GUIDE D’UTILSATION APPLI ATION IMMO ILIER · Ce guide permet aux établissements scolaires...

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GUIDE D’UTILSATION APPLICATION IMMOBILIER Maîtriser la gestion courante de l’immobilier

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GUIDE D’UTILSATION APPLICATION IMMOBILIER

Maîtriser la gestion courante de l’immobilier

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2 APPLICATION IMMOBILIER

L’APPLICATION IMMOBILIER : MAITRISER LA GESTION COURANTE DE L’IMMOBILIER

Ce guide permet aux établissements scolaires d’utiliser l’application Immobilier et d’en connaître les différentes fonctionnalités.

ATTENTION, CE GUIDE EST SUSCEPTIBLE D’EVOLUER REGULIEREMENT. VEILLEZ

DONC A UTILISER LA DERNIERE VERSION. Cette application est accessible à partir du site de la Fnogec – rubrique « Espace

digital » ou sur le portail se trouvant à l’adresse : http://www.appli-fnogec.org

Connexion à l’application Page d’accueil de l’application Intégration des données des différents modules

CONNEXION A L’APPLICATION

Attribution des droits d’accès par l’Udogec/Urogec au chef d’établissement

Attribution des droits d’accès par le chef d’établissement aux personnes chargées ou intéressée par la gestion courante de l’immobilier de l’établissement (Président d’Ogec, attaché de gestion…)

ATTRIBUTION DES CODES

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APPLICATION IMMOBILIER

PAGE D’ACCUEIL

LES MODULES DE L’APPLICATION

La page d’accueil permet d’avoir accès à 4 modules en cliquant sur la liste à gauche ou sur le pavé :

Etat des lieux

Réglementation

Travaux

Dossier permanent ou bibliothèque numérique

LES AUTRES FONCTIONNALITES

La page d’accueil permet également d’accéder à :

Un calendrier des échéances,

Des tableaux de bord (Exploitation) : permet d’obtenir des synthèses des informations renseignées dans l’application

La personnalisation des réglementation (Administration) : permet d’adapter la liste des réglementation à la situation de l’établissement (supprimer ou ajouter des réglementations)

Les dernières actualités Fnogec relatives à l’immobilier scolaire.

Les prochaines échéances qui sont également notifiées par mail à l’utilisateur.

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INTEGRATION DES DONNEES DU MODULE « ETAT DES LIEUX »

Ce module permet d’identifier et de décomposer la structure immobilière, de connaître les propriétaires et le titre d’occupation qui le lie au gestionnaire des locaux et de recenser les surfaces et la nature de l’occupation de ces dernières.

POUR ACCEDER AU MODULE

A partir de l’écran d’accueil, choisir :

ou

COMPLETER LA STRUCTURE IMMOBILIERE.

Deux possibilités s’offrent à l’utilisateur :

Importer les données renseignées sur Indices : Cliquez sur : L’ensemble de la structure immobilière se complète sur la base des informations

renseignées dans Indices.

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APPLICATION IMMOBILIER

Compléter directement la structure immobilière :

CREER UN SITE

- Cliquez sur : - Nommez et identifiez le site en complétant la « fiche immobilier » :

N’oubliez pas de renseigner le type de structure à l’aide de la liste déroulante et de valider

la fiche par le bouton Vous pouvez ajouter plusieurs sites en renouvelant cette procédure. Un site correspond

à une adresse postale.

DETAILLER LE SITE

- Identifiez les différents éléments de la structure immobilière en cliquant sur le + situé

sur la ligne du site.

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6 APPLICATION IMMOBILIER

- Nommez et identifiez chacun des éléments en complétant la « fiche immobilier » (cf. supra) sans oublier de valider la fiche par le bouton

COMPLETER LA FICHE STRUCTURE POUR CHACUN DES ELEMENTS

- Cliquez sur

Ces curseurs permettent d’ouvrir ou de fermer les rubriques.

Vous pouvez enregistrer une photo se trouvant dans les fichiers de votre ordinateur.

- Pensez à enregistrer

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APPLICATION IMMOBILIER

Seuls les données spécifiques à chaque élément sont à compléter. Pour les informations

communes à l’ensemble des éléments de la structure, elles sont à compléter dans la fiche structure du site.

Pour supprimer un élément de la structure, cliquez sur

RENSEIGNER LES PROPRIETAIRES

- Cliquez sur « propriétaires »

- Choisir un propriétaire en cliquant sur le +

- Compléter la fiche propriétaire

Choisir un propriétaire dans la liste déroulante

ou

en déclarer un nouveau en complétant le formulaire

Compléter la rubrique « contrat » Les informations relatives à la structure immobilière et à la nature du contrat d’occupation sont obligatoires pour permettre la validation.

N’oubliez pas de valider

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RENSEIGNER LES SURFACES

- Cliquez sur « surfaces »

- les différents éléments de la structure immobilière s’affichent. - Pour compléter chacun d’eux, cliquez sur

- N’oubliez pas de valider le formulaire

INTEGRATION DES DONNEES DU MODULE « REGLEMENTATION »

Le module « réglementation » se décompose en 3 objectifs : - suivi de la sécurité des bâtiments - vérifications réglementaires des équipements et des dispositifs de sécurité - réalisation des diagnostics obligatoires Les curseurs permettent de développer ou réduire la rubrique. Les réglementations peuvent être personnalisées pour ne tenir compte que des

réglementation applicable à l’établissement. Vous pouvez ajouter + ou supprimer des

réglementation à partir du menu de gauche : - ouvrez le menu « administration », sous rubrique « gestion des réglementations ».

OBJECTIF 1 : LE SUIVI DE LA SECURITE DES BATIMENTS

Il convient de renseigner pour chaque ligne, les éléments suivants du tableau :

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APPLICATION IMMOBILIER

réponse : sélectionnez conforme/non conforme/ en cours. Un pavé de couleur s’affiche en fonction de la réponse

date de réalisation : précisez

commentaires : à compléter pour une meilleure compréhension de la situation notamment si « en cours » ou « non conforme ».

Il est possible de stocker un support documentaire en rapport avec la sous-rubrique en

cliquant sur Les dossiers du coffre-fort numérique s’ouvrent (cf. : infra) pour permettre

l’enregistrement du document (ex. : plan, PV de la commission de sécurité…) N’oubliez pas d’enregistrer vos saisies avant de quitter le module « réglementation »

OBJECTIF 2 : VERIFICATIONS REGLEMENTAIRES DES EQUIPEMENTS ET DES DISPOSITIFS DE SECURITE

Comme pour l’objectif 1, il convient de renseigner pour chaque ligne, les éléments du tableau et de stocker les documents relatifs aux différentes vérifications effectuées.

Cf. Supra N’oubliez pas d’enregistrer vos saisies avant de quitter le module « réglementation » Pour les vérifications périodiques, si une date de réalisation a été renseignée lors de la

saisie, elle disparaîtra après validation au profit d’une future date d’échéance. L’historique des différents contrôles effectués apparaît dans chaque sous-rubrique en

cliquant sur le curseur V

,

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OBJECTIF 3 : REALISATION DES DIAGNOSTICS OBLIGATOIRES

Même procédure que pour les objectifs 1 et 2. Pour les diagnostics pour lesquels il existe une périodicité (ex. : DPE), la date de réalisation

sera remplacée par celle de l’échéance après validation du module. Vous pouvez accéder à une synthèse des informations renseignées dans ce module en

cliquant sur

INTEGRATION DES DONNEES DU MODULE « TRAVAUX »

ACTUELLEMENT, CE MODULE NE VISE QUE LE SUIVI DE L’AD’AP

AJOUTER UN PROJET

Deux possibilités s’offrent à l’utilisateur :

Importer le tableur Excel en respectant la forme prédéfinie : - Cliquez sur

-

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APPLICATION IMMOBILIER

la page suivante s’ouvre :

Elle permet de télécharger le modèle et de télécharger le fichier Excel conforme au

modèle en parcourant les fichiers de l’ordinateur.

Ajouter un projet directement ce module en cliquant sur

- Cliquez sur le + pour ajouter une ligne et la compléter.

- Validez la saisie - Pour compléter la fiche travaux :

Cliquez sur pour compléter directement le tableau ou sur pour compléter la fiche travaux

Les curseurs V permettent de développer ou réduire la rubrique. Pensez à enregistrer sur le tableau ou sur la fiche travaux. Pour supprimer une fiche travaux, cliquez sur

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Lorsque plusieurs projets sont complétés, cliquez sur pour entrer sur la fiche projet souhaitée.

LE COFFRE-FORT NUMERIQUE DU MODULE « DOSSIER PERMANENT »

A partir du menu de gauche, ouvrez le menu « Dossier permanent » ou directement de la page d’accueil en cliquant sur le module.

Cet espace vous permet de partager des documents avec les différents utilisateurs de

l’application.

Sur la gauche, vous sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez placer un document.

Pour importer un document, 2 solutions : - cliquez sur le bouton Parcourir en bas à droite puis cliquez sur Transférer

- déplacez le document dans l’espace réservé.

Vous pouvez ensuite renommer un document, le supprimer ... à partir de la barre d’outils

ou du click droit de la souris.

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APPLICATION IMMOBILIER

Vous pouvez également créer d’autres répertoires ou sous-répertoire.

Le coffre-fort numérique dispose d’une grande capacité de stockage sécurisé et permet

d’enregistrer et de visualiser tout type de fichiers y compris les fichiers .dwg (Autocad).

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