Initiation Access

26
P Pa ag ge e 1 1/ /2 26 6 SOMMAIRE I. PRESENTATION 2 II. LES TABLES 5 III. LES FORMULAIRES 13 IV. LES RELATIONS 17 V. LES REQUETES 21 VI. LES ETATS 24

description

csc

Transcript of Initiation Access

  • PPPaaagggeee 111///222666

    SOMMAIRE

    I. PRESENTATION 2

    II. LES TABLES 5

    III. LES FORMULAIRES 13

    IV. LES RELATIONS 17

    V. LES REQUETES 21

    VI. LES ETATS 24

  • PPPaaagggeee 222///222666

    I. PRESENTATION

    Introduction Une base de donnes est un ensemble d'informations associes un sujet particulier, tel que le suivi des commandes ou la gestion d'une collection musicale. Si votre base de donnes n'est pas stocke sur un ordinateur, ou si elle ne l'est que partiellement, vous tes peut-tre oblig de grer des informations en provenance de sources diverses que vous devez coordonner et organiser manuellement. POURQUOI APPRENDRE UNE BASE DE DONNES RELATIONNELLES? Ce type de base de donnes a plusieurs avantages compars une base de donnes simple. Elle utilise beaucoup moins d'espace parce qu'elle rduit au minimum les redondances ou les rptitions des donnes. Pour mieux comprendre l'avantage d'un systme de gestion de base de donnes relationnel (SGBDR), utilisons un exemple de factures pour comparer ces deux types de BD et pour montrer certains concepts de base d'un SGBDR. Regardons quelques-unes des donnes que l'on retrouve normalement sur une facture: Ex.: Date, Numro de facture, Numro du vendeur, Numro du produit, Quantit vendu, Prix unitaire, Description du produit, Sous-total, Taxes, Total ... Voici quelques-unes de ces donnes dans une BD simple. No. Facture

    Client Produit Description Prix Unitaire Qt ...

    1001 ABC 415 TRIANGLE 12.75 50 1002 ABC 416 CARR 10.00 20 1003 XYZ 415 TRIANGLE 12.75 75 L'ide d'une base de donne relationnelle est de rpartir les donnes dans plusieurs BD ou tables et de crer des connexions, des points communs, des liens, des relations entre chacune d'elles. Voici comment les variables pourraient tre divises dans une BD relationnelle. Facture Client Vendeur Inventaire No. Facture No. Client No. Vendeur No. Produit No. Produit Adresse Nom Description Qt vendue Code Postal Prnom Prix unitaire No. Vendeur No. tlphone No. Ass. Soc. Qt disponible No. Client Personne autorise Date d'embauche Qt commande

  • PPPaaagggeee 333///222666

    Dans le tableau prcdent, la table FACTURE va chercher les informations

    sur le client de la table CLIENT par le champ commun NO. CLIENT. Il est inutile de rcrire les donnes du client plusieurs fois. On peut aller chercher l'information grce une relation entre ces deux tables: soit par le champ No. Client. La mme chose se produit pour les informations ncessaires pour les tables VENDEUR et INVENTAIRE par leurs variables communes NO. VENDEUR et NO. PRODUIT respectivement. De cette manire, il est inutile de rcrire les donnes redondantes ou rptitives. Ceci conserve de l'espace pour d'autres donnes. Pour les trois factures de l'exemple, on conomise de l'espace et du temps ne pas avoir rcrire les informations sur le client ABC ni la description et le prix unitaire du produit 415.

    1. Dfinitions L'utilisation d'une base de donnes apporte aussi de nouveaux termes comprendre. Voici une liste des termes qui seront utiliss pour toutes les pages sur les sujets d'Access. Champ: une information ncessaire sur une personne, une chose ou un vnement. Ex.: couleur, taille, modle, date, nom, prnom, tlphone, adresses, description, commentaires etc. Enregistrement: un regroupement de champs qui dcrient une personne, une chose ou un vnement. Ex.: nom, prnom, date de naissance, tlphone, numro d'assurance sociale ou compagnie, adresse, tlphone, tlcopieur, personne responsable ou dpartement, personne responsable, tlphone. Le champ tlphone est utilis de trois manires diffrentes. Il est soit le numro de tlphone d'un employ, d'une personne dans une compagnie ou d'un dpartement. Table: Un regroupement d'enregistrements sur un thme commun. Ex.: employs, inventaire, client, fournisseurs, vhicules, contacts etc. Base de donnes: Un regroupement de tables, de requtes, de formulaires, et de rapports de programmation qui constitue un systme complet. Ex.: gestion de la facturation, gestion de l'inventaire, immatriculation des vhicules, carnet de numro de tlphone, rservations etc.

    2. Quelles sont les composantes dAccess ? Tables: structure de la table, type de champs et les informations qui y sont entreposes. Requtes: recherche d'information qui rpond certains critres dtermins par l'utilisateur. Formulaire: prsentation de l'information l'cran d'une manire pratique pour l'utilisateur. tat: prsentation de l'information sur papier d'une manire pratique pour l'utilisateur. Macro: dveloppement de routines pour automatiser certaines tches. Modules: programmation La dfinition d'une base de donnes prend maintenant un sens plus large. Ce n'est plus juste un fichier qui contient de l'information utile pour l'utilisateur. Il contient aussi les requtes, les formulaires, les tats, les macros et les modules pour dvelopper une "application" ou un "systme" qui rpond aux besoins spcifiques de l'utilisateur.

  • PPPaaagggeee 444///222666

    3. Cration d'une base de donnes La premire tape de la cration d'une base de donnes est l'analyse. Avant de crer votre base de donnes, il faut que vous ayez une ide claire de ce que seront vos besoins pour celle-ci. Il faut prparer une analyse approfondie de vos besoins. Quelles sont les informations dont vous avez besoin. Ex.: Quelles informations ai-je besoin sur mes clients, sur mes fournisseurs, sur mon inventaire, sur mon personnel etc. Connaissant les rsultats dont vous avez besoin, il faut dcouvrir quelles sont les champs ncessaires pour atteindre les formulaires et les tats. La seconde tape: regrouper les informations. Il faut ensuite regrouper en entits toutes ces informations. La troisime tape est de dterminer les relations entre les diffrentes tables .

  • PPPaaagggeee 555///222666

    II. LES TABLES

    Introduction C'est dans les tables qu'on retrouve les informations de la base de donnes. Ces tables sont structures. Sa structure contient la liste des champs ainsi que les proprits ou les caractristiques de ceux-ci Avant de commencer, voici quelques explications sur les champs de la table employs.(notre exemple pour la comprhension de la notion de table) : Chaque enregistrement de la table doit avoir le nom et le prnom de la personne. Le poste est l'occupation que la personne occupe dans l'entreprise. Pour cet exemple, il n'y a que deux types de poste: les grants et les vendeurs. Le champ bureau indique le lieu de travail. Pour cette entreprise, il y a des employs Rabat et Fs. Les grants travaillent selon un salaire tandis que les vendeurs travaillent seulement commission. Pour terminer, il est ncessaire d'avoir la date d'embauche de l'employ. Voici la liste des champs de la table employs ainsi que les caractristiques obligatoires. En plus de donner un nom au champ, il faut lui dterminer un type et, dans la plupart des cas, une taille. Il faut indiquer la taille des champs selon le nombre de caractres que vous voulez conserver dans ces champs. Nom du champ Type de champ Taille Format Prnom Texte 15 Nom Texte 15 Poste Texte 10 Bureau Texte 15 Salaire Montaire Commission Montaire Embauche Date Date abrg

    1. Cration d'une table cet exercice consiste crer une table qui contient de l'information sur les employs d'une compagnie. Avant mme d'entrer de l'information, il faut donner une structure cette table. Il faut dterminer une liste de champs ainsi que les caractristiques de ces champs. C'est seulement aprs cette tape qu'il sera possible d'entrer de l'information.

    Cliquez sur l'onglet table. Appuyez sur le bouton Nouveau.

  • PPPaaagggeee 666///222666

    Access vous offre plusieurs manires de crer une table de donnes. Le mode feuille de donnes vous affiche une grille dans laquelle vous crivez simplement les informations que vous voulez conserver. Vous pourrez ensuite choisir le mode cration pour changer les options qu'Access avait dtermin pour vous. Le mode cration contient toutes les options pour crer et personnaliser la structure d'une table de donnes. L'assistant Table vous donne de l'aide la cration d'une table en vous demandant de choisir parmi une liste de champs qui se retrouvent le plus souvent dans une table. Vous pouvez aussi importer une table partir d'une autre base de donne d'Access ou mme d'une feuille de travail d'Excel. La dernire option vous permet de faire un lien une autre table d'une autre base de donnes et d'accder De la liste des choix, slectionnez l'option Mode Cration.

    Donner un nom au champ

    Lors de l'ajout d'un champ la structure d'une table, il faut lui donner un nom et un type de champ. Selon le type de champ, il faut aussi indiquer Access le nombre de caractres que vous voulez prserver dans le champ. Vous pouvez aussi, votre choix, ajouter un commentaire pour donner plus d'information sur le contenu du champ.

  • PPPaaagggeee 777///222666

    2. Les types de champs Access vous donne le choix entre plusieurs types de champ Texte Peut contenir des chiffres ou des lettres. Par dfaut, Access indique que la

    taille du champ est de 50 caractres. Vous pouvez toujours modifier la taille du champ selon vos besoins. Le maximum est de 255 caractres.

    Mmo Utile pour inscrire des commentaires. La taille du champ n'est pas dtermine. Le maximum est de 65 535 caractres.

    Numrique Peut contenir des chiffres seulement. Vous pouvez aussi dterminer le nom de chiffres aprs la dcimale selon vos besoins. N'oubliez pas d'inclure la dcimale lorsque vous comptez dans le nombre de caractres que vous voulez pour le champ !

    Date/Heure Peut contenir ou afficher des dates ou mme de l'heure. Access conserve l'heure, les minutes et les secondes en fractions de journe. Donc 0,5 est l'quivalent de midi.

    Montaire Il s'agit d'un type de champ numrique. Le format du champ est dj prt pour afficher le signe $.

    NumroAuto Champ numrique entier qui augmente automatiquement d'un (1) chaque nouvel enregistrement que vous ajoutez la table. Autrefois appel compteur. C'est idal pour ajout de nouvelles factures, de commandes ou de clients.

    Oui/Non Champ logique. Dtermine si un cas s'applique ou pas. Ex.: fumeur, non-fumeur. Acces conserve l'information sous forme numrique. 0 = faux, -1 = vrai.

    Au choix de l'utilisateur, il est aussi possible d'ajouter une description. Ceci est pratique lorsque vous revenez quelques mois plus tard et voulez savoir pourquoi vous avez choisi d'avoir ces champs dans la table. Cette description va aussi apparatre dans le coin infrieur gauche de la fentre au moment de l'entre ou la modification des donnes.

    3. Les proprits du champ : Taille: Dtermine le nombre de caractres qui peut tre contenu dans un champ. Valide pour les champs de type Texte. Les autres types de champs ont dj une taille prdtermine. Format: Dtermine la faon que l'information sera affiche dans le champ. Masque de saisie: Dtermine la faon que l'information sera entre dans le champ. Lgende: Texte qui sera affich dans la feuille de donnes, les formulaires et les tats la place du nom du champ. Valeur par dfaut: Dtermine une valeur initiale lors de l'ajout de nouveaux enregistrements. Valide si: Place des bornes ou des limites sur le genre d'information qui peut tre entr dans un champ. Par exemple, peu de personnes seraient prtes travailler pour un salaire ngatif. Message si erreur: Affiche ce message si le contenu du champ ne respecte pas les restrictions de la proprit "valide si".

  • PPPaaagggeee 888///222666

    Null Interdit: Si actif, ne permet pas d'avoir un contenu vide dans le champ. Chane vide autorise Index: Cette proprit est pour afficher les informations en ordre croissant lors de l'affichage. Dcimales (Numrique, Montaire): Dtermine le nombre de dcimales qui sera conserv avec le chiffre. Nouvelles Valeurs (NumroAuto): Dtermine si le prochain chiffre sera la suite de la srie (Incrment) ou un chiffre au hasard (alatoire).

    4. Cl primaire Une cl primaire est un champ qui aide diffrencier un enregistrement de tous les autres de la table. Par exemple, on peut utiliser le numro d'assurance sociale pour diffrencier chacun des employs de la compagnie. On peut aussi utiliser un numro d'inventaire pour diffrencier chacun des produits des autres etc. Une cl primaire peut aussi tre compose de plusieurs champs. Tant que la combinaison de champ diffrencie un enregistrement des autres. Par exemple, on peut ajouter une rservation sachant qu'il n'y aura pas deux personnes qui vont se prsenter en mme temps avec le mme nom. Si cela serait le cas, il faudrait ajouter un autre champ la cl primaire pour les diffrencier. Ou, on pourrait simplement crer un champ No. de rservation pour rgler le problme. L'utilisation de plusieurs champs pour composer une cl primaire est trs rare mais possible.

  • PPPaaagggeee 999///222666

    5. Cl secondaire Une cl secondaire est un champ qui est reli la cl primaire d'une autre table. Par exemple, le champ No. de client de la table Facture peut tre reli la cl No. de client de la table Clients.

    6. Entre de donnes Une fois la structure de la table est dfinie, il est possible d'entrer de l'information utile pour l'utilisateur. Du menu Affichage, slectionnez l'option Mode Feuille de donnes. Note: La dernire ligne d'une table ou d'une requte affiche toujours un "*" la gauche. Ceci est pour indiquer la fin de celle-ci.

    7. Insrer un masque de saisie Un masque de saisie est pour indiquer Access la manire que l'information soit entre dans une table. Vous pouvez forcer l'utilisateur entrer les donnes d'une certaine manire. Par exemple, il est impensable d'avoir des lettres dans un numro de tlphone ou un numro d'assurance social. De mme, une adresse est une srie de lettres et de chiffres. Comment s'assurer que les donnes seront entres de la bonne manire ? C'est pour cette raison qu'il y a les masques de saisie. Access a dj quelques gabarits (modles) pour les donnes qui se retrouvent le plus souvent dans une base de donnes. La partie qui suit est pour vous dmontrer comment accder ces modles. Vous l'appliquerez selon vos besoins dans vos propres tables. Application de masque : Placez le curseur sur le champ auquel vous voulez ajouter un masque de saisie. Parmi sa liste de proprits, cliquez sur celle du masque de saisie. Au bout de la case, un bouton avec trois petits points l'intrieur vient d'apparatre, appliquez le masque appropri sinon crez-en un.

    8. Modification de la table Aprs un certain temps, vous vous apercevrez que des changements sont ncessaires une table. Elle a besoin de nouveaux champs. Ou, certains champs ont besoin d'tre modifis ou simplement limins.

    partir du mode feuille de donnes, appuyez sur le bouton ou, du menu affichage, slectionnez l'option cration. ou partir du menu principal, slectionnez la table et appuyez sur le bouton Modifier.

  • PPPaaagggeee 111000///222666

    Insrer un champ

    Placez le pointeur sur la ligne o vous voulez insrer un nouveau champ la table. Pour l'exercice, placez le pointeur sur la ligne de la table qui va suivre le champ nouvellement insr. Du menu dition, slectionnez l'option Insertion d'une ligne. ou

    Appuyez sur le bouton . Une nouvelle ligne libre va apparatre. Les autres lignes seront dcales vers le bas. crivez le nom du champ.

    Dplacer un champ

    Pour changer l'ordre de prsentation des champs : Cliquez sur la bote grise gauche du nom du champ. En gardant le bouton gauche de la souris enfonc, dplacez le champ vers le haut ou le bas selon vos besoins. Le champ va se rinsrer dans la structure de la table entre les deux champs dont la ligne qui la spare est plus paisse ds que vous lcherez le bouton de la souris.

    Supprimer un champ

    Cliquez sur la ligne du champ que vous voulez supprimer. Appuyez sur le bouton supp . ou Du menu Edition, slectionnez l'option Supprimer les lignes.

    Placer la cl primaire

    La cl primaire est un champ, ou une srie de champs, qui permet de distinguer chacun des enregistrements. Chaque personne son numro d'assurance social, un numro de client ou d'employ. Celui-ci peut tre compos de lettres ou de chiffres. L'une des choses qu'Access vrifie par aprs, est de s'assurer qu'il n'y a pas deux enregistrements qui auront la mme information dans le champ. Par exemple, deux personnes peuvent avoir le mme numro d'assurance sociale ou deux produits le mme numro de produits. Placez le pointeur sur la ligne du champ qui sera la cl primaire de la table et appuyez

    sur le bouton . Si par erreur, vous avez choisi le mauvais champ pour la cl primaire, rappuyez sur le

    bouton pour dslectionner le champ comme cl primaire.

  • PPPaaagggeee 111111///222666

    Ajout denregistrements

    Apportez les ajouts denregistrements ceux dj crs, soit la fin soit au milieu de la table.

    Le tri

    Au moment d'afficher le contenu de la table en mode Feuille de donnes, l'option du tri affiche les enregistrements en ordre croissant ou dcroissant selon un champ. Dans le mode "feuille de donnes", vous retrouverez dans la barre d'outils les boutons

    suivants: . Ceux-ci Placez le curseur dans la colonne que vous voulez afficher en ordre croissant ou dcroissant. Appuyez sur l'un des boutons pour afficher la table selon ce champ dans l'ordre que vous voulez. Tous les enregistrements seront raffichs selon l'ordre que vous avez demand sur le champ o se trouve le pointeur ce moment.

    Le filtre

    L'option du filtre permet d'afficher seulement une partie des enregistrements : celle qui rpond aux critres que vous avez dtermins auparavant. Ceci est trs avantageux lorsque l'utilisateur veut retrouver rapidement quelques enregistrements parmi une grande masse de donnes. partir du mode "feuille de donnes", vous retrouverez les boutons pour crer, activer

    et dsactiver le filtre sur une table ou une requte: .

    Cration d'un filtre

    Dterminer les critres de slection. Vous pouvez choisir d'afficher seulement une partie des enregistrements; ceux qui rpondent certains critres. La liste des champs de la table vont apparatre l'un cot de l'autre.

    Pour retirer les filtres prcdents, appuyez sur le bouton . Access va ensuite vous montrer les enregistrements qui rpondent aux critres que vous avez choisi.

    9. Imprimer la structure d'une table Du menu outils, slectionnez l'option analyse Slectionnez l'option documentation La fentre suivante va apparatre.

  • PPPaaagggeee 111222///222666

    Slectionnez la ou les tables dont vous voulez imprimer la structure. Appuyez sur le bouton Options ... La fentre suivante va apparatre.

    Slectionnez les options dont vous avez besoin. Appuyez sur le bouton OK. Une fois revenu la fentre de documentation, appuyez sur le bouton OK. Access va gnrer l'tat que vous avez demand.

  • PPPaaagggeee 111333///222666

    III. LES FORMULAIRES Introduction Les formulaires servent mieux prsenter l'information qui se retrouve dans les diffrentes tables. Il est aussi plus "conviviale" ou pratique d'entrer l'information dans un formulaire que directement dans une table ou une requte. Aussi, il est possible d'afficher seulement les champs qui sont ncessaires l'cran. Il est aussi possible de "verrouiller" un champ. Ceci permet l'utilisateur du formulaire de voir le contenu d'un champ mais pas de le modifier. Comme pour une requte, il est possible d'avoir des champs calculs pour accomplir des calculs tel que pour des sous-totaux ou des taxes. La liste des fonctions d'Access vous permet d'accomplir beaucoup plus que de simples calculs. La cration d'un formulaire ncessite une table ou une requte pour tre la source de celui-ci. Une requte est plus pratique lorsque vous avez besoin d'un formulaire dont les champs proviennent de plusieurs tables. C'est aussi plus pratique si vous voulez filtrer les enregistrements pour voir seulement une partie qui rpond vos critres. 1. Cration d'un formulaire assist La "source" d'un formulaire peut tre une table ou une requte. Cependant, une requte peut avoir plusieurs tables. Donc, vous pouvez avoir un formulaire "complexe" qui entre ou accde de l'information dans plusieurs tables en mme temps. Il faut cependant vrifier le "bon fonctionnement" de ces requtes avant de crer un formulaire bas sur ceux-ci. La rgle est que, si vous tes capable d'entrer de l'information directement partir de la requte, vous serez aussi capable de le faire dans le formulaire. Les modes possibles : Mode cration : Permet de construire un formulaire partir de zro. Assistant formulaire : Les assistants sont mieux placs pour crer des formulaires

    pour afficher les donnes de tables ou de requtes. Formulaire Instantan: colonnes :Il affiche chacun des champs d'un enregistrement

    l'un en dessous de l'autre. Formulaire Instantan: Tableau : Il affiche chacun des champs d'un enregistrement

    l'un ct de lautre.

  • PPPaaagggeee 111444///222666

    2. Assistant graphique Il permet d'afficher les champs de type numrique ou de type montaire dans un graphique. Il suffit d'indiquer l'assistant les champs que vous avez besoins et du genre d'opration (somme, moyenne, minimum, maximum ...) que vous voulez avoir. L'assistant vous permet de choisir des champs provenant de plusieurs tables ou de requtes sans avoir auparavant crer une requte ayant tous les champs voulus. Il faut cependant faire attention d'avoir fait des relations permanentes entre les tables avant de choisir des champs de diffrentes tables ou requtes. Aussi, le formulaire va afficher tous les enregistrements. Si vous avez besoin d'afficher ou d'accder qu' une partie des enregistrements ou qu'il n'y ait pas de relations entre les tables ou les requtes dont vous avez besoin, vous devez auparavant crer une requte. 3. Entrer de l'information Il vous est possible d'ajouter ou de modifier les enregistrements de la table comme vous l'avez peut tre fait en mode feuille de donnes lors de la cration de la table. Cependant, la prsentation des donnes est plus comprhensible pour un nouvel utilisateur qu'en utilisant le mode feuille de donnes. 4. Dplacement dans le formulaire Pour se dplacer dans le formulaire, utilisez les touches suivantes: Utilisez les touches Tab et MAJ (shift) Tab pour vous dplacer au champ suivant ou au champ prcdent. Utilisez les touches PageUp et PageDown pour vous dplacer d'un enregistrement l'autre. Vous pouvez aussi utiliser la barre de navigation situe au coin infrieur gauche de la fentre pour vous dplacer d'un enregistrement l'autre ou au premier et dernier enregistrement de la table. Utilisez les flches vers la gauche ou vers la droite pour passer l'enregistrement prcdent ou suivant. Pour ajouter un enregistrement la table, allez au dernier enregistrement et appuyez sur la touche PageDown. Un enregistrement vide va apparatre. Ensuite, entrez les nouvelles donnes de votre choix.

  • PPPaaagggeee 111555///222666

    5. Modifier un enregistrement Il est trs facile de modifier le contenu d'un champ si celui-ci n'est pas "verrouill". Utiliser les touches du clavier ou la barre de navigation pour vous rendre l'enregistrement que vous voulez modifier. Placez le pointeur dans le champ sur lequel vous voulez apporter des modifications et changez le contenu du champ de votre choix. 6. Supprimer un enregistrement

    Utiliser les touches du clavier ou la barre de navigation pour vous rendre l'enregistrement que vous voulez modifier. Du menu dition, slectionnez l'option Supprimer l'enregistrement. ou De la barre d'outils, appuyez sur le bouton Supprimer un enregistrement. 7. Rechercher un enregistrement Access vous permet de retrouver rapidement un enregistrement grce une recherche sur le contenu de l'un des champs de l'enregistrement. Placez le pointeur dans le champ sur lequel vous allez accomplir la recherche. Du menu dition, slectionnez l'option Rechercher. ou Appuyez sur les touches Ctrl et F. ou De la barre d'outils, appuyez sur le bouton Rechercher. Entrez la valeur, la date ou le nom que vous recherchez. Appuyez sur le bouton Rechercher. 8. Personnaliser un formulaire Entrez en mode cration Vous pouvez changer, ajouter et supprimer des objets votre formulaire. Access appelle chaque objet de votre formulaire un "contrle"; que ce soit du texte, un champ ou tout autre objet sur le formulaire. Supprimer un champ Il est toujours possible de supprimer un contrle (objet) du formulaire. Cela peut tre un intitul, une ligne, une bote ou un autre lment du formulaire; incluant les champs. Slectionnez le champ supprimer. Appuyez sur la touche suppr.

  • PPPaaagggeee 111666///222666

    Ajouter un champ

    Il vous est toujours possible d'ajouter ou de remettre un champ qui tait la base du formulaire. De la liste des champs, cliquez le champ dsir. slectionnez le champ voulu. Il suffit de faire attention l'ordre de prsentation des champs Dplacer un contrle Cliquez sur le contrle dplacer, placez le pointeur sur la bordure de l'objet. Le pointeur devrait se transformer en une petite main, en gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, dplacez le contrle l'endroit de votre choix. Changer la prsentation d'un contrle (objet), changer les couleurs. partir de la seconde barre d'outils, il est possible de changer la prsentation du texte et des champs. La barre d'outils formulaire permet de changer respectivement la couleur de fond, changer la couleur du texte, changer la couleur du contour, changer le type de contour et mettre un effet de relief aux contrles (objets) situs sur le formulaire. Changer la taille d'un contrle (objet). En tout temps, il vous est possible de modifier la taille juste en manipulant la souris. 9. Les champs calculables

    En plus des champs provenant de la table ou requte source de votre formulaire, il vous est possible d'ajouter vos propres champs calculs comme dans une requte. La seule diffrence est qu'il faut mettre le caractre " = " au dbut de la formule. Mme dans un formulaire, il est possible de mettre des sauts de page. Cela n'a aucun effet l'affichage l'cran. Mais, cette option est trs pratique au moment de l'impression du formulaire. Cela permet d'imprimer un formulaire sur plusieurs pages. Mthode :

    De la barre d'outils, appuyez sur bouton saut de page ,dplacez le pointeur au bas de la zone Dtails et appuyez sur le bouton gauche de la souris.

    Un petit contrle :trait de points va apparatre coll sur la bordure gauche de la fentre. Ceci est le sparateur de page. Tout ce qui est au dessus de ce contrle va tre sur une page. Le reste sera imprim sur une autre page.

    Pour voir l'effet de ce contrle, il faut premirement le dplacer au milieu du formulaire. 10. Sous formulaire/Sous tat Trs pratique pour faire des formulaires complexes dont les donnes proviennent de plusieurs tables relies. Il faut cependant faire attention qu'il y ait des relations entre les tables.

  • PPPaaagggeee 111777///222666

    IV. LES RELATIONS

    Introduction L'aspect pratique de relier des tables sur des champs en commun est pour viter la redondance. Il est inutile de rcrire plusieurs fois les mmes informations. La force des tables relies est de vous donner accs de l'information d'une autre table que vous n'auriez pas accs sans une relation entre les tables. Prenons l'exemple des tables " Facture " et " Clients ". La table " Facture " contient le champ " numro de client " et aucune autre information sur le client. Mais ce champ est la cl pour relier les deux tables. Il est possible de le relier au champ " numro de client " de la table " Clients ". Une fois reli, il est ensuite possible d'avoir les autres informations sur le client tel que le nom de la compagnie, son adresse, ses personnes contacts, sa marge de crdit etc 1. Les types de relations ou la Cardinalit Il existe trois types de relations: un un, un plusieurs et plusieurs plusieurs. Ce n'est pas toujours facile de dterminer quel genre de relation, aussi appel Cardinalit, qu'il y a entre deux tables. Il faut de la pratique. Ce qui est ncessaire pour faire une relation 2 tables (ou requtes ou une combinaison des deux) 1 champ en commun dans chacune des tables. Mme type de champ (Texte avec texte, numrique avec numrique ...) Mme longueur (Pas un champ long de 15 caractres avec un autre long de 50 caractres !) Mme genre d'information (Ex.: Code d'inventaire avec des codes d'inventaires...) N'essayez pas de crer une relation entre les champs " date " et " numro de tlphone ". Les champs ne sont pas des mmes types (Texte, Numrique, Date/Heure, Oui/Non, Compteur...) 2. Le mcanisme d'une relation partir d'une requte, il est possible de modifier ou d'ajouter des enregistrements. Au moment o vous crivez une valeur dans l'un des champs en commun. Access va essayer de trouver si cette valeur existe dans l'un des enregistrements de l'autre table relie. S'il trouve, vous aurez accs au contenu de tous les champs de l'enregistrement. Il est possible d'entrer ou de modifier de l'information partir d'une requte qui contient plusieurs tables. Il faut s'assurer que l'un des champs en commun de toutes les tables relies soit utilis dans la requte. Sinon, Access va vous avertir qu'il ne peut pas raliser la requte.

  • PPPaaagggeee 111888///222666

    3. Crer une relation dans une requte Il est trs avantageux par moments d'tre capable d'afficher les informations contenues de plusieurs tables en mme temps. Il faut cependant avoir une relation entre les tables pour avoir un rsultat intressant. Rfrence : Atelier 3 4. Crer une relation entre deux tables. Dterminez les champs en commun entre les deux tables. Dans ce cas, il s'agit des champs Code client et Numro de client. Bien qu'ils n'aient pas le mme nom, ils sont des mmes types de champs. Ils ont aussi le mme format ou de longueur et contiennent le mme genre d'information. Placez le pointeur par-dessus l'un des champs en commun. En gardant votre doigt sur le bouton gauche de la souris, dplacez le pointeur par-dessus l'autre champ en commun. Relchez ensuite le bouton de la souris. Une ligne mince devrait apparatre entre les deux champs. Les deux tables sont maintenant relies. Sinon, ressayez. Il est aussi possible, par accident, d'avoir reli des champs qui n'ont pas le mme genre d'information. Il faut retirer la mauvaise relation avant de pouvoir ressayer. Cliquez sur la ligne qui relie les deux tables. Du menu dition, slectionnez l'option Supprimer. ou Appuyez sur la touche supprime du clavier. Une fois que les tables sont correctement relies, il est temps d'afficher le rsultat. Excuter encore une fois la requte

  • PPPaaagggeee 111999///222666

    5. Cration de relations permanentes entre les tables Il est avantageux de relier des tables dans la requte pour accder de l'information qu'aucune des tables prise seule ne possde. Le problme avec cette technique est qu'il faut refaire les relations chaque fois que vous faites une nouvelle requte. Access vous offre une manire de crer des relations plus " permanentes " entre les tables de votre base de donnes. Elle a aussi l'avantage de vrifier "l'intgrit" des relations entre les tables. partir du menu principal, il est possible d'accder la partie des relations. Du menu Outils, slectionnez l'option Relation. C'est dans cette fentre que vous allez crer les relations entre les tables. Lorsque vous ouvrez cette section pour la premire fois, il n'y a pas de tables; seulement un grand espace vide. Il faut premirement ajouter les tables ou les requtes sur lesquelles vous voulez relier. Avec Access, il est possible de relier des tables ou des requtes si elles ont un champ en commun. Slectionnez l'onglet Tables. Ensuite, slectionnez les tables que vous voulez relier. Rfrence : Atelier 3. 6. tablir les relations entre les tables Placez le pointeur par-dessus le champ cl de la table 1 et cliquez sur le bouton gauche de la souris pour slectionner le champ. En gardant le bouton gauche enfonc, dplacez le pointeur par-dessus le champ cl de la table 2. Relchez ensuite le bouton de la souris. Une fois que vous aurez fait la relation, les liens des tables vont apparatre sur lcran. 7. Appliquer l'intgrit rfrentielle Cette option est ncessaire pour tablir une relation appele " forte ". C'est une relation qui s'assure qu'il existe une valeur dans l'autre table relie. En activant l'option "appliquer l'intgrit rfrentielle", Access s'assure que certaines rgles d'intgrit d'une relation soient respectes. C'est pour que les relations entre les tables relies soient toujours bonnes. Aucune information ne peut tre "perdue" en laissant Access le droit de valider ces rgles. Access peut refuser de crer une relation avec intgrit rfrentielle pour ces raisons La table qui contient l'enregistrement unique a des doublons. Ex. : plusieurs produits ont le mme numro de produit. L'un des enregistrements de l'une des tables relies un des champs communs est vide. Il faut toujours que les champs en commun des deux tables aient de l'information dans l'autre table.

  • PPPaaagggeee 222000///222666

    La valeur crite dans la table qui peut contenir plusieurs fois la mme valeur dans le champ en commun n'a pas d'quivalent dans l'autre table. Ex. : L'un des enregistrements contient le numro de produit numro 5 bien qu'il y ait seulement quatre produits, de 1 4, de disponible. Une autre raison est que l'une des tables est "ouverte" ou affiche. Il faut fermer toutes tables, requtes, tats et formulaires avant de crer les relations entre les tables. 8. Supprimer une relation Il est possible de retirer une relations sur les tables. Il existe quelques raisons pour retirer une relation entre des tables ou des requtes. La premire est que vous avez commis une erreur au moment de la cration de la relation. Vous avez accidentellement choisi le mauvais champ au moment de la cration de la relation. Ou, aprs une analyse plus approfondie, vous changez les relations entre les tables. Aussi, pour vous permettre de modifier la structure d'une table relie, il peut tre ncessaire auparavant de retirer une relation. Cliquez sur la ligne qui relie les deux tables. Du menu dition, slectionnez l'option Supprimer. 9. Modifier les options d'une relation. Cliquez sur la ligne qui relie les deux tables. Faites un double-clic sur cette ligne. ou Du menu Relations, slectionnez l'option Modifier une relation. Les options de la relation vont ensuite apparatre. Vous pourrez les modifier et ensuite appuyer sur le bouton crer pour conserver ces modifications.

  • PPPaaagggeee 222111///222666

    V. LES REQUETES Introduction L'un des lments les plus puissants d'une base de donnes est la capacit de faire une recherche sur une masse de donnes entrepose dans la base de donnes. Il est ensuite possible de faire des analyses et d'en sortir des tendances. Par exemple, vous navez pas besoin de voir toute la liste des clients si vous avez seulement besoin du numro de tlphone de lun deux. Il y a aussi des requtes pour certaines requtes d'action telles que la mise jour et la suppression de donnes. Les tapes pour la cration dune requte Access. 1. Choisir la ou les tables et les requtes ncessaires 2. Choisir le type de requte 3. Choisir le ou les champs ncessaires 4. Dterminer si les champs ont besoin dtre tris 5. Cacher les champs au besoin 6. Dterminer les critres de slection 7. Excuter la requte 1. Choisir la ou les tables et les requtes ncessaires Access offre plusieurs manires de crer une requte: en utilisant l'un des assistants ou en la btissant du dbut la fin en mode cration. Le mode Cration est celui qui vous permet toutes les options pour la cration d'une requte. Cependant, il n'y a pas d'assistant pour vous aider. L'assistant requte simple vous demande la liste des champs que vous voulez voir et affiche le rsultat. Il n'y a pas de critres de slection. Il affiche les champs demands pour tous les enregistrements. Vous pouvez crer une requte partir d'une table ou mme d'une autre requte. Il est mme possible d'avoir une requte qui est compose de champs provenant de plusieurs tables ou de requtes. 2. Choisir le type de requte Access vous offre six genres de requtes. Chacune est spcialise pour un certain genre de recherche ou d'opration. Requte slection : Affiche les enregistrements qui rpondent aux critres demands. C'est le type que vous allez utiliser le plus souvent. Il affiche seulement les enregistrements qui rpondent aux critres slectionns. C'est celle que vous utilisez pour accomplir des recherches dans une base de donnes.

  • PPPaaagggeee 222222///222666

    3. Choisir le ou les champs ncessaires Parmi les tables et les requtes que vous avez choisies, vous devez choisir les champs dont vous avez besoin pour votre nouvelle requte. Il y a trois manires de choisir un champ: Double-clic sur le champ Choisir parmi la liste " Tirer " un champ et linsrer au bon endroit 4. Dterminer si les champs ont besoin dtre tris Une fois que vous avez choisi les champs ncessaires pour complter votre nouvelle requte, vous devez dterminer si ces champs ont besoin dtre affichs dans un ordre dtermin. Voulez-vous la liste des clients en ordre alphabtique, en ordre selon leur chiffre daffaire avec votre compagnie, selon leur lieu gographique ou une combinaison de ces ordres? En dessous de chaque nom du champ se trouve l'option pour activer le tri sur celui-ci. Vous pouvez dcider de ne pas l'activer, le tri ou de l'avoir en ordre croissant ou dcroissant. La priorit des tris. Il faut cependant faire attention. Le champ tri le plus la gauche la priorit sur les autres qui est sa droite. Donc, si les champs prnom et nom sont tris, le tri sera premirement en ordre de prnom suivi du nom de famille.

  • PPPaaagggeee 222333///222666

    5. Cacher les champs au besoin Normalement, tous les champs que vous slectionnez seront affichs. Il arrive par moments cependant que vous avez besoin d'un champ pour la recherche mais que vous ne voulez pas afficher celui-ci. Par exemple, vous voulez le prnom et nom des personnes gagnant un revenu suprieur 50 000 $ mais vous ne voulez pas afficher ce montant. Pour cacher un champ de l'affichage Cliquez sur le carr d'affichage en dessous de l'option du tri. Un "X" dans la case indique que le champ sera affich lors de la prsentation des enregistrements. 6. Dterminer les critres de slection Aprs avoir choisi les champs et plac dans l'ordre de votre choix, tri sur certains champs, dcid d'afficher ou pas certains champs, il faut dterminer quels sont les critres de slection. Si vous ncrivez aucun critre, tous les enregistrements vont apparatre. Les critres servent filtrer les enregistrements pour afficher seulement ceux dont vous avez besoin. Pour cela, Access vous offre plusieurs oprateurs pour diffrentes situations. Voici une liste ainsi qu'une courte description de chacun. Les oprateurs : =, , = ?, * : Ces oprateurs remplacent un caractre (?) ou une srie de caractres (*). Et : Il est possible de combiner des critres pour limiter le nombre d'enregistrements qui rpondent aux critres. Ou : Il est possible de combiner des critres pour avoir le plus d'enregistrements possibles. Entre : Affiche les enregistrements qui sont entre tels et tels critres. Ceux-ci sont inclusifs. Pas ou : Affiche tous les enregistrements SAUF ceux qui rpondent aux critres. Null : Affiche les enregistrements dont le contenu d'un certain champ est vide. Champ calcul : Il est possible de crer des champs calculs qui donnent le rsultat d'une formule qui utilise le contenu des champs de l'enregistrement. Ex.: Total: [Quantit]*[Prix_Unitaire] Les oprations : Permets d'avoir la somme, la moyenne, le nombre ainsi d'autres oprations mathmatiques sur les enregistrements qui rpondent aux critres demands.

    N.B La grande partie de la cration d'une requte est d'tre capable d'interprter la question pose pour que les options d'une requte soient capables d'y rpondre.

    7. Excuter la requte vrifier si lobjectif est atteint en ayant le rsultat souhait.

  • PPPaaagggeee 222444///222666

    VI. LES ETATS

    Introduction Un tat est une reprsentation des enregistrements de la base de donnes qui est mise sur papier. Il est possible de ressortir une synthse partir de ces donnes qui seraient plus difficiles d'avoir autrement. En plus, il est plus facile de trier et de regrouper l'information sur des champs pertinents. 1. Les types d'tats Access peut vous aider lors de la cration d'tats. Standard: Pour montrer les enregistrements de la base de donnes sous forme de rapport. Graphique: Pour reprsenter graphiquement les enregistrements de la base de donnes. tiquettes: Pour prparer des tiquettes pour du publipostage ou une confrence. 2. Cration d'un tat simple avec l'assistant Access vous offre plusieurs manires de crer un nouvel tat. Vous pouvez utiliser le Mode cration pour commencer partir de zro un tat. Vous pouvez aussi utiliser les assistants pour crer des tats en rpondant quelques questions appropries. Les tats instantans, qui affichent tous les champs d'une table ou d'une requte sous la forme de colonnes (un champ en dessous de l'autre) ou de tableau (un champ ct de l'autre), ne posent pas de questions. Ils gnrent un tat qui affiche tous les champs de la table dans l'ordre qui apparat dans la structure de la table ou de la requte. L'assistant graphique permet de gnrer un graphique partir des champs de type numrique ou montaire. Et pour terminer, l'assistant tiquette vous aide gnrer un tat compos d'tiquette pour diffrentes situations: d'tiquettes de lettres des tiquettes pour des prsentations. Mthode : De la liste, slectionnez l'option Assistant tat. Parmi la liste des tables et des requtes disponibles, slectionnez la table de votre choix. Appuyez sur le bouton Suivant . L'assistant vous demande ensuite quels sont les champs dont vous avez besoin dans votre tat. Faites attention l'ordre des champs que vous slectionnez. C'est dans cet ordre qu'ils vont apparatre dans votre nouvel tat. Il est aussi possible de slectionner des champs de plusieurs tables ou de requtes. Il suffit de choisir la table ou la requte parmi la liste. Ajoutez ensuite le ou les champs de votre choix la liste des champs slectionns.

  • PPPaaagggeee 222555///222666

    L'assistant vous demande si vous voulez trier les enregistrements selon un ou plusieurs champs. Vous pouvez trier les enregistrements jusqu' sur quatre champs. Le champ dans la premire case a priorit sur la seconde et ainsi de suite. Aussi, vous pouvez choisir si vous voulez afficher les enregistrements en ordre croissant ou dcroissant en appuyant sur le bouton du cot droit du nom du champ. L'une des options les plus avantageuses des tats est la possibilit de synthse des rsultats. Pour y accder, slectionnez le bouton "Options de synthse". 3. Les objets d'un tat Il y a plusieurs objets, ou contrles en jargon d'Access, qui composent un tat. Parmi quelques-uns de ceux-ci, il y a les "intituls", qui sont du texte libre, des "zones de texte, qui sont en ralit des champs provenant des tables ou des requtes, des lignes, des botes, des champs calculs et plusieurs autres.

    Les sections En plus, ces "contrles" se retrouvent dans des diffrentes zones. Les en-ttes En-tte de l'tat : Cette partie se retrouve au tout dbut de l'tat. On y retrouve gnralement le titre du rapport. En-tte de la page : Cette partie se retrouve au dbut de chacune des pages de l'tat. On y retrouve gnralement le nom de chacun des champs qui se retrouve dans l'tat. En-tte du groupe : Cette partie se retrouve au dbut de chacun des regroupements de l'tat. On y retrouve gnralement la description du regroupement. Les pieds Chaque en-tte a son quivalent la fin du rapport. Pied de l'tat: Cette partie contient gnralement les cumulatifs ou la synthse de l'tat. Pied de page: Cette partie contient les cumulatifs de la page ainsi que le numro de page. Pied de groupe: Cette partie contient gnralement les cumulatifs ou la synthse d'un groupe.

  • PPPaaagggeee 222666///222666

    4. Ajouter des champs calculs Il vous est possible d'ajouter des champs calculs qui rpondent mieux vos besoins que ce qu'offre l'assistant d'Access. Par exemple, il n'y a pas d'cart type ou pour ressortir certains ratios parmi vos donnes. 5. Cration d'un regroupement Il est possible en tout temps de modifier l'ordre des tris des champs ainsi que les regroupements de l'tat. La prochaine partie consiste ajouter un regroupement l'tat ainsi que d'expliquer en mme temps la diffrence entre un tri et un regroupement dans l'tat. Du menu Affichage, slectionnez l'option trier et grouper. partir de cet cran, vous pouvez dterminer sur quel champ vous voulez trier et regrouper les enregistrements de l'tat. Aussi, les enregistrements sont tris sur les champs choisis. Ds que vous slectionnez l'un ou l'autre de ces deux options, le champ est utilis pour regrouper les enregistrements au lieu de les trier seulement. Un symbole apparat devant le nom du champ pour indiquer qu'il s'agit d'un regroupement sur ce champ. Aussi deux nouvelles sections vont apparatre dans l'tat, soit l'en-tte du nouveau regroupement ainsi que son pied de page.