GUIDE PRATIQUE pour concevoir et animer votre espace collaboratif Villa Bonne Nouvelle - Orange

Ce document est un guide pratique illustré, fruit des 4 années d’expérimentations vécues au sein de la Villa Bonne Nouvelle d’Orange. Il s’agit d’un retour d’expérience contenant nos meilleurs pratiques et enseignements.

Définition d’un espace collaboratif

Un espace collaboratif est un espace physique convivial permettant de rassembler un collectif de résidents aux profils variés (acteurs privés, publics, ou semi-publics), autour d’un centre d’intérêt commun.

Ces espaces permettent de mutualiser des mètres carrés, ressources et services (outils, machines, Wifi, événements…)., et de stimuler de nouvelles manières d’entreprendre et d’innover.

Le mobilier, les équipements ou les configurations de ces espaces doivent être adaptés à une forte densité d’échanges, surtout oraux, ainsi qu’à des formes de travail dynamique (travail debout, paper-board et white-board, murs d’affichage).

Idéalement, ces espaces sont gérés et animés par un « facilitatateur », dont le rôle est de construire et piloter une stratégie d’occupation de l’espace, de fédérer et d’animer le collectif des résidents grâce à des rites et des pratiques variées (pitchs, lunchs, évènements…)

Les espaces collaboratifs ne sont pas nouveaux et puisent leur inspiration dans des modèles préexistants : incubateurs, bistrots, cafés littéraires, ateliers d’artistes... En revanche, l’ampleur et l’internationalisation du phénomène est, elle, inédite dans le monde des organisations.

Les espaces collaboratifs sont souvent prétextes ou vecteurs de diffusion de « nouvelles » méthodes comme l’intelligence collective, le lean management, le design thinking, les méthodes agiles, etc…

Bénéfice(s) • collaboration des équipes facilitée grâce à une communication informelle • créativité stimulée, création de lien, geste et parole libérés • formats d’animation managériale plus agiles, esprit d’équipe stimulé,

Clés de succès • ouverture de l’espace pour encourager et faciliter la mobilité • modularité et diversité du mobilier pour permettre des changements de configuration en fonction des besoins de collaboration et des besoins spécifiques aux activités (mobilier mobile, panneaux mobiles, positions de travail diversifiées et adaptées aux activités, design stimulant la créativité) • design convivial (canapés, poufs, mobilier de forme ronde/hexagonale) • accent mis sur la communication visuelle (outils collaboratifs numériques et non-numériques : tableau d’affichage, feeling board, téléprésence) • espace à vivre à proximité permettant de faire des pauses (jeu, coin café) et aux collaborateurs de relâcher la densité des échanges collaboratifs • disponibilité horaire et facilité de réservation

#1 #2 #3 #4

Concevoir votre espace collaboratif

Pour aller plus loin…

Le rôle du facilitateur de l’espace

Animer votre collectif de résidents

Concevoir votre espace collaboratif

#1

Définir vos objectifs

#1 Pourquoi : quel objectif ? Apprendre à travailler autrement, S’ouvrir à l’extérieur, Casser les silos, …

#2 Pour quoi faire : quelles actions ? Sensibiliser vos collaborateurs aux méthodes agiles, Favoriser la collaboration, Libérer les initiatives, …

#3 Avec qui : quelle cible/quels résidents ? Collaborateurs internes, Collaborateurs externes, (start up, freelance, étudiants, associations…), Prestataires, Clients…

Votre espace doit répondre aux 3 questions clés suivantes

Une fois votre cible/vos résidents identifiés, il est essentiel de co-construire avec eux votre projet collectif, vos valeurs et vos ambitions

Pour cela, nous vous conseillons d’utiliser des méthodes de design thinking ou d’intelligence collective

Concevoir votre espace

5 « zones » clés CRÉATIVITÉ

(stand up meeting en position haute, espaces d’expression visuelle)

TRAVAIL (benchs, desks, positions

collectives ou individuelles, assises standard ou en

hauteur…)

VIE COLLECTIVE (cuisine, salon, table de ping pong,

cabine téléphonique…)

REPOS (canapés, poufs, cubicules, tapis, lumières douces,

méridienne…)

RÉUNION (espace formel fermé,

pour conf call, projections à distance…)

Zone de vie COLLECTIVE (cuisine, salon, table de ping pong, cabine téléphonique, tableau noir agenda, murs d’expression…)

Zone de TRAVAIL (desks, bench, positions collectives ou individuelles, assises standard ou en hauteur)

Zone de CREATIVITE (stand up meeting en position haute, espace d’expression visuelle, zone de projection…)

Zone de REPOS

(fermé)

Zone de REUNION (fermé)

Bulle de REPOS (cubicule)

Bulle de REPOS (cubicule)

Exemple de disposition des espaces de la

Villa Bonne Nouvelle ENTRÉE

Un plateau conçu pour favoriser la rencontre et le collaboratif

modularité de l’espace (mobilier sur roulette)

flex office (pas de place attitrée)

A la Villa Bonne Nouvelle, les espaces favorisent les échanges. Le salon, la cuisine, les espaces de jeux ou de repos permettent des interactions riches et variées entre les résidents. Tout est modulable et flexible. Il n’y a pas de place attitrée, on change de collègue tous les jours. On peut échanger librement de façon informelle, sans rôle, sans posture.

clean desk (on range ses affaires chaque soir)

pas de dress code

Des règles de vie communes

cuisine communautaire (gestion basée sur

l’autodiscipline)

agenda mensuel d’événements co-construit

avec nos résidents

Les règles de vie peuvent être co-constuites collectivement ou définies au préalable. A la Villa Bonne Nouvelle, les règles de vie sont partagées et rappelées tous les mois lors du Conseil de la Villa, où un membre de chaque équipe doit être présent. On y aborde les sujets d’intendance et de vie collective et on y construit l’agenda du mois à venir (prez2pitch, ateliers, workshops…)

conseil de la Villa mensuel (présence obligatoire)

accès libre de 7h à 22h

espace détente avec TV et espaces de jeux

café à volonté !

Quelques inspirations en

images…

Entrée

Espace de travail

Espace de travail

Espace collectif (cuisine)

Espace collectif (cuisine)

Espace collectif (salon)

Espace collectif (salon)

Epace collectif (fun zone)

Espace de créativité (stand up meeting)

Espace de repos (cubicules)

Espace de repos (salle de détente)

Fun & sérendipité… ;-)

Animer votre collectif de résidents

#2

Vos résidents SONT votre espace

Ils forment un collectif qu’il convient d’animer

est la clé de

l’animation

de votre

collectif de

résidents

Le Feel Good Manager/ Team

Feel Good Manager / Team Le moteur de la transformation culturelle de votre entité

Développe la proposition de valeur de l’espace, oriente et construit la stratégie de l’espace en fonction des objectifs de l’entité/division/équipe… Analyse les KPI mesure les ROI de l’espace, assure les feedbacks auprès de l’entité/la direction Connecte les hommes, les projets et l’écosystème Diffuse les best practices en interne et en externe

Accompagne les résidents dans leur appropriation de l’espace et du lieu Anime la communauté Facilite les rencontres entre les résidents Communique sur les réseaux sociaux, produit des supports de communication

Assure la logistique et la

maintenance de l’espace.

Pilotage de la stratégie

Animation du collectif Office Planning

Accueil et encadrement des résidents, Gestion des accès, Logistique & Sécurité, Animation des instances de régulation de votre espace (exemple: Conseils de la Villa)

Mise en place d’un agenda mensuel avec des animations variées : Pitch, Lunchs, Apéros, Ateliers…

Mise en place d’installations visuelles collectives : Family Wall, Mur de compétences, Zones « Express yourself », Agenda des anniversaires…

Pilotage stratégique, Coordination, Suivi, Analyse et production de chiffres clés sur l’espace

Visites, Communication, Relations Publiques

Vos actions 1. Faire vivre votre espace au

quotidien et assurer la sécurité de vos résidents

2. Construire un collectif fort, favorisant la collaboration l’entraide et le partage de compétences

3. Mener à bien votre projet collectif et produire des chiffres clés utiles et exploitables

4. Faire rayonner vos actions

Une newsletter ?

Une présence sur les réseaux sociaux ?

Vos supports de communication Une communauté digitale ? Un réseau social interne ? Des vidéos ? Des articles? Divers

supports de comm pour faire connaitre et rayonner vos actions

Quelques inspirations en

images…

Family wall

Espace d’affichage de

votre collectif de résidents via des

fiches de présentation individuelles

Exemple d’une fiche de présentation individuelle

Agenda - Tableau noir

Tableau avec rappel des évènements à

venir (semaine/mois) et rappel des règles

de vie collective (horaires ping-pong)

Wall of fame

Mur d’expression libre avec par exemple une

signature de tous vos résidents

Gratitude wall

Mur de remerciements

pour des actions d’entraide ou de partage au sein

du collectif

Des events…

Organisés par les résidents ou la Feel

Good Team pour votre collectif de résidents

(Ateliers, Conférences, Pitchs, Workshops…)

Interne Orange

…encore des events…

Organisés par les résidents ou la Feel Good Team pour des

occasions spécifiques au sein du collectif (lancement d’une nouvelle promo, bilans…) ou en dehors du collectif (events

ouverts en interne ou en externe…)

Interne Orange

Rôle du Feel Good Manager / Team

#3

Profil du Feel Good Manager*

Savoir-Faire Savoir-Être

Aisance relationnelle

Communication

Marketing

Ressources Humaines

Coaching Facilitation Intelligence Collective

Méthodes agiles/ Design Thinking

Ouverture d’esprit

Sens du résultat

Empathie

Organisation Esprit

d’initiative

Résilience Créativité

Dynamisme

Curiosité Leadership

*Il y a autant de Feel Good Managers que d’espaces et de collectifs à animer. Le profil type ci-dessus est non exhaustif et se veut évolutif et adaptable en fonction de chaque contexte/besoin.

Flexibilité

Le Feel Good Manager est un acteur clé polyvalent qui multiplie les collaborations

Résidents Dir. Ressources Humaines Dir. Communication Filières métiers Managers, Comité de Direction…

Feel Good Manager

Pour aller plus loin…

#4

Pas de bien-être au travail sans DESIGN DES ORGANISATIONS

Pas de bien-être au travail sans LIBERTE

Pas de bien-être au travail sans POUVOIR D’ACTION

Pas de bien-être au travail sans HUMILITÉ et BIENVEILANCE

“Le meilleur indicateur de performance ? Le bonheur !” Richard Branson Virgin

“La seule façon de faire un grand travail

est d'aimer ce que vous faites.”

Steve Jobs

Apple

« Soyons le changement que nous voulons voir dans le Monde »

Mahatma Gandhi

Merci !

Magali Lahourcade Siccardi

Head of Villa Bonne Nouvelle - Feel Good Manager

Mobile : +33 6 42 42 72 65 magali.lahourcade-siccardi@orange.com

@Villa_BN

oran.ge/villabonnenouvelle