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L’indexation archivistique

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Crédits image : BNF, Afnor

2+Enjeux

Se fait à partir d’un vocabulaire contrôlé

Identifier des concepts clés pour une recherche performante des unités documentaires

Précision, intelligibilité, neutralité, cohérence, exhaustivité

Complément de l’analyse

L’indexation permet une autre manière de chercher : champs de recherche ≠ plein texte

3+L’indexation : quelques définitions

Indexation représentation par les éléments d’un langage documentaire ou

naturel des notions résultant de l’analyse du contenu d’un document en vue d’en faciliter la recherche

Descripteur terme choisi pour désigner sans ambigüité un concept. Il peut être

suivi d’un qualificatif (pour le distinguer de ses homographes) entre parenthèse

Index ensemble d’entrées permettant à l’utilisateur de localiser

l’information dans un document ou une collection ; les entrées sont classées dans un ordre permettant un accès différent de celui du document ou de la collection. C’est un ensemble de point d’accès au même titre que la table des matières ou le plan de classement.

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Les outils

5+La liste d’autorité

Liste (alphabétique ou thématique) de termes normalisés, soit de mots matières, soit des noms propres qui sont obligatoirement utilisés pour l’indexation

La liste d’autorité RAMEAU de la BNF est un outil de travail complet et disponible gratuitement en ligne

6+Le thésaurus

Liste hiérarchisée et structurée de termes contrôlés et normalisés représentant des concepts d’un domaine de connaissance ; liste alphabétique ou liste hiérarchique Terme employé en majuscules Terme rejeté en minuscule Terme spécifique/terme associé

Thésaurus pour la description et l’indexation des archives locales, anciennes, modernes et contemporaines

7+L’indexation des noms géographiques et des noms propres

La rédaction de ces noms peut suivre ces normes : Normes Z 44-060 : collectivités-auteur Normes Z 44-061 : personnes Normes Z 44-081 : noms géographiques

Ces normes permettent de construire une liste d’autorité

Outil en ligne d’indexation géographique : Thésaurus ethnologique GeoEthno du CNRS suit la norme

ISO 3166-1:1997 Codes pour la représentation des noms de pays