Guide Orphee v6

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22/07/2009 - Gaëlle Enjalbert 1 Guide d’utilisation d’Orphée SOMMAIRE Prêts personnels...................................................................................................................................................... 1 Saisie du planning des tournées.............................................................................................................................. 1 Prêts aux dépôts...................................................................................................................................................... 2 Prêt direct ................................................................................................................................................................ 3 Fiches d’adhérents de prêt direct ............................................................................................................................ 4 Réservations............................................................................................................................................................ 4 OPAC ...................................................................................................................................................................... 5 Recherches catalogue ............................................................................................................................................. 5 Fiches exemplaires.................................................................................................................................................. 6 Catalogage .............................................................................................................................................................. 7 Création d’autorités ................................................................................................................................................. 8 Exemplarisation ....................................................................................................................................................... 9 Sélections de notices............................................................................................................................................. 10 Gestion des valises et expositions......................................................................................................................... 10 Edition des étiquettes et cotes ............................................................................................................................... 10 Edition de listes ..................................................................................................................................................... 11 Gestion des acquisitions : commandes ................................................................................................................. 12 Gestion des acquisitions : réception ...................................................................................................................... 14 Gestion des périodiques ........................................................................................................................................ 14 Prêts personnels En tant qu’agent de la MD31, je douche mes prêts dans le module Prêts personnels. Cliquer sur le bouton Prêts. Dans la fenêtre qui s’ouvre, saisir son nom. Doucher les codes-barres des documents empruntés. La prolongation des prêts peut se faire à partir du menu « Liste des prêts ». On accède à la liste de ses réservations par le Menu « Résa ». Saisie du planning des tournées Le principe est de relier une fiche dépôt à une fiche tournée en indiquant une date de passage. Dans le module Prêts BDP, menu Fiches : Prêt direct : on cherche au nom de la commune desservie puisqu’il existe une fiche pour chaque lieu de stationnement. Bien renseigner le type « PD mensuel » ou « PD hebdomadaire ». Dépôts : on cherche au nom de la commune desservie, il existe une fiche par dépôt desservi. La recherche avec troncature à gauche est possible en commençant la requête par le caractère %. Exemple : « %Fousseret » permet de trouver Le Fousseret. Lorsque vous modifiez une zone de la fiche dépôt, répondez NON au message qui apparaît (« Voulez-vous remplacer toutes les dates de saisie par la date du jour ? ») afin que seul l’onglet modifié ait la date du jour. L’accès à la rubrique Votre compte de l’OPAC est possible en saisissant le nom le n° de carte du

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Guide d’utilisation d’Orphée SOMMAIRE Prêts personnels...................................................................................................................................................... 1 Saisie du planning des tournées.............................................................................................................................. 1 Prêts aux dépôts...................................................................................................................................................... 2 Prêt direct ................................................................................................................................................................ 3 Fiches d’adhérents de prêt direct ............................................................................................................................ 4 Réservations............................................................................................................................................................ 4 OPAC ...................................................................................................................................................................... 5 Recherches catalogue............................................................................................................................................. 5 Fiches exemplaires.................................................................................................................................................. 6 Catalogage .............................................................................................................................................................. 7 Création d’autorités ................................................................................................................................................. 8 Exemplarisation ....................................................................................................................................................... 9 Sélections de notices............................................................................................................................................. 10 Gestion des valises et expositions......................................................................................................................... 10 Edition des étiquettes et cotes............................................................................................................................... 10 Edition de listes ..................................................................................................................................................... 11 Gestion des acquisitions : commandes ................................................................................................................. 12 Gestion des acquisitions : réception ...................................................................................................................... 14 Gestion des périodiques........................................................................................................................................ 14

Prêts personnels En tant qu’agent de la MD31, je douche mes prêts dans le module Prêts personnels . Cliquer sur le bouton Prêts. Dans la fenêtre qui s’ouvre, saisir son nom. Doucher les codes-barres des documents empruntés. La prolongation des prêts peut se faire à partir du menu « Liste des prêts ». On accède à la liste de ses réservations par le Menu « Résa ». Saisie du planning des tournées Le principe est de relier une fiche dépôt à une fiche tournée en indiquant une date de passage. Dans le module Prêts BDP, menu Fiches : � Prêt direct : on cherche au nom de la commune desservie puisqu’il existe une fiche pour chaque

lieu de stationnement. Bien renseigner le type « PD mensuel » ou « PD hebdomadaire ». � Dépôts : on cherche au nom de la commune desservie, il existe une fiche par dépôt desservi.

La recherche avec troncature à gauche est possible en commençant la requête par le caractère %. Exemple : « %Fousseret » permet de trouver Le Fousseret. Lorsque vous modifiez une zone de la fiche dépôt, répondez NON au message qui apparaît (« Voulez-vous remplacer toutes les dates de saisie par la date du jour ? ») afin que seul l’onglet modifié ait la date du jour. L’accès à la rubrique Votre compte de l’OPAC est possible en saisissant le nom le n° de carte du

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dépôt, tels qu’ils sont inscrits dans la fiche dépôt. Exemple : FENOUILLET.BM et 51006E0070. � Tournées : la recherche se fait au nom de la tournée, à savoir le nom du 1e point desservi lors de

la tournée. Le libellé des fiches tournées se présente sous la forme : - Nom de la commune + CSP Impr. / CSP Son. / CSP Vid. / CSP Mult. : pour les choix sur place. - Nom de la 1e commune desservie + PDB / PDMusibus / PDMediabus : pour les prêts directs biblio, musi et médiabus. - Nom de la 1e commune desservie + N / S / E / O / SG : pour les tournées dépôts. Rappel : Numéros des localisations : 0 à 99 pour les localisations de la MD 100 à 4999 pour les n° de dépôts 5000 à 9999 pour les n° de lieux de prêt direct

Le planning se rentre dans le Menu Fiches / Liens / Dépôt-tournée-dates. Il faut veiller à rentrer les dates de tous les échanges prévus pour pouvoir les activer. En cas d’annulation d’un échange, il faut aussi penser à supprimer la date du planning. L’édition du planning se fait dans le module Editions : Dossier Dépôts et PD / édition Calendrier.eta.

Prêts aux dépôts Lorsque l’échange a été prévu, cocher « Réel » (on coche « Complément » s’il ne s’agit que d’un complément de prêt,). Lorsque vous faites un prêt dépôt partiel Adultes / Jeunesse tous les 3 mois, il faut se mettre en complément de prêt une fois sur deux. Par exemple, prêt réel en janvier pour les Adultes, prêt complémentaire Jeunesse en mars, prêt réel Adultes en juin, etc. sinon les Adultes de janvier passeraient en retard dès juin. Pour un prêt de livres, on coche CSP Impr. Attention : on ne prête pas de documents sonores dans un CSP Impr. Par contre, pour les retours, on peut mélanger tous types de supports, de différentes provenances. A tout moment, il est possible de consulter le profil documentaire du dépôt par rapport à ses prêts enregistrés : Bouton « Profil » ou Menu Profil doc. La liste des prêts est accessible de ce module dans le menu « Liste des prêts ». Il est possible d’effectuer un 1e tri par cote (double-clic sur Cote) affiné par un tri par nombre de passages (double-clic sur Nbr passages). Le 2e tri conserve le 1e tri.

Comment exporter les notices pour le dépôt ? Menu Exportation / Panier des documents prêtés : On coche « 995+ » pour les dépôts qui n’ont pas Orphée, ou « Orphée avec sous-notices » pour ceux qui ont Orphée (Quint-Fonsegrives et Ste-Foy d’Aigrefeuille). On peut décocher « en interactif » pour éviter de valider chaque notice. Pour refaire l’exportation plusieurs jours après, à partir du Catalogue :

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Aller dans le Menu Echanges / Exportation / Exportation de notices et documents. Ou bien retourner dans Prêts aux dépôts en cochant Complément et suivre la même procédure que celle décrite plus haut. Comment faire le fichier des retours d’un dépôt plu sieurs jours après l’enregistrement de ces retours ? Ouvrir le module Editions, le dossier Dépôts et PD, lancer en préparation (critères et traitement) l’état « Disquette retour par date retour et adh ant.eta », saisir le jour où s’est effectué le retour ainsi que le numéro de dépôt. Dans \\Hd-Med01\Orphee$\Fmp\txt vous trouverez dans le dossier Dépôts et PD le fichier des retours à envoyer au dépôt. Comment exporter un panier de notices pour une bibl iothèque qui s’informatise ? Avec le bloc-notes, créer un fichier d’ISBN correspondant aux documents dont la bibliothèque souhaite avoir les notices. Dans le Catalogue, menu Echanges / Exportation / Exportation de notices à partir d’ISBN, sélectionner le fichier d’ISBN. Il est possible d’effectuer la même opération en utilisant un fichier d’ISRC (champ 071 d’une notice bibliographique) pour exporter des notices de CD. Comment exporter les notices correspondant à un cho ix effectué sous Multilis ? Suivre la même procédure que pour un export traditionnel dans le menu Exportation / Panier des documents prêtés, mais sans indiquer de dates. Gestion des documents perdus ou abîmés et à rembour ser : A partir de la liste des prêts, cocher les titres à rembourser, cliquer sur le bouton « Facturer ». Ces titres n’apparaîtront plus dans la liste des prêts. Par contre, ils sont visibles dans la « liste des prêts perdus / à facturer ». Cette fonction rajoute une note dans la fiche exemplaire de ces documents indiquant la date de facturation. On peut d’ailleurs rajouter dans la zone Notes « remboursé par la BM de … ». Si le document est retrouvé avant la facturation, le statut « facturé » peut être enlevé : cocher le document dans la liste des prêts perdus / à facturer et cliquer sur Retrouver. Prêt direct A ne pas confondre avec le module Prêts individuels réservé aux prêts des agents de la MD. Saisir le nom de la tournée (nom de la commune desservie en 1e sur la tournée) : choisir bibliobus ou musibus et cliquer sur Réel. Confirmer. Ensuite, doucher les codes-barres des lecteurs et des documents. Pour accéder à la liste des documents empruntés par l’adhérent : menu Prêts / tous les prêts. Lorsqu’un adhérent n’appartient pas à cette desserte , on passe en complément de prêt de la tournée à laquelle il est rattaché. Il faut ensuite fermer la fenêtre du Complément de prêt pour revenir à la tournée réelle. Ne pas oublier de sélectionner à nouveau « bibliobus » dans la liste déroulante. Comment passer rapidement de la fenêtre Prêts à la fenêtre Retours ? La touche « Echap » permet de fermer rapidement la fenêtre Retours pour retomber sur la fenêtre Prêts. A utiliser également pour changer de lecteur en Prêts.

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Fiches d’adhérents de prêt direct Entrer le nom de l’usager ou le n° de carte dans la zone prévue à cet effet. S’il n’existe pas encore dans la base, cliquer sur Créer pour remplir sa fiche. Pour faire plus vite, il est possible à partir d’un autre lecteur de cliquer sur « Créer similaire » et de modifier les champs d’informations personnelles. Pour modifier la fiche : Menu Adhérents / Modifier. Si ce n’est pas déjà fait, penser à bien remplir la zone Loc. à savoir le lieu de desserte de rattachement : communes en fin de liste car les n° de points de prêt direct sont supérieurs à 5000. Dans la zone Catégorie (prêt), saisir A bibliobus pour un adulte ne venant qu’au bibliobus, J médiabus pour un jeune venant à la fois au bibliobus et au musibus, etc. Pour laisser un message sur la fiche adhérent : Menu / Messages. Pour créer une fiche famille : A partir de la fiche du responsable de la famille, aller dans le Menu Adhérents / Famille et ajouter des membres (recherches dans le fichier des adhérents ou Créer Similaires pour récupérer le nom et l’adresse du premier lecteur). L’intérêt de la fiche Famille consiste à n’envoyer les courriers de relance qu’à une seule personne : pour cela, il faut cocher « Représentant ». Réservations Accès du module Catalogue à partir d’une recherche (clic sur le bouton Réservation) ou du module Prêt (Menu Résa, recherche du dépôt, puis du document, et Création). Quand le document à réserver est sorti, on fait une « réservation en attente » sur la notice . Dès qu’un exemplaire de cette notice est passé en retour, on choisit de l’ « affecter » : la réservation sera « acceptée » jusqu’à une date donnée. Si on souhaite réserver un exemplaire bien précis, on clique sur « Demander » et on choisit le code-barres du document en question. Une fois « affectée », la réservation sera « demandée », sans précision de date. Si l’exemplaire qu’on souhaite réserver est disponible, on vérifie d’abord qu’il est en rayon, puis on l’ « affecte » en choisissant le code-barres de ce document. Orphée privilégie les documents de la bibliothèque de rattachement (Toulouse ou St-Gaudens), mais lorsque tous les exemplaires sont dans l’autre bibliothèque, il permet la réservation sur un document qui n’est pas rattaché à la bibliothèque où l’on se trouve. Par exemple, je suis à Toulouse. Le document que je veux réserver est uniquement à Saint-Gaudens. Cas 1 : il est en prêt. Je fais une réservation en attente. Lorsqu’il rentre d’un dépôt et est passé en retour, un message propose l’affectation. Cas 2 : il est disponible. Je téléphone à Saint-Gaudens pour vérifier qu’il est bien en rayon et demander qu’il soit mis de côté. Dans Réservation, je sélectionne le document et je l’affecte. Il passe en situation « En transit / Réservé », Bib actuelle = Saint-Gaudens, Bib destinataire = Toulouse. Une fois arrivé à Toulouse, je passe le document en Retour. Il passe en Situation « Réservé ». Puis il est prêté au dépôt réservataire. Une fois que celui-ci le rend à Toulouse, un message apparaît : « A mettre en transit pour Saint-Gaudens». Il passe en Situation « En transit ». Je le mets de côté pour Saint-Gaudens. Arrivé à Saint-Gaudens, il doit être douché en Retour pour récupérer « Saint-Gaudens » en bib actuelle et bib destinataire et une Situation « Disponible ».

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Attention : tout document transitant entre Toulouse et Saint-Gaudens doit être douché en Retour à l’arrivée pour récupérer les bonnes « Bib. Actuelle » et « Bib. Dest. ». Comment réserver tous les exemplaires d’un titre da ns le but de les piéger pour retraitement ? Pour faire une réservation sur une notice et donc sur tous les documents d'un titre, vous devez : - sélectionner l'ensemble des exemplaires soit en cochant chaque titre (à partir du Catalogue / Localisation), soit en effectuant un clic droit sur l'en-tête de colonne juste au-dessus des cases à cocher (ce qui permet de cocher toutes les cases d'un coup). - cliquer ensuite sur le bouton Réserver / Demander. OPAC L'accès au catalogue en ligne de la MD31 se fait à partir de l’extranet. Pour pouvoir lancer une recherche, il faut d'abord s'identifier avec le nom et le n° de carte tels qu' ils sont entrés dans la fiche dépôt de la bibliothèque. Si vous souhaitez y accéder, vous devez saisir votre nom de famille, puis votre numéro d'adhérent. Exemple pour une BM : "Nom" : VACQUIERS "N° carte" : 51493 Recherches catalogue Par défaut, la recherche est du type « Commence par ». Possibilité de faire une recherche de type « Contient » en intégrant « % » devant les termes de la requête. Exemple : dans l’onglet Editeurs, une recherche à « %sud » permet de trouver l’éditeur Actes Sud. Le % peut également se mettre au milieu d’une requête (sans espace). Exemple : %potter%secrets

Onglet Support : saisir le code du support. Onglet Indices : 676 pour la Dewey, 686 pour la Massy. Onglet Autres n° : n° commercial des documents sonores à doucher en 71a. Attention : les recherches « Mots titre » et « Mots notice » ne portent que sur le catalogue de la veille ; les notices créées dans la journée ne peuvent être visualisées via les recherches « Mots » qu’après la mise à jour de nuit.

Comment faire une recherche croisée ? Taper sur F2 : recherche avec critères complémentaires. Une fois la recherche terminée, penser à Initialiser ou à cliquer sur Raz Crit.

Comment faire une recherche au numéro commercial du document sonore ? Aller dans l’onglet de recherche « accès définis ». Comment interroger les titres uniformes pour les do cuments sonores ? Faire une recherche titre et lancer la recherche en tapant sur F5 : les TU apparaissent. Ou bien : taper sur F2 pour saisir un auteur.

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Dans la liste des résultats : cliquer sur « Autres bibs » permet de voir les exemplaires de l’autre antenne (Toulouse ou Saint-Gaudens). Fiches exemplaires

Voir Document « Fiche Exemplaire » dans l’intranet. Si le document a fait l’objet d’un don, remplir la zone Fonds en choisissant « Don » dans la liste déroulante. Le « Menu » permet d’accéder aux modifications des données d’exemplaires. « Valider + vers autres docs » permet de répercuter les modifications sur les autres exemplaires de la notice. Pour pilonner le document, aller dans Menu / Suppression. Cocher « Pilon ». Règles d’écriture des cotes dans Orphée :

- écrire sans espace [v1-1] - l’indice Dewey est toujours construit avec le point et les espaces obligatoires. Mais il doit se

limiter à 5 lignes d’impression. - plus d’espace entre le point et le chiffre qui suit. Ex : E.194 (et non plus E. 194) - pour les tomaisons, plus de point après le « v ». Ex : v1 sans espace et sans . (et non plus v.

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Comment localiser les documents partant à la reliur e ou au CAT ? Créer un fichier avec les codes-barres des documents partant à la reliure dans le Bloc-Notes (Programmes / Accessoires / Bloc-Notes). Ouvrir le Catalogue Orphée. Aller dans Menu Documents / Modifications / Changement de situation : saisir 14 A la couverture ou 15 A la reliure Saint-Luc ou 16 A la reliure Aisne Comment pilonner un chariot de documents ? Ouvrir le Catalogue Orphée. Aller dans Menu Documents / Suppression : doucher les codes-barres des documents à pilonner. Cocher Pilon, et non Suppression. Zones Loc. Actuelle et Situation : Quand le document est « en prêt » mais qu’il est toujours localisé à la médiathèque, c’est qu’il est prêté à un agent de la MD. Lors d’un prêt à un dépôt, la localisation actuelle indique le nom de ce dépôt. Lors d’un prêt à un adhérent du prêt direct, la localisation actuelle indique le nom du lieu du prêt direct (le nom du lecteur est visible dans Menu / Dernier emprunteur). Catalogage

• En passant par une grille préétablie : Création.

• Par copie de notice :

Recherche de la notice à copier. Clic sur « Duplication.

• Par récupération de notice : Cliquer sur « Récupération », saisir MD31 dans « Signature »… Cocher « Cercle » pour Electre, « Divers » pour Colaco, Moccam… - Pour vérifier chaque notice récupérée, cocher « mode interactif ». Si cette récupération risque de créer des doublons : L’utilisation du bouton « Notice suivante » permet de ne pas récupérer la notice visualisée. « Remplacer l’ancienne par la nouvelle » écrase la notice déjà présente dans la base et rattache les exemplaires déjà créés à la nouvelle notice. « Intégrer la nouvelle » récupèrera la notice sans écraser celle qui existe déjà dans la base. - Pour intégrer toutes les notices d’un coup, décocher « mode interactif » : Cocher « Remplacement automatique » écrasera une notice déjà présente dans la base. Décocher « Remplacement automatique » créera un doublon s’il existe déjà une notice dans la base. Raccourcis claviers du module Catalogage :

F4 pour insérer un champ. F5 pour insérer un sous-champ. F6 pour supprimer un sous-champ. F7 pour supprimer la notice.

Toute la ponctuation est générée par Orphée. Commencer par saisir les auteurs en 700 : ils se marqueront automatiquement en 200. Possibilité de créer des sous-notices pour les compilations et les anthologies : insertion d’autant de champs 1200 (2200, 3200…) et 1700 (2700, 3700…) qu’il y a de titres dans le document. Une fois validée, la notice peut être modifiée en cliquant sur « Modification ». Attention : lorsqu’on insère un nouveau sous-champ, il faut penser à repositionner le sous-champ dans le bon ordre. Pour récupérer la grille de catalogage initiale afin de compléter plus facilement la notice, faites Maj + F9 : les champs prédéfinis réapparaissent.

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Création d’autorités Dans les notices bibliographiques, les autorités sont saisies dans les champs : 6XX pour les sujets (607 pour les noms géographiques, 606 pour les noms communs) 7XX pour les auteurs (700/701/702 pour les personnes physiques, 710/711/712 pour les collectivités) 5XX pour les titres uniformes. Le n° de la notice d’autorité correspondante se met en $3 dans la notice bibliographique. Par exemple : 606 $3987654$zGuerre mondiale Dans l’Unimarc Autorités, on retrouve : en 250 les vedettes Rameau en 200 les auteurs personnes physiques ; en 210 les auteurs collectivités en 4XX les renvois Voir ; en 5XX les renvois Voir aussi. En recherche Catalogue , on accède à la visualisation de la notice d’autorité en tapant sur F7. La présence d’un bouton « Voir » indique qu’il s’agit d’une forme rejetée. En catalogage , lors de la saisie d’un auteur ou d’un sujet, une liste apparaît : « A » signifie qu’il s’agit d’une autorité ; « C » d’une simple entrée d’index ; « a » de la forme rejetée ou associée d’une autorité. Si l’entrée recherchée n’est pas dans la liste, on peut étendre la recherche en cochant « extension autres champs » pour pouvoir par exemple utiliser une autorité auteur en autorité sujet. Si on ne trouve toujours pas le terme recherché, « Quitter » crée une notice d’index, « Créer Autorités » crée une autorité. Editeurs et collections ne sont pas des autorités. Dans le menu Autorités / Gestion notices d’autorités / Gest ion des notices :

La colonne EP est cochée lorsqu’il s’agit d’une forme rejetée ou associée. Ch. A indique le champ de la notice d’autorité où est l’élément. Ch. C indique le champ de la notice bibliographique où est l’élément. TA : nombre de termes associés pour cet élément. TR : nombre de formes rejetées pour cet élément. aut : nombre de présences de l’élément en tant qu’auteur dans les notices bibliographiques. « Modif Autorité » permet de visualiser la notice d’autorité. « Notices ISBD » ou « Notices Marc » permettent de visualiser la notice bibliographique. « Supprimer », uniquement présent sur les notices

d’autorité, passe ces notices en éléments « C ». « Modif autorité » ou « Modif liste » permettent de modifier l’élément (F4 pour ajouter un champ, F5 pour insérer une ligne, F6 pour supprimer une ligne). Pour passer un élément C en Autorité : cocher la colonne G et cliquer sur « Générer Autorité ». Le statut d’autorité permet principalement de pouvoir rajouter des renvois dans la notice. Comment fusionner ou supprimer des doublons ?

1. Rattacher les notices à la bonne autorité : cocher la colonne R de l’élément qu’on veut supprimer et cliquer sur « Remplacer dans Catalogue », ceci afin de remplacer la forme sans

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renvoi par la forme avec renvoi. Chercher la bonne notice, sélectionner, valider. Décocher « Interactif » avant de cliquer sur « Modifier ».

2. L’élément à supprimer n’ayant ainsi plus de document rattaché (même si souvent le nombre de notices s’affiche toujours), il peut être supprimé. En effet, à ce moment-là, l'affichage d'Orphée ne se réactualise. Il faut donc supprimer la forme qu'on a souhaité supprimer, même si des notices bibliographiques semblent encore y être rattachées, elles se rattacheront ainsi directement à la notice d'autorité voulue. Ainsi, si à une forme A sont rattachés les renvois et à la même forme A' les notices bibliographiques et que l’on remplace A' par A, les notices restent APPAREMMENT liées à A' car A' existe toujours dans la base. Il ne faut pas hésiter à SUPPRIMER A' car les notices bibliographiques vont automatiquement se rattacher à la bonne forme. Pour créer un renvoi, il faut d’abord rattacher les notices à la bonne autorité, comme indiqué au-dessus, puis créer un 400 dans la notice d’autorité.

Comment importer des notices d’autorités de la BnF / Moccam ? Menu Notices d’autorités / Importation notices B.n. Sélectionner son fichier de notices récupérées de Moccam ou BN-Opale +. Intégrer. Exemplarisation

Une fois la notice bibliographique cataloguée et validée, le rattachement d’un exemplaire à cette notice s’effectue en cliquant sur « Documents ». Penser à décocher « Incrémentation automatique du numéro ». En remplissant la 1e fiche exemplaire, les suivantes seront automatiquement pré-remplies avec les mêmes données. La saisie de la CS1 et de la section est obligatoire pour pouvoir prêter le document. Pour la cote : ne plus mettre de « . » après le « v » de volume (cela génère un retour à la ligne sur les étiquettes). Noter « v 1-2 » par exemple. Si le document à cataloguer a fait l’objet d’un don , remplir la zone Fonds de la fiche Exemplaire en choisissant Don dans la liste déroulante. Le bouton « Valider + vers autres docs » permet de copier l’ensemble des données du 2e rectangle de la fiche d’un exemplaire sur les autres exemplaires. Veillez donc à ce que les différents exemplaires aient la même destination. Par exemple, si vous souhaitez modifier la cote de l’ensemble des documents, mais si certains exemplaires de la liste sont en prêt permanent, ils risquent de tous passer en prêt normal. Comment décrocher un exemplaire et le rattacher à une autre notice bibliographique : Dans le Catalogue, menu Documents / Changement de notice : doucher le document et chercher la nouvelle notice à laquelle on va rattacher l’exemplaire.

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Sélections de notices

Pour créer une sélection de documents : dans la fenêtre du catalogue, cliquer sur en bas à droite. Créer la sélection. Dans la zone « Etat d’édition », sélectionner, en cliquant sur le petit dossier jaune et en ouvrant le dossier Sélection, l’édition portant votre nom. Valider la sélection et l’activer. A la suite d’une recherche, cocher les notices à sélectionner. Cliquer sur F3 pour les insérer. Pour visualiser la sélection, recliquer sur Pour imprimer le contenu du panier, le sélectionner, cliquer sur Imprimer, ce qui ouvre le module Editions. Ouvrir l’état d’édition portant votre nom et saisir le nom de votre sélection dans le critère Nom. Gestion des valises et expositions Dans le catalogue, commencer par créer une notice pour l’exposition ou la valise , saisir : - un titre en 200, - éventuellement un descriptif en 300, - l’indication « Exposition » ou « Valise »

en 983. Dans le catalogue, on peut ensuite faire une recherche au titre indiqué. Le bouton « Expo » ou « Valise » qui apparaît sur la ligne du résultat est un raccourci vers la liste des documents rattachés. Comment rattacher à cette notice : - des documents ? Chercher un document dans le catalogue : dans la notice d’exemplaire, cliquer sur « Expo » ou « Valise ». Sélectionner dans la liste l’exposition ou la valise et Valider. - des objets (tapis…) ? A partir du catalogue, positionné sur la notice de l’expo ou de la valise, cliquer sur « Insertion doc ». Attribuer un code-barres, ne pas tenir compte des section, CS… Cocher « Expo » ou « Valise ». Sélectionner dans la liste l’expo ou la valise et Valider. Noter dans Matériel la description de l’objet, cocher à droite et Valider. - des documents par lot ? Dans le catalogue, Menu Documents / Expo-Valise-LS / Ajout dans exposition. Sélectionner l’expo. Valider. Saisir en localisation d’origine et en localisation actuelle « Expo / valise ». Doucher tous les codes-barres des documents à rattacher.

Edition des étiquettes et cotes Dans le module Editions, aller dans le menu Choix de l’état / Choix de l’état à imprimer. Ouvrir la liste des dossiers en cliquant sur l’icône

1. Impression des cotes : Ouvrir le dossier « Cote et étiquettes » Choisir l’édition « Cote… » portant votre nom. Cliquer sur Préparation (Critères et traitement) Doucher les codes-barres des documents. Cliquer sur Sauvegarder : enregistrer le fichier de code-barres sur son poste. Cliquer sur Valider.

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A la fin du traitement, cliquer sur « Aperçu avant impression » pour visualiser la planche de cotes et sur « Suivante » pour voir toutes les pages. Cliquer sur Imprimer.

2. Impression des étiquettes de fiches : Ouvrir le dossier « Cote et étiquettes » Choisir l’édition « Etiquette… » qui porte votre nom. Cliquer sur Préparation (Critères et traitement) Cliquer sur Charger : chercher et sélectionner le fichier de codes-barres douchés précédemment pour l’impression des cotes. Cliquer sur Valider. A la fin du traitement, cliquer sur « Aperçu avant impression » pour visualiser la planche de cotes et sur « Suivante » pour voir toutes les pages. Cliquer sur Imprimer. Pour les albums et les BD, lorsqu’on veut imprimer 2 cotes par document , dans la fenêtre Impression, indiquer 2 dans la zone Nombre de copies. Il est possible de ne doucher que le 1e et le dernier code-barres d’un charriot si les codes-barres se suivent. On douche alors le 1e CB dans la 1e colonne (« De ») et le dernier dans la 2e colonne (« A »). Pour utiliser des planches d’étiquettes déjà entamé es : On saisit dans la zone « Numéro de départ » le nombre d’étiquettes déjà utilisées + 1. Dans l’exemple : 5 est noté car 4 étiquettes ont déjà été utilisées. Pour la disco : l’édition d’étiquettes des documents empruntés par un dépôt non informatisé peut se faire en récupérant les n° des codes-barres dans l’ édition « CB.eta » / Préparation pour exportation (saisir le dépôt et la date du prêt). La liste est alors récupérable dans le Bloc-notes et peut être rechargée dans l’édition « Etiquette… ». Edition de listes Dans le module Editions, aller dans le menu Choix de l’état / Choix de l’état à imprimer. Comment tirer la liste des documents partant à la R eliure ? Ouvrir le dossier « Bibliographies » Sélectionner la liste « Doc_liste_simple ». Cliquer sur Préparation (Critères et traitement) Dans la zone Situation, cocher « A la couverture », « A la reliure Saint-Luc » ou « A la reliure Aisne ». Cliquer sur Valider. A la fin du traitement, cliquer sur « Aperçu avant impression » pour visualiser la planche de cotes et sur « Suivante » pour voir toutes les pages. Cliquer sur Imprimer. Comment éditer les lettres de rappel pour le prêt d irect ? Aller dans le module Editions, menu Choix de l'état / Choix de l'état à imprimer. Ouvrir le dossier "Courriers" et sélectionner l'édition "PD 1er rappel" correspondant à votre service. Par exemple, "PD 1er rappel Aude" pour les tournées du bibliobus de Toulouse. Cliquer sur Préparation (critères et traitements). Sélectionner sur la première ligne le n° de localis ation correspondant au lieu de prêt direct (dans les 5000), sur la 2e ligne le type de lecteur (0), sur la 4e ligne le nombre de passage (par exemple, entre -3 et 0 pour les documents en retard à très en retard...). Cliquer sur Aperçu avant impression pour voir le résultat du traitement, ou sur Imprimer pour éditer directement les lettres. Il faut joindre au courrier le planning des prêts directs tel que celui qui est enregistré dans Q / Secteur livres / Desserte. Pour envoyer un courrier à une famille sans créer autant de lettres que de membres de la famille, il faut d’abord s’assurer que dans les fiches adhérents, la case Représentant a bien été cochée, puis il convient d’ajouter dans l’état d’édition le filtre Représentant famille. Comment établir une bibliographie à partir d’Orphée ? Aller dans le menu Editions / dossier Bibliographies

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BIB_Auteur est une bibliographie par auteur, BIB_Sujet une bibliographie thématique. Faites attention à ne pas utiliser la même édition sur différents postes en même temps, les recherches risquent de se mélanger ! Utilisez donc la bibliographie de votre secteur, par exemple BIB_Auteur_Disco. Il est possible de lancer l’édition en cliquant sur Préparation (critères et traitement) : l’édition obtenue peut être enregistrée en conservant la mise en page en cliquant sur Impression et en sélectionnant PDFCreator dans la liste des imprimantes. Vous pouvez ainsi enregistrer l’édition sur votre poste mais vous ne pourrez plus la modifier. Pour la récupérer dans Word ou Excel et pouvoir ainsi modifier les résultats (sachant que la mise en page sera alors perdue), suivez les indications ci-dessous. La bibliographie peut être réalisée en croisant différents critères : Il faut d’abord saisir le nom de l’auteur (pour BIB_Auteur) ou du sujet (pour BIB_Sujet) dans la 1e zone, puis il est possible de filtrer par section, support, localisation, CS1… Comment exporter une édition dans Word ou Excel ? Il faut d'abord créer sur votre poste le raccourci vers le dossier où sont récupérées les éditions exportées. Pour cela, faites un clic droit sur le bureau. Cliquez sur Nouveau, puis Raccourci. Dans le champ vierge, faites un copier-coller du texte suivant : \\Hd-Med01\Orphee$\Fmp\txt . Cliquez sur Suivant. Saisissez un nom pour le raccourci. Cliquez sur Terminer. Cette procédure est dans le FAQ de l'intranet. Sélectionner ensuite une édition. Cliquer sur Préparation pour exportation. L’édition est enregistrée dans le dossier \\Hd-Med01\Orphee$\Fmp\txt , sous-dossier correspondant au type d’édition qui a été lancé. Par exemple, pour une bibliographie, il faut aller chercher le fichier dans le sous-dossier Bibliographies, il porte le nom de l'édition et la date du jour. Vous pouvez alors la couper/coller dans vos dossiers personnels pour ne pas surcharger ces dossiers communs. Le fichier créé .txt peut être ouvert avec Word ou Excel. Par contre, on ne peut exporter que des données brutes, sans mise en page. Les opérations : « = » implique de saisir une Valeur 1. « entre » implique de saisir une Valeur 1 et une Valeur 2. F6 permet de supprimer une valeur date. Gestion des acquisitions : commandes Comment créer la fiche de son fournisseur ? Les principaux fournisseurs ont été créés, ainsi que les lots et marchés. Vous pouvez les retrouver au nom même du fournisseur. Par exemple, "Privat Librairie" et non "Librairie Privat". Pour créer une nouvelle fiche, dans le Module Catalogage, Menu Acquisitions / Fournisseurs, cliquer sur Créer. Saisir le nom et l’adresse de la librairie. Ne pas saisir la Remise. Une fois la fiche validée, on y retourne pour indiquer le lot et le marché associés à ce fournisseur (onglet « Lots, marchés », cliquer sur F5). Comment créer une commande ? Les bons de commande sont toujours à imprimer sur Electre. Mais l’utilisation des commandes dans Orphée permet un meilleur suivi et une réception plus rapide des documents. Aller dans le Menu Acquisitions / Commandes / Création . Saisir le nom du Fournisseur et le « N° Cmd » qui s e présente sous la forme suivante : « code de la commande/n° de la commande ». Exemple : FP01 Dans l’onglet Description, saisir le lot, le marché, la bibliothèque. Ne pas saisir la remise, ni la TVA. « Qté défaut » permet de saisir un nombre d’exemplaires par défaut pour le plus grand nombre de documents. Pour les autres, il faudra revenir sur chacun d’entre eux pour modifier le nombre d’exemplaires commandés.

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Dans l’onglet Caractéristiques, pré-saisir les données d’exemplaires et cocher « Copie des caractéristiques de la commande sur l’exemplaire ». Dans l’onglet Commande, insérer les titres. Pour cela, 3 possibilités : - Menu Ligne / Création / Recherche dans le catalogue : dans le catalogue, cocher les titres qu’on souhaite recommander sur la droite, cliquer sur Commander. - Menu Ligne / Création / Intégration d’un panier : sélectionner son fichier de notices. Indiquer « MD31 » dans la zone Signature et cliquer sur Intégrer. - Menu Ligne / Création / Catalogage : créer une notice. Elle pourra être modifiée depuis la commande en passant par le menu Notice / Modification notice. On peut toujours ensuite retourner sur le titre à modifier en sélectionnant sa ligne et en allant dans le menu Ligne / Modification : Onglet Contenu pour modifier le nombre d’exemplaires, le prix… Onglet Détails pour modifier les CS… Dans l’onglet Répartition de la ligne, on peut indiquer le nombre d’exemplaires destinés à Toulouse et Saint-Gaudens. Si l’on passe par l’onglet Caractéristiques de la commande pour modifier un CS1 par exemple, le message « Voulez-vous appliquer cette modification à toutes les lignes de la commande ? » apparaît : Si oui, l’ensemble des titres de la commande prend le nouveau CS1 ; si non, seules les nouvelles notices de la commande prendront le nouveau CS1. Cette dernière fonction permet de récupérer certaines notices avec tel CS1 et d’autres notices avec tel autre CS1, afin de rassembler sur une seule commande des acquisitions de divers fonds. De même, elle permet de récupérer les notices Electre aux nombres d’exemplaires différents. Pour cela, dans la panier Electre, cliquer d’abord sur la colonne « Qté » pour classer les documents selon le nombre d’exemplaires commandés. Puis cocher les notices commandées en un exemplaire. Cliquer sur « Exporter » et cocher « Notices marquées ». Enregistrer le fichier Dans Orphée, onglet « Description », saisir « 1 » dans la zone « Qté défaut ». Importer le fichier Electre. Retourner dans le panier Electre, déselectionner les notices en cliquant sur « Aucun », puis cocher les notices commandées en deux exemplaires. Cliquer sur « Exporter ». Dans Orphée, onglet « Description », saisir « 2 » dans la zone « Qté défaut ». Importer le nouveau fichier Electre. Et ainsi de suite jusqu’au nombre d’exemplaires le plus élevé. Une fois la commande passée en statut « Envoyée », il n’est plus possible de rajouter de titres : Cocher Envoyée et valider la fenêtre « livraison prévue » qui apparaît. Une fois les titres réceptionnés, s’il reste des documents non reçus et que vous souhaitez solder la commande, pensez à transférer ces titres sur une nouvelle commande avant de la fermer. Si vous fermez directement la commande, les titres seront annulés. Pensez alors avant de cocher « Fermée » à noter les titres en question pour les annuler auprès du libraire. Pour cela, cochez « Non recept » : s’affiche alors la liste des documents non reçus que vous pouvez imprimer. En cochant « Lignes résa », ne s’affichent que les documents réservés (aller dans le menu Notice / Réservataires pour connaître qui les a réservés). Comment transférer des titres non reçus sur une nouvelle commande ? Dans la commande, cocher les lignes des documents à reporter. Aller dans le menu Ligne / Transfert. Créer une nouvelle commande.

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Une fois les titres transférés et la commande complètement réceptionnée, clôturer la commande en cochant « Fermée ». Comment importer une notice BnF pour écraser une no tice Electre tout en gardant un champ tel que le résumé ? Lors de la récupération de Moccam, cliquer sur Fusionner, sans décocher le mode interactif. L’importation se fait alors notice par notice. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cocher la zone du résumé à gauche (notice existante, Electre) et tous les champs à droite (nouvelle notice, Moccam). Gestion des acquisitions : réception Ouvrir le Catalogue : Menu Acquisitions / Commandes / Modif/Emission/Réception/Suppression Rechercher la commande par n° de commande. Exemple : FP01 Vérifier qu’elle est bien « envoyée », c’est-à-dire qu’elle est notée « E » dans la 1e colonne. Cliquer sur Sélectionner. Cocher « En réception » : elle prend le statut « R ». Rouvrir la commande en cliquant sur Sélectionner. Comment réceptionner les documents ? - Menu Réception / par ISBN : Vérifier l’état des documents puis doucher les codes-barres (ISBN) de tous les exemplaires (même s’il y en a plusieurs pour un même titre). - Autres possibilités (à utiliser lorsque le document n’a pas d’ISBN par exemple) :

- Menu Réception / Manuelle : Indiquer le nombre d’exemplaires reçus dans la ligne Reçu 1 / colonne Quantité (par défaut, il se met au nombre d’exemplaires commandés). Valider.

- Menu Réception / Automatique : Cocher les titres reçus. Valider.

Comment exemplariser les documents réceptionnés ? Cocher un document à exemplariser. Taper sur F4 (raccourci de Menu Notice / Insertion doc.). Doucher le code-barres de la MD31. Quand un document a plusieurs exemplaires, on recommence l’opération pour chaque exemplaire. Faire bien attention au titre indiqué sur la barre supérieure bleue de la fenêtre Exemplaire pour éviter de rattacher un exemplaire à la mauvaise notice. Si c’est le cas, pour rattacher le code-barres à la bonne notice, ouvrir un autre Catalogue, aller dans le menu Documents / Modifications / Changement de notice, doucher le code-barres et chercher la bonne notice. Une fois la commande complètement réceptionnée, cocher « Fermée ». Gestion des périodiques Comment créer une collection dans Orphée ?

1. Créer la notice du périodique ou bien la récupérer dans catalogue de la BnF (Moccam-en-ligne ou BN-Opale Plus). Les zones à remplir obligatoirement sont le 011 (ISSN), le 110 (données codées pour les périodiques), 200 (titre), le 210 (éditeur, date de publication), le 801 (signature).

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2. Créer la collection : cliquer sur Collections, Création : Saisir la bibliothèque (Toulouse ou Saint-Gaudens), la section (« Imprimés adultes » ou « Imprimés jeunesse » pour les revues partant dans les bibliobus et certains titres du fonds professionnel, « Documents sonores » pour les périodiques musicaux, « Vidéo adultes », « Multimédia adultes » pour les revues d’informatique), la localisation (Imprimés, Fonds sonores, Fonds professionnel). Ne pas toucher au « Numéro ». Rajouter l’utilisation (prêt normal pour les revues prêtées aux dépôts, prêt spécifique pour les revues du fonds professionnel). Indiquer « Périodique » en Support et le domaine correspondant en CS1, CS2 et CS3. Cocher « Code-barres » sauf pour les quotidiens qui ne pas bulletinés sur Orphée, ainsi que pour certains titres gratuits. Entrer le nom du fournisseur afin de créer sa fiche (société, adresse, téléphone, mail), et le prix de l’abonnement. Cliquer sur Abonnement pour saisir le nom de l’abonnement (titre) et les dates de l’abonnement en cours. Sélectionner la périodicité. Archivage : cocher et indiquer la durée d’archivage. Valider.

3. Gérer les numéros.