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Direction des immeubles

Version 03/06/2010 page 1

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Maximo 7.1Maximo 7.1

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OUVERTURE DE MAXIMO 7.1 Section 1. Marche à suivre – Accéder à « Demande de service »

1. Ouvrir votre intranet et accéder au site : http://cheops.di:9080/maximo

2. Inscrivez votre nom d’utilisateur dans la case appropriée

3. Inscrivez votre mot de passe

Exceptionnellement, pour ceux qui ont un LOGIN de moins de 6 digits, vous devez l’inscrire 2 fois Ex : abcdeabcde…

4. Ne tenez pas compte de cette section …ce n’est pas tout à fait au point…

5. Pour poursuivre l’ouverture de la session …Cliquez sur le bouton :

6. La fenêtre de « Bienvenue… » s’ouvre :

http://cheops.di:9080/maximo



Section 2. CRÉATION d’une demande de service…

1. Cliquez sur

2. Voici la page « Demandes de services », qui s’ouvre sous l’onglet .

Pour chacune des « Demandes de services », vous aurez l’obligation de remplir les champs marqués d’astérisques rouges …ainsi que le champ « Description »… Remarquez que la fiche de création de la demande se présente en quatre (4) volets :

1er volet: «Informations utilisateur»…. 2ème volet: «Détail de la demande de service»…. 3ème volet: « Demande de clés »…Cette section apparaitra seulement lorsque la demande est de Type

« DC »….cette section est réservée à la serrurerie

4ème volet: «Dates»…. Comment compléter votre demande … 3. Complétez votre 1er volet: «Informations utilisateur» :

Pour chaque demande que vous allez créer, le champ « Demande de services » se peuple automatiquement en portant

un numéro de DS :

De plus, remarquez que votre « LOGIN » personnel comble automatiquement l’espace réservé à cette fin :

, indiquant que c’est vous qui complétez la demande…



Le premier champ à remplir correspond à la « Personne requérante » (personne qui fait la demande)

Pour compléter ce champ, vous devez entrer le « LOGIN personnel » (correspondant à l’ UNIP – environnement SIM de la DGTIC)…. Faites « TAB » sur votre clavier et la fiche se complètera automatiquement.

CLIENT EXTERNE : Pour les « Personnes requérantes » correspondant à un client externe, suivre la même étape, mais vous devez inscrire le CODE-CLIENT (du client) et compléter le champ « Personne contact (si client externe) de la façon suivante :

À noter que ce champ, apparaîtra sur l’enveloppe lors de la facturation….assurez-vous d’inscrire le champ correctement (professionnelle) 4. Complétez votre 2ème volet: «Détail de la demande de service» :

Cette section permettra de faire la sélection du « Responsable » que vous retrouverez en haut de la première section, à

droite du numéro de la DS…. à qui la demande sera acheminée… …ne pas oubliez de remplir les champs marqués d’un , sinon votre demande ne pourra être acheminée…

Remarque : Le TYPE de BT apparaissant par défaut est « MC », puisque les clients désirants faire une demande TC doivent nécessairement passer via LIBRE-Service (WEB), le Type « RI » est réservé uniquement au Bureau de la Sûreté.

Du Nouveau… : Vous devez maintenant entrer une « Priorité » -1- Urgence (impression par la régie et donné directement à l’employé) -2- Prêt à exécuter (impression par la régie et donné directement à l’employé) -3- À planifier (acheminé aux responsables, qui feront l’impression, suite à leur planification)

Joindre un document n’est encore tout fonctionnel, nous vous aviserons lorsque opérationnel. ________________________________________________________________________________________________ Les « Demandes de clés »…

3ème volet: « Demande de clés »…cette section est réservée à la serrurerie, avisez le requérant qu’il doit soumettre sa « Demande de clé » via accès Libre-Service (WEB) _______________________________________________________________________________________________

5. Soumettre votre « Demande de service »….



Pour acheminer vote demande de service cliquez sur le bouton … , une fenêtre vous apparaitra :

Le bouton radio « Générer une DI » est marqué par défaut…lorsque vous cliquerez sur « OK »votre demande de service, générera une Demande d’Intervention dans le centre de démarrage du « Responsable » …pour exécution. Si vous choisissez « Résoudre la DS » ou « Annuler la DS », vous devrez inscrire un Mémo, afin que l’on retrouve ce mémo dans le champ « Raison d’annulation » à la droite du champ « Responsable » dans la DS. ____________________________________________________________________________________________________ Exemple : Vous recevez une demande en MC…Mais devrait être un TC…choisissez « Annuler la DS » et inscrire le motif d’annulation dans le champs MÉMO… ( …Cette demande est facturable, veuillez utiliser votre Libre-Service pour initier un nouvelle demande…) ____________________________________________________________________________________________________ En cliquant sur « OK », votre Demande de Service sera enregistrée…au STATUT « En cours »… Pour retracer la Demande d’Intervention acheminée au Responsable, cliquez sur l’onglet « Enregistrements associés »

Cliquez sur la flèche à droite sous « Intervention » et « Aller à Suivi des interventions »

Pour revenir à votre demande de service, cliquez sur en haut à droite de l’écran

Pour revenir à votre « Centre de démarrage » cliquez sur : en haut de votre écran…

Section 3.



COMPLÉTER la « Demande de service » en provenance du Libre-Service…

Voyer au centre de votre écran, la section « INBOX », cliquez sur une DS afin de compléter la DS et de l’acheminer au bon Responsable :

En cliquant sur le lien « Compléter la DS en provenance du libre-service », l’onglet s’ouvre :

Vous vous retrouverez en terrain connu, sauf que vous remarquerez que plusieurs champs sont déjà complétés, puisque la demande provient du Libre-Service (web)… Il ne vous reste plus qu’à compléter les champs : - Type (vérifier si adéquat…) - Classe - Priorité (1,2 ou3)

Acheminez ensuite la « Demande de service »... …cet icône indique que la DS est déjà présente dans le Work Flow. Cliquez sur l’icône et suivre les étapes tel que démontré précédemment.



Dans cas ou vous sélectionnerez une PRIORITÉ 1 ou 2, un message vous apparaitra :

Cliquez sur « Fermer » et imprimer le détail de l’Intervention qui est apparu sous cette fenêtre…

DANGER : Maximo vous a directement dirigé sur la fenêtre de l’INTERVENTION…Lorsque vous aurez fait votre impression, et que vous désirez travailler des DS, retournez à votre centre de démarrage.

Cliquez sur le lien

Section 4. AFFICHER « Demandes de service »…

1. Cliquez sur sous Applications préférées

2. Voici la page « Demandes de services » qui vous amène sous l’onglet « Liste »…

Pour avoir accès à la liste complète, faites « Entrée » sur votre clavier.



Cette page vous permet de faire vos recherches dans l’ensemble de vos demandes de service en utilisant les champs appropriés…Déplacez-vous entre les onglets Liste – Demande de service (DS) – Enregistrements associé (DI).

Évitez l’utilisation pour le moment de la : (voir fenêtre ci-bas), nous ferons certaines modifications dans cette fenêtre de recherche. Cette fenêtre n’a pas encore été modifiée pour un usage courant…

Vous pouvez également classer vos « Demande de service » par ordre croissant ou décroissant…vous n’avez qu’à cliquer

sur le titre de la colonne et l’ordre des Demandes de service se fera selon la colonne choisi…ex : . …ou

en utilisant le filtre … et non la lunette. Lorsque vous aurez choisi une (1) demande, les informations complètes de la demande vous apparaîtront…



Et voir les « Enregistrements associés » à la Demande de service…pour retrouver la ou les DI associées. IMPORTANT :

Lorsque vous faites des changements dans la « Demande de service », veuillez enregistrer vos modifications avant de quitter la demande de service. Remarque : Pour chacune des « Demandes de service », vous pouvez générer plusieurs « Interventions (DI) »….pour l’instant veuillez vous limiter à une (1) seule Intervention / Demande de service…



Section 5. RAPPORTS sur la main-d’oeuvre…

Pour entrer les rapports d’activités des employés…cliquez sur

Vous vous retrouverez en présence de cette page :

Pour entrer une ligne de vos rapports d’activités, cliquez sur le bouton ou Saisissez une « Main-d’œuvre » dans le champ approprié et faites « TAB » ….le nom au complet s’affichera si valide…



Pressez le bouton : et la fenêtre de saisie s’affichera comme suit….

Compléter les champs manquants dans la ligne: - Intervention (ex : 10-12345 ou R01) …l’emplacement se peuplera automatiquement…

Ne pas oublier de choisir le bon emplacement pour les DI de type AR (activité récurrente) (CODE que l’on retrouve derrière le « Rapport d’activité » des employés feuille jaune) ex : A02, R01… Note : L’emplacement pour les types AR…inscrire le numéro de l’immeuble puisque le champ sera vide…

- Date : Changer la date au besoin

- Heures normales (temps régulier)

- Si heures = « Temps supplémentaire »

Aller dans le champ « : , inscrire TS1 ou allez dans la loupe pour choisir cette seule option pour l’instant…Faites « TAB » Le champ Heures majorées deviendra alors éditable pour inscrire votre nombre d’heures.

Pour ajouter des lignes pour la même main-d’œuvre, faites autant de fois que vous en aurez besoin. Pour terminer les entrées, faites « OK »

Veuillez enregistrer vos modifications avant de quitter la Section « Rapports sur la main-d’œuvre ». Cliquez sur le lien pour retourner à votre centre de démarrage.



Section 6. SUIVI des Interventions…

Pour faire le suivi des Interventions…cliquez sur

Voici la page « Suivi des Interventions » qui vous amène sous l’onglet « Liste »… Pour avoir accès à la liste complète, faites « Entrée » sur votre clavier.

Cette page vous permet de faire vos recherches dans l’ensemble des Interventions en utilisant les champs appropriés… Déplacez-vous entre les onglets Plan –Enregistrements associé (DS)-Valeurs réelles… Évitez les autres onglets marqués d’un X rouge pour l’instant…

Vous pouvez également classer vos « Interventions» par ordre croissant ou décroissant…vous n’avez qu’à cliquer sur le titre

de la colonne et l’ordre des Interventions se fera selon la colonne choisi…ex : . …

ou en utilisant le filtre … et non la lunette.



La fenêtre : (voir fenêtre ci-bas), n’est pas encore au point, nous ferons certaines modifications dans cette fenêtre de recherche…vous pouvez tout de même l’utiliser en choisissant les champs que vous connaissez.

Lorsque vous aurez choisi une (1) demande, les informations complètes de la demande d’Intervention vous apparaîtront…en lecture seulement…



Dans le cas où vous auriez à créer vous-même une « Intervention »….cliquez sur

Complétez les champs et poussez sur le bouton ….le bouton va se changer , le statut

indiquera …et le Responsable indiquera dans ce cas-ci « CONTRC2 »… Votre Intervention a été sauvegardée par l’action du workflow…

OÙ SE RETROUVE VOTRE « INTERVENTION » ? Pour valider, aller dans « Sélectionnez une action » / « Flux de travaux » / « Afficher les affectations de flux… »

Cette action vous indique qui est en possession de l’Intervention….vous pouvez affichez l’historique ou le modèle aussi.



____________________________________________________________ Pour le changement de votre mot de passe :

1. Pour changer votre mot de passe, vous devrez cliquez sur à la gauche de

2. Une petite fenêtre s’ouvrira sous

-Ne tenez pas compte des deux (2) premiers choix… -Choisissez plutôt « Informations sur le mot de passe » : Cette fenêtre apparaîtra au milieu de l’écran :

3. Inscrire votre mot de passe actuel et lorsque vous aurez terminé la saisie, faites « TAB » sur votre clavier, vous pourrez

poursuivre en complétant les champs « Nouveau mot de passe » et « Vérifier le nouveau mot de passe ».

4. Lorsque vous aurez terminé cette section, cliquez sur ou Annuler si nécessaire.

5. Vous vous retrouverez à votre page d’accueil : _________________________________________________________________________________

Ceci est un survol rapide des applications que vous utiliserez au cours des prochaines semaines…Il va s’en dire que vous allez développer votre expertise au fil de l’utilisation…. Nous aimerions que vous participiez à l’amélioration de cette application…c’est pourquoi vous êtes bienvenue de nous faire part de vos commentaires afin que nous puissions améliorer notre produit.. Merci. Le groupe MAXIMO-DI

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