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Guide utilisateur Web-ADA | Page 1 Guide utilisateur WEB-ADA Version 3.2 – 19 Juin 2017 Introduction Ce guide utilisateur a pour objet de présenter le fonctionnement de l’application Web-ADA. Configuration requise Les prérequis sont : - Une carte agent active (à l’état « Publiée ») - Les droits Comedec positionnés dans l’annuaire Agaec - Un PC Windows configuré (lecteur de carte à puces, Middleware IAS ECC, librairies de signature) La configuration des postes informatiques requise pour l’utilisation de l’application Web-ADA est disponible dans le guide utilisateurs dédié à l’installation des postes. Synthèse du processus traitement des demandes de vérification d’état-civil Les grandes étapes pour le traitement d’une demande de vérification d’état-civil avec l’application Web-ADA sont les suivantes : - Etape 1 : Authentification ; - Etape 2 : Récupération des demandes ; - Etape 3 : Génération des réponses ; - Etape 4 : Signature des réponses ; - Etape 5 : Suivi de l’envoi Un agent qui dispose du droit Comedec « Non signataire » ne pourra réaliser que les étapes 1 à 3. Un agent qui dispose du droit Comedec « Droit à Signer » peut réaliser toutes les étapes.
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Guide utilisateur WEB-ADA Version 3.2 – 19 Juin 2017
Introduction Ce guide utilisateur a pour objet de présenter le fonctionnement de l’application Web-ADA.
Configuration requise Les prérequis sont :
- Une carte agent active (à l’état « Publiée »)
- Les droits Comedec positionnés dans l’annuaire Agaec
- Un PC Windows configuré (lecteur de carte à puces, Middleware IAS ECC, librairies de
signature)
La configuration des postes informatiques requise pour l’utilisation de l’application Web-ADA est
disponible dans le guide utilisateurs dédié à l’installation des postes.
Synthèse du processus traitement des demandes de vérification
d’état-civil Les grandes étapes pour le traitement d’une demande de vérification d’état-civil avec l’application
Web-ADA sont les suivantes :
- Etape 1 : Authentification ;
- Etape 2 : Récupération des demandes ;
- Etape 3 : Génération des réponses ;
- Etape 4 : Signature des réponses ;
- Etape 5 : Suivi de l’envoi
Un agent qui dispose du droit Comedec « Non signataire » ne pourra réaliser que les étapes 1 à 3.
Un agent qui dispose du droit Comedec « Droit à Signer » peut réaliser toutes les étapes.
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A. Etape 1 : Authentification
Cette étape est nécessaire pour tout accès à l’application Web-ADA.
Etape 1.1 : Insérer la carte COMEDEC dans le lecteur de carte.
Etape 1.2 : Saisir l’URL du Web-ADA l’AGAEC (https://www.etatcivil.ants.gouv.fr ) dans le navigateur
Internet (Mozilla Firefox ou Internet Explorer).
Etape 1.3 : S’authentifier.
- Sous Internet Explorer :
o La fenêtre ci-dessous s’affiche. Confirmer le certificat en vérifiant le nom indiqué puis
en cliquant sur OK.
o La fenêtre ci-dessous s’affiche. Saisir le code PIN d’authentification et cliquer sur OK.
Attention : ne pas confondre le code PIN d’authentification et le code PIN de
signature. Les deux codes sont à quatre chiffres et ont été définis lors de l’activation
de la carte (il est possible de choisir deux fois le même code).
- Sous Mozilla Firefox :
o La fenêtre ci-dessous s’affiche. Saisir le code PIN d’authentification et cliquer sur OK.
Attention : ne pas confondre le code PIN d’authentification et le code PIN de
signature. Les deux codes sont à quatre chiffres et ont été définis lors de l’activation
de la carte (il est possible de choisir deux fois le même code).
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o En fonction du paramétrage du navigateur une fenêtre de sélection du certificat peut
s’afficher. Cliquer sur OK.
L’utilisateur accède alors à la page d’accueil du Web-ADA, qui se présente comme ci-dessous :
B. Etape 2 : Récupération des demandes Lors de l’accès à l’application Web-ADA, il est nécessaire d’activer le bouton (point 2)
« Synchroniser » pour récupérer les demandes en attente sur le serveur Comedec.
Les liens (point 1) permettent de naviguer entre les trois corbeilles :
- Boîte de Réception : accès à la corbeille des demandes
- Dossiers à signer : accès à la corbeille des réponses à signer
- Suivi d’activité : accès la corbeille départ
Une fois l’application Web-ADA synchronisée, la liste des demandes reçues s’affiche :
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C. Etape 3 : Génération de la réponse Pour traiter une demande, il suffit de cliquer sur le lien qui comporte le Nom, Prénom, et l’année de
l’acte demandé, la page suivante s’affiche :
Le détail de la demande (activation du bouton 1) est présenté dans la page suivante :
A partir du détail de la demande, une fois la recherche du registre réalisée vous disposez de la commande de sélection du type de réponse :
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Dans le cas d’une réponse négative, il faut préciser le motif du refus, deux valeurs possibles :
La mairie ne détient pas l’acte : Pas d’acte applicable La mairie détient l’acte mais ne peut pas le délivrer : Acte non délivrable
Le second correspond par exemple à un acte bloqué par le Procureur de la République (cas d’usurpation d’identité).
Pour une réponse positive (acte trouvé dans les registres), la page suivante s’affiche :
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Une fois les données saisies vous pouvez soit :
- Enregistrer en brouillon : permet de revenir ultérieurement sur le document pour le
compléter.
- Envoyer en signature : la réponse est alors transférée dans la corbeille de signature.
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D. Etape 4 : Signature de la réponse
Pour signer électroniquement, vous devez sélectionner dans la liste des « Réponses à signer » une ou
plusieurs réponses, en cochant les cases correspondantes, puis ensuite cliquer sur le bouton « Je
Signe »
Une fois la commande de signature lancée, les écrans suivants vont s’afficher :
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Le module de signature s’affiche de la manière suivante :
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Une fois le code pin de signature saisi, le bouton Signer devient actif :
Une fois le compte rendu de traitement validé, il faut suivre l’envoi des réponses dans la page « Suivi d’activité ».
E. Etape 5 : Suivi d’activité La rubrique « Suivi d’activité » permet aux agents d’accéder aux demandes traitées et signées par la
mairie.
Une fois les réponses signées, il est recommandé de consulter le suivi d’activité pour s’assurer que
les réponses sont bien transmises.
Ces données sont stockées dans WebADA pendant 21 jours à partir de la date de demande, qui
correspond à la date de validation de la demande par le demandeur : TES, Notaire, ou mairie (à partir
d’Octobre 2017).
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Accès à la page de suivi d’activité :
A partir de n’importe quel écran, l’agent peut accéder à l’historique du traitement des demandes en
cliquant sur « Suivi d’activité ».
Suivi des dossiers :
Dans la liste des demandes traitées et signées sont notamment renseignées les dates d’envoi et de
réception de la demande, la date du traitement (« Date réponse ») ainsi que la date de signature.
L’agent peut classer les réponses en fonction des catégories de chaque colonne en cliquant sur la
petite flèche blanche à droite/en-dessous du titre de colonne.
Etat des réponses :
La colonne état permet de s’assurer que la réponse a été transmise sans erreur, les libellés possibles
sont :
« Signée » :
Signifie que l’opération de signature a été réalisée, la réponse est en attente de
transfert, vous devez attendre quelques instant que l’envoi soit réalisé
« Envoyé Plateforme » :
La réponse a été transmise à la plate-forme, à sa réception des contrôles seront
réalisés avant transmission au demandeur (TES ou Notaire).
« Erreur »
Une erreur est survenue, soit lors de la signature, soit lors de l’envoi.
En passant la souris sur le libellé des informations complémentaires sont affichées
Détail du dossier :
Vous pouvez visualiser tous les éléments de la réponse, soit en cliquant :
- sur la loupe ; vous accédez aux éléments remplis dans la grille de traitement de la
demande),
- sur l’icône pdf ; vous accédez à la réponse sous format pdf.
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En cas de problèmes
Vous rencontrez des difficultés d'ordre technique ou fonctionnel pour l’utilisation de l’annuaire et de
l’application de gestion de cartes :
Une adresse mail : [email protected]
Lorsque vous vous adressez à l'assistance, n'oubliez pas de préciser :
- Vos coordonnées : prénom, nom, n° de carte ;
- La nature de votre problème en explicitant très exactement les faits (date et heure, si
possible la (ou les) copie(s) d’écran …).
Cela facilitera sa tâche et accélérera potentiellement la résolution de vos problèmes.
