GUIDE DE GESTION

Destiné

Aux pharmacies des Cases, Postes et

Centres de santé

Et

Aux Dépôts Périphériques

Dans les Pays en Voie de Développement

SOMMAIRE

I. INTRODUCTION ....................................................................................... 5

II. COMMENT AMÉNAGER LA PHARMACIE OU LE DÉPÔT PHARMACEUTIQUE ? .. 6

1. LA STRUCTURE DOIT ÊTRE UN ENDROIT SÛR 71. SUPERFICIE DU LOCAL DE STOCKAGE..........................................................................................72. SÉCURITÉ........................................................................................................................83. LE LOCAL DOIT ÊTRE MAINTENU EN BON ÉTAT................................................................................8a) Il faut inspecter régulièrement l’état du local............................................................8b) Il faut contrôler la température dans le local.............................................................9c) Il faut contrôler la lumière solaire dans le local..........................................................9d) Il faut éviter les dégâts liés à l’eau et contrôler l’humidité........................................9e) Il faut éviter l’intrusion d’animaux nuisibles.............................................................104. GARDER CE LOCAL PROPRE ET RANGÉ.......................................................................................10a) Isoler les produits du sol et des murs : Entreposer les produits sur des palettes et sur des étagères...........................................................................................................10b) Nettoyer régulièrement le local et le maintenir en ordre.........................................11c) S’il existe un réfrigérateur ou un congélateur, le maintenir en état de bon fonctionnement............................................................................................................11

III. COMMENT RANGER LES PRODUITS ? ..................................................... 15

1. LES GRANDS PRINCIPES INCONTOURNABLES DE RANGEMENT 151. TOUS LES MÉDICAMENTS ET PRODUITS DE LABORATOIRE OU MATÉRIELS DE SOINS NE PEUVENT PAS ÊTRE TRAITÉS DE LA MÊME MANIÈRE, IL FAUT TENIR COMPTE DE LEUR CATÉGORIE..................................................................152. TOUS LES PRODUITS DOIVENT TOUJOURS ÊTRE CONSERVÉS DANS LEUR EMBALLAGE D’ORIGINE.........................153. TOUS LES PRODUITS DOIVENT ÊTRE RANGÉS EN TENANT COMPTE DE : ..................................................164. PRINCIPE DU FEFO (« FIRST EXPIRATED, FIRST OUT » ; « PREMIER PÉRIMÉ, PREMIER SORTI »)............182. RANGEMENT ET ÉTIQUETAGE DES ÉTAGÈRES 19

IV. COMMENT TENIR LES DOCUMENTS DE GESTION ? .................................. 24

1. LA FICHE DE STOCK 261. RÈGLES ÉLÉMENTAIRES .......................................................................................................282. DESCRIPTIF DE LA FICHE DE STOCK .........................................................................................293. REMPLISSAGE DE LA FICHE DE STOCK.......................................................................................304. ENREGISTREMENT DES MOUVEMENTS .......................................................................................30a) Les entrées : enregistrer tous les produits qui sont reçus........................................31b) Les sorties : enregistrer les produits qui sortent......................................................325. L’INVENTAIRE PHYSIQUE......................................................................................................322. ETIQUETTEDE POSITION. 363. REGISTRE DE SORTIE DES MÉDICAMENTS PAR MALADE. 364. FICHE JOURNALIÈRE DES SORTIES CUMULÉES 385. REGISTRE DE DISTRIBUTION JOURNALIÈRE DES MÉDICAMENTS 406. CAHIER DE STOCK 427. CARNET DE COMMANDE/LIVRAISON 448. FORMULAIRE DE COMMANDE DE PRODUITS PHARMACEUTIQUES 479. RAPPORT MENSUEL DE GESTION DES MÉDICAMENTS 5010. CAHIER DE PÉREMPTION 51

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11. FICHE DES PÉRIMÉS/CASSÉS 5412. CAHIER DE VERSEMENT JOURNALIER DES VENDEURS DE TICKETS DES MÉDICAMENTS ESSENTIELS 5613. JOURNAL DES RECETTES 5814. LIVRET DE CAISSE 6115. BILAN MENSUEL DES RECETTES ET DÉPENSES (POSTE DE SANTÉ) 6316. BILAN MENSUEL DES RECETTES ET DÉPENSES (CENTRE DE SANTÉ) 6517. CAHIER DE VERSEMENT BANCAIRE 67

V. COMMENT PASSER UNE COMMANDE EN SE BASANT SUR LA CONSOMMATION ANTÉRIEURE ? ................................................................ 69

1. CONSOMMATION MOYENNE MENSUELLE (CMM) 692. STOCK RESTANT OU STOCK DISPONIBLE UTILISABLE (SDU) 713. STOCK DE SÉCURITÉ / STOCK MINIMUM / SEUIL DE COMMANDE OU D’ALERTE OU DE RÉAPPROVISIONNEMENT, ET STOCK MAXIMUM 714. CALCUL DE LA QUANTITÉ A COMMANDER (QAC) 735. DÉTERMINER LA FRÉQUENCE DES COMMANDES 766. LES ÉTAPES DE LA COMMANDE 771. FAIRE UN INVENTAIRE PHYSIQUE..............................................................................................772. COMPARER LE SDU AU STOCK MAXIMUM:................................................................................773. EXPRIMER LA COMMANDE PAR ÉCRIT SUR LE FORMULAIRE DE COMMANDE : CARNET DE COMMANDE LIVRAISON/FICHE DE RÉQUISITION/ FORMULAIRE DE COMMANDE DE PRODUITS PHARMACEUTIQUES.................................................777. REMARQUES IMPORTANTES POUR LES COMMANDES DANS LES SITUATIONS INHABITUELLES 81 EN CAS D’ÉPIDÉMIE, URGENCE OU MALADIE SAISONNIÈRE, NE PAS SUIVRE LES PROCÉDURES DE COMMANDE BASÉES SUR LA CONSOMMATION ANTÉRIEURE. PLANIFIER UNE URGENCE OU UNE SITUATION IMPRÉVUE.81

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LISTE DES ABREVIATIONS

ARV : Anti-Rétro-VirauxASC : Agent de Santé CommunautaireASP : Agent de Santé PharmaceutiqueCA : Consultation AdultesCDAI : Centre Départemental d’Approvisionnement en IntrantsCE : Consultation EnfantsCMM : Consommation Moyenne MensuelleCp : CompriméCPN : Consultation Pré-NataleDCI : Dénomination Commune InternationaleDS : District SanitaireEPS : Etablissement Publique de SantéFEFO : First Expired First OutFl : FlaconICP : Infirmier Chef de PosteMEDESS : Médicaments EssentielsOMS : Organisation Mondiale de la SantéPEV : Programme Elargi de VaccinationPF : Planification FamilialePDA : Pharmacie d’Approvisionnementde DistrictPRA : Pharmacie Régionale d’ApprovisionnementQAC : Quantité A CommanderRAS : Rien à signalerReMeD : Réseau Médicaments et DéveloppementRM : Région MédicaleSDU : Stock Disponible et UtilisableSIDA : Syndrome de l’ImmunoDéficience Acquise SMax : Stock MaximumSMin : Stock MinimumSS : Stock de SécuritéSSP : Soins de Santé PrimairesSSSP : Superviseur de Soins de Santé PrimairesVACC : Vaccination

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I. Introduction

Difficile d’élaborer un guide universel compte tenu des diverses organisations des systèmes/structures de santé des pays.Difficile d’élaborer un guide universelle compte tenu des diverses organisations des

systèmes/structures de santé des pays.

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II. Comment aménager la pharmacie ou le dépôt pharmaceutique ?

Il est essentiel que la structure soit bien aménagée car :

1) Les médicaments et produits pharmaceutiques sont des produits chers et précieux, notamment ceux utilisés pour le traitement et le diagnostic du VIH et sida, il faut donc en prendre soin sinon ils se peuvent détériorer.

2) Et, en cas de détérioration, ils peuvent perdre de leur efficacité, provoquer des effets indésirables chez les patients ou, pour les tests diagnostiques, produire des résultats incorrects.

3) Les médicaments mal utilisés ou utilisés par des personnes non compétentes peuvent être dangereux.

4) Son agencement et son utilisation doivent tendre à éliminer les risques d’erreurs et permettre un nettoyage et un entretien garantissant la bonne conservation des produits pharmaceutiques.Les locaux et le matériel doivent être adaptés de façon à en assurer la sécurité et convenir au mieux aux opérations à effectuer.

Par conséquent, les produits en stock doivent toujours être entreposés dans un local aménagé et réservé à cet usage, dans l’idéal, une pièce fermant à clé, en bon état et bien aménagée. Elle doit être séparée du lieu de dispensation/distribution.

Dans les structures de petite taille, tels que les cases et certains postes de santé, il se peut qu’il n’existe pas de local pharmacie réservé à l’usage de la dispensation. Dans ce cas, il faudra utiliser un placard ou une armoire avec des étagères, qui ferme à clé.

Afin de faciliter l’accès aux soins, la structure doit être signalisée :

Par un fléchage de l’accès ;

Par l’affichage des horaires d’ouverture ;

Et du numéro de téléphone du responsable.

Remarque : Un numéro de téléphone pour contacter un personnel de la structure en dehors des heures d’ouverture peut s’avérer très utile, notamment en cas d’urgence.

Exemple de signalisation :

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Horaires d’ouverture:

- Lundi : 9 h - 14 h- Mardi : FERMEE- Mercredi: 9 h - 14 h- Jeudi : 9 h - 14 h- Vendredi : 9 h - 14 h

Pour tous renseignements, vous pouvezjoindre le responsable du dépôt,

Mr MANGA, au 774550246Merci.

Bienvenu à la PharmacieDe District

D’Approvisionnement de Diouloulou.

Concernant l’aménagement, la structure doit répondre aux critères suivants :

1. La structure doit être un endroit sûr

Choisir et entreposer les produits dans un endroit sûr permet de les conserver en sécurité et de connaître en permanence l’état du stock.

L'idéal est que l’établissement comporte une pièce fermant à clé, en bon état et bien aménagée.

Dans les structures de petite taille (s’il n’existe pas dans l’établissement de local pour aménager la pharmacie), un placard ou une armoire fermant à clé peut suffire.

Les locaux doivent être conçus et agencés pour assurer la sécurité des produits pharmaceutiques entreposés et permettre un entretien garantissant leur bonne conservation.

1. Superficie du local de stockage

Pour un dépôt, le local doit être suffisamment grand pour contenir tous les produits, il faut compter 3m² de surface pour 1m3 de stockage. Un dépôt doit disposer d’un volume global, affecté au stockage et à la préparation des commandes, suffisant pour répondre aux exigences de son activité.

Dans l’idéal, ce local de stockage doit être différent du local de dispensation/distribution, ouvert pour la distribution ou dispensation et qui permet par exemple au patient et au soignant de se parler.

Lorsqu'il n'est pas possible de séparer stockage et dispensation/distribution, placer un comptoir ou un bureau pour séparer les deux zones.

Prévoir de laisser une surface libre près de la porte (zone de réception), pour poser les cartons à l'arrivée d’une commande avant de la ranger, ainsi qu'une table ou palettes (zone de livraison/dispensation) pour poser les produits qu'on sort pour les distribuer ou dispenser.

Prévoir également un espace réservé pour les déchets et pour les médicaments périmés, lieu sécurisé afin que personne ne puisse les récupérer.

Il faut donc définir certaines zones : - Zone de réception de commande,

- Zone de rangement/stockage,

- Zone réservée pour les déchets et produits pharmaceutiques impropres à la vente (non utilisés, périmés, détériorés, retournés ou rappelés en raison de leur non-conformité). Ils doivent être isolés dans une zone identifiée et sécurisée afin de garantir qu’ils ne puissent pas être confondus avec les produits commercialisables et qu’ils ne soient ni vendus ni distribués, ou récupérés.

- Zone de distribution/dispensation/expédition des produits.

Remarque : Les zones de repos et de restauration, les vestiaires et sanitaires doivent être séparés des zones affectées à la réception, au stockage et distribution/dispensation.

Cas particulier de certains médicaments : 7

A l’intérieur du local, un emplacement séparé et sécurisé doit être aménagé pour conserver les stupéfiants et les médicaments coûteux comme les médicaments antirétroviraux (ARV) pour le traitement du VIH.

2. Sécurité

Fermer à clé le local permet de contrôler les mouvements du stock, de connaitre en permanence l’état du stock. Cela permet aussi d’éviter la disparition, le vol des médicaments et autres produits. Les locaux doivent être équipés pour assurer une protection des produits contre les risques de vol.

Pour assurer une bonne sécurité, il faut :

- Placer une serrure sur la porte du local de stockage ou de l’armoire, l’idéal serait d’en placer deux ;

- Limiter le nombre declés disponibles et ainsi l’accès au local, notamment pour les endroits où sont conservés les stupéfiants et produitscoûteux et les confier à des personnes responsables, et lister les personnes en ayant possession ;

- Restreindre l’accès aux seuls membres du personnel autorisés. Prendre des mesures pour empêcher l’entrée de personnes non autorisées.

- Sécuriser les fenêtres/ouvertures en faisant poser des barreaux, des grilles ou des volets métalliques pour éviter les vols. Penser également à sécuriser les bouches d’aération.

- Posséder un moyen de lutte contre l’incendie (un extincteur, ou s’il n’y a pas, un ou deux sceaux de sable près de la porte pour les petites structures).

3. Le local doit être maintenu en bon état

Les fortes ou faibles températures, la lumière solaire ou l'humidité, ainsi que les animaux/insectes nuisibles peuvent dégrader et détériorer les médicaments et les produits pharmaceutiques.

La chaleur dégrade tous les médicaments, notamment les liquides, pommades et suppositoires.

Certains médicaments sensibles à la lumière, tels que les injectables, en sont très rapidement détériorés.

L’humidité peut endommager les comprimés et gélules qui absorbent facilement l’humidité ambiante, ce qui les rend poisseux et les détériore.

Mesure à respecter :

Tous les médicaments ou autres fournitures doivent être conservés dans leur emballage, récipient ou boîte d’origine. Ensuite pour la conservation, suivre les instructions inscrites sur les étiquettes, emballages.

a) Il faut inspecter régulièrement l’état du local

Inspecter :

• la toiture,• les murs,• la porte et les serrures,• les fenêtres,

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• le sol.Et faire réparer si besoin.

b) Il faut contrôler la température dans le local

• Il est nécessaire de surveiller les élévations de température avec un thermomètre, car la température du local doit être comprise entre 8 et 25°C pour éviter l’altération des médicaments. La température doit être contrôlée et enregistrée périodiquement.

• Il est recommandé que le local possède un double plafond, cela diminue la température ambiante. Pour le construire, il est possible d’utiliser des cartons d’emballage usagés.

• Il faut laisser l'air chaud s'échapper de la pièce en créant une bouche d'aération sécurisée donnant sous le toit ou au ras du plafond et une autre au niveau du sol, et ouvrir la porte et les fenêtres lorsque quelqu’un travaille dans le local.

• Des rideaux aux fenêtres limitent l’entrée de la chaleur.

• Unréfrigérateurproduit de la chaleur en fonctionnant, ceci peut provoquer une élévation de la température ambiante. Il est donc conseillé de le mettre dans une autre pièce et poser une serrure de sécurité sur la porte du réfrigérateur.

• Un ventilateur ou un climatiseur peuvent être utiles dans la journée.

c) Il faut contrôler la lumière solaire dans le local

Il ne faut pas que les médicaments soient directement exposés aux rayons solaires.Faire attention à la lumière entrant par les ouvertures.

3 solutions :

- Installer desrideaux, qui limiteront aussi l’entrée de la poussière et des insectes volants.

- Peindre les vitres en blanc.

- Installer une véranda devant les fenêtres.

d) Il faut éviter les dégâts liés à l’eau et contrôler l’humidité

Autour du local, il doit y avoir des canaux de drainage des eaux, indispensables en saison des pluies.

La toiture doit être munie de gouttières, et dans l’idéal cette eau de pluie doit être collectée dans une cuve.Il faut que l’air puisse circuler librement grâce aux bouches d’aération et aux fenêtres qui doivent être sécurisées (grilles pour les grandes ouvertures, grillage métallique serré pour les petites). La ventilation doit être appropriée.

Il faut inspecter régulièrement les murs afin de s’assurer de l’absence d’humidité et de moisissures.Il est indispensable de réparer les fuites dès qu’elles apparaissent pour éviter les moisissures et limiter les dégâts des eaux.

Remarque :

Certaines boîtes de comprimés ou gélules contiennent un sachet de produit déshydratant (cristaux secs non consommables). Le produit déshydratant conserve le contenu de la boîte au sec. Ne pas ouvrir le sachet mais le laisser dans la boîte, et garder la boîte fermée, ne l’ouvrir que pour dispenser des médicaments.

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e) Il faut éviter l’intrusion d’animaux nuisibles

Les animaux et insectes nuisibles courants comme les chauves-souris, rats, cafards, fourmis, termites où guêpes peuvent endommager ou détruire les médicaments ou leur emballage ; il faut les empêcher d'accéder à la pharmacie ou de s'y installer.

• Cimenter ou carreler le sol.

• Poser un grillage fin aux ouvertures pour empêcher les insectes d'entrer.

• Ne pas laisser de cartons à même le sol (car les termites aiment beaucoup les cartons !).

• Mettre des branches à épines au niveau de la toiture pour éviter l’intrusion des chauves-souris.

• Retirer les flacons brisés et nettoyer immédiatement les produits renversés car les substances renversés sur le sol peuvent attirer les rats.

• Ne pas introduire d'aliments ou boissons sucrées dans le local de stockage.

• Utiliser une poubelle avec couvercle.

4. Garder ce local propre et rangé

Il est plus facile de trouver un article dans un endroit propre et rangé.

De plus les produits stockés y restent en bon état et prêts à l’emploi.

Intérêts d’une pharmacie propre

Éviter l’altération du matériel et des médicaments.Accueillir les gens dans des conditions d’hygiène dignes d’une structure de santé.

Renforcer la confiance des patients.

Intérêts d’une pharmacie bien

rangée

Repérer rapidement les produits stockés.

Faciliter le travail de dispensation et diminuer les risques d’erreur.Faciliter et rendre plus efficace la commande.

Diminuer les pertes liées aux produits « cachés » ou « oubliés » qui périment.Repérer aisément les périmés.

Assurer un rangement logique permettant à tout remplaçant de pouvoir trouver immédiatement les produits qu’il cherche.Impact financier positif, pharmacie plus accueillante et attractive

a) Isoler les produits du sol et des murs : Entreposer les produits sur des palettes et sur des étagères

L’utilisation d’étagères facilite le rangement des produits, et permet aussi une meilleure circulation de l’air.L’aménagement doit assurer une circulation logique et aisée afin d’éviter tout risque de confusion et permettre la rotation des stocks.

Si les produits sont en grandes quantités, il est préférable de les laisser dans leurs cartons, sinon il faut les disposer directement sur les étagères ou palettes.Les étagères peuvent être métalliques ou en bois ; si elles sont en bois, elles doivent être peintes.

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Il faut laisser un espace entre les cartons et le sol, entre les cartons et le mur, l’air doit circuler autour des cartons.

Prévoir un escabeau ou un tabouret très stable pour accéder aux étagères du haut.

Ne jamais poser les cartons ou produits (exemple : plumpy nut) ou planches à même le sol.

Le sol peut être humide et l’humidité peut provoquer le pourrissement des cartons, des produits ou du bois.

Les cartons au sol gênent le nettoyage de ce dernier.

Risque de moisissure, d’attaque par les insectes ou rongeurs.

Remarque : S‘il n’y a pas d’étagères dans la pharmacie, fabriquer des étagères provisoires en utilisant des cartons d’emballage, des briques et des planches ou des palettes.

b) Nettoyer régulièrement le local et le maintenir en ordre

La poussière contamine les produits et gêne la lecture de leurs étiquettes. Les produits répandus sur le sol et les bris de flacons favorisent l’accumulation de poussière.

Une fois par semaine, dans l’ordre, au minimum 1 fois par semaine :

1) Essuyer le plafond et les murs ;

2) Dépoussiérer les étagères et les armoires,

3) Nettoyer le sol (à l’aide d’une serpillère s’il est carrelé).

c) S’il existe un réfrigérateur ou un congélateur, le maintenir en état de bon fonctionnement

Le réfrigérateur permet de conserver les produits et réactifs de laboratoire sensibles à la chaleur. Son ouverture trop fréquente provoque une élévation de la température intérieure et donc une détérioration des médicaments et tests/réactifs.

Relever la température au moins une fois par semaine et vérifier qu’elle se situe entre 2 et 8°C. Dans l’idéal, il serait même de surveiller et relever cette température tout les jours. Dans le cas d’un relevé hebdomadaire, il est important de bien définir le jour de mesure et éventuellement associé cet acte à un autre évènement afin de limiter les oublis (exemple : pour un musulman, faire la mesure le vendredi avant la prière). On peut s’inspirer des fiches de relevé de température des pages suivantes.

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Le réfrigérateur doit être surélevé et placé dans une autre pièce que celle de stockage des médicaments (ce qui limitera l’augmentation de la température de la pièce de stockage des médicaments).

Veiller à ce qu’il y ait assez d’espace autour du réfrigérateur pour permettre à l’air de circuler librement.

Ne pas conserver de nourriture ou boisson dans le réfrigérateur.

S’assurer de l’absence de développement de givre.

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FICHE DE SUIVI JOURNALIER DE TEMPERATURE

Année : Mois :

Jour Température (°C)1 2 3 4 5 6 7 8 9

10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

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FICHE DE SUIVI HEBDOMADAIRE DE TEMPERATURE

Année :

Semaine Température (°C)

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III. Comment ranger les produits ?

Un dépôt/pharmacie bien rangé a un impact médical et financier positif, limitant :

- Les risques d’erreurs de dispensation/distribution ;

- Les ruptures de stock ;

- Et la présence de produits périmés ou détériorés.

Toute personne y travaillant doit avoir accès aux produits et être capable de les trouver facilement, d’où l’intérêt d’un système standardisé de rangement des médicaments.

1. Les grands principes incontournables de rangement

1. Tous les médicaments et produits de laboratoire ou matériels de soins ne peuvent pas être traités de la même manière, il faut tenir compte de leur catégorie

On peut distinguer 4 catégories de produits et dès la réception d’une commande, il faut les séparer et les ranger par priorité.Il faut rappeler que des informations sur les conditions de conservation des produits sont notées sur leurs conditionnements, emballages ou étiquettes.

1. Les produits à température de conservation déterminée à ranger immédiatement

Ces produits doivent être gardés à une température plus ou moins basse. Les températures sont précisées sur l'emballage et les conditions de stockage sont alors• au congélateur de - 18° C à - 5° C• au réfrigérateur de + 2° C à + 8° C• au frais de + 8° C à + 15°C (pièce climatisée)Attention : les conditions de conservation peuvent être différentes selon les composants de certains produits (par exemple, vaccin et son diluant, réactif et son diluant, etc.).

2. Les produits "critiques" à ranger selon des directives particulières

a) Les substances contrôlées• les stupéfiants,• les analgésiques opioïdes,• les substances psychotropes,doivent obligatoirement être conservées dans un endroit sécurisé, en respectant les directives nationales.b) Les médicaments antirétroviraux :doivent être gardés dans une armoire fermée à clé, éventuellement avec certains antituberculeux (exemple: rifampicine).

3. Les produits "standards"

C'est le cas habituel, ils doivent être conservés à température ambiante de +15°C à + 25°C.

4. Le matériel Il doit être rangé séparément des médicaments.

Lorsque les produits stockés sont soumis à des conditions particulières de stockage, ces conditions doivent être respectées afin d’éviter tout risque de détérioration ou de mésusage.

2. Tous les produits doivent toujours être conservés dans leur emballage d’origine

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Cette règle est à respecter pour des raisons d’identification mais aussi de conservation des produits.Pour illustrer, retenir l’importance de cette règle pour les ampoules injectables dont le contenu doit être préservé de la lumière.

3. Tous les produits doivent être rangés en tenant compte de :

1)Leur voie d’administration

Exemples : voies orale, injectable, gynécologique, cutanée, ophtalmique, etc.

2) Leur forme galéniqueC’est la forme sous laquelle on trouve les produits pharmaceutiques. Exemple : ampoule injectable, comprimé, sachet, suspension buvable, pommade, etc.

3)Leur Dénomination Commune Internationale (DCI)

En tenant compte de l’ordre alphabétique.

Les produits doivent tout d’abord être rangés par voie d’administration, ensuite par forme galénique ; et au sein des formes galéniques les produits doivent être classés par ordre alphabétique selon la DCI. (Classer les produits de chaque forme galénique par ordre alphabétique).

Dénomination Commune Internationale (DCI) :

La DCI est différente du nom commercial donné par le fabricant et correspond au nom chimique du médicament, ou encore celui de la substance active ou principe actif.

Ce nom est identique dans tous les pays et toutes les langues, c’est celui dont on se sert pour ranger la pharmacie. C’est donc celui-ci qu’il faudra inscrire sur l’étiquette de position derrière laquelle sont rangés les médicaments correspondants sur l’étagère.

Il peut y avoir plusieurs noms commerciaux pour la même DCI.

Par exemple, Cotrex®, Cotrim®, Bactrim® et Septrin® sont des noms commerciaux pour le cotrimoxazole (sulphaméthoxazole + triméthoprime).

Le rangement selon la DCI permet de regrouper les mêmes médicaments ayant des noms commerciaux différents.

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Le rangement peut se faire de la façon suivante :

Remarque 1 :

Dans les dépôts, il est possible de tenir compte pour le rangement des produits de leur appartenance à un programme (Exemples : Programme Santé de la Reproduction, Programme Tuberculose, etc.). Ainsi les produits seront rangés par programme et au sein de chaque programme les règles de rangement précédemment vues devront être appliquées.

Remarque 2 : Les ARV

Les conserver séparément dans une armoire ou un placard fermant à clé. Les ranger selon leur classe thérapeutique ou selon leur appartenance au traitement antirétroviral (TARV) de première ligne, au traitement alternatif de première ligne ou au traitement de deuxième ligne.

Lorsque l’on répartit les produits sur les étagères, là aussi il faut adopter certains principes qui vont éviter certains incidents et pertes.

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Voie orale• comprimés et gélules,

• sachets et sirops.

Voie injectable• médicaments injectables, solutions de perfusion et électrolytes, vaccins et sérums.

Voie cutanée • pommades, liquides antiseptiques, désinfectants.

Voie gynécologique

• ovules, antiseptiques.

Voie ophtalmologique

• pommades ophtalmiques et collyres.

Matériel• petit matériel consommable : pansements (cotons, compresses...), injections (aiguilles et seringues), sutures

• matériel de laboratoire.

Médicaments du PF (Planification Familiale)

• contraceptifs (condoms, dispositifs intra-utérins…).

Exemple de rangement si l’on dispose de 3 étagères :

Étagère du haut

• Ranger les formes solides (comprimés, gélules, sachets, poudre).

• Utiliser des récipients hermétiques, si les médicaments sont en vrac.

• Si l’étagère du haut est proche du plafond ou hors de portée, l’utiliser pour les produits qui ne sont pas sensibles à la chaleur et qui ne sont pas utilisés régulièrement.

Étagère du milieu

• Ranger les formes liquides (les sirops) et assimilés (les injectables et les pommades).

• Ne pas ranger de médicaments sous formes solides sur l’étagère située en dessous : une fuite de liquide pourrait endommager et faire perdre ces produits.

Étagère du bas• Ranger les autres articles tels que le matériel médical/chirurgical, les fournitures de laboratoire...

• Ranger les grands volumes de liquides.

Rappel :

Ne rien entreposer directement sur le sol, car les risques sont moisissures et attaques par des insectes ou rongeurs. Donc, au minimum, si tous les produits ne peuvent être placés sur les étagères, les mettre sur une palette (pour permettre de les surélever de 10 cm).

4. Principe du FEFO (« First Expirated, First Out » ; « Premier Périmé, Premier Sorti »)

Les produits ayant la durée de conservation la plus courte (date de péremption proche) doivent être placés devant ceux dont la durée de conservation est la plus longue (date de péremption éloignée), afin d’être utilisés en premier.

Cette méthode de « Premier Périmé, Premier Sorti » évite d’utiliser des médicaments de lots récents avant ceux de lots utilisables plus anciens qu’il faudra détruire si on atteint la date de péremption avant leur utilisation. Donc on évite ainsi le gaspillage, lié à la péremption, de médicaments toujours utiles, parfois rares et indispensables aux patients.

La rotation des stocks doit être assurée et fréquemment contrôlée.

La date de péremption

Les fabricants inscrivent sur les boites de médicaments des dates indiquant le temps pendant lequel ces médicaments restent efficaces. Ces dates sont appelées date de péremption. Chaque produit à une date de péremption qui lui est propre ; au-delà de cette date le produit est dit périmé et doit être détruit.

Une fois la date de péremption dépassée, les médicaments peuvent perdre de leur efficacité, provoquer des effets indésirables chez les patients ou ne plus avoir aucun effet, il en est de même avec les réactifs de laboratoire comme les tests de dépistage du VIH périmés qui peuvent donner de faux résultats. Ils peuvent même être dangereux pour les patients.

De manière générale, ne jamais distribuer/dispenser de produits périmés (ou détériorés).

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Quelques règles élémentaires en plus de celle du FEFO pour régler le problème des périmés :

Vérifier à intervalles réguliers les dates de péremption de tous les produits en stock (lors de l’inventaire physique).

Toujours vérifier la date de péremption d’un produit lors de la réception de la commande et la noter au marqueur, sur chaque boite.

Toujours vérifier la date de péremption avant de délivrer/distribuer un médicament à un patient ou d’utiliser du matériel.

Remarque 1 :

L’ordre dans lequel les produits sont reçus ne correspond pas nécessairement à l’ordre dans lequel ils seront périmés. Des produits reçus récemment peuvent périmer plus tôt que des produits reçus antérieurement. Il est extrêmement important de vérifier les dates de péremption et de s’assurer que ces dates sont visibles pendant toute la durée de l’entreposage.

Remarque 2 :

Ranger les produits qui ne portent pas de date de péremption (savons, détergents par exemple) en fonction de leur ordre de réception (Principe du FIFO = « First In, First Out » ; « Premier entré, Premier sorti »).Placer les derniers produits reçus derrière ceux qui étaient déjà entreposés.Il peut y avoir une date de fabrication sur l’étiquette qui indique les produits les plus anciens à utiliser en premier.

2. Rangement et étiquetage des étagères

En dehors de l’arrivée d’une commande, les médicaments doivent être rangés en permanence.Des étagères en ordre, selon des habitudes précises font gagner un temps précieux et contribuent à un ravitaillement correct.Elles permettent de surveiller correctement et quotidiennement l’état du stock.

Sur les étagères :

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Pour chaque voie d’administration et suivant la forme galénique, ranger les produits par ordre alphabétique sous leur DCI. Il faut donc trouver la DCI de chaque médicament ; elle est inscrite sur l’emballage/étiquette, souvent en plus petits caractères que le nom commercial.

Exemples :

• Dans le local de pharmacie du poste de santé de Dombondir, il y a de la crème de kétoconazole à 2% et des comprimés de kétoconazole à 200 mg.

La crème est appliquée sur la peau (voie cutanée, externe) et les comprimés sont pris par voie orale (interne).La crème est rangée avec les médicaments à voie externe et les comprimés avec les médicaments à voie orale.

• Dans la pharmacie, il y a aussi des comprimés d’amoxicilline à 250 mg et une suspension buvable d’amoxicilline à 125 mg/5 ml.

Les deux produits sont à voie orale.L’agent de santé range les comprimés avec les autres comprimés et gélules, et la suspension buvable avec les autres préparations liquides à voie orale.

• Le phloroglucinol comprimé sera placé après le phénobarbital comprimé.

Prévoir de l’espace pour chacun des médicaments et laisser un espace suffisant entre chaque produit.Laisser l’air circuler autour des cartons/produits.

Prévoir l’espacement entre les étagères et les murs, évitant d’éventuelles dégradations par les inondations et les rongeurs.

Grouper les produits identiques par deux, cinq ou dix pour pouvoir les compter facilement (exemple : grouper les injectables par dix).

Créer une étiquette de position (ou fiche signalétique) pour chaque produit, et l’accrocher sur l’étagère devant le produit.Pour faciliter le rangement.

Sur les palettes ou sur les étagères, il faut inscrire à l’emplacement destiné aux médicaments.

L’étiquette de position comporte les informations suivantes :

Nom du produitsen DCI (+ si besoin un rappel des noms commerciaux, il est aussi possible d’afficherdans la structure les tableaux de correspondance DCI/Nom(s) commercial(aux) et inversement Nom(s) Commercial(aux)/DCI afin de limiter les erreurs de confusion).

Dosage.

Forme galénique (comprimé, gélule, sirop, sachet, ampoule injectable…).

Stock de sécurité.

Stock maximum.

Prix de vente par unité.

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Exemple de présentation d’étiquette de position :

En rangeant les produits de cette manière :

• Il est facile de savoir ce qu’il y a en stock et en quelle quantité (le nombre de boites de chaque produit est repéré rapidement et facilement);

• L’inventaire demande un minimum de temps ;

• Les ruptures de stock sont facilement repérées, car un vide derrière une étiquette de position signifie une rupture de stock ;

• Le risque de confusion entre des produits d’aspect similaire ou dont les noms se ressemblent est diminué,

• Le tarif est clairement affiché, et informe le patient de manière transparente sur le prix fixé pour chaque produit.

Remarque :Si les produits sont rangés dans une armoire, les fiches de position sont peu appropriées. On utilise donc plutôt une ou plusieurs affiche(s) accrochée(s) au mur ou sur la porte de l’armoire.

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DCI – Nom chimique (Noms commerciaux)

Dosage Forme Galénique

Prix de vente par unité de vente =(Prix au comprimé ou à la plaquette ou par ampoule par exemple)

Stock maximum pour 1 mois =Stock de sécurité pour une commande mensuelle =(= seuil de commande)

OU

Stock maximum pour 15 jours =Stock de sécurité pour une commande tous les 15 jours =(= seuil de commande)

TABLEAU DE CORRESPONDANCE DCI/NOMS COMMERCIAUX

DCI NOMS COMMERCIAUX

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TABLEAU DE CORRESPONDANCE NOMS COMMERCIAUX/DCI

NOMS COMMERCIAUX DCI

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IV. Comment tenir les documents de gestion ?

Il est important d’enregistrer avec précision tous les médicaments et produits pharmaceutiques en stock, ainsi que leurs mouvements.Pour un bon suivi de la gestion des stocks, il faut des outils de gestion disponibles et remplis régulièrement.Ces outils de gestion pharmaceutique permettent de suivre les mouvements d’entrée (réceptions, dotations, dons…) et de sortie (distribution/dispensations aux patients, périmés, destructions…) des produits, et également un important gain de temps pour savoir :

• Quels sont les produits disponibles dans le stock ?• Quelle est la quantité de chaque produit dans le stock ?• Quelles sont les consommations régulières, et quelle est la Consommation Moyenne Mensuelle (CMM) de chaque produit ?• Quand et en quelle quantité recommander un produit ?

Les réponses à ces questions permettent de diminuer le risque de rupture en produits, d’où l’importance de cette gestion quand on sait que pour être efficace auprès des patients, il faut disposer de l’arsenal thérapeutique adéquat.La tenue à jour des documents de gestion, en plus d’être un gain de temps, est une bonne protection contre l’accusation. En effet, si le dépositaire est accusé d’avoir volé ou mal utilisé un produit, il peut se référer aux documents de gestion : les enregistrements retracent les mouvements des produits et montrent qu’il n’est pas responsable du problème, donc chaque opération doit être notée.Les outils de gestion doivent être conservés en lieu sûr au moins dix ans (trois ou quatre ans) après qu’ils soient complètement remplis.L’enregistrement des informations permet aussi la gestion des médicaments quand le responsable est absent et qu’un collègue prend le relais.Les outils de gestion financière sont également détaillés, car une gestion n’allant pas sans l’autre.

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Les différents outils de gestion sont :

Niveau d’utilisation

OutilsCase de

santéPoste de

santéCentre de

santéDépôt

périphérique

1 Fiche de stock2 Fiche inventaire3 Etiquette de position

Fiche de réserveTableau de correspondance DCI / Noms commerciauxTableau de correspondance Noms Commerciaux / DCI

4Registre de sortie des médicaments par malade

5 Fiche de sorties cumulées

6Registre de distribution journalière des médicaments

7 Cahier de stockRappels utiles – Préparation de commandeFiche technique de passage de commandeFiche technique de réception de commande

8

Carnet de commande/livraison ou formulaire de commande de produits pharmaceutiques

Variable selon la présence ou non d’un logiciel de gestion

Formulaire de consommation mensuelle et de commandeBordereau d’expéditionFormulaire de réclamation

9Rapport mensuel de gestion des médicamentsFiche de suivi de la valeur du stock

10 Cahier de péremption11 Fiche des périmés/cassés

Tableau des indicateurs de problèmes de qualité et de détériorationFiche de suivi journalier de la températureFiche de suivi hebdomadaire de la température

12Cahier de versement journalier des vendeurs de tickets/médicaments ou cahier de versement

13 Journal de recettes14 Livret de caisse

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15Bilan mensuel des recettes et des dépenses (Poste de santé)

16Bilan mensuel des recettes et des dépenses (Centre de santé)

17 Cahier de versement bancaireGrille d’évaluation

1. La fiche de stock

Elle est le principal instrument de gestion, c’est la pièce maitresse de la gestion de stock, on peut parler de « carte d’identité / passeport» des produits.

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FICHE DE STOCK

Identification de la structure : …………………………………………………………………………Désignation du produit (DCI) : …………………………………………Forme galénique: ………………………………….. Dosage : ………..Unité : …………………………………… Numéro de code : ………………………….

Stock de sécurité : Stock maximum : Prix de vente d’une unité :

Date Provenance/DestinationEntrée

sSortie

sStock restant Remarques

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Il s’agit en général d’une fiche cartonnée(si possible, ou encore sous forme de cahier).La couleur importe peu, mais il arrive que la couleur des fiches soit différente selon le type de produits (médicament, réactif de laboratoire, matériel (objet de pansement, etc.)), selon le type de médicament (médicaments courants, antituberculeux, ARV etc.), ou encore selon les programmes (programme Santé de la Reproduction, Planification Familiale, Tuberculose, etc.).Remarque : Les donateurs peuvent exiger que leur stock soit conservé séparément desstocks provenant de la pharmacie d’approvisionnement ou d’autres fournisseurs. Ceci implique l’utilisation de fiches de stock distinctes qui aideront, au besoin, à fournir aux donateurs des informations précises sur l’utilisation des dons.La fiche de stock permet de :

• Connaître la situation du stock des produits ;

• Suivre tous les mouvements (entrées et sorties) portant sur le stock de produits, et donc de connaitre l’historique de chaque médicament, et garantir la transparence des mouvements ;

• Déterminer la Consommation Moyenne Mensuelle (CMM) pour chaque produit afin de prévoir les quantités à commander ;

• Faciliter et rendre plus efficace la commande (éviter les ruptures de stocks et les surstocks) ;

• Evaluer les pertes par la différence entre le stock théorique et le stock réel au moment des inventaires.

1. Règles élémentaires

Il doit y avoir une fiche de stock pour chaque produit en stock (médicaments, vaccins, réactifs de laboratoire, matériel, antiseptiques, produits stockés au réfrigérateur, congélateur etc.). On doit retrouver une fiche de stock individuelle pour chaque DCI, par dosage et par présentation.

Ne pas utiliser la même fiche pourenregistrer les différentes formes, dosages ou conditionnements (si l’unité de comptage correspond au conditionnement) d’un même médicament.Donc s’il y a dans le stock un produit présenté sous plusieurs formes, dosages ou conditionnements, utiliser une fiche de stock différente pour chacun de ces items (si l’unité choisi correspond au conditionnement).Ces différences concernent, par exemple :

• La forme : un médicament peut se présenter sous forme de comprimé, liquide ou pommade (exemple : métronidazole comprimé ou ovule).• Le dosage (exemple : griséofulvine comprimé à 250 mg ou à 500 mg).• Le conditionnement : une boîte peut contenir 50, 100, 500 comprimés ou plus. Le plus simple est de prendre le flacon, ou la gélule, ou le comprimé etc. comme unité.

Garder en mémoire qu’il peut y avoir plusieurs fiches de stock pour les différentes formes d’un même produit.

Garder la fiche de stock sur l’étagère à côté du produit correspondant ou classée dans une pochette cartonnée, dans un classeur, ou une boite.

L’utiliser pour retracer tous les mouvements du produit et à chaque mouvement (entrée/sortie) : noter au fur et à mesure à quel moment et de quelle manière le produit est utilisé (par exemples, la date d’arrivée d’une commande ou la

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date à laquelle un médicament a été remis au patient).

Dans l’idéal la fiche de stock doit être remplie à chaque mouvement mais par manque de personnel, il arrive parfois qu’elle soit remplie quotidiennement (dans ce cas, on ne pourra que conseiller d’utiliser une « fiche de sorties cumulées », que l’on abordera par la suite).Au-delà, il est déconseillé de reporter le remplissage de fiches de stock à plus tard car cela est source d’erreurs et entraine une mauvaise gestion de stock.

Chaque fois que la fiche d’un produit est complètement remplie (dès que l’on a remplit la dernière ligne du tableau des mouvements, c'est-à-dire qu’il n’y a plus de place pour noter les mouvements du produit), il faut créer une fiche de remplacement.

Remarque : Il faut archiver les anciennes fiches de stock et les conserver. Ces fiches contiennent des informations utiles sur les consommations de médicaments et produits pharmaceutiques dans l’établissement. Elles permettent d’anticiper les variations probables de consommations en fonction des saisons, des épidémies ou d’autres causes.

2. Descriptif de la fiche de stock

• Dans la partie supérieure, figurent les informations relatives à l’identification du produit :

→ Identification de la structure (case, poste, centre de santé, dépôt de…).

→ Désignation du produit (DCI) ; appellation du produit, pour les médicaments, la DCI (exemple : Acide Acétyl Salicylique au lieu de Aspirine®).

→ Forme galénique (comprimé, sachet, ampoules injectable…).

→ Dosage.

→ Unité (ou conditionnement, type de contenant) de comptage : il est très important de bien définir une unité et de s’y tenir : plaquette de 10 comprimés, flacon, comprimé…), qui va servir à surveiller la consommation, définir le prix unitaire ou faire les commandes.

Il est fortement conseillé d’utiliser l’unité élémentaire c'est-à-dire la plus petite (exemple : comprimé au lieu de boite).

→ Numéro de code (ou de nomenclature): numéro identifiant le produit, s’il en existe un.

→ Stock de sécurité (ou de réapprovisionnement, ou seuil de commande/d’alerte) ; permet de connaître à quel moment il faut envoyer une commande pour compléter le stock de ce produit, afin de ne pas en manquer. C’est le nombre d’unités nécessaires dans le stock qui alerte que le niveau pour se réapprovisionner est atteint.

→ Stock maximum.

→ Prix par unité de vente.

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• La fiche de stock comporte également des colonnes pour enregistrer les informations relatives aux mouvements du produit :

→ Date : à quel moment l’article est entré ou sorti de la pharmacie.

→ Provenance (Reçu de) /Destination (Délivré à) : nom du fournisseur / nom du patient ou vente journalière.

→ Entrées (ou quantités reçues): nombre d’unités reçues en respectant l’unité de comptage (boite, flacon, tube, comprimé, etc.).

→ Sorties (ou quantités délivrées): nombre d’unités sorties (distribuées/dispensées).

→ Stock restant (ou Stock Disponible Utilisable / Solde): nombre d’unités restant dans le stock (cette information aide à déterminer s’il est temps de déclencher la commande et quelle quantité commander).

→ Remarques (ou observations) : informations importantes sur les mouvements du produit, numéro de lot, date de péremption (cela facilite de se souvenir s’il y a en stock des produits près de la péremption), emprunté à, retourné à telle autre formation sanitaire, produits cassés ou abimés et donc impropres à la dispensation, etc.

3. Remplissage de la fiche de stock

Les fiches de stock doivent être remplies très lisiblement et avec soin, certaines données sont modifiables, d’autres doivent pouvoir être modifiées.

• Utiliser un stylopour enregistrer les informations qui ne sont pas susceptibles de changer :

- L’identification, la désignation, la forme galénique, le dosage, l’unité, le numéro de code ;

- Et toutes les informations relatives aux mouvements des produits.

• Utiliser un crayon grispour enregistrer les informations susceptibles de changer.

- Le stock de sécurité (maladies saisonnières, nouveaux traitements, etc.) ;

- Le stock maximum ;

- Le prix de vente à l’unité.

• Utiliser un stylo d’une couleur différente(par exemple rouge), uniquement pour le contrôle par inventaire et inscrire toute la ligne dans la couleur choisie.

4. Enregistrement des mouvements

• Noter avec un stylo (car cette information n’est pas susceptible de changer)chaque entrée ou sortie d’un produit au fur et à mesure des mouvements.

• Ne pas attendre la fin de la séance de dispensation, de la journée, de la semaine ou du mois pour le faire.

• N’inscrire qu’un seul mouvement par ligne (soit une entrée, soit une sortie).

• Noter la date.

Remarque : Il se peut parfois que, par manque de personnel, les sorties de la journée soient regroupées en « vente journalière » et inscrites sur seulement une ligne.

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a) Les entrées : enregistrer tous les produits qui sont reçus

Quand un produit est reçu (achat ou don), le ranger à sa place sur l’étagère, et enregistrer le mouvement sur la fiche de stock.

1. Enregistrer la date de réception.

2. Enregistrer la provenance (origine) du produit (de qui il a été reçu).

3. Enregistrer la quantité reçue (en unités, en rouge) dans la colonne « entrées ».

4. Ajouter la quantité reçue au stock restant.

5. Enregistrer le nouveau stock restant, en tenant compte de quantité reçue et de la quantité restante (Quantité à noter (restante après mouvement) = stock restant de la ligne précédente + quantité reçue).

6. Enregistrer ladate de péremption et le numéro de lotdu produit dans la colonne « remarques ».

Exemple : TABLEAU DES MOUVEMENTS DU PARACETAMOL Comprimés 500 mg

FICHE DE STOCK

Identification de la structure :POSTE DE SANTE DE KAFOUNTINE (DS Diouloulou RM Ziguinchor)………………Désignation (DCI) : PARACETAMOL ………………………………….…Forme galénique : COMPRIME……………………….. Dosage : 500 mg …………Unité : PLAQUETTE DE 10 COMPRIMES ……………………………………

DateProvenance / Destination

Entrées Sorties Stock restant Remarques

noter la date de réception.

inscrire la source du médicament.

noter la quantité reçue.

Quantité à noter = quantité existante +

quantité reçue

noter la date de péremption du médicament entré et le

numéro de lot

01/12/2010 Inventaire physique 504/12/2010 PDA Diouloulou 50 55 Exp : 07/2013 XMT 310

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b) Les sorties : enregistrer les produits qui sortent

Un produit doit sortir du stock (distribués, dispensés, périmés, cassés ou détériorés) sous forme d’unité de conditionnement complète. Ne pas délivrer de portions d‘unités.

1. Enregistrer la date de sortie.

2. Enregistrer la destination du produit (délivré à).

3. Enregistrer la quantité délivrée en nombre d’unités dans la colonne « sorties ».

4. Soustraire la quantité délivrée du stock restant.

5. Enregistrer le nouveau stock restant, en tenant compte de la quantité sortie du stock et de la quantité restante (Quantité à noter = stock restant de la ligne précédente – quantité sortie).

6. Consigner toute information utile sur le mouvement du produit dans la colonne « remarques ».

Exemple :TABLEAU DES MOUVEMENTS DU PARACETAMOL Comprimés 500 mg

FICHE DE STOCK

Structure sanitaire : POSTE DE SANTE DE KAFOUNTINE……………………………Désignation (DCI) : PARACETAMOL ………………………………….…Forme galénique : COMPRIME……………………….. Dosage : 500 mg ……Unité : PLAQUETTE DE 10 COMPRIMES ……………………………………

DateProvenance / Destination

Entrées Sorties Stock restant Remarques

noter la date de sortie.

inscrire la destination du médicament.

Noter la quantité sortie

Quantité à noter = quantité existante -

quantité sortie

01/12/2010 Inventaire physique 504/12/2010 PDA Diouloulou 50 55 Exp : 07/2013 XMT 310

06/12/2010 Vente journalière 10 45

Remarque :

Il ne suffit pas de compléter les fiches de stock à chaque mouvement. En effet, si la colonne « stock restant » (ou solde) permet de connaitre en permanence le stock théorique du produit, c'est-à-dire celui obtenu par le suivi des mouvements, il doit être validé par un comptage des unités de produits en stock ou stock réel ; c’est ce qu’on appelle l’inventaire physique.

5. L’inventaire physique.

Il est important de compter les produits en stock, à intervalles réguliers (minimum une fois par mois), on appelle cela l’inventaire physique.Il peut être judicieux d’utiliser une « fiche inventaire », qui peut être pré remplie et devenir

32

un outil indispensable pour la préparation d’une commande. Son utilisation sera détaillée dans la partie consacrée à la préparation d’une commande.

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FICHE D'INVENTAIRE

Date :

N°Désignation (DCI, forme

galénique, dosage) Unité

Stock Max

Stock Disponi

ble Utilisabl

e

QAC

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Cet inventaire permet :

- de vérifier si le nombre de produits en stock correspond au nombre inscrit dans la colonne « stock restant » de la fiche de stock (contrôle permanent du stock) ;

- d’identifier les écarts entre les stocks théoriques et les stocks physiques /réels ;

- de réajuster le stock ;

- de déterminer le niveau de stock et au besoin renouveler celui-ci ;

- d’identifier les produits périmés ou détériorés et les retirer du stock.

Dans les conditions idéales de gestion des stocks, la seule fiche de stock devrait permettre de connaitre à tout instant le niveau de stock, elle est pour cela le premier élément de contrôle du stock. Mais la gestion de stock n’est pas à l’abri d’écart entre les quantités réelles en stock et immédiatement utilisables et les quantités supposées consignées dans les documents de gestion.C’est là tout l’intérêt de la pratique de l’inventaire, qui consiste en un comptage physique des quantités pour connaitre ce dont on dispose réellement et en quelles quantités (utilisables). Fréquemment et intelligemment mené, l’inventaire met à l’abri des surprises.L’inventaire doit être réalisé avant le passage de chaque commande, ou au minimum une fois par mois.Dans un souci de transparence, pour éviter des pertes et des conflits, il est réalisé idéalement par deux personnes.

1) Il faut comparer les articles un par un.

2) Compter le nombre d’unités de produits en stock, (ou compter les boites et ensuite convertir le nombre obtenu en unités de compte). Le nombre d’unités décomptées constitue le résultat de l’inventaire physique.

3) Comparer le résultat à l’existant (colonne « stock restant ») des fiches de stock puis mettre celui-ci à jour si nécessaire.

4) Dans le cas où le résultat del’inventaire ne correspond pas au résultat attendu, c’est-à-dire au résultat initialement inscrit dans la colonne « stock restant », faire une vérification, par un 2ème comptage. Puis si confirmation, réajuster le stock.

Chercher la raison de cet écart.Il se peut que le nombre réel de produits stockés soit supérieur ou inférieur à celui qui est indiqué sur la fiche de stock. Quelqu’un peut avoir oublié d’enregistrer un mouvement.Déterminer qui était de service, qui avait les clés du stock. Etre attentif, dans les jours qui suivent, à toute activité qui semblerait inhabituelle.Remarque N°1 : Quand on fait l’inventaire, s’assurer que les produits comptabilisés ensemble ont le même nom chimique (DCI), la même forme galénique, le même dosage (et éventuellement le même conditionnement selon l’unité choisie).Remarque N°2: Les inventaires physiques sont particulièrement importants pour les médicaments coûteux, tels que les ARV, certains antibiotiques, et pour les médicaments susceptibles d’être dérobés, tels que les stupéfiants.

Ecriture de l’inventaire sur la fiche de stock :

Tracer une double ligne en dessous de la dernière opération enregistrée.

Utiliser un stylo de couleur différente, rouge, pour tracer ces lignes et noter les informations relatives à l’inventaire.

Inscrire la date à laquelle l’inventaire est effectué. 35

Inscrire le mot « inventaire physique » en rouge dans la colonne « provenance/destination».

Enregistrer le résultat de l’inventaire (quantités physiques, le stock réel/compté) en rouge, dans la colonne « stock restant » et ceci grâce à la fiche d’inventaire.

Si une différence est constatée et confirmée, mentionner « écart » dans la colonne « remarques », calculer la différence entre la quantité attendue et la quantité réelle et la noter sur la fiche.

Le résultat de l’inventaire sera bien-sûr le stock de référence pour le mouvement suivant.

Mentionner la date de péremption dans la colonne « remarques».

Tracer une double ligne avant et après avoir noté le résultat de l’inventaire physique. Ces doubles lignes mettent en évidence le résultat de l’inventaire.

Remarque : S’il manque une fiche de stock, en chercher la raison.Etablir une nouvelle fiche de stock. Indiquer, dans la colonne « remarques », qu’il s‘agit d’une fiche de remplacement. Si l’ancienne fiche est retrouvée, la mettre à jour en y reportant toutes les informations enregistrées sur la fiche de remplacement, puis détruire la fiche de remplacement.

2. Etiquettede position.

Se référer au paragraphe « Rangement et étiquetage des étagères ».

3. Registre de sortie des médicaments par malade.

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REGISTRE DE SORTIE DES MEDICAMENTS PAR MALADE

Structure:

DateNuméro d'ordre

Numéro d'ordonnanc

e (ou de consultation

)

Prénom - Nom ProvenanceNature du produit

(DCI, forme galénique, dosage)

Quantité distribué

e

Prix unitaire Prix total

Observations -

remarques

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Ce registre sert à enregistrer les quantités de produits données aux malades, il permet de suivre les ventes des médicaments et de remplir la « fiche journalière de distribution des médicaments » et le « cahier de versement journalier des vendeurs » ; il permet aussi de vérifier si le malade a acheté le traitement complet et payé le prix correct.A chaque fois que le gérant délivre des médicaments à un patient, il doit noter sur le registre de sortie des médicaments par malade les renseignements suivants : - Date de la vente.

- Numéro d’ordre du malade.

- Numéro d’ordonnance (ou de consultation) ; il s’agit du numéro qui figure dans le registre de consultation, en même temps que sur l’ordonnance.

- Nom + prénom + âge + sexe du patient.

- Provenance du patient (adresse, village d’origine).

- Nature du ou des produit(s) / Traitement(s) délivré(s) : nom(s) du (des) médicament(s) (DCI, forme galénique, dosage)

- Quantité(s) délivrée(s).

- Prix unitaire : noter le prix d’une unité de médicament (et le prix du ticket de consultation).

- Prix total : indiquer le prix total par médicament, ainsi que la somme totale à régler par le malade, en additionnant les prix totaux de tous les médicaments et le prix du ticket de consultation.

Remarque :

Le traitement d’une affection peut occasionner la sortie d’un ou plusieurs médicaments au cours d’une même journée. Dans ce cas, les colonnes « date, numéro d’ordre, numéro d’ordonnance, prénom-nom, provenance » sont remplies une seule fois. Par contre, les colonnes « nature du produit, quantité distribuée, prix unitaire, prix total, observations » sont remplies autant de fois qu’il y a sortie de médicaments.A la fin de la journée, le gestionnaire doit tirer un trait et noter, en rouge, sur la largeur de la page, le nombre total de clients et le total des recettes de la journée (en chiffres et en lettres).De même, à la fin de chaque semaine et de chaque mois, il doit tirer un trait rouge et noter les renseignements précédents. Puis changer de page au début de chaque mois.C’est à partir de cet outil qu’il sera possible de remplir le registre de distribution journalière.Le remplissage du registre de distribution journalière des médicaments sera facilité par l’utilisation de la fiche des sorties cumulées de la journée.

4. Fiche journalière des sorties cumulées

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FICHE JOURNALIERE DES SORTIES CUMULEES

Date :

Désignation (DCI, forme galénique, dosage)

Unité Sorties Total

C’est une fiche pré-remplie avec la liste des produits détenus (toujours dans le même

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ordre défini) par la structure. Chaque sortie de la journée sera inscrite au crayon, et le total des sorties de la journée peut être ainsi être rapidement déterminé. La feuille sera gommée une fois les informations utiles obtenues et peut servir pour le jour suivant.Cette feuille permet de connaitre la consommation journalière de chaque produit et permet aussi de remplir rapidement d’autres outils de gestion tels que la fiche de stock, le registre de distribution journalière des médicaments, etc.

5. Registre de distribution journalière des médicaments

Ce registre est encore appelé fiche journalière de consommation de médicaments et matériel médical consommableoufiche journalière de consommation de médicaments et matériel renouvelable et vaccins.

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REGISTRE DE DISTRIBUTION JOURNALIERE DES MEDICAMENTS Structure : .................... Année : …………… Mois : …………

Jour

Produits01020304050607080910111213141516171819202122232425262728293031

Total Mois

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Ce registre est constitué de feuilles avec les noms des produits (qui peuvent-être pré-imprimés) dans un ordre défini (par ordre alphabétique par exemple). Il est remplit quotidiennement (en fin de journée).

Il permet de connaitre la consommation journalière des médicaments, du matériel médical consommable et des vaccins, et de remplir le cahier de stock.

Remplissage :

Le premier jour du mois, reporter intégralement dans la colonne « produits » l’ensemble des médicaments essentiels et autres produits distribués/dispensés.

A la fin de chaque journée, pour chaque produit, le cumul total des unités dispensées aux patientsou distribués aux clients du jour est fait (valeur facilement obtenue à partir de la fiche des sorties cumulées). Cette quantité totale de médicaments vendus est alors enregistrée dans la case de croisement de la ligne du médicament et de la date de sortie correspondante.Pour apprécier les ruptures, il faut hachurer les cases lorsque le médicament n’est pas disponible car en rupture.

6. Cahier de stock

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Ce registre a le format d’un cahier regroupant tous les produits.

Il est rempli mensuellement à partir du « registre de distribution journalière des médicaments » et des fiches de stock.

Son intérêt est de faciliter la compréhension des mouvements et de la situation de stock des médicaments et ceci tous les mois.

Son remplissage :

1. Attribuer un numéro d’ordre séquentiel mensuel à chaque produit ; le dernier numéro d’ordre indique le nombre de produits en stock.

Il est conseillé de garder la même séquence pour tous les outils de gestion (fiche d’inventaire, fiche des sorties cumulées, etc.).

2. Indiquer la désignation du produit stocké.

3. Indiquer le stock de sécurité (ou seuil d’alerte) du produit.

4. Indiquer la quantité en stock au début du mois concerné.

5. Indiquer la quantité entrée durant le mois concerné.

6. Indiquer la quantité totale (= quantité en stock en début de mois + total des entrées du mois).

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CAHIER DE STOCK

Structure : Mois :

Numéro

d'ordre

Désignation (DCI, forme galénique,

dosage)

Unité

Stock de

sécurité

Stock début

de mois

Total entrées du mois

Quantité

totale

Total sorties du mois

Stock fin de mois

Observations

7. Indiquer la quantité sortie à la fin du mois concerné.

8. Indiquer la quantité en stock à la fin du mois concerné (= quantité totale – total des sorties du mois).

9. Indiquer dans la colonne observations toutes informations utiles complémentaires.

7. Carnet de commande/livraison

Cet outil est encore appelé bon de commande ou fiche de réquisition.

Se référer au paragraphe « Les étapes de la commande ».

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CARNET DE COMMANDE / LIVRAISON

Numéro de commande :……………………. Date : ………………..

Identification de la structure /du service : ………………………

Commande effectuée à : …………………….. Par :…………………….

Commande approuvée par : ………………………. Signature :

N°d’ordre

Désignation des

produitsUnité

Quantité Prix unitaire Prix totalCommand

éeLivrée Command

éLivré Comman

dé Livré

Prix total

Somme reçue (en chiffres et en lettres) :Date de livraison :Nom et signature du livreur :Nom et signature du transporteur :Nom et signature du réceptionnaire :

Observations :

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Ce document se présente généralement sous la forme d’un carnet à souches à trois exemplaires (1 souche et 2 copies détachables).- 1 exemplaire (la souche) sera conservé par la structure passant commande ;- 1 exemplaire est destiné au fournisseur (exemple : dépôt périphérique);- 1 exemplaire pour le comité de santé, responsable du centre de santé ou service comptabilité selon les cas.

Remplir le carnet de commande/livraison permet : - D’éviter les erreurs et oublis lors de la commande en le remplissant préalablement avant de se diriger chez le fournisseur.- De noter les différences entre commande et livraison.- De justifier les achats de médicaments vis-à-vis des autorités de supervision.

Il doit être rempli à chaque fois qu’une commande est passée, et pour tous produits (médicaments, vaccins, outils de gestion, etc.). Pour se faire, il faut remplir : • Le numéro de commande ;

• La date ;

• L’identification de la structure ou du service ;

• Le lieu de préparation de la commande et le nom de la personne l’ayant effectuée ;

• Le nom des produits et la présentation ;

• L’unité désirée ;

• Les quantités commandées ;

• Le prix unitaire commandé ;

• Le prix total commandé ;

• Le total en bas de page.

Le reste du carnet sera rempli par le fournisseur, c'est-à-dire, le nom et signature de la personne approuvant la commande et les colonnes :

Quantité livrée ;

Prix unitaire livré ;Prix total livré.

Le document devra être signé pour la livraison par le livreur/fournisseur et par le transporteur (s’il existe un service de livraison).

Les informations telles que boites ouvertes ou abimées seront indiquées dans la rubrique « observation ».

Remarque : Il est très important de numéroter progressivement les bons (exemple pour le premier de l’année : 001/2011 ; le deuxième : 002/2011).

46

Quelques compléments d’informations selon le niveau de la structure :

8. Formulaire de commande de produits pharmaceutiques

Ce formulaire est une variante du carnet de commande/livraison.

Selon le même principe les items suivants seront remplis préalablement par la structure passant commande :

- Structure;

- Numéro de commande;

- Désignation des produits;

- Conditionnement;

- Numéro de code;

- Quantité commandée.

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Case de santé Poste de santéCentre de

santéDépôt

périphérique

Détenu, rempli et signé par

Agent de santé ICPResponsable de

serviceGestionnaire

Co-signature d'un membre du comité de santé

Approbation par

ICP dont la case dépend

Gestionnaire du dépôt

périphérique

Gestionnaire du dépôt

périphérique

Gestionnaire du dépôt du niveau

supérieur

Réception

Signature par l'ASC et un membre du

comité de santé

Signature par l'ICP et un

membre du comité de santé

Signature du responsable du

service

Gestionnaire du dépôt

périphérique

Conservation

1 copie pour le gérant du dépôt, 1 copie pour le

comité de santé, la souche dans le carnet pour

l'ICP

1 copie pour le gérant du dépôt, 1 copie pour le responsable du centre de santé, la souche dans

le carnet pour le responsable du

service demandeur

Le reste sera rempli par le fournisseur.

48

FORMULAIRE DE COMMANDE DE PRODUITS PHARMACEUTIQUES

Structure : Signature : Numéro de commande :

Fournisseur :

Signature : Numéro du bon de sortie :

Date de réception : Date d'expédition :

Partie réservée au fournisseur

Nombre total de cartons expédiés :

Désignation des produits

Conditionnement

Numéro de code

Quantité commandée

Numéro de code

Quantité délivrée

49

9. Rapport mensuel de gestion des médicaments

50

Ce rapport mensuel de gestion des médicaments peut servir pour le suivi de gestion de structures pharmaceutiques en sélectionnant des médicaments traceurs, afin de relever pour chacun leur :

- CMM ;

- Stock en fin de mois ;

- Nombre de mois de stock disponible ;

- Total des sorties du mois ;

- Nombre de jours de rupture de stock dans le mois ;

- Pertes (écarts et ajustements) ;

- Quantités commandées ;

- Quantités reçues dans le mois.

10. Cahier de péremption

51

RAPPORT MENSUEL DE GESTION DES MEDICAMENTS

Structure : Année : Mois :

Produits traceurs (DCI, forme galénique,

dosage)

Unité CMM Stock fin du mois

Nombre de mois de stock disponibl

e

Total sorties/consom

mations du mois

Nombre de jours

de rupture de stock

Pertes Quantité command

ée

Quantité livrée

Vols Périmés

Cassés

CAHIER DE PEREMPTION

Année : Mois :

Désignation (DCI)Forme

galéniqueDosage

Numéro de lot

Quantité reçue

52

Se référer au paragraphe « PROTOCOLE DE RECEPTION DE COMMANDE ».

C’est un cahier dont chaque page représente un mois de l’année.

Pour chaque produit reçu, sont notés : la DCI, la forme galénique, le dosage, le numéro de lot ainsi que la quantité reçue à la page correspondante à son mois de péremption.

Le 1 er jour de chaque mois , le cahier est vérifié, les médicaments périmés sont sortis du stock (physiquement ainsi que sur la fiche de stock) et la quantité des périmés est notée sur une fiche appelée « fiche des périmés/cassés ».

53

11. Fiche des périmés/cassés

54

FICHE DES PERIMES/CASSES

DateDésignation (DCI, forme galénique,

dosage)

N° de lot

UnitéQuantit

éPrix

unitaireValeur

Observations

A chaque fois que des produits sont retirés du stock pour cause de péremption ou dégradation, il faut noter le mouvement sur la fiche de stock mais également sur la fiche des périmés/cassés.

55

Il faut noter :

- La date du retrait ;

- Les produits concernés ;

- Leur numéro de lot ;

- L’unité ;

- La quantité retirée ;

- Le prix d’une unité ;

- Et finalement la valeur totale du retrait.

Le remplissage de cette feuille au fur et à mesure des retraits, sera un gain de temps lors de la réalisation de la destruction des produits périmés/cassés mis de côté. Cette fiche pourra être associée au procès verbal de destruction.

12. Cahier de versement journalier des vendeurs de tickets des médicaments essentiels

56

CAHIER DE VERSEMENT JOURNALIER DES VENDEURS DE TICKETS / MEDICAMENTS

Structure :

Date CA CE CPN VACC. ACCOU. Autres recettes

Médicaments

Signatures

ObservationsICP Trésorier

Vendeurs

Tickets Médicaments

57

Ce cahier est retrouvé au niveau des postes de santé (l’équivalent pour les centres de santé étant le « journal des recettes »).

Il est généralement détenu et rempli tous les jours par le trésorier, suivant les données provenant des vendeurs de tickets (carnet de ticket) et médicaments (registre journalier de distribution).

Dans les structures de petite taille, par manque de personnel, il n’est pas rare que ce soit le gestionnaire qui remplisse ce document.

Il est signé par l’ICP, le trésorier, le gestionnaire de la pharmacie et le vendeur de tickets, et permet de connaître les entrées par jour et par rubrique.

Il facilite aussi le remplissage du « bilan mensuel des recettes et dépenses » (pour la partie « recettes »).

Pour le remplissage :

- Indiquer la date du versement.

- Indiquer le montant de la somme provenant des consultations adultes toutes activités confondues dans la colonne « CA » ;

- Indiquer le montant de la somme provenant des consultations enfants toutes activités confondues dans la colonne « CE » ;

- Indiquer le montant de la somme provenant des consultations prénatalesdans la colonne « CPN » ;

- Indiquer le montant de la somme provenant des vaccinations PEV dans la colonne « VACC » ;

- Indiquer le montant de la somme provenant des accouchements dans la colonne « ACCOU » ;

- Indiquer le montant de la somme provenant d’autres recettes dans la colonne « Autres recettes » ;

- Indiquer le montant de la somme provenant de la vente des médicaments et matériel médical vendus aux malades dans la colonne « médicaments » ;

- Exiger la signature des responsables désignés (ICP, Trésorier, vendeurs de tickets et vendeurs de médicaments) ;

- Dans la colonne « observation », indiquer les informations utiles complémentaires.

13. Journal des recettes

58

JOURNAL DES RECETTES

Structure : Date :

Nom et

prénom

N.Fact. CA CECons.

Médec.Cons.

Chirur. CPN PEV Labo R.X. Hosp.Interv. Chir. Accouc.

Serv. Dent.

Médi. Et

Cons.…

Observ./Totaux et total

général

59

Ce journal des recettes est utilisé au niveau des centres de santé et est constitué de feuilles qui sont remplies en 2 exemplaires :

- Un pour le service de facturation ;

- Et un autre pour le service comptable.

Il est rempli pour chaque vente et un total est réalisé en fin de chaque journée. Le remplissage se fait par le personnel du service de facturation car il est impératif de centraliser dans un seul point tous les encaissements.

Ce journal de recettes permet de connaître les entrées par jour et par rubrique ; en facilitant la préparation du « bilan mensuel des recettes et dépenses » (pour la partie « recettes »).

Il doit être vérifié tous les jours par le trésorier, le comptable et le vendeur : vérification des montants en caisse et des totaux ; vérification des montants sur les factures et ceux reportés sur le registre. Il est impératif de faire un arrêté de caisse, en deux exemplaires, entre le vendeur et celui qui enlève l’argent (trésorier ou comptable).

L’exemple de journal de recettes est à adapter à chaque centre de santé selon les types de services disponibles.

Remplissage, en fonction des colonnes :

- Indiquer le nom et prénom du malade.

- Indiquer le numéro de la facture ou du ticket donné au malade dans la colonne « N. Fact. » ;

- Indiquer le montant de la somme provenant des consultations adultes au triage infirmier (> de 15 ans) dans la colonne « CA » ;

- Indiquer le montant de la somme provenant des consultations enfants au triage infirmier (< de 15 ans) dans la colonne « CE » ;

- Indiquer le montant de la somme provenant des consultations chez le médecin (dans le cas où le malade préfère aller directement chez le médecin sans aller au triage) dans la colonne « Cons. Médec. » ;

- Indiquer le montant de la somme provenant des consultations chirurgicales (chez le chirurgien) dans la colonne « Cons. Chirur. » ;

- Indiquer le montant de la somme provenant des consultations prénatales dans la colonne « CPN » ;

- Indiquer le montant de la somme provenant des vaccinations PEV dans la colonne « PEV » ;

- Indiquer le montant de la somme provenant du laboratoire dans la colonne « Labo » ;

- Indiquer le montant de la somme provenant de la radiologiedans la colonne « R.X. » ;

- Indiquer le montant de la somme provenant des hospitalisations dans la colonne « Hosp. » ;

- Indiquer le montant de la somme provenant des interventions chirurgicales dans la colonne « Interv. Chir. » ;

- Indiquer le montant de la somme provenant des accouchements dans la colonne « Accouc. » ;

- Indiquer le montant de la somme provenant du service dentaire dans la colonne « Serv. Dent. » ;

60

- Indiquer le montant de la somme provenant de la vente des médicaments et du matériel consommable dans la colonne «Médi. Et Cons. » ;

(Une colonne est laissée vide pour rajouter d’autres recettes).

- Indiquer les informations utiles complémentaires, le total pour chaque ligne (montant de chaque facture) dans la colonne « Observ./Totaux et total général ».

Puis, à la fin de la journée, totaliser les montants de chaque colonne et le total général versé au trésorier ou au comptable. Il est impératif de faire un arrêté de caisse en 2 ou 3 copies : une copie pour le service de facturation, une autre pour le service de comptabilité, et une, éventuellement, pour le trésorier.

14. Livret de caisse

61

LIVRET DE CAISSE

Structure : Page :

DateRéférence (type et n°

doc.)

Nature de l'opération

Entrées Sorties Solde Observations

Ce livret doit être complété à chaque opération concernant la caisse du poste et du centre de santé.

Il permet de connaitre la situation de la caisse et la nature des entrées et des sorties.

Il est détenu et rempli par le trésorier ou par le comptable ; rempli simultanément avec le cahier de versement journalier des recettes pour les postes et le journal de recettes pour les centres de santé, ainsi qu’avec le carnet de bon des dépenses.

Remplissage des colonnes :

- Indiquer la date pour toute opération.

- Indiquer le type et le numéro du document de référence. Pour les entrées, le numéro de référence de versement journalier des recettes ; pour les sorties, le numéro des pièces justificatives des dépenses (bon de dépenses ou facture/reçu).

- Indiquer la nature de l’opération (exemple, recettes de la journée, achat des médicaments, etc.).

Remarque : quand une page est terminée et qu’une autre est entamée, indiquer le solde antérieur « reporté » à la page actuelle.

- Indiquer le montant des entrées à la date mentionnée dans la colonne « entrées ».

- Indiquer le montant des sorties à la date mentionnée dans la colonne « sorties ».

- Indiquer le montant en caisse (= solde antérieur + entrées – sorties).

- Indiquer les informations utiles complémentaires. Eventuellement exiger la signature du responsable désigné.

Remarque :

Numéroter les pages.

15. Bilan mensuel des recettes et dépenses (Poste de santé )

BILAN MENSUEL DES RECETTES ET DES DEPENSES

Année :Poste de santé de :

Mois :

MontantA Solde antérieur

B Recettes du mois

Consultations adultes Consultations enfants Consultations prénatales Vaccination Accouchements Médicaments Soins (Pansements, injections…)

Total recettes C Disponible en caisse (A+B)

D Dépenses du mois

Médicaments et consommables médicaux Outils de gestion Personnel Gaz Electricité Carburant Maintenance des locaux Maintenance chaîne du froid Maintenance véhicules Charges exceptionnelles Autres dépenses

Total dépenses E Solde en caisse (C-D)

Signatures : ICP :

Président du comité de santé :

Trésorier du comité :

Ce registre est un carnet à quatre feuillets dont trois détachables carbonés (1 pour le district, 1 pour le président du comité, et 1 pour le trésorier ; l’original restant en possession de l’ICP).

Il est détenu par l’ICP, rempli une fois par mois et signée par l’ICP, le président et le trésorier.

Ce registre mensuel des recettes et des dépenses permet de connaître les totaux des entrées et des sorties pour chaque mois d’activité. Il doit être rempli à partir des informations contenues dans le livret de caisse, le livret de banque et le cahier de versement journalier des vendeurs.

Remarque :

Toutes les entrées et sorties de trésorerie doivent être comptabilisées et reportées dans le bilan mensuel, peut importe leur provenance (Etat, ONG, etc.). Il est très important que toutes les entrées et sorties d’argent soient comptabilisées dans le livret de caisse et de banque et ainsi dans le bilan mensuel. Toutes donations (ONG, privées, etc., ainsi que les subventions de l’Etat) doivent paraître sur le bilan.

16. Bilan mensuel des recettes et dépenses (Centre de santé)

BILAN MENSUEL DES RECETTES ET DEPENSES

Centre de santé : Année : Mois :

Recettes DépensesRubriques Caisse Banque Total Rubriques Caisse Banque Total

Consultations Adultes Médicaments et consommables Consultations Enfants Outils de gestion Consultations prénatales Personnel Consultations médecin Gaz Consultations chirurgien Electricité Vaccination Carburant Accouchements Maintenance locaux Interventions chirurgicales Maintenance chaine du froid Soins (Pansements, injections) Maintenance véhicules Laboratoire Produits d'entretien Radiologie Hospitalisation Service dentaire Médicaments et consommables Contributions de l'Etat Totaux Totaux Solde reporté Total recettes du mois Total dépenses du mois Solde à reporter

66

Ce document est soit constitué de feuilles reproduites par le service de comptabilité soit d’un carnet à quatre feuillets dont trois sont détachables carbonés (1 copie pour le district, 1 pour le président et 1 pour le trésorier).

Il est détenu par le comptable/gestionnaire de la structure, rempli mensuellement, et signé par le responsable du centre de santé, le président et le trésorier du comité de gestion.

Ce registre mensuel des recettes et des dépenses permet de connaître les totaux des entrées et des sorties pour chaque mois d’activité. Il doit être rempli à partir des informations contenues dans le livret de caisse, le livret de banque et le cahier de versement journalier des vendeurs.

Remarque :

Toutes les entrées et sorties de trésorerie doivent être comptabilisées et reportées dans le bilan mensuel, peut importe leur provenance (Etat, ONG, etc.). Il est très important que toutes les entrées et sorties d’argent soient comptabilisées dans le livret de caisse et de banque et ainsi dans le bilan mensuel. Toutes donations (ONG, privées, etc., ainsi que les subventions de l’Etat) doivent paraître sur le bilan.

17. Cahier de versement bancaire

Ce cahier est tenu par le gérant (vendeur de médicaments et consommables, vendeurs de tickets).Il lui permet de prouver qu’il a effectivement versé des fonds de la recette (du jour ou de la période) au trésorier.Il contient les colonnes suivantes :- Date du versement.

- Nature du versement (recettes de telle date à telle date).

- Montant du versement en chiffres et en lettres.

- Signature du déposant, le gérant.

- Signature du receveur, le trésorier ou son remplaçant.

Exemple :

Dans un poste, les versements du gérant au trésorier ont lieu tous les 3 jours.A la fin de la journée du 2 mai 2009, lé gérant X compte la recette de la journée, vérifie que la somme est identique à la recette journalière calculée dans le registre de sortie de médicaments par malade. Il remplit alors son cahier de versement comme suit, le signe et le fait signer au trésorier Y :

DateNature du versement

Montant DéposantReceveur

30/04/09

Recettes du 27/04/09 au

30/04/09

Huit mille cinq cent cinquante

francs CFA

(8550 FCFA)

Signature X Signature Y

02/05/09

Recettes du 31/04/09 au

02/05/09

Sept mille quatre cent

cinquante francs CFA

(7550 FCFA)

Signature Y Signature Y

V. Comment passer une commande en se basant sur la consommation antérieure ?

Une gestion des stocks efficace signifie que les produits sont disponibles pour les patients qui en ont besoin.Les médicaments sont d’autant plus susceptibles d’être disponibles si les commandes sont faîtes régulièrement et correctement (en se basant sur les consommations antérieures).La commande s’effectue habituellement de façon mensuelle.En effet, une bonne prise en charge des différentes pathologies est conditionnée par la disponibilité des médicaments et consommables associés, nécessitant une bonne gestion des stocks au niveau des structures de prise en charge.De bonnes commandes, avec de bonnes estimations des besoins, ne sont possibles que si, au préalable, les outils de gestion sont correctement tenus.Pourquoi est-il important de connaître les quantités de produits nécessaires et passer des commandes régulières dans l’établissement?Ceci permet :

• D’éviterles ruptures de stock (produits dont le stock est épuisé) ;• D’éviter le sur-stockage etle gaspillage (excédent de produits en stock,pertes liées à la péremption ou mauvaise gestion des produits) ;• De pouvoir proposer des services de santé fiables (disposer des médicaments qu’il faut, et de façon pérenne).

Dans l’idéal, la commande doit se préparer en collaboration entre le personnel prescripteur et le gérant de la pharmacie afin que les médicaments désirant d’être prescris soient disponibles à la pharmacie.En général, le calcul des quantités de produits à commander doit être basé sur les quantités de produits utilisées ou leur consommation antérieure, d’où l’importance de remplir correctement les outils de gestion.La Quantité A Commander (QAC) se calcule pour chaque produit sur la base des paramètres suivants :

1) La Consommation Moyenne Mensuelle (CMM) ;

2) Le Stock Restant ou Stock Disponible Utilisable (SDU) ;

3) Les Stock de Sécurité ou Stock Minimum (SS ou SMin) et Stock Maximum (SMax).

1. Consommation Moyenne Mensuelle (CMM)

La Consommation Moyenne Mensuelle (CMM) d’un produit est le nombre d’unités habituellement consommées (ou vendues, utilisées) pendant un mois dans la structure.Elle se calcule à partir des sorties sur une période donnée, à l’aide des fiches de stock ou du registre de distribution journalière des médicaments.La consommation peut augmenter ou diminuer selon les mois, en fonction de la fréquentation et des variations saisonnières.

La CMM se calcule à l’aide de la formule suivante, généralement au minimum sur 3 mois :

=

Ou encore CMM =

La CMM est au minimum calculée sur les 3 derniers mois mais, si les fiches de stock le permettent, un calcul sur une plus longue période permet une meilleure estimation de la consommation.Plus la période étudiée est longue (3, 6 ou même 12 mois) plus le calcul est fiable.

- Une année est une période adéquate pour calculer la CMM et en calculant les consommations sur plusieurs années, il sera observé des variations de la consommation, liées par exemple aux différentes saisons de l’année, à la survenue d’épidémies, ou même à l’augmentation de la population.

La CMM doit donc être recalculée périodiquement (ex : trimestriellement) pour tenir compte de l’évolution des ventes avec le temps.Si l’actualisation se fait annuellement, il faut additionner le nombre d’unités de chaque produit délivrées chaque mois pendant l’année écoulée et le nombre d’unités de chaque produit délivrées au cours de l’année précédente. Diviser le nombre total d’unités par le nombre total de mois considérés.La mise à jour des CMM donne une idée précise de la consommation antérieure. Elle permet de mettre en évidence les augmentations ou diminutions de la consommation en fonction des saisons, des épidémies ou d’autres causes particulières à la région.Les étapes pour calculer cette Consommation Moyenne Mensuelle (CMM) : a) Compter le nombre d’unités sorties par mois pour la période considérée.

Compter le nombre d’unités délivrées par mois depuis que l’on a commencé à tenir des fiches de stock (cette valeur est aussi retrouvée dans le registre de distribution journalière des médicaments).b) Additionner le nombre d’unités sorties au cours de chaque mois considéré.

La somme est la quantité de produits consommés au cours des mois considérés.c) Diviser la somme par le nombre de mois considérés.

Le résultat correspond à la consommation moyenne mensuelle.Remarque 1 : Si un chiffre de CMM n’est pas un entier (un demi, trois quart, etc.), il faut l’arrondir à l’entier supérieur (le plus proche vers le haut) pour éviter les ruptures de stock (un et demi devient deux, deux trois quart devient trois). Des portions d’unité, par exemple un demi flacon d’aspirine, ne peuvent être commandées. Il faut, par conséquent, toujours utiliser le chiffre rond (entier supérieur) le plus proche.Remarque 2 : Si les documents de gestion sont utilisés pour la première fois, calculer la CMM après 3 mois puis la recalculer après 6 mois, puis après 9 mois, puis 12 mois etc. Parfois la CMM n’est recalculée ensuite que tous les ans.Remarque 3 :Le calcul de la CMM n’est pas valide si le produit a connu des ruptures de stock pendant les mois considérés (que ce soit au niveau du stock de la structure ou au niveau du stock du fournisseur). S’il y a eu des ruptures, calculer la CMM uniquement pour les mois pendant lesquels le produit a été disponible. Ne pas prendre en compte les mois comportant une période de rupture.Exemple : Calcul de la CMM pour l’ACT adulte (plaquette de 6 comprimés) du dépôt de Diouloulou.a) Il y a eu les sorties suivantes (sans période de rupture) sur la fiche de stock :

- Mois d’avril : 100 plaquettes.

- Mois de mai : 130 plaquettes.

- Mois de juin : 150 plaquettes.

- Mois de juillet : 125 plaquettes.

La consommation totale (le total des sorties) pour les 4 mois est de 100 + 130 + 150 + 125 = 505 plaquettes.La CMM de juillet à octobre est donc de : 505 / 4 = 126,25 plaquettes par mois que l’on arrondit. La CMM pour la période avril-juillet = 127 plaquettesb) 3 mois plus tard, on met à jour la CMM en intégrant les nouvelles sorties :

- Mois d’août : 170 plaquettes

- Mois de septembre : 230 plaquettes

- Mois d’octobre : 250 plaquettes

La consommation totale pour les 7 mois est de 100 + 130 + 150 + 125 + 170 + 230 + 250 = 1155 plaquettes.La CMM pour la période avril-octobre devient donc 1155 / 7 = 165 plaquettes par mois.

Il faudra donc tenir compte de cette augmentation de la CMM lors du calcul des quantités à commander.

2. Stock Restant ou Stock Disponible Utilisable (SDU)

Le Stock Disponible Utilisable (SDU) est le nombre d’unités d’un produit qui est en stock et qui peut être utilisé et dispensé/distribué. Sont exclus du SDU les produits endommagés ou périmés. Il est facile de le déterminer en réalisant un inventaire physique avant d’établir la commande.

Le stock physique/réel est obtenu à l’inventaire après en avoir enlevé les périmés/cassés : on l’appelle également SDU.

3. Stock de sécurité / Stock Minimum / Seuil de commande ou d’alerte ou de réapprovisionnement , et Stock Maximum

Le stock de sécurité correspond au stock minimum à avoir afin d’éviter la rupture.On part de l’idée qu’il doit toujours y avoir une quantité minimale de chaque produit pour garantir le fonctionnement des services (méthode du stock permanent) alors cela signifie que quand la quantité en stock atteint cette valeur minimale (stock de sécurité) il faut s’assurer qu’une commande est prévue, sinon en déclencher une.Pour calculer cette valeur minimale, il existe plusieurs formules.Dans le cas de commandes mensuelles, généralement :Stock de sécurité = 1 X CMM = Stock minimum (correspond à la consommation entre 2 commandes, normalement 1 mois)Remarque :Si la trésorerie le permet et que les dates de péremption des produits ne sont pas trop courtes, il est possible d’augmenter le stock de sécurité, par exemple à 2 X CMM.De cette manière, une marge de prudence plus importante couvre les problèmes éventuels des fournisseurs (ruptures de stock...).Une fois le stock de sécurité déterminé, il est alors possible de calculer le stock maximum indispensable au calcul de la Quantité A Commander.Calcul du stock maximum : Le stock maximum est la quantité maximale d’un produit qui vaut la peine de mettre en

stock. Il n’est pas convenable de garder beaucoup de produits en stock (immobilisation de l’argent, risque de péremption, etc.). Commander de manière à obtenir les stocks maximum de chaque produit permet de subvenir aux besoins jusqu’à la prochaine commande, même si une livraison programmée n’était pas effectuée.Comme pour le seuil d’alerte, il existe plusieurs formules pour le calculer :Stock Maximum = Délai entre 2 livraisons (en mois) X CMM + Stock de sécuritéAvec le plus souvent Stock de sécurité = 1 X CMMRappel : Sur la fiche de stock, utiliser un crayon gris pour noter le stock de sécurité et le stock maximum, car ils peuvent varier en fonction des besoins (augmentation ou diminution des ventes) ou fréquence de livraison.Si la consommation moyenne mensuelle d’un produit change, effacer le Stock de Sécurité inscrit sur la fiche de stock, recalculer le nouveau, et utiliser un crayon gris pour inscrire le nouveau chiffre sur la fiche. Indiquer que le seuil a changé dans la colonne« remarques ».Tenir compte du nouveau chiffre pour déterminer le Stock Maximum (et faire également les modifications sur l’étiquette de position) et ainsi les quantités à commander.Exemple : A la PDA de Diouloulou, les produits sont commandés chaque mois.La CMM des comprimés pédiatriques de cotrimoxazole (sulfaméthoxazole + triméthoprime 100 + 20 mg) est de 3 boîtes.Le stock maximum est donc de : 1 X 3 + 3 = 6 boites.

4. Calcul de la Quantité A Commander (QAC)

Une fois que l’on connait la CMM, le Stock de Sécurité, le Stock Maximum, ainsi que le SDU (via l’inventaire) ; il suffit juste d’appliquer une formule pour connaître la QAC :

QAC = Stock maximum – SDU

QAC = Délai entre 2 livraisons X CMM + SS – SDU

Soit pour une commande mensuelle, la formule se simplifie :QAC = 1 X CMM + CMM – SDU QAC = 2 X CMM – SDU

Et sinon dans le cas d’une commande trimestrielle, la formule devient :QAC = 3 X CMM + CMM – SDU QAC = 4 X CMM – SDU

Quand le jour fixé dans la structure pour passer la commande est arrivé, après contrôle du stock comparer le SDUet le Stock Maximum de chacun des produits en stock.Commander tous produits dont le SDUest inférieur au Stock Maximum.Par contre, si le stock physique est supérieur au stock maximum, il ne faut pas commander.Il peut être intéressant d’afficher dans la structure un récapitulatif des formules utiles pour la préparation d’une commande, comme l’exemple suivant.

RAPPELS UTILES – Préparation de commande

Les valeurs des CMM, Stock de Sécurité et Stock Maximum sont à reporter sur:

• les fiches de stock

• les étiquettes de position

Elles sont à recalculer RÉGULIÈREMENT, tous les 3 mois.

CMM: nombre d'unités habituellement consommées pendant 1 mois.

Quantités consommées (somme des sorties) pendant (n) mois considérés

CMM = ------------------------------------------------------------------------------------

(n) mois considérés

Stock de Sécurité: Stock Minimum à avoir afin d'éviter une rupture.

SS 15j = ½ x CMM pour une commande tous les 15 jours

SS 1 mois = 1 x CMM pour une commande mensuelle

Stock Maximum: Stock à atteindre lorsque l'on passe une commande.

SMax 15j = 1 x CMM pour une commande tous les 15 jours

SMax 1 mois = 2 x CMM pour une commande mensuelle

SDU: Stock Disponible Utilisable = Stock réel obtenu à l’inventaire.

À noter au crayon gris

QAC: Quantité à commander.

QAC = SMax – SDU

5. Déterminer la fréquence des commandes

Le système des commandes peut varier d’une structure à une autre :

• Un fournisseur (pharmacie centrale d’approvisionnement, dépôt régional ou local, hôpital, etc.) peut fournir des produits pharmaceutiques selon un calendrier qu’il a fixé, (par exemple chaque mois, tous les 3 mois ou tous les 6 mois), ou selon les directives des programmes spécifiques (Programme National de Lutte contre le Sida, Programme des Nations Unis pour le Développement, Planification Familiale etc.). Parfois, les produits peuvent aussi être délivrés selon différents calendriers pour différents services. La fréquence de commande est donc imposée.

• Les commandes sont régulièrement passées auprès du fournisseur. La fréquence dépend donc de l’organisation propre de la structure. Mais les rythmes de livraisons peuvent être perturbés par les conditions climatiques ou des problèmes de transport.

Prendre connaissance du système de commande dans l’établissement.Dans le cas où la fréquence de commande est libre : En fonction des commandes antérieures, déterminer à quelle fréquence les commandes sont passées (fonction de la gestion et de la trésorerie) et planifier les prochaines commandes. Il est conseillé de fixer une fréquence de passage de commande (par exemple tous les 15 jours, le 1er de chaque mois, le premier lundi de chaque mois, le dernier lundi du trimestre, entre le 1er et le 5 de chaque mois etc.). Les commandes doivent être faites à une période précise du mois.Exemple :Commandes antérieures :

- 10 décembre 2009.

- 4 janvier 2010.

- 20 janvier 2010.

- 30 janvier 2010.

Dans ce cas, les commandes sont passées en moyenne tous les 15 jours, donc une commande toutes les 2 semaines serait l’idéal.La détermination de cette fréquence va permette de déterminer les valeurs retenues pour le stock de sécurité et le stock maximum.Des commandes rapprochées (par exemple tous les 15 jours) permettent de reconstituer une trésorerie confortable qui permettra par la suite de mensualiser la commande.La planification des commandes et son passage à date fixe a pour avantage de pouvoir éventuellement fermer l’établissement le jour où l’on va la chercher et la ranger (sans oublier qu’il est possible de déclencher une commande quand le stock passe en dessous du stock de sécurité).

6. Les étapes de la commande

1. Faire un inventaire physique

Compter pour chaque produit, le SDU présent sur les étagères.Passer devant chaque étiquette de position, permet de n’oublier aucun produit.Comparer la valeur obtenue à celle inscrite sur la fiche de stock, à modifier si nécessaire.Vérifier les dates de péremption.Pour gagner du temps il est possible de mettre en place une fiche inventaire pré-remplie des produits en stock. Dans ce cas, il suffit de faire l’inventaire et de le reporter sur la fiche d’inventaire et ensuite comparer les valeurs avec celles des fiches de stock.

2. Comparer le SDU au Stock Maximum:

• Dans le cas de produits à consommation stable :

- Si le SDU est inférieur au Stock Maximum, il faut passer le produit en commande. La quantité à commander correspond à la différence entre le Stock Maximumet le SDU.

- Si le SDU est supérieur ou égal au Stock Maximum, ne pas passer le produit en commande. Cette situation ne devrait pas être fréquente, toute commande devrait en principe ramener le SDUau niveau du Stock Maximum.

Exemple 1 : Quelle quantité de paracétamol 500 mg comprimé doit-on commander pour la commande mensuelle sachant que la CMM est de 400 boites et qu’il reste 150 boites en Stock Disponible et Utilisable ?La quantité de paracétamol à commander est de :QAC = 2 X CMM – SDU.QAC = 2 X 400 – 150 = 800 – 150 = 650 boites de paracétamol.Remarque : Si la QAC calculée est égale à zéro ou négative, le produit ne doit pas être commandé.Exemple 2 : Quelle quantité de cotrimoxazole (400+80) mg comprimé doit-on commander pour la commande mensuelle sachant que la CMM est de 100 boites et qu’il reste 220 boites en stock disponible et utilisable ?La quantité de cotrimoxazole à commander est de :QAC = 2 X CMM – SDU.QAC = 2 X 100 – 220 = 200 – 220 = - 20 boites de cotrimoxazole.La QAC est négative donc le cotrimoxazole ne doit pas être commandé ce mois-ci.

• Dans le cas d’une variation importante de la consommation (épidémie, variation saisonnière…) :

Le stock de sécurité déterminera le déclenchement de commande. Un stock inférieur au stock de sécurité doit entrainer le passage d’une commande, il ne faut pas attendre la date fixée pour déclencher la commande.

3. Exprimer la commande par écrit sur le formulaire de commande : carnet de commande livraison/fiche de réquisition/ formulaire de commande de produits pharmaceutiques

Le formulaire de commande est utilisé à la fois par la personne qui passe la commande et par la personne qui traite la commande (le fournisseur).Il permet d’établir facilement la liste des produis nécessaires.Lé gérant (et dans l’idéal, avec la collaboration du personnel prescripteur) doit remplir la première moitié du carnet de commande/livraison:

• Le numéro de commande ;

• La date ;

• L’identification de la structure ou du service ;

• Le lieu de préparation de la commande et le nom de la personne l’ayant effectuée ;

• Le nom des produits (DCI, forme galénique,dosage, présentation, numéro de code s’il existe) ;

• L’unité désirée ;

• Les quantités commandées ;

• Le prix unitaire commandé ;

• Le prix total commandé ;

• Le total en bas de page.

Ecrire lisiblement en lettres capitales afin d’être compris par tous.Le reste du carnet sera rempli par le fournisseur, c'est-à-dire, le nom et signature de la personne approuvant la commande et les colonnes :

Quantité livrée ;Prix unitaire livré ;

Prix total livré.

Ainsi à la réception de chaque commande effectuée, le gérant peut comparer les produits livrés aux produits commandés.Il est important de toujours noter l’expression des besoins réels (quantités souhaitées recevoir) sur le carnet de commande/livraison., même pour les produits dont on sait qu’ils sont en rupture au niveau du fournisseur.Noter les produits dont on sait qu’ils sont en rupture permet d’avoir un meilleur suivi des ruptures et permet au fournisseur de connaître les besoins réels de ses clients (et pourra ainsi en tenir compte pour ses prochaines commandes). En cas de rupture, le fournisseur notera « 0 » dans la colonne « Quantité livrée ».

Exemple : CARNET DE COMMANDE / LIVRAISON

Numéro de commande :………024//2010……………. Date :…

22/11/10……..

Identification de la structure /du service : …Poste de santé de Niomoune

(DS Diouloulou) …

Commande effectuée à : …Niomoune……….. Par :…ICP Moussa….

Commande approuvée par : ……Gestionnaire Manga….

Signature : X

N°d’ordre

Désignation des

produitsUnité

Quantité Prix unitaire Prix totalCommand

éeLivrée Command

éLivré Comman

dé Livré

5834Paracétamol 500 mg

cpCp 1000 1000 8 8 8000 8000

7067

Paracétamol

125mg/5ml sirop

Fl 50 0 200 0 10000 0

4089 SROSache

t200 100 50 50 10000 5000

Prix total 28 000 13 000

Somme reçue (en chiffres et en lettres) : 13 000 ; Treize mille francs CFADate de livraison : 22/11/10Nom et signature du livreur : PDA de Diouloulou. MangaNom et signature du transporteur : RASNom et signature du réceptionnaire : ICP MoussaObservations : RAS

L’ICP ne paiera ici que 13000 F CFA pour sa commande, alors qu’il était prévu de commander des médicaments pour un montant total de 28 000 F CFA.En effet, il y a rupture de paracétamol sirop, et la pharmacie départementale d’approvisionnement (PDA) ne peut fournir que 100 sachets de SRO au lieu des 200 sachets commandés.

Fiche technique - Passage de Commande

1) Préparer les outils utiles pour le passage de la commande :

• La fiche d'inventaire pré-remplie

• Les fiches de stock

• Le carnet de commande/livraison.

2) Réaliser un inventaire physique avant chaque commande en s’aidant de la fiche d’inventaire :

FICHE D'INVENTAIREDate :

N°Désignation (DCI, forme

galénique, dosage) Unité

Stock Max

Stock Disponi

ble Utilisable (SDU)

QAC

- Passer devant chaque produit et inscrire les valeurs du SDU sur au crayon gris.

3) S'installer sur une table de travail avec la fiche d'inventaire, les fiches de stock et le carnet de commande/livraison.

4) Comparer les valeurs du SDU de la fiche d'inventaire avec celles des fiches de stock, modifier les stocks sur les fiches de stock si nécessaires.

5) Calculer la Quantité À Commander pour chaque produit à l’aide de la formule :

QAC = SMax – SDU

La QAC est à inscrire sur la fiche d'inventaire dans un premier temps, au crayon gris.

6) Exprimer tous les besoins sur le carnet de commande/livraison.

7. Remarques important es pour les commandes dans les situations inhabituelles

En cas d’épidémie, urgence ou maladie saisonnière, ne pas suivre les procédures de commande basées sur la consommation antérieure. Planifier une urgence ou une situation imprévue.

• En cas d’épidémie ou d’urgence (comme le choléra ou la méningite).

Faire une estimation des produits nécessaires (les besoins pour faire face à l’urgence) et passer une commande en urgence, en se basant sur une consommation mensuelle anticipée. S’assurer de savoir où et comment se procurer rapidement les produits.

• En cas de maladies saisonnières (comme le paludisme), commander les médicaments adaptés, en quantités suffisantes, bien avant la période présumée du début de la maladie saisonnière.

Déterminer les quantités à commander en se basant sur les consommations de la saison précédente, par exemple celle de l’année dernière ou de la précédente saison des pluies ou saison sèche.

• En cas de problèmes de transport ou d’intempéries, éviter les retards de livraison.

Anticiper les problèmes. Si la saison des pluies approche, que les routes seront probablement inondées, faire livrer ou aller chercher les produits avant l’arrivée des pluies. Commander les produits en quantités plus importantes ou passer les commandes plus tôt que d’habitude.Déterminer les quantités à commander en tenant compte des consommations moyennes et le nombre de mois à couvrir.

1. Comment réceptionner une commande ?

Il faut accorder une grande attention à la réception d’une commande de produits destinés à la pharmacie et exécuter méthodiquement les tâches qui s’y rapportent, car la majeure partie de l’activité de la structure de santé repose sur un approvisionnement correct.Il y a un certain nombre de vérifications à faire, de précautions à prendre et de documents à établir.C’est au responsable Au moins un membre du personnel doit être présent pour réceptionner les produits lors de la livraison de la pharmacie de réceptionner les commandes, c’est à lui qu’on demandera de rendre des comptes.Personne ne doit faire le travail à sa place, il peut cependant être assisté, notamment pour réceptionner certains produits spécifiques comme par exemple les ARV, les stupéfiants ou les substances psychotropes (car ce qui semble être fait secrètement apparait toujours suspect, on peut avoir besoin d’un témoin).

1.1. Le carnet de commande/livraison.

Toute livraison est accompagnée d’un duplicata de la commande. Cette pièce en plusieurs exemplaires porte les renseignements relatifs à la commande passée, et est nécessaire pour assurer une bonne réception (quantitative).Ce document est à archiver pour constituer un historique des commandes.Dans le cas où la commande est livrée, elle est accompagnée d’un bordereau/bon de livraison où toutes les observations (colis manquant ou abîmés, colis décerclés, ou manifestement ouverts et refermés) doivent être inscrites au stylo sur tous les exemplaires du bordereau de livraison à la place prévue à cet usage.Ce document doit être correctement archivé (mis dans un dossier spécial), il permettrait plus facilement de régler les problèmes (vol, perte, erreur de destinataire, produits abimés…).

1.2. Le transport de la commande.

Les moyens de transport utilisés (mobylette, vélo, automobile…) ne sont pas toujours adaptés au transport de marchandises fragiles comme les médicaments (flacons en verre, ampoules…).Certaines précautions doivent être prises pour éviter la perte de produits :

• Ne pas mettre les ampoules et flacons en verre au fond des cartons.

• Bien caler les produits dans les cartons.

• Bien immobiliser les cartons pendant le transport.

• Protéger les médicaments contre le soleil et la pluie.

• Penser à apporter une glacière pour les médicaments de la chaine du froid, et des cartons ou autres systèmes pour le transport des produits.

1.3. Protocole de réception de commande.

1) Les produits soumis à des conditions particulières de stockage doivent être immédiatement identifiés et stockés conformément à des instructions écrites et aux dispositions techniques réglementaires qui leur sont applicables.

Se préoccuper en priorité des produits nécessitant le respect de la chaine du froid, devant toute autre activité : ce n’est pas très long de les mettre en sécurité.

Ranger immédiatement les produits, notamment ceux à température de conservation déterminée et les produits « critiques ».Les contrôler et les ranger immédiatement, surtout si le déballage de la livraison est différé de quelques heures.

Il est essentiel de s’assurer que la chaine du froid n’ait pas été interrompue et que leurs conditions de transport aient été correctes (accumulateurs de froid ou carboglace).

2) La commande doit être placée au niveau de la zone de réception (sur les palettes prévues à cet effet.)

3) Préparer les documents de gestion nécessaires à la bonne réception de la commande sur la table de travail:

- Duplicata du carnet de commande livraison.

- Toutes les fiches de stocks.

- Cahier de péremption.

4) Vérifier, avec le bordereau d’expédition, que le nombre de cartons reçu est égal au nombre inscrit sur le bordereau de livraison.

5) Vérifier l’intégrité des cartons d’emballage pour s’assurer qu’aucun produit n’a été volé. Vérifier si des cartons ont été ouverts. Le fond du carton a pu être ouvert délicatement et des articles de petites tailles ont pu être retirés. Quelqu’un peut avoir vidé une boite de son contenu, replacé la boite vide dans le carton et refermé soigneusement le fond du carton.

6) Déballer les colis :

Dès cette phase d’ouverture des colis, il faut identifier certains problèmes immédiatement visibles : boîtes écrasées, produits mouillés, emballages contenant manifestement de la verrerie brisée… Cette première exploration peut permettre de sauver certains produits avant qu’ils ne soient atteints par des liquides répandus. Retirer avec précautions les conditionnements cassés, en cas de suites de liquide, retirer et éliminer tous les produits endommagés. Vérifier la conformité à la commande des produits réceptionnés.

7) À partir du duplicata du bon de commande/livraison carnet de commande/livraison validé « livrée », prendre les produits un à un au niveau des palettes de réception. Commencer par les produits en grandes quantités ou encombrants.

8) Poser les produits sur une surface, par exemple sur une table de travail, et vérifier l’aspect général (la bonne qualité, vérifier l’absence de détérioration apparente) de chaque produit

livré ainsi que la quantité.

Vérifier les produits nécessitant une chaine de froid : Si des médicaments à conserver au réfrigérateur ne sont pas livrés dans un emballage réfrigéré, ils peuvent être altérés, il faut les refuser.

Vérifier la couleur des médicaments et des vaccins.

Rechercher des conditionnements cassés, les fuites de liquide.

Rechercher les conditionnements non scellés et les produits ne portant pas d’étiquette. Les produits conservés dans des conditionnements non scellés peuvent avoir été manipulés, il est dangereux de les utiliser ainsi que les produits ne portant pas d’étiquettes.

Inspecter les comprimés et gélules. Ouvrir les conditionnements scellés s’il est suspecté une détérioration, sentir le contenu, verser et inspecter quelques comprimés ou gélules sur une surface propre. Les refuser s’ils ont une odeur inhabituelle, s’ils sont cassés, réduits en poudre, poisseux, fendus ou gonflés.

Inspecter les solutions injectables. Agiter les flacons, observer à la lumière, une solution limpide ne doit pas contenir de particules réfléchissant la lumière. Refuser le produit s’il présente des petites particules.

Les médicaments de mauvaise qualité ou qui ont subi des manipulations intempestives peuvent être dangereux, ne pas les accepter.

Les produits dont la fermeture ou l’emballage a été endommagé ou encore ceux qui peuvent avoir été détériorés doivent être isolés des stocks de produits en circulation et, s’ils ne sont pas détruits immédiatement, doivent être stockés en un endroit clairement identifié, de façon à ce qu’ils ne puissent pas être distribués par erreur ou affecter la qualité d’autres produits. Mettre dans un carton au fur et à mesure les produits éliminés et remplir un formulaire de réclamation pour rendre compte des problèmes rencontrés, et renvoyer le carton au fournisseur.Dans tous les cas, les défauts constatés doivent faire l’objet d’un relevé précis et être signalés aux fournisseurs dans les délais leur permettant une action rapide conforme aux nécessités de qualité.

Appliquer systématiquement les règles de rangement pour tous les produits.

9) Comparer ce qui est reçu à ce qui est commandé et facturé, en qualité (forme, dosage) et en quantité (nombre d’unités). Pointer sur le duplicata du carnet de commande/livraison pour :

• Vérifier que les produits livrés correspondent bien aux produits commandés (forme, dosage, aspect) (analyse qualitative).

• Vérifier que la quantité livrée est égale à la quantité facturée (analyse quantitative).

10) Vérifier la date de péremption de chaque produit et l’écrire au marqueur en grand sur les boites ou cartons, ainsi que dans le cahier de péremption.

Ce cahier de péremption est un cahier dont chaque page représente un mois de l’année. Chaque produit (nom, forme, dosage, n° de lot) ainsi que la quantité reçue est notée à la page du mois et de l’année de sa péremption.Le dernier jour de chaque mois, le cahier est vérifié, les médicaments périmés sont sortis des rayons et la quantité des périmés est notée sur une fiche appelée « fiche des périmés/cassés ».11) Noter l’entrée sur la fiche de stock : indiquer la date de péremption et le numéro de lot du

produit reçu ainsi que la quantité livrée.

• Créer de nouvelles fiches de stock pour les produits nouveaux ou dont le conditionnement est différent si l’unité de comptage est le conditionnement.

Si, par exemple, l’unité adoptée jusqu’ici est la boite de 20 comprimés et qu’on reçoit des boites de 50 comprimés (de même dosage), il faut créer une fiche nouvelle pour les boites de 50 ; ou bien changer d’unité et créer une nouvelle fiche. Si les boites de 20 et de 50 contiennent des plaquettes de 10 comprimés, il est possible de prendre comme nouvelle unité les plaquettes de 10 comprimés, ou encore, adopter le comprimé comme unité.Dans tous les cas, il est fortement conseillé d’adopter la même unité que celle utilisée pour faire les commandes.

• Si pour un produit, il y a différents n° de lot et/ou dates de péremption : créer sur la fiche de stock autant de lignes de réception que de n° de lot et/ou date de péremption différents.

12) Chaque produit est ensuite rangé.

Le rangement se fait par voie d’administration, par forme pharmaceutique, puis par ordre alphabétique selon la DCI, en mettant sur le devant de l’étagère les produits dont la date de péremption est la plus proche (règle FEFO), au niveau de son étiquette de position.

11) Vérifier et mettre à jour les prix d’achat et de vente et si nécessaire créer une nouvelle étiquette de position avec le nouveau prix de vente.

12) Classer le duplicata du carnet de commande/livraison ; ou le laisser dans le carnet.

BORDEREAU D'EXPEDITION

Date: Numéro de

commande/réquisition

Numéro du bon de livraison

Nom du livreur

Signature du livreur

Marque du véhicule

Numéro d'immatricula

tion du véhicule

Nombre de cartons livrés

Signature du membre du personnel

réceptionnant

85

Fiche technique – Réception de commande

• Dès la livraison de la commande, RANGER LES PRODUITS SENSIBLES À LA CHALEUR au réfrigérateur.

• Réceptionner la commande au niveau de la « zone de réception », sur les palettes prévues à cet effet.

• Préparer les documents de gestion nécessaires à la bonne réception de la commande sur la table de travail :

• Un exemplaire de la commande (carnet de commande/livraison ; bon de livraison, fiche de réquisition, facture…)

• TOUTES les fiches de stocks

• Le cahier de péremption

• À partir du l’exemplaire de la commande, prendre les produits un à un au niveau des palettes de réception. Commencer par les produits les plus volumineux.

• Poser ces mêmes produits sur la table de travail.

• Compter le nombre de produits livrés. Vérifier leur bon état.

• Vérifier que la quantité livrée soit égale à la quantité facturée en pointant la ligne sur l’exemplaire de la commande. Vérifier également que les produits reçus correspondent bien aux produits commandés.

• Indiquer sur la fiche de stock du produit la quantité reçue avec un stylo ROUGE dans la case « ENTREES », ainsi que la date de péremption et le N° de lot du produit dans la colonne « REMARQUES ».

• Relever et inscrire les dates de péremption et N° de lot dans le cahier de péremption.

• Une fois les vérifications faites et le stock mis à jour, le produit doit être rangé à son emplacement sur l'étagère, tout en respectant la règle du F.E.F.O.

• Prendre ensuite le produit suivant et procéder de la même façon en reprenant les étapes 4), 5), 6), 7), 8), 9) et 10).

• Vérifier les prix et faire les mises à jour si nécessaire sur les étiquettes de positions.

1.4. Gestion des anomalies.

Il faut documenter toute livraison non conforme à la commande, et avertir l’ICP ou le superviseur, car établir un rapport de réclamation protège.

Si l’anomalie est constatée au moment de la livraison : demander des explications au chauffeur-livreur et mentionner l’anomalie sur le bordereau d’expédition.

Si l’anomalie est constatée après la livraison : contacter le fournisseur.

L’idéal est de disposer d’un formulaire de réclamation car c’est un moyen pratique pour signaler les anomalies.1- Enregistrer tous les produits manquants ou livrés en quantité supérieure à la quantité commandée, les produits périmés, endommagés et de mauvaise qualité.

2- Signer le formulaire.

3- En conserver un exemplaire dans un dossier.

87

FORMULAIRE DE RECLAMATION

Structure: Date : Commande réceptionnée par : Témoins :

Renseignements sur la livraison :

Numéro de commande : Transporteur :

Numéro de livraison : Nom du livreur :

Nombre de cartons reçus : Numéro d'immatriculation du véhicule :

Renseignements sur les anomalies :

Produits manquants

Désignation : Code : Conditionnement : Quantité :

Produits livrés en quantité

supérieure à la commande

Produits périmés

Produits endommagés ou de mauvaise qualité

Autres anomalies

Nom: Signature: Fonction :

S’il n’existe pas de formulaire, écrire une lettre de réclamation décrivant les anomalies constatées (penser à garder une copie).

• S’il manque des produits, les commander immédiatement pour éviter la rupture.

• Si la quantité de produits reçue est inférieure à la quantité commandée, garder les produits, les utiliser, mais prévoir de recommander rapidement les quantités manquantes pour atteindre le stock maximum.

• Si des produits non-commandés ou ne figurant pas sur le bon de livraison sont livrés, les retourner.

• Si des produits parviennent en quantités excédentaires, il y aura un surstock et les produits ayant un délai de péremption court arriveront à expiration avant d’être utilisés.

• Si des produits périmés sont livrés, ne pas les accepter car ils peuvent être nocifs pour le patient ou n’avoir aucune efficacité. Les retourner ou les détruire.

Pour le fournisseur, les produits non défectueux qui ont été retournés par le destinataire ne doivent pas être redistribués avant qu’une décision de remise en circulation n’ait été prise.Ces produits ne peuvent être remis en circulation qu’après avoir été examinés par, une personne habilitée qui vérifie notamment que :

- Leur emballage d’origine est en bon état et intact,

- Les conditions dans lesquelles ils ont été stockés et manipulés étaient appropriées (les produits soumis à des conditions particulières de conservation ne peuvent être remis en stock, notamment les produits thermolabiles).

- Le délai de péremption est encore suffisant.

QUALITE SECURITE

Retirer de la pharmacie les médicaments périmés/détériorés et ceux de mauvaise qualité et les placer dans la zone prévue à cet effet ;

Analyse qualitative : Inspection des produits.L’analyse qualitative consiste à regarder l’aspect général des produits mais aussi leur date de péremption.Les médicaments et produits pharmaceutiques de mauvaise qualité ou détériorés présentent autant de risques que les produits périmés, ils sont aussi dangereux. C’est pourquoi il faut connaitre les signes qui doivent faire écarter sans hésitation un produit probablement détérioré. Ces signes concernent le contenant du produit ou le produit lui-même.

L’état du contenant peut donner des doutes sur la nature ou l’origine du produit le rendant inutilisable.

Les retirés et les placer dans une zone prévue à cet effet.Cette analyse qualitative intervient à plusieurs niveaux :

- A l’inventaire mensuel avant le passage de la commande.

- A la réception de commande.

- Lors de la délivrance des produits (dispensation).

Au moment de la réception de la commande, vérifier l’aspect général de chaque produit livré.Rechercher les produits endommagés ou détériorés. Cette inspection se fait tout naturellement au moment où l’on range les produits sur les étagères. Les médicaments de mauvaise qualité ou qui ont subi des manipulations intempestives peuvent être dangereux. Ne pas les accepter.Lors de l’inventaire physique et lors de la dispensation, il faut repérer les médicaments périmés et ceux de mauvaise qualité.

Les différents types de médicaments, tels que les liquides, comprimés ou produits injectables, subissent différents types de dégradation.

La table des Indicateurs de Problèmes de Qualité et de Détérioration décrit les éléments permettant d’identifier les produits de mauvaise qualité. S’aider de cette table pour déterminer quels sont les produits dont la qualité n’est pas acceptable. Et ne pas utiliser ces produits devant toute détection de problème de qualité ou de signe de détérioration.

Table des Indicateurs de Problèmes de Qualité et de Détérioration :

CONDITIONNEMENTS : Conditionnements cassés ou déchirés (flacons, bouteilles, boîtes, emballages etc.)

ÉTIQUETTES : Étiquettes manquantes, incomplètes ou illisibles

LIQUIDES: Changement de couleur

Turbidité (aspect trouble)

Présence d’un sédiment

Rupture de la capsule sur les flacons

Ampoules, bouteilles ou flacons fêlés

Présence d’humidité ou de moisissures dans l’emballage

COMPRIMES (PILULES): Changement de couleur

Comprimés désagrégés

Comprimés manquants (dans l’emballage plastique thermoformé)

Aspect poisseux (en particulier pour les comprimés enrobés)

Odeur inhabituelle

PRODUITS EN LATEX: Secs

Friables, cassants

Craquelés

GELULES : Changement de couleur

Aspect poisseux

Gélules écrasées

Gélules agglomérées.

PRODUITS EN LATEX LUBRIFIE: Emballage poisseux

Emballage taché

Produit ou lubrifiant ayant changé de couleur

Fuite du lubrifiant (emballage humide)

SOLUTIONS INJECTABLES: Le liquide ne reforme pas une suspensionaprès agitation

CONDITIONNEMENT SOUS FEUILLE D’ALUMINIUM: Perforations de l’emballage (conditionnement percé)

Conditionnement décollé

PRODUITS STERILES (y compris DISPOSITIF Intra-Utérin) : Emballage déchiré ou fendu

Emballage taché

Parties manquantes

Parties cassées ou tordues

Humidité à l’intérieur de l’emballage

REACTIFS CHIMIQUES: Changement de couleur

TUBES : Tube poisseux

Contenu qui fuit

Perforations ou trous dans le tube

Tube desserti

Source : JSI/OMS/UNICEF. Principes directeurs applicables au stockage des médicaments essentiels et autres fournitures médicales. Arlington, VA. : John Snow Inc./Deliver; 2003.

Conserver une trace du retrait des produits.

Veiller à enregistrer systématiquement tous les produits, détériorés ou de mauvaise qualité, retirés du stock sur la fiche des périmés/cassés. Noter également sur la fiche de stock la date, l’heure, le nom du témoin et ce qu’il est advenu des produits.

Les produits retirés doivent être conservés dans une zone bien définie de la pharmacie (pour éviter de les confondre avec les autres médicaments).

Pour détruire les produits, le faire conformément aux directives, car il s’agit d’un acte qui peut être dangereux. Généralement, ils doivent être remis à l’ICP ou au médecin chef de district afin qu’ils fassent procéder à la destruction en comité avec le service d’hygiène. Un compte-rendu de destruction sera rédigé avec la liste des produits détruits, la manière dont on les a détruits, le nom et la signature des témoins.

Attention, ne jamais jeter aucun produit dans la nature.

Agir de cette manière est irresponsable, car ce qui est jeté peut être ramassé, avalé par des enfants, ou récupéré pour être utilisé ou revendu. En jetant des produits pharmaceutiques il est possible de tuer.

A la réception d’une commande :

- Vérifier la couleur des médicaments et vaccins.Si les médicaments ou les vaccins ont changé de couleur, ils sont détériorés. Ne pas les accepter.

- Rechercher la présence de conditionnements cassés, et fuites de liquide.Retirer avec précaution les conditionnements cassés. En cas de fuites de liquide, retirer et éliminer tous les produits endommagés..- Rechercher les conditionnements non scellés et les produits ne portant pas d’étiquette.Les produits conservés dans des conditionnements non scellés peuvent avoir été manipulés. Il est dangereux d’utiliser des produits ne portant pas d’étiquette. Ne pas les accepter.

- Inspecter les comprimés et gélules.Ouvrir les conditionnements scellés uniquement si une détérioration est suspectée. Une fois la boîte ouverte, vérifier la qualité, sentir le contenu de la boîte. Verser quelques comprimés ou gélules sur une surface propre, par exemple sur un plateau ou une feuille de papier posée sur une table. Si les comprimés ou gélules :• ont une odeur inhabituelle, ils peuvent avoir été détériorés. Ne pas les accepter.• sont cassés, réduits en poudre, poisseux, fendus ou gonflés, ils peuvent avoir été endommagés. Ne pas les accepter.

- Inspecter les solutions injectables.Agiter le flacon. L’observer à la lumière. Une solution limpide ne doit pas contenir de particules réfléchissant la lumière. La présence de petites particules indique que le produit est détérioré. Ne pas l’accepter.

Tableau de correspondance DCI-Noms commerciaux :

TABLEAU DE CORRESPONDANCE NOMS COMMERCIAUX / NOMS CHIMIQUES

2.

NOMS COMMERCIAUX NOMS CHIMIQUES (DCI)