Guidedel™utilisateurde Digital AssetManager...Guide de l utilisateur de Digital Asset Manager 3...

Guide de l�utilisateur deDigital Asset Manager

Version 5.3 SP3Juillet 2006

Table des matières

Préface .......................................................................................................................... 15

Chapitre 1 Introduction aux applications WDK ....................................................... 17Qu�est-ce qu�une application WDK ?............................................................ 17Qu�est-ce qu�un référentiel ? ........................................................................ 17Qu�est-ce que le répertoire d�extraction ? ...................................................... 19Qu�est-ce qu�un Workßow ? ........................................................................ 19Qu�est-ce que la boîte de réception ?............................................................. 20Qu�est-ce que le cycle de vie d�un document ? .............................................. 20Qu�est-ce qu�un jeu d�autorisations ? ............................................................ 20

Chapitre 2 Utilisation de l�interface ......................................................................... 23Connexion et déconnexion .......................................................................... 23

Connexion ............................................................................................. 24Connexion à des référentiels supplémentaires .......................................... 25Déconnexion .......................................................................................... 26ModiÞcation de votre mot de passe.......................................................... 26Utilisation des autres options d�accessibilité ............................................. 26

Vues simpliÞée et standard ......................................................................... 27N�uds....................................................................................................... 29Exécution d�actions ..................................................................................... 31Navigation dans un référentiel .................................................................... 33Chemin de navigation................................................................................. 34Choix des champs apparaissant sur une page ............................................... 35Recherche d�un élément dans une liste ......................................................... 35

ConÞguration du nombre d�éléments par page ......................................... 35Accès à un élément dans une liste ............................................................ 36Filtrage d�une liste .................................................................................. 37Tri d�une liste ......................................................................................... 37Sélection des colonnes apparaissant dans une liste.................................... 38Utilisation de miniatures en tant qu�indicateurs visuels............................. 39

Activation de la case lumineuse........................................................... 39Choix d�un élément sur une page de sélection .............................................. 40Glisser et déplacer ...................................................................................... 42Ouverture d�une nouvelle fenêtre ................................................................ 43AfÞchage des messages............................................................................... 43AfÞchage de l�état des travaux (état de la tâche) ............................................ 43ConÞguration du navigateur pour les lecteurs multimédia............................ 44AfÞchage des informations sur votre application WDK................................. 45

Guide de l�utilisateur de Digital Asset Manager 3

Table des matières

Chapitre 3 Recherches ........................................................................................... 47ConÞguration des recherches externes ......................................................... 47Recherche simple........................................................................................ 48Utilisation de guillemets et d�opérateurs pour restreindre unerecherche ................................................................................................... 49Recherche avancée...................................................................................... 49Résultats d�une recherche............................................................................ 51Enregistrement d�une recherche .................................................................. 51Exécution d�une recherche enregistrée ......................................................... 52Gestion de vos recherches enregistrées......................................................... 53

Chapitre 4 ConÞguration de préférences ................................................................ 55ConÞguration de préférences générales........................................................ 55ConÞguration des préférences de colonne .................................................... 56ConÞguration des préférences de documents virtuels ................................... 57ConÞguration des préférences de connexion ................................................ 58ConÞguration des référentiels favoris........................................................... 59ConÞguration de sources de recherche......................................................... 59DéÞnition des formats................................................................................. 60DéÞnition de préférences pour File Share Services ........................................ 61

Chapitre 5 Utilisation des armoires, des dossiers et des Þchiers ........................... 63Création des armoires, des dossiers et des Þchiers ........................................ 63

Création d�une armoire ........................................................................... 64Création d�un dossier.............................................................................. 64Création d�un document ......................................................................... 65

Retrait et modiÞcation de Þchiers ................................................................ 66Comment fonctionnent le retrait et la modiÞcation de Þchiers ................... 66Répertoire de retrait................................................................................ 67Retrait et modiÞcation d�un Þchier........................................................... 68Consignation d�un Þchier........................................................................ 69Annulation d�un retrait ........................................................................... 71Localisation des Þchiers récemment utilisés.............................................. 71Accès à vos Þchiers retirés....................................................................... 72

AfÞchage d�un Þchier en lecture seule.......................................................... 72AfÞchage de tous les emplacements auxquels un élément est associé ............. 73Importation................................................................................................ 74Exportation ................................................................................................ 75Suppression ............................................................................................... 76Utilisation du Presse-papiers ....................................................................... 77Déplacement d�un élément.......................................................................... 78Copie d�un élément .................................................................................... 79Liaison d�éléments et ouverture des liens ..................................................... 80

Liaison d�un élément à plusieurs emplacements du référentiel .................. 80Création d�un raccourci de l�extérieur du référentiel vers unélément du référentiel ............................................................................. 81Envoi d�un lien par e-mail ....................................................................... 81Ouverture d�un lien dans un e-mail ......................................................... 82

4 Guide de l�utilisateur de Digital Asset Manager

Table des matières

Abonnement à un élément .......................................................................... 82

Chapitre 6 Utilisation des propriétés ...................................................................... 85DéÞnition des propriétés............................................................................. 85AfÞchage de l�historique ............................................................................. 86DéÞnition d�une date de conservation.......................................................... 87

Chapitre 7 Utilisation des classiÞcations ............................................................... 89Présentation des classiÞcations .................................................................... 89Soumission d�un élément pour catégorisation............................................... 90Création d�une catégorie ............................................................................. 91Navigation dans les catégories..................................................................... 91

Chapitre 8 Utilisation des versions ......................................................................... 93Présentation des versions ............................................................................ 93AfÞchage des versions ................................................................................ 94

Chapitre 9 Formats associés et transformations .................................................... 97Utilisation des formats associés ................................................................... 97

Présentation des formats associés ............................................................ 97AfÞchage des formats associés................................................................. 99Importation d�un format associé .............................................................. 99DéÞnition d�un aperçu de format associé ............................................... 100AfÞchage de l�aperçu de format associé.................................................. 101Réinitialisation des formats associés....................................................... 101

Utilisation des transformations.................................................................. 102Transformations - Présentation .............................................................. 102Transformation d�un document en Þchier PDF ou HTML........................ 103Création d�un format associé à l�aide d�une transformation...................... 104Création d�un objet associé par transformation ....................................... 105AfÞchage des propriétés de transformation ............................................ 107Suppression d�une transformation enregistrée........................................ 108

Chapitre 10 Utilisation des doubles et des raccourcis ........................................... 111Doubles ................................................................................................... 111Raccourcis (références).............................................................................. 113

Chapitre 11 Gestion des relations .......................................................................... 115

Chapitre 12 Utilisation des storyboards ................................................................. 117Présentation du Storyboard....................................................................... 117AfÞchage d�un storyboard de document .................................................... 118Utilisation de l�afÞcheur du storyboard ...................................................... 119AfÞchage d�une diapositive PowerPoint à partir du storyboard ................... 120AfÞchage d�une page de Þchier PDF à partir du storyboard ........................ 121Remplacement d�une miniature de document dans le storyboard ................ 121AfÞchage d�un storyboard vidéo ............................................................... 122Lecture d�une vidéo à partir du storyboard ................................................ 124

Chapitre 13 Utilisation des détails d�une vidéo ...................................................... 127


Table des matières

Présentation des détails d�une vidéo .......................................................... 128AfÞchage des détails d�une vidéo .............................................................. 129ModiÞcation des détails vidéo ................................................................... 129Lecture d�une vidéo à partir des détails vidéo............................................. 130AfÞchage d�un storyboard vidéo ............................................................... 131Lecture d�une vidéo à partir du storyboard ................................................ 133AfÞchage des légendes d�une vidéo ........................................................... 133Création d�une légende ............................................................................. 134ModiÞcation d�une légende....................................................................... 136Suppression d�une légende ....................................................................... 136AfÞchage des sous-clips d�une vidéo ......................................................... 137Création d�un sous-clip d�une vidéo .......................................................... 138ModiÞcation d�un sous-clip d�une vidéo .................................................... 139Suppression d�un sous-clip d�une vidéo ..................................................... 140DéÞnition des heures des marques de début et de Þn.................................. 141DéÞnition de la miniature par défaut dans un storyboard vidéo .................. 142Suppression d�images d�un storyboard vidéo ............................................. 143

Chapitre 14 Utilisation de l�assemblage PowerPoint .............................................. 145Ajout de diapositives à l�assemblage PowerPoint ........................................ 146AfÞchage de l�assemblage PowerPoint ....................................................... 147Suppression de diapositives de l�assemblage PowerPoint ............................ 148Recherche de présentations et de diapositives PowerPoint........................... 148Création d�une nouvelle présentation PowerPoint....................................... 151Suppression de toutes les diapositives de l�assemblage PowerPoint.............. 152Ajout d�un modèle à utiliser dans l�assemblage PowerPoint......................... 153

Chapitre 15 Travail sur des documents virtuels ..................................................... 155Qu�est-ce qu�un document virtuel ?............................................................ 155AfÞchage de la structure d�un document virtuel ......................................... 156AfÞchage du contenu d�un document virtuel ............................................. 159Création d�un document virtuel................................................................. 160Utilisation des descendants ....................................................................... 160

Ajout d�un descendant.......................................................................... 160Suppression d�un descendant ................................................................ 164Déplacement et réorganisation des descendants ..................................... 164DéÞnition d�une version pour un descendant ......................................... 167

Conversion d�un document virtuel en document simple ............................. 168ModiÞcation d�une étiquette de version ..................................................... 168Utilisation des instantanés......................................................................... 169

Création d�un instantané....................................................................... 169Figer un instantané ............................................................................... 170Libération d�un instantané .................................................................... 170AfÞchage d�un instantané ..................................................................... 171

Chapitre 16 Managing Courses .............................................................................. 173What is a SCORM course?......................................................................... 173


Table des matières

Importing a course ................................................................................... 174Overview............................................................................................. 174Structure of an imported course............................................................. 175Importing a course manifest Þle ............................................................ 176Importing a zipped course folder........................................................... 177

Exporting a course.................................................................................... 178Checking out a course............................................................................... 178Adding new SCOs and resources to checked out courses ............................ 179Checking in a course................................................................................. 180Versioning a course................................................................................... 181Searching for course objects....................................................................... 182Viewing courses ....................................................................................... 183Viewing course information ...................................................................... 185

Viewing course properties..................................................................... 185Viewing publish history........................................................................ 186

Publishing a course................................................................................... 187Deleting a course ...................................................................................... 188ConÞguring Learning Services for publishing............................................. 188

ConÞguring an LMS Server ................................................................... 189Adding a new LMS Server object ....................................................... 189Editing an LMS Server object............................................................. 190Searching or browsing for an LMS Server object ................................. 190Deleting an LMS Server object ........................................................... 191

PENS conÞguration .............................................................................. 191Adding a new PENS conÞguration .................................................... 191Editing a PENS conÞguration object................................................... 193Searching or browsing for a PENS conÞguration object ....................... 193Deleting a PENS conÞguration object................................................. 194

Chapitre 17 Annotation de documents PDF ........................................................... 195

Chapitre 18 Utilisation des collections ................................................................... 199Collections - Présentation.......................................................................... 199Ajout de contenu à une collection .............................................................. 201Création d�une collection .......................................................................... 201AfÞchage du contenu d�une collection ....................................................... 203Organisation du contenu d�une collection .................................................. 204Lecture du contenu d�une collection de corbeilles vidéo .............................. 205Copie d�un format associé dans une autre collection ................................... 205Recherche de collections ........................................................................... 206AfÞchage des collections favorites ............................................................. 207Ajout d�une collection à vos collections favorites ........................................ 207Suppression d�une collection de vos collections favorites............................. 208Sélection d�autres formats associés dans une collection................................ 208Sélection d�autres formats associés pour plusieurs éléments d�unecollection ................................................................................................. 211Téléchargement d�une collection................................................................ 213Téléchargement d�une collection avec des transformations(Télécharger en tant que)........................................................................... 213


Table des matières

AfÞchage des téléchargements actifs .......................................................... 215AfÞchage des collections dans d�autres produits Documentum.................... 216

Chapitre 19 Utilisation des formulaires .................................................................. 217Création d�un formulaire .......................................................................... 217Ouverture d�un formulaire........................................................................ 218Entrée de données dans un formulaire ....................................................... 218Mise en forme du contenu d�un formulaire ................................................ 221

Chapitre 20 Utilisation des services collaboratifs .................................................. 225Services collaboratifs - Présentation ........................................................... 225

espaces ................................................................................................ 225discussions........................................................................................... 226Les notes.............................................................................................. 226Les armoires et dossiers contextuels....................................................... 226Éditeur de texte avec mise en forme (Rich Text Editor) ............................ 226

Utilisation des espaces .............................................................................. 227Visite d�un espace................................................................................. 227Liaison à un espace............................................................................... 228À propos des objets régis par les espaces................................................ 228

Objets non régis dans un espace ........................................................ 228Création d�un espace ............................................................................ 229ModiÞcation des propriétés d�un espace ................................................ 231À propos de l�appartenance à l�espace .................................................... 231Gestion de l�appartenance à l�espace....................................................... 232Copie d�un espace ................................................................................ 236Déplacement ou création d�un lien vers un espace .................................. 236Suppression d�un espace ....................................................................... 236

Utilisation des discussions ........................................................................ 237AfÞchage des discussions...................................................................... 238Ajout et modiÞcation de commentaires .................................................. 238Suppression de commentaires ............................................................... 239Discussions dans les résultats de la recherche ......................................... 240

Utilisation des notes ................................................................................. 240Notes dans les résultats de la recherche.................................................. 241

Utilisation des armoires et dossiers contextuels .......................................... 242Création d�un dossier contextuel ........................................................... 242Dossiers contextuels et armoires dans les résultats de la recherche ............ 243

Emploi de l�éditeur de texte avec mise en forme.......................................... 243Ajout de contenu dans l�éditeur de texte avec mise en forme.................... 243La barre d�outils de l�éditeur de texte ..................................................... 244

Chapitre 21 Démarrage de Workßows et exécution de tâches ................................ 247Présentation des Workßows ...................................................................... 247

Fichiers joints ....................................................................................... 250Ouverture d�une tâche ou d�une notiÞcation à partir de votreBoîte de réception..................................................................................... 250Acceptation d�une tâche............................................................................ 251Achèvement d�une tâche ........................................................................... 253Tâche suivante dans une Þle d�attente de travail ......................................... 254Rejet d�une tâche ...................................................................................... 255Réaffectation d�une tâche .......................................................................... 256


Table des matières

Répétition d�une tâche .............................................................................. 256ModiÞcation de votre disponibilité ............................................................ 257Lancement d�un Workßow........................................................................ 257Envoi d�un ßux rapide .............................................................................. 260

Chapitre 22 Gestion des Workßows ....................................................................... 261AfÞchage des Workßows .......................................................................... 261AfÞchage des événements d�audit.............................................................. 262AfÞchage de rapports ............................................................................... 263Enregistrement des informations du Workßow........................................... 263Changement de superviseur de Workßow.................................................. 264Mise en pause d�un Workßow ................................................................... 264Reprise de l�exécution d�un Workßow en pause .......................................... 265Fin d�un Workßow ................................................................................... 265Traitement d�une tâche ayant échoué ......................................................... 266Création d�un modèle de Workßow ........................................................... 266

Chapitre 23 Utilisation et gestion des Þles d�attente de travail ............................... 269Présentation générale des Þles d�attente ..................................................... 269ConÞguration de la gestion de Þles d�attente .............................................. 270Séquence d�installation des premières Þles d�attente de travail..................... 272Création d�une catégorie de Þle d�attente.................................................... 272Création ou modiÞcation d�une consigne de Þle d�attente............................ 273Création d�une Þle d�attente de travail........................................................ 274Gestion des Þles d�attente de travail ........................................................... 274Surveillance et mise à jour des Þles d�attente actives.................................... 275

Affectation d�une tâche de Þle d�attente de travail à unutilisateur spéciÞque............................................................................. 276Désaffectation d�une tâche de Þle d�attente de travail d�unutilisateur ............................................................................................ 276Déplacement d�une tâche de Þle d�attente de travail vers uneautre Þle d�attente................................................................................. 277Interruption d�une tâche de Þle d�attente de travail ................................. 277Reprise d�une tâche de Þle d�attente de travail ........................................ 278Ajout d�un utilisateur ou groupe à une Þle d�attente de travail................. 278Suppression d�un utilisateur ou d�un groupe d�une Þled�attente de travail ................................................................................ 279Mise à jour du proÞl d�utilisateur dans une Þle d�attente detravail .................................................................................................. 279

Chapitre 24 Utilisation des cycles de vie ................................................................ 281Présentation des cycles de vie.................................................................... 281Promotion d�un élément ........................................................................... 282Rétrogradation d�un élément..................................................................... 283Affectation d�un cycle de vie ..................................................................... 283Suppression d�un cycle de vie.................................................................... 284Interruption d�un élément ......................................................................... 284Reprise d�un élément interrompu .............................................................. 285


Table des matières

Chapitre 25 Accès aux outils d�administration ....................................................... 287

Chapitre 26 Création de modèles de documents .................................................... 289

Chapitre 27 Gestion des jeux d�autorisations ......................................................... 291Présentation des permissions..................................................................... 291

Autorisations ....................................................................................... 292Niveaux d�accès.................................................................................... 293Autorisations étendues ......................................................................... 294Entrées de contrôle d�accès supplémentaires........................................... 295Niveau de sécurité du dossier................................................................ 296Jeux d�alias par défaut........................................................................... 297

AfÞchage d�un jeu d�autorisations.............................................................. 297AfÞchage de l�emplacement où un jeu d�autorisations est utilisé .................. 297Création d�un jeu d�autorisations ............................................................... 298ModiÞcation des autorisations dans l�onglet Autorisations .......................... 299ModiÞcation d�un jeu d�autorisations ......................................................... 302DéÞnition d�autorisations pour un objet ..................................................... 302Suppression d�un jeu d�autorisations.......................................................... 303

Chapitre 28 Gestion des utilisateurs, des groupes et des rôles ............................. 305Utilisateurs .............................................................................................. 305

Localisation d�utilisateurs ..................................................................... 307DéÞnition des autorisations par défaut pour l�armoire d�unnouvel utilisateur ................................................................................. 307Création ou modiÞcation d�utilisateurs .................................................. 308Création d�utilisateurs .......................................................................... 308Création d�utilisateurs globaux.............................................................. 314Propriétés utilisateur ............................................................................ 314Importation d�utilisateurs ..................................................................... 321Importation des propriétés utilisateur .................................................... 323Suppression d�utilisateurs ..................................................................... 327Réaffectation d�objets à un autre utilisateur ............................................ 328ModiÞcation du référentiel personnel d�un utilisateur............................. 328Activation/désactivation d�un utilisateur................................................ 329ModiÞcation d�utilisateurs .................................................................... 329AfÞchage des groupes, des Workßows, des jeux d�alias, desjeux d�autorisations et des documents d�un utilisateur ............................ 330AfÞchage ou suppression des journaux de changement deréférentiel personnel ............................................................................. 330AfÞchage des journaux de réaffectation d�utilisateurs ............................. 331Changement de nom des rapports ......................................................... 331

Groupes................................................................................................... 331À propos des groupes dynamiques........................................................ 333Localisation de groupes ........................................................................ 334AfÞchage des cas d�emploi d�un groupe ................................................. 334Création ou modiÞcation de groupes ..................................................... 335Création de groupes ............................................................................. 335ModiÞcation ou afÞchage de groupes .................................................... 336Ajout d�utilisateurs, de groupes ou de rôles à un groupe ......................... 336Suppression d�utilisateurs d�un groupe.................................................. 337Suppression de groupes ........................................................................ 337Réaffectation des objets appartenant à un groupe ................................... 338AfÞchage des journaux de réaffectation de groupes ................................ 338Propriétés de groupe ............................................................................ 339


Table des matières

Rôles ....................................................................................................... 341Création ou modiÞcation de rôles .......................................................... 342Création de rôles .................................................................................. 342Ajout d�utilisateurs, de groupes ou de rôles à un rôle.............................. 342ModiÞcation des rôles........................................................................... 343Réaffectation des rôles .......................................................................... 344Suppression de rôles............................................................................. 344Propriétés de rôle ................................................................................. 344

Chapitre 29 Managing Editorial Publishing ............................................................ 347Editorial Publishing overview ................................................................... 347

Smart Connection palettes..................................................................... 348The Publications Cabinet view............................................................... 348The Publishing Elements node............................................................... 349The Inbox............................................................................................. 349Editorial publishing conÞguration ......................................................... 349Editorial workßow roles........................................................................ 350Required permissions and security ........................................................ 350

Editorial Publishing conÞguration ............................................................. 351System, publication and section level conÞguration ................................ 353

System level conÞguration ................................................................ 353Publication level conÞguration .......................................................... 354Section level conÞguration ................................................................ 355ConÞguring Element Types............................................................... 356ConÞguring Metadata Visibility ........................................................ 357ConÞguring Workßows .................................................................... 359ConÞguring Performer Types ............................................................ 360ConÞguring Templates ..................................................................... 361

Object Types......................................................................................... 362Creating Object Types ....................................................................... 363Editing Object Types......................................................................... 364

Workßow States ................................................................................... 364Creating a workßow state ................................................................. 365Editing an existing State.................................................................... 366

Workßow Templates............................................................................. 366Creating a workßow template for Editorial Publishing usingthe built-in workßow template editor................................................. 367Creating a workßow template for Editorial Publishing usingBusiness Process Manager................................................................. 367

Performer Types ................................................................................... 372Creating a performer type ................................................................. 373

Validating publication conÞguration...................................................... 373Working with publications ........................................................................ 375

Creating a publication........................................................................... 376Creating a section in a publication ......................................................... 377Creating an issue of a publication .......................................................... 378Adding an element to a publication issue ............................................... 379Deleting a publication, issue, or section.................................................. 379

Annexe A Icônes .................................................................................................. 381Icônes communes aux applications WDK................................................... 381Icônes spéciÞques de Digital Asset Manager............................................... 383


Table des matières

Liste des Þgures

Figure 2�1. Vue simpliÞée ................................................................................................ 28Figure 2�2. Vue standard.................................................................................................. 29Figure 2�3. N�uds communs à toutes les applications WDK.............................................. 30Figure 2�4. Chemin de navigation..................................................................................... 34Figure 2�5. Case lumineuse dans la vue d�armoire standard ............................................... 40Figure 2�6. Page de sélection ............................................................................................ 41Figure 2�7. Page de sélection comportant une zone permettant d�ajouter vos

sélections ................................................................................................... 42Figure 5�1. Importation de Þchiers et de dossiers ............................................................... 74Figure 8�1. Gestion des versions ....................................................................................... 94Figure 15�1. VDM en vue simpliÞée ................................................................................ 157Figure 15�2. VDM en vue standard.................................................................................. 158Figure 16�1. Structure of a course folder in Classic view.................................................... 175Figure 16�2. LMS Servers screen...................................................................................... 190Figure 16�3. PENS ConÞguration screen .......................................................................... 193Figure 20�1. Membres du référentiel en relation avec les membres, groupes et

rôles de l�espace........................................................................................ 232Figure 21�1. Intégration d�un Workßow et d�un cycle de vie.............................................. 249Figure 29�1. Expanded Publications cabinet ..................................................................... 348Figure 29�2. Expanded Publishing Elements node ............................................................ 349Figure 29�3. Expanded Administration node in Digital Asset Manager with

Editorial Publishing.................................................................................. 352Figure 29�4. System ConÞguration screen ........................................................................ 354Figure 29�5. Publication ConÞguration screen .................................................................. 355Figure 29�6. Section ConÞguration screen ........................................................................ 356Figure 29�7. Element Types view..................................................................................... 356Figure 29�8. Metadata Visibility view .............................................................................. 358Figure 29�9. Workßows view .......................................................................................... 359Figure 29�10. Performer Types view ................................................................................ 360Figure 29�11. Templates view.......................................................................................... 362Figure 29�12. Example of a workßow template with three states........................................ 368Figure 29�13. Validation link on ConÞguration screen....................................................... 373Figure 29�14. Validation link on New Issue: Create screen ................................................ 374Figure 29�15. ConÞguration validation report .................................................................. 375


Table des matières

Liste des tableaux

Tableau 2�1. Types MIME en fonction de l�extension........................................................... 44Tableau 19�1. Boutons de formatage d�un formulaire........................................................ 221Tableau 27�1. Niveaux d�accès ......................................................................................... 293Tableau 27�2. Autorisations étendues .............................................................................. 294Tableau 27�3. Entrées de contrôle d�accès supplémentaires................................................ 295Tableau 27�4. Autorisations requises avec la sécurité des dossiers...................................... 296Tableau 28�1. Propriétés d�un utilisateur.......................................................................... 315Tableau 28�2. Importation des propriétés utilisateur ......................................................... 324Tableau 28�3. Privilèges de création ou de modiÞcation de groupes................................... 332Tableau 28�4. Propriétés d�un groupe .............................................................................. 339Tableau 28�5. Propriétés d�un rôle ................................................................................... 345Tableau 29�1. Required Editorial Publishing security by feature ........................................ 351


Table des matières


Préface

Ce guide explique comment utiliser EMC Documentum Digital Asset Manager. Il décrit lecomportement par défaut de l�interface utilisateur de Digital Asset Manager. Il se peut que votreinstallation soit personnalisée. Dans ce cas, les éléments de l�interface que vous voyez risquentd�être différents de ceux décrits dans ce guide.

Historique de la version

Date de révision Description

Janvier 2006 Version initiale de ce guide

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Préface


Chapitre 1Introduction aux applications WDK

Cette section fournit une vue d�ensemble des éléments suivants :

� Qu�est-ce qu�une application WDK ?, page 17� Qu�est-ce qu�un référentiel ?, page 17� Qu�est-ce que le répertoire d�extraction ?, page 19� Qu�est-ce qu�un Workßow ?, page 19� Qu�est-ce que la boîte de réception ?, page 20� Qu�est-ce que le cycle de vie d�un document ?, page 20� Qu�est-ce qu�un jeu d�autorisations ?, page 20

Qu�est-ce qu�une application WDK ?Une application WDK est basée sur la fonctionnalité WDK (Web Development Kit). UneapplicationWDK vous permet d�accéder à un référentiel EMC | Documentum sur le Web.

Digital Asset Manager est une application WDK.

La fonctionnalité WDK donne accès au contenu de plusieurs référentiels et permet de lemodiÞer et le gérer. La fonctionnalité WDK permet de distribuer du contenu par le biaisde processus métier automatisés, de restreindre l�accès au contenu en fonction de jeuxd�autorisations et d�affecter des numéros de version pour faciliter le suivi des révisions.

Qu�est-ce qu�un référentiel ?Un référentiel est un entrepôt virtuel destiné au contenu sur lequel vous travaillez et quevous partagez avec d�autres employés. Chaque référentiel contient des éléments desécurité, des outils et des processus destinés au partage de contenu entre plusieursutilisateurs. Les processus contrôlent l�acheminement automatisé du contenu et lui


Introduction aux applications WDK

attribuent des cycles de vie de documents. Les processus vous permettent de créer, demodiÞer et de transférer du contenu quelles que soient vos compétences techniques.

Un référentiel stocke deux types d�informations pour un Þchier de contenu :

� Le contenu, qui correspond au texte, aux graphismes, au son, à la vidéo, au contenubinaire ou à une autre forme de contenu qui compose le Þchier.

� Les propriétés, qui sont les caractéristiques descriptives du Þchier (date de création,auteur, numéro de version et autres informations). Les valeurs des propriétéspeuvent uniquement être modiÞées par le créateur du Þchier ou par un utilisateurdisposant de paramètres de sécurité sufÞsamment élevés.

Les n�uds du référentiel constituent le niveau d�organisation le plus élevé de celui-ci.Les n�uds permettent d�accéder à diverses fonctions du référentiel et à différentesmanières d�organiser son contenu. Vous avez accès à l�intégralité du contenu du n�udArmoires ; ce n�ud organise le contenu en armoires et en dossiers. Les autres n�udscontiennent des schémas d�organisation pour l�accès au contenu, comme par exemple enfonction des Þchiers que vous utilisez le plus souvent, des Þchiers que vous avez utilisésrécemment, ou d�autres schémas conÞgurés par votre organisation.

Chaque référentiel contient votre propre armoire personnelle qui porte votre nom. Vousseul pouvez voir votre armoire personnelle ou y accéder. Votre armoire personnelle estl�emplacement où vous stockez vos documents personnels.

Dans chaque référentiel, vous disposez de votre propre boîte de réception. Votre Boîte deréception afÞche les tâches qui vous ont été attribuées et les notiÞcations requises, le caséchéant, lorsque des actions spéciÞques se produisent.

Lorsque vous voulez modiÞer un Þchier, vous le retirez du référentiel. Ceci a pour effetde verrouiller le Þchier, aÞn que vous soyez la seule personne à pouvoir le modiÞer. Lesautres utilisateurs peuvent le visionner mais ne peuvent pas y apporter de modiÞcations.Une fois que vous avez terminé vos modiÞcations, vous pouvez consigner de nouveauvotre Þchier dans le référentiel, ce qui a pour effet de remplacer la précédente versionpar la version mise à jour. Le fait de réintégrer le Þchier provoque son déverrouillage,qui permet donc à d�autres utilisateurs de le modiÞer.

Lorsque vous créez un Þchier dans le référentiel, Digital Asset Manager lui attribue unnuméro de version. Un nouveau Þchier reçoit le numéro de version 1.0. Digital AssetManager incrémente automatiquement le numéro de version d�une valeur décimalechaque fois que vous retirez le Þchier pour le consigner de nouveau par la suite. Vouspouvez choisir de ne pas incrémenter ; dans ce cas, le numéro de version est conservé etla version existante est écrasée.

Outre le contenu, un référentiel stocke également d�autres éléments, tels queles Workßows (séquences automatisées d�acheminement des Þchiers), les jeuxd�autorisations et les proÞls d�utilisateurs. Chaque élément du référentiel, qu�il s�agissede contenu ou non, est stocké sous la forme d�un objet associé à un type d�objet. LesÞchiers de contenu disposent généralement d�un type d�objet dm_document. Le typed�objet détermine les types de propriétés associées à l�objet.



Le contenu d�un référentiel est géré par le Documentum Content Server.

Qu�est-ce que le répertoire d�extraction ?Lorsque vous retirez des Þchiers d�un référentiel, Digital Asset Manager les télécharge àun emplacement sur votre ordinateur. Cet emplacement correspond à votre répertoirede retrait.

Vous pouvez ouvrir, modiÞer et fermer directement le Þchier à partir du répertoire deretrait, que vous soyez ou non connecté au référentiel. Lorsque vous êtes prêt à replacerle Þchier dans le référentiel, vous le réintégrez.

Par défaut, votre répertoire de retrait se trouve dans l�un des emplacements suivants :

� Dans les systèmes d�exploitation Windows :

//Documentum/Checkout/� Dans les systèmes d�exploitation Macintosh :

Racine:Utilisateurs:nom_utilisateur:Documentum:CheckoutVous pouvez modiÞer l�emplacement du répertoire de retrait à partir des préférencesDigital Asset Manager.

Dans certains cas, lorsque vous retirez un Þchier, il est possible que Digital AssetManager « afÞche » ce Þchier sur votre ordinateur au lieu de l�y copier. Ceci dépend del�application de modiÞcation du Þchier. Si Digital Asset Manager afÞche le Þchier survotre ordinateur, il n�est pas sauvegardé sur votre PC local. Pour plus d�informationssur le retrait des Þchiers, reportez-vous à la section Retrait et modiÞcation de Þchiers dece guide.

Qu�est-ce qu�un Workßow ?Un Workßow est un processus qui transmet électroniquement des documents etdes instructions d�un utilisateur à l�autre. Par exemple, un employé présente unedemande de remboursement de frais de voyage, un autre l�examine puis la renvoie pourrévision tandis qu�un troisième l�approuve. Un Workßow automatise le processus, engarantissant la transmission des bons Þchiers aux bonnes personnes, dans le bon ordre.

Pour lancer un Workßow, choisissez le modèle de Workßow qui inclut la séquence detâches que vous voulez réaliser. Le modèle peut désigner les responsables de chaquetâche ou vous laisser le faire. Le modèle peut inclure des tâches automatiques qui seronteffectuées par le système avant d�envoyer le Workßow à l�utilisateur suivant.



Qu�est-ce que la boîte de réception ?Votre Boîte de réception contient les tâches et les notiÞcations qui vous sont envoyées.Les tâches sont des affectations électroniques qui vous sont envoyées dans le cadred�un Workßow. Lorsque vous recevez une tâche, vous choisissez soit de l�accepter,soit de la rejeter. Une fois la tâche terminée, vous la faites suivre. Le Workßow avertitalors l�utilisateur suivant de la séquence. Les tâches peuvent comporter des Þchiers enpièces jointes.

Les notiÞcations sont des messages qui vous informent d�une action particulièreconcernant un document. Vous choisissez d�être averti lorsque des événements seproduisent en sélectionnant l�option de notiÞcation appropriée dans les propriétés dudocument.

Dans le cas d�une fédération de référentiels, vous disposez d�une Boîte de réceptionpour toute la fédération.

Qu�est-ce que le cycle de vie d�un document ?Un cycle de vie de document est une séquence d�états connus par un Þchier entre sacréation et son expiration. Lorsque vous créez un Þchier, le système lui attribue un cyclede vie de document, puis le met dans le premier état de ce cycle de vie.

Les états de cycle de vie incluent généralement En cours (le document se trouve au stadedu brouillon) etMise en �uvre (le document est terminé et prêt à être approuvé). Pardéfaut, Digital Asset Manager ne vous permet pas d�apporter des modiÞcations à unélément se trouvant à l�état Mise en �uvre.

Un Þchier progresse vers les états suivants de son cycle de vie par l�intermédiaire depromotions manuelles ou automatiques. En général, un cycle de vie de document estintégré à un Workßow et vous êtes averti de votre rôle dans le cycle de vie d�un Þchierpar l�apparition d�une tâche de Workßow dans votre Boîte de réception.

Qu�est-ce qu�un jeu d�autorisations ?Un jeu d�autorisations détermine les utilisateurs autorisés à accéder à un élémentparticulier d�un référentiel. Chaque élément du référentiel dispose d�un jeud�autorisations associé, déterminant les utilisateurs autorisés et les actions pouvant êtreréalisées par ces utilisateurs. Votre accès à un élément de référentiel est déterminé par lejeu d�autorisations attribué à cet élément.



Un jeu d�autorisations répertorie les groupes et utilisateurs autorisés. Le jeud�autorisations attribue l�un des sept niveaux d�accès suivants à chaque utilisateur etgroupe répertorié. Chaque niveau d�accès inclut toutes les autorisations des niveauxprécédents :

� Aucun : Aucun accès à l�élément.� Parcourir : Les utilisateurs peuvent consulter les propriétés de l�élément, mais pas

son contenu.� Lire : Les utilisateurs peuvent voir le contenu de l�élément.� Annoter : Les utilisateurs peuvent annoter l�élément.� Version : Les utilisateurs peuvent modiÞer l�élément et en consigner de nouvelles

versions.� Écrire : Lles utilisateurs peuvent modiÞer l�élément et le consigner en gardant le

même numéro de version.� Supprimer : Les utilisateurs peuvent supprimer l�élément.


Chapitre 2Utilisation de l�interface

Cette section aborde les points suivants :

� Connexion et déconnexion, page 23� Vues simpliÞée et standard, page 27� N�uds, page 29� Exécution d�actions, page 31� Navigation dans un référentiel, page 33� Chemin de navigation, page 34� Choix des champs apparaissant sur une page, page 35� Recherche d�un élément dans une liste, page 35� Choix d�un élément sur une page de sélection, page 40� Glisser et déplacer, page 42� Ouverture d�une nouvelle fenêtre, page 43� AfÞchage des messages, page 43� AfÞchage de l�état des travaux (état de la tâche), page 43� ConÞguration du navigateur pour les lecteurs multimédia, page 44� AfÞchage des informations sur votre application WDK, page 45

Connexion et déconnexionCette section aborde les points suivants :

� Connexion, page 24� Connexion à des référentiels supplémentaires, page 25� Déconnexion, page 26� ModiÞcation de votre mot de passe, page 26� Utilisation des autres options d�accessibilité, page 26


Utilisation de l�interface

Connexion

Pour vous connecter, vous devez disposer des informations suivantes :

� Digital Asset Manager URL� Nom du référentiel auquel vous vous connectez� Votre nom d�utilisateur et mot de passe pour le référentiel� Si applicable : l�emplacement sur le réseau depuis lequel vous accédez à Digital

Asset Manager� Si applicable : le nom de domaine Windows NT du référentiel� Si applicable : langue de l�application que vous exécutezSi vous ne les avez pas, contactez votre administrateur.

Pour vous connecter :

1. Dans votre navigateur, tapez l�URL Digital Asset Manager dans le champ d�adresseapproprié et appuyez sur Entrée ou cliquez sur OK.L�une des situations suivantes apparaît alors :� Si vous avez enregistré vos références de connexion via Digital Asset Manager

ou si vous utilisez un autre type d�authentiÞcation automatique, Digital AssetManager vous connecte automatiquement. Dans ce cas, ignorez la suite decette procédure. Vous pouvez supprimer les références mémorisées dans lesPréférences de Digital Asset Manager.

� Si vous n�aviez pas enregistré vos références de connexion lors de votre dernièreouverture de session, la page Connexion apparaît. Continuez le reste de laprocédure.

2. Dans le champ Nom de connexion, tapez votre nom d�utilisateur pour le référentielauquel vous vous connectez. Les noms d�utilisateurs font la différence entremajuscules et minuscules.

3. Dans le champMot de passe, tapez votre mot de passe pour le référentiel auquelvous vous connectez. Les mots de passe font la différence entre majuscules etminuscules.

4. Sélectionnez le référentiel dans la liste Référentiel.

5. Si la liste Emplacement est disponible, sélectionnez sur le réseau de votreorganisation l�emplacement à partir duquel vous accédez à Digital Asset Manager.Cette option est disponible si le réseau de votre entreprise utilise des magasins decontenu distribué. Ceci permet à Digital Asset Manager d�accéder au contenu depuisla zone de données la plus proche sur le réseau. Selon la conÞguration de votreorganisation, cet emplacement a une valeur Þxe ou non.

6. Pour que votre ordinateur local vous connecte automatiquement à votre accèssuivant à Digital Asset Manager, sélectionnez Mémoriser mes références de



connexion pour la prochaine fois ?. Si vous sélectionnez cette option, la pageConnexion ne s�afÞchera pas la prochaine fois que vous accéderez à Digital AssetManager. Vous serez connecté automatiquement.Vous pouvez supprimer les références de connexion mémorisées dans lesPréférences. (Refaites cette opération pour accéder au lien Plus d�options lorsquevous vous connectez.)Les références de connexion sont mémorisées dans un cookie sur l�ordinateur depuislequel vous obtenez l�accès Digital Asset Manager. Si vous supprimez ce cookie ou sivous vous connectez depuis un autre ordinateur, vous devrez saisir vos référenceslors de la prochaine connexion.

7. Pour entrer d�autres informations de connexion, cliquez sur Plus d�options etsélectionnez l�une des options suivantes :� Domaine

Nom de domaine Windows NT.� Langue

Langue utilisée dans les pages Digital Asset Manager.� Autres options d�accessibilité

Sélectionnez cette option pour utiliser les fonctions d�accessibilité. Pour toutrenseignement sur les fonctions d�accessibilité, reportez-vous à la rubriqueUtilisation des autres options d�accessibilité, page 26.

� Changement de mot de passe

Cliquez sur cette option pour changer de mot de passe. Pour plus d�informations,reportez-vous à ModiÞcation de votre mot de passe, page 26. Si uneauthentiÞcation LDAP est utilisée, vous ne pouvez pas modiÞer votre mot depasse à partir de cette page. Un administrateur système doit modiÞer votre motde passe sur le serveur LDAP.

8. Cliquez sur Connexion.

Connexion à des référentiels supplémentaires

Si votre organisation dispose de référentiels multiples, vous pouvez vous connecter àplusieurs référentiels pendant votre session Digital Asset Manager.

Pour vous connecter à un nouveau référentiel :

1. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Dans la liste Référentiel en haut à droite de la page, sélectionnez le référentiel ou

sélectionnez Ajouter un référentiel.



� Dans le volet de gauche (si disponible), sélectionnez le référentiel ou cliquez surAjouter un référentiel.

2. Si vous avez sélectionnéAjouter un référentiel, sélectionnez-en un et cliquez surOK.

3. Tapez vos noms d�utilisateur et mot de passe pour le référentiel.

4. Cliquez sur Connexion.

Déconnexion

Pour vous déconnecter :

1. Effectuez l�une des actions suivantes :� En haut de la page, cliquez sur Déconnecter.� Sélectionnez Fichier>Déconnecter.

ModiÞcation de votre mot de passe

Notez que si une authentiÞcation LDAP est utilisée, vous ne pouvez pas modiÞer votremot de passe à partir de cette page. Il faut qu�un administrateur système modiÞe votremot de passe sur le serveur LDAP.

Pour changer de mot de passe :

1. Sur la page de connexion, cliquez sur Plus d�options.

2. Cliquez sur Changer le mot de passe.

3. Dans le champMot de passe actuel, tapez votre mot de passe actuel.

4. Dans les champs Nouveau mot de passe et ConÞrmer le nouveau mot de passe,saisissez le nouveau mot de passe. Il est conseillé d�utiliser un mot de passe composéde lettres et de chiffres.

5. Cliquez sur Changer le mot de passe.

Utilisation des autres options d�accessibilité

S�il est disponible, le mode accessibilité constitue un autre moyen d�utiliser l�interface. Cemode fournit des listes à la place des menus, ainsi que du texte descriptif supplémentaire.Le mode accessibilité offre une navigation linéaire, une navigation par onglets et desbalises ALT avec des descriptions des éléments.



Remarque : Les options d�accessibilité ne sont pas prises en charge dans DocumentumAdministrator.

Pour utiliser le mode accessibilité :

1. Dans le champ Nom de connexion, tapez votre nom en tenant compte de ladifférence entre majuscules et minuscules.

2. Dans le champMot de passe, tapez votre mot de passe en tenant compte de ladifférence entre majuscules et minuscules.

3. Dans le champ Référentiel, sélectionnez le référentiel.

4. Cliquez sur Plus d�options.IMPORTANT : Si vous avez mémorisé vos références de connexion (à l�aide del�optionMémoriser mes références de connexion pour la prochaine fois ?), vousne verrez pas la page Connexion. Pour afÞcher la page Connexion, vous devezcommencer soit par supprimer vos références de connexion mémorisées dansPréférences, soit par supprimer sur l�ordinateur le cookie qui contient vos référencesde connexion.

5. Sélectionnez Autres options d�accessibilité.

6. Cliquez sur Connexion.Problèmes connus dans le mode d�accessibilité :

� Pour la navigation linéaire, vous devez utiliser la vue standard.� Nombre important de cadres. Les lecteurs d�écran gérant les cadres permettent de

résoudre ce problème.� La commande de formulaire à liste déroulante afÞche automatiquement la page

correspondante. Les utilisateurs de JAWS peuvent utiliser la combinaison de touchesALT+bas/haut pour éviter cet inconvénient.

� Le rafraîchissement renvoie au niveau supérieur du n�ud racine.� Les composants développés ou modiÞés par un tiers peuvent ne pas être accessibles.

Vues simpliÞée et standardIl y a deux vues différentes : la vue simpliÞée et la vue standard.

La vue simpliÞée vous permet d�accéder aux fonctions les plus fréquemment utilisées.Dans la vue simpliÞée, vous traitez un élément à la fois.



Figure 2-1. Vue simpliÞée

La vue standard afÞche la barre de menus et vous permet d�accéder à toutes les fonctionsdans Digital Asset Manager, selon vos autorisations (l�accès à certaines fonctions risqued�être limité par vos niveaux d�autorisation). La vue standard permet de traiter plusieurséléments à la fois. La vue standard donne accès aux fonctions administratives.

Vous avez la possibilité de redimensionner les volets de gauche et de droite de la vuestandard. Pour cela, cliquez sur la barre qui les sépare, maintenez le bouton de la sourisenfoncé, faites glisser la barre vers la droite ou la gauche, puis relâchez le bouton dela souris.



Figure 2-2. Vue standard

Vous pouvez changer de vue à tout moment. Digital Asset Manager conserve votrepositionnement dans le référentiel. Si un emplacement n�est pas disponible à partir dela nouvelle vue, Digital Asset Manager afÞche votre page par défaut. Vous pouvezconÞgurer votre page par défaut par le biais des Préférences.

Pour basculer d�une vue à l�autre :

1. En bas de la page, cliquez sur SimpliÞée ou sur Standard.

N�udsLe niveau supérieur d�un référentiel est composé des différents n�uds vous permettantd�accéder aux diverses fonctions et aux divers types d�objets de Digital Asset Manager.Pour ouvrir un n�ud, cliquez dessus.

En vue simpliÞée, les n�uds apparaissent sous forme d�onglets, comme illustré ici :



Si la taille de votre fenêtre ne permet pas d�afÞcher tous les onglets, les ßèchesapparaissent, comme indiqué ici :

Dans la vue standard, les n�uds apparaissent sous forme d�arborescence dans le volet degauche. Vous trouverez dans l�illustration ci-dessous un ensemble de n�uds de base. Ilest possible que votre application afÞche davantage de n�uds.

Figure 2-3. N�uds communs à toutes les applications WDK

Une installation WDK de base inclut les n�uds par défaut suivants. Il est possible quevotre application contienne des n�uds supplémentaires :

� Boîte de réception

AfÞche les tâches et les notiÞcations qui vous sont envoyées.� Mes Þchiers

AfÞche les Þchiers que vous avez récemment créés, modiÞés ou retirés.� Abonnements

AfÞche les Þchiers et dossiers auxquels vous souhaitez accéder rapidement.� Catégories

Propose des méthodes de regroupement de Þchiers autres que celles des armoires.Par exemple, une armoire peut organiser les Þchiers en fonction de leur structure surun site Web. Ceci n�est pas forcément le mode d�organisation le plus logique pourdes Þchiers auxquels les auteurs Web doivent accéder en interne. Les catégoriesdoivent permettre à votre entreprise de grouper les Þchiers selon la manière dont lesauteurs y accèdent, par exemple selon le service responsable d�un certain contenu.

� Armoires

AfÞche le niveau d�organisation le plus élevé d�un référentiel. Les armoirescontiennent des dossiers et des Þchiers.

� Armoire personnelle



Contient vos dossiers et documents personnels. Vous seul pouvez voir votre armoirepersonnelle ou y accéder. C�est là où vous stockez vos documents personnels.

� Administration (Vue standard uniquement)

Donne accès aux paramètres du système et aux fonctions administratives.

Exécution d�actionsDans la vue SimpliÞée, vous exécutez des actions sur un élément à la fois. Les actionsqui s�appliquent à l�emplacement actuel Þgurent au-dessus de la liste des éléments, sousforme de liens hypertexte. Les actions disponibles sont soulignées, comme indiqué ici :

Les actions qui s�appliquent à un élément de liste Þgurent en regard de cet élément, sousforme de liens hypertexte. Les actions disponibles sont soulignées. Le lien Autres ouvreun menu d�actions supplémentaires. (Si vous utilisez le mode d�accessibilité, le lienAutres est remplacé par le lien Actions.)



Dans la vue standard, vous pouvez lancerdes actions applicables à plusieurs éléments à la fois. Pour exécuter une action sur un ouplusieurs éléments, cochez les cases de ces éléments, puis vous sélectionnez l�action. Lesactions les plus courantes apparaissent dans la barre d�outils en haut de lapage, comme indiqué ici :

Dans la vue standard, toutes les actions disponibles apparaissent dans la barre de menus,juste en dessous de la barre d�outils, comme indiqué ici :

Celles-ci incluent les actions s�appliquant à la fois à l�emplacement et aux élémentsde la liste. Les actions disponibles sont mises en surbrillance dans les menus. (Enmode accessibilité, les menus sont remplacés par les liens Actions globales et Actions,qui afÞchent des listes d�actions disponibles. Lorsque, dans ce guide, une procédure



indique que vous devez sélectionner un menu, sélectionnez le lien du mode accessibilitéapproprié).

Navigation dans un référentielCette rubrique inclut deux procédures : une pour la navigation via la vue simpliÞéeet une pour la navigation via la vue standard. Utilisez ces procédures lorsque vousnaviguez dans des armoires, des classiÞcations ou d�autres structures de répertoires.

Pour naviguer dans le référentiel via la vue simpliÞée :

1. Cliquez sur l�onglet correspondant au n�ud que vous souhaitez parcourir.Par exemple, pour parcourir le n�ud Catégories, cliquez sur l�onglet Catégories.

2. Le niveau de répertoire suivant s�ouvre alors. Pour accéder à un emplacement del�arborescence (tel qu�un dossier), cliquez dessus. Vous pouvez continuer à parcourirde haut en bas la structure du répertoire en cliquant sur les emplacements, l�un aprèsl�autre, jusqu�à ce que vous ayez trouvé l�élément recherché.

3. Pour revenir au niveau immédiatement supérieur, effectuez l�une des opérationssuivantes :� Dans le chemin de navigation en haut de la page, cliquez sur l�emplacement

du répertoire auquel accéder.� Pour accéder au niveau supérieur d�un n�ud, cliquez sur celui-ci.

Pour naviguer dans un référentiel via la vue standard :Dans la vue standard, le volet de gauche afÞche une arborescence représentant lastructure des répertoires du référentiel. Le volet de droite afÞche le contenu de l�élémentsélectionné dans le volet de gauche.

1. Pour développer un élément dans le volet de gauche, cliquez sur son signe plus (+).Le niveau suivant de dossiers et de n�uds de l�élément s�afÞche dans le volet degauche.Lorsque vous cliquez sur le signe plus, l�afÞchage du volet de droite ne change pas.Pour le changer, vous devez cliquez sur l�élément lui-même.Lorsqu�un dossier contient plus de 50 sous-dossiers, il ne se développe pasimmédiatement. Cependant, Digital Asset Manager afÞche le nombre desous-dossiers existants. Ainsi, s�il y a 460 sous-dossiers, Digital Asset ManagerafÞchera la mention 460 dossiers. Cliquez sur ce nombre pour afÞcher lessous-dossiers dans le volet de gauche. Vous pouvez aussi cliquer sur le nom durépertoire parent dans le volet de gauche pour afÞcher la liste des sous-dossiers dansle volet de droite. Si vous naviguez jusqu�à un sous-dossier dans le volet de droite, lenom du sous-dossier s�ajoute à l�arborescence dans le volet de gauche mais celle-ci



n�est pas pour autant développée. La mention du nombre de dossiers change pourvous indiquer combien de dossiers restent non afÞchés.

2. Pour réduire un élément dans le volet de gauche, cliquez sur le signe (-) moinscorrespondant.

3. Pour revenir au niveau immédiatement supérieur du répertoire, effectuez l�une desopérations suivantes :� Dans le volet de gauche, cliquez sur l�emplacement auquel vous souhaitez

accéder.� Dans le chemin de navigation en haut de la page, cliquez sur l�emplacement

auquel accéder.

Chemin de navigationLorsque vous ouvrez des répertoires ou que vous effectuez des actions, un cheminapparaît en haut de la page pour illustrer le chemin parcouru ou l�action entreprise. Vouspouvez cliquer sur un dossier quelconque du chemin pour y revenir. La Þgure suivantemontre le chemin de navigation et les actions disponibles à l�emplacement auquel vousvous trouvez.

Figure 2-4. Chemin de navigation



Choix des champs apparaissant sur une pageLors de l�afÞchage des propriétés d�un objet, les utilisateurs disposant de privilègesadministratifs peuvent parfois afÞcher d�autres champs sur une page. Si une page afÞchele lien [+] AfÞcher options ou [+] AfÞcher plus, vous pouvez sélectionner le lien qui vaafÞcher les propriétés ou les options supplémentaires. Pour afÞcher la liste complètedes propriétés associées au type d�objet, vous pouvez cocher la case AfÞcher toutesles propriétés.

Les propriétés afÞchées varient en fonction du type d�objet du document source.Les champs peuvent être modiÞés le cas échéant. Pour une explication détaillée despropriétés, reportez-vous à la description du type d�objet Þgurant dans le manuel ContentServer Object Reference Manual.

Pour masquer les champs ou options supplémentaires, cliquez sur le lien [-] Masqueroptions ou [-] Masquer plus.

Recherche d�un élément dans une listeCette section aborde les points suivants :

� ConÞguration du nombre d�éléments par page, page 35� Accès à un élément dans une liste, page 36� Filtrage d�une liste, page 37� Tri d�une liste, page 37� Sélection des colonnes apparaissant dans une liste, page 38� Utilisation de miniatures en tant qu�indicateurs visuels, page 39

ConÞguration du nombre d�éléments par page

Vous pouvez sélectionner le nombre maximum d�éléments à afÞcher par page. Lesautres éléments sont reportés à la page suivante. Vous pouvez sélectionner le nombremaximum dans la liste Éléments par page, présentée ici :

Un champ situé au-dessus de la liste vous indique combien de pages la liste contient.Par exemple, si vous voyez s�afÞcher ceci :



vous voyez la première page d�une liste de cinq.

Pour vous déplacer d�une page à la fois, en avant ou en arrière, cliquez sur les ßèchessimples : ou

Pour accéder à la première ou à la dernière page de la liste, cliquez sur les ßèchesdoubles : ou

Pour accéder à un numéro de page particulier, tapez le numéro correspondant dans lazone de texte puis appuyez sur Entrée.

Accès à un élément dans une liste

Si le champ Commence par apparaît en haut d�une liste ou d�un répertoire, vous pouvezatteindre directement un élément sans tout faire déÞler :

Si vous tapez les premiers caractères du nom du Þchier, puis cliquez sur OK, DigitalAsset Manager accède directement aux éléments de la liste qui commencent par cescaractères. Vous pouvez aussi taper un emplacement. Cette rubrique inclut deuxprocédures : l�une pour atteindre des élement, l�autre pour atteindre des emplacements.

Pour rechercher un élément dans le champ Commence par :

1. Dans le champ Commence par , saisissez les premières lettres du nom de l�élément.

2. Cliquez sur OK.

Pour rechercher un emplacement dans le champ Commence par :

1. Dans le champ Commence par, saisissez le chemin complet ou le début. Utilisez lasyntaxe suivante :/nom_armoire/chemin_dossier/chemin_dossier/

Par exemple, pour accéder directement au dossier « dossier_xyz » au niveausupérieur de l�armoire « armoire_abc », tapez ce qui suit :

2. Cliquez sur OK.



Filtrage d�une liste

Vous pouvez utiliser des Þltres pour limiter les types d�articles afÞchés dans une liste. Sides Þltres sont disponibles, ils sont accessibles via une liste de sélection :

,

ou via un bouton :

.

Le bouton Filtre permet d�appliquer simultanément plusieurs Þltres. Vous pouvez, parexemple, Þltrer à la fois l�état et les paramètres régionaux pour afÞcher uniquementles Þchiers en cycle de vieMis en �uvre avec des paramètres régionaux français. Pourappliquer plusieurs Þltres simultanément, cliquez sur le bouton Filtre ; les Þltresdisponibles s�afÞchent. Pour chaque Þltre disponible, sélectionnez la valeur à utiliserpour Þltrer.

Remarque : si votre application WDK vous permet de Þltrer les Þchiers sur un site Webde travail en cours, l�afÞchage Þnal inclut alors également les Þchiers non concernés parle travail en cours. Ceci est intentionnel.

Tri d�une liste

Lorsque vous triez les éléments d�une liste, ils apparaissent dans l�ordre décroissant.

Pour trier des éléments dans la vue simpliÞée :

1. Pour procéder au tri, cliquez sur une des propriétés de la ligne Trier par, commeillustré ici :

2. Pour inverser l�ordre de tri, sélectionnez la propriété une seconde fois.

Pour trier des éléments dans la vue standard :

1. Cliquez sur un en-tête de colonne, comme illustré ici :

Pour trier par propriétaire de verrou, cliquez sur l�icône en forme de clé :

2. Pour inverser l�ordre de tri, sélectionnez l�en-tête de colonne une seconde fois.



Sélection des colonnes apparaissant dans une liste

Vous pouvez sélectionner les propriétés qui apparaissent dans les listes et changerl�ordre dans lequel elles apparaissent. Par exemple, une liste peut afÞcher les valeurs despropriétés Nom, Taille,ModiÞé et Format, comme illustré ici :

Vous pouvez demander à retirer Taille et à ajouter Créateur, comme illustré ici :

Pour sélectionner les colonnes à faire apparaître dans une vue particulière :

1. Naviguez jusqu�à la vue en question.

2. Si la case à cocher Identique aux armoires apparaît, vous pouvez copier lesparamètres de l�armoire en cochant la case et en ignorant ensuite le reste de cetteprocédure.

3. Cliquez sur .

4. Pour ajouter une propriété à afÞcher sous la forme d�une colonne, suivez laprocédure ci-dessous :

a. Dans la liste Sélectionner un type d�objet, sélectionnez le type d�objet contenantla propriété à afÞcher. Les propriétés apparaissent dans la liste Sélectionnezles attributs à afÞcher.Pour voir les propriétés de tous les types d�objet standard, sélectionnez Élémentspar défaut.Remarque : Pour que les propriétés d�un type d�objet personnalisé soientvisibles, ce type d�objet doit avoir été ajouté dans la liste par un administrateur.Ensuite, vous devez le sélectionner dans la liste Sélectionner un type d�objet.

b. Dans la liste Sélectionnez les attributs à afÞcher, sélectionnez la propriétéà afÞcher dans une colonne.

c. Cliquez sur Ajouter.

d. Répétez ces sous-étapes pour toutes les propriétés que vous souhaitez ajouter.



5. Pour modiÞer l�ordre d�afÞchage des colonnes, sélectionnez une propriété dans laliste Attributs sélectionnés à afÞcher sous forme de colonne et cliquez sur Haut ouBas, en fonction de ce que vous voulez faire.

6. Pour supprimer une propriété afÞchée sous forme de colonne, sélectionnez-la dansAttributs sélectionnés à afÞcher sous forme de colonne et cliquez sur Supprimer.

7. Lorsque vous avez terminé d�ajouter et de supprimer des propriétés, cliquez sur OK.Les paramètres des colonnes sont conservés sur la base du proÞl d�utilisateur etde l�ordinateur. Si vous utilisez un ordinateur différent, vous devrez de nouveauspéciÞer vos paramètres de colonnes.

Utilisation de miniatures en tant qu�indicateurs visuels

Les miniatures donnent une indication du type ou du contenu d�un Þchier. Par exemple,la miniature d�un Þchier image est généralement une image plus petite et de résolutionplus faible. S�il n�est pas possible d�effectuer une génération à basse résolution, laminiature s�afÞche sous la forme d�une représentation du type de Þchier, utilisant l�icônede format standard.

S�il est conÞguré à cette Þn, Digital Asset Manager crée des miniatures des nouveauxÞchiers créés ou importés dans le référentiel. Notez que la nouvelle miniature peutne pas s�afÞcher immédiatement. La création d�une miniature s�effectue de manièreasynchrone, si bien que la miniature risque de pas être disponible immédiatement.

Si, pour une raison ou pour une autre, la miniature n�est pas disponible ou ne peut pasêtre chargée dans le navigateur, Digital Asset Manager afÞche une icône pour représenterla miniature « brisée ». L�icône utilisée pour signaler une miniature brisée peut êtreconÞgurée mais, par défaut, c�est l�icône de document générique ( ) qui s�afÞche.

Dans Digital Asset Manager, les miniatures s�afÞchent par défaut. Les préférences sont laseule méthode de désactivation des miniatures.

Activation de la case lumineuse

La case lumineuse vous permet de réviser rapidement la liste des objets en afÞchantleurs miniatures ainsi qu�un volume limité de métadonnées. Le volume et les types demétadonnées afÞchées dans la case lumineuse sont déterminés par vos préférences decolonne. La seule métadonnée dont l�afÞchage est obligatoire dans la case lumineuse estla miniature.



Figure 2-5. Case lumineuse dans la vue d�armoire standard

Pour activer la case lumineuse :

1. Pendant que vous consultez une liste de Þchiers, cochez la Case lumineuse. La caseà cocher agit comme un interrupteur qui afÞche ou masque la case lumineuse.

Choix d�un élément sur une page de sélectionDans certaines procédures de Digital Asset Manager, vous êtes invité à choisir unélément dans une page de sélection (représentée ci-dessous). Cette procédure indiquecomment utiliser une page de sélection.



Figure 2-6. Page de sélection

Pour choisir un élément sur une page de sélection :

1. Dans la partie gauche de la page de sélection, cliquez sur le n�ud dans lequel voussouhaitez naviguer.

2. Dans la liste, accédez à l�élément souhaité. Utilisez la navigation standard de DigitalAsset Manager. Ceci revient à naviguer de la même manière que dans toute autreliste de Digital Asset Manager.

3. Lorsque vous avez localisé l�élément souhaité, cochez la case correspondante. Si vousy êtes autorisé, vous pouvez sélectionner plusieurs éléments.

4. Si la page de sélection comporte une zone située dans la partie droite permettantd�ajouter les sélections, déplacez les sélections vers cette zone en cliquant sur laßèche de droite. Vous pouvez ajouter plusieurs sélections. Si la page de sélection necomporte pas de zone permettant d�ajouter les sélections, ignorez cette étape.



Figure 2-7. Page de sélection comportant une zone permettant d�ajouter vos sélections

5. Lorsque vous avez terminé d�effectuer vos sélections, cliquez sur OK.

Glisser et déplacerLa fonction glisser-déplacer vous permet de saisir des Þchiers ou d�autres objets àl�aide de votre souris et de les déplacer vers un nouvel emplacement. Pour effectuer unglisser-déplacer, déplacez un élément d�une fenêtre de Digital Asset Manager vers uneautre fenêtre de Digital Asset Manager ou d�un volet de la vue standard vers un autre.

Pour activer le glisser-déplacer :

1. Installez le plug-in WdkPluginCab via Préférences. Ce module est installé àl�emplacement ci-dessous sur l�ordinateur :C:\WINDOWS\Downloaded Program Files

Pour glisser-déplacer un élément d�un emplacement vers un autre :

1. Dans le volet de gauche ou de droite, placez le pointeur de la souris sur l�élément.

2. Cliquez avec le bouton droit de la souris et maintenez l�appui.

3. Toujours en appuyant sur le bouton droit de la souris, glissez l�élément vers unemplacement du volet opposé.

4. Relâchez le bouton droit de la souris.



5. Si un menu s�afÞche, sélectionnez l�action désirée.

Ouverture d�une nouvelle fenêtreSi cette option est disponible dans votre application basée sur WDK, une fois dans unréférentiel, vous pouvez ouvrir une nouvelle fenêtre séparée pour le référentiel. Utilisezcette fonction si vous souhaitez afÞcher simultanément plusieurs zones d�un référentielou plusieurs référentiels.

Pour ouvrir une nouvelle fenêtre pour le référentiel en cours :

1. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� cliquez sur Nouvelle fenêtre.� Sélectionnez Outils>Nouvelle fenêtre.

AfÞchage des messagesLes messages de réussite et les messages d�erreur s�afÞchent dans la barre d�état, en basde la page, comme indiqué ici :

Si un message est plus long que la zone d�afÞchage de la barre d�état, vous pouvezl�afÞcher dans son intégralité en cliquant sur le bouton AfÞcher les messages de la barred�état. L�AfÞcheur de messages s�ouvre alors et afÞche vos derniers messages.

AfÞchage de l�état des travaux (état de la tâche)Pour afÞcher l�état des travaux en arrière-plan, vous pouvez cliquer sur le bouton Étatdes travaux ou sur le bouton État de la tâche dans la barre d�état. Le bouton afÞchédépend de l�application WDK utilisée.

Par exemple, l�état des travaux ou de la tâche est afÞché lorsqu�un Þchier est rétrogradéde manière asynchrone. Pour savoir si le travail est terminé, cliquez sur le bouton.

Le bouton apparaît grisé si des messages d�état rapportés par une tâche asynchronen�ont pas été lus.



Une image animée apparaît en regard du bouton en cas de tâche asynchrone en coursd�exécution.

Pour mettre à jour l�état, cliquez sur Actualiser.

ConÞguration du navigateur pour les lecteursmultimédia

Digital Asset Manager prend en charge une grande diversité d�objets, notamment lesÞchiers vidéo et audio. Vous devrez peut-être conÞgurer votre navigateur pour ouvrirles lecteurs multimédia appropriés quand vous voudrez lire un Þchier en continu dansDigital Asset Manager. Cela dépendra de votre système d�exploitation et du navigateurque vous utilisez. Par exemple, les utilisateurs de Macintosh équipés d�un navigateurNetscape devront peut-être conÞgurer celui-ci. En revanche, les utilisateurs de MicrosoftInternet Explorer n�auront probablement rien à faire.

Digital Asset Manager prend actuellement en charge les lecteurs multimédias suivants :RealNetworks Real Player, Lecteur multimédia Microsoft Windows et Apple QuickTimePlayer.

Quand vous choisissez de lire un Þchier en continu, Digital Asset Manager détecte si deslecteurs multimédia sont installés sur votre ordinateur. Si vous disposez du lecteur quiconvient pour le type de Þchier sélectionné et que le navigateur est conÞguré pour lereconnaître, Digital Asset Manager ouvre le lecteur et commence la lecture du Þchiersélectionné.

Le tableau suivant détaille les types de Þchier de diffusion en continu et leur type MIME.Il vous sera utile pour conÞgurer votre navigateur.

Tableau 2-1. Types MIME en fonction de l�extension

Extension de Þchier Type MIME

.asf video/x-ms-asf

.asx video/x-ms-asf

.wma audio/x-ms-wma

.wax audio/x-ms-wax

.wmv video/x-ms-wmv

.wvx video/x-ms-wvx

.wm video/x-ms-wm

.wmx video/x-ms-wmx



Extension de Þchier Type MIME

.wmz application/x-ms-wmz

.wmd application/x-ms-wmd

Pour savoir quels formats de Þchier sont pris en charge par les divers lecteurs,reportez-vous à l�aide de votre lecteur.

Certains navigateurs nécessitent une conÞguration particulière pour ouvrir le lecteurapproprié pour les types de Þchiers. Par exemple, Netscape doit parfois être conÞgurésur les hôtes Macintosh. Suivez la procédure ci-après pour conÞgurer Netscape surun hôte Macintosh.

Pour conÞgurer Netscape (sur Macintosh) en vue de lire les Þchiers à partir du lecteurapproprié :

1. Sous Netscape, dans le menu Édition, sélectionnez Préférences.La boîte de dialogue Préférences s�ouvre.

2. Développez la catégorie Navigator.

3. Sélectionnez Helper Applications.La fenêtre Helper Applications apparaît.

4. Pour chaque type MIME, cliquez sur New Type (Nouveau type) et suivez lesinstructions pour conÞgurer le type MIME pour son extension de Þchier et pour lelecteur approprié.

AfÞchage des informations sur votreapplication WDK

Pour afÞcher le numéro de version et d�autres informations sur le produit :

1. Sélectionnez Fichier>À propos de Digital Asset Manager.

2. Pour accéder au site Web EMC ou EMC|Documentum, cliquez sur le logocorrespondant.


Chapitre 3Recherches


� ConÞguration des recherches externes, page 47� Recherche simple, page 48� Utilisation de guillemets et d�opérateurs pour restreindre une recherche, page 49� Recherche avancée, page 49� Résultats d�une recherche, page 51� Enregistrement d�une recherche, page 51� Exécution d�une recherche enregistrée, page 52� Gestion de vos recherches enregistrées, page 53

ConÞguration des recherches externesPour que les utilisateurs puissent effectuer des recherches dans des sources externes,un administrateur doit conÞgurer la connexion de Digital Asset Manager à un serveurde recherche ECIS. Si la conÞguration de cette connexion n�a pas été effectuée, lesutilisateurs ne pourront pas inclure de sources externes dans leur recherche.

Pour conÞgurer la connexion à un serveur de recherche ECIS :

1. Naviguez jusqu�à dfc.properties, situé dans l�un des répertoires suivants, en fonctiondu système d�exploitation utilisé :� %DOCUMENTUM%\conÞg\nom_référentiel� $DOCUMENTUM/conÞg/nom_référentiel

2. Ouvrez le Þchier dfc.properties dans un éditeur de texte.

3. Activez le serveur de recherche ECIS en déÞnissant le paramètre suivant :dfc.search.ecis.enable=true


Recherches

4. Précisez l�hôte du registre RMI à connecter au serveur ECI en déÞnissant leparamètre suivant :dfc.search.ecis.host=hôtelocaldfc.search.ecis.port=port

où hôtelocal correspond à l�adresse IP ou au nom de l�ordinateur du serveur ECI, etport au numéro de port utilisé par Digital Asset Manager pour accéder à ce serveur.Le port par défaut est le 3005.

Recherche simpleUne recherche simple compare les mots indiqués au texte indexé et à ses propriétés. Unerecherche simple explore les emplacements internes et externes désignés dans l�écran derecherche avancée.

La recherche simple renvoie les documents qui contiennent au moins un des motsrecherchés. Les résultats de la recherche afÞchent en premier lieu les documents quicontiennent l�ensemble des mots recherchés, puis les documents qui en contiennentau moins un.

Pour restreindre votre recherche, vous avez la possibilité d�utiliser des guillemets et desopérateurs. Pour de plus amples informations, reportez-vous à la rubrique Utilisation deguillemets et d�opérateurs pour restreindre une recherche, page 49.

Pour exécuter une recherche simple :

1. Dans le champ Rechercher en haut de la page, entrez le texte à rechercher. Pourséparer des chaînes de caractères, utilisez un espace. Pour rechercher une expressionou des combinaisons de mots, vous pouvez utiliser des guillemets et des opérateurs,comme cela est décrit dans Utilisation de guillemets et d�opérateurs pour restreindreune recherche, page 49.

2. Cliquez sur OK.

3. Digital Asset Manager afÞche la première page de résultats à mesure que larecherche s�effectue. Pour afÞcher l�état de la recherche, cliquez sur Traitement encours dans l�angle supérieur droit de la page.

4. Pour réviser une recherche et la relancer, cliquez surModiÞer la recherche puissuivez les instructions fournies dans Recherche avancée, page 49.

5. Pour enregistrer la recherche, cliquez sur Enregistrer la recherche (pour plusd�informations, reportez-vous à Enregistrement d�une recherche, page 51).


Recherches

Utilisation de guillemets et d�opérateurs pourrestreindre une recherche

Vous avez la possibilité d�utiliser des guillemets et des opérateurs (et, ou) pourrestreindre une recherche. Vous pouvez utiliser des guillemets et des opérateurs dansune recherche simple (voir Recherche simple, page 48) et dans le champ Contient d�unerecherche avancée (voir Recherche avancée, page 49).

Utilisez les guillemets et les opérateurs comme suit :

� Guillemets

Placez des guillemets avant et après les mots aÞn de trouver les documents quicontiennent le mot ou le groupe de mots exact.

Saisissez par exemple « réseau » pour rechercher uniquement les documents quicontiennent le mot réseau. Cette recherche ignorera les documents contenant le motréseautage mais pas réseau.

Ou saisissez par exemple « gestion des connaissances » pour rechercherles documents qui contiennent l�expression gestion des connaissances. Cetterecherche ignorera les documents contenant les mots gestion et connaissances utilisésséparément.

� Opérateurs (et, ou)

Saisissez et pour trouver les documents qui contiennent les deux mots reliés parl�opérateur et.

Tapez ou pour rechercher les documents contenant au moins l�un des mots reliéspar l�opérateur ou.

À partir de trois valeurs, l�ordre des opérations suit l�ordre de déÞnition. Chaque foisque vous ajoutez un opérateur, les opérateurs précédents sont regroupés.

Recherche avancéeUne recherche avancée vous permet de sélectionner les emplacements et les propriétés àutiliser pour la recherche.

Selon la conÞguration de votre entreprise, vous pouvez effectuer des recherches dans dessources externes et dans les référentiels de votre entreprise.

Pour exécuter une recherche avancée :

1. Effectuez l�une des actions suivantes, en fonction de l�application WDK dont vousdisposez :


Recherches

� Dans la bannière en haut de la page Digital Asset Manager, cliquez sur Avancée.� Dans le volet gauche, cliquez sur Recherche avancée.La page Recherche avancée s�ouvre et afÞche l�onglet Général.

2. Dans le champ Contient, saisissez les mots à rechercher. En fonction du référentiel,cette recherche s�effectue par rapport au contenu d�un Þchier et à certaines propriétés.Pour séparer des chaînes de caractères, utilisez un espace. Pour rechercher uneexpression ou des combinaisons de mots, vous pouvez utiliser des guillemets et desopérateurs, comme cela est décrit dans Utilisation de guillemets et d�opérateurspour restreindre une recherche, page 49.

3. Dans la liste Emplacements, sélectionnez les emplacements dans lesquels effectuerla recherche.Pour ajouter des emplacements à la liste, cliquez surModiÞer et procédez commesuit :

a. Dans la liste de gauche, accédez à l�emplacement que vous voulez ajouter,sélectionnez-le et cliquez sur .

b. Répétez cette dernière étape pour tous les emplacements que vous souhaitezajouter.

c. Cliquez sur OK.

4. Dans la liste Propriétés, pour sélectionner les propriétés à rechercher, procédez ainsi :

a. Dans le premier champ, sélectionnez la propriété à rechercher. Dans le secondchamp, choisissez la relation entre votre valeur de recherche et la valeur depropriété. Dans les champs restants, entrez vos valeurs de recherche.

b. Pour rechercher selon une autre valeur de propriété, cliquez sur Ajouter uneautre propriété, puis sélectionnez une des options suivantes :� Et

renvoie les résultats de recherche correspondant à cette valeur de propriétéet à la valeur de propriété de la ligne précédente.

� Ou

renvoie les résultats de recherche correspondant soit à cette valeur depropriété, soit à la valeur de propriété de la ligne précédente.

Remarque : si votre équation de recherche contient plus de deux valeurs, lesopérations sont effectuées dans leur ordre de déÞnition. Chaque fois que vousajoutez un opérateur (Et ou Ou ), les opérateurs précédents se regroupent.

c. Dans le premier champ, sélectionnez la propriété à rechercher. Dans le secondchamp, choisissez la relation entre votre valeur de recherche et la valeur depropriété. Dans les champs restants, entrez vos valeurs de recherche.


Recherches

d. Répétez l�Étape b et l�Étape c pour toutes les valeurs de propriété que voussouhaitez ajouter.

e. Pour retirer une propriété des critères de recherche, cliquez sur Supprimer.

5. Dans le champ Date, vous pouvez rechercher les éléments pour lesquels une actiondonnée s�est produite à une période donnée. Sélectionnez l�action dans le premierchamp, puis sélectionnez la période dans les champs restants.

6. Dans le champ Taille, sélectionnez la plage de tailles de Þchier à rechercher.

7. Pour inclure des objets cachés dans la recherche, sélectionnez Rechercher des objetscachés. Les objets cachés sont des objets visibles seulement pour les utilisateursdisposant des autorisations d�accès en lecture ou en écriture à ceux-ci. La rechercheafÞche uniquement les objets que vous êtes autorisé à consulter.

8. Pour rechercher les versions antérieures ainsi que la version en cours d�un Þchier,sélectionnez Rechercher toutes les versions.

9. Cliquez sur Rechercher.

Résultats d�une rechercheLes résultats afÞchent les éléments qui correspondent à vos critères de recherche.

Si votre recherche est fondée sur une propriété texte, telle qu�un nom, les mots quicorrespondent aux valeurs recherchées sont mis en surbrillance.

Enregistrement d�une rechercheAprès avoir effectué une recherche, vous pouvez l�enregistrer pour la réexécuterultérieurement.

Pour enregistrer une recherche :

1. Dans la page des résultats de la recherche, cliquez sur Enregistrer la recherche.

2. Dans le champ Nom, tapez le nom à donner à la recherche.

3. Le champ Description contient déjà la description de la recherche. Vous pouvez lamodiÞer si vous le souhaitez. Le champ ne doit pas être vide.

4. Dans le champ Emplacement, sélectionnez le référentiel dans lequel enregistrer larecherche. Le chemin spéciÞque dans le référentiel choisi pour l�enregistrement dela recherche est prédéterminé.


Recherches

5. Cliquez sur OK pour enregistrer la recherche. Si le nom de la recherche enregistréeexiste déjà, le système vous demande si vous souhaitez la remplacer par la nouvelle.Si vous cliquez sur Oui, la recherche est écrasée. Cliquez surNon pour enregistrer larecherche comme un nouvel objet. Il est possible d�accéder à toutes les recherchesenregistrées dans l�ongletMes recherches enregistrées ou Toutes les recherchesenregistrées.

Exécution d�une recherche enregistréeCette procédure indique comment relancer une recherche enregistrée précédemment.Lorsque vous la réexécutez, la recherche utilise les mêmes paramètres mais renvoiedes résultats mis à jour.

Pour exécuter une recherche enregistrée :

1. Effectuez l�une des actions suivantes, en fonction de l�application WDK dont vousdisposez :� Dans la bannière en haut de la page Digital Asset Manager, cliquez sur Avancée.� Dans le volet gauche, cliquez sur Recherche avancée.

2. Sélectionnez l�un des onglets suivants :� Mes recherches enregistrées

Sélectionnez cet onglet pour exécuter une recherche sauvegardée dans leréférentiel que vous êtes en train de visionner.

� Toutes les recherches enregistrées

Cliquez sur cet onglet pour exécuter toutes les recherches enregistrées parl�utilisateur et sur lesquelles vous possédez au moins une autorisation de lecture.Il est possible que ces dernières aient été enregistrées dans un autre référentielactuellement non afÞché.

3. Si vous avez sélectionné Toutes les recherches enregistrées, choisissez le référentieldans lequel la recherche est enregistrée.

4. Pour modiÞer les paramètres de recherche avant d�exécuter la recherche, cliquez surModiÞer sur la ligne de la recherche.Lorsque vous révisez une recherche enregistrée, l�onglet Général de l�écran Rechercheavancée en afÞche tous les paramètres. Effectuez vos modiÞcations et cliquez surRechercher.Les changements apportés ne sont utilisés que pour l�exécution de la rechercheenregistrée, sauf si vous indiquez qu�ils doivent être déÞnitivement enregistrés.Cliquez sur Enregistrer la recherche pour enregistrer la nouvelle recherche.

5. Sur la ligne de recherche, cliquez sur Rechercher pour afÞcher les résultats.


Recherches

6. Si Digital Asset Manager vous demande d�entrer vos références de connexion pourune source de recherche, faites-le.

7. Une fois les résultats obtenus, vous pouvez réaliser les actions suivantes :� pour exécuter de nouveau la recherche avec des paramètres modiÞés, cliquez sur

ModiÞer la recherche. Si vous révisez une recherche, l�onglet général de l�écrande recherche avancée s�ouvre avec tous les paramètres préremplis pour cetterecherche enregistrée.

� Les deux options Mes recherches enregistrées et Toutes les recherchesenregistrées vous permettent de changer de référentiel.

� Pour enregistrer la recherche, cliquez sur Enregistrer la recherche. Reportez-vousà l�Enregistrement d�une recherche, page 51.

Gestion de vos recherches enregistréesCette section décrit la marche à suivre pour accéder à des recherches enregistrées, lesréviser et les supprimer.

Pour gérer des recherches enregistrées :

1. Effectuez l�une des actions suivantes, en fonction de l�application WDK dont vousdisposez :� Dans la bannière en haut de la page Digital Asset Manager, cliquez sur Avancée.� Dans le volet gauche, cliquez sur Recherche avancée.La page Recherche avancée s�ouvre et afÞche l�onglet Général.

2. Sélectionnez l�un des onglets suivants :� Mes recherches enregistrées

Sélectionnez cet onglet pour gérer les recherches enregistrées dans le référentielen cours.

� Toutes les recherches enregistrées

Sélectionnez cet onglet pour gérer les recherches enregistrées dans desréférentiels autres que le référentiel en cours.

� Les changements apportés ne sont utilisés que pour l�exécution de la rechercheenregistrée, sauf si vous indiquez qu�ils doivent être déÞnitivement enregistrés.Cliquez sur Enregistrer la recherche pour enregistrer la nouvelle recherche.

3. Pour réviser une recherche, cliquez surModiÞer sur la ligne de la recherche etmodiÞez les paramètres.

4. Les deux optionsMes recherches enregistrées et Toutes les recherches enregistréesvous permettent de changer de référentiel.


Recherches

5. Pour supprimer une recherche enregistrée, cliquez sur Supprimer sur la ligne dela recherche.


Chapitre 4ConÞguration de préférences

Les préférences déterminent vos paramètres personnels et sont stockées sur votre ordinateur. Lespréférences appartiennent spéciÞquement à cet ordinateur. Si vous utilisez un autre ordinateur,les préférences peuvent différer. Si vous utilisez Microsoft Internet Explorer, vos préférences sontstockées dans un cookie. Si vous supprimez ce cookie, vous supprimez vos préférences.

Pour accéder aux préférences :

1. Cliquez sur Préférences dans la bannière. Ensuite, suivez la procédurecorrespondant aux préférences que vous voulez conÞgurer :� ConÞguration de préférences générales, page 55� ConÞguration des préférences de colonne, page 56� ConÞguration des préférences de documents virtuels, page 57� ConÞguration des préférences de connexion, page 58� ConÞguration des référentiels favoris, page 59� ConÞguration de sources de recherche, page 59� DéÞnition des formats, page 60Certaines des préférences répertoriées ici peuvent ne pas être disponibles dans votreinstallation de Digital Asset Manager. Les préférences dépendent de la conÞgurationde votre organisation.

ConÞguration de préférences généralesPour déÞnir les préférences générales :

1. Sur la page Préférences, sélectionnez l�onglet Général.

2. Dans le champ Type d�application Digital Asset Manager, sélectionnez la vue quiapparaît lorsque vous vous connectez : vue standard ou vue simpliÞée.


ConÞguration de préférences

3. Dans Section de démarrage, sélectionnez la page qui s�afÞche lors de votreconnexion. Par exemple, si vous sélectionnez Abonnements, Digital Asset ManagerafÞche le n�ud Abonnements lorsque vous vous connectez.

4. Dans Thème, sélectionnez le jeu de couleurs, de motifs et de polices d�afÞchageà utiliser.

5. Dans Options d�accessibilité, sélectionnez l�afÞchage ou non des info bulles et desraccourcis de navigation. Des infobulles descriptives apparaissent lorsque la sourispasse sur un élément de l�interface.

6. Dans Emplacement de retrait, vous pouvez modiÞer l�emplacement du répertoirede retrait. Le répertoire d�extraction est l�endroit sur votre ordinateur où DigitalAsset Manager copie les Þchiers lorsque vous y accédez pour les modiÞer, pour les« retirer » du référentiel, par exemple.

7. Dans Glisser-Déplacer, cochez la case si vous souhaitez utiliser le module deglisser-déplacer. Pour que les modiÞcations soient prises en compte, vous devezredémarrer le navigateur.

8. Dans Objets masqués, sélectionnez AfÞcher les objets masqués si vous souhaitezque Digital Asset Manager afÞche les objets masqués. Les objets cachés sont desobjets visibles seulement pour les utilisateurs disposant des autorisations d�accès enlecture ou en écriture à ceux-ci.

9. Pour enregistrer vos modiÞcations, cliquez sur OK.

ConÞguration des préférences de colonneVous pouvez déÞnir les colonnes qui s�afÞchent pour chaque n�ud et pour lesdocuments virtuels.

Pour déÞnir des préférences de colonnes :

1. Sur la page Préférences, sélectionnez l�onglet Colonnes.

2. Accédez au n�ud/à la combinaison de vues dont vous souhaitez déÞnir descolonnes. Cliquez surModiÞer pour cette vue.

3. Pour afÞcher une propriété, procédez de la façon suivante :

a. Dans la liste Sélectionner un type d�objet, sélectionnez le type d�objet contenantla propriété à afÞcher. Les propriétés disponibles pour ce type d�objet sontrépertoriées dans la liste Sélectionnez les attributs à afÞcher. Si voussélectionnez Éléments par défaut, les propriétés de tous les types d�objets duréférentiel apparaissent.



b. Dans la liste Sélectionnez les attributs à afÞcher, sélectionnez la propriété quevous voulez afÞcher sous la forme d�une colonne.

c. Cliquez sur la ßèche de droite.

d. Répétez ces étapes pour toutes les propriétés que vous souhaitez ajouter.

4. Pour modiÞer l�ordre d�afÞchage des colonnes, sélectionnez une propriété dans laliste Attributs sélectionnés à afÞcher sous forme de colonne et cliquez sur la ßèchevers le haut ou le bas.

5. Pour supprimer une propriété de l�afÞchage, sélectionnez-la dans la liste Attributssélectionnés à afÞcher sous forme de colonne et cliquez sur la ßèche vers la gauche.

6. Cliquez sur OK.

7. Cliquez sur OK.

ConÞguration des préférences de documentsvirtuels

Si votre application WDK utilise des documents virtuels, vous pouvez suivre laprocédure ci-dessous pour déÞnir les préférences.

Pour conÞgurer les préférences des documents virtuels :

1. Sur la page Préférences, sélectionnez l�onglet Documents virtuels.

2. Dans Options d�ouverture, choisissez ce qui se produit lorsque vous ouvrez undocument virtuel en cliquant sur son nom. Ceci ne s�applique pas si le documentvirtuel est déjà ouvert dans Virtual Document Manager (VDM) :� AfÞcher la structure :

lorsque vous cliquez sur le nom du document virtuel, le premier niveau deÞchiers imbriqués apparaît.

� AfÞcher le contenu :

Lorsque vous cliquez sur le nom du document virtuel, une copie du contenu enlecture seule apparaît.

� Me demander à chaque fois :

lorsque vous cliquez sur le nom du document virtuel, vous devez sélectionnerl�afÞchage de la structure ou du contenu en lecture seule.

Si le document virtuel n�a aucun contenu, le VDM afÞche automatiquement lastructure, quelle que soit la manière dont vous déÞnissez cette préférence.



3. Pour que VDM afÞche les liaisons rompues, sélectionnez AfÞcher les liaisonsrompues. Une liaison est rompue si VDM ne peut trouver la version d�un composantspéciÞée par la règle de liaison de ce dernier.

4. Dans Copier, choisissez ce qui se produit lorsque vous copiez un document virtueldans votre Presse-papiers. Vous pouvez sélectionner l�une des options suivantes :� Racine uniquement :

Copie le contenu et les propriétés du Þchier parent uniquement.� Racine et descendants :

Le Þchier parent et tous les descendants imbriqués sont copiés, y compris lesdescendants de descendants, etc.

� Racine et lien vers les descendants existants :

Le Þchier parent est copié et les descendants sont référencés.� Me demander à chaque fois :

vous demande de sélectionner l�élément à copier.5. Dans Retirer, sélectionnez ce qui se produit lorsque vous tentez de retirer un élément

verrouillé par quelqu�un d�autre :� Télécharger en tant que contenu en lecture seule :

Télécharge une copie de l�élément en lecture seule.� Me demander à chaque fois :

Vous demande de sélectionner si le téléchargement doit s�effectuer en lectureseule.


ConÞguration des préférences de connexionSi au moment de l�ouverture de session vous aviez sélectionné Mémoriser mesréférences de connexion pour la prochaine fois, vous pouvez consulter vos référencesde connexion mémorisées dans les préférences de Connexion. Vous avez la possibilitéde supprimer vos références de connexion mémorisées à partir de cette page.

Pour déÞnir des préférences de connexion :

1. Sur la page Préférences, sélectionnez l�onglet Connexion.Vos références de connexion mémorisées s�afÞchent.

2. Pour supprimer vos références de connexion mémorisées, cliquez sur Supprimer lesréférences enregistrées.

3. Cliquez sur OK.



ConÞguration des référentiels favorisL�onglet Référentiels détermine les référentiels qui apparaissent lorsque vous vousconnectez.

Si vous utilisez un lien ou un signet pour accéder à un Þchier dans un référentiel qui nese trouve pas dans votre liste Référentiels, ce référentiel est ajouté à la liste.

Les préférences sont conservées sur la base du proÞl d�utilisateur et de l�ordinateur. Sivous utilisez un ordinateur différent, vous devrez de nouveau spéciÞer vos référentielsfavoris.

Pour conÞgurer les référentiels favoris :

1. Sur la page Préférences, sélectionnez l�onglet Référentiels.

2. Dans la liste Sélectionner un référentiel, sélectionnez le référentiel à ajouter puiscliquez sur la ßèche de droite. Répétez cette étape pour tous les référentiels quevous souhaitez ajouter.

3. Pour supprimer un référentiel de votre liste Référentiels, sélectionnez-le et cliquezsur la ßèche gauche. Répétez cette étape pour tous les référentiels que vous souhaitezsupprimer.

4. Lorsque vous vous connectez ou que vous changez de référentiel, les référentielsapparaissent sous l�ordre dans lequel ils sont répertoriés dans la liste Référentiels.Pour changer cet ordre, sélectionnez le référentiel qui vous intéresse et cliquez surla ßèche du haut ou du bas. Répétez cette étape pour tous les référentiels que voussouhaitez déplacer dans la liste.

5. Cliquez sur OK.

ConÞguration de sources de rechercheVous pouvez déÞnir des emplacements par défaut pour les recherches.

Pour conÞgurer des sources de recherche :

1. Sur la page Préférences, sélectionnez l�onglet Rechercher.

2. Sélectionnez les emplacements par défaut pour les recherches :� Mes référentiels favoris :

Cette option permet de régler vos emplacements de recherche par défaut surtous les référentiels se trouvant dans votre liste de référentiels par défaut. Vouspouvez visionner ou modiÞer votre liste par défaut par l�intermédiaire del�onglet Référentiels de Préférences.



� Référentiel actuel uniquement :

Cette option permet de régler votre emplacement de recherche par défaut sur leréférentiel afÞché au moment de la recherche.

� Autre :

Cette option permet de régler vos emplacements de recherche par défaut sur desemplacements spéciÞques que vous sélectionnez.

3. Si vous avez sélectionné Autre, naviguez dans la liste Référentiels disponiblesjusqu�à l�emplacement que vous voulez ajouter et sélectionnez-le. Si vous y êtesinvité, indiquez vos nom d�utilisateur et mot de passe. Cliquez sur la ßèche dedroite. Répétez cette étape pour tous les emplacements que vous souhaitez ajouter.

4. Pour supprimer un emplacement des emplacements Inclus dans la recherche,sélectionnez-le et cliquez sur la ßèche vers la gauche.


DéÞnition des formatsLa préférence Formats détermine quelles applications sont utilisées pour afÞcher etmodiÞer les Þchiers d�un type d�objet Documentum spéciÞque.

Pour déÞnir des préférences de format :

1. Sur la page Préférences, sélectionnez l�onglet Format.

2. Dans la liste déroulante Choisir un type d�objet, sélectionnez le type d�objet pourlequel vous souhaitez conÞgurer le format.

3. Dans la liste Format principal de l�objet, sélectionnez le format de Þchier que voussouhaitez associer à ce type d�objet.

4. Pour déÞnir les options permettant d�afÞcher en lecture seule un Þchier relevant dece type d�objet, procédez comme suit :� Format d�afÞchage

Format désigné par l�extension de Þchier.� Souhaitez-vous que ce contenu apparaisse dans le navigateur Web ?

S�il est possible d�ouvrir l�application d�afÞchage via un navigateur, vous pouvezen faire votre choix par défaut. Si vous sélectionnez Oui, le Þchier s�ouvre dansvotre navigateur et aucune autre application ne se lance.

� Application d�afÞchage

Application utilisée pour l�afÞchage.



5. Dans la liste Application de modiÞcation, sélectionnez l�application à utiliser pourmodiÞer un Þchier de ce type d�objet.


DéÞnition de préférences pour File ShareServices

Digital Asset Manager peut être intégré à FSS (File Share Services) de Documentum pourpouvoir bénéÞcier de ses fonctions de gestion des liens et des documents virtuels, deglisser-déplacer, et tirer le meilleur parti de sa rapidité et de sa facilité d�utilisation. Pource faire, Digital Asset Manager permet d�accéder à la visualisation et à la modiÞcationdes documents directement par l�intermédiaire de FSS, contrairement au processusde transfert de contenu standard. Cette fonctionnalité doit être activée par votreadministrateur système.

Par l�intermédiaire des préférences, vous avez la possibilité de préciser et de modiÞer laméthode utilisée par défaut pour visualiser et modiÞer les commandes.

Si vous choisissez File Share Services pour les modiÞcations, le document est verrouillédans le référentiel. Le document est déverrouillé par FSS lorsqu�il est réenregistré dansle référentiel ou si vous le déverrouillez manuellement.

Si vous optez pour FSS pour l�afÞchage et la modiÞcation, Digital Asset Manager vériÞesystématiquement que le client FSS est installé et en cours d�exécution sur le client. Sides erreurs se produisent lors de l�afÞchage ou de la modiÞcation via FSS (par exemple,si FSS n�est pas en cours d�exécution) et que vous avez sélectionné l�option �Utiliserautomatiquement le mode de transfert de contenu quand FSS n�est pas disponible� dansvos préférences, Digital Asset Manager active automatiquement le processus normalde transfert de contenu.

Vous pouvez également ouvrir un dossier conteneur dans le visualiseur de Þchiers dusystème d�exploitation (Explorateur ou Finder), à l�aide de FSS. L�optionAfÞcher>Dossierparent avec FSS est activée pour tous les objets système, y compris les dossiers et lesarmoires.

Pour déÞnir les préférences de File Share Services :

1. Dans la bannière, cliquez sur Préférences.

2. Cliquez sur l�onglet AIS.L�application recherche le client FSS. S�il n�est pas installé sur votre système, unmessage vous en avise. Le client FSS doit être installé pour que File Share Servicespuisse être intégré.



3. Sous File Share Services, cochez la case Utilisez FSS pour... et faites votre choixparmi les options suivantes :� AfÞcher les documents : FSS est utilisé par défaut lorsque vous afÞchez un

Þchier.� ModiÞer les documents : FSS est utilisé par défaut lorsque vous modiÞez un

Þchier.� Ouvrir le dossier parent : permet d�ouvrir un dossier ou une armoire dans la

visionneuse de Þchier du système d�exploitation (Explorateur de Windows ouFinder sous Mac) à l�aide d�une commande de menu.

4. Si Utilisez FSS pour... est sélectionnée, l�option Utiliser automatiquement le modede transfert de contenu quand FSS n�est pas disponible est automatiquementcochée. Cela signiÞe que les commandes AfÞcher et ModiÞer utiliseront lemécanisme de transfert de contenu par défaut si File Share Services n�est pasdisponible sur votre système (c�est-à-dire si vous n�êtes pas connecté à FSS).



Chapitre 5Utilisation des armoires, des dossierset des Þchiers


� Création des armoires, des dossiers et des Þchiers, page 63� Retrait et modiÞcation de Þchiers, page 66� AfÞchage d�un Þchier en lecture seule, page 72� AfÞchage de tous les emplacements auxquels un élément est associé, page 73� Importation, page 74� Exportation, page 75� Suppression, page 76� Utilisation du Presse-papiers, page 77� Déplacement d�un élément, page 78� Copie d�un élément, page 79� Liaison d�éléments et ouverture des liens, page 80� Abonnement à un élément, page 82

Création des armoires, des dossiers et desÞchiers


� Création d�une armoire, page 64� Création d�un dossier, page 64� Création d�un document, page 65


Utilisation des armoires, des dossiers et des Þchiers

Création d�une armoire

Remarque : si votre application WDK inclut des armoires Web, utilisez une procédureséparée pour créer des armoires Web. Voir cette procédure dans l�index ou la tabledes matières.

Pour créer une armoire :

1. Sélectionnez le référentiel dans lequel vous souhaitez créer l�armoire.

2. Sélectionnez le n�ud Armoires.

3. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Nouvelle armoire.� Sélectionnez Fichier>Nouveau>Armoire.

4. Sous l�onglet Créer, tapez le nom de la nouvelle armoire ainsi que le type d�armoire.Entrez d�autres informations si nécessaire.

5. Sous l�onglet Info, déÞnissez les propriétés souhaitées. Les propriétés disponibles sontdéterminées par votre entreprise.Si le lienModiÞer apparaît en regard d�une propriété, vous pouvez déÞnir lesvaleurs de la propriété en cliquant surModiÞer, puis entrer les valeurs dans lapage qui apparaît.Si votre application WDK prend en charge CIS, l�option Voir Valeurs CIS peutapparaître. Dans ce cas, sélectionnez les valeurs de propriété proposées à validerpuis cliquez sur OK.Les valeurs proposées ne doivent pas comporter de tilde (~) ou de barre verticale ( | ).

6. Dans l�onglet Autorisations, précisez l�accès qu�ont les utilisateurs spéciÞques etles groupes à l�armoire. Pour plus d�informations sur cet onglet, reportez-vous auModiÞcation des autorisations dans l�onglet Autorisations, page 299.

7. D�autres onglets peuvent apparaître en fonction de votre application basée sur WDK.DéÞnissez les informations souhaitées sous ces onglets. Pour plus d�informationssur les fonctionnalités concernées par ces onglets, reportez-vous à la rubriquecorrespondante dans ce guide.

8. Cliquez sur Terminer.

Création d�un dossier

Pour créer un dossier :

1. Naviguez jusqu�à l�emplacement où vous souhaitez créer le nouveau dossier.



2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Nouveau dossier.� Sélectionnez Fichier>Nouveau>Dossier.

3. Sous l�onglet Créer, tapez le nom du nouveau dossier ainsi que son type. Entrezd�autres informations si nécessaire.

4. Sous l�onglet Info, déÞnissez les propriétés souhaitées. Les propriétés disponibles sontdéterminées par votre entreprise.Si le lienModiÞer apparaît en regard d�une propriété, vous pouvez déÞnir lesvaleurs de la propriété en cliquant surModiÞer, puis entrer les valeurs dans lapage qui apparaît.Si votre application WDK prend en charge CIS, l�option Voir Valeurs CIS peutapparaître. Dans ce cas, sélectionnez les valeurs de propriété proposées à validerpuis cliquez sur OK.Les valeurs proposées ne doivent pas comporter de tilde (~) ou de barre verticale ( | ).

5. Dans l�onglet Autorisations, précisez l�accès qu�ont les utilisateurs spéciÞques etles groupes au dossier. Pour plus d�informations sur cet onglet, reportez-vous auModiÞcation des autorisations dans l�onglet Autorisations, page 299.



Création d�un document

Pour créer un document :

1. Naviguez jusqu�au dossier dans lequel vous souhaitez créer le document.

2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Nouveau document.� Sélectionnez Fichier>Nouveau>Document

3. Si une page de sélection s�afÞche, vous devez alors sélectionner un modèle pourle nouveau Þchier. Sélectionnez le modèle et cliquez sur OK. Pour obtenir desinstructions concernant l�utilisation de la page de sélection, reportez-vous à larubrique correspondante dans le chapitre consacré à l�utilisation de l�interface.Remarque : si l�armoireModèles du référentiel ne comprend aucun modèle de typepersonnalisé, vous ne pouvez pas créer de Þchier de ce type à ce stade. Cependant,



vous pouvez créer un Þchier sur votre ordinateur local, l�importer vers le référentielpuis l�affecter au type personnalisé.

4. Dans l�onglet Créer, tapez le nom du nouveau Þchier. Entrez d�autres informationssi nécessaire.

5. Dans l�onglet Info (si disponible), spéciÞez les informations souhaitées. Si le lienModiÞer apparaît en regard d�une propriété, vous pouvez déÞnir les valeurs de lapropriété en cliquant surModiÞer, puis entrer les valeurs dans la page qui apparaît.



Retrait et modiÞcation de ÞchiersCette section aborde les points suivants :

� Comment fonctionnent le retrait et la modiÞcation de Þchiers, page 66� Répertoire de retrait, page 67� Retrait et modiÞcation d�un Þchier, page 68� Consignation d�un Þchier, page 69� Annulation d�un retrait, page 71� Localisation des Þchiers récemment utilisés, page 71� Accès à vos Þchiers retirés, page 72

Comment fonctionnent le retrait et la modiÞcation deÞchiers

Pour modiÞer vos Þchiers, faites-en une extraction que vous placez sur votre ordinateurlocal. Lorsque vous retirez un Þchier, Digital Asset Manager le verrouille dans leréférentiel aÞn que personne d�autre que vous ne puisse le modiÞer. Les autresutilisateurs peuvent le consulter, mais pas le modiÞer. Si le Þchier que vous retirezest associé à plusieurs emplacements du référentiel, il est verrouillé dans tous cesemplacements.

Lorsque vous retirez un Þchier, Digital Asset Manager le copie ou l�afÞche sur votreordinateur. suivant l�application de modiÞcation du Þchier. Si le Þchier utilise uneapplication d�édition externe, Digital Asset Manager télécharge le Þchier dans votre



répertoire de retrait. À partir de votre répertoire de retrait, vous ouvrir et fermer leÞchier aussi souvent que vous le voulez, y apporter des modiÞcations et les enregistrer.Les modiÞcations apportées ne sont enregistrées dans le référentiel qu�une fois quevous consignez le Þchier.

Si le Þchier utilise une application d�édition interne, la consignation dirige le Þchierdirectement vers votre application. Le Þchier proprement dit n�est pas copié sur votreordinateur. Quand vous enregistrez le Þchier dans l�application de modiÞcation, ilest enregistré directement dans le référentiel. Le Þchier reste cependant retiré. Pourdéverrouiller le Þchier, vous devez le réintégrer.

Pour retirer un Þchier, vous pouvez utiliser la commande modiÞer ou la commanderetirer. La commandeModiÞer ouvre le Þchier dès qu�il a été retiré.

Digital Asset Manager afÞche à côté des Þchiers que vous avez verrouillés et àcôté des Þchiers verrouillés par d�autres.

Vous pouvez trier la listeMes Þchiers de manière à regrouper les Þchiers verrouillés.Pour cela, cliquez sur Retiré par ou sur l�en-tête de la colonne .

Répertoire de retrait

Par défaut, votre répertoire de retrait se trouve dans l�un des emplacements suivants :

� Dans les systèmes d�exploitation Windows :

//Documentum/Checkout/� Dans les systèmes d�exploitation Macintosh :

Racine:Utilisateurs:nom_utilisateur:Documentum:CheckoutVous pouvez ouvrir, modiÞer et fermer directement le Þchier à partir du répertoire deretrait, que vous soyez ou non connecté au référentiel. Dans certains cas, lorsque vousretirez un Þchier, il est possible que Digital Asset Manager « afÞche » ce Þchier survotre ordinateur au lieu de l�y copier. Ceci dépend de l�application de modiÞcationdu Þchier. Si Digital Asset Manager afÞche le Þchier sur votre ordinateur, il n�est passauvegardé sur votre PC local.

Lorsqu�un Þchier est téléchargé dans votre répertoire de retrait, sa copie locale porte lemême nom que dans le référentiel sauf conßit de noms. Il se produit un conßit quand unÞchier portant le même nom existe déjà dans le répertoire de retrait. Si cela se produit,Digital Asset Manager ajoute un chiffre au nom du Þchier local aÞn que celui-ci devienneunique dans le répertoire de retrait. Cet ajout ne modiÞe pas le nom du Þchier dans leréférentiel. Lorsque le Þchier est de nouveau consigné, il conserve son nom d�origine.



Par exemple, si vous retirez un Þchier nommé supplies.xml, il est copié dans le répertoirede retrait et nommé supplies.xml. Si, par la suite, vous retirez un autre Þchier du mêmenom, ce Þchier est copié dans le répertoire de retrait et prend le nom supplies(2).xml.

Quand vous retirez un Þchier, s�il contient des liens et si vous choisissez de retirerles Þchiers liés, ces Þchiers sont eux aussi copiés dans votre répertoire de retrait. Parexemple, si vous retirez un Þchier XML nommé Voitures.xml qui contient des liens versles Þchiers image.gif et info.txt. les trois Þchiers sont copiés dans le répertoire de retrait.Si un conßit de nom se produit entre ces Þchiers liés, Digital Asset Manager ajoute desnuméros aux noms de Þchiers impliqués dans le conßit.

La longueur maximale des noms de Þchiers est 64 caractères. Les noms de Þchierdépassant 64 caractères sont limités à ce nombre de caractères dans le répertoire deretrait.

Vous pouvez modiÞer l�emplacement du répertoire de retrait dans vos préférencesDigital Asset Manager.

Retrait et modiÞcation d�un Þchier

Quand vous retirez un de ces Þchiers, il est verrouillé et copié dans votre répertoired�extraction. Pour y accéder sur votre ordinateur, naviguez jusqu�à votre répertoire deretrait et ouvrez le Þchier.

Lorsque vous modiÞez un Þchier, il est retiré et Digital Asset Manager l�ouvre dansune application d�édition.

si vous êtes invité à accepter des applets Documentum ou Java, faites-le. Lisezattentivement tous les messages d�invite.

Note : si votre application WDK prend en charge les approbations, le retrait affecteaux approbations en attente l�état annulé. Si vous annulez le retrait, l�état Annuler estremplacé par l�état En attente.

Pour retirer un Þchier :

1. Naviguez jusqu�au Þchier.

2. Effectuez l�une des actions suivantes :� Pour retirer un Þchier sans l�ouvrir, effectuez l�une des opérations suivantes :

� Sur la ligne du Þchier, cliquez sur Retirer.

� Sélectionnez la case en regard du Þchier. (Pour retirer plusieurs Þchiers à lafois, cochez les cases en regard de chacun). Sélectionnez Fichier>Retirer.

Remarque : l�option de retrait est activée indépendamment des niveauxd�autorisation qui vous sont accordés sur le retrait d�un Þchier donné.



Cependant, si vous ne disposez pas des autorisations appropriées pour unÞchier, alors Digital Asset Manager ne vous permettra pas de le retirer.

� Pour retirer et ouvrir un Þchier, effectuez l�une des opérations suivantes :

� Sur la ligne du Þchier, cliquez surModiÞer.

� Sélectionnez la case en regard du Þchier. (Pour retirer plusieurs Þchiers à lafois, cochez les cases en regard de chacun). sélectionnez Fichier>ModiÞer.

Le Þchier est verrouillé et copié sur votre répertoire de retrait. Pour y accéder survotre ordinateur, naviguez jusqu�à votre répertoire de retrait et ouvrez le Þchier.

3. Lorsque vous êtes invité à conÞrmer les Þchiers à retirer, procédez comme suit :� Si vous retirez plusieurs Þchiers : validez séparément les options de retrait

pour chaque Þchier en cliquant sur Suivant. Pour le dernier Þchier, cliquezsur Terminer. Vous pouvez appliquer les options de retrait sélectionnées àl�ensemble des Þchiers restants en cliquant sur Terminer avant d�atteindre ledernier Þchier.

� Si vous retirez un document virtuel : choisissez de retirer le Þchier racine et tousses descendants, de retirer uniquement le Þchier racine tout en téléchargeantles descendants en lecture seule ou de retirer le Þchier racine sans téléchargerles descendants.

4. Si vous retirez un document virtuel et recevez un avertissement signalant quecertains Þchiers sont verrouillés et qu�ils seront retirés en lecture seule, cliquez surContinuer pour poursuivre le retrait.

5. Si vous êtes invité à indiquer un répertoire de retrait, tapez le chemin d�accès etle répertoire.

6. Si vous êtes invité à sélectionner l�emplacement de référentiel à utiliser pour les liensde chemins relatifs d�un document virtuel, sélectionnez l�emplacement.

7. Si vous êtes invité à installer le logiciel servant à modiÞer le Þchier, faites-le.

8. Si le Þchier ne s�ouvre pas lors du retrait, vous pouvez l�ouvrir en le localisant dansvotre répertoire de retrait.

Consignation d�un Þchier

Lorsqu�un Þchier change de version lors de la consignation, ses formats associés, ycompris les miniatures, ne sont pas conservés dans la nouvelle version du Þchier. Lesformats associés restent avec la version précédente. Toutefois, selon votre conÞguration,une demande de format associé PDF est automatiquement soumise si vous consignezvotre Þchier sans changer de version et qu�un format associé PDF existe déjà.



Lorsqu�un Þchier change de version lors de sa consignation, ses relations avec undocument parent ne sont pas conservées à moins que le document parent soit égalementconsigné comme une nouvelle version.

si vous êtes invité à accepter des applets Documentum ou Java, faites-le. Lisezattentivement les messages d�invite.

Pour consigner un document :

1. Naviguez jusqu�au Þchier verrouillé.

2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Sur la ligne du Þchier, cliquez sur Consigner.� Sélectionnez la case en regard du Þchier. (Pour consigner plusieurs Þchiers à la

fois, cochez les cases en regard de chacun). Sélectionnez Fichier>Consigner.3. Si Digital Asset Manager ne parvient pas à trouver le Þchier sur votre ordinateur,

vous serez invité à localiser le Þchier. Naviguez pour localiser le Þchier.

4. Si le système vous y invite, entrez les informations de consignation requises.Ces informations varient en fonction de la conÞguration adoptée dans votreentreprise. Il peut s�agir des informations de consignation suivantes :� Enregistrer sous

DéÞnit le numéro de version. Si vous sélectionnez le même numéro de version,vous remplacez le Þchier d�origine par la nouvelle version.

� Étiquette de version

Permet d�étiqueter la version mise à jour.� Conserver le verrouillage

Enregistre le Þchier mis à jour dans le référentiel tout en gardant le Þchier retiréen votre nom.

� Transformer en version courante

Transforme le Þchier mis à jour en version courante.� Conserver la copie locale lors de la consignation

Conserve un exemplaire du Þchier sur votre machine locale. Cependant, vous nedisposez plus du Þchier retiré, et toute modiÞcation apportée à la copie locale n�aaucun effet sur le Þchier du référentiel.

� Consigner à partir du Þchier

Remplace le Þchier du référentiel par un Þchier de votre choix.5. Si vous consignez un seul Þchier, cliquez sur OK.

6. Si vous en consignez plusieurs, cliquez sur le bouton Suivant pour entrer lesinformations de consignation de chaque Þchier, ou, le cas échéant, sur Terminer pourappliquer les informations de la page en cours à tous les autres Þchiers du groupe.



Annulation d�un retrait

L�annulation du retrait déverrouille le Þchier et ignore toutes les modiÞcations que vousavez apportées à l�exemplaire du Þchier sur votre ordinateur. Le référentiel reste ladernière version du Þchier, utilisée comme version en cours.

Pour annuler le retrait :

1. Naviguez jusqu�au Þchier verrouillé.

2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Annuler le retrait en regard du Þchier.� Sélectionnez la case en regard du Þchier. (Pour annuler le retrait de plusieurs

Þchiers à la fois, cochez les cases en regard de chacun). SélectionnezFichier>Annuler le retrait.

3. Si vous êtes invité à conÞrmer l�annulation, effectuez l�une des opérations suivantes :� Si vous annulez le retrait sur un seul Þchier : cliquez sur OK. (Notez que cliquer

sur Annuler annule l�action d�annulation du retrait. Le Þchier reste retiré.)� Si vous annulez le retrait sur plusieurs Þchiers et qu�aucun des Þchiers n�est un

document virtuel de type XML : cliquez sur Suivant pour chaque Þchier. Pour ledernier Þchier, cliquez sur Terminer. (Notez que vous pouvez également cliquersur Terminer avant d�accéder au dernier Þchier. A l�invite de conÞrmation,cliquez sur Continuer.)

� Si vous annulez le retrait sur un document virtuel de type XML et que vous êtesinvité à annuler ou non le retrait des descendants : sélectionnez une des optionssuivantes et cliquez sur OK :

� Le document virtuel et tous ses descendants

Annule le retrait sur le Þchier racine et sur les Þchiers imbriqués.

� Le document virtuel seulement

Annule le retrait uniquement sur le Þchier XML racine, et pas sur les Þchiersimbriqués.

Localisation des Þchiers récemment utilisés

Mes Þchiers afÞche les derniers Þchiers que vous avez créés ou retirés. Vous pouvezréaliser toutes les opérations de Þchiers standard à partir deMes Þchiers. Pour réaliserune opération particulière, adoptez la procédure Digital Asset Manager standard. Parexemple, pour retirer un Þchier, utilisez la procédure standard de retrait de Þchier.



Si la conÞguration de votre entreprise inclut une fonctionnalité de référentiels multiples,l�optionMes Þchiers afÞche également les derniers Þchiers auxquels vous avez accédéà partir d�autres référentiels, ainsi que le référentiel que vous consultez actuellement.Vous pouvez réaliser toutes les opérations standard sur les Þchiers d�autres référentiels,tant que vous disposez de noms d�utilisateur et de mots de passe pour ceux-ci (ou yêtes déjà connecté).

Note : vous pouvez relier des éléments entre différents référentiels si votre administrateura conÞguré le serveur de manière à exécuter des travaux dm_DistOperations, , et sivotre référentiel personnel est conÞguré.

Pour accéder aux Þchiers récemment utilisés :

1. Cliquez surMes Þchiers.Note : si les éléments recherchés n�apparaissent pas, reportez-vous aux informationssur la navigation dans une liste Þgurant dans le chapitre relatif à l�utilisation del�interface.

Accès à vos Þchiers retirés

Mes Þchiers afÞche les Þchiers que vous avez retirés ainsi que ceux que vous avezrécemment retirés puis consignés de nouveau. Les Þchiers retirés en votre nom sontaccompagnés par l�icône clé :

Pour isoler les Þchiers actuellement retirés :

1. Triez la listeMes Þchiers selon le propriétaire du verrou. Pour ce faire, Effectuezl�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Retiré par dans la zone Trier par.

� Cliquez sur dans la ligne des en-têtes de colonnes.Note : si les éléments recherchés n�apparaissent pas, reportez-vous aux informationssur la navigation dans une liste Þgurant dans le chapitre relatif à l�utilisation del�interface.

AfÞchage d�un Þchier en lecture seuleL�afÞchage d�un Þchier l�ouvre en mode lecture seule sans le retirer. Vous ne pouvez pasle modiÞer. Dans ce cas, vous pouvez voir le contenu du Þchier verrouillé par un autreutilisateur et que vous n�êtes pas autorisé à retirer.



Si votre application WDK prend en charge les documents virtuels et que vous souhaitezconsulter le contenu de l�un d�eux en lecture seule, utilisez la procédure spéciÞque del�afÞchage des documents virtuels.

Pour que vous puissiez afÞcher les liens d�un Þchier HTML, les liens virtuels doiventêtre installés. Si aucun lien virtuel n�est installé, le Þchier HTML s�ouvre mais risque decontenir des liens brisés. Pour plus d�informations sur l�installation de liens virtuels,reportez-vous à la documentation relative à WDK.

Pour afÞcher un Þchier en mode lecture seule :


2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur le nom ou la miniature du Þchier, sauf si vous avez déjà retiré le

document. Si vous avez déjà retiré le document, un clic sur le nom ou la miniaturedu Þchier ouvre le document en mode édition et non en mode lecture seule.

� Cochez la case, puis sélectionnez Fichier>AfÞcher.

AfÞchage de tous les emplacements auxquelsun élément est associé

Vous pouvez afÞcher la liste des emplacements auxquels un élément du référentiel estlié. Par exemple, si un modèle est lié à plusieurs dossiers pour que différents groupesd�utilisateurs y accèdent aisément, vous pouvez afÞcher la liste des dossiers contenantle modèle lié.

Remarque : si vous utilisez Web Publisher de Documentum, n�utilisez pas cettefonctionnalité pour les éléments spéciÞques à Web Publisher. Utilisez plutôt l�optionVue Page.

Pour afÞcher les emplacements :

1. Naviguez jusqu�à l�élément.

2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Autres>AfÞcher>Emplacements.� Sélectionnez l�élément, puis choisissez AfÞcher>Emplacements.



ImportationVous pouvez importer des Þchiers ou des répertoires entiers dans le référentiel. Pourimporter un répertoire, vous devez importer le dossier de niveau supérieur dans lerépertoire.

Lors de la procédure d�importation, vous pouvez sélectionner plusieurs Þchiers etdossiers. Les Þchiers et dossiers peuvent provenir de différents emplacements de votreordinateur local. Cependant, tous les Þchiers et dossiers sélectionnés dans une mêmeimportation sont importés dans un même emplacement du référentiel, comme illustrésur la Þgure ci-après.

Figure 5-1. Importation de Þchiers et de dossiers

Lors de l�importation, vous remarquerez que :

� Par défaut, vous pouvez importer simultanément un nombre illimité d�éléments.Cependant, votre administrateur peut avoir conÞguré une limite du nombred�éléments que vous pouvez importer simultanément. Demandez à votreadministrateur si une limite a été déÞnie.

� Si votre produit prend en charge la création de formats à l�importation, un laps detemps s�écoule entre l�importation et la création des formats.

� Quand vous importez un modèle, vous devez le diriger vers l�emplacement duréférentiel que votre application WDK utilise pour les modèles.

Pour importer un élément dans le référentiel :Note : si vous êtes invité à accepter des applets Documentum ou Java, faites-le. Lisezattentivement tous les messages d�invite.

1. Naviguez jusqu�à l�emplacement dans lequel importer le Þchier.

2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Importer.� Sélectionnez Fichier>Importer.



3. Sélectionnez les Þchiers à importer. Vous pouvez sélectionner plusieurs Þchierset dossiers. Si vous sélectionnez un dossier, tous les Þchiers du dossier et de sessous-dossiers sont importés. Pour sélectionner des Þchiers, procédez comme suit :� Pour parcourir un Þchier à importer, cliquez sur Ajouter des Þchiers ; puis

accédez au Þchier et sélectionnez-le ; ensuite, cliquez sur OK. Pour ajouterd�autres Þchiers, répétez la procédure.

� Pour rechercher un dossier complet à importer, cliquez sur Ajouter des dossiers.Accédez au dossier, sélectionnez-le, puis cliquez sur OK. Les Þchiers du dossiersainsi que les Þchiers des sous-dossiers sont ajoutés dans la liste d�importation.Pour ajouter d�autres dossiers, répétez la procédure.

� Pour ajouter un Þchier ou un dossier par glisser-déplacer, localisez-le sur votreordinateur. Cliquez sur le Þchier ou sur le dossier et maintenez enfoncé le boutonde la souris tout en faisant glisser l�élément vers la zone Fichiers sélectionnés dela page Importer. Le ou les Þchiers sont ajoutés à la liste d�importation. Pourajouter d�autres Þchiers ou dossiers, répétez la procédure.

Note : Pour supprimer un Þchier ou un dossier de la liste des Þchiers à importer,sélectionnez l�élément et cliquez sur Supprimer.

4. Après avoir sélectionné tous les Þchiers à importer, cliquez sur Suivant.

5. Si vous êtes invité à déÞnir les propriétés, effectuez l�une des opérations suivantes:� Si vous importez un seul Þchier : déÞnissez les propriétés et cliquez sur OK.� Si vous importez plusieurs Þchiers : cliquez sur le bouton Suivant pour déÞnir

les propriétés pour chaque Þchier. Pour le dernier Þchier, cliquez sur Terminer.Le fait de cliquer sur le bouton Terminer avant de passer au dernier Þchier apour effet d�appliquer les paramètres que vous avez spéciÞés à l�ensemble desÞchiers restants du groupe.

ExportationVous pouvez exporter les Þchiers vers des ordinateurs locaux ou en réseau. Lors del�exportation, une copie du Þchier est enregistrée à l�emplacement que vous sélectionnez.

Pour exporter un Þchier :


2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Autres>Fichier>Exporter.� Sélectionnez la case en regard du Þchier. (Pour exporter plusieurs Þchiers à la

fois, cochez les cases en regard de chacun). Sélectionnez Fichier>Exporter.3. Si vous êtes invité à conÞrmer quels Þchiers exporter, procédez comme suit :



� Si vous exportez un seul Þchier : cliquez sur OK.� Si vous exportez plusieurs Þchiers : cliquez sur Suivant pour chaque Þchier. (Si

un ou plusieurs Þchiers sont des documents virtuels, vous devez égalementexécuter les instructions de l�alinéa suivant.) Pour le dernier Þchier, cliquezsur Terminer. Le fait de cliquer sur le bouton Terminer avant de passer audernier Þchier a pour effet d�appliquer les paramètres que vous avez spéciÞés àl�ensemble des Þchiers restants du groupe.

� Si le référentiel comprend la fonctionnalité XML et que vous exportez undocument virtuel de type XML : sélectionnez une des options suivantes etcliquez sur OK, Suivant ou Terminer :

� Le document virtuel seulement

Cette opération exporte le Þchier racine sans télécharger les Þchiersimbriqués.

� Le document virtuel et tous ses descendants

Cette opération exporte le Þchier racine et l�ensemble des Þchiers imbriqués.4. Lorsque vous êtes invité à indiquer l�emplacement vers lequel réaliser l�exportation,

sélectionnez ou entrez l�emplacement et cliquez sur OK.

SuppressionCette procédure montre comment supprimer la plupart des types de référentiels.

Pour supprimer un élément :

1. Naviguez jusqu�à l�élément.Si vous voulez supprimer un lien sans supprimer l�élément d�origine, naviguezjusqu�à l�emplacement où se trouve le lien, mais pas jusqu�à l�emplacement où setrouve l�élément d�origine.

2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Supprimer.� Cliquez sur Autres>Fichier>Supprimer.� Cochez la case de l�élément. (Pour supprimer plusieurs Þchiers à la fois, cochez

les cases en regard de chacun). Sélectionnez Fichier>Supprimer.3. Si vous êtes invité à préciser ce qu�il faut supprimer, faites les choix appropriés.

Vous pouvez alors sélectionner :� Vous pouvez être invité à supprimer ou non la version sélectionnée ou l�ensemble

des versions de l�élément.� Vous pouvez être invité à supprimer ou non les traductions de l�élément.



� S�il s�agit d�un élément lié, vous pouvez être invité à supprimer le lien courantde l�élément uniquement dans l�emplacement choisi, ou à supprimer l�élémentdans l�ensemble des emplacements.

� Si l�élément est un dossier, vous pouvez être invité à supprimer uniquement ledossier ou tous les sous-dossiers et objets.

� Si l�élément est un document virtuel, vous pouvez être invité à supprimer lesdescendants.

� Si l�élément a des relations avec d�autres éléments dans le référentiel, vouspouvez être invité à poursuivre la suppression.

4. Effectuez l�une des actions suivantes :� Si vous supprimez un seul élément, cliquez sur OK ou sur Terminer.� Si vous supprimez plusieurs éléments, vous pouvez afÞcher les options de

suppression de chaque élément à l�aide des boutons Suivant et Préc.. Pour ledernier élément, cliquez sur Terminer. Si vous le voulez, vous pouvez cliquer surTerminer avant de parvenir au dernier élément Dans ce cas, les paramètres quevous avez spéciÞés sont appliqués à tous les éléments restants et vous êtes invitéà cliquer sur Continuer pour conÞrmer que c�est bien ce que vous voulez faire.

Utilisation du Presse-papiersVotre Presse-papiers contient les Þchiers que vous déplacez, copiez ou reliez à/vers unautre emplacement dans le référentiel. Il peut contenir plusieurs Þchiers simultanément.Notez que lorsque vous copiez ou liez des éléments à partir du Presse-papiers, il y restejusqu�à ce que vous ajoutiez de nouveaux éléments au Presse-papiers.

Si votre application WDK utilise des documents contrôlés, le Presse-papiers est désactivépour ces documents. Vous pouvez utiliser le Presse-papiers pour les documents noncontrôlés.

Pour ajouter un élément au Presse-papiers :Notez que quand vous ajoutez des éléments au Presse-papiers, ils remplacent ceux quevous venez de copier ou de lier.

1. Accédez à l�élément ou aux éléments que vous voulez ajouter.

2. Effectuez l�une des actions suivantes :� Cliquez sur Ajouter au Presse-papiers.� Cochez la case de l�élément. (Pour ajouter plusieurs éléments à la fois, cochez les

cases en regard de chacun). Sélectionnez Édition>Ajouter au Presse-papiers.Pour afÞcher le Presse-papiers :Cette fonction n�est pas disponible si le Presse-papiers est vide.



1. Effectuez l�une des actions suivantes :� Cliquez sur AfÞcher le presse-papiers.� Sélectionnez Édition>AfÞcher le Presse-papiers.

2. Pour fermer le Presse-papiers, cliquez sur Annuler.

Pour supprimer un élément du Presse-papiers :

1. Effectuez l�une des actions suivantes :� Cliquez sur AfÞcher le presse-papiers.� Sélectionnez Édition>AfÞcher le Presse-papiers.

2. Cochez la case de l�élément que vous souhaitez supprimer du Presse-papiers. Pourretirer plusieurs éléments, cochez les cases en regard de chacun.

3. Cliquez sur Supprimer.

4. Cliquez sur Fermer.

Déplacement d�un élémentPar défaut, lorsque vous déplacez un élément, Digital Asset Manager n�en déplace que laversion sélectionnée. Les administrateurs peuvent conÞgurer Digital Asset Manager defaçon à ce que toutes les versions d�un élément soient déplacées avec lui. Demandez àvotre administrateur quel est le comportement à attendre.

Pour déplacer un élément :

1. Naviguez jusqu�à l�élément (ou les éléments) concerné(s).

2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Ajouter au Presse-papiers sur la même ligne que l�élément.� Cochez la case de l�élément. (Pour déplacer plusieurs éléments à la fois, cochez

les cases en regard de chacun). Sélectionnez Édition>Ajouter au Presse-papiers.3. Répétez les étapes ci-dessus si vous souhaitez ajouter au Presse-papiers des éléments

venant d�autres emplacements.

4. Pour afÞcher le Presse-papiers, sélectionnez AfÞcher le Presse-papiers ouÉdition>AfÞcher le Presse-papiers. Il est conseillé d�afÞcher le Presse-papiers avantde déplacer des éléments, pour vous assurer qu�il ne contient que les éléments quevous voulez déplacer.Note : si un élément n�apparaît pas dans le Presse-papiers, vériÞez que vous avezdéÞni des Þltres d�afÞchage qui permettent de l�activer.

5. Accédez à l�emplacement vers lequel vous souhaitez déplacer les éléments.



6. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Déplacer ici.� Sélectionnez Édition>Déplacer ici.

Copie d�un élémentVous pouvez copier des Þchiers d�un emplacement dans un autre. Notez que lorsquevous copiez un Þchier à un emplacement où il existe un Þchier de même nom, DigitalAsset Manager ajoute Copie de au nom du Þchier.

Avant de copier des éléments, vous devez les ajouter au Presse-papiers. Le Presse-papierspeut contenir plusieurs éléments à la fois.

Pour copier un élément :


2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� cliquer sur Ajouter au Presse-papiers en regard d�un élément,� Cochez la case de l�élément. (Pour copier plusieurs éléments à la fois, cochez les

cases en regard de chacun). Sélectionnez Édition>Ajouter au Presse-papiers.3. Répétez les étapes ci-dessus si vous souhaitez ajouter au Presse-papiers des éléments


4. Pour afÞcher le Presse-papiers, sélectionnez AfÞcher le Presse-papiers ouÉdition>AfÞcher le Presse-papiers. Il est conseillé d�afÞcher le Presse-papiersavant de copier des éléments, pour vous assurer qu�il ne contient que les élémentsque vous voulez copier.Note : si un élément n�apparaît pas dans le Presse-papiers, vériÞez que vous avezdéÞni des Þltres d�afÞchage qui permettent de l�activer.

5. Accédez à l�emplacement de destination de la copie.

6. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Copier ici.� Sélectionnez Édition>Copier ici.

7. Si la page Presse-papiers apparaît, sélectionnez l�élément à copier puis cliquez surCopier.Note : si l�élément n�apparaît pas dans le Presse-papiers, vériÞez que vous avezdéÞni vos Þltres d�afÞchage pour l�afÞcher.



Liaison d�éléments et ouverture des liensCette section aborde les points suivants :

� Liaison d�un élément à plusieurs emplacements du référentiel, page 80� Création d�un raccourci de l�extérieur du référentiel vers un élément du référentiel,

page 81� Envoi d�un lien par e-mail, page 81� Ouverture d�un lien dans un e-mail, page 82

Liaison d�un élément à plusieurs emplacements duréférentiel

Vous pouvez relier un Þchier ou un dossier à plusieurs emplacements dans un référentiel.Vous pouvez ensuite accéder au dossier ou au Þchier à partir d�emplacements multiples.

Quand vous accédez à l�élément lié, cela équivaut à accéder à l�élément en son pointd�origine. Par exemple, quand vous retirez un élément lié, l�élément d�origine est lui aussiretiré. Quand vous copiez un élément lié, l�élément d�origine est lui aussi copié.

Il n�est pas possible de lier un élément verrouillé.

Pour lier un élément à un autre emplacement :

1. Naviguez jusqu�à l�élément.Remarque : l�élément ne doit pas être verrouillé. S�il est verrouillé et que vous êtespropriétaire du verrou, déverrouillez l�élément avant de le lier.

2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Ajouter au Presse-papiers pour l�élément.� Cochez la case de l�élément. (Pour lier plusieurs éléments à la fois, cochez les

cases en regard de chacun). Sélectionnez Édition>Ajouter au Presse-papiers.3. Répétez les étapes ci-dessus si vous souhaitez ajouter au Presse-papiers des éléments


4. Pour afÞcher le Presse-papiers, sélectionnez AfÞcher le Presse-papiers ouÉdition>AfÞcher le Presse-papiers. Il est conseillé d�afÞcher le Presse-papiersavant de lier des éléments, pour vous assurer qu�il ne contient que les éléments quevous voulez lier.Note : si un élément n�apparaît pas dans le Presse-papiers, vériÞez que vous avezdéÞni des Þltres d�afÞchage qui permettent de l�activer.

5. Accédez à l�emplacement auquel vous souhaitez lier l�élément.



6. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Lier ici.� Sélectionnez Édition>Lier ici.

Création d�un raccourci de l�extérieur du référentielvers un élément du référentiel

Vous pouvez créer sur votre ordinateur ou dans des e-mails des raccourcis vers certainséléments d�un référentiel. Pour ce faire, cliquez sur l�icône de raccourci :

Pour ajouter une page à vos favoris, utilisez l�icône de raccourci ci-dessus.

Pour créer un raccourci :


2. Si l�icône n�est pas visible en regard de l�élément, ouvrez les propriétés de l�élémenten cliquant sur .

3. Faites glisser l�icône sur l�emplacement où vous souhaitez créer le raccourci. Parexemple, faites-la glisser sur un dossier de votre ordinateur ou sur un messageouvert.

Envoi d�un lien par e-mail

Un lien est un raccourci que vous envoyez par e-mail. Le lien apparaît en tant que lienhypertexte dans le message e-mail. Quand un utilisateur clique sur le lien hypertexte,Digital Asset Manager ouvre l�élément lié.

Vous ne pouvez envoyer des liens qu�aux utilisateurs qui ont accès au référentiel etdisposent d�autorisations de lecture, au minimum, pour l�élément.

Pour envoyer un lien :

1. Localisez le ou les Þchiers pour lesquels vous voulez envoyer un lien.

2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Autres>Fichier>Envoyer par e-mail en tant que lien sur la ligne

du Þchier que vous voulez envoyer.� Sélectionnez la case en regard du Þchier. (Pour envoyer plusieurs Þchiers à la

fois, cochez les cases en regard de chacun). Sélectionnez Fichier>Envoyer pare-mail en tant que lien.



3. Votre application de messagerie ouvre un nouveau message e-mail. Le nouvel e-mailcontient les liens. Tapez l�adresse e-mail du destinataire et toute autre informationque vous souhaitez ajouter. Envoyez votre e-mail comme vous le feriez d�habitude.

Ouverture d�un lien dans un e-mail

Si vous recevez un e-mail qui contient un lien vers un Þchier d�un référentiel, vouspouvez ouvrir ce Þchier si vous avez accès au référentiel, et si vous disposez d�uneautorisation de lecture, au moins, sur le Þchier.

Pour ouvrir un lien que vous avez reçu par e-mail

1. Cliquez sur le lien.

2. Si vous n�êtes pas connecté au référentiel, Digital Asset Manager vous invite à lefaire. Entrez les informations de connexion et cliquez sur Connexion.

3. Si vous y êtes invité, choisissez si vous voulez afÞcher ou modiÞer le document encliquant sur le bouton approprié. Sélectionnez AfÞcher pour ouvrir le documenten mode lecture seule.

4. Si vous y êtes invité, sélectionnez l�application dans laquelle vous souhaitez ouvrirle document.

Abonnement à un élémentPour accéder rapidement à une armoire, à un dossier ou à un Þchier, vous pouvez vous yabonner. L�élément apparaît alors dans Abonnements. Au lieu de parcourir le référentielpour le trouver, vous pouvez y accéder rapidement via les Abonnements.

Lorsque vous ouvrez ou afÞchez un élément via Abonnements, il est extrait de sonemplacement d�origine dans le référentiel.

Vous pouvez demander à Digital Asset Manager d�envoyer une notiÞcation à votreBoîte de réception à chaque consignation d�un élément abonné. Vous pouvez activeret désactiver les notiÞcations élément par élément. Votre administrateur système peutavoir conÞguré Digital Asset Manager pour vous avertir d�autres événements qu�uneconsignation. Demandez à votre administrateur.

Pour accéder à vos abonnements :

1. Sélectionnez Abonnements.



Pour vous abonner à un élément :


2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur S�abonner.� Cliquez sur Autres>Outils>S�abonner.� Cochez la case de l�élément. (Pour vous abonner à plusieurs éléments, cochez les

cases en regard de chacun). Sélectionnez Outils>S�abonner.Si l�option S�abonner n�est pas disponible, cela signiÞe que vous êtes déjà abonnéà cet élément.

Pour activer ou désactiver la fonction de notiÞcation d�un élément auquel vous êtes abonné :Notez que les doubles et les références (raccourcis) ne sont pas pris en charge.

1. Sélectionnez Abonnements.

2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� SélectionnezAutres>Outils>Activer la notiÞcation ouAutres>Outils>Désactiver

la notiÞcation.� Sélectionnez Outils>Activer la notiÞcation ou Outils>Désactiver la notiÞcation.

Pour vous désabonner :


2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Annuler l�abonnement.� Cliquez sur Autres>Outils>Annuler l�abonnement.� Cochez la case de l�élément. (Pour annuler votre abonnement à plusieurs

éléments à la fois, cochez les cases en regard de chacun). SélectionnezOutils>Annuler l�abonnement.


Chapitre 6Utilisation des propriétés


� DéÞnition des propriétés, page 85� AfÞchage de l�historique, page 86� DéÞnition d�une date de conservation, page 87

DéÞnition des propriétésLes propriétés sont des caractéristiques décrivant un élément. Tous les éléments d�unréférentiel ont des propriétés. Vous pouvez ouvrir les propriétés d�un élément vial�icône .

Pour afÞcher ou déÞnir des propriétés :

1. Accédez à l�élément dont vous souhaitez déÞnir les propriétés.

2. Effectuez l�une des opérations suivantes, selon la vue que vous utilisez :

� Cliquez sur .� Cliquez sur le lien Propriétés.� Sélectionnez AfÞcher>Propriétés>Info.La page Propriétés s�afÞche.La page Propriétés comporte souvent plusieurs onglets dont chacun regroupe lesparamètres qui régissent une fonctionnalité donnée.Les onglets Infos et Permissions font partie des onglets courants. L�onglet InfosafÞche les propriétés générales telles que le nom, le créateur et le numéro deversion. L�onglet Permissions afÞche les données d�accès à l�élément des différentsutilisateurs. Pour plus d�informations sur l�onglet Permissions, voir ModiÞcationdes autorisations dans l�onglet Autorisations, page 299.


Utilisation des propriétés

L�afÞchage des autres onglets dépend de l�application WDK utilisée et despersonnalisations. Pour plus d�informations les fonctionnalités spéciÞques,reportez-vous à la rubrique correspondante dans ce guide.

3. Dans les onglets disponibles, déÞnissez les propriétés en fonction de vos besoins.Si le lienModiÞer apparaît en regard d�une propriété, vous déÞnissez les valeursde la propriété en cliquant surModiÞer puis vous entrez les valeurs dans la pagequi apparaît. Pour entrer les valeurs, tapez-les ou sélectionnez-les dans une listepuis cliquez sur une ßèche vers la gauche. Lorsque vous avez Þni d�ajouter desvaleurs, cliquez sur OK.Si le lien Voir valeurs CIS apparaît, vous pouvez cliquer dessus pour recevoir lesvaleurs de propriété suggérées. Sélectionnez ensuite les valeurs que vous souhaitezaccepter, puis cliquez sur OK. Les valeurs suggérées ne peuvent pas inclure lescaractères ~ ou |.

4. Cliquez sur OK.

AfÞchage de l�historiqueL�historique d�un élément retrace la liste des événements qui lui sont arrivés, tels queretrait, consignation et promotion. Vous pouvez afÞcher l�utilisateur responsable del�événement, les date et heure auxquelles il s�est produit ainsi que d�autres informations.

Pour que Digital Asset Manager afÞche l�historique, un administrateur disposant deprivilèges ConÞgurer l�audit doit indiquer quels événements suivre et vous affecterces mêmes privilèges. Pour vous affecter des privilèges de conÞguration d�audit, unsuperutilisateur doit se connecter à Documentum Administrator, accéder à Gestion desutilisateurs, localiser l�administrateur et modiÞer les privilèges étendus dans la liste.Pour plus d�informations, reportez-vous au Documentum Administrator User Guide (Guidede l�utilisateur de Documentum Administrator).

Pour afÞcher un historique :

1. Naviguez jusqu�à l�élément dont vous souhaitez afÞcher l�historique.


� Cliquez sur . Sélectionnez l�onglet Historique.� Cliquez sur le lien Propriétés. Sélectionnez l�onglet Historique.� Sélectionnez AfÞcher>Propriétés>Historique.



DéÞnition d�une date de conservationSi cette option est disponible dans votre application WDK, vous pouvez déÞnir une périodede conservation pour le contenu.

La période de conservation est la durée pendant laquelle le contenu doit être conservé. Siune période de conservation est déÞnie pour le contenu du système de stockage, vousne pouvez retirer le Þchier du système tant que cette période n�aura pas expiré. Parexemple, si vous appliquez à un objet la date de conservation 15 février 2006, le contenune pourra être déplacé ou retiré avant le 15 février 2011.

Vous pouvez déÞnir la date de conservation pour tous les formats associés à un objet devotre référentiel. À la date précisée, Content Storage Services déplace l�objet sélectionné,avec tous les formats associés, vers une zone de conservation conçue à cet effet. Si votresystème dispose de plusieurs zones de conservation, vous devez sélectionner une zonecible.

Si une consigne d�allocation de mémoire a été déÞnie pour le type d�objet, elle nes�appliquera pas si vous donnez une date de conservation au contenu. DéÞnir une datede conservation et appliquer une consigne d�allocation de mémoire sont des mesuresmutuellement exclusives, car en choisissant une date de conservation, vous sélectionnezindirectement la zone.

Pour déÞnir ou mettre à jour une date de conservation pour un document ou autre objetde référentiel :Si cette option est disponible dans votre application WDK, vous pouvez déÞnir une périodede conservation du contenu.

1. Naviguez jusqu�à l�armoire ou le dossier contenant l�objet pour lequel vous aimeriezpréciser une date de conservation.

2. Sélectionnez l�objet, puis Outils>DéÞnir la date de conservation.La page DéÞnir date de conservation s�afÞche.

3. Cliquez sur le bouton calendrier associé au champ Date de conservation poursélectionner la date de conservation du contenu principal et les formats associésà la page 0 de cet objet.

4. Si le référentiel dispose de plusieurs zones de conservation, sélectionnez le nomd�une zone de mémoire dans le menu déroulant du champ Zone de conservation.



5. Cliquez sur OK.


Chapitre 7Utilisation des classiÞcations

La fonctionnalité de classiÞcation est disponible si votre installation Digital Asset Manager s�intègreà Documentum CI Server.

Vous pouvez traiter les Þchiers de la même manière depuis le n�ud Catégories et depuis les autresn�uds. Utilisez les procédures standard de Digital Asset Manager pour travailler avec les Þchiers.


� Présentation des classiÞcations, page 89� Soumission d�un élément pour catégorisation, page 90� Création d�une catégorie, page 91� Navigation dans les catégories, page 91

Présentation des classiÞcationsLa fonctionnalité de classiÞcation est disponible si votre application basée sur WDKs�intègre à CIS. Une classiÞcation est une hiérarchie de catégories et de sous-catégoriesspéciÞque qui permet d�organiser le contenu. Si votre installation inclut unefonctionnalité de classiÞcation, il est possible de regrouper les mêmes Þchiers de contenude façons différentes en créant des classiÞcations différentes. Les schémas d�organisationdes classiÞcations offrent une alternative au schéma des dossiers du référentiel.

Par exemple, une classiÞcation pourra créer des catégories basées sur les services devotre entreprise. Le contenu créé par le service R&D pourra être affecté à la catégorieR&D, celui créé par le service Relations publiques à la catégorie RP et ainsi de suite. CetteclassiÞcation peut être utile pour les utilisateurs utilisent des documents uniquementau sein de leur service. Une autre classiÞcation pourra créer des catégories, combinantles spéciÞcations R&D d�un produit dans la même catégorie que les communiqués RPdu produit. Elle se révélera utile pour les utilisateurs qui ne travaillent que sur certainsproduits.


Utilisation des classiÞcations

Vous pouvez déplacer, copier et rechercher des catégories comme s�il s�agissait dedossiers. Pour effectuer l�une de ces opérations, utilisez la procédure qui s�applique àtout élément du référentiel.

Un modèle peut préciser que le nouveau contenu créé à partir de celui-ci est lié à uneou plusieurs catégories. Lorsqu�un utilisateur crée un nouveau contenu à partir dumodèle, ce contenu n�est lié qu�aux catégories pour lesquelles l�utilisateur a au moinsl�autorisation de parcourir.

Les classiÞcations disponibles s�afÞchent quand vous cliquez sur Catégories. Quandvous cliquez sur une classiÞcation, son premier niveau de catégories apparaît.

Les icônes suivantes sont utilisées :

� : une classiÞcation� : une catégorie.

Soumission d�un élément pour catégorisationSi la fonctionnalité CIS est disponible dans votre application basée sur WDK, vouspouvez soumettre ces éléments à la catégorisation. La soumission d�un élémentprovoque l�envoi d�une demande à une Þle d�attente de catégorisation. Lorsque CISréalise l�affectation, l�élément soumis apparaît dans les catégories appropriées.

Pour soumettre un Þchier pour catégorisation :

1. Accédez au Þchier à soumettre.

2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Autres>Outils>Soumettre pour catégorisation.� Cochez la case de l�élément. Sélectionnez ensuite Outils>Soumettre pour

catégorisation.Vous êtes invité à conÞrmer que vous souhaitez soumettre ce Þchier pourcatégorisation.

3. Cliquez sur OK.Si vous avez sélectionné plusieurs Þchiers, un clic sur OK ou sur Terminer soumettous les Þchiers. Pour soumettre chaque élément séparément, cliquez sur les boutonsPréc. et Suivant aÞn d�accéder à la page de conÞrmation correspondante.



Création d�une catégorieSi cette option est disponible dans votre application WDK, vous pouvez créer des catégoriesau sein des classiÞcations.

Pour créer une catégorie :

1. Sélectionnez Fichier>Nouveau>Catégorie.

2. Sous l�onglet Créer, entrez le nom de la nouvelle catégorie.

3. Sous l�onglet Info, déÞnissez les propriétés souhaitées.

4. D�autres onglets peuvent apparaître en fonction de votre application basée sur WDK.DéÞnissez les informations souhaitées sous ces onglets. Pour plus d�informations surles fonctionnalités concernées par ces onglets, cliquez sur la rubrique correspondantedans ce guide.


Navigation dans les catégoriesSi cette option est disponible dans votre application basée sur WDK, vous pouvez naviguerdans les catégories.

Quand vous ouvrez le n�ud Catégories, les classiÞcations actives s�afÞchent. ChaqueclassiÞcation est un regroupement de catégories et de sous-catégories qui organise lecontenu d�une façon particulière. Quand vous ouvrez une classiÞcation, les catégories deniveau supérieur apparaissent. Quand vous ouvrez une catégorie, son premier niveaude sous-catégories apparaît, etc.

Pour parcourir les catégories :Si cette option est disponible dans votre application basée sur WDK, vous pouvez naviguerdans les catégories.

1. Cliquez sur Catégories.

2. Cliquez sur une classiÞcation.



3. Cliquez sur une catégorie. Continuez à cliquer sur des catégories jusqu�à ce que voustrouviez l�élément que vous recherchez.


Chapitre 8Utilisation des versions


� Présentation des versions, page 93� AfÞchage des versions, page 94

Présentation des versionsPour garder trace de vos révisions, vous pouvez créer de nouvelles versions des Þchierslorsque vous les consignez. Vous pouvez ainsi savoir quand les Þchiers ont été modiÞés,quelles modiÞcations ont été apportées et par qui.

Un Þchier reçoit systématiquement le numéro de version 1.0 lors de sa premièreconsignation. Si vous disposez des niveaux d�autorisation adéquats, lorsque vousréintégrez un Þchier, vous pouvez choisir de le faire en tant que nouvelle version ouen tant que version identique. Sa consignation sous une nouvelle version attribue auÞchier un numéro de version supérieur à celui qu�il avait lorsque vous l�avez retiré. Leréférentiel conserve également une copie de l�ancienne version.

Si vous décidez de réintégrer le Þchier sans incrémenter le numéro de version, le Þchierconserve le même numéro de version que le Þchier original et écrase le Þchier original.

Selon votre application WDK, la possibilité vous est offerte d�incrémenter le numérode version d�un chiffre entier ou d�une décimale (par exemple, un dixième). Si vousincrémentez le numéro de version d�un chiffre entier, il s�agit d�une révision majeure ;si vous incrémentez le numéro de version d�une décimale, il s�agit d�une révisionmineure. Par exemple, si vous retirez la version 1.0 d�un Þchier, puis le consignez entant que révision mineure, le Þchier est enregistré sous la version 1.1. Si vous répétezce processus, le Þchier suivant est enregistré sous la version 1.2. Si, par la suite, vousdécidez de retirer le Þchier, puis de le réintégrer en tant que révision majeure, sonnuméro de version passera de 1.2 à 2.0.


Utilisation des versions

Le dernier Þchier consigné est balisé comme étant EN COURS. C�est toujours le Þchier encours qui s�afÞche, sauf si vous décidez d�afÞcher toutes les versions.

Si vous modiÞez une version de Þchier autre que la version en cours, au moment deréintégrer le Þchier, vous avez le choix entre les options suivantes :

� Vous pouvez consigner l�ancienne version du Þchier en tant que nouvelle version encours. Si vous choisissez cette option, Digital Asset Manager affecte au Þchier unnuméro de version supérieur à la version précédente du Þchier.

� Vous pouvez réintégrer l�ancien Þchier en tant que version branches. L�ancien Þchierest incrémenté d�une décimale. La version incrémentée devient la version en coursdans une nouvelle branche de numéros de version.

Par exemple, dans le schéma ci-dessous, un utilisateur retire la version 5.0 d�undocument, la modiÞe, puis la réintègre en tant que version 6.0. La version 6,0 devientla version en cours du document. Par la suite, un autre utilisateur retire et modiÞe laversion 5.0, qui n�est plus la version courante. Lorsqu�il la réintègre, Digital AssetManager crée une branche du document, qui commence à la version 5.0.1.

Figure 8-1. Gestion des versions

AfÞchage des versionsVous pouvez procéder comme suit :

� Quand vous consultez une liste, vous pouvez lui demander d�afÞcher toutes lesversions de tous les éléments de la liste.

� Vous pouvez naviguer jusqu�à un élément, et en consulter toutes les versions.� Vous pouvez naviguer jusqu�à une version antérieure, puis consulter l�élément en

lecture seule, ou encore retirer ou modiÞer celui-ci.



Pour afÞcher toutes les versions des éléments d�une liste :

1. AfÞcher la liste.

2. Dans la liste du coin supérieur droit de la page, sélectionnez AfÞcher tous les objetset toutes les versions, comme illustré ci-dessous :

Pour afÞcher toutes les versions d�un élément :


2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Autres>AfÞcher>Versions.� Sélectionnez la case en regard du Þchier. Sélectionnez ensuite AfÞcher>Versions.

Pour afÞcher, retirer ou modiÞer une version antérieure :

1. Naviguez jusqu�à la version antérieure de l�élément, en respectant l�une des deuxprocédures ci-dessus.

2. Pour consulter ou retirer la version antérieure, utilisez les procédures Digital AssetManager standard d�utilisation de Þchiers.


Chapitre 9Formats associés et transformations


� Utilisation des formats associés, page 97� Utilisation des transformations, page 102

Utilisation des formats associésCette section aborde les points suivants :� Présentation des formats associés, page 97� AfÞchage des formats associés, page 99� Importation d�un format associé, page 99� DéÞnition d�un aperçu de format associé, page 100� AfÞchage de l�aperçu de format associé, page 101� Réinitialisation des formats associés, page 101

Présentation des formats associés

Un format associé est une autre copie d�un Þchier ou un Þchier supplémentaire pouvantêtre inclus dans un objet. Il peut s�agir par exemple d�une copie d�une image dans unautre format ou dans une résolution différente.

Si un objet a plusieurs formats associés, Digital Asset Manager en désigne un commeformat associé principal, qui apparaîtra dans les listes de Þchiers. Pour afÞcher tousles formats associés d�un Þchier, cliquez sur l�icône des formats associés (si votreapplication WDK afÞche l�icône) ou sélectionnez Autres>AfÞcher>Formats associés dans lavue simpliÞée ou AfÞcher>Formats associés dans la vue standard.


Formats associés et transformations

La disponibilité de certains formats et fonctions associés varie selon l�application WDKque vous utilisez et les autres produits installés dans votre système Documentum, parexemple, Media Transformation Services et Document Transformation Services. Enl�absence de ces produits, les fonctions de format associé peuvent apparaître dans DigitalAsset Manager mais ne pas être disponibles. Par exemple, Media Transformation Servicesgénère des formats associés de type miniature et basse résolution des objets image lorsde l�importation de l�objet original. Il est possible de générer d�autres types de formatassocié pour d�autres objets, selon leur format. Si Media Transformation Services n�a pasété installé ni conÞguré pour votre référentiel, ces autres formats associés ne seront pasgénérés. Les formats associés sont générés pour un élément à la fois et traités de manièreasynchrone ; autrement dit, ils ne sont peut-être pas disponibles immédiatement aprèsl�importation. Vous pouvez également créer des formats associés à l�aide des fonctionsde transformation de Media Transformation Services. Reportez-vous à Utilisation destransformations, page 102 pour de plus amples informations sur les transformations.

Documentum dépend également de Document Transformation Services pour lagénération de formats associés. Par exemple, un auteur peut importer un ÞchierMicrosoft Word appelé Sales.doc, puis générer un format associé HTML de ce Þchier (àl�aide de Document Transformation Services) appelé Sales.htm. Les deux Þchiers ont lemême contenu mais sous des formats différents.

Vous pouvez créer des formats associés à l�extérieur du référentiel et les y importer, ouen générer à l�intérieur de Digital Asset Manager.

Vous pouvez générer de nouveaux formats associés du même format de Þchier. Pourdifférencier les divers formats associés d�un Þchier dans le même format de Þchier,chaque format associé doit recevoir une description dans le champ Description duformat associé lors de sa création.

Lorsqu�un Þchier est transféré d�une version à une autre, ses formats associés, y comprisceux associés à une miniature, ne sont pas repris automatiquement avec la nouvelleversion du Þchier. Si vous créez une nouvelle version de l�objet, ses formats associésrestent avec la version précédente. Toutefois, il se peut que Digital Asset Manager génèreautomatiquement de nouveaux formats lorsque vous consignez un Þchier et que vous encréez plusieurs versions, si ce Þchier a été sélectionné lors de la création du format. Pourplus d�informations sur la mise à jour automatique d�un format lors de la création deversions, reportez-vous à la rubrique Transformations - Présentation, page 102.

Vous pouvez conÞgurer les cycles de vie pour qu�ils génèrent automatiquement unformat associé PDF à chacun de leur état. Pour en savoir plus, contactez le guided�administration de votre application WDK.

Attention : Certaines fonctions liées aux formats associés ne sont pas disponibles dans tous lesproduits. L�icône Formats associés n�est disponible que dans Digital Asset Manageret Web Publisher. En outre, seuls Digital Asset Manager et Web Publisher permettentde gérer plusieurs formats associés d�un même Þchier. Webtop ne permet pas de créerpour chaque format associé une description qui lui affecte un identiÞcateur unique. Par



conséquent, pour chaque format associé créé, Webtop remplace les formats associés dumême type existants. Par exemple, un document Microsoft Word ne peut posséder qu�unformat associé Acrobat PDF à un instant donné.

AfÞchage des formats associés

Cette procédure explique comment afÞcher la liste des différents formats associés d�unÞchier.

Pour afÞcher les formats associés d�un Þchier :


2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :

� Sur la ligne du Þchier, cliquez sur (si disponible).� Cliquez sur Autres>AfÞcher>Formats associés sur la ligne du Þchier.� Si la barre de menu est disponible : sélectionnez la case pour un Þchier.

Sélectionnez ensuite AfÞcher>Formats associés.

Importation d�un format associé

Cette procédure décrit comment importer un Þchier situé à l�extérieur du référentiel àutiliser en tant que nouveau format d�un objet référentiel existant.

Pour importer un format associé d�un Þchier :

1. Accédez au Þchier pour lequel vous souhaitez importer un format associé.

2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Sur la ligne du Þchier, cliquez sur Autres>Fichier>Importer le format associé.� Si la barre de menu est disponible : sélectionnez la case pour un Þchier.

Sélectionnez ensuite Fichier>Importer le format associé.3. Dans le champ Fichier à importer, indiquez le Þchier que vous souhaitez importer.

Vous pouvez entrer le chemin du Þchier ou naviguer pour le localiser.

4. Dans le champ Format, sélectionnez le format de Þchier du format associé.

5. Dans le champ Description, entrez la description du format associé. Vous pouvezutiliser ce champ pour différencier les formats associés du même format.



Attention : Certaines fonctions liées aux formats associés ne sont pas disponibles danstous les produits. L�icône Formats associés n�est disponible que dans DigitalAsset Manager et Web Publisher. En outre, seuls Digital Asset Manager et WebPublisher permettent de gérer plusieurs formats associés d�un même Þchier. Webtopne permet pas de créer pour chaque format associé une description qui lui affecteun identiÞcateur unique. Par conséquent, pour chaque format associé créé, Webtopremplace les formats associés du même type existants. Par exemple, un documentMicrosoft Word ne peut posséder qu�un format associé Acrobat PDF à un instantdonné.

6. Cliquez sur Importer.

DéÞnition d�un aperçu de format associé

Vous pouvez sélectionner un autre format associé d�un Þchier comme aperçu de formatassocié. Par défaut, le format associé principal d�un Þchier est utilisé en tant que formatassocié d�aperçu, mais cela ne doit pas nécessairement être le cas. L�aperçu de formatassocié vous permet d�utiliser un format autre que le format associé principal lorsquevous prévisualisez le Þchier. Vous pouvez par exemple déÞnir une image de faiblerésolution comme aperçu, ce qui permettra de l�afÞcher plus rapidement. Pour les objetsvidéo, vous pouvez choisir une petite partie de la vidéo comme aperçu, ce qui vouspermettra de prévisualiser un bref extrait de la vidéo plutôt que l�intégralité du Þchierprincipal.

Un Þchier ne peut avoir qu�un seul aperçu de format associé. L�icône suivante s�afÞcheen regard de l�aperçu de format associé :

Seuls les utilisateurs disposant de permissions de lecture pour le Þchier peuventsélectionner un aperçu de format associé.

Pour déÞnir l�aperçu de format associé :



� Dans la ligne du Þchier, cliquez sur .� Cliquez sur Autres>AfÞcher>Formats associés sur la ligne du Þchier.� Si la barre de menu est disponible : sélectionnez la case pour un Þchier.

Sélectionnez ensuite AfÞcher>Formats associés.3. Effectuez l�une des actions suivantes :

� Dans la vue simpliÞée, cliquez sur le lien DéÞnir comme aperçu en regard duformat associé que vous voulez déÞnir comme aperçu de format associé.



� Dans la vue standard, cochez la case du format associé que vous voulez déÞnircomme aperçu de format associé. Cliquez sur DéÞnir comme aperçu dans labarre d�outils.

AfÞchage de l�aperçu de format associé

L�aperçu de format associé (s�il a été déÞni) est désigné par l�icône suivante :

Pour afÞcher l�aperçu de format associé, cliquez sur cette icône. L�application appropriéeouvre, afÞche ou exécute l�aperçu de format associé.

Si vous rencontrez des difÞcultés pour afÞcher l�aperçu de format associé d�un élément,(audio ou vidéo), reportez-vous à la rubrique ConÞguration du navigateur pour leslecteurs multimédia, page 44.

Réinitialisation des formats associés

La réinitialisation des formats associés vous permet de remettre un objet dans leprocessus d�enregistrement. Cela signiÞe que si la génération de formats associés parMedia Transformation Services a échoué pendant l�enregistrement, ou si un objet areçu une version, vous pouvez choisir de régénérer les formats associés par défaut duÞchier. Ceci s�applique, selon les cas, aux miniatures, aux formats associés en basserésolution, et aux éventuels storyboards.

Remarque : le Þchier original et tous les formats associés générés manuellement pendantla durée de vie du Þchier ne seront pas modiÞés, sauf si le format associé a été déÞnipour être transformé à chaque changement de version de l�objet. Si tel est le cas, latransformation est de nouveau effectuée et ajoutée en tant que format associé à l�objet,remplaçant ainsi le format associé précédent.

Pour réinitialiser les formats associés :

1. Naviguez jusqu�au Þchier pour lequel vous souhaitez réinitialiser les formatsassociés.

2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Autres>Outils>Réinitialiser les formats associés sur la ligne du

Þchier.� Si la barre de menu est disponible : sélectionnez la case pour un Þchier.

Sélectionnez ensuite Outils>Transformer>Réinitialiser les formats associés.



Utilisation des transformationsCette section aborde les points suivants :� Transformations - Présentation, page 102� Transformation d�un document en Þchier PDF ou HTML, page 103� Création d�un format associé à l�aide d�une transformation, page 104� Création d�un objet associé par transformation, page 105� AfÞchage des propriétés de transformation, page 107� Suppression d�une transformation enregistrée, page 108

Transformations - Présentation

Une transformation désigne le rendu automatisé d�un Þchier d�un format dans un autre.Les transformations permettent de transformer automatiquement l�aspect et le formatd�un Þchier existant aÞn de créer un nouveau format associé de l�objet ou un nouvelobjet associé à l�objet original. Les transformations vous permettent de stocker dansdes formats, des tailles, des orientations, etc., multiples. Voici quelques exemples detransformation : redimensionner, retourner, rogner et corriger les couleurs. Il est aussipossible de demander la transformation d�un Þchier dans un autre format.

Lors de la transformation d�un Þchier, vous choisissez une tâche de transformationprédéÞnie ou un proÞl de transformation, puis conÞgurez les paramètres detransformation applicables. Les proÞls de transformation disponibles pour un Þchierdonné varient selon le format du Þchier et les produits Documentum installés etconÞgurés pour le référentiel.

Lors de la création d�un nouveau format associé par transformation, vous pouvez utiliserle champ Description du format associé pour créer plusieurs formats associés du mêmeformat. Chaque format associé est identiÞé par la description entrée dans le champDescription du format associé.

Les transformations ne peuvent affecter qu�un élément à la fois et sont traitées de façonasynchrone, ce qui veut dire que les éléments transformés et les formats associés ne sontpas forcément disponibles immédiatement. Vous recevez une notiÞcation quand unetransformation est terminée ou si elle échoue.

Attention : La fonction de transformation n�est disponible que dans les référentielsconÞgurés avec Media Transformation Services, Document Transformation Services oules deux. Si ces produits sont absents, les fonctions de transformation décrites dans ceguide ne sont pas disponibles.



Attention : Certaines fonctions de transformation ne sont pas disponibles dans tous les produits.Par exemple, Digital Asset Manager est le seul à offrir un bouton Transformer sur labarre d�outils et à permettre une transformation simultanée de plusieurs objets. En outre,seuls Digital Asset Manager et Web Publisher permettent de gérer plusieurs formatsassociés d�un même Þchier. Webtop ne permet pas de créer pour chaque format associéune description qui lui affecte un identiÞcateur unique. Par conséquent, pour chaqueformat associé créé, Webtop remplace les formats associés du même type existants. Parexemple, un document Microsoft Word ne peut posséder qu�un format associé AcrobatPDF à un instant donné.

Transformation d�un document en Þchier PDF ou HTML

Digital Asset Manager utilise Document Transformation Services de Documentum pourtransformer des documents au format PDF ou HTML. Une fois qu�un document a étésélectionné pour être transformé au format PDF ou HTML, la demande est mise dans uneÞle d�attente, où elle reste jusqu�à ce qu�elle soit traitée par Document TransformationServices. Les paramètres de transformation par défaut sont utilisés pour ce type dedocument. Quand l�opération est terminée, un nouveau Þchier au format PDF ou HTMLest stocké dans la liste des formats associés de l�objet parent.

Cette fonction n�est pas disponible dans certaines applications.

Suivant les autres produits Document installés sur votre système, il peut égalementêtre possible de transformer un document en Þchier PDF ou HTML avec des options.Pour plus d�informations, reportez-vous aux sections Création d�un format associé àl�aide d�une transformation, page 104 et Création d�un objet associé par transformation,page 105.

Pour transformer un document au format PDF ou HTML :

1. Naviguez jusqu�au document à convertir au format PDF ou HTML.

Remarque : vous pouvez transformer un Þchier parent ou un autre format associé.(La localisation des formats associés est décrite dans AfÞchage des formats associés,page 99.)

2. Effectuez l�une des actions suivantes :� En vue simpliÞée, sur la ligne du Þchier, cliquez sur Autres>Outils>Transformer

en PDF ou Autres>Outils>Transformer en HTML.� En vue standard, cochez la case en regard du Þchier, puis sélectionnez

Outils>Transformer>Format associé PDF ou Outils>Transformer>Formatassocié HTML.

3. La demande de transformation est immédiatement envoyée à la Þle d�attenteappropriée pour y être traitée.



Création d�un format associé à l�aide d�unetransformation

Digital Asset Manager utilise Advanced Document Transformation Services et MediaTransformation Services de Documentum pour transformer un Þchier et créer unnouveau format associé. Grâce à ces produits, vous pouvez créer des formats associéspour la plupart des types de Þchier.

Les transformations visant à créer de nouveaux formats associés s�exécutent sur unélément à la fois et les demandes sont traitées de manière asynchrone, ce qui expliqueque les nouveaux formats associés ne sont pas disponibles immédiatement. Vous recevezune notiÞcation dans votre Boîte de réception quand une transformation est terminée ousi elle échoue.

Attention : Toutes les fonctions mentionnées ci-dessous ne sont pas disponibles pourtous les formats de Þchier, et certains formats de Þchier ne peuvent pas être transformés.Reportez-vous à Présentation des formats associés, page 97 et à Transformations -Présentation, page 102 pour en savoir plus sur les formats associés et les transformations.

Cette procédure explique comment créer un nouveau format associé pour un Þchier àl�aide d�une transformation.

Pour créer un format associé à l�aide d�une transformation :

1. Naviguez jusqu�au Þchier que vous souhaitez transformer.

Remarque : vous pouvez transformer un Þchier parent ou un autre format associé.(La localisation des formats associés est décrite dans AfÞchage des formats associés,page 99.)

2. Effectuez l�une des actions suivantes :� En vue simpliÞée, sur la ligne correspondant au Þchier, cliquez sur

Autres>Outils>Transformer (Plus d�options).� En vue standard, cochez la case en regard du Þchier, puis sélectionnez

Outils>Transformer>Autres formats.� Cochez la case correspondant au(x) Þchier(s) concerné(s) et cliquez sur

Transformer dans la barre d�outils.3. L�assistant Transformation apparaît. Procédez comme suit :

a. Dans la section Choisir le type de transformation, sélectionnez Créer unnouveau format associé et cliquez sur Suivant.La fenêtre Sélectionner une transformation qui apparaît afÞche le Þchiersélectionné et les transformations disponibles.

b. Dans la fenêtre Sélectionner une transformation, sélectionnez un proÞl detransformation puis cliquez sur Suivant.



c. Si la fenêtre Détails de la transformation apparaît, saisissez les informationsnécessaires à la conÞguration des paramètres de la transformation et cliquezsur Suivant.

d. Si un format associé de ce Þchier existe déjà dans le même format, vous pouvezdifférencier le nouveau format associé que vous créez en entrant une descriptiondans le champ Description du format associé.Vous pouvez aussi indiquer si vous voulez effectuer cette transformation àchaque création d�une nouvelle version de l�objet parent et spéciÞer si ce formatassocié doit être utilisé par défaut dans les aperçus.

Attention : Cette page n�apparaît pas dans les applications Webtop. Webtopn�autorise qu�un format associé par format de Þchier.

e. Si vous avez sélectionné plusieurs Þchiers pour cette transformation, cliquezsur Suivant. Sinon, si vous souhaitez appliquer les paramètres sélectionnés àl�ensemble des Þchiers sélectionnés pour la transformation, ou si vous n�avezsélectionné qu�un Þchier à transformer, cliquez sur Terminer.

f. si un message vous indique qu�un Þchier de même format et description existedéjà, vous pouvez remplacer le Þchier existant en cliquant sur Oui. Pourconserver à la fois le nouveau Þchier et celui existant, cliquez sur Non. Mêmesi vous cliquez sur Non, vous devez entrer une description. Cette opérationest fonction de la saisie ou non d�une description du format associé à l�étapeprécédente.

Attention : Cette invite n�apparaît pas dans les applications Webtop. Webtopn�autorise qu�un format associé par format de Þchier.

Cliquez sur Terminer.

4. La demande de transformation est immédiatement envoyée à la Þle d�attenteappropriée pour y être traitée.

Création d�un objet associé par transformation

Si cette option est disponible dans votre application WDK, l�application utilise DocumentumDocument Transformation Services et Media Transformation Services pour transformerun Þchier et créer un nouvel objet associé. Grâce à ces produits, vous pouvez créer denouveaux objets pour la plupart des types de Þchier.

Les transformations visant à créer de nouveaux objets associés s�exécutent sur un élémentà la fois et les demandes sont traitées de manière asynchrone, ce qui explique que les



nouveaux objets ne soient pas disponibles immédiatement. Vous recevez une notiÞcationdans votre Boîte de réception quand une transformation est terminée ou si elle échoue.

Attention : Toutes les fonctions mentionnées ci-dessous ne sont pas disponibles pourtous les formats de Þchier, et certains formats de Þchier ne peuvent pas être transformés.Reportez-vous à Présentation des formats associés, page 97 et à Transformations -Présentation, page 102 pour en savoir plus sur les formats associés et les transformations.

Cette procédure décrit l�utilisation d�un proÞl de transformation pour créer un objetassocié.

Pour créer un nouvel objet associé à l�aide d�une transformation :

1. Naviguez jusqu�au(x) Þchier(s) que vous souhaitez transformer en nouvel objetassocié.

Remarque : vous pouvez transformer un Þchier parent ou un format associé.

2. Effectuez l�une des actions suivantes :� En vue simpliÞée, sur la ligne correspondant au Þchier, cliquez sur

Autres>Outils>Transformer (Plus d�options).� En vue standard, cochez la case en regard du/des Þchier(s), puis sélectionnez

Outils>Transformer>Autres formats.� Cochez la case correspondant au(x) Þchier(s) concerné(s) et cliquez sur

Transformer dans la barre d�outils.3. L�assistant Transformation apparaît. Procédez comme suit :

a. Dans la section Choisir le type de transformation, sélectionnez Créer un nouvelobjet et cliquez sur Suivant.La fenêtre Sélectionner une transformation qui apparaît afÞche le Þchiersélectionné et les transformations disponibles.

b. Dans la fenêtre Sélectionner une transformation, sélectionnez un proÞl detransformation puis cliquez sur Suivant.

c. Si la fenêtre Détails de la transformation apparaît, saisissez les informationsnécessaires à la conÞguration des paramètres de la transformation et cliquezsur Suivant.

4. La fenêtre DéÞnition d�un nouvel objet permet d�entrer ou d�appliquer les attributsdes nouveaux objets. Il s�agit du nom, du titre, du type d�objet, du jeu d�autorisations,du cycle de vie et de l�emplacement. Le seul attribut requis est le nom des objets.Cette fenêtre permet également de décider si cette transformation doit s�exécuter àchaque fois qu�une version de ces nouveaux objets est créée. Procédez comme suit :

a. Indiquez un nom à donner au nouvel objet. Le nom du Þchier est entré pardéfaut.



b. Si vous le souhaitez, entrez un titre à donner à l�objet.

c. Si vous le souhaitez, entrez un autre type à attribuer à l�objet.

d. Cliquez surModiÞer pour entrer un autre jeu d�autorisations à attribuer à l�objet.

e. Cliquez sur le lienModiÞer si vous souhaitez appliquer un cycle de vie auxobjets.

f. Sélectionnez l�emplacement du nouvel objet. Deux options sont possibles.� Le même que le Þchier parent

Cette option est sélectionnée par défaut. Le nouvel objet est placé dans lamême armoire ou le même dossier que l�objet original.

� Nouvel emplacement

Cette option vous demande de sélectionner un nouvel emplacement dansune fenêtre de modiÞcation.

g. Cochez cette case si vous souhaitez exécuter cette transformation chaque foisqu�une version des nouveaux objets est créée.

5. Si vous avez sélectionné plusieurs Þchiers pour cette transformation, cliquez surSuivant. Sinon, si vous souhaitez appliquer les paramètres sélectionnés à l�ensembledes Þchiers sélectionnés pour la transformation, ou si vous n�avez sélectionné qu�unÞchier à transformer, cliquez sur Terminer.La demande de transformation est envoyée au serveur. Quand la transformation estterminée, une notiÞcation est envoyée dans votre Boîte de réception.

AfÞchage des propriétés de transformation

Les propriétés de transformation d�un objet apparaissent lorsque la déÞnition de l�objetprévoit l�exécution d�une transformation à chaque nouvelle version de l�objet. Cetteoption peut être déÞnie lorsque vous créez un nouveau format associé ou un nouvel objetassocié par le biais de la transformation. La demande de transformation est stockée etassociée au document source. Lorsqu�une version du document source est générée, latransformation est automatiquement appliquée à la nouvelle version avec les mêmesparamètres que ceux de la transformation originale. La demande de transformation estenvoyée au serveur approprié pour y être traitée.

Les propriétés de la transformation répertorient toutes les transformations enregistréesqui seront appliquées à un document lors de la création d�une version.

Pour afÞcher les propriétés de transformation :

1. Naviguez jusqu�à l�élément dont vous souhaitez afÞcher les propriétés detransformation.




� Cliquez sur .� Cliquez sur le lien Propriétés.� Sélectionnez AfÞcher>Propriétés>Transformation.

La page des propriétés s�ouvre ; l�onglet Propriétés de la transformation estsélectionné. Les transformations enregistrées pour l�élément sont répertoriées etdétaillent le nom et la description du proÞl de transformation utilisé, le formatde sortie et précisent si la sortie est un Format associé ou un Objet associé.

Suppression d�une transformation enregistrée

Les propriétés de transformation d�un objet apparaissent lorsque la déÞnition de l�objetprévoit l�exécution d�une transformation à chaque nouvelle version de l�objet. Cetteoption peut être déÞnie lorsque vous créez un nouveau format associé ou un nouvel objetassocié par le biais de la transformation. La demande de transformation est stockée etassociée au document source. Lorsqu�une version du document source est générée, latransformation est automatiquement appliquée à la nouvelle version avec les mêmesparamètres que ceux de la transformation originale. La demande de transformation estenvoyée au serveur approprié pour y être traitée.

Pour arrêter les transformations automatiques à chaque nouvelle version d�un objet,supprimez la demande de transformation des Propriétés de la transformation. Cliquezsur le lien de transformation situé dans la colonne Nom pour ouvrir une boîte dedialogue de propriétés afÞchant les paramètres de la transformation. Ces paramètrespermettent d�identiÞer les différentes transformations enregistrées pour l�objet etutilisant le même proÞl de transformation.

Pour supprimer une transformation enregistrée :

1. Naviguez jusqu�à l�élément pour lequel supprimer les transformations enregistrées.


� Cliquez sur .� Cliquez sur le lien Propriétés.� Sélectionnez AfÞcher>Propriétés>Transformation.

3. Pour rechercher la transformation enregistrée à supprimer, cliquez sur le lien detransformation situé dans la colonne Nom.La boîte de dialogue des paramètres de la transformation afÞche les paramètressélectionnés pour la transformation enregistrée.

4. Cliquez sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue des paramètres de latransformation.



5. Sur la ligne correspondant à la transformation enregistrée à supprimer, sélectionnezSupprimer.La transformation est supprimée de la liste des transformations enregistrées del�objet et n�est plus exécutée lorsqu�une version de l�objet est générée.


Chapitre 10Utilisation des doubles et desraccourcis

Les doubles et les raccourcis donnent accès, dans un référentiel, à des Þchiers et dossiers situés dansd�autres référentiels. Ils le font de manière différente.


� Doubles, page 111� Raccourcis (références), page 113

DoublesUn double donne accès, dans le référentiel en cours, à un objet d�un autre référentiel encopiant effectivement l�objet. Le double est cependant lié à l�objet source et le retrait dudouble entraîne également le retrait de l�objet source.

Les doubles permettent aux utilisateurs de différents référentiels de partager desdocuments sur de grandes distances. Par exemple, vous pouvez utiliser des doublessi vous avez en Californie, en Allemagne et au Japon des bureaux qui partagent lesmêmes documents. Avec les doubles, les mêmes documents partagés sont en local danschaque bureau.

Un double peut avoir des propriétés globales et locales. Lorsque vous modiÞez unevaleur de propriété globale, la valeur est modiÞée dans l�objet source ainsi que dans tousles autres doubles. Lorsque vous modiÞez une valeur de propriété locale, la modiÞcationn�est effectuée que dans le double en cours.

Vous pouvez réaliser la plupart des opérations de Þchier et de dossier standard sur lesdoubles. Par exemple, vous pouvez exporter, copier et retirer les doubles. Ces opérationss�effectuent par l�intermédiaire de procédures Digital Asset Manager standard.


Utilisation des doubles et des raccourcis

Les doubles sont désignés par une petite superposition d�icône double dans le côtégauche inférieur de l�icône de Þchier. Cette superposition ressemble à une petite copiede l�icône de dossier ou de document.

Le Content Server utilise des travaux automatisés pour synchroniser les doubles et lesobjets source.

Vous remarquerez que :

� Les travaux de duplication synchronisent automatiquement les doubles avec lesÞchiers originaux. Vous pouvez synchroniser manuellement les doubles sansattendre que la synchronisation automatique ait lieu en effectuant une actualisation.

� Toutes les opérations qui modiÞent un objet sont implicitement effectuées sur l�objetsource et l�objet double est mis à jour en conséquence.

� Attendez-vous à des temps de réponse plus longs pour les opérations de modiÞcationdu Þchier source (telles que la consignation), le référentiel du Þchier source pouvantêtre géographiquement éloigné de vous. Toutes les opérations qui ne modiÞent pasle Þchier source, comme l�afÞchage ou l�exportation, sont effectuées sur le double ;aucune connexion au référentiel du Þchier source n�est nécessaire dans ce cas.

� Lorsque vous dupliquez une copie, le résultat obtenu n�est pas une copie mais unnouveau Þchier. C�est pourquoi les modiÞcations apportées au document d�originene sont pas répercutées dans le double.

� Si votre application WDK prend en charge des traductions, chaque fois que vouscréez une traduction, vous créez un nouveau Þchier dans le référentiel. Vous necréez pas de double.

� Vous pouvez effectuer des opérations de cycle de vie sur des doubles pour lesquelless�appliquent déjà des cycles de vie.

� Pour que de telles opérations réussissent, les conÞgurations de référentielspermettent de vous connecter au référentiel du Þchier source. La connexions�effectue de manière transparente. La connexion au référentiel du Þchier source nevous est pas demandée.

Un double ne peut être créé que si le référentiel où se trouve le Þchier d�origine et leréférentiel où se trouve le double possèdent les mêmes ensembles d�utilisateurs etde mots de passe. Les paramètres déÞnis au niveau du référentiel cible doivent êtreidentiques à ceux du référentiel source (ou des surensembles de ces derniers). Il estrecommandé que les deux référentiels soient déÞnis dans la même fédération pourque la synchronisation des utilisateurs et des autorisations soit cohérente. Pour plusd�informations sur la conÞguration de services de duplication ou d�API de Workßow,reportez-vous aux manuelsDocumentum Content Server Administration etDocumentumContent Server Fundamentals (Principes de base de Documentum Content Server).

� Si vous utilisez Web Publisher de Documentum, les doubles sont en lecture seule,ce qui signiÞe que les opérations qui pourraient modiÞer le contenu du Þchier duréférentiel source sont interdites. En particulier, vous ne pouvez pas modiÞer,



consigner ou retirer un double, puisque vous n�êtes pas autorisé à la modiÞer. Vousne pouvez pas non plus changer manuellement le cycle de vie d�un double.

Et l�option d�actualisation n�actualise pas les relations mais seulement les attributs.

Raccourcis (références)Un raccourci (ou référence) est un lien vers un Þchier situé dans un autre référentiel. Leraccourci peut être lié à plusieurs dossiers du référentiel en cours.

Vous pouvez accomplir la plupart des traitements de Þchiers standard sur les raccourcis.Les Þchiers qui constituent un raccourci comportent une petite ßèche sur le côté gauchede leur icône de Þchier.


Chapitre 11Gestion des relations

Une relation est un lien entre deux éléments d�un référentiel. Les relations permettent à Digital AssetManager de traiter les éléments ensemble. Elles permettent également aux utilisateurs d�accéder àcertains éléments en accédant tout d�abord à d�autres éléments liés. Par exemple, si un document a étéannoté par plusieurs relecteurs et que chaque annotation dispose d�une relation avec le documentoriginal, un utilisateur pourra accéder aux annotations en afÞchant les relations du document.

Une relation est déÞnie par un type de relation. Le type de relation spéciÞe comment deux élémentssont associés. Par exemple, le type de relation peut indiquer que la relation est conservée d�uneversion à la suivante.

Les types de relation système sont ceux qui sont créés par votre application WDK. Par exemple, unerelation entre un Þchier et son format miniature est une relation de type système.

Si l�option suivante est disponible dans votre application basée sur WDK, vous pouvez également avoir desrelations de type ad hoc. Les relations de type ad hoc sont créées par les utilisateurs. Les utilisateurspossédant des niveaux d�autorisation administratifs peuvent créer des relations de type ad hoc.

Pour afÞcher les relations d�un élément :

1. Naviguez jusqu�à l�élément dont vous souhaitez voir les relations.

2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Autres>AfÞcher>Relations.� Cochez la case de l�élément. Sélectionnez AfÞcher>Relations.

Pour créer un nouveau type de relation :Le fait que cette option soit disponible ou non dépend de votre application WDK.. Si elle estdisponible, vous devez avoir des niveaux d�autorisation administratifs pour exécutercette procédure.

1. Sélectionnez la vue standard.

2. Naviguez jusqu�à Administration / application name Admin / Relations.

3. Effectuez l�une des actions suivantes :� Cliquez sur Nouvelle relation.


Gestion des relations

� Sélectionnez Outils>Relations>Nouvelle relation.4. Tapez le nom du nouveau type de relation.

5. Cliquez sur OK.

6. Pour ajouter des Þchiers et des documents à la relation, cliquez sur le nom de larelation aÞn de l�ouvrir.

Pour supprimer un nouveau type de relation :Le fait que cette option soit disponible ou non dépend de votre application WDK.. Si elle estdisponible, vous devez avoir des niveaux d�autorisation administratifs pour exécutercette procédure.



3. Sélectionnez un type de relation.

4. Sélectionnez Outils>Relations>Supprimer la relation.

Pour afÞcher tous les éléments qui utilisent un type de relation donné :Le fait que cette option soit disponible ou non dépend de votre application WDK.. Si elle estdisponible, vous devez avoir des niveaux d�autorisation administratifs pour exécutercette procédure.



3. Sélectionnez un type de relation.

4. Sélectionnez Outils>Relations>AfÞcher tous de ce type.


Chapitre 12Utilisation des storyboards

Un storyboard désigne une série de miniature basse résolution et ne nécessitant qu�une faible bandepassante pour afÞcher le contenu d�un Þchier vidéo ou d�un document multipage. Cette sectionaborde les points suivants :

� Présentation du Storyboard, page 117� AfÞchage d�un storyboard de document, page 118� Utilisation de l�afÞcheur du storyboard, page 119� AfÞchage d�une diapositive PowerPoint à partir du storyboard, page 120� AfÞchage d�une page de Þchier PDF à partir du storyboard, page 121� Remplacement d�une miniature de document dans le storyboard, page 121Voici des rubriques connexes

� Ajout de diapositives à l�assemblage PowerPoint, page 146� AfÞchage d�un storyboard vidéo, page 131� Lecture d�une vidéo à partir du storyboard, page 133� DéÞnition de la miniature par défaut dans un storyboard vidéo, page 142� Suppression d�images d�un storyboard vidéo, page 143

Présentation du StoryboardUn storyboard désigne une série de miniatures basse résolution et ne nécessitant qu�unefaible bande passante qui afÞchent le contenu d�un Þchier vidéo ou d�un documentmultipage (tel qu�une présentation PowerPoint ou un document PDF). Digital AssetManager peut générer automatiquement des storyboards lors de l�importation ou del�intégration d�un Þchier.

Remarque : la disponibilité des storyboards dépend des Advanced DocumentTransformation Services, Document Transformation Services ou Media TransformationServices installés dans le système Documentum et conÞgurés pour votre référentiel. En


Utilisation des storyboards

l�absence de ces produits les storyboards ne sont pas générés pour les objets importéset la fonction storyboard n�est pas disponible. Pour toute question concernant ladisponibilité des storyboards dans votre installation de Digital Asset Manager, contactezvotre administrateur système.

Vous pouvez afÞcher le storyboard d�un Þchier dans l�onglet Storyboard de la pagePropriétés du Þchier. Les storyboards vidéo sont également disponibles dans l�ongletStoryboard de la page Détails vidéo, le cas échéant.

Dans le cas d�une présentation PowerPoint, le storyboard afÞche les diapositives sous laforme d�une série de miniatures.

Dans le cas d�un Þchier PDF, le storyboard afÞche les pages du Þchier sous la formed�une série de miniatures.

Pour une vidéo, le storyboard afÞche une série d�images de la vidéo.

AfÞchage d�un storyboard de documentEn fonction de la conÞguration de votre système, les storyboards sont générésautomatiquement pour les Þchiers Acrobat PDF et les présentations MicrosoftPowerPoint au moment de l�importation ou de la consignation.

Un storyboard de Þchier PDF ou PPT désigne une série de miniatures basse résolutionreprésentant chaque page du Þchier. Outre qu�elles peuvent être afÞchées dans lestoryboard, les miniatures sont stockées sous forme d�objets diapositive distincts del�objet parent. Autrement dit, chaque diapositive ou page correspond à un format associédistinct du Þchier parent, qui peut être réutilisé et retravaillé comme les autres formatsassociés.

Pour afÞcher un storyboard d�un document multipage :

1. Naviguez jusqu�à un document multipage compatible (Þchier PDF ou présentationPowerPoint).


� Cliquez sur .� Dans la vue simpliÞée : cliquez sur Autres>AfÞcher>Propriétés>Storyboard.� Dans la vue standard : sélectionnez AfÞcher>Propriétés>Storyboard.

3. Cliquez sur Annuler pour fermer la page Propriétés.



Utilisation de l�afÞcheur du storyboardL�afÞcheur du storyboard permet de consulter plus facilement chaque page dustoryboard d�un document (Þchier PDF ou présentation PowerPoint) aÞn d�en avoir unmeilleur aperçu et de travailler plus facilement sur ces pages. Vous pouvez accéder àl�afÞcheur du storyboard par l�intermédiaire du storyboard standard du document dansla boîte de dialogue Propriétés.

L�afÞcheur du storyboard est divisé en deux volets : un volet de sélection de pageet un volet d�afÞchage de page. Le volet de sélection de page se trouve à gauche del�afÞcheur et contient des miniatures de chaque page du document. Si vous cliquez surune miniature dans le volet de sélection de page, une image haute résolution (JPEG),plus grande, apparaît dans le volet d�afÞchage de page.

Une zone de pagination, en haut de l�afÞcheur de storyboard ( )permet de se déplacer dans les différentes parties du document. Par exemple, desboutons ßéchés permettent de vous déplacer vers l�avant et vers l�arrière dans ledocument, et un champ de numéro de page vous permet d�entrer un numéro de pageprécis à atteindre dans le document.

Vous pouvez changer le nombre de miniatures que peut afÞcher simultanément le voletde sélection de page à l�aide de la liste déroulante. Utilisez le bouton de déÞlementvers le bas ( ) du volet de sélection de page pourpasser au groupe de pages suivant. Utilisez le bouton de déÞlement vers le haut( ) du volet de sélection de page pour passer au groupede pages précédent.

Chaque page du document sélectionnée est conservée dans un historique des sélections.Tout comme dans l�historique d�un navigateur Web, vous pouvez avancer ou revenir enarrière dans l�historique des sélections en utilisant respectivement le bouton ou .

Vous pouvez masquer le volet de sélection si vous avez besoin d�un volet d�afÞchagede page plus grand, par exemple, pour afÞcher des pages en mode paysage. Utilisezles icônes Dissimuler ( ) et AfÞcher ( ) pour activer et désactiver l�afÞchage duvolet de sélection de page. Lorsque vous afÞchez une miniature dans le volet d�afÞchagede page, utilisez les icônes en forme de loupe pour effectuer un zoom avant ( ) etun zoom arrière ( ) dans la page active.

Le cas échéant, l�AfÞcheur du storyboard est la vue par défaut des storyboards.

Pour activer l�afÞcheur du storyboard :



� Cliquez sur .



� Dans la vue simpliÞée : cliquez sur Autres>AfÞcher>Propriétés>Storyboard.� Dans la vue standard : sélectionnez AfÞcher>Propriétés>Storyboard.Le storyboard est ouvert dans la page Propriétés.

3. Si l�AfÞcheur de storyboard est inactif, cliquez sur son icône ( ).L�afÞcheur du storyboard s�ouvre. Il afÞche le storyboard du document dans le voletde sélection de page et le volet d�afÞchage de page

AfÞchage d�une diapositive PowerPoint à partirdu storyboard

Lorsqu�un Þchier PowerPoint est importé dans Documentum, le composant MediaTransformation Server traite le Þchier et génère un format associé jpg pour chaquediapositive de la présentation. Chaque diapositive est assemblée pour former unstoryboard, qui peut être ensuite afÞché pour examiner de plus près le contenu dela présentation et pour sélectionner séparément les diapositives de l�assemblagePowerPoint.

Chaque diapositive est traitée en tant qu�objet format associé distinct dans le référentiel.Autrement dit, vous pouvez travailler sur chaque diapositive séparément, à l�instar desautres formats associés.

Pour afÞcher une diapositive d�une présentation PowerPoint à partir du storyboard :

1. Accédez à la présentation PowerPoint.


� Cliquez sur .� Dans la vue simpliÞée : cliquez sur Autres>AfÞcher>Propriétés>Storyboard.� Dans la vue standard : sélectionnez AfÞcher>Propriétés>Storyboard.Le storyboard de la présentation PowerPoint s�ouvre dans la page Propriétés.

3. Si l�AfÞcheur de storyboard est inactif, cliquez sur son icône ( ).L�afÞcheur du storyboard s�ouvre. Il afÞche le storyboard de la présentationPowerPoint dans le volet de sélection de page et le volet d�afÞchage de page

4. Sélectionnez une miniature de diapositive dans le volet de sélection de page.La diapositive apparaît dans le volet d�afÞchage de page.

5. Sélectionnez chaque diapositive et cliquez sur pour les ajouter à l�assemblagePowerPoint.



AfÞchage d�une page de Þchier PDF à partir dustoryboard

Lorsque des Þchiers PDF Acrobat sont importés dans le système Documentum, lescomposants (Advanced) Document Transformation Services et Media TransformationServer traitent le Þchier et génèrent un format associé jpg de chaque page du PDF.Chaque page est assemblée pour former un storyboard, qui peut être ensuite afÞché pourexaminer de plus près le contenu du PDF.

Chaque page est traitée en tant qu�objet format associé distinct dans le référentiel.Autrement dit, vous pouvez travailler sur chaque page séparément, à l�instar des autresformats associés.

Cette action ouvre le plug-in Adobe Acrobat Reader dans une nouvelle fenêtre denavigateur, qui va charger le document PDF directement dans cette page.

Pour afÞcher une page PDF depuis le storyboard :

1. Naviguez jusqu�au document PDF.


� Cliquez sur .� Dans la vue simpliÞée : cliquez sur Autres>AfÞcher>Propriétés>Storyboard.� Dans la vue standard : sélectionnez AfÞcher>Propriétés>Storyboard.Le Storyboard PDF s�ouvre.

3. Effectuez l�une des actions suivantes :

a. Si l�AfÞcheur de storyboard est actif, cliquez sur une miniature de page PDFdans le Volet du sélecteur de page.La page PDF apparaît dans le volet d�afÞchage de page.Cliquez sur le Volet d�afÞchage de page pour ouvrir la page PDF dans unenouvelle fenêtre de navigateur.

b. Si le storyboard PDF normal est actif, le fait de cliquer sur un cadre de storyboardouvre le Þchier PDF directement dans cette page dans une nouvelle fenêtrede navigateur.

Remplacement d�une miniature de documentdans le storyboard

Pour les documents dont les storyboards peuvent être consultés dans l�afÞcheur dustoryboard, vous pouvez sélectionner une autre page ou diapositive comme miniature



de document à afÞcher sur les pages de liste. Par exemple, si la première page de votreprésentation PowerPoint contient un logo de votre société, vous pouvez sélectionnerla seconde page comme miniature de la présentation. La présentation est ainsi plusfacilement identiÞable dans une liste de documents.

Pour remplacer une miniature de document dans le storyboard :



� Cliquez sur .� Dans la vue simpliÞée : cliquez sur Autres>AfÞcher>Propriétés>Storyboard.� Dans la vue standard : sélectionnez AfÞcher>Propriétés>Storyboard.Le storyboard est ouvert dans la page Propriétés.

3. Cliquez sur l�icône AfÞcheur du storyboard ( ).L�afÞcheur du storyboard s�ouvre. Il afÞche le storyboard du document dans le voletde sélection de page et le volet d�afÞchage de page

4. Dans le volet de sélection de page, cochez la case de la miniature à utiliser pourle document.

5. Cliquez sur l�icône .

6. Cliquez sur OK pour enregistrer les modiÞcations et revenir à la liste du dossierparent.

AfÞchage d�un storyboard vidéoDans le cas d�un Þchier vidéo, le storyboard offre deux vues, la vue Page et la vue Zoom :

� vue Page : les storyboards sont composés de pages, qui sont empilées. L�utilisateurconsulte le storyboard en feuilletant les pages.



� vue Zoom : les storyboards sont empilés dans l�ordre et présentés sur une seulepage. Chaque image afÞchée représente une série de storyboards. Vous pouvezvoir la série complète au niveau global, puis rapidement passer au détail (commeavec le sommaire d�un DVD).

Pour effectuer un zoom avant sur une partie du storyboard, cliquez sur l�icône duniveau suivant ( ).

Si vous sélectionnez la miniature 46, par exemple, la seconde page afÞche lesminiatures 46, 47, 48, 49, 50, 51, 52, 53. Vous pouvez naviguer parmi les différentsniveaux du storyboard. Pour effectuer un zoom arrière, cliquez sur . Pour revenirau premier niveau, cliquez sur .

Une barre d�état indique où se trouve dans la vidéo la section actuellement afÞchée :

Les informations de code horaire SMPTE sont afÞchées en tant qu�identiÞcateur pourchaque miniature, si les codes horaires existent et si le système est en mesure de lescalculer.

Pour certains Þchiers vidéo, les pages Propriétés sont remplacées par une fenêtreDétails vidéo modale. Dans ce cas, toute action permettant d�afÞcher les propriétésd�une vidéo (par exemple, les propriétés, le storyboard, les autorisations, l�historique)ouvre automatiquement la page Détails vidéo correspondante. Pour de plus amplesinformations sur les détails vidéo, reportez-vous au Chapitre 13, Utilisation des détailsd�une vidéo. Pour plus d�informations sur l�afÞchage d�un storyboard par l�intermédiairede la page Détails vidéo, reportez-vous à la rubrique AfÞchage d�un storyboard vidéo,page 131.

Remarque : si le système dans lequel sont importés les Þchiers vidéo ne prend pasen charge cette fonction, les détails vidéo ne sont pas disponibles. C�est le cas pourles systèmes antérieurs à la version 5.3 et les systèmes sur lesquels Audio VideoTransformation Services n�est pas installé. Pour plus d�informations, contactez votreadministrateur système.

Pour afÞcher un storyboard vidéo :

1. Naviguez jusqu�à un Þchier vidéo.





3. Lorsque la fenêtre Détails vidéo d�un Þchier vidéo s�ouvre, vériÞez que l�ongletStoryboard est actif.

4. Sélectionnez la vue du storyboard Vue Page ou Vue Zoom.

5. Si vous avez choisi la vue Zoom, vous pouvez faire un zoom avant sur une partie dustoryboard en cliquant sur la ßèche vers le bas :Une barre d�état indique où se trouve dans la vidéo la section actuellement afÞchée :

6. Cliquez sur Annuler pour fermer le storyboard.

Lecture d�une vidéo à partir du storyboardVous pouvez lire une vidéo à partir de son storyboard si le Þchier fait partie d�un stockde Þchiers de diffusion en continu. La lecture de la vidéo commence à l�image quevous sélectionnez. Par exemple, si le storyboard d�une vidéo d�une minute contient 15images de 4 secondes, la sélection de la deuxième image du storyboard fera commencerla lecture de la vidéo à la quatrième seconde. Si vous sélectionnez la première image dustoryboard, la vidéo commence au début.

si vous rencontrez des difÞcultés pour lire des vidéos à partir du storyboard,reportez-vous à la rubrique ConÞguration du navigateur pour les lecteurs multimédia,page 44.

Pour lire une vidéo à partir du storyboard :

1. Naviguez jusqu�au Þchier vidéo.





5. Si vous avez choisi la vue Zoom, vous pouvez faire un zoom avant sur une partie dustoryboard en cliquant sur la ßèche vers le bas :




6. Sélectionnez l�une des images du storyboard.Si le storyboard est ouvert dans l�écran Détails vidéo, le lecteur vidéo intégré litla vidéo à partir de l�image sélectionnée. Si le storyboard est ouvert dans l�écranPropriétés, l�application correspondante s�ouvre et lit la vidéo à partir de l�imagesélectionnée.


Chapitre 13Utilisation des détails d�une vidéo

La disponibilité de la fonctionnalité vidéo varie selon les composants Media Transformation Serviceset Audio Video Transformation Services installés dans le système Documentum et conÞgurés pourvotre référentiel. En l�absence de ces produits, les détails vidéo ne sont pas extraits ni générés pour lesÞchiers vidéo importés. Pour toute question concernant la disponibilité de la fonctionnalité vidéodans votre installation de Digital Asset Manager, contactez votre administrateur système.


� Présentation des détails d�une vidéo, page 128� AfÞchage des détails d�une vidéo, page 129� ModiÞcation des détails vidéo, page 129� Lecture d�une vidéo à partir des détails vidéo, page 130� AfÞchage d�un storyboard vidéo, page 131� Lecture d�une vidéo à partir du storyboard, page 133� AfÞchage des légendes d�une vidéo, page 133� Création d�une légende, page 134� ModiÞcation d�une légende, page 136� Suppression d�une légende, page 136� AfÞchage des sous-clips d�une vidéo, page 137� Création d�un sous-clip d�une vidéo, page 138� ModiÞcation d�un sous-clip d�une vidéo, page 139� Suppression d�un sous-clip d�une vidéo, page 140� DéÞnition des heures des marques de début et de Þn, page 141� DéÞnition de la miniature par défaut dans un storyboard vidéo, page 142� Suppression d�images d�un storyboard vidéo, page 143


Utilisation des détails d�une vidéo

Présentation des détails d�une vidéoPour les Þchiers vidéo importés dans le référentiel via Digital Asset Manager, toutes lesinformations concernant ces Þchiers vidéo sont disponibles dans la fenêtre Détails vidéo.

Remarque : la disponibilité des détails vidéo varie selon les composants MediaTransformation Services et Audio/Video Transformation Services installés dans votresystème Documentum et conÞgurés pour votre référentiel. En l�absence de ces produits,les détails vidéo ne sont pas extraits ni générés pour les Þchiers vidéo importés. Pourtoute question concernant la disponibilité des détails vidéo dans votre installation deDigital Asset Manager, contactez votre administrateur système.

Toutes les informations sur un Þchier vidéo sont regroupées dans la fenêtre Détails vidéo.Cette fenêtre vous permet de consulter tous les détails d�un Þchier vidéo et d�accéderau système de menus complet. Certaines métadonnées des objets vidéo (parents etsous-clips) sont disponibles dans les Détails vidéo, comme les codes temporels dedébut et de Þn. En outre, les métadonnées et propriétés vidéo peuvent être extraites, enfonction des attributs personnalisés et du format vidéo.

La fenêtre Détails vidéo afÞche un lecteur vidéo incorporé utilisé pour visualiser leformat associé par défaut de l�objet et pour déÞnir la position des marques de début et deÞn. Si le lecteur vidéo a été arrêté ou si le format associé par défaut n�est pas lisible, lelecteur afÞche une miniature de la vidéo.

La boîte de dialogue Détails vidéo contient des onglets qui permettent d�accéder à toutesles métadonnées et propriétés de la vidéo. Ce sont les suivants :� Info : les informations normalement incluses pour tous les types d�objet, comme le

nom, le titre, les mots-clés, les auteurs, le verrou, la version et la taille du Þchier.� Infos étendues : fournit des informations sur le standard de la vidéo, la vitesse

des trames et les codes temporels. Vous permet également de modiÞer les codestemporels des sous-clips.

� Permissions : informations sur les autorisations de l�objet.� Historique : informations historiques de l�objet.� Storyboard : série d�images miniatures représentant le contenu d�un Þchier vidéo.� Légendes : descriptions des segments d�un Þchier vidéo, comme le sous-titrage et

les transcriptions.� Sous-clips : segments d�un Þchier vidéo, sélectionnés par un utilisateur et considérés

comme des objets associés. Cet onglet n�est disponible que pour les Þchiers vidéoparents et n�apparaît pas pour les sous-clips vidéo.



AfÞchage des détails d�une vidéoToutes les informations sur un Þchier vidéo sont regroupées dans la page Détails vidéo.Cette page vous permet de consulter tous les détails d�un Þchier vidéo et d�accéderau système de menus complet.

Pour afÞcher les détails d�une vidéo :

1. Naviguez jusqu�à un Þchier vidéo (un parent ou un sous-clip vidéo).


� Cliquez sur .� Dans la vue simpliÞée : cliquez sur Autres>AfÞcher>Détails vidéo.� Dans la vue standard : cochez la case correspondant à la vidéo. Ensuite

sélectionnez AfÞcher>Détails vidéo.L�écran Détails vidéo s�ouvre dans une autre fenêtre. Cette fenêtre reste ouvertejusqu�à ce que vous cliquiez sur Fermer.

3. Servez-vous des onglets de l�écran Détails vidéo pour afÞcher des informationssur la vidéo.

ModiÞcation des détails vidéoCertaines métadonnées des Þchiers vidéo (parents et sous-clips) sont disponibles dans lesDétails vidéo, comme les codes temporels de début et de Þn. En outre, les métadonnéeset propriétés vidéo peuvent être extraites, en fonction des attributs personnalisés et duformat vidéo.

La boîte de dialogue Détails vidéo contient des onglets qui permettent d�accéder à toutesles métadonnées et propriétés de la vidéo. Ce sont les suivants :� Info : les informations normalement incluses pour tous les types d�objet, comme le

nom, le titre, les mots-clés, les auteurs, le verrou, la version et la taille du Þchier.� Infos étendues : fournit des informations sur le standard de la vidéo, la vitesse

des trames et les codes temporels. Vous permet également de modiÞer les codestemporels des sous-clips.

� Permissions : informations sur les autorisations de l�objet.� Historique : informations historiques de l�objet. L�historique du Þchier est géré

automatiquement par le système et n�est pas modiÞable.� Storyboard : série d�images miniatures représentant le contenu d�un Þchier vidéo.� Légendes : descriptions des segments d�un Þchier vidéo, comme le sous-titrage et

les transcriptions.



� Sous-clips : segments d�un Þchier vidéo, sélectionnés par un utilisateur et considéréscomme des objets associés. Cet onglet n�est disponible que pour les Þchiers vidéoparents et n�apparaît pas pour les sous-clips vidéo.

Pour modiÞer des détails vidéo :

1. Naviguez jusqu�à un Þchier vidéo (parent ou sous-clip).



sélectionnez AfÞcher>Détails vidéo.L�écran Détails vidéo s�ouvre dans une autre fenêtre.

3. Cliquez sur un onglet pour afÞcher les métadonnées et propriétés de la vidéo.

4. ModiÞez les propriétés et cliquez sur Enregistrer ou cliquez sur Fermer pour fermerl�écran sans apporter de changements.

Lecture d�une vidéo à partir des détails vidéoLa fenêtre Détails vidéo afÞche un lecteur vidéo incorporé qui permet de lire le formatassocié par défaut de l�objet. Vous pouvez lire le format associé par défaut d�une vidéodans la fenêtre Détails vidéo si le Þchier fait partie d�un stock de Þchiers de diffusion encontinu.

Les commandes disponibles dans la fenêtre Détails vidéo sont les suivantes : lecture,pause et arrêt.

Si le lecteur vidéo a été arrêté ou si le format associé par défaut n�est pas lisible, le lecteurafÞche une miniature de la vidéo.

Si vous afÞchez une vidéo parent, vous pouvez lire soit la vidéo parent avec le lecteurvidéo intégré, soit un sous-clip dans l�onglet Sous-clips. Si vous afÞchez un sous-clip, lafenêtre Détails vidéo vous permet de lire soit le sous-clip avec le lecteur vidéo intégré,soit la vidéo parent dans une autre fenêtre Détails vidéo.

Remarque : si vous rencontrez des difÞcultés pour lire des vidéos à partir du storyboard,reportez-vous à la rubrique ConÞguration du navigateur pour les lecteurs multimédia,page 44.

Pour lire une vidéo dans la fenêtre Détails vidéo :






sélectionnez AfÞcher>Détails vidéo.L�écran Détails vidéo s�ouvre dans une autre fenêtre.

3. Utilisez les commandes du lecteur vidéo intégré pour lire la vidéo.Si vous afÞchez un sous-clip, vous pouvez lire la vidéo parent en cliquant sur lelien AfÞcher la vidéo parent. La fenêtre Détails vidéo de la vidéo parent s�ouvredans un nouveau navigateur.

AfÞchage d�un storyboard vidéoDans le cas d�un Þchier vidéo, le storyboard offre deux vues, la vue Page et la vue Zoom :

� vue Page : les storyboards sont composés de pages, qui sont empilées. L�utilisateurconsulte le storyboard en feuilletant les pages.

� vue Zoom : les storyboards sont empilés dans l�ordre et présentés sur une seulepage. Chaque image afÞchée représente une série de storyboards. Vous pouvezvoir la série complète au niveau global, puis rapidement passer au détail (commeavec le sommaire d�un DVD).



Pour effectuer un zoom avant sur une partie du storyboard, cliquez sur l�icône duniveau suivant ( ).

Si vous sélectionnez la miniature 46, par exemple, la seconde page afÞche lesminiatures 46, 47, 48, 49, 50, 51, 52, 53. Vous pouvez naviguer parmi les différentsniveaux des miniatures du storyboard. Pour revenir au niveau supérieur, cliquezsur . Pour revenir au premier niveau, cliquez sur .


Les informations de code horaire SMPTE sont afÞchées en tant qu�identiÞcateur pourchaque miniature, si les codes horaires existent et si le système est en mesure de lescalculer.

Pour certains Þchiers vidéo, les pages Propriétés sont remplacées par une fenêtre Détailsvidéo modale. Dans ce cas, toute action permettant d�afÞcher les propriétés d�unevidéo (par exemple, les propriétés, le storyboard, les autorisations, l�historique) ouvreautomatiquement la page Détails vidéo correspondante.

Lorsque vous afÞchez les détails vidéo d�un sous-clip, le storyboard contient les tramessituées entre les codes temporels de début et de Þn du sous-clip. Les sous-clips partagentdes trames de storyboard avec la vidéo parent.

Remarque : si le système dans lequel sont importés les Þchiers vidéo ne prend pasen charge cette fonction, les détails vidéo ne sont pas disponibles. C�est le cas pourles systèmes antérieurs à la version 5.3 et les systèmes sur lesquels Audio VideoTransformation Services n�est pas installé. Pour plus d�informations, contactez votreadministrateur système.

Pour afÞcher un storyboard vidéo :









6. Cliquez sur Annuler pour fermer le storyboard.

Lecture d�une vidéo à partir du storyboardVous pouvez lire une vidéo à partir de son storyboard si le Þchier fait partie d�un stockde Þchiers de diffusion en continu. La lecture de la vidéo commence à l�image quevous sélectionnez. Par exemple, si le storyboard d�une vidéo d�une minute contient 15images de 4 secondes, la sélection de la deuxième image du storyboard fera commencerla lecture de la vidéo à la quatrième seconde. Si vous sélectionnez la première image dustoryboard, la vidéo commence au début.

Remarque : si vous rencontrez des difÞcultés pour lire des vidéos à partir du storyboard,reportez-vous à la rubrique ConÞguration du navigateur pour les lecteurs multimédia,page 44.

Pour afÞcher une vidéo à partir du storyboard :

1. Naviguez jusqu�au Þchier vidéo.






6. Sélectionnez l�une des images du storyboard.Le lecteur vidéo intégré lit la vidéo à partir de l�image sélectionnée.

AfÞchage des légendes d�une vidéoLes légendes contiennent les descriptions des segments d�un Þchier vidéo. Voiciquelques exemples de légendes susceptibles d�être disponibles :� Sous-titrage



� Discours en texte� Reconnaissance de l�interlocuteur� Transcription� Type de cliché� Annotations� Description de scèneD�autres types de légendes peuvent être disponibles pour votre système.

Si vos Þchiers vidéo contiennent des légendes, ces dernières sont répertoriées dansl�onglet Légendes de la fenêtre Détails vidéo. Dans l�onglet Légendes, le Þltre déroulantpropose uniquement les types de légendes disponibles pour la vidéo.

Pour chaque légende, le code horaire de début et le code horaire de Þn sont afÞchés, ainsique les données de la légende.

Les légendes peuvent être stockées dans les vidéos parents et les sous-clips. La fenêtreDétails vidéo d�un sous-clip afÞche les légendes qui sont attribuées à ce dernier ou à sonparent, entre les codes temporels de début et de Þn du sous-clip. Pour les vidéos parents,les légendes sont toujours stockées sur le document vidéo principal. Pour les sous-clips,les légendes sont stockées dans le document de sous-clip par défaut. Lorsque vous créezune légende, vous pouvez choisir de le stocker sur le document vidéo parent, aÞn qu�ilsoit accessible à toutes les vidéos contenant les codes temporels limites de la légende.

Pour afÞcher les légendes d�une vidéo :



� Cliquez sur .� Cliquez sur le lien Autres>AfÞcher>Détails vidéo.� Sélectionnez AfÞcher>Détails vidéo.La fenêtre Détails vidéo afÞche le Þchier vidéo.

3. Cliquez sur l�onglet Légendes.

4. Sélectionnez un type de légende dans la liste déroulante ClassiÞcation.Toutes les légendes de cette classiÞcation sont afÞchées.

Création d�une légendeLes légendes contiennent les descriptions de segments particuliers d�un Þchier vidéo.



Toutes les légendes peuvent être afÞchées dans l�onglet Légendes de l�écran Détailsvidéo. Pour chaque légende, le code horaire de début et le code horaire de Þn sontafÞchés, ainsi que les données de la légende.

Vous pouvez créer des légendes pour les vidéos parents et les sous-clips. Pour lessous-clips, les légendes sont stockées dans le document de sous-clip par défaut. Lorsquevous créez une légende pour un sous-clip, vous pouvez choisir de le stocker sur ledocument vidéo parent pour qu�il soit accessible à toutes les vidéos contenant les codestemporels limites de la légende.

Si votre système a été conÞguré de la sorte, vous pouvez ajouter manuellement unelégende dans une vidéo contenant des détails vidéo, à l�aide de la procédure suivante.

Pour créer une légende d�une vidéo :





a. Cliquez sur Fichier>Nouveau>Légende. OU

b. Cliquez sur l�onglet Légendes puis sur Nouveau.L�écran Track Details (Détails du suivi) apparaît.

4. Dans le champ Catégorie, entrez la catégorie de la légende. Exemple : Sous-titrage.

5. Dans le champ Texte, entrez la légende.

6. Dans les champs Début et Fin, indiquez respectivement les codes horaires de débutet de Þn.

7. Si la légende en cours de création appartient à un sous-clip, vous pouvez la transférerà la vidéo parent.Cochez la case Assignation au document vidéo parent si vous souhaitez assigner lalégende à la vidéo parent.

8. Cliquez sur OK.L�écran Détails du suivi est fermé et la nouvelle légende apparaît dans l�ongletLégendes sous la catégorie choisie.



ModiÞcation d�une légendeLes légendes contiennent les descriptions de segments particuliers d�un Þchier vidéo.


Vous pouvez modiÞer manuellement une légende en utilisant la procédure suivante.

Pour modiÞer une légende d�une vidéo :





4. Sélectionnez un type de légende dans la liste déroulante ClassiÞcation.Toutes les légendes de cette classiÞcation sont afÞchées.

5. Cochez la case de la légende à modiÞer et cliquez surModiÞer.L�écran Track Details (Détails du suivi) apparaît.

6. ModiÞez les champs Catégorie, Texte, Début et Fin.

7. Si la légende en cours de modiÞcation appartient à un sous-clip, vous pouvez latransférer à la vidéo parent.Cochez la case Assignation au document vidéo parent si vous souhaitez assigner lalégende à la vidéo parent.

8. Cliquez sur OK.L�écran Track Details (Détails du suivi) est fermé et les nouvelles informations de lalégende apparaissent sous la catégorie choisie.

Suppression d�une légendeLes légendes contiennent les descriptions de segments particuliers d�un Þchier vidéo.




Vous pouvez supprimer une légende en utilisant la procédure suivante.

Pour supprimer une légende d�une vidéo :





4. Utilisez le Þltre pour localiser la légende à supprimer.

5. Cochez les cases des légendes à supprimer et cliquez sur Supprimer ou cliquezsur Fichier>Supprimer des légendes.

6. Cliquez sur Enregistrer.La liste Légendes est actualisée et les légendes sélectionnées n�apparaissent plus.

AfÞchage des sous-clips d�une vidéoPour créer des sous-clips, sélectionnez des segments d�un Þchier vidéo à l�aide des heuresMarque de début et Marque de Þn. L�onglet Sous-clips de la fenêtre Détails vidéo afÞchetous les objets vidéo issus de l�objet vidéo � l�ensemble des sous-clips de la vidéo quiont été créés par des utilisateurs.

Une fois créés, les sous-clips sont des objets normaux dans le référentiel et vous pouvezexécuter toutes les actions habituelles sur ces objets. Ils apparaissent en tant quesous-clips d�une vidéo, car ils possèdent une relation : il s�agit d�objets associés. CelasigniÞe que, dans l�onglet Sous-clips, chaque sous-clip a ses propres icônes d�action (parexemple, Propriétés, Formats associés, etc.) à côté de la miniature correspondante. Parexemple, lorsque vous cliquez sur l�icône Propriétés d�un sous-clip, une nouvellefenêtre Détails vidéo afÞche toutes les informations concernant ce sous-clip.

Pour afÞcher les sous-clips d�une vidéo :



� Cliquez sur .� Dans la vue simpliÞée : cliquez sur Autres>AfÞcher>Détails vidéo.



� Dans la vue standard : cochez la case correspondant à la vidéo. Ensuitesélectionnez AfÞcher>Détails vidéo.

L�écran Détails vidéo s�ouvre dans une autre fenêtre. Cette fenêtre reste ouvertejusqu�à ce que vous cliquiez sur Fermer.

3. Cliquez sur l�onglet Sous-clips.Tous les sous-clips de la vidéo sont afÞchés.

4. Exécutez des actions sur un ou plusieurs des sous-clips disponibles.

Création d�un sous-clip d�une vidéoPour créer des sous-clips, sélectionnez des segments d�un Þchier vidéo à l�aide des heuresMarque de début et Marque de Þn. L�onglet Sous-clips de la fenêtre Détails vidéo afÞchetous les objets vidéo issus de l�objet vidéo � l�ensemble des sous-clips de la vidéo quiont été créés par des utilisateurs.

L�onglet Sous-clips vous permet également de créer des sous-clips. Une fois créés, lessous-clips sont des objets normaux dans le référentiel et vous pouvez exécuter toutes lesactions habituelles sur ces objets.

Les champsMarque de début etMarque de Þn dans le volet du lecteur vidéo sontutilisés pour créer un sous-clip avec ses propres propriétés et formats associés.

Pour créer un sous-clip, vous devez posséder au moins l�autorisation d�association surla vidéo.

Pour créer un sous-clip d�une vidéo :






a. Cliquez sur Fichier>Nouveau>Sous-clip.

b. Cliquez sur l�onglet Sous-clips puis sur Nouveau.La boîte de dialogue Créer un sous-clip s�ouvre.



4. Dans l�onglet Créer, entrez le nom, le type et le format du nouveau sous-clip.L�emplacement par défaut du sous-clip dans le référentiel est le même que celui de lavidéo parent. Si vous souhaitez stocker le sous-clip à un autre emplacement, cliquezsur Parcourir et naviguez jusqu�au nouvel emplacement.Utilisez le lecteur vidéo intégré pour déÞnir les heuresMarque de début etMarquede Þn ou saisissez-les manuellement.Pour afÞcher le segment sélectionné, utilisez les commandes du lecteur vidéo.Les heures Marque de début et Marque de Þn sélectionnées sont indiquées dansles champs Code temporel de début et Code temporel de Þn de la fenêtre Créerun sous-clip.

5. Sous l�onglet Info, spéciÞez les informations souhaitées. Si le lienModiÞer apparaîten regard d�une propriété, vous déÞnissez les valeurs de la propriété en cliquantsurModiÞer puis vous entrez les valeurs dans la page qui apparaît. Pour entrerdes valeurs, tapez-les dans une zone Entrez une nouvelle valeur ou choisissez-lesdans une zone Sélectionnez dans la liste puis cliquez sur Ajouter. Pour déplacerune valeur vers le haut ou vers le bas de la liste afÞchée, sélectionnez-la puis cliquezsur Déplacer vers le haut ou sur Déplacer vers le bas. Pour retirer une valeur,sélectionnez-la et cliquez sur Supprimer.

6. Dans l�onglet Permissions, spéciÞez les autorisations souhaitées.

7. Cliquez sur Terminer.Le nouveau sous-clip apparaît dans la liste des sous-clips.

ModiÞcation d�un sous-clip d�une vidéoPour créer des sous-clips, sélectionnez des segments d�un Þchier vidéo à l�aide des codestemporels de début et de Þn. L�onglet Sous-clips de la fenêtre Détails vidéo afÞchetous les objets vidéo issus d�une vidéo parent � l�ensemble des sous-clips de la vidéoqui ont été créés par des utilisateurs. De plus, les sous-clips ont leurs propres détailsvidéo dès qu�ils sont créés.

Pour modiÞer un sous-clip, vous devez ouvrir ses Détails vidéo. C�est dans cette fenêtreque vous pouvez modiÞer les métadonnées et légendes d�un sous-clip. Vous pouvezégalement modiÞer les codes temporels de début et de Þn du sous-clip. Vous avez lapossibilité de prolonger ou de raccourcir un sous-clip par rapport aux codes temporelsd�origine de la vidéo parent. Si vous décidez de modiÞer les codes temporels de début etde Þn du sous-clip, vous pouvez créer plusieurs versions de ce dernier. Cela signiÞe queles versions précédentes du sous-clip (avec différents codes temporels de début et deÞn) seront conservées dans le référentiel.

Pour modiÞer un sous-clip, vous devez posséder au moins la permission d�associationsur la vidéo.



Pour modiÞer un sous-clip d�une vidéo :

1. Naviguez jusqu�au sous-clip de la vidéo.




3. ModiÞez les métadonnées, comme les légendes, dans l�un des onglets de la fenêtreDétails vidéo.

4. Pour modiÞer les codes temporels de début et de Þn du sous-clip, procédez commesuit :

a. Cliquez sur l�onglet Infos étendues.

b. Cliquez sur le lienModiÞer les codes temporels.L�Éditeur de codes temporels de sous-clip s�ouvre.

c. Utilisez le lecteur vidéo intégré de la vidéo parent pour localiser les nouvellesheuresMarque de début etMarque de Þn.

d. Saisissez manuellement les nouvelles heuresMarque de début etMarque de Þndans les champs de l�Éditeur de codes temporels de sous-clip.Pour afÞcher le segment sélectionné, utilisez les commandes du lecteur vidéodans l�Éditeur de codes temporels de sous-clip.

5. Lorsque les heuresMarque de début etMarque de Þn vous conviennent, cliquezsur OK.

6. Dans la boîte de dialogue Détails vidéo du sous-clip, cliquez sur Enregistrer.Le sous-clip est enregistré. Si vous avez attribué des nouveaux codes temporels ausous-clip, ce dernier est enregistré comme une nouvelle version.

Suppression d�un sous-clip d�une vidéoPour créer des sous-clips, vous devez sélectionner des segments d�un Þchier vidéo àl�aide des heures des marques de début et de Þn. L�onglet Sous-clips de la fenêtre Détailsvidéo afÞche tous les objets vidéo issus de l�objet vidéo � l�ensemble des sous-clips de lavidéo qui ont été créés par des utilisateurs.

L�onglet Sous-clips vous permet également de supprimer des sous-clips.



Pour supprimer un sous-clip d�une vidéo :





3. Cliquez sur l�onglet Sous-clips.Tous les sous-clips de la vidéo sont afÞchés.

4. Cochez la case du sous-clip à supprimer.


a. Cliquez sur Fichier>Supprimer les sous-clips.

b. Cliquez sur Supprimer.Le sous-clip est supprimé.

DéÞnition des heures des marques de débutet de Þn

La fenêtre Détails vidéo vous permet de déÞnir les heures des marques de début et de Þnd�un Þchier vidéo. Pour déÞnir les heures des marques de début et de Þn, renseignez leschampsMarque de début etMarque de Þn situés sous le lecteur vidéo dans la partiegauche de la fenêtre. Ceci vous permet de lire un segment donné de la vidéo.

Les heures de laMarque de début et de laMarque de Þn peuvent être déÞnies depuisdeux zones différentes de la fenêtre Détails vidéo :� Directement dans le volet du lecteur vidéo� Depuis l�onglet StoryboardPour déÞnir les heures des marques de début et de Þn dans la fenêtre Détails vidéo :








3. Effectuez l�une des opérations suivantes pour renseigner les champsMarque dedébut etMarque de Þn situés sous le lecteur vidéo :

a. Utilisez les commandes à disposition pour lire la vidéo. Pendant la lecture,cliquez sur Marque de début etMarque de Þn pour déÞnir l�heure de lamarque de début et celle de la marque de Þn. Vous pouvez également entrermanuellement des heures dans les champsMarque de début etMarque de Þn.

b. Cliquez sur l�onglet Storyboard et sélectionnez une vue de storyboard Vue Pageou Vue Zoom. Cochez la case correspondant aux miniatures qui déterminentle début et la Þn du segment. Cliquez surMarque de début et surMarquede Þn pour la miniature appropriée.

Les champsMarque de début etMarque de Þn situés dans le volet du lecteur vidéoafÞchent les heures sélectionnés.Vous pouvez maintenant utiliser les commandes du lecteur vidéo pour afÞcherle segment sélectionné dans la vidéo.

DéÞnition de la miniature par défaut dans unstoryboard vidéo

Par défaut, l�image miniature d�une vidéo (représentant l�ensemble de la vidéo) estgénérée dès la première image ou page de la vidéo. Souvent, cette miniature n�est pasreprésentative du contenu de la vidéo. Il peut s�agir d�une image noire ou du logo dustudio, du distributeur ou du réalisateur de la vidéo. Grâce à Media TransformationServices, Digital Asset Manager génère des storyboards pour les Þchiers vidéo importésdans un référentiel. Le storyboard permet de sélectionner une autre miniature pardéfaut, traduisant plus Þdèlement le contenu de la vidéo.

Les utilisateurs doivent posséder au moins l�autorisation Écrire sur la vidéo pour enremplacer la miniature.

Pour remplacer la miniature par défaut d�une vidéo :








3. Sélectionnez l�onglet Storyboard.

4. Recherchez dans le storyboard l�image que vous souhaitez utiliser comme miniaturede la vidéo.

5. Cochez la case de l�image.

6. Cliquez sur DéÞnir la miniature.La fenêtre Détails vidéo est actualisée et l�image sélectionnée apparaît commenouvelle miniature par défaut de la vidéo.

Suppression d�images d�un storyboard vidéoSouvent, un storyboard vidéo contient plusieurs images redondantes ou non pertinentespour le storyboard. Il est donc possible de parcourir un storyboard vidéo et de supprimerces images. Ce faisant, vous réduisez la taille du storyboard (important si la vidéo esttrès longue) et acquérez une meilleure connaissance du contenu de la vidéo.

Pour supprimer des images d�un storyboard d�une vidéo :





3. Sélectionnez l�onglet Storyboard.

4. Parcourez le storyboard pour identiÞer les images que vous souhaitez supprimerdu storyboard.

5. Cochez les cases correspondant à une ou plusieurs images.

6. Cliquez sur Supprimer des trames.



Le storyboard est actualisé et les images sélectionnées sont supprimées.


Chapitre 14Utilisation de l�assemblage PowerPoint

Lorsqu�un Þchier PowerPoint est importé dans Documentum, le composant Media TransformationServer traite le Þchier et génère un format associé jpg pour chaque diapositive de la présentation.Chaque diapositive est ensuite traitée en tant qu�objet format associé distinct dans le référentiel.Vous pouvez ainsi travailler individuellement sur chaque diapositive et les ajouter à l�assemblagePowerPoint.

L�assemblage PowerPoint est une zone permettant de collecter des diapositives d�une ou plusieursprésentations PowerPoint dans le référentiel, puis de les réassembler dans de nouvelles présentations.Vous pouvez ajouter, supprimer et trier des diapositives à partir de différentes présentationsPowerPoint jusqu�à ce qu�elles soient dans l�ordre souhaité. Vous pouvez ensuite créer une nouvelleprésentation PowerPoint à partir des diapositives de l�assemblage PowerPoint, ce qui revient à créerun nouvel objet PowerPoint dans le référentiel.

Attention : La disponibilité des storyboards et de l�assemblage PowerPoint dépend des MediaTransformation Services installés dans Documentum system et conÞgurés pour votre référentiel. Enl�absence de Media Transformation Services, les storyboards ne sont pas générés pour les ÞchiersPowerPoint importés et la fonction Assemblage PowerPoint n�est pas disponible. Contactez votreadministrateur système pour toute question concernant la disponibilité des storyboards et del�assemblage PowerPoint dans votre installation de Digital Asset Manager.

Pour créer une nouvelle présentation PowerPoint à partir des diapositives du référentiel, vous devezexécuter les procédures suivantes dans cet ordre :

� Ajout de diapositives à l�assemblage PowerPoint, page 146� AfÞchage de l�assemblage PowerPoint, page 147� Suppression de diapositives de l�assemblage PowerPoint, page 148. Si nécessaire, supprimez les

diapositives à exclure de la nouvelle présentation PowerPoint.� Recherche de présentations et de diapositives PowerPoint, page 148. Cherchez d�autres

présentations et diapositives PowerPoint à ajouter à l�assemblage PowerPoint.� Création d�une nouvelle présentation PowerPoint, page 151. Élaborez la nouvelle présentation

PowerPoint à partir des diapositives de l�assemblage PowerPoint.


Utilisation de l�assemblage PowerPoint

� Suppression de toutes les diapositives de l�assemblage PowerPoint, page 152. Effacez l�assemblagePowerPoint aÞn qu�il soit vierge pour la présentation à élaborer.

Ajout de diapositives à l�assemblagePowerPoint

Cette procédure décrit l�ajout de diapositives à l�assemblage PowerPoint. Vous pouvezsélectionner individuellement les diapositives à ajouter en afÞchant un storyboard dePowerPoint, ou les ajouter toutes en même temps à partir d�une présentation PowerPointdonnée en sélectionnant celle-ci.

Lorsqu�une diapositive est ajoutée à l�assemblage PowerPoint, les informations afÞchéesavec celle-ci proviennent de la présentation d�origine de la diapositive.

Remarque : l�assemblage PowerPoint ne peut contenir qu�un exemplaire d�unediapositive donnée. Par exemple, si vous avez choisi d�ajouter à l�assemblage PowerPointdeux présentations contenant la même diapositive, celle-ci ne sera ajoutée qu�une fois.

Pour ajouter des diapositives à l�assemblage PowerPoint :

1. Pour ajouter toutes les diapositives d�une présentation PowerPoint à la fois, procédezcomme suit :

a. Accédez à la présentation PowerPoint.

b. Effectuez l�une des actions suivantes :� Dans la vue simpliÞée : cliquez sur l�icône d�ajout ( ) sur la ligne du Þchier.� Dans la vue standard : cochez les cases d�une ou plusieurs présentations.

Ensuite sélectionnez Édition>Ajouter à l�assemblage PowerPoint.2. Pour choisir les diapositives d�une présentation à ajouter à l�assemblage PowerPoint,

effectuez l�une des opérations suivantes :� Ouvrez le storyboard de la présentation PowerPoint. (La procédure d�ouverture

d�un storyboard est décrite dans la rubrique AfÞchage d�une diapositivePowerPoint à partir du storyboard, page 120.) Cochez les cases des diapositivesà ajouter et cliquez sur l�icône d�ajout ( ).

� Naviguez jusqu�à la présentation PowerPoint parent et afÞchez ses diapositives.Pour ce faire, naviguez jusqu�à la présentation PowerPoint et effectuez une desopérations suivantes :

� Dans la vue simpliÞée, cliquez sur Autres>AfÞcher>Relations.

� Dans la vue standard, cochez la case de la présentation PowerPoint etsélectionnez AfÞcher>Relations.

La liste des diapositives de la présentation PowerPoint apparaît.



3. Effectuez l�une des actions suivantes :� Pour ajouter une diapositive à la fois, cliquez sur l�icône Ajouter sur la ligne

de la diapositive :� Pour ajouter plusieurs diapositives à la fois, vous devez soit être dans la vue

standard, soit afÞcher le storyboard. Pour ajouter plusieurs diapositives, cochezla case de chaque diapositive à ajouter.

Effectuez ensuite l�une des opérations suivantes :

� Dans la vue standard, sélectionnez Édition>Ajouter à l�assemblagePowerPoint.

� Dans le storyboard, cliquez sur l�icône d�ajout :Les diapositives sont ajoutées à l�assemblage PowerPoint et l�écran est actualisé.

4. Pour afÞcher l�assemblage PowerPoint et les diapositives que vous avez ajoutées,cliquez sur l�icône AfÞcher l�assemblage PowerPoint :

AfÞchage de l�assemblage PowerPointCette procédure décrit l�ouverture de l�assemblage PowerPoint et l�afÞchage desdiapositives que vous avez ajoutées. L�assemblage PowerPoint peut être afÞché à raisond�une diapositive à la fois, même s�il est vide. Cela vous permet d�utiliser la fonctionde recherche de l�assemblage PowerPoint. Pour de plus amples informations sur larecherche de présentations et de diapositives PowerPoint à partir de l�assemblagePowerPoint, reportez-vous à la rubrique Recherche de présentations et de diapositivesPowerPoint, page 148.

Pour afÞcher l�assemblage PowerPoint :

1. Effectuez l�une des actions suivantes :� Dans un storyboard PowerPoint, cliquez sur l�icône AfÞcher l�assemblage

PowerPoint :� Dans la vue simpliÞée, cliquez sur AfÞcher l�assemblage PowerPoint.� Dans la vue standard, sélectionnez AfÞcher>Assemblage PowerPoint.

2. Si vous le souhaitez, vous pouvez trier les diapositives selon l�un des critèressuivants. Le tri s�applique à toutes les diapositives de l�assemblage PowerPoint, passeulement à celles de la page en cours. Pour les trier, choisissez l�une des optionssuivantes :� Titre de la diapositive : trie selon le nom des diapositives.� Présentation d�origine : trie les diapositives selon le nom de la présentation

d�origine des diapositives.



� Propriétaire : trie selon le nom du propriétaire.� Date de modiÞcation : trie les diapositives dans l�ordre croissant de leur date

de modiÞcation.

Suppression de diapositives de l�assemblagePowerPoint

Vous pouvez supprimer des diapositives de l�assemblage PowerPoint, qui est votrezone de stockage temporaire des diapositives PowerPoint. Les diapositives ne sontpas supprimées du référentiel.

Pour supprimer des diapositives de l�assemblage PowerPoint :

1. Ouvrez l�assemblage PowerPoint en procédant selon l�une des méthodes suivantes :� Dans un storyboard PowerPoint, cliquez sur l�icône AfÞcher l�assemblage


2. Cochez les cases des diapositives à supprimer de l�assemblage.

3. Cliquez sur Supprimer.

Recherche de présentations et de diapositivesPowerPoint

Vous pouvez désormais utiliser la fonction Suivant de l�assemblage PowerPoint pourrechercher des présentations et des diapositives à ajouter à l�assemblage PowerPoint.Les boutons Poursuivre la recherche permettent d�afÞcher la page Recherche avancée,avec l�onglet PowerPoint actif. Vous pouvez également passer directement à la pageRecherche avancée.

Remarque : les objets diapositive qui ne se trouvent pas aux emplacements choisispeuvent être intégrés aux résultats de recherche. Une recherche PowerPoint permetde rechercher tous les éléments qui correspondent aux critères de recherche danstous les emplacements spéciÞés, ainsi que les diapositives associées à ces objets,où qu�elles se trouvent. Par exemple, un sous-dossier est créé dans le dossierCabinets/System/Applications/PPT_Assembly/users/ en fonction de l�ID unique de votrenom d�utilisateur. Tous les objets diapositive que vous créez, comme les présentationsPowerPoint que vous importez, sont stockés dans ce dossier. La relation entre ces objetsdiapositive et l�objet PowerPoint parent est maintenue.



Pour rechercher des présentations et des diapositives PowerPoint :

1. Ouvrez la page Recherche avancée en effectuant une des opérations suivantes :� Dans l�assemblage PowerPoint, cliquez sur le bouton Poursuivre la recherche.� Dans la bannière en haut de la page Digital Asset Manager, cliquez sur Avancée.La page Recherche avancée s�afÞche.

2. Sil n�est pas déjà actif, cliquez sur l�onglet PowerPoint.

3. Dans la section Rechercher, sélectionnez le bouton radio correspondant au typed�élément PowerPoint que vous recherchez : Présentations PowerPoint, DiapositivesPowerPoint ou Les deux.

4. Dans le champ Contenant les mots, entrez les termes que les présentations et/oudiapositives recherchées sont susceptibles de contenir.

5. Sélectionnez l�emplacement de recherche en effectuant une des opérations suivantesdans la section Rechercher dans ces emplacements� Une liste de référentiels et d�emplacements : ceci vous permet de rechercher

des emplacements vers plusieurs référentiels, plusieurs emplacements externesou une combinaison des deux.

� Emplacement actuel seul : la recherche s�effectue dans le référentiel et l�armoireou le dossier que vous consultiez avant de procéder à la recherche avancée ou àl�assemblage PowerPoint.

a. Si vous décidez de préciser des emplacements de recherche, cliquez surModiÞer et effectuez les opérations suivantes dans l�écran Changer de sourcesde recherche :� Pour sélectionner un ou plusieurs référentiels à ajouter à vos emplacements

de recherche, cochez les référentiels dans Référentiels disponibles. Cliquezsur la ßèche appropriée pour l�ajouter à la liste des emplacements derecherche. Si vous êtes invité à entrer votre nom d�utilisateur et votre mot depasse d�accès au référentiel, faites-le. Le fait de cocher la caseMémorisermes références de connexion pour la prochaine fois vous permet de vousconnecter automatiquement par la suite avec les éléments que vous venezd�indiquer.

Pour retirer un référentiel de vos emplacements de recherche, sélectionnez-leet cliquez sur la ßèche de gauche.

� Pour sélectionner une armoire ou un dossier particulier à ajouter à vosemplacements de recherche, naviguez jusqu�à l�armoire ou au dossier desréférentiels disponibles en développant l�arborescence jusqu�à ce que voustrouviez l�armoire ou le dossier souhaité. Cochez les cases des armoires oudossiers en question et cliquez sur la ßèche correspondante pour les ajouterà la liste des emplacements de recherche. Si vous y êtes invité, indiquezvos nom d�utilisateur et mot de passe. Le fait de cocher la caseMémorisermes références de connexion pour la prochaine fois vous permet de vous



connecter automatiquement par la suite avec les éléments que vous venezd�indiquer.

Pour retirer un emplacement de vos emplacements de recherche,sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur la ßèche de gauche appropriée.

� Pour faire en sorte que les référentiels, armoires et dossiers choisis soienttoujours pris en compte par défaut dans les recherches PowerPoint, cochezla case DéÞnir comme sources par défaut.

� Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre Changer de sources de recherche.6. La section Date peut vous aider à restreindre la recherche en fonction de la date à

laquelle une action particulière a été effectuée sur la présentation ou la diapositive.Dans la première liste déroulante, sélectionnez l�action à rechercher (Création ouModiÞcation, par exemple). Sélectionnez le bouton radio permettant d�opter pourune plage de dates ou un intervalle de temps spéciÞque.� Si vous choisissez une plage de dates, sélectionnez-la dans la liste déroulante.� Si vous préférez un intervalle de temps spéciÞque, entrez les valeurs de début et

de Þn de l�intervalle à l�aide des boutons du calendrier.7. Dans la section Type d�objet, sélectionnez le type d�objet à rechercher dans la liste

déroulante.

8. Dans la section Taille, spéciÞez l�intervalle de tailles de Þchiers à rechercher dansla liste déroulante.

9. Pour intégrer des propriétés particulières à la recherche, sélectionnez le lienSélectionnez une propriété dans la section Propriétés pour développer les champs.Pour effectuer la recherche selon une valeur de propriété, sélectionnez une propriétédans la première liste déroulante. Dans la seconde liste déroulante, sélectionnez unopérateur déterminant le rapport avec la valeur recherchée. (Par exemple, pourlocaliser tous les Þchiers écrits par Jean Brun, vous pouvez spéciÞer que la propriétéAuteurs est « Jean Brun », qu�elle contient « Brun », ou qu�elle commence par « Jean ». )Entrez les valeurs à rechercher dans les champs restants.Sélectionnez Respecter la casse pour tenir compte de la casse de la valeur derecherche.Pour effectuer la recherche sur d�autres propriétés, cliquez sur Sélectionnez uneautre propriété et répétez ces instructions. Pour retirer une propriété des critères derecherche, cliquez sur Supprimer en regard de la propriété concernée.

10. La section Autres permet de sélectionner d�autres options (recherche des objetscachés ou de toutes les versions). Pour rechercher les objets cachés, sélectionnezRechercher des objets cachés. Les objets cachés sont des objets visibles seulementpour les utilisateurs disposant des autorisations d�accès en lecture ou en écritureà ceux-ci. La recherche afÞche uniquement les objets que vous êtes autorisé àconsulter. Pour rechercher toutes les versions d�un Þchier, sélectionnez Cherchertoutes les versions.



11. Une fois tous les critères déÞnis, cliquez sur Rechercher.Les résultats de la recherche PowerPoint s�afÞchent.

Création d�une nouvelle présentationPowerPoint

Cette procédure décrit la création d�une nouvelle présentation PowerPoint à partir desdiapositives de l�assemblage PowerPoint. Lorsque vous créez une nouvelle présentation,vous pouvez sélectionner un modèle de disposition et de style. (Pour de plus amplesinformations sur l�ajout de modèles PowerPoint au référentiel, reportez-vous à larubrique Ajout d�un modèle à utiliser dans l�assemblage PowerPoint, page 153.) Si vousne sélectionnez pas de modèle, les diapositives de la nouvelle présentation apparaissentavec un arrière-plan vierge et sans mise en forme particulière. Notez que certainsmodèles peuvent modiÞer la mise en forme des diapositives aÞn qu�elles puissent êtreprésentées sur des arrière-plans de modèle, déborder de la page, etc. Dans ce cas, vousdevez modiÞer votre nouvelle présentation avec Microsoft PowerPoint.

L�ordre des diapositives dans la nouvelle présentation PowerPoint sera celui danslequel elles sont ajoutées à l�assemblage PowerPoint. Vous pouvez changer l�ordredes diapositives dans Microsoft PowerPoint après avoir créé le nouveau Þchier deprésentation PowerPoint.

Remarque : de nouvelles présentations sont créées à l�aide de toutes les diapositivesqui se trouvent dans l�assemblage PowerPoint. Il n�est pas possible de sélectionneruniquement des diapositives spéciÞques dans l�assemblage PowerPoint et de créer uneprésentation à partir de ces diapositives.

Pour créer une présentation :


PowerPoint :

.� Dans la vue simpliÞée, cliquez sur AfÞcher l�assemblage PowerPoint.� Dans la vue standard, sélectionnez AfÞcher>Assemblage PowerPoint.

2. Si besoin est, sélectionnez un modèle dans la listeModèle.Lorsque vous sélectionnez un modèle, une miniature le représentant apparaît. Vouspouvez alors modiÞer votre sélection si vous le souhaitez.

3. Cliquez sur Créer.



4. Si vous n�avez pas sélectionné de modèle, Digital Asset Manager afÞche le messagesuivant : « Vous n�avez pas choisi de modèle PowerPoint à appliquer ». Cliquez surOK pour continuer sans appliquer de modèle.

5. Dans le champ Nom, entrez le nom d�une présentation PowerPoint.

6. Sélectionnez un type de document pour la nouvelle présentation dans le champType. Le type par défaut est document (dm_document).

7. Si vous le souhaitez, déÞnissez un Jeu d�autorisations.

8. Si vous le souhaitez, déÞnissez un Cycle de vie.

9. Choisissez un emplacement dans le référentiel dans lequel enregistrer la nouvelleprésentation PowerPoint. Les onglets Tous, Abonnements et Documents utilisésrécemment correspondent aux n�uds du référentiel. Si vous ne choisissez pasd�emplacement, la présentation PowerPoint est enregistrée dans votre armoirepersonnelle.

10. Lorsque vous avez sélectionné un emplacement, cliquez sur OK.Digital Asset Manager crée la nouvelle présentation PowerPoint.

Suppression de toutes les diapositives del�assemblage PowerPoint

Cette procédure indique comment effacer toutes les diapositives de l�assemblagePowerPoint. Si vous n�effacez pas le contenu de l�assemblage PowerPoint, il est conservéd�une session à l�autre.

Pour effacer le contenu de l�assemblage PowerPoint :



2. Cliquez sur Effacer l�assemblage.



Ajout d�un modèle à utiliser dans l�assemblagePowerPoint

Les administrateurs système ou les utilisateurs bénéÞciant d�un accès de niveauadministrateur système sont responsables de l�ajout de modèles PowerPoint au système.Les utilisateurs peuvent se servir de ces modèles pour créer de nouvelles présentations àl�aide de l�assemblage PowerPoint.

Pour plus d�informations sur l�assemblage PowerPoint et pour savoir quand appliquerun modèle à une nouvelle présentation, reportez-vous à la rubrique Création d�unenouvelle présentation PowerPoint, page 151.

Pour importer un modèle à utiliser dans l�assemblage PowerPoint :

1. Ouvrez l�armoire Système de votre référentiel.

2. Accédez à System\Applications\PPT_Assembly\Templates.

3. Sélectionnez Fichier>Importer.La fenêtre Importer : Sélection de Þchier apparaît.

4. Cliquez sur Ajouter des Þchiers.La fenêtre Sélectionner des Þchiers s�afÞche.

5. Naviguez jusqu�au Þchier de modèle PowerPoint (.POT) à importer et sélectionnez-le.Le Þchier et son chemin s�afÞchent dans la fenêtre Fichiers sélectionnés.

6. Répétez la procédure ci-dessus pour tous les modèles PowerPoint à importer.

7. Cliquez sur Suivant.La fenêtre Importer : DéÞnition d�objet s�afÞche pour le premier Þchier de la listeFichiers sélectionnés. À ce stade, vous avez la possibilité de changer le nom, letype et le format du document.

8. Effectuez les changements nécessaires en complétant le champ Nom et en utilisantles menus déroulants Type et Format.

Attention : Pour les modèles PowerPoint ajoutés ici, le type de document doittoujours être dm_document ou un de ses sous-types. Le format doit toujours être unmodèle PowerPoint 97 / 2000.

Attention : Pour conÞrmer ou changer les propriétés de tous les autres Þchiers dela liste, vous devez parcourir les déÞnitions d�objet de tous les autres documents àl�aide des boutons Suivant et Précédent en apportant les éventuelles modiÞcationsnécessaires avant de poursuivre.




Si vous n�avez pas fait déÞler toutes les fenêtres de déÞnition d�objet (pour chaquedocument), un message d�avertissement vous demande si vous voulez appliquer leschangements à tous les Þchiers ; dans ce cas, passez d�un Þchier à l�autre à l�aidedes boutons d�écran appropriés.Le nouveau modèle PowerPoint à utiliser dans l�assemblage PowerPoint est importédans le dossier de modèles.


Chapitre 15Travail sur des documents virtuels


� Qu�est-ce qu�un document virtuel ?, page 155� AfÞchage de la structure d�un document virtuel, page 156� AfÞchage du contenu d�un document virtuel, page 159� Création d�un document virtuel, page 160� Utilisation des descendants, page 160� Conversion d�un document virtuel en document simple, page 168� ModiÞcation d�une étiquette de version, page 168� Utilisation des instantanés, page 169

Qu�est-ce qu�un document virtuel ?Un document virtuel est un Þchier qui contient un ou plusieurs Þchiers imbriqués. Ledocument virtuel est appelé document parent et les Þchiers qu�il contient sont appelésdescendants. Ces descendants sont également appelés enfants.

Ils sont identiÞés par cette icône :

À titre d�exemple, vous pourriez créer un document virtuel pour un livre et y intégrerles Þchiers composant les chapitres du livre. Chaque chapitre est un Þchier séparé,imbriqué dans le document parent.

Les Þchiers imbriqués dans un document virtuel peuvent être eux-mêmes des documentsvirtuels. Cela signiÞe que vous pouvez avoir plusieurs niveaux d�imbrication.

Lorsque vous retirez un document virtuel, vous pouvez choisir de retirer uniquement ledocument parent ou de retirer le document parent ainsi que ses descendants.

Lorsque vous afÞchez un document virtuel, vous avez le choix entre observer sastructure et observer son contenu. Lorsque vous afÞchez la structure, du document


Travail sur des documents virtuels

virtuel, Virtual Document Manager (VDM) s�ouvre dans Digital Asset Manager pourafÞcher ses descendants. Utilisez les mêmes procédures pour agir sur les Þchiers quevous soyez dans VDM ou dans Digital Asset Manager. Pour plus d�informations surVDM, reportez-vous à AfÞchage de la structure d�un document virtuel, page 156.

Les formats des Þchiers d�un document virtuel peuvent être de plusieurs types. Parexemple, un Þchier Microsoft Word peut être le Þchier parent et ses descendants peuventêtre une feuille de calcul Excel et une image TIFF.

Vous pouvez ajouter, retirer et réorganiser des descendants dans un document virtuel.Vous pouvez reconvertir des documents virtuels en documents simples c.-à-d. endocuments qui ne contiennent pas d�autres documents.

AfÞchage de la structure d�un document virtuelLorsque vous afÞchez la structure d�un document virtuel, vous en afÞchez la hiérarchiedes descendants. Virtual Document Manager (VDM) s�ouvre dans Digital Asset Managerpour afÞcher les descendants. Vous pouvez alors agir sur les descendants, par exempleles retirer ou les exporter, comme vous le faites lorsque vous afÞchez les Þchiers d�uneliste. Vous pouvez également déplacer, ajouter ou retirer des descendants dans ledocument virtuel.

Lorsque vous afÞchez les descendants en vue simpliÞée, VDM afÞche un niveau dedescendants à la fois, comme l�illustre la Þgure ci-dessous.



Figure 15-1. VDM en vue simpliÞée

Lorsque vous afÞchez les descendants en vue standard, le volet de gauche de VDMafÞche les descendants de l�arborescence, comme le montre la Þgure ci-dessous.



Figure 15-2. VDM en vue standard

Pour afÞcher la structure d�un document virtuel :La procédure consistant à afÞcher la structure dépend de la conÞguration de l�optionCliquez sur le lien de vos Préférences. Ce paramètre détermine ce qui se produitlorsque vous cliquez sur le nom d�un document virtuel dans une liste (par opposition àun afÞchage arborescent).

Si le document virtuel n�a pas de contenu, le VDM afÞche automatiquement la structure.

1. Naviguez jusqu�au document virtuel soit dans une liste de Þchiers soit dans le voletde gauche en vue standard.

2. Si vous avez navigué dans une liste de Þchiers jusqu�au document virtuel, effectuezl�une des opérations suivantes :� Si vos préférences commandent l�ouverture de la structure d�un document

virtuel lorsque vous cliquez sur le nom du Þchier, vous pouvez cliquer sur lenom du Þchier.

� Si vos préférences commandent l�afÞchage d�un message vous demandant quoifaire lorsque vous cliquez sur le nom d�un Þchier, vous pouvez cliquer sur lenom du Þchier, puis sélectionner Ouvrir la structure. Cliquez sur OK.

� Dans la vue simpliÞée, cliquez sur Autres>Outils>AfÞcher le document virtuel.



� En vue standard, cochez la case en regard du document virtuel. Sélectionnezensuite Outils>Document virtuel>AfÞcher le document virtuel.

VDM afÞche le premier niveau de descendants. Si un descendant est lui-même undocument virtuel, vous pouvez en voir les descendants en répétant cette étape.

3. Si vous avez navigué jusqu�au document virtuel dans le volet gauche de la vuestandard, cliquez sur le signe plus (+) en regard du document virtuel.VDM afÞche le premier niveau de descendants.Si un descendant est lui-même un document virtuel, pour en voir les descendants,répétez cette étape ou sélectionnez le descendant dans le volet de gauche etsélectionnez AfÞchage>Étendre la sélection.Pour voir le document virtuel dans le contexte de l�arborescence complète duréférentiel, sélectionnez AfÞchage>AfÞcher tout. Vous obtenez le chemin duréférentiel vers le document virtuel et la structure du document virtuel. Pour cacherle référentiel dans le volet gauche, sélectionnez AfÞchage>AfÞcher le documentvirtuel.

AfÞchage du contenu d�un document virtuelLorsque vous afÞchez le contenu d�un document virtuel, vous afÞchez celui du parent.Le contenu s�ouvre dans l�application d�édition du document parent.

Si votre application intègre des fonctionnalités XML et si vous afÞchez un documentvirtuel de type XML, vous pouvez afÞcher les parents et les descendants dans un seulet même Þchier en lecture seule. Si un document virtuel n�a aucun contenu, VirtualDocument Manager (VDM) en afÞche automatiquement la structure.

Pour afÞcher le contenu d�un document virtuel en mode lecture seule :Si au cours de cette procédure, Digital Asset Manager ou Java vous demander d�accepterdes applets, acceptez-les. Lisez attentivement tous les messages d�invite.

1. Naviguez jusqu�au document virtuel.

2. Cliquez sur le nom du document virtuel.

3. Si nécessaire, effectuez l�une des opérations suivantes :� Si Digital Asset Manager afÞche une liste des descendants du niveau le plus

haut, cliquez sur le nom du document virtuel dans la zone située au-dessus dela liste de descendants ou cochez la case correspondant au document virtuel etsélectionnez Fichier>AfÞcher.

� Si Digital Asset Manager vous invite à choisir entre contenu et structure,sélectionnez Ouvrir le contenu du document. Cliquez sur OK.

Le document s�ouvre en mode lecture seule dans l�application d�édition qui convient.



Création d�un document virtuelPour créer un document virtuel, vous convertissez un document simple. Ce documentdevient le document parent auquel vous pouvez ajouter des descendants.

Pour créer un document virtuel :

1. Naviguez jusqu�au Þchier que vous voulez convertir en document virtuel.

2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Autres>Outils>Convertir en document virtuel.� Cochez la case en regard du document. Sélectionnez ensuite Outils>Document

virtuel>Convertir en document virtuel.3. Ajoutez des descendants, comme le décrit la section Ajout d�un descendant, page 160.

Utilisation des descendantsLes Þchiers situés au sein d�un document virtuel sont appelés descendants. Cette sectionaborde les points suivants :

� Ajout d�un descendant, page 160� Suppression d�un descendant, page 164� Déplacement et réorganisation des descendants, page 164� DéÞnition d�une version pour un descendant, page 167

Ajout d�un descendant

Pour ajouter un descendant, vous devez bénéÞcier d�une autorisation de niveau Versionou plus sur le document parent. Un descendant peut être un simple document ou unautre document virtuel. Vous pouvez ajouter plusieurs fois le même document à undocument virtuel.

Pour ajouter un descendant, suivez l�une des procédures ci-dessous.

Pour rechercher puis ajouter un descendant :

1. Naviguez jusqu�au document parent.

2. AfÞchez la structure du document parent, comme le décrit AfÞchage de la structured�un document virtuel, page 156).

3. Effectuez l�une des actions suivantes, en fonction des options disponibles :



� Autres>Outils>Ajouter un enfant (depuis le sélecteur de Þchiers).� Outils>Document virtuel>Ajouter un enfant>Depuis le sélecteur de Þchiers.

4. Sélectionnez le descendant puis cliquez sur OK.Le Þchier s�ajoute en tant que dernier descendant dans le document parent. Si cedernier n�est pas un document virtuel, le système le convertit automatiquement endocument virtuel.

5. Si le document parent n�est pas déjà retiré sur votre ordinateur, Digital AssetManager le retire. S�il vous est demandé d�indiquer un emplacement de retrait,entrez les informations nécessaires.

6. Vous devez consigner le document parent pour que les modiÞcations soient prisesen compte. Pour ce faire :

a. Naviguez jusqu�au document parent.

b. Effectuez l�une des actions suivantes, en fonction des options disponibles :� sélectionnez Autres>Outils>Enregistrer les modiÞcations.� sélectionnez le document parent, puis choisissez Outils>Document

virtuel>Enregistrer les modiÞcations.c. Cliquez sur OK.

d. Sélectionnez vos options de consignation et cliquez sur OK.

Pour ajouter un descendant en commençant par l�ajouter au Presse-papiers :

1. Ajoutez le descendant au presse-papiers.



4. Effectuez l�une des actions suivantes, en fonction des options disponibles :� Autres>Outils>Ajouter un enfant (depuis le sélecteur de Þchiers).� Outils>Document virtuel>Ajouter un enfant>Depuis le sélecteur de Þchiers.

5. Sélectionnez le descendant puis cliquez sur OK.Le Þchier s�ajoute en tant que dernier descendant dans le document parent. Si cedernier n�est pas un document virtuel, le système le convertit automatiquement endocument virtuel.









Pour ajouter un descendant en créant un Þchier :



3. Effectuez l�une des actions suivantes, en fonction des options disponibles :� Autres>Outils>Ajouter un enfant (à l�aide de la commande Nouveau

document).� Outils>Document virtuel>Ajouter un enfant>Utilisation d�un nouveau

document.4. Si le document parent n�est pas déjà retiré sur votre ordinateur, Digital Asset

Manager le retire. S�il vous est demandé d�indiquer un emplacement de retrait,entrez les informations nécessaires.

5. Créez le nouveau Þchier à l�aide de la procédure Digital Asset Manager standardde création de nouveau Þchier.






Pour ajouter un descendant par glisser-déplacer :

1. Naviguez jusqu�au Þchier à ajouter dans le volet droit ou dans une nouvelle fenêtre.

2. Cliquez sur le Þchier et maintenez enfoncé le bouton de la souris.

3. Tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, faites glisser le Þchier vers ledocument parent afÞché dans le volet gauche ou dans une fenêtre séparée.



4. Tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, déterminez le placement duÞchier dans le document parent en positionnant le curseur dans la partie supérieure,inférieure ou au milieu de la cible souhaitée, comme suit :� Pour placer le Þchier en position de frère devant la cible, placez le curseur dans la

partie supérieure de la cible en surbrillance, comme illustré ci-après. Une lignepointillée s�afÞche pour indiquer que le Þchier sera placé devant la cible.

� Pour placer le Þchier en position de frère après la cible, placez le curseur dans lapartie inférieure de la cible, comme illustré ci-après. Une ligne pointillée s�afÞchepour indiquer que le Þchier sera placé après la cible.

� Pour placer le Þchier en position de document enfant de la cible, placez lecurseur au milieu de la cible, comme illustré ci-après. Aucune ligne en pointillésne s�afÞche.

5. Relâchez le bouton de la souris.

6. Sélectionnez Ajouter ici dans le menu contextuel.Le Þchier s�ajoute au document parent. Si vous n�avez pas choisi d�emplacementspéciÞque dans les descendants, le Þchier s�ajoute dans le document en tant quedernier descendant. Si ce dernier n�est pas un document virtuel, le système leconvertit automatiquement en document virtuel.


8. Vous devez consigner le document parent pour que les modiÞcations soient prisesen compte.



Suppression d�un descendant

Lorsque vous supprimez un descendant, vous supprimez également ses descendantsdans le document virtuel. Lorsque vous supprimez un descendant d�un documentvirtuel, le document parent est retiré pour vous si vous ne l�avez pas déjà fait. Vous devezdisposer au moins de l�autorisation Version sur le document parent dont vous supprimezun descendant. Supprimer des descendants n�efface pas les Þchiers du référentiel. Lasuppression des Þchiers n�intervient qu�au niveau de la structure du document virtuel.

Pour supprimer un descendant d�un document virtuel :


2. AfÞchez la structure du document virtuel. (Pour plus d�informations sur l�afÞchagede la structure, consultez la rubrique AfÞchage de la structure d�un documentvirtuel, page 156.)

3. Sur le descendant que vous voulez supprimer, effectuez l�une des opérationssuivantes, en fonction des options disponibles :� Sélectionnez Autres>Outils>Supprimer un enfant.� Cochez la case du descendant, puis sélectionnez Outils>Document

virtuel>Supprimer un enfant.4. Si le document parent n�est pas déjà retiré sur votre ordinateur, Digital Asset


5. Pour le document parent, effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction desoptions disponibles :� sélectionnez Autres>Outils>Enregistrer les modiÞcations.� sélectionnez le document parent, puis choisissez Outils>Document

virtuel>Enregistrer les modiÞcations.6. Cliquez sur OK.

7. Sélectionnez vos options de consignation et cliquez sur OK.

Déplacement et réorganisation des descendants

Vous pouvez réorganiser l�ordre des descendants dans un document virtuel. Pour cefaire, vous devez disposer de l�autorisation Version sur ce document.

Pour réorganiser les descendants, suivez l�une des procédures ci-dessous.



Pour réorganiser les descendants avec les options du menu :Cette procédure vous permet de réorganiser les descendants se trouvant à unemplacement spéciÞque du document virtuel.



3. Pour le document parent, effectuez l�une des actions suivantes, en fonction desoptions disponibles :� Sélectionnez Autres>Outils>Réorganiser les enfants.� Cochez la case du document, puis sélectionnez Outils>Document

virtuel>Réorganiser les enfants.4. Sélectionnez le descendant à réorganiser.

5. Cliquez sur Haut ou Bas pour faire monter ou descendre le descendant dans la liste.

6. Répétez les deux dernières étapes pour tous les descendants à réorganiser.

7. Cliquez sur OK.


9. Pour le document parent, effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction desoptions disponibles :� sélectionnez Autres>Outils>Enregistrer les modiÞcations.� sélectionnez le document parent, puis choisissez Outils>Document



Pour déplacer ou réorganiser un descendant par glisser-déplacer :Cette procédure vous permet de déplacer un descendant vers un autre emplacementd�un document virtuel ou de réorganiser le descendant au sein de l�emplacement danslequel il se trouve déjà.



3. Naviguez jusqu�au descendant soit dans le volet gauche soit dans une nouvellefenêtre. Pour ouvrir une nouvelle fenêtre, cliquez sur Nouvelle fenêtre ousélectionnez Outils>Nouvelle fenêtre.



4. Cliquez sur le descendant et maintenez enfoncé le bouton de la souris.

5. Tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, faites glisser le descendant versle nouvel emplacement.

6. Tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, déterminez le placement dudescendant en positionnant le curseur dans la partie supérieure, inférieure ou aumilieu de la cible souhaitée, comme suit :� Pour placer le descendant en position de frère devant la cible, placez le curseur

dans la partie supérieure de la cible en surbrillance, comme illustré ci-après.Une ligne pointillée s�afÞche pour indiquer que le descendant sera placé devantla cible.

� Pour placer le descendant en position de frère après la cible, placez le curseurdans la partie inférieure de la cible, comme illustré ci-après. Une ligne pointillées�afÞche pour indiquer que le descendant sera placé après la cible.

� Pour placer le descendant en position d�enfant de la cible, placez le curseur aumilieu de la cible, comme illustré ci-après. Aucune ligne en pointillés ne s�afÞche.

7. Relâchez le bouton de la souris.

8. Cliquez sur Repositionner dans le menu contextuel.


10. Vous devez consigner le document parent pour que les modiÞcations soient prisesen compte.



DéÞnition d�une version pour un descendant

Quand vous créez un document virtuel, vous pouvez préciser l�utilisation systématiqued�une version particulière pour un descendant imbriqué. On appelle ceci une règle deliaison.

En règle générale, un document virtuel utilise toujours la version EN COURS de chacunde ses descendants. Mais vous pouvez appliquer une règle de liaison qui rend obligatoireà chaque fois l�utilisation d�une version particulière d�un descendant, même si uneversion plus récente est disponible. Une règle de liaison ne s�applique qu�au composantauquel elle a été assignée. Un composant peut avoir deux règles de liaison différentes s�ilfait partie de deux documents virtuels différents.

Vous pouvez déÞnir des règles de liaison différentes selon les vues d�un documentvirtuel. Ceci est très pratique pour comparer ce qui se produit dans un document virtuelselon les règles de liaison appliquées. La déÞnition d�une règle de liaison pour une vuen�a aucun effet sur les règles s�appliquant aux composants du document virtuel. Si vousne déÞnissez pas de règles de liaison pour un composant ou une vue, Virtual DocumentManager (VDM) emploie la règle de liaison standard : EN COURS.

Une liaison est rompue si le VDM ne peut pas trouver la version d�un composant spéciÞéepar la règle de liaison de ce composant. Une fois qu�une liaison est rompue, un indicateurle signale dans le VDM, si vous avez conÞguré vos préférences générales de manièreà afÞcher les liaisons rompues.

Pour régler sur un document virtuel la version particulière d�un descendant :

1. Naviguez jusqu�à un descendant dans un document virtuel.Remarque : vous pouvez naviguer jusqu�à un descendant en afÞchant la structuredu document virtuel, comme décrit dans la section AfÞchage de la structure d�undocument virtuel, page 156.

2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Sélectionnez Autres>Outils>Régler sur la version.� Sélectionnez le document, puis choisissez Outils>Document virtuel>Régler

sur la version.3. Si le document parent n�est pas déjà retiré sur votre ordinateur, Digital Asset


4. Dans le champ Toujours utiliser, sélectionnez la version à régler sur le documentvirtuel.

5. Cliquez sur OK.

6. Pour le document parent, effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction desoptions disponibles :



� sélectionnez Autres>Outils>Enregistrer les modiÞcations.� sélectionnez le document parent, puis choisissez Outils>Document



Conversion d�un document virtuel en documentsimple

Vous ne pouvez convertir un document virtuel en document simple que s�il n�a pas dedescendants.

Pour convertir un document virtuel en document simple :

1. Naviguez jusqu�au Þchier à convertir en document simple.

2. Si ce n�est pas déjà fait, supprimez tous les descendants du document virtuel.Reportez-vous à la section Suppression d�un descendant, page 164.

3. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Autres>Outils>Convertir en document simple.� Cochez la case en regard du document. Sélectionnez ensuite Outils>Document

virtuel>Convertir en document simple.

ModiÞcation d�une étiquette de versionVous pouvez ajouter une étiquette de version à un document virtuel. Dans ce cas, vouspouvez choisir de n�afÞcher l�étiquette que dans le document parent ou aussi dans tousses descendants.

Pour modiÞer une étiquette de version :


2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Autres>Outils>ModiÞer les étiquettes de version.� Cochez la case du document virtuel. Sélectionnez ensuite Outils>Document

virtuel>ModiÞer les étiquettes de version.3. Entrez une étiquette de version.



4. Pour appliquer l�étiquette de version à tous les descendants du document virtuel,cochez la case Appliquer à tous les descendants.

5. Cliquez sur OK.

Utilisation des instantanésUn instantané est un exemplaire d�un document virtuel à un moment particulier, unenregistrement du document tel qu�il existait quand vous avez créé l�instantané. Uninstantané est utile quand vous voulez consulter une étape du processus de constructiond�un document virtuel.

Vous pouvez procéder comme suit :

� Création d�un instantané, page 169� Figer un instantané, page 170� Libération d�un instantané, page 170� AfÞchage d�un instantané, page 171

Création d�un instantané

Cette procédure décrit la manière d�archiver l�édition d�un document virtuel à unmoment particulier.

Pour créer un instantané :


2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Autres>Outils>Nouvel instantané.� Cochez la case du document virtuel. sélectionnez Outils>Document

virtuel>Nouvel instantané.3. Sous l�onglet Créer, procédez comme suit :

� Entrez le nom à donner à l�instantané.� Sélectionnez l�emplacement du nouvel instantané.� Sélectionnez le type d�instantané.� Pour Þger l�instantané, sélectionnez Figer un instantané. Vous pouvez aussi Þger

l�instantané ultérieurement à l�aide de la procédure Figer un instantané, page 170.4. Sous l�onglet Info, spéciÞez les informations souhaitées. Si le lienModiÞer apparaît

en regard d�une propriété, vous déÞnissez les valeurs de la propriété en cliquantsurModiÞer puis vous entrez les valeurs dans la page qui apparaît. Pour entrer



des valeurs, tapez-les dans une zone Entrez une nouvelle valeur ou choisissez-lesdans une zone Sélectionnez dans la liste puis cliquez sur Ajouter. Pour déplacerune valeur vers le haut ou vers le bas de la liste afÞchée, sélectionnez-la puis cliquezsur Déplacer vers le haut ou sur Déplacer vers le bas. Pour retirer une valeur,sélectionnez-la et cliquez sur Supprimer. Lorsque vous avez Þni d�ajouter desvaleurs, cliquez sur OK.

5. DéÞnissez les informations souhaitées sous les autres onglets. Pour plusd�informations sur les fonctionnalités concernées par ces onglets, cliquez sur larubrique correspondante dans ce guide.


Figer un instantané

Cette procédure décrit la manière dont vous pouvez Þger un instantané existant et nonÞgé. Figer un instantané permet de contrôler les opérations qui peuvent être effectuéessur cet instantané et ses composants.

Quand vous Þgez un instantané :

� Vous ne pouvez ni ajouter des composants à l�instantané Þgé, ni en enlever.� Vous ne pouvez pas changer le contenu ou les attributs des composants de

l�instantané Þgé à moins que vous ne consigniez ces composants en tant quenouvelles versions.

� Vous ne pouvez pas changer le contenu ou les propriétés de l�objet document associéà l�instantané à moins que vous ne consigniez cet objet document en tant quenouvelle version.

Pour Þger un instantané :

1. Naviguez jusqu�à l�instantané.

2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Autres>Outils>Figer un instantané.� Cochez la case en regard de l�instantané. Sélectionnez ensuite Outils>Document

virtuel>Figer un instantané.

Libération d�un instantané

Cette procédure décrit la manière dont vous pouvez libérer un instantané existant et Þgé.Libérer un instantané permet d�ajouter, d�effacer ou de réorganiser des descendants etde modiÞer les descendants eux-mêmes. Si un descendant fait partie d�un ou plusieursinstantanés Þgés, vous devez libérer tous les instantanés aÞn de modiÞer le descendant.



Pour libérer un instantané :

1. Naviguez jusqu�à l�instantané Þgé.

2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Autres>Outils>Libérer un instantané.� Cochez la case en regard de l�instantané. Sélectionnez ensuite Outils>Document

virtuel>Libérer un instantané.

AfÞchage d�un instantané

Vous pouvez afÞcher une liste des instantanés créés pour un document virtuel.

Pour afÞcher un instantané :


2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Autres>AfÞcher>Instantanés.� Cochez la case du document virtuel puis sélectionnez AfÞcher>Instantanés.


Chapitre 16Managing Courses

For customers who have purchased and installed the Documentum Learning Services product, anumber of features will be available for the management and packaging of online course materials.

For more information on Learning Services and its availability, please contact your SystemAdministrator.

The following topics are discussed in this chapter:

� What is a SCORM course?, page 173� Importing a course, page 174� Exporting a course, page 178� Checking out a course, page 178� Adding new SCOs and resources to checked out courses, page 179� Checking in a course, page 180� Versioning a course, page 181� Searching for course objects, page 182� Viewing courses, page 183� Viewing course information, page 185� Publishing a course, page 187� Deleting a course, page 188� ConÞguring Learning Services for publishing, page 188

What is a SCORM course?Digital Asset Manager�s Learning Services component supports the management ofSCORM 1.2 compliant courses.

SCORM is an acronym for Sharable Content Object Reference Model. It is an eLearningstandard proposed by Advanced Distributed Learning (ADL) for the purpose of


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aggregating learning resources for delivering a desired learning experience. SCORMcompliancy means that XML course components will promote reusability andinteroperability with third party Learning Management Systems (LMS), which are usedto administer and track both courses and learners.

SCORM courses are made up of SCOs, (Sharable Content Objects), the smallest re-usablecomponent. This means that each SCO is made up of one or more Þles with associatedSCORM compliant metadata.

For more information on the SCORM standard, please see the ADL site (www.adlnet.org).

After the course is imported into the Documentum repository, it becomes a virtualdocument. For more information on how a course will be imported into the Documentumrepository see Importing a course, page 174. For more information on how to work withvirtual documents, see Chapitre 15, Travail sur des documents virtuels.

Importing a courseThe following topics deal with importing SCORM courses and course Þles into theDocumentum repository.� Overview, page 174� Structure of an imported course, page 175� Importing a course manifest Þle, page 176� Importing a zipped course folder, page 177

Overview

The most important feature in Digital Asset Manager�s Learning Services component isits ability to import courses into the Documentum repository, enabling it to be searchedfor, edited, and published to an LMS.

The action of importing courses requires an XML application that is included withLearning Services for Digital Asset Manager. The XML application is invoked during theimport process by selecting SCORM Package (ls_scorm) as the object type to indicate thatthe import will be for a SCORM object. The XML application will process and store allthe course information in the Documentum virtual document framework.

The act of importing a SCORM course can be completed by either selecting animsmanifest.xml or a ZIP Þle containing the imsmanifest.xml Þle and any resourcesand Þles that are included in that course.


Managing Courses

Remarque : If you import a rich media Þle that is part of a course, there may be a timedelay between the time of import and the creation of thumbnails, alternate renditions, orstoryboards by Media Services.

For more information about importing Þles, see Importation, page 74. For moreinformation on virtual documents, see Chapitre 15, Travail sur des documents virtuels.

Structure of an imported course

Once all the course Þles have been imported into the system, the manifest Þle(imsmanifest.xml) is parsed by the Documentum XML Application. A folder is createdfor each course, for which the name is determined by the course SCORM identiÞer. If afolder with the same name already exists in the repository, then the name is appendedwith a numeric value, starting at 1 and increasing until a unique name is found.

The SCORM root folder is a regular folder and is intended to �house� all the coursematerials for a single SCORM course. This folder is the primary location for theimsmanifest.xml (i.e. the root of the virtual document, ls_scorm) and provides the linkbetween the folder structure and the virtual document structure.

An import includes all resources in the selected course. SCO resources are extracted fromthe imsmanifest.xml Þle and are identiÞed as related objects. All elements of a SCORMother than the SCOs (e.g. lesson components) and the manifest Þle (imsmanifest.xml)are placed into separate folders.

Figure 16-1. Structure of a course folder in Classic view

Shared resources (objects that are included in more than one SCO) are directly linkedinto the SCO folders and do not have their own speciÞc location. From the folder viewthere is no indication as to which objects are shared and which are not. Only the VirtualDocument structure view shows this information. Virtual document associations arecreated, to reßect the course structure.


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Importing a course manifest Þle

You may import a course manifest Þle (imsmanifest.xml) by itself. The imsmanifest.xmlÞle will be uploaded and parsed by the XML application. The XML application will makeuse of the Documentum content transfer service to selectively download the necessaryÞles onto the server during import, rebuilding the directory structure during the process.

To import a course manifest Þle:

Remarque : If at any point during this procedure you are prompted to conÞrmDocumentum applets, click the appropriate buttons to do so. Read all prompts carefully.

1. Navigate to the location in the repository to where you want to import the course.

2. Do one of the following, depending on the view you are using:� In the Streamline view, click Import.� In the Classic view, select File>Import.

3. Select the imsmanifest.xml Þles you want to import. You can select multiple Þles. Toselect imsmanifest.xml Þles, do any of the following:� To browse for an individual imsmanifest.xml Þle to import, click Add Files;

then navigate to the Þle and select it; and then click OK. The Þle is added to theimport list. To add more Þles, repeat the sequence.

� To add an imsmanifest.xml Þle by dragging and dropping, locate the Þle onyour computer. Click the Þle and hold down the mouse button while you dragthe item to the Selected Files area of the Import page. The Þle is added to theimport list. To add more Þles, repeat the sequence.

Note: To remove an imsmanifest.xml Þle from the import list, select the item andclick Remove.

4. Once you have selected all the imsmanifest.xml Þles you want to import, click Next.

5. You are prompted to set properties for the Þles you are importing. Do one of thefollowing:� If you are importing one imsmanifest.xml Þle, select SCORM Package (ls_scorm)

as the Object Type, set other properties as desired, if applicable, and then clickOK.

� If you are importing several imsmanifest.xml Þles, select SCORM Package(ls_scorm) as the Object Type, set other properties for each Þle, if applicable.Use the Next button to set properties for each Þle. When you are done settingproperties, click Finish.

Remarque : You can also click Finish before you get to the last Þle. Doingso applies any settings you speciÞed to all remaining Þles in the group. If aconÞrmation prompt appears, click Continue.


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Importing a zipped course folder

A course may be imported into Documentum as a ZIP Þle that contains the course�simsmanifest.xml Þle and any resources or Þles used in the course. The Þles within theZIP Þle must be in their appropriate folder structure.

If you import a course as a ZIP Þle, its contents will be extracted into a temporary folder.The XML application then searches for an imsmanifest.xml Þle, extracts it from theZIP Þle, and recreates the folder structure.

To import a course ZIP Þle:

Remarque : If at any point during this procedure you are prompted to conÞrmDocumentum applets, click the appropriate buttons to do so. Read all prompts carefully.

1. Navigate to the location in the repository to where you want to import the course.

2. Do one of the following, depending on the view you are using:� In the Streamline view, click Import.� In the Classic view, select File>Import.

3. Select the course ZIP Þle you want to import. You can select multiple ZIP Þles. Toselect course ZIP Þles, do any of the following:� To browse for an individual course ZIP Þle to import, click Add Files; then

navigate to the Þle and select it; and then click OK. The Þle is added to theimport list. To add more Þles, repeat the sequence.

� To add a course ZIP Þle by dragging and dropping, locate the Þle on yourcomputer. Click the Þle and hold down the mouse button while you drag theitem to the Selected Files area of the Import page. The Þle is added to the importlist. To add more Þles, repeat the sequence.

Note: To remove a course ZIP Þle from the import list, select the item and clickRemove.

4. Once you have selected all the course ZIP Þles you want to import, click Next.

5. You are prompted to set properties for the Þles you are importing. Do one of thefollowing:� If you are importing one course ZIP Þle, select SCORM Package (ls_scorm) as the

Object Type, set other properties as desired, if applicable, and then click OK.� If you are importing several course ZIP Þles, select SCORM Package (ls_scorm)

as the Object Type, set other properties for each Þle, if applicable. Use the Nextbutton to set properties for each Þle. When you are done setting properties,click Finish.

Remarque : You can also click Finish before you get to the last Þle. Doingso applies any settings you speciÞed to all remaining Þles in the group. If aconÞrmation prompt appears, click Continue.


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Exporting a courseYou can export a course from the repository to a local or networked Þle system. Whenyou export, the course folder is zipped, and a copy of it is saved to the location youchoose. The original course folder remains untouched in the repository.

During export, the course is processed by the XML application, SCO objects arere-inserted back into the manifest Þle (imsmanifest.xml), and attributes added to thecourse within the repository are written into the imsmanifest.xml. Exported course Þlesare packaged into a ZIP Þle and sent to the selected export location.

To export Þles:

1. Navigate to the course folder(s) location.

2. Do one of the following:� In the Streamline view, clickMore>File>Export.� In the Classic view, select the checkboxes for one or more course folders. Select

File>Export.3. When prompted to choose a location on your local machine to which to export the

zipped course folder(s), select the location and click Save.

Checking out a courseCourse editing (check out and check in) must be performed by checking out a coursefolder, which will be exported to your Documentum Checkout directory. The contentsof the course folder are placed into a randomly numbered folder. From the Checkoutdirectory, you may use whatever applications you wish to open and edit the course Þles.

In order for Checkout/Checkin of an entire course to function properly, the DocumentumXML attributes that are added to the manifest Þle when it is checked out, must remainunchanged when it is checked back in. For example, when a course folder is checked out,the manifest Þle will contain a statement similar to the following at the top of the Þle:<manifest dctm:obj_id="090450bb80015d66" dctm:obj_status="Default"dctm:version_label="CURRENT" identifier="SingleLocalSCO_MultAssetManifest"version="1.1" xmlns="http://www.imsproject.org/xsd/imscp_rootv1p1p2"xmlns:adlcp="http://www.adlnet.org/xsd/adlcp_rootv1p2"xmlns:dctm="http://www.documentum.com" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:schemaLocation="http://www.imsproject.org/xsd/imscp_rootv1p1p2 imscp_rootv1p1p2.xsd http://www.adlnet.org/xsd/adlcp_rootv1p2 adlcp_rootv1p2.xsd">

The Documentum attributes are all in the form �dctm:attribute_name=�. For example,some of the common Documentum attributes are dctm:obj_status=�Default�,dctm:obj_id=�090022b880007203�, and dctm:link_version_label=�CURRENT�. In a


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checked out course, Documentum attributes are found in Þle references, resourcechunks, and manifest declarations. For more information on Documentum attributesand the XML Application, see the XML Application Development Guide.

Attention : Changing the course structure using the Virtual Document Manager toolmay break the SCORM data model and should be avoided.

For more information on the checkout process, see Retrait et modiÞcation de Þchiers,page 66.

To check out a course:

1. Navigate to the course folder.

2. Do one of the following:� In the Streamline view, click Checkout on the line item for the course folder.� In the Classic view, check the checkboxes for one or more course folders. Select

File>Check Out.Attention : If the course you are checking out is linked in several repositorylocations, when you check out the course, it will be checked out in all locations.

3. Locate the numbered folder in your checkout directory that contains the coursecontents, and edit as needed.

Adding new SCOs and resources to checkedout courses

When courses are checked out, they are placed into a numbered folder in the Checkoutfolder with a ßat Þle structure. If you want to add SCOs and other resources (such asimages) to a checked out course, you must account for the Þle structure that a courseneeds to maintain in Digital Asset Manager. For example, if you add sco08.htm andsco08.xml, and they need to be in the �sco� folder of a course Þle structure, a �sco� folderhas to be created in the course folder in the Checkout folder. The new SCO Þles must beplaced in this folder for checkin to succeed.

To add new SCOs or resources to checked out courses:

1. Locate the checked out course folder in the Checkout folder.

2. Edit the course as desired, adding new SCOs and resource references with theappropriate Þle paths.

3. Create a new folder in the course folder within the Checkout folder. For example,if all of your images exist in an �images� folder within the course folder in Digital


Managing Courses

Asset Manager, then you must create an �images� folder in the course folder withinthe Checkout folder.

4. Place the new SCO and resource Þles into the appropriate folder(s) you created inthe checked out course folder in the Checkout folder.

5. See Checking in a course, page 180 for instruction on how to check the course back into the repository.

Checking in a courseThe procedure in this topic describes how to check a course back into the repository. Youcan only check in a course folder if you are the lock owner on the folder (i.e., if you arethe one who currently has the course checked out) and the Documentum XML attributeshave not been changed. See Checking out a course, page 178 for information on theDocumentum attributes that must not be changed in checked out courses.

Remarque : If at any point during this procedure Digital Asset Manager prompts youto accept or conÞrm Documentum applets, click the appropriate buttons to do so. If youare prompted to overwrite existing applets in order to install upgraded ones, click theappropriate buttons to do so. Please read all prompts carefully.

To check in Þles:

1. Navigate to the checked out course folder in the repository.

2. Do one of the following:� In the Streamline view, click Checkin on the line item for the Þle.� In the Classic view, select the checkboxes for the course folder. Select File>Check

In.When a Þle is versioned upon checkin, its renditions, including any thumbnailrenditions if supported, are not maintained with the new version of the Þle. If youcreate a new version of the Þle, the renditions remain with the previous version.However, depending on your setup, a PDF rendition request is automaticallysubmitted if you check in your Þle as the same version and a PDF rendition alreadyexists, and this is not a new document checkin.If your WDK-based application supports relationships when a document is checkedin as a new version, a relationship between this new version of the document and itsparent document is not maintained. However, if a parent document is checked inas a new version, relationships between the parent document and its children arecopied and maintained.

3. If Digital Asset Manager cannot locate the local copy of the checked out coursefolder on your computer, you are prompted to locate the Þle. Either browse to locatethe Þle or cancel the checkin operation.


Managing Courses

4. If Digital Asset Manager prompts you for checkin information, enter informationas desired. Checkin information varies depending on your organization�s setup.Checkin information might include the following:� Save as: Sets the version number. Selecting the same version number overwrites

the original Þle with the new version.� Version label: A name for the updated version. If your WDK-based application

uses controlled documents this is disabled.� Retain Lock: Retains the lock in the repository. This makes your updates

available for other users to see by opening the Þle in read-only mode, but itkeeps the Þle locked.

� Make this the current version: If this option is available, you can choose to makeyour updated Þle the current version in the repository.

� Keep a local copy after check in: Retains a copy of the Þle on your local machine.� Check in from Þle: If this option is available, you can replace the original Þle

with a Þle on your local machine. To use this option, either browse for the Þleor type its path and Þle name, including the Þle extension. For example, if aÞle named SOP.doc is on your C drive in the My Documents folder, then type:C:\My Documents\SOP.doc.

5. If you are checking in just one Þle, click OK.

6. If you are checking in several Þles, use the Next button to enter checkin informationfor each Þle, or, optionally, you can click Finish to apply the current page�s checkininformation to all remaining Þles in the group. If you do the latter and if aconÞrmation prompt appears, click Continue.

Versioning a courseCourse versioning follows the standard Documentum model for versioning of virtualdocument objects.

The Checkin of an entire course or Checkin/Save of individual external entities(non-chunks) objects will work as long as the Documentum XML elements are addedto the manifest Þle (imsmanifest.xml) when it is checked out and remain when it ischecked back in.

For more information on versioning, see Présentation des versions, page 93.


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Searching for course objectsWith the Learning Services components installed with Digital Asset Manager, theadvanced search screen includes a Course tab for exposing only SCORM or SCO objectsand their speciÞc search criteria. This allows you to easily and intuitively restrict searchresults to only SCO or SCORM objects.

The checkboxes on the Advanced Search page expand when selected, to provide moresearch criteria. For example, selecting the Properties checkbox displays Þelds forsearching based on name and other properties.

For more information on locating objects, see Chapitre 3, Recherches.

To search for course objects:

1. In the banner at the top of the page, click Advanced.

2. Select the Course tab.

3. In the Search for Þeld, select either SCORM or SCO objects.

4. To select a speciÞc location within which to search, do one of the following in theLook in Þeld:� To select the location by browsing, click Browse. Then browse to the location in

the selection page. (For details on using a selection page, see Choix d�un élémentsur une page de sélection, page 40.)

� To type the location, use the following syntax. You can type multiple paths byseparating them with semicolons, as shown:/cabinet_name_1/folder_path_1;/cabinet_name_2/folder_path_2;/cabinet_name_3/folder_path_3

5. Select the checkboxes for the types of criteria you want to search for. You can selectmultiple checkboxes. When you select a checkbox, Þelds appear for you to enter thevalues to search for. Enter values as follows:� Full Text: If this option is available, the search selects a Þle if it contains your

search words in the text of the Þle. To search for words only that match the caseyou typed, checkMatch case. When you perform a full-text search, the searchretrieves all documents that include the text string. Only documents that arefull-text indexed are included in the search results. Administrators choose whichdocuments are enabled for full-text indexing.

Note that if you check Full Text Indexing when creating or importing a Þle,there might be a time delay of up to Þve minutes for the full text indexing toshow up in searches.

� Properties: Searches based on one or more Þle properties. To search on aproperty value, select a property from the Þrst drop-down list. In the seconddrop-down list, select an operator, which determines the relationship to your


Managing Courses

search value. (For example, to Þnd all Þles written by John Brown, you couldspecify the Authors property is �John Brown�, or contains �Brown�, or starts with�John�. ) In the remaining Þelds, enter your search values.

To search on additional properties, click Add Property and repeat theseinstructions. To remove a property from the search criteria, click Removeadjacent to the property you want to remove.

� Date: Searches by the date a Þle was created or modiÞed. In the Þrst drop-downlist, select whether to search by modify date or creation date. Select the radiobutton for the time period you want to set, and then enter the values for thattime period.

� Size: Searches by Þle size. Select the search criteria and then type the size value.� Advanced options: Lets you Þnd hidden objects or all versions. To Þnd hidden

objects, select Find hidden objects. Hidden objects are only visible to users withRead or Write permissions for the object. The search displays only the objects youhave permission to view. To Þnd all versions of a Þle, select Find all versions.

6. If the Advanced Search provides additional parameters by which to narrow yoursearch, select them as desired.

7. When all your criteria is set, click Search.The search results appear, containing the folders of all applicable SCORM objects orSCO objects.

Viewing coursesIn Documentum, SCORM courses are treated as virtual documents. There are two waysto view a virtual document. You can view its structure, or you can view its content. Bothare described here. You may also view the contents of a course folder.

For more information on virtual documents, see Chapitre 15, Travail sur des documentsvirtuels.

When viewing a course, the course components are indicated by a number of differenticons:

� The imsmanifest.xml Þle are indicated with a course icon: .

� The lesson SCOs are indicated with a lesson icon: .� The course resource folders containing other, sharable scos are indicated with a

folder icon:� Some components also have an additional icon to indicate that it is a virtual

document: .


Managing Courses

To view the contents of a course folder:

1. Navigate to the course folder.

2. Do one of the following:� In the Streamline view, click the course folder name.� In the Classic view, click the course folder name or the course thumbnail (if

Thumbnails are active).To view the structure of a course:When you choose to view the structure of a course, Virtual Document Manager (VDM)displays the structure. SpeciÞcally, VDM displays a list of the Þrst level of children in thedocument. If the virtual document contains several levels of children, you can click achild document to display any lower levels.

You can perform the usual Þle management functions from the Virtual DocumentManager page.

1. Navigate to and open the course folder.

2. Do one of the following:� Click the name of the course manifest Þle (imsmanifest.xml).� In the Streamline view, clickMore. Select Document>View Virtual Document.� In the Classic view, check the virtual document�s checkbox. Select

Document>Virtual Documents>View Virtual Document.VDM displays a list of the Þrst level of children in the document. If a child documentis also, itself, a virtual document, you can click the child�s name to display a list ofchildren contained in that document, and so on for further nested virtual documents.

To view the content of a course as a virtual document:When you view the content of a course, you view the content of the parent documentwithin the virtual document. The XML application assembles both the parent and itschildren into a single Þle. The Þle opens in read-only mode. You cannot edit the Þle.

1. Locate the course in the repository.

Remarque : If at any point during this procedure you are prompted to conÞrmDocumentum applets, click the appropriate buttons to do so. Read all promptscarefully.

2. Click the name of the virtual document.

3. Virtual Document Manager displays a list of the top level children in the virtualdocument. The name of the virtual document displays in the section above the list.On the name of the virtual document, do one of the following:� In the Streamline view, click the name.� In the Classic view, check the checkbox and select File>View, then click the name.� If thumbnails are enabled, click the thumbnail.


Managing Courses

Viewing course informationCourses contain a variety of information, such as properties and publishing history. Allcourses have properties. Depending on the type of metadata and your permissions,you can view or edit a course�s properties.

When you open an item�s properties, the Properties page appears with the Info tab active.The Properties page often includes multiple tabs, each tab covering the settings thatgovern a particular functionality. For more information on a particular functionality forwhich there are property settings, see the topic in this guide that covers that functionality.

For more information, see Chapitre 6, Utilisation des propriétés and the following topics:� Viewing course properties, page 185� Viewing publish history, page 186

Viewing course properties

For all SCORM courses and SCO resources imported into the Documentum repository, aSCORM Info tab is included on the Properties page. This tab displays all propertiesthat are speciÞc to SCORM and SCO objects. These properties may be included in thecourse Þles as descriptive metadata, and extracted during the import or checkin process.The attribute Þelds will appear on the Properties page whether there is content forthem or not.

The SCORM speciÞc attributes included with Digital Asset Manager with LearningServices will be as follows on an out-of-the-box installation:� Title� Subject� Keywords� Contributors� Cost� Exists Copyright� Rights� Structure� LocationThe SCORM attributes that are included in your installation will depend upon yourorganization�s preferences. Please see your system administrator for more informationon SCORM attributes.


Managing Courses

All of the latest SCORM speciÞc attributes on the SCORM Info table, will be includedwith the SCORM manifest Þle when the course is checked out, exported, or published,and synchronized with the latest metadata in the manifest Þle during checkin.

For more information on object properties, see Chapitre 6, Utilisation des propriétés.

To view or set course properties:

1. Navigate to a course folder or a course SCO for which to view properties.

2. Do one of the following, depending on the view you are using:

� Click .� Click the Properties link.� Select View>Properties>SCORM Info.

3. In the available tabs, set properties as desired. The properties available aredetermined by your organization.If the Edit link appears next to a property, you set the property�s values by clickingEdit and entering values in the resulting page. You enter values by either typingthem in an Enter new value box or selecting them from a Select from list box,and by then clicking Add. You can move a value up or down in the resulting listby selecting it and clickingMove Up orMove Down. You can remove a value byselecting it and clicking Remove.For a property that sets a date, the calendar button might appear:

If it appears, you can set the date by clicking the calendar button and then selectingthe date from the drop-down calendar that appears. To move forward or backwardthrough the calendar month-by-month, use the arrow keys.When you are done adding values, click OK.Depending on the speciÞc Documentum software you are using, and dependingon your organization�s setup, the See CIS Values might appear. If so, select thesuggested property values that you want to accept and then click OK. Note thatsuggested values cannot include the ~ character or the || character.

4. Click OK to save any changes or Cancel to close the properties without any changes.

Viewing publish history

For all SCORM courses and SCO resources imported into the Documentum repository,a Publishing History tab is included on the Properties page. Information included inthe Publishing History tab includes attributes for the LMS Destination, the PublisherName, and the Published Date.


Managing Courses

To view course publish history:

1. Navigate to a course folder or SCO object for which to view publishing history.

2. Do one of the following, depending on the view you are using:

� Click .� Click the Properties link.� Select View>Properties>Publishing History.

3. Click the Publishing History tab if it is not already active.

4. View the course�s publishing history.

5. Click OK.

Publishing a courseIntegrating with Learning Management Systems (LMS) is a key component of DigitalAsset Manager with Learning Services. Your system administrator must set up andconÞgure an LMS before the publish function is available. For more information on LMSand PENS ConÞguration, see ConÞguring Learning Services for publishing, page 188.

Once a course has been published, a snapshot of the course virtual document is taken,saved as an assembly and added as a rendition onto the manifest Þle (imsmanifest.xml).This assembly is marked and labeled with �publish_to_LMS_<time> where <time> is thesystem time at publish. This assembly can be used later to review what was published.

For instruction on viewing publishing history, see Viewing publish history, page 186.

To publish a course:

1. Navigate to the course folder location.

2. Do one of the following:� In the Streamline view, click Publish.� In the Classic view, select the checkbox for a course folder. Select File>Publish.

3. In the Course Publishing screen, select the LMS Server to publish to, and a PENSConÞguration.

4. Enter an optional Course Expiry Date for the published course. If no date is entered,the course will not expire.

5. Click Finish.


Managing Courses

Deleting a courseTo completely delete a course, you must do so at the course folder level.

To delete items:

1. Navigate to the course folder in the repository.

2. Do one of the following, depending on the view you are using:� In the Streamline view, clickMore>File>Delete.� In the Classic view, select the checkboxes for one or more course folders. Select

File>Delete.3. When prompted to specify what to delete, make the appropriate choices. You might

be prompted to choose the following:� Whether to delete just the current link to the course in the location you have

chosen, or whether to delete the course in all locations.� Whether to delete just the selected version of the course or all versions.� Whether to delete translations of the course.� Whether to delete the descendants of the virtual document.� If the item has relationships to other items in the repository, whether to continue

deletion.

Remarque : To completely delete the course and all of its SCOs and course elements,you must choose �Delete the Selected Folder and All Sub Folders and Objects�,�Delete All Versions�, and �Delete the Virtual Document(s) and all Descendants�.This will permanently delete the entire course folder.

4. Do one of the following:� If you are deleting one course, click OK.� If you are deleting multiple courses, then you can display the delete options for

each item by using the Next and Prev buttons. For the last item, click Finish. Ifdesired, you can click Finish before you get to the last item. Doing so applies anysettings you speciÞed to all remaining items and prompts you to click Continueto conÞrm that is what you want to do.

ConÞguring Learning Services for publishingThe Learning Services component installs a Learning Services node to the Administrationnode in the Digital Asset Manager client interface. Learning Services Administration is

indicated by the icon. When expanded, Learning Services Administration includes


Managing Courses

nodes for LMS Servers, indicated by the icon, and PENS ConÞguration, indicated

by the icon.

Remarque : The Administration node is only available in the Classic view of DigitalAsset Manager.

ConÞguring Learning Services for Publishing includes the following:� ConÞguring an LMS Server, page 189� PENS conÞguration, page 191

ConÞguring an LMS Server

The LMS Servers node in the Learning Services Administration node, allows you to add,edit, and delete the LMS Servers available for publishing. The LMS Servers added herewill be available on the course publishing screen. You may view versions, relationships,and locations for LMS Server objects. You may also subscribe to LMS Server objectsand add them to a Quickßow Workßow.

LMS Servers must already be set up and accessible to conÞgure it for Learning Services.

The following tasks are involved with conÞguring an LMS server:� Adding a new LMS Server object, page 189� Editing an LMS Server object, page 190� Searching or browsing for an LMS Server object, page 190� Deleting an LMS Server object, page 191

Adding a new LMS Server object

1. Using a Superuser account, log into a Learning Services conÞgured repository with aDigital Asset Manager client.

2. Navigate to Administration>Learning Services>LMS Servers.

3. On the LMS Servers page, select File>New>LMS.The LMS Server Info page opens.

4. Enter the LMS ConÞguration Name (which will be the LMS Object name in therepository), LMS Name, and LMS Description in the appropriate Þelds.

Remarque : The LMS ConÞguration Name and LMS Name are required Þelds.

5. Click OK.The new LMS Server appears in the list.


Managing Courses

Editing an LMS Server object



3. On the LMS Servers page, do one of the following:

� Click .� Click the checkbox for the LMS Server object and select View>Properties>Info.

4. Edit the desired Þelds � LMS ConÞguration Name (which will be the LMS Objectname in the repository), LMS Name, or LMS Description.

Remarque : The LMS ConÞguration Name and LMS Name are required Þelds.

5. Click OK.The LMS Server list refreshes and all Þelds are updated.

Searching or browsing for an LMS Server object


2. Navigate to Administration>Learning Services>LMS Servers.The LMS Server list appears.

Figure 16-2. LMS Servers screen

3. You can search or browse for conÞgured LMS Server objects using any of thefollowing methods:

a. Enter the Þrst letter of the LMS Server object you are looking for in the Startswith Þeld, and click Go.

b. Click the Þrst letter of the LMS Server object you are looking for or click ALLto display all LMS Server objects for the repository.


Managing Courses

c. Select Show All LMS in the view pull-down to display all LMS Server objectsfor the repository.

d. Select Search in the view pull-down to display an LMS Servers search screenwhere you can enter values on which to search (LMS Object Name, LMS Name,and LMS Description). Enter any of the values you want to search on and clickGo.

4. The LMS Servers which meet your search criteria (if any) are displayed.

Deleting an LMS Server object



3. Click the checkbox for the LMS Server object and select FIle>Delete.The LMS Server list refreshes and the LMS Server object has been removed.

PENS conÞguration

The PENS ConÞguration node in the Learning Services Administration node, allows youto add, edit, and delete the PENS ConÞgurations available for publishing. The PENSConÞgurations added here will be available on the course publishing screen. You mayview versions, relationships, and locations for PENS ConÞguration objects. You may alsosubscribe to PENS ConÞguration objects and add them to a Quickßow Workßow.

The following tasks are involved with conÞguring an LMS server:� Adding a new PENS conÞguration, page 191� Editing a PENS conÞguration object, page 193� Searching or browsing for a PENS conÞguration object, page 193� Deleting a PENS conÞguration object, page 194

Adding a new PENS conÞguration

The LMS Server for which you are adding a PENS ConÞguration must have already beenadded to the Documentum repository. See Adding a new LMS Server object, page 189for information on adding an LMS Server.


Managing Courses

To add a new PENS conÞguration:


2. Navigate to Administration>Learning Services>PENS ConÞguration.

3. On the PENS ConÞguration page, select File>New>PENS.The PENS ConÞguration Info page opens.

4. Enter applicable information in the following Þelds:� PENS ConÞguration Name� Enter a name for the PENS ConÞguration object� Transfer Type� Select a transfer type. (FTP is the only type available for this

release.)� LMS Server� Select the LMS Server object for the PENS ConÞguration.� Alerts URL � Enter the email address of the person who will receive publishing

alerts for this PENS ConÞguration. The address must be proceeded bymailto:.� Command� Select command.� Package Type� Select scorm-pif.� Package Format� Select zip.� Package Type Version� Select SCORM 1.2.� Package URL� Enter a URL to location where the package will be posted. The

URL must match the chosen Transfer Type. For example, ftp://localhost/.� Package URL User Id�A user Id that is valid for the Package URL location.� Package URL Password� The password for the User Id entered above.� PENS Version� Select the PENS Version.� Receipt URL� Enter email address of an address to which the LMS can send

receipts. The address must be proceeded by mailto:.� System User Id� Enter a Content Server administrator Id.� System Password� Enter the password for the administrator Id entered above.� Target LMS URL� Enter the url to send the notiÞcation to..

Remarque : The PENS ConÞguration Name, Package URL, Package URL User Id,Package URL Password, and Target LMS URL are required Þelds.

5. Click OK.The new PENS ConÞguration object appears in the list.


Managing Courses

Editing a PENS conÞguration object



3. On the PENS ConÞguration page, do one of the following:

� Click .� Click the checkbox for the PENS ConÞguration object and select

View>Properties>Info.4. Edit the desired Þelds.

Remarque : The PENS ConÞguration Name, Package URL, Package URL User Id,Package URL Password, and Target LMS URL are required Þelds.

5. Click OK.The PENS ConÞguration list refreshes and all Þelds are updated.

Searching or browsing for a PENS conÞguration object


2. Navigate to Administration>Learning Services>PENS ConÞguration.The PENS ConÞguration list appears.

Figure 16-3. PENS ConÞguration screen

3. You can search or browse for conÞgured PENS ConÞguration objects using any ofthe following methods:

a. Enter the Þrst letter of the PENS ConÞguration object you are looking for in theStarts with Þeld, and click Go.

b. Click the Þrst letter of the PENS ConÞguration object you are looking for or clickALL to display all PENS ConÞguration objects for the repository.


Managing Courses

c. Select Show All PENS in the view pull-down to display all PENS ConÞgurationobjects for the repository.

d. Select Search in the view pull-down to display a PENS ConÞguration searchscreen where you can enter values on which to search (PENS Name, and TransferType). Enter any of the values you want to search on and click Go.

4. The PENS ConÞguration which meet your search criteria (if any) are displayed.

Deleting a PENS conÞguration object



3. Click the checkbox for the PENS ConÞguration object and select FIle>Delete.The PENS ConÞguration list refreshes and the PENS ConÞguration object has beenremoved.


Chapitre 17Annotation de documents PDF

Si Documentum PDF Annotation Service est installé dans votre organisation, vous pouvez stockerdans un référentiel les commentaires créés dans Adobe Acrobat ou Adobe Reader. Vous pouvezafÞcher et entrer des commentaires dans des PDF directement depuis Digital Asset Manager.

Les commentaires sont associés à une version spéciÞque d�un document. Si le document est décliné enplusieurs versions (par exemple, si un utilisateur le retire, apporte des modiÞcations, puis le consigneà nouveau), les commentaires de la version précédente ne sont pas récupérés dans la nouvelle version.Par exemple, si vous retirez la version 1.0 EN COURS d�un document et si quelqu�un d�autre yajoute des commentaires, ces derniers restent associés à la version 1.0. Si vous consignez la versionet lui donnez le numéro 1.1, lorsque vous afÞcherez la version 1.1 EN COURS, vous ne verrez pasles commentaires de la version 1.0.

Pour que vous puissiez utiliser PDF Annotation Services, les conditions suivantes doivent êtreremplies :

� Vous devez conÞgurer Digital Asset Manager de manière à ce qu�il ouvre PDF Annotation Servicelorsque vous afÞchez un PDF, comme le décrit cette rubrique.

� Vous devez exécuter Digital Asset Manager sur une plate-forme Windows� Vous devez exécuter un des produits Adobe suivants :

� Acrobat 7.0

� Reader 7.0

� Acrobat 6.0� Vous devez utiliser un des navigateurs suivants :

� Internet Explorer 6.0 SP1

� Netscape 7.2� Pour ajouter des commentaires à un document, vous devez disposer au moins d�une autorisation

d�association sur le document.� Pour afÞcher des commentaires, vous devez disposer au moins d�une autorisation de lecture

pour le document.


Annotation de documents PDF

Pour conÞgurer l�ouverture de PDF Annotation Service lors de l�afÞchage d�un pdf :

1. Cliquez sur Préférences dans la bannière.

2. Sur la page Préférences, sélectionnez l�onglet Format.

3. Dans la liste Choisir un type d�objet, sélectionnez Document (dm_document).

4. Dans la liste Format principal de l�objet, sélectionnez Acrobat PDF (pdf).

5. Dans la liste Application d�afÞchage, sélectionnez Commentaire.

6. Si vous le souhaitez, répétez les procédures de l�Étape 3 à l�Étape 5 pour les autresformats de documents (tels que Microsoft Word). Dans ce cas, ne sélectionnez pasAcrobat PDF (pdf) à l�Étape 4. À la place, sélectionnez le format souhaité.

Pour ajouter des commentaires à un document PDF :

1. Naviguez jusqu�à un document PDF.Remarque : si les préférences déÞnies dans votre Digital Asset Manager désignentPDF comme format de Þchier de tous les documents d�un certain type d�objet, vouspouvez naviguer jusqu�à n�importe quel format associé d�un document de ce type.

2. Pour afÞcher le document, effectuez l�une des actions suivantes, en fonction desoptions disponibles :� Cliquez sur le nom du document, sauf si vous avez déjà retiré le document. Si vous

avez déjà retiré le document, un clic sur le nom du Þchier ouvre le document enmode édition et non en mode lecture seule.

� Cochez la case en regard du document et choisissez Fichier>AfÞcher.Le PDF s�ouvre en mode lecture seule dans une fenêtre séparée, accompagné deses commentaires.Si vous utilisez Internet Explorer, le navigateur ouvre également une page viergesupplémentaire. Pour l�éviter, dans Internet Explorer, sélectionnez Outils>OptionsInternet, puis l�onglet Avancé et vériÞez que l�option Réutiliser les fenêtres pourlancer des raccourcis est spéciÞée.

3. Pour ajouter des commentaires, utilisez les commandes Acrobat. Pour plusd�informations, consultez votre documentation Acrobat.

4. Pour enregistrer vos commentaires dans le référentiel, cliquez sur le bouton AdobeTélécharger (Env./Réc.) des commentaires.Les commentaires enregistrés dans un référentiel suivent le format Acrobat .XFDF.

Pour afÞcher les commentaires :

1. Naviguez jusqu�à un document PDF.



Remarque : si les préférences déÞnies dans votre Digital Asset Manager désignentPDF comme format de Þchier de tous les documents d�un certain type d�objet, vouspouvez naviguer jusqu�à n�importe quel format associé d�un document de ce type.

2. Pour afÞcher le document, effectuez l�une des actions suivantes, en fonction desoptions disponibles :� Cliquez sur le nom du document.� Cochez la case en regard du document et choisissez Fichier>AfÞcher.Le PDF s�ouvre dans une fenêtre séparée, accompagné de ses commentaires.Si vous utilisez Internet Explorer, le navigateur ouvre également une page viergesupplémentaire. Pour l�éviter, dans Internet Explorer, sélectionnez Outils>OptionsInternet, puis l�onglet Avancé et vériÞez que l�option Réutiliser les fenêtres pourlancer des raccourcis est spéciÞée.


Chapitre 18Utilisation des collections

Cette section aborde les points suivants :� Collections - Présentation, page 199� Ajout de contenu à une collection, page 201� Création d�une collection, page 201� AfÞchage du contenu d�une collection, page 203� Organisation du contenu d�une collection, page 204� Lecture du contenu d�une collection de corbeilles vidéo, page 205� Copie d�un format associé dans une autre collection, page 205� Recherche de collections, page 206� AfÞchage des collections favorites, page 207� Ajout d�une collection à vos collections favorites, page 207� Suppression d�une collection de vos collections favorites, page 208� Sélection d�autres formats associés dans une collection, page 208� Sélection d�autres formats associés pour plusieurs éléments d�une collection, page 211� Téléchargement d�une collection, page 213� Téléchargement d�une collection avec des transformations (Télécharger en tant que), page 213� AfÞchage des téléchargements actifs, page 215� AfÞchage des collections dans d�autres produits Documentum, page 216

Collections - PrésentationLes collections sont des zones de stockage qui vous permettent de placer de grandesquantités de contenu trouvé en navigant ou en effectuant des recherches. Vous pouvezainsi examiner une collection de documents ultérieurement pour déterminer dansde meilleures conditions avec quels documents vous voulez travailler. Lorsque vousexaminez le contenu d�une collection, vous pouvez supprimer des documents et


Utilisation des collections

restreindre l�éventail de documents choisis. À la Þn, il vous reste une petite quantité decontenu utile.

Les collections et leur contenu peuvent être utilisés de différentes manières. Parexemple, vous pouvez examiner de manière plus approfondie chaque document d�unecollection en téléchargeant son format associé haute résolution. S�il n�est pas pratiquede télécharger l�intégralité de la collection individuellement, vous pouvez choisir detélécharger toute la collection sous la forme d�un Þchier compressé. Il est égalementpossible d�effectuer des transformations sur une collection avant le téléchargement.

Les collections peuvent être de type standard ou élaborées spéciÞquement pour lacréation vidéo. Une corbeille vidéo est une collection ordonnée. Comme la collectionstandard, il peut inclure tout type de contenu (formats associés), quel que soit le format.Bien que les corbeilles vidéo soient conçues pour le traitement de contenu en tempsréel, leur contenu n�est pas restreint, car une corbeille vidéo peut être utilisée en tantqu�assemblage pour la construction de matériau en temps réel et de composants de typeÞchiers texte, xml, audio et image. La corbeille vidéo comprend un lecteur d�aperçu quilance et lit son contenu. Les Þchiers non lisibles (par exemple, les Þchiers texte) sontignorés. Le lecteur par défaut est Quicktime.

Des documents de sous-clip peuvent être ajoutés à une collection de corbeilles vidéo. Lecontenu vidéo parent est toujours utilisé lors de la lecture ou du téléchargement de lacorbeille vidéo, car ces documents n�ont pas de contenu vidéo réel, mais uniquement uneréférence au contenu du parent.

Vous pouvez ajouter des collections à vos collections favorites pour y accéder rapidementet facilement.

Remarque : la disponibilité de la fonctionnalité vidéo varie selon les composantsMedia Transformation Services et Audio Video Transformation Services installés dansle système Documentum et conÞgurés pour votre référentiel. En l�absence de cesproduits, les détails vidéo ne sont pas extraits ni générés pour les Þchiers vidéo importés.Pour toute question concernant la disponibilité de la fonctionnalité vidéo dans votreinstallation de Digital Asset Manager, contactez votre administrateur système.

Remarque : la principale différence entre une collection et le Presse-papiers est qu�unecollection contient des formats associés que vous avez choisi d�examiner de manière plusapprofondie, tandis que le Presse-papiers peut contenir la référence à un objet entier.Les collections vous permettent aussi d�accomplir des transformations sur les formatsassociés sélectionnés à l�intérieur de la collection, et de télécharger la collection surun autre emplacement.



Ajout de contenu à une collectionVous pouvez sélectionner et ajouter du contenu à une collection à partir de n�importequel endroit du référentiel. Quand vous choisissez d�ajouter du contenu à une collection,vous accédez à une sélection de collections du référentiel pour lesquelles vous bénéÞciezd�un accès en écriture. Vous avez aussi la possibilité de créer une nouvelle collection.

Si vous sélectionnez un objet dans une liste d�objets de référentiel, le format associéprincipal de l�objet est ajouté à la collection. Si vous sélectionnez un format associéspéciÞque dans une liste de formats associés d�objets, seul le format associé spéciÞqueest ajouté à la collection.

Remarque : aucun contenu ne peut être ajouté à une collection lorsque cette dernière estverrouillée par un autre utilisateur.

Pour ajouter du contenu à une collection :

1. Accédez aux éléments d�une liste d�objets ou d�une liste de formats associés

2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Dans la vue simpliÞée, cliquez sur Autres>Collection>Ajouter à la collection en

regard d�un élément.� Dans la vue standard, cochez la case d�un ou de plusieurs éléments et

sélectionnez Collection>Ajouter à la collection.� Si la barre Collections favorites est disponible, vous pouvez sélectionner une

collection dans votre liste de favoris et cliquer sur Ajouter.� Développez le n�ud Collections favorites pour afÞcher vos collections favorites

et faites glisser le contenu vers la collection choisie.3. Si l�écran Choisir une collection apparaît, cochez la case de la collection pour ajouter

les éléments et cliquez sur OK.

4. Répétez la procédure ci-dessus pour autant d�éléments que vous voulez en ajouter àune collection.

Création d�une collectionLa création d�une collection s�effectue par l�intermédiaire d�un assistant, qui vousdemande d�indiquer un nom, une description, un emplacement, des permissions etd�autres informations.

Une fois la collection créée, l�écran à partir duquel vous avez lancé l�Assistant Nouvellecollection : Créer apparaît.



Par défaut, tout utilisateur a la possibilité de créer une collection dès lors qu�il a lapermission de créer des objets au sein du dossier de travail en cours. Cependant, unadministrateur peut restreindre la création de la collection à certains utilisateurs, groupesou rôles. Donc, si vous ne pouvez pas créer une nouvelle collection avec la procéduresuivante, contactez votre administrateur système pour demander l�accès à cette fonction.

Pour créer une collection :

1. Accédez au référentiel dans lequel vous voulez créer la collection, ou accédez auxéléments d�une liste d�objets ou de formats associés.

2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Dans la vue simpliÞée, sélectionnez le lien actif Nouvelle collection.� Dans la vue standard, sélectionnez Fichier>Nouveau>Collection.L�assistant Nouvelle collection : Créer apparaît avec l�onglet Créer actif.

3. Dans l�onglet Créer, saisissez les éléments suivants :� Nom : nom de la nouvelle collection. Ce champ est obligatoire.� Type : type de la collection. Sélectionnez Collection standard ou Corbeille

vidéo.

Lorsque plusieurs sous-types sont disponibles pour chaque type de collection,un menu déroulant permet de choisir un sous-type spéciÞque.

� Description : description de la collection.4. Sélectionnez AfÞcher options pour développer la liste des options.

5. Sélectionnez la case à cocher Ajouter à mes collections favorites si vous voulezajouter automatiquement la nouvelle collection à vos collections favorites. Cetteoption est sélectionnée par défaut.

6. Sélectionnez la case à cocher S�abonner à cette collection si vous voulez vousabonner à la nouvelle collection.

7. Sélectionnez l�onglet Info et entrez un titre, un sujet et des mots clés pour la nouvellecollection. Ces attributs sont facultatifs.Renseignez les propriétés de votre choix si elles apparaissent.Si le lienModiÞer apparaît en regard d�une propriété, déÞnissez les valeurs dela propriété en cliquant sur ModiÞer puis entrez les valeurs dans la page quiapparaît. Pour entrer des valeurs, tapez-les dans une zone Entrez une nouvellevaleur ou choisissez-les dans une zone Sélectionnez dans la liste puis cliquez surAjouter. Pour déplacer une valeur vers le haut ou vers le bas de la liste afÞchée,sélectionnez-la puis cliquez sur Déplacer vers le haut ou sur Déplacer vers le bas.Pour retirer une valeur, sélectionnez-la et cliquez sur Supprimer. Lorsque vous avezÞni d�ajouter des valeurs, cliquez sur OK.Les valeurs ne peuvent pas inclure les caractères tilde (~) ou barre verticale (|).



8. Dans l�onglet Permissions, modiÞez les permissions de la collection comme vous lesouhaitez. C�est là que vous pouvez choisir de partager la collection avec d�autresutilisateurs et d�autres groupes.Cliquez sur Ajouter pour ajouter un nouvel utilisateur ou un nouveau groupe à laliste. Cliquez surModiÞer pour modiÞer les permissions d�un utilisateur ou d�ungroupe de la liste. Cliquez sur Supprimer pour supprimer un utilisateur ou ungroupe de la liste de permissions.

9. Cliquez sur Terminer pour terminer la création et fermer la boîte de dialogue.La nouvelle collection est ajoutée au référentiel dans le dossier de travail en cours.

AfÞchage du contenu d�une collectionLes collections fonctionnement sensiblement comme les autres objets Documentum.Vous pouvez les afÞcher en effectuant une recherche ou en navigant au sein des armoireset de dossiers qui contiennent des collections. Après avoir trouvé une collection,sélectionnez-la simplement pour l�afÞcher.

Son contenu apparaît dans la liste de Þchiers. Là, vous pouvez gérer le contenu de lacollection ou le télécharger.

La vue de la collection contient une liste de formats associés. Le même objet peutapparaître plusieurs fois dans la liste aÞn de spéciÞer plusieurs formats associés àtélécharger pour un même objet. Pour chaque élément de la liste, le nom d�objet, leformat, la description (s�il y a lieu), la taille et la date de modiÞcation apparaissent.L�icône de propriétés ( ) apparaît également. Elle vous permet de voir les propriétésde format associé.

Chaque élément d�une collection possède également une icône indiquant son état dedisponibilité. Cette icône contient l�un des indicateurs suivants, en fonction de sadisponibilité :� une puce verte ( ) signiÞe que le contenu sélectionné existe dans le référentiel

et est disponible.� Une puce jaune ( ) signiÞe que le format sélectionné n�existe pas encore dans le

référentiel. Le format sera disponible en attente d�une transformation.� Une puce rouge ( ) signiÞe que le format sélectionné n�existe pas dans le référentiel

et que le système n�est pas en mesure d�effectuer une transformation.Quand vous afÞchez une collection après y avoir ajouté du contenu pour la premièrefois, l�indicateur d�état doit être vert pour tous les éléments. Ce n�est qu�après des actionstelles qu�une demande de transformation que l�indicateur d�état peut changer.

Pour afÞcher le contenu d�une collection :

1. Accédez à la collection que vous voulez voir.



2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur la collection dans la liste de Þchiers.� Dans la vue standard : cochez la case correspondant à une collection et cliquez

sur Collection>AfÞcher la collection.� Si la barre Collections favorites est disponible, vous pouvez sélectionner une

collection dans la liste de favoris et cliquer sur AfÞcher.

Organisation du contenu d�une collectionLe contenu d�une collection (standard ou corbeille vidéo) peut être organisé aÞn dedéÞnir l�ordre de stockage et de lecture (Þchier vidéo uniquement).

Remarque : Le contenu d�une collection ne peut pas être organisé lorsque cette dernièreest verrouillée par un autre utilisateur.

Lorsque la composition de la collection change (ajout ou suppression d�éléments),l�ordre du contenu est modiÞé en conséquence. Tout ajout s�effectue �à la Þn�. Toutesuppression décale les éléments suivants d�une position vers le haut.

Lorsqu�un utilisateur afÞche l�écran Réorganiser les éléments de la collection, lacollection est verrouillée pour empêcher d�autres utilisateurs de modiÞer sa structure.

Pour organiser le contenu d�une collection, procédez comme suit :

1. Accédez à une collection.

2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Dans la vue simpliÞée, sélectionnez une collection pour afÞcher son contenu et

cliquez sur le lien Réorganiser les éléments dans l�en-tête.� Dans la vue standard, sélectionnez une collection pour afÞcher son contenu,

cochez la case correspondante et cliquez sur Collection>Ordre>Réorganiserles éléments.

� Dans la vue standard, cochez la case d�une collection et cliquez surCollection>Ordre>Réorganiser les éléments.

La boîte de dialogue Réorganiser les éléments de la collection s�afÞche.3. À l�aide des boutons Haut et Bas, réorganisez le contenu de la collection dans l�ordre

de stockage ou de lecture souhaité (pour les collections Corbeille vidéo).

4. Cliquez sur OK.

5. Si vous réorganisez une collection à l�aide du mécanisme de tri des attributs decolonne, vous pouvez �restaurer� l�organisation permanente de la collection dans lavue.Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :



� Dans la vue simpliÞée, sélectionnez une collection pour afÞcher son contenu etcliquez sur le lien AfÞcher l�ordre dans l�en-tête.

� Dans la vue standard, sélectionnez une collection pour afÞcher son contenu,cochez la case correspondante et cliquez sur Collection>Ordre>AfÞcher l�ordre.

� Dans la vue standard, cochez la case d�une collection et cliquez surCollection>Ordre>AfÞcher l�ordre.

L�organisation permanente de la collection est restaurée et la vue est mise à jour.

Lecture du contenu d�une collection decorbeilles vidéo

Le contenu d�une corbeille vidéo peut être envoyé vers un lecteur standard (QuickTime)sous forme de liste de lecture. La lecture est effectuée dans l�ordre déÞni dans lacollection. Le contenu en temps réel non lisible est ignoré. Si une corbeille vidéo contientdes images, ces dernières peuvent être ajoutées à la liste de lecture en tant qu�imagesstatiques.

Pour lire le contenu d�une corbeille vidéo, le contenu vidéo doit être lisible en continu.De plus, un serveur de lecture doit être installé sur votre système Documentum.

Pour lire le contenu d�une corbeille vidéo, procédez comme suit :

1. Accédez à la corbeille vidéo que vous souhaitez afÞcher.

2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur la corbeille vidéo dans la liste de Þchiers.� Dans la vue standard : sélectionnez la case correspondant à la corbeille vidéo et

cliquez sur Collection>AfÞcher la collection.� Si la barre Collections favorites est disponible, vous pouvez sélectionner une

corbeille vidéo dans la liste de favoris et cliquer sur AfÞcher.3. Cliquez sur Collection>Lire l�aperçu.

QuickTime s�ouvre et lit le contenu vidéo.

Copie d�un format associé dans une autrecollection

Vous pouvez copier les formats associés d�objets d�une collection dans une autrecollection en procédant de la même manière que pour les autres formats associés



d�objets. De la même manière, vous pouvez ajouter plusieurs fois le même objet à lacollection en cours.

Pour copier un format associé dans une autre collection :


2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur la collection dans la liste de Þchiers.� Dans la vue standard : cochez la case correspondant à une collection et cliquez

sur Collection>AfÞcher la collection.� Si la barre Collections favorites est disponible, vous pouvez sélectionner une

collection dans la liste de favoris et cliquer sur AfÞcher.3. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :

� Dans la vue simpliÞée : cliquez sur Autres>Collection>Ajouter à la collectionen regard d�un élément.

� Dans la vue standard, cochez la case d�un ou de plusieurs éléments etsélectionnez Collection>Ajouter à la collection.

� Si la barre Collections favorites est disponible, vous pouvez sélectionner unecollection dans votre liste de favoris et cliquer sur Ajouter.

4. Si l�écran Choisir une collection apparaît, cochez la case de la collection pour ajouterles éléments et cliquez sur OK.

5. Répétez la procédure ci-dessus pour autant de formats associés que vous voulez enajouter à une autre collection.

Recherche de collectionsLes collections correspondant aux critères d�une recherche rapide s�afÞchent en mêmetemps que les autres résultats de la recherche.

Avec la fonction de recherche avancée, vous pouvez restreindre les résultats de larecherche aux seules collections en limitant la portée aux types de collections.

Pour rechercher des collections :

1. Utilisez les instructions de la rubrique Recherche avancée, page 49 pour effectuerune recherche avancée.

2. Dans le champ Type, sélectionnez un type de collection.

3. Exécutez la recherche.Le résultat de la recherche est un jeu de collections correspondant aux critères derecherche.



AfÞchage des collections favoritesPour trouver plus rapidement les collections que vous utilisez régulièrement, vouspouvez sélectionner une collection pour laquelle vous disposez d�un accès en lecture etl�ajouter à un n�ud Collections favorites. Un n�ud Collections favorites vous permetd�accéder rapidement à une collection que vous avez marquée en tant que favorite.

Pour afÞcher vos collections favorites dans une vue standard :

1. Sélectionnez le n�ud Collections favorites pour afÞcher toutes les collectionsfavorites d�une liste.- ou -Développez le n�ud Collections favorites et sélectionnez une collection dans laliste pour afÞcher son contenu.- ou -Sélectionnez une collection dans la liste déroulante Collections favorites et cliquezsur AfÞcher.

Pour afÞcher vos collections favorites dans une vue simpliÞée :

1. Sélectionnez l�onglet Collections favorites.

Ajout d�une collection à vos collectionsfavorites

Pour trouver plus rapidement les collections que vous utilisez régulièrement, vouspouvez sélectionner une collection pour laquelle vous disposez d�un accès en lecture etl�ajouter à vos Collections favorites.

Vous pouvez ajouter une collection à vos collections favorites de plusieurs manières.

Par défaut, chaque utilisateur est limité à 100 collections favorites par référentiel.L�administrateur peut conÞgurer cette limite.

Pour ajouter une collection à vos collections favorites lors de la création d�une nouvellecollection :

1. Dans l�assistant Nouvelle collection : Créer (reportez-vous à la rubrique Créationd�une collection, page 201), cliquez sur AfÞcher options et cochez la case Ajouter àmes collections favorites de l�onglet Créer.Cette option est sélectionnée par défaut, ce qui signiÞe que toutes les nouvellescollections que vous créerez seront ajoutées automatiquement à vos collectionsfavorites.



Pour ajouter une collection à vos collections favorites à partir d�une liste de Þchiers :


2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Dans la vue simpliÞée, cliquez sur Autres>Collection>Ajouter des collections

aux collections favorites en regard d�une collection.� Dans la vue standard, cochez la case d�une ou de plusieurs collections et

sélectionnez Collection>Ajouter des collections aux collections favorites.

Suppression d�une collection de voscollections favorites

Par défaut, chaque utilisateur est limité à 100 collections favorites par référentiel.L�administrateur peut conÞgurer cette limite.

Vous pouvez supprimer une collection de vos collections favorites si vous avez Þni del�utiliser.

Pour supprimer une collection de vos collections favorites :

1. Sélectionnez le n�ud Collections favorites ou l�onglet Collections favorites pourafÞcher vos collections favorites.

2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Dans la vue simpliÞée, cliquez sur Autres>Collection>Supprimer des

collections des collections favorites en regard d�une collection.� Dans la vue standard, cochez les cases d�une ou de plusieurs collections et

sélectionnez Collection>Supprimer des collections des collections favorites.

Sélection d�autres formats associés dans unecollection

Après avoir ajouté un format associé à une collection, vous pouvez modiÞer le formatassocié de l�objet réellement inclus dans la collection. Par exemple, si vous avezsélectionné un format associé GIF d�une image, alors que vous souhaitez obtenirdes formats associés JPEG à la place, vous pouvez sélectionner le format JPEG parl�intermédiaire de l�assistant Sélectionner le format ou par l�intermédiaire de la pageFormats associés si un format associé JPEF existe déjà.

Chaque élément d�une collection possède une icône indiquant son état de disponibilité.Cette icône contient l�un des indicateurs suivants, en fonction de sa disponibilité :



� une puce verte ( ) signiÞe que le contenu sélectionné existe dans le référentielet est disponible.

� Une puce jaune ( ) signiÞe que le format sélectionné n�existe pas encore dans leréférentiel. Le format sera disponible en attente d�une transformation.

� Une puce rouge ( ) signiÞe que le format sélectionné n�existe pas dans le référentielet que le système n�est pas en mesure d�effectuer une transformation.

Quand vous afÞchez une collection après y avoir ajouté du contenu pour la premièrefois, l�indicateur d�état doit être vert pour tous les éléments. Ce n�est qu�après des actionstelles qu�une demande de transformation que l�indicateur d�état peut changer.

Remarque : une transformation demandée à partir d�une collection ne crée que desformats associés pour les éléments. Il n�est pas possible de créer un nouvel objet. Pourcréer un objet associé, reportez-vous à la rubrique Création d�un objet associé partransformation, page 105.

Pour sélectionner les formats de plusieurs éléments d�une collection, reportez-vous à larubrique Sélection d�autres formats associés pour plusieurs éléments d�une collection,page 211.

Pour sélectionner un autre format associé pour un élément d�une collection :

1. Naviguez jusqu�à une collection et afÞchez son contenu.


� Sélectionnez l�icône de formats associés ( ) pour un élément de la collection.� Dans la vue simpliÞée : cliquez sur le lien Sélectionner le format situé en regard

d�une collection.� Dans la vue standard : cochez la case d�une collection et sélectionnez le bouton

Sélectionner le format dans la barre d�outils.L�assistant Sélectionner le format apparaît ; son contenu varie (deux possibilités)en fonction de votre sélection :� Si vous avez sélectionné l�icône de format associé, la liste de tous les formats

associés qui appartiennent à l�objet principal s�afÞche. Tous les formats associésqui ne Þgurent pas déjà dans la collection peuvent être sélectionnés. Parconséquent, la sélection des formats est limitée à ceux qui existent.

� Si vous avez cliqué sur le bouton ou le lien Sélectionner le format, une liste detous les formats associés possibles pour le format en cours apparaît.

3. Sélectionnez le format associé à inclure à la collection et cliquez sur Suivant.La page ConÞrmer le format s�afÞche et montre les résultats de la sélection du format.Si l�élément a déjà un format associé de ce type, l�état de cet élément est afÞché en vert( ). Cet élément est disponible immédiatement. Si une demande de transformationa été mise en Þle d�attente pour le format sélectionné, l�état de cet élément s�afÞche enjaune ( ). Si le format sélectionné n�existe pas dans le référentiel, et si le système



n�est pas en mesure d�effectuer une transformation, l�état de cet élément est afÞchéen rouge ( ).

4. Cliquez sur le lien Supprimer situé en regard d�une synthèse d�état pour supprimerle format sélectionné.

5. Effectuez l�une des actions suivantes :� Si l�état de l�élément est afÞché en vert ( ), cliquez sur Ok et passez à l�Étape 9.� Si l�état de l�élément s�afÞche en jaune ( ), cliquez sur Suivant et passez à l�étape

suivante pour procéder à la transformation dans le format associé sélectionné.6. L�écran Sélectionner une transformation afÞche le Þchier sélectionné et les

transformations disponibles. Il peut exister plusieurs transformations disponiblespermettant d�aboutir au format sélectionné.Sélectionnez un proÞl de transformation et cliquez sur Suivant.

7. La fenêtre Détails de la transformation afÞche les détails requis ou facultatifs pourla transformation sélectionnée.Entrez les informations nécessaires à la déÞnition des paramètres de transformationet cliquez sur Suivant.

8. La fenêtre DéÞnition du format associé apparaît.Si un format associé de ce Þchier au même format existe déjà, vous pouvezdifférencier le nouveau format associé que vous créez en lui affectant unidentiÞcateur unique dans le champ Description du format associé.Entrez une description dans le champ Description du format associé et cliquezsur Terminer.

Remarque : si un message vous indique qu�un Þchier de même format et descriptionexiste déjà, vous pouvez remplacer le Þchier existant en cliquant sur Oui. Pourconserver à la fois le nouveau Þchier et celui existant, cliquez sur Non. Si voussélectionnez Non, vous devez revenir en arrière et entrer une description unique.Ceci dépend selon que vous avez déjà entré une Description du format associé àl�étape précédente ou que la description est en conßit avec une autre description d�unformat associé ayant le même nom ou le même format.

9. Vous revenez à la vue des collections dans laquelle l�état de l�élément est mis à jourou le nouveau format associé est afÞché.



Sélection d�autres formats associés pourplusieurs éléments d�une collection

Pour plusieurs formats associés d�une collection, vous pouvez opter pour un autreformat ou vous pouvez les transformer si le format dont vous avez besoin n�existe pasdéjà dans le référentiel.

Par exemple, si votre collection est constituée de trois images BMP, de deux imagesTIFF et de quatre images GIF, vous pouvez peut-être sélectionner toutes ces imageset les rendre disponibles au format JPEG. S�il existe déjà un format associé pour leformat sélectionné, il est disponible immédiatement. S�il n�en existe pas, vous pouvezeffectuer une demande de transformation qui sera envoyée au serveur, où elle attendrad�être traitée .

Chaque élément d�une collection possède une icône indiquant son état de disponibilité.Cette icône contient l�un des indicateurs suivants, en fonction de sa disponibilité :� une puce verte ( ) signiÞe que le contenu sélectionné existe dans le référentiel

et est disponible.� Une puce jaune ( ) signiÞe que le format sélectionné n�existe pas encore dans le

référentiel. Le format sera disponible en attente d�une transformation.� Une puce rouge ( ) signiÞe que le format sélectionné n�existe pas dans le référentiel

et que le système n�est pas en mesure d�effectuer une transformation.Quand vous afÞchez une collection après y avoir ajouté du contenu pour la premièrefois, l�indicateur d�état doit être vert pour tous les éléments. Ce n�est qu�après des actionstelles qu�une demande de transformation que l�indicateur d�état peut changer.

Remarque : une transformation demandée à partir d�une collection ne crée que desformats associés pour les éléments. Il n�est pas possible de créer un nouvel objet. Pourcréer un objet associé, reportez-vous à la rubrique Création d�un objet associé partransformation, page 105.

Pour sélectionner un autre format associé pour plusieurs éléments d�une collection :

1. Naviguez jusqu�à une collection et afÞchez son contenu.

2. Dans la vue standard, cochez la case de plusieurs éléments et sélectionnez le boutonSélectionner le format dans la barre d�outils.L�assistant Sélectionner le format apparaît. Il contient les éléments sélectionnéset les formats possibles.Sélectionnez l�autre format associé à intégrer à la collection pour les élémentssélectionnés et cliquez sur Suivant.

3. La page ConÞrmer le format apparaît. Elle afÞche les résultats de la sélection duformat des éléments :



Si l�élément a déjà un format associé de ce type, l�état de cet élément est afÞché en vert( ). Cet élément est disponible immédiatement. Si une demande de transformationa été mise en Þle d�attente pour le format sélectionné, l�état de cet élément s�afÞche enjaune ( ). Si le format sélectionné n�existe pas dans le référentiel, et si le systèmen�est pas en mesure d�effectuer une transformation, l�état de cet élément est afÞchéen rouge ( ).


5. Effectuez l�une des actions suivantes :� Si l�état de tous les éléments est afÞché en vert ( ), cliquez sur OK et passez à

l�Étape 9.� S�il existe des éléments dont l�état est afÞché en jaune ( ), cliquez sur Suivant

et passez à l�étape suivante pour procéder à la transformation dans le formatassocié sélectionné.

6. La fenêtre Sélectionner une transformation afÞche les Þchiers sélectionnés et lestransformations disponibles. Il peut exister plusieurs transformations disponiblespermettant d�aboutir au format sélectionné.Sélectionnez un proÞl de transformation et cliquez sur Suivant.


8. La fenêtre DéÞnition du format associé apparaît.Si un format associé de ce Þchier au même format existe déjà, vous pouvezdifférencier le nouveau format associé que vous créez en lui affectant unidentiÞcateur unique dans le champ Description du format associé.Entrez une description dans le champ Description du format associé et cliquezsur Terminer.

Remarque : si un message vous indique qu�un Þchier de même format et descriptionexiste déjà, vous pouvez remplacer le Þchier existant en cliquant sur Oui. Pourconserver à la fois le nouveau Þchier et celui existant, cliquez sur Non. Si voussélectionnez Non, vous devez revenir en arrière et entrer une description unique.Ceci dépend selon que vous avez déjà entré une Description du format associé àl�étape précédente ou que la description est en conßit avec une autre description d�unformat associé ayant le même nom ou le même format.

9. Vous revenez à la vue des collections dans laquelle l�état des éléments est mis à jourou les nouveaux formats associés sont afÞchés.



Téléchargement d�une collectionUn téléchargement permet de télécharger la collection entière sous forme de Þchier zip(en format Windows ou Macintosh) ou sous forme de Þchiers individuels.

Attention : Vous pouvez télécharger une collection si l�état de tous ses éléments est afÞchéen vert ( ), ce qui signiÞe qu�ils sont disponibles dans le référentiel. Pour sélectionnerd�autres formats associés des éléments de la collection, reportez-vous à la rubriqueSélection d�autres formats associés pour plusieurs éléments d�une collection, page 211.

Pour télécharger une collection :

1. Localisez une ou plusieurs collections.


cliquez sur le lien Télécharger dans l�en-tête.� Dans la vue standard, sélectionnez une collection pour afÞcher son contenu,

cochez la case de la collection, puis cliquez sur le bouton Télécharger de la barred�outils.

� Dans la vue standard, cochez la case d�une ou de plusieurs collections etsélectionnez Collection>Télécharger.

L�assistant Télécharger apparaît.

3. Sélectionnez un format de téléchargement de la collection et cliquez surOKLa boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît.

4. Sélectionnez un nom et un emplacement pour le ou les Þchiers dans la boîte dedialogue Enregistrer sous.

5. Cliquez sur OK ou sur Enregistrer.La collection est enregistrée à l�emplacement sélectionné.

Téléchargement d�une collection avec destransformations (Télécharger en tant que)

La fonction Télécharger en tant que permet de combiner un téléchargement de collection(reportez-vous à la rubrique Téléchargement d�une collection, page 213) et une demandede transformation (reportez-vous à la rubrique Sélection d�autres formats associés pourplusieurs éléments d�une collection, page 211). Vous pouvez ainsi spéciÞer le formatdésiré pour les Þchiers envoyés à votre ordinateur.



La collection téléchargée est enregistrée sous forme de collection temporaire lorsque vousdécidez de transformer les éléments. Grâce aux collections temporaires, la collectiond�origine n�est pas affectée par les modiÞcations requises pour la transformation.

Les collections temporaires sont disponibles dans le dossier Téléchargements actifs. Vouspouvez contrôler l�état d�une collection en la consultant à tout moment. Le nom de lacollection temporaire correspond au nom de la collection, précédé automatiquement dela mention « Téléchargement de : ». Par exemple, si vous avez téléchargé une collectionnommée Photos aériennes, le nom de la collection temporaire est « Téléchargement dePhotos aériennes ».

Pour télécharger une collection avec des transformations :

1. Localisez une ou plusieurs collections.


cliquez sur le lien Télécharger en tant que dans l�en-tête.� Dans la vue standard, sélectionnez une collection pour afÞcher son contenu,

cochez la case de la collection, puis cliquez sur le bouton Télécharger en tantque de la barre d�outils.

� Dans la vue standard, cochez la case d�une ou de plusieurs collections etsélectionnez Collection>Télécharger en tant que.

L�assistant Télécharger en tant que apparaît. Il contient tous les éléments de lacollection et les formats disponibles en fonction des sélections.

3. Sélectionnez le format souhaité pour le contenu de la collection et cliquez surSuivant.La page ConÞrmer le format s�afÞche et montre les résultats de la sélection duformat :Si l�élément a déjà un format associé de ce type, l�état de cet élément est afÞché en vert( ). Cet élément est disponible immédiatement. Si une demande de transformationa été mise en Þle d�attente pour le format sélectionné, l�état de cet élément s�afÞche enjaune ( ). Si le format sélectionné n�existe pas dans le référentiel, et si le systèmen�est pas en mesure d�effectuer une transformation, l�état de cet élément est afÞchéen rouge ( ).


5. Effectuez l�une des actions suivantes :� Si l�état de tous les éléments est afÞché en vert ( ), cliquez sur Télécharger et

passez à l�Étape 9.� S�il existe des éléments dont l�état est afÞché en jaune ( ), cliquez sur Suivant

et passez à l�étape suivante pour procéder à la transformation des éléments enfonction du format associé sélectionné.



6. La fenêtre Sélectionner une transformation afÞche les Þchiers sélectionnés et lestransformations disponibles. Il peut exister plusieurs transformations disponiblespermettant d�aboutir au format sélectionné.Sélectionnez un proÞl de transformation et cliquez sur Suivant.


8. Un avertissement vous informe que la demande de transformation a été soumise auserveur. Cliquez sur Terminer.La page Téléchargement actif est automatiquement afÞchée ; vous pouvez yconsulter l�état de transformation. Vous pouvez revenir à cette page à tout momentpar l�intermédiaire du menu Collection. Lorsque toutes les transformations sontterminées (l�état de téléchargement actif est afÞché en vert ), la collection est prêteà être téléchargée.

Remarque : la sélection Téléchargement actif est une collection temporaire. Unecollection temporaire vous permet d�éviter que la collection originale soit touchéepar les changements requis pour le téléchargement.

Lorsque vous êtes prêt à télécharger la collection, sélectionnez-la et cliquez surTélécharger.L�assistant Téléchargement de : apparaît.

9. Sélectionnez un format de téléchargement pour la collection.

10. Cochez la case pour supprimer le téléchargement actif (temporaire) lorsque lacollection a été téléchargée avec succès. Cette option est sélectionnée par défaut.

11. Cliquez sur OK.La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît.

12. Sélectionnez un nom et un emplacement pour le ou les Þchiers dans la boîte dedialogue Enregistrer sous.

13. Cliquez sur OK ou sur Enregistrer.La collection est enregistrée à l�emplacement sélectionné.

14. La page Téléchargement actif est à nouveau afÞchée.

AfÞchage des téléchargements actifsLorsque vous effectuez un téléchargement en tant que, des téléchargements actifssont créés. Il s�agit de téléchargements pour lesquels les transformations ne sont



pas disponibles ou bien en attente pour certains éléments de la collection. Lestéléchargements actifs sont enregistrés automatiquement sous forme de collectionstemporaires lorsque vous choisissez de transformer les éléments au cours d�uneprocédure de téléchargement en tant que. Grâce aux collections temporaires, la collectiond�origine n�est pas affectée par les modiÞcations requises pour la transformation.

Les téléchargements actifs (collections temporaires) sont disponibles dans le dossiercorrespondant. Le nom de la collection temporaire correspond au nom de la collection,précédé automatiquement de la mention « Téléchargement de : ». Par exemple, sivous avez téléchargé une collection nommée Photos aériennes, le nom de la collectiontemporaire est « Téléchargement de Photos aériennes ».

Pour afÞcher vos téléchargements actifs :

1. Sélectionnez le n�ud Collections favorites.

2. Sélectionnez le lien Téléchargements actifs.

3. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Dans la vue simpliÞée, sélectionnez l�onglet Collections favorites, puis le lien

Téléchargements actifs.� Dans la vue standard, sélectionnez le n�ud Collections favorites, puis le lien

Téléchargements actifs.� Dans la vue standard, sélectionnez Collection>AfÞcher les téléchargements

actifs.

AfÞchage des collections dans d�autresproduits Documentum

Les collections sont visibles dans d�autres applications Documentum telles que Desktopet Webtop. Toutefois, la fonctionnalité de collection n�est disponible que dans DigitalAsset Manager. Cela signiÞe que les collections se présentent comme n�importe quelautre objet Documentum dans des applications autres que Digital Asset Manager.


Chapitre 19Utilisation des formulaires

Un formulaire est un Þchier XML qui propose des champs pour la saisie et l�extraction des données.Pour utiliser la fonction formulaire, vous devez disposer du rôle form_user. Ce rôle est déÞni parForms DocApp.


� Création d�un formulaire, page 217� Ouverture d�un formulaire, page 218� Entrée de données dans un formulaire, page 218� Mise en forme du contenu d�un formulaire, page 221

Création d�un formulaireLorsque vous créez un formulaire, celui-ci est créé à partir d�un modèle qui détermineles champs. Les développeurs se servent de Documentum Forms Builder pour créerdes modèles.

Pour créer un formulaire :

1. Naviguez jusqu�à l�emplacement où vous voulez créer le formulaire.

2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Nouveau formulaire.� Sélectionnez Fichier>Nouveau>Formulaire.

3. Dans le champ Nom du formulaire, entrez le nom du nouveau formulaire.

4. Dans le champModèle, sélectionnez le modèle à utiliser pour créer le formulaire.

5. Cliquez sur Suivant.

6. Le formulaire s�afÞche. Pour modiÞer le formulaire, reportez-vous à la rubriqueEntrée de données dans un formulaire, page 218.


Utilisation des formulaires

Ouverture d�un formulaireVous pouvez accéder aux formulaires à partir de leur emplacement dans le référentielou en les ouvrant au sein des tâches. Lorsqu�il est attaché à une tâche, le formulairepeut se présenter de deux façons :

� S�il existait dans le référentiel avant le début du Workßow, il apparaît comme unÞchier joint à celui-ci.

� S�il vient d�être créé pour le Workßow, les champs du formulaire s�afÞchent lorsqu�unutilisateur ouvre une tâche du Workßow.

Pour modiÞer un formulaire, reportez-vous à la rubrique Entrée de données dans unformulaire, page 218.

Entrée de données dans un formulaireQuand vous entrez des données dans un formulaire, elles sont enregistrées dans leformulaire au sein du référentiel sous forme de contenu, d�attributs ou les deux. Si lesdonnées sont enregistrées sous forme d�attributs uniquement, le formulaire a une taillede Þchier nulle.

Pour entrer des données dans un formulaire :Si, à un moment où un autre, Digital Asset Manager vous invite à accepter ou à conÞrmerdes applets Documentum, cliquez sur les boutons correspondants. Lisez attentivementtous les messages d�invite.

1. Naviguez jusqu�au formulaire au sein du référentiel ou de la tâche.

2. Si le formulaire s�ouvre automatiquement dans une tâche, passez à l�étape suivante.Sinon, Effectuez l�une des opérations suivantes pour ouvrir le formulaire, en fonctiondes options disponibles :� Sur la ligne du Þchier, cliquez surModiÞer.� Cochez la case en regard du formulaire. sélectionnez Fichier>ModiÞer.

3. Entrez dans le formulaire les informations requises. Un formulaire peut inclureles éléments suivants :� Zone de texte (présentée avec des boutons de formatage)

Pour entrer le texte, vous devez positionner votre curseur dans la zone de texteet le taper au clavier. Si des boutons de formatage apparaissent, vous pouvez



mettre en forme le texte. Pour mettre du texte en forme, reportez-vous à lasection Mise en forme du contenu d�un formulaire, page 221.

� Liste de sélection

Cliquez sur la ßèche descendante et sélectionnez l�élément de votre choix :� Zones de liste

� Zone de liste à sélection unique

Cliquez sur la sélection désirée. (Si une case d�option apparaît en regard dela liste, vous devez cliquer dessus pour inclure les éléments sélectionnésdans le formulaire.)

� Zone de liste à sélection multiple

Sélectionnez un élément et cliquez sur la ßèche descendante pour le fairepasser dans le champ de droite. Vous pouvez déplacer plusieurs éléments.(Si une case d�option apparaît en regard de la liste à sélection multiple,vous devez cliquer dessus pour inclure les éléments sélectionnés dans leformulaire.)

� Zone de liste à entrée optionnelle (présentée avec des cases d�option)

Vous pouvez saisir votre propre entrée. Si des cases d�option apparaissent,cliquez dessus pour inclure votre entrée dans le formulaire.

� Sélecteur de pièces jointes

� Pièce jointe unique



Pour ajouter une pièce jointe, cliquez sur le lien Ajouter et sélectionnez lapièce jointe sur la page de sélection. (Pour plus de détails sur l�utilisationd�une page de sélection, reportez-vous à Choix d�un élément sur une pagede sélection, page 40.)

� Pièces jointes multiples

Pour ajouter plusieurs pièces jointes, cliquez sur le lien Ajouter etsélectionnez la pièce jointe sur la page de sélection. (Pour plus de détails surl�utilisation d�une page de sélection, reportez-vous à Choix d�un élémentsur une page de sélection, page 40.) Pour supprimer une pièce jointe,sélectionnez-la dans la liste et cliquez sur Supprimer.

� Case à cocher :

Cochez la case pour inclure l�option dans le formulaire.� Cases d�option (présentées accompagnées d�une zone de texte) :

Pour sélectionner l�option désirée, cliquez dessus. Si une zone de texte apparaît,vous pouvez entrer votre propre option. Vous devez ensuite cliquer sur cetteoption pour qu�elle soit sélectionnée.

� Bouton de calendrier (représenté accompagné de listes de sélection pour l�heure) :

Cliquez sur la ßèche descendante, puis sélectionnez la date dans le calendrierqui apparaît. Vous pouvez vous déplacer de mois en mois vers l�avant et versl�arrière au sein du calendrier en cliquant sur les ßèches.

Si des listes de sélection apparaissent à côté d�un calendrier, vous pouvezsélectionner les heures, les minutes et les secondes en plus de la date.

� Bouton de calcul automatique Les boutons de calcul permettent d�effectuer descalculs numériques sur les entrées faites dans les champs de texte. Si un bouton



de calcul apparaît, cliquez dessus pour effectuer le calcul. L�étiquette du boutonest déterminée par le modèle de formulaire.

4. Si vous voulez supprimer les changements et recommencer, cliquez sur RedéÞnir.

5. Lorsque vous avez Þni d�entrer des informations, cliquez sur Enregistrer ou Envoyer.

6. Si Digital Asset Manager vous invite à conÞrmer, cliquez sur Oui.

Mise en forme du contenu d�un formulaireSi des boutons de formatage apparaissent au-dessus d�une zone de texte dans unformulaire (comme ici), vous pouvez mettre le texte en forme.

Les boutons de formatage sont décrits dans le tableau suivant.

Tableau 19-1. Boutons de formatage d�un formulaire

Option de formatage Description

AfÞche les styles d�en-têtes qui peuventêtre appliqués à une ligne de textesélectionnée.

AfÞche la famille de polices sélectionnéeet permet à l�utilisateur d�en sélectionnerune autre. Si la police sélectionnéen�est pas installée sur l�ordinateur del�utilisateur du formulaire, la police estdéÞnie par défaut sur une police standardde ce type.

AfÞche la taille de police sélectionnée etpermet à l�utilisateur d�en sélectionnerune autre.




Copie le texte sélectionné dans lePresse-papiers avant de le supprimerde l�emplacement actuel. Ceci peutne pas fonctionner avec Mozilla etNetscape du fait des paramètres desécurité du navigateur. À la place, utilisezla combinaison de touches standardCTRL+X.

Copie le texte sélectionné dans lePresse-papiers et en laisse un exemplaireà l�emplacement actuel. Ceci peut ne pasfonctionner avec Mozilla et Netscapedu fait des paramètres de sécuritédu navigateur. À la place, utilisezla combinaison de touches standardCTRL+C.

Copie le texte depuis le Presse-papiersà l�emplacement sélectionné. Cecipeut ne pas fonctionner avec Mozillaet Netscape du fait des paramètres desécurité du navigateur. À la place, utilisezla combinaison de touches standardCTRL+V.

Applique le style gras au texte sélectionné.

Applique le style italique au textesélectionné.

Applique le style souligné au textesélectionné.

Aligne chaque ligne d�un bloc de texte surla marge de gauche.

Centre chaque ligne d�un bloc de texte.

Aligne chaque ligne d�un bloc de texte surla marge de droite.

Aligne chaque ligne d�un bloc de texte surles marges de droite et de gauche.

Indente un bloc de texte.




Met en retrait négatif un bloc de texte.

Met en indice le texte sélectionné (petittexte en dessous de la ligne).

Met en exposant le texte sélectionné (petittexte au-dessus de la ligne).

Crée une liste numérotée.

Crée une liste à puces.

Contrôle la couleur du texte sélectionné.

Met en surbrillance la couleur de fond dutexte sélectionné.

Annule l�action précédente. Lesannulations multiples sont autorisées.Notez les contraintes suivantes surAnnuler/Répéter :

� Annuler/Répéter ne s�applique pas auxactions appelées par le menu contextuel(qui s�afÞche lorsque vous cliquez surun objet avec le bouton droit)

� Annuler/Répéter ne s�applique pasaux manipulations sur les tableaux(création, ajout et suppression delignes)

� Les navigateurs Netscape et Mozillane gèrent pas Annuler/Répéter pourl�ajout des couleurs d�arrière-plan.

Rétablit l�action préalablement annulée.Les répétitions multiples sont autorisées.Reportez-vous à la fonction Annuler pourobtenir une liste des limites.

Autorise l�insertion d�un lien URL dansune image.

Crée un lien hypertexte à partir du textesélectionné.




Insère un tableau à partir duPresse-papiers dans le cadre detexte mis en forme. Le tableau peut êtreau format Word, RTF ou HTML.

VériÞe l�orthographe du texte dans lecadre du texte mis en forme.

AfÞche le balisage HTML du texteformaté.


Chapitre 20Utilisation des services collaboratifs


� Services collaboratifs - Présentation, page 225� Utilisation des espaces, page 227� Utilisation des discussions, page 237� Utilisation des notes, page 240� Utilisation des armoires et dossiers contextuels, page 242� Emploi de l�éditeur de texte avec mise en forme, page 243

Services collaboratifs - PrésentationLes services collaboratifs permettent aux groupes de travailler ensemble sur ducontenu (documents, ressources de média enrichi, etc.) et des processus (cycles de vie,Workßows). Ils améliorent aussi la manière dont ces groupes travaillent. La plate-formeDocumentum donne accès aux informations et permet de les utiliser, de les réutiliser etde les distribuer rapidement et en toute simplicité. Les services collaboratifs renforcentet améliorent la qualité du travail d�équipe inhérent à cet échange d�informations. Avecles services collaboratifs, le référentiel de l�entreprise est un endroit où vous effectuez untravail, et non uniquement un lieu où vous placez un travail.

Les services collaboratifs se composent des objets et des fonctions suivants.

espaces

Avec les services collaboratifs, votre référentiel peut inclure des lieux de travail virtuels,appelés espaces, dans lesquels interviennent les interactions entre les groupes. Lesespaces possèdent des membres (un ensemble déterminé d�utilisateurs d�un référentieldont l�appartenance est associée à la fois aux processus et au contenu d�un espace). Les


Utilisation des services collaboratifs

objets appartenant à un espace (créés, copiés ou déplacés dans cet espace) disposentd�ACL contrôlées par l�espace, auxquelles les non-membres ne peuvent accéder. Vouspouvez structurer les espaces sous forme de fonctions organisationnelles associées à desprogrammes, projets ou processus particuliers.

discussions

discussions sont des Þls de commentaires en ligne permettant la collaboration informelleou spontanée autour d�éléments de référentiel individuels. Par exemple, une équipechargée du développement d�un site Web peut organiser des Þls de discussion aÞnde partager des commentaires concernant un contenu spéciÞque avant que celui-ci nesoit publié. Les équipes de développement produit peuvent organiser des séances decréativité, des débats et aboutir à des consensus grâce aux discussions. Les utilisateursont la possibilité d�ajouter des commentaires aux discussions, de les modiÞer, de lessupprimer et d�y répondre. Dans Digital Asset Manager, la plupart des objets peuventêtre associés à des discussions.

Les notes

Les notes sont des documents simples et légers pouvant intégrer des discussions et dutexte mis en forme. L�utilisation de notes évite d�avoir à exécuter une application detraitement de texte.

Les armoires et dossiers contextuels

Les armoires et dossiers contextuels se distinguent des conteneurs de référentiel standardpar la présence de descriptions de texte mis en forme et de discussions intégrées enoption. Ces fonctions permettent de capturer et d�exprimer le contexte orienté sur letravail de la hiérarchie d�un dossier. De telles informations contextuelles peuvent incluredes détails concernant les objectifs, tâches, rôles, jalons, etc. d�un projet. Comme larecherche de texte intégral conserve un index des descriptions et discussions d�unréférentiel, elles sont faciles à retrouver, ainsi que les éléments qui s�y rapportent.

Éditeur de texte avec mise en forme (Rich Text Editor)

L�éditeur de texte avec mise en forme est une fenêtre incorporée pour la création etl�édition de texte mis en forme. Il propose des commandes de formatage de texte



(caractères gras, italiques, sélection de la police, etc.), un correcteur orthographique, etpermet d�incorporer des liens et des images Web. L�éditeur de texte avec mise en formepermet de créer, modiÞer ou répondre à des commentaires, de créer ou modiÞer desnotes et de créer ou modiÞer des descriptions de dossiers.

Utilisation des espacesUn espace est la zone d�un référentiel où l�accès aux éléments est limité, sauf pour lesutilisateurs de la liste des membres de cet espace. Les objets d�un espace sont régis parcet espace (autrement dit, leurs ACL sont déterminées par l�espace) et sont accessiblesaux seuls membres de la liste.

Les utilisateurs du référentiel disposant des autorisations requises peuvent créer etadministrer un espace dans Digital Asset Manager, au lieu de s�en remettre à unadministrateur système. Les créateurs et propriétaires d�espaces gèrent également laliste des membres d�un espace.

Seules les applications WDK telles que Webtop peuvent créer et administrer des espaces.

Visite d�un espace

Les espaces sont représentés comme des dossiers dans l�arborescence de navigationde Digital Asset Manager. Pour ouvrir la page d�accueil d�un espace dont vous êtesmembre, cliquez sur l�icône espace ( ) d�une liste d�éléments.

La première fois que vous visitez la page d�accueil d�un espace, vous êtes invité à vousy abonner (à moins qu�étant son créateur, vous ne l�ayez déjà fait). Choisissez Oui ouNon, puis cliquez sur Continuer. Si vous choisissez Oui, la page d�accueil de l�espaces�ajoute à vos abonnements.

La page d�accueil d�un espace ressemble au niveau supérieur d�un dossier, avec lesaspects uniques suivants :

� Le titre correspond au nom de l�espace, auquel s�ajoutent les mots « page d�accueil ».� Une bannière graphique apparaît (le cas échéant) au-dessus du message d�accueil

de l�espace. (Une bannière graphique apparaît également sur les pages des dossiersrégis, des notes et des discussions autonomes de l�espace.)

� Un lien vers l�onglet Appartenance des propriétés de l�espace apparaît en haut dela page.

� Le message d�accueil (éventuel) est analogue à la description de texte mis en formed�un dossier.

� La discussion intégrée est appelée Annonces.



Liaison à un espace

Vous pouvez ajouter un lien vers la page d�accueil d�un espace n�importe où dans leréférentiel autorisant les liens.

À propos des objets régis par les espaces

Lorsqu�un objet est régi par un espace, son ACL l�est également et seuls les membres del�espace peuvent y accéder. Alors qu�un objet régi peut être lié à d�autres emplacementsd�un référentiel, les seuls utilisateurs qui peuvent y accéder sont les membres de l�espacerégissant l�objet. Un espace régit tout élément interne créé ou importé. Un espace n�aaucun contrôle sur les autres espaces.

Les utilisateurs des rôles Contributeurs et Propriétaires, ainsi que les groupes locaux,sont ajoutés à l�ACL selon les paramètres par défaut déÞnis dans l�onglet Propriétés :Options. Un objet créé en copiant un autre objet est considéré comme un nouvel objet.

Dans la colonne facultative Espace d�une liste (indiquée par l�icône ), les objetsappartenant à un espace se distinguent par l�une des icônes suivantes (ou indicateursde régie) :

� indique que l�élément appartient au même espace que le dossier en cours, ouqu�il est régi par celui-ci.

� indique que l�objet appartient à un espace différent.Cliquez sur un indicateur maître pour ouvrir la page d�accueil de l�espace. Cliquez surl�icône d�en-tête pour trier la liste d�objets en fonction de leur appartenance au mêmeespace, à un espace différent ou à aucun espace (pas d�icône dans la colonne Espace).

Si vous afÞchez toutes les versions dans un dossier, chaque option d�un objet visiblepour vous dispose de son propre indicateur de régie, car il est possible pour différentesversions d�appartenir à différents espaces.

Pour désactiver la colonne Espace, utilisez les préférences AfÞcher les paramètres descolonnes.

Objets non régis dans un espace

Pour faire en sorte qu�un objet ne soit plus régi, un utilisateur doit avoir les autorisationsd�écriture et de changement d�autorisations. Il est également possible de limiter lasuppression de la régie aux propriétaires par une option d�espace .



Si un objet n�est plus régi, le groupe Membres de l�espace est supprimé de la liste degroupes requis et les groupes Propriétaires et Contributeurs de l�espace sont supprimésde la liste des autorisations. Tous les autres Þgurant sur la liste d�autorisations y restent.

Tout utilisateur des groupes locaux est supprimé de l�ACL d�un objet non régi.

La relation fédératrice d�un objet le liant à un espace peut être supprimée selon lesméthodes suivantes :

� par un déplacement des liens depuis l�espace des objets vers n�importe quel pointexterne pouvant mener à la suppression

� par utilisation de la commande Fichier > Supprimer de l�espace� par copie d�un objet régi dans un dossier non régi ; la copie n�est pas régie et la

liste ACL de l�objet ne contient aucune entrée relative aux rôles et groupes locauxde l�espace de l�objet d�origine ;

� par déplacement vers l�extérieur d�un lien vers un objet régi, via un Workßow, si cedernier a l�autorisation adéquate dans cet espace ;

Création d�un espace

Vous pouvez créer un espace dans tout emplacement d�un référentiel autorisant lacréation de dossiers. Pour utiliser l�assistant New Room aÞn de créer un espace, vousdevez :

� avoir la permission de créer des objets dans l�emplacement souhaité ;� disposer du privilège CRÉER UN GROUPE au niveau de l�administration du

référentiel (pour ajouter des groupes d�utilisateurs à la liste des membres duréférentiel).

Remarque : dans les référentiels de versions antérieures à 5.3 SP2, vous pouvezuniquement créer un espace au niveau supérieur d�une armoire.

Pour créer un espace :

1. Accédez à l�emplacement auquel vous souhaitez créer un espace.

2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Nouvel espace.� Si la barre de menu est disponible, sélectionnez :Fichier>Nouveau>Espace.

3. Dans l�onglet Créer de l�assistant New Room, entrez les éléments suivants :� Nom (obligatoire) : Le nom du nouvel espace. Le nom doit être unique dans

une même armoire.



� Message d�accueil (facultatif) : Dans la fenêtre de texte mis en forme, créez unmessage qui s�afÞchera sous le chemin de navigation, dans la page d�accueil del�espace.

� Abonnez-vous à l�espace si vous le souhaitez en cochant l�option S�abonner à cetespace (cliquez sur [+] AfÞcher options si nécessaire pour afÞcher l�option).

Vous pouvez passer à un autre onglet ou cliquer sur Terminer pour fermer l�assistant.

4. Sélection des membres de l�espace. Vous pouvez effectuer cette action maintenantou après la création de l�espace.� L�onglet Choisir les propriétaires offre les commandes Digital Asset Manager

standard pour sélectionner les utilisateurs, les groupes ou les rôles du référentiel(dans le volet de gauche) que vous souhaitez dans le rôle des propriétaires del�espace (répertorié dans le volet de droite). Vous pourrez ajouter ou supprimerdes membres de ce rôle ultérieurement. En tant que créateur de l�espace, vous endevenez automatiquement le propriétaire.

� Dans l�onglet Choisir les contributeurs, sélectionnez les utilisateurs, groupesou rôles du référentiel que vous voulez afÞcher dans le rôle Contributeursde l�espace. Vous pourrez ajouter ou supprimer des membres de ce rôleultérieurement.

5. Sélection des options de l�espace. Vous pouvez effectuer cette action maintenantou après la création de l�espace.� Droits de supprimer le contrôle : décidez qui peut supprimer la relation

de contrôle de l�espace sur les objets qui lui appartiennent, c�est-à-dire soituniquement les propriétaires de l�espace, soit tout membre de l�espace (lescontributeurs comme les propriétaires).

� Bannière d�espace : choisissez de faire apparaître ou non un graphiqued�identiÞcation en haut des pages dans tout l�espace. Pour spéciÞer une bannièrepersonnalisée, cochez la case Utiliser la bannière personnalisée. Sélectionnezle Þchier graphique (.gif, .jpg, .jpeg ou .png, la taille ne devant pas dépasser36 pixels) qui sera téléchargé dans l�espace lorsque vous cliquerez sur Terminerpour fermer l�assistant.

Remarque : pour supprimer le graphique d�un espace, vous pouvez, dans lespropriétés de l�espace, désactiver la case Utiliser la bannière personnalisée, puiscliquer sur OK pour conÞrmer la modiÞcation.

� Utilisateurs connectés aux objets nouvellement ajoutés : déÞnissez lespermissions d�ajout à un objet lorsque celui-ci est régi par l�espace. Un tableaurépertorie les permissions accordées à chaque groupe local. Chaque ligne dutableau indique le nom et les paramètres courants d�un groupe, et un boutonÉdition permet d�accéder à une boîte de dialogue de modiÞcation. Le tableauafÞche au départ les deux groupes intégrés : Contributeurs et Propriétaires.Le paramétrage par défaut pour les contributeurs est ASSOCIER, Exécuterla procédure, Changer l�emplacement. Le paramétrage par défaut pour les



propriétaires est SUPPRIMER, Exécuter la procédure, Changer l�emplacement.Après la création de l�espace, si des groupes de niveau d�espace supplémentairessont créés, le tableau indique également ces groupes, avec la permission initialeAUCUN et pas de permissions étendues.

Le créateur de l�espace peut modiÞer le paramétrage de tout groupe en cliquantsur Édition dans la ligne correspondante aÞn d�ouvrir la boîte de dialogueDéÞnir les autorisations d�accès : Nouveaux objets ajoutés à cet espace, quicontient les commandes Webtop classiques de déÞnition des permissions.

6. Pour fermer l�assistant en créant un espace, cliquez sur Terminer. Pour quitterl�assistant sans créer d�espace, cliquez sur Annuler.

ModiÞcation des propriétés d�un espace

Comme les autres conteneurs, les espaces disposent de propriétés auxquelles vouspouvez accéder de la manière habituelle.

Pour modiÞer les propriétés d�un espace :

1. Accédez à l�espace dont vous souhaitez consulter ou déÞnir les propriétés.


� Cliquez sur dans la ligne contenant le nom de l�espace.� Sélectionnez l�espace puis AfÞcher>Propriétés>Info.� Cliquez sur le lien Propriétés situé sur la page d�accueil de l�espace.L�onglet Propriétés : Info s�ouvre et est identiÞé dans le coin supérieur gauche parune icône d�espace ( ) et le nom de l�espace.

3. ModiÞez les propriétés selon vos besoins et cliquez sur OK pour appliquer vosmodiÞcations. Les modiÞcations apportées dans l�onglet Propriétés : Appartenanceprennent effet immédiatement (vous n�avez pas besoin de cliquer sur OK).

À propos de l�appartenance à l�espace

Le créateur ou un propriétaire d�un espace a la possibilité d�ajouter à la liste des membresde l�espace les membres (utilisateurs, groupes et rôles) d�un référentiel.

Chaque membre reçoit un rôle de contributeur ou de propriétaire dans l�espace.

� Contributeur est répertorié dans l�ACL de tous les objets de l�espace, attribuantgénéralement une autorisation de lecture sur ceux-ci. La plupart des membres d�unespace sont des contributeurs.



� Propriétaire autorise la gestion de la liste des membres et est répertorié dansl�ACL de tous les objets de l�espace, attribuant généralement une autorisation desuppression sur ceux-ci.

les rôles locaux n�ont d�effet que sur les objets et emplacements d�un espace. Ils n�ontaucun pouvoir en dehors d�un espace.

si un membre affecté directement au rôle Contributeurs se trouve également affectéindirectement au rôle Propriétaires (via un groupe, par exemple), le rôle Propriétairesprévaut.

Les propriétaires d�espaces peuvent créer des groupes locaux privés rassemblant desmembres de l�espace ; ces groupes permettent l�attribution de rôles personnalisés dansl�espace (Approbateurs de spécifs, par exemple). Le nom d�un groupe local doit êtreunique au sein d�un espace.

Figure 20-1. Membres du référentiel en relation avec les membres, groupes et rôles de l�espace

Gestion de l�appartenance à l�espace

Les membres d�un espace peuvent consulter la liste des membres, mais seuls lespropriétaires d�espaces peuvent gérer l�appartenance à un espace.

Pour ouvrir la liste des membres d�un espace :

1. Effectuez l�une des actions suivantes :� Dans la page d�accueil de l�espace, cliquez sur le lienMembres.� Ouvrez l�onglet Appartenance des propriétés de l�espace (Propriétés :

Appartenance).Voici les colonnes de la liste des membres de l�espace :



� Nom : nom du groupe ou du membre.� Rôle : différencie les propriétaires des contributeurs.� État : indique si les membres disposent d�un compte actif dans le référentiel.� Description : adresses électroniques (pour les utilisateurs), descriptions (pour les

groupes).� Groupe : visible lorsque la case à cocher AfÞcher les groupes est activée. Si un

membre n�est pas explicitement ajouté à un espace, la colonne montre le groupeaccordant l�appartenance au membre. (En présence de plusieurs groupes, seul lepremier (dans l�ordre alphabétique) apparaît).

Pour afÞcher les membres d�un groupe, cliquez sur son nom. Pour « remonter » dans laliste, utilisez le chemin de navigation situé au-dessus de la liste des membres.

Pour ajouter des membres d�un référentiel à un espace :

1. Sous l�onglet Propriétés : Appartenance de l�espace, cliquez sur Ajouter.

2. Dans la première boîte de dialogue, avec le sélecteur de membres standard,recherchez et sélectionnez les membres, les groupes et les rôles du référentiel àajouter à la liste des membres de l�espace. Cliquez sur OK pour atteindre l�étapesuivante de l�affectation d�un rôle aux membres sélectionnés. Cliquez sur Annulerpour revenir à l�onglet Appartenance.

3. Dans la deuxième boîte de dialogue, sélectionnez le rôle (Contributeur ouPropriétaire) à attribuer aux nouveaux membres. Cliquez sur OK pour affecter lerôle et revenir à l�onglet Appartenance. Cliquez sur Annuler pour revenir à la boîtede dialogue de sélection des membres.

Pour supprimer des membres d�un espace :

1. Sous l�onglet Propriétés : Appartenance, cliquez sur Supprimer pour ouvrirl�onglet Choisir des membres : Membres de l�espace qui répertorie uniquement lesmembres de l�espace, y compris les groupes locaux.

2. Dans le volet gauche, recherchez et sélectionnez les membres, groupes et rôles duréférentiel que vous voulez supprimer de la liste des membres de l�espace.

3. La liste des membres étant sélectionnée, cliquez sur pour les ajouter dans levolet de droite.

4. Cliquez sur OK pour supprimer les membres du volet droit de la liste des membresde l�espace. Vous revenez à l�onglet Propriétés : Appartenance de l�espace. Lesmembres supprimés d�un espace le sont également de tous les groupes locaux decet espace.

N�oubliez pas que les membres d�un espace que vous supprimez restent membres duréférentiel.



Pour modiÞer les rôles locaux des membres :

1. Sous l�onglet Propriétés : Appartenance, cliquez sur Changer de rôle.

2. Dans la première boîte de dialogue, recherchez et sélectionnez, à l�aide du sélecteurde membres standard, les membres et groupes de l�espace dont vous souhaitezchanger les rôles. Cliquez sur OK pour atteindre l�étape suivante de l�affectationd�un rôle aux membres sélectionnés. Cliquez sur Annuler pour revenir à l�ongletAppartenance.

3. Dans la deuxième boîte de dialogue, sélectionnez le rôle (Contributeur ouPropriétaire) à attribuer aux membres. Cliquez surOK pour affecter le rôle et revenirà l�onglet Appartenance. Cliquez sur Annuler pour revenir à la boîte de dialogue desélection des membres.

Pour créer un nouveau groupe local :

1. Sous l�onglet Propriétés : Appartenance, cliquez sur Nouveau groupe pour ouvrirl�onglet Créer un groupe d�espaces.

2. Entrez un nom de groupe (obligatoire). Le nom du groupe local doit être uniqueau sein de l�espace.

3. Entrez éventuellement une description claire du groupe.

4. Cliquez sur OK pour créer le groupe et revenir à la liste des membres de l�espace.Un groupe local appartient au groupe Propriétaires de l�espace (même s�il a été suppriméde l�espace). Par conséquent, il peut être utilisé uniquement dans les ACL des objets régis.

Pour modiÞer les propriétés d�un groupe local :

1. Ouvrez l�onglet Propriétés : Appartenance de l�espace.

2. Cliquez sur dans la ligne contenant le nom du groupe pour ouvrir l�onglet Info.

3. ModiÞez les propriétés du groupe selon vos besoins et cliquez sur OK pourappliquer les modiÞcations.

Pour ajouter des membres d�un espace à un groupe local :

1. Sous l�onglet Propriétés : Appartenance, cliquez sur le nom du groupe dont vousvoulez modiÞer les membres. La liste des membres du groupe apparaît.

2. Dans la page contenant la liste des membres du groupe, cliquez sur Ajouter. Unepage permettant de localiser les membres de l�espace apparaît.

3. Dans le volet gauche, recherchez et sélectionnez les membres, groupes et rôles del�espace que vous voulez ajouter au groupe.

4. La liste des membres étant sélectionnée, cliquez sur pour les ajouter dans levolet de droite.



5. Cliquez surOK pour ajouter les membres et revenir à la liste des membres du groupe.

Pour supprimer un groupe local d�un espace, procédez comme suit :


2. Dans le volet de gauche, recherchez et sélectionnez les groupes que vous souhaitezsupprimer de la liste des membres de l�espace.

3. Les groupes étant sélectionnés, cliquez sur pour les ajouter dans le volet de droite.

4. Cliquez sur OK pour supprimer les groupes du volet de droite de la liste desmembres de l�espace. Vous revenez à l�onglet Propriétés : Appartenance de l�espace.Les membres supprimés d�un espace le sont également de tous les groupes locauxde cet espace.

Pour supprimer un groupe local d�un espace, procédez comme suit :


2. Dans le volet de gauche, recherchez et sélectionnez les groupes que vous souhaitezsupprimer de la liste des membres de l�espace.

3. Les groupes étant sélectionnés, cliquez sur pour les ajouter dans le volet de droite.

4. Cliquez sur OK pour supprimer les groupes du volet de droite de la liste desmembres de l�espace. Vous revenez à l�onglet Propriétés : Appartenance de l�espace.Les membres supprimés d�un espace le sont également de tous les groupes locauxde cet espace.

N�oubliez pas que lorsque vous supprimez un groupe local d�un espace, le groupe estsupprimé du référentiel contrairement aux membres d�un espace, qui demeurent dansle référentiel même s�ils ont été supprimés d�un espace.

Lorsqu�un groupe local est supprimé d�un espace, la liste de ses membres est purgéeet celle-ci n�apparaît plus dans les listes et les sélecteurs de membres. Elle disparaîtégalement de la liste de déÞnition des utilisateurs dans l�onglet Propriétés : Options del�espace sous Utilisateurs connectés aux objets nouvellement ajoutés. Elle reste dansles ACL, mais son nom indique qu�elle a été supprimée. La liste continue d�appartenirau groupe Propriétaires de l�espace, aÞn qu�elle reste sécurisée. Les groupes locauxintégrés (Propriétaires et Contributeurs) ne peuvent pas être supprimés et n�apparaissentpas dans la boîte de dialogue Supprimer.



Copie d�un espace

Vous pouvez copier un espace dans tout emplacement d�un référentiel autorisant lacopie de dossiers.

Lorsque vous copiez un espace, le nouvel espace contient des copies de tout ce quiest accessible à partir de l�original. La copie d�un espace a les propriétés de l�original.Cependant, le �nom du propriétaire� est le groupe Propriétaires de la copie et non legroupe Propriétaires de l�original. Les rôles et groupes locaux de la copie sont des copiesde ceux de l�original, à l�exception du membre ayant créé la copie qui se trouve dans lerôle de propriétaire.

Déplacement ou création d�un lien vers un espace

Vous pouvez déplacer un espace dans tout emplacement d�un référentiel autorisant ledéplacement de dossiers.

Un lien vers la page d�accueil d�un espace peut être ajouté dans tout emplacement duréférentiel autorisant les liens.

Suppression d�un espace

Les super utilisateurs et les propriétaires d�un espace peuvent supprimer cet espace. Lesutilisateurs qui ne sont pas membres du groupe, en revanche, ne le peuvent pas, mêmes�ils disposent d�une autorisation de suppression.

Choisissez parmi les options suivantes :

� Uniquement le lien vers [nom du dossier] (il s�agit de l�option par défaut).� Espace, y compris la liste des membres et les groupes locaux, ainsi que tous

les liens pointant vers celui-ci. Dans ce cas, vous avez le choix entre supprimeruniquement la version courante ou toutes les versions.

Si vous supprimez le dernier lien vers un espace, vous supprimez l�espace et devezdécider s�il faut :

� Supprimer l�espace, sa liste de membres et ses groupes locaux (c�est l�option pardéfaut). Cette action ne réussit que si la page d�accueil n�a pas de liens, pas mêmedes liens cachés vers des anciennes versions, ce qui implique également que l�espacene régit plus rien.

� Supprimer l�espace, sa liste de membres, ses groupes locaux, ainsi que tous sessous-dossiers et objets. Dans ce cas, vous devez décider si vous souhaitez :



� Delete current versions of linked objects (Supprimer les versions actuellesdes objets liés) (option par défaut). Cette option commence par supprimer laversion courante de chaque objet lié. La suppression s�arrête toutefois si la paged�accueil et les sous-dossiers contiennent encore des liens vers d�autres versionsde l�un de ces objets, même des liens cachés vers des versions anciennes. Pourêtre entièrement supprimé, l�espace ne doit contenir aucun lien (pas même desliens cachés) vers des versions non courantes des objets.

� Delete all versions of linked objects (Supprimer toutes les versions des objetsliés).

Si vous supprimez plusieurs objets, la boîte de dialogue de suppression présenteplusieurs pages avec les choix ci-dessus pour les espaces qui l�exigent.

Utilisation des discussionsUne discussion en ligne est constituée d�une arborescence de commentaires, souvent sousla forme de séries ou de réponses à d�autres commentaires, mais, plus généralementsous forme de mélange des deux.

Les discussions sont généralement liées à des objets parents (tels que documents ouÞchiers multimédia). Si Digital Asset Manager comporte une page pour le parent (parexemple un dossier ou une note), la discussion y est généralement incorporée. Sinon, ladiscussion se trouve dans sa propre page autonome.

À la différence des autres éléments d�un référentiel, une discussion ne peut être niretirée, ni déclinée en plusieurs versions ni liée à plusieurs formats associés. Il n�estpas possible de sélectionner ou de modiÞer une discussion reliée à un parent et lespropriétés en sont inaccessibles.

Lorsque vous réintégrez une nouvelle version d�un objet parent, elle partage la mêmediscussion que la version immédiatement précédente (parallèle, mineure ou majeure).Les premières versions disposent de nouvelles discussions. Un paramètre WDK peutmodiÞer ce fonctionnement par défaut de manière à ce que les discussions soientpartagées uniquement pour chaque nouvelle version parallèle ou mineure (alors queles versions majeures ont de nouvelles discussions), ou qu�aucune version d�un objet nepartage de discussion (chaque version possède sa propre discussion). Les différentesversions d�un objet fournissent une sorte d�historique chronologique de cet objet,accompagné des commentaires de chaque discussion. Lorsque plusieurs versionspartagent une même discussion, des marqueurs de version apparaissent dans lescommentaires et signalent chaque consignation.

Un accès à une discussion est identique à un accès à son parent principal, qui est soit laversion EN COURS soit la version la plus récente. En général, vous ne pouvez modiÞeret supprimer que les commentaires que vous avez créés.



La copie d�un objet copie également la discussion qui lui est associée et inclut des copiesde tous les commentaires (et réponses aux commentaires, etc.), ainsi que la date decréation, l�auteur et l�ACL de l�objet.

AfÞchage des discussions

Dans la colonne État de la discussion optionnelle d�une liste (indiquée par l�icône ),les objets qui comportent des commentaires de discussion se distinguent par l�une desicônes suivantes :

� indique que vous avez lu tous les commentaires de la discussion.

� indique que certains commentaires n�ont pas été lus.Pour visualiser une discussion, avec ou sans commentaire (pour ajouter un commentaire,par exemple), cliquez sur une icône de discussion ou sélectionnez un objet, puisAfÞcher>Discussion.

Pour trier une liste d�objets en fonction des commentaires de leurs discussions (lu,non lu ou aucun), cliquez sur en haut de la colonne État de la discussion. Vouspouvez désactiver la colonne État de la discussion à l�aide des préférences AfÞcher lesparamètres pour les colonnes.

Vous pouvez marquer les discussions comme ayant toutes des commentaires lus ou nonlus. Par exemple, si vous désirez un rappel visuel lorsque de nouveaux commentairessont ajoutés à une discussion particulière, sélectionnez ou ouvrez l�objet associé etchoisissez Fichier>Marquer la discussion comme lue. À l�inverse, vous pouvez faireapparaître tous les commentaires comme non lus en sélectionnant Fichier>Marquer ladiscussion comme non lue. En cas de sélection multiple, ces commandes s�appliquent àtous les objets sélectionnés.

Ajout et modiÞcation de commentaires

Les utilisateurs qui bénéÞcient au minimum d�une autorisation d�écriture sur un objetpeuvent activer l�onglet Propriétés : Info de l�objet, et activer ou désactiver la case àcocher AfÞcher la discussion. Dès lors qu�une discussion est afÞchée, les utilisateurs quibénéÞcient au minimum d�une autorisation d�association sur le parent principal de ladiscussion peuvent ajouter un commentaire ou une réponse dans cette discussion.

Pour ajouter un commentaire à une discussion :

1. Pour afÞcher la discussion, effectuez l�une des opérations suivantes :

� Cliquez sur l�icône de discussion ( ou ).



� Sélectionnez un seul objet, puis AfÞcher>Discussion.2. Dans la discussion, au-dessous du dernier commentaire, cliquez sur ajouter un

commentaire Si aucun bouton d�ajout de commentaire n�est proposé pour l�objet,votre niveau d�autorisation sur l�objet parent est inférieur à ASSOCIATION.

3. Dans la fenêtre de l�éditeur de texte, indiquez le titre (obligatoire) ainsi que le corpsde votre commentaire (facultatif).

4. Cliquez sur OK. Votre commentaire apparaît sous le dernier commentaire,parfaitement aligné par rapport à la marge de gauche.

Pour répondre à un commentaire spéciÞque :

1. Cliquez sur en regard du titre du commentaire auquel vous voulez répondre.

2. Dans la fenêtre de l�éditeur de texte, indiquez le titre et le corps de votrecommentaire. Vos remarques s�afÞchent sous le commentaire auquel vous répondez,elles sont décalées vers la droite.

S�il n�y a pas d�icône permettant de répondre à un commentaire, votre autorisationsur l�objet parent est probablement insufÞsante pour ajouter des commentaires ou yrépondre. Vous devez posséder au moins l�autorisation d�association.

Pour modiÞer un commentaire :

1. Près du titre du commentaire que vous avez ajouté, cliquez sur .

2. Dans la fenêtre de l�éditeur de texte, indiquez le titre et/ou le corps de votrecommentaire.

3. Cliquez sur OK pour appliquer vos modiÞcations.Vous ne pouvez modiÞer que les commentaires que vous avez ajoutés, sauf si vousdisposez de privilèges d�administration.

Suppression de commentaires

Si vous possédez l�autorisation de suppression sur un commentaire donné etl�autorisation d�association sur le parent principal de la discussion, vous pouvezsupprimer ce commentaire et toute réponse s�y rapportant.

Si vous avez l�autorisation de supprimer tous les parents de la discussion, vous pouvezsupprimer tous les commentaires, même s�ils ont été apportés par d�autres.

Si vous avez l�autorisation de supprimer tous les parents, la discussion n�est plusdisponible si vous supprimez l�intégralité des parents.



Discussions dans les résultats de la recherche

L�index de recherche du référentiel contient le contenu de texte mis en forme desdiscussions, mais pas leur méta-contenu ni leurs propriétés. Cela signiÞe que lescommentaires des discussions peuvent correspondre au texte intégral d�une recherche,mais pas aux recherches par propriétés tels que le �type d�objet� ou la �date de création�.Vous pouvez, cependant, rechercher le nom des auteurs des commentaires.

Lorsqu�une discussion répond aux critères de recherche, les résultats afÞchent l�objetparent, et pas la discussion elle-même. Vous pouvez ouvrir la discussion d�un résultat derecherche en utilisant les mêmes méthodes que dans les autres contextes.

Utilisation des notesUne note est une page simple permettant de composer, modiÞer et partager desinformations sans que vous ou les autres utilisateurs ayez besoin d�utiliser une autreapplication.

Les notes n�apparaissent dans Digital Asset Manager que lorsque des documents sontafÞchés. Elles disposent de leur propre icône :

Il est possible de s�abonner aux notes. En revanche, elles ne possèdent ni versions niformats associés. Vous pouvez modiÞer, déplacer, copier ou lier une note, mais vous nepouvez pas les consigner ou les retirer, ni les exporter.

Pour créer une note :

1. Naviguez jusqu�au conteneur dans lequel vous souhaitez créer une note.

2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Nouvelle note.� Si la barre de menu est disponible, sélectionnez :Fichier>Nouveau>Note.

3. Dans l�onglet Créer de l�assistant New Note, entrez les éléments suivants :� Nom (obligatoire) : le nom doit être unique dans un même conteneur.� Note (facultatif) : Créez le corps de votre note dans la fenêtre d�édition du texte

avec mise en forme.� Abonnez-vous à la note si vous le souhaitez en cochant l�option S�abonner à cet

espace (cliquez sur [+] AfÞcher options si nécessaire pour afÞcher l�option).Vous pouvez passer à un autre onglet ou cliquer sur Terminer pour fermer l�assistant.

4. Pour fermer l�assistant en créant une note, cliquez sur Terminer. Pour quitterl�assistant sans créer de note, cliquez sur Annuler.



Si vous possédez l�autorisation d�écriture sur une note, vous pouvez modiÞer son nom etson contenu.

Pour modiÞer le contenu d�une note :

1. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez surModiÞer.� Si la barre de menu est disponible, sélectionnez Fichier>ModiÞer;

2. Dans la fenêtre de l�édition de texte mis en forme, modiÞez le corps de la note.

3. Cliquez sur OK pour appliquer vos modiÞcations.

Pour modiÞer le nom d�une note :


� Cliquez sur dans la ligne comportant le nom de la note.� Sélectionnez la note puis AfÞcher>Propriétés>Info.L�onglet Propriétés : Info s�ouvre et est identiÞé dans le coin supérieur gauche parune icône de note ( ) et le nom de la note.

2. ModiÞez le nom de la note et les autres propriétés, en fonction de vos besoins.

3. Cliquez sur OK pour appliquer vos modiÞcations.

Pour supprimer une note :

1. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Supprimer.� Si le lien Autres est disponible, cliquez sur Autres>Fichier>Supprimer.� Si la barre de menu est disponible, sélectionnez la note puis sélectionnez

Fichier>Supprimer.Étant donné qu�une note ne possède pas de versions, sa boîte de dialogue Supprimerdiffère de celle des documents type. Elle propose les options suivantes :� Liens : supprime uniquement le lien vers le nom de l�emplacement (non sélectionnée

et désactivée si la note possède un seul emplacement ; sélectionnée par défautdans le cas contraire).

� Note : supprime déÞnitivement la note (option sélectionnée par défaut si la noteexiste à un seul emplacement).

Notes dans les résultats de la recherche

Pour faciliter la recherche dans le référentiel, le texte contenu dans le corps et lescommentaires des notes est indexé. Pour rechercher des notes, déÞnissez le type d�objet



sur �Sysobject (dm_sysobject)� ou �Note (dmc_notepage)� dans la boîte de dialogueRecherche avancée.

Lorsque le corps d�une note répond aux critères de recherche, la note est répertoriéedans les résultats.

Utilisation des armoires et dossiers contextuelsLes armoires et dossiers contextuels sont des conteneurs de référentiel contenant desdescriptions de texte mis en forme et des discussions intégrées en option.

Les descriptions s�afÞchent en haut du dossier contextuel, tout comme un messaged�accueil d�espace. Elles contiennent, par exemple, des récapitulatifs de documents, desinstructions quant à l�utilisation de matériel pour le projet ou des liens vers d�autresemplacements. Les descriptions de dossiers qui contiennent du texte formaté, des imageset des liens hypertexte peuvent être informatives, personnalisées et accrocheuses demanière à attirer immédiatement l�attention de l�utilisateur.

Les discussions intégrées dans une page de dossier contextuel encouragent les membresd�une équipe à se concentrer sur la communication directe (comme pour les révisionsde documents) plutôt que d�utiliser le courrier électronique, par exemple, pour leurcorrespondance. Ces discussions, qui se présentent sous la forme d�une « arborescence »de commentaires, permettent de collecter et de préserver le ßux d�informations relativesau travail.

Les équipes de projet abordent des sujets très variés, allant de la résolution de problèmesspéciÞques ou de la prise de décisions au développement de plans en passant par larecherche d�idées et l�analyse des commentaires effectués par les clients. Ces discussionspermettent aux équipes d�enregistrer et d�accéder à de tels échanges ad hoc mais degrande valeur historique.

La description d�un dossier fait partie des métadonnées de celui-ci, tout comme unchamp de propriété.

Création d�un dossier contextuel

Vous créez les dossiers contextuels selon la technique habituelle.

Pour créer un dossier contextuel :

1. Naviguez jusqu�à l�emplacement du référentiel où vous souhaitez créer le nouveaudossier.




� Cliquez sur Nouveau dossier.� Sélectionnez Fichier→Nouveau→Dossier.

3. Dans l�onglet Créer, entrez les éléments suivants :� Nom (obligatoire) : nom du nouveau dossier.� Type : type du dossier.� Description (facultatif) : dans la fenêtre d�édition de texte mis en forme, créez

une description qui apparaîtra sous le chemin de navigation de la page dudossier.

4. Entrez les informations supplémentaires souhaitées et cliquez sur Terminer pourcréer le dossier.

Dossiers contextuels et armoires dans les résultats dela recherche

Pour faciliter la recherche, le texte contenu dans les descriptions et les commentaires desdossiers est indexé dans le référentiel. Les descriptions de dossier apparaissent dans lesrecherches plein texte et leur type d�objet est déÞni sur Sysobject (dm_sysobject) ouDossier (dm_folder) ou encore sur un sous-type de dossier dans la boîte de dialogueRecherche avancée.

Lorsqu�une description répond aux critères de recherche, le dossier est répertorié dansles résultats.

Emploi de l�éditeur de texte avec mise en formeL�éditeur de texte avec mise en forme permet de formater le texte, d�intégrer des imageset des liens hypertexte et enÞn de vériÞer l�orthographe. Cet éditeur est disponiblelorsque vous créez/modiÞez des commentaires (ou y répondez), créez ou modiÞez desnotes, et rédigez des descriptions pour les objets conteneurs du référentiel (dossiers,armoires et espaces).

Ajout de contenu dans l�éditeur de texte avec mise enforme

Vous pouvez ajouter du contenu à l�éditeur de texte en tapant, collant et en faisant glisserune sélection de texte avec mise en forme à partir d�une autre application client, ou d�un



autre éditeur de texte ou encore à l�intérieur du même éditeur de texte (une sélectiond�un éditeur de texte peut inclure des images).

Lorsque du texte avec mise en forme composé en dehors de l�éditeur de texte y est collé,il peut contenir des éléments qui peuvent être afÞchés mais pas directement modiÞés.Généralement, l�éditeur de texte avec mise en forme convertit tout contenu HTMLpouvant être afÞché par le navigateur Web. Par exemple, une sélection provenant d�unnavigateur Web et contenant un tableau HTML s�afÞche sous la même forme lorsquevous la collez dans l�éditeur de texte. Dans ce cas, vous pourrez modiÞer le texte dans lescellules, mais pas le tableau proprement dit.

La barre d�outils de l�éditeur de texte

Dans l�éditeur de texte, il sufÞt de pointer sur un bouton de la barre d�outils pour que sonnom s�afÞche. Outre les outils standard de formatage de texte (police, taille, caractèresgras, alignement, etc.), l�éditeur de texte avec mise en forme de Documentum proposeles outils suivants :

� Sous Microsoft Windows, le vériÞcateur d�orthographe de Microsoft Word étant

installé, cliquez sur pour vériÞer l�orthographe. (Vous êtes invité à téléchargerun plug-in). Lorsque le correcteur orthographique trouve une erreur possible, le motest sélectionné, afÞché et la boîte de dialogue VériÞer l�orthographe s�ouvre. Leterme concerné apparaît dans la zoneModiÞer avec une alternative proposée dans lazone À. Vous pouvez modiÞer le texte dans la zone À, ou sélectionner un mot dansla liste. Vous disposez des commandes suivantes :

� ModiÞer remplace le mot sélectionné par celui qui Þgure dans la zone À.

� ModiÞer tout remplace toutes les occurrences du mot sélectionné dans le texte.

� Ignorer ne change pas le mot sélectionné.

� Ignorer tout ignore toutes les occurrences du mot sélectionné dans le texte.

� Ajouter au dictionnaire ajoute le mot sélectionné dans le dictionnaire utilisépour vériÞer l�orthographe.

� Cliquez sur pour effectuer une sélection à partir du menu du Presse-papiers.Les choix sont Annuler, Répéter, Supprimer et Sélectionner tout. Avec MicrosoftInternet Explorer, vous disposez également des choix suivants : Couper, Copier,Coller et Supprimer les styles de police. Notez que les commandes Couper, Copieret Coller sont également disponibles dans le menu Edition de votre navigateur.

� Cliquez sur pour insérer un graphique. La boîte de dialogue Insérer une images�ouvre et propose des contrôles permettant de choisir et de télécharger une image.bmp, .gif, .jpeg, ou .png à la fois, qui s�afÞchera ensuite en ligne dans la zone d�édition.



� Cliquez sur pour insérer un lien hypertexte. La boîte de dialogue Insérer unlien s�ouvre. Elle contient un champ Titre, un champ URL et une case à cocherpermettant d�Ouvrir une nouvelle fenêtre.


Chapitre 21Démarrage de Workßows et exécutionde tâches


� Présentation des Workßows, page 247� Ouverture d�une tâche ou d�une notiÞcation à partir de votre Boîte de réception, page 250� Acceptation d�une tâche, page 251� Achèvement d�une tâche, page 253� Tâche suivante dans une Þle d�attente de travail, page 254� Rejet d�une tâche, page 255� Réaffectation d�une tâche, page 256� Répétition d�une tâche, page 256� ModiÞcation de votre disponibilité, page 257� Lancement d�un Workßow, page 257� Envoi d�un ßux rapide, page 260

Présentation des WorkßowsUn Workßow est un processus automatique permettant d�attribuer des tâchesspéciÞques à des utilisateurs spéciÞques, en séquence, aÞn de réaliser des procéduresorganisationnelles. Les Workßows permettent de transférer des Þchiers et desinstructions de personne en personne, selon une séquence prédéÞnie. Une société pourrafaire appel à des Workßows, par exemple, pour traiter les sinistres couverts par lesassurances ou pour développer de nouveaux produits.

Pour lancer un Workßow, sélectionnez le modèle de Workßow qui inclut la séquence detâches à réaliser. Certains modèles de Workßow spéciÞent les utilisateurs qui reçoiventles tâches, tandis que d�autres vous autorisent à sélectionner les utilisateurs.


Démarrage de Workßows et exécution de tâches

Vous pouvez utiliser un modèle de Workßow de façon répétée aÞn d�initier desséquences de tâches. Plusieurs utilisateurs peuvent démarrer simultanément desWorkßows à partir d�un même modèle. Un seul utilisateur peut en lancer plusieurs à lafois à partir du même modèle (il doit pour ce faire disposer au moins de l�autorisationd�association sur celui-ci).

Les tâches de Workßow qui vous sont envoyées s�afÞchent dans votre boîte de réception.Lorsque vous achevez une tâche, vous la transférez depuis la boîte de réception. LeWorkßow avertit automatiquement l�utilisateur suivant de la séquence. Les utilisateursd�un Workßow sont appelés les intervenants.

Un modèle de Workßow permet aussi de diriger une tâche vers un groupe d�utilisateurset dans ce cas, le premier utilisateur qui accepte la tâche devient celui qui l�exécute. Latâche est alors supprimée des boîtes de réception des autres.

Quand vous lancez un Workßow, vous pouvez joindre des Þchiers pour consultationou référence. Un Þchier ne peut pas être joint à plusieurs Workßows en même temps.Les utilisateurs du Workßow peuvent joindre et supprimer des Þchiers à mesure quele Workßow progresse. Les Þchiers joints peuvent être modiÞés par les utilisateurs.Le modèle de Workßow détermine si c�est la version modiÞée ou celle d�origine quireste dans le Workßow au fur et à mesure qu�il progresse. Pour plus d�informations,reportez-vous à la rubrique Fichiers joints, page 250.

Chaque Workßow a un superviseur qui peut suspendre le Workßow, l�arrêter ou luiapporter des changements, tant que le Workßow est actif.

Les Workßows peuvent comprendre des tâches automatiques, comme l�exécution descripts. Si une tâche automatique échoue, le superviseur de Workßow en est avisé et ilpeut relancer, exécuter ou arrêter la tâche. Les tâches automatiques permettent d�intégrerdes Workßows et des cycles de vie, par exemple pour promouvoir des Þchiers à denouveaux états de leur cycle de vie pendant leur progression dans un Workßow.

L�utilitaire Rapport de Workßow vous permet d�exécuter d�autres fonctions de gestion etd�afÞcher tous les Workßows d�un référentiel.

Une fois lancé, un Workßow est dans l�un des trois états suivants :

� En cours d�exécution

Le Workßow s�exécute normalement conformément au modèle de Workßow.� En pause

le Workßow est provisoirement suspendu et en attente d�être relancé. Dans cedernier cas, il reprend à partir de son point d�interruption.

� Terminé

Le Workßow a pris Þn prématurément et ne peut être relancé.Voici les icônes associées aux Workßows :

� : un modèle de Workßow.



� : un Workßow.� : un package, à savoir un conteneur pour joindre un Þchier. Cliquez sur cette

icône pour joindre un Þchier. Le texte adjacent au package vous indique si lesÞchiers joints sont obligatoires ou facultatifs.

� : un Workßow en cours d�exécution.� : un Workßow suspendu.

� : un Workßow arrêté.La Þgure suivante montre l�intégration d�un Workßow à un cycle de vie. Un cycle devie déÞnit les différentes phases que traverse un Þchier dans le cadre de sa création, desa modiÞcation, de son approbation puis, à terme, de son retrait de la circulation. Unauteur crée un Þchier pour le Web et le transfère à un Workßow, qui envoie une tâchede révision à un éditeur. Le réviseur suggère des changements et renvoie le Þchier àl�auteur, qui revoit le Þchier et transfère la tâche, qui déclenche une tâche automatique.La tâche automatique fait passer le Þchier de l�état En cours vers l�état Mis en �uvre, puisenvoie le Þchier à un développeur. Ce dernier le teste sur un serveur Web de mise en�uvre. Si le développeur rejette le Þchier, Digital Asset Manager rétrograde le Þchier àl�état Travail en cours et le renvoie à son auteur. Si le développeur approuve le Þchier,une tâche automatique le promeut à l�état Approuvé, et le Workßow prend Þn.

Figure 21-1. Intégration d�un Workßow et d�un cycle de vie



Fichiers joints

Lorsque vous envoyez une tâche ou un Workßow, vous pouvez joindre des Þchierssur lesquels vous souhaitez qu�un autre utilisateur travaille. Les Þchiers doiventêtre disponibles pour pouvoir être joints. Ils ne peuvent pas être déjà joints ailleurs,verrouillés par quelqu�un d�autre ou dans un état avancé dans le cycle de vie.

Lorsque vous joignez des Þchiers dans plusieurs langues, n�oubliez pas que les Þltresdu destinataire de la tâche n�afÞchent peut-être que les Þchiers correspondant à lalangue de l�utilisateur. Lorsque les Þltres d�un utilisateur lui interdisent de voir lesÞchiers joints dans des langues différentes, celui-ci ne peut joindre que des Þchiers desupport à la tâche.

Si votre application WDK comprend une fonctionnalité permettant de joindre des Þchiers desupport, vous pouvez importer des Þchiers situés hors du référentiel pour les joindre entant que Þchiers de support. Vous avez la possibilité de stocker les Þchiers importés dansle référentiel pour une réutilisation ultérieure en tant que pièces jointes. Vous pouvez lesstocker publiquement aÞn que d�autres puissent y accéder, ou les stocker en privé desorte que vous seul y accédiez.

Si vous utilisez Web Publisher de Documentum, pour que les Workßows Web Publisherutilisent des Þchiers de support avec Business Process Services (BPS), les participants auWorkßow doivent procéder ainsi :

� créer un Þchier .zip dont le nom sera spéciÞque et déterminé par leur administrateur ;� ajouter des Þchiers de support au Þchier .zip ;� joindre le Þchier .zip, avec un nom spéciÞque, en tant que Þchier de support à un

Workßow.Pour plus d�informations sur la conÞguration du Þchier wcmbpsconÞg.xml de WebPublisher pour utiliser les Þchiers de support avec BPS, reportez-vous auWeb PublisherAdministrator Guide.

Ouverture d�une tâche ou d�une notiÞcation àpartir de votre Boîte de réception

Les tâches ( ) sont des affectations électroniques faisant partie d�un Workßow ou d�unßux rapide. L�ouverture d�une tâche en afÞche les instructions et les Þchiers joints.

Il est possible d�affecter aux tâches des niveaux de priorité spéciaux :

� : priorité élevée

� : priorité faible

Les notiÞcations ( ) sont des messages vous informant qu�un événement est survenu.



Pour ouvrir des tâches et des notiÞcations :

1. Cliquez sur votre Boîte de réception.

2. Effectuez l�une des actions suivantes :� Cliquez sur le nom de la tâche ou de la notiÞcation.� Cochez les cases correspondant à une ou plusieurs tâches et notiÞcations.

Sélectionnez Fichier>AfÞcher.3. Si Digital Asset Manager afÞche plusieurs onglets, sélectionnez celui qui correspond

aux informations à consulter.

4. Pour exécuter d�autres actions, reportez-vous aux procédures appropriées dans laliste ci-dessous. Pour fermer une tâche ou une notiÞcation, cliquez sur Fermer.� Acceptation d�une tâche, page 251� Achèvement d�une tâche, page 253� Rejet d�une tâche, page 255� Réaffectation d�une tâche, page 256� Répétition d�une tâche, page 256

Acceptation d�une tâcheAprès avoir ouvert une tâche, décidez de l�accepter ou non. Si vous l�acceptez, vouspouvez travailler sur tout Þchier joint, ajouter ou supprimer des Þchiers, et ajouter oumodiÞer des commentaires.

Dans certains cas, une tâche ne vous est pas adressée en particulier mais à un grouped�utilisateurs aÞn que l�un des membres s�en charge. Si vous acceptez la tâche, elle estsupprimée de la boîte de réception des autres utilisateurs.

Pour accepter et exécuter une tâche :

1. Ouvrez la tâche. (Vous pouvez ouvrir une tâche en cliquant sur son nom.)

2. Si le bouton Accepter apparaît, cliquez sur Accepter. Si elle a été également envoyéeà d�autres utilisateurs, le premier d�entre eux qui l�accepte est celui qui l�exécute. Dèsque vous l�acceptez, elle est supprimée de la Boîte de réception des autres utilisateurs.

3. L�onglet Info apparaît ; cet onglet afÞche des informations de base concernant latâche, y compris les pièces jointes éventuelles. Les étapes suivantes décrivent lesopérations que vous pouvez réaliser à partir de l�onglet Info.

4. Si l�onglet Info afÞche un ou plusieurs Þchiers joints, vous pouvez traiter ces Þchiers.Vous pouvez par exemple modiÞer les Þchiers joints. Pour réaliser une opérationparticulière, utilisez la procédure Digital Asset Manager appropriée. Par exemple,



pour retirer un Þchier joint, utilisez la procédure de retrait de Þchier standard deDigital Asset Manager.

5. Si l�onglet Info permet de joindre des Þchiers complémentaires à la tâche et que voussouhaitez le faire, procédez de la façon suivante :

a. Cliquez sur l�une des options suivantes, en fonction de l�afÞchage dans l�ongletInfo :�� Ajouter

b. Dans la page de sélection, localisez le Þchier à joindre en cliquant surl�onglet approprié, puis en naviguant jusqu�au Þchier. Les différents ongletscorrespondent aux n�uds et aux fonctions standards du référentiel.

c. Cliquez sur Ajouter en bas de la page.

d. Lorsque vous joignez un Þchier possédant des liens vers d�autres Þchiers, vouspouvez choisir d�ajouter les Þchiers liés en sélectionnant Automatically AddLinked Objects (Ajouter automatiquement les objets liés).

e. Pour supprimer un Þchier joint, cliquez sur Supprimer.

f. Si votre application WDK inclut une fonctionnalité pour joindre des Þchiers desupport, vous pouvez en joindre un en cliquant sur l�onglet Fichiers de supportet en sélectionnant les Þchiers. Si vous choisissez de joindre des Þchiers locaux,vous devez sélectionner une des options de stockage suivantes :� Une fois

Cette option ne stocke pas les Þchiers dans le référentiel.� Multiple (privé)

Cette option stocke les Þchiers dans la zone Mes Þchiers privés duréférentiel, ce qui signiÞe que vous pouvez réutiliser ces Þchiers en tantque Þchiers de support.

� Multiple (public)

Cette option stocke les Þchiers dans la zone Fichiers publics du référentiel,ce qui signiÞe que d�autres utilisateurs peuvent utiliser ces Þchiers en tantque Þchiers de support.

6. Si l�onglet Info afÞche un formulaire dans lequel vous devez entrer des informations,saisissez ces informations.

7. Si l�onglet Info permet de créer et de joindre un nouveau formulaire, procédez dela façon suivante :

a. Dans l�onglet Info, cliquez sur le nom du formulaire ou du package suivantl�élément qui s�afÞche.



b. Sélectionnez le modèle à partir duquel le formulaire est créé, puis cliquez surOK. Les champs du formulaire s�afÞchent.

c. Pour supprimer un formulaire, cliquez sur Supprimer.Si vous supprimez un formulaire récent, le formulaire est effacé automatiquement.

8. Dans l�onglet Commentaires, ajoutez des commentaires en procédant comme suit :

a. Cliquez sur Ajouter ouModiÞer.

b. Dans le champ Commentaire, entrez le commentaire.

c. Si les options suivantes s�afÞchent, sélectionnez-en une :� Aux destinataires suivants

Envoie le commentaire à tous les utilisateurs exécutant toutes les tâchesfutures dans le Workßow.

� Aux prochains destinataires seulement

Envoie le commentaire aux utilisateurs exécutant la tâche suivante dansle Workßow.

d. Cliquez sur OK.

e. Répétez ces étapes pour tous les commentaires que vous voulez ajouter. Poursupprimer un commentaire, cliquez sur Supprimer.

9. Sous l�onglet En cours, vous pouvez afÞcher l�historique de la tâche.

10. Effectuez l�une des actions suivantes :� Pour marquer la tâche comme étant terminée et la transférer, reportez-vous à

Achèvement d�une tâche, page 253.� Pour fermer la tâche sans la transférer, cliquez sur Fermer.

Achèvement d�une tâcheUne fois que vous avez exécuté une tâche, envoyez-la à l�utilisateur suivant ou à l�activitésuivante dans le Workßow. Pour ce faire, suivez la procédure indiquée ici. Toutes lesmodiÞcations que vous apportez aux Þchiers joints sont envoyées avec la tâche.

Pour achever une tâche :

1. Si ce n�est déjà fait, ouvrez la tâche. (Vous pouvez ouvrir une tâche en cliquantdessus dans votre Boîte de réception.)

2. Cliquez sur Envoyer, Transférer, ou Terminer, en fonction du bouton qui est afÞché.

3. Si vous y êtes invité, entrez votre mot de passe.



4. Cliquez sur OK.

5. Si vous êtes invité à sélectionner les intervenants suivants, procédez comme suit :

a. Cliquez sur Cliquez pour affecter en regard de la tâche pour laquelle voussouhaitez sélectionner des intervenants.

b. Dans la page de sélection, sélectionnez les intervenants. Pour plus de détails surl�utilisation d�une page de sélection, reportez-vous à la rubrique Choix d�unélément sur une page de sélection, page 40. Si vous y êtes autorisé, vous pouvezprocéder à plusieurs sélections.

c. Cliquez sur OK.

6. Si vous y êtes invité, choisissez la tâche suivante à transférer dans la liste Sélectionnerles tâches de transfert suivantes en cochant les cases appropriées.

7. Cliquez sur OK.

Tâche suivante dans une Þle d�attente de travailSi votre organisation utilise des Þles d�attente de travail, utilisez cette procédure pour obtenirla tâche suivante dans la Þle d�attente. La tâche suivante est la tâche ayant la priorité laplus élevée parmi toutes les Þles d�attente de travail auxquelles vous participez. La tâcheapparaît dans votre boîte de réception.

Vous pouvez extraire la tâche suivante manuellement ou demander à votre boîte deréception de l�envoyer automatiquement. Si vous choisissez de recevoir des tâchesautomatiquement, la tâche suivante apparaît dans votre boîte de réception lorsque vousterminez, faites suivre ou refusez la tâche en cours. Il peut être utile d�activer la réceptionautomatique lorsque vous travaillez sur les tâches et de la désactiver lorsque vous nele faites plus. Si vous conservez la réception automatique, votre boîte de réceptioncontient toujours une tâche inachevée.

Cette rubrique comprend plusieurs procédures.

Pour extraire manuellement votre tâche suivante dans la Þle d�attente de travail :

1. Accédez à votre boîte de réception.

2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Obtenir la tâche suivante.� Cliquez sur Outils>Gestion des Þles d�attente de travail>Obtenir la tâche

suivante.Pour activer la réception automatique de tâches de Þles d�attente :

1. Dans votre boîte de réception, sélectionnez Passer à la tâche suivanteautomatiquement.



Pour désactiver la réception automatique de tâches de Þles d�attente :

1. Si la tâche qui vous est affectée dans la Þle d�attente est ouverte, fermez-la.

2. Dans votre boîte de réception, désactivez Passer à la tâche suivanteautomatiquement.

3. Réouvrez la tâche qui vous est affectée et terminez-la pour ne pas avoir de tâcheinachevée dans votre boîte de réception.

Rejet d�une tâcheSi l�option est disponible, vous pouvez rejeter une tâche. Toutes les tâches ne proposentpas l�option Rejeter. Le superviseur de Workßow décide quels destinataires peuventrejeter une tâche.

Si vous le faites, voici ce qui se produit selon la tâche :

� Le rejet d�une tâche a pour effet de la renvoyer au destinataire précédent.� Vous avez la possibilité de réacheminer la tâche vers quelqu�un d�autre.� Dans certains cas, une tâche ne vous est pas adressée en particulier mais à un groupe

d�utilisateurs aÞn que l�un des membres s�en charge. Si vous rejetez la tâche, elle estsupprimée de votre boîte de réception mais reste dans les boîtes de réception desautres utilisateurs du groupe.

Pour rejeter une tâche :

1. Ouvrez la tâche. (Vous pouvez ouvrir une tâche en cliquant dessus dans votre Boîtede réception.)

2. Cliquez sur Rejeter.

3. Le cas échéant, cochez les cases correspondant aux utilisateurs auxquels voussouhaitez réacheminer la tâche.

4. Le cas échéant, entrez un message expliquant la raison du rejet.

5. Cliquez sur Suivant.

6. Pour sélectionner d�autres tâches à rejeter, cochez les cases appropriées dans la listeSélectionnez les prochaines tâches à rejeter.

7. Le cas échéant, entrez votre mot de passe dans le champ Déconnexion nécessairepour vous déconnecter électroniquement de la tâche.

8. Cliquez sur OK.



Réaffectation d�une tâcheSi le Workßow le permet, vous pouvez réaffecter une tâche qui vous a été affectée. Vouspouvez déléguer la tâche à un autre utilisateur, et lui conÞer la responsabilité de laterminer.

Pour réaffecter une tâche :


2. Cliquez sur Déléguer.

3. Si vous êtes invité à spéciÞer l�utilisateur auquel déléguer la tâche, procédez commesuit :

a. Sur la ligne de la tâche, cliquez sur Cliquez pour affecter.

b. Dans la page de sélection, sélectionnez l�utilisateur auquel vous déléguezla tâche. (Pour plus de détails sur l�utilisation d�une page de sélection,reportez-vous à Choix d�un élément sur une page de sélection, page 40.)

4. Cliquez sur OK.

Répétition d�une tâcheLorsque vous aurez terminé une tâche, vous aurez peut-être la possibilité de la fairerépéter par une autre personne ou un autre groupe.

Pour répéter une tâche :


2. Cliquez sur Répéter.

3. Sur la ligne de la tâche, cliquez sur Cliquez pour affecter.

4. Dans la page de sélection, sélectionnez l�utilisateur auquel vous déléguez la tâche.(Pour plus de détails sur l�utilisation d�une page de sélection, reportez-vous à Choixd�un élément sur une page de sélection, page 40.)

5. Cliquez sur OK.



ModiÞcation de votre disponibilitéVous pouvez déterminer si vous êtes disponible pour recevoir des tâches de Workßow.Si vous vous rendez indisponible pour recevoir des tâches, vous devez désigner un autreutilisateur qui recevra vos tâches à votre place.

La partie supérieure de la Boîte de réception afÞche votre disponibilité. Je suisdisponible indique que vous êtes disponible pour recevoir des tâches ; Je ne suisactuellement pas disponible indique que vous n�êtes pas disponible pour recevoir destâches et qu�un autre utilisateur est désigné pour recevoir les tâches qui vous sontenvoyées. Ce paramètre est utile, par exemple, si vous êtes absent de votre bureaupendant un temps relativement long.

Pour modiÞer votre disposition à recevoir des tâches :

1. Cliquez sur Boîte de réception puis sur votre état de disponibilité, qui sera l�undes suivants :� Je suis disponible� Je ne suis actuellement pas disponible

2. Effectuez l�une des actions suivantes :� Pour vous rendre disponible, désactivez la case Je ne suis actuellement pas

disponible. Veuillez diriger mes tâches vers :. .� Pour vous rendre indisponible, cochez la case Je ne suis actuellement pas

disponible. Veuillez diriger mes tâches vers :. Cliquez ensuite sur modiÞer.Sélectionnez ensuite l�utilisateur dans la page de sélection. (Pour plus de détailssur l�utilisation d�une page de sélection, reportez-vous à Choix d�un élémentsur une page de sélection, page 40.)

Lancement d�un WorkßowPour lancer un Workßow :

1. Effectuez l�une des actions suivantes :� Pour lancer un Workßow en sélectionnant d�abord son type, passez à l�Étape 2.� Pour lancer un Workßow en sélectionnant d�abord un ou plusieurs Þchiers, allez

à l�Étape 3. (Vous pouvez envoyer le Workßow avec ou sans Þchiers joints.)2. Pour démarrer un Workßow en commençant par en sélectionner le type, effectuez

l�une des opérations suivantes, en fonction de l�option disponible :� Cliquez sur Démarrer le Workßow. Passez à l�Étape 4.� Sélectionnez Outils>Workßow>Démarrer. Passez à l�Étape 4.



3. Pour démarrer un Workßow en commençant par sélectionner des Þchiers, effectuezl�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Accédez au Þchier que vous souhaitez envoyer et sélectionnez

Autres>Outils>Lancer la pièce jointe.� Accédez aux Þchiers que vous souhaitez envoyer, cochez les cases

correspondantes et sélectionnez Outils>Workßow>Lancer les pièces jointes.4. Dans la liste des modèles de Workßow, repérez celui qui vous intéresse et cochez

la case correspondante.Si votre organisation utilise des référentiels DCM, et si un modèle de Workßow contrôléapparaît dans la liste de sélection, ne sélectionnez pas ce modèle pour un documentnon contrôlé.

5. Cliquez sur le bouton OK (au bas de la page).

6. Sous l�onglet Info, entrez le nom du Workßow dans le champ Description duWorkßow.

7. Vous pouvez envoyer le Workßow avec les Þchiers joints. Pour joindre un Þchierexistant, procédez de la façon suivante :

a. Sous l�onglet Info, cliquez sur l�une des options suivantes, en fonction de ce quiapparaît sur la page :

�� Ajouter

b. Pour localiser les Þchiers que vous souhaitez joindre, cliquez sur l�ongletapproprié, puis recherchez les Þchiers à l�intérieur de cet onglet. La navigationdans les onglets correspondants aux n�uds du référentiel s�effectue de la mêmemanière que celle dans les n�uds du référentiel.

c. Cliquez sur Ajouter en bas de la page.

d. Lorsque vous joignez un Þchier possédant des liens vers d�autres Þchiers, vouspouvez choisir d�ajouter les Þchiers liés en sélectionnant Automatically AddLinked Objects (Ajouter automatiquement les objets liés).

e. Pour supprimer un Þchier joint, cliquez sur Supprimer.

8. Pour créer et joindre un nouveau formulaire sur la base d�un modèle de formulaireexistant, procédez de la façon suivante :

a. Dans l�onglet Info, cliquez sur le nom du formulaire ou du package suivantl�élément qui s�afÞche.

b. Sélectionnez le modèle à partir duquel le formulaire est créé, puis cliquez surOK.Les champs du formulaire apparaissent sous l�onglet Info.

c. Pour supprimer un formulaire, cliquez sur Supprimer.



Si vous supprimez un formulaire récent ou si vous annulez le Workßow, leformulaire est effacé automatiquement.

9. Si votre application WDK inclut une fonctionnalité pour joindre des Þchiers desupport, vous pouvez en joindre un en cliquant sur l�onglet Fichiers de support eten sélectionnant les Þchiers. Si vous choisissez de joindre des Þchiers locaux, vousdevez sélectionner une des options de stockage suivantes :� Une fois

Cette option ne stocke pas les Þchiers dans le référentiel.� Multiple (privé)

Cette option stocke les Þchiers dans la zoneMes Þchiers privés du référentiel, cequi signiÞe que vous pouvez réutiliser ces Þchiers en tant que Þchiers de support.

� Multiple (public)

Cette option stocke les Þchiers dans la zone Fichiers publics du référentiel, cequi signiÞe que d�autres utilisateurs peuvent utiliser ces Þchiers en tant queÞchiers de support.

10. Si le Workßow inclut l�onglet Intervenants, vous pouvez spéciÞer des utilisateurspour une ou plusieurs tâches. Procédez comme suit :

a. Cliquez sur Sélectionner en regard d�une tâche devant être exécutée.

b. Dans la page de sélection, sélectionnez l�utilisateur ou le groupe devant exécuterla tâche. Reportez-vous à la rubrique Choix d�un élément sur une page desélection, page 40.

11. Dans l�onglet Commentaires, procédez comme suit :

a. Cliquez sur Ajouter.

b. Dans la page Ajouter un commentaire, entrez vos commentaires dans le champCommentaire.

c. Sélectionnez les utilisateurs auxquels adresser le commentaire.� Aux destinataires suivants

Envoie le commentaire à tous les autres utilisateurs du Workßow.� Aux prochains destinataires seulement

Envoie le commentaire uniquement aux utilisateurs recevant l�affectationde tâche suivante dans le Workßow.

12. Cliquez sur OK.




Envoi d�un ßux rapideUn ßux rapide est une instruction de traitement en une étape envoyée aux utilisateursque vous choisissez. Les ßux rapides n�impliquent pas une séquence de tâches, mais unetâche uniquement. Si vous envoyez un ßux rapide à plusieurs utilisateurs, vous pouvezsélectionner si chacun d�entre eux reçoit la tâche en même temps ou à la suite.

Pour envoyer un ßux rapide :

1. Localisez le Þchier que vous souhaitez joindre au ßux rapide.

2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Autres>Outils>Flux rapide.� Sélectionnez la case en regard du Þchier. (Pour joindre plusieurs Þchiers, cochez

la case de chaque Þchier). Sélectionnez Outils>Workßow>Flux rapide.3. Pour sélectionner les utilisateurs ou les groupes auxquels envoyer le ßux rapide,

cliquez sur Sélectionner un utilisateur/groupe. Dans la page de sélection,sélectionnez les utilisateurs ou les groupes. (Pour plus de détails sur l�utilisationd�une page de sélection, reportez-vous à Choix d�un élément sur une page desélection, page 40.)

4. Dans la liste Priorité, sélectionnez la priorité.

5. Dans le champ Instructions, entrez un message pour les utilisateurs.

6. Pour être avisé lorsqu�un utilisateur a terminé la révision, cochez la case Renvoyerà moi-même.

7. Pour demander à chaque utilisateur de se déconnecter lorsqu�il a terminé la révision,cochez la caseDemander la déconnexion.

8. Cliquez sur OK.


Chapitre 22Gestion des Workßows


� AfÞchage des Workßows, page 261� AfÞchage des événements d�audit, page 262� AfÞchage de rapports, page 263� Enregistrement des informations du Workßow, page 263� Changement de superviseur de Workßow, page 264� Mise en pause d�un Workßow, page 264� Reprise de l�exécution d�un Workßow en pause, page 265� Fin d�un Workßow, page 265� Traitement d�une tâche ayant échoué, page 266� Création d�un modèle de Workßow, page 266Voir aussi : Présentation des Workßows, page 247.

AfÞchage des WorkßowsCette rubrique inclut deux procédures : l�une pour afÞcher tous les Workßows et l�autrepour afÞcher uniquement vos propres Workßows.

Pour afÞcher tous les Workßows :

1. Sélectionnez Outils>Workßow>Rapport de Workßow.Digital Asset Manager afÞche les Workßows que vous supervisez et que vousexécutez. Pour Þltrer la liste, sélectionnez le Þltre approprié dans l�angle supérieurdroit de la page.

2. Pour conÞgurer ce qui est afÞché dans la liste de Workßows, cliquez surModiÞer lerapport de Workßow.Vous pouvez choisir d�afÞcher :


Gestion des Workßows

� Uniquement les Workßows ayant des tâches en retard� Les Workßows supervisés et exécutés par un utilisateur donné� Les Workßows qui acheminent un document donné� Les Workßows démarrés à partir d�un modèle de Workßow donné� Tous les Workßows

3. Pour afÞcher un Workßow donné :

a. Sélectionnez un Workßow.

b. Sélectionnez Outils>Workßow>AfÞcher les détails>Carte.

4. Pour afÞcher les détails d�un Workßow :

a. Sélectionnez Outils>Workßow>AfÞcher les détails>Récapitulatif.

b. Les détails d�un Workßow afÞchent des informations sur les tâches et les Þchiersjoints. Pour sélectionner les informations devant être afÞchées, sélectionnez unÞltre dans la liste sur le côté droit de la page. Les Þltres vous permettent d�afÞnerles informations et d�obtenir un niveau de détail plus Þn ou plus grossier.

Pour afÞcher les Workßows vous appartenant :

1. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur l�onglet Boîte de réception. Cliquez surMes Workßows.� Sélectionnez Outils>Workßow>Mes Workßows.

2. Pour afÞcher un Workßow donné :

a. Sélectionnez le Workßow.

b. Sélectionnez Fichier>AfÞcher.

AfÞchage des événements d�auditLa vue Auditer les évènements afÞche les traces d�audit pour les instances de Workßow.Cette vue afÞche les suivis d�audit des Workßows pour lesquels des indicateurs d�auditont été déÞnis lors de la conception dans Workßow Manager ou Business ProcessManager. Elle afÞche également les suivis d�audit des documents pour lesquels desindicateurs d�audit ont été déÞnis dans Documentum Administrator.

Pour plus d�informations sur les événements d�audit et sur la déÞnition des indicateursd�audit, reportez-vous à la documentation de Workßow Manager ou de Business ProcessManager (pour les Workßows) et de Documentum Administrator (pour les documents).

Pour afÞcher les détails des événements d�audit :

1. Sélectionnez Outils>Workßow>Rapport de Workßow.



2. Sélectionnez un Workßow.

3. Sélectionnez Outils>Workßow>AfÞcher les détails>Audit.

AfÞchage de rapportsVous devez avoir le rôle process_report_admin pour avoir accès à des rapports. Lesrapports historiques regroupent des données sur les performances d�un ou de plusieursprocessus professionnels et sur les activités, utilisateurs ou groupes associés.

Pour afÞcher les rapports historiques :

1. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Traiter le rapport ou sur Rapport d�utilisateur.� Sélectionnez Outils>Workßow>Rapport historique, puis soit >Processus, soit

>Utilisateur.2. Sous l�onglet Général, sélectionnez la durée et les autres paramètres pour lesquels

vous souhaitez exécuter le rapport.

3. Cliquez sur Exécuter.

4. Le rapport s�afÞche sous l�onglet Résultats.Pour enregistrer le rapport aÞn de l�exécuter de nouveau, cliquez sur Enregistrer.

5. À partir du rapport historique de processus, vous pouvez afÞcher le rapporthistorique d�activité en cliquant sur le processus.Vous pouvez afÞcher le rapport historique de détail de processus en cliquant surune instance.

6. À partir du rapport historique d�utilisateur, vous pouvez afÞcher le détail encliquant sur un utilisateur ou sur une instance.

Enregistrement des informations du WorkßowSi l�option est disponible, vous pouvez enregistrer les informations du Workßow dansvotre système de Þchiers local au format Microsoft Excel.

Pour enregistrer les informations de Workßow :


2. Cliquez sur Enregistrer le rapport.



3. Dans le champ Nom de Þchier, attribuez un nom aux informations que vousenregistrez.

4. Sélectionnez l�emplacement dans lequel effectuer l�enregistrement.

5. Cliquez sur Enregistrer.Excel démarre et les informations de workßow sont enregistrées dans une feuille decalcul Excel.

Changement de superviseur de WorkßowPour changer le superviseur de Workßow :


2. Sélectionnez le Workßow.

3. Sélectionnez Changer de superviseur.

4. Sélectionnez Tous les utilisateurs ou le groupe auquel le nouveau superviseurappartient.

5. Sélectionnez l�utilisateur qui va être le nouveau superviseur du Workßow.

6. Cliquez sur OK.

Mise en pause d�un WorkßowLorsque vous suspendez un Workßow, celui-ci est provisoirement interrompu, mais enattente d�être relancé. Vous serez amené à suspendre un Workßow, c�est-à-dire le mettreen pause, par exemple, pour modiÞer son modèle. Une fois les changements apportés, leWorkßow reprend son exécution à partir du point de sa suspension.

Pour mettre en pause des Workßows via la liste Mes Workßows :


2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Pause en regard du Workßow à suspendre.� Cochez les cases correspondant aux Workßows dont vous voulez suspendre

l�exécution. sélectionnez Outils>Workßow>Pause.3. Vous êtes invité à conÞrmer que vous souhaitez arrêter le Workßow. Cliquez surOK.



Pour mettre en pause un Workßow via le Rapport de Workßow :



3. Sélectionnez Outils>Workßow>Pause.

Reprise de l�exécution d�un Workßow en pauseLorsque vous reprenez l�exécution d�un Workßow mis en pause, celui-ci redémarre àpartir de son point d�interruption. vous pouvez reprendre l�exécution d�un Workßow enpause mais pas celle d�un Workßow terminé.

Pour reprendre l�exécution d�un Workßow mis en pause via la liste Mes Workßows :


2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Reprendre.� Cochez les cases correspondant aux Workßows dont vous voulez reprendre

l�exécution. Sélectionnez ensuite Outils>Workßow>Reprendre.3. En réponse à l�invite vous demandant de conÞrmer la reprise, cliquez sur OK.

Pour reprendre l�exécution d�un Workßow mis en pause via le Rapport de Workßow :



3. Sélectionnez Outils>Workßow>Reprendre.

Fin d�un WorkßowVous pouvez mettre Þn à un Workßow à tout stade de sa progression. Une fois terminé,le Workßow ne peut être relancé.

Pour terminer un Workßow via la liste Mes Workßows :




2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Abandonner.� cochez les cases correspondant aux Workßows que vous voulez terminer.

Sélectionnez ensuite Outils>Workßow>Arrêter.3. Dans la pageAbandonner le Workßow, vériÞez que la case LeWorkßow abandonné

sera supprimé est cochée. Ceci garantit la suppression automatique du Workßowarrêté de votre liste de Workßows.

4. Cliquez sur OK.

Pour arrêter un Workßow via le Rapport de Workßow :



3. Sélectionnez Outils>Workßow>Arrêter.

Traitement d�une tâche ayant échouéSi vous êtes superviseur de Workßow et recevez un avertissement vous informantqu�une tâche automatique a échoué, vous pouvez exécuter une des deux procéduresde cette rubrique.

Pour reprendre une tâche automatique ayant échoué :

1. À partir de votre boîte de réception, ouvrez la tâche automatique concernée.

2. Cliquez sur Réexécuter.

3. Cliquez sur OK.

Pour achever une tâche automatique ayant échoué :

1. Le cas échéant, afÞchez la page du Task Manager correspondant à la tâcheautomatique à achever.

2. Cliquez sur Achever.

3. Cliquez sur OK.

Création d�un modèle de WorkßowCette procédure explique comment ouvrir Workßow Manager ou Business ProcessManager depuis Digital Asset Manager. Après avoir ouvert Workßow Manager ou



Business Process Manager, utilisez les Þchiers d�aide de cette application pour obtenirdes instructions détaillées sur la création de modèles de Workßow.

Pour créer un nouveau modèle de Workßow :

1. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Nouveau modèle de Workßow.� Sélectionnez Fichier>Nouveau>Modèle de Workßow.

2. Pour obtenir des informations sur la création d�un nouveau modèle de Workßow,consultez l�aide de Workßow Manager ou de Business Process Manager.


Chapitre 23Utilisation et gestion des Þles d�attentede travail


� Présentation générale des Þles d�attente, page 269� ConÞguration de la gestion de Þles d�attente, page 270� Séquence d�installation des premières Þles d�attente de travail, page 272� Création d�une catégorie de Þle d�attente, page 272� Création ou modiÞcation d�une consigne de Þle d�attente, page 273� Création d�une Þle d�attente de travail, page 274� Gestion des Þles d�attente de travail, page 274� Surveillance et mise à jour des Þles d�attente actives, page 275Pour plus d�informations sur la procédure d�obtention de la tâche suivante, reportez-vous au chapitreDémarrage de Workßows et exécution de tâches.

Présentation générale des Þles d�attenteUne Þle d�attente de travail contient des tâches devant être exécutées par des utilisateursdisponibles dans un ensemble d�utilisateurs déÞni. Lorsqu�un utilisateur est prêt àaccomplir une tâche, il la demande. Digital Asset Manager lui assigne la première tâcheà haute priorité présente dans les Þles d�attente de travail dont il est membre.

Digital Asset Manager attribue les tâches aux utilisateurs sur la base de la priorité. Lesgestionnaires surveillent les Þles d�attente. Votre entreprise peut créer des Þles d�attentedifférentes selon les buts et les organiser en catégories de Þles d�attente.

Une consigne de Þle d�attente de travail contient la logique de gestion qu�une Þled�attente de travail utilise, notamment les paramètres de seuil.


Utilisation et gestion des Þles d�attente de travail

Un proÞl de document de Þle d�attente de travail déÞnit une consigne de Þle d�attentede travail unique pour une paire Þle d�attente de travail/document.

Pour avoir accès aux Þles d�attente de travail, vous devez avoir l�un des rôles suivants

� Queue_admin : crée des Þles d�attente de travail et des consignes de Þle d�attente. Pardéfaut, les membres du rôle queue_admin ne possèdent pas le rôle d�administrateur.

Les administrateurs de Þle d�attente possédant des privilèges CREATE_GROUPpeuvent créer des Þles d�attente de travail.

� Queue_manager : surveille les Þles d�attente de travail et attribue des tâches auxutilisateurs. Les gestionnaires de Þle d�attente peuvent réaffecter des tâches et lesinterrompre.

Les gestionnaires de Þle d�attente possédant des privilèges CREATE_GROUPpeuvent créer des Þles d�attente de travail.

� Queue_processor : travaille sur des éléments d�une ou de plusieurs Þles d�attentede travail.

� Process_report_admin : exécute des rapports de Workßow historiques.

ConÞguration de la gestion de Þles d�attentePour utiliser la gestion de Þles d�attente, un administrateur système doit correctementconÞgurer le registre global, le référentiel et le serveur d�applications.

La gestion de Þles d�attente requiert l�environnement EMC|Documentum suivant :

� Content Server 5.3 et un référentiel désigné en tant que registre global� Content Server 5.3 et un référentiel désigné pour exécuter la gestion de Þles d�attente� DFC 5.3 sur l�hôte du serveur d�applications où Webtop est installé, ainsi que des

informations de connexion pour le référentiel de registre global� Webtop 5.3� BPM 5.3Un référentiel unique peut exécuter la gestion de Þles d�attente et être désigné en tantque registre global, mais ceci n�est pas une exigence. Deux référentiels séparés peuventrespectivement exécuter la gestion de Þles d�attente et être désignés en tant que registreglobal. BPM-Forms DocApp doit être installé dans le référentiel exécutant la gestion deÞles d�attente et dans le référentiel désigné en tant que registre global.

Pour installer la gestion de Þles d�attente :

1. Désignez un référentiel 5.3 en tant que registre global de cadre d�objets métier.Ceci s�effectue au cours de la conÞguration du référentiel par la création d�unréférentiel ou la mise à jour d�un référentiel existant. Consultez le manuel Content



Server Installation Guide (Guide d�installation de Content Server) pour plusd�instructions.

2. Enregistrez les références de connexion du référentiel de l�utilisateur du registreglobal.

3. Lorsque DFC est installé au cours du processus d�installation de Webtop, indiquezles références de connexion de l�utilisateur du registre global.

4. Installez BPM-FORMS DocApp dans le référentiel de registre global.Vous installez ainsi les SBO requis par la gestion de Þles d�attente.

5. Installez BPM-Forms DocApp dans le référentiel qui exécutera la gestion de Þlesd�attente.Vous installez ainsi les TBO requis par la gestion de Þles d�attente.

6. Dans le référentiel qui exécutera la gestion de Þles d�attente, conÞgurez les tâches degestion de Þles d�attente installées avec DocApp.Par défaut, elles ne sont pas activées. Utilisez Documentum Administrator pourdonner aux tâches l�état actif. Il s�agit de l�étape 8 de la procédure ci-après deconÞguration de la gestion de Þles d�attente dans le référentiel qui exécute la gestionde Þles d�attente.

Pour conÞgurer la gestion de Þles d�attente :

1. Sur l�ordinateur hébergeant le référentiel qui exécutera la gestion de Þles d�attente,naviguez jusqu�au dossier $DOCUMENTUM/dba/conÞg/nom_référentiel (dossier%DOCUMENTUM%\dba\conÞg\nom_référentiel sur Windows).

2. Ouvrez le Þchier server.ini dans un éditeur de texte.

3. Entrez la ligne suivante dans le Þchier server.ini :enable_workitem_mgmt = T

4. Enregistrez le Þchier server.ini.

5. Redémarrez le serveur.Cette étape est nécessaire pour que la modiÞcation du Þchier server.ini prenne effet.

6. Avec Documentum Administrator, affectez des utilisateurs aux rôles queue_admin,queue_manager et queue_processor.

7. VériÞez que les utilisateurs affectés aux rôles queue_admin et queue_manager sontdotés de privilèges CRÉER UN GROUPE, requis pour la création de Þles d�attentede travail.

8. Utilisez Documentum Administrator pour activer les tâches des Þles d�attente detravail.Les tâches des Þles d�attente de travail sont assurées par le serveur de méthodes Java,exécuté sur l�hôte Content Server. Pour en savoir plus sur le serveur de méthodes



Java, reportez-vous au document Content Server Administrator�s Guide (Guide deContent Server Administrator).

9. Créez un modèle de processus. Il doit inclure les types d�exécutants de Þles d�attentede travail et les activités qui peuvent être déléguées.

Séquence d�installation des premières Þlesd�attente de travail

Pour installer vos premières Þles d�attente de travail, exécutez les procédures suivantes,dans l�ordre indiqué :

� Création d�une catégorie de Þle d�attente, page 272� Création ou modiÞcation d�une consigne de Þle d�attente, page 273� Création d�une Þle d�attente de travail, page 274

Création d�une catégorie de Þle d�attenteLes utilisateurs ayant pour rôle queue_admin ou queue_manager peuvent créer descatégories pour y organiser les Þles d�attente de travail.

Pour créer une catégorie de Þles d�attente :

1. Dans la vue standard, naviguez jusqu�à Administration / Gestion des Þles d�attentede travail / Files d�attente de travail.

2. Si vous voulez que la nouvelle catégorie soit imbriquée dans une catégorie existante,naviguez jusqu�à la catégorie en question.

3. Sélectionnez Fichier>Nouveau>Work Category (Catégorie de travail).

4. Entrez le nom de la nouvelle catégorie.

5. Si vous le souhaitez, entrez la description de la nouvelle catégorie.




Création ou modiÞcation d�une consigne deÞle d�attente

Les utilisateurs ayant le rôle queue_admin peuvent créer ou modiÞer des consignes deÞle d�attente.

Pour créer une consigne de Þle d�attente de travail :

1. Dans le volet de gauche de la vue standard, naviguez jusqu�à Administration /Gestion des Þles d�attente de travail / Consignes de Þle d�attente de travail.

2. Naviguez jusqu�à la catégorie dans laquelle vous souhaitez localiser une nouvelleconsigne ou en modiÞer une existante.

3. Effectuez l�une des actions suivantes :� Pour créer une nouvelle consigne, sélectionnez Fichier>Nouveau>Consignes

de Þles d�attente de travail.� Pour modiÞer une consigne existante, sélectionnez-la, puis choisissez

Fichier>ModiÞer.4. Entrez les informations suivantes :

� Seuil

Nombre de tâches qui correspondent à l�envoi de notiÞcations vers le groupede responsables de Þles d�attente, indiquant aux responsables que le nombrede tâches dans la Þle d�attente est élevé. Le groupe de responsables de la Þled�attente est spéciÞé dans la déÞnition de la Þle d�attente.

� Priorité maximum

Lorsqu�une tâche de la Þle d�attente atteint ce niveau, les notiÞcations sontenvoyées au groupe de responsables de la Þle d�attente pour les informer qu�unetâche importante n�est pas traitée.

� Priorité initiale

Niveau d�importance attribué à une tâche venant d�être créée lorsque la Þled�attente de travail utilise cette consigne.

� Priorité incrémentielle

Valeur par laquelle incrémenter le niveau de priorité des tâches qui sont encoredans la Þle d�attente à chaque exécution de la tâche dm_QmPriorityAging.

� Pourcentage de contrôle qualité

Pourcentage utilisé pour décider de manière aléatoire si l�élément de travaildoit être testé ou vériÞé.




Création d�une Þle d�attente de travailLes utilisateurs ayant pour rôle queue_manager et des privilèges CREATE_GROUPpeuvent créer des Þles d�attente de travail.

Avant de créer une Þle d�attente de travail, commencez par créer une catégorie et uneconsigne à lui attribuer. (Reportez-vous à Création d�une catégorie de Þle d�attente, page272 et Création ou modiÞcation d�une consigne de Þle d�attente, page 273).

Pour créer une Þle d�attente de travail :


2. Naviguez jusqu�à la catégorie dans laquelle vous souhaitez que la nouvelle Þled�attente de travail se situe.

3. Sélectionnez Fichier>Nouveau>File d�attente de travail.

4. Entrez le nom de la nouvelle Þle d�attente de travail.

5. Si vous le souhaitez, entrez la description de la nouvelle Þle d�attente de travail.

6. Par défaut, vous êtes responsable de la Þle d�attente. Pour changer le responsable dela Þle d�attente, cliquez surModiÞer en regard deQueue Manager, puis sélectionnezun utilisateur différent et cliquez sur OK.


8. Par défaut, la nouvelle Þle d�attente de travail est placée dans la catégorie en cours.Si vous souhaitez placer la Þle d�attente de travail dans une autre catégorie, vousdevez utiliser le Presse-papiers. Pour placer la Þle d�attente de travail dans uneautre catégorie, procédez comme suit :

a. Sélectionnez la Þle d�attente de travail.

b. Sélectionnez Édition>Ajouter au Presse-papiers.

c. Naviguez jusqu�à la catégorie vers laquelle vous souhaitez que la Þle d�attente detravail (et la catégorie de la Þle d�attente de travail) se déplace.

d. SélectionnezModiÞer>Déplacer.

Gestion des Þles d�attente de travailLes utilisateurs ayant le rôle queue_admin ou queue_manager peuvent gérer les Þlesd�attente de travail créées dans votre entreprise.



Pour accéder à la gestion de Þles d�attente :


2. Naviguez dans les catégories pour atteindre la Þle d�attente qui vous intéresse.

3. Utilisez le menu déroulant se trouvant dans le coin supérieur droit de la page pourchoisir d�afÞcher toutes les Þles d�attente ou uniquement celles dont vous êtesresponsable.

4. Pour afÞcher le nombre d�utilisateurs dans une Þle d�attente, cliquez sur Utilisateursactifs.

5. Pour afÞcher la tâche de Þle d�attente de travail sur laquelle un utilisateur ou ungroupe travaille : cliquez sur Utilisateurs actifs, puis sélectionnez l�utilisateur oule groupe. Cliquez ensuite sur Charge de travail dans la zone située au-dessusde la barre de menus.

Surveillance et mise à jour des Þles d�attenteactives

Vous pouvez surveiller les Þles d�attente actives.

Pour surveiller et mettre à jour les Þles d�attente de travail actives :

1. Dans la vue standard, effectuez l�une des opérations suivantes :� Dans le volet de gauche, cliquez sur le n�udMoniteur de Þle d�attente de

travail.� Sélectionnez Outils>Gestion des Þles d�attente de travail>Moniteur de Þle

d�attente de travail2. Pour afÞcher les tâches de la Þle d�attente active, cliquez sur le nom de celle-ci.

Pour afÞcher les utilisateurs de la Þle d�attente active, cliquez sur le lien nombreutilisateurs (où nombre représente le nombre d�utilisateurs).

3. Pour mettre à jour les Þles d�attente, reportez-vous à la procédure correspondante :� Affectation d�une tâche de Þle d�attente de travail à un utilisateur spéciÞque,

page 276� Désaffectation d�une tâche de Þle d�attente de travail d�un utilisateur, page 276� Déplacement d�une tâche de Þle d�attente de travail vers une autre Þle d�attente,

page 277� Interruption d�une tâche de Þle d�attente de travail, page 277� Reprise d�une tâche de Þle d�attente de travail, page 278



� Ajout d�un utilisateur ou groupe à une Þle d�attente de travail, page 278� Ajout d�un utilisateur ou groupe à une Þle d�attente de travail, page 278� Suppression d�un utilisateur ou d�un groupe d�une Þle d�attente de travail,

page 279� Mise à jour du proÞl d�utilisateur dans une Þle d�attente de travail, page 279

Affectation d�une tâche de Þle d�attente de travail à unutilisateur spéciÞque

Les utilisateurs ayant pour rôle queue_admin ou queue_manager peuvent affecter à unutilisateur spéciÞque une tâche de Þle d�attente de travail.

Pour affecter une tâche de Þle d�attente de travail à un utilisateur spéciÞque :

1. Dans le volet de gauche de la vue standard, cliquez sur Surveillance de Þle d�attentede travail.

2. Naviguez jusqu�à la Þle d�attente de travail active et cliquez sur son nom.

3. Cochez les cases correspondant à une ou plusieurs tâches.

4. Sélectionnez une des options suivantes :� Si les tâches sélectionnées ne sont pas déjà affectées à un utilisateur, sélectionnez

Outils>Gestion des Þles d�attente de travail>Affecter.� Si les tâches sélectionnées sont déjà affectées à un utilisateur, sélectionnez

Outils>Gestion des Þles d�attente de travail>Réaffecter.5. Sélectionnez l�utilisateur auquel vous souhaitez affecter les tâches.

6. Cliquez sur OK.

Désaffectation d�une tâche de Þle d�attente de travaild�un utilisateur

Les utilisateurs ayant pour rôle queue_admin ou queue_manager peuvent désaffecterd�un utilisateur une tâche de Þle d�attente de travail.

Pour désaffecter une tâche de Þle d�attente de travail d�un utilisateur :





3. Cochez les cases correspondant à une ou plusieurs tâches ayant déjà été affectéesà des utilisateurs.

4. Sélectionnez Outils>Gestion des Þles d�attente de travail>Désaffecter.

Déplacement d�une tâche de Þle d�attente de travailvers une autre Þle d�attente

Les utilisateurs ayant pour rôle queue_admin ou queue_manager peuvent déplacer unetâche d�une Þle d�attente de travail vers une autre Þle d�attente de travail.

Pour déplacer une tâche d�une Þle d�attente vers une autre :

1. Si la tâche que vous souhaitez déplacer est déjà affectée à un utilisateur, vous devezcommencer par désaffecter la tâche, en suivant la procédure décrite dans la rubriqueDésaffectation d�une tâche de Þle d�attente de travail d�un utilisateur, page 276.



4. Cochez les cases correspondant à une ou plusieurs tâches.

5. Sélectionnez Outils>Gestion des Þles d�attente de travail>Déplacer vers la Þled�attente.

6. Sélectionnez la Þle d�attente de travail à laquelle vous souhaitez réaffecter les tâches.

7. Cliquez sur OK.

Interruption d�une tâche de Þle d�attente de travail

Les utilisateurs ayant pour rôle queue_admin ou queue_manager peuvent interrompreune tâche et indiquer comment elle doit être interrompue. Digital Asset Manager lareprend automatiquement une fois le délai spéciÞé écoulé.

Pour interrompre une tâche dans une Þle d�attente de travail :



3. Cochez la case de l�élément. Pour interrompre plusieurs tâches à la fois, cochezla case en regard de chacune.



4. Sélectionnez Outils>Gestion des Þles d�attente de travail>Interrompre.Note : cette action est également disponible via Task Manager sous la forme d�unbouton.

5. Entrez l�heure et la date souhaitées pour la reprise automatique de la tâche parDigital Asset Manager.

Reprise d�une tâche de Þle d�attente de travail

Les utilisateurs ayant pour rôle queue_admin ou queue_manager peuvent annuler lasuspension d�une tâche de Þle d�attente de travail.

Pour annuler l�interruption d�une tâche :



3. Sélectionnez une ou plusieurs tâches interrompues en cliquant sur les cases à cochercorrespondantes.

4. Sélectionnez Outils>Gestion des Þles d�attente de travail>Reprendre.Note : cette action est également disponible via Task Manager sous la forme d�unbouton.

Ajout d�un utilisateur ou groupe à une Þle d�attente detravail

Les utilisateurs ayant pour rôle queue_admin ou queue_manager peuvent affecter desutilisateurs et des groupes à des Þles d�attente.

Pour ajouter un utilisateur ou un groupe à une Þle d�attente de travail :


2. Naviguez jusqu�à la Þle d�attente de travail active.

3. Cliquez sur le lien nombre utilisateurs de la Þle d�attente.

4. Sélectionnez Fichier>Ajouter un ou des membres.

5. Dans la page de sélection, sélectionnez l�utilisateur et cliquez sur OK.

6. Entrez les informations de l�utilisateur et cliquez sur Terminer.



Suppression d�un utilisateur ou d�un groupe d�une Þled�attente de travail

Les utilisateurs ayant pour rôle queue_admin ou queue_manager peuvent supprimerun utilisateur ou un groupe d�une Þle d�attente de travail.

Pour supprimer un utilisateur ou un groupe d�une Þle d�attente de travail :




4. Sélectionnez l�utilisateur ou le groupe que vous voulez supprimer de la Þle d�attente.

5. Sélectionnez Fichier>Remove from work queue (Supprimer de la Þle d�attente detravail).

6. Cliquez sur Continuer.

7. Cliquez sur OK.

Mise à jour du proÞl d�utilisateur dans une Þle d�attentede travail

Les utilisateurs ayant pour rôle queue_admin ou queue_manager peuvent mettre àjour un proÞl d�utilisateur.

Pour mettre à jour un proÞl d�utilisateur :



3. Cliquez sur Utilisateurs actifs.


5. Sélectionnez un utilisateur ou un groupe.

6. Sélectionnez AfÞcher>Propriétés>ProÞl.



7. Pour changer le jeu de compétences d�un utilisateur pour une catégorie de Þled�attente particulière, sélectionnez le jeu de compétences approprié dans la listedéroulante adjacente à cette catégorie de Þle d�attente, puis cliquez sur OK.


Chapitre 24Utilisation des cycles de vie


� Présentation des cycles de vie, page 281� Promotion d�un élément, page 282� Rétrogradation d�un élément, page 283� Affectation d�un cycle de vie, page 283� Suppression d�un cycle de vie, page 284� Interruption d�un élément, page 284� Reprise d�un élément interrompu, page 285

Présentation des cycles de vieUn cycle de vie déÞnit les différentes étapes que traverse un Þchier au cours de sacréation, sa modiÞcation, son approbation et, à terme, son retrait. Par exemple, unemployé peut créer un nouveau formulaire pour les ressources humaines, un autrepeut le modiÞer et lui retourner pour révision, et un troisième employé peut donnerl�approbation nécessaire pour permettre à tous les employés d�accéder au Þchier. Lecycle de vie déÞnit à quel stade le Þchier se trouve à chaque étape du processus. ChaqueÞchier d�un référentiel dispose d�un cycle de vie.

Digital Asset Manager attribue automatiquement un cycle de vie à un Þchier lors de sacréation et le place dans le premier état de son cycle de vie. Vous pouvez promouvoir ourétrograder des Þchiers manuellement ou demander à Digital Asset Manager d�effectuerces opérations automatiquement. Le cycle de vie détermine quelles conditions doiventêtre remplies pour que l�élément avance automatiquement. Selon votre applicationWDK, un élément peut aussi être rétrogradé à un état antérieur de son cycle de vie.

Un cycle de vie Digital Asset Manager de base se compose des états suivants :

� Démarrer


Utilisation des cycles de vie

Lors de la création d�un contenu ou d�une version, Digital Asset Manager placele Þchier à l�état Début, à des Þns d�initialisation, puis le promeut aussitôt à l�étatEn cours.

� Travail en cours

Cet état est utilisé pour le contenu aux stades Brouillon ou Révision.� mis en �uvre

Lorsque le contenu est terminé et prêt à être testé, il est promu à l�état Mis en �uvrepar un utilisateur ou un Workßow. Par défaut, Digital Asset Manager ne vousautorise pas à changer un élément si l�état de son cycle de vie est Mis en �uvreou supérieur. Par exemple, vous ne pouvez pas modiÞer le contenu de l�élément,changer son emplacement ou ses propriétés. Toutefois, les administrateurs peuventdéÞnir une option au niveau du système permettant aux utilisateurs possédantcertains niveaux d�autorisation de passer outre cette limitation.

Ce sont les administrateurs qui conçoivent les cycles de vie. Dans un cycle de vie, lepremier état est l�état de base. Le cycle de vie passe d�un état à l�autre par incrémentsappelés états d�étape. Le dernier état est l�état terminal.

Promotion d�un élémentUne promotion fait passer l�élément à l�état suivant de son cycle de vie. Lorsque vouspromouvez un élément, Digital Asset Manager vériÞe s�il est lié à d�autres élémentssusceptibles d�être promus à leur tour. Selon votre application WDK, vous êtes invité àles promouvoir aussi ou ils le sont automatiquement, s�il existe un type de relationqui le spéciÞe en ce sens.

Si vous êtes le propriétaire de l�élément ou un super-utilisateur, l�autorisation en écriturevous sufÞt pour le promouvoir. Si vous n�êtes pas le propriétaire de l�élément ou unsuper-utilisateur, pour promouvoir l�élément, outre l�autorisation Écrire, vous devezdisposer de l�autorisation Changer l�état.

Pour promouvoir un élément à l�état suivant du cycle de vie :


2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Autres>Document>Promouvoir.� Cochez la case de l�élément. (Pour promouvoir plusieurs éléments à la fois,

cochez les cases en regard de chacun). Sélectionnez ensuite Outils>Cycle devie>Promouvoir.

Si votre application WDK gère les documents contrôlés, il doit s�agir de la dernièreversion de la branche promue du document contrôlé.



Rétrogradation d�un élémentUne rétrogradation renvoie un élément à l�état précédent de son cycle de vie. Pourrétrograder un élément, vous devez posséder l�autorisation Changer l�état sur l�élément.

Pour rétrograder un élément :


2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Autres>Document>Rétrograder.� Cochez la case du Þchier, puis sélectionnez Outils>Cycle de vie>Rétrograder.

3. Cliquez sur Rétrograder.

Affectation d�un cycle de vieSi votre application WDK gère cette fonction, vous pouvez affecter manuellement uncycle de vie, sous réserve de disposer d�autorisations de niveau administrateur oudéveloppeur. Vous pouvez être amené à attribuer manuellement un cycle de vie pourprendre en charge de nouveaux états ou des états différents. Imaginons que vous ayezun cycle de vie constitué de quatre états : Départ, Travail en cours, Mis en oeuvreet Approuvé. Et qu�un utilisateur consigne un communiqué de presse à l�aide de cecycle de vie. Quoi qu�il en soit, le communiqué de presse en question doit être révisépar un responsable avant d�être envoyé à la mise en �uvre et pour qu�un cycle de viedifférent soit appliqué au communiqué de presse. Un administrateur peut appliquer unautre cycle de vie.

Pour affecter un cycle de vie à un objet, vous devez posséder au moins l�autorisationÉcrire sur l�objet. Si vous joignez l�élément à un cycle de vie ou si vous remplacez cedernier, vous devez posséder au moins l�autorisation d�association sur le cycle de vie.

Lorsque vous affectez un cycle de vie à un Þchier, vous pouvez aussi sélectionner unjeu d�alias à associer au Þchier et au cycle de vie. Le jeu d�alias permet d�identiÞerles personnes chargées de réviser, de promouvoir ou, suivant l�application WDK quevous utilisez, de rétrograder le Þchier. Les jeux d�alias peuvent aussi spéciÞer des jeuxd�autorisations et des emplacements de référentiel.

Consultez votre administrateur de référentiel pour obtenir des informations plus détaillées sur lesjeux d�alias disponibles dans votre installation.

Lorsque vous déÞnissez un cycle de vie pour un modèle, n�oubliez pas qu�il sera affectéà tous les futurs Þchiers créés à partir du modèle. Le nouveau cycle de vie n�affectepas les Þchiers déjà créés.



Pour affecter un cycle de vie :


2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Autres>Document>Appliquer le cycle de vie.� Sélectionnez la case en regard du Þchier. (Pour affecter un cycle de vie à

plusieurs Þchiers à la fois, cochez les cases en regard de chacun). Cliquez surOutils>Cycle de vie>Appliquer.

3. Sélectionnez un cycle de vie.

4. Cliquez sur OK.

Suppression d�un cycle de vieSi votre application WDK prend en charge cette fonction, vous pouvez détacher le cyclede vie d�un élément. Pour ce faire, vous devez disposer au minimum de l�autorisationd�écriture sur l�élément. Pour attacher un nouveau cycle de vie, vous devez posséder auminimum de l�autorisation Associer sur le nouveau cycle de vie.

Pour supprimer un cycle de vie :


2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Autres>Document>Détacher le cycle de vie.� Cochez la case en regard du Þchier. Sélectionnez ensuite Outils>Cycle de

vie>Supprimer.

Interruption d�un élémentL�interruption d�un élément arrête temporairement la progression du cycle de vie.Pour interrompre un élément, vous devez posséder l�autorisation Changer l�état sur cetélément. Vous ne pouvez pas interrompre un élément dont le type d�état est normal sansétat d�exception, ou si l�élément est déjà interrompu.

Pour interrompre un élément à partir de son état en cours de cycle de vie :


2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Autres>Document>Interrompre le cycle de vie.



� Cochez la case en regard du Þchier. Sélectionnez ensuite Outils>Cycle devie>Interrompre.

3. Cliquez sur Interrompre.

Reprise d�un élément interrompuSeul un superviseur de Workßow ou un utilisateur possédant les privilègesd�administrateur système ou de superutilisateur peut relancer un Workßow arrêté, uneactivité suspendue ou un élément de travail. Pour relancer un élément, vous devezposséder l�autorisation Changer l�état sur cet élément.

Pour reprendre le cycle de vie interrompu d�un élément :


2. Effectuez l�une des opérations suivantes, en fonction des options disponibles :� Cliquez sur Autres>Document>Reprendre le cycle de vie.� Cochez la case en regard du Þchier. Sélectionnez ensuite Outils>Cycle de

vie>Reprendre.3. Cliquez sur Reprendre.


Chapitre 25Accès aux outils d�administration

Pour accéder à l�ensemble des fonctionnalités administratives, vous devez utiliser DocumentumAdministrator. Pour plus d�informations sur l�utilisation de Documentum Administrator,reportez-vous au Documentum Administrator User Guide (Guide de l�utilisateur de DocumentumAdministrator).

Un sous-ensemble de tâches administratives est disponible via le n�ud Administration de DigitalAsset Manager, accessible via la vue standard. Le n�ud Administration permet d�effectuer lesfonctions administratives décrites dans tout ou partie des chapitres suivants :

� Chapitre 11, Gestion des relations� Chapitre 23, Utilisation et gestion des Þles d�attente de travail� Chapitre 26, Création de modèles de documents� Chapitre 27, Gestion des jeux d�autorisations� Chapitre 28, Gestion des utilisateurs, des groupes et des rôles


Accès aux outils d�administration


Chapitre 26Création de modèles de documents

Un modèle est un document sur lequel sont basés les nouveaux documents. Lorsqu�un utilisateurcrée un nouveau document, il sélectionne le modèle sur lequel il sera basé. Le document héritedu contenu, des propriétés, des autorisations et du cycle de vie du modèle sauf si les niveauxd�autorisation indiquent le contraire ou si la sécurité du dossier est activée.

Pour créer un modèle de document :

1. Dans la vue standard, naviguez jusqu�à Administration / Modèles.

2. Sélectionnez Fichier>Nouveau>Document>type de modèle.

3. Dans le champ Nom, entrez un nom pour le modèle.

4. Dans la liste Type, sélectionnez un type de document.

5. Dans la liste Format, sélectionnez un format de document. Pour créer un modèlesans contenu, choisissez Aucun.

6. Dans la listeModèle, sélectionnez le modèle sur lequel vous souhaitez baser votrenouveau modèle.

7. Cliquez sur Nouveau.

8. Utilisez votre application d�édition pour saisir ou modiÞer le contenu du modèle.Enregistrez le contenu, puis quittez votre application d�édition.

9. Consignez le modèle dans un référentiel.


Création de modèles de documents


Chapitre 27Gestion des jeux d�autorisations


� Présentation des permissions, page 291� AfÞchage d�un jeu d�autorisations, page 297� AfÞchage de l�emplacement où un jeu d�autorisations est utilisé, page 297� Création d�un jeu d�autorisations, page 298� ModiÞcation des autorisations dans l�onglet Autorisations, page 299� ModiÞcation d�un jeu d�autorisations, page 302� DéÞnition d�autorisations pour un objet, page 302� Suppression d�un jeu d�autorisations, page 303

Présentation des permissionsCette section aborde les points suivants :

� Autorisations, page 292� Niveaux d�accès, page 293� Autorisations étendues, page 294� Entrées de contrôle d�accès supplémentaires, page 295� Niveau de sécurité du dossier, page 296� Jeux d�alias par défaut, page 297


Gestion des jeux d�autorisations

Autorisations

Les autorisations déterminent l�accès de chaque utilisateur à chaque élément duréférentiel. Les autorisations sont régies par des jeux d�autorisations. Chaque élément duréférentiel se voit affecter un jeu d�autorisations déÞni par le propriétaire de l�élément.

La liste des autorisations répertorie des utilisateurs et groupes spéciÞques auxquels sontaffectés des niveaux d�accès donnés. Un niveau d�accès détermine les opérations (lecture,modiÞcation ou suppression) que l�utilisateur ou le groupe peut effectuer sur l�élément.Chaque entrée dans un jeux d�autorisations est appelé entrée de contrôle d�accès.

Il existe sept niveaux d�accès possibles. Chaque niveau d�accès supérieur inclut lescapacités des niveaux d�accès inférieur. Les niveaux d�accès sont répertoriés dans leNiveaux d�accès, page 293.

Outre les sept niveaux d�accès de base, il existe six niveaux d�autorisations étendues.Pour plus d�informations sur les autorisations étendues, reportez-vous à Autorisationsétendues, page 294.

Un jeu d�autorisations par défaut est attribué à chaque utilisateur. Lorsqu�un utilisateurcrée un élément, le référentiel lui attribue le jeu d�autorisations par défaut de l�utilisateur.Par exemple, si votre jeu de permissions par défaut confère à tous les membres de votredépartement l�accès en écriture et à tous les autres utilisateurs l�accès en lecture, cesniveaux d�accès seront affectés à l�élément.

Vous pouvez changer les niveaux d�accès d�un élément en modiÞant son jeu depermissions. Pour ce faire, vous devez être le propriétaire de l�élément (il s�agitgénéralement de l�utilisateur qui a créé l�élément) ou vous devez posséder les privilègesde superutilisateur dans le référentiel de l�élément.

Lorsque vous modiÞez un jeu d�autorisations, celui-ci est enregistré comme un jeud�autorisations vous étant affecté. Vous pouvez ensuite appliquer le jeu d�autorisations àd�autres éléments du référentiel.

La nature des modiÞcations que vous pouvez apporter à un jeu d�autorisations dépendde vos privilèges utilisateur tels qu�ils sont déÞnis dans le référentiel :

� Si vous disposez de privilèges de superutilisateur, vous pouvez modiÞer tous lesjeux d�autorisations du référentiel. Vous pouvez désigner n�importe quel utilisateurcomme propriétaire d�un jeu d�autorisations, ainsi que changer le propriétaire d�unjeu d�autorisations. Cette autorisation est généralement affectée à l�administrateurdu référentiel.

� Si vous disposez de privilèges d�administrateur système, vous pouvez modiÞertous les jeux d�autorisations dont vous êtes propriétaire ou qui appartiennent aupropriétaire du référentiel. Vous pouvez vous désigner vous-même ou le propriétairedu référentiel comme propriétaire d�un jeu d�autorisations que vous créez et vouspouvez ensuite changer de propriétaire entre vous et le propriétaire du référentiel.Cette autorisation est généralement affectée à l�administrateur du référentiel.



� Si vous avez des privilèges inférieurs à ceux mentionnés ci-dessus, vous n�êtespropriétaire que des jeux d�autorisations que vous créez. Vous pouvez modiÞern�importe quel jeu d�autorisations dont vous êtes propriétaire mais vous ne pouvezpas en changer le propriétaire.

Si vous désignez le propriétaire du référentiel comme propriétaire d�un jeud�autorisations, ce jeu devient un jeu d�autorisations système (ou public). Seul unsuperutilisateur, un administrateur système ou le propriétaire du référentiel peutmodiÞer le jeu d�autorisations. Si un utilisateur différent est le propriétaire du jeud�autorisations, il s�agit d�un jeu d�autorisations standard (ou privé). Il peut être modiÞépar le propriétaire, un superutilisateur, un administrateur système ou le propriétairedu référentiel.

Un utilisateur disposant d�une autorisation Écrire ou Supprimer peut changer le jeud�autorisations affecté à un objet.

Si vous utilisez Documentum�s Web Publisher et si l�utilisateur n�attribue pas le jeud�autorisations par défaut, Content Server attribue un jeu d�autorisations par défaut enfonction du paramètre de l�attribut default_acl dans l�objet de conÞguration du serveur.

Niveaux d�accès

Le tableau suivant répertorie les niveaux d�accès de base que vous pouvez affecter à unutilisateur. Vous pouvez affecter des niveaux d�accès dans les jeux d�autorisations.

Tableau 27-1. Niveaux d�accès

Niveau d�accès Ce qui est autorisé

Sans Aucun accès n�est autorisé sur l�élément.

Parcourir Les utilisateurs peuvent consulter les propriétés maispas le contenu de l�élément.

Lire Les utilisateurs peuvent consulter les propriétés et lecontenu de l�élément.

Annoter Les utilisateurs peuvent effectuer les opérationsindiquées ci-dessus et ajouter des annotations.

Version Outre ce qui précède, les utilisateurs ont le droit demodiÞer son contenu et ils peuvent consigner unenouvelle version de l�élément (sous un nouveau numéro).En revanche, ils ne sont pas autorisés à remplacer uneversion existante ni à modiÞer les propriétés de l�élément.



Niveau d�accès Ce qui est autorisé

Écrire Outre ce qui précède, les utilisateurs ont le droit demodiÞer les propriétés de l�élément et de consignercelui-ci en tant que version identique.

Supprimer Les utilisateurs peuvent faire tout ce qui précède, ainsique supprimer des éléments.

Autorisations étendues

Les autorisations étendues sont utilisées pour attribuer aux utilisateurs ou aux groupesl�autorisation de réaliser des actions supplémentaires, au-delà de leur niveau d�accès.Seuls les administrateurs système et les superutilisateurs peuvent octroyer ou modiÞerdes autorisations étendues.

Tableau 27-2. Autorisations étendues

Autorisation étendue Ce qui est autorisé

Exécuter la procédure Les super-utilisateurs peuvent changer le propriétaired�un élément et utiliser Exécuter la procédure pourlancer des procédures externes sur certains typesd�éléments.

Changer l�emplacement Les utilisateurs disposant des autorisations dechangement de l�emplacement peuvent déplacer unélément dans le référentiel.

Changer l�état Les utilisateurs disposant des autorisations dechangement d�état peuvent modiÞer l�état d�un élémentauquel un cycle de vie est appliqué.

Changer l�autorisation Les utilisateurs disposant des autorisations dechangement d�autorisation peuvent modiÞer lesautorisations de base d�un élément.

Changer la propriété Les utilisateurs disposant des autorisations dechangement de propriété peuvent changer lepropriétaire de l�élément.

Supprimer l�objet Les utilisateurs disposant de l�autorisation étendue desuppression d�objet ne peuvent que supprimer l�objet.



Entrées de contrôle d�accès supplémentaires

Avec Content Server 5.3 et les versions ultérieures, lorsque Trusted Content Services estactivé dans un référentiel, d�autres entrées de contrôle d�accès sont disponibles. Lesentrées de contrôle d�accès de ce tableau sont indépendantes les unes des autres. Iln�y a aucune hiérarchie.

Tableau 27-3. Entrées de contrôle d�accès supplémentaires

Entrée de contrôle d�accès Effet de l�entrée

Restriction d�accès Une entrée de restriction d�accès refuseà un utilisateur le droit au niveaude l�autorisation de l�objet standardspéciÞé dans l�entrée. Par exemple, si unutilisateur possède une autorisation desuppression en tant que membre d�ungroupe spéciÞque, une restriction d�accèspeut limiter l�utilisateur aux droits surla version, tout au plus. Dans ce cas,l�utilisateur perd l�autorisation d�écritureet de suppression.

Restriction étendue Une entrée de restriction étendue refuseà un utilisateur ou aux membres d�ungroupe spéciÞé l�autorisation étendueau niveau de l�objet. Si un utilisateur,par exemple, dispose de droits Changerl�autorisation en tant que membre d�ungroupe particulier, une restriction étenduepeut retirer ces droits.

Groupe obligatoire Une entrée de groupe obligatoire nécessiteque l�utilisateur cherchant à accéder à unobjet soumis au jeu d�autorisations soitmembre du groupe identiÞé dans l�entrée.Dans le cas d�entrées avec plusieursgroupes, l�utilisateur doit être membre detous les groupes pour que Content Serverautorise l�accès à l�objet.

Ensembles de groupes obligatoires Une entrée d�ensemble de groupesobligatoires nécessite que l�utilisateurcherchant à accéder à un objet soumis àl�autorisation soit membre d�au moins ungroupe de l�ensemble.



Niveau de sécurité du dossier

La sécurité d�un dossier est un niveau de sécurité supplémentaire, qui complète lasécurité actuelle du référentiel. La mise en �uvre de cette option de sécurité permet derestreindre davantage les opérations autorisées dans un référentiel. Lorsqu�un dossierest sécurisé, les opérations telles que la copie ou le déplacement de documents peuventnécessiter une autorisation Écrire ou de niveau supérieur sur un dossier pour l�accès à unobjet. Pour plus d�informations sur l�affectation de ce type de sécurité à un référentiel,reportez-vous au manuel Content Server Administrator�s Guide (Guide de Content ServerAdministrator).

Si vous utilisez Web Publisher de Documentum et si la sécurité du dossier est utiliséedans un référentiel, tous les Þchiers de contenu ayant l�état En cours doivent posséderla même autorisation que le dossier. Pour utiliser la même autorisation de dossier,l�administrateur doit s�assurer que le cycle de vie à l�état En cours n�applique pas d�actionACL spéciÞque. Par exemple :WIP - folder aclStaging - WP "Default Staging ACL"Approved - WP "Default Approved ACL"

Le tableau ci-dessous récapitule les actions sur lesquelles la sécurité au niveau dossier aun impact.

Tableau 27-4. Autorisations requises avec la sécurité des dossiers

Action Nécessite au moins une autorisation d�écriture pour :

Créer un objet Armoire ou dossier dans lesquels vous créez le nouvelobjet

Importer un ou plusieursÞchiers ou un dossier

Armoire ou dossier dans lesquels vous importez le et/oules Þchiers ou le dossier

Déplacer un objet L�armoire et le dossier à partir desquels vous supprimezl�objet et le dossier ou l�armoire de destination

Copier un objet Armoire ou dossier de destination.

Lier un objet Armoire ou dossier de destination.

Supprimer le lien d�un objet Armoire ou dossier auxquels vous ne liez plus l�objet

Supprimer une versiond�un document

Le dossier principal du document



Action Nécessite au moins une autorisation d�écriture pour :

Supprimer toutes lesversions d�un document


Supprimer les versions nonutilisées d�un document


Consultez l�administrateur du référentiel pour savoir si la sécurité de dossier est activéedans le référentiel.

Jeux d�alias par défaut

Content Server ajoute les alias par défaut suivants à un jeu d�autorisations :

� dm_owner : représente le propriétaire du jeu d�autorisations.� dm_world : représente tous les utilisateurs du référentiel.

AfÞchage d�un jeu d�autorisationsPour afÞcher un jeu d�autorisations :

1. Dans le volet de gauche de la vue standard, naviguez jusqu�à Administration /Sécurité.

2. Pour afÞcher vos jeux d�autorisations, sélectionnez jeux d�autorisations del�utilisateur en cours.

3. Pour afÞcher les jeux d�autorisations système, sélectionnez Jeux d�autorisationssystème.

4. Pour afÞcher les jeux d�autorisations créés manuellement, sélectionnez Créémanuellement.

5. Pour afÞcher les jeux d�autorisations créés automatiquement, sélectionnez Autogénéré.

AfÞchage de l�emplacement où un jeud�autorisations est utilisé

Utilisez ces instructions pour localiser les objets utilisant un jeu d�autorisations spéciÞque.



Pour afÞcher l�emplacement où un jeu d�autorisations est utilisé :


2. Dans le volet de gauche, accédez à Administration/Sécurité.

3. Localisez le jeu d�autorisations qui vous intéresse.

4. Sélectionnez le jeu d�autorisations.

5. Sélectionnez AfÞcher>Appartenance.Une liste des documents utilisant le jeu d�autorisations apparaît.

6. Pour afÞcher les objets système ou les utilisateurs qui se servent du jeud�autorisations, sélectionnez ce type d�objet dans la liste.

Création d�un jeu d�autorisationsAvant d�être enregistrée, une autorisation est validée comme suit :

1. Les nouveaux utilisateurs connectés (utilisateurs ou groupes) pour les autorisationssont évalués pour conÞrmer qu�ils appartiennent à tous les groupes obligatoires etau moins à un des groupes de l�ensemble de groupes obligatoires.

2. Les nouveaux utilisateurs connectés correspondant aux restrictions sont évalués aÞnde conÞrmer qu�ils appartiennent à tous les groupes requis et qu�au moins l�un desgroupes de la liste Þgure dans le jeu de groupes requis.

3. Quand de nouveaux groupes sont ajoutés à une liste de groupes requis, tous lesutilisateurs connectés répertoriés pour les autorisations et les restrictions sontévalués, et ceux qui n�appartiennent pas aux nouveaux groupes ajoutés sont marquésd�un repère.

4. Quand de nouveaux groupes sont ajoutés à une liste de jeux de groupes requis, tousles bénéÞciaires répertoriés pour les autorisations et les restrictions sont évalués, etceux qui n�appartiennent pas aux nouveaux groupes ajoutés sont marqués d�unrepère.

5. Lorsqu�un utilisateur accède à l�onglet Autorisations dans cette application :

� Les utilisateurs connectés qui Þgurent actuellement dans la liste pour lesautorisations et les restrictions sont évalués.

� Les utilisateurs connectés qui n�appartiennent pas à tous les groupes de la listedes groupes requis et au moins à l�un des groupes de l�ensemble des groupesrequis sont marqués.



Pour créer un nouveau jeu d�autorisations :


2. Cliquez sur Fichier>Nouveau>Nouveau jeu d�autorisations.

3. Entrez le nom du jeu d�autorisations.

4. Entrez une description du jeu d�autorisations.

5. Indiquez à qui appartient le jeu d�autorisations.� Si vous êtes connecté en tant que superutilisateur ou propriétaire du référentiel,

vous pouvez changer le propriétaire du jeu d�autorisations.� Si vos privilèges sont autres que ceux de super-utilisateur ou de propriétaire du

référentiel, vous êtes le propriétaire.6. Sélectionnez dans la liste une classe pour le jeu d�autorisations.

� Standard

Le jeu d�autorisations ne peut être utilisé que par l�utilisateur ou le groupe quile crée. Tout utilisateur ou groupe du référentiel excepté le propriétaire de cedernier peut créer un jeu d�autorisations standard.

� Public

Le jeu d�autorisations peut être utilisé par quiconque dans un référentiel. Toututilisateur ou groupe du référentiel peut créer un jeu d�autorisations publique.Les jeux d�autorisations publiques ne peuvent être modiÞés ou supprimésque par leurs propriétaires (l�utilisateur ou le groupe qui les ont créés), unsuperutilisateur, un administrateur système ou le propriétaire du référentiel. Sile propriétaire du référentiel est celui d�un jeu d�autorisations particulier, on lenomme jeu d�autorisations système.

7. Cliquez sur Suivant.L�onglet Autorisations s�afÞche.

8. Pour modiÞer l�onglet Autorisations, reportez-vous à la rubrique ModiÞcation desautorisations dans l�onglet Autorisations, page 299.

ModiÞcation des autorisations dans l�ongletAutorisations

Cette procédure explique comment saisir des informations dans l�onglet Autorisations.Elle est utilisée dans de nombreuses procédures. Nous partons du principe que vousavez déjà ouvert un jeu d�autorisations ou les propriétés d�un objet.



Pour modiÞer des autorisations dans l�onglet Autorisations :

Remarque : cette procédure inclut des étapes permettant de déÞnir les groupes etles ensembles de groupes obligatoires ainsi que les restrictions d�accès. Celles-ci sontutilisées dans les référentiels 5.3 ou version ultérieure dans lesquels Trusted ContentServices est activé.

1. Si ce n�est déjà fait, cliquez sur l�onglet Autorisations.Cet onglet afÞche quatre sections comportant chacune, en haut, un lien hypertexteen guise de titre. Chaque lien hypertexte est précédé du signe [-] ou [+], indiquantsi la section est développée ou réduite. Pour développer ou réduire une section,cliquez sur le lien hypertexte. Lorsqu�une section est développée, le lien hypertexteest précédé du signe [-] et les éléments de cette section sont afÞchés.

2. Pour ajouter un groupe obligatoire, assurez-vous que la sectionGroupes obligatoiresest développée et procédez comme suit :


b. Sélectionnez tous les groupes dont un utilisateur doit être membre.


d. Cliquez sur OK.

3. Pour supprimer un groupe obligatoire, assurez-vous que la section Groupesobligatoires est développée. Sélectionnez ensuite le groupe et cliquez sur Supprimer.

4. Pour ajouter un ensemble de groupes obligatoire, assurez-vous que la sectionEnsemble de groupes obligatoire est développée et procédez comme suit :


b. Sélectionnez les groupes.


d. Cliquez sur OK.

5. Pour supprimer un ensemble de groupes obligatoire, assurez-vous que la sectionEnsemble de groupes obligatoire est développée. Sélectionnez ensuite le groupe etcliquez sur Supprimer.

6. Pour ajouter un utilisateur ou un groupe au jeu d�autorisations et affecter le niveaud�accès à cet utilisateur ou ce groupe, assurez-vous que la section Autorisationsest développée.

Remarque : si vous créez un nouveau jeu d�autorisations, la section AutorisationsafÞche les entrées de contrôle d�accès par défaut :

� dm_owner

Propriétaire du jeu d�autorisations.� dm_world



Tous les utilisateurs du référentiel.Dans l�onglet Autorisations, procédez comme suit :


b. Pour sélectionner parmi tous les utilisateurs ou groupes, cliquez sur l�ongletTous. Pour sélectionner parmi les utilisateurs ou les groupes utilisés récemment,cliquez sur l�onglet Récemment utilisé.

c. Cochez les cases en regard des utilisateurs ou des groupes à ajouter puis cliquezsur Ajouter. Pour supprimer un élément dans la liste des éléments sélectionnés,cochez la case de l�élément puis cliquez sur Supprimer.

d. Cliquez sur OK.

e. Dans la zone Autorisations de base, sélectionnez le niveau d�accès.

f. Dans la zone Permissions étendues, cochez les cases des autorisations étenduesà ajouter.

g. Si vous avez ajouté plusieurs utilisateurs ou groupes, vous pouvez cliquersur Suivant pour appliquer des autorisations différentes à chaque utilisateur.Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK.

7. Pour modiÞer les autorisations d�un utilisateur ou d�un groupe, assurez-vous que lasection Autorisations est développée. Ensuite, procédez comme suit :

a. Cochez les cases des utilisateurs ou des groupes dont vous souhaitez modiÞerles autorisations.

b. Cliquez surModiÞer.

c. Dans la zone Autorisations, sélectionnez le niveau d�accès.

d. Dans la zone Permissions étendues, cochez les cases des autorisations étenduesà ajouter.

e. Cliquez sur OK.

8. Pour supprimer des utilisateurs ou des groupes, assurez-vous que la sectionAutorisations est développée. Cochez ensuite les cases des utilisateurs ou desgroupes et cliquez sur Supprimer.

9. Pour ajouter des restrictions d�accès, assurez-vous que la section Restrictions d�accèsest développée. Ensuite, procédez comme suit :


b. Sélectionnez les utilisateurs et les groupes dont les droits doivent être restreints.


d. Cliquez sur OK.



En cas de conßits de validation, ceux-ci sont afÞchés, ainsi que les motifs duconßit.� Pour poursuivre malgré les conßits, cliquez sur OK.� Pour résoudre les conßits, cliquez sur Annuler et sélectionnez d�autres

utilisateurs et groupes.e. Sélectionnez le niveau d�autorisation à refuser à l�utilisateur connecté.

f. Sélectionnez le niveau d�autorisation étendue à refuser à l�utilisateur connecté.

g. Cliquez sur Suivant pour passer à l�utilisateur suivant ou sur Terminer pourappliquer les mêmes restrictions à tous les utilisateurs connectés.

10. Pour supprimer ou modiÞer des restrictions d�accès, assurez-vous que la sectionRestrictions d�accès est développée. Sélectionnez ensuite les utilisateurs connectés etcliquez sur Supprimer ou surModiÞer.

11. Effectuez l�une des actions suivantes :� Pour enregistrer vos modiÞcations, cliquez sur OK.� Pour passer à un autre onglet, cliquez sur celui-ci ou sur Suivant (le cas échéant).

ModiÞcation d�un jeu d�autorisationsPour afÞcher ou modiÞer un jeu d�autorisations :


2. Localisez le jeu d�autorisations que vous voulez afÞcher ou modiÞer, puis effectuezl�une des opérations suivantes:

� Cliquez sur à côté du jeu d�autorisations.� Cochez la case du jeu d�autorisations, puis sélectionnez AfÞcher>Propriétés.

3. Dans l�onglet Info, modiÞez les propriétés en fonction de vos besoins.

4. Pour modiÞer l�onglet Autorisations, reportez-vous à la rubrique ModiÞcation desautorisations dans l�onglet Autorisations, page 299.

DéÞnition d�autorisations pour un objetVous devez disposer des autorisations adéquates pour changer ou modiÞer le jeud�autorisations affecté à un objet.



Pour modiÞer le jeu d�autorisations affecté à un objet :

1. Si ce n�est déjà fait, naviguez jusqu�à l�élément et ouvrez ses propriétés. (Vouspouvez ouvrir les propriétés de diverses manières, notamment en cliquant sur .)

2. Dans les propriétés de l�élément, sélectionnez l�onglet Permissions.Les éléments suivants sont afÞchés en haut de la page :� Autorisations en cours

Votre niveau d�accès pour l�élément.� Autorisations étendues

Vos autorisations étendues pour l�élément.� Nom du jeu d�autorisations

Le jeu d�autorisations affecté à l�élément.� Description

Description du jeu d�autorisations.� Propriétaire

Propriétaire du jeu d�autorisations.En bas de page Þgurent les utilisateurs et les groupes inclus dans le jeud�autorisations, ainsi que les niveaux d�autorisation correspondants.

3. Pour changer le jeu d�autorisations affecté à l�élément, cliquez sur Sélectionner enregard de Nom du jeu d�autorisations. Dans la page de sélection, sélectionnez unnouveau jeu d�autorisations, puis cliquez sur OK. Pour obtenir des informations surl�utilisation de la page de sélection, reportez-vous à la rubrique Choix d�un élémentsur une page de sélection, page 40.

4. Pour modiÞer le jeu d�autorisations affecté à l�élément, modiÞez les autresinformations dans l�onglet Autorisations selon les instructions de la rubriqueModiÞcation des autorisations dans l�onglet Autorisations, page 299.

Suppression d�un jeu d�autorisationsUtilisez ces instructions pour supprimer des jeux d�autorisations. Vous ne pouvezpas supprimer des modèles de jeux d�autorisations à l�aide de cette application. Poursupprimer un modèle de jeu d�autorisations, utilisez Application Builder. Pour obtenirdes instructions à ce sujet, reportez-vous à la documentation d�Application Builder.

Pour supprimer un jeu d�autorisations :


2. Accédez à Administration/Sécurité.



3. Cochez la case en regard des jeux d�autorisations que vous souhaitez supprimer.

4. Cliquez sur Fichier>Supprimer.

5. Cliquez sur OK.


Chapitre 28Gestion des utilisateurs, des groupeset des rôles

Cette section décrit la gestion de ce qui suit :

� Utilisateurs, page 305� Groupes, page 331� Rôles, page 341

UtilisateursCette section contient des informations concernant la création, la modiÞcation et lasuppression d�utilisateurs dans un référentiel.

Pour accéder à un référentiel, une personne doit être déÞnie en tant qu�utilisateur dansce référentiel. L�ajout d�une personne en tant qu�utilisateur à un référentiel non fédéré nedonne pas à cette personne l�accès à tous les référentiels de l�entreprise. La personne doitêtre ajoutée explicitement à chaque référentiel.

Lorsque vous naviguer dans Administration/Gestion des utilisateurs/Utilisateurs,vous accédez aux utilisateurs du référentiel courant. Lorsque vous accédez cette page,vous êtes en mode recherche. Vous pouvez rechercher des utilisateurs par leur nomd�utilisateur de référentiel, par nom du système d�exploitation de l�utilisateur ou pargroupe par défaut.

Cliquez sur AfÞcher tous les utilisateurs pour obtenir la liste de tous les utilisateurs duréférentiel. Les utilisateurs du référentiel sont afÞchés dans l�ordre dans lequel ils ontété ajoutés au référentiel.

Vous pouvez trier les utilisateurs en cliquant sur un des en-têtes de colonne :� Nom : le nom de l�utilisateur dans le référentiel� Groupe : le groupe par défaut de l�utilisateur� État : il indique si l�utilisateur est actif ou inactif, verrouillé ou verrouillé et inactif


Gestion des utilisateurs, des groupes et des rôles

� E-mail : l�adresse e-mail de l�utilisateurVous pouvez également passer directement à un utilisateur en tapant les premièreslettres de son nom dans le référentiel dans la zone Nom d�utilisateur ou en cliquantsur la lettre correspondant au début du nom de référentiel de l�utilisateur. Le nom deréférentiel de l�utilisateur n�est pas le nom de connexion de celui-ci. Par exemple, unutilisateur qui se connecte au référentiel sous mdupont peut porter le nom de référentielMichel Dupont. Vous devez rechercher Michel et non mdupont. De la même façon,dans les référentiels 5.3 et ultérieurs, vous pouvez taper une partie du User LoginName (Nom de connexion de l�utilisateur), le Groupe par défaut de l�utilisateur ou leUser Login Domain (Domaine de connexion de l�utilisateur) pour faire vos recherches.Dans les référentiels 5.2.x, les zones de recherche proposées sont Nom d�utilisateur,Nom du système d�exploitation de l�utilisateur, Groupe par défaut et User Domain(Domaine de l�utilisateur).

Pour rechercher des utilisateurs dans le référentiel, cliquez sur Rechercher. Dans la listedes utilisateurs, vous pouvez également cliquer sur Avancé pour utiliser les fonctions derecherche avancée.

Pour afÞcher plus de dix utilisateurs à la fois (valeur par défaut), sélectionnez un autrenombre dans la liste déroulante AfÞcher des éléments.

Pour afÞcher la page suivante d�utilisateurs, cliquez sur le bouton >. Pour afÞcher lapage précédente d�utilisateurs, cliquez sur le bouton <. Pour passer directement àla première page d�utilisateurs, cliquez sur le bouton <<. Pour passer directement àla dernière page, cliquez sur >>.

Cette section comprend les rubriques suivantes :

� Localisation d�utilisateurs, page 307� DéÞnition des autorisations par défaut pour l�armoire d�un nouvel utilisateur, page

307� Création d�utilisateurs, page 308� Création d�utilisateurs globaux, page 314� Propriétés utilisateur, page 314� Importation d�utilisateurs, page 321� Importation des propriétés utilisateur, page 323� Suppression d�utilisateurs, page 327� Réaffectation d�objets à un autre utilisateur, page 328� ModiÞcation du référentiel personnel d�un utilisateur, page 328� Activation/désactivation d�un utilisateur, page 329� ModiÞcation d�utilisateurs, page 329� AfÞchage des groupes, des Workßows, des jeux d�alias, des jeux d�autorisations et

des documents d�un utilisateur, page 330



� AfÞchage ou suppression des journaux de changement de référentiel personnel,page 330

� AfÞchage des journaux de réaffectation d�utilisateurs, page 331� Changement de nom des rapports, page 331

Localisation d�utilisateurs

Suivez ces instructions pour localiser des utilisateurs dans le référentiel. Vous pouvezfaire une recherche par nom d�utilisateur, nom du système d�exploitation de l�utilisateurou groupe par défaut.

Pour localiser des utilisateurs :

1. Connectez-vous au référentiel où vous voulez localiser un utilisateur particulier.

2. Dans le volet de gauche de la vue standard, naviguez jusqu�à Administration /Gestion des utilisateurs.

3. Cliquez sur Utilisateurs.

4. Tapez les informations dans la zone de recherche. Suivant la version de référentieldont vous disposez, les zones de recherche peuvent comprendre Nom d�utilisateur,User Login Name (Nom de connexion de l�utilisateur), Groupe par défaut,User Login Name (Domaine de connexion de l�utilisateur), Nom du systèmed�exploitation de l�utilisateur et User Domain (Domaine de l�utilisateur).

5. Cliquez sur Rechercher.

DéÞnition des autorisations par défaut pour l�armoired�un nouvel utilisateur

Quand vous créez un utilisateur, vous lui affectez un dossier par défaut. DocumentumAdministrator vous permet de choisir entre affecter un dossier existant ou créer undossier avec le nom de l�utilisateur. Si vous demandez à Documentum Administratorde créer les dossiers pour les nouveaux utilisateurs et que vous voulez contrôler lesautorisations affectées à ces dossiers, suivez les instructions ci-après.

1. Créez un jeu d�alias appelé UserPropertiesConfiguration.

2. Faites du propriétaire du référentiel le propriétaire du jeu d�aliasUserPropertiesConÞguration.Ce propriétaire est l�utilisateur dont le compte est utilisé pour l�accès à la base dedonnées (dm_dbo).



3. Créez deux alias dans UserPropertiesConÞguration.� DefaultFolderAcl

Faites pointer cet alias sur le jeu d�autorisations à appliquer au dossier créé pourles nouveaux utilisateurs.

� DefaultFolderAclDomain

Faites pointer cet alias sur l�utilisateur propriétaire du jeu d�autorisations quevous utilisez pour DefaultFolderAcl.

Quand le dossier est créé pendant la création d�un utilisateur, DocumentumAdministrator applique le jeu d�autorisations que vous désignez. Si un nouvel utilisateurne Þgure pas dans le jeu d�autorisations en tant qu�utilisateur connecté, l�autorisationd�écriture sur le dossier lui est accordée. Le jeu d�autorisations pour l�armoire estalors remplacé par un jeu d�autorisations généré par le système, mais conserve lesautorisations du jeu d�autorisations que vous avez créé.

Vous pouvez utiliser Documentum Administrator pour créer un nouveau dossierpar défaut pour un utilisateur existant dont le dossier par défaut n�est pas le nom del�utilisateur, et les autorisations du jeu sont appliquées comme décrit ci-dessus si vousavez créé les jeux d�alias et les alias nécessaires.

Si le jeu d�alias UserPropertiesConÞguration n�existe pas et qu�un superutilisateur crée lenouvel utilisateur, ce dernier est propriétaire du dossier et dispose de l�autorisation desuppression. Si un administrateur système crée le nouvel utilisateur, ce dernier n�est paspropriétaire du dossier par défaut, mais il dispose des autorisations de changement depropriétaire et d�écriture pour le dossier.

Création ou modiÞcation d�utilisateurs

Cliquez sur les liens pour obtenir des informations sur :� Création d�utilisateurs, page 308� ModiÞcation d�utilisateurs, page 329

Création d�utilisateurs

Suivez ces instructions pour créer des utilisateurs du référentiel.

Avant de créer des utilisateurs, déterminez quel type d�authentiÞcation le serveur utilise.Si le serveur authentiÞe les utilisateurs par rapport au système d�exploitation, chaqueutilisateur doit posséder un compte sur le serveur hôte.



Si le serveur utilise un serveur d�annuaire LDAP pour authentiÞer les utilisateurs, cesderniers n�ont pas besoin de comptes de système d�exploitation.

Si le référentiel est le membre qui régit une fédération, un nouvel utilisateur peut être unutilisateur global. Les utilisateurs globaux sont gérés via le référentiel fédérateur et ontles mêmes valeurs d�attribut dans chacun des référentiels membres de la fédération. Sivous ajoutez un utilisateur global au référentiel fédérateur, cet utilisateur est ajouté àtous les référentiels membres par le biais d�un travail de fédération synchronisant lesréférentiels.

Vous devez disposer des privilèges d�administrateur système ou de superutilisateur pourcréer des utilisateurs. Les superutilisateurs et les administrateurs système ne peuventpas modiÞer leurs propres privilèges étendus.

Pour plus d�informations sur chaque attribut, reportez-vous à la rubrique Propriétésutilisateur, page 314. Pour tout renseignement concernant les utilisateurs, référez-vousà la section « Users and Groups » du document Content Server Administrator�s Guide(Guide de Content Server Administrator).

Pour créer des utilisateurs :

1. Connectez-vous au référentiel dans lequel vous souhaitez créer de nouveauxutilisateurs.

2. Cliquez sur Administration.

3. Cliquez sur Gestion des utilisateurs.

4. Cliquez sur Fichier>Nouveau>Utilisateur.

5. Choisissez un état pour l�utilisateur.� Actif

L�utilisateur est un utilisateur du référentiel actif. Les utilisateurs actifs peuventse connecter au référentiel.

� Inactif

L�utilisateur n�est pas actif dans le référentiel. Les utilisateurs inactifs ne peuventpas se connecter au référentiel. Lorsqu�un utilisateur devient inactif, celapeut être dû à des multiples échecs d�authentiÞcation ou à une réinitialisationmanuelle de l�état de l�utilisateur. Les référentiels de la version 5.3 et desversions ultérieures peuvent être conÞgurés de sorte que l�utilisateur soitautomatiquement activé après avoir été désactivé. Pour savoir commentprocéder à cette conÞguration, reportez-vous au chapitre sur les utilisateursdans le document Content Server Administration Guide (Guide d�administration deDocumentum Content Server).

� Verrouillé



L�utilisateur ne peut pas se connecter au référentiel. Les superutilisateurs etadministrateurs système sont habilités à affecter manuellement cet état à unutilisateur et à l�en sortir.

� Locked and inactive (Verrouillé et inactif)

L�utilisateur est inactif et ne peut pas se connecter au référentiel. Ce sont lessuperutilisateurs ou les administrateurs système qui peuvent conÞgurer cet état.

Si l�utilisateur est un superutilisateur, seul un autre superutilisateur est en mesure deréinitialiser l�état de l�utilisateur.

6. Dans le champ Nom, entrez le nom de l�utilisateur.Une fois affecté, le nom de l�utilisateur ne peut pas être modiÞé. Pour modiÞer lenom d�un utilisateur, vous devez créer un utilisateur sous le nouveau nom, puisaffecter les objets de l�utilisateur existant au nouvel utilisateur. Pour en savoirplus sur la réaffectation d�objets à un autre utilisateur, reportez-vous à la rubriqueRéaffectation d�objets à un autre utilisateur, page 328.

7. S�il est disponible, tapez le User Login Name (Nom de connexion de l�utilisateur).Il s�agit du nom de connexion utilisé pour authentiÞer l�utilisateur. Si l�utilisateurest un utilisateur du système d�exploitation, il faut que le nom de connexion del�utilisateur corresponde au nom du système d�exploitation de l�utilisateur. Sil�utilisateur est un utilisateur LDAP, il faut que le nom de connexion de l�utilisateurcorresponde au nom d�authentiÞcation LDAP de l�utilisateur.

8. S�il est disponible, tapez le User Login Domain (Domaine de connexion del�utilisateur). Ce champ identiÞe le domaine dans lequel l�utilisateur est authentiÞé.Il s�agit en général d�un domaine Windows ou du nom du serveur LDAP utilisépour l�authentiÞcation.

9. Sélectionnez une User Authentication Source (Source d�authentiÞcation del�utilisateur) dans la liste. Suivant le système d�exploitation dont vous disposez, ceschoix sont disponibles partiellement ou en totalité :� Sans� LDAP : l�utilisateur est authentiÞé par l�intermédiaire d�un serveur LDAP.� Mot de passe : L�utilisateur doit fournir un mot de passe stocké uniquement

dans le référentiel. Il n�y a pas d�authentiÞcation externe.� UNIX seulement : sélectionnez ce choix pour l�authentiÞcation d�utilisateur

UNIX par défaut.� Domaine seulement : sélectionnez ce choix si l�authentiÞcation de domaine

Windows est activée dans le référentiel et si l�utilisateur doit être authentiÞé parrapport à un domaine.

� UNIX en premier : sélectionnez cette option si le référentiel a activél�authentiÞcation de domaine Windows et que l�utilisateur doit être authentiÞétout d�abord par rapport à UNIX, puis par rapport à un domaine.



� Domaine en premier : sélectionnez cette option si le référentiel a activél�authentiÞcation de domaine Windows et que l�utilisateur doit être authentiÞétout d�abord par rapport à un domaine, puis par rapport à UNIX.

� Mot de passe : L�utilisateur doit fournir un mot de passe stocké uniquementdans le référentiel. Il n�y a pas d�authentiÞcation externe.

10. Si l�optionMot de passe a été sélectionnée, tapez le mot de passe de l�utilisateur. Lemot de passe est crypté et stocké dans le référentiel. Il doit être saisi manuellementpour les utilisateurs ajoutés à l�aide d�un Þchier LDIF importé.

11. Entrez l�adresse e-mail de l�utilisateur C�est à cette adresse que sont envoyées lesnotiÞcations pour les tâches de Workßow et les événements enregistrés.

12. Renseignez le champ Nom du système d�exploitation de l�utilisateur. Il s�agit dunom d�utilisateur de référentiel de l�utilisateur, qui est requis dans les référentiels5.2.5.

13. Dans le champ Domaine Windows, entrez le domaine Windows de l�utilisateur.� Si le référentiel se trouve sur un hôte Windows, entrez le domaine.� Si le référentiel se trouve sur un hôte UNIX et que vous possédez une carte de

domaine conÞgurée pour une authentiÞcation de domaine Windows, localisezle domaine approprié.

14. Sélectionnez un référentiel personnel pour l�utilisateur.

15. Si l�utilisateur est créé dans le référentiel d�administration d�une fédération, cochezL�utilisateur est global si vous souhaitez que l�utilisateur et ses propriétés soientrépercutés à tous les membres de la fédération.

16. Pour utiliser un dossier de référentiel comme dossier par défaut de l�utilisateur :

a. Cliquez sur Choisir un dossier existant.

b. Cliquez sur Sélectionner un dossier.

c. Localisez le dossier concerné.

d. Sélectionnez le dossier.

e. Cliquez sur OK.

17. Pour créer un dossier portant le nom de l�utilisateur, cliquez sur Choisir/créer undossier à l�aide du nom d�utilisateur.

18. Pour limiter l�accès du référentiel de l�utilisateur à des dossiers ou des armoiresspéciÞques :Si aucun dossier n�a été choisi, l�utilisateur peut accéder à tous les dossiers et à toutesles armoires du référentiel, sous réserve des autorisations applicables à ces armoireset à ces dossiers et en fonction de la sécurité inhérente aux dossiers.

a. Cliquez sur Sélectionner.



b. Localisez les dossiers ou armoires auxquels l�utilisateur aura accès.

c. Sélectionnez les dossiers ou armoires.

d. Cliquez sur OK.

e. Exécutez les deux dernières étapes sur chaque page sur laquelle se trouve undossier ou une armoire auquel l�utilisateur aura accès.

19. Cliquez sur Sélectionner un groupe et choisissez un groupe par défaut pourl�utilisateur.

20. Cliquez sur Sélectionner un jeu de permissions et choisissez un jeu de permissionspar défaut pour l�utilisateur.

21. Pour fournir un nom de base de donnée, qui correspond au nom d�utilisateur dans lesystème de gestion de base de données relationnelle, tapez le nom dans le champNom de base de données. Le nom de base de données est requis uniquement sil�utilisateur sera propriétaire d�un référentiel ou si c�est lui qui enregistre les tablesRDBMS.

22. Sélectionnez les privilèges de l�utilisateur dans la liste. Les privilèges de l�utilisateurautorisent certains utilisateurs à exécuter des activités nécessaires à l�administrationet à la maintenance du système. Les niveaux de privilège sont :� Sans� Créer un type� Créer une armoire� Créer une armoire et un type� Créer un groupe� Créer un groupe et un type� Créer un groupe et une armoire� Créer un groupe, une armoire et un type� Administrateur système� Superutilisateur : si vous accordez à un utilisateur des privilèges de

superutilisateur après avoir installé ou mis à niveau un référentiel, ou aprèsavoir exécuté manuellement le script toolset.ebs, ajoutez manuellement cetutilisateur au groupe nommé admingroup. Si vous refusez des privilèges desuperutilisateur à un utilisateur, supprimez-le du groupe admingroup.

23. Sélectionnez les privilèges étendus de l�utilisateur dans la liste. Les privilègesétendus déterminent si l�utilisateur peut conÞgurer l�audit, afÞcher les traces d�auditet les purger. Les superutilisateurs et les administrateurs système ne peuvent pasmodiÞer leurs propres privilèges étendus. Sélectionnez une des options suivantes :� Sans

L�utilisateur ne peut pas conÞgurer l�audit, afÞcher les traces d�audit, ni lespurger.



� ConÞgurer l�audit

L�utilisateur peut conÞgurer l�audit.� Purger l�audit

L�utilisateur peut purger les traces d�audit existantes.� ConÞgurer et purger l�audit

L�utilisateur peut conÞgurer l�audit et purger les traces d�audit existantes.� AfÞcher l�audit

L�utilisateur peut afÞcher les traces d�audit.� ConÞgurer et purger l�audit

L�utilisateur peut conÞgurer l�audit et afÞcher les traces d�audit existantes.� AfÞcher et purger l�audit

L�utilisateur peut afÞcher les traces d�audit existantes et les purger.� ConÞgurer, afÞcher et purger l�audit

L�utilisateur peut conÞgurer l�audit et afÞcher et purger les traces d�auditexistantes.

24. Sélectionnez la capacité client de l�utilisateur. Sélectionnez le type d�utilisateur :� Consommateur� Contributeur� Coordinateur� Administrateur systèmeContent Server ne reconnaît pas ces paramètres et ne les applique pas. Pour plusd�informations sur les niveaux de capacité client, reportez-vous à la documentationde chaque produit client.

25. Cliquez sur Sélectionner le jeu d�alias et sélectionnez un jeu d�alias par défautpour l�utilisateur.

26. Pour indiquer que l�utilisateur n�est pas disponible pour recevoir des tâches deWorkßow, cochez la caseWorkßow désactivé.

27. Pour autoriser l�utilisateur à procéder à davantage de tentatives de connexion quela limite déÞnie dans l�objet de conÞguration du référentiel, cochez Désactiver lavériÞcation d�échec de l�authentiÞcation.

28. Cliquez sur OK.L�utilisateur est créé.



Création d�utilisateurs globaux

Un utilisateur global est un utilisateur d�un référentiel présent dans chacun des membresd�une fédération de référentiel et dont les valeurs d�attribut sont les mêmes dans tous lesréférentiels. Les utilisateurs globaux sont gérés par l�intermédiaire du référentiel quirégit la fédération de référentiels. Si vous ajoutez un utilisateur global au référentielfédérateur, il est ajouté à tous les référentiels membres par un travail de fédération quisynchronise les référentiels.

Pour créer un utilisateur global, connectez-vous au référentiel fédérateur et créez-yl�utilisateur. Cochez L�utilisateur est global pour rendre l�utilisateur global. Utilisez lesinstructions de la rubrique Création d�utilisateurs, page 308 pour créer l�utilisateur.

Pour modiÞer les propriétés d�un utilisateur global, connectez-vous au référentielfédérateur.

Les utilisateurs globaux peuvent aussi avoir des attributs locaux, que vous pouvezmodiÞer dans un référentiel local.

Propriétés utilisateur

Le tableau suivant décrit les champs qu�il faut renseigner pour créer un utilisateur.Pour plus d�informations sur les utilisateurs, reportez-vous au document Content ServerAdministrator�s Guide (Guide de Content Server Administrator).



Tableau 28-1. Propriétés d�un utilisateur

Étiquette de champ Valeur

User State (État de l�utilisateur) Indique l�état de l�utilisateur dans leréférentiel :

� ActifL�utilisateur est un utilisateur duréférentiel actif. Les utilisateurs actifspeuvent se connecter au référentiel.

� InactifL�utilisateur n�est pas actifdans le référentiel. Les utilisateursinactifs ne peuvent pas se connecterau référentiel. Lorsqu�un utilisateurdevient inactif, cela peut être dû à desmultiples échecs d�authentiÞcation ouà une réinitialisation manuelle de l�étatde l�utilisateur.

� VerrouilléL�utilisateur ne peut pas seconnecter au référentiel. Ce sont lessuperutilisateurs ou les administrateurssystème qui peuvent conÞgurer cet état.

� Locked and inactive (Verrouillé etinactif)L�utilisateur est inactif et nepeut pas se connecter au référentiel.Ce sont les superutilisateurs ou lesadministrateurs système qui peuventconÞgurer cet état.

Si l�utilisateur est un superutilisateur, seulun autre superutilisateur est en mesure deréinitialiser l�état de l�utilisateur.

Nom Nom d�utilisateur du nouvel utilisateur.

Si vous modiÞez les propriétés d�unutilisateur, vous ne pouvez pas modiÞer lenom de ce dernier. Vous devez réaffecterles objets de l�utilisateur à un autreutilisateur. Utilisez les instructions de larubrique Réaffectation d�objets à un autreutilisateur, page 328.




User Login Name (Nom de connexion del�utilisateur)

Nom de connexion utilisé pourl�authentiÞcation d�un utilisateur dansles référentiels 5.3 et ultérieurs. Sil�utilisateur est un utilisateur du systèmed�exploitation, il faut que le nom deconnexion de l�utilisateur correspondeau nom du système d�exploitationde l�utilisateur. Si l�utilisateur est unutilisateur LDAP, il faut que le nom deconnexion de l�utilisateur correspondeau nom d�authentiÞcation LDAP del�utilisateur.

Si un référentiel a été mis à niveau vers5.3 à partir d�une version antérieure, cechamp est rempli lors de la mise à niveauavec la valeur de l�attribut de nom dusystème d�exploitation de l�utilisateur.

User Login Domain (Domaine deconnexion de l�utilisateur)

IdentiÞe le domaine dans lequell�utilisateur est authentiÞé. Il s�agit engénéral d�un domaine Windows oudu nom du serveur LDAP utilisé pourl�authentiÞcation.

Source utilisateur SpéciÞe comment authentiÞer les nomd�utilisateur et mot de passe d�unutilisateur de référentiel donné. Lesvaleurs valides dépendent du système surlequel s�exécute le référentiel (UNIX ouWindows). Sous UNIX, les valeurs validessont :

� nul� LDAPL�utilisateur est authentiÞé par

l�intermédiaire d�un serveur d�annuaireLDAP.

� Mot de passeL�utilisateur estauthentiÞé à partir d�un mot de passestocké dans le référentiel. ChoisissezMot de passe pour les utilisateursde référentiel non authentiÞés surun serveur LDAP ou un domaineWindows.




� UNIX seulementL�utilisateur estauthentiÞé à l�aide du mécanismeUNIX par défaut dm_check_passwordou d�un autre programme externe devériÞcation de mot de passe.

� Domaine seulementL�utilisateur estauthentiÞé par rapport à un domaineWindows.

� UNIX en premier ?Cette option estutilisée pour les référentiels UNIXdans lesquels une authentiÞcationde domaine Windows est utilisée.L�utilisateur est d�abord authentiÞé parle mécanisme UNIX par défaut puis, encas d�échec, par rapport à un domaineWindows.

� Domaine en premierCette option estutilisée pour les référentiels UNIXdans lesquels une authentiÞcationde domaine Windows est utilisée.L�utilisateur est d�abord authentiÞé parrapport à un domaine Windows puis,en cas d�échec, par le mécanisme UNIXpar défaut.

Sous Windows, les valeurs valides sont :� nul� LDAPL�utilisateur est authentiÞé par


� Mot de passeL�utilisateur estauthentiÞé à partir d�un mot de passestocké dans le référentiel. ChoisissezMot de passe pour les utilisateursde référentiel non authentiÞés surun serveur LDAP ou un domaineWindows.




Mot de passe SiMot de passe est sélectionné commeSource utilisateur, ce champ est afÞché.Tapez le mot de passe de l�utilisateur,qui sera ensuite crypté et stocké dans leréférentiel.

Description Description de l�utilisateur.

Adresse e-mail Adresse e-mail de l�utilisateur pour laréception de notiÞcations du référentiel.

Nom du système d�exploitation del�utilisateur

Nom d�utilisateur du systèmed�exploitation du nouvel utilisateur.Requis dans les référentiels 5.2.5.Non requis dans les référentiels 5.3 etultérieurs.

Domaine Windows Sous Windows, nom de domaineassocié au compte Windows du nouvelutilisateur. Sous UNIX, domaine danslequel l�utilisateur est authentiÞé sil�authentiÞcation de domaine Windowsest utilisée.

Référentiel personnel Référentiel où l�utilisateur reçoit lesnotiÞcations et les tâches.

Dossier par défaut Emplacement de stockage par défaut detout objet créé par l�utilisateur. Il s�agitgénéralement d�une armoire dans laquellele nom d�utilisateur constitue le nom del�objet.

� Sélectionnez Choisir un dossierexistant pour affecter un dossier déjàcréé comme dossier par défaut del�utilisateur.

� Sélectionnez Choisir/créer le dossierà l�aide du nom d�utilisateur pourcréer automatiquement un dossier avecle nom d�utilisateur comme nom del�objet.




Dossiers accessibles Utilisez ce champ pour restreindre l�accèsau référentiel de l�utilisateur, si vous lesouhaitez :

� Si des dossiers sont sélectionnés,l�utilisateur peut accéder uniquementaux dossiers et aux objets des dossierssélectionnés.L�utilisateur accèdeautomatiquement à son dossier pardéfaut.

� Si aucun dossier n�est sélectionné,l�utilisateur a accès à l�intégralitédu référentiel, en fonction desautorisations affectées aux dossiers etaux objets du référentiel.

Groupe par défaut Quand l�utilisateur crée un objet dans leréférentiel, cet objet appartient au nom degroupe associé au jeu d�autorisations pardéfaut de l�utilisateur.

Jeu d�autorisations par défaut jeu d�autorisations utilisé pour affecterdes autorisations par défaut aux objetscréés par l�utilisateur.

Nom de base de données Nom d�utilisateur du nouvel utilisateurdans le système de gestion de base dedonnées relationnelle sous-jacent. Le nomde base de données est requis uniquementsi l�utilisateur sera propriétaire d�unréférentiel ou si c�est lui qui enregistre lestables RDBMS.

Privilèges Choisissez un privilège utilisateur dansla liste. Les privilèges de l�utilisateurautorisent certains utilisateurs à exécuterdes activités nécessaires à l�administrationet à la maintenance du système. Lesniveaux de privilège sont :

� Sans� Créer un type� Créer une armoire� Créer une armoire et un type� Créer un groupe� Créer un groupe et un type




� Créer un groupe et une armoire� Créer un groupe, une armoire et un

type� Administrateur système� Superutilisateur : si vous accordez

à un utilisateur des privilègesde superutilisateur, ajoutez-lemanuellement au groupe admingroup.Si vous refusez des privilèges desuperutilisateur à un utilisateur,supprimez-le du groupe admingroup.

Privilèges étendus DéÞnit le niveau des privilèges étenduspour audit. Les superutilisateurs et lesadministrateurs système ne peuvent pasmodiÞer leurs propres privilèges étendus.

� SansL�utilisateur ne peut pas conÞgurerl�audit, afÞcher les traces d�audit, ni lespurger.

� ConÞgurer l�auditL�utilisateur peutconÞgurer l�audit.

� Purger l�auditL�utilisateur peut purgerles traces d�audit existantes.

� ConÞgurer et purger l�auditL�utilisateurpeut conÞgurer l�audit et purger lestraces d�audit existantes.

� AfÞcher l�auditL�utilisateur peutafÞcher les traces d�audit.

� ConÞgurer et purger l�auditL�utilisateurpeut conÞgurer l�audit et afÞcher lestraces d�audit existantes.

� AfÞcher et purger l�auditL�utilisateurpeut afÞcher les traces d�auditexistantes et les purger.

� ConÞgurer, afÞcher et purgerl�auditL�utilisateur peut conÞgurerl�audit et afÞcher et purger les tracesd�audit existantes.




Capacité client Indique le niveau d�utilisation attendude l�utilisateur. Choisissez le typed�utilisateur dans la liste. Il existe quatretypes d�utilisateurs :

� Consommateur� Contributeur� Coordinateur� Administrateur système

Content Server ne reconnaît pas cesparamètres et ne les applique pas.

Jeu d�alias Jeu d�alias par défaut pour l�utilisateur.

Workßow désactivé Indique si un utilisateur peut recevoir destâches de Workßow.

Répercuter les modiÞcations sur lesmembres

S�afÞche seulement lors de la modiÞcationd�un utilisateur global. Quand cetteoption est sélectionnée, les modiÞcationsapportées au membre sont propagées auxmembres d�une fédération de référentiels.

Désactiver la vériÞcation d�échec del�authentiÞcation

Si cette option est sélectionnée, l�utilisateurpeut dépasser le nombre de connexions enéchec spéciÞé dans le champ MaximumAuthentication Attempts (Nombremaximum de tentatives de connexion) del�objet conÞg du référentiel.

Importation d�utilisateurs

Vous pouvez créer des utilisateurs de référentiel à partir des informations contenuesdans un Þchier d�entrée.

Avant de créer les utilisateurs, déterminez quel type d�authentiÞcation le référentielutilise. Si le serveur authentiÞe les utilisateurs par rapport au système d�exploitation,chaque utilisateur doit posséder un compte sur le serveur hôte.

Si le serveur utilise un serveur d�annuaire LDAP pour authentiÞer les utilisateurs, cesderniers n�ont pas besoin de comptes de système d�exploitation.



Si vous spéciÞez les attributs user_group (groupe par défaut de l�utilisateur) etacl_name (jeu d�autorisations par défaut de l�utilisateur), il faut que les groupes et jeuxd�autorisations en question existent pour que vous puissiez importer les utilisateurs.

Dans les référentiels 5.3, si vous créez un utilisateur authentiÞé par l�intermédiaired�un mot de passe stocké dans le référentiel, le mot de passe ne peut pas être affectédans le Þchier en entrée. Vous devez affecter le mot de passe manuellement. Lorsquel�utilisateur est créé, utilisez les instructions fournies dans la rubrique ModiÞcationd�utilisateurs, page 329 pour affecter le mot de passe de l�utilisateur.

Les utilisateurs possèdent tous le même état lors de leur importation. Si plusieursétats doivent être affectés à un utilisateur, utilisez les instructions dans ModiÞcationd�utilisateurs, page 329 après avoir importé les utilisateurs.

Pour importer de nouveaux utilisateurs :

1. Dans le système de Þchiers de l�hôte sur lequel votre navigateur s�exécute, créezun Þchier texte au format LDIF.Chaque utilisateur à importer commence par l�en-tête object_type:dm_user. Faitessuivre l�en-tête d�une liste de paires attribute_name:attribute_value. L�attributuser_name est obligatoire. Vous pouvez en spéciÞer autant que vous voulez mais ilfaut que leurs noms correspondent aux attributs effectifs du type.Chaque paire attribute_name:attribute value doit Þgurer sur une nouvelle ligne. Parexemple :object_type:dm_useruser_name:Pat Smithuser_group:accountingacl_domain:smithacl_name:Global User Default ACLobject_type:dm_useruser_name:John Brown

Si le Þchier ldif contient des trémas, des accents ou autres caractères étendus, stockezle Þchier sous la forme d�un Þchier UTF-8 ; si vous ne le faites pas, les utilisateursdont le nom contient des caractères étendus ne seront pas importés.

2. Enregistrez le Þchier texte.

3. Connectez-vous au référentiel dans lequel vous souhaitez créer de nouveauxutilisateurs.



6. Cliquez sur Fichier>Importer>LDIF.

7. Précisez l�état des utilisateurs que vous importez.� Actif



L�utilisateur est un utilisateur du référentiel actif. Les utilisateurs actifs peuventse connecter au référentiel.

� Inactif

L�utilisateur n�est pas actif dans le référentiel. Les utilisateurs inactifs ne peuventpas se connecter au référentiel. Lorsqu�un utilisateur devient inactif, celapeut être dû à des multiples échecs d�authentiÞcation ou à une réinitialisationmanuelle de l�état de l�utilisateur. Les référentiels de la version 5.3 et desversions ultérieures peuvent être conÞgurés de sorte que l�utilisateur soitautomatiquement activé après avoir été désactivé. Pour savoir commentprocéder à cette conÞguration, reportez-vous au chapitre sur les utilisateursdans le document Content Server Administration Guide (Guide d�administration deDocumentum Content Server).

� Verrouillé

L�utilisateur ne peut pas se connecter au référentiel. Les superutilisateurs etadministrateurs système sont habilités à affecter manuellement cet état à unutilisateur et à l�en sortir.

� Locked and inactive (Verrouillé et inactif)

L�utilisateur est inactif et ne peut pas se connecter au référentiel. Ce sont lessuperutilisateurs ou les administrateurs système qui peuvent conÞgurer cet état.

8. Cliquez sur Sélectionner une source et localisez le Þchier LDIF contenant lesdonnées pour la création des nouveaux utilisateurs.

9. Sélectionnez une Source utilisateur dans la liste.

10. Dans les autres champs, indiquez les valeurs de propriété s�appliquant à tous lesutilisateurs que vous importez. Les valeurs du Þchier d�entrée se substituent à cellesspéciÞées dans cette page.

11. Indiquez s�il faut écraser ou ignorer les données relatives aux utilisateurs existantdéjà.


Importation des propriétés utilisateur

Le tableau suivant décrit l�importation des propriétés utilisateur.



Tableau 28-2. Importation des propriétés utilisateur


User State (État de l�utilisateur) Indique si l�utilisateur est actif, inactif,verrouillé ou verrouillé et inactif.

� ActifL�utilisateur est un utilisateur duréférentiel actif. Les utilisateurs actifspeuvent se connecter au référentiel.

� InactifL�utilisateur n�est pas actifdans le référentiel. Les utilisateursinactifs ne peuvent pas se connecterau référentiel. Lorsqu�un utilisateurdevient inactif, cela peut être dû à desmultiples échecs d�authentiÞcation ouà une réinitialisation manuelle de l�étatde l�utilisateur. Les référentiels de laversion 5.3 et des versions ultérieurespeuvent être conÞgurés de sorte quel�utilisateur soit automatiquementactivé après avoir été désactivé.Pour savoir comment procéder àcette conÞguration, reportez-vous auchapitre sur les utilisateurs dans ledocument Content Server AdministrationGuide (Guide d�administration deDocumentum Content Server).

� VerrouilléL�utilisateur ne peut passe connecter au référentiel. Lessuperutilisateurs et administrateurssystème sont habilités à affectermanuellement cet état à un utilisateuret à l�en sortir.

� Locked and inactive (Verrouillé etinactif)L�utilisateur est inactif et nepeut pas se connecter au référentiel.Ce sont les superutilisateurs ou lesadministrateurs système qui peuventconÞgurer cet état.

Si l�utilisateur est un superutilisateur, seulun autre superutilisateur est en mesure deréinitialiser l�état de l�utilisateur.




Chemin d�accès du Þchier Nom d�un Þchier d�entrée.

Source utilisateur SpéciÞe comment authentiÞer les nomd�utilisateur et mot de passe d�unutilisateur de référentiel donné. Lesvaleurs valides sont :

� nul� LDAPL�utilisateur est authentiÞé par


� Inline Password (Mot de passe enligne)L�utilisateur doit fournir unmot de passe stocké uniquementdans le référentiel. Il n�y a pasd�authentiÞcation externe. Vous devezsaisir manuellement le mot de passepour chaque utilisateur authentiÞéavec un mot de passe ; les mots depasse ne peuvent pas être importésdans le Þchier LDIF.

� UNIX seulementL�utilisateur estauthentiÞé à l�aide du mécanismeUNIX par défaut dm_check_passwordou d�un autre programme externe devériÞcation de mot de passe.

� Domaine seulementL�utilisateur estauthentiÞé par rapport à un domaineWindows.

� UNIX en premier ?Cette option estutilisée pour les référentiels UNIXdans lesquels une authentiÞcationde domaine Windows est utilisée.L�utilisateur est d�abord authentiÞé parle mécanisme UNIX par défaut puis, encas d�échec, par rapport à un domaineWindows.

� Domaine en premierCette option estutilisée pour les référentiels UNIXdans lesquels une authentiÞcationde domaine Windows est utilisée.L�utilisateur est d�abord authentiÞé parrapport à un domaine Windows puis,




en cas d�échec, par le mécanisme UNIXpar défaut.

Description Description de l�utilisateur.

Domaine Windows (Windows seulement) Nom de domaineassocié au compte Windows du nouvelutilisateur.

Référentiel personnel Référentiel où l�utilisateur reçoit lesnotiÞcations et les tâches.

Dossier par défaut Emplacement de stockage par défaut detout objet créé par l�utilisateur. Suivant lafaçon dont vous avez conÞguré votre site,vous devrez peut-être créer un dossierpour l�utilisateur.

Groupe par défaut Choisissez un nom de groupe dans la liste.

Quand l�utilisateur crée un objet dans leréférentiel, cet objet appartient au nom degroupe associé au jeu d�autorisations pardéfaut de l�utilisateur.

Jeu d�autorisations par défaut Jeu d�autorisations utilisé pour affecterdes autorisations par défaut aux objetscréés par le nouvel utilisateur.

Nom de base de données Nom d�utilisateur du nouvel utilisateurdans le système de gestion de base dedonnées relationnelle sous-jacent.

Privilèges Choisissez l�un des privilèges d�utilisateursuivants dans la liste : Sans ; Groupe ;Armoire ; Type ; Groupe et armoire ;Armoire et type ; Groupe et type ;Groupe, armoire et type ; Sysadmin ;Super-utilisateur.




Capacité client Indique le niveau d�utilisation attendude l�utilisateur. Choisissez le typed�utilisateur dans la liste ;

� Valeur par défaut� Consommateur� Contributeur� Coordinateur� Administrateur système

Jeu d�alias Permet de sélectionner un jeu d�alias pardéfaut

Remplacer ou ignorer les informationsquand l�utilisateur existe

Si l�option Remplacer est sélectionnéeet qu�un utilisateur existe dans leréférentiel, les informations existantessont remplacées par les informationsimportées.

Si l�option Ignorer est sélectionnéeet qu�un utilisateur existe dans leréférentiel, les informations existantessont conservées.

Suppression d�utilisateurs

Vous pouvez supprimer des utilisateurs du référentiel, mais Documentum vousrecommande plutôt de les rendre inactifs ou de les réaffecter.

Quand vous supprimez un utilisateur, le serveur ne supprime pas son nom des objetsdu référentiel comme les groupes et les ACL. Par conséquent, quand vous supprimezun utilisateur, vous devez aussi supprimer ou modiÞer toutes les références à cetutilisateur dans les objets du référentiel. Pour réaffecter les objets d�un utilisateur àun autre utilisateur, utilisez les instructions de la rubrique Réaffectation d�objets à unautre utilisateur, page 328.

Vous pouvez supprimer un utilisateur puis en créer un nouveau portant le même nom. Sivous ajoutez un nouvel utilisateur portant le nom d�un utilisateur supprimé et que vousn�avez pas supprimé les références à l�utilisateur supprimé, le nouvel utilisateur héritede l�appartenance au groupe et des autorisations sur les objets de l�utilisateur supprimé.

Vous ne pouvez pas supprimer le propriétaire d�un référentiel, le propriétaire del�installation ni vous supprimer vous-même.



Pour supprimer des utilisateurs :

1. Accédez à Administration/Gestion des utilisateurs/Utilisateurs.

2. Sélectionnez les utilisateurs à supprimer en cochant la case en regard de leur nom.



Réaffectation d�objets à un autre utilisateur

Si vous supprimez un utilisateur du référentiel ou si vous le désactivez et souhaitezaffecter à un autre utilisateur les objets qu�il possédait, procédez comme suit. En outre,pour renommer un utilisateur, vous devez commencer par créer un autre utilisateur,puis lui affecter les objets de l�utilisateur existant. Il s�agit de la seule façon de modiÞerle nom d�un utilisateur.

Pour réaffecter des objets à un autre utilisateur :


2. Sélectionnez l�utilisateur dont les objets sont réaffectés.

3. Cliquez sur Outils>Réaffecter un utilisateur.

4. Entrez le nom de l�utilisateur auquel réaffecter les objets de l�utilisateur en cours, oucliquez sur Sélectionner un utilisateur.

5. Indiquez quand doit être exécutée l�opération de réaffectation.

6. Indiquez s�il faut déverrouiller les objets retirés ou les ignorer.

7. Choisissez d�enregistrer les changements et les résultats du rapport ou juste lesrésultats du rapport.

8. Cliquez sur OK.

ModiÞcation du référentiel personnel d�un utilisateur

Le référentiel personnel est celui dans lequel les utilisateurs reçoivent des tâches et desnotiÞcations dans leurs boîtes de réception.

Pour changer de référentiel personnel :




2. Sélectionnez l�utilisateur pour lequel vous souhaitez changer de référentielpersonnel.

3. Cliquez sur Outils>Changer de référentiel personnel.

4. Dans la liste, sélectionnez le nouveau référentiel personnel de l�utilisateur.

5. Choisissez d�exécuter l�opération de changement de référentiel à la prochaine dateprogrammée ou maintenant.

6. Cliquez sur OK.

Activation/désactivation d�un utilisateur

Faire passer l�état d�un utilisateur d�actif à inactif constitue une alternative à sasuppression du référentiel. Si l�utilisateur est un superutilisateur, seul un autresuperutilisateur peut en redéÞnir l�état.

Pour faire passer l�état d�un utilisateur d�actif à inactif ou inversement :


2. Sélectionnez l�utilisateur.

3. Cliquez sur .

4. Pour désactiver un utilisateur actif, cliquez sur Inactif.

5. Pour activer un utilisateur inactif, cliquez sur Actif.

6. Cliquez sur OK.

ModiÞcation d�utilisateurs

Pour modiÞer les propriétés d�un utilisateur existant, suivez les instructions ci-après.

Pour modiÞer un utilisateur :



3. Sélectionnez AfÞcher>Propriétés>Info.

4. Changez les propriétés comme il convient.

5. Cliquez sur OK.



AfÞchage des groupes, des Workßows, des jeuxd�alias, des jeux d�autorisations et des documents d�unutilisateur

Utilisez ces instructions pour déterminer les groupes auxquels un utilisateur appartient.

Pour afÞcher les groupes, les Workßows, les jeux d�alias, les jeux de permissions ou lesdocuments d�un utilisateur :



3. Cliquez sur AfÞcher>Appartenance.

4. Dans la liste, sélectionnez Tous, Groupes, ACL (jeux d�autorisations),Workßows,Jeux d�alias ou Documents.

5. Cliquez sur le chemin de navigation utilisateur en haut de l�écran pour revenir à lapage de liste des utilisateurs.

AfÞchage ou suppression des journaux de changementde référentiel personnel

Utilisez ces instructions pour afÞcher ou supprimer les journaux générés par lechangement de référentiel personnel d�un utilisateur.

Pour afÞcher ou supprimer les journaux de changement de référentiel personnel :

1. Dans la page de liste des utilisateurs, cliquez sur AfÞcher>Journaux de changementde référentiel personnel.

2. Pour afÞcher un journal, cliquez sur l�ID de demande de travail du travail.Le journal contient les informations suivantes :� Le nom de l�utilisateur� L�ancien et le nouveau référentiel personnel� Les objets mis à jour par l�opération de réaffectation

3. Pour supprimer un journal, cochez la case en regard du journal et cliquez surFichier>Supprimer.

4. Pour quitter l�afÞchage du journal, cliquez sur OK.

5. Pour quitter la page de liste du journal, cliquez sur Utilisateurs dans le plan denavigation en haut du volet de droite.



AfÞchage des journaux de réaffectation d�utilisateurs

Utilisez ces instructions pour afÞcher ou supprimer les journaux générés par laréaffectation des objets d�un utilisateur à un autre utilisateur.

Pour afÞcher les journaux de réaffectation d�utilisateurs :

1. Dans la page de liste des utilisateurs, cliquez sur AfÞcher>Réaffecter les journaux.La page de liste Réaffecter les journaux s�afÞche. Elle fournit les informationssuivantes :� L�ID de demande de travail� L�ancien et le nouveau nom de l�utilisateur� Si le travail a généré un rapport seulement ou procédé à l�opération de

réaffectation� Si les objets verrouillés ont été déverrouillés� Si la demande a été traitéeVous pouvez effectuer un tri sur chaque colonne.

2. Pour afÞcher un journal, cliquez sur l�ID de demande de travail du travail Renommer.Si cet ID n�est pas un lien sur lequel vous pouvez cliquer, cela indique qu�aucunjournal n�a été généré pour le travail.



5. Pour quitter la page de liste du journal, cliquez sur Utilisateurs dans le chemin denavigation en haut du volet de droite.

Changement de nom des rapports

Cette page afÞche les journaux Renommer, y compris ceux qui concernent les groupeset les utilisateurs.

GroupesUn groupe représente plusieurs utilisateurs de référentiel et peut contenir des groupes,des utilisateurs ou des rôles. Par défaut, un groupe appartient à l�utilisateur qui créele groupe. Les groupes peuvent être publics ou privés. Par défaut, les groupes crééspar un utilisateur possédant les privilèges Créer un groupe sont privés, tandis que les



groupes créés par un utilisateur possédant les privilèges d�administrateur système oude superutilisateur sont publics.

Il peut s�agir d�un groupe dynamique, Un groupe dynamique est un groupe ou une classede groupes dont la liste des membres est considérée comme une liste de membrespotentiels. Pour plus d�informations sur les groupes dynamiques, reportez-vous à larubrique À propos des groupes dynamiques, page 333.

Pour créer ou modiÞer des groupes, vous devez disposer des privilèges suivants :

Tableau 28-3. Privilèges de création ou de modiÞcation de groupes

Privilège Créer ModiÞer Supprimer

Créer un groupe Créer un groupe ouaffecter la propriétéà un groupeauquel l�utilisateurappartient

Ajouter ousupprimer desmembres et affecterla propriété à ungroupe auquell�utilisateurappartient

Supprimerdes groupesappartenant àl�utilisateur, ycompris desgroupes dont l�unest propriétaireet l�utilisateur estmembre du groupe

Sysadmin Créer un groupe ouaffecter la propriétéà un groupeauquel l�utilisateurappartient

Mettre à jourl�administrateur,le propriétaire oules membres d�ungroupe

Supprimerdes groupesappartenant àl�utilisateur, ycompris desgroupes dont l�unest propriétaireet l�utilisateur estmembre du groupe

Superutilisateur Créer un groupeet affecter lapropriété à unautre utilisateurou groupe

Mettre à jourl�administrateur,le propriétaire oules membres d�ungroupe

Supprimer ungroupe

Un groupe peut être propriétaire de sysobjects et de jeux d�autorisations.

Le nom affecté à un groupe doit être composé de caractères compatibles avec la page decodes de système d�exploitation du serveur Content Server.

Si vous créez un rôle en tant que domaine, il sera listé dans la page de liste des groupes,plutôt que dans celle des rôles.

Pour passer à un groupe donné, tapez les premières lettres de son nom d�objet dansla zone Commence par et cliquez sur Rechercher. Pour afÞcher la liste des groupes



commençant par une lettre donnée, cliquez sur cette lettre. Pour afÞcher un nombre degroupes différent de celui afÞché actuellement, sélectionnez un autre nombre dans laliste déroulante AfÞcher des éléments.

Pour afÞcher les membres d�un groupe, cliquez sur le nom du groupe.

À partir de cette page, vous pouvez localiser les instructions pour :

� À propos des groupes dynamiques, page 333� Localisation de groupes, page 334� AfÞchage des cas d�emploi d�un groupe, page 334� Création de groupes, page 335� ModiÞcation ou afÞchage de groupes, page 336� Ajout d�utilisateurs, de groupes ou de rôles à un groupe, page 336� Suppression d�utilisateurs d�un groupe, page 337� Suppression de groupes, page 337� Réaffectation des objets appartenant à un groupe, page 338� AfÞchage des journaux de réaffectation de groupes, page 338� Propriétés de groupe, page 339

À propos des groupes dynamiques

Un groupe dynamique est un groupe ou une classe de groupes dont la liste des membresest considérée comme une liste de membres potentiels. Un groupe dynamique est créé etassocié à des membres comme n�importe quel autre groupe. Le caractère dynamiqued�un groupe est déÞni lors de sa déÞnition. Il est enregistré dans l�attribut is_dynamic etpeut être modiÞé après sa création. (Dans cette application, is_dynamic est le champintitulé Is Group Dynamic (Groupe dynamique).

Au début d�une session, le fait de savoir si Content Server considère un utilisateurappartenant à un groupe dynamique comme un membre à part entière dépend de deuxfacteurs :� Le paramètre d�appartenance par défaut dans l�objet du groupe� Si l�application à partir de laquelle l�utilisateur accède au référentiel requiert l�ajout

ou la suppression de l�utilisateur du groupeL�attribut is_dynamic_default dans un objet de groupe détermine si Content Serverconsidère un utilisateur d�une liste de membres d�un groupe dynamique comme unmembre ou non du groupe. Par défaut, le paramètre du groupe indique à Content Serverde traiter l�utilisateur comme un non-membre du groupe.

Vous pouvez utiliser des groupes dynamiques pour modéliser la sécurité basée sur le rôle.Par exemple, imaginez que vous déÞnissez un groupe dynamique appelé EngrMgrs. Son



comportement d�appartenance par défaut est de supposer que les utilisateurs ne sont pasmembres du groupe. Le groupe se voit attribuer les privilèges Changer de propriétaire etChanger l�autorisation. Lorsqu�un utilisateur du groupe accède au référentiel depuis uneapplication sécurisée, cette application peut émettre une demande d�ajout de l�utilisateurau groupe. Si l�utilisateur accède au référentiel à l�extérieur de votre pare-feu ou à partird�une application non approuvée, aucun appel de session n�est émis et Content Server netraite pas l�utilisateur comme un membre du groupe. L�utilisateur ne peut pas appliquerle changement de propriété ou le changement d�autorisations via le groupe. Pour ensavoir plus sur les groupes dynamiques, reportez-vous au document Content ServerAdministrator�s Guide (Guide de Content Server Administrator).

Localisation de groupes

Suivez ces instructions pour localiser des groupes dans le référentiel.

Pour localiser des groupes :

1. Connectez-vous à un référentiel.



4. Cliquez sur Groupes.Les dix premiers groupes du référentiel sont afÞchés.

5. Pour passer à un ou à plusieurs groupes commençant par une chaîne donnée, tapezcette chaîne dans le champ Commence par et cliquez sur Rechercher.

6. Pour afÞcher d�autres groupes, cliquez sur le bouton Suivant ou Précédent oucliquez sur une lettre correspondant à la première lettre d�un groupe.

7. Pour changer le nombre de groupes afÞchés, sélectionnez un autre nombre dansla liste AfÞcher des éléments.

AfÞchage des cas d�emploi d�un groupe

Utilisez ces instructions pour afÞcher le cas d�emploi d�un groupe.

Pour afÞcher les cas d�emploi d�un groupe :

1. Localisez le groupe souhaité.

2. Cochez la case en regard du nom du groupe.

3. Cliquez sur AfÞcher>Appartenance.



Création ou modiÞcation de groupes

Cliquez sur les liens ci-dessous pour obtenir des informations sur :� Création de groupes, page 335� ModiÞcation ou afÞchage de groupes, page 336

Création de groupes

Utilisez ces instructions pour créer des groupes.

Pour créer des groupes :

1. Dans Gestion des utilisateurs, cliquez sur Groupes.

2. Cliquez sur Fichier>Nouveau>Groupe.

3. Entrez le nom du nouveau groupe.

4. Si la fonction d�espaces des services de collaboration est activée, sélectionnez l�espacenatif du groupe.Si un espace est sélectionné, le groupe est considéré comme un groupe privé del�espace.Pour plus d�informations sur l�utilisation des espaces, reportez-vous à la rubrique« Utilisation des espaces » de cette aide en ligne ou de l�aide Webtop.

5. Entrez une adresse e-mail pour le groupe. Il s�agit en général de celle du propriétairedu groupe.

6. Cliquez sur Sélectionner un propriétaire pour sélectionner un propriétaire pour legroupe.

7. Cliquez sur Sélectionner un administrateur pour sélectionner un administrateurpour le groupe.

8. Cliquez sur Sélectionner le jeu d�alias pour sélectionner le jeu d�alias pour le groupe.

9. Si vous êtes connecté au référentiel d�administration d�une fédération et si le groupedoit être global, cochez Le groupe est global.

10. Tapez éventuellement la description du groupe.

11. Pour faire du groupe un groupe privé, cochez Est privé.

12. Dans les référentiels 5.3 et ultérieurs, indiquez si le groupe est dynamique.Un groupe dynamique est un groupe ou une classe de groupes dont la liste desmembres est considérée comme une liste de membres potentiels. Pour plus



d�informations sur les groupes dynamiques, reportez-vous à la rubrique À proposdes groupes dynamiques, page 333.

13. Si le groupe est dynamique, indiquez si les utilisateurs sont considérés commemembres ou non par défaut.


ModiÞcation ou afÞchage de groupes

Pour modiÞer un groupe, vous devez être son propriétaire, un superutilisateur, unmembre du groupe qui détient le groupe à modiÞer, ou être identiÞé dans l�attributgroup_admin du groupe, à titre individuel ou en tant que membre d�un groupe spéciÞédans l�attribut. Utilisez ces instructions pour modiÞer des groupes.

Pour modiÞer ou afÞcher un groupe :


2. Localisez le groupe souhaité.

3. Cliquez sur le bouton Info.

4. ModiÞez les attributs du groupe si vous possédez les autorisations sufÞsantes.

5. Cliquez sur OK.

Ajout d�utilisateurs, de groupes ou de rôles à un groupe

Un groupe peut contenir des utilisateurs, d�autres groupes ou des rôles. Utilisez cesinstructions pour ajouter des utilisateurs, des groupes ou des rôles à un groupe.

Pour ajouter des utilisateurs à un groupe :


2. Pour Þltrer la liste, sélectionnez Groupes uniquement, Utilisateurs uniquement ouRôles uniquement dans la liste.

3. Cliquez sur le nom du groupe auquel vous voulez ajouter des utilisateurs.

4. Cliquez sur Fichier>Ajouter un ou des membres.

5. Pour passer à un utilisateur, un groupe ou un rôle spéciÞque, saisissez le nom dansla zone de texte et cliquez sur OK.



6. Pour Þltrer la page, sélectionnez AfÞcher les utilisateurs, les groupes et les rôles,AfÞcher les utilisateurs, AfÞcher les groupes, AfÞcher les rôles ou Show PrivateGroups and Roles (AfÞcher les groupes et les rôles privés).

7. Cochez les cases en regard des noms des utilisateurs, des groupes ou des rôles quevous ajoutez au groupe.

8. Cliquez sur la ßèche de droite.Les membres sont déplacés sur le côté droit de la page.

9. Cliquez sur OK.

Suppression d�utilisateurs d�un groupe

Utilisez ces instructions pour supprimer des utilisateurs d�un groupe.

Pour supprimer des utilisateurs d�un groupe :

1. Dans la page Gestion des utilisateurs, cliquez sur Groupes.


3. Cliquez sur le nom du groupe dans lequel vous voulez supprimer des utilisateurs.

4. Cochez les cases en regard des noms des utilisateurs que vous supprimez dans legroupe.

5. Sélectionnez Fichier>Supprimer un ou des membres.

Suppression de groupes

Vous pouvez supprimer un groupe si vous êtes son propriétaire, un superutilisateur,un membre du groupe qui détient le groupe à supprimer, ou si vous êtes identiÞédans l�attribut group_admin du groupe, à titre individuel ou en tant que membre d�ungroupe spéciÞé dans l�attribut. Toutefois, pour conserver la cohérence du référentiel,ne supprimez pas de groupes du référentiel. Supprimez plutôt tous les membres dugroupe et laissez le groupe dans le référentiel, ou réaffectez tous les objets appartenantau groupe à un autre groupe ou utilisateur, puis supprimez le groupe.

Pour supprimer un groupe :


2. Cochez la case en regard du nom du groupe que vous supprimez.




4. Cliquez sur OK pour conÞrmer la suppression du groupe.

Réaffectation des objets appartenant à un groupe

Utilisez les instructions suivantes pour réaffecter à un autre groupe les objets appartenantà un groupe.

Pour réaffecter un groupe :


2. Cochez la case en regard du nom du groupe que vous réaffectez.

3. Cliquez sur Outils>Réaffecter un groupe.

4. Entrez le nom du groupe auquel les objets et les utilisateurs de ce groupe sontréaffectés, ou cliquez sur Sélectionner un groupe pour opérer une sélection.

5. Indiquez s�il faut exécuter maintenant le travail réaffecté ou bien lors de sa prochaineprogrammation.



8. Cliquez sur OK.

AfÞchage des journaux de réaffectation de groupes

Utilisez ces instructions pour afÞcher ou supprimer les journaux générés par laréaffectation des membres d�un groupe à un autre groupe.

1. Dans la page de liste des groupes, cliquez sur AfÞcher>Réaffecter les journaux.

2. Pour afÞcher un journal, cliquez sur l�ID de demande de travail.Si cet ID n�est pas un lien sur lequel vous pouvez cliquer, cela indique qu�aucunjournal n�a été généré pour le travail.





Propriétés de groupe

Le tableau suivant répertorie les champs renseignés lorsque vous créez ou modiÞez ungroupe :

Tableau 28-4. Propriétés d�un groupe


Nom Nom du nouveau groupe du référentiel.

Nom d�afÞchage du groupe Nom d�afÞchage pour le groupe.

Espace natif du groupe Dans les services collaboratifs utilisantla fonction Espaces, espace natif pour legroupe.

Classe Type de groupe. La valeur par défaut estGroupe. L�autre valeur valide est Rôle.

Utilisez cet attribut de sorte que vosapplications puissent faire la distinctionentre les groupes et les rôles. Le serveurn�applique pas la valeur de cet attributet ne lui affecte pas de valeur autre queGroupe.

Si vous optez pour la valeur Rôle, legroupe n�apparaît pas dans la page deliste Groupes.

Adresse e-mail Adresse e-mail du nouveau groupe.

Si ce champ n�est pas renseigné, il contientle nom du groupe comme valeur pardéfaut.

Propriétaire Nom d�un utilisateur du référentieldisposant du privilège Créer un groupe etqui possède ce groupe.

Si vous êtes un superutilisateur, vouspouvez sélectionner le propriétaire. Sinon,vous pouvez choisir pour cette option ungroupe dont vous êtes membre.




Administrateur SpéciÞe un utilisateur ou un groupe,en plus d�un superutilisateur ou dupropriétaire du groupe, habilité àmodiÞer le groupe. Si ce champ est devaleur nulle, seuls un super-utilisateuret le propriétaire du groupe peuventmodiÞer le groupe.

Jeu d�alias Jeu d�alias par défaut pour le groupe.

Le groupe est global AfÞché seulement dans le référentielfédérateur.

Description Description du groupe.

Groupe privé DéÞnit si le groupe est privé. Si Est privén�est pas coché, le groupe est créé en tantque groupe public.

Par défaut, les groupes créés par desutilisateurs disposant de privilègesd�administrateur système ou desuperutilisateur sont publics, et ceux crééspar des utilisateurs disposant d�un niveaude privilèges inférieur sont privés.

Groupe dynamique Lorsque cette option est cochée, le groupeest un groupe dynamique. Un groupedynamique est un groupe ou une classe degroupes dont les membres sont considéréscomme une liste de membres potentiels.Le fait qu�un utilisateur particulier soitconsidéré ou non comme membre dugroupe est déterminé par la conÞgurationde Treat users as members/Treat users asnon-members (Traiter les utilisateurs entant que membres/Traiter les utilisateursen tant que non-membres) et par lecomportement de l�application parlaquelle l�utilisateur accède au référentiel.Pour plus d�informations sur les groupesdynamiques, reportez-vous à la rubrique




À propos des groupes dynamiques, page333.

Traiter les utilisateurs en tant quemembres/Traiter les utilisateurs en tantque non-membres

Ce champ ne peut être conÞguré que siIs Group Dynamic (Groupe dynamique)est coché. Les membres d�un groupedynamique sont considérés comme desmembres du groupe potentiels. Aumoment de l�exécution, c�est la valeur dece champ qui détermine si les membres dugroupe sont considérés comme membresou non. Si Traiter les utilisateurs entant que membres est sélectionné, lesutilisateurs sont considérés comme desmembres du groupe dynamique. Leparamètre par défaut est Traiter lesutilisateurs en tant que non-membres.

RôlesUn rôle est un type de groupe contenant un jeu d�utilisateurs ou d�autres groupes quisont affectés à un rôle particulier au sein d�un domaine d�application client. Pour obtenirdes informations sur les rôles et les domaines, reportez-vous à la section consacrée auxservices de sécurité dans le manuel Content Server Fundamentals.

Si vous créez un rôle en tant que domaine, il sera répertorié dans la page de liste desgroupes, plutôt que dans celle des rôles.

Pour passer à un rôle donné, tapez les premières lettres de son nom d�objet dans la zoneCommence par et cliquez sur Rechercher. Pour afÞcher la liste des rôles commençantpar une lettre donnée, cliquez sur cette lettre. Pour afÞcher un nombre de rôles différentde celui afÞché actuellement, sélectionnez un autre nombre dans la liste déroulanteAfÞcher des éléments.


� Création de rôles, page 342� Ajout d�utilisateurs, de groupes ou de rôles à un rôle, page 342� ModiÞcation des rôles, page 343� Réaffectation des rôles, page 344� Suppression de rôles, page 344� Propriétés de rôle, page 344



Création ou modiÞcation de rôles

Cliquez sur les liens ci-dessous pour obtenir des informations sur :� Création de rôles, page 342� ModiÞcation des rôles, page 343

Création de rôles

Utilisez ces instructions pour créer des rôles.

Pour créer des rôles :

1. Dans Gestion des utilisateurs, cliquez sur Rôles.

2. Cliquez sur Fichier>Nouveau>Rôle.

3. Entrez le nom du nouveau rôle.

4. Entrez une adresse e-mail pour le rôle. Il s�agit en général de celle du propriétairedu rôle.

5. Entrez le propriétaire du rôle.

6. Cliquez sur Sélectionner le jeu d�alias pour choisir le jeu d�alias pour le rôle.

7. Entrez éventuellement une description du rôle.

8. Pour créer un rôle en tant que rôle privé, cochez Est privé.

9. Pour créer un rôle en tant que domaine, cochez Créer un rôle en tant que domaine.Si vous créez un rôle en tant que domaine, il sera listé dans la page de liste desgroupes, plutôt que dans celle des rôles.

10. Pour enregistrer le rôle et retourner à la page Rôles, cliquez sur OK.

Ajout d�utilisateurs, de groupes ou de rôles à un rôle

Utilisez les instructions suivantes pour ajouter des utilisateurs, des groupes ou desrôles à un rôle.

Pour ajouter des utilisateurs, des groupes ou des rôles à un rôle :

1. Dans Gestion des utilisateurs, cliquez sur Rôles.

2. Cliquez sur le rôle auquel vous souhaitez ajouter des utilisateurs.La page de liste avec les membres du rôle s�afÞche.




4. Cliquez sur Fichier>Ajouter un ou des membres

5. Pour passer à un utilisateur, un groupe ou un rôle spéciÞque, saisissez le nom dansla zone de texte et cliquez sur OK.

6. Pour Þltrer la page, sélectionnez AfÞcher les utilisateurs, les groupes et les rôles,AfÞcher les utilisateurs, AfÞcher les groupes, AfÞcher les rôles ou Show PrivateGroups and Roles (AfÞcher les groupes et les rôles privés).

7. Cochez les cases situées en regard des noms des utilisateurs, des groupes ou desrôles que vous ajoutez au rôle.

8. Cliquez sur la ßèche de droite.Les membres sont déplacés sur le côté droit de la page.

9. Cliquez sur OK.

ModiÞcation des rôles

Utilisez les instructions suivantes pour modiÞer les propriétés d�un rôle existant.

Si vous utilisez Web Publisher de Documentum, vous pouvez modiÞer les rôles WebPublisher à l�aide de Þchiers XML pour modiÞer les fonctionnalités disponibles pour lesrôles Web Publisher et remplacer ou ajouter des rôles à votre application Web Publisher.Pour plus de détails sur la conÞguration des rôles Web Publisher, reportez-vous audocumentWeb Development Kit Applications ConÞguration Guide (Guide de conÞgurationdes applications Web Development Kit).

Pour modiÞer un rôle :

1. Dans la page Gestion des utilisateurs, cliquez sur Rôles.

2. Localisez le rôle adéquat.

3. Cliquez sur le bouton Info ou sélectionnez AfÞcher>Propriétés>Info.

4. ModiÞez les attributs du rôle.

5. Cliquez sur OK.



Réaffectation des rôles

Si vous envisagez de supprimer un rôle, vous devrez peut-être réaffecter les utilisateurset autres objets appartenant au rôle. Utilisez les instructions suivantes pour réaffecterles utilisateurs et autres objets.

Pour réaffecter un rôle :


2. Cochez la case en regard du nom du rôle que vous réaffectez.

3. Cliquez sur Outils>Réaffecter un groupe.

4. Entrez le nom du rôle ou du groupe auquel les utilisateurs et les objets de ce rôlesont réaffectés, ou cliquez sur Sélectionner un groupe pour sélectionner un groupe.

5. Indiquez s�il faut exécuter maintenant le travail réaffecté ou bien lors de sa prochaineprogrammation.



8. Cliquez sur OK.

Suppression de rôles

Les rôles sont un type de groupe. Il est donc recommandé de ne pas supprimer un rôle.Il est préférable de supprimer tous les membres du rôle et de laisser le rôle dans leréférentiel. Vous pouvez également réaffecter les membres du rôle à un autre rôle.

Pour supprimer un rôle :


2. Cochez la case en regard du nom du rôle que vous supprimez.


4. Cliquez sur OK.

Propriétés de rôle

Le tableau suivant répertorie les champs que vous renseignez pour créer ou modiÞerun rôle :



Tableau 28-5. Propriétés d�un rôle


Nom Nom du nouveau rôle du référentiel.

Classe Type de rôle. La valeur par défaut estRôle. Groupe est l�autre valeur disponible.

Utilisez cet attribut de sorte que vosapplications puissent faire la distinctionentre les groupes et les rôles. Le serveurn�applique pas la valeur de cet attributet ne lui affecte pas de valeur autre queGroupe.

Adresse e-mail Adresse e-mail du nouveau rôle.

Si ce champ n�est pas renseigné, il contientle nom du rôle comme valeur par défaut.

Propriétaire Nom d�un utilisateur du référentieldisposant du privilège Créer un groupe etqui possède ce groupe.

Administrateur SpéciÞe un utilisateur ou un groupe,en plus d�un superutilisateur ou dupropriétaire du rôle, habilité à modiÞer lerôle. Si ce champ est de valeur nulle, seulsun super-utilisateur et le propriétaire durôle peuvent modiÞer le rôle.

Jeu d�alias Jeu d�alias par défaut pour le rôle.

Description Description du rôle. Par exemple,« Comité d�approbation des nouveauxprojets ».

Est privé DéÞnit si le rôle est privé. Si Est privén�est pas coché, le rôle est créé en tant querôle public.

Par défaut, les rôles créés par desutilisateurs disposant de privilègesd�administrateur système ou desuperutilisateur sont publics, et ceux créés




par des utilisateurs disposant d�un niveaude privilèges inférieur sont privés.


Chapitre 29Managing Editorial Publishing

Digital Asset Manager provides features that are required for the Editorial Publishing Solution. Thefollowing topics describe the Editorial Publishing Solution and the portion of the solution that isincluded within Digital Asset Manager.� Editorial Publishing overview, page 347� Editorial Publishing conÞguration, page 351� Working with publications, page 375

Editorial Publishing overviewThe Editorial Publication functionality provided within Digital Asset Manager is a keycomponent of the entire Editorial Publishing Solution. Digital Asset Manager providesthe interface that is required to conÞgure and administer the workßows that are usedwith the Editorial Publishing Solution. An editorial workßow is the process by whichorganizations produce content for publications such as books and magazines.

The publishing process may start with the content contributors (for example,photographers, researchers, authors). The contributed content, once inside the repository,may enter an editorial workßow by being included in an issue of a publication.

The editorial workßow is parallel and iterative, involving a number of key users such asphoto editors, layout editors, copy editors, proof readers, art directors, and managingeditors. Each role is responsible for working with certain types of content in certainphases of the workßow. Ultimately, the workßow Þnishes with a Þnished publicationthat is ready to be delivered to a printer.

The full Editorial Publishing Solution requires a number of EMC|Documentum andthird party products. For example, Documentum Content Services for WoodWing isrequired, which integrates with WoodWing Smart Connection product.

The Editorial Publishing Solution is explained further in the following topics:� Smart Connection palettes, page 348


Managing Editorial Publishing

� The Publications Cabinet view, page 348� The Publishing Elements node, page 349� The Inbox, page 349� Editorial publishing conÞguration, page 349� Editorial workßow roles, page 350� Required permissions and security, page 350

Smart Connection palettes

With the full Editorial Publishing Solution, users of Adobe InDesign and InCopyhave access to conÞgured Documentum repositories through the Smart Connectionpalettes. Smart Connection includes the ability to browse publishing elements, searchfor content based on metadata, view your inbox, and to move the content through theEditorial Publishing workßow. Please refer to the Smart Connection Enterprise User Guide,included in your installation of WoodWing Smart Connection, for more details on SmartConnection functionality.

The Publications Cabinet view

The content that comprises a publication is stored in a Publications cabinet withinthe Documentum repository. You can browse this cabinet in the same manner as anyother cabinet in the repository. The cabinet is organized in a hierarchy that matchesthe Publication, Issue/Edition, and Section/Chapter organization of your publications.Content and folders in the Publications cabinet may be linked to other locations in therepository as you desire.

Figure 29-1. Expanded Publications cabinet



The Publishing Elements node

A special node called Publishing Elements is provided in Digital Asset Manager.This node allows you to quickly query the content belonging to certain publications.The Publishing Elements node can be expanded to show each publication in therepository. In turn, each publication can be expanded to show the issues/editions andthe sections/chapters included within. Clicking one of these nodes displays all of thecontent that is associated with the speciÞed publication, issue, or section.

Figure 29-2. Expanded Publishing Elements node

The Inbox

The Digital Asset Manager Inbox is used to deliver tasks to users. As content movesthrough the Editorial Publishing workßow, a user is routed the tasks that they need toperform on the publication. Refer to Qu�est-ce que la boîte de réception ?, page 20 andChapitre 21, Démarrage de Workßows et exécution de tâches for more information onthe Inbox and its role in workßow tasks.

Editorial publishing conÞguration

Users with System Administrator client permissions can access the Administration nodein Digital Asset Manager. This node provides access to user and group maintenance, aswell as conÞguration information for the publications in the repository.



Editorial workßow roles

The types of users involved in an editorial workßow may vary across your organization.The following are some examples of roles involved in the editorial workßow.

� Administrators� Responsible for system administration and conÞguring editorialpublications and workßows. Duties include creating workgroups, new publications,and deÞning workßows. These users will typically use Digital Asset Manager.

� Layout Editors� Responsible for the design of a publication and is a heavy userof Adobe InDesign. Duties include creating the overall design of the publication(for example, colors, fonts, images, look and feel), Þnding and placing images onthe layout, communicating with copy editors, and participating in the reviewprocess. These users will typically use Adobe InDesign and the WoodWing SmartConnection palatte.

� Copy Editors � Responsible for the textual content of a publication. Dutiesinclude writing and submitting articles as well as editing submissions from others,communicating with layout editors, and participating in the review process. Theseusers will typically use Adobe InCopy (with the WoodWing Smart Connectionpalatte) and other editing tools such as Microsoft Word. Microsoft Word users canalso use Documentum File Share Services to edit articles in the repository.

� Image Editors� Responsible for the creation and modiÞcation of graphical imagecontent. These users will typically use Adobe Photoshop and Illustrator for creatingand modifying images. These users can use Documentum File Share Services to linkto the repository and Digital Asset Manager to manage their images.

� Managing Editors� Responsible for managing and tracking a publication (forexample, a book or an issue of a magazine). Duties include creating an issue tostart the editorial workßow, assigning tasks (for example, articles and layouts),tracking progress and status, and participating in the review process. These userswill typically use Digital Asset Manager.

Required permissions and security

Digital Asset Manager requires an increased level of permission for users to accessEditorial Publishing Administration. To ensure that users who must administer aPublication has the correct access, they must have the following user Þelds set:� �Privileges� set to �System Administrator�� Client Capability� set to �System Administrator�The following table summarizes the security permissions that are needed for eachEditorial Publishing feature:



Tableau 29-1. Required Editorial Publishing security by feature

Function Required Security

Access to Administration node The user must have a Client Capability of�System Administrator�.

Create/Modify a Workßow Template The user must have a Client Capability of�System Administrator� and a minimumof Write permission on the WorkßowTemplate.

Create/Modify an Object Type The user must have a Client Capability of�SuperUser� and the privilege of �CreateType�.

Create/Modify a Workßow State The user must have a Client Capability of�System Administrator�.

Create/Delete Performer Types The user must have a Client Capability of�System Administrator�.

Assign Users or Groups to PerformerTypes

The user�s �Privileges� Þeld must containone of the following:� include the �Create Group� privilege� set to �System Administrator�, or� set to �Superuser�

Create/Modify a Publication Template The user must have a Client Capability of�System Administrator� and Write accessto the �Publications� cabinet.

Create/Modify a Section Template The user must have a Client Capability of�System Administrator� and Write accessto the Publication.

Editorial Publishing conÞgurationEditorial Publishing conÞguration is accessed by expanding the Administration node inDigital Asset Manager.



Figure 29-3. Expanded Administration node in Digital Asset Manager with Editorial Publishing

From here, select the Publishing Manager node to access the following repository-wideconÞguration settings:� States: common deÞnitions of workßow states (for example, milestones) and default

attributes for those states� Workßow Templates: common deÞnitions for workßows. This includes the activities

that take place, who performs them, and the sequence in which they occur.� Object Types: metadata deÞnitions� Performer Types: common deÞnitions of roles that are performed within the

workgroupsIn addition to the repository-wide settings in the Publishing Manager node, thePublications folder contains the conÞguration for each publication in the repository. Aswell, the System Default Settings node provides access to the default conÞguration thateach Publication inherits.

ConÞguration information is hierarchical, with each level of content inheriting theprevious level�s settings unless speciÞcally overridden. A conÞguration setting isdetermined in the following order:

1. Issue Section settings

2. Publication Section settings

3. Issue settings

4. Publication settings

5. System Default settings

The following sections explain each node used for Editorial Publishing conÞguration:



� System, publication and section level conÞguration, page 353� Object Types, page 362� Workßow States, page 364� Workßow Templates, page 366� Performer Types, page 372

System, publication and section level conÞguration

The Editorial Publishing conÞguration screens are accessed in three ways:� Selecting the System Default Settings node, to access system-wide default settings� Selecting the publication name under the Publishing Manager>Publications folder,

to access publication-wide settings� Selecting the section or issue name under the Publishing

Manager>Publications>Sections or Issues folder, to access section or issue settingsThe following sections explain each component of conÞguration at the system,publication, or section level:� System level conÞguration, page 353� Publication level conÞguration, page 354� Section level conÞguration, page 355� ConÞguring Element Types, page 356� ConÞguring Metadata Visibility, page 357� ConÞguring Workßows, page 359� ConÞguring Performer Types, page 360� ConÞguring Templates, page 361

System level conÞguration

System level conÞguration is accessed by selecting the System Default Settings node inAdministration>Publishing Manager. The System ConÞguration screen has 5 views,which are toggled using a drop-down Þeld:� Element Types: identiÞes which system-deÞned Object Types to use for different

types of publishing elements� Metadata Visibility: determines which metadata Þelds are to be displayed at various

stages of the process� Workßows: selects which system-deÞned Workßow Templates should be used for

publishing elements



� Performer Types: identiÞes which users or groups of users will perform each rolein the workgroup

� Templates: selects which repository objects to use as templates for new publishingelements

Figure 29-4. System ConÞguration screen

Publication level conÞguration

Publication conÞguration is managed through the Publications folder inAdministration>PublishingManager. Clicking a publication�s node in the tree hierarchydisplays the Publication ConÞguration screen. The Publication ConÞguration screenhas 5 views, which are toggled using a drop-down Þeld:� Element Types: identiÞes which publication-deÞned Object Types to use for different

types of publishing elements� Metadata Visibility: determines which metadata Þelds are to be displayed at various

stages of the process� Workßows: selects which publication-deÞned Workßow Templates should be used

for publishing elements� Performer Types: identiÞes which users or groups of users will perform each role

in the workgroup� Templates: selects which repository objects to use as templates for new publishing

elementsPublications inherit their conÞguration settings from the System ConÞguration level bydefault. However, at the publication level, any of the settings can be overridden fora particular publication. The system indicates which settings are inherited from theSystem ConÞguration level by reporting �(system default)� beside the setting.



Figure 29-5. Publication ConÞguration screen

Section level conÞguration

Publication sections are managed by folders under each publication inAdministration>Publishing Manager>Publications. Clicking a section of a publicationdisplays the Section ConÞguration screen. The Section ConÞguration screen has 4views, which are toggled using a drop-down Þeld:� Element Types: identiÞes which section or issue-deÞned Object Types to use for

different types of publishing elements� Workßows: selects which section or issue-deÞned Workßow Templates should be

used for publishing elements� Performer Types: identiÞes which users or groups of users will perform each role

in the workgroup� Templates: selects which repository objects to use as templates for new publishing

elementsThe settings on these screens are inherited from the Publication level by default.However, at the section level, any of the settings can be overridden for a particularsection. The system indicates which settings are inherited from the PublicationConÞguration level by reporting �(publication default)� beside the setting.



Figure 29-6. Section ConÞguration screen

ConÞguring Element Types

The Element Types view is available on the System ConÞguration, PublicationConÞguration, and Section ConÞguration screens. It identiÞes which system-deÞnedObject Types are to be used for different types of publishing elements. EditorialPublishing has Þve pre-deÞned element types:� Articles� Layouts� Images� Article Templates� Layout Templates

Figure 29-7. Element Types view



When you create a new element, the system automatically uses the object typeappropriate for that element type.

For example, in the Sports section of a magazine, the editorial team may want to trackcertain article metadata, such as Sport, Teams, and Venue. The operations managerwould Þrst create an Object Type called �SportsArticle� that has the appropriatemetadata Þelds (Sport, Team, and Venue). Then the operations manager would assignthe SportsArticle object type to the Article element type for the Sports section.

Attention : After conÞguring the Element Types view, it may be necessary to conÞgurethe Metadata Visibility view. Selecting different Object Types for the elements willchange the metadata Þelds that are available in the Metadata Visibility view.

To select an Object Type for a particular element type:

1. In a ConÞguration screen, select Element Types from the drop-down.

2. Select the checkbox for the element type (for example, Article) and click Edit.

3. Choose one of the existing Object Types.

4. Click OK.

To remove an Object Type selection and return the setting to the default value:

1. In a ConÞguration screen, select Element Types from the drop-down.

2. Select the checkbox for the element type (for example, Article) and click Use Default.The default object types are restored for the element type.

ConÞguring Metadata Visibility

TheMetadata Visibility view is available on the System ConÞguration and PublicationConÞguration screens. It determines which metadata Þelds are to be displayed onvarious dialogs within Adobe InDesign and InCopy.

Metadata Visibility should be conÞgured after the Element Types view has beenconÞgured, because selecting different Object Types for the elements will change themetadata Þelds that are available in the Metadata Visibility view.



Figure 29-8. Metadata Visibility view

To conÞgure Metadata Visibility, for each element type:

1. In the System ConÞguration or a Publication ConÞguration screen, selectMetadataVisibility from the drop-down menu.

2. Select the Element Type in the drop-down menu (for example, Article).

3. Select a WoodWing Dialog from those available (for example, Create) and click Edit.The Edit Metadata screen is displayed, which lists all of the available metadataÞelds for that dialog.

4. For each metadata attribute that you would like to modify, select the attribute andclick Edit.The Edit Attribute screen appears.

5. Choose the settings that you desire for the attribute on the WoodWing dialog:

a. Visible � setting this value causes the attribute to be displayed on the dialog.

b. Editable � setting this value allows the users to edit the Þeld in the dialog.

c. Mandatory � setting this Þeld requires a value to be provided before the dialogcan be closed.

Click OK to save the changes to the attribute visibility.

6. When you are Þnished, clickOK to save the changes for all metadata Þelds displayedfor the dialog.A list of visible attributes appears next to the selected WoodWing Dialog.

To restore the default metadata visibility, for each element type:

1. In the System ConÞguration or a Publication ConÞguration screen, selectMetadataVisibility from the drop-down menu.



2. Select the Element Type in the drop-down menu (for example, Article) and clickUse Default.The default values are restored to the Element Type.

ConÞguring Workßows

The Workßows view is available on the System ConÞguration, PublicationConÞguration, and Section ConÞguration screens. Use theWorkßows view to selectwhich system-deÞned Workßow Templates should be used for publishing elements.

Figure 29-9. Workßows view

To assign Workßow Templates to an element type:

1. In a ConÞguration screen, selectWorkßows from the drop-down.

2. Select an Element Type from the drop-down list.

3. Select the checkbox for the element type (for example, Article) and click Edit.The Edit Workßow Mapping screen appears.

4. Pick one of the existing Workßow Templates from theWorkßow drop-down menu.The table is populated with summary information about the workßow.

5. If desired, modify any of theWorkßow Template or State defaults:

a. Select the State you wish to modify and click Edit.Details about the state appear.

b. Edit the color to be used for that state in that particular workßow andpublication/section context, by clicking the color chooser.

c. Select the Produce PDF checkbox if you wish a PDF of the layout to be createdwhenever the content enters this state.



d. To modify the permissions that different members of the workgroup will have:

i. Select the Performer Type and click Edit.

ii. Choose the desired permission from the drop-down list.

iii. Click OK to return to the previous screen.

e. Click OK to save the state details and return to the previous screen.

6. Click OK to save your workßow settings and close the Edit Workßow Mappingscreen.

To remove a workßow mapping selection and return the setting to the default value:

1. In a ConÞguration screen, selectWorkßows from the drop-down.

2. Select the checkbox for the element type (for example, Article) and click Use Default.The default workßows are restored for the element type.

ConÞguring Performer Types

Performer Types are templates that identify which users or groups of users will performeach role within an editorial workßow.

The Performer Types view is available on the System ConÞguration, PublicationConÞguration, and Section ConÞguration screens.

Figure 29-10. Performer Types view

To assign performer types:

1. In a ConÞguration screen, select Performer Types from the drop-down.



2. Select the checkbox for a Performer Type.

3. Click Edit.The Edit Performer Type screen appears.

4. Click Edit Performers to select the performers (user or groups of users) you want tobelong to this performer type.The Edit User or Group screen appears.

a. Navigate through the available users and groups, select the checkboxes for anyusers or groups and click the arrow to move the users and/or groups to theright panel.The selected users and group are added to the list of selected performers.

b. When you have selected all the users and groups to add to the performer type,click OK.

5. If you want all the users and groups in this performer type to have the ability torevert a workßow state, select the checkbox for Revert State Privilege.

6. Click OK to save your performer type assignments and close the Edit PerformerType screen.

To use default performer types:

1. In a ConÞguration screen, select Performer Types from the drop-down.

2. Select the checkbox for a Performer Type.

3. Click Use Default.The selected Performer Type reverts to the default performers.

ConÞguring Templates

Publishing templates are repository objects that can be used for new publishingelements. You can associate a template (standard document Þle) for each element type(for example, Article, Layout, and Image). These templates are used each time a newelement is created.

The Templates view is available on the System ConÞguration, PublicationConÞguration, and Section ConÞguration screens.



Figure 29-11. Templates view

For more information on templates, see Chapitre 26, Création de modèles de documents.

To conÞgure templates for each element type:

1. In the System ConÞguration, Publication ConÞguration, or Section ConÞgurationscreen, select Templates from the drop-down menu.

2. Select the checkbox for an Element Type (for example, Article) and click Edit.The Choose Document screen appears.

3. In the Choose Document screen, select a repository object to use as a template forthe element type.

4. When you are Þnished, click OK to save the changes.

Object Types

Each piece of content that is stored within Documentum is of a certain object type. Objecttypes are used to declare what set of metadata can be applied to different content objects.

For publications, the default object type for all content in a publication is called�eps_element�. This object type declares certain metadata Þelds for publishing elements,such as:� publication� section� element typeAt your discretion, you can add metadata Þelds to the basic deÞnition of an�eps_element�. Or, you can create specialized object types that are based on eps_element.

For example, you could deÞne an object type called �sports_article� that adds additionalmetadata Þelds such as:



� sport� teams� venue� game dateOnce deÞned, the sports_article object type can be used as the default object type forarticles in the sports section of a publication. Object types are deÞned at the system-widelevel, but how object types are used in particular publications and sections is deÞnedin the Element Types screen that is accessible through the System Default Settingsnode or the Publications folder. See ConÞguring Element Types, page 356 for moreinformation about selecting an object type for element types at the system, publication,section, or issue level.

Creating Object Types

The following procedure allows you to create new object types that can be used forpublications.

To create an object type for use in publications:

1. In the Classic view�s left pane, click the Administration node to expand it.

2. Click the Publishing Manager node to expand it.

3. Click Object Types.The Object Types screen appears.

4. Click Add.The Add new Object Type screen appears.

5. Enter required Þelds:� Name: Enter the name of the new Object Type.

Attention : Do not use spaces in the Object Type name.

� Supertype: Choose an existing type from which you want to add new metadataÞelds. The new type that you create will have all of the existing metadata Þeldsof the supertype, plus any new Þelds that you choose to add.

� Label: Enter the name of the object type as you want to see it displayed.6. Click OK to save the new type deÞnition.



Editing Object Types

The following procedure allows you to edit the object types that can be used forpublications.

To edit the Object Types used in publications:



3. Click Object Types.The Object Types screen appears.

4. Select an existing object type that you want to modify and click Edit.The Edit object type screen appears.

5. To add a new metadata Þeld:

a. Click Add.The Add Attribute screen appears.

b. Enter the required information and click OK.

Workßow States

When a publication has entered a workßow, it will exist in a �state� during each stage.At each stage, a different group of users or groups are assigned a task for the publication.Typical states may be �Ready for Review�, �Copy Fit�, or �Placed�. For example, ifan article element has entered the �First Draft� state, it will usually be assigned to anAuthor to complete the Þrst draft of the article. When the author has Þnished the Þrstdraft, the article can then proceed on to the next state, a �First Review� state, where itmay be reviewed by a copy editor.

States are deÞned at the System level so they can be referenced in workßow templates.These system defaults can be overridden at the publication level.

Each state may be assigned a different color to easily identify the current state of eachelement of a publication. As well, you may choose to produce a PDF rendition of anelement during each state. This may be helpful when an element enters a review stageand the reviewer may not have the native application used to create the element (forexample, Adobe InDesign).

When creating a workßow state for use in Editorial Publishing, you may deÞne thedefault access permissions for content in a state.



Selecting Show Permissions displays the permissions table for content in the state. Thepermissions table deÞnes the level of access that should be granted to users (based ontheir performer type) for content when in this state.

When selecting the appropriate permission level for each performer type, if you wantthe system to retain any existing permissions for a performer when it enters the newstate, choose �Default� as the permission in the permissions table. When �Default� isselected, the existing access permissions for the user will be kept as the content movesinto the new state.

Astuce : It is good practice to plan out your workßows and states before you enterthem into the system.

Creating a workßow state

The following procedure details how to create a workßow state for use in EditorialPublishing.

To create a workßow state:



3. Click States.The States screen appears.

4. Click Add.The Create State screen appears.

5. Enter the requested information:

a. State: Enter a name for the state.

b. Color: The default color to use when displaying content in that state.

c. Assigned performer permissions: Select a user permission. For content in thisstate, the system guarantees that the assigned performer of an activity hasat least this permission level.

d. Produce PDF: Select whether a PDF rendition of the content should be createdwhen the content enters this state.

e. Click show permissions.The permissions table for content in this state appears.Select the appropriate permission level for each performer type.

6. Click OK to close the Create State screen.



Editing an existing State

To edit a workßow state:



3. Click States.The States screen appears.

4. Select a workßow state and click Edit.The Edit State dialog appears.

5. Edit the required information for the state:

a. State: Edit the state name.

b. Color: The default color to use when displaying content in that state.

c. Assigned performer permissions: Select a user permission. For content in thisstate, the system guarantees that the assigned performer of an activity hasat least this permission level.

d. Produce PDF: Select whether a PDF rendition of the content should be createdwhen the content enters this state.

e. Click show permissions.The permissions table for content in this state appears.Select the appropriate permission level for each performer type.

6. Click OK to close the Edit State screen.

Workßow Templates

Workßow templates are used to deÞne the sequence of activities through which contentmoves, and the persons that perform each of the activities. Workßow templates aredeÞned at the System level and can be reused across multiple publications. Workßowtemplates are reusable across many publications since they identify activity performersusing Performer Types rather than by naming speciÞc users.

In Digital Asset Manager, workßow templates can be deÞned in two ways; using thebuilt-in workßow template editor, or by using Documentum Business Process Manager.

The built-in workßow template editor can be used to create simple, linear workßowtemplates. On the other hand, Business Process Manager can create workßow templatesthat use advanced features such as parallel activities, conditional branches, automaticworkßow activities, or that use the capabilities of Business Process Services.



Creating a workßow template for Editorial Publishing using thebuilt-in workßow template editor

The built-in workßow template editor references System-level Performer Types andStates. You must deÞne the Performer Types and States to be used in the workßowtemplate before you deÞne the workßow template.

To create a workßow template using the built-in editor:



3. ClickWorkßow Templates.

4. Click Add.The Create Workßow Template screen appears.

5. Enter the required information:

a. Enter the name of the workßow.

b. Select a workßow state.

c. Select a performer type.

d. Click Add.

e. Repeat for all states you want to add to the workßow template.

f. Click OK.The Create Workßow Template screen closes.

6. The new workßow template appears in the list of workßow templates.

Creating a workßow template for Editorial Publishing usingBusiness Process Manager

Advanced workßow templates can be created using Documentum�s Business ProcessManager (BPM).

For detailed instructions on creating workßow templates see the Business ProcessManager help.

The following example for shows a simple a workßow template for Editorial Publishingthat has three states (activities).



Figure 29-12. Example of a workßow template with three states

The Draft state is assigned to the �Author� performer from the EPS_DocApp Alias set.This state has a straight link to the Review state and a revert link to the Approve state.

The Review state is assigned to the �Reviewer� performer from EPS_DocApp Alias set.This state has a straight link to the Approve state and a revert link to the Draft state.

The Approve state is assigned to the �Approver� performer from the EPS_DocApp Aliasset. This state has two revert links; one to the Review state and one to the Draft state.

The following procedure details how to produce this workßow template for EditorialPublishing using the Business Process Manager tool.

Remarque : The automatic activity used in all Editorial Publishing workßow templatesis a custom Automatic activity named �customActivity�. The EPS conÞgurator installsthis activity under the \System\EPS Folder on a particular repository. This customautomatic activity should be used for creating the Draft, Review, and Approve states.

Attention : An Editorial Publishing workßow must have at least Relate permissionassigned for each user that should be able to see or participate in that workßow.

To create a workßow template using Business Process Manager:

1. Create StartupActivity: The Þrst state in the workßow template must be a manualactivity called �startupActivity�.

2. Create EndActivity: The last state in the workßow template must be an automaticactivity called �EndActivity�.

3. Create Draft state: For each generic state, such as Draft, the workßow template willhave two activities: one automatic activity named �autoDraft� and one manualactivity named �Draft�.

4. Create Review state: For Review state, you will have one automatic activity named�autoReview� and one manual activity named �Review�.

5. Create Approve state: For Approve state, you will have one automatic activitynamed �autoApprove� and one manual activity named �Approve�.



At this stage, the workßow template will appear as follows:

6. With the ßow lines included that connect Initiate to startupActivity, startupActivityto autoDraft, autoDraft to Draft, Draft to autoReview, autoReview to Review,Review to autoApprove, autoApprove to Approve, Approve to EndActivity, andEndActivity to End, the workßow template will appear as follows:

7. In Digital Asset Manager with Editorial Publishing, a user is allowed to go toany state (activity) from a particular activity. To handle this functionality, theworkßow templates provide revert ßow paths. With the revert ßow lines includedconnecting StartupActivity to autoReview, StartupActivity to autoApprove, Draftto autoApprove, Review to autoDraft, Approve to autoDraft, and Approve toautoReview, the workßow template appears as follows:



8. Using Activity Inspector, edit the StartupActivity:

a. In the Performer tab, select the �Initiator� alias as a manual performer.

b. In the Transition tab:

i. Select the Let the performer select the next activity option.

ii. Select one activity.

iii. For the option �if both reject and forward activities are selected�, chooseStart all selected activities.

9. Using Activity Inspector, edit the autoActivities: autoDraft, autoReview,autoApprove and EndActivity:

a. Select EPSWorkßowMethod for �Execute this method automatically�.

b. Select No for �Save execution results�.

c. Select Continue Execution for if method fails options.

10. Using Activity Inspector, edit the autoActivities: autoDraft, autoReview, andautoApprove.

a. Click the EPS tab.

b. For Select a workßow state for this activity select the correct state from thedrop-down.



11. Using Activity Inspector, edit the manual activities: Draft, Review and Approve:

a. In the Performer tab, select the Performer. These activities should be manuallyset for the correct alias in an EPS_DocApp aliasSet. For example, if you wantto assign the Author alias in EPS_DocApp alias set:

i. Click Select Performer.The Select Performer dialog appears.

ii. For the Select Performer(s) option, select Single user from group.

iii. For the DeÞne Performer(s) option, select DeÞne performer alias and clickNext.

iv. For the Choose an alias set option, select the speciÞc alias set EPS_DocAppand then click Next.

v. For the performer alias, select the alias you want to assign to this state andclick Finish

b. In the Transition tab:

i. Select the Let the performer select the next activity option.

ii. Select one activity.

iii. For the option �if both reject and forward activities are selected�, chooseStart all selected activities.

12. Select Packages:

a. Right click on any ßow and select Process properties.

b. Select the Packages tab.

c. Click Add.

d. Choose Document Type (dmc_eps_element).

e. Select version CURRENT.The Packages tab should now appear as follows:



13. Save the workßow template in the \System\EPS folder. Uncheck the create folderoption.

14. Validate the workßow template.

15. Click Install. Your workßow template should be ready to use in Digital AssetManager for Editorial Publishing.

Performer Types

The Performer Types node allows you to create a list of performer type names thatyou can use when assigning performer type templates to the system, a publication, ora section. A performer types template identiÞes which users or groups of users willperform each role within an editorial workßow.

A list of all performer types for the system is displayed when you selectAdministration>Publishing Manager>Performer Types.



Creating a performer type

The following procedure details how to create a new performer type for use

To add a new performer type:



3. Click Performer Types.

4. Click Add.The Create Workßow Template screen appears.

5. Click Add.The Create Performer Type screen appears.

6. Enter a name for the new performer type, for example, �Author�.

7. Click OK to save your new performer type and close the Create Performer Typescreen.

Validating publication conÞguration

You can validate your publication conÞguration at any time on any of the ConÞgurationscreens, System ConÞguration, Publication ConÞguration, Section ConÞguration,and Issue ConÞguration. Validation can also be performed when you are creating anissue on the New Issue: Create screen.

Figure 29-13. Validation link on ConÞguration screen



Figure 29-14. Validation link on New Issue: Create screen

Validation checks that:� There is at least one section in the publication.� All element types (articles, layouts, images) have been assigned a workßow.� All performer types used in the conÞgured workßows have valid users or groups

assigned to them.� No element templates are set for articles and layouts.� The calendar has been conÞgured with non-working weekend days and holidays.Validation produces a report notifying you of missing values from the Template,Workßow, Performer Type, or Calendar categories. A ConÞgure link is provided besideeach type or calendar that has not been conÞgured. Selecting the link opens the Editscreen which allows you to immediately conÞgure the type or the calendar.



Figure 29-15. ConÞguration validation report

To validate publication conÞguration:

1. In a ConÞguration screen click Validate ConÞguration or on the New Issue: Createscreen click Validate Publication ConÞguration.The ConÞguration Validation report screen appears showing which types have notbeen conÞgured.

2. Click ConÞgure beside any option you wish to conÞgure.The conÞguration screen opens for the selected option.

3. ConÞgure the type or calendar and click OK when you are Þnished.

Working with publicationsAfter conÞguring all of the Editorial Publishing components, you can then begin tocreate publications.

The following sections detail how to create and manage a publication:



� Creating a publication, page 376� Creating a section in a publication, page 377� Creating an issue of a publication, page 378� Adding an element to a publication issue, page 379� Deleting a publication, issue, or section, page 379

Creating a publication

To create a publication really means to create a publication template. The templateincludes all the information necessary to create an instance of the publication, which istypically a book or an issue. The publication template includes information about:� sections within the publication� which workßow templates should be used� which users comprise the publication workgroup� permissions that users should have during the workßow process� article and layout templates that should be used� which object types (and therefore metadata) should be used to track contentTo create a publication:



3. Click the Publications folder node.A list of publications is displayed in the right panel.

4. Select File>New>Publication from the menu.The New Publication: Create screen appears.

5. Enter the name of the publication and click Next.

6. Enter additional publication information on the Info tab and click Next.

Astuce : You may enter the sections for a publication on the Info tab. Expand thepublication attributes by selecting Show all properties. Scroll down to the Sectionnames attribute and click Edit. Enter the section names as desired and click OK toreturn to theNew Publication: Create screen. See Creating a section in a publication,page 377 for more information on creating sections.

7. On the Permissions tab, set the permissions that other users should have for thepublication. See Qu�est-ce qu�un jeu d�autorisations ?, page 20 for more informationon permissions. A Publication must be readable by every user that must work on the



publication. Any user that will need to create a section in the publication, or thatneeds to conÞgure the publication, will require write access.

Astuce : By default, sections inherit the same permissions as the publication. Mostcontributors will require write permission on the sections, so it is convenient to setall necessary users with write permission on the publication when the publication iscreated.

If you desire, you can change the publication permissions at a later time bynavigating to the Publications cabinet, Þnding the folder for the publication, andchanging the permissions as you would on a normal folder.

Astuce : Only give access to users that truly need it. Having access to too manypublications can adversely affect an end-user�s performance when working withinAdobe InCopy and InDesign.

8. Click Finish.The publication appears in the Publications folder.

9. ConÞgure the publication�s settings by clicking on the name of the new publicationin the hierarchy tree. See System, publication and section level conÞguration, page353 for more information.

10. After the publication folder has been created in the Publications cabinet, navigateto the cabinet and set the security on the publication folder that you desire. Anycontributor to the publication will require Write permission on the publication�ssection folders.

Creating a section in a publication

Creating sections for a publication means that you are creating the sections that willappear in every issue of that publication.

To create a section in a publication:




4. Expand a publication to view its Sections and Issues folders.

5. Click the Sections folder.

6. Click Add/Remove.



The Edit Sections screen appears.

7. Enter a name for a section and click Add.The section is added to the list of Sections in the right panel.

8. Enter additional sections as required. When you have entered all of your sections,click OK.The Edit Sections screen closes and the new sections appear in the Sections folderfor the publication.

9. ConÞgure the settings for each section by clicking on the name of the new section.See System, publication and section level conÞguration, page 353 for moreinformation on conÞguring settings for a section.

Creating an issue of a publication

Creating an issue of a publication allows you to begin the process of putting an issuethrough an editorial workßow. For example, an issue can be a speciÞc edition of a book,or an issue of a magazine.

To create an issue of a publication:




4. Expand a publication to view its Sections and Issues folders.

5. Click the Issues folder.

6. Select File>New>Issue from the menu or click the Create New Issue link.The New Issue: Create screen appears.

7. Enter the name of the issue (for example, the publication date for the issue, or aspecial edition of the publication) and click Next.

8. Enter additional publication information on the Info tab and click Next.

Astuce : Expand the issue attributes by selecting Show all properties.

9. On the Permissions tab, set the permissions that other users should have for theissue. See Qu�est-ce qu�un jeu d�autorisations ?, page 20 for more information onpermissions. An issue must be readable by every user that must work on it.

10. Click Finish.



The issue appears in the Issues folder for the publication.

Adding an element to a publication issue

After you have created an issue for a publication, you can add elements to that issue.

To add an element to a publication issue:

1. In the Classic view�s left pane, click the Publishing Elements node to expand it.

2. Expand a publication to view its issues.

3. Expand an issue to view its sections.The section�s current elements are displayed on the right.

4. Select File>New>Element from the menu.The Create Publication Element screen appears.

5. Enter the name of the new element.

6. Select Element Type from the drop-down list.

7. Click OK.The Create Publication Element screen closes and the list of elements is updatedwith the new element.

Deleting a publication, issue, or section

If you wish to delete a publication, publication issue, or section of an issue that has beencreated using your publication conÞgurations, you may do so.

Attention : Deleting a publication, issue, or section may delete all content (elements)associated with the publication, issue, or section. If you do not want to delete thecontents of a publication, issue, or section, ensure you select Delete only the SelectedFolder when deleting the publication, issue, or section.

To delete a publication, issue, or section:

1. Expand the Publications cabinet to see a list of all publications, issues, and sections.Select the publication, issue, or section you wish to delete.

2. Select File>Delete.

3. If you wish to delete all the content associated with the publication, issue, or section,select Delete the Selected Folder and All Sub Folders and Objects.



4. If you wish to delete the publication, issue, or section conÞguration only, and leavethe content alone, select Delete only the Selected Folder.

5. Press OK.


Annexe A

Icônes

Cette section présente les icônes disponibles dans Digital Asset Manager :� Icônes communes aux applications WDK, page 381� Icônes spéciÞques de Digital Asset Manager, page 383

Icônes communes aux applications WDKLes icônes suivantes sont fréquemment utilisées dans les applications Web deDocumentum.

Accès à l�aide :

�Armoires et Þchiers :

� : un référentiel.� : une armoire.� : votre armoire personnelle.

� : un dossier.� : afÞche les propriétés d�un élément sélectionné.

� : permet de retirer les Þchiers sélectionnés.

� : permet de modiÞer les Þchiers sélectionnés. Si un Þchier n�est pas retiré, ilest retiré à ce moment.

� : permet de réintégrer les Þchiers sélectionnés.

� : permet d�annuler le retrait des Þchiers sélectionnés.

� : permet d�ajouter les Þchiers sélectionnés à votre Presse-papiers.

� : indique que l�objet est retiré et que vous êtes propriétaire du verrouillage.

� : indique l�objet est retiré et qu�un autre utilisateur est propriétaire du verrouillage.


Icônes

� : faire glisser cette icône sur votre ordinateur local crée un lien vers un élémentsitué dans le référentiel.

Listes de sélection :

� : permet d�ajouter un élément.� : permet de supprimer un élément.

� : permet de modiÞer un élément.Catégories et classiÞcations :

� : une classiÞcation.� : une catégorie.Formats associés et transformations :

� : afÞche d�autres formats associés. (Cette icône n�apparaît pas si le seul autreformat associé à un Þchier est celui associé aux miniatures.)

Documents virtuels :

� : un document virtuel.� : un instantané.� : un instantané Þgé.Workßows et boîtes de réception :

� : une notiÞcation.� : une tâche.� : un élément à priorité élevée.

� : un élément à priorité faible.

� : un Workßow.� : un modèle de Workßow.� : indique que le Workßow que vous envoyez n�a pas de Þchiers joints. Cliquez sur

cette icône pour joindre des Þchiers. Le texte adjacent à l�icône vous indique si lesÞchiers joints sont obligatoires ou facultatifs.

� : un Workßow en cours d�exécution.� : un Workßow en pause.

� : un Workßow interrompu.Administration :

� : un serveur.� : une fédération.� : un utilisateur.� : un groupe d�utilisateurs.

� : un rôle.


Icônes

� : un modèle d�un type d�utilisateur.

� : une session d�utilisateur.� : un travail.� : une méthode.� : un jeu d�alias.

� : un format.� : un type.

� : stockage.

� : publication site.

� : administration Content Intelligence Services.

Icônes spéciÞques de Digital Asset ManagerLes icônes suivantes sont propres à Digital Asset Manager :

� : ouvre l�assemblage PowerPoint pour en afÞcher le contenu.

� : ajoute une diapositive à l�assemblage PowerPoint.

� : remplace la miniature par défaut de l�objet par la miniature sélectionnée.Disponible dans l�afÞcheur de storyboard du document et les storyboards vidéo.

� : ouvre l�afÞcheur de storyboard actif pour les documents et les vidéos.Disponible en consultation du storyboard standard.

� : masque le volet de sélection dans l�afÞcheur du storyboard.

� : afÞche le volet de sélection dans l�afÞcheur du storyboard.

� : afÞche la page suivante de l�historique dans l�afÞcheur du storyboard.

� : afÞche la page précédente de l�historique dans l�afÞcheur du storyboard.

� : effectue un zoom avant sur la page en cours du volet d�afÞchage de page dansl�afÞcheur du storyboard.

� : effectue un zoom arrière sur la page en cours du volet d�afÞchage de pagedans l�afÞcheur du storyboard.

� : effectue un zoom avant sur la section sélectionnée d�un storyboard vidéo envue Zoom.

� : effectue un zoom arrière d�un niveau sur un storyboard vidéo en vue Zoom.

� : effectue un zoom arrière au niveau le plus élevé sur un storyboard vidéo envue Zoom.


Icônes

� : vue en zoom avant d�un storyboard de vidéo ; indique laposition de la section actuellement afÞchée par rapport à l�intégralité du Þchier vidéo.

� : indique une collection et le n�ud Collection favorite.

� : indique une collection de type corbeille vidéo.� : indique qu�un format associé est disponible dans le référentiel. Apparaît dans

les collections.� : indique que le format associé sélectionné n�existe pas dans le référentiel, mais

qu�une demande de transformation a été mise en Þle d�attente pour le formatsélectionné et sera traitée sous peu. Apparaît dans les collections.

� : indique qu�un format associé sélectionné n�existe pas dans le référentiel et qu�unetransformation en format associé sélectionné n�est pas possible. Apparaît dans lescollections.

� : ouvre le format associé de l�objet qui a été déÞni comme format associé (ouaperçu) par défaut.

� : ouvre et lit l�aperçu de format associé de l�objet s�il fait partie d�un stock deÞchiers de diffusion en continu (Þchiers audio et vidéo).

� : icône par défaut afÞchée pour les miniatures qui ne peuvent pas être afÞchées.Cette icône est conÞgurable et peut se présenter différemment dans l�installationde votre entreprise.

� : indique un objet cours. (Cette icône ne s�applique qu�aux installations incluantle composant Learning Services pour la gestion des cours.)

� : indique un objet leçon. (Cette icône ne s�applique qu�aux installations incluantle composant Learning Services pour la gestion des cours.)

� : indique un n�ud de conÞguration pour la publication éditoriale. Le n�udprincipal du gestionnaire de publication et le n�ud de paramètres système pardéfaut sont tous deux indiqués par cette icône.

� : indique le n�ud d�états dans le n�ud du gestionnaire de publication. Lorsquevous sélectionnez ce n�ud, l�écran de conÞguration des états de Workßow s�afÞche.

� : indique le n�ud de types d�intervenants dans le n�ud du gestionnaire depublication pour la conÞguration de la publication éditoriale. Lorsque voussélectionnez ce n�ud, l�écran de création Types d�intervenant s�afÞche.

� : indique le n�ud d�éléments de publication pour la publication éditoriale. Endéveloppant ce n�ud, vous pouvez gérer les éléments d�une émission et d�unesection de publication spéciÞques.

� : indique une publication dans le dossier Publications du n�ud du gestionnairede publication, de l�armoire Publications et du n�ud d�éléments de publication.

� : indique une émission dans le dossier Publications du n�ud du gestionnaire depublication, de l�armoire Publications et du n�ud d�éléments de publication.


Icônes

� : indique une section de publication dans le dossier Publications du n�ud dugestionnaire de publication, de l�armoire Publications et du n�ud d�éléments depublication.


Icônes


Index

[+] AfÞcher options, 35[+] AfÞcher plus, 35[-] Masquer options, 35[-] Masquer plus, 35

Aabonnements

abonnement, 83accès, 82annulation, 83présentation, 82

AbonnementsafÞchage au démarrage, 56colonnes, 56notiÞcations, 82

acceptationtâches, 251

access permissions for workßow statesdeÞning for Editorial Publishing, 364

achèvementéchec de tâches, 266tâches, 253

actions, 31Actions (lien), 32Actions globales (lien), 32add

an element to a publication, 379Adobe InCopy, 348Adobe InDesign, 348Advanced Document Transformation

Services, 97affectation

cycles de vie, 283de tâches dans des Þles d�attente, 276

à 277afÞchage, 35

Voir aussi entrée d�index de l�élément àafÞcher

assemblage PowerPoint, 145détails vidéo, 129

diapositive PowerPoint, 120dossier parent avec FSS, 61emplacements, 73légendes d�une vidéo, 133listes, 35PowerPoint Assembly, 147relations, 115sous-clips d�une vidéo, 137storyboard de PDF, 121storyboard d�un PDF, 118storyboard d�une présentation

PowerPoint, 118storyboard vidéo, 122, 131versions, 94

AfÞchage (menu), 159afÞchage de toutes les versions, 95AfÞcher les messages (bouton), 43afÞcher tout, 35, 305, 307AfÞcheur de messages, 43afÞcheur du storyboard

utilisation, 119AfÞcheur du storyboard

icône, 383agents, 25AIS, voir File Share Servicesajout, 250

Voir aussi Þchiers jointsdescendants, 160diapositive à l�assemblage

PowerPoint, 146Þchiers à des Workßow, 250groupe à un jeu d�autorisations, 298,

302légendes d�une vidéo, 136utilisateur à un jeu

d�autorisations, 298, 302ajouter

au Presse-papiers, 77des Þchiers à un Workßow, 252, 258formats associés, 104

alertes, 250


Index

Voir aussi notiÞcationsalignement de texte, 222alignement de texte à droite, 222annulation d�abonnement, 83annulation de l�interruption

de tâches dans des Þles d�attente, 278annulation du retrait, 71annuler, 223aperçu

vidéos à partir d�un storyboard, 124,133

aperçu de formats associésdéÞnition, 100icône, 384

aperçus de formats associésafÞchage, 101

appartenance à l�espacemodiÞcation des rôles locaux, 234

appartenance à un espaceà propos de, 231ajouter des membres, 233ajouter des membres à un groupe

local, 234création d�un groupe local, 234gestion, 232modiÞcation des propriétés d�un

groupe local, 234suppression de groupes locaux dans

un espace, 235suppression de membres, 233

applications d�édition externes, 66applications d�édition internes, 67armoire personnelle, 18, 30, 381armoires

création, 64historiques, 86icône, 381personnelles, 381propriétés, 85

Assemblage, voir Assemblage PowerPointassemblage PowerPoint

afÞchage, 145, 147ajout de diapositive, 146application d�un modèle, 151création d�une présentation, 151icône d�afÞchage, 383icône d�ajout, 383présentation, 145recherche de présentations et de

diapositives, 148

tri des diapositives, 147Assemblage PowerPoint

effacement, 152suppression de diapositive, 148, 152

assemblages, 169Voir aussi instantanés

assembly PowerPointajout d�un modèle à utiliser dans, 153

asynchroneétat, 43

asynchronesminiatures, 39tâches, 43transformations, 102travaux, 43

aucune autorisation, 293audio

Þchier multimédia en continu, 384Auto généré, 297autorisations, 20, 291

Voir aussi jeux d�autorisationsafÞchage, 299au niveau de l�objet, 292création d�un jeu d�autorisations, 298déÞnition, 302d�un utilisateur, 330étendues, 294gestion, 291localisation, 297modiÞcation, 299, 302niveaux d�accès, 292 à 294présentation, 291 à 292sécurité des dossiers, 296suppression d�objets, 296voir l�endroit d�utilisation, 297

autorisations d�association, 293autorisations de lecture, 293autorisations de parcourir, 293autorisations de suppression, 293autorisations de version, 293autorisations d�écriture, 293autorisations étendues, 294, 302

Voir aussi autorisations

Bbarre de menus, 32barre d�état, 43barre d�outils, 32boîte de réception


Index

afÞchage, 250disponible aux tâches, 257Þles d�attente de travail, 254indisponible aux tâches, 257obtenir la tâche suivante dans la Þle

d�attente, 254ouverture d�éléments, 250tâches, 247

Boîte de réception, 20, 30afÞchage au démarrage, 56colonnes, 56notiÞcations, 82

boutonsdans Digital Asset Manager, 383

BPM, 262Voir aussi Business Process Manager

BPS, 250Voir aussi Business Process Services

Business Process Manager, 262, 266, 270creating a workßow template for

Editorial Publishing, 367Business Process Services, 250

Ccase à cocher AfÞcher toutes les

propriétés, 35case lumineuse, voir miniaturescatégories

catégories de Þles d�attente, 272catégories de Þles d�attente de

travail, 274copie, 79création, 91icône, 382lier à plusieurs emplacements, 80navigation, 91présentation, 89recherche, 49relations, 115soumission d�éléments, 90suppression, 76

Catégories (n�ud), 89Voir aussi catégories

catégories de Þles d�attente, 269création, 272modiÞcation du jeu de compétences

de l�utilisateur, 280centrage de texte, 222champs

afÞcher, 35masquer, 35montrer, 35

Changer de propriétaire, 294Changer l�autorisation, 294Changer l�emplacement, 294Changer l�état, 294charge de travail, 275checkin

courses, 180 à 181checkout

courses, 178chemin de navigation, 34choix d�un élément, 40classiÞcation

soumission d�éléments, 90classiÞcations

icône, 382présentation, 89

collage, 222collection

organisation du contenu de, 204téléchargement avec

transformations, 213collections

afÞchage dans d�autres produitsDocumentum, 216

afÞchage des collections favorites, 207afÞchage des téléchargements

actifs, 215afÞchage du contenu de, 203ajout aux collections favorites, 207ajout de contenu à, 201copie d�un format associé dans une

autre collection, 205création, 201format associé disponible, 384format associé pas encore

disponible, 384icône, 384présentation, 199recherche, 206sélection d�autres formats

associés, 208sélection d�autres formats associés

pour plusieurs éléments, 211suppression de vos collections

favorites, 208téléchargement, 213


Index

transformation peut êtredisponible, 384

collections temporaires, voirtéléchargements actifs

colonnes, 38commandes, 31Commence par, champ, 36commentaires

ajout dans des discussions, 238modiÞcation dans des

discussions, 239recherche, 240réponses dans les discussions, 239suppression dans des discussions, 239

conÞgurationnavigateur pour les lecteurs

multimédia, 44PENS, 191

conÞguration de publicationicône, 384

conÞguringEditorial Publishing, 349LMS Server, 189

connexion, 24, 26, 58consignation

consignation, 69génération de formats associés, 97génération de versions, 93présentation, 66

consignes de Þle d�attente, 273Voir aussi Þles d�attente de travail

consignes de stockageet conservation, 87

Content Rendition Services, 97Content Server, 19

rôles, 341contenu, 63

Voir aussi Þchiersdans un document virtuel, 159du référentiel, 18

copiecatégories, 79dossiers, 79éléments dans les référentiels, 79Þchiers, 79texte, 222

copyingto locations outside repositories, 178

corbeille vidéo, 199Voir aussi collections

afÞchage du contenu de, 203ajout de contenu à, 201création, 201icône, 384lecture du contenu de, 205organisation du contenu de, 204présentation, 199

correction orthographique, 224couleur

application au fond, 223application au texte, 223

couleur de fond, 223couper du texte, 222cours

icône, 384icône de leçon, 384

courseexporting, 178importing, 174properties, 185viewing information, 185

Coursewhat is, 173

coursesadding SCOs and resources to, 179checking in, 180 à 181checking out, 178copying, 178deleting, 188editing, 178expiry date, 187publishing, 187searching for, 182versioning, 181viewing, 183viewing publish history, 186

createa publication, 376a section, 377an issue, 378

creating a performer typefor Editorial Publishing, 373

creating a workßow templatefor Editorial Publishing, 367using Business Process Manager, 367

creating workßow statesfor Editorial Publishing, 365

création, 63Voir aussi entrée d�index de l�élément à

créer


Index

armoires, 64articles de référentiel, 63dossiers, 64Þchiers, 65groupes, 335jeux d�autorisations, 298légendes d�une vidéo, 134nouveaux objets par le biais de

transformations, 105rôles, 342sous-clips de vidéo, 138utilisateurs, 308, 321, 323utilisateurs globaux, 314

création de liensliens hypertexte, 31, 223

Créé manuellement, 297Créer, 151cycles de vie, 20

affectation, 283états, 281Þltrage, 37interruption, 284présentation, 281promotion, 282reprise, 285rétrogradation, 283suppression, 284

cycles de vie des documents, 20Voir aussi cycles de vie

Ddates de conservation

effet sur les consignes deconservation, 87

déconnexion, 26DéÞnir comme aperçu (option), 100déÞnition

heure de marque de début de lavidéo, 141

heure de marque de Þn de lavidéo, 141

déÞnition d�une version, 167délégation de tâches, 256delete

a publication, 379a section in a publication issue, 379an issue of a publication, 379

deletingcourses, 188

démarrerWorkßows, 257

Démarrer, 281déplacement

de tâches dans des Þles d�attente, 277éléments, 78

désaffectationde tâches dans des Þles d�attente, 276

descendantsafÞchage, 156, 158ajout, 160localisation, 156naviguer vers, 158présentation, 155réorganisation, 164suppression, 164

détailsWorkßows, 262

détails vidéoafÞchage, 129icône de position de zoom, 384icône zoom arrière, 383icône zoom au niveau supérieur, 383icône zoom avant, 383lecture de vidéos, 130marque de début, 141marque de Þn, 141modiÞcation, 129présentation, 128suppression d�images d�un

storyboard, 143déverrouillage, 71diapositive

afÞchage dans un storyboard, 120ajout à l�assemblage PowerPoint, 146recherche dans l�assemblage

PowerPoint, 148suppression de l�assemblage

PowerPoint, 148, 152tri, 147

diapositive PowerPoint, voir diapositivediscussions, 237

ajout de commentaires, 238modiÞcation de commentaires, 239recherche de commentaires, 240réponse à des commentaires, 239suppression de commentaires, 239

disponibleaux tâches, 257

dm_DistOperations, 72


Index

dm_QmPriorityAging (tâche), 273Document Transformation Services, 97documentation

connexe, 15documentation connexe, 15documents, 63, 65

Voir aussi Þchierstransformation en HTML, 103transformation en PDF, 103

documents enfants, 155Voir aussi descendants

documents parents, 155Voir aussi documents virtuels

documents simples, 168documents virtuels, 58

afÞchage de la structure, 156afÞchage du contenu, 159ajout de descendants, 160contenu, 159conversion en documents

simples, 168création, 160déÞnition d�une version, 167déplacement des descendants, 164descendants, 160étiquettes de version, 168icône, 382instantanés, 169 à 171préférences, 57présentation, 155règles de liaison, 167réorganisation des descendants, 164structure, 156suppression de descendants, 164

Documentum Content Server, 19Voir aussi Content Server

domaines, 24 à 25dossier

afÞchage avec FSS, 61dossiers

afÞchage au démarrage, 56afÞchage des emplacements, 73contextuel, 242copie, 79création, 64glisser-déplacer, 42historiques, 86icône, 381lier à plusieurs emplacements, 80propriétés, 85

suppression, 76dossiers contextuels, 242

création, 242recherche, 243

doublesmise à jour, 111présentation, 111

Eécrans de démarrage, 56Éditeur de texte avec mise en forme, 243editing

courses, 178editing workßow states

for Editorial Publishing, 366édition

présentation, 66Editorial Publishing

about performer types, 372about workßow templates, 366access permissions for workßow

states, 364accessing conÞguration, 351adding an element to a publication

issue, 379cabinet view, 348conÞguration, 349conÞguration model, 351conÞguring element types, 356conÞguring metadata visibility, 357conÞguring performer types, 360conÞguring templates, 361conÞguring workßows, 359creating a performer type, 373creating a publication, 376creating a section for a

publication, 377creating a workßow template, 367creating an issue for a publication, 378creating object types, 363creating workßow states, 365deleting a publication, issue, or

section, 379editing object types, 364editing workßow states, 366management, 347object types, 362overview, 347publication level conÞguration, 354


Index

Publishing Elements node, 349required permissions, 350required security, 350section level conÞguration, 355system level conÞguration, 353using the Inbox, 349workßow roles, 350workßow states overview, 364

editorial workßowexplained, 347roles, 350

effacementAssemblage PowerPoint, 152

Effacer l�assemblage (bouton), 152element

adding to a publication, 379element types

conÞguring for EditorialPublications, 356

éléments associéscréation par le biais de

transformations, 105suppression, 76transformations, 102

éléments de publicationn�ud, 384

émissionicône, 384 à 385

emplacementconnexion à, 24

emplacementsafÞchage, 73

En cours, 20sécurités des dossiers, 296

en-têtes, 221enregistrement

dans Fichiers publics, 252, 259dans Mes Þchiers privés, 252, 259Þchiers, 69Þchiers joints, 252, 259informations sur les Workßows, 263nouvelles versions, 69présentation, 66recherches, 51, 53

envoißux rapides, 260liens Web, 81raccourcis, 81

envoi par e-mailliens Web, 81 à 82

espacevisite, 227

espaces, 227appartenance, 231copie, 236création, 229déplacement, 236groupes locaux, 232modiÞcation des propriétés, 231objets régis, 228rôles locaux, 231suppression, 236

étatsicône, 384

étiquettes de version, 168événements d�audit, 262Exécuter la procédure (autorisations), 294exécution

actions, 31tâches, 251

expiryfor published courses, 187

exportationÞchiers, 75

exportingcourses, 178

extractionemplacement, 19répertoire, 19

Ffavoris

abonnement à des éléments, 82création de liens hors d�un

référentiel, 81Þchiers récemment utilisés, 71référentiels, 59

fédérationsutilisateurs, 309, 314

fenêtresouverture de nouvelles, 43

fermeture de session, 26Þchiers

affectation de cycles de vie, 283afÞchage des emplacements, 73afÞchage en lecture seule, 72annulation du retrait, 71consignation ou retrait, 69copie, 79


Index

copie en local, 75création, 65documents virtuels, 155envoi à des Workßows, 257envoi en révision, 247états des cycles de vie, 281exportation, 75formats associés, 97, 99glisser-déplacer, 42historiques, 86importation, 74joindre, 250, 252, 258liens virtuels, 73lier à plusieurs emplacements, 80locaux, 19modèles, 289modiÞcation, 68présentation, 63promotion, 282propriétés, 85retrait ou consignation, 68rétrogradation, 283suppression, 76, 252, 258suppression de cycles de vie, 284versions, 93

Þchiers jointsafÞchage, 251dans des Wokßows, 248présentation, 250suppression, 252, 258

Þchiers locaux, 19Fichiers publics, 252, 259Þchiers verrouillés

afÞchage, 72conservation du verrouillage à la

consignation, 70déÞnition des préférences, 58icône, 381lors du retrait du document virtuel, 69lors du retrait d�un document

virtuel, 58présentation, 66tri selon, 37trier par, 72

Þgement, 170File Share Services

préférences, 61Þles d�attente, 269

Voir aussi Þles d�attente de travailcréation, 272

Þles d�attente, 272Þles d�attente de travail

affectation de tâches, 276afÞchage, 274annulation de l�interruption d�une

tâche, 278charge de travail, 275consignes, 273consignes de Þle d�attente, 273création, 272 à 274déplacement de tâches vers de

nouvelles Þles d�attente, 277désaffectation de tâches, 276groupes, 275, 278 à 279installation sur un serveur

d�applications, 270interruption de tâches, 277modiÞcation, 275obtention de la tâche suivante, 254présentation, 269privilèges create_group, 271proÞls de documents, 270réaffectation de tâches, 276 à 277reprise d�une tâche interrompue, 278surveillance, 275utilisateurs, 275, 278 à 279

Þltrage, 37Filtre (bouton), 37Filtre (lien), 37Þn des tâches, 253ßux rapides, 260fonctionnalité de référentiels

multiples, 25, 59, 72format associé par défaut

icône d�aperçu, 384formats

préférences, 60formats associés, 97

afÞchage, 99afÞchage de l�aperçu, 101aperçu, 384associés à une version, 97création, 104déÞnition d�un aperçu, 100description, 102icône, 382importation, 99présentation, 97primaires, 97réinitialisation, 101


Index

formats associés primaires, 97formats de Þchier LDIF, 323formats de Þchiers, 60

Voir aussi formatspréférences, 60

formats de Þchiers LDIF, 321formulaires

création, 217entrée de données, 218formatage du texte, 221ouverture, 218présentation, 217

FSS, voir File Share Servicesfull text search, 182

Ggestion des Þles d�attente de travail

installation sur un serveurd�applications, 270

Gestion des Þles d�attente de travail, 254,272 à 278

gestion des utilisateurs, 305glisser et déplacer, 42glisser-déplacer, 162, 164groupes

ajout d�utilisateurs, 336cas d�emploi, 334création, 335dans des Þles d�attente de travail, 275dans les Þles d�attente de travail, 278

à 279décrits, 332d�un utilisateur, 330gestion des utilisateurs, 305icône, 382localisation, 334modiÞcation, 336propriétés, 339réaffectation, 338suppression, 337suppression d�utilisateurs, 337

Hhistorique de la révision, 15historiques, 86HTML

afÞchage de liens, 73formats associés, 97

transformation en, 103

Iicône Ajouter, 382icône d�aperçu, 384icône de crayon, 382icône de Þchier multimédia en

continu, 384icône de miniature brisée, 384icône ModiÞer, 382icônes, 381

dans Digital Asset Manager, 383description, 381Workßows, 248

imagescréation de liens à partir d�une

image, 223importation

Þchiers, 74formats associés, 99modèles, 74utilisateurs, 321, 323

importingcourses, 174

impressioninformations sur les Workßows, 263

Inboxused in Editorial Publishing

workßows, 349indentation de texte, 222indexing

full-text, 182instantanés

afÞchage, 171création, 169étiquettes de version, 168Þgement, 170libération, 170présentation, 169

intégration d�Adobe CommentConnector, 195

interfaceprésentation, 23

interruptioncycles de vie, 284tâches dans des Þles d�attente de

travail, 277issue

creating, 378


Index

JJe ne suis actuellement pas disponible, 257Je suis disponible, 257jeux d�alias, 297

d�un utilisateur, 330jeux d�autorisations, 20, 291

Voir aussi autorisationsadministrateur système, 292création, 298localisation, 297super-utilisateurs, 292système, 293voir l�endroit d�utilisation, 297

Jeux d�autorisations de l�utilisateur encours, 297

jeux d�autorisations système, 293Jeux d�autorisations système, 297journaux

réaffectation d�utilisateurs, 331

Llangues

choix à la connexion, 25Þltrage, 37

LDAP, 25lecture

vidéos dans Détails vidéo, 130lecture multimédia

conÞguration des navigateurspour, 44

lecture seule (afÞchage), 72légendes

afÞchage pour une vidéo, 133ajout pour une vidéo, 136création pour une vidéo, 134

liaison, 80afÞchage des emplacements des

liens, 73liens Web, 81présentation, 80raccourcis, 82suppression d�éléments liés, 76

liaisons, 58Voir aussi règles de liaison

libération, 170lien Actions, 31lien AfÞcher options, 35lien AfÞcher plus, 35lien Autres, 31

lien Masquer options, 35lien Masquer plus, 35liens virtuels

afÞchage, 73liens Web

envoi, 81envoi par e-mail, 81ouverture, 82réception, 82

lierà plusieurs emplacements, 80raccourcis, 81via abonnements, 82

Lightweight Directory Access Protocol, 25Voir aussi LDAP

liste des membres d�un espace, 232listes

afÞchage, 35afÞchage de pages, 35afÞchage d�informations, 35champ Commence par, 36clic sur le nom de Þchier, 72colonnes, 38Þltrage, 37informations afÞchées, 35navigation, 35noms de Þchiers, 72pages multiples, 35tri, 37

listes à puces, 223listes numérotées, 223LMS Server

conÞguration, 189localisation

abonnements, 82d�un élément dans des catégories, 91éléments dans les référentiels, 33, 47groupes, 334jeux d�autorisations, 297récemment utilisé, 71utilisateurs, 307

Mmagasins de contenu distribué, 24Media Transformation Services, 97

extraction de détails vidéo, 128génération de storyboards, 117

menusen mode accessibilité, 26


Index

menu Filtre, 37utilisation de menus, 31

Mes ÞchiersafÞchage au démarrage, 56colonnes, 56consulter, 71Þchiers retirés, 72

Mes Þchiers privés, 252, 259Mes Workßows, 262, 264 à 265messages

avertissement, 43erreur, 43

metadata visibilityconÞguring for Editorial

Publications, 357miniature par défaut

déÞnition pour une vidéo, 142miniatures

afÞchage, 39dans la case lumineuse, 39déÞnition par défaut pour une

vidéo, 142icône de miniature brisée, 384remplacement, 121

Mis en �uvre, 20, 282mise à jour

double, 111mise en pause

Workßows, 265mode accessibilité, 26, 31mode d�accessibilité, 25modèle

ajout d�un modèle à utiliser dansl�assemblage PowerPoint, 153

application à une présentationPowerPoint, 151

modèle PowerPointajout au système pour une utilisation

dans l�assemblage, 153modèles, 289

Voir aussi Þchiersaffectation de cycles de vie, 283création, 289présentation, 289suppression de cycles de vie, 284

modèles de Workßow, 19modiÞcation, 66

Voir aussi entrée d�index de l�élément àmodiÞer

détails vidéo, 129

Þchiers, 68groupes, 336présentation, 66rôles, 343sous-clips de vidéo, 139utilisateurs, 329

ModiÞer le rapport de Workßow, 261Moniteur de Þle d�attente de travail, 275mots de passe, 26multimédia en continu

conÞguration des navigateurs pourexécuter, 44

Nnavigateurs

conÞguration, 44navigateurs Web

conÞguration pour le multimédia encontinu, 44

navigation, 40catégories, 91interface, 23listes, 35référentiels, 33

niveaux d�accès, 292 à 294niveaux de priorité, 250, 260, 273, 382n�ud Administration, 31n�ud Armoires, 30n�ud Catégories, 30

Voir aussi catégoriesn�uds, 29 à 30non disponible

aux tâches, 257notes

création, 240modiÞcation, 241recherche, 241suppression, 241

notiÞcations, 20, 250déÞnition, 82icône, 382

nouvelle fenêtre, 43

Oobject types

creating for Editorial Publications, 363editing for Editorial Publications, 364in Editorial Publications, 362


Index

objets, 18autorisations, 292

objets cachés, 51objets masqués, 56objets régis, 228obtention de la tâche suivante, 254outils d�administration, 287ouverture

Þchiers, 68liens Web, 82notiÞcations, 250nouvelles fenêtres, 43tâches, 250

ouverture de session, 24, 26, 58overview

Editorial Publishing, 347

Ppackages, 249Page, vue, 122, 131pages de sélection, 40pagination, 35paramètres

afÞchage des paramètres, 56documents virtuels, 57File Share Services, 61général, 55préférences, 55, 61recherches, 59

PDFafÞchage dans l�afÞcheur du

storyboard, 119afÞchage du storyboard, 118, 121

PENSconÞguration, 191management, 191

performer typesconÞguring for Editorial

Publications, 360for Editorial Publishing, 372

période de conservationdéÞnie, 87déÞnition pour les objets, 87

permissionsrequired for Editorial Publishing, 350

plans du site, 34Voir aussi chemin de navigation

plug-in WdkPluginCab, 42polices

taille, 221type, 221

Pourcentage de contrôle qualité, 273PowerPoint, présentation

afÞchage dans l�afÞcheur dustoryboard, 119

afÞchage du storyboard, 118préférences, 61

déÞnition, 55présentation, 55

présentations PowerPointcréation, 151recherche dans l�assemblage

PowerPoint, 148Presse-papiers

ajouter à, 77consulter, 77retirer du, 77

Priorité incrémentielledans les Þles d�attente de travail, 273

Priorité initialedans les Þles d�attente de travail, 273

Priorité maximumdans les Þles d�attente de travail, 273

privilèges, 292privilèges create_group, 271privilèges utilisateur, 292promotion, 281 à 282properties

for courses, 185setting for courses, 185

propriétaire du référentiel, 292propriétés

afÞchage, 85afÞchage pour les

transformations, 107déÞnition, 85du référentiel, 18icône, 381présentation, 85

publicationcreating, 376icône, 384

Publicationscabinet, 348

publishviewing history, 186

publishingcourses, 187

Publishing Elements


Index

node, 349

Rraccourcis

dossiers, 81envoi à d�autres utilisateurs, 81envoi par e-mail, 81Þchiers, 81icône, 382liens Web, 81 à 82références, 113vers Þchiers récemment utilisés, 71via abonnements, 82

Rapport de Workßow, 248, 261 à 266rapports, 263rapports historiques, 263réaffectation

de tâches dans des Þles d�attente, 276à 277

groupes, 338rôles, 344

réattributiontâches, 256

recherche, 47éléments de listes, 36exécution de recherches

enregistrées, 52Þles d�attente de travail, 274paramètres de, 59présentations et diapositives

PowerPoint, 148recherche avancée, 49recherche simple, 48recherches enregistrées, 51 à 53résultats, 51

recherche avancée, 49recherche simple, 48Rechercher des objets cachés, option, 51Rechercher toutes les versions, option, 51références de connexion

enregistrement, 24, 58suppression, 24

références de connexion mémorisées, 24,58déÞnition, 24suppression, 24

référentielsajout, 25changement, 25

connexion au mode accessibilité, 26favoris, 59fermeture de session, 26groupes, 332icône, 381icône d�armoire, 381mode accessibilité, 26multiples, 24 à 25, 59, 72navigation, 33n�uds, 29 à 30noms, 25ouverture de session, 24, 58présentation, 17propriétaires, 292utilisateurs, 305

règles de liaison, 58, 167rejet de tâches, 255relations, 115

Voir aussi Þchiers joints; relationsremplacement

miniature de document, 121Remplacer la miniature

icône, 383réorganisation des descendants, 164répertoires

retrait, 67répéter, 223répétition de tâches, 256reprise

cycle de vie, 285de tâches dans des Þles d�attente, 278échec de tâches, 266Workßows, 265

retirerafÞcher les retraits récents, 71consulter les retraits récents, 71

retrait, 68afÞchage des Þchiers retirés, 72annulation, 71emplacement, 67présentation, 66 à 67répertoire, 67

retrait négatif, 223rétrogradation, 281, 283révision

à l�aide de ßux rapides, 260gestion de Workßows, 261traitement de tâches, 247utilisation de Workßows, 247

rôle de contributeur, 231


Index

rôle de propriétaire, 232rôles

création, 342décrits, 341gestion des utilisateurs, 305icône, 382modiÞcation, 343propriétés, 343 à 344réaffectation, 344suppression, 344

RTE, 243Voir aussi Éditeur de texte avec mise

en forme

SSCO

about, 173adding to checked out course, 179

SCORMabout, 173

searchingfor course objects, 182

sectionconÞguring for Editorial

Publishing, 355creating, 377

sécurités, 291Voir aussi autorisations

sécurités des dossiersautorisations, 296contenu de En cours, 296

securityrequired for Editorial Publishing, 350

sélection d�un élément, 40services collaboratifs

présentation, 225sessions

fermeture de session, 26mode accessibilité, 26ouverture de session, 24, 58

seuil, 273signets, 81 à 82SimpliÞée (vue)

déÞnition comme vue par défaut, 55sites

historiques, 86propriétés, 85

Smart Connection, 348soumettre

des Þchiers à des Workßows, 257soumission

à des catégories, 90tâches, 253

source HTML, 224sous-clip

ajout à une corbeille vidéo, 199suppression, 140

sous-clipsafÞchage pour une vidéo, 137création, 138modiÞcation, 139

Standard, vuedéÞnition comme vue par défaut, 55

storyboardafÞchage d�une diapositive

PowerPoint, 120afÞchage pour la vidéo, 122, 131afÞchage pour un PDF, 118, 121afÞchage pour une présentation

PowerPoint, 118ajout de diapositive à l�assemblage

PowerPoint, 146aperçu de vidéos, 124, 133icône de position de zoom, 384icône zoom arrière, 383icône zoom au niveau supérieur, 383icône zoom avant, 383présentation, 117suppression d�images, 143utilisation pour déÞnir la miniature

par défaut d�une vidéo, 142vue Page, 122, 131vue Zoom, 122, 131

structuredocuments virtuels, 156, 160, 164

superviseurschangement, 264

suppressionautorisations requises, 296catégories, 76cycles de vie, 284descendants, 164diapositive de l�assemblage

PowerPoint, 148, 152dossiers, 76éléments associés, 76éléments de référentiels, 76éléments liés, 76Þchiers, 76


Index

Þchiers joints, 252, 258groupes, 337images d�un storyboard vidéo, 143objets, 296références de connexion

mémorisées, 24rôles, 344sous-clips de vidéo, 140utilisateurs, 327utilisateurs d�un groupe, 337versions, 76

supprimeréléments du Presse-papiers, 77

Supprimer une icône, 382suspension

Workßows, 264

Ttables, 224tâches

acceptation, 251automatique, 266dans des Þles d�attente de travail, 271délégation, 256dm_QmPriorityAging (tâche), 273échec, 266Þchiers joints, 250Þles d�attente de travail, 274Þn, 253icône, 382joindre des Þchiers, 252ouverture, 250présentation, 247réattribution, 256rejet, 255répétition, 256

tâches automatiques, 248 à 249achèvement, 266échec, 266

téléchargement en tant queexécution, 213

téléchargements actifsafÞchage, 215

templatesconÞguring for Editorial

Publications, 361terminer

Workßows, 265texte

création de liens à partir d�untexte, 223

formatage, 221texte en exposant, 223texte en gras, 222texte en indice, 223texte en italique, 222texte souligné, 222Tous les messages (bouton), 43

Voir aussi AfÞcher les messages(bouton)

traductionsÞltrage, 37

transfert de tâches, 253transformation

document en HTML, 103document en PDF, 103

transformationsafÞchage des propriétés, 107création de nouveaux formats

associés, 104création de nouveaux objets, 105présentation, 102proÞls, 102propriétés, 107résultats, 102, 105suppression, 108

Travail en cours, 20, 282Voir aussi En cours

travauxafÞchage de l�état, 43dans les doubles, 112dm_DistOperations, 72icône, 383

tri, 37type

d�objets, 18types de relations, 115

Voir aussi relationstypes d�intervenants

icône, 384

UURL

création de liens, 223user roles

in editorial workßows, 350utilisateurs

afÞchage des documents, 330


Index

afÞchage des groupes, 330afÞchage des jeux d�alias, 330afÞchage des jeux d�autorisations, 330afÞchage des Workßows, 330ajout à des jeux d�autorisations, 302ajout à un groupe, 336ajout à un jeu d�autorisations, 298changement d�état, 329création, 308, 321, 323dans les Þles d�attente de travail, 275,

278 à 279décrits, 305formats de Þchier LDFI, 323formats de Þchiers LDFI, 321gestion des utilisateurs, 305globaux, 309, 314icône, 382importation, 321journaux de réaffectation, 331localisation, 305, 307modiÞcation, 329propriétés, 323réaffectation, 328suppression, 327

utilisateurs globauxcréation, 314

utilisateurs verrouillés, 310, 315, 323 à 324utilisation

afÞcheur du storyboard, 119

VVDM, 155

Voir aussi documents virtuelsversion du logiciel, 45versioning

courses, 181versions

afÞchage, 94afÞchage de toutes les versions, 95création de formats associés, 97enregistrer de nouvelles versions, 69numérotation, 93présentation, 93suppression, 76, 296suppression d�une

transformation, 108vidéo

afÞchage de légendes, 133afÞchage de sous-clips, 137

afÞchage des détails vidéo, 129afÞchage du storyboard, 122, 131ajout de légendes, 136aperçu à partir du storyboard, 124,

133création de légendes, 134création de sous-clips, 138déÞnition de l�heure de la marque de

début, 141déÞnition de l�heure de la marque de

Þn, 141déÞnition de miniature par

défaut, 142Þchier multimédia en continu, 384lecture dans Détails vidéo, 130modiÞcation de sous-clips, 139modiÞcation des détails, 129suppression de sous-clips, 140suppression d�images d�un storyboard

vidéo, 143viewing

course publish history, 186courses, 183

Virtual Document Manager, 155Voir aussi documents virtuels

voirjeux d�autorisations, endroit

d�utilisation, 297Vue simpliÞée

présentation, 27Vue standard

présentation, 27

WWDK

informations concernant la version, 45présentation, 17

WoodWing Smart Connection, 348workßow

deÞning permissions for states inEditorial Publishing, 364

for editorial publishing, 347Workßow Manager, 262, 266workßow states

in Editorial Publishing, 364workßow templates

for Editorial Publishing, 366workßows


Index

conÞguring for EditorialPublications, 359

Workßows, 19achèvement de tâches, 253achèvement de tâches après un

échec, 266afÞchage, 261création demodèles deWorkßow, 266démarrer, 257détails, 262d�un utilisateur, 330échec de tâches, 266enregistrement d�informations, 263événements d�audit, 262Þchiers joints, 250Þn des tâches, 253gestion, 261

icône, 382impression d�informations, 263informations, 263joindre des Þchiers, 258Mes Workßows, 262, 264 à 265mise en pause, 265présentation, 247rejet de tâches, 255reprise, 265reprise de tâches après un échec, 266superviseur, 248, 255, 264, 266, 285suspension, 264terminer, 265

ZZoom, vue, 122, 131


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