Atelier de dépôt dans HAL

Françoise GouziCorrespondante HAL UTM

Université Toulouse 2-Le Mirail

Introduction :une vidéo très pédagogique sur l’open access !

“Pourquoi publier en Open Access?”:

1. Contexte économique et historique

1.1. L’édition scientifique1.2. Le Libre Accès et les archives ouvertes

1.1. L’édition scientifique

L’abonnement ne confère plus les droits de propriété sur l’information : droit d’accès temporaire et marchandisation de l’information

En cas de désabonnement, perte totale

Et l’information reste archivée sur les serveurs de l’éditeur

Le patrimoine scientifique à l’ère numérique

1.2. Le libre accès et les archives ouvertes

Potentiel des nvx supports électroniques Crise du système traditionnel Augmentation régulière journaux et articles produits Coût moyen/revue a dépassé le coût de l'inflation, MAIS les budgets des BU stagnent !

Rôle important des bibliothécaires dans le mvt des AO alerte du corps enseignant et administrateurs sur la crise provoquée par la croissance du coût des abonnements aux revues savantes.

PUBLICATION dans des revues en Libre AccèsVoie dorée ou Gold Access

AUTOARCHIVAGE : les chercheurs déposent leurs articles réservoirs dediés (archives ouvertes)Voie verte ou Green Access

2. La plateforme HAL

2.1. Contexte2.2. Caractéristiques de HAL2.3. Visibilité mondiale

2.1. Contexte : engagement et incitation

Quand ? 2006 … 2013 Quoi ? Convention de partenariat inter-établissements en

faveur des archives ouvertes et de la plate-forme mutualisée et centrale HAL

Qui ? AMUE, CPU, CGE, 22 établissements « se doter de moyens d’identification, de diffusion, de valorisation et de suivi de la production scientifique de

leurs EC et C. »

Incitation institutionnelle : CNRS, MESR, ANR, Open Access, Commission Européenne (Horizon 2020)

2.2. Caractéristiques de HAL

Plateforme à vocation nationale

Créée par le CCSD en 2001 (INRIA, l’INSERM, l’INRA, l’IRD, le CEMAGREF…etc)

Plateforme unique, avec des points d’entrée spécifiques : HAL-SHS, TEL, Medihal

Texte déposé sur HAL = travail achevé de recherche, conforme aux usages scientifiques dans la discipline

Tout dépôt du texte intégral est définitif dans HAL – système de « versionning »

La « référence bibliographique » sur HAL peut être supprimée

Pense-bête avant dépôt

Regarder dans HAL-SHS ou dans ma collection HAL si j’ai déjà des dépôts et lesquels

Un dépôt peut être visible dans plusieurs collections ou portails HAL (les dépôts sont tamponnés automatiquement en fonction de l’affiliation labo code alpha-num UMR ou EA)

Avertir les co-auteurs lors d’un 1er dépôt.

…les contenus déposés ne sont pas évalués

La grande majorité des dépôts dans HAL sont des post-publications (présence DOI)

E-ISSN / ISSN

Validation des métadonnées par le CCSD

Sur env. 140 portails

2.3. Visibilité mondiale

Quelques chiffres….

Texte intégral : 282.435 (18% SHS)

Dépôts / mois : environ 2800

Auteurs référencés : 600.000

Portails HAL : 94 Collections HAL : 2563

3. La situation locale

3.1. Une stratégie d’accompagnement3.2. Les arguments pour le chercheur

1 référent HAL pour votre équipe 1 politique interne au labo ou mandat

Inciter les membres de l’unité à déposer leur production

Informer sur les aspects techniques et juridiques de HAL

1 collection HAL pour votre équipe Augmenter la visibilité de la production de l’équipe

Export automatique de listes pour vos rapports d’activité

Eviter multiples saisies (rapports, site web)

3.1. Une stratégie d’accompagnement

Accord CCSD / UTM (2011)

Signature d’un protocole de mise à disposition d’un portail HAL entre le CCSD et l’UTM (19/04/2011)

CCSD mise à disposition gratuite et archivage à long terme des documents (30 ans /CINES)

UTM 1 chargée de mission AO (VP Commission Recherche)

Promotion, accompagnement et formation des chercheurs au dépôt en texte intégral, collections HAL, référents HAL…

Le portail HAL-UTM

13 collections/ 19 équipes et UMR

3316

6437

Visibilité nationale et internationale… Le libre accès…augmente le taux de citation Diffusion et visibilité : Google, Google Scholar, Isidore … Liens avec la communauté scientifique Un dépôt unique et simplifié Mise en ligne rapide et simple des résultats Datation des dépôts : antériorité scientifique Archivage à long terme : pérennité et citation stable Des services en plus Export de liste de publications Statistiques de consultations, alertes CV (HAL V.3)

3.2. Les arguments pour le chercheur

Un article visible dans une archive ouverte est 2 fois plus cité qu'un article non déposé en archive

ouverte

(étude comparative de l'Université de Liège sur 2 échantillons d'articles : nombre de citations des articles référencés dans le

Web of Science et Scopus, déposés ou non dans l'archive ouverte Orbi de l'institution.)

Source

Réseaux sociaux VS Archives ouvertes

ResearchGate

Academia.edu

Open Science

My Science Work

(MSW)

Etc…..

Privé/PublicAccès restreintQuid ID chercheur ?Quid stockage pérenne ?….

En savoir plus http://openarchiv.hypotheses.org/1883

4. La question des droits

4.1. Le contrat auteur-éditeur4.2. Les sites web ressources

4.1. Le contrat auteur-éditeur

Lisez vos contrats !

APRES publication SOUS contrat :

1. Sauf interdiction, l’auteur a le droit de diffuser sa version auteur du document en Archives Ouvertes

2. Si l’auteur a signé la cession à titre exclusif des droits ou une clause d’exploitation électronique du doc., il doit demander l’autorisation de dépôt à l’éditeur et respecter les règles d’embargo

APRES publication SANS contrat : l’auteur peut diffuser son document, le copyright n’est pas un frein

Tout document déposé dans HAL est protégé par le droit d’auteur (date dépôt et ID unique)

Plus un article est visible plus il est risqué de le plagier !

AVANT publication l’auteur reste détenteur des droits sur son texte

Vous pouvez déposer la version auteur de votre document dans tous les cas

Rappel : type de fichiers à déposer

Fichier auteur, avant soumission

Version pre-print est celle que l’on envoie à l’éditeur, avant les corrections du comité de lecture

Version post-print est la dernière version avant publication après les corrections du comité de lecture (final draft)

Fichier Editeur ou « PDF éditeur » (pagination et mise en page) – soumis à embargo éventuel

4.2. Les sites web ressources

SHERPA/ROMEO : http://www.sherpa.ac.uk/romeo/ : positions sur l’auto-archivage d’éditeurs anglo-saxons (env. 1400 / 22.000 revues)

HELOISE : http://heloise.ccsd.cnrs.fr/: politique des droits de diffusion des revues sur différents supports (archives ouvertes, sites perso, intranet) pour les éditeurs français.

DULCINEA : http://www.accesoabierto.net/dulcinea/ les politiques des éditeurs espagnols

Rien dans Héloïse ni Sherpa-Romeo ?

Soit, déposez votre fichier auteur !

Soit, contactez votre référent HAL en lui fournissant une référence bibliographique complète de l’article à déposer. Il centralisera les demandes par éditeur.

http://www.cnrs.fr/dist/ « Je publie, quels sont mes droits ? »

5. Déposer dans HAL

5.1. Les étapes du dépôt5.2. Les notices bibliographiques5.3. Les services en plus

5.1. Les étapes du dépôt

Le dépôt d’un document se fait en 6 étapes : a. Identificationb. Sélection du type de documentc. Saisie des métadonnéesd. Auteur(s) et affiliation laboratoire(s) e. Transfert des fichiersf. Droits et récapitulation des données saisies

a. Identification

Se connecter au portail HAL UTM

http://hal-univ-tlse2.archives-ouvertes.fr/

S’identifier (rubrique “S’authentifier”) via votre compte personnel

b. Sélection du type de document

Une fois dans votre “espace”, cliquer sur l’onglet “déposer”

Sélectionner dans la liste le type de doc. dans les sous-menus successsifs.

c. Saisie des métadonnéesRemplir attentivement le formulaire

= champ obligatoire avec flèche orange (HAL-SHS) ou bleu (HAL)

Champ titre : saisie libre (“…” ou ital : non pris en charge)si le document existe déjà ds HAL le titre apparaîtra

automatiquement en menu déroulant, cela veut dire qu’il est déjà ds HAL. Attention aux doublons !

Champ mots clefs (5 ou plus) séparés par “;” (non oblig pr notice et PDF ms recommandé !!). Evitez de reprendre les mots du titre.

Champ résumé (non oblig pr dépôt notice ms recommandé !!)

Vous assure un meilleur référencement sur le web

d. Auteur(s) et affiliation laboratoire(s) Ajout < Nouvel auteur (champ libre) voir si vous êtes déjà ds

HAL)

Si doublon sur votre nom le signaler à votre référent HAL

Sélectionnez votre laboratoire dans liste déroulante contrôlée Tapez le début, validez

Champ Equipe (champ libre) pour signaler les axes ou équipes thématiques d’un laboratoire ( voir référent HAL pour le libellé utilisé)

"liste des laboratoires connus de Hal", ce qui assure automatiquement la qualité de la mention de la structure.

e. Transfert ou dépôt des fichiersL’intitulé du fichier doit

être court

Choisir format : fichier PDF

“Parcourir” : télécharger le fichier depuis clef USB ou ordinateur

Cliquer sur “Transférer”

f. Droits et récapitulation des données saisies

Renseignez obligatoirement la rubrique “origine des fichiers déposés”

Dépôt fichier “auteur” (le vôtre) ou dépôt fichier “éditeur” (avec accord éditeur pour dépôt en archives ouvertes)

Vérifiez en ligne des politiques d’autoarchivage/éditeurs :

http://heloise.ccsd.cnrs.fr/ (éditeurs francophones)http://www.sherpa.ac.uk/romeo/ (éditeurs anglosaxons)http://www.accesoabierto.net/dulcinea/ (éditeurs espagnols)

f. Droits et récapitulation des données saisies

Relire attentivement la fiche récapitulative

Vous pouvez encore faire des modifications en revenant sur les étapes précédentes

Déterminez le moment du dépôt (embargo si besoin max. 2 ans) préconisations CNRS

A l’issue de la vérification cliquer sur “Dépôt”

5.2. Les notices bibliographiques

Si pas de texte intégral ou raison valable pour ne pas rendre public votre article

Choisir “référence bibliographique seule” dans l’étape 2 (Sélection du type de document)

Renseignez les étapes Métadonnées et Auteurs

Obligation minimum : résumé + mots clefs

Validez

Pour des articles de revues déjà en ligne (ex. Persée, Revues.org)

Pour ces dépôts, vous utiliserez le champ Commentaires  pour signaler :

« Disponible en ligne : URL de l’article » et ne déposerez donc qu’une notice bibliographique de l’article.

5.3. Les services : alertes mailDans la rubrique Mon  Espace<Mes  alertes, vous avez la possibilité de vous abonner pour recevoir les nouvelles publications déposées en choisissant des critères : la fréquence, le type, le domaine, mots clefs.

5.3. Les services : statistiques (chercheur/ laboratoire)

Entre mars 2012 et avril 2013

5.3. Les services : export liste publications et CV perso

Documentation en ligne

L’aide à l’utilisation de HAL : • Les tutoriels de HAL • Le manuHAL, manuel complet de l’utilisateur. • Le guide du dépôt et du bon usage de HAL.

Ces documents sont tous accessibles en ligne directement sur le site du CCSD.

ManuHAL http://www.ccsd.cnrs.fr/support.html