GUIDE PRATIQUE TELE-DECLARATION DES ACCUEILS DE LOISIRS TAM DDCS 30... · PDF fileLa DDCS...

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    DDCS30 Direction Départementale du Gard

    GUIDE PRATIQUE

    TELE-DECLARATION DES ACCUEILS DE LOISIRS ET ACCUEILS PERISCOLAIRES

  • 2

    La déclaration : principes généraux

    • Les points clés de la déclaration ………………………………………… p.3 • Les contacts à la DDCS 30……………………………………………… .p.4 • Le circuit déclaratif : tableau des différentes étapes de la déclaration…… p.5

    Guide du nouvel organisateur • Vous êtes nouvel organisateur …………………………………………. p.6 • La fiche « local » et la fiche « organisateur » …………………… …… p.7-8 • La première connexion au logiciel TAM………………………………. p.9 • La page d’accueil du logiciel TAM ……………………………………. p.10

    Les premiers pas sur le logiciel de télé-déclaration

    • Déclarez un accueil……………………………………………………... p.11 • Choisissez votre type d’accueil ………………………………………… p.12

    Les accueils périscolaires

    • Création d’un accueil périscolaire ………………………………………. p.13 • Sélection le local de votre accueil ……………………………………… p.14 • La fiche unique de déclaration pour les accueils périscolaires …………. p.15 • La fiche unique de déclaration : informations importantes………………. p.16-17

    Les accueils de loisirs

    • Déclaration d’un accueil de loisirs : la fiche initiale de déclaration ……. p.18 • La fiche initiale de déclaration : informations importantes……………… p. 19 • La fiche complémentaire ………………………………………………… p.20-22 • La fiche complémentaire : informations importantes……………………..p.23-24

    L’enregistrement et la validation des accueils

    • Consulter l’état de la déclaration (validée, rejetée, à modifier…)………. p.25 • Enregistrer et transmettre la déclaration à la DDCS …………………….. p.26

    • Rappel règlementaire taux et quotas d’encadrement ……………………p.27-28

    SOMMAIRE

  • 3

    →Une obligation →Une télé-procédure →Un logiciel « TAM » + site internet unique : https://tam.extranet.jeunesse-sports.gouv.fr/ →Se référer systématiquement aux instructions départementales de la DDCS du Gard : http://www.gard.gouv.fr/Politiques-publiques/Jeunesse-sport-et-vie-associative/Accueils- collectifs-de-mineurs →Des délais à respecter : tout délai à respecter peut être utilement et significativement augmenté pour anticiper et éviter les déclarations considérées « hors délais » qui ne peuvent pas être validées par la DDCS. → Déclaration à renseigner en fonction du type d’accueil : →Télécharger le projet éducatif de l’organisateur respectant les besoins de la tranche d’âge accueillie → Respecter impérativement les quotas (proportion de qualifiés et non qualifiés) et les taux (nombre minimum d’encadrants requis) →Accueillir maximum 300 enfants →Pour l’accueil des moins de 6 ans : autorisation préfectorale obligatoire →Respecter la capacité d’accueil des locaux déclarés →Différencier clairement dans la déclaration les temps d’accueil : →Contacter la DDCS en cas d’accueil multi-sites →Vérifier impérativement que chaque intervenant n’est pas la cible d’une mesure de police administrative leur interdisant l’encadrement d’accueils collectifs de mineurs →Toute déclaration incomplète ne peut pas être validée et génère des blocages

    automatiques → Toute fiche initiale de déclaration doit être validée par la DDCS AVANT le début de

    l’accueil → Le récépissé de déclaration n’est pas modifiable. Un récépissé de déclaration est

    affiché dans vos locaux d’accueil pour chaque période d’accueil. →Contacter la DDCS pour tout renseignement complémentaire

    Les points clés de la déclaration

    Extra-scolaire = hors temps scolaire TAP et Périscolaire = dans la continuité des temps d’école

    -Accueils de loisirs : une fiche initiale de déclaration à compléter + la ou les fiches complémentaires APRES validation de la fiche initiale par la DDCS -Accueils Périscolaire et TAP : Une fiche unique à compléter

  • 4

    Pour tout renseignement complémentaire :

    Contactez la DDCS du GARD

    Fabien Brouquier : Chef du pôle sport, jeunesse, vie associative

    • Suivi et qualité pédagogique des ACM, projets éducatifs des organisateurs, formation continue des animateurs et directeurs d’accueils de mineurs

    • Suivi des Accueils de loisirs sans hébergement

    • Suivi des Accueils avec hébergement

    • Suivi des Accueils de scoutisme

    • Suivi des stagiaires BAFA et BAFD Patricia Bernon : 04.30.08.61.48 [email protected] Blandine Poix : 04.30.08.61.42 [email protected]

  • 5

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    Déclarer un nouvel accueil

    Choix du type d’accueil

    Editer le récépissé de déclaration Imprimez les fiches complémentaires

    Validation DDCS si conforme à la réglementation

    Accueil périscolaire

    Accueil de loisirs

    Nouvel organisateur

    Organisateur enregistré : vous avez un numéro

    d’organisateur

    Solliciter un entretien avec la DDCS

    Connexion au logiciel TAM :

    Saisie identifiant et mot de passe

    Renseigner la « Fiche Initiale de déclaration »

    Renseigner la « Fiche unique » de déclaration

    Validation DDCS si conforme à la réglementation

    Renseigner la « Fiche complémentaire »

    Editer le récépissé de déclaration

    Vérifier régulièrement l’état de la fiche + effectuer les modifications nécessaires

    Renseignez les fiches « local » et « organisateur » La DDCS vous

    attribue un numéro

    d’organisateur + guide de

    connexion au logiciel TAM

    Signalez à la DDCS dans la rubrique « observations » toute modification dans la déclaration Attention : le récépissé de déclaration ne tient pas compte des modifications

    Alertes ou observations transmises par la DDCS nécessitant modifications de la déclaration

    Validation DDCS si modifications conformes à la réglementation

    Vérifier régulièrement l’état de la fiche + effectuer les modifications nécessaires

  • 6

    VOUS ETES NOUVEL ORGANISATEUR

    LES ETAPES DE LA 1ère DECLARATION INFORMATIONS IMPORTANTES 1 Contactez la DDCS du Gard pour présenter le projet

    d’accueil Tout projet d’accueil doit être présenté à la DDCS pour échanger sur votre projet

    2 Renseignez les 2 documents transmis par la DDCS intitulés : « Fiche Organisateur » et « Fiche local » voir les informations qui vous seront demandées en page 7 et 8

    Ces documents permettent la création par la DDCS des fiches « local » (lieu d’accueil des mineurs) et « organisateur » dans le logiciel de télé-déclaration

    3 A réception des fiches : « Fiche organisateur », exemple en page 7 et la « Fiche local », exemple en page 8 , dûment renseignées, La DDCS vous remet un numéro d’organisateur ainsi qu’un guide de connexion pour vous permettre de vous connecter au logiciel de télé-déclaration -Attention : Si vous déclarez un nouveau local d’accueil, vous devez contacter la DDCS pour renseigner une fiche local.

    « Fiche organisateur » page 7 -Remplissez scrupuleusement tous les champs d’informations Pour cela, vous devez impérativement vous munir :

    • Des informations exactes et complètes concernant l’organisateur (coordonnées, commune, mail…)

    • Des informations exactes et complètes concernant le représentant (= « déclarant » sur le logiciel). Le représentant doit être le même lors de la création du profil organisateur sur le logiciel de télé-déclaration.

    • Des informations exactes et complètes concernant le correspondant ( le correspondant doit être différent du déclarant)

    • Du nom et numéro de contrat d’assurance de l’organisateur « Fiche local » page 8 -Remplissez scrupuleusement tous les champs d’informations. Pour cela, vous devez impérativement vous munir :

    • Du Procès Verbal* de la commission de sécurité avec date de dernière visite

    • de la capacité exacte et maximale d’accueil de personnes dont enfants de moins de 6 ans.

    • du numéro de contrat et nom de l’assurance du local • des coordonnées exactes et complètes de la personne à joindre en

    cas d’urgence lors de l’accueil

    • du type d’exploitant (association, collectivité, particulier, société commerciale…)

    • du type d’utilisation (location, propriété…)

    *Procès verbal de la sous co