(%)

Commissions scolaires 12 0,4 0,18 0,14 0,02 72

Collèges 4 0,89 0,45 0,33 0,08 67

Universités 9 3,16 0,61 0,98 0,09 56

Hôpitaux 5 2,18 0,92 0,95 0,09 47

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Aspect desProcessus internes

Dans quels domainesdevons-nous performer?

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Indice de vétusté physique des installations (%)

n (échantillon retenu pour l'analyse)

Valeur maximale Moyenne Écart-type Valeur

minimale

Niveau de certitude

(%)

Commissions scolaires 11 10,39 3,65 2,77 0,11 61

Collèges 2 0,61 0,43 0,25 0,25 50

Universités 7 12,13 4,46 5,15 0,14 52

Hôpitaux 3 10,61 5,26 5,03 0,62 33

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Aspect desProcessus internes

Dans quels domainesdevons-nous performer?

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Indice de vétusté fonctionnelle des installations (%)

n (échantillon retenu pour l'analyse)

Valeur maximale Moyenne Écart-type Valeur

minimale

Niveau de certitude

(%)

Commissions scolaires 8 6,71 2,53 2,13 0,66 50

Collèges 3 0,3 0,14 0,14 0,06 56

Universités 8 16,09 4,67 5,64 0,21 50

Hôpitaux 3 31,73 27,81 5,74 21,22 44

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Aspect desProcessus internes

Dans quels domainesdevons-nous performer?

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43

Indice d'efficience énergétique (GJ/m2)

n (échantillon retenu pour l'analyse)

Valeur maximale Moyenne Écart-type Valeur

minimale

Niveau de certitude

(%)

Commissions scolaires 12 0,9 0,74 0,13 0,51 72

Collèges 6 1,35 0,97 0,22 0,81 83

Universités 7 1,76 1,42 0,4 0,74 67

Hôpitaux 5 2,17 1,73 0,39 1,3 60

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Aspect desProcessus internes

Dans quels domainesdevons-nous performer?

Page 44: Jean-Pascal Foucault et Guy Leclerc--AGPI2001-Cockpit et ... · mesurer la performance de ses activités, ... (Source: Jac Fitz-Enz, Benchmarking Staff Performance, 1996) Jean-Pascal

44

Indice du temps moyen de réalisation d'une demande de services (Jours / demande)

n (échantillon retenu pour l'analyse)

Valeur maximale Moyenne Écart-type Valeur

minimale

Niveau de certitude

(%)

Commissions scolaires 3 12 5,67 5,51 2 33

Collèges 1 5 5 0 5 33

Universités 3 12 6,7 4,7 3 67

Hôpitaux 1 5 5 0 5 33

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Aspect desProcessus internes

Dans quels domainesdevons-nous performer?

Page 45: Jean-Pascal Foucault et Guy Leclerc--AGPI2001-Cockpit et ... · mesurer la performance de ses activités, ... (Source: Jac Fitz-Enz, Benchmarking Staff Performance, 1996) Jean-Pascal

45

Indice de formation (%)

n (échantillon retenu pour l'analyse)

Valeur maximale Moyenne Écart-type Valeur

minimale

Niveau de certitude

(%)

Commissions scolaires 8 2,24 0,54 0,72 0,08 46

Collèges 3 0,32 0,22 0,13 0,07 44

Universités 4 1,09 0,61 0,32 0,39 50

Hôpitaux 5 1,99 0,94 0,76 0,17 46

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Aspect del’Apprentissage etde l’ Innovation

Pouvons-nous continuer à nous améliorer et à générer une valeur ajoutée?

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46

Indice du service à la clientèle (Qualité des lieux fréquentés) (%)

n (échantillon retenu pour l'analyse)

Valeur maximale Moyenne Écart-type Valeur

minimale

Niveau de certitude

(%)

Commissions scolaires 4 70,8 70,15 0,44 69,8 Sans objet

Collèges 1 60 60 0 60 Sans objet

Universités 4 76,7 70,9 5,24 64 Sans objet

Hôpitaux 0 ? ? ? ? Sans objet

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Aspect duService à la clientèle

Comment sommes-nousperçus par nos clients ?

Page 47: Jean-Pascal Foucault et Guy Leclerc--AGPI2001-Cockpit et ... · mesurer la performance de ses activités, ... (Source: Jac Fitz-Enz, Benchmarking Staff Performance, 1996) Jean-Pascal

47

Indice du service à la clientèle (Qualité de la prestation de services) (%)

n (échantillon retenu pour l'analyse)

Valeur maximale Moyenne Écart-type Valeur

minimale

Niveau de certitude

(%)

Commissions scolaires 4 86,5 80,23 7,4 70 Sans objet

Collèges 1 70 70 0 70 Sans objet

Universités 4 81 76,2 3,8 72 Sans objet

Hôpitaux 0 ? ? ? ? Sans objet

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Aspect duService à la clientèle

Comment sommes-nousperçus par nos clients ?

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48

… et le fameux 5% de la VAR?

Indice combiné (DÉPENSES - opération, maintien des actifs et rénovation) (%)

n (échantillon retenu pour l'analyse)

Valeur maximale Moyenne Écart-type Valeur

minimale

Niveau de certitude

(%)

Commissions scolaires 6,72 4,91 1,8 0,97 72

Collèges 6,04 4,04 1,63 2,33 67

Universités 9,15 3,62 2,49 1,6 56

Hôpitaux 11,6 5,56 4,66 0,65 40

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49

Effet combiné de la vétusté

Indice combiné (VÉTUSTÉS - physique et fontionnelle) (%)

n (échantillon retenu pour l'analyse)

Valeur maximale Moyenne Écart-type Valeur

minimale

Niveau de certitude

(%)

Commissions scolaires 17,1 6,18 4,9 0,77 50

Collèges 0,91 0,57 0,39 0,31 50

Universités 28,22 9,13 10,79 0,35 50

Hôpitaux 42,34 33,07 10,77 21,84 33

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50

Plan de l’exposéLa mesure de la performance et le cockpit de gestion

Bilan du Maestro 1999-2000

Définition des termes

Les paramètres saisies et les indicateurs de performance

Constats, diagnostics et synthèse des résultats

Meilleure pratique et perspective

Conclusion Jean-Pascal Foucault, ing. Tous droits réservés. Reproduction interdite.

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Meilleure pratique …

Ne peut être définie uniquement par la lecture d’une statistique

Par exemple, un sous financement des activités d’entretien ou de maintien des actifs peut entraîner des habitudes de gestion contraires au bon sens ou à la bonne pratique

Une analyse pairée ou croisée des indicateurs aide à identifier et décrire la situation actuelle

Les seuils et les cibles à atteindre ne sont actuellement pas clairement identifiables

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52

… Meilleure pratique

Pour mieux décrire la meilleure pratique, il faut:

L’accroissement du nombre de participants,

la mise en place d’un meilleur système d’information dans chaque organisation

et la compilation des résultats des années à venir du MAESTRO

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53

Perspective d’analyse

Analyse croisée entre l’indicateur combiné des vétustés (physique et fonctionnelle) et l’indicateur du service à la clientèle (qualité des lieux fréquentés)

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Zone

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sque

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Feu

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2,50% Seui

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quat

Zone

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sque

s m

oyen

s

Feu

jaun

e

H E B

0% Seui

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l

Zone

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ible

s

Feu

vert G D A

Feu rouge Feu jaune Feu vert

Zone à risques élevés Zone à risques moyens Zone à risques faibles

Seuil critique Seuil tolérable Seuil adéquat Seuil idéal

60% 70% 80% 100%

INDICE DE VÉTUSTÉ(IV) (%) (Déficits (entretien et fonctionnel) / Valeur actuelle de remplacement) X 100

(Graphique de Foucault et Leclerc) Les neuf situations typiques de gestion des installations

INDICE DU SERVICE À LA CLIENTÈLE (ISC)

(Qualité des lieux fréquentés) (%)

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jaun

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Zone

à ri

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s

Feu

vert G D A

Feu rouge Feu jaune Feu vert

Zone à risques élevés Zone à risques moyens Zone à risques faibles

Seuil critique Seuil tolérable Seuil adéquat Seuil idéal

60% 70% 80% 100%

INDICE DE VÉTUSTÉ(IV) (%) (Déficits (entretien et fonctionnel) / Valeur actuelle de remplacement) X 100

(Graphique de Foucault et Leclerc) Les neuf situations typiques de gestion des installations

INDICE DU SERVICE À LA CLIENTÈLE (ISC)

(Qualité des lieux fréquentés) (%)

Jean-Pascal Foucault, ing. Tous droits réservés. Reproduction interdite.

A - Situation satisfaisante.

L'ISC et l'IV se situent dans une zoneà faibles risques pour l'institution.

Situation idéale pour:

Implanter un système d'informationde la gestion des installations (gestion des espaces,gestion des demandes de services, gestion de l'entretien planifié,gestion du maintien des actifs).

Effectuer les interventions d'opération requises.

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Feu

vert G D A

Feu rouge Feu jaune Feu vert

Zone à risques élevés Zone à risques moyens Zone à risques faibles

Seuil critique Seuil tolérable Seuil adéquat Seuil idéal

60% 70% 80% 100%

INDICE DE VÉTUSTÉ(IV) (%) (Déficits (entretien et fonctionnel) / Valeur actuelle de remplacement) X 100

(Graphique de Foucault et Leclerc) Les neuf situations typiques de gestion des installations

INDICE DU SERVICE À LA CLIENTÈLE (ISC)

(Qualité des lieux fréquentés) (%)

Jean-Pascal Foucault, ing. Tous droits réservés. Reproduction interdite.

B - Situation acceptable.

L'ISC se situe dans une zone à faibles risques alors que l'IV est dans une zone à moyens risques.

Situation nécessaire d'implantation et d'administration d'un système d'information de la gestion des installations (gestion des espaces, gestion des demandes de services, gestion de l'entretien planifié, gestion du maintien des actifs).

Effectuer les interventions d'opération requises et des interventions ciblées de maintien des actifs et de rénovation pour la résorption des déficits (entretien et fonctionnel).

Page 57: Jean-Pascal Foucault et Guy Leclerc--AGPI2001-Cockpit et ... · mesurer la performance de ses activités, ... (Source: Jac Fitz-Enz, Benchmarking Staff Performance, 1996) Jean-Pascal

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Feu rouge Feu jaune Feu vert

Zone à risques élevés Zone à risques moyens Zone à risques faibles

Seuil critique Seuil tolérable Seuil adéquat Seuil idéal

60% 70% 80% 100%

INDICE DE VÉTUSTÉ(IV) (%) (Déficits (entretien et fonctionnel) / Valeur actuelle de remplacement) X 100

(Graphique de Foucault et Leclerc) Les neuf situations typiques de gestion des installations

INDICE DU SERVICE À LA CLIENTÈLE (ISC)

(Qualité des lieux fréquentés) (%)

Jean-Pascal Foucault, ing. Tous droits réservés. Reproduction interdite.

E - Situation acceptable.

L'ISC et l'IV se situent dans une zone à moyens risques pour l'institution.

Situation nécessaire d'implantation et d'administration d'un système d'information de la gestion des installations (gestion des espaces, gestion des demandes de services, gestion de l'entretien planifié, gestion du maintien des actifs).

Effectuer les interventions d'opération, de maintien des actifs et de rénovation requises pour la résorption des déficits ainsi que les interventions nécessaires à la résorption des insatisfactions à l'égard du Service à la clientèle.

Page 58: Jean-Pascal Foucault et Guy Leclerc--AGPI2001-Cockpit et ... · mesurer la performance de ses activités, ... (Source: Jac Fitz-Enz, Benchmarking Staff Performance, 1996) Jean-Pascal

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Feu rouge Feu jaune Feu vert

Zone à risques élevés Zone à risques moyens Zone à risques faibles

Seuil critique Seuil tolérable Seuil adéquat Seuil idéal

60% 70% 80% 100%

INDICE DE VÉTUSTÉ(IV) (%) (Déficits (entretien et fonctionnel) / Valeur actuelle de remplacement) X 100

(Graphique de Foucault et Leclerc) Les neuf situations typiques de gestion des installations

INDICE DU SERVICE À LA CLIENTÈLE (ISC)

(Qualité des lieux fréquentés) (%)

Jean-Pascal Foucault, ing. Tous droits réservés. Reproduction interdite.

D - Situation acceptable.

L'ISC se situe dans une zone à moyens risques alors que l'IVP est dans une zone à faibles risques.

Situation nécessaire d'implantation et d'administration d'un système d'information de la gestion des installations (gestion des espaces, gestion des demandes de services, gestion de l'entretien planifié, gestion du maintien des actifs).

Effectuer les interventions nécessaires à l'identification et la résorption des insatisfactions à l'égard du Service à la clientèle.

Page 59: Jean-Pascal Foucault et Guy Leclerc--AGPI2001-Cockpit et ... · mesurer la performance de ses activités, ... (Source: Jac Fitz-Enz, Benchmarking Staff Performance, 1996) Jean-Pascal

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Feu rouge Feu jaune Feu vert

Zone à risques élevés Zone à risques moyens Zone à risques faibles

Seuil critique Seuil tolérable Seuil adéquat Seuil idéal

60% 70% 80% 100%

INDICE DE VÉTUSTÉ(IV) (%) (Déficits (entretien et fonctionnel) / Valeur actuelle de remplacement) X 100

(Graphique de Foucault et Leclerc) Les neuf situations typiques de gestion des installations

INDICE DU SERVICE À LA CLIENTÈLE (ISC)

(Qualité des lieux fréquentés) (%)

Jean-Pascal Foucault, ing. Tous droits réservés. Reproduction interdite.

C - Situation préoccupante.

L'ISC se situe dans une zone à faibles risques (seuil de tolérance élevé de la clientèle). Cependant, l'IV est dans une zone à risques élevés.

Situation urgente d'implantation et d'administration d'un système d'information de la gestion des installations (gestion des espaces, gestion des demandes de services, gestion de l'entretien planifié, gestion du maintien des actifs).

Effectuer les interventions d'opération requises et des interventions intensives de maintien des actifs et de rénovation pour la résorption des déficits (entretien et fonctionnel).

Page 60: Jean-Pascal Foucault et Guy Leclerc--AGPI2001-Cockpit et ... · mesurer la performance de ses activités, ... (Source: Jac Fitz-Enz, Benchmarking Staff Performance, 1996) Jean-Pascal

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vert G D A

Feu rouge Feu jaune Feu vert

Zone à risques élevés Zone à risques moyens Zone à risques faibles

Seuil critique Seuil tolérable Seuil adéquat Seuil idéal

60% 70% 80% 100%

INDICE DE VÉTUSTÉ(IV) (%) (Déficits (entretien et fonctionnel) / Valeur actuelle de remplacement) X 100

(Graphique de Foucault et Leclerc) Les neuf situations typiques de gestion des installations

INDICE DU SERVICE À LA CLIENTÈLE (ISC)

(Qualité des lieux fréquentés) (%)

Jean-Pascal Foucault, ing. Tous droits réservés. Reproduction interdite.

F - Situation préoccupante.

L'ISC se situe dans une zone à moyens risques. Cependant, l'IV est dans une zone à risques élevés.

Situation urgente d'implantation et d'administration d'un système d'information de la gestion des installations (gestion des espaces, gestion des demandes de services, gestion de l'entretien planifié, gestion du maintien des actifs).La clientèle commence à manifester une insatisfaction.

Effectuer les interventions d'opération requises et des interventions intensives de maintien des actifs et de rénovation pour la résorption des déficits.

Page 61: Jean-Pascal Foucault et Guy Leclerc--AGPI2001-Cockpit et ... · mesurer la performance de ses activités, ... (Source: Jac Fitz-Enz, Benchmarking Staff Performance, 1996) Jean-Pascal

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vert G D A

Feu rouge Feu jaune Feu vert

Zone à risques élevés Zone à risques moyens Zone à risques faibles

Seuil critique Seuil tolérable Seuil adéquat Seuil idéal

60% 70% 80% 100%

INDICE DE VÉTUSTÉ(IV) (%) (Déficits (entretien et fonctionnel) / Valeur actuelle de remplacement) X 100

(Graphique de Foucault et Leclerc) Les neuf situations typiques de gestion des installations

INDICE DU SERVICE À LA CLIENTÈLE (ISC)

(Qualité des lieux fréquentés) (%)

Jean-Pascal Foucault, ing. Tous droits réservés. Reproduction interdite.

G - Situation très préoccupante.

L'ISC se situe dans une zone à risques élevés (déficit fonctionnel élevé des installations), alors que déficit d’entretien est dans une zone à faibles risques. Cette situation ne peut durée à moyen et à long terme. Situation urgente et intensive d'implantation et d'administration d'un système d'information de la gestion des installations (gestion des espaces, gestion des demandes de services, gestion de l'entretien planifié, gestion du maintien des actifs).Effectuer les interventions de rénovation des actifs (amélioration et transformation) de manière à obtenir une adéquation fonctionnelle des installations à la mission de l'institution.

Page 62: Jean-Pascal Foucault et Guy Leclerc--AGPI2001-Cockpit et ... · mesurer la performance de ses activités, ... (Source: Jac Fitz-Enz, Benchmarking Staff Performance, 1996) Jean-Pascal

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vert G D A

Feu rouge Feu jaune Feu vert

Zone à risques élevés Zone à risques moyens Zone à risques faibles

Seuil critique Seuil tolérable Seuil adéquat Seuil idéal

60% 70% 80% 100%

INDICE DE VÉTUSTÉ(IV) (%) (Déficits (entretien et fonctionnel) / Valeur actuelle de remplacement) X 100

(Graphique de Foucault et Leclerc) Les neuf situations typiques de gestion des installations

INDICE DU SERVICE À LA CLIENTÈLE (ISC)

(Qualité des lieux fréquentés) (%)

Jean-Pascal Foucault, ing. Tous droits réservés. Reproduction interdite.

H - Situation très préoccupante.

L'ISC se situe dans une zone à moyens risques. Cependant, l'IV est dans une zone à risques élevés. Cette situation ne peut durée à moyen et à long terme. Situation urgente et intensive d'implantation et d'administration d'un système d'information de la gestion des installations (gestion des espaces, gestion des demandes de services, gestion de l'entretien planifié, gestion du maintien des actifs).Effectuer intensivement les interventions de rénovation des actifs (amélioration et transformation) de manière à obtenir une adéquation fonctionnelle des installations à la mission de l'institution.

Page 63: Jean-Pascal Foucault et Guy Leclerc--AGPI2001-Cockpit et ... · mesurer la performance de ses activités, ... (Source: Jac Fitz-Enz, Benchmarking Staff Performance, 1996) Jean-Pascal

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vert G D A

Feu rouge Feu jaune Feu vert

Zone à risques élevés Zone à risques moyens Zone à risques faibles

Seuil critique Seuil tolérable Seuil adéquat Seuil idéal

60% 70% 80% 100%

INDICE DE VÉTUSTÉ(IV) (%) (Déficits (entretien et fonctionnel) / Valeur actuelle de remplacement) X 100

(Graphique de Foucault et Leclerc) Les neuf situations typiques de gestion des installations

INDICE DU SERVICE À LA CLIENTÈLE (ISC)

(Qualité des lieux fréquentés) (%)

Jean-Pascal Foucault, ing. Tous droits réservés. Reproduction interdite.

I - Situation de crise.

L'ISC et l'IV se situent dans une zone à risques élevés pour l'institution. Cette situation doit être résolue à court ou à moyen terme.

Situation urgente et intensive d'implantation et d'administration d'un système d'information de la gestion des installations (gestion des espaces, gestion des demandes de services, gestion de l'entretien planifié, gestion du maintien des actifs).Effectuer en urgence les interventions de rénovation des actifs (amélioration et transformation) de manière à obtenir une adéquation fonctionnelle des installations à la mission de l'institution. Unerelocalisation temporaire peut être nécessaire.

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vert G D A

Feu rouge Feu jaune Feu vert

Zone à risques élevés Zone à risques moyens Zone à risques faibles

Seuil critique Seuil tolérable Seuil adéquat Seuil idéal

60% 70% 80% 100%

INDICE DE VÉTUSTÉ(IV) (%) (Déficits (entretien et fonctionnel) / Valeur actuelle de remplacement) X 100

(Graphique de Foucault et Leclerc) Les neuf situations typiques de gestion des installations

INDICE DU SERVICE À LA CLIENTÈLE (ISC)

(Qualité des lieux fréquentés) (%)

H (0,3)

CS (4,8)

U (4,7)

C (1,2)

Page 65: Jean-Pascal Foucault et Guy Leclerc--AGPI2001-Cockpit et ... · mesurer la performance de ses activités, ... (Source: Jac Fitz-Enz, Benchmarking Staff Performance, 1996) Jean-Pascal

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Plan de l’exposéLa mesure de la performance et le cockpit de gestion

Bilan du Maestro 1999-2000

Définition des termes

Les paramètres saisies et les indicateurs de performance

Constats, diagnostics et synthèse des résultats

Meilleure pratique et perspective

Conclusion Jean-Pascal Foucault, ing. Tous droits réservés. Reproduction interdite.

Page 66: Jean-Pascal Foucault et Guy Leclerc--AGPI2001-Cockpit et ... · mesurer la performance de ses activités, ... (Source: Jac Fitz-Enz, Benchmarking Staff Performance, 1996) Jean-Pascal

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Meilleure pratique …

Ne peut être définie uniquement par la lecture d’une statistique

Par exemple, un sous financement des activités d’entretien ou de maintien des actifs peut entraîner des habitudes de gestion contraires au bon sens ou à la bonne pratique

Une analyse pairée ou croisée des indicateurs aide à identifier et décrire la situation actuelle

Les seuils et les cibles à atteindre ne sont actuellement pas clairement identifiables

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… Meilleure pratique

Pour mieux décrire la meilleure pratique, il faut:

L’accroissement du nombre de participants,

la mise en place d’un meilleur système d’information dans chaque organisation

et la compilation des résultats des années à venir du MAESTRO

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Conclusion

Il y a un important besoin pour les institutions sondées:

De mettre en place un système d’information permanent comme le cockpitde gestion que nous vous proposons;

De développer la méthodologie et les outils d’évaluation du déficit d’entretien (Plan directeur de maintien des actifs et priorisation des interventions) et du déficit fonctionnel (Plan directeur de rénovation des installations et priorisation des interventions).

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«Quand on affronte les réalités de demain avec les organisations d ’hier, on a les drames d ’aujourd ’hui.»

- Hervé Sérieyx

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Pour de plusamples informations,

Veuillez joindre:

Jean-Pascal Foucault, ing.

Conseiller cadre en gestionConseil scolaire de l’île de Montréal

Téléphone: 514-384-1830

Télécopieur: 514-384-2139

Courriel: [email protected]

Les documents de références et la bibliographie ayant servi à la conceptionde cette présentation sont disponibles sur demande

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