III Encontro de Portos da CPLP – Serigne Mbaye Thiam – Dakar (Senegal) (versão em francês)

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L’intégration du système comptable et financier des ports par les technologies de l’information et de la communication (TIC) Par M. Serigne Mbaye THIAM Expert comptable

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Powerpoint de suporte à intervenção de Serigne Mbaye Thiam, Dakar (Senegal), no III Encontro de Portos da CPLP, que decorreu nos dias 1 e 2 de Dezembro de 2010, no Centro de Convenções do Hotel Talatona, em Luanda. Intervenção subordinada ao tema “A Integração do Sistema Contábil e Financeiro dos Portos pelas Tecnologias de Informação e Comunicação”. Versão da apresentação em língua francesa. Integrada no painel “Novos Caminhos do Transporte Marítimo”, moderado por Victor de Carvalho, Director Geral do Instituto Marítimo Portuário de Angola. A organização do Encontro coube ao Porto de Luanda, com o apoio institucional do Ministério dos Transportes em nome do Governo de Angola. A magna reunião reuniu responsáveis das administrações portuárias dos seguintes países: Angola, Brasil, Cabo Verde, Guiné-Bissau, Moçambique e Portugal. Aprofundar as relações de trabalho e de cooperação, incrementar as relações comerciais entre os portos e contribuir para melhorar as relações de transporte e comerciais entre o conjunto de países de língua portuguesa foram os objectivos primaciais do encontro, cujas conclusões se encontram disponíveis em http://www.portosdeportugal.pt/sartigo/index.php?x=4349 Site oficial do III Encontro de Portos da CPLP disponível em http://www.cplpportos.com/

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L’intégration du système comptable et financier des

ports par les technologies de l’information et de la communication (TIC)

L’intégration du système comptable et financier des

ports par les technologies de l’information et de la communication (TIC)

Par M. Serigne Mbaye THIAM

Expert comptable

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Plan de la PrésentationPlan de la Présentation1. La place du système comptable et financier

dans le système d’information de gestion

1. La place du système comptable et financier dans le système d’information de gestion

2. Les conditions d’une intégration2. Les conditions d’une intégration

3. Les niveaux d’intégration3. Les niveaux d’intégration

4. L’évolution du système4. L’évolution du système

Présentation de M. Serigne Mbaye THIAM

5. Le conduite de l’intégration5. Le conduite de l’intégration

6. Les critères d’une bonne intégration6. Les critères d’une bonne intégration

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Présentation de M. Serigne Mbaye THIAM

• Dans une entreprise portuaire, le logiciel comptable et financier est un des maillons du système général d’information de gestion qui comprend aussi d’autres logiciels d’exploitation portuaire, de gestion commerciale, de gestion des travaux, des ressources humaines, etc.

1. La place du système comptable et financier dans le système d’information de gestion

1. La place du système comptable et financier dans le système d’information de gestion

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1. La place du système comptable et financier dans le système d’information de gestion

1. La place du système comptable et financier dans le système d’information de gestion

Gestion des Achats

Messagerie - Workflow

Outils bureautiques

Gestion des Immobilisations

Gestion de la Trésorerie

Données

Gestion des Achats et Stocks

Comptabilités

Exploitation et Commercial

Gestion des Travaux

Gestion des RH et de la Paye

Tableaux de bord - Reporting

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• L’intégration informatique des fonctions comptables et financières ne peut donc se concevoir et se conduire sans prendre en compte les autres modules et besoins du système global d’information de gestion du port : système ouvert et communicant

2. Les conditions d’une intégration2. Les conditions d’une intégration

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• Cette nécessité de prendre en compte les autres modules s’explique aussi par le fait que de plus en plus de données comptables et financières naissent en dehors du système comptable et financier

• La fonction comptable et financière « externalise » beaucoup de ses inputs

2. Les conditions d’une intégration2. Les conditions d’une intégration

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• L’intégration se pose donc à deux niveaux:1. Intégration des modules comptables et

financiers entre eux (comptabilité générale, analytique, gestion budgétaire, gestion de la trésorerie, gestion prévisionnelle, etc.)

2. Intégration du système comptable et financier avec les autres modules amont (exploitation portuaire) et aval (reporting)

3. Les niveaux d’intégration3. Les niveaux d’intégration

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• L’évolution du système comptable et financier d’un port, de façon générale de toute entreprise, ne peut plus donc être considérée comme une affaire purement comptable et financière

• Elle doit être analysée de façon intégrative et être perçue comme une occasion d’évolution des processus de gestion

• Il faut donc en avoir une vision globale

4. L’évolution du système4. L’évolution du système

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• Trois raisons majeures commandent cette évolution du logiciel comptable et financier d’un port :

1. Obsolescence du logiciel utilisé,

2. Développement et croissance du port,

3. Amélioration et meilleure intégration des processus de gestion

4. L’évolution du système4. L’évolution du système

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• Pour bien préparer l’évolution du système comptable et financier du port, il faut donc:

1. Avoir une vision précise de ses différentes utilisations, de son périmètre fonctionnel,

2. De ses interrelations avec les autres modules amont et aval du système d’information

4. L’évolution du système4. L’évolution du système

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• Cette vision à la fois spécifique et globale à avoir commande que la mise en place du système comptable et financier soit conduite comme un projet avec tout ce que cela implique en termes de

1. Cahier des charges et

2. Démarche

5. La conduite de l’intégration5. La conduite de l’intégration

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• Le cahier des charges doit permettre à l’éditeur et/ou à l’intégrateur d’avoir une connaissance suffisante :

1. Du contexte et des objectifs de mise en place d’un progiciel de gestion intégré (ERP)

2. Du périmètre fonctionnel et des prestations d’intégration attendues

3. De l’architecture technique d’accueil de la solution

4. Des volumes à traiter et des interfaces

5. Des modalités de migration

5. La conduite de l’intégration : cahier des charges5. La conduite de l’intégration : cahier des charges

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• Le cahier des charges doit permettre au port d’avoir des réponses précises, de la part de l’éditeur et/ou à l’intégrateur, sur les points suivants:

1. Une connaissance la plus précise et la plus exhaustive possible du progiciel proposé et du fournisseur,

2. Les points-clés fonctionnels qui constituent des besoins spécifiques et importants du port,

3. Les caractéristiques techniques du progiciel proposé

5. La conduite de l’intégration : cahier des charges5. La conduite de l’intégration : cahier des charges

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Les thèmes et points clés fonctionnels suivants constituent la structure de base du choix permettant de :1. analyser les besoins du port2. finaliser le cahier des

charges3. sélectionner la solution4. identifier les adaptations

éventuellement nécessaires5. dimensionner les coûts de

mise en place et de migration

6. évaluer les contraintes d’exploitation et de support

1. Couverture fonctionnelle

2. Spécificités fonctionnelles

3. Architecture technique4. Pérennité de la solution5. Mise en place,

migration, exploitation

THÈMES

5. La conduite de l’intégration : cahier des charges5. La conduite de l’intégration : cahier des charges

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Présentation de M. Serigne Mbaye THIAM

Etape 1 : Analyse des besoins et rédaction du cahier des chargesEtape 2 : Analyse, dépouillement des offres et présélectionEtape 3 : Comparatif pondéré et choixEtape 4 : Négociation et conclusion du contratEtape 5 : Cadrage et évaluation de la mise en œuvre

5. La conduite de l’intégration : démarche de la Phase 1 du choix

5. La conduite de l’intégration : démarche de la Phase 1 du choix

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Etape 1 : Préparation et Planification du projetEtape 2 : Conception générale (Analyse d’implantation, Analyse fonctionnelle)Etape 3 : Réalisation (paramétrage, développements des extensions, interfaces, etc.)Etape 4 : Préparation du démarrage et Démarrage

5. La conduite de l’intégration : démarche de la Phase 2 de mise en place

5. La conduite de l’intégration : démarche de la Phase 2 de mise en place

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Présentation de M. Serigne Mbaye THIAM

1. Eviter les saisies multiples et simplifier les processus

2. Obtenir la cohérence des résultats

3. Faciliter le croisement des bases de données

 

6. Les critères d’une bonne intégration6. Les critères d’une bonne intégration

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