GUIDE PRATIQUE TELE-DECLARATION DES ACCUEILS DE LOISIRS … · • Suivi des stagiaires BAFA et...

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DDCS30 Direction Départementale du Gard

GUIDE PRATIQUE

TELE-DECLARATION DES ACCUEILS DE LOISIRS ET ACCUEILS PERISCOLAIRES

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La déclaration : principes généraux

• Les points clés de la déclaration ………………………………………… p.3 • Les contacts à la DDCS 30……………………………………………… .p.4 • Le circuit déclaratif : tableau des différentes étapes de la déclaration…… p.5

Guide du nouvel organisateur • Vous êtes nouvel organisateur …………………………………………. p.6 • La fiche « local » et la fiche « organisateur » …………………… …… p.7-8 • La première connexion au logiciel TAM………………………………. p.9 • La page d’accueil du logiciel TAM ……………………………………. p.10

Les premiers pas sur le logiciel de télé-déclaration

• Déclarez un accueil……………………………………………………... p.11 • Choisissez votre type d’accueil ………………………………………… p.12

Les accueils périscolaires

• Création d’un accueil périscolaire ………………………………………. p.13 • Sélection le local de votre accueil ……………………………………… p.14 • La fiche unique de déclaration pour les accueils périscolaires …………. p.15 • La fiche unique de déclaration : informations importantes………………. p.16-17

Les accueils de loisirs

• Déclaration d’un accueil de loisirs : la fiche initiale de déclaration ……. p.18 • La fiche initiale de déclaration : informations importantes……………… p. 19 • La fiche complémentaire ………………………………………………… p.20-22 • La fiche complémentaire : informations importantes……………………..p.23-24

L’enregistrement et la validation des accueils

• Consulter l’état de la déclaration (validée, rejetée, à modifier…)………. p.25 • Enregistrer et transmettre la déclaration à la DDCS …………………….. p.26

• Rappel règlementaire taux et quotas d’encadrement ……………………p.27-28

SOMMAIRE

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→Une obligation →Une télé-procédure →Un logiciel « TAM » + site internet unique : https://tam.extranet.jeunesse-sports.gouv.fr/ →Se référer systématiquement aux instructions départementales de la DDCS du Gard : http://www.gard.gouv.fr/Politiques-publiques/Jeunesse-sport-et-vie-associative/Accueils-collectifs-de-mineurs →Des délais à respecter : tout délai à respecter peut être utilement et significativement augmenté pour anticiper et éviter les déclarations considérées « hors délais » qui ne peuvent pas être validées par la DDCS. → Déclaration à renseigner en fonction du type d’accueil : →Télécharger le projet éducatif de l’organisateur respectant les besoins de la tranche d’âge accueillie → Respecter impérativement les quotas (proportion de qualifiés et non qualifiés) et les taux (nombre minimum d’encadrants requis) →Accueillir maximum 300 enfants →Pour l’accueil des moins de 6 ans : autorisation préfectorale obligatoire →Respecter la capacité d’accueil des locaux déclarés →Différencier clairement dans la déclaration les temps d’accueil : →Contacter la DDCS en cas d’accueil multi-sites →Vérifier impérativement que chaque intervenant n’est pas la cible d’une mesure de police administrative leur interdisant l’encadrement d’accueils collectifs de mineurs →Toute déclaration incomplète ne peut pas être validée et génère des blocages

automatiques → Toute fiche initiale de déclaration doit être validée par la DDCS AVANT le début de

l’accueil → Le récépissé de déclaration n’est pas modifiable. Un récépissé de déclaration est

affiché dans vos locaux d’accueil pour chaque période d’accueil. →Contacter la DDCS pour tout renseignement complémentaire

Les points clés de la déclaration

Extra-scolaire = hors temps scolaire TAP et Périscolaire = dans la continuité des temps d’école

-Accueils de loisirs : une fiche initiale de déclaration à compléter + la ou les fiches complémentaires APRES validation de la fiche initiale par la DDCS -Accueils Périscolaire et TAP : Une fiche unique à compléter

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Pour tout renseignement complémentaire :

Contactez la DDCS du GARD

Fabien Brouquier : Chef du pôle sport, jeunesse, vie associative

• Suivi et qualité pédagogique des ACM, projets éducatifs des organisateurs, formation continue des animateurs et directeurs d’accueils de mineurs

• Suivi des Accueils de loisirs sans hébergement

• Suivi des Accueils avec hébergement

• Suivi des Accueils de scoutisme

• Suivi des stagiaires BAFA et BAFD Patricia Bernon : 04.30.08.61.48 [email protected] Blandine Poix : 04.30.08.61.42 [email protected]

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LLL eee ccciii rrr cccuuuiii ttt dddéééccclllaaarrr aaattt iii fff eeettt lllaaa tttééélllééé---ppprrr ooocccéééddduuurrr eee sssuuurrr llleee lllooogggiiiccciiieeelll TTTAAAMMM

Déclarer un nouvel accueil

Choix du type d’accueil

Editer le récépissé de déclaration Imprimez les fiches complémentaires

Validation DDCS si conforme à la réglementation

Accueil périscolaire

Accueil de loisirs

Nouvel organisateur

Organisateur enregistré : vous avez un numéro

d’organisateur

Solliciter un entretien avec la DDCS

Connexion au logiciel TAM :

Saisie identifiant et mot de passe

Renseigner la « Fiche Initiale de déclaration »

Renseigner la « Fiche unique » de déclaration

Validation DDCS si conforme à la réglementation

Renseigner la « Fiche complémentaire »

Editer le récépissé de déclaration

Vérifier régulièrement l’état de la fiche + effectuer les modifications nécessaires

Renseignez les fiches « local » et « organisateur » La DDCS vous

attribue un numéro

d’organisateur + guide de

connexion au logiciel TAM

Signalez à la DDCS dans la rubrique « observations » toute modification dans la déclaration Attention : le récépissé de déclaration ne tient pas compte des modifications

Alertes ou observations transmises par la DDCS nécessitant modifications de la déclaration

Validation DDCS si modifications conformes à la réglementation

Vérifier régulièrement l’état de la fiche + effectuer les modifications nécessaires

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VOUS ETES NOUVEL ORGANISATEUR

LES ETAPES DE LA 1ère DECLARATION INFORMATIONS IMPORTANTES

1 Contactez la DDCS du Gard pour présenter le projet d’accueil

Tout projet d’accueil doit être présenté à la DDCS pour échanger sur votre projet

2 Renseignez les 2 documents transmis par la DDCS intitulés : « Fiche Organisateur » et « Fiche local » voir les informations qui vous seront demandées en page 7 et 8

Ces documents permettent la création par la DDCS des fiches « local » (lieu d’accueil des mineurs) et « organisateur » dans le logiciel de télé-déclaration

3 A réception des fiches : « Fiche organisateur », exemple en page 7 et la « Fiche local », exemple en page 8 , dûment renseignées, La DDCS vous remet un numéro d’organisateur ainsi qu’un guide de connexion pour vous permettre de vous connecter au logiciel de télé-déclaration -Attention : Si vous déclarez un nouveau local d’accueil, vous devez contacter la DDCS pour renseigner une fiche local.

« Fiche organisateur » page 7 -Remplissez scrupuleusement tous les champs d’informations Pour cela, vous devez impérativement vous munir :

• Des informations exactes et complètes concernant l’organisateur (coordonnées, commune, mail…)

• Des informations exactes et complètes concernant le représentant (= « déclarant » sur le logiciel). Le représentant doit être le même lors de la création du profil organisateur sur le logiciel de télé-déclaration.

• Des informations exactes et complètes concernant le correspondant ( le correspondant doit être différent du déclarant)

• Du nom et numéro de contrat d’assurance de l’organisateur « Fiche local » page 8 -Remplissez scrupuleusement tous les champs d’informations. Pour cela, vous devez impérativement vous munir :

• Du Procès Verbal* de la commission de sécurité avec date de dernière visite

• de la capacité exacte et maximale d’accueil de personnes dont enfants de moins de 6 ans.

• du numéro de contrat et nom de l’assurance du local

• des coordonnées exactes et complètes de la personne à joindre en cas d’urgence lors de l’accueil

• du type d’exploitant (association, collectivité, particulier, société commerciale…)

• du type d’utilisation (location, propriété…)

*Procès verbal de la sous commission départementale pour la sécurité contre

les risques d’incendie et de panique dans les établissements recevant du public

et les immeubles de grande hauteur

4 Première connexion au logiciel de télé-déclaration avec votre numéro d’organisateur : Lors de votre première connexion, le logiciel génère un identifiant « admin » (non modifiable) et un mot de passe.

Attention, il est vivement conseillé de respecter scrupuleusement la mise en forme des : identifiant / mots de passe / numéro d’organisateur et de les « copier / coller » dans un document pour les réutiliser à l’identique à chaque connexion : Toute erreur de saisie du mot de passe (majuscule/ minuscule par exemple) est susceptible de supprimer votre compte organisateur du logiciel. (5 erreurs de saisie = suppression de votre compte) Bien que la DDCS soit en capacité de réinitialiser votre mot de passe, il est conseillé de conserver précieusement votre mot de passe.

5 -Une fois votre profil organisateur créé, téléchargez obligatoirement votre projet éducatif de l’organisateur (différent du PEDT) à partir de la « fiche initiale » du logiciel

Ce téléchargement du projet éducatif est impératif avant de poursuivre toute déclaration. Prévenez la DDCS par mail pour attester du téléchargement.

6 Vous pouvez poursuivre votre première déclaration A partir du menu déroulant, choisissez votre type d’accueil (loisirs, périscolaire… / avec ou sans hébergement), et remplissez les fiches correspondantes générées par le logiciel.

Pour le périscolaire, le logiciel génère une fiche unique de déclaration qui contient les informations des fiches « initiales » et « complémentaires » qui concernent les accueils de loisirs

FICHE ORGANISATEUR

7

Tous les champs avec une étoile rouge sont

obligatoirement requis

8

FICHE LOCAL

Tous les champs avec une étoile rouge sont

obligatoirement requis

9

RRReeennnssseeeiiigggnnneeezzz vvvooottt rrr eee cccooodddeee ooorrr gggaaannniiisssaaattteeeuuurrr

RRReeennnssseeeiiigggnnneeezzz vvvooottt rrr eee iiidddeeennnttt iii fff iiiaaannnttt eeettt mmmooottt dddeee pppaaasssssseee

PPPRRREEEMMM III EEERRREEE CCCOOONNNNNNEEEXXXIII OOONNN AAAUUU LLL OOOGGGIII CCCIII EEELLL TTTAAAMMM

Identifiant = « admin » est non modifiable Mot de passe à saisir à l’identique de celui généré par le logiciel

10

LLL aaa pppaaagggeee ddd’’’ aaaccccccuuueeeiii lll ddduuu lllooogggiiiccciiieeelll TTTAAAMMM

TTéélléé--procprocéédure pour TAMdure pour TAM

Modifiez, ajoutez

supprimez des

intervenants

Contrôlez le visa et les

commentaires de la DDCS

« Accepté » ou « incomplet »

Fiche initiale = première étape

Base de donnée

nationale des locaux

d’accueil : sélectionnez votre local / Vérifiez que

TOUS vos locaux

d’accueil sont bien déclarés

Gestion des utilisateurs habilités

à accéder au logiciel TAM

Fiche complémentaire =2ème étape Votre fiche

organisateur

Calculette du

nombre

d’intervenants

requis par accueil

déclaré

Choisir l’année d’exercice concernée

Accéder à la

consultation des

cadres interditsEcrire à la DDCS

ATTENTION : La consultation des cadres interdits est obligatoire avant toute déclaration sur TAM Consultez régulièrement l’Etat de votre déclaration : visa et commentaires de la DDCS

Effectuez et enregistrez les modifications signalées.

11

DDDéééccclllaaarrr eeezzz uuunnn nnnooouuuvvveeelll aaaccccccuuueeeiii lll

Ne pas remplir

Cliquez au choix selon votre catégorie d’accueil (sans hébergement ou avec hébergement)

12

CCChhhoooiiisssiiisssssseeezzz vvvooottt rrr eee tttyyypppeee ddd’’’ aaaccccccuuueeeiii lll

Vérifiez que la case « oui » est bien cochée

Ecrire les dates de début et fin d’accueil. Attention aux délais à respecter pour la déclaration

Valider

Sélectionnez le type d’accueil avec menu

déroulant

Fiche local

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CCCrrr éééaaattt iiiooonnn ddd’’’ uuunnn aaaccccccuuueeeiii lll pppééérrr iii ssscccooolllaaaiii rrr eee (((ccchhhoooiiixxx ddduuu tttyyypppeee ddd’’’ aaaccccccuuueeeiii lll dddééétttaaaiii lll lllééé eeennn pppaaagggeee 111222)))

Ne pas remplir

Indiquez le code postal du local d’accueil recherché + sélection : la liste des locaux enregistrés s’ouvre, sélectionnez celui qui concerne votre accueil

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SSSéééllleeecccttt iiiooonnnnnneeezzz llleee lllooocccaaalll qqquuuiii cccooonnnccceeerrr nnneee vvvooottt rrr eee aaaccccccuuueeeiii lll (((mmmêêêmmmeee ppprrr ooocccéééddduuurrr eee pppooouuurrr llleee pppeeerrr iii ssscccooolllaaaiii rrr eee eeettt llleeesss aaacccccceeeuuuiii lll sss dddeee llloooiiisssiii rrr sss )))

Sélectionnez ici le local concerné par votre accueil de mineurs

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LLL aaa fff iii ccchhheee uuunnniiiqqquuueee dddeee dddéééccclllaaarrr aaattt iiiooonnn pppooouuurrr llleeesss aaaccccccuuueeeiii lllsss pppeeerrr iii ssscccooolllaaaiii rrr eeesss

CCCeeettt ttteee fff iii ccchhheee rrr eeegggrrr ooouuupppeee llleeesss iii nnnfffooorrr mmmaaattt iii ooonnnsss dddeee ««« lllaaa fff iii ccchhheee iii nnniii ttt iiiaaallleee dddeee dddéééccclllaaarrr aaattt iiiooonnn »»» +++ ««« fff iii ccchhheee cccooommmppplll ééémmmeeennntttaaaiii rrr eee »»» dddeeesss aaaccccccuuueeeiii lll sss dddeee llloooiii sssiii rrr sss

Ne pas cocher

Cochez les périodes ou plages horaires d’accueil des mineurs

Ne pas cocher

Cochez les jours et horaires d’accueil des mineurs

Remplissez toutes les informations demandées avec attention

la rubrique « observations » vous permet d’envoyer des informations importantes à la DDCS et d’en recevoir

renseignez ici les dates de début et fin d’activité

cliquez sur « ajouter » en bas de page pour valider votre saisie, après vérification des informations fournies

Rubrique à renseigner impérativement avec les données vérifiées.

Déclarez les effectifs maximum accueillis

cliquez ici pour constituer votre équipe d’ intervenants






























cliquez ici pour







cliquez ici pour votre d








cliquez ici pour




Ne pas cocher





« sélection

intervenants »




Ne pas cocher





Cliquez- ici pour constituer votre équipe d’intervenants . Attention les dates de début et fin d’activité doivent correspondre aux dates de début et fin de la période d’activité




Ne pas cocher








Ne pas cocher

Cochez périodes ou plages horaires d’accueil des mineurs

Renseignez ici les dates de début et fin d’activité



La rubrique « observations » vous

permet d’envoyer des informations importantes à la DDCS et d’en recevoir

Cliquez sur « ajouter » ici en bas de page pour valider votre saisie, après vérification des informations fournies

ZOOM

Nouveau : la case Nbre de mineurs handicapés

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ACCUEIL DE LOISIRS PERISCORAIRE ET TAP : LA FICHE UNIQUE DE DECLARATION

Vous renseignez une seule et unique fiche générée par le logiciel TAM. Cette fiche regroupe les informations de la fiche initiale de déclaration et de la fiche complémentaire des accueils de loisirs. Son contenu est similaire à une fiche complémentaire : cette fiche est modifiable jusqu’au dernier jour de classe sous réserve de transmission à la DDCS via le logiciel pour validation des modifications .

L’ORGANISATEUR LA DDCS

Délais à respecter

Au plus tôt dès la composition des équipes prévisionnelles Au plus tard 8 jours avant le début de l’accueil CONSEIL : Augmenter ce délai à 21 jours

Vérifications et informations obligatoires

Se référer systématiquement aux instructions départementales de la DDCS du Gard : http://www.gard.gouv.fr/Politiques-publiques/Jeunesse-sport-et-vie-associative/Accueils-collectifs-de-mineurs RAPPEL sur les temps d’accueils concernés par le périscolaire : Une amplitude minimum de 2H / jour pour les temps cumulés suivants : -Accueil du matin juste avant la classe -Accueil de la pause méridienne -Accueil en après-midi dans la continuité de la classe du matin (exemple le mercredi après-midi) -Accueil du soir après la classe

Périodes et effectifs

- Renseigner les jours d’accueil des mineurs -Indiquer le nombre de mineurs de + de 6 ans et de – de 6 ans accueillis Attention : les dates de début et fin de la période d’activité doivent correspondre à celles déclarées pour l’équipe d’encadrement

Le déclarant

Le déclarant est le garant des informations saisies dans le cadre de la télé-procédure. Ses coordonnées doivent être complètes, et le numéro de téléphone en service.

Personne à prévenir en cas d’urgence

Il est impératif de renseigner de façon précise les coordonnées téléphoniques du lieu d’accueil. Tout accueil de mineurs doit avoir un correspondant joignable en cas d’urgence

Encadrement

Taux et quotas d’encadrement : le logiciel dispose d’une calculatrice en ligne qui calcule automatiquement les taux et quotas d’encadrement à respecter Lorsque vous créez une fiche intervenant pour un nouvel intervenant recruté, respecter scrupuleusement les informations de l’état civil (orthographe/ « madame » ou « mademoiselle ») pour éviter la non reconnaissance par le logiciel des cadres interdits par les services du casier judiciaire à Nantes. Soyez très vigilants sur l’orthographe des noms et prénoms de chaque personne

Diplômes/ qualifications

-Vérifier l’exactitude du diplôme à la date de saisie de la fiche complémentaire ( exemple BAFA stagiaire ≠ BAFA titulaire) Se référer au tableau de codage TAM qui répertorie, par code les diplômes et titres reconnus équivalents pour diriger ou animer un accueil collectif de mineurs : respecter scrupuleusement le diplôme obtenu et le codage correspondant. Voir en page 27.

La DDCS valide la fiche périscolaire une fois conforme et dûment renseignée En cas de non-conformité, la DDCS renvoie la fiche périscolaire comportant une alerte pour vous permettre de corriger les erreurs. La DDCS effectue ensuite des contrôles pédagogiques sur site. La DDCS vous informe et vous accompagne sur le plan réglementaire et pédagogique tout au long de l’année.

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L’ORGANISATEUR

Rubrique « Observations » Dans la case « observations » indiquer obligatoirement si il s’agit d’un accueil TAP ou Périscolaire pour les services de la CA, en précisant les territoires de début et de fin. Renseigner toute information utile à communiquer à la DDCS Vérifier systématiquement la rubrique « observations » dans le logiciel de déclaration car c’est la boîte dialogue DDCS / ORGANISATEURS qui vous permet d’être informé et de transmettre des informations utiles

Enregistrement provisoire Déposer (= enregistrer / transmettre ) la fiche initiale Editer un accusé de réception

Possibilité d’enregistrer de façon provisoire (si modifications prévues) ou définitive = dépôt de la déclaration Après vérification scrupuleuse de toutes les informations saisies en conformité avec la réglementation Cliquer sur l’onglet « enregistrer » Un autre écran s’ouvre avec déclaration sur l’honneur (case à cocher) Cliquer sur l’onglet « déposer » Le logiciel renvoie ensuite à l’écran d’accueil. Vous pouvez rouvrir votre fiche à partir de son numéro d’enregistrement. -Possibilité d’éditer un accusé de réception qui n’a pas valeur de récépissé mais atteste de la réception , par la DDCS de la déclaration enregistrée

Consultez / Vérifier la nature du visa des / de la fiche(s) complémentaire(s)

violette = Non renseignée (ou en cours de saisie) = ne peut pas être validée par la DDCS * violette = Non renseignée et désormais hors délais bleue = Déposée * bleue = Déposée mais comportant une alerte (ratio Effectifs / Intervenants non réglementaire ou taux d’intervenant qualifié). rose = Fiche contrôlée comme insuffisante orange = Fiche contrôlée comme non conforme rouge = Fiche contrôlée et annulée, interdite ou dont le local est fermé Après vérification de l’exactitude des informations saisies vous devez Imprimer la fiche périscolaire (pour transmission à la CAF) Attention, chaque alerte nécessite d’effectuer les corrections correspondantes + retransmission à la DDCS de la fiche périscolaire rectifiée

Modifications de la fiche complémentaire

Il est possible modifier la fiche périscolaire tant que la période d’accueil n’est pas terminée ( exemple : augmentation des effectifs / intervenants…). Les modifications n’apparaitront pas dans le récépissé qui ne tient compte que de la première saisie de vos informations. Toute modification entraîne un nouveau contrôle de la DDCS

Editez le récépissé

Onglet « Editer un récépissé ». Ce récépissé n’est pas modifiable : les effectifs pris en compte (y compris par les services de la CAF dans le calcul de la PSO) sont ceux saisis au moment de la déclaration.

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DDDéééccclllaaarrr aaattt iiiooonnn dddeeesss aaaccccccuuueeeiii lll sss dddeee llloooiiisssiii rrr sss ::: LLL aaa fff iii ccchhheee iiinnniii ttt iiiaaallleee dddeee dddéééccclllaaarrr aaattt iiiooonnn dddeeesss aaaccccccuuueeeiii lll sss dddeee llloooiiisssiii rrr sss

(((ccchhhoooiiixxx ddduuu tttyyypppeee ddd’’’ aaaccccccuuueeeiii lll dddééétttaaaiii lll lllééé eeennn pppaaagggeee 111222)))


Cochez les périodes d’accueil des mineurs


ZOOM

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ACCUEILS DE LOISIRS EN EXTRA-SCOLAIRE : LA FICHE INITIALE DE DECLARATION



Au moins 2 mois avant le début de l’accueil CONSEIL : Augmenter ce délai à 3 mois


Se référer systématiquement aux instructions départementales de la DDCS du Gard : http://www.gard.gouv.fr/Politiques-publiques/Jeunesse-sport-et-vie-associative/Accueils-collectifs-de-mineurs

Périodes et dates d’accueil

-Soigneusement indiquer les dates de début et fin d’accueil des mineurs -Respecter les dates de début et fin d’accueil qui correspondent au calendrier et dates de vacances scolaires -Distinguer les périodes d’activité sur l’année

Effectifs mineurs

Déclarer des effectifs prévisionnels au plus large : les effectifs étant fluctuants tout au long de l’année, et en raison du récépissé non modifiable. Dans la rubrique « observations » saisissez les effectifs réels de mineurs accueillis Accueil des - de 6 ans : autorisation préfectorale requise Le total des effectifs et celui de l’encadrement est automatiquement calculé et affiché par l’application

Locaux

Choisissez votre local d’accueil dans la liste des locaux préenregistrés dans le logiciel : Vous devez sélectionner dans le logiciel, le local déjà enregistré correspondant à votre accueil avec l’onglet « rechercher » et non remplir vos propres données.

Encadrement

-Renseigner les effectifs prévisionnels d’encadrement en respectant les quotas réglementaires

Observations

-Renseigner toute information utile à communiquer à la DDCS

Déposer (= enregistrer / transmettre ) la fiche initiale :

Après vérification scrupuleuse de toutes les informations saisies en conformité avec la réglementation, Cliquer sur l’onglet « ajouter » .Un autre écran s’ouvre avec déclaration sur l’honneur (case à cocher). Cliquer sur l’onglet « déposer » Le logiciel renvoie ensuite à l’écran d’accueil. Vous pouvez retrouver votre fiche à partir de son numéro d’enregistrement. Une fiche initiale de déclaration déposée est NON MODIFIABLE Toute fiche effectivement « déposée » apparaît en couleur bleue. La couleur bleue signifie : fiche initiale de déclaration TRANSMISE à la DDCS

Fiches complémentaires Pour enregistrer / transmettre les fiches complémentaires, la fiche initiale doit être validée par la DDCS

La DDCS Valide la fiche initiale de déclaration une fois conforme et dûment renseignée

En cas de non-conformité, la DDCS renvoie la fiche complémentaire comportant une alerte pour vous permettre de corriger les erreurs.

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LLL aaa fff iii ccchhheee cccooommmppplllééémmmeeennntttaaaiii rrr eee dddeeesss aaaccccccuuueeeiii lll sss dddeee llloooiiisssiii rrr sss ::: RRReeennnssseeeiiigggnnneeerrr uuunnneee fff iii ccchhheee cccooommmppplllééémmmeeennntttaaaiii rrr eee pppaaarrr pppééérrr iiiooodddeee

ddd’’’ aaaccccccuuueeeiii lll

Consulter l’état de la fiche de déclaration régulièrement



Renseignez ici les dates de début et fin d’activité Déclarez les effectifs

maximum accueillis

Attention : les dates de début et fin d’activité doivent correspondre aux dates de début et fin de la période d’activité.

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EEEnnnrrr eeegggiiisssttt rrr eeerrr lll ’’’ éééqqquuuiiipppeee ddd’’’ eeennncccaaadddrrr eeemmmeeennnttt ::: SSSééélllééécccttt iiiooonnn dddeeesss iiinnnttteeerrr vvveeennnaaannntttsss

Sélectionnez les intervenants déjà enregistrés dans la base de données



Editez le récépissé après vérification scrupuleuse des informations fournies

Validez les intervenants sélectionnés (cochés)

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AAAjjj ooouuuttteeerrr dddeeesss iiinnnttteeerrr vvveeennnaaannntttsss nnnooonnn rrr ééépppeeerrr tttooorrr iiiééésss dddaaannnsss lllaaa bbbaaassseee dddeee dddooonnnnnnéééeeesss

NOUVEAU Les certificats de stages BAFA et BAFD peuvent désormais être transmis de façon dématérialisée via TAM en cliquant sur le lien "saisir certificat" de la FC. Si le nombre total de jours de stage ne comporte pas de 1/2 journée supplémentaire, le choix 0 doit être sélectionné dans la liste déroulante "1/2 journées" du formulaire. Attention certains BAFA ne peuvent être validés car le stagiaire n’est pas déclaré sur la Fiche Complémentaire. Veillez à ne pas mettre en difficulté le stagiaire dans son parcours de formation.

Créez un nouvel intervenant qui n’est pas dans la base de données : Attention à l’orthographe et l’état civil qui doivent être saisis sans aucune erreur.

Toute erreur dans l’identité des intervenants génère un blocage de la déclaration

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ACCUEILS DE LOISIRS EN EXTRA-SCOLAIRE : LA FICHE COMPLEMENTAIRE (1) Chaque fiche complémentaire (une par période d’accueil) ne peut être complétée et transmise à la DDCS qu’après validation de la Fiche Initiale par la DDCS



Au plus tôt dès la composition des équipes prévisionnelles Au plus tard 8 jours avant le début de l’accueil CONSEIL : Augmenter ce délai à 21 jours


Se référer systématiquement aux instructions départementales de la DDCS du Gard : http://www.gard.gouv.fr/Politiques-publiques/Jeunesse-sport-et-vie-associative/Accueils-collectifs-de-mineurs

Périodes et effectifs

-Une fiche complémentaire renseignée pour chaque période d’accueil -Indiquer le nombre de mineurs de + de 6 ans et de – de 6 ans accueillis -la période d’activité indiquée (dates de début et fin d’activité) doivent correspondre aux période d’activité des intervenants de la rubrique « encadrement »

Le déclarant

Le déclarant est le garant des informations saisies dans le cadre de la télé-procédure. Ses coordonnées doivent être complètes, et le numéro de téléphone en service.

Personne à prévenir en cas d’urgence

Il est impératif de renseigner de façon précise les coordonnées téléphoniques du lieu d’accueil. Tout accueil de mineurs doit avoir un correspondant joignable en cas d’urgence

Encadrement

Taux et quotas d’encadrement : le logiciel dispose d’une calculatrice en ligne qui calcule automatiquement les taux et quotas d’encadrement à respecter Lorsque vous créez une fiche intervenant pour un nouvel intervenant recruté, respecter scrupuleusement les informations de l’état civil (orthographe/ « madame » ou « mademoiselle ») pour éviter la non reconnaissance par le logiciel des cadres interdits par les services du casier judiciaire à Nantes. Soyez très vigilants sur l’orthographe des noms et prénoms de chaque personne

Diplômes/ qualifications

-Vérifier l’exactitude du diplôme à date de saisie de la fiche complémentaire ( exemple BAFA stagiaire ≠ BAFA titulaire) Se référer au tableau de codage TAM qui répertorie, par code les diplômes et titres reconnus équivalents pour diriger ou animer un accueil collectif de mineurs : respecter scrupuleusement le diplôme obtenu et le codage correspondant. Voir en page 27.

La DDCS valide la fiche complémentaire une fois conforme et dûment renseignée En cas de non-conformité, la DDCS renvoie la fiche complémentaire comportant une alerte pour vous permettre de corriger les erreurs.

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ACCUEILS DE LOISIRS EN EXTRA-SCOLAIRE : LA FICHE COMPLEMENTAIRE (2) L’ORGANISATEUR

Rubrique « Observations » Renseigner toute information utile à communiquer à la DDCS Vérifier systématiquement la rubrique « observations » dans le logiciel de déclaration car c’est la boîte dialogue DDCS / ORGANISATEURS qui vous permet d’être informé et de transmettre des informations utiles

Enregistrement provisoire Déposer (= enregistrer / transmettre ) la fiche initiale Editer un accusé de réception

Possibilité d’enregistrer de façon provisoire (si modifications prévues) ou définitive = dépôt de la déclaration Après vérification scrupuleuse de toutes les informations saisies en conformité avec la réglementation Cliquer sur l’onglet « enregistrer » Un autre écran s’ouvre avec déclaration sur l’honneur (case à cocher) Cliquer sur l’onglet « déposer » Le logiciel renvoie ensuite à l’écran d’accueil. Vous pouvez rouvrir votre fiche à partir de son numéro d’enregistrement. -Possibilité d’éditer un accusé de réception qui n’a pas valeur de récépissé mais atteste de la réception , par la DDCS de la déclaration enregistrée

Consultez / Vérifier la nature du visa des / de la fiche(s) complémentaire(s)

FC violette = Non renseignée (ou en cours de saisie) = ne peut pas être validée par la DDCS FC* violette = Non renseignée et désormais hors délais FC bleue = Déposée FC* bleue = Déposée mais comportant une alerte (ratio Effectifs / Intervenants non réglementaire ou taux d’intervenant qualifié). FC rose = Fiche contrôlée comme insuffisante FC orange = Fiche contrôlée comme non conforme FC rouge = Fiche contrôlée et annulée, interdite ou dont le local est fermé Après vérification de l’exactitude des informations saisies vous devez Imprimer la ou les fiche(s) complémentaire(s) (pour transmission à la CAF) Attention, chaque alerte nécessite d’effectuer les corrections correspondantes + retransmission à la DDCS de la fiche complémentaire rectifiée

Modifications de la fiche complémentaire

Il est possible modifier la fiche complémentaire tant que la période d’accueil n’est pas terminée ( exemple : augmentation des effectifs / intervenants…). Les modifications n’apparaitront pas dans le récépissé qui ne tient compte que de la saisie initiale. Toute modification entraîne un nouveau contrôle de la DDCS

Editez le récépissé

Depuis l’écran « fiche complémentaire » = « Editer un récépissé » Ce récépissé n’est pas modifiable : les effectifs pris en compte ( y compris par les services de la CAF dans le calcul de la PSO) le sont ceux saisis au moment de la déclaration.

LA DDCS La DDCS effectue ensuite sur site des contrôles réglementaires et pédagogiques. La DDCS vous accompagne sur le plan réglementaire et pédagogique tout au long de l’année

25

CCCooonnnsssuuulll ttteeezzz rrr éééggguuulll iiièèèrrr eeemmmeeennnttt lll ’’’ ééétttaaattt dddeee lllaaa dddéééccclllaaarrr aaattt iiiooonnn

RRRaaappppppeeelll dddeeesss dddiii fff fffééérrr eeennntttsss ééétttaaatttsss dddeee lllaaa fff iii ccchhheee dddeee dddéééccclllaaarrr aaattt iiiooonnn

Renseignez votre numéro de fiche initiale

L’état de des fiches de déclaration apparaît ici

Cliquez sur « Recherchez »

FC violette = Non renseignée (ou en cours de saisie) = ne peut pas être validée par la DDCS FC* violette = Non renseignée et désormais hors délais FC bleue = Déposée FC* bleue = Déposée mais comportant une alerte (ratio Effectifs / Intervenants non réglementaire ou taux d’intervenant qualifié). FC rose = Fiche contrôlée comme insuffisante FC orange = Fiche contrôlée comme non conforme FC rouge = Fiche contrôlée et annulée, interdite ou dont le local est fermé Après vérification de l’exactitude des informations saisies vous devez Imprimer la ou les fiche(s) complémentaire(s) (pour transmission à la CAF) Attention, chaque alerte nécessite d’effectuer les corrections correspondantes + retransmission à la DDCS de la fiche complémentaire rectifiée

26

EEEnnnrrr eeegggiiisssttt rrr eeerrr llleeesss fff iii ccchhheeesss dddeee dddéééccclllaaarrr aaattt iiiooonnn eeettt ééédddiii ttteeerrr llleee rrr ééécccééépppiiissssssééé

Attention, le récépissé est NON MODIFIABLE Il contient les informations du 1er enregistrement

27

TTTaaauuuxxx ddd’’’ eeennncccaaadddrrr eeemmmeeennnttt

Nombre minimum d'animateurs présents

pour l'effectif

1 à 8 1 à 12 1 à 10 1 à 14 1 à 14 1 à 18 19 à 16 13 à 24 11 à 20 15 à 28 15 à 28 19 à 36 2

17 à 24 25 à 36 21 à 30 29 à 42 29 à 42 37 à 54 325 à 32 37 à 48 31 à 40 43 à 56 43 à 56 55 à 72 433 à 40 49 à 60 41 à 50 57 à 70 57 à 70 73 à 90 541 à 48 61 à 72 51 à 60 71 à 84 71 à 84 91 à 108 649 à 56 73 à 84 61 à 70 85 à 98 85 à 98 109 à 126 757 à 64 85 à 96 71 à 80 99 à 112 99 à 112 127 à 144 865 à 72 97 à 108 81 à 90 113 à 126 113 à 126 145 à 162 973 à 80 109 à 120 91 à 100 127 à 140 127 à 140 163 à 180 1081 à 88 121 à 132 101 à 110 141 à 154 141 à 154 181 à 198 1189 à 96 133 à 144 111 à 120 155 à 168 155 à 168 199 à 216 1297 à 104 145 à 156 121 à 130 169 à 182 169 à 182 217 à 234 13

105 à 112 157 à 168 131 à 140 183 à 196 183 à 196 235 à 252 14113 à 120 169 à 180 141 à 150 197 à 210 197 à 210 253 à 270 15121 à 128 181 à 192 151 à 160 211 à 224 211 à 224 271 à 288 16129 à 136 193 à 204 161 à 170 225 à 238 225 à 238 289 à 300 17137 à 144 205 à 216 171 à 180 239 à 252 239 à 252 18145 à 152 217 à 228 181 à 190 253 à 266 253 à 266 19153 à 160 229 à 240 191 à 200 267 à 280 267 à 280 20161 à 168 241 à 252 201 à 210 281 à 294 281 à 294 21169 à 176 253 à 264 211 à 220 295 à 300 295 à 300 22177 à 184 265 à 276 221 à 230 23185 à 192 277 à 288 231 à 240 24193 à 200 289 à 300 241 à 250 25201 à 208 251 à 260 26209 à 216 261 à 270 27217 à 224 271 à 280 28225 à 232 281 à 290 29233 à 240 291 à 300 30241 à 248 31249 à 256 32257 à 264 33265 à 272 34273 à 280 35281 à 288 36289 à 296 37297 à 300 38

Période Périscolaire avec PEDT validé

Un animateur

pour 18 mineurs

Un animateur

pour 14 mineurs

Un animateur

pour 14 mineurs

Six ans et plus

Moins de six ans

Six ans et plus

Un animateur

pour 12 mineurs

Un animateur

pour 8 mineurs

Période extrascolaire

Période Périscolaire

Un animateur

pour 10 mineurs

Moins de six ans

Six ans et plus

Moins de six ans

Pas d'accueil

supérieur à 300 mineurs

Pas d'accueil

supérieur à 300 mineurs Pas

d'accueil supérieur à 300 mineurs

Pas d'accueil


Pas d'accueil


Equipe d'animation

requise

Le Directeur peut exercer des fonctions d’animation uniquement pour les accueils de loisirs inférieurs à 50 mineurs accueillis simul tanément. A ce titre, il peut être inclus dans l’équipe d’animation pour le calcul du nombre de personnes requises seulement pour ce type d’accueil

28

QQQuuuoootttaaasss ddd’’’eeennncccaaadddrrreeemmmeeennnttt

Nombre Max d'animateurs

stagiaires

Equipe d'animation

minimum requise

Nombre Min d'animateurs

qualifiés

Nombre Max d'animateurs non qualifiés

Nombre minimum d'animateurs présents pour

l'effectif

50 % au minimum

50 % au maximum

20 % au maximum

1 Aucun 2

Au minimum 1 Au maximum 1

Aucun

3 Au maximum 1 4


5 Au maximum 2 6


7 Au maximum 3 8


9 Au maximum 4

Au maximum 1

10 Au minimum 5

Au maximum 5 11 Au maximum 5 12


13 Au maximum 6 14


Au maximum 2

15 Au maximum 7 16


17 Au maximum 8 18


19 Au maximum 9

Au maximum 3

20 Au minimum 10



23 Au maximum 11 24


Au maximum 4

25 Au maximum 12 26


27 Au maximum 13 28


29 Au maximum 14

Au maximum 5

30 Au minimum 15



33 Au maximum 16 34


Au maximum 6

35 Au maximum 17 36


37 Au maximum 18

38 Au minimum 19

Au maximum 19

Au maximum 7

Deux quotas obligatoires s’appliquent, le premier p révoit que l’équipe doit être constituée d’au moins 50 % d’animateurs qualifiés et le second que l’équipe peut comporter 20 % au maximum d’animateurs sans qualification

animateur non qualifié est toléré pour les petites équipes de 3 ou 4 animateurs) Des animateurs stagiaires peuvent compléter l’équipe dans le respect de

50 % maximum de l’effectif

GUIDE PRATIQUE TELE-DECLARATION DES ACCUEILS DE LOISIRS … · • Suivi des stagiaires BAFA et...

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