Imports Elèves et Emplois du temps - Educ-Horus · EDT > 2009 : hors Bretagne •On génère des...

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Imports Elèves et Emplois du temps

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Principes • Educ-Horus permet d’importer les élèves et

emplois du temps :

– En début d’année pour initialiser les données de base du logiciel

– Autant de fois qu’on le souhaite ensuite :

• Imports cumulatifs : pas de perte de données

• Application des emplois du temps à J+1

– Différents formats de fichiers supportés

– Déclenchement à la demande ou la nuit suivante

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Ecran principal

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Faire apparaître la boîte de dialogue

d’import

Redéclencher l’import (ne pas

utiliser, sauf en cas de problème technique)

Les données concernées par

l’import

Cliquer pour déclencher

immédiatement l’import

Une date indique la bonne

réalisation de l’import

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Import : actions préalables • Les classes sont conservées dans Educ-Horus

d’une année sur l’autre

• Pour éviter toute confusion au moment de l’import, il faut d’abord supprimer les classes qui n’existent plus dans l’établissement : en administrateur : Divisions > Classes

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Boîte de dialogue

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Source des données d’emploi du temps

Recrée tous les cours au lieu de simplement changer

ceux qui ont été modifiés depuis le dernier import. A utiliser par exemple en cas de problèmes de définition

des alternances

Dans le cas d’12Temps, choisir le même

séparateur que pour les remontées STS et

SIECLE

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Données d’emplois du temps • Indispensables pour initialiser le logiciel

• Educ-Horus peut être approvisionné à partir de :

– EDT d’Index Education :

• Le format natif crypté n’est géré que pour les projets Toutatice en Bretagne et ANPER95 dans le Val d’Oise

• Dans les autres cas, il faut générer des fichiers PDF

– 12Temps d’OMT :

• Générer les fichiers DBF : Fichier > Import/Export Parents Profs UD VS

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Elèves dans les groupes • Pour l’exhaustivité des données dans Educ-

Horus il est important d’y connaître la répartition des élèves dans les groupes

• 3 possibilités :

– Groupes définis dans le logiciel d’emploi du temps (a priori le plus pratique)

– Groupes définis dans SIECLE

– Groupes définis dans Educ-Horus : Divisions > Groupes en administrateur

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Données provenant d’EDT

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EDT : opérations préalables • Les emplois du temps générés avec EDT ne

sont pas importables « en l’état », il faut réaliser certaines opérations préalables depuis l’onglet Emploi du temps, menu Editer :

– « Transformer les cours complexes en cours simples et indépendants »

– « Générer les groupes pour PRONOTE »

• Travailler éventuellement sur une copie du fichier d’Emplois du temps !

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EDT : Cours complexes • Les cours complexes correspondent à des

alignements de cours : Par exemple : LV2 avec 3 groupes et 3 enseignants

• La transformation en « cours simples et indépendants » permet de distinguer les séances Par exemple : AGL2, ALL2, ESP2, chacune avec un enseignant et un groupe

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EDT : groupes • Par défaut, EDT gère des classes et partitions

de classes

• Les partitions ne sont pas exploitables par EducHorus

• Il faut donc :

– Générer des groupes à partir des partitions : Onglet « Emploi du temps », menu « Editer > Générer les groupes pour PRONOTE »

– Vérifier l’intelligibilité des noms de groupes générés : onglet « Groupe »

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EDT : groupes

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Vérifier et corriger éventuellement les noms de groupes

On peut visualiser les parties comprises

dans un groupe

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EDT : jusqu’à la version 2009 • Générer des fichiers DBF dans un répertoire

• Fichier > Import/Export > Exporter vers PRONOTE

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EDT > 2009 : cas de Toutatice/ANPER95 • Fichier > IMPORTS/EXPORTS : Vers les socles

ENT

• Choisir « ENT Toutatice Rennes » ou « ENT Val d’Oise »

• Enregistrer le fichier XML

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EDT > 2009 : hors Bretagne • On génère des fichiers PDF qui seront

interprétés par Educ-Horus :

– Emplois du temps

– Elèves dans les groupes (optionnel)

• Règlages « fins » à effectuer :

– Importants pour la bonne interprétation par Educ-Horus (espace suffisant entre les colonnes)

– Effectuer les réglages AVANT les autres opérations EDT afin d’enregistrer le fichier et de conserver ces réglages les fois suivantes

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EDT : PDF des cours • EDT : onglet Emploi du temps > Cours :

menu Fichier > Imprimer

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Sélectionner « Tout »

Sélectionner « A3 »

Décocher « Protégé »

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EDT : PDF, onglet Contenu

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Ces 7 colonnes plus Alt – Alternances, soit : • Durée • Jour et heure • Fréquence • Professeur • Matière • Classe • Salle • Alternances

Cocher cette case

Taper dans l’ordre : 20 – 30 – 20 – 70 – 100 – 50 – 30 – 20 pour EDT 2012 50 – 30 – 20 – 70 – 100 – 50 – 30 – 20 pour EDT > 2012

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EDT : PDF, onglet Mise en page

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Sélectionner « Paysage »

Décocher tous les « En-tête et pied de page »

Vérifier la cohérence en cliquant sur « Aperçu »

Puis générer le PDF en cliquant sur « Générer »

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EDT : PDF, vérification

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L’espace entre les colonnes doit être suffisant, les libellés ne doivent pas être tronqués

La colonne classe ne doit contenir que des noms de classes ou de groupes (entre [ ]).

Si des noms sont entre < > : il s’agit de parties, ce n’est pas bon !

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EDT : PDF des groupes • EDT : Onglet Emploi du Temps > Eleves :

menu Fichier > Imprimer

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EDT : PDF des groupes

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Choisir les options

indiquées

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EDT : PDF des groupes

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• Nom • Prénom • Né(e) le • Classe • Groupes

• 50 • 30 • 20 • 20 • 155

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EDT : PDF groupes, vérification

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L’espace entre les colonnes doit être suffisant, les libellés ne doivent pas être tronqués

Données provenant d’12Temps

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12Temps : génération des fichiers • Emplois du temps :

Fichier > Import/Export parents profs UD VS Fichiers UDTCOURS.DBF et UDTREGR.DBF

• Elèves dans les groupes : Fichier XML ELEGROUPES destiné à l’origine à SIECLE

• Les fichiers sont générés dans le répertoire d’installation d’12Temps (C:\12Temps) ou dans le répertoire réseau des données : vérifier la date système des fichiers

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Données provenant de SIECLE

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SIECLE : Données des élèves • Base Elèves

> Importation / Export > Exportation XML

• Générer les 4 fichiers (ou version zip) :

– Structures.xml

– Nomenclature.xml

– ElevesAvecAdresses.xml

– ResponsablesAvecAdresses.xml

• Attention à choisir la bonne année scolaire !

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Données provenant de Libellule

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Libellule : Etablissements agricoles • Réaliser un export CSV de données en

choisissant si possible le ; en séparateur

• Ne pas encadrer les champs par un caractère "

• Attention à ne pas choisir de champ dont les enregistrement comporteraient des retours à la ligne

• Le fichier doit être enregistré avec le codage Latin-1 ou ISO-8859-1 (utiliser LibreOffice Calc pour vérifier et convertir)

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Libellule : Champs nécessaires • Educ-Horus requiert au moins les champs :

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Id_propre_a_libellule Resp1_Nom Resp2_Nom Nom Resp1_Prenom Resp2_Prenom Prenom Resp1_Adresse_1 Resp2_Adresse_1 Date_de_naissance Resp1_Adresse_2 Resp2_Adresse_2 Code_Division Resp1_Commune Resp2_Commune Regime Resp1_Code_Postal Resp2_Code_Postal Eleve_Adresse_1 Resp1_num_du_tel Resp2_num_du_tel Eleve_Adresse_2 Eleve_Commune Eleve_Code_Postal INA

Les étapes d’import

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Import : étape 1

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Obligatoire lors du premier import

Obligatoire lors du premier import, sauf si synchronisation avec l’annuaire

ActiveDirectory

Attention, cette coche provoque la suppression de la répartition des élèves dans les groupes dans

Educ-Horus au début de l’import

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Import : étape 2

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Versions compressées ou non des fichiers SIECLE

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Import : étape 3

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Mettre les classes en correspondance. Mise en correspondance des

groupes utile seulement si la répartition des élèves dans les

groupes est effectuée dans SIECLE

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Import : étape 4

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Cocher les alternances pour chaque semaine

de l’année scolaire. Autrement dit : un

type d’alternance doit être coché pour toutes

les semaines pour lesquelles il s’applique.

Le sélecteur permet d’appliquer un

cochage/décochage sur un certain nombre de cases. Par exemple ½ permet d’appliquer le

cochage ou le décochage sur une case sur 2 .

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Import : étape 5

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A modifier seulement si un premier import a conduit a des horaires

erronés dans Educ-Horus. Il faut alors

mettre les vrais horaires attendus en face de ces horaires

erronés.

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Import : étape 6

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Faire correspondre les enseignants avec ceux qui sont déjà présents

dans Educ-Horus. ATTENTION : dans le

cas d’un remplacement, ne

rien mettre en face du nouvel enseignant.

En effet, le faire correspondre avec

l’enseignant remplacé revidenrait à lui faire reprendre toutes les

données de celui-ci, y compris les données

personnelles (messagerie…).

En résumé : ne faire correspondre que des homonymes qui sont

bien les mêmes personnes physiques.

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L’écran final indique la bonne prise en compte de l’import.

Celui-ci sera déclenché automatiquement la prochaine heure ou la prochaine nuit (selon

la plate-forme).

On peut aussi forcer son déclenchement en cliquant sur « Import non réalisé » dans la

liste

Cités scolaires

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Gestion des cités scolaires • Si on veut gérer plusieurs établissements (ou

unité administratif) dans Educ-Horus, il faut :

– Fusionner les emplois du temps des différents établissements en un seul avant de faire l’export

– Réaliser un premier import avec les données élèves et parents d’un des établissements, puis importer les donnée du ou des autres établissements.

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Fin