Je souhaite consulter les archives notariales numérisées · Faire une recherche à partir d’un...

Tutoriel AD21 Mars 2016

FAIRE UNE RECHERCHE DANS LES ARCHIVES NOTARIALES

SUR LE SITE www.archives.cotedor.fr

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Sommaire Je souhaite consulter les archives notariales numérisées

Comment accéder au répertoire

Faire une recherche à partir d’un nom de notaire (cas concret)

1ère possibilité de recherche 2ème possibilité de recherche

Difficultés éventuelles

L’étude que je recherche n’apparaît pas dans le menu du répertoire Je ne connais pas la filiation Je ne trouve pas la période et/ou le notaire recherché Le notaire que je recherche fait partie de l’ancien fonds des notaires Je n’ai pas de références précises

Je souhaite consulter les instruments de recherche des archives notariales

Comment accéder aux instruments de recherche

Mode Orientation générale Mode Recherche détaillé Mode Corpus

Comment utiliser les instruments de recherche du mode Corpus

Cas concret n°1 : je connais le nom du notaire mais pas son étude de rattachement Cas concret n°2 : je connais le lieu mais pas le nom du notaire Cas concret n°3 : je souhaite connaître la filiation de l’étude Cas concret n°4 : je souhaite accéder à l’ancien fonds des notaires




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Je souhaite consulter les archives notariales numérisées [sommaire]

Comment accéder au répertoire [sommaire]

Je me rends sur le site www.archives.cotedor.fr et je clique sur le e-service disponible sur la page d’accueil « Archives en ligne ».

http://www.archives.cotedor.fr/




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Dans la page « Archives en ligne », je clique le lien consulter les archives en ligne du fonds « Archives notariales ».

http://www.archinoe.net/console/ir_ead_visu.php?PHPSID=8d1970c6817e80a2f56b6a7571bcefdb&ir=12977#.VvJJ3k-j-L8




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J’accède au répertoire d’accès aux images des notaires numérisés.




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Faire une recherche à partir d’un nom de notaire (cas concret) [sommaire]

Je souhaite consulter les archives de Me BANNELIER de l’étude de Pouilly-en-Auxois (4 E 76) pour un acte daté de 1652.

1ère possibilité de recherche [sommaire] Je clique sur « 1ère étude de Pouilly-en-Auxois ».




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La liste des notaires numérisés disponibles pour cette étude se déplie en corps de page. A côté du nom, sont indiquées les dates extrêmes des documents numérisés pour chaque notaire.




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Je clique sur le notaire concerné, l’acte recherché étant daté de 1652, il s’agit de Me BANNELIER Charles (fils). Ainsi, se déplie la liste des lots d’images disponibles à la consultation pour ce notaire. Je clique ensuite sur le lien « Consulter » du lot d’images contenant l’année 1652.

Avertissement : Les articles peuvent n’avoir été numérisés qu’en partie. Le cas des archives de Me BANNELIER en est l’exemple car seuls les contrats de mariage de la liasse ont été numérisés (voir le commentaire « Les vues numérisés ne contiennent que les contrats de mariage »).




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La visionneuse d’images s’ouvre. J’accède à l’acte recherché en utilisant les boutons de navigation.




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2ème possibilité de recherche [sommaire]

J’utilise le moteur de recherche intégré au répertoire d’accès aux images. Je tape le nom du notaire et je clique sur OK.




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Je clique sur les résultats de recherche.




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Difficultés éventuelles [sommaire]

L’étude que je recherche n’apparaît pas dans le menu du répertoire [sommaire]

Le répertoire d’accès aux images a été conçu à partir du tableau des filiations notariales. Aussi, je recherche Me SAUTEREAU François qui a exercé à Couchey. Ce notaire est classé dans l’étude à laquelle il est affilié, à savoir la 1ère étude de Gevrey-Chambertin (4 E 27).




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Je clique sur « Etude de Couchey », puis sur le nom du notaire pour accéder aux lots d’images disponibles pour le notaire en question.

Je peux également taper le nom de l’étude dans le moteur de recherche. Si les résultats de recherche affichent « 0 résultat trouvé », l’étude en question n’a pas été numérisée.




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Je ne connais pas la filiation [sommaire]

J’ai la possibilité d’utiliser le moteur de recherche du répertoire. Je tape le nom du notaire ou celui de l’étude et je clique sur OK. Je clique ensuite sur les résultats de recherche.

Je peux également consulter le tableau des filiations. Pour plus de détail sur la consultation de ce document, je me reporte à la partie consacrée aux instruments de recherche du mode corpus.

http://archivesenligne.cotedor.fr/cache/corpus_pdf_frad021_000001049.pdf




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Je ne trouve pas la période et/ou le notaire recherchés [sommaire]

Cas concret 1 : je recherche un acte daté de 1715 passé devant Me DUMONT Marquis, 2ème étude de Recey-sur-Ource (4 E 104).

Les archives conservées aux AD21 pour ce notaire, bien que s’étendant sur la période 1696-1748, n’ont été numérisées que pour la période 1696-1709. Je peux me rendre en salle de lecture des AD21 pour consulter la liasse originale ou faire une demande de recherche et de reproduction via le secrétariat des AD21 : [email protected].

mailto:[email protected]




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Cas concret 2 : je recherche un acte daté de 1665 passé devant Me DELAMAISON Jacques, étude d’Aisey-sur-Seine (4 E 91).

Le notaire n’apparaît pas dans la liste, ses archives conservées aux AD21 pour la période 1664-1690 n’ont pas été numérisées. Je peux me rendre en salle de lecture des AD21 pour consulter la liasse originale ou faire une demande de recherche et de reproduction via le secrétariat des AD21 : [email protected].





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Le notaire que je recherche fait partie de l’ancien fonds des notaires [sommaire]

Le classement des minutes notariales aux AD21 est le fruit de deux périodes distinctes pour lesquelles un mode de classement différent a été adopté pour chacune de ces périodes. Aussi, certains notaires sont conservés dans le fonds dit « Anciens fonds des notaires » et les cotes attribuées à leurs archives se présentent sous cette forme E XXXX. C’est le cas des minutes entrées aux AD21 avant 1928. Ce n’est que lors de la seconde période (après 1928) que les notaires ont été rassemblées par étude de filiation et qu’une cote par étude se présentant sous la forme 4 E XXX a été instituée. Toutefois, la filiation des notaires dits de l’ « Ancien fonds des notaires » a été réalisée. Ceux-ci sont intégrés dans le tableau des filiations et comme indiqué précédemment, le répertoire d’accès aux images a été réalisé à partir de ces filiations. Ainsi, certains de ces notaires ayant été d’ores et déjà numérisés, il suffit, pour les retrouver, d’utiliser le moteur de recherche du répertoire d’accès aux images en tapant le nom du notaire. Si votre recherche n’aboutit pas, c’est que les archives de ce notaire n’ont pas été numérisées. Vous pouvez également faire une recherche dans le tableau des filiations, vous connaîtrez ainsi le numéro de l’étude de rattachement (4 E XXX).

Je n’ai pas de références précises [sommaire] Cas n°1 : je ne connais pas le nom du notaire Je dois me reporter aux instruments de recherche (e-service @rchivis[TIC] disponible depuis la page d’accueil) et consulter la table des noms de lieux intitulée « Notaires résidences » . Pour chaque lieu de résidence (classement dans l’ordre alphabétique), j’obtiens la liste des notaires y ayant exercé et la cote attribuée à son étude (4 E XXX). Pour plus de détail, je consulte la partie consacrée aux instruments de recherche du mode corpus Cas n°2 : je ne connais pas le lieu d’exercice du notaire Je dois me reporter aux instruments de recherche (e-service @rchivis[TIC] disponible depuis la page d’accueil) et consulter la table des noms de notaires intitulée « Notaires noms » . Pour chaque notaire (classement dans l’ordre alphabétique), j’obtiens le lieu d’exercice et la cote attribuée à cette étude (4 E XXX). Pour plus de détail, je consulte la partie consacrée aux instruments de recherche du mode corpus







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Je souhaite consulter les instruments de recherche des archives notariales [sommaire]

Comment accéder aux instruments de recherche [sommaire]

Je me rends sur le site www.archives.cotedor.fr et je clique sur le e-service disponible sur la page d’accueil « @rchivi[TIC] ».

http://www.archives.cotedor.fr/




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J’accède aux trois modes de recherche possibles au sein de l’ensemble des instruments de recherche en ligne.

Mode Orientation générale [sommaire]

Dans « Description générale des documents », Le mode Orientation Générale, je clique sur > voir.

http://www.archives.cotedor.fr/cms/rchivistic/orientation-generale.html

http://www.archives.cotedor.fr/cms/rchivistic/orientation-generale.html




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J’arrive sur la page « Cadre de classement général des archives ». Dans Archives publiques/Séries inter-périodes, je clique sur Etat civil, notaires et autres officiers publics et ministériels (Série E ouverte).




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La fiche d’orientation générale de cette série s’ouvre.

Je clique sur « Notaires » ce qui me permet d’avoir une vue d’ensemble sur les instruments de recherche disponibles pour les notaires.




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J’accède alors :

- soit au corpus des répertoires des notaires, c'est-à-dire les répertoires réalisés sous forme de PDF pour chaque étude, ainsi que les tables de filiation, des noms de notaires et des lieux de résidence (je suis alors renvoyé vers le mode Corpus) ;

- soit au répertoire d’accès aux images des archives en ligne.




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Pourquoi deux accès distincts entre répertoires et archives en ligne ? Plusieurs raisons à cette différenciation :

- Des prestataires propres à chaque type de publication A l’heure actuelle, nous dépendons de deux prestataires distincts ; l’un, pour la partie Archives en ligne, l’autre, pour la partie instruments de recherche. Cette distinction est la conséquence de l’historique de la construction de notre site internet et des contenus diffusés sur celui-ci. En effet, lors de la création de notre premier site internet, nous proposions uniquement des archives en ligne et non des instruments de recherche. Afin de suivre les évolutions technologiques liées à nos métiers, nous avons fait appel à un autre prestataire afin de publier nos instruments de recherche informatisés sous forme de base de données, le premier prestataire, ne pouvant, à l’époque, répondre à nos besoins en matière de publication d’instruments de recherche. - Informatisation progressive des instruments de recherche Les instruments de recherches des fonds des études notariales n’ont jamais été informatisés sous forme de base de données, contrairement à la plupart de nos instruments de recherche. Il s’agit de documents PDF (un document pour une étude). C’est la raison pour laquelle nous devons accéder au mode Corpus pour les consulter (pour plus de détail, consulter Mode Corpus). A l’époque de la publication de ces documents PDF, nous ne pouvions lier des images à ceux-ci par des liens qui permettent d’ouvrir une visionneuse. Une base de données consacrée uniquement aux liasses de notaires ayant fait l’objet d’une numérisation a donc été créé pour la partie « Archives en ligne ». Une réflexion est actuellement en cours autour de la création d’un portail documentaire unique, qu’il s’agisse d’instruments de recherche ou d’archives numérisées. Dans un même but, une base de données unique pour l’ensemble des notaires est en cours de réalisation afin de remédier à ces difficultés. Aussi, lorsque celle-ci sera finalisée, il n’y aura plus qu’un accès unique pour l’ensemble des notaires, que leurs archives aient été numérisées ou non.




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Mode Recherche détaillé [sommaire]

Dans « Description détaillé des documents », Le mode Recherche détaillée, je clique sur > voir.

http://www.archives.cotedor.fr/cms/rchivistic/recherche-detaillee.html

http://www.archives.cotedor.fr/cms/rchivistic/recherche-detaillee.html




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J’arrive sur la page « Formulaire général : tous les fonds et collections » qui me permet d’utiliser le moteur de recherche.

Comme expliqué précédemment, les instruments de recherche des notaires classés en 4 E se présentent uniquement sous forme PDF. Hélàs, notre moteur de recherche actuel ne peut trouver de résultats dans ces documents PDF. Il est donc totalement inutile d’utiliser ce mode de recherche hormis pour les protocoles de notaires conservés en série B (Auxonne, Dijon, Mirebeau, Rouvres, Saint-Seine-l’Abbaye, … pour la période 1310-1475) dont la base de données est accessible en ligne. Je peux taper le nom du notaire dans la zone Texte libre.




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Cas concret : je recherche un protocole de Jean Piquart, notaire à Dijon

Je clique sur « Voir les 5 résultats » proposés pour la série B.




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Je clique sur le résultat le plus susceptible de m’intéresser.




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L’instrument de recherche correspondant s’ouvre sur l’article spécifié. J’accède ainsi au détail du document conservé.

A savoir : les protocoles et minutes des notaires et tabellionnages conservés en série B sont en cours de numérisation. Dès que celle-ci sera achevée, pour les raisons évoquées précédemment, une base de données propre à ce groupe de documents sera disponible dans les archives en ligne. Toutefois, il suffira de saisir le nom du notaire recherché dans le moteur de recherche propre au répertoire d’accès aux images pour accéder au détail du document et aux images numérisées réalisées.




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Mode Corpus [sommaire]

Dans « Description détaillé des documents », Le mode Corpus, je clique sur > voir.

http://www.archives.cotedor.fr/cms/rchivistic/corpus.html

http://www.archives.cotedor.fr/cms/rchivistic/corpus.html




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La page du mode corpus s’ouvre. Je retrouve le cadre de classement des AD. Je clique alors sur Séries inter-périodes / Etat civil, notaires et autres officiers publics et ministériels (série E ouverte) et enfin sur Notaires (sous-série 4 E).

J’accède à l’ensemble des instruments de recherche disponibles pour les notaires.




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Comment utiliser les instruments de recherche du mode Corpus [sommaire]

Cas concret n°1 : je connais le nom du notaire mais pas son étude de rattachement [sommaire]

Je clique sur « Notaires noms» pour accéder à la table alphabétique des noms de notaires. Soit je fais défiler la liste pour arriver au nom recherché, soit je tape Ctrl + F pour ouvrir l’outil de recherche du document. Je cherche le notaire BANNELIER pour un acte daté de 1642.

Les résultats de la recherche permettent de connaître l’étude de rattachement, à savoir Pouilly-en-Auxois, la cote de l’étude 4 E 76 et la période d’exercice du notaire (1636-1649).




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Je retourne sur la page du mode Corpus et je clique sur le lien vers le répertoire de l’étude de Pouilly-en-Auxois (4 E 76).




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Soit je fais défiler la liste pour arriver au nom recherché, soit je tape Ctrl + F pour ouvrir l’outil de recherche du document. Pour rappel, je cherche le notaire BANNELIER pour un acte daté de 1642.

J’obtiens ainsi la cote du document à consulter, à savoir 4 E 76/97. Je vérifie dans le répertoire d’accès aux images des archives notariales numérisées si cette liasse a été numérisée. Si ce n’est pas le cas, j’ai la possibilité de consulter la liasse originale en salle de lecture des AD21 ou de faire une demande de recherche et de reproduction via le secrétariat des archives : [email protected].





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Cas concret n°2 : je connais le lieu mais pas le nom du notaire [sommaire]

Je clique sur « Notaires résidences» pour accéder à la table alphabétique des noms de lieux. Soit je fais défiler la liste pour arriver au lieu recherché, soit je tape Ctrl + F pour ouvrir l’outil de recherche du document. Je cherche un acte passé à Argilly en 1688.

Pour l’année 1688, je dois consulter les archives de Me BRENEAULT Hugues ou celles de Me GRIVOT Louis classées dans l’étude cotée 4 E 54.




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Je retourne sur la page du mode Corpus et je clique sur le lien vers le répertoire du 4 E 54.




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Je m’aperçois que le 4 E 54 est la cote attribuée au minutier commun de Nuits-Saint-Georges. Je n’y trouve pas uniquement les notaires d’Argilly.

Soit je fais défiler la liste pour arriver au nom du notaire recherché, soit je tape Ctrl + F pour ouvrir l’outil de recherche du document.




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Pour rappel, je cherche un acte daté de 1688 passé à Argilly, soit chez Me BRENEAULT Hugues, soit chez Me GRIVOT Louis.

J’obtiens la cote du document à consulter dans les archives de Me BRENEAULT, à savoir 4 E 54/713.




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Je réalise la même recherche pour Me GRIVOT.

J’obtiens la cote du document à consulter dans les archives de Me BRENEAULT, à savoir 4 E 54/792. Je vérifie dans le répertoire d’accès aux images des archives notariales numérisées si ces liasses ont été numérisées. Si ce n’est pas le cas, j’ai la possibilité de consulter les liasses originales en salle de lecture des AD21 ou de faire une demande de recherche et de reproduction via le secrétariat des archives : [email protected].





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Cas concret n°3 : je souhaite connaître la filiation de l’étude [sommaire]

Je clique sur « Filiation notariale» pour accéder aux filiations des études notariales de la Côte-d’Or, classées dans l’ordre numérique des cotes attribuées (4 E 2, 4 E 3, etc). Soit je fais défiler la liste pour arriver à l’étude recherchée, soit je tape Ctrl + F pour ouvrir l’outil de recherche du document. Je recherche une étude à Plombières.

Je m’aperçois que l’étude de Plombières est affiliée à la 6e étude de Dijon, classée en 4 E 8, dont les responsables en 2006 sont Mes LAUREAU, CLEON et MUGNERET. Cette étude, dont les archives les plus anciennes remontent à 1673, a été supprimée en l’an XII. Elle a fait l’objet de deux versements distincts, l’un, par la Chambre des notaires pour la période 1673 à l’an IV, le second, par Me LAUREAU pour la période de l’an IV à l’an XII.




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Cas concret n°4 : je souhaite accéder à l’ancien fonds des notaires [sommaire]

Je clique sur « Répertoire des notaires anciens» pour accéder à la liste numérique des cotes attribuées (E XXXX) pour les notaires dont les versements ont été effectués avant 1929.

Je recherche les archives du notaire CHENELON. Cette liste ne se présentant pas sous forme alphabétique, j’utilise Ctrl + F pour accéder à l’outil de recherche.

J’obtiens les cotes des documents à consulter pour Me CHENELON, à savoir E 2215 à E 2217. Lorsqu’une cote de substitution est renseignée, c’est cette cote que je dois commander pour consulter le document. Ici, c’est le cas des liasses E 2215, qui doit être commandée sous la cote Cartulaire 89, et E 2217, qui doit être commandée sous la cote Cartulaire 88/2.

Avertissement : Il existe des répertoires manuscrits qui décrivent en détail les pièces conservées dans chacune des cotes attribuées à l’ancien fonds des notaires. Ces répertoires sont actuellement en cours d’informatisation. Ils ne sont donc pas disponibles à la consultation en ligne actuellement.

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