IPCF FACTURE ELEC 2016 marc van thournout FACTURE ELEC... · Enquête Indigov envoi des factures...

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LA FACTURE…ELECTRONIQUE

2016 Salon entreprendre

Un nouveau challenge pour le

Compt able IPCF


Marc Van Thournout

Marc Van Thournout La facture électronique 2016

Comptable fiscaliste IPCF

Membre du Conseil National

Spécialisé en e-comptabilité

Professeur d’informatique

de gestion à la CBC-Bruxelles

22


Marc Van Thournout La facture électronique 2016 33

Source

TRENDS

43/2013


ACHATS WEB 16/74 ans 2005/2015


Les pays nordiques et les Pays-bas = de 80 à 90 %


Quel est l’intérêt de la facturation et de

l’archivage électroniques ?

• Plus d’1 milliard de factures sont émises en

Belgique chaque année, dont plus de 50% est

envoyée à d’autres entreprises ou aux autorités publiques. (+/- 9€/facture)

• Un passage en masse vers l’envoi, la réception

et l’archivage électroniques des factures, permettrait aux entreprises belges

d’économiser plusieurs milliards d’euros



Situation e-facture 2012

• En 2012, les entrepreneurs ont envoyés 107

millions de factures et de notes de crédit de

manière électronique tandis qu’ils en ont reçu 82 millions. (9.45%)

• L’objectif du gouvernement belge est de 25%

en fin de législature (06/2014) et de 50% en 2020 (Objectif européen)



Analyse des économies possibles


Source rapport 2014 Kpmg

Entr Uni TPE PME GE

Volume

envoi

76 1352 5576 36385


Evolution / Plateforme-email



Situation des TPME et PME

• Les petites entreprises n’ont pas encore pris le

train de l’e-facturation pour des motifs logiques :

– Manque évident de clients susceptibles

d’accepter les transactions électroniques,

– Manque évident de volume de transaction en tant

que récepteur de factures

– Modification drastique des habitudes sauf

émergence de l’e-commerce



Enquête Indigov 2013/14 factures vente

• 26,2 % des factures établies manuellement sans

programme de compta ou facturation

• 36,4 % des factures manuellement avec programme

• 6,4 % des factures établies manuellement via un

portail Internet

• 31,0 % des factures établies de manière automatisée

à l’aide d’un programme de comptabilité ou de

facturation dans un environnement ERP



Enquête Indigov factures achat

• 92 % des données comptables enregistrées

manuellement ou de manière semi-automatisée dans

le système comptable

• 8 % des données comptables traitées de

manière automatisée par le système dans la comptabilité



Enquête Indigov envoi des factures

• 6.02 % (3.74 %) avaient été envoyées aux

entreprises par le biais d'une plateforme numérique

• 27,42 % (18.78%) des factures de vente avaient été envoyées par e-mail aux

entreprises (en rouge 2012)

• 66,50 % des factures de vente sont encore

envoyées sous format papier aux entreprises.



Rapport KPMG ASA



Modèle MCS ASA



LES DISPENSES DE

FACTURATION



Les ventes dans les tpe

• Grande partie de recettes comptoir

– Solutions TVA le journal de recettes électronique

Ar 31/1/07 art 14§2

– Mais dispense de délivrer une facture si :

• L’entreprise (sauf grossistes) fournit des biens ou des services à des personnes physiques

• qui les destinent à leur usage privé

– Référence légale Ar 1 29/12/92 art1er§2 al 1er



Livre de recette électronique

• Ce journal des recettes doit être tenu par siège d’exploitation

• Si plusieurs sièges, il faut tenir un registre

centralisateur(informatisé) dans lequel ils inscrivent, par taux, à la fin de chaque période de déclaration, le montant

total des recettes de la période inscrites dans les différents

journaux des recettes.

• La décision E.T. 112.577 du 8 novembre 2007 précise les

modalités permettant la tenue de ces registres de manière digitale, en application de l’article 14, § 2, de l’A.R. n° 1.



Livre de recette électronique

• Pas de scanning de papier

• Si le journal de recettes est digital, le centralisateur aussi

• Le montant total des recettes de chaque journée, TVA comprise, doit y être inscrit, au jour le jour, par taux de TVA.

• Une inscription séparée, avec indication de la nature du bien, est imposée pour la vente dont le prix, par unité commerciale

usuelle, excède 250 EUR, TVAC.

• Totalisation par période, par taux de la bas et de la TVA

• Conservation 7an à partir du 1/1 qui suit

• Corrections visibles



La comptabilité électronique

• Loi de 2005

Qui clôture la comptabilité?->( Authenticité)

Pourra-t-on lire dans les mêmes conditions dans 5

ans ? -> (Lisibilité)

Centraliser ? -> (Intégrité)

-> Responsabilité- > Professions du chiffre



LA FACTURATION

ELECTRONIQUE



Le marché de la facture

Des volumes fragmentés


Grandes entreprises

Moyennes entreprises

Petites entreprises

11,6 %11,6 %

10 %10 %

7,5 %7,5 %

43,3 %43,3 %

5 %5 %

1,7 %1,7 %

2424


Circuit des documents Pme

• Les documents comptables passent de

l’entreprise aux comptables qui les conservent

de 3 mois à 3 ans

– Pour l’établissement des déclarations de tva

– Pour l’établissement des comptes annuels

– Pour la défense fiscale



Définitions

• Economique :– la facture est la description d'une dette spécifique et une

invitation à régler ce qui est dû.

• Commune– document comptable mentionnant le détail et le coût des

produits et prestations fournis (par un fournisseur à un client) afin d'en demander ou d'en attester le règlement



Définition fiscale TVA 2013

• Code TVA 2013 du 21/12/2012 Article 1 § 13

– ″facture″: tout document ou message sur papier

ou sous format électronique qui remplit les

conditions fixées par le Code et les arrêtés pris

pour son exécution

– ″facture électronique″: la facture qui contient les

informations exigées par le Code et les arrêtés

pris pour son exécution et qui a été émise et reçue

sous une forme électronique, quelle qu’elle soit.



Points clefs des législations

• Comptable ->La comptabilité est un ensemble cohérent

– Authenticité de l’origine

– Lisibilité des données

– Intégrité du contenu

• Fiscale-> La facture est un des éléments du processus – Elle est née dans le code de la TVA

– Elle doit répondre aux prescrits du Code de la TVA

• Economique et commerciale

– Acceptation

– Est un élément de preuve en droit commercial (acceptation)

– Fixe l’échéance du paiement (30-60) (Directive européenne)



Un facture électronique?(Circ. tva20132)

• Pour qu'une facture soit considérée comme une facture électronique, il est nécessaire qu'elle soit émise et reçue sous

une forme électronique, quelle que soit cette forme !

• Elle peut très bien être envoyée dans un certain format

électronique et reçue dans un autre format électronique.

• Exemple (messages structurés de type XML, FINVOICE, PDF, Word ou autre) qui sont émises et reçues sous une forme

électronique, comme un email avec pièce jointe, un fax non reçu sur papier, le téléchargement sur un portail web, etc.



Acceptation

• L'acceptation d'une facture électronique peut

se faire de la même façon que l'acceptation

d'une facture papier, par exemple en la payant.

• Il peut aussi être plus explicite de demander

au client de signer un document dans lequel il s'engage à accepter de recevoir des factures

électroniques.



Authenticité

• On entend par «authenticité de l’origine» l’assurance

de l’identité du fournisseur ou de l’émetteur.

• Quatre éléments sont à prendre en considération :– L’assurance par le fournisseur/prestataire

– L’assurance par l'acquéreur/le preneur

– L’assurance de l’identité du fournisseur/prestataire

– L’ assurance de l’identité de l’émetteur de la facture

• Les factures doivent avant tout, correspondre à des livraisons de biens ou à des prestations de services réellement

effectuées.



Intégrité

• On entend par «intégrité du contenu» le

fait que le contenu n'ait pas été modifié.

• l'acquéreur/le preneur, ou un prestataire de

services agissant en son nom, peut convertir

ou présenter différemment les données

électroniques afin de les adapter à son système informatique ou de s’adapter aux

évolutions technologiques. (piste d’audit)



Lisibilité

• Les factures doivent rester lisibles jusqu’à

la fin de leur période de conservation. Elles doivent pouvoir être présentées, sur papier ou sur un

écran, dans un style permettant de lire clairement les informations relatives à la TVA, sans devoir les examiner ou

les interpréter de manière excessive; par exemple, les

messages EDI, les messages XML et les autres messages structurés dans le format d’origine ne sont pas considérés

comme lisibles par l'utilisateur



LA GESTION DU PROCESSUS

UNE MISSION REVISITEE



Processus

La facture est un élément du processus commercial :

•Après :

– l’offre, (répondre aux lois économiques)+archivage 3 ans

– le bon de commande, (conditions générales)

– le bon de livraison (transfert ou réserve de propriété)

•Avant

– la comptabilité (intégration automatique)

– la gestion de trésorerie (+ rappels, poursuites..)



Processus commercial vente



Contrôle de gestion -> Comptable IPCF

• Etablir un contrôle fiable de la concordance entre la facture

et les opérations sous-jacentes (assurance pour la TVA)

• Mettre en place un processus adapté au volume, à la

qualité et la nature de l’activité

– Au plus la société est importante, au plus le contrôle interne sera

précis et complexe

– Les Tpe concentrent un maximum d ’éléments avec les mêmes outils

et la ou les mêmes personnes



Contrôle de gestion

• Vérifiez l’indépendance du contrôle de la facture

• Vérifiez les outils utilisés

• Inventoriez le lien entre les pièces justificatives

• Adaptez le contrôle en fonction d’entreprises de :

– Services

– Ventes de marchandises

– Production



Contrôle de gestion ->TVA

• Processus crées suivis et actualisés par les personnes chargées de fournir

une assurance raisonnable en matière de déclaration financière,

comptable et réglementaire et de veiller au respect des obligations

juridiques.

• Contrôlez l’intégration comptable – PCMN et droit déduction tva

– Mentions légales sur les factures ou assimilés

– % spéciaux (75% 50% 35% etc. )

– Piste fiable entre une facture et les livraison de biens ou prestations de services

• Respect des législations hors BE

• Contrôle des aspects juridiques (preuve)

– Système d’archivage des preuves



Contrôles de gestion

• Identifiez les circuits commerciaux– Vente aux professionnels

• Belges

• Etranger

– Vente

• Au particulier

– Comptoir recette

– Par facturation

» Simplifiée

» Classique




• En cas de vente hors Belgique

– Dressez un tableau récapitulant :

• Les types de livraisons ou de services

• Les cas existants dans l’entreprise

– Ensuite étudiez chaque cas

• Déterminez le mode TVA approprié

• Les mentions obligatoires ou conseillées

• Tester les anciennes factures !

• Vérifiez les paramètres softwares et les cases tva




• Identifiez les supports et outils informatiques

– Systèmes informatiques

• Matériel, localisation, système d’exploitation

• Système de backups et d’archivages

• Sécurité des accès et de données

• Mise à jour des softwares métiers et comptables

– ERP, Webshop, CRM, etc

• Intégrité des données, couverture d’assurances

• Contrat(s) avec les fournisseurs IT




• Identifiez les intervenants

1. Calcul des prix

2. Etablissements des offres

3. Réception des bons de commande

4. Préparation des livraisons

5. Livraisons

6. Etablissement de la facturation

7. Contrôle des paiements




• Identifiez les méthodes et les dates clefs:

– Date de l’offre et sa validité

– Date de la commande

– Date de la livraison ou de la prestation

– Date de l’émission de la facture

– Date du ou des paiement(s)

– (exigibilité + le 15ième jour du mois qui suit la

livraison ou prestation même sans émission)




• Identifiez tous les documents et pièces

justificatives ainsi que leurs liens :

– documents de transport

– Extraits de comptes de tiers

– Autres preuves liées

• Le choix est libre



Exemples de contrôles de gestion

• Dans votre documentation, gardez un exemple de la

facture, comparée avec le bon de commande ou

avec les documents de transport et un récépissé de

paiement

• Vérifiez les méthodes de conservation des données

avec le même objectif dans le temps (3-7-15):

– Authenticité

– Lisibilité

– Intégrité

– Acceptation



Exemples de contrôles de gestion

• Expliquez la méthode de fixation des dates clefs :

– Date de l’offre -> délai de conservation 3 ou 7 ans

– Date de livraison ou de prestation (fait générateur)

• Influence la date d’obligation d’émettre la facture (tva)

• Influence les délais d’acceptation juridiques (droit commercial)

• Influence les garanties légales ou particulières (provision)

– Date d’émission de la facture (comptable)

– Date de réception

• (théorique) papier ou accusé de réception informatique



ASPECT FISCAUX FLUX



Obligation de facturer

Quand la facture est-elle obligatoire ?

•dès fourniture de bien ou de service à des fins

professionnelles; (lieux qui ne sont

normalement pas accessibles à des particuliers ;

vente en gros)

•sur base de la législation sur la TVA, en cas

d'achat de biens et services à usage privé,

notamment :



Obligation de facturer?

• l'entretien et les réparations d'une voiture ou

d'une moto (+ de 125 EUR, TVAC)

• les travaux dans le secteur de la construction;

• les ventes à tempérament.

• Les services de déménagement…

• les livraisons, d'un montant supérieur à 2.500

EUR, d'or d'investissement



Obligation de facturer

au plus tard le 15ième jour ouvrable du mois qui

suit celui au cours duquel la taxe devient

exigible sur tout ou partie du prix

– Livraison effective du bien ou accomplissement

de la prestation de service

– Encaissement d’un acompte (BE)

– Emission de la facture



Grilles à la sortie


Déclaration périodique Listing intracommunautaire

5252



De la facture d’entrée à la déclaration

GRILLE ACQUISITION

• 81 marchandises, etc.

• 82 services et biens divers

• 83 investissements

• 84 corrections 86/88

• 85 autres corrections(87)

• 86 acquisitions Intracom.

• 87 cocon. + hors UE

• 88 B2B Intra prestations

GRILLE DES TAXES

5353


De la déclaration au Datamining

• Examen et l’analyse de de données pour en

extraire des modèles et structures.

• Utilisé pour effectuer une sélection des

dossiers dans lesquels est constaté un

reporting TVA non conforme de la part de

certaines entreprises.

• Génère des contrôles fiscaux



Opportunités de mission

• Analyser les codes de la déclaration

• En faire un tableau de bord avec comparaison

saisonnière ou sur plusieurs exercices

• Comparer la marge brute

• Développer le tableau sur base de la balance




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FACTURE SIMPLIFIEE



La facture simplifiée (AR1 art 13 1)

• l'assujetti peut émettre une facture simplifiée

dans un des cas suivants lorsque: – le montant de la facture n'est pas supérieur à 100 € htva

– les pratiques commerciales ou administratives du secteur d'activité concerné ou les conditions techniques

d'émission de ces factures rendent difficile le respect de

toutes les obligations prévues

– le document ou le message émis est assimilé à une facture

conformément à l'article 53, § 2, alinéa 3, du Code.



La facture simplifiée mentions

• la date émission et un numéro séquentiel,, qui

identifie la facture de façon unique

• le nom ou la dénomination sociale du

fournisseur ou du prestataire

• l'adresse de son siège administratif ou social

• son numéro d'identification à la TVA

• l'identification du type de biens livrés ou des

services prestés ;



La facture simplifiée (mentions)

• l'indication, par taux, de la base d'imposition et le

montant total des taxes dues

• Si le document ou le message émis est assimilé à

une facture, une référence spécifique et non

équivoque à cette facture initiale et les mentions

spécifiques qui sont modifiées

• numéro d'identification à la TVA, de l'acquéreur ou

du preneur ou, à défaut, ses nom ou dénomination

sociale et adresse complète



REGLES SPECIALES TVA A NE

PAS NEGLIGER



Lieu de conservation

• Assujetti établi en Belgique

– (lieu de conservation) :

• - les factures émises et reçues doivent être

conservées en Belgique, sauf si elles sont conservées sous un format électronique

garantissant un accès complet et en ligne en

Belgique



Mode de conservation

• Assujetti établi en Belgique

- les factures électroniques émises et reçues ne

doivent pas être conservées dans leur format

original

• les factures « papier » émises et reçues ne

doivent pas être conservées dans leur format

original (elles peuvent être converties en un

format électronique)



Article 61 du Code TVA accès

• § 1er. Toute personne est tenue de communiquer,

sans déplacement, à toute réquisition des agents de

l'Administration qui a la taxe sur la valeur ajoutée

dans ses attributions, les livres, factures et autres

documents qu'elle doit conserver conformément à

l'article 60, à l'effet de permettre de vérifier l'exacte

perception de la taxe à sa charge ou à la charge de

tiers.



Accès aux e-documents

• Si les livres, factures et autres documents sont

tenus, établis, délivrés, reçus ou conservés au moyen

d'un système informatisé, ces agents ont le droit de

se faire communiquer les données enregistrées sur

des supports informatiques sous forme lisible et

intelligible ou en recevoir des copies.



Les annexes

• En ce qui concerne les annexes (bon de commande,

bon de livraison, contrat, etc.), auxquelles les

factures se réfèrent le cas échéant afin de

déterminer les opérations (nature, quantité, prix

unitaire, …), les mêmes mesures que pour la facture

doivent être prises en matière d'authenticité et

d'intégrité au niveau de leur archivage, mais elles ne

doivent pas nécessairement être conservées selon la

même méthode que les factures auxquelles elles

réfèrent.



Mots clefs de l’e-facturation (ALI)

• Accord préalable du preneur (à démontrer)

• Garantie d’Authenticité (original) (choix méthode)

• Lisibilité et mentions obligatoires (si mentions sur

devis contrat etc -> e-ensemble )

• Intégrité (pas de modification)

• Archivage électronique obligatoire! (+annexes)

• Délivrance de la facture (à disposition 2 mois)



PROCESSUS E-FACTURES

SOLUTION HYBRIDE EN VUE



QUELQUES SOLUTIONS



Winbooks



Kluwer E invoicing



Sage BOB



Les formats d’e-factures avec jeton

• EDI -> Edifact, VDA, Idoc de SAP etc..

– Utilisé dans les grandes entreprises

• E-Prior

– Portail de facturation de la Commission

Européenne

• E-fff

– évolution de la norme UBL2.0 (200 champs)



Le Système Zoomit

• Système émanant du monde bancaire(Isabel)

• Combinaison préparation de

paiement/réception de document

• Gère aussi les fiches de paies

• S’adresse à tous, particuliers, entreprises,..

• Facile, gratuit, 1 seule connexion vers la

banque



Les plateformes d’échanges

• Basware ex Certipost

• Unified Post

• E kyona

• Babelway

• Codabox

• ….



La facturation électronique:l’avenir

E-m

ail

Portail fo

urnisseurr

Portail client

webbanking

E-mail

papier

E-maillPapierpapier

Plate-formeouverte

Services à valeur ajoutée

Institutions/GouvernementGrandes entreprises

MoyennesEntreprises

Petites entreprises

Opérateurs tiersGestion papier: Numérisation ET Impression



Validation du process de l’Entreprise

• Le code de conduite e-invoicing est consacré

à la facturation électronique entre un

fournisseur et les consommateurs. Il offre àceux-ci un cadre clair et sécurisant.

• Le fournisseur qui signe ce code s’engage à

suivre ses principes et dispositions.

• Code de conduite facturation électronique



Conclusions

• Le rôle du Comptable est très central

– Analyse du processus commercial

– Vérification de la qualité légale des flux

– Test des composants et outils

– Concordance réalité et e-compta

– Vérification du processus d’archivage, de sa lisibilité

– Suivi des mises à jours et des fournisseurs de solutions

– Formation du personnel




Questions?Pour la suite voir :

http://www.efacture.belgium.be/

7979

Marc Van Thournout est comptable fiscaliste

agrée IPCF, spécialisé en signature

électronique, e-comptabilité et factures

électroniques. Il enseigne l’informatique de

gestion à la Chambre belge des Comptables

de Bruxelles [email protected]

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