INTERREG IV France-Suisse 2007-2013 Les obligations liées à l’octroi d’une subvention FEDER

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INTERREG IV France-Suisse 2007-2013

Les obligations liées à l’octroi

d’une subvention FEDER

www.interreg-francesuisse.org

1. Modalités de versement du FEDER

2. Communication, publicité

3. Contrôle

4. Suivi et évaluation

www.interreg-francesuisse.org

Le versement des acomptes ou du solde de la subvention FEDER intervient sur présentation des justificatifs des dépenses

réalisées.

www.interreg-francesuisse.org

1- Les modalités de versement du FEDER2- Communication, publicité

3- Contrôle

4- Suivi et évaluation

Règles générales : ( cf. Décret du 13 septembre 2007 fixant les règles nationales d’éligibilité des dépenses des programmes cofinancés par les fonds structurels pour la période 2007-2013)

❋ Transmettre les justificatifs par courrier et en version informatique (format PDF et Excel) ❋ Toute dépense non justifiée sera écartée de la liste des dépenses éligibles retenues pour l’acompte ou le

solde.❋ Le mode de calcul utilisé (pour les frais de personnel par ex.) doit être indiqué explicitement, tel que présenté lors du dépôt du projet, et en cohérence avec les justificatifs fournis.❋ L’ensemble des justificatifs doit être produit par chaque partenaire du projet.❋ Les dépenses sont à justifier au centime près.❋ Chaque facture doit faire mention du projet.Le récapitulatif des dépenses doit être signé par l’agent comptable ou le commissaire aux comptes ou l’expert comptable

Versement des acomptes :Le versement des acomptes est réalisé sur présentation d’un rapport technique (présentant le déroulement du projet), de la copie des notifications de subvention des cofinanceurs et des pièces justifiant les dépenses réalisées.

Versement du solde :Le versement du solde de la subvention intervient après réalisation d’un rapport final réalisé conjointement par les porteurs de projet français et suisse (modèle disponible sur le site www.interreg-francesuisse.org)

Coût du projet

Exprimé en HT

Exprimé en TTC (si non assujetti à la TVA)

Taux de change utilisé : 1€ =

1,50 CHF (en €) (en CH)

Etudes 10 000,00 15 000,00

Travaux d’infrastructures 80 000,00 120 000,00

Acquisition de matériel 20 000,00 30 000,00

Autres investissements (préciser)

………………………………….

………………………………….

Action de formation 5 000,00 7 500,00

Action de promotion 15 000,00 22 500,00

Personnel (poste(s) créée(s)) 3) 60 000,00 90 000,00

Personnel (poste(s) mis à disposition) 120 000,00 180 000,00

Frais d'audit ou de comptabilité 1 000,00 1 500,00

Frais de révision ou de certification 4)

Communication, publicité sur le projet 5 000,00 7 500,00

Autres, dont frais généraux (à préciser, y compris en

pourcentage du coût total du projet)  5)

déplacement 1 000,00 1 500,00

mission réception 500,00 750,00

frrais de structure 1 000,00 1 500,00

Total des dépenses 318 500,00 477 750,00

Nature des dépenses 1) et 2) (HT) (si non assujetti à la TVA : TTC)

France

Coût de l’opération

TABLEAU COUT DU PROJET en annexe 3.1 de la convention attributive de subvention FEDER

Période : du 01/11/2008 au 31/01/20009

Exprimé en HT

Taux de change utilisé : 1€ =

Etudes 10 000,00 8 000,00

Travaux d’infrastructures 80 000,00 50 000,00

Acquisition de matériel 20 000,00 10 000,00

Autres investissements (préciser)

………………………………….

………………………………….

………………………………….

Action de formation 5 000,00 2 000,00

Action de promotion 15 000,00 500,00

Personnel (poste(s) créée(s)) 3) 60 000,00 20 000,00

Personnel (poste(s) mis à disposition) 120 000,00 40 000,00

Frais d'audit ou de comptabilité 1 000,00 0,00

Frais de révision ou de certification 4)

Communication, publicité sur le projet 5 000,00 1 000,00

Autres, dont frais généraux (à préciser, y compris en

pourcentage du coût total du projet)  5)

déplacement 1 000,00 350,00

mission réception 500,00 150,00

frrais de structure 1 000,00 350,00

Total des dépenses 318 500,00 132 350,00

Le à

Signature et cachet de l'agent comptable (ou commissaire aux comptes)

Nature des dépenses 1) et 2) (HT) (si non assujetti à la TVA : TTC) Dépenses prévues Dépenses certifiées

INTITULE DU PROJET

Exprimé en TTC (si non assujetti à la TVA)

Décalaration certifiée sincère et conforme

Récapitulatif des factures acquittéesIntitulé du projet :

N° du projet (cf. convention) :

Période : du 01/11/2009 au 31/01/20010

Nom du partenaire :

Postes de dépensesDate de la

facture

Intitulé de la facture(nom du prestataire et nature de la

dépense)

Numéro de facture (ou de renvoi)

Date de règlement

Numéro de mandat

Montant total de la facture

Montant retenu au titre du projet

Etudes 8 000,00 8 000,00

Etude sur les justificatifs des dépenses

10/01/10 cabinet STC 1 15/01/10 32010 5 000,00 5 000,00

Etude des paiements 15/12/09 STC Etudes 2 03/01/10 42010 8 000,00 8 000,00

Infrastructures 50 000,00 50 000,00

Réalisation d'un pont 18/12/09 STC BTP 3 12/01/10 52010 25 032,19 25 032,19

Aménagement des abords 02/12/09 BTP STC 04/01/00 15/12/09 62010 24 967,81 24 967,81

TOTAL 58 000,00 58 000,00

Le à

Décalaration certifiée sincère et conforme

Signature et cachet de l'agent comptable (ou du commissaire aux comptes)

Demande de paiement n° :

Récapitulatif des factures acquittées

Justificatifs à fournir :

Chaque facture doit faire mention du projet (par le fournisseur ou mention manuscrite du bénéficiaire accompagnée de son cachet).- Les factures doivent être acquittées : mention portée sur chaque facture par le fournisseur mais également par la production de pièces comptables de valoir probante, soit : * pour les opérateurs publics : copie des factures accompagnées d'une attestation de paiement délivrée par leur comptable public, * pour les opérateurs privés : les factures certifiées payées, mention portée sur chaque facture ou sur un état récapitulatif, par un commissaire aux comptes ou un expert-comptable ou accompagnées de relevé de compte bancaire de l'opérateur faisant apparaître les débits correspondants;

- Pour les dépenses d'amortissement, produire la facture initiale;

- En cas de marchés publics : fournir les justificatifs relatifs à la publicité de l'offre, le cahier des clauses et indiquer la méthode de sélection.

Récapitulatif des frais de personnel

Période : du 01/11/2009 au 31/01/20010

Mois Nom et Prénom Poste

Salaire brut + charges salariales comprises (+ traitements accessoires prévus aux conventions collectives ou contrat de

travail)

Coût horaire (en €/h)

Nombre d'heures

travaillées

Nombre d'heures

consacrées au projet

Coût imputé au projet

Observations

novembre 4267,99 28,14 134 50 1407,00

décembre 4267,99 28,14 134 50 1407,00

janvier 4292,26 28,3 134 60 1698,00

novembre 6221,50 41,02 134 100 4102,00

décembre 6198,75 40,87 134 110 4495,70

janvier 6216,95 40,99 134 90 3689,10

novembre 5626,96 37,10 134 80 2968,00

décembre 5628,47 37,11 134 80 2968,80

janvier 5626,96 37,1 134 90 3339,00

TOTAL 26 074,60

Le à

Personnel recruté pour le projet

Signature et cachet de l'agent comptable (ou du commissaire aux comptes)

Intitulé du projet :

N° du projet (cf. convention) :

Nom du partenaire :

Dupont Mariechargée de mission

coordination du projet

Durand Pierre Ingénieur

Martin Elise assistante

Personnel mis à disposition

Demande de paiement n° :

Récapitulatif des frais de personnel

Justificatifs à fournir :

- Bulletins de salaires ou journal de paie ou déclaration annuelle des données sociales;

- Relevé d'heures affectées au projet pour chaque personne affectée au projet visé par le responsable hiérarchique ou application de la clé de répartition établie lors du dépôt du dossier;

Vérifier la concordance entre le tableau et les justificatifs fournis.

Récapitulatif des frais de déplacement

Période : du 01/11/2009 au 31/01/20010

STC

Nombre de kms parcourus

Coût kilométrique

19/01/09 Besanconréunion porteurs de

projetsvéhicule de service 50 0,22 11,00 € 4,30 € 15,30 €

TOTAL 15,30

Le à

Coût imputé au projet

Demande de paiement n° :

Décalaration certifiée sincère et conforme

Autres frais (péage,

stationnement, …

Pour déplacement en voitureCoût

déplacement

Intitulé du projet :

N° du projet (cf. convention) :

Nom du partenaire :

Signature et cachet de l'agent comptable (ou du commissaire aux comptes)

Date de la mission

Lieu Motifs Moyen de transport

Récapitulatif des frais de déplacement

Justificatifs à fournir :

- Ordre de mission mentionnant le motif du déplacement, justificatif attestant de la présence effective (compte-rendu de réunion, fiche de présence, …);

- Factures ou titres de transport;

- Barème des indemnités kilométriques appliqué (copie du règlement intérieur, arrêtés, décrets, ...).

Récapitulatif des frais de missionIntitulé du projet :

N° du projet (cf. convention) :

Période : du 01/11/2009 au 31/01/20010

Nom du partenaire : STC

Date de la mission Lieu Motifs Nombre de repas, nuitéesNuméro de

renvoiCoût

15/01/10 Besançon Réunion porteurs de projets 10 1-2 80,00 €

TOTAL 80,00

Le à

Signature et cachet de l'agent comptable (ou du commissaire aux comptes)

Décalaration certifiée sincère et conforme

Demande de paiement n° :

Récapitulatif des frais de mission

Justificatifs à fournir :

- Ordre de mission mentionnant le motif du déplacement;

- Justificatif attestant du lien entre le déplacement et le projet (invitation, ordre du jour);

- Factures acquittées;

- Pour les dépenses de restauration : invitation et nom et qualité des personnes présentes.

Engagement par voie de convention, à garantir la publicité de l’aide européenne attribuée au porteur de projet.

Le respect de cette obligation est vérifié. Il conditionne les versements du FEDER et peut valoir, en cas de négligence, remboursement du FEDER déjà perçu.

La publicité pour la participation fédérale est également exigée par la Confédération suisse.

1- Les modalités de versement du FEDER

2- Communication, publicité3- Contrôle

4- Suivi et évaluation

Communication / publicité

Comment respecter cette obligation ?

Pour tous les projets :Apposez les éléments obligatoires* sur tout document et support d’information et de communication, à l’extérieur ou auprès des bénéficiaires de l’opération Affichez, grâce à des supports appropriés, la participation européenne au financement de votre projet, dans vos locaux et/ou sur le lieu de réalisation de votre projet (affiches, kakémonos, banderoles, drapeaux, autocollants…)

* Eléments et mentions obligatoires sur tout support relatif au projet :  • Drapeau et mention de l’Union européenne  • Mention du fonds concerné en toutes lettres : Fonds européen de développement régional • Drapeau et mention de la Confédération suisse• Le bénéficiaire indique clairement que l’opération qu’il réalise a été sélectionnée dans le cadre du Programme de coopération territoriale européenne INTERREG IV France-Suisse 2007-2013

Communication / publicité

Si votre projet bénéficie de plus de 500.000 euros de financements publics et porte sur l’achat d’un objet physique ou sur le financement de travaux d’infrastructure ou de construction :

Dès le début des travaux placez un panneau d’affichage temporaire, présentant sur au moins 25% de sa surface, le descriptif et la dénomination de l’opération, avec les éléments obligatoires. Après les travaux (au plus tard six mois après l’achèvement de toute opération), remplacez ce panneau par une plaque explicative permanente, visible et de taille significative, comportant, à minima, les éléments obligatoires sur 25% de sa surface.

Le niveau le plus élevé de l’exigence communautaire

Un double objectif :

- sanctionner d’éventuelles irrégularités- corriger les erreurs systémiques (procédures)

=> le point d’orgue d’une démarche de qualité exemplaire s’agissant d’une politique publique (bonnes pratiques).

1- Les modalités de versement du FEDER

2- Communication, publicité

3- Contrôle4- Suivi et évaluation

Le bénéficiaire s'engage à se soumettre à tout contrôle sur pièces et sur place effectué par l’autorité de gestion ou par toute autorité mandatée par l’autorité de gestion ou encore par les autorités de contrôle nationales et communautaires.

Il s'engage à tenir une comptabilité séparée du projet ou à utiliser une codification comptable adéquate.

Il s'engage à conserver les pièces (ou leur copie s'il s'agit d'un bénéficiaire doté d'un comptable public) jusqu’en 2021.

Le contrôle auprès des bénéficiaires du FEDER est mis en œuvre à plusieurs niveaux

Le contrôle de service fait (contrôle de premier niveau)

Contrôle : la réalité, la régularité et l’éligibilité des dépenses

Comment : examen des factures acquittées / pièces probantes de valeur équivalente

Quand : pour chaque paiement d’un acompte ou du solde FEDER

Qui : STC porteurs de projets

Forme : certificat de service fait

Il est réalisé systématiquement pour chaque dossier. Les certificats de service fait, contresignés par l’autorité de gestion, sont transmis à l’autorité de certification qui procède au paiement dans les 15 jours.

Le contrôle d’opérations

Contrôle approfondi : - conformité des projets à la stratégie du PO à la convention attributive du FEDER aux objectifs et actions prévues

- suffisance de l’instruction - conformité des dépenses déclarées- conformité du versement FEDER

Comment : sur placeQuand : selon plan annuel de contrôle déterminé par la CICC à partir d’un échantillon

statistique (+ éventuellement échantillon complémentaire)Qui : unité contrôle Région Franche Comté, agissant directement pour le compte de la Commission Interministérielle des Coordinations des Comptes (CICC)Sur qui : porteurs de projet français

(chef de file bénéficiaire + un de ses partenaires français + STC + SE)Forme : rapport de contrôle soumis à procédure contradictoire avec validation préalable

de la CICC

Les contrôles d’opérations effectués au titre de l’échantillon statistique annuel, portant sur la tranche de dépenses déclarées à la Commission durant l’année N, sont effectués au premier semestre de l’année N + 1.

Ils sont réalisés sur place, sur la base des documents et des données conservés par le bénéficiaire et permettent d’établir un taux d’erreur.

Le taux d’erreur résultant des contrôles d’opération est un des deux éléments retenus pour permettre à l’autorité d’audit de déterminer le niveau d‘assurance donné par le fonctionnement du système (l’autre élément est la note résultant des audits de système).

Au-delà de 2% de taux d’erreur, la Commission européenne peut suspendre le versement du FEDER.

Les sanctions

A tout niveau de contrôle

- en cas d’irrégularité (non conformité) remboursement partiel ou total du FEDER

- en cas d’irrégularité grave (fraude) remboursement total du FEDER + signalement à l’Office européen de Lutte

Anti Fraude

- en cas d’erreur systémique (fonctionnement insuffisant du dispositif de gestion)

suspension du FEDER jusqu’à correction

Le bénéficiaire s'engage à informer régulièrement l’autorité de gestion de l'avancement du projet (coupures de presse, rapports intermédiaires,…).

Il s'engage à lui communiquer toute modification du projet qui conduirait à une modification du plan de financement (variation de 10% tolérée entre types de dépenses) ou de la nature du projet.

En cas d'abandon du projet, le bénéficiaire s'engage à informer l’autorité de gestion.

Le bénéficiaire participe, par ailleurs, à l'évaluation et au suivi stratégique du programme. A cet effet, il s’engage à renseigner les indicateurs de réalisation et de résultat mis en place pour le projet (dans le rapport final d’exécution)

1- Les modalités de versement du FEDER

2- Communication, publicité

3- Contrôle

4- Suivi et évaluation