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Séance 7: Chiffrier : EXCELPartie 1

Chargée de cours: Ange Adrienne NYAMEN TATODépartement Informatique

Session Été 2017 – Groupe 20

INF1026: Outils de bureautique, logiciels et Internet

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Notions abordées

Introduction: Présentation de l’éditeur EXCEL

Planification et conception d'un chiffrier.

• Gestion des feuilles et des classeurs

• Saisie de données

• Les listes

Formules de calcul simples + Introduction aux

fonctions

Mise en page d’une feuille de calcul

Des Mises en pratique

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Présentation de l’éditeur Excel

➢ Excel est un logiciel tableur (ou chiffrier) électronique.

➢ Un tableur est une application destinée à effectuer des calculs numériques,analyser et présenter des données numériques.

➢ Il est une application conçue pour créer et utiliser des tableaux, appelés ici «feuilles de calcul ».

➢ Dans Word, on travaille sur un document.

➢ Dans PowerPoint, on travaille sur une présentation.

➢ Dans Excel, on travaille sur un classeur. Par défaut, le classeur est enregistré dansun fichier portant l’extension « .xlsx ».

➢ C’est un logiciel d'analyse de données. Autrement dit, il fait subir à des donnéesbrutes des transformations de toutes sortes (mise en forme, calculs, gestions,etc.) en vue d'une utilisation spécifique.

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Interface Excel 2010

Source: openclassrooms.com

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Interface Excel 2016

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Interface Excel

➢ Toutes les règles sur les onglets (exemple: onglet Insertion: pour insérer quelquechose) que nous avons vues sous WORD est applicable à Excel.

➢ Vous pouvez « customiser » Excel selon le besoin. Il suffit de faire les mêmesmanipulations qu’avec WORD

➢ Certains groupes de fonctionnalités ne sont pas complètement affichés. Vousdevez alors cliquer sur l'icône d'agrandissement en bas à droite de chaquegroupe pour avoir accès à une fenêtre contenant toutes les fonctionnalités dugroupe.

➢ Entre votre zone de travail et le ruban se trouve un champ très important : la «barre de formules ».

➢ Notez néanmoins que la liste déroulante à gauche du champ ne fait pas partie dela barre de formules. Il s’agit de la « Zone Nom » qui contient le nom de la celluleactive.

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Vocabulaire

➢ Le classeur: Il est constitué de feuilles, ayant chacune un onglet. Cliquer sur unonglet permet d’afficher la feuille correspondante.

➢ L’onglet sur fond blanc désigne la feuille active. Par défaut, le classeur (EXCEL2010 et moins) comporte 3 feuilles, donc 3 onglets. On peut en rajouter, lenombre maximal étant 255 feuilles.

➢ Suite aux onglets correspondant aux feuilles existantes, un onglet d’info-bulle «Insérer une feuille de calcul » permet d’insérer une nouvelle feuille.

➢ Remarque: Dans Excel 2016, un classeur possède par défaut une seule feuille.

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Vocabulaire

➢ Les coordonnées: Chaque case de la zone de travail est appelée « cellule ». Ellessont repérées dans le tableur grâce à leurs « coordonnées ».

➢ Une cellule sélectionnée, ou encore nommée « cellule active », est caractériséepar la lettre de sa colonne et le numéro de sa ligne.

➢ Ainsi, si une cellule se situe dans la colonne C et à la ligne 12, elle aura pourcoordonnées C12.

➢ Remarque: Une feuille de calcul comporte :•16 384 colonnes, dont les cases d’en-tête sont nommées de A à Z, puis de AAà AZ, puis de BA à BZ, de CA à CZ, et ainsi de suite jusqu’à XFD.•1 048 576 lignes, dont les cases d’en-tête sont numérotées de 1 à 1 048 576.•Une feuille de calcul totalise donc plus de 17 milliards de cellules (16 384 *1048 576)

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Planification et conception d'un chiffrier

Créez un nouveau classeur➢ La création d’un nouveau classeur est similaire à la création d’un nouveau

document sous Word.➢ Fichier (Bouton Windows) > Nouveau

Nommer une feuille➢ Double-cliquez sur l’onglet. Le nom de l’onglet s’affiche en surbrillance. Ou bien

faites un clic droit sur l’onglet puis sur « Renommer ».➢ Saisissez le nouveau nom de la feuille

Couleur de l’onglet➢ Pour choisir la couleur d’un onglet : clic droit sur l’onglet > Couleur d’onglet.

Choisissez la couleur.➢ Quand la feuille correspondante est sélectionnée, son nom est souligné de cette

couleur. Sinon, l’arrière-plan de l’onglet revêt cette couleur.

La sélection•Comment sélectionner des objets de la zone de travail (colonnes, cellules, lignes) ?•Comment saisir des données, choisir leur format, mettre de la couleur... ?

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Sélection des cellules➢ Pour sélectionner une cellule, il faut cliquer sur celle-ci.➢ Pour sélectionner plusieurs cellules, maintenez le bouton gauche de la souris

enfoncé et glissez dans la zone de travail pour définir un bloc. Relâchez le boutonlorsque vous avez terminé

Sélection des cellules éparpillés➢ Cliquez gauche sur une cellule. Maintenez la touche Ctrl enfoncée puis cliquez

gauche sur les cellules que vous voulez ajouter à votre plage.

Sélection des colonnes et des lignes➢ Lorsque vous sélectionnez une colonne, vous sélectionnez en fait toutes les cellules

de celle-ci. Pour sélectionner une colonne, cliquez gauche sur l’entête de cettecolonne (qui doit être une lettre normalement

➢ De même pour les lignes, il faut cliquer gauche sur le numéro de ligne.

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Saisir des données➢ Pour entrer une donnée, double-cliquez sur une cellule et écrivez. Appuyez sur

Entrée une fois terminé.➢ Sélectionnez cette cellule et vous remarquerez que dans la barre de formule, votre

texte y est affiché et vous pouvez le modifier.

Excel fait des calculs même sans votre autorisation

Agrandir les cellules

Agrandir les cellules➢ Il peut arriver que du texte soit inséré dans une cellule. Si ce dernier est trop long,

la cellule va donc le tronquer lorsque cette dernière n'est pas sélectionné etempiéter sur les cellules adjacentes lorsque cette dernière sera sélectionné. Pourplus de lisibilité, il est donc utile d'allonger la cellule.

• La barre d’état affiche des informations surles cellules sélectionnées. Lesquelles ?

• Quelle est la cellule active ?

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Agrandir les cellules➢ Placez votre curseur en forme de croix à la limite d'une colonne. Lorsqu'il est

transformé en un petit curseur noir, maintenez le bouton gauche de la sourisenfoncé et élargissez votre colonne.

➢ On peut faire de même pour les lignes.

Formatage des cellules➢ Il est possible de mettre des couleurs dans les cellules, changer la police du texte

etc…➢ Mais il est aussi possible de changer le format de vos données. Par exemple, si

vous avez une colonne où tous les nombres sont en dollars Canadien, il suffit dedire à Excel que dans cette colonne, tous les nombres que vous rentrez sont desdollars Canadien. Le logiciel ajoutera le signe de la monnaie.

Exemple d’application:• Saisissez des valeurs numériques sur quelques cellules d’un même colonne.• Sélectionnez la plage qui contient ces données puis faîtes un clic droit dessus puis

cliquez sur « Format de cellule » dans le menu déroulant

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Exemple d’application• Une fenêtre avec plusieurs onglets s'ouvre• Si les données sont numériques (ce qui est le cas), il sera possible de définir un

format, qui va s'appliquer pour toutes les cellules sélectionnées.• Dans notre cas, nous voulons des dollars. Cliquez sur l'onglet « Monétaire ».

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Saisie d’un nombre sous forme de texte• Si on fait précéder un nombre d’une apostrophe (Exemple : ’16), Excel le considère

comme un texte et l’aligne à gauche dans la cellule.• Après validation, un triangle vert apparaît en haut à gauche de la cellule signalant

que ce nombre est de type texte (il ne pourra donc pas faire partie de formulesmathématiques).

• Quand la cellule est sélectionnée, une balise s’affiche à côté. Elle indique qu’il s’agitd’un nombre stocké sous forme de texte et elle propose plusieurs options, enparticulier la conversion en type nombre

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Saisie d’une date ou d’une heure

➢ Pour les dates: Séparez le jour, le mois et l’année par les caractères / ou –

➢ Pour les heures: Dès qu’Excel reconnaît des heures, des minutes ou des secondes,il les convertit en format horaire (en rajoutant PM ou AM). Pour le vérifier, ilconvient de mettre la cellule au format Standard (onglet Accueil, groupe"Nombre", ouvrez le menu déroulant et cliquez sur Standard).

➢ Exemples: L’heure 6:00 est convertie en 6:00:00 AM.➢ L’heure 23:30 est convertie en 11:30:00 PM.

➢ Seul le caractère : est admis pour séparer les heures et les minutes.

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Saisie d’un commentaire

➢ L’onglet « Révision » contient un groupe de commandes « Commentaires ».

➢ On peut rattacher un commentaire à une cellule :• Sélectionnez la cellule.• Activez le bouton « Nouveau commentaire » du ruban, ou bien clic droit >

Insérer un commentaire.

➢ Après un clic droit sur la cellule contenant le commentaire, un menu contextuelpropose les options : Modifier, Effacer, Afficher / Masquer le commentaire.

➢ Quand le commentaire est masqué, il subsiste dans la cellule un triangle rouge.

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Insertion, suppression de colonnes ou lignes➢ Le principe est le même pour les colonnes ou pour les lignes.Pour insérer des colonnes :

• Sélectionnez le nombre de colonnes à gauche desquelles vont être inséréesles nouvelles colonnes. Le nombre de colonnes insérées correspondra aunombre de colonnes sélectionnées.

• Clic droit sur la sélection > « Insertion ».➢ Les colonnes sont aussitôt insérées.➢ Les références des cellules décalées ont changé

Exemple:• Saisissez le nombre 5 dans la cellule référencée A1.• Puis insérez deux colonnes avant la colonne A : sélectionnez les colonnes A et

B, en cliquant-glissant sur leurs cases d’en-tête. Faites un clic droit sur lasélection > Insertion.

• Après insertion des colonnes, le nombre 5 est dans la cellule référencée C1.Pour supprimer des lignes ou des colonnes :➢ Sélectionnez-les. Puis faites un clic droit sur la sélection > « Supprimer ».➢ Comme pour l’insertion, les références des cellules décalées changent.

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La copie magique de Excel ou poignée de recopie➢ Écrivez dans une cellule un mot ou un chiffre➢ Il y a un petit carré noir (ou vert selon la version d’Excel) en bas à droite du cadre

contenant votre texte➢ Cliquez gauche dessus ; maintenez le bouton enfoncé, descendez puis relâchez. Le

texte a été recopié.

➢ Et si je veux faire une copie plutôt sur les lignes au lieu des colonnes ?

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La copie magique de Excel ! (Le cas particulier des listes)

➢ Écrivez maintenant dans une cellule le mot « Lundi »

➢ Appliquez la copie magique sur les 6 cellules suivantes dans la même colonne quela cellule du « Lundi »

➢ Que se passe t-il ? Si rien ne se passe, Écrivez « Monday à la place »

➢ Faites de même pour « Janvier » ou « January »

➢ Faites de même pour « 1 ». Que se passe t-il ?

➢ Maintenant saisissez « 1 » dans une cellule puis « 2 » dans la cellule suivante.Appliquez la copie magique.

➢ saisissez « 4 » dans une cellule puis « 8 » dans la cellule suivante. Appliquez lacopie magique.

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Création de listes➢ Nous souhaitons faire une liste de marques de voitures parce que nous devons les

retaper à la suite sans cesse. Peugeot, Mazda, Citroën, Renault, Ford, Toyota...même avec un copier-coller, ça devient vite lassant et répétitif.

➢ Choisissez une colonne, et saisissez une marque par cellule, les unes en dessousdes autres.

➢ Pour créer une liste personnalisée: menu « Fichier » puis dans « Options »

➢ Onglet « Options avancées », catégorie « Générale », et cliquez sur le bouton «Modifier les listes personnalisées »

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Création de listes➢ La fenêtre qui s'ouvre alors, nous permet d'entrer une nouvelle liste

personnalisées, ainsi que de voir celles qui ont été préconçues par Excel.

➢ Essayons: Sélectionnez une cellule au hasard et tapez-y le premier élément de laliste (« Peugeot »). Réalisez la copie magique…

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Les « Vraies » listes

➢ Une liste est une suite de données exploitables➢ Exemples de listes:

➢ Ces listes sont exploitables : elles délimites une plage rectangulaire de cellules.➢ Exemples de liste non exploitable (Liste sale)

➢ En effet, l'analyse des données est plus facile dans le cas des listes exploitables.Bref, une liste de données propre, c'est un beau tableau que vous pourrezcompléter aisément.

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Compléter la liste➢ Pour compléter une liste, nous allons utiliser un « formulaire »

➢ Comme il s'agit d'une fonctionnalité qui n'est pas présente par défaut dans leruban ni dans la barre d'Accès d'outil rapide, nous allons donc l'y ajouter :

➢ Cliquez sur la flèche descendante de la barre d'outils d'Accès rapide puis, tout enbas de la liste, sur « Autres commandes » :

➢ Sur la fenêtre qui apparait, sélectionnez « Toutes les commandes » (dans la listedéroulante de gauche), puis cherchez « Formulaire... », cliquez sur le bouton «Ajouter » puis validez en cliquant sur « OK » :

➢ Il est préférable d’avoir une seule liste par feuille.

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Les formules

Ce qu’il faut savoir sur les formules

➢ Une formule est une équation mathématique associée à des cellules

➢ Les formules sont saisies dans la barre de formule

➢ Elles s'appliqueront à toutes les cellules sélectionnée

➢ Toutes les formules commencent par le signe =

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Les formules

Manipulez les formules

➢ ■ Addition = 3 + 5➢ ■ Soustraction = D4 - 5➢ ■ Multiplication = D3 * D4➢ ■ Division = (D4 / D2) / D5➢ ■ Pourcentage = 35%➢ ■ Exposant = 5^2➢ ■ Arrondi➢ ■ Fonctions…

Remarque:➢ Les valeurs calculées par des formules peuvent êtres utilisées par d’autres

formules.➢ Quand c’est possible, il est recommandé d’ utiliser des formules plutôt que des

valeurs.

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Les formules

Formules simples

➢ Nous allons faire la somme de 2 nombres se trouvant dans des cellules différentes

➢ Insérez 1000 dans A1 et 26 dans B1. Calculez la somme dans C1

➢ Maintenant réalisez ceci: J3 doit recevoir le produit des 2 autres cellules

➢ Allons plus loin ! Réalisez ceci: Vous ne devez saisir qu’une seule formule

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Les formules

Étendre une formule à d’autres cellules

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Les formules

Références relatives➢ Par défaut, copier et coller une cellule copie la formule et non son contenu

➢ Quand vous copiez une formule, vous recopiez un positionnement de cellules.

=Max(D1:D8)Changement de colonnes

=MAX(E1:E8)

=Max(E2:E9)Changement de lignes

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Les formules

Références absolues

➢ Le symbole $ permet de fixer la ligne ou colonne:

A 1

A$1 $A1 $A$1Fixer la ligne Fixer la colonne Fixer la colonne et la ligne

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Les formules

Mise en pratique 1

➢ Ouvrir le fichier INF1026_excel_MP1.xlsx

➢ L’enregistrer sous le nom “Statistiques_Météo.xlsx”

➢ Repérer:• Barre de formule• Onglets de feuille

➢ Cliquer dans la cellule H7• faire la somme du total des précipitations

➢ Cliquer dans la cellule H8• faire la somme des jours de précipitations:

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Les fonctions

Introduction aux fonctions

➢ Pour toutes les formules, on va utiliser ce que l'on appelle des « fonctions ».

➢ Ce sont des mots écrits en majuscule dans les formules et qui permettent de nepas avoir à écrire des opérateurs (+, x, etc.)

➢ La fonction dans Excel est représenté par un mot dans lequel on fait passer desdonnées.

➢ La fonction travaille sur ces données et ressort le résultat.

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Les fonctions

Introduction aux fonctions

➢ Le résultat de votre formule sera affiché dans la ou les cellules qui contiennentcette formule.

➢ Voici la syntaxe d'une formule avec fonction :

• =FONCTION(DONNEE1;DONNEE2)

➢ À la place des données, vous allez écrire la référence des cellules qui contiennentles données à analyser...

Exemple:➢ L'addition est gérée par la fonction SOMME.

➢ En B2, tapez 5 ; en C2, 123. Pour avoir le résultat de l'addition de ces deux valeursdans E2, nous devons saisir la formule, ce qui donne : =SOMME(B2;C2)

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Les fonctions

Introduction aux fonctions: La fonction MOYENNE

➢ La fonction « MOYENNE » fait la moyenne d'une plage de cellules

➢ Délimitez une plage rectangulaire de cellules et entrez une donnée numériquedans chacune d'elles. Dans une cellule en dehors de cette plage, nous allons fairela moyenne de tous les nombres que vous avez entrés.

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Les formules

Mise en pratique 2 (Conversion des minutes aux heures et minutes )

Consignes:➢ Pour mettre en pratique les fonctions, nous allons créer un petit convertisseur

temporel. Dans une cellule vous rentrez un certain nombre de minutes, et dansune autre, on renvoie le nombre d'heures et de minutes correspondantes. Parexemple, pour 143 minutes, on devra renvoyer 2 h 23 min .

➢ En effet 143/60 = 2 (/ étant la division entière, sous Excel la fonctionQUOTIENT(x,y) ).

➢ Le reste de la division euclidienne de 143 par 60 vaut 23. Il y a donc 23 minutes et2 heures. Cette information, nous allons l'obtenir grâce à la fonction MOD(a,b), quipermet de récupérer le reste de la division entière de a par b, avec b non nul

➢ À vous de jouer !

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Les formules

Mise en pratique 3


➢ Renommer en Inventaire_sucreries.xlsx

➢ Utilisez le bouton Somme pour créer:• en B13 une formule qui calcule la moyenne des nombres de caisses de

Snickers• en B14 une formule qui calcule le plus grand nombre de caisses de Snickers• en B15 le plus petit nombre de caisses de Snickers stockées parmi les

emplacements

➢ Taper une fonction:• en C13 qui calcule la moyenne des nombres de caisses de Twix• en C14 qui calcule le nombre maximum de Twix• en C15 qui calcule le nombre minimum de Twix

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Les formules

Les conditions simples

Contexte➢ Quand vous écrivez une condition, vous dites à Excel : « si telle cellule vaut tant,

alors fais ceci, sinon, fais cela ».

➢ Par exemple, je veux afficher « Oui » ou « Non » dans une cellule en fonction de lavaleur d'une autre cellule. Si celle-ci est égale à 100, j'affiche « Oui », sinon,j'affiche « Non ».

➢ Voici la syntaxe d’une condition=SI(condition;"Afficher si vrai";"Afficher si faux")

Que mettre à la place de Condition ? Nous aurons besoin de quelques opérateurs

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Les formules

Les conditions simples

Si votre condition est : « Si la cellule B2 est supérieure ou égale à 45, alors... », vousremplacerez « condition » par B2>=45.

Opérateur Description

= Est égal à...

> Est supérieur à...

< Est inférieur à...

>= Est supérieur ou égal à...

<= Est inférieur ou égal à...

<> Est différent de...

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Les formules

Les conditions multiples

➢ Il existe deux formes de conditions multiples :

• « Si cette cellule vaut tant et l'autre vaut tant, alors fais ceci, sinon, fais cela. »• « Si cette cellule vaut tant ou l'autre vaut tant, alors fais ceci, sinon, fais cela. »

➢ Avant et après le ET ou le OU, vous mettez une condition. D'où le nom de conditionmultiple.

➢ La différence entre ces deux cas, c'est que dans l'un, les deux conditions doiventêtre remplies (ET) pour effectuer une tâche quelconque alors que dans l'autre, ilfaut qu'une seule condition soit remplie (OU) pour effectuer une tâche.

➢ Voici la syntaxe :=SI(OPERATEUR LOGIQUE(condition1;condition2);"Afficher si vrai";"Afficher si

faux")

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Les formules

Les conditions multiples

Exemple:

➢ Nous voulons afficher soit OUI ou NON en fonction de la valeur d'une cellule. Dansce cas, prenons cette valeur à 100. Voici la formule, D6 étant la cellule où eststockée cette valeur :

➢ Dans ce cas ou la valeur est 100, il affiche OUI.

➢ Mettez la valeur à 12, par exemple, il affichera NON.

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Mise en forme des cellules

➢ Pratiquement identique à WORD

➢ Pour choisir le type des valeurs dans les cellules et leur affichage.

➢ Remarque: Une colonne ou une ligne peut être mis en forme aussi

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➢ Mise en forme conditionnelle

➢ Collage spécial: Il est possible de choisir le mode de collage• Contenu• Valeur• Commentaire• Format• …

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D’autres fonctionnalités de mise en forme

➢ Cliquer avec le bouton droit de la souris sur le nom de ligne/colonne: insertion,suppression, effacer le contenu, format, …

➢ Utiliser les modèles pour créer des feuilles de calculs.

➢ Ajuster la taille d’une colonne/ligne automatiquement en double cliquant sur letrait qui sépare la colonne/ligne.

Changer la mise en page: Dans l’onglet « Mise en page », vous pouvez:

■ utiliser des thèmes, ■ modifier le type de papier,■ modifier les marges, ■ choisir l’orientation du papier,■ ajouter un arrière-plan, ■ choisir une zone d’impression,■ masquer le quadrillage ou les entêtes à l’impression ou à l’affichage,■ etc.

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Mise en pratique 6:


➢ Renommer en Primes_assurance.xlsx

➢ Mettre en Times New Roman 12 points les étiquettes de colonnes du tableau

➢ Appliquer une mise en forme conditionnelle:

• Plage B5:B9• remplissage vert foncé avec texte en blanc• cellules dont la valeur est > 10

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