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IT Self Assessment (ITSA) Cour des comptes algérienne

Présentation finale

Pascale Stenne (Belgique) et Rafael Gutierrez (France)

Alger le 11 décembre 2014

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Programme

• Présentation des participants et de la méthode

• Atelier d’auto-évaluation

évaluation des processus métiers

évaluation des processus informatiques

• Discussion

• Plan d’action

• Évaluation de l’atelier

• Présentation des résultats

au Premier Président

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Mardi 9 décembre (9h30 à 12h30)

Mercredi 10 décembre (9h30 à 12h30)

Jeudi 11 décembre

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L’ITSA de la Cour est un succès !

• Chaque participant s’est exprimé avec spontanéité et sincérité

• La composition du groupe montre la volonté de la Cour de

s’impliquer dans les sujets abordés

• L’ITSA a révélé des constats qui permettront une avancée réelle pour le système d’information de la Cour

• Collectivement, tous les participants sont conscients de l’importance de l’échange et du partage de l’information

• Forte participation : 20 personnes

• Bonne représentativité des métiers : présidents de section, magistrats, auditeurs, greffe, documentation, administration…

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Avis des participants

• Êtes-vous satisfait de l’événement ? Très satisfait (7) - Satisfait (11) - Insatisfait (0) - Très insatisfait (0)

• Sélectionnez les deux points forts les plus significatifs de

l’événement : Comparer les pratiques de différents pays : 16

Discussions pendant l’événement : 14

Opportunités de mise en réseau : 2

Savoirs techniques : 4

• Dans vos responsabilités actuelles, appliquerez-vous ce que vous avez appris dans votre domaine professionnel ?

Oui (15) - Non (1) - Je ne sais pas (2)

• Comment était la durée de l’événement : Comme il faut (15) - Trop courte (3) - Trop longue (0) 3

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Notre démarche

• La question centrale : l ’informatique est-elle al ignée sur les métiers ?

• Une analyse en deux dimensions:

1. les processus métiers quels sont les processus les plus importants ? quel est le degré d’informatisation ? quelle est la qualité de l’informatisation ?

2. les processus informatiques

quels sont les plus importants ?

quel niveau de maturité ?

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Les processus métiers à plus forte valeur ajoutée informatique

• Système de suivi des recommandations

• Partage de banques de données en internes

• Partage de banques de données externes

• Planification – Gestion du temps

• Dossier permanent

• Partage électronique de documents

• La dématérialisation

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Système de suivi des recommandations

• Consensus sur un dispositif automatisé de saisie et de suivi des recommandations à usage interne qui permettrait :

de faciliter le démarrage d’un nouveau contrôle

d’apprécier l’état général d’un domaine de contrôle

de disposer d’éléments statistiques sur l’évolution des justiciables

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Partage de banques de données en interne

• Des bases des données en cours de constitutions : marchés publics, EPA/EPIC… : projets peu connus de tous

• Le fichier des justiciables, élément central du SI des JF :

théoriquement accessible par tous, en pratique que le censorat et la greffière principale, d’où une mise à jour difficile

proposition 1 : (in)former les équipes de contrôle sur les moyens d’y accéder

proposition 2 : mettre en place un dispositif de signalement des modifications (création/dissolution, changement de comptable ou d’ordonnateur…) : par le JO, par le greffe au dépôt des comptes, par les équipes de contrôle lors des audits…

proposition 3 : déléguer l’actualisation de la base aux chambres

pour leur périmètre. Le censorat / greffes se chargeant des création

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Partage de banques de données externes

• Des fichiers existeraient au ministère des finances ou aux douanes, d’intérêt pour les juridictions financières : liste des comptables publics, fichier national des fraudeurs, exclus des marchés publics…

Proposition :

• Les ministères sont dans les phases initiales d’informatisation, négocier tout de suite des accès directs

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Planification – Gestion du temps

• Mise en place d’un logiciel pour planifier les audits en tenant compte des différents types d’activités, des personnes affectées au contrôle, des compétences, des disponibilités…

• Dispositif pour les présidents et les équipes de contrôle pour une meilleure planification des travaux

• Mise à jour de l’état d’avancement des dossiers à chaque

étape clé des processus de contrôles

• Meilleure connaissance des missions effectuées pour améliorer les planifications futures

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Dossier permanent

• Rationaliser et simplifier la structure du dossier

• Le dématérialiser et organiser sa mise à jour à chaque étape de la procédure

• En faire la base de départ d’une politique d’archivage électronique

• Différencier les besoins de l’apurement avec ceux du

contrôle de la gestion

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Partage électronique de documents internes

Intranet (commun à tous les personnels des chambres)

• Généraliser la logique de partage des documents de référence au format électronique

• Gagner dans les premières phases de l’audit : prise de connaissance générale de l’audit grâce aux bases de connaissances à établir

Espaces de collaboration à la demande

• Disposer d’espaces de partage de fichiers sécurisés par exemple pour l’établissement des rapports annuels (dernière version consolidée toujours accessible)

• Idem pour les équipes de contrôle pendant les missions

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Processus IT incontournables

• Mettre en place une gouvernance IT en relation avec la gouvernance globale de l’organisation

• Définir les rôles et devoirs respectifs de toutes les parties :

direction, informatique, équipes de contrôle

• S’accorder sur un plan ou au moins des axes stratégique pour le SI

• Définir une stratégie technologique sur laquelle construire le système d’information (logiciel libre ou non, développement interne ou non…)

• Mettre en place un suivi de projets à même d’optimiser les

moyens disponibles pour faire évoluer le SI

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Commentaires des modérateurs 1/2

• Établir un schéma pluriannuel qui cible les projets (processus) métiers

prioritaires et les concrétise dans des plans opérationnels annuels

• Instaurer un dialogue entre IT et métier dans un cadre de confiance et de complémentarité

• Créer des groupes de travail pluridisciplinaires par projet prioritaire pour définir les objectifs à atteindre

• Renforcer l’équipe informatique

recruter son management (directeur + sous-directeur ?)

ne pas exclure de passer par de la sous-traitance externe

plan de formation continue

• Attention à la sécurité des systèmes d’information : en faire une fonction dédiée ?

• Être proactif pour définir des partenariats avec les audités pour mettre en place des systèmes informatiques cohérents

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Commentaires des modérateurs 2/2

Favoriser les conditions de la dématérialisation :

• Postes de travail disponibles, mais quels usages en pratique ?

• Proposer des capacités de numérisation et d’indexation de documents

• Promouvoir le partage de fichiers et la co rédaction (mode révision de Word, annotations de fichiers PDF avec Acrobat Reader gratuit)

A propos de formation :

• Cibler les formations informatiques utiles aux contrôle (Excel pour les analyses financières, modèles Word pour l’harmonisation des rapports...)

• Organiser le partage des compétences

• S’accorder sur un socle minimum de compétences : poste de travail, bureautique, courrier électronique…

• Proposer des aides ponctuelles personnalisées (rdv mensuels avec un spécialiste externe)

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