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Collection Mise à Jour – Mars 2017

Guide utilisateur Maia Eaje

Gestion de la déclaration de données

Mise à jour : Mars 2017

Collection

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Préambule

Ce guide est une mise à jour à mars 2017 du guide utilisateur Maia Eaje. Il prend en compte les apports : - De la version 16.20 - De la version 17.02

Les modifications apportées au guide sont :

Mineures Importantes Structurantes

Typologie des mises à jour :

☒ Modification/Ajout de captures d’écran

☒ Précisions apportées à des procédures

☐ Modification des procédures à suivre

Toutes les nouveautés apportées par cette mise à jour sont indiquée par le logo :

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Sommaire PREAMBULE ....................................................................................................................................................................................... 2

1. INTRODUCTION ......................................................................................................................................................................... 6

1.1 LEGENDE ET PRISE EN MAIN DU GUIDE UTILISATEUR ................................................................................................................... 7

2. PRISE EN MAIN RAPIDE DE L’OUTIL MAIA ........................................................................................................................... 8

2.1 FONCTIONNEMENT DE L’APPLICATIF MAIA .................................................................................................................................... 8 2.2 PRESENTATION DE L’ECRAN D’ACCUEIL ...................................................................................................................... 9 2.3 PRESENTATION DES ECRANS PRINCIPAUX .................................................................................................................................. 11

Ecran 1 - Liste des contacts entrants et sortants ............................................................................................................................ 11 Ecran 2 - Liste des gestionnaires ...................................................................................................................................................... 12 Ecran 3 - Liste des équipements .......................................................................................................................... 12 Ecran 4 - Liste des déclarations de données................................................................................................................................... 13 Ecran 5 - Détail du gestionnaire ........................................................................................................................................................ 13 Ecran 6 - Détail d’un correspondant ................................................................................................................................................. 14 Ecran 7 - Détail d’un équipement ...................................................................................................................................................... 14 Ecran 8 - Détail d’une déclaration de données ............................................................................................................................... 15 Ecran 9 - Liste des actions ................................................................................................................................................................. 16 Ecran 10 - Détail d’une action............................................................................................................................................................ 17 Ecran 11 - Détail d’un contact............................................................................................................................................................ 17 Ecran 12 - Détail d’une autorisation de fonctionnement ................................................................................................................ 18

2.4 « RECHERCHER » ET PERSONNALISER LES CRITERES DE RECHERCHE ................................................................ 19

3. PRESENTATION DES FONCTIONNALITES .......................................................................................................................... 25

3.1 GERER LES ACTEURS DE L’EQUIPEMENT ET LEURS DONNEES ................................................................................................... 25 Créer le correspondant d’un gestionnaire .............................................................................................................................. 25 Affecter un rôle au correspondant d’un gestionnaire ............................................................................................................ 26 Modifier des données d’un correspondant d’un gestionnaire .............................................................................................. 27 Modifier le correspondant d’un gestionnaire .......................................................................................................................... 28 Supprimer le correspondant d’un gestionnaire ...................................................................................................................... 29 Modifier le référent Caf d’un équipement ............................................................................................................................... 30

3.2 GERER LES ACTIONS ................................................................................................................................................................... 31 Consulter le détail d’une action ................................................................................................................................................ 31

3.3 CONSULTER LE DETAIL D’UN CONTACT ENTRANT OU SORTANT D’UN EQUIPEMENT ................................................................... 32 3.4 GERER LES CARACTERISTIQUES D’UN EQUIPEMENT................................................................................................................... 33

Modifier le canal de communication privilégié de l’équipement .......................................................................................... 33 Définir l’équipement en tant qu’équipement prioritaire ......................................................................................................... 34

3.5 GERER LE SUIVI OPERATIONNEL ................................................................................................................................................. 35 Gérer le suivi opérationnel des déclarations de données .................................................................................................... 35 Gérer le suivi opérationnel des contacts ................................................................................................................................ 36

3.6 GERER LES AUTORISATIONS DE FONCTIONNEMENT ................................................................................................................... 37 Créer une autorisation de fonctionnement provisoire ........................................................................................................... 37 Modifier une autorisation de fonctionnement provisoire ....................................................................................................... 38 Créer une autorisation de fonctionnement confirmée ........................................................................................................... 39 Modifier une autorisation de fonctionnement confirmée ....................................................................................................... 40 Transmettre une autorisation de fonctionnement confirmée au vérificateur ...................................................................... 41 Annuler une autorisation de fonctionnement confirmée ....................................................................................................... 43

3.7 PARAMETRER ET GERER LES ECHEANCES DES DECLARATIONS DE DONNEES ........................................................................... 44 Modifier une échéance Caf obligatoire ou facultative ........................................................................................................... 44 Modifier les dates d’échéances d’un équipement ................................................................................................................. 46 Activer les échéances d’un équipement ................................................................................................................................. 48 Désactiver les échéances d’un équipement .......................................................................................................................... 50 Appeler une échéance pour un équipement .......................................................................................................................... 51 Relancer une échéance pour un équipement ........................................................................................................................ 54

3.8 GERER LES DECLARATIONS DE DONNEES DU CANAL COURRIER / COURRIEL............................................................................ 56 Gérer la réception d’une déclaration de données Courrier .................................................................................................. 56 Saisir une déclaration de données Courrier ........................................................................................................................... 58 Modifier une déclaration de données Courrier....................................................................................................................... 59

3.9 TRAITER LES DECLARATIONS DE DONNEES ................................................................................................................................. 60 Valider la déclaration de données ........................................................................................................................................... 60 Imprimer la déclaration de données ........................................................................................................................................ 62 Publier la déclaration de données pour correction ................................................................................................................ 64 Mettre en attente la déclaration de données .......................................................................................................................... 66 Reprendre le traitement suite à la mise en attente d’une déclaration de données ........................................................... 67 Prendre en charge une déclaration d’un autre référent ........................................................................................................ 68 Annuler une déclaration de données ...................................................................................................................................... 69

3.10 TRAITER UNE DECLARATION DE DONNEES EN PROCEDURE SPECIFIQUE ................................................................................... 70

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Rectifier une déclaration suite à un contrôle sur place .................................................................................................... 70 Gérer une déclaration de données en mode dégradé ..................................................................................................... 72 Répondre à une demande de passage en mode dégradé.............................................................................................. 75

4. ASTUCES METIERS ................................................................................................................................................................ 77

Possibilité d’ouvrir plusieurs fenêtres ...................................................................................................................................... 77 Possibilité de changer la disposition des demi-écrans ......................................................................................................... 77 Possibilité d’accéder à certains écrans à partir de la page d’accueil ................................................................................. 77 Point de vigilance : bien choisir les équipements à toper « prioritaires » .......................................................................... 77 Afficher les détails des champs des données financières lors de la saisie en demi-écran ............................................. 78 Point de vigilance : bien cliquer sur le titre d’un onglet pour y accéder .............................................................................. 78 Point de vigilance : mettre à jour régulièrement les écrans pour les rafraîchir .................................................................. 78 Utiliser les filtres ......................................................................................................................................................................... 78 Utiliser des liens hypertexte ..................................................................................................................................................... 78 Activer la partie haute de l’écran pour lancer une nouvelle recherche .......................................................................... 78 Les messages d’erreur s’affichent en bas en rouge à gauche de l’écran (Sias en plein milieu de l’écran) ............. 79 Renseigner uniquement les informations que vous souhaitez rendre visible sur le portail Caf partenaires ............ 79 S’assurer de la bonne adresse mail des correspondants du partenaire via Habtiers ................................................. 79 Point de vigilance lors de la création d’un correspondant ............................................................................................... 79 Penser à fermer le dossier concerné dans Sias AFC pour envoyer la déclaration liée à ce dossier ........................ 79 Prévenir le vérificateur comptable des dossiers à valider et transmis dans Sias AFC................................................ 80 Penser à fermer et rouvrir la fenêtre d’un objet lors d’une modification ........................................................................ 80 Modifier le nom de l’équipement/service A afin d’indiquer son changement de statut ................................................ 80

5. FOIRE AUX QUESTIONS ........................................................................................................................................................ 81

5.1 QUESTIONS CONCERNANT LA NAVIGATION DANS MAIA .............................................................................................................. 81 Peut-on utiliser des caractères spéciaux dans Maia ? ......................................................................................................... 81 A quoi font référence les numéros positionnés à côté du nom de l’équipement dans mon écran « Détail d’un

équipement » ? .................................................................................................................................................................................... 81 5.2 JE NE TROUVE PAS… .................................................................................................................................................................. 81

… mon gestionnaire dans la liste des gestionnaires ............................................................................................................ 81 … mon équipement dans la liste des équipements .............................................................................................................. 81 … l’agent Caf que je recherche dans l’écran « Rapatrier un agent Caf » .......................................................................... 81

5.3 QUESTIONS CONCERNANT L’APPEL DES DECLARATIONS DE DONNEES ...................................................................................... 82 Je n’arrive pas à appeler une déclaration de données ......................................................................................................... 82 La déclaration de donnée est affectée systématiquement à l’agent qui a envoyé l’appel ............................................... 82 Que faire si un message d’erreur apparait lors de l’appel de la déclaration de données ? ............................................. 82 J’ai appelé par erreur la mauvaise déclaration de données, que faire ? ............................................................................ 82 Je ne peux pas relancer la déclaration de données de l’équipement ................................................................................. 83

5.4 QUESTIONS CONCERNANT LE MODE DEGRADE ........................................................................................................................... 83 Je ne peux pas créer en mode dégradé ................................................................................................................................. 83 Après une création en mode dégradé, comment vérifier la bonne publication dans le portail Caf partenaires ? ......... 83

5.5 QUESTIONS CONCERNANT LE TRAITEMENT DE LA DECLARATION DE DONNEES ......................................................................... 83 Je n’arrive pas à transmettre ma déclaration de données dans Sias AFC ................................................... 83 Comment vérifier que la publication dans Maia puis dans le portail Caf partenaires a bien eu lieu ? ........................... 84 Comment supprimer un correspondant d’un gestionnaire rattaché à un équipement ou figurant dans les contacts ? 84 Je n’arrive pas à enregistrer mes modifications .................................................................................................................... 85 Est-il possible de traiter une déclaration de données par un canal différent que celui utilisé pour l’appel ? ................ 85 Pourquoi les contrôles de cohérence « OK » s’affichent dans Maia ? ............................................................................... 85

5.6 RECTIFICATION DANS SIAS AFC SUITE A UN CONTROLE SUR PLACE ......................................................................................... 85 Quelles sont les conséquences dans Maia et dans le portail Caf partenaires d’un contrôle sur place ? ...................... 85

5.7 QUESTION CONCERNANT LE CHANGEMENT DE GESTIONNAIRE .................................................................................................. 85 Mon équipement/service est déjà initialisé dans Maia sans l’historique de ses périodes de gestion. Je dois appeler la

déclaration réelle du gestionnaire précédent, comment dois-je procéder ? ................................................................................ 85 Que faire si je rencontre un blocage lors de la réalisation de la procédure de changement de gestionnaire ? ........... 86 A quel moment prévoir les prérequis pour les partenaires qui ne sont pas encore dans le Portail et qui sont/seront

impactés par le changement de gestion de leur structure ? .......................................................................................................... 86 Lorsque plusieurs équipements/services sont rattachés à un même établissement, faut-il créer un nouvel

établissement à chaque changement de gestionnaire, afin de respecter la bonne pratique un établissement = un

équipement/service ? .......................................................................................................................................................................... 86

6. ANNEXES .................................................................................................................................................................................. 87

6.1 GLOSSAIRE ET CONCEPTS CLES ................................................................................................................................................. 87 6.2 LES POSTURES HABNIMS DANS MAIA ......................................................................................................................................... 92

Tableau récapitulatif des postures Habnims .......................................................................................................................... 93 Détail d’une posture : description du profil AAC 100 ............................................................................................................ 96 Détail d’une posture : description du profil CAC 100 ............................................................................................................ 96 Détail d’une posture : description du profil GAC 101 ............................................................................................................ 97 Détail d’une posture : description du profil GAC 102 ............................................................................................................ 99 Détail d’une posture : description du profil PCO 100 .......................................................................................................... 101 Détail d’une posture : description du profil PCO 101 .......................................................................................................... 101

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Détail d’une posture : description du profil SAC 100 .......................................................................................................... 102 Détail d’une posture : description du profil VAC 100 .......................................................................................................... 102

6.3 INFOBULLES DU PORTAIL CAF PARTENAIRES ............................................................................................................................ 103 Saisie des données d’activité ............................................................................................................................ 103 Saisie des données financières ............................................................................................................................................. 106 Synthèse de données déclarées pour transmission Caf .................................................................................................... 108 Statistiques ............................................................................................................................................................................... 109

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1. Introduction

L’objectif de ce guide d’utilisation est de permettre la compréhension de l’applicatif Maia dans le cadre de la gestion de la déclaration de données des EAJE, qui comprend notamment :

- La gestion des acteurs de l’équipement - La gestion des échéances des déclarations de données - Le traitement de la déclaration de données - La gestion des contacts - Le pilotage opérationnel

Afin de pouvoir traiter les déclarations de données dans l’applicatif Maia, les équipements EAJE doivent être préalablement initialisés.

- Pour toute information concernant l’initialisation, se référer au Guide d’Initialisation des EAJE.

Pour pouvoir utiliser les fonctionnalités de Maia, l’utilisateur doit avoir accès à NIMS. Il doit donc être habilité dans HABNIMS et détenir une des postures suivantes :

- AAC 100 : paramétrer les aides collectives - CAC 100 : consulter les aides collectives - GAC 101 : traiter les aides collectives - GAC 102 : gérer les aides collectives - PCO 100 : suivi opérationnel - PCO 101 : pilotage opérationnel - SAC 100 : superviser les aides collectives - VAC 100 : vérifier les aides collectives

L’accès aux fonctionnalités diffère selon les postures.

- Pour toute information complémentaire, se référer aux annexes – Les postures Habnims

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1.1 Légende et prise en main du Guide utilisateur

Dans le Guide Utilisateur Maia, l’ensemble des hyperliens sont en bleus soulignés et sont actifs. En cliquant dessus, ils redirigent directement l’utilisateur vers la référence proposée.

ASTUCE : en cliquant sur le lien “astuce” renseigné à côté du pictogramme, l’utilisateur est dirigé vers le chapitre “Astuces métiers” correspondant.

POINT DE VIGILANCE

FOIRE AUX QUESTIONS : ce pictogramme est actif et disponible à la fin de chaque fonctionnalité. Il dirige l’utilisateur vers le chapitre “Foire aux Questions” correspondant.

INFORMATION

NOUVEAUTE APPORTEE PAR LA DERNIERE MISE A JOUR DU GUIDE

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2. Prise en main rapide de l’outil Maia

2.1 Fonctionnement de l’applicatif Maia

Maia fonctionne par le biais de 13 écrans principaux reliés entre eux.

L’applicatif Maia fonctionne sur la base d’un écran d’accueil qui se décline en « liste » puis en « détail » :

Les 13 écrans principaux sont :

1 écran d’accueil (réprésenté en gris ci-dessous)

5 écrans de listes (représentés en bleu ci-dessous)

6 écrans de détails (réprésentés en rose ci-dessous)

Pour information, les écrans peuvent s’afficher sous deux formats différents : plein écran ou demi-écran (cf. légende ci-dessous).

L’écran d’accueil est présenté dans la partie Présentation de l’écran d’accuei

Les autres écrans principaux sont présentés dans la partie Présentation des écrans principaux

Le tableau de bord est présenté dans la partie Gérer le suivi opérationnel

Les écrans sont structurés en trois parties

Partie centrale : résultat de la recherche ou détails des informations.

Partie haute : champs de recherche pour les écrans de liste et synthèse pour les écrans de détails.

Partie basse : détail de la sélection et messages.

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2.2 Présentation de l’écran d’accueil

Une page d’accueil se compose de deux parties :

Partie haute : en fonction de l’habilitation, un récapitulatif du nombre de contacts entrants et sortants, d’actions, de déclarations de données et d’autorisations de fonctionnement à traiter.

- Chaque nombre en ligne est un lien hypertexte vers l’écran de liste des contacts entrants, des contacts sortants, de déclaration de données (postures GAC 101 et GAC 102) et vers l’écran de liste des actions (postures PCO 100 et PCO 101).

Les autorisations de fonctionnement n’ont pas d’hyperlien car il n’existe pas d’écran liste associé.

Partie basse : la liste des tâches à traiter par l’agent connecté.

- Les déclarations, dont l'état est « À traiter », « Saisie en cours », « En traitement » ou « Refusées Sias » ou « Saisie Caf », donnent lieu à une tâche sur la page d'accueil

Avec la version 17.02, les déclarations à l'état « En attente » figurent également

- Les équipements prioritaires sont identifiés et les éléments qui leur sont liés s’affichent dans une couleur spécifique.

- Il est possible de trier chaque colonne.

Par défaut, le tri s’effectue sur les équipements prioritaires et ensuite sur la date d’état, de la plus ancienne à la plus récente.

- L’hyperlien « Voir » de la dernière colonne permet d’accéder à l’écran associé à la tâche.

- Il est possible de rafraichir la page d’accueil grâce au bouton

Cliquer sur le bouton permet également d’interroger la base S@fir pour créer les nouveaux contacts entrants. Exemple : présence d’une déclaration de données dans la base S@fir.

Certaines postures n’accèdent pas à Maia par l’écran d’accueil, comme les postures AAC 100 « Paramétrer les aides collectives » et SAC 100 « Superviser les aides collectives ».

Exemple d’écran d’accueil des postures GAC 101 et GAC 102

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Exemple d’écran d’accueil des postures PCO 100 et PCO 101

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2.3 Présentation des écrans principaux

Les écrans présentés correspondent aux numéros des douze écrans principaux du schéma de fonctionnement de l’applicatif Maia ci-dessus.

Ecran 1 - Liste des contacts entrants et sortants

Ecran 1A - Liste des contacts entrants

Ecran 1B - Liste des contacts sortants

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Ecran 2 - Liste des gestionnaires

Ecran 3 - Liste des équipements

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Ecran 4 - Liste des déclarations de données

Ecran 5 - Détail du gestionnaire

Zoom sur l’onglet « Correspondants »

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Ecran 6 - Détail d’un correspondant

Zoom sur un correspondant nouvellement créé

Ecran 7 - Détail d’un équipement

Zoom sur l’onglet « Autorisations de fonctionnement »

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Ecran 8 - Détail d’une déclaration de données

Zoom sur l’onglet « Détail de la déclaration de données »

Les trois rubriques de l’onglet « Détail de la déclaration de données »

Ces trois rubriques « Données d’activité », « Données financières » et « Général » sont le reflet des informations saisies par le partenaire dans le Portail. L’ensemble de ces données ne sont pas modifiables par le gestionnaire de déclaration de données Caf.

« Données d’activité »

Cette rubrique présente :

Des informations relatives à l’autorisation de fonctionnement.

Les données d’activité saisies par le partenaire selon le type de déclaration demandée (prévisionnelle, actualisée, réelle).

Des données complémentaires en fonction du type de déclaration demandée (prévisionnelle, actualisée, réelle), par exemple le nombre d’enfant(s) bénéficiaire(s) de l’AEEH renseigné au réel.

- Pour information, un rappel du montant des participations familiales est disponible dans cette rubrique.

Pour les déclarations prévisionnelles et réelles, ce montant est rapatrié automatiquement des données financières.

Pour les déclaration actualisées, ce montant est saisi par le fournisseur de données d’activité au niveau du Portail.

« Données financières »

Cette rubrique présente :

Les données financières saisies par le partenaire pour les déclarations de données prévisionnelles et réelles.

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- Pour rappel, le montant des participations familiales, demandé lors de l’actualisation, est saisi par le fournisseur de données d’activité au niveau du Portail.

« Général »

Cette rubrique présente :

Le résultat des contrôles de cohérence concernant la déclaration de données, effectués sur le Portail et dans Maia. Ces contrôles portent sur les données financières (CDF), les données d’activité (CDA) et sur la globalité de la déclaration (contrôle global : CG).

Les explications du fournisseur de données et/ou de l’approbateur pour chaque contrôle KO.

L’éventuel commentaire global de l’approbateur sur la déclaration. Ce commentaire est visible dans la partie basse de l’écran.

Le montant du droit estimé à la prestation de service calculé sur le Portail lors de la transmission de la déclaration de données.

Le montant du droit calculé par Sias après la transmission de la déclaration de données à Sias AFC.

Ecran 9 - Liste des actions

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Ecran 10 - Détail d’une action

Ecran 11 - Détail d’un contact

Ecran 11A - Détail d’un contact entrant

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Ecran 11B - Détail d’un contact sortant

Ecran 12 - Détail d’une autorisation de fonctionnement

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2.4 « Rechercher » et personnaliser les critères de

recherche

Rappel

- La personnalisation des critères de recherche dans Maia permet d’affiner la recherche en cours. - Les critères de recherche sont affichés dans la partie haute des écrans de liste et peuvent

différer entre les écrans :

L’Ecran 1A - Liste des contacts entrants ou l’Ecran 1B - Liste des contacts sortants

L’Ecran 2 - Liste des gestionnaires

L’Ecran 3 - Liste des équipements

L’Ecran 4 - Liste des déclarations de données

L’Ecran 9 - Liste des actions

Fonctionnalité « Rechercher » dans NIMS

Dans les écrans précités, après avoir précisé ou non des critères, lancer la recherche en cliquant sur le bouton « Rechercher ».

De manière générale, le moteur de recherche affiche les résultats contenant « … ».

- Exemple : en entrant « lou » dans le moteur de recherche, tous les équipements qui contiennent « lou » dans le nom apparaissent, quelle que soit la place du « lou » dans le nom de l’équipement : « Les petits loups », « Les loupiots » « Crèche Babilou ».

- Il en est de même pour toutes les zones de recherche.

Pour effacer les critères de recherche, cliquer sur la gomme située dans la partie haute des écrans

de liste, en haut à droite.

Pour lancer une nouvelle recherche, cliquer sur la flèche en dessous du bouton « Rechercher »

pour que la partie haute de l’écran redevienne active.

Les recherches prennent en compte les accents et ne sont pas impactées par l’utilisation de lettres majuscules ou minuscules. Cependant, aucun caractère spécial ne peut être utilisé.

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Présentation des critères de recherche par écran (ordre alphabétique)

Approbateur de la déclaration (Ecran 1A - Liste des contacts entrants et Ecran 1B - Liste des contacts sortants) :

- Pour rapatrier un référent Caf, cliquer sur le bouton situé à la fin de cette rubrique.

Saisir éventuellement des critères de recherche et cliquer sur le bouton « Rechercher ».

Sélectionner l’approbateur souhaité puis double-cliquer avec le bouton gauche de la souris ou cliquer sur le bouton « OK »

Canal (Ecran 1A - Liste des contacts entrants et Ecran 1B - Liste des contacts sortants) :

- Par défaut, Maia sélectionne « Tous » mais il est possible de sélectionner « Courriel », « Portail Partenaire », « Courrier », « Téléphone » ou « Réunion » à partir de la liste déroulante.

Canal de communication privilégié (Ecran 3 - Liste des équipements) :

- Par défaut, Maïa sélectionne « Tous » mais il est possible de sélectionner à partir de la liste déroulante « Portail » ou « Courrier ».

Commune (Ecran 2 - Liste des gestionnaires) : le nom de la commune de gestionnaire est à saisir

Commune de l’équipement (Ecran 3 - Liste des équipements et Ecran 4 - Liste des déclarations de données) : le nom de la commune de l’équipement est à saisir

Date d’enregistrement « du » et « au » (Ecran 1A - Liste des contacts entrants, Ecran 1B - Liste des contacts sortants, Ecran 4 - Liste des déclarations de données et Ecran 9 - Liste des actions

- Saisir les 2 dates au format JJ/MM/AAAA ou JJMMAAAA

- Choisir les dates via le calendrier

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Collection Mise à Jour – Mars 2017

Date d’état « du » et « au » (Ecran 4 - Liste des déclarations de données) :

- Saisir les 2 dates au format JJ/MM/AAAA ou JJMMAAAA

- Choisir les dates via le calendrier

Déclarations supervisées (Ecran 4 - Liste des déclarations de données) :

- Par défaut, Maia sélectionne « Toutes » mais il est possible de sélectionner « Oui » ou « Non » à partir de la liste déroulante.

Exercice (Ecran 4 - Liste des déclarations de données) :

- Par défaut, Maia sélectionne « Tous » mais il est possible de sélectionner un exercice à partir de 2011 à partir de la liste déroulante.

Etat de traitement des actions (Ecran 9 - Liste des actions) :

- Par défaut, Maia sélectionne « A traiter ». - Il est possible de sélectionner un ou plusieurs états de déclarations de données. Cliquer sur le

bouton situé à droite de la rubrique « Etat de traitement » dans la partie haute de l’écran. - Pour sélectionner ou désélectionner un état, il faut se positionner sur l’état souhaité et cliquer

avec le bouton gauche de la souris.

Eléments sélectionnés : surlignement et caractère de police gras.

Eléments non sélectionnés : absence de surlignement et caractère de police normal (non gras).

- Pour quitter la fenêtre, cliquer sur le bouton « OK » pour valider les états de déclaration sélectionnés ou « Annuler » pour conserver les états initiaux.

Etat de traitement des déclarations de données (Ecran 1A - Liste des contacts entrants, Ecran 1B - Liste des contacts sortants, Ecran 4 - Liste des déclarations de données et Ecran 9 - Liste des actions) :

- Dans les écrans 1A et 1B, Maia sélectionne par défaut « A traiter » et « En cours ». - Dans l’écran 4, Maia sélectionne par défaut « A traiter », « En traitement », « En attente »,

« Refusée SIAS », « Saisie Caf » et « Saisie en cours ». - Il est possible de sélectionner un ou plusieurs états de déclarations de données. Cliquer sur le

bouton situé à droite de la rubrique « Etat » dans la partie haute de l’écran. - Pour sélectionner ou désélectionner un état, il faut se positionner sur l’état souhaité et cliquer

avec le bouton gauche de la souris.

Eléments sélectionnés : surlignement et caractère de police gras.

Eléments non sélectionnés : absence de surlignement et caractère de police normal (non gras)

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Collection Mise à Jour – Mars 2017

- Pour quitter la fenêtre, cliquer sur le bouton « OK » pour valider les états de déclaration sélectionnés ou « Annuler » pour conserver les états initiaux.

Gestionnaire (Ecran 1A - Liste des contacts entrants, Ecran 1B - Liste des contacts sortants, Ecran 2 - Liste des gestionnaires, Ecran 3 - Liste des équipements et Ecran 4 - Liste des déclarations de données) :

- Pour rapatrier un gestionnaire, cliquer sur le bouton situé à côté de cette rubrique.

Saisir éventuellement des critères de recherche et cliquer sur le bouton « Rechercher ».

Sélectionner l’équipement souhaité puis double-cliquer avec le bouton gauche de la souris ou cliquer sur le bouton « OK ».

Mois d’actualisation (Ecran 4 - Liste des déclarations de données) :

- Par défaut, Maia sélectionne « Toutes » mais il est possible de sélectionner le mois d’actualisation à partir de la liste déroulante : « Janvier à février », « Janvier à mars », « Janvier à avril », « Janvier à mai », « Janvier à juin », « Janvier à juillet », « Janvier à août », « Janvier à septembre », « Janvier à octobre », « Janvier à novembre » ou « Janvier à décembre ».

Nature d’activité (Ecran 3 - Liste des équipements) :

- Par défaut, Maia sélectionne « Tous » mais il est possible de sélectionner une nature d’activité à partir de la liste déroulante : « Multi accueil collectif », « Multi accueil familial », « Multi accueil parental », « Micro-crèche », « Halte-garderie collective », « Halte-garderie familiale », « Halte-garderie parentale » ou « Jardin d’enfant ».

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Collection Mise à Jour – Mars 2017

Nom de l’équipement (Ecran 3 - Liste des équipements et Ecran 4 - Liste des déclarations de données) :

- Pour rapatrier un équipement, cliquer sur le bouton situé à côté de cette rubrique.

Saisir éventuellement des critères de recherche et cliquer sur le bouton « Rechercher ».

Sélectionner l’équipement souhaité puis double-cliquer avec le bouton gauche de la souris ou cliquer sur le bouton « OK ».

Objet (Ecran 1A - Liste des contacts entrants, Ecran 1B - Liste des contacts sortants, et Ecran 9 - Liste des actions) :

- Par défaut, Maia sélectionne « Tous » mais il est possible de sélectionner « Déclaration de données », « Equipement », « Période de gestion » ou « Autorisation de fonctionnement » à partir de la liste déroulante.

Prioritaire (Ecran 1A - Liste des contacts entrants, Ecran 1B - Liste des contacts sortants, Ecran 4 - Liste des déclarations de données et Ecran 9 - Liste des actions) :

- Par défaut, Maia sélectionne « Tous » mais il est possible de sélectionner « Oui » ou « Non » à partir de la liste déroulante.

Référent (Ecran 1A - Liste des contacts entrants, Ecran 1B - Liste des contacts sortants, Ecran 3 - Liste des équipements, Ecran 4 - Liste des déclarations de données et Ecran 9 - Liste des

actions) : pour rapatrier un référent Caf, cliquer sur le bouton situé à la fin de cette rubrique.

- Saisir éventuellement des critères de recherche et cliquer sur le bouton « Rechercher ». - Sélectionner le référent Caf souhaité puis double-cliquer avec le bouton gauche de la souris ou

cliquer sur le bouton « OK ».

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Siren (Ecran 2 - Liste des gestionnaires) : le numéro Siren du gestionnaire est à saisir.

Sous type (Ecran 1A - Liste des contacts entrants et Ecran 1B - Liste des contacts sortants) :

- Par défaut, Maia sélectionne « Tous » mais il est possible de sélectionner « Déclaration de données » ou « Autorisation de fonctionnement » à partir de la liste déroulante.

Sous type d’actions (Ecran 9 - Liste des actions) :

- Par défaut, Maia sélectionne « Tous » mais il est possible de sélectionner un sous type d’action à partir de la liste déroulante :

« Mise en attente de la déclaration de données »

« Validation de la déclaration de données »

« Refus Sias de la déclaration de données »

« Prise en compte de la déclaration de données »

« Reprise du traitement de la déclaration de données »

« Transmission à Sias de la déclaration de données »

« Annulation de la déclaration de données »

« Mise à jour du référent d’une déclaration de données »

« Mise à jour des rôles du partenaire »

« Modalité de déclaration de données courrier »

« Supervision de la déclaration de données »

« Demande de passage en mode dégradé »

« Passage en procédure spécifique »

« Annulation sans suite de la déclaration de données »

« Prise en compte de l’autorisation de fonctionnement »

« Transmission de l’autorisation de fonctionnement au vérificateur »

« Rejet de l’autorisation de fonctionnement »

« Vérification de l’autorisation de fonctionnement »

« Annulation de l’autorisation de fonctionnement »

« Nouveau calcul de la capacité d’accueil théorique d’une version de déclaration de données »

Type de déclaration de données (Ecran 4 - Liste des déclarations de données) :

- Par défaut, Maia sélectionne « Tous » mais il est possible de sélectionner « Prévisionnelle », « Actualisée » ou « Réelle » à partir de la liste déroulante.

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Collection Mise à Jour – Mars 2017

3. Présentation des fonctionnalités

3.1 Gérer les acteurs de l’équipement et leurs données

Créer le correspondant d’un gestionnaire

Rappel - Avant de créer le correspondant, celui-ci doit disposer d’une habilitation dans Habtiers. Se

rapprocher du référent Habtiers avec les informations nécessaires pour habiliter le correspondant. Pour plus d’information, se reporter à la procédure d’habilitation.

L’adresse email utilisée comme identifiant Habtiers doit être unique et ne peut pas correspondre à une BALF.

- Pour réaliser cette action, les postures Habnims concernées pour les Caf sont le GAC 101 « Traiter les aides collectives » et le GAC 102 « Gérer les aides collectives ».

- Pour créer le correspondant dans Maia, disposer des informations nécessaires sur les correspondants : nom, prénom, identifiant Habtiers de la personne, adresse de courriel, voire du numéro de téléphone et du titre.

L’identifiant Habtiers de la personne doit correspondre à l’adresse mail renseignée dans Habtiers sinon l'utilisateur partenaire ne pourra pas être reconnu par le système.

L’adresse de courriel (à laquelle le partenaire recevra les différents messages électroniques du système d'informationcomme les appels de déclaration de données) doit être unique sur l’ensemble de la base mais peut correspondre à une BALF. Deux correspondants différents ne peuvent disposer de la même adresse mail.

Mode opératoire dans NIMS - Applicatif Maia

Lancer la tâche « Gérer les équipements » (posture GAC 101 ou GAC 102) pour accéder à l’Ecran 3 - Liste des équipements.

Dans l’Ecran 3 - Liste des équipements, préciser ou non des critères de recherche et cliquer sur le bouton « Rechercher ».

Pour plus d’information : « Rechercher » et personnaliser les critères de recherche

Dans la liste de résultats, se positionner sur l’équipement souhaité et cliquer sur l’hyperlien du nom de l’équipement pour ouvrir l’Ecran 7 - Détail d’un équipement.

Dans la partie haute de l’Ecran 7 - Détail d’un équipement, cliquer sur l’hyperlien du nom du gestionnaire.

Résultat : Ouverture de l’Ecran 5 - Détail du gestionnaire.

Cliquer sur l’onglet « Correspondants ».

Cliquer sur le bouton « Créer ».

- Saisir les nom et prénom, ainsi que l’identifiant Habtiers de la personne habilitée par le partenaire (champs obligatoires).

- Saisir son adresse de courriel (champ obligatoire). - Saisir éventuellement 1 ou 2 numéro(s) de téléphone avec ou sans séparateur(s) et choisir son

titre dans la liste.

S’assurer de la bonne adresse mail des correspondants du partenaire via Habtiers

Valider la création via le bouton « Confirmer création ».

- Ou ignorer la création via le bouton « Ignorer Création » et le correspondant ne sera pas créé.

Point de vigilance lors de la création d’un correspondant

Une fois la création terminée pour toutes les personnes habilitées pour ce partenaire, cliquer sur le bouton « Fermer » pour quitter l’onglet des correspondants.

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Collection Mise à Jour – Mars 2017

Affecter un rôle au correspondant d’un gestionnaire

Rappel

- Pour réaliser cette action, les postures Habnims concernées pour les Caf sont le GAC 101 « Traiter les aides collectives » si l’agent Caf est référent de l’équipement et le GAC 102 « Gérer les aides collectives ».

- Chaque partenaire doit désigner pour chaque équipement un fournisseur de données d’activité, un fournisseur de données financières et un approbateur de la déclaration de données. Une même personne peut cumuler deux ou trois rôles pour un même équipement.

- Le ou les correspondant(s) du gestionnaire doi(ven)t être préalablement créé(s) dans Maia.

Mode opératoire dans NIMS - Applicatif Maia

Lancer la tâche « Gérer les équipements » (posture GAC 101 ou GAC 102) pour accéder à l’Ecran 3 - Liste des équipements.

Dans l’Ecran 3 - Liste des équipements, préciser ou non des critères de recherche et cliquer sur le bouton « Rechercher ».

Pour plus d’informations : « Rechercher » et personnaliser les critères de recherche.

Dans la liste de résultats, se positionner sur l’équipement souhaité et cliquer sur l’hyperlien du nom de l’équipement pour ouvrir l’Ecran 7 - Détail d’un équipement.

Sélectionner l’onglet « Correspondants » et cliquer sur le bouton « Modifier » dans la zone « Rôles »

Cliquer sur à côté du rôle à attribuer

Résultat : affichage d’un écran « Rapatrier un correspondant » où il est possible de rechercher l’ensemble des correspondants de ce gestionnaire préalablement créés. Il est possible également d’indiquer un ou plusieurs critère(s) de recherche.

Sélectionner le correspondant souhaité et cliquer sur « OK » pour rapatrier le correspondant sur cet équipement.

Enregistrer les informations à l’aide du bouton « Enregistrer ».

- Ou ignorer la modification à l’aide du bouton « Ignorer ».

Foire aux questions

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Collection Mise à Jour – Mars 2017

Modifier des données d’un correspondant d’un gestionnaire

Rappel

- Pour réaliser cette action, les postures Habnims concernées pour les Caf sont le GAC 101 « Traiter les aides collectives » et le GAC 102 « Gérer les aides collectives ».

- Récupérer les nouvelles données du correspondant du gestionnaire. - Les partenaires ont été préalablement habilités dans Habtiers.

Mode opératoire dans NIMS - Applicatif Maia

Lancer la tâche « Gérer les équipements » (posture GAC 101 ou GAC 102) pour accéder à l’Ecran 3 - Liste des équipements.

Dans l’Ecran 3 - Liste des équipements, préciser ou non des critères de recherche et cliquer sur le bouton « Rechercher ».

Pour plus d’informations : « Rechercher » et personnaliser les critères de recherche.

Dans la liste de résultats, se positionner sur l’équipement souhaité et cliquer sur l’hyperlien du nom de l’équipement pour ouvrir l’Ecran 7 - Détail d’un équipement.

Dans la partie haute de l’Ecran 7 - Détail d’un équipement, cliquer sur l’hyperlien du nom du gestionnaire.

Résultat : ouverture de l’Ecran 5 - Détail du gestionnaire.

Cliquer sur l’onglet « Correspondants ».

Cliquer sur l’hyperlien du nom du correspondant.

Cliquer sur le bouton « Modifier » :

- Modifier les nom et prénom de la personne habilitée par ce partenaire. - Ou modifier son identifiant HABTIERS. S’assurer au préalable que le correspondant ait bien été

enregistré dans Habtiers. - Ou modifier son adresse de courriel. Ce courriel doit être unique sur l’ensemble de la base mais

peut correspondre à une BALF. - Ou modifier ou saisir éventuellement un numéro de téléphone avec ou sans séparateur(s) et

choisir son titre dans la liste (directeur, directrice, président directeur général, président, présidente, coordonnateur, coordonnatrice).

Point de vigilance lors de la création d’un correspondant

Valider la modification via le bouton « Enregistrer ».

- Ou ignorer la modification via le bouton « Ignorer ». Dans ce cas, les modifications ne seront pas prises en compte.

Une fois la modification terminée, cliquer sur le bouton « Fermer » pour quitter l’onglet des correspondants.

Foire aux questions

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Collection Mise à Jour – Mars 2017

Modifier le correspondant d’un gestionnaire

Rappel

- Pour réaliser cette action, les postures Habnims concernées pour les Caf sont le GAC 101 « Traiter les aides collectives » si l’agent Caf est référent de l’équipement et le GAC 102 « Gérer les aides collectives ».

Mode opératoire dans NIMS - Applicatif Maia

Lancer la tâche « Gérer les équipements » (posture GAC 101 ou GAC 102) pour accéder à l’Ecran 3 - Liste des équipements.

Dans l’Ecran 3 - Liste des équipements, préciser ou non des critères de recherche et cliquer sur le bouton « Rechercher ».

Pour plus d’informations : « Rechercher » et personnaliser les critères de recherche.

Dans la liste de résultats, se positionner sur l’équipement souhaité et cliquer sur l’hyperlien du nom de l’équipement pour ouvrir l’Ecran 7 - Détail d’un équipement.

Sélectionner l’onglet « Correspondants » et cliquer sur le bouton « Modifier » dans la zone « Rôles ».

Cliquer sur le bouton à côté du correspondant à modifier.

Résultat : affichage d’un écran « Rapatrier un correspondant » où il est possible de rechercher l’ensemble des correspondants de ce gestionnaire. Il est possible également d’indiquer un ou plusieurs critère(s) de recherche.

Cliquer sur le bouton « Rechercher » après avoir éventuellement précisé des critères de recherche.

Le nouveau correspondant est déjà présent pour ce partenaire

Le nouveau correspondant n’est pas présent pour ce partenaire

Sélectionner le correspondant souhaité et cliquer sur « OK » pour rapatrier le correspondant sur cet équipement.

Enregistrer les informations à l’aide du bouton « Enregistrer ».

Ou ignorer la modification à l’aide du bouton « Ignorer ».

Cliquer sur le bouton « Annuler » pour quitter l’écran « Rapatrier un correspondant ».

Cliquer sur le bouton « Ignorer » pour annuler la modification en cours.

Mode opératoire : Créer le correspondant d’un gestionnaire

Foire aux questions

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Collection Mise à Jour – Mars 2017

Supprimer le correspondant d’un gestionnaire

Rappel

- Pour réaliser cette action, les postures Habnims concernées pour les Caf sont le GAC 101 « Traiter les aides collectives » et le GAC 102 « Gérer les aides collectives ».

Mode opératoire dans NIMS - Applicatif Maia

Lancer la tâche « Gérer les gestionnaires » (posture GAC 101 et GAC 102) pour accéder à l’Ecran 2 - Liste des gestionnaires.

Dans l’Ecran 2 - Liste des gestionnaires, préciser ou non des critères de recherche et cliquer sur le bouton « Rechercher ».

Pour plus d’informations : « Rechercher » et personnaliser les critères de recherche.

Dans la liste de résultats, se positionner sur le gestionnaire souhaité et cliquer sur l’hyperlien du nom du gestionnaire pour ouvrir l’Ecran 5 - Détail du gestionnaire.

Cliquer sur l’onglet « Correspondants ».

Se positionner sur le correspondant à supprimer et cliquer sur le bouton « Supprimer ».

Résultat : affichage d’un message de confirmation « Voulez-vous supprimer le correspondant ? ».

Pour valider, cliquer sur le bouton « OK » sinon « Annuler ».

Si le correspondant n’est pas rattaché à un équipement et ne figure pas dans les contacts, il est supprimé et disparaît de l’écran. Sinon, affichage d’un message d’anomalie en rouge dans la partie basse de l’écran.

Foire aux questions

ATTENTION Pour pouvoir supprimer un correspondant, il ne doit pas être affecté à un

équipement.

Après son rattachement à un équipement ou lorsqu’un contact a été créé pour ce correspondant, il n’est plus possible de le supprimer directement. Affecter

un nouveau correspondant avec un rôle désactive de fait l’ancien correspondant. Les changements de correspondants sont tracés dans l'onglet

« Historique ».

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Collection Mise à Jour – Mars 2017

Modifier le référent Caf d’un équipement

Rappel

- Pour réaliser cette action, les postures Habnims concernées pour les Caf sont le PCO 100 « Suivi opérationnel » et le PCO 101 « Pilotage opérationnel ».

- L’équipement doit avoir été initialisé dans Maia.

Mode opératoire dans NIMS - Applicatif Maia

Lancer la tâche « Suivre les équipements » (posture PCO 100 ou PCO 101) pour accéder à l’Ecran 3 - Liste des équipements.

Dans l’Ecran 3 - Liste des équipements, préciser ou non des critères de recherche et cliquer sur le bouton « Rechercher ».

Pour plus d’informations : « Rechercher » et personnaliser les critères de recherche.

Dans la liste de résultats, se positionner sur l’équipement souhaité et cliquer sur l’hyperlien du nom de l’équipement pour ouvrir l’Ecran 7 - Détail d’un équipement.

Dans la partie haute de l’écran, cliquer sur le bouton « Modifier ».

Cliquer sur le bouton de la rubrique « Référent ».

Résultat : ouverture d’un écran « Rapatrier un agent Caf ».

Saisir éventuellement des critères de recherche et cliquer sur le bouton « Rechercher ».

Résultat : affichage de l’ensemble des agents Caf enregistrés dans l’Ecran « Rapatrier un agent Caf» ci-dessus.

Sélectionner l’agent Caf souhaité et cliquer sur le bouton « OK ».

Résultat : dans l’Ecran 7 - Détail d’un équipement, l’agent Caf sélectionné devient le nouveau gestionnaire de déclaration de données pour cet équipement.

Valider la modification via le bouton « Enregistrer » ou ignorer la modification à l’aide du bouton « Ignorer ». Dans ce cas, le référent Caf ne sera pas modifié.

Cliquer sur le bouton « Fermer » pour quitter l’écran.

Foire aux questions

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3.2 Gérer les actions

Rappel

- Pour réaliser cette action, les postures Habnims concernées pour les Caf sont le GAC 101 « Traiter les aides collectives », le GAC 102 « Gérer les aides collectives », le PCO 100 « Suivi opérationnel », le PCO 101 « Pilotage opérationnel » et le SAC 100 « Superviser les aides collectives »

Consulter le détail d’une action

Mode opératoire dans NIMS - Applicatif Maia

Lancer la tâche « Gérer les actions » (posture GAC 101 ou GAC 102), « Piloter les actions » (posture PCO 100 ou PCO 101) ou « Superviser les actions » (posture SAC 100) pour accéder à l’Ecran 3 - Liste des équipements.

Dans l’Ecran 3 - Liste des équipements, préciser ou non des critères de recherche et cliquer sur le bouton « Rechercher ».

- Par défaut, seul l’état de traitement « A traiter » est sélectionné dans les critères de recherche. Il est possible de sélectionner les autres états, à savoir « En cours » et « Terminé ».

Pour plus d’information : « Rechercher » et personnaliser les critères de recherche.

Dans la liste de résultats, se positionner sur l’action souhaitée et cliquer sur l’hyperlien du sous-type de l’action.

Résultat : affichage de deux demi-écrans :

Par défaut, le demi-écran de gauche présente le détail de l’objet concerné par l’action (une déclaration de données ou un équipement par exemple).

Le demi-écran de droite affiche l’Ecran 10 - Détail d’une action

Si l’action est à l’état « A traiter », traiter l’action à l’aide du bouton « Traiter » dans l’Ecran 10 - Détail d’une action .

- Ou supprimer l’action à l’aide du bouton « Ignorer ». Une confirmation est demandée.

Si l’action est à l’état « En cours », enregistrer les modifications à l’aide du bouton « Traiter » dans l’Ecran 10 - Détail d’une action

- Ou fermer l’action sans enregistrer les modifications à l’aide du bouton « Ignorer ». Une confirmation est demandée. Dans ce cas, l’action devra être traitée ultérieurement.

Foire aux questions

ATTENTION

Dans l’Ecran 10 - Détail d’une action , seules deux opérations sont possibles : « Traiter » ou « Ignorer ».

Le bouton « Fermer » renvoie automatiquement à l’une de ces opérations.

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3.3 Consulter le détail d’un contact entrant ou sortant d’un équipement

Dans Maia, certaines actions réalisées par le gestionnaire de déclaration de données génèrent la création automatique de contacts sortants à destination du partenaire. Parallèlement, la transmission par le partenaire d’une déclaration de données crée également automatiquement, un contact entrant.

Rappel

- Pour réaliser cette action, les postures Habnims concernées pour les Caf sont le GAC 101 « Traiter les aides collectives », le GAC 102 « Gérer les aides collectives », le PCO 100 « Suivi opérationnel » et le PCO 101 « Pilotage opérationnel ».

- Il faut au minimum avoir appelé une déclaration de données pour qu’un contact sortant à destination du partenaire soit créé.

- Pour avoir un contact entrant, il faut au préalable une transmission de déclaration de données d’un partenaire.

Mode opératoire dans NIMS - Applicatif Maia

Lancer la tâche « Gérer les déclarations de données » (posture GAC 101 ou GAC 102) ou « Suivre les déclarations de données » (posture PCO 100 ou PCO 101) pour accéder à l’Ecran 4 - Liste des déclarations de données.

Dans l’Ecran 4 - Liste des déclarations de données, préciser ou non des critères de recherche et cliquer sur le bouton « Rechercher ».

Pour plus d’informations : « Rechercher » et personnaliser les critères de recherche.

Se positionner sur l’équipement souhaité de la liste de résultat et cliquer sur l’hyperlien « Etat » de la déclaration de données à traiter pour ouvrir l’Ecran 8 - Détail d’une déclaration de données.

Cliquer sur l’onglet « Contacts entrants et sortants ».

Cliquer sur l’hyperlien « Sous type » du contact entrant ou sortant souhaité.

Résultat : affichage de deux demi-écrans :

Par défaut, le demi-écran de gauche affiche l’Ecran 11A - Détail d’un contact entrant ou l’Ecran 11B - Détail d’un contact sortant.

Le demi-écran de droite affiche l’Ecran 8 - Détail d’une déclaration de données.

Si un commentaire est saisi dans S@fir, alors il s’affiche dans la zone de commentaire du contact entrant

Foire aux questions

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3.4 Gérer les caractéristiques d’un équipement

Modifier le canal de communication privilégié de l’équipement

Il est possible de modifier le canal de communication privilégié d’une déclaration de données après son initialisation.

Rappel

- Pour réaliser cette action, les postures Habnims concernées pour les Caf sont le GAC 101 « Traiter les aides collectives » si l’agent Caf est référent de l’équipement et le GAC 102 « Gérer les aides collectives ».

- Le canal de communication privilégié est le Portail.

Mode opératoire dans NIMS - Applicatif Maia

Lancer la tâche « Gérer les équipements » (posture GAC 101 ou GAC 102) pour accéder à l’Ecran 3 - Liste des équipements.

Dans l’Ecran 3 - Liste des équipements, préciser ou non des critères de recherche et cliquer sur le bouton « Rechercher ».

Pour plus d’information : « Rechercher » et personnaliser les critères de recherche.

Dans la liste de résultats, se positionner sur l’équipement souhaité et cliquer sur l’hyperlien du nom de l’équipement pour ouvrir l’Ecran 7 - Détail d’un équipement.

Dans la partie haute de l’Ecran 7 - Détail d’un équipement, cliquer sur le bouton « Modifier ».

Sélectionner le canal de communication pivilégié à l’aide de la liste déroulante.

Cliquer sur « Enregistrer » pour prendre en compte la modification.

- Ou ignorer la modification à l’aide du bouton « Ignorer ». Toute modification effectuée est perdue.

Si le canal sélectionné est « Courrier »

Résultat : affichage de deux demi-écrans :

Par défaut, le demi-écran de gauche affiche l’Ecran 7 - Détail d’un équipement.

Le demi-écran de droite affiche l’Ecran 10 - Détail d’une action « Modalité de déclaration de données courrier ».

- Se positionner dans la zone « Contenu » de l’Ecran 10 - Détail d’une action pour saisir un commentaire obligatoire et cliquer sur le bouton « Traiter ».

Foire aux questions

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Collection Mise à Jour – Mars 2017

Définir l’équipement en tant qu’équipement prioritaire

Il est possible de « toper » un équipement prioritaire. Chaque Caf définit les équipements prioritaires selon ses propres critères.

Rappel

- Pour réaliser cette action, les postures Habnims concernées pour les Caf sont le GAC 101 « Traiter les aides collectives » si l’agent Caf est référent et le GAC 102 « Gérer les aides collectives ».

- Toutes les déclarations, tous les contacts et toutes les actions d’un équipement topé prioritaires apparaîtront en début des listes correspondantes et seront mis en évidence.

Mode opératoire dans NIMS - Applicatif Maia

Lancer la tâche « Gérer les équipements » (posture GAC 101 ou GAC 102) pour accéder à l’Ecran 3 - Liste des équipements.

Dans l’Ecran 3 - Liste des équipements, préciser ou non des critères de recherche et cliquer sur le bouton « Rechercher ».

Pour plus d’information : « Rechercher » et personnaliser les critères de recherche.

Dans la liste de résultats, se positionner sur l’équipement souhaité et cliquer sur l’hyperlien du nom de l’équipement pour ouvrir l’Ecran 7 - Détail d’un équipement.

Dans la partie haute de l’Ecran 7 - Détail d’un équipement, cliquer sur le bouton « Modifier ».

Cocher la case « Equipement prioritaire ».

Résultat : l’équipement, ses déclarations, ses contacts et ses actions apparaîtront en début des listes correspondantes et seront mis en évidence.

Foire aux questions

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Collection Mise à Jour – Mars 2017

3.5 Gérer le suivi opérationnel

Il est possible d’assurer un suivi opérationnel des déclarations de données et des contacts entrants et sortants à travers un tableau de bord opérationnel.

Rappel

- Pour réaliser cette action, les postures Habnims concernées pour les Caf sont le GAC 101 « Traiter les aides collectives », le GAC 102 « Gérer les aides collectives », la PCO 100 « Suivi opérationnel » et la PCO 101 « Pilotage opérationnel ».

Gérer le suivi opérationnel des déclarations de données

Mode opératoire dans NIMS - Applicatif Maia

Lancer la tâche « Consulter le tableau de bord suivi opérationnel » (posture GAC 101, GAC 102, PCO 100 ou PCO 101) ou « Piloter le tableau de bord suivi opérationnel ».

- Ou cliquer sur le bouton « Consulter le suivi opérationnel en temps réel » dans la zone « Récapitulatif » de Présentation de l’écran d’accuei (posture GAC 101, GAC 102, PCO 100 ou PCO 101).

Dans la zone « Critères de recherche », sélectionner « Déclarations de données » pour afficher la liste des déclarations de données.

- Pour les postures GAC 101 ou GAC 102, sélectionner la case « La Caf » pour rechercher les déclarations de données de la Caf de l’agent connecté ou sélectionner la case « Le référent » pour rechercher les déclarations de données dont l’agent connecté est référent.

- Pour les postures PCO 100 ou PCO 101, sélectionner la case « La Caf » pour rechercher les déclarations de données de la Caf de l’agent connecté ou sélectionner la case « Le référent » et rapatrier un référent de la Caf de l’agent connecté pour rechercher les déclarations de données du référent sélectionné.

Dans la zone « Echéances de suivi », préciser obligatoirement l’exercice souhaité pour pouvoir sélectionner ou non un type de déclaration. Si le type de déclaration est « Actualisé », il est possible de choisir le mois d’actualisation.

Cliquer sur le bouton « Rechercher ».

Dans la zone « Tableau de bord », un tableau s’affiche avec les statistiques sur les déclarations de données correspondant aux critères de recherche sélectionnés.

Foire aux questions

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Collection Mise à Jour – Mars 2017

Gérer le suivi opérationnel des contacts

Lancer la tâche « Consulter le tableau de bord suivi opérationnel » (posture GAC 101, GAC 102, PCO 100 ou PCO 101) ou « Piloter le tableau de bord suivi opérationnel ».

- Ou cliquer sur le bouton « Consulter le tableau de bord suivi opérationnel » dans la zone « Récapitulatif » de Présentation de l’écran d’accuei (posture GAC 101, GAC 102, PCO 100 ou PCO 101).

Dans la zone « Critères de recherche », sélectionner « Contacts » pour afficher la liste des contacts entrants et sortants.

- Pour les postures GAC 101 ou GAC 102, sélectionner la case « La Caf » pour rechercher les déclarations de données de la Caf de l’agent connecté ou sélectionner la case « Le référent » pour rechercher les déclarations de données dont l’agent connecté est référent.

- Pour les postures PCO 100 ou PCO 101, sélectionner la case « La Caf » pour rechercher les déclarations de données de la Caf de l’agent connecté ou sélectionner la case « Le référent » et rapatrier un référent de la Caf de l’agent connecté pour rechercher les déclarations de données du référent sélectionné.

Dans la zone « Echéances de suivi », préciser obligatoirement l’exercice souhaité pour pouvoir sélectionner ou non un type de déclaration. Si le type de déclaration est « Actualisé », il est possible de choisir le mois d’actualisation.

Cliquer sur le bouton « Rechercher ».

Dans la zone « Tableau de bord », un tableau s’affiche avec les statistiques sur les contacts entrants et sortants correspondant aux critères de recherche sélectionnés.

Foire aux questions

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Collection Mise à Jour – Mars 2017

3.6 Gérer les autorisations de fonctionnement

Il n’est plus possible de créer, modifier ou rectifier un agrément dans Sias AFC. Il est en revanche toujours possible de valider ou de rejeter un agrément dans Sias AFC.

Créer une autorisation de fonctionnement provisoire

Rappel

- Pour information, la notion d’autorisation de fonctionnement provisoire correspond à la notion d’agrément temporaire dans Sias AFC

- Pour réaliser cette action, les postures Habnims concernées pour les Caf sont le GAC 101 « Traiter les aides collectives » si l’agent Caf est référent de l’équipement et le GAC 102 « Gérer les aides collectives ».

- Aucune autorisation de fonctionnement ne doit exister pour l’équipement concerné.

Mode opératoire dans NIMS - Applicatif Maia

Lancer la tâche « Gérer les équipements » (posture GAC 101 ou GAC 102) pour accéder à l’Ecran 3 - Liste des équipements.

Dans l’Ecran 3 - Liste des équipements, préciser ou non des critères de recherche et cliquer sur le bouton « Rechercher ».

Pour plus d’informations : « Rechercher » et personnaliser les critères de recherche.

Dans la liste de résultats, se positionner sur l’équipement souhaité et cliquer sur l’hyperlien du nom de l’équipement pour ouvrir l’Ecran 7 - Détail d’un équipement.

Dans l’Ecran 7 - Détail d’un équipement, sélectionner l’onglet « Autorisations de fonctionnement ».

Cliquer sur le bouton « Créer des places temporaires ».

Résultat : affichage de deux demi-écrans :

Par défaut, le demi-écran de gauche affiche l’Ecran 7 - Détail d’un équipement.

Le demi-écran de droite affiche l’Ecran 12 - Détail d’une autorisation de fonctionnement

Dans l’Ecran 12 - Détail d’une autorisation de fonctionnement , renseigner les informations concernant les places temporaires.

Cliquer sur « Enregistrer » pour prendre en compte les informations renseignées et créer les places temporaires.

L’autorisation de fonctionnement de nature « Provisoire » est créée.

- Ou ignorer la modification à l’aide du bouton « Ignorer ». Toute modification effectuée est perdue.

Foire aux questions

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Modifier une autorisation de fonctionnement provisoire

Rappel

- Pour information, la notion d’autorisation de fonctionnement provisoire correspond à la notion d’agrément temporaire dans Sias AFC

- Pour réaliser cette action, les postures Habnims concernées pour les Caf sont le GAC 101 « Traiter les aides collectives » si l’agent Caf est référent de l’équipement et le GAC 102 « Gérer les aides collectives ».

- Une autorisation de fonctionnement provisoire doit être créée et ne doit pas être à l’état « En cours » avec une déclaration de données rattachée aux places temporaires et transmise à Sias AFC.

Mode opératoire dans NIMS - Applicatif Maia

Lancer la tâche « Gérer les équipements » (posture GAC 101 ou GAC 102) pour accéder à l’Ecran 3 - Liste des équipements.

Dans l’Ecran 3 - Liste des équipements, préciser ou non des critères de recherche et cliquer sur le bouton « Rechercher ».

Pour plus d’informations : « Rechercher » et personnaliser les critères de recherche.

Dans la liste de résultats, se positionner sur l’équipement souhaité et cliquer sur l’hyperlien du nom de l’équipement pour ouvrir l’Ecran 7 - Détail d’un équipement.

Dans l’Ecran 7 - Détail d’un équipement, sélectionner l’onglet « Autorisations de fonctionnement ».

Dans la liste de résultats, se positionner sur l’équipement souhaité et cliquer sur l’hyperlien « Etat ».

Résultat : affichage de deux demi-écrans :

Par défaut, le demi-écran de gauche affiche l’Ecran 7 - Détail d’un équipement.

Le demi-écran de droite affiche l’Ecran 12 - Détail d’une autorisation de fonctionnement

Dans l’Ecran 12 - Détail d’une autorisation de fonctionnement , cliquer sur le bouton « Modifier »

Modifier les informations souhaitées

Cliquer sur « Enregistrer » pour prendre en compte la modification.

- Ou ignorer la modification à l’aide du bouton « Ignorer ». Toute modification effectuée est perdue.

Foire aux questions

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Créer une autorisation de fonctionnement confirmée

Rappel

- Pour réaliser cette action, les postures Habnims concernées pour les Caf sont le GAC 101 « Traiter les aides collectives » si l’agent Caf est référent de l’équipement et le GAC 102 « Gérer les aides collectives ».

- Le contact entrant doit être à l’état « A traiter » ou « En cours ». - Les autorisations de fonctionnement sont récupérées de S@fir dans Maia.

Mode opératoire dans NIMS - Applicatif Maia

Dans la zone « Tâches à traiter » de Présentation de l’écran d’accuei (posture GAC 101 ou GAC 102), cliquer sur l’hyperlien « Voir » correspondant à un type « Contact entrant » et un sous-type « Autorisation de fonctionnement ».

Résultat : affichage de deux demi-écrans :

Par défaut, le demi-écran de gauche affiche la pièce S@fir du contact entrant sélectionné.

Le demi-écran de droite affiche l’Ecran 11A - Détail d’un contact entrant.

Dans l’Ecran 11A - Détail d’un contact entrant, compléter les informations nécessaires pour gérer l’autorisation de fonctionnement :

- Cliquer sur le bouton « Traiter » pour créer le contact entrant.

Résultat : l’autorisation de fonctionnement de nature « Confirmée » est créée à l’état « A traiter ».

- Cliquer sur le bouton « Refuser » pour refuser le contact entrant.

Résultat : affichage d’un message de confirmation.

La pièce S@fir est libérée.

Cas où une autorisation de fonctionnement ayant les mêmes informations existe dans le système

Une fenêtre pop-in s’affiche lorsque le système détecte qu’une déclaration de données ayant les mêmes informations existe. Il est alors possible de :

- Cliquer sur le bouton « Traiter le contact » : le contact entrant est créé et la nouvelle autorisation de fonctionnement annulera et remplacera l’ancienne autorisation de fonctionnement.

- Cliquer sur le bouton « Traiter le contact & Saisir l’autorisation de fonctionnement ». En plus d’annuler et remplacer l’ancienne autorisation de fonctionnement, deux demi-écrans s’ouvrent : la pièce d’autorisation de fonctionnement et le détail de l’autorisation de fonctionnement pour modification.

- Cliquer sur le bouton « Revenir au contact » : le contact n’est pas traité et l’Ecran 11A - Détail d’un contact entrant s’ouvre.

Foire aux questions

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Collection Mise à Jour – Mars 2017

Modifier une autorisation de fonctionnement confirmée

Rappel

- Pour réaliser cette action, les postures Habnims concernées pour les Caf sont le GAC 101 « Traiter les aides collectives » si l’agent Caf est référent de l’équipement et le GAC 102 « Gérer les aides collectives ».

- Une autorisation de fonctionnement confirmée doit être créée et à l’état « A traiter », « En traitement », « Rejetée » ou « Vérifiée ».

Mode opératoire dans NIMS - Applicatif Maia

Lancer la tâche « Gérer les équipements » (posture GAC 101 ou GAC 102) pour accéder à l’Ecran 3 - Liste des équipements.

Dans l’Ecran 3 - Liste des équipements, préciser ou non des critères de recherche et cliquer sur le bouton « Rechercher ».

Pour plus d’informations : « Rechercher » et personnaliser les critères de recherche.

Dans la liste de résultats, se positionner sur l’équipement souhaité et cliquer sur l’hyperlien du nom de l’équipement pour ouvrir l’Ecran 7 - Détail d’un équipement.

Dans l’Ecran 7 - Détail d’un équipement, sélectionner l’onglet « Autorisations de fonctionnement ».

Dans la liste de résultats, se positionner sur l’équipement souhaité et cliquer sur l’hyperlien « Etat ».

Résultat : affichage de deux demi-écrans :

Par défaut, le demi-écran de gauche affiche la pièce S@fir de l’autorisation de fonctionnement sélectionnée.

Le demi-écran de droite affiche l’Ecran 12 - Détail d’une autorisation de fonctionnement

Dans l’Ecran 12 - Détail d’une autorisation de fonctionnement , cliquer sur le bouton « Modifier » pour modifier les informations souhaitées.

Cliquer sur « Enregistrer » pour prendre en compte la modification.

Si l’autorisation de fonctionnement est à l’état « A traiter », celle-ci passe à l’état « En traitement » et une action de prise en compte de l’autorisation de fonctionnement est créée.

Si l’autorisation de fonctionnement est à l’état « Rejetée », celle-ci passe à l’état « En traitement ».

- Ou ignorer la modification à l’aide du bouton « Ignorer ». Une confirmation est demandée.

Foire aux questions

ATTENTION Lors de la modification des dates de début et de fin de validité, celles-ci ne

doivent pas se chevaucher avec les dates de début et de fin de validité d’une autre autorisation de fonctionnement confirmée dont l’état est différent de

« Annulée ».

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Transmettre une autorisation de fonctionnement confirmée au vérificateur

Rappel

- Pour réaliser cette action, les postures Habnims concernées pour les Caf sont le GAC 101 « Traiter les aides collectives » si l’agent Caf est référent de l’équipement et le GAC 102 « Gérer les aides collectives ».

- Une autorisation de fonctionnement confirmée doit être créée et à l’état « En traitement ».

Mode opératoire dans NIMS - Applicatif Maia

Lancer la tâche « Gérer les équipements » (posture GAC 101 ou GAC 102) pour accéder à l’Ecran 3 - Liste des équipements.

Dans l’Ecran 3 - Liste des équipements, préciser ou non des critères de recherche et cliquer sur le bouton « Rechercher ».

Pour plus d’informations : « Rechercher » et personnaliser les critères de recherche.

Dans la liste de résultats, se positionner sur l’équipement souhaité et cliquer sur l’hyperlien du nom de l’équipement pour ouvrir l’Ecran 7 - Détail d’un équipement.

Dans l’Ecran 7 - Détail d’un équipement, sélectionner l’onglet « Autorisations de fonctionnement ».

Dans la liste de résultats, se positionner sur l’équipement souhaité et cliquer sur l’hyperlien « Etat ».

Résultat : affichage de deux demi-écrans :

Par défaut, le demi-écran de gauche affiche la pièce S@fir de l’autorisation de fonctionnement sélectionnée.

Le demi-écran de droite quant à lui affiche l’Ecran 12 - Détail d’une autorisation de fonctionnement .

Dans l’Ecran 12 - Détail d’une autorisation de fonctionnement , cliquer sur le bouton « Transmettre au vérificateur ». Une confirmation est demandée.

L’autorisation de fonctionnement confirmée est transmise à Sias AFC. Elle passe à l’état « A vérifier » et une action de transmission de l’autorisation de fonctionnement au vérificateur est créée.

Conséquences dans Sias AFC des actions menées dans Maia

Lors de la transmission d’une autorisation de fonctionnement confirmée dans Maia, s’il existe dans Sias AFC un agrément confirmé à l’état « En cours » ou « Rejeté » ou un agrément temporaire à l’état « En cours », alors l’agrément est mis à jour avec les nouvelles données.

Lors de la transmission d’une autorisation de fonctionnement confirmée dans Maia, s’il n’existe pas dans Sias AFC un agrément confirmé à l’état « En cours » ou « Rejeté » ou un agrément temporaire à l’état « En cours », alors un nouvel agrément est créé à l’état « En cours » avec un numéro d’agrément correspondant au nom de l’autorisation de fonctionnement.

Conséquences dans Maia des actions menées dans Sias AFC

Si le vérificateur valide une autorisation de fonctionnement confirmée dans Sias AFC, l’autorisation de fonctionnement passe à l’état « Vérifiée » dans Maia et une action de vérification de l’autorisation de fonctionnement est créée dans Maia. De plus :

- S’il existe dans Maia une autorisation de fonctionnement temporaire à l’état « En cours » ou « En cours non modifiable » dont la « Date de fin de validité » est vide, alors l’autorisation de

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fonctionnement temporaire passe à l’état « Terminée » et la date de fin de validité de l’autorisation de fonctionnement temporaire est mise à jour avec la date du jour.

- S’il existe dans Maia une autorisation de fonctionnement temporaire rattachée à la déclaration de données en cours ou si le nombre de places 0-6 ans de l’autorisation de fonctionnement rattachée à la déclaration de données en cours est inférieur à celui de l’autorisation de fonctionnement en cours de validation, alors la nouvelle autorisation de fonctionnement confirmée est rattachée à la déclaration de données.

Si le vérificateur rejette une autorisation de fonctionnement confirmée dans Sias AFC, une action de rejet de l’autorisation de fonctionnement est créée dans Maia avec le motif du rejet renseigné dans Sias AFC.

Foire aux questions

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Collection Mise à Jour – Mars 2017

Annuler une autorisation de fonctionnement confirmée

Rappel

- Pour réaliser cette action, les postures Habnims concernées pour les Caf sont le GAC 101 « Traiter les aides collectives » si l’agent Caf est référent de l’équipement et le GAC 102 « Gérer les aides collectives ».

- Une autorisation de fonctionnement confirmée doit être créée et à l’état « A traiter », « En traitement », « Rejetée » ou « Vérifiée ».

Mode opératoire dans NIMS - Applicatif Maia

Lancer la tâche « Gérer les équipements » (posture GAC 101 ou GAC 102) pour accéder à l’Ecran 3 - Liste des équipements.

Dans l’Ecran 3 - Liste des équipements, préciser ou non des critères de recherche et cliquer sur le bouton « Rechercher ».

Pour plus d’informations : « Rechercher » et personnaliser les critères de recherche.

Dans la liste de résultats, se positionner sur l’équipement souhaité et cliquer sur l’hyperlien du nom de l’équipement pour ouvrir l’Ecran 7 - Détail d’un équipement.

Dans l’Ecran 7 - Détail d’un équipement, sélectionner l’onglet « Autorisations de fonctionnement ».

Dans la liste de résultats, se positionner sur l’équipement souhaité et cliquer sur l’hyperlien « Etat ».

Résultat : affichage de deux demi-écrans :

Par défaut, le demi-écran de gauche affiche la pièce S@fir de l’autorisation de fonctionnement sélectionnée.

Le demi-écran de droite quant à lui affiche l’Ecran 12 - Détail d’une autorisation de fonctionnement .

Dans l’Ecran 12 - Détail d’une autorisation de fonctionnement cliquer sur le bouton « Annuler ». Une confirmation est demandée.

L’autorisation de fonctionnement confirmée passe à l’état « Annulée » et une action d’annulation de l’autorisation de fonctionnement est créée.

Conséquences dans Sias AFC des actions menées dans Maia

Lors de l’annulation d’une autorisation de fonctionnement confirmée dans Maia, s’il existe dans Sias AFC un agrément confirmé qui a fait l’objet d’un rejet et qu’il existe dans Maia une autorisation de fonctionnement temporaire à l’état « En cours non modifiable », alors cet agrément confirmé est remplacé par l’autorisation de fonctionnement temporaire.

Lors de l’annulation d’une autorisation de fonctionnement confirmée dans Maia, s’il existe dans Sias AFC un agrément confirmé qui a fait l’objet d’un rejet et qu’il n’existe pas dans Maia une autorisation de fonctionnement temporaire à l’état « En cours non modifiable », alors cet agrément confirmé est supprimé dans Sias AFC.

Foire aux questions

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3.7 Paramétrer et gérer les échéances des déclarations de données

Modifier une échéance Caf obligatoire ou facultative

Rappel

- Pour réaliser cette action, la posture Habnims concernée pour les Caf est le AAC 100 « Paramétrer les aides collectives ».

- Une échéance nationale obligatoire ne peut jamais basculer à « non obligatoire », seules les dates peuvent être modifiées.

Les échéances obligatoires sont indiquées tel que

- Pour que la (les) modification(s) soi(en)t prise(s) en compte :

La date modifiée doit être postérieure à la date du jour ;

La date d’échéance proposée doit être postérieure à la date d’appel proposée ;

La date de relance proposée doit être postérieure à la date d’échéance.

- Dans le cas contraire, un ou plusieurs message(s) d’erreur s’affiche(nt) et la (les) rubrique(s) concernée(s) par l’anomalie est (sont) surlignée(s) en rouge.

Mode opératoire dans NIMS - Applicatif Maia

Lancer la tâche « Paramétrer les échéances de déclaration de données » (posture AAC 100) et accéder à l’Ecran « Echéances de déclaration de données – Paramétrage »

Cliquer sur le Menu déroulant de la rubrique « Exercice » pour sélectionner l’exercice souhaité dans la liste.

Cliquer sur le bouton « Rechercher » afin d’afficher l’ensemble des échéances de l’année de la Caf à laquelle l’administrateur est rattaché.

Sélectionner sur l’échéance à modifier en cliquant sur la ligne.

Résultat : l’échéance sélectionnée est indiquée dans la partie basse de l’écran.

Cliquer sur le bouton « Modifier ».

Dans la partie basse de l’écran, l’échéance sélectionnée est indiquée :

- Pour le champ « Date d’appel proposée », utiliser le bouton « Calendrier », permettant de choisir une date sur une éphéméride. Un clic sur la date souhaitée met à jour l’écran des échéances de déclaration de données.

- Ou Saisir directement la nouvelle date avec le format JJ/MM/AAAA ou JJMMAAAA. - Pour les champs « Nombre de jours avant relance » et « Nombre de jours avant échéance »,

saisir directement le nouveau nombre de jours.

Résultat : les données « Date d’échéance proposée » et « Date de relance proposée » sont calculées automatiquement à partir des données renseignées.

Enregistrer la modification à l’aide du bouton « Enregistrer » pour prendre en compte la (les) modification(s) ou ignorer la modification à l’aide du bouton « Ignorer ». Toute modification effectuée est perdue.

- Si la « date d’appel proposée » a été modifiée, un message d’information apparaît en bas de l’écran quand on clique sur le bouton « Enregistrer » : « Attention si vous avez modifié pour un équipement la date d’appel proposée et que la déclaration n’a pas encore été appelée, cette date sera remplacée par la nouvelle date d’appel proposée par l’échéancier de type Caf ».

- Si dans l’échéancier de la Caf, il existe pour le même exercice une échéance « Obligatoire » postérieure avec une date d’appel antérieure à la date d’appel de l’échéance modifiée ; ou s’il existe pour le même exercice une échéance « Obligatoire » antérieure avec une date d’appel postérieure à la date d’appel de l’échéance modifiée, alors un message d’information apparaît

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Collection Mise à Jour – Mars 2017

quand on clique sur le bouton « Enregistrer » pour confirmer l’enregistrement de la modification de l’échéance sélectionnée.

Cliquer sur le bouton « Fermer » pour quitter l’écran des échéances de déclarations de données.

Foire aux questions

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Modifier les dates d’échéances d’un équipement

Rappel

- Pour réaliser cette action, les postures Habnims concernées pour les Caf sont le GAC 101 « Traiter les aides collectives » si l’agent Caf est référent de l’équipement et le GAC 102 « Gérer les aides collectives ».

- L’équipement doit avoir été initialisé dans Maia. - Seul le référent de l’équipement peut modifier l’échéance. En cas d’indisponibilité du référent

Caf, le superviseur peut modifier temporairement le référent Caf afin d’activer l’échéance. - Les fournisseurs de données d’activité et financières ainsi que l’approbateur ont été renseignés. - L’échéancier national a été étudié et, éventuellement, adapté aux particularités de la Caf. - Après le paramétrage des échéances par l’administrateur dans l’échéancier Caf, le référent Caf

peut modifier manuellement les échéances à appeler au cours de l’année pour un équipement donné.

- Seules les échéances dont l’exercice est inclus dans la période de droit du dossier actif peuvent être activées.

- Pour information, si lors de la phase d’initialisation les correspondants du partenaire ont été renseignés, les échéances sont activées automatiquement. En fonction de la phase d’initialisation, le référent Caf peut donc se trouver soit face à l’ensemble des échéances déjà activées, soit à l’ensemble des échéances non activées.

Mode opératoire dans NIMS - Applicatif Maia

Lancer la tâche « Gérer les équipements » (posture GAC 101 ou GAC 102) pour accéder à l’Ecran 3 - Liste des équipements.

Dans l’Ecran 3 - Liste des équipements, préciser ou non des critères de recherche et cliquer sur le bouton « Rechercher ».

Pour plus d’informations : « Rechercher » et personnaliser les critères de recherche.

Dans la liste de résultats, se positionner sur l’équipement souhaité et cliquer sur l’hyperlien du nom de l’équipement pour ouvrir l’Ecran 7 - Détail d’un équipement.

Cliquer sur l’onglet « Echéances des déclarations de données ».

Sélectionner la déclaration de données souhaitée.

Cliquer sur le bouton « Modifier ».

Dans la partie basse de l’écran, l’échéance sélectionnée est indiquée :

- Modifier le champ « Date d’appel proposée » à l’aide du bouton « Calendrier », permettant de choisir une date sur une éphéméride. Un clic sur la date souhaitée met à jour l’écran des échéances de déclaration de données.

- Ou en saisissant directement la nouvelle date avec le format JJ/MM/AAAA ou JJMMAAAA.

Enregistrer la modification à l’aide du bouton « Enregistrer » pour prendre en compte la (les) modification(s) ou ignorer la modification à l’aide du bouton « Ignorer ». Toute modification effectuée est perdue.

Résultat : les champs « Date d’échéance proposée » et « Date de relance proposée » sont calculés automatiquement à partir de la date d’appel proposée.

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Foire aux questions

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Activer les échéances d’un équipement

Rappel

- Pour réaliser cette action, les postures Habnims concernées pour les Caf sont le GAC 101 « Traiter les aides collectives » si l’agent Caf est référent de l’équipement et le GAC 102 « Gérer les aides collectives ».

- Seul le référent de l’équipement peut activer l’échéance. En cas d’indisponibilité du référent Caf, le superviseur peut modifier temporairement le référent Caf afin d’activer l’échéance.

- L’équipement doit avoir été initialisé dans Maia. - Les fournisseurs de données d’activité et financières ainsi que l’approbateur ont été renseignés. - L’échéancier national a été étudié et, éventuellement, adapté aux particularités de la Caf. - Après le paramétrage des échéances par l’administrateur, le référent Caf active manuellement

chaque échéance à appeler au cours de l’année pour chaque équipement. - Seules les échéances dont l’exercice est inclus dans la période de droit du dossier actif peuvent

être activées. - Pour information, si lors de la phase d’initialisation les correspondants du partenaire ont été

renseignés, les échéances sont activées automatiquement. En fonction de la phase d’initialisation, le référent Caf peut donc se trouver soit face à l’ensemble des échéances déjà activées, soit à l’ensemble des échéances non activées.

Mode opératoire dans NIMS - Applicatif Maia

Lancer la tâche « Gérer les équipements » (posture GAC 101 ou GAC 102) pour accéder à l’Ecran 3 - Liste des équipements.

Dans l’Ecran 3 - Liste des équipements, préciser ou non des critères de recherche et cliquer sur le bouton « Rechercher ».

Pour plus d’informations : « Rechercher » et personnaliser les critères de recherche.

Dans la liste de résultats, se positionner sur l’équipement souhaité et cliquer sur l’hyperlien du nom de l’équipement pour ouvrir l’Ecran 7 - Détail d’un équipement.

Cliquer sur l’onglet « Echéances des déclarations de données ».

Se positionner sur l’échéance à activer et cliquer sur le bouton « Activer/désactiver échéance ».

Résultat : l’échéance est alors positionnée à l’état « Active ».

Il n’est pas possible d’activer une échéance s’il existe pour le même exercice une déclaration postérieure. Le bouton « Activer/désactiver échéance » n’est pas affiché. Dans ce cas, lors de la sélection de l’échéance, le message d’information suivant est affiché : « L’activation de l’échéance de déclaration de données ne peut pas s’effectuer car une déclaration de données postérieure existe déjà ».

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Désactiver les échéances d’un équipement

Rappel

- Pour désactiver une échéance, celle-ci doit avoir été activée auparavant. - Pour réaliser cette action, les postures Habnims concernées pour les Caf sont le GAC 101

« Traiter les aides collectives » si l’agent Caf est référent de l’équipement et le GAC 102 « Gérer les aides collectives ».

- Seul le référent de l’équipement peut désactiver une échéance. En cas d’indisponibilité du référent Caf, le superviseur peut modifier temporairement le référent Caf s’il souhaite désactiver l’échéance.

- Pour information, si, lors de la phase d’initialisation, les correspondants du partenaire ont été renseignés, les échéances sont activées automatiquement. En fonction de la phase d’initialisation, le référent Caf peut donc se trouver soit face à l’ensemble des échéances déjà activées, soit à l’ensemble des échéances non activées.

- Dans le cas où l’ensemble des échéances ont été automatiquement activées, le référent Caf désactive manuellement chaque échéance qu’il ne souhaite pas appeler, et ce, pour chaque équipement.

Mode opératoire dans NIMS - Applicatif Maia

Lancer la tâche « Gérer les équipements » (posture GAC 101 ou GAC 102) pour accéder à l’Ecran 3 - Liste des équipements.

Dans l’Ecran 3 - Liste des équipements, préciser ou non des critères de recherche et cliquer sur le bouton « Rechercher ».

Pour plus d’informations : « Rechercher » et personnaliser les critères de recherche.

Dans la liste de résultats, se positionner sur l’équipement souhaité et cliquer sur l’hyperlien du nom de l’équipement pour ouvrir l’Ecran 7 - Détail d’un équipement.

Cliquer sur l’onglet « Echéances des déclarations de données ».

Se positionner sur l’échéance à désactiver et cliquer sur le bouton « Activer/désactiver échéance ».

Résultat : l’échéance sélectionnée revient au statut « Non active ».

Foire aux questions

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Collection Mise à Jour – Mars 2017

Appeler une échéance pour un équipement

Rappel

- Pour réaliser cette action, les postures Habnims concernées pour les Caf sont le GAC 101 « Traiter les aides collectives » si l’agent Caf est référent de l’équipement et le GAC 102 « Gérer les aides collectives ».

- Seul le référent de l’équipement peut appeler l’échéance. En cas d’indisponibilité du référent Caf, le superviseur peut modifier temporairement le référent Caf afin d’appeler l’échéance.

- L’équipement doit avoir été initialisé dans Maia. - Les fournisseurs de données d’activité et financières, ainsi que l’approbateur ont été

renseignés. - L’échéancier national a été étudié et, éventuellement, adapté aux particularités de la Caf. - L’échéance à appeler doit être active. - Si le canal privilégié de l’équipement sélectionné lors de son initialisation est le canal Portail, le

contact d’appel de déclaration est directement créé à l’état « Terminé » et apparaît dans la liste des contacts.

- Si le canal privilégié de l’équipement sélectionné lors de son initialisation est le canal Courrier, le contact d’appel de déclaration est créé à l’état « A traiter » et doit être traité manuellement.

- S’il n’existe pas d’autorisation de fonctionnement confirmée mais qu’il existe une autorisation de fonctionnement temporaire à l’état « En cours » ou « En cours modifiable », il est possible d’appeler une déclaration de données de type « Prévisionnel » ou « Actualisé ».

Appel automatique (par batch)

La chaîne batch QUOOME est lancée tous les soirs automatiquement. Elle contrôle l’ensemble des équipements et réalise les opérations suivantes :

L’appel des déclarations de données est envoyé pour les déclarations dont la date d’appel proposée est égale à la date du jour de lancement de la chaîne.

Si une déclaration de données n’a pas pu être appelée car il existe une déclaration postérieure pour le même exercice, alors l’échéance de la déclaration qui n’a pas pu être appelée est automatiquement désactivée.

Que l’appel soit fait par le canal Portail ou le canal Courrier, la déclaration est mise à disposition sur le Portail. Le partenaire peut toutefois renvoyer sa déclaration via le canal qu’il souhaite.

Un courriel est envoyé automatiquement aux correspondants du gestionnaire de l’équipement (fournisseur de données d’activité, fournisseur de données financières et approbateur). Néanmoins, un seul courriel est envoyé si les fournisseurs de données d’activité, financières et l’approbateur sont identiques. Lorsque l’appel concerne une déclaration de données actualisée, le fournisseur de données financières ne recevra pas ce mail car il n’a rien à saisir.

Appel manuel d’une échéance d’un équipement

L’appel manuel d’une échéance d’un équipement est à utiliser lorsque la chaîne batch ne l’a pas appelée correctement ou lorsque le gestionnaire de déclaration de l’équipement veut appeler une échéance pour un équipement avant l’exécution de la chaîne.

ATTENTION Pour les équipements canal Courrier, il faut que les correspondants soient

renseignés pour activer une échéance. Dans ce cas, à la date convenue dans l’échéancier Caf (ou de l’équipement), un contact sortant est émis (en lieu et

place de l’appel de la déclaration) à destination du référent Caf pour l’informer qu’il faut envoyer le formulaire de la déclaration de données au partenaire (par

mail ou courrier).

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Collection Mise à Jour – Mars 2017

Mode opératoire dans NIMS - Applicatif Maia

Lancer la tâche « Gérer les équipements » (posture GAC 101 ou GAC 102) pour accéder à l’Ecran 3 - Liste des équipements.

Dans l’Ecran 3 - Liste des équipements, préciser ou non des critères de recherche et cliquer sur le bouton « Rechercher ».

Pour plus d’informations : « Rechercher » et personnaliser les critères de recherche.

Dans la liste de résultats, se positionner sur l’équipement souhaité et cliquer sur l’hyperlien du nom de l’équipement pour ouvrir l’Ecran 7 - Détail d’un équipement.

Cliquer sur l’onglet « Echéances des déclarations de données ».

Se positionner sur l’échéance souhaitée, qui apparaît en surbrillance, et cliquer sur le bouton « Appeler déclaration de données ».

- Si une échéance précédente est « Obligatoire » dans l’échéancier de la Caf, qu’elle est « Active » dans l’échéancier de l’équipement et qu’il n’existe pas de déclaration de données correspondant à cette même échéance, alors un message s’affiche afin de confirmer l’appel de l’échéance sélectionnée.

Si le canal privilégié de l’équipement est Portail

Résultats : la date d’appel de la déclaration est renseignée à la date du jour.

Un contact sortant d’appel de la déclaration est directement créé à l’état « Terminé ».

Un courriel est généré et envoyé aux fournisseurs de données d’activité, financières et approbateur leur demandant de se connecter au portail Caf partenaires pour saisir et transmettre cette nouvelle déclaration.

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Si le canal privilégié de l’équipement est Courrier

Résultat : affichage de deux demi-écrans :

Par défaut, le demi-écran de gauche présente l’Ecran 7 - Détail d’un équipement.

Le demi-écran de droite quant à lui affiche l’Ecran 11B - Détail d’un contact sortant « Appel de déclaration de données ».

Dans l’Ecran 11B - Détail d’un contact sortant, renseigner un commentaire si besoin dans la zone « Contenu » et cliquer sur le bouton « Traiter ».

Résultats : la date d’appel de la déclaration est renseignée à la date du jour.

L’agent Caf doit directement contacter son partenaire afin de l’informer qu’une déclaration de données est attendue de sa part et lui communiquer les informations nécessaires.

Foire aux questions

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Relancer une échéance pour un équipement

Rappel

- Pour réaliser cette action, les postures Habnims concernées pour les Caf sont le GAC 101 « Traiter les aides collectives » si l’agent Caf est référent de l’équipement et le GAC 102 « Gérer les aides collectives ».

- Seul le référent de l’équipement peut relancer l’appel d’une échéance. En cas d’indisponibilité du référent Caf, le superviseur peut modifier temporairement le référent Caf afin de relancer l’échéance.

- Pour la relance, la déclaration doit avoir été appelée, la date de réception est non renseignée et la date d’échéance doit avoir été atteinte.

- Si le canal privilégié de l’équipement sélectionné lors de son initialisation est le canal Portail, le contact de relance de déclaration est directement créé à l’état « Terminé » (car la relance est automatique) et apparaît dans la liste des contacts.

- Si le canal privilégié de l’équipement sélectionné lors de son initialisation est le canal Courrier, le contact de relance de déclaration est créé à l’état « A traiter » et doit être traité manuellement.

Relance automatique (par batch)

La chaîne batch QUOOME lancée tous les soirs automatiquement contrôle l’ensemble des équipements et réalise les opérations suivantes :

- La relance est envoyée auprès des partenaires n’ayant pas transmis à temps leur(s) déclaration(s) (date d’échéance dépassée).

- Un courriel est envoyé automatiquement aux correspondants du gestionnaire de l’équipement (fournisseur de données d’activité, fournisseur de données financières et approbateur). Néanmoins, un seul courriel est envoyé si les fournisseurs de données d’activité, financières et l’approbateur sont identiques. Lorsque la relance concerne une déclaration de données actualisée, le fournisseur de données financières ne recevra pas ce mail car il n’a rien à saisir.

- La chaîne QUOOME ne relance qu'une seule fois. Pour effectuer une 2ème relance, l'utilisateur devra faire une relance manuelle.

Relance manuelle d’une échéance d’un équipement

La relance manuelle d’une échéance d’un équipement est à utiliser lorsque la chaîne BATCH ne l’a pas relancée correctement ou lorsque le gestionnaire de déclaration de l’équipement veut relancer une échéance pour un équipement avant l’exécution de la chaîne.

Mode opératoire dans NIMS - Applicatif Maia

Lancer la tâche « Gérer les déclarations de données » (posture GAC 101 ou GAC 102) pour accéder à l’Ecran 4 - Liste des déclarations de données.

Dans l’Ecran 4 - Liste des déclarations de données, cliquer sur le bouton dans la zone « Déclarations de données » pour accéder aux critères de recherche.

Préciser ou non des critères de recherche et cliquer sur le bouton « Rechercher ».

Pour plus d’informations : « Rechercher » et personnaliser les critères de recherche.

Se positionner sur l’équipement souhaité dans la liste de résultats et cliquer sur l’hyperlien « Etat » pour ouvrir l’Ecran 8 - Détail d’une déclaration de données.

ATTENTION La relance manuelle ne s’effectue plus au niveau des écrans relatifs à

l’équipement, mais au niveau des écrans relatifs à la déclaration de données.

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Cliquer sur l’onglet « Contacts entrants et sortants ».

Se positionner sur l’échéance à relancer et cliquer sur le bouton « Relancer déclaration de données ».

Si le canal privilégié de l’équipement est Portail

Résultats : la date de relance de la déclaration est renseignée à la date du jour.

Un contact sortant de relance de la déclaration est directement créé à l’état « Terminé ».

Un courriel est généré et envoyé aux fournisseurs de données d’activité, financières et approbateur leur demandant de se connecter au portail Caf partenaires pour saisir et transmettre cette nouvelle déclaration.

Si le canal privilégié de l’équipement est Courrier

Résultat : affichage de deux demi-écrans :

Par défaut, le demi-écran de gauche présente l’Ecran 8 - Détail d’une déclaration de données.

Le demi-écran de droite affiche l’Ecran 11B - Détail d’un contact sortant « Relance de déclaration de données ».

Dans l’Ecran 11B - Détail d’un contact sortant, renseigner obligatoirement un commentaire dans la zone « Contenu » et cliquer sur le bouton « Traiter ».

Résultats : la date de relance de la déclaration est renseignée à la date du jour.

L’agent Caf doit directement contacter son partenaire afin de l’informer qu’une nouvelle déclaration de données est attendue de sa part et lui communiquer les informations nécessaires.

Foire aux questions

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3.8 Gérer les déclarations de données du canal Courrier / Courriel

Gérer la réception d’une déclaration de données Courrier

Rappel

- Pour réaliser cette action, les postures Habnims concernées pour les Caf sont le GAC 101 « Traiter les aides collectives » et le GAC 102 « Gérer les aides collectives ».

- La réception de la déclaration de données par le canal Courrier nécessite la numérisation du formulaire national EAJE dans S@fir (version 4 au minimum).

- La saisie de la déclaration de données par le canal Courrier s’effectue dans Maia, il n’est plus possible de saisir des déclarations de données dans Sias AFC.

- Une fois la déclaration de données par le canal Courrier saisie dans Maia, le processus de traitement est identique aux déclarations de données issues du portail Caf partenaires.

Mode opératoire dans NIMS - Applicatif Maia

Lancer la tâche « Gérer les contacts » (posture GAC 101 ou GAC 102) et cliquer sur le sous-menu « entrants » pour accèder à l’Ecran 1A - Liste des contacts entrants.

Dans l’Ecran 1A - Liste des contacts entrants, préciser ou non des critères de recherche et cliquer sur le bouton « Rechercher ».

Pour plus d’information : « Rechercher » et personnaliser les critères de recherche.

Dans la liste de résultats, se positionner sur le contact entrant souhaité et cliquer sur l’hyperlien du sous-type du contact.

Résultat : affichage de deux demi-écrans :

Par défaut, le demi-écran de gauche affiche la pièce issue de S@fir.

Le demi-écran de droite affiche l’Ecran 1A - Liste des contacts entrants.

Dans l’Ecran 1A - Liste des contacts entrants, se positionner dans la zone « Pièce S@fir » et compléter les informations relatives au numéro du dossier de l’équipement concerné et à l’exercice de la déclaration de données.

Cliquer sur le bouton « Traiter » pour traiter le contact.

Une pop-in « Traitement du contact » s’ouvre pour donner des informations sur la déclaration de données reçue.

- Ou cliquer sur le bouton « Refuser » pour refuser le contact. Un commentaire doit obligatoirement être saisi.

Le contact passe à l’état « Terminé ».

- Ou cliquer sur le bouton « Ignorer » pour fermer le contact.

Cas où une déclaration de données ayant les mêmes informations existe dans le système

Une pop-in s’affiche lorsque le système détecte qu’une déclaration de données ayant les mêmes informations existe. Il est alors possible de :

- Cliquer sur le bouton « Traiter le contact » : la nouvelle déclaration de données annule et remplace l’ancienne déclaration de données.

- Cliquer sur le bouton « Traiter le contact & Saisir déclaration » : en plus d’annuler et remplacer l’ancienne déclaration de données, la nouvelle déclaration de données s’ouvrira pour saisie.

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- Cliquer sur le bouton « Revenir au contact » : le contact n’est pas traité et l’écran « Détail contact » s’ouvre.

- Cliquer sur le bouton « Voir la déclaration » : le contact n’est pas traité et l’écran de visualisation de la pièce S@fir ainsi que l’écran de détail de la déclaration de données existante s’affichent.

Foire aux questions

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Saisir une déclaration de données Courrier

Rappel

- Pour réaliser cette action, les postures Habnims concernées pour les Caf sont le GAC 101 « Traiter les aides collectives » si l’agent Caf est référent de l’équipement et le GAC 102 « Gérer les aides collectives ».

Mode opératoire dans NIMS - Applicatif Maia

Lancer la tâche « Gérer les actions » (posture GAC 101 ou GAC 102) pour accéder à l’Ecran 9 - Liste des actions

Dans l’Ecran 9 - Liste des actions , préciser ou non des critères de recherche et cliquer sur le bouton « Rechercher ».

Pour plus d’information : « Rechercher » et personnaliser les critères de recherche.

Dans la liste de résultats, se positionner sur l’action « Prise en compte de la déclaration de données » souhaitée et cliquer sur l’hyperlien du sous-type de l’action.

Résultat : affichage de deux demi-écrans :

Le demi-écran de gauche affiche la pièce S@fir.

Le demi-écran de droite affiche l’Ecran 8 - Détail d’une déclaration de données.

Dans l’Ecran 8 - Détail d’une déclaration de données, saisir la déclaration de données.

Cliquer sur le bouton « Saisie terminée ».

Résultat : Les deux demi-écrans sont fermés et la déclaration de données s’ouvre en plein écran.

Si des contrôles de cohérence « KO » se déclenchent, la saisie d’une explication est obligatoire. Pour cela, cliquer sur le bouton « Saisir explications » pour renseigner un commentaire en face des contrôles de cohérence concernés et/ou cliquer sur le bouton « Modifier » dans la zone « Commentaire de la Caf » située en bas de l’écran afin de saisir un commentaire global.

Il est possible de demander au partenaire de fournir des justificatifs à l’aide du bouton « Demander des justificatifs » si besoin.

Résultat : L’Ecran 11B - Détail d’un contact sortant s’affiche et un commentaire doit obligatoirement être saisi. La déclaration de données bascule à l’état « En attente » une fois le contact traité.

Cliquer sur le bouton « Valider » pour transmettre la déclaration de données.

La déclaration de données passe à l’état « Validée ».

Foire aux questions

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Collection Mise à Jour – Mars 2017

Modifier une déclaration de données Courrier

Rappel

- Pour réaliser cette action, les postures Habnims concernées pour les Caf sont le GAC 101 « Traiter les aides collectives » si l’agent Caf est référent de l’équipement et le GAC 102 « Gérer les aides collectives ».

- Une déclaration de données Courrier doit être saisie dans Maia.

Mode opératoire dans NIMS - Applicatif Maia

Lancer la tâche « Gérer les déclarations de données » (posture GAC 101 ou GAC 102) pour accéder à l’Ecran 4 - Liste des déclarations de données.

Dans l’Ecran 4 - Liste des déclarations de données, cliquer sur le bouton dans la zone « Déclarations de données » pour accéder aux critères de recherche.

Préciser ou non des critères de recherche et cliquer sur le bouton « Rechercher ».

Pour plus d’informations : « Rechercher » et personnaliser les critères de recherche.

Se positionner sur l’équipement souhaité dans la liste de résultats et cliquer sur l’hyperlien « Etat » pour ouvrir l’Ecran 8 - Détail d’une déclaration de données.

Cliquer sur l’onglet « Détail déclaration de données ».

Cliquer sur « Données d’activité » ou « Données financières » puis sur le bouton « Modifier » afin de pouvoir modifier les données.

Enregistrer les informations à l’aide du bouton « Enregistrer ».

- Ou Ignorer la modification à l’aide du bouton « Ignorer ».

Une fois la saisie terminée, cliquer sur le bouton « Saisie terminée ».

Si des contrôles de cohérence « KO » se déclenchent, la saisie d’une explication est obligatoire. Pour cela, cliquer sur le bouton « Saisir explications » pour renseigner un commentaire en face des contrôles de cohérence concernés et/ou cliquer sur le bouton « Modifier » dans la zone « Commentaire de la Caf » située en bas de l’écran afin de saisir un commentaire global.

Il est possible de demander au partenaire de fournir des justificatifs à l’aide du bouton « Demander des justificatifs » si besoin.

Résultat : l’Ecran 11B - Détail d’un contact sortant s’affiche et un commentaire doit obligatoirement être saisi. La déclaration de données bascule à l’état « En attente » une fois le contact traité.

Foire aux questions

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PRESENTATION DES APPLICATIONS INSTITUTIONNELLES – Guide Utilisateur Maia Eaje

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Collection Mise à Jour – Mars 2017

3.9 Traiter les déclarations de données

Valider la déclaration de données

Rappel

- Pour réaliser cette action, les postures Habnims concernées pour les Caf sont le GAC 101 « Traiter les aides collectives » si l’agent Caf est référent de l’équipement et le GAC 102 « Gérer les aides collectives ».

- Seul le référent de l’équipement peut valider la déclaration de données. En cas d’indisponibilité du référent Caf, un autre agent de la Caf peut modifier temporairement le référent Caf afin de valider la déclaration de données.

- Une déclaration de données doit avoir été appelée auprès du partenaire et réceptionnée via le portail Caf partenaires ou par courrier ou mail.

Mode opératoire dans NIMS - Applicatif Maia

Lancer la tâche « Gérer les déclarations de données » (posture GAC 101 ou GAC 102) pour accéder à l’Ecran 4 - Liste des déclarations de données.

Dans l’Ecran 4 - Liste des déclarations de données, cliquer sur le bouton dans la zone « Déclarations de données » pour accéder aux critères de recherche.

Préciser ou non des critères de recherche et cliquer sur le bouton « Rechercher ».

Pour plus d’informations : « Rechercher » et personnaliser les critères de recherche.

Se positionner sur l’équipement souhaité de la liste de résultat et cliquer sur l’hyperlien « Etat » de la déclaration de données à traiter pour ouvrir l’Ecran 8 - Détail d’une déclaration de données.

Dans Maia, la déclaration bascule automatiquement à l’état « En traitement ».

Sélectionner l’onglet « Détail déclaration de données » dans la partie basse de l’Ecran 8 - Détail d’une déclaration de données.

Cliquer sur bouton « Valider la déclaration ».

Résultat : affichage de deux demi-écrans :

Par défaut, le demi-écran de gauche présente l’Ecran 8 - Détail d’une déclaration de données.

Le demi-écran de droite affiche l’Ecran 10 - Détail d’une action « Transmission à Sias de la déclaration de données ».

La saisie d’un commentaire est obligatoire dans la zone « Contenu » de l’Ecran 10 - Détail d’une action pour la transmission à Sias d’une déclaration comportant au moins un contrôle de cohérence en alerte ou en erreur.

Dans l’Ecran 10 - Détail d’une action, cliquer sur le bouton « Traiter » pour transmettre la déclaration à Sias AFC.

- Ou cliquer sur le bouton « Ignorer » pour ignorer la transmission. Une confirmation est demandée et la déclaration n’est pas transmise, elle conserve son état « En traitement ».

ATTENTION Avant de transmettre à Sias AFC, l’agent Caf doit obligatoirement saisir un

motif si des contrôles de cohérence sont KO. Ceci a pour but de s’assurer qu’il a analysé l’ensemble de la déclaration et validé les justifications du partenaire

pour les contrôles KO.

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Collection Mise à Jour – Mars 2017

Si l’ensemble des informations requises, concernant notamment l’agrément et la validation du droit précédent, n’est pas respecté dans Sias AFC, la transmission ne peut pas avoir lieu. Un message d’erreur s’affiche en rouge dans la partie basse de l’écran.

Si l’ensemble des informations requises (notamment l’autorisation de fonctionnement et la validation du droit précédent) est respecté dans Maia, la transmission s’effectue. La déclaration de données bascule à l’état « Transmise Sias ».

- Dès sa transmission à Sias AFC, le montant du droit Sias s’affiche dans l’écran - Une trace de suivi est créée automatiquement, avec le cas échéant, le commentaire saisi par

le gestionnaire de déclaration de données lors de la transmission. - Aucun contact entrant/sortant n’est créé lors de la transmission de la déclaration à Sias AFC.

Je n’arrive pas à transmettre ma déclaration de données dans Sias AFC

Mode opératoire dans Sias AFC

Ouvrir Sias AFC, puis le menu « Prestation de service Ordinaire ». Dans le menu « Gestion dossier PSO », saisir le numéro de dossier et accéder à l’écran « Modification du calcul des droits PSO ».

- Les données et le droit sont topés « P » lorsque les données ont été saisies dans le Portail. - Les données et le droit sont topés « C » lorsque les données ont été saisies par la Caf suite à

la réception d’une déclaration par le canal Courrier ou Courriel. - Il n’est plus possible de modifier ou de supprimer les données budgétaires et/ou les données

d’activité, ni de supprimer le droit correspondant.

Le droit est créé puis calculé automatiquement dans Sias AFC.

La suite du traitement n’est pas modifiée : validation de l’ordonnancement ou de l’indu et transmission du dossier pour vérification comptable.

Le vérificateur comptable peut valider ou rejeter la déclaration de données.

- Le vérificateur vérifie le budget correspondant, les données annuelles correspondantes et l’ordonnancement créé dans Sias AFC.

Conséquences dans Maia des actions menées dans Sias AFC

En cas de validation du vérificateur comptable

- Mise à jour automatique de la déclaration de données dans Maia

Dans Maia, la déclaration de données bascule à l’état « Validée ».

Dans le Portail, la déclaration de données bascule à l’état « Validée Caf ».

En cas de rejet du vérificateur comptable

- Le fait d’avoir rejeté les données financières et/ou les données d’activité dans Sias AFC entraîne le rejet de la déclaration de données dans Maia.

Dans Maia, la déclaration de données bascule à l’état « Refusée Sias » et une action « Refus Sias de la déclaration de données » est créée.

Sans action du référent Caf, le partenaire n’est pas avisé du rejet comptable de la Caf.

- L’agent Caf a plusieurs options possibles :

Il demande la correction au partenaire : pour aviser ce dernier, il se positionne sur la déclaration refusée par le vérificateur, clique sur l’hyperlien « Refusée Sias » et clique sur le bouton « Publier pour correction » pour demander la correction au partenaire.

Ou il peut « Valider la déclaration » pour la retransmettre à Sias AFC en complétant d’un commentaire.

Ou il peut « Corriger en mode dégradé » pour saisir en lieu et place du partenaire (uniquement en cas de problème technique).

Foire aux questions

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Collection Mise à Jour – Mars 2017

Imprimer la déclaration de données

Rappel

- Pour réaliser cette action, les postures Habnims concernées pour les Caf sont le GAC 101 « Traiter les aides collectives », le GAC 102 « Gérer les aides collectives », le PCO 100 « Suivi opérationnel », le PCO 101 « Pilotage opérationnel » et le SAC 100 « Superviser les aides collectives ».

Mode opératoire dans NIMS - Applicatif Maia

Lancer la tâche « Gérer les déclarations de données » (posture GAC 101 ou GAC 102), « Suivre les déclarations de données » (posture PCO 100 ou PCO 101) ou « Superviser les Déclarations de Données » (posture SAC 100) pour accéder à l’Ecran 4 - Liste des déclarations de données.

Dans l’Ecran 4 - Liste des déclarations de données, cliquer sur le bouton dans la zone « Déclarations de données » pour accéder aux critères de recherche.

Préciser ou non des critères de recherche et cliquer sur le bouton « Rechercher ».

Pour plus d’informations : « Rechercher » et personnaliser les critères de recherche.

Se positionner sur l’équipement souhaité dans la liste de résultats et cliquer sur l’hyperlien « Etat » pour ouvrir l’Ecran 8 - Détail d’une déclaration de données.

Cliquer sur le pictogramme sous forme d’imprimante.

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Collection Mise à Jour – Mars 2017

Il est alors possible de choisir le format d’impression souhaité :

- Le format « Edition Caf » permet de sélectionner les données souhaitées à l’impression. - Le format « Edition Portail partenaire » permet d’imprimer la déclaration de données sous le

même format que l’impression réalisée via le portail Caf partenaires.

Foire aux questions

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Collection Mise à Jour – Mars 2017

Publier la déclaration de données pour correction

Rappel

- Lors du traitement et après analyse, le gestionnaire de déclaration de données estime que les données ou les justifications de contrôles transmises par le partenaire sont non cohérentes ou incomplètes ; ou la déclaration a été rejetée par le vérificateur comptable. Le référent Caf retourne donc l’ensemble de la déclaration au partenaire pour que celui-ci corrige sa saisie.

- Pour réaliser cette action, les postures Habnims concernées pour les Caf sont le GAC 101 « Traiter les aides collectives » si l’agent Caf est référent de l’équipement et le GAC 102 « Gérer les aides collectives ».

Mode opératoire dans NIMS - Applicatif Maia

Lancer la tâche « Gérer les déclarations de données » (posture GAC 101 ou GAC 102) pour accéder à l’Ecran 4 - Liste des déclarations de données.

Dans l’Ecran 4 - Liste des déclarations de données, cliquer sur le bouton dans la zone « Déclarations de données » pour accéder aux critères de recherche.

Préciser ou non des critères de recherche et cliquer sur le bouton « Rechercher ».

Pour plus d’informations : « Rechercher » et personnaliser les critères de recherche.

Se positionner sur l’équipement souhaité dans la liste de résultats et cliquer sur l’hyperlien « Etat » pour ouvrir l’Ecran 8 - Détail d’une déclaration de données.

Sélectionner l’onglet « Détail déclaration de données » dans la partie basse de l’Ecran 8 - Détail d’une déclaration de données.

Cliquer sur le bouton « Demander la correction au partenaire ».

Résultats : affichage de deux demi-écrans :

Par défaut, le demi-écran de gauche présente l’Ecran 8 - Détail d’une déclaration de données.

Le demi-écran de droite affiche l’Ecran 10 - Détail d’une action « Demande de correction de la déclaration de données ».

Dans l’Ecran 10 - Détail d’une action, saisir obligatoirement un commentaire dans la zone « Contenu » et cliquer sur le bouton « Traiter ».

- Ou ignorer la publication pour correction de la déclaration de données à l’aide du bouton « Ignorer ». Une confirmation est demandée.

S’il s’agit d’une déclaration de données canal Portail, elle bascule à l’état « A corriger partenaire ».

Résultat : un nouveau contact sortant à destination du partenaire est créé lors de la publication pour correction d’une déclaration de données.

Une trace de suivi est créée automatiquement suite à la publication sur le Portail.

Pour Information La déclaration de données passe à l’état « Refusée Caf » dans le portail Caf

partenaires. Une déclaration V + 1 est mise à la disposition du partenaire pour une nouvelle saisie. Il s’agit d’une copie de la première version, afin d’éviter une deuxième

saisie complète du document. Elle est à l’état "A revoir" et non à l’état "A saisir" comme la déclaration initiale.

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65

Collection Mise à Jour – Mars 2017

L’approbateur est automatiquement informé du rejet de sa déclaration de données par courriel.

Après correction par le partenaire, la déclaration V+1 est transmise à la Caf pour traitement.

S’il s’agit d’une déclaration de données canal Courrier, elle bascule à l’état « Annulé ».

Résultat : un nouveau contact sortant à destination du partenaire est créé lors de la publication pour correction d’une déclaration de données.

Une action « Annulation de la déclaration de données » est créée.

Une trace de suivi est créée automatiquement suite à la publication.

Pour Information La déclaration de données passe à l’état « Refusé Caf » dans le portail Caf

partenaires. Une déclaration V + 1 est mise à la disposition du partenaire pour une nouvelle saisie. Il s’agit d’une copie de la première version, afin d’éviter une deuxième

saisie complète du document. Elle est à l’état "Appelée" et non à l’état "A saisir" comme la déclaration initiale.

Après correction par le partenaire, la déclaration V+1 est transmise à la Caf pour traitement.

L’agent Caf doit directement contacter son partenaire afin de l’informer du rejet de sa déclaration de données.

Foire aux questions

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Collection Mise à Jour – Mars 2017

Mettre en attente la déclaration de données

Rappel

- Lors du traitement de la déclaration de données, l’absence de certains éléments ou documents ne permet pas au gestionnaire de déclaration de données d’étudier correctement la déclaration. Il met donc celle-ci en attente jusqu’à réception des informations manquantes.

Exemple : attente d’une nouvelle autorisation de fonctionnement.

- Pour réaliser cette action, les postures Habnims concernées pour les Caf sont le GAC 101 « Traiter les aides collectives » si l’agent Caf est référent de l’équipement et le GAC 102 « Gérer les aides collectives ».

Mode opératoire dans NIMS - Applicatif Maia

Lancer la tâche « Gérer les déclarations de données » (posture GAC 101 ou GAC 102) pour accéder à l’Ecran 4 - Liste des déclarations de données.

Dans l’Ecran 4 - Liste des déclarations de données, cliquer sur le bouton dans la zone « Déclarations de données » pour accéder aux critères de recherche.

Préciser ou non des critères de recherche et cliquer sur le bouton « Rechercher ».

Pour plus d’informations : « Rechercher » et personnaliser les critères de recherche.

Se positionner sur l’équipement souhaité dans la liste de résultats et cliquer sur l’hyperlien « Etat » pour ouvrir l’Ecran 8 - Détail d’une déclaration de données.

Sélectionner l’onglet « Détail déclaration de données » dans la partie basse de l’Ecran 8 - Détail d’une déclaration de données.

Cliquer sur le bouton « Mettre en attente ».

Résultats : affichage de deux demi-écrans :

Par défaut, le demi-écran de gauche présente l’Ecran 8 - Détail d’une déclaration de données.

Le demi-écran de droite affiche l’Ecran 10 - Détail d’une action « Mise en attente de la déclaration de données ».

Dans l’Ecran 10 - Détail d’une action, saisir obligatoirement un commentaire dans la zone « Contenu » et cliquer sur le bouton « Traiter ».

La déclaration bascule alors à l’état « En attente ».

Une trace de suivi est créée automatiquement avec le commentaire saisi par le gestionnaire de déclaration de données lors de la mise en attente.

Aucun contact entrant ou sortant n’est créé lors de la mise en attente d’une déclaration de données.

La déclaration en attente reste visible sur le plan de charge du gestionnaire de déclaration de données Caf.

- Ou ignorer la mise en attente de la déclaration de données à l’aide du bouton « Ignorer ». Une confirmation est demandée.

Foire aux questions

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Collection Mise à Jour – Mars 2017

Reprendre le traitement suite à la mise en attente d’une déclaration de données

Rappel

- Suite à l’absence de certains documents importants, il est possible de Mettre en attente la déclaration de données. A réception des informations manquantes, le gestionnaire de déclaration de données va reprendre le traitement de cette déclaration.

- Pour réaliser cette action, les postures Habnims concernées pour les Caf sont le GAC 101 « Traiter les aides collectives » si l’agent Caf est référent de l’équipement et le GAC 102 « Gérer les aides collectives ».

- Seul le référent de l’équipement peut reprendre le traitement de cette déclaration. En cas d’indisponibilité du référent Caf, un autre agent de la Caf peut modifier temporairement le référent Caf afin de reprendre le traitement suite à la mise en attente d’une déclaration de données.

Mode opératoire dans NIMS - Applicatif Maia

Lancer la tâche « Gérer les déclarations de données » (posture GAC 101 ou GAC 102) pour accéder à l’Ecran 4 - Liste des déclarations de données.

Dans l’Ecran 4 - Liste des déclarations de données, cliquer sur le bouton dans la zone « Déclarations de données » pour accéder aux critères de recherche.

Préciser ou non des critères de recherche et cliquer sur le bouton « Rechercher ».

Pour plus d’informations : « Rechercher » et personnaliser les critères de recherche.

Se positionner sur l’équipement souhaité dans la liste de résultats et cliquer sur l’hyperlien « Etat » pour ouvrir l’Ecran 8 - Détail d’une déclaration de données.

Cliquer sur le bouton « Reprendre le traitement ».

Résultats : affichage de deux demi-écrans :

Par défaut, le demi-écran de gauche présente l’Ecran 8 - Détail d’une déclaration de données.

Le demi-écran de droite affiche l’Ecran 10 - Détail d’une action « Reprise du traitement de la déclaration de données ».

Dans l’Ecran 10 - Détail d’une action, saisir obligatoirement un commentaire dans la zone « Contenu » et cliquer sur le bouton « Traiter ».

La déclaration bascule à l’état précédant la mise en attente.

Une trace de suivi est créée automatiquement avec le commentaire saisi lors de la reprise du traitement par le gestionnaire de déclaration de données.

Aucun contact entrant ou sortant n’est créé lors de la reprise du traitement d’une déclaration de données.

- Ou ignorer la reprise du traitement de la déclaration de données à l’aide du bouton « Ignorer ». Une confirmation est demandée.

Foire aux questions

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Collection Mise à Jour – Mars 2017

Prendre en charge une déclaration d’un autre référent

Rappel

- Pour réaliser cette action, les postures Habnims concernées pour les Caf sont le GAC 101 « Traiter les aides collectives » et le GAC 102 « Gérer les aides collectives ».

- L’équipement doit avoir été initialisé dans Maia. - La déclaration de données est déjà affectée à un autre référent Caf. - L’objectif de cette fonctionnalité est de pouvoir s’auto-affecter la gestion d’une déclaration de

données pour traitement en cas d’absence du référent Caf de l’équipement.

Mode opératoire dans NIMS - Applicatif Maia

Lancer la tâche « Gérer les déclarations de données » (posture GAC 101 ou GAC 102) pour accéder à l’Ecran 4 - Liste des déclarations de données.

Dans l’Ecran 4 - Liste des déclarations de données, cliquer sur le bouton dans la zone « Déclarations de données » pour accéder aux critères de recherche.

Préciser ou non des critères de recherche et cliquer sur le bouton « Rechercher ».

Pour plus d’informations : « Rechercher » et personnaliser les critères de recherche.

Se positionner sur l’équipement souhaité dans la liste de résultats et cliquer sur l’hyperlien « Etat » pour ouvrir l’Ecran 8 - Détail d’une déclaration de données de la déclaration affectée au référent Caf à remplacer.

Dans la partie basse de l’Ecran 8 - Détail d’une déclaration de données, cliquer sur le bouton « Prendre en charge ».

Résultat : seul le nom du référent Caf est modifié, l’état de la déclaration de données reste « En traitement ».

Une trace de suivi s’enregistre automatiquement et indique le changement de prise en charge de la déclaration de données.

Dans la partie basse de l’Ecran 8 - Détail d’une déclaration de données apparaissent l’ensemble des boutons nécessaires au traitement de la déclaration de données.

Ex : « Mettre en attente » ; « Valider la déclaration » ; « Publier pour correction ».

Foire aux questions

ATTENTION

S’il est possible de prendre en charge une déclaration d’un autre référent, il n’est pas possible d’affecter une de ses propres déclarations à un autre

référent de sa Caf.

Lorsque le référent initial souhaite reprendre la référence de la déclaration, il doit à son tour utiliser le mode opératoire « Prendre en charge une

déclaration ».

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Collection Mise à Jour – Mars 2017

Annuler une déclaration de données

Rappel

- Pour réaliser cette action, les postures Habnims concernées pour les Caf sont le GAC 101 « Traiter les aides collectives » si l’agent Caf est référent de l’équipement et le GAC 102 « Gérer les aides collectives ».

- Il est possible d’annuler sans suite manuellement une déclaration de données, notamment lors d’un appel à tort, tant que la déclaration de données n’a pas été transmise à Sias AFC

Si la déclaration de données a été rejetée dans Sias AFC, seul le superviseur peut annuler sans suite cette déclaration de données.

- La déclaration annulée sans suite ne bloque pas l’appel des déclarations précédentes. - En cas de besoin, il est possible de rappeler la déclaration annulée sans suite sur le Portail

Partenaires.

Mode opératoire dans NIMS - Applicatif Maia

Lancer la tâche « Gérer les déclarations de données » (posture GAC 101 ou GAC 102) pour accéder à l’Ecran 4 - Liste des déclarations de données.

Dans l’Ecran 4 - Liste des déclarations de données, cliquer sur le bouton dans la zone « Déclarations de données » pour accéder aux critères de recherche.

Préciser ou non des critères de recherche et cliquer sur le bouton « Rechercher ».

Pour plus d’informations : « Rechercher » et personnaliser les critères de recherche.

Se positionner sur l’équipement souhaité de la liste de résultat et cliquer sur l’hyperlien « Etat » de la déclaration de données à traiter pour ouvrir l’Ecran 8 - Détail d’une déclaration de données.

Se positionner sur la déclaration de données souhaitée, dont le statut est « Appelée »

Cliquer sur bouton « Annuler la déclaration ».

Résultats : affichage de deux demi-écrans :

Par défaut, le demi-écran de gauche présente l’Ecran 8 - Détail d’une déclaration de données.

Le demi-écran de droite affiche l’Ecran 10 - Détail d’une action « Annulation sans suite de la déclaration de données».

Dans l’Ecran 10 - Détail d’une action, saisir un commentaire dans la zone « Contenu » et cliquer sur le bouton « Traiter ».

La déclaration bascule alors au statut « Annulée sans suite »

Une trace de suivi est créée automatiquement avec le commentaire saisi lors de l’annulation sans suite par le gestionnaire de déclaration de données.

Un nouveau contact sortant à destination du partenaire est créé en cas d’annulation sans suite de la déclaration de données

Foire aux questions

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Collection Mise à Jour – Mars 2017

3.10 Traiter une déclaration de données en procédure spécifique

La procédure spécifique dans Maia comprend :

- La saisie d’une déclaration de données suite à un contrôle sur place effectué par un agent de la Caf.

- Le mode dégradé qui permet de pallier à l'incapacité du partenaire de transmettre à la Caf une déclaration de données par le Portail Caf Partenaires ou par courrier.

Rectifier une déclaration suite à un contrôle sur place

Rappel

- Pour réaliser cette action, les postures Habnims concernées pour les Caf sont le GAC 101 « Traiter les aides collectives » si l’agent Caf est référent de l’équipement et le GAC 102 « Gérer les aides collectives ».

- Seul le référent de l’équipement peut rectifier une déclaration suite à un contrôle sur place. - Les données saisies par la Caf suite à un contrôle sur place sont identifiées par la lettre « M »

correspondant à « Maîtrise des risques ». - En cas d’indisponibilité du référent Caf, un autre agent de la Caf ou le superviseur peuvent

modifier temporairement le référent Caf afin de créer une déclaration en mode dégradé. - Il faut que la déclaration de données soit à l’état « Validée ».

Mode opératoire dans NIMS - Applicatif Maia

Lancer la tâche « Gérer les déclarations de données » (posture GAC 101 ou GAC 102) pour accéder à l’Ecran 4 - Liste des déclarations de données.

Dans l’Ecran 4 - Liste des déclarations de données, cliquer sur le bouton dans la zone « Déclarations de données » pour accéder aux critères de recherche.

Préciser ou non des critères de recherche et cliquer sur le bouton « Rechercher ».

Pour plus d’informations : « Rechercher » et personnaliser les critères de recherche.

Se positionner sur l’équipement souhaité dans la liste de résultats et cliquer sur l’hyperlien « Etat » pour ouvrir l’Ecran 8 - Détail d’une déclaration de données.

Cliquer sur le bouton « Procédure spécifique ».

Cocher la case « Saisie suite à contrôle sur place » et cliquer sur le bouton « OK ».

La version actuelle de la déclaration de données est annulée et une nouvelle version de la déclaration de données est créée.

Une action « Annulation de la déclaration de données » est créée à l’état « Terminé » avec un commentaire automatique « Procédure spécifique suite à contrôle sur place ».

Une action « Passage en procédure spécifique » pour la nouvelle version de la déclaration de données est créée à l’état « Terminé » avec un commentaire automatique « Contrôle sur place ».

Sélectionner l’onglet « Détail déclaration de données » et cliquer sur le bouton « Modifier » pour rectifier les données d’activité et financières.

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Collection Mise à Jour – Mars 2017

Cliquer sur le bouton « Enregistrer » pour sauvegarder les données saisies.

- Ou cliquer sur le bouton « Ignorer » pour ignorer la modification apportée.

Une fois la saisie terminée, cliquer sur le bouton « Saisie terminée » pour transmettre la déclaration de données à Sias AFC.

Foire aux questions

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Collection Mise à Jour – Mars 2017

Gérer une déclaration de données en mode dégradé

Définition du mode dégradé

- Le mode dégradé est prévu uniquement dans le cas où le partenaire est dans l’incapacité technique d’envoyer sa déclaration de données via le Portail.

- Le gestionnaire de déclaration de données peut saisir en lieu et place du partenaire la déclaration de données dans Maia, sous réserve que celui-ci transmette sa déclaration à la Caf par papier ou courriel.

Rappel

- Pour réaliser cette action, les postures Habnims concernées pour les Caf sont le GAC 101 « Traiter les aides collectives » si l’agent Caf est référent de l’équipement et le GAC 102 « Gérer les aides collectives ».

- Le partenaire a transmis sa déclaration mais cette dernière nécessite une modification. La demande de correction de la déclaration au partenaire peut provenir d’un rejet comptable ou d’une demande de correction de l’agent Caf dans Maia

- Seul le référent de l’équipement peut gérer la déclaration de données en mode dégradé et valider la déclaration de données. En cas d’indisponibilité du référent Caf, un autre agent de la Caf ou le superviseur peuvent modifier temporairement le référent Caf afin de gérer la déclaration de données en mode dégradé.

Mode opératoire dans NIMS - Applicatif Maia

Lancer la tâche « Gérer les équipements » (posture GAC 101 ou GAC 102) pour accéder à l’Ecran 3 - Liste des équipements.

Dans l’Ecran 3 - Liste des équipements, préciser ou non des critères de recherche et cliquer sur le bouton « Rechercher ».

Pour plus d’informations : « Rechercher » et personnaliser les critères de recherche.

Dans la liste de résultats, se positionner sur l’équipement souhaité et cliquer sur l’hyperlien du nom de l’équipement pour ouvrir l’Ecran 7 - Détail d’un équipement.

Si la déclaration de données n’a pas été appelée, cliquer sur l’onglet « Echéances des

déclarations de données » et sélectionner l’échéance souhaitée. Sinon, cliquer sur l’onglet « Déclaration de données » et cliquer sur l’hyperlien « Etat » de la déclaration souhaitée.

Cliquer sur le bouton « Procédure spécifique ».

Cocher la case « Demande de passage en mode dégradé » et cliquer sur le bouton « OK ».

Résultats : affichage de deux demi-écrans :

Par défaut, le demi-écran de gauche présente l’Ecran 8 - Détail d’une déclaration de données.

Le demi-écran de droite affiche l’Ecran 10 - Détail d’une action « Demande de passage en mode dégradé ».

ATTENTION Le passage en mode dégradé est soumis à une approbation par le

superviseur.

Les données saisies par la Caf en mode dégradé sont identifiées par la lettre « M » correspondant à « Maîtrise des risques ».

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Collection Mise à Jour – Mars 2017

Création d’une action « Mise en attente de la déclaration de données » à l’état « Terminé ».

La déclaration de données passe à l’état « En attente ».

Renseigner obligatoirement un commentaire à destination du superviseur dans la zone « Contenu » de l’action « Demande de passage en mode dégradé » et cliquer sur « Enregistrer » pour prendre en compte la modification.

Résultats : passage de l’action « Demande de passage en mode dégradé » à l’état « En cours ».

Aucun contact sortant à destination du partenaire n’est créé.

- Ou ignorer la demande de passage en mode dégradé à l’aide du bouton « Ignorer ». Une confirmation est demandée.

ATTENTION Une fois la demande de passage en mode dégradé enregistrée, il n’est plus possible de la modifier. Il est en revanche possible de l’annuler avant que le

superviseur n’ait pris une décision en suivant le mode opératoire décrit dans le chapitre Reprendre le traitement suite à la mise en attente d’une déclaration de

données

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Collection Mise à Jour – Mars 2017

Une fois que la demande de passage en mode dégradé est acceptée par le PCO 101 (Cf. 3.10.3 Répondre à une demande de passage en mode dégradé), une version 2 de la déclaration est créée.

La version 1 de la déclaration de données passe à l’état « Annulée »

La version 2 de la déclaration de données est à l’état « A traiter »

Cliquer sur l’hyperlien « Etat » de la version 2 de déclaration de données concernée pour ouvrir l’Ecran 8 - Détail d’une déclaration de données.

Dans l’onglet « Détail d’une déclaration de données » dans la rubrique « Données d’activité » cliquer sur « Modifier ».

- Si besoin, modifier les données d’activités transmises par le partenaire - Cliquer sur « Enregistrer », même si aucune modification n’a été apportée

Dans l’onglet « Détail d’une déclaration de données » dans la rubrique « Données financières» cliquer sur « Modifier ».

- Si besoin, modifier les données financières transmises par le partenaire - Cliquer sur « Enregistrer », même si aucune modification n’a été apportée

Cliquer sur « Saisie terminée », même si aucune modification n’a été apportée

Intégrer un commentaire global ainsi qu’un commentaire spécifique en cas de contrôle de cohérences KO puis cliquer sur « Valider la déclaration »

La déclaration de données est transmises à Sias Afc et passe à l’état « Transmise Sias »

- Ou cliquer sur le bouton « Mettre en attente » pour suspendre le traitement de la déclaration de données

Une fois la version 2 de la déclaration de données validée par le vérificateur dans Sias Afc, cliquer sur l’hyperlien « Etat » de la version 2 de déclaration de données concernée pour ouvrir l’Ecran 8 - Détail d’une déclaration de données.

La version 2 de la déclaration de données est à l’état « Saisie Caf »

Cliquer sur l’onglet « Détail d’une déclaration de données ».

Aucun contrôle de cohérence automatique n’a été effectué car la déclaration de données a été saisie en mode dégradé.

Le montant du droit Sias est affiché

Les données d’activité saisies dans Sias sont consultables via le sous-onglet « Données dactivité »

Les données budgétaires saisies dans Sias sont consultables via le sous-onglet « Données financières »

Cliquer sur le bouton « Publier » pour publier la déclaration sur le portail Caf partenaire et aviser le partenaire de l’action réalisée par la Caf.

La déclaration de données bascule à l’état « Validé » dans Maia.

Un contact sortant à destination du partenaire est créé.

Le message saisi par l’agent Caf est visible dans l’Ecran 8 - Détail d’une déclaration de données.

Une trace de suivi est également créée sur la nouvelle déclaration de données incluant le message saisi par le gestionnaire de déclaration de données l’Ecran 8 - Détail d’une déclaration de données – Onglet Traces de suivi

Dans le portail Caf partenaires : la déclaration de données saisie par l’agent Caf

est présente via le menu à l’état « Saisie Caf » ainsi que le commentaire saisi lors de sa publication sur le portail Caf partenaires.

Foire aux questions

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Collection Mise à Jour – Mars 2017

Répondre à une demande de passage en mode dégradé

Rappel

- Pour réaliser cette action, la posture Habnims concernée pour les Caf est le PCO 101 « Pilotage opérationnel ».

- Suite à l’incapacité technique du partenaire d’envoyer sa déclaration de données via le Portail, le gestionnaire de déclaration de données peut saisir la déclaration de données dans Maia, en lieu et place du partenaire, sous réserve que celui-ci transmette sa déclaration à la Caf par papier ou courriel.

Mode opératoire dans NIMS - Applicatif Maia

Lancer la tâche « Piloter les actions » (posture PCO 101) pour accéder à l’Ecran 3 - Liste des équipements.

Dans l’Ecran 3 - Liste des équipements, préciser ou non des critères de recherche et cliquer sur le bouton « Rechercher ».

Pour plus d’informations : « Rechercher » et personnaliser les critères de recherche.

Dans la liste de résultats, se positionner sur l’action souhaitée et cliquer sur l’hyperlien du sous-état « Demande de passage en mode dégradé ».

Résultats : affichage de deux demi-écrans :

Par défaut, le demi-écran de gauche affiche l’Ecran 8 - Détail d’une déclaration de données.

Le demi-écran de droite affiche l’Ecran 10 - Détail d’une action « Demande de passage en mode dégradé » comprenant le commentaire saisi par l’agent Caf.

Dans la zone « Décision » de l’Ecran 10 - Détail d’une action , sélectionner « Oui » pour accepter la demande ou « Non » pour la refuser.

Il est possible de renseigner un commentaire à destination de gestionnaire de déclaration de données dans la zone « Décision ».

Cliquer sur le bouton « Traiter » pour enregistrer la réponse à la demande de passage en mode dégradé. Si la demande est acceptée :

La version actuelle de la déclaration de données est annulée et une nouvelle version de la déclaration de données est créée.

Une action « Annulation de la déclaration de données » est créée avec un commentaire automatique.

Une action « Passage en procédure spécifique » est créée avec un commentaire automatique.

- Ou cliquer sur le bouton « Ignorer » pour fermer l’action sans enregistrer les modifications. Une confirmation est demandée.

ATTENTION Le gestionnaire de déclaration de données demande le passage en mode

dégradé via Maia au superviseur. Le superviseur doit répondre à cette demande de passage en mode

dégradé.

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Collection Mise à Jour – Mars 2017

Foire aux questions

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Collection Mise à Jour – Mars 2017

4. Astuces métiers

Possibilité d’ouvrir plusieurs fenêtres

L’application Maia permet d’ouvrir plusieurs fenêtres en même temps dans différents onglets.

Point de vigilance : il est possible d’ouvrir le même écran plusieurs fois. Penser à fermer les différentes fenêtres pour éviter les confusions.

- Les noms complets des écrans sont structurés de la même manière, il n’est donc pas possible de les distinguer sans cliquer dessus.

- De plus, les écrans ouverts ne sont pas mis à jour. Il est donc possible d’avoir deux fois le même écran ouvert avec deux versions différentes.

Possibilité de changer la disposition des demi-écrans

Dans Maia, lorsque deux demi-écrans sont ouverts, il est possible de changer la disposition et l’affichage des demi-écrans :

- En appuyant sur le bouton en haut à droite du demi-écran, celui-ci bascule à gauche.

- En appuyant sur le bouton en haut à droite du demi-écran, celui-ci bascule à droite.

- En appuyant sur le bouton le demi-écran s’affiche en plein écran (il est possible de repasser

en demi-écran à l’aide du bouton ).

Possibilité d’accéder à certains écrans à partir de la page d’accueil

Dans Maia, la page d’accueil permet d’accéder directement aux écrans ci-dessous en cliquant sur l’hyperlien des nombres correspondants en ligne :

- Ecran 1A - Liste des contacts entrants (pour les postures GAC 101 et GAC 102). - Ecran 1B - Liste des contacts sortants (pour les postures GAC 101 et GAC 102). - Ecran 4 - Liste des déclarations de données (pour les postures GAC 101 et GAC 102). - Ecran 9 - Liste des actions (pour les postures PCO 100 et PCO 101).

Point de vigilance : bien choisir les équipements à toper « prioritaires »

Il est possible de définir des équipements en tant qu’équipements prioritaires, leurs caractéristiques sont alors affichées en tête des résultats de recherche et mis en évidence. Il est donc conseillé de bien sélectionner les équipements que l’on souhaite mettre en évidence.

Il est toujours possible d’annuler le top « prioritaire » d’un équipement. La démarche est la même

que pour Foire aux questions

Définir l’équipement en tant qu’équipement prioritaire.

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Collection Mise à Jour – Mars 2017

Afficher les détails des champs des données financières lors de la saisie en demi-écran

Lorsque la saisie des données financières est effectuée sur un demi-écran, seuls les numéros de comptes des champs sont affichés.

Pour plus de détails, il suffit de passer la souris sur le numéro de compte souhaité pour afficher le

libellé ou sur le pictogramme pour afficher le détail de l’infobulle visible par le partenaire dans le portail Caf partenaires.

Point de vigilance : bien cliquer sur le titre d’un onglet pour y accéder

Le titre de certains onglets n’occupe que la partie haute de la case. Il n’est pas possible d’accéder à l’onglet en cliquant sur la partie vide qui se situe en bas de la case. Il faut donc cliquer sur le titre qui se trouve en haut de la case.

- Par exemple, dans l’Ecran 7 - Détail d’un équipement, le titre de l’onglet « Déclarations de données » n’occupe pas toute la case :

Point de vigilance : mettre à jour régulièrement les écrans pour les rafraîchir

Dans Maia, les écrans ne se rafraichissent pas automatiquement. Le bouton « rafraichir » n’existe pas sur tous les écrans, cela nécessite une action sur l’écran comme cliquer sur l’écran.

Pour plus de sureté, penser à fermer les fenêtres.

Utiliser les filtres

Dans la partie centrale, à côté de chaque colonne sont présents des flèches de tri situées à côté de chaque critère.

- Par exemple : dans l’Ecran 4 - Liste des déclarations de données la cinquième colonne intitulée « contrôle » permet de repérer d’emblée les déclarations de données faisant l’objet de contrôles de cohérence KO.

Utiliser des liens hypertexte

Dans le guide utilisateur, les informations de couleur bleue soulignées sont actives, il est possible de cliquer dessus pour accéder directement à l’écran concerné.

Activer la partie haute de l’écran pour lancer une nouvelle recherche

Dans la partie haute des écrans, cliquer sur la gomme en haut à droite pour effacer les critères de recherche

En cliquant sur la partie vide, aucun accès à l’onglet

En cliquant sur le titre, on accède à l’onglet

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- Ainsi, dans l’Ecran 4 - Liste des déclarations de données, cliquer sur la gomme puis sur le bouton rechercher. Cette astuce permet d’afficher l’ensemble des déclarations de données à traiter de la Caf.

Ou cliquer sur la flèche en dessous de rechercher pour que la partie haute de l’écran redevienne active

Les messages d’erreur s’affichent en bas en rouge à gauche de l’écran (Sias en plein milieu de l’écran)

Renseigner uniquement les informations que vous souhaitez rendre visible sur le portail Caf partenaires

Selon l’organisation de chaque Caf, il est possible de renseigner l’email du référent ou une BALF et/ou le numéro de téléphone. Ces informations sont visibles sur le portail Caf partenaires.

S’assurer de la bonne adresse mail des correspondants du partenaire via Habtiers

Si l’adresse est erronée, le message ne sera pas reçu par le partenaire et le référent Caf n’en est pas informé directement.

Vérifier notamment l’absence d’espace à la fin de l’adresse mail.

Point de vigilance lors de la création d’un correspondant

Il faut enregistrer autant de correspondants que de personnes habilitées à intervenir dans le portail Caf partenaires pour ce gestionnaire et cet équipement.

Lors de la création d’un correspondant, des anomalies peuvent survenir :

- En cas de non unicité de l’identifiant HABTIERS ou du courriel, un message d’erreur rouge bloquant empêche la création ou la modification des données du correspondant.

« Vous ne pouvez pas créer ce correspondant : l’adresse mail est déjà utilisée pour l’utilisateur X »

- Si l’adresse courriel ne respecte pas le format « email », un message d’erreur rouge bloquant empêche la création ou la modification des données du correspondant.

« ‘Mail de contact’ a un format erroné : saisir [email protected] »

La zone en erreur apparaît sur fond rouge

- Dans le cas où le nom et le prénom du correspondant que l’on souhaite créer existent déjà, un message de contrôle s’affiche pour confirmer la création du correspondant.

Penser à fermer le dossier concerné dans Sias AFC pour envoyer la déclaration liée à ce dossier

Dans le cas contraire, un message d’erreur s’affiche dans la partie basse de l’écran « le dossier est en cours d’utilisation dans Sias ».

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Prévenir le vérificateur comptable des dossiers à valider et transmis dans Sias AFC

Le vérificateur comptable n’est pas informé de la transmission de la déclaration de données dans Sias AFC. Il faut donc le prévenir par mail ou directement pour qu’il puisse vérifier le dossier.

Penser à fermer et rouvrir la fenêtre d’un objet lors d’une modification

Dans Maia, lorsqu’une opération est effectuée sur un objet (par exemple, la mise en attente d’une déclaration de données ou le changement du canal privilégié d’un équipement), il est généralement nécessaire de fermer la fenêtre de l’objet concerné et de la rouvrir afin de faire apparaître les modifications réalisées.

Modifier le nom de l’équipement/service A afin d’indiquer son changement de statut

L’équipement/service nécessitant d’être créé une seconde fois dans Sias AFC (cf. paragraphe suivant), il est important d’anticiper les possibles confusions en distinguant les deux items par l’intitulé de leur nom. Il est conseillé de modifier le nom de l’équipement A, en ajoutant par exemple le nom du gestionnaire après le nom de l’équipement/service.

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5. Foire aux questions

5.1 Questions concernant la navigation dans Maia

Peut-on utiliser des caractères spéciaux dans Maia ?

Maia prend en compte les accents et n’est pas impacté par l’utilisation de lettres majuscules ou minuscules. Cependant, aucun caractère spécial ne peut être utilisé.

A quoi font référence les numéros positionnés à côté du nom de l’équipement dans mon écran « Détail d’un équipement » ?

A côté de chaque objet métier (déclaration, gestionnaire, équipement, contact) apparait un identifiant interne. Il n’y a pas d’incidence dans le traitement des dossiers.

5.2 Je ne trouve pas…

… mon gestionnaire dans la liste des gestionnaires

Si le gestionnaire est absent dans Maia, vérifier qu’au moins un équipement le concernant a bien été initialisé.

… mon équipement dans la liste des équipements

Vérifier que l’équipement a bien été initialisé dans Maia.

… l’agent Caf que je recherche dans l’écran « Rapatrier un agent Caf »

Si l’agent Caf n’apparaît pas dans la liste des référents Caf :

- Soit il est topé inactif dans Sias AFC ou n’existe pas dans la liste des référents Sias AFC. Se rapprocher de son superviseur pour activer ou enregistrer le référent Caf.

- Soit, si l’on se situe dans un écran détail, le référent recherché n’est pas habilité à gérer l’objet consulté (la liste est filtrée en fonction des habilitations des référents).

Pour apparaître dans la liste des référents, il faut que le référent Caf se soit connecté au moins une fois.

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5.3 Questions concernant l’appel des déclarations de données

Je n’arrive pas à appeler une déclaration de données

Vérifier que vous êtes bien référent sur l’équipement. Le cas échéant, demander à votre superviseur de vous affecter sur cet équipement.

Vérifier que l’échéance est active.

Pour l’appel des déclarations de données actualisées ou réelles, vérifier que la déclaration de données prévisionnelle a bien été appelée.

- Si la déclaration de données prévisionnelle n’a pas été appelée, le message bloquant suivant s'affiche "Il n'existe pas de déclaration de type "Prévisionnel" pour cet exercice".

La déclaration de donnée est affectée systématiquement à l’agent qui a envoyé l’appel

Seul l’agent ayant appelé la déclaration de données recevra la déclaration, même si un changement de référent est effectué à postériori.

Que faire si un message d’erreur apparait lors de l’appel de la déclaration de données ?

Lorsque vous cliquez sur le bouton « Appeler déclaration de données », cette action déclenche automatiquement un contrôle.

- Si le mode de calcul du taux de régime général n’a pas été renseigné et validé dans Sias AFC avant importation de l’équipement dans Maia, l’appel ne pourra se faire et le message suivant s’affiche dans la partie basse de votre écran :

"Il n’existe pas de taux conventionné valide pour la déclaration de données

appelée"

Dans Sias AFC, sélectionner le menu "Prestation de service Ordinaire", puis l’onglet

"Correction/Vérif.taux RG convention" pour valider le mode de calcul du taux de RG.

- Sélectionner votre dossier et cliquer sur le bouton "Modifier" :

Le mode de calcul du taux de RG sera alors validé et cette information sera propagée automatiquement à Maia. Vous pourrez ensuite appeler la déclaration de données de cet équipement.

J’ai appelé par erreur la mauvaise déclaration de données, que faire ?

Il possible d’annuler sans suite manuellement une déclaration de données, notamment lors d’un appel à tort.

- Tant que la déclaration de données n’a pas été transmise à Sias, il vous est possible d’annuler manuellement une déclaration sans suite.

- Si la déclaration de données a été rejetée dans Sias, seul le superviseur peut annuler sans suite cette déclaration de données.

Une annulation sans suite déclenche une action.

- Si le partenaire a fourni une adresse mail, celui-ci est automatiquement notifié par mail.

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- Dans le cas où le partenaire n’a pas fourni d’adresse mail, saisir obligatoirement un commentaire.

La déclaration annulée sans suite ne bloque pas l’appel des déclarations précédentes.

En cas de besoin, il est possible de rappeler la déclaration annulée sans suite sur le Portail Partenaires.

Je ne peux pas relancer la déclaration de données de l’équipement

Vérifier que vous êtes le référent de l’équipement. Le cas échéant, demander à votre superviseur de vous affecter sur cet équipement.

Vérifier que la date d’échéance est atteinte et que la date de relance est postérieure à la date d’échéance. La date de réception doit être non renseignée.

5.4 Questions concernant le mode dégradé

Je ne peux pas créer en mode dégradé

Vérifier que la déclaration est active et appelée mais qu’elle n’a pas été reçue.

- Dans le cas d’une création en mode dégradé, la date de réception ne doit donc pas être complétée.

- Dans le cas d’une correction en mode dégradé, une date de réception est indiquée et correspond à la réception de la première version de la déclaration de données.

Après une création en mode dégradé, comment vérifier la bonne publication dans le portail Caf partenaires ?

Lors de la publication de la déclaration de données dans Maia, un contact sortant à destination du partenaire est automatiquement créé.

Pour que la déclaration soit publiée dans le Portail il faut que les données soient validées dans Sias AFC et que le référent ait publié la déclaration dans Maia.

Suite à la publication d’une déclaration pour correction, il est possible de consulter la première version rejetée dans l'onglet "Déclarations de données" dans l’Ecran 7 - Détail d’un équipement.

5.5 Questions concernant le traitement de la déclaration de données

Je n’arrive pas à transmettre ma déclaration de données

dans Sias AFC

Si l’ensemble des informations ci-dessous n’est pas respecté, la transmission ne peut avoir lieu et un message d’erreur en rouge en bas à gauche de l’écran s’affiche indiquant le problème rencontré.

Vérifier que l’agrément dans Sias AFC est identique à celui de Maia.

- La capacité d’accueil déclarée par le partenaire via le Portail n’est pas supérieure à celle enregistrée dans Sias AFC.

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- Si l’agrément dans Sias AFC est à l’état « rectifié », il n’est pas possible de transmettre la déclaration.

Il faut donc valider l’agrément dans Sias AFC. Grâce à l’interface entre Maia et Sias AFC, il sera alors intégré instantanément dans Maia et dans le Portail, permettant ainsi la transmission de la déclaration de données.

- L’agrément peut faire l’objet de mises à jour. Si une modification a lieu en cours d’année, valider l’agrément modifié dans Sias AFC pour l’intégrer dans Maia.

Vérifier la validation du droit précédent :

- Pour la transmission d’un droit prévisionnel actualisé.

Contrôle de l’existence d’un droit prévisionnel pour le même exercice à l’état "Validé" ou "Rectifié" ou "Saisie SIAS".

Contrôle de la non existence d’un droit prévisionnel actualisé de période antérieure pour le même exercice non validé.

- Pour la transmission d’un droit réel

Si présence d’un droit prévisionnel pour le même exercice, celui-ci doit être à l’état "Validé" ou "Rectifié" ou "Saisie SIAS "

Si présence d’un droit prévisionnel actualisé pour le même exercice, celui-ci doit être à l’état "Validé" ou "Rectifié" ou "Saisie SIAS"

Si le message suivant s’affiche « Il n’existe aucun agrément Sias AFC correspondant à l’autorisation de fonctionnement de la déclaration transmise. Cela peut être dû au

remplacement de l’agrément temporaire par un agrément confirmé »

- Il y a alors deux possibilités pour pouvoir transmettre la déclaration dans Sias AFC :

L’agrément confirmé peut être validé : valider l’agrément confirmé dans Sias ce qui mettra à jour la déclaration prévisionnelle dans Maïa pour qu’elle utilise l’autorisation de fonctionnement confirmée nouvellement validée.

L’agrément confirmé ne peut pas encore être validé, il faut conserver l’agrément temporaire : rejeter l’agrément confirmé dans Sias et l’annuler dans Maia ce qui supprimera l’agrément confirmé dans Sias, et recréera l’agrément temporaire.

Comment vérifier que la publication dans Maia puis dans le portail Caf partenaires a bien eu lieu ?

Lors de la publication de la déclaration de données dans Maia, un contact sortant est automatiquement créé.

Dans Maia, la déclaration de données en question passe du statut « Saisie Caf » au statut « Validée »

Comment supprimer un correspondant d’un gestionnaire rattaché à un équipement ou figurant dans les contacts ?

Affecter un nouveau correspondant avec un rôle désactive de fait l’ancien correspondant.

Pour information, un correspondant n’est jamais « supprimé », il est uniquement possible de le rendre inactif ou de rompre le lien équipement/correspondant. L'historique des correspondants est tracé dans l'onglet "historique" de l'Ecran 7 - Détail d’un équipement.

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Je n’arrive pas à enregistrer mes modifications

Lors de la saisie ou de la modification d’une déclaration de données dans Maia, le bouton « Enregistrer » se trouve en bas de l’écran et nécessite de faire défiler celui-ci afin d’y accéder.

Si un message d’erreur s’affiche, suivre les indications du message et reprendre la modification en cours.

Est-il possible de traiter une déclaration de données par un canal différent que celui utilisé pour l’appel ?

Toutes les déclarations de données appelées par un canal peuvent être traitées par l’autre canal.

Pourquoi les contrôles de cohérence « OK » s’affichent dans Maia ?

Tous les contrôles de cohérence s’affichent dans le détail des déclarations de données dans Maia pour permettre la saisie d’un commentaire.

Pour les contrôles de cohérence « OK », la saisie d’un commentaire n’est pas obligatoire.

5.6 Rectification dans Sias AFC suite à un contrôle sur place

Quelles sont les conséquences dans Maia et dans le portail Caf partenaires d’un contrôle sur place ?

Un contrôle sur place peut impliquer une modification des données déjà saisie par le partenaire dans le Portail et occasionner un rappel ou un indu. Les données saisies par la Caf suite à passage en procédure spécifique pour saisie suite à un contrôle sur place sont identifiées par la lettre « M » pour « Maîtrise des risques ».

La rectification d’une déclaration suite à contrôle sur place (rang R+1) est propagée dans Maia à l’état « Saisie Sias » puis à l’état « Validée » suite à la validation du nouveau droit calculé. La déclaration précédente bascule à l’état « Rectifiée ».

Ne pas oublier de publier la déclaration pour qu’elle soit visible dans le portail Caf partenaires.

5.7 Question concernant le changement de gestionnaire

Mon équipement/service est déjà initialisé dans Maia sans l’historique de ses périodes de gestion. Je dois appeler la déclaration réelle du gestionnaire précédent, comment dois-je procéder ?

La transmission à Maia de l’historique des périodes de gestion de l’équipement/service, avec les établissements et les gestionnaires concernés est possible. Dans le cas où les prérequis à

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l’initialisation ne sont pas respectés (ex : gestionnaire non sirené), la reprise de l’historique n’a pu être effectuée, l’initialisation doit être réalisée manuellement (cf. Guide initialisation EAJE).

Que faire si je rencontre un blocage lors de la réalisation de la procédure de changement de gestionnaire ?

Prendre contact avec l’expert de votre centre de ressources.

A quel moment prévoir les prérequis pour les partenaires qui ne sont pas encore dans le Portail et qui sont/seront impactés par le changement de gestion de leur structure ?

Il n'est pas nécessaire d'attendre le changement de gestionnaire pour réaliser les prérequis (sirénage et fonction ASGES), quel que soit le type d'équipement/service (EAJE, ALSH). La satisfaction de ces prérequis est à organiser par chaque Caf.

Lorsque plusieurs équipements/services sont rattachés à un même établissement, faut-il créer un nouvel établissement à chaque changement de gestionnaire, afin de respecter la bonne pratique un établissement = un équipement/service ?

Si les équipements/services changent tous de gestionnaire A pour un même gestionnaire B (scénario 1), il n'est pas obligatoire de respecter la bonne pratique un équipement = un établissement. Cela impliquerait en effet la création d’un nouvel équipement/service, et donc la perte de l’historique.

Si les équipements/services changent tous de gestionnaire A pour différents gestionnaires (B, C, etc.) ou si tous les équipements/services du gestionnaire A ne changent pas de gestionnaire, la bonne pratique un équipement = un établissement doit s'appliquer.

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6. ANNEXES

6.1 Glossaire et concepts clés

Légende : Maia s’appuie sur de nouveaux concepts ou fait évoluer le périmètre d’autres concepts préexistants.

A Action

- Une action est l’ensemble de tâches réalisées, par le système ou par un agent, dans Maia, par exemple, sur une déclaration ou une autorisation de fonctionnement, et qui en change l'état. Une action se caractérise donc par une date d'enregistrement, un référent et un contenu (un commentaire).

Actualisation

- Opération qui consiste à collecter auprès des partenaires des données actualisées (données d’activité, montant des participations familiales...) et qui sert à calculer un droit actualisé. L’actualisation permet d’évaluer au plus près le besoin de financement et de prendre les mesures d’ajustements budgétaires nécessaires.

Agent

- Employé de la branche famille. Un agent travaille pour une organisation, un organisme Caf ou Cnaf. Il peut endosser plusieurs rôles dans la gestion des aides collectives d'action sociale en fonction de ses responsabilités et domaines de compétences.

Autorisation de fonctionnement

- Une autorisation de fonctionnement est une pièce justificative (autorisation, avis ou déclaration). La pièce justificative est un accord donné par une autorité compétente (PMI, Caf, Président du Conseil départemental, Préfet, ARS etc.) pour la réalisation d'une activité (i.e. service d'aide au famille) en un lieu donné ou hors structure. Elle comprend des données de fonctionnement servant au contrôle et au calcul du droit (ex : nombre de places). L’autorisation de fonctionnement doit pouvoir être obligatoire ou facultative suivant le type d’activité de l’équipement/service. Une autorisation de fonctionnement est délivrée et enregistrée en phase de formalisation pour établir et signer un contrat. Elle peut également être modifiée en cours de contrat.

C Compte utilisateur

- Identité et ensemble de droits d’accès attribués à un utilisateur d’un système informatique.

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Contact (entrants, sortants)

- Un contact est un flux de production qui matérialise un échange entre la Caf et un partenaire opérationnel d’action sociale. Un contact, entrant ou sortant, est caractérisé par une origine et un destinataire, un canal de communication, une date d’émission et de réception et un contenu (un message et/ou un document).

- La gestion des contacts couvre les échanges multi canaux avec les partenaires et leurs correspondants :

Email

Téléphone et Fax

Courriers papier

Flux Web depuis le portail Caf partenaires

Echanges de données informatisés (EDI)

Correspondant

- Un correspondant est un interlocuteur physique de la Caf identifié par un nom, un prénom et une adresse mail.

- Il existe plusieurs types de correspondants :

Correspondant légal

Il est le représentant légal du partenaire constitué en personne morale, désigné par la loi pour le représenter. Il est le seul à apparaître dans la convention et unique correspondant avec lequel la Caf échange des documents officiels.

Correspondants fonctionnels

Ils sont les contacts privilégiés de la relation avec la Caf. Ils peuvent bénéficier d’accès au portail Caf partenaires en endossant un rôle de fournisseur de données (fournisseur de données d'activité, fournisseur de données financières) et/ou d’approbateur. Il représente le partenaire pour la gestion opérationnelle.

Par exemple un courrier sera adressé au maire en tant que correspondant légal mais envoyé à l’intention de l’adjoint de mairie délégué à la jeunesse en tant que correspondant fonctionnel.

Contrôle sur place

- Le contrôle sur place est, dans Maia, la possibilité de saisir une déclaration de données suite à un contrôle sur place effectué par un agent de la Caf.

D Déclaration de données

- Ensemble de données concernant un équipement ou un service exigé du partenaire à échéances prévues par la Caf pour justifier de son activité. Ces données peuvent être des données financières, des données d’activité ou des données statistiques. La liste des données à déclarer par le partenaire dépend de l’aide reçue par l’équipement/service concerné et du type d’échéance.

Données d'activité

- Les données d’activité sont des données relatives à l’activité de l'équipement ou du service communiquées par le partenaire gestionnaire (nombre d’actes).

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Données de fonctionnement

- Les données de fonctionnement sont des données relatives aux équipements ou services issues des autorisations, avis ou déclarations de fonctionnement et délivrées par une autorité compétente. A minima il s’agit de la date de début et de fin de validité de l’autorisation de fonctionnement. Ces données sont utiles aux contrôles des déclarations de données d’activité et financières nécessaires au calcul du droit.

Données financières

- Les données financières sont des données relatives aux charges (personnel, locaux,…) et recettes (participations familiales, aides des partenaires institutionnels…) de l'équipement ou service.

Droit et visibilité

- En fonction de sa position dans l’organisation et des rôles qui lui sont assignés, un utilisateur peut avoir accès à différents types de contenus dans le système d’information.

E Echéancier de déclaration

- Ensemble des échéances pour l’appel des déclarations de données. A chaque échéance correspond une date d’appel, une date de relance et une date d’échéance de déclaration de données.

Equipement/service

- Un équipement/service est une entité qui propose des activités ayant pour finalité d’améliorer la vie quotidienne des familles et de leurs enfants.

- L'équipement/service est géré par un partenaire qui intervient dans le champ de l’action sociale. - L’intervention de l’équipement/service peut se dérouler dans un ou plusieurs lieux d'activité - L’équipement/service peut bénéficier d’une ou plusieurs aide(s) au titre de l’Action Sociale.

G Gestionnaire de Déclarations de Données

- Rôle attribué à l’agent Caf référent sur un équipement-service dans le cadre de la gestion des déclarations de données.

Gestionnaire d’un équipement/service - Un gestionnaire d’un équipement/service est la personne morale qui assure la gestion et produit

le budget de l’activité de l’équipement/service. Il est responsable des données financières et d’activité.

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H Habilitation

- Une habilitation est un accès individuel au système d’information pour un utilisateur avec un ou plusieurs profils donnés.

I Identification

- Procédé permettant de reconnaître une entité (utilisateur) de manière unique par la récupération de données qui lui sont propres (identifiant et mot de passe).

N Nims

- Navigateur Intranet Multi-Services : Projet visant à unifier le poste de travail de l’agent. Il est à terme, le point d’accès unique de tous les utilisateurs dans le Système d’Information de la branche Famille. Fonctionnellement, NIMS se rapproche d’un portail.

M Maia

- Maîtrise de l’Activité et de l’Information en Action sociale collective.

Mode dégradé

- Le mode dégradé est une procédure spécifique destinée à pallier à l'incapacité du partenaire de transmettre à la Caf une déclaration de données par le Portail Caf Partenaires ou par courrier, qu'il s'agisse d'une nouvelle ou de la modification d'une déclaration existante. Par ailleurs, la possibilité de saisir une déclaration de données en mode dégradé est soumise à approbation.

P Pérennité

- Terme usuel utilisé en Action sociale pour caractériser un type de déclaration de données : prévisionnelle, actualisée, réelle.

Posture

- La posture est associée à un ensemble de tâches applicatives autorisées dans une activité et est paramétrée dans la cadre de l’attribution d’un poste donné.

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R Référent

- Le référent est l'agent qui, dans Maia, est en charge du traitement de l'objet concerné ou qui l'a traité.

- Par défaut le système affecte automatiquement tous les objets (déclaration de données, autorisation de fonctionnement, etc.) en lien avec un équipement/service au référence Caf de cet équipement/service. Cette affectation n'est pas définitive.

T Tâche

- Les tâches accueil, restituées à certains agents dans leur page d'accueil, sont par exemple des déclarations de données, des contacts, ou des autorisations de fonctionnement qui sont en attente de traitement par l'agent.

U Utilisateur

- Personne physique disposant d’un accès au système d’information aux travers d’une habilitation (Agent Caf/Cnaf ou Partenaire opérationnel).

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6.2 Les postures Habnims dans Maia

Dans Maia, il y 8 postures Habnims pour les Caf :

- AAC 100 : Paramétrer les aides collectives – Caf - CAC 100 : Consulter les aides collectives – Caf - GAC 101 : Traiter les aides collectives – Caf - GAC 102 : Gérer les aides collectives – Caf - PCO 100 : Suivi opérationnel – Caf - PCO 101 : Pilotage opérationnel – Caf - SAC 100 : Superviser les aides collectives – Caf - VAC 100 : Vérifier les aides collectives – Caf

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Tableau récapitulatif des postures Habnims

Thème Action AAC 100

CAC 100

GAC 101

GAC 102

PCO 100

PCO 101

SAC 100

VAC 100

Éch

éan

ces

Accéder au paramétrage des échéances X

Modifier les échéances X

Ac

cu

eil

Voir les tâches à vérifier X

Voir les tâches "piloter les actions" X

Voir les tâches "contacts E/S" X X

Voir les tâches "contacts" non attribuées X X

Voir les tâches "déclarations de données" X X

Voir les tâches "Autorisations de fonctionnement" X X

Co

nta

cts

Rechercher et consulter un contact entrant ou sortant X X X X X

Traiter les contacts X X

Récupérer automatiquement les pièces S@fir X X

Affecter automatiquement l'utilisateur comme référent des contacts à attribuer

X X

Refuser ou ignorer les contacts à l'état "À traiter" si le canal est "Courrier" ou "Courriel"

X X

Traiter ou Ignorer les contacts à l'état "À traiter" X X

Traiter les contacts à l'état "En cours" X X

Modifier le canal d'un contact sortant "A traiter" ou "En cours"

X X

Modifier l'indexation X X

Modifier le commentaire des contacts à l'état "A traiter" ou "En cours"

X X

Modifier l'agent référent X X

Acti

on

s

Rechercher et consulter une action X X X X X X

Enregistrer ou Ignorer les actions "Demande de passage en mode dégradé" à l'état "A traiter"

X X

Traiter ou Ignorer les actions autres que "Demande de passage en mode dégradé" ou "Supervision" à l'état "A traiter" ou "en cours"

X X

Modifier le commentaire des actions autres que "Supervision" à l'état "A traiter"

X X

Modifier le commentaire des actions autres que "Demande de passage en mode dégradé" à l'état "En cours"

X X

Traiter ou Ignorer les actions "Demande de passage en mode dégradé" à l'état "En cours"

X

Saisir une décision et un commentaire pour une action "En cours" nécessitant une décision

X

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Thème Action AAC 100

CAC 100

GAC 101

GAC 102

PCO 100

PCO 101

SAC 100

VAC 100

Modifier l'agent référent X X

Traiter une action de supervision à l'état "à traiter" ou "en cours"

X

Modifier le commentaire des actions "Supervision" à l'état "A traiter"

X

Déc

lara

tio

ns

de d

on

es

Rechercher une déclaration de données X X X X X X X

Consulter une déclaration de données X X X X X X X

Recherche par agent référent X

Lancer la recherche automatiquement X X X X

Créer une action de début de saisie de la déclaration de données

X X

Passer en procédure spécifique X X

Relancer le partenaire X X

Demander la correction au partenaire X X

Valider la déclaration X X

Mettre en attente X X

Reprendre le traitement X X

Publier sur le Portail X X

Annuler sans suite une déclaration non transmise à Sias

X X

Annuler sans suite une déclaration transmise à Sias X

Obtenir la liste des erreurs de la saisie des données en cours

X X

Créer une action de prise en compte de la déclaration de données

X X

Prendre en charge, si l'utilisateur n'est pas le référent de la déclaration

X X

Modifier les données d'activité et l'AF X X

Modifier les données financières X X

Demander des justificatifs au partenaire X X

Saisir des explications sur les contrôles de cohérence X X

Modifier le commentaire de la Caf X X

Modifier le référent des déclarations X X

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PRESENTATION DES APPLICATIONS INSTITUTIONNELLES – Guide Utilisateur Maia Eaje

95

Collection Mise à Jour – Mars 2017

Thème Action AAC 100

CAC 100

GAC 101

GAC 102

PCO 100

PCO 101

SAC 100

VAC 100

Ge

sti

on

na

ire

Rechercher et consulter un gestionnaire X X X

Consulter un correspondant X X X

Créer un correspondant X X

Modifier un correspondant X X

Eq

uip

em

en

t

Rechercher et consulter un équipement X X X X X X

Initialiser un équipement X X

Modifier le référent d'un équipement X X

Modifier le canal de communication privilégié de l'équipement

X X

Modifier le top équipement prioritaire X X

Modifier les échéances de l'équipement X X

Appeler les déclarations de données manuellement X X

Passer les déclarations en procédure spécifique X X

Activer / désactiver une échéance X X

Modifier les correspondants affectés aux rôles X X

Consulter une AF X X X X X X

Créer une AF temporaire X X

Modifier une AF confirmée X X

Modifier une AF temporaire X X

Transmettre une AF pour vérification X X

Annuler une AF X X

Ta

ble

au

de

bo

rd p

ilo

tag

e

op

éra

tio

nn

el

Consulter son tableau de bord X X X X

Consulter le tableau de bord d'un autre agent X X

Consulter le tableau de bord - vue Caf X X X X

X uniquement si le GAC 101 est référent

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96

Collection Mise à Jour – Mars 2017

Détail d’une posture : description du profil AAC 100

Objet Visibilité Autorisations

Echéances de déclaration de données

>Toutes les échéances de la Caf Accéder au paramétrage des échéances Modifier les échéances

Détail d’une posture : description du profil CAC 100

Objet Visibilité Autorisations

Equipements

>Tous les équipements ayant un référent de la même Caf que l’utilisateur >Les autorisations de fonctionnement de la Caf de l’agent

Rechercher et consulter un équipement Consulter une autorisation de fonctionnement

Gestionnaires >Tous les gestionnaires ayant au moins un équipement dont le référent est de la même Caf que l’utilisateur

Rechercher et consulter un gestionnaire Consulter un correspondant

Déclarations de données

>Toutes les déclarations de données de la Caf de l’utilisateur

Rechercher une déclaration de données Consulter une déclaration de données

Contacts >Tous les contacts entrants et sortants de la Caf de l’utilisateur

Rechercher et consulter un contact entrant ou sortant

Actions Rechercher et consulter une action

AAC 100

Paramétrer les aides collectives – Caf

CAC 100

Consulter les aides collectives – Caf

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PRESENTATION DES APPLICATIONS INSTITUTIONNELLES – Guide Utilisateur Maia Eaje

97

Collection Mise à Jour – Mars 2017

Détail d’une posture : description du profil GAC 101

Objet Visibilité Autorisations

Accueil >La liste des tâches à réaliser

Voir les tâches "contacts E/S" *

Voir les tâches "contacts" non attribuées Voir les tâches "déclarations de données"*

Voir les tâches "Autorisations de fonctionnement"*

Equipements

>Tous les équipements ayant un référent de la même Caf que l’utilisateur

Rechercher et consulter un équipement Initialiser un équipement Modifier le canal de communication privilégié

de l'équipement* Modifier le top équipement prioritaire* Modifier les échéances de l'équipement*

Appeler les déclarations de données manuellement*

Passer les déclarations en procédure spécifique*

Activer / désactiver une échéance*

Modifier les correspondants affectés aux rôles*

Consulter une autorisation de fonctionnement Créer une autorisation de fonctionnement

temporaire*

Modifier une autorisation de fonctionnement confirmée*

Modifier une autorisation de fonctionnement temporaire*

Transmettre une autorisation de fonctionnement pour vérification*

Annuler une autorisation de fonctionnement*

Gestionnaires >Tous les gestionnaires ayant au moins un équipement dont le référent est de la même Caf que l’utilisateur

Rechercher et consulter un gestionnaire Consulter un correspondant Créer un correspondant Modifier un correspondant

Déclarations de données

>Toutes les déclarations de données de la Caf de l’utilisateur >Le passage en procédure spécifique des déclarations de données dont l’agent est référent >Le traitement et la prise en charge de toutes les déclarations de données d’un autre référent Caf

Rechercher une déclaration de données Consulter une déclaration de données*

Lancer la recherche automatiquement Créer une action de début de saisie de la

déclaration de données* Passer en procédure spécifique* Relancer le partenaire* Demander la correction au partenaire* Valider la déclaration* Mettre en attente* Reprendre le traitement* Publier sur le Portail*

Annuler sans suite une déclaration non transmise à Sias*

Obtenir la liste des erreurs de la saisie des données en cours*

Créer une action de prise en compte de la déclaration de données*

Prendre en charge, si l'utilisateur n'est pas le référent de la déclaration

GAC 101

Traiter les aides collectives – Caf

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98

Collection Mise à Jour – Mars 2017

Objet Visibilité Autorisations

Modifier les données d'activité et l'autorisation de fonctionnement*

Modifier les données financières* Demander des justificatifs au partenaire*

Saisir des explications sur les contrôles de cohérence*

Modifier le commentaire de la Caf*

Contacts

>Tous les contacts entrants et sortants de la Caf de l’utilisateur >Tous les contacts dont l’agent est référent

Rechercher et consulter les contacts entrants et sortants

Traiter les contacts Récupérer automatiquement les pièces S@fir Affecter automatiquement l’utilisateur comme

référent des contacts à attribuer Refuser ou ignorer les contacts à l’état « A

traiter » si le canal est « Courrier » ou « Courriel »

Traiter ou ignorer les contacts à l’état « A traiter »

Traiter les contacts à l’état « en cours » Modifier le canal d'un contact sortant "A

traiter" ou "En cours"*

Modifier l’indexation Modifier le commentaire des contacts à l'état

"A traiter" ou "En cours"*

Actions

Rechercher et consulter une action Enregistrer ou Ignorer les actions "Demande

de passage en mode dégradé" à l'état "A traiter"*

Traiter ou Ignorer les actions autres que "Demande de passage en mode dégradé" ou "Supervision" à l'état "A traiter" ou "en cours"*

Modifier le commentaire des actions autres que "Supervision" à l'état "A traiter"*

Modifier le commentaire des actions autres que "Demande de passage en mode dégradé" à l'état "En cours"*

Tableau de bord pilotage opérationnel

>Tableau de bord de l’agent et de sa Caf

Consulter son tableau de bord Consulter le tableau de bord - vue Caf

* uniquement si le GAC 101 est référent

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99

Collection Mise à Jour – Mars 2017

Détail d’une posture : description du profil GAC 102

Objet Visibilité Autorisations

Accueil >La liste des tâches à réaliser

Voir les tâches "contacts E/S" Voir les tâches "contacts" non attribuées Voir les tâches "déclarations de données" Voir les tâches "Autorisations de fonctionnement"

Equipements >Tous les équipements ayant un référent de la même Caf que l’utilisateur

Rechercher et consulter un équipement Initialiser un équipement Modifier le canal de communication privilégié de

l'équipement Modifier le top équipement prioritaire Modifier les échéances de l'équipement Appeler les déclarations de données manuellement Passer les déclarations en procédure spécifique Activer / désactiver une échéance Modifier les correspondants affectés aux rôles Consulter une Autorisation de fonctionnement Créer une autorisation de fonctionnement temporaire Modifier une autorisation de fonctionnement

confirmée Modifier une autorisation de fonctionnement

temporaire Transmettre une autorisation de fonctionnement pour

vérification Annuler une Autorisation de fonctionnement

Gestionnaires

>Tous les gestionnaires ayant au moins un équipement dont le référent est de la même Caf que l’utilisateur

Rechercher et consulter un gestionnaire Consulter un correspondant Créer un correspondant Modifier un correspondant

Déclarations de données

>Toutes les déclarations de données de la Caf de l’utilisateur >Le passage en procédure spécifique des déclarations de données dont l’agent est référent >Le traitement et la prise en charge de toutes les déclarations de données d’un autre référent Caf

Rechercher une déclaration de données Consulter les déclarations de données Recherche par agent référent Lancer la recherche automatiquement Créer une action de début de saisie de la déclaration

de données Passer en procédure spécifique Relancer le partenaire Demander la correction au partenaire Valider la déclaration Mettre en attente Reprendre le traitement Publier sur le Portail Annuler sans suite une déclaration non transmise à

Sias Annuler sans suite une déclaration transmise à Sias Obtenir la liste des erreurs de la saisie des données

en cours Créer une action de prise en compte de la

déclaration de données Prendre en charge, si l'utilisateur n'est pas le référent

de la déclaration Modifier les données d'activité et l'autorisation de

fonctionnement Modifier les données financières Demander des justificatifs au partenaire

GAC 102

Gérer les aides collectives – Caf

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100

Collection Mise à Jour – Mars 2017

Objet Visibilité Autorisations

Saisir des explications sur les contrôles de cohérence

Modifier le commentaire de la Caf

Contacts

>Tous les contacts entrants et sortants de la Caf de l’utilisateur >Tous les contacts dont l’agent est référent >Tous les contacts de la Caf de l’agent

Rechercher et consulter les contacts entrants et sortants

Traiter les contacts Récupérer automatiquement les pièces S@fir Affecter automatiquement l'utilisateur comme

référent des contacts à attribuer Refuser ou ignorer les contacts à l'état « À traiter » si

le canal est « Courrier » ou « Courriel » Traiter ou ignorer les contacts à l'état « À traiter » Traiter les contacts à l'état « En cours » Modifier le canal d'un contact sortant « A traiter » ou

« En cours » Modifier l'indexation Modifier le commentaire des contacts à l'état « A

traiter » ou « En cours »

Actions

Rechercher et consulter une action Enregistrer ou Ignorer les actions "Demande de

passage en mode dégradé" à l'état "A traiter" Traiter ou Ignorer les actions autres que "Demande

de passage en mode dégradé" ou "Supervision" à l'état "A traiter" ou "en cours"

Modifier le commentaire des actions autres que "Supervision" à l'état "A traiter"

Modifier le commentaire des actions autres que "Demande de passage en mode dégradé" à l'état "En cours"

Tableau de bord pilotage opérationnel

>Tableau de bord de l’agent et de sa Caf

Consulter son tableau de bord Consulter le tableau de bord - vue Caf

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101

Collection Mise à Jour – Mars 2017

Détail d’une posture : description du profil PCO 100

Objet Visibilité Autorisations

Equipements >Tous les équipements ayant un référent de la même Caf que l’utilisateur

Rechercher et consulter un équipement Modifier le référent d'un équipement Consulter une autorisation de fonctionnement

Déclarations de données

>Toutes les déclarations de données de la Caf de l’utilisateur

Rechercher une déclaration de données Consulter une déclaration de données Modifier le référent des déclarations

Contacts >Tous les contacts entrants et sortants de la Caf de l’utilisateur

Rechercher et consulter un contact entrant ou sortant

Modifier l'agent référent

Actions Rechercher et consulter une action

Modifier l'agent référent

Tableau de bord pilotage opérationnel

>Tableau de bord de l’agent et de sa Caf

Consulter son tableau de bord Consulter le tableau de bord d'un autre agent Consulter le tableau de bord - vue Caf

Détail d’une posture : description du profil PCO 101

Objet Visibilité Autorisations

Accueil >La liste des tâches à réaliser Voir les tâches "piloter les actions"

Equipements >Tous les équipements ayant un référent de la même Caf que l’utilisateur

Rechercher et consulter un équipement Modifier le référent d'un équipement Consulter une autorisation de fonctionnement

Déclarations de données

>Toutes les déclarations de données de la Caf de l’utilisateur >Le passage en procédure spécifique de type « mode dégradé » pour traiter les demandes

Rechercher une déclaration de données

Consulter une déclaration de données Modifier le référent des déclarations

Contacts >Tous les contacts entrants et sortants de la Caf de l’utilisateur

Rechercher et consulter un contact entrant ou sortant

Modifier l'agent référent

PCO 100

Suivi opérationnel – Caf

PCO 101

Pilotage opérationnel – Caf

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102

Collection Mise à Jour – Mars 2017

Objet Visibilité Autorisations

Actions

Rechercher et consulter une action Traiter ou Ignorer les actions "Demande de passage

en mode dégradé" à l'état "En cours" Saisir une décision et un commentaire pour une

action "En cours" nécessitant une décision Modifier l'agent référent

Tableau de bord pilotage opérationnel

>Tableau de bord de l’agent et de sa Caf

Consulter son tableau de bord Consulter le tableau de bord d'un autre agent Consulter le tableau de bord - vue Caf

Détail d’une posture : description du profil SAC 100

Objet Visibilité Autorisations

Déclarations de données

>Toutes les déclarations de données de la Caf de l’utilisateur

Rechercher une déclaration de données Consulter une déclaration de données Lancer la recherche automatiquement

Actions >Le traitement d’une action en supervision

Rechercher et consulter une action Traiter une action de supervision à l'état "à traiter" ou

"en cours" Modifier le commentaire des actions "Supervision" à

l'état "A traiter"

Détail d’une posture : description du profil VAC 100

Objet Visibilité Autorisations

Accueil >La liste des tâches à vérifier Voir les tâches à vérifier

Equipements >Tous les équipements ayant un référent de la même Caf que l’utilisateur

Rechercher et consulter un équipement Consulter une autorisation de fonctionnement

Déclarations de données

>Toutes les déclarations de données de la Caf de l’utilisateur

Rechercher une déclaration de données Consulter une déclaration de données Lancer la recherche automatiquement

SAC 100

Superviser les aides collectives – Caf

VAC 100

Vérifier les aides collectives – Caf

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103

Collection Mise à Jour – Mars 2017

6.3 Infobulles du portail Caf partenaires

Pour information, les tableaux ci-dessous retranscrivent l’ensemble des aides sous forme d’infobulles disponibles pour les partenaires sur le Portail.

Saisie des données d’activité

Saisie des données d’activité

Libellé Précision de l’infobulle

Titre : Autorisation de fonctionnement

Date de début « Date de début de validité de l'autorisation de fonctionnement ou de l'avis du Conseil départemental en cours et connu de la Caf. Cette donnée est renseignée par la Caf. »

Date de fin « Date de fin de validité de l'autorisation de fonctionnement ou de l'avis du Conseil départemental en cours et connu de la Caf. Cette donnée est renseignée par la Caf si elle en a connaissance. »

Amplitude journalière d’ouverture

« Pour votre déclaration prévisionnelle, il s'agit de la durée de la plage d'accueil maximale par jour telle qu'elle est précisée dans votre autorisation ou avis de fonctionnement du Conseil départemental et pour votre déclaration réelle il s'agit d'une amplitude moyenne journalière d'ouverture. »

Nombre de places 0-6 ans « Nombre d'enfants âgés de 0 à moins de 6 ans pouvant être accueillis en même temps au sein de l'équipement, tel qu'il figure sur l'autorisation de fonctionnement ou l'avis du Conseil départemental. Cette donnée est renseignée par la Caf. »

Nombre de jours d’ouverture annuelle

Si le type de déclaration est « Prévisionnel » :

« Nombre de jours pendant lesquels les enfants seront accueillis dans l'année. » Si le type de déclaration est « Réel » :

« Nombre de jours pendant lesquels les enfants ont été accueillis dans l'année. »

Capacité d’accueil théorique

« Nombre d'heures enfant maximum que vous pouvez facturer ou réaliser sur l'année au regard de votre amplitude d'ouverture journalière, du nombre de jours d'ouverture de votre équipement dans l'année et du nombre de places autorisé. »

Capacité d'accueil modulée

Si le type de déclaration est « Prévisionnel » ou « Réel » : « Si vous avez effectué une demande d'autorisation de fonctionnement modulée auprès du Conseil départemental, la capacité modulée à saisir dépendra de vos caractéristiques de fonctionnement sur les paramètres : amplitude d'ouverture journalière, nombre de jours d'ouverture de votre équipement dans l'année et nombre de places autorisé. Cette capacité est calculée au niveau du semainier proposé, le résultat est à reporter dans ce champ. » Si le type de déclaration est « Actualisé » :

« Si vous avez effectué une demande d'autorisation de fonctionnement modulée auprès du Conseil départemental, la capacité modulée à saisir dépendra de vos caractéristiques de fonctionnement sur les paramètres : amplitude d'ouverture journalière, nombre de jours d'ouverture de votre équipement dans l'année et nombre de places autorisé. Cette donnée peut être mise à jour en cas de variation importante de ces caractéristiques de fonctionnement depuis la dernière déclaration. »

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PRESENTATION DES APPLICATIONS INSTITUTIONNELLES – Guide Utilisateur Maia Eaje

104

Collection Mise à Jour – Mars 2017

Saisie des données d’activité

Libellé Précision de l’infobulle

Titre : Autres données

Montant des participations familiales

Si le type de déclaration est « Prévisionnel » :

« Intégralité des participations familiales qui seront encaissées au titre des heures facturées, tous régimes confondus, hors cotisation. Ce montant est rapatrié à titre informatif de la déclaration de données financières. » Si le type de déclaration est « Réel » :

« Intégralité des participations familiales relatives aux heures facturées de l'exercice, tous régimes confondus, hors cotisation. Ce montant est rapatrié à titre informatif de la déclaration de données financières. »

Montant réel des participations familiales du 01/01/aaaa au jj/mm/aaaa

Si le type de déclaration est « Actualisé » :

« Intégralité des participations familiales relatives aux heures facturées de la période, tous régimes confondus, hors cotisation, du 01/01/aaaa au jj/mm/aaaa. »

Montant prévisionnel des participations familiales du jj/mm/aaaa (+1j) au 31/12/aaaa

Si le type de déclaration est « Actualisé » :

« Intégralité des participations familiales qui seront encaissées au titre des heures facturées, tous régimes confondus, hors cotisation, du jj/mm/aaaa (+1j) au 31/12/aaaa. »

Taux de ressortissants du régime général

Si le type taux RG est « Non conventionné » :

« Part des heures facturées pour les enfants ressortissants du régime général parmi les heures facturées totales. Cette donnée est calculée de la façon suivante : "nombre d'heures facturées pour les enfants de 0 à moins de 6 ans issus du régime général" / "nombre d'heures facturées totales pour les enfants de 0 à moins de 6 ans" * 100. » Si le type taux RG est « Conventionné fixe » :

« Taux de ressortissants du régime général inscrit dans la convention d'objectifs et de financement signée avec votre Caf. » Si le type taux RG est « Conventionné variable » :

« Taux de ressortissants du régime général selon les modalités de calcul prévues dans la convention d'objectifs et de financement signée avec votre Caf et rappelées ci-après. »

Titre : Autres données demandées uniquement au réel

Nombre d'enfants inscrits bénéficiaires de l'AEEH

« Total des enfants (distincts) de moins de 6 ans bénéficiaire de l'AEEH et qui ont été inscrits au moins une fois dans l'année entre le 01/01 et le 31/12 de l'année considérée (il ne s'agit donc pas du nombre d'enfants présents le 31/12 mais ceux figurant au moins une fois dans l'année sur les registres d'inscription de l'équipement). »

Nombre d'enfants inscrits sous le seuil de pauvreté

« La situation de pauvreté s'évalue en fonction du montant de la participation familiale horaire qui doit être strictement inférieur à 1 € par heure. »

Nombre de places réservées aux enfants du

personnel

« Nombre de places réservées aux enfants d'employeurs publics ou privés. »

Nombre d'enfants inscrits de 0 à moins de 6 ans

« Total des enfants (distincts) de moins de 6 ans qui ont été inscrits au moins une fois dans l'année entre le 01/01 et le 31/12 de l'année considérée (il ne s'agit donc pas du nombre d'enfants présents le 31/12 mais ceux figurant au moins une fois dans l'année sur les registres d'inscription de l'équipement) »

Nombre d'assistants maternels

« Nombre d'assistants maternels employés dans votre Eaje familial au 31/12/aaaa. »

Titre : Données d’activité *

Nombre d’heures de présence enfants de 0 à moins de 6 ans Régime général

« "Nombre total des heures de présence" + Type de déclaration de données (1) + "pour les enfants de 0 à moins de 6 ans relevant du régime général". »

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PRESENTATION DES APPLICATIONS INSTITUTIONNELLES – Guide Utilisateur Maia Eaje

105

Collection Mise à Jour – Mars 2017

Saisie des données d’activité

Libellé Précision de l’infobulle

Nombre d’heures de présence enfants de 0 à moins de 6 ans MSA

« "Nombre total des heures de présence" + Type de déclaration de données (1) + "pour les enfants de 0 à moins de 6 ans relevant de la mutualité sociale agricole". »

Nombre d’heures de présence enfants de 0 à moins de 6 ans Autres régimes

« "Nombre total des heures de présence"+ Type de déclaration de données (1) + "pour les enfants de 0 à moins de 6 ans relevant des autres régimes." »

Nombre d'heures facturées de 0 à moins de 6 ans Régime général

« "Nombre total des heures facturées" + Type de déclaration de données (2) + "pour les enfants de 0 à moins de 6 ans relevant du régime général". »

Nombre d'heures facturées de 0 à moins de 6 ans MSA

« "Nombre total des heures facturées" + Type de déclaration de données (2) + "pour les enfants de 0 à moins de 6 ans relevant de la mutualité sociale agricole". »

Nombre d'heures facturées de 0 à moins de 6 ans Autres régimes

« "Nombre total des heures facturées" + Type de déclaration de données (2) + "pour les enfants de 0 à moins de 6 ans relevant des autres régimes". »

Nombre d’heures de présence enfants de 0 à moins de 6 ans

Dans le cas où le taux de RG est conventionné :

« Nombre d'heures de présence pour les enfants de 0 à moins de 6 ans, tout régime confondu. »

Nombre d'heures facturées 0 à moins de 6 ans

Dans le cas où le taux de RG est conventionné :

« Nombre d'heures facturées pour les enfants de 0 à moins de 6 ans, tout régime confondu. »

Fourniture de couches « Vous devez indiquer si votre équipement fournit déjà les couches ou s'il les fournira d'ici le 31 décembre. »

Fourniture de repas « Vous devez indiquer si votre équipement fournit déjà les repas ou s'il les fournira d'ici le 31 décembre. La fourniture des repas comprend l’ensemble des repas. Les fournitures du lait infantile et de la collation du matin sont facultatives. »

* Légende :

Si le type de déclaration est « Prévisionnel » :

Type de déclaration de données (1) = « prévisionnelles »

Type de déclaration de données (2) = « votre prévision du nombre d’heures facturées »

Si le type de déclaration est « Actualisé » :

Heures réelles :

- Type de déclaration de données (1) = « réalisée sur la période » - Type de déclaration de données (2) = « le nombre d’heures facturées sur la période »

Heures prévisionnelles :

- Type de déclaration de données (1) = « prévisionnelle sur la période » - Type de déclaration de données (2) = « votre prévision du nombre d’heures facturées sur la

période »

Si le type de déclaration est « Réel » :

Type de déclaration de données (1) = « réalisées »

Type de déclaration de données (2) = « le nombre d’heures facturées »

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106

Collection Mise à Jour – Mars 2017

Saisie des données financières

Saisie des données financières

Libellé Précision de l’infobulle

Titre : Charges

60 Achats X

61 Services extérieurs X

62 Autres services

extérieurs

X

63A Impôts et taxes liés

aux frais de personnel « Somme des impôts, taxes et versements assimilés liés aux frais de personnel. »

63B Autres impôts et

taxes « Somme des impôts, taxes et versements assimilés non liés aux frais de personnel. »

64 Frais de personnel « Total des salaires bruts et des charges sociales patronales liées au personnel (hors impôts et taxes) (personnel intervenant auprès des enfants y compris personnel encadrant, personnel technique : agent d'entretien, cuisinier ...). »

65 Autres charges de

gestion courante X

66 Charges financières X

67 Charges

exceptionnelles X

68 Dotations aux

amortissements, Dépréciations et Provisions

X

69 Impôts sur les

bénéfices X

86 Contributions

volontaires

« Valorisation des charges supplétives pour les moyens mis à disposition par un tiers (personnel, fluides, locaux...). Le bénévolat ne peut en aucun cas être valorisé. Ce montant peut être basé sur les charges réelles (ou consommations réelles) ou sur un forfait d'utilisation déterminé localement avec le partenaire prêteur ou avec un autre partenaire (ex : Conseil départemental). Pour les associations gestionnaires, vous devez demander une attestation à la collectivité et veiller à établir une convention de mise à disposition avec celle-ci. »

Total charges X

Total charges et contributions volontaires

X

Titre : Produits

70623 Prestation de

Service reçue de la CAF « Montant de la prestation de service Caf [acomptes perçus au titre de l'exercice et régularisation à recevoir. »

70624 Fonds

d'accompagnement Caf « Fonds d'accompagnement au fonctionnement (Fonds publics et territoires : Facej, espoirs banlieue, SNAECSO, ...). »

70641 Participations

familiales déductibles de la PS

« Montant des participations familiales facturées au titre de l'exercice [aaaa], tous régimes confondus. Le montant des recettes perçues, au-delà de 50 € par an et par famille, pour frais d’adhésion, de cotisations ou de dossiers doit également être inscrit dans ce compte. »

70642 Participations

familiales (ou participation des usagers) non déductibles de la PS

« Montant des participations familiales facturées au titre de l'exercice [aaaa], tous régimes confondus. Le montant des recettes perçues, dans la limite de 50 € par an et par famille, pour frais d’adhésion, de cotisations ou de dossiers doit également être inscrit dans ce compte. »

708 Produit des activités

annexes X

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PRESENTATION DES APPLICATIONS INSTITUTIONNELLES – Guide Utilisateur Maia Eaje

107

Collection Mise à Jour – Mars 2017

Saisie des données financières

Libellé Précision de l’infobulle

741 Subventions et

prestations de service versées par l'Etat

X

742 Subventions et

prestations de services régionales

X

743 Subventions et

prestations de services départementales

X

744 Subventions et

prestations de services communales

« Pour une collectivité locale : La subvention d'équilibre du budget se situe dans ce compte (y compris le montant reçu de la Caf au titre du Cej) Pour une association et autre partenaire privé : La subvention de fonctionnement versée par la Commune se situe dans ce compte. »

7451 Subventions

d'exploitation et prestations de services versées par des organismes nationaux (dont PS MSA, SNCF)

« Montant des subventions versées par d'autres organismes nationaux. Le cas échéant, la prestation de service versée par la Mutualité sociale agricole doit être inscrite dans ce compte. »

7452 Subvention

exploitation CAF « Montant des subventions de fonctionnement versées par la Caf (autre que PS et fonds d'accompagnement). »

746 Subventions et

prestations de services des EPCI

(intercommunalité)

X

747 Subventions et

prestations de services versées par une entreprise

X

748 Subventions et

prestations de services versées par une autre entité publique

X

75 Autres produits de

gestion courante X

76 Produits financiers X

77 Produits exceptionnels X

78 Reprise sur

amortissement, Dépréciations et Provisions

X

79 Transfert de charges X

44566 Tva déductible X

44571 Tva collectée X

Total produits X

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PRESENTATION DES APPLICATIONS INSTITUTIONNELLES – Guide Utilisateur Maia Eaje

108

Collection Mise à Jour – Mars 2017

Saisie des données financières

Libellé Précision de l’infobulle

87 Contrepartie des

contributions volontaires « Contrepartie des contributions gratuites [hors bénévolat] dont l'équipement est bénéficiaire. »

Total produits et contrepartie des contributions volontaires

X

PC-CC Résultat de l’exercice

X

Synthèse de données déclarées pour transmission Caf

Synthèse des données déclarées

Libellé Précision de l’infobulle

Nombre d'heures de présence enfants de 0 à moins de 6ans

« Nombre d'heure de présence pour les enfants de 0 à moins de 6 ans, tous régimes confondus. »

Nombre d'heures facturées de 0 à moins de 6 ans

« Nombre d'heures facturées pour les enfants de 0 à moins de 6 ans, tous régimes confondus. »

Taux de ressortissants 0-6 du régime général

Taux de Régime général calculé :

« Taux de régime général calculé par la formule : (nombre d'heures facturées pour les enfants âgés de 0 à moins de 6 ans issus du régime général / nombre d'heures facturées totales) * 100. » Taux de Régime général conventionné :

« Il est défini dans le cadre de la convention d'objectifs et de financement signée avec votre Caf. Les modalités de détermination de ce taux figurent dans cette convention. »

Capacité d'accueil théorique

« Nombre d'heures enfant maximum que vous pouvez facturer ou réaliser sur l'année au regard de votre amplitude d'ouverture journalière, du nombre de jours d'ouverture de votre équipement dans l'année et du nombre de places autorisé. »

Capacité d'accueil modulée

Si le type de déclaration est « Prévisionnel » ou « Réel » :

« Si vous avez effectué une demande d'autorisation de fonctionnement modulée auprès du Conseil départemental, la capacité modulée à saisir dépendra de vos caractéristiques de fonctionnement sur les paramètres : amplitude d'ouverture journalière, nombre de jours d'ouverture de votre équipement dans l'année et nombre de places autorisé. Cette capacité est calculée au niveau du semainier proposé, le résultat est à reporter dans ce champ. » Si le type de déclaration est « Actualisé » :

« Si vous avez effectué une demande d'autorisation de fonctionnement modulée auprès du Conseil départemental, la capacité modulée à saisir dépendra de vos caractéristiques de fonctionnement sur les paramètres : amplitude d'ouverture journalière, nombre de jours d'ouverture de votre équipement dans l'année et nombre de places autorisé. Cette donnée peut être mise à jour en cas de variation importante de ces caractéristiques de fonctionnement depuis la dernière déclaration. »

Total des charges hors contributions volontaires

« Somme des comptes 60 à 69. »

Résultat de l’exercice « Différence entre les produits et les charges pour l'exercice. Si les produits sont supérieurs aux charges, le résultat de l'exercice est positif : il est excédentaire. Si les produits sont inférieurs aux charges, le résultat de l'exercice est négatif : il est déficitaire. »

Prix de revient « Prix de revient d'une heure de présence par enfant. Il est calculé par la formule : total des charges (y compris les contributions volontaires) / total du nombre d'heures de présence. »

Prix de revient plafond

« Prix de revient maximum d'une heure de présence par enfant retenu pour le calcul de la prestation de service : si le prix de revient d'une heure de présence par enfant pour un équipement est supérieur au prix de revient plafond (et inférieur au seuil d'exclusion), la Caf retient le prix de revient plafond pour calculer la prestation de service. Il est déterminé par la Caisse nationale des allocations familiales et est revu chaque année. »

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Collection Mise à Jour – Mars 2017

Synthèse des données déclarées

Libellé Précision de l’infobulle

Seuil d'exclusion PSU

« Prix de revient maximum toléré d'une heure de présence par enfant. Au-delà de ce seuil, la

Caf se réserve le droit de ne plus financer l'équipement. Dans tous les cas, le dépassement du seuil d'exclusion doit être justifié. »

Participations familiales déductibles de la PS

« Montant total des participations familiales facturées (hors cotisations), tous régimes confondus. Pour le calcul de la prestation de service, ce montant est déduit. »

Montant du droit estimé « Estimation du montant de votre prestation de service pour l'exercice considéré, au regard des données saisies, et sous réserve d'indus éventuels. »

Statistiques

Statistiques

Libellé Précision de l’infobulle

Onglet Activité

Message introductif

« Seules les déclarations transmises et validées par la Caf apparaissent dans ces tableaux de statistiques. Les données nationales et départementales d'un exercice ne sont disponibles dans le portail Caf partenaires qu'après traitement de tous les équipements de la branche famille soit en mars N+2. Les données statistiques reprennent les informations de tous les EAJE, quelles que soient leur

taille, leurs caractéristiques, et la nature juridique de leur gestionnaire. »

Nombre de jours d'ouverture annuelle

Si le type de déclaration est « Prévisionnel » ou « Actualisé » :

« Nombre de jours pendant lesquels les enfants seront accueillis dans l'année. » Si le type de déclaration est « Réel » :

« Nombre de jours pendant lesquels les enfants ont été accueillis dans l'année. »

Taux d’occupation réel

« Part d'heures de présence pour les enfants âgés de 0 à moins de 6 ans, tous régimes confondus au regard de la capacité théorique. Il est calculé de la façon suivante : Cas d'un agrément standard : (nombre total d'heures de présence pour les enfants de 0 à

moins de 6 ans, tous régimes confondus / capacité théorique d'accueil) Cas d'un agrément modulé : (nombre total d'heures de présence pour les enfants de 0 à moins

de 6 ans, tous régimes confondus / capacité théorique d'accueil modulée). »

Taux d’occupation financier

"Part d'heures facturées pour les enfants âgés de 0 à moins de 6 ans, tous régimes confondus au regard de la capacité théorique. Il est calculé de la façon suivante :" Cas d'un agrément standard :

"(nombre total d'heures facturées pour les enfants de 0 moins de 6 ans, tous régimes confondus / capacité théorique d'accueil)" Cas d'un agrément modulé :

"(nombre total d'heures facturées pour les enfants de 0 moins de 6 ans, tous régimes confondus / capacité théorique d'accueil modulée). »

Amplitude journalière d'ouverture

« Durée de la plage d'accueil maximale par jour telle qu'elle est précisée dans l'autorisation ou avis de fonctionnement du Conseil départemental. »

Nombre d’heures facturées par place

« Il est obtenu par la formule "total des heures facturées 0-6 ans / nombre de places 0-6 ans". Il permet de voir le nombre d'heures moyen par place facturées. »

Nombre d’heures de présence par place

« Il est obtenu par la formule "total des heures réalisées 0-6 ans / nombre de places 0-6 ans". Il permet de voir le nombre d'heures moyen par place réalisées. »

Ratio heures facturées / heures de présence

X

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Statistiques

Libellé Précision de l’infobulle

Onglet Financier

Prix de revient par heure facturée

« Coût total d'une heure facturée. »

Prix de revient par heure de présence

« Coût total d'une heure réalisée. »

Participation familiale par heure facturée

« Montant moyen de la participation des familles pour 1 heure facturée. »

Coût annuel d’une place « Coût moyen d'une place pour un exercice donné. »

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