GUIDE D’UTILISATION GESTION COMMERCIALE

Document non contractuel - 2017

2Sommaire

d’efficience dans l’utilisation des

informations EXPLORE

La Gestion Commerciale de la plateforme collaborative d’EXPLORE permet d’affecter et d’exploiter des projets, et de piloter l’activité des équipes dans les meilleures conditions ergonomiques.

Cet ensemble de fonctionnalités s’adapte à votre organisation et à vos usages quotidiens, aussi bien à titre individuel que dans une logique de travail collaboratif.

de performance commerciale

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Présentation

L’affectation du projet au cœur de la Gestion commerciale

La Gestion Commerciale s’appuie sur le principe de l’affectation nominative à un collaborateur (ou à un groupe de collaborateurs) des informations diffusées par EXPLORE.

• Cette affectation est soumise à un droit spécifique défini en amont (collaborateur dédié, manager, assistante…).

• Une fois sélectionné et affecté, ce projet va pouvoir être traité par le ou les collaborateurs affectataires qui pourront lire, commenter, planifier une tâche… sur le projet.

• Les actions opérées sur les projets sont visibles par les collaborateurs de son groupe sur la fiche projet, sous forme d’un mur d’activité.

• A tout moment le collaborateur comme le superviseur ont accès aux tableaux de bord de suivi des actions réalisées sur les projets.

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Certains projets jugés hors cible, sont mis à la corbeille

Les projets détectés sont diffusés par EXPLORE

1 Le manager sélectionne et affecte les projets à un

(ou plusieurs) collaborateur(s)

Les collaborateurs peuvent interagir sur les projets via les différentes fonctionnalités disponibles (voir suite).

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Présentation


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Le collaborateur peut suivre l’ensemble des projets qui lui sont affectés dans son Tableau de bord :

Le manager peut piloter son équipe à partir de son Tableau de bord manager :

Suivi et pilotage


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Retrouver l’historique des activités :

Cliquez sur la fonctionnalité de votre choix pour accéder directement à la page.

Affecter un projet p.6

Mettre un projet à la corbeille p.7

Ajouter un statut p.8

Suivre un projet / une société p.9

Commenter un projet p.11

Envoyer un projet par mail p.12

Planifier une tâche p.13

Imprimer une fiche projet p.15

Sur une fiche projet p.16

En mode liste p.17

Tableau de bord p.18

Tableau de bord manager p.19

Fonctionnalités : sommaire


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A partir d’une liste de projetsouA partir du détail d’un avis ou un projet,

L’affectation permet d’attribuer un projet à un ou plusieurs collaborateurs. Ces projets sont alors visibles par le collaborateur dans son portefeuille d’opportunités.

Les étapes : A partir d’une liste de projets, cocher ceux que vous souhaitez affecter puis suivez les étapes ci-dessousA partir du détail :

Cliquer sur le pictogramme « Affectation »

Sélectionner un ou plusieurs collaborateurs (en saisissant directement son nom dans le champ prévu à cet effet, ou en cliquant sur pour afficher la liste des collaborateurs enregistrés dans le système.

cocher l’option « Envoyer un mail aux collaborateurs concernés » ces derniers reçoivent alors un mail les informant de l’affectation avec un lien direct vers le projet.

Valider l’affectation en cliquant sur « Affecter »

Dans les listes, un projet affecté est précédé de l’icône

Affecter un projet


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Cette fonctionnalité permet à l’administrateur d’un ou plusieurs groupes de mettre un projet à la corbeille. Elle entraîne la disparition du projet du tableau « dernières infos » sans pour autant faire disparaître le projet des bases ; il reste dans le fil d’actualité de la société liée au projet.

Les étapes : Cliquer sur le pictogramme « Corbeille »

Choisir l’action : Mettre à la corbeille

Valider en cliquant sur « Mettre à jour la corbeille »

Si vous décidez de restaurer le projet, vous pouvez de nouveau cliquer sur le pictogramme « Corbeille » et choisir l’action « Retirer de la corbeille » avant de Mettre à jour la corbeille.

Pour retrouver les éléments mis à la corbeille : Fonctionnalités >> Visualiser la corbeille

Dans les listes de projets, vous pouvez en cliquant sur l’icône Affichage accéder au menu Afficher les projets mis à la corbeille pour les retrouver :

Mettre un projet à la corbeille (droit spécifique)


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Cette fonctionnalité permet la mise à jour du statut de progression commerciale du projet. Par défaut, la liste des statuts est la suivante : « En cours / Gagné / Perdu / Sans suite ». Cette liste est personnalisable en fonction de vos besoins et de votre processus commercial.

Les étapes : Cliquer sur le pictogramme « Statut »

Un menu déroulant apparaît : choisir le statut à renseigner sur le projet.

Valider l’ajout du statut de l’affaire en cliquant sur « Mettre à jour le statut »

Retrouvez les projets pour lesquels vous avez modifié le statut, directement dans votre tableau de bord, tuile Statuts :

Ajouter un statut


9Sommaire


Le suivi permet à chaque collaborateur de taguer un projet sur son accès extranet et ce en dehors des affectations. Chacun peut ainsi se constituer une liste de projets qu’il souhaite suivre et retrouver dans Mon compte >> « mon suivi ». De plus, le collaborateur reçoit un mail à chaque mise à jour du projet. (fonctionnalité présente uniquement dans les flux Offre future Neuve et Mouvements)

Les étapes : Cliquer sur le pictogramme « Suivre »

L’épingle change instantanément de couleur

Le projet est désormais suivi

Vous pouvez ainsi retrouver le projet dans Opportunités >> Tableau de bord >> Tuile Suivi

Pour annuler le suivi d’un projet : Cliquer à nouveau sur le pictogramme « Suivre » qui reprend sa couleur initiale

Vous pouvez aussi gérer vos suivis depuis la page d’accueil :

Et dans le Menu de gauche, cliquez sur Tableau de bord pour accédez à votre suivi :

Suivre un projet


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Sur une fiche profil Société

Le suivi permet à chaque collaborateur de taguer une Société sur son espace client et ce en dehors des affectations. Chacun peut ainsi se constituer une liste de comptes/sociétés à suivre à retrouver, tels les projets, dans son Suivi.

Le suivi permet ainsi d’être alerté dès qu’une nouvelle donnée EXPLORE est liée à la Société ou au Donneur d’ordre.

Les étapes : Cliquer sur le pictogramme « Suivre »

L’épingle change instantanément de couleur

Le projet est désormais suivi

Vous pouvez ainsi retrouver le projet dans Opportunités >> Tableau de bord >> Tuile Suivi

Pour annuler le suivi d’une société : Cliquer à nouveau sur le pictogramme « Suivre » qui reprend sa couleur initiale

Vous pouvez aussi gérer vos suivis depuis la page d’accueil :

Et dans le Menu de gauche, cliquez sur Tableau de bord pour accédez à votre suivi :

Suivre une société / un donneur d’ordre


11Sommaire

Cette fonctionnalité permet à chaque collaborateur d’insérer un commentaire sur un projet. Ce commentaire est visible par l’ensemble des collaborateurs de son groupe.

Les étapes : Cliquer sur le pictogramme « Commentaire »

Saisir son commentaire

Valider l’ajout du commentaire en cliquant sur Commenter

Commenter un projet

Retrouvez les projets que vous avez commentés, directement dans votre tableau de bord, tuile Commentaires :


12Sommaire

L’envoi par mail est une fonctionnalité accessible à tous les profils.Elle permet d’envoyer par mail un projet à un ou plusieurs collaborateurs, en personnalisant l’objet et le corps de ce message électronique.

Les étapes : Cliquer sur « Envoi mail »

Saisie des noms de collaborateurs ou sélection d’un ou plusieurs collaborateurs en cliquant sur

Penser à cocher l’option « Affecter le projet aux destinataires du mail » pour que les projets soient visibles dans le portefeuille d’affaires du(des) collaborateurs(s).

Penser à cocher l’option « Envoyer un mail différencié à chaque collaborateur » pour masquer les collaborateurs en copie lors d’un envoi groupé.

Valider l’envoi en cliquant sur « Envoyer »

Possibilité de Joindre automatiquement un

document PDF du projet

Envoyer un projet par mail

Envoyer un projet par mail


13Sommaire

Cette fonctionnalité permet à chaque collaborateur de planifier une tâche, une action à réaliser en rapport avec un projet. Cette tâche peut aussi faire l’objet d’une relance par mail, à date.Chacun peut ainsi planifier ses actions et retrouver l’ensemble des ses tâches dans Mon compte >> « Mes tâches ». De plus, en cas d’enregistrement d’une relance, le collaborateur reçoit un mail comportant l’objet de sa relance ainsi qu’un lien vers le projet, et ce le jour et à l’heure qu’il a précédemment renseignés.

Les étapes : Cliquer sur le pictogramme « Tâche ». Un tableau s’affiche

Cliquer sur Nouveau :

Renseigner l’objet de la tâche. Par défaut, la tâche vous est affectée.

Planifier une tâche s/ un projet avec rappel

Créer un rappel

1 – Renseigner l’Objet2 – En option, vous pouvez indiquer une date de début et une échéance3 – Vous pouvez demander une relance à la date et l’heure de votre choix4 – Enregistrer la tâche

L’ajout d’un rappel entraîne la réception d’un mail contenant votre commentaire ainsi qu’un lien vers le projet, à la date et à l’heure renseignées au moment de la création de la tâche; vous pouvez ainsi organiser votre planification de tâches, avec Rappel.


14Sommaire

Retrouver ses tâches en cours

Dès la page d’accueil dans le Suivi des Opportunités :

Dans votre Tableau de bord :

Vous pouvez choisir d’afficher les tâches en mode Calendrier pour visualiser vos échéances dans le temps


15Sommaire

Cette fonctionnalité permet d’imprimer une fiche projet ou une fiche société ou de l’enregistrer au format PDF :

Les étapes : Cliquer sur le pictogramme « Imprimer ». Une nouvelle fenêtre s’ouvre dans

votre navigateur . Vous pouvez alors choisir :

▪ d’ imprimer en cliquant sur

▪ d’ enregistrer le fichier au format PDF en cliquant sur

Imprimer une fiche projet ou fiche société


16Sommaire

Mur d’activités sur la fiche projet

Sur chaque fiche projet, retrouvez l’historique des activités enregistrées sur le mur d’activités :


17Sommaire

Dans les tableaux de « dernières infos » ou de « résultat de recherche » , retrouvez l’historique des activités enregistrées sur les fiches grâce aux icônes présentes dans les premières colonnes du tableau :

Activités

Affectations

Envoi par mail

Historique des activités en mode liste


18Sommaire

Tableau de bord

Accès via le Menu : OPPORTUNITÉS > Tableau de bord

Choisir une période d’observation et naviguer

en cliquant les tuiles


19Sommaire

Tableau de bord Manager (droit spécifique)

Accès via le Menu : OPPORTUNITÉS > Tableau de bord Manager


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Accès via le Menu : OPPORTUNITÉS > Tableau de bord Manager


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Ce tableau de bord est dynamique : filtrez les résultats en cliquant sur les critères de votre choix et la liste en bas du tableau se met à jour en fonction de vos choix.

Cette liste est exportable au format excel.


22Sommaire

Pictogrammes (droit spécifique)

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