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GUIDE D'UTILISATION C.BATI COMPTABILITE

MODULE COMPTABILITE

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La comptabilité par C.BATI est abordée de façon logique et simple. Tout votre travail de l’année est enregistré au fur et à mesure de l’utilisation journalière et disponible pour vos traitements comptables.

Le logiciel est livré vierge et vous devez enregistrer votre plan comptable pour pouvoir traiter votre comptabilité. Si nécessaire, contactez donc votre cabinet comptable pour en obtenir le détail. Il est important de savoir que vous ne pouvez pas attribuer de numéro de compte au hasard, les comptes du plan comptable répondent à des normes et des classifications légales précises, si vous ne respectez pas les règles tous les résultats seront inexacts.

Les principales écritures : les ventes, les achats, les banques et les principales contreparties sont automatisées, elles alimentent en direct les journaux comptables. Vous pourrez cependant enregistrer à tout moment des opérations non automatisées tels que les amortissements, les stocks, les provisions… Ces enregistrements se feront par les opérations diverses.

Dans cette notice, nous respecterons l’ordre d’enregistrement de ces différentes opérations.

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SOMMAIRE

MISE EN ROUTE COMPTABILITE ................................................................................................ 5

ACHATS ............................................................................................................................................ 12

Nouvelle facture fournisseur ...................................................................................................... 12

Le coefficient d’assujettissement TVA ..................................................................................... 14

Modifier votre facture fournisseur ............................................................................................. 16

Liste des factures fournisseurs ................................................................................................... 16

Acomptes sans Facture Fournisseur .......................................................................................... 17

Règlement Factures Fournisseur................................................................................................ 17

Enregistrer un règlement .................................................................................................... 17

Correction d’un règlement .................................................................................................. 19

Liste des règlements ............................................................................................................. 19

Historique de règlements .................................................................................................... 19

Fournisseurs ............................................................................................................................... 20

Echéancier .................................................................................................................................. 21

BANQUE ........................................................................................................................................... 23

MOUVEMENTS DE FONDS ....................................................................................................... 24

TVA .................................................................................................................................................... 28

COMPTABILITE............................................................................................................................... 29

1. PLAN COMPTABLE ................................................................................................................ 29

2. CENTRALISATION & TVA .................................................................................................... 30

3. JOURNAUX COMPTABLES ................................................................................................... 31

4. RAPPROCHEMENT BANCAIRE ............................................................................................ 31

5. A NOUVEAU 1ER

EXERCICE ................................................................................................. 33

6. SOLDER CLIENT, FOURNISSEUR ........................................................................................ 35

7. OPERATIONS DIVERSES – ENREGISTRER O.D. ............................................................... 35

8. TRAITEMENT DE LA COMPTABILITE ............................................................................... 36

9. RECHERCHE SOMME DANS LES COMPTES ..................................................................... 37

10. SIMULATION EXTRA-COMPTABLE ................................................................................. 38

11. BALANCE DES COMPTES ................................................................................................... 38

12. LE GRAND LIVRE ................................................................................................................. 38

13. COMPTE DE RESULTAT ...................................................................................................... 38

14. BILAN ...................................................................................................................................... 39

15. VALIDATION DES ECRITURES .......................................................................................... 39

16. LISTE PERIODES VALIDEES .............................................................................................. 39

17. CLOTURE DEFINITIVE, A NOUVEAUX +1 ...................................................................... 39

18. EXERCICES PRECEDENTS .................................................................................................. 40

En résumé, ....................................................................................................................................... 41

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ACHATS : Enregistrement de vos factures fournisseurs, liste, enregistrement de vos règlements, fichier fournisseurs, échéancier. BANQUE : Création de vos banques, position de trésorerie. MOUVEMENTS DE FONDS : Gestion de vos frais généraux, enregistrement des entrées et sorties de fonds, listes, création et situation des postes de gestion. TVA : Déclaration – Cadrage de TVA. COMPTABILITE : Sur ce bouton, vous accèderez à la mise en place et au traitement de votre comptabilité.

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MISE EN ROUTE COMPTABILITE

Les paramétrages essentiels Mise en route Préférences Comptabilité.

Comptabilité Plan comptable. Créez votre plan comptable. Attention, si vous avez opté dans les préférences comptabilité pour l’attribution automatique des comptes Clients Fournisseurs, vous ne devrez créer aucun compte client fournisseur (Comptes 411 & 401). Comptabilité Attribution des Comptes Centralisation et TVA. Renseignez les numéros de comptes centralisateurs. Ex : attribution des comptes TVA, des contreparties fournisseurs. Comptabilité Attribution des Comptes Banque. Créez vos banques, informez les numéros de comptes, créez les codes journaux.

Mise en Route Comptabilité

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Les paramétrages dans les Préférences Comptabilité :

Comptes Clients Fournisseur Automatique : Attribution automatique des Comptes Clients Fournisseurs. Nous attirons votre attention sur l’importance de votre choix quel qu’il soit, vous ne pourrez plus modifier ce dernier. Vous avez donc 2 possibilités :

Cliquer pour confirmer la fonction d’attribution automatique des comptes et le système attribuera automatiquement les comptes Clients Fournisseurs. Vous n’aurez jamais à intervenir en création de compte.

Ne pas cliquer, vous créerez vous-même ces comptes dans le plan comptable. Générer Factures en gestion pour A Nouveaux (idem clients) : L’option de cette fonction ne vaut que pour le premier exercice comptable. Si vous , la saisie de vos A Nouveaux dans la fonction Enregistrement des A Nouveaux 1er exercice, générera dans vos comptes clients fournisseurs une facture intitulée 999999 sur laquelle vous pourrez enregistrer les règlements. Déclaration de TVA - TVA déclarée sur les Encaissements (Défaut) : Si vous ici, déclaration automatique sur les encaissements. - TVA déclarée sur les Factures (Débits) : Si vous là, déclarations automatique sur les débits. Pour les exercices suivants, le système générera automatiquement votre journal d’A Nouveaux.

Mise en Route Comptabilité

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Créez votre plan comptable

Accès : Comptabilité Plan comptable.

Vous pourrez créer votre plan comptable soit, directement dans la fonction Plan Comptable, ou au moment du traitement de la comptabilité. Le système vous demandera l’attribution des comptes qui lui sont inconnus et pour lesquels vous avez effectué des opérations comptables. Attention : Si vous avez opté pour l’attribution automatique des comptes clients et fournisseurs, le système attribue lui-même les numéros de compte. Vous ne devrez donc pas créer de compte 401 et 411.

sur Comptabilité, Attribution des comptes, Banque.

Sélectionnez la Banque et double cliquez puis sur la fiche banque renseignez le numéro de compte et le code journal.

Mise en Route Comptabilité

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Menu Comptabilité Plan Comptable.

sur Nouveau pour créer vos comptes. Puis renseignez les champs Compte et Libellé. Centralisation et TVA Accès : Comptabilité Attribution des comptes Centralisation & TVA.

Renseignez dans chacun de ces champs les numéros de compte correspondants. Il faudra bien sûr, créer ces nouveaux comptes dans le plan comptable.

Les comptes par défaut seront utilisés par le système pour équilibrer vos écritures, en cas d’oubli de ventilation de contrepartie. Ces écritures pourront ensuite être corrigées.

Mise en Route Comptabilité

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Fenêtre Centralisation et Attributions Générales :

ATTRIBUTION COMPTES Ce tableau est très important pour le bon paramétrage de votre comptabilité.

Méthodologie

Compte Global TVA Collectée Ce compte de décentralisation vous permettra un contrôle de la bonne ventilation de vos factures. Pour ce faire, avant de procéder à votre déclaration de TVA, après traitement de la comptabilité, demandez un extrait de ce compte. Il est possible que pour diverses raisons, certaines écritures s’y trouvent. Dans ce cas, vous devrez retourner en correction des ventilations de ces écritures pour leur affecter le bon numéro de compte de TVA. Ce compte 4457xxx centralisera toute la TVA collectée par défaut. Il contiendra aussi les écarts éventuels de TVA collectée répartie par taux de TVA paramétrés dans les colonnes afférentes.

Colonnes Taux de TVA et Compte Renseignez dans chaque colonne « Taux de TVA » les taux que vous appliquez et en face dans la colonne « Compte » le sous compte qui y est affecté. Par ce biais, le logiciel éclate automatiquement toutes vos écritures de vente par taux de TVA et les affecte dans le compte correspondant.

Compte TVA Déductible Générale, Déductible sur Immobilisations, Intra-Communautaire

Les comptes que vous utilisez pour la déduction de vos achats et frais.

Code Journal Indiquez les Codes Journaux par défaut pour vos Ventes et Achats. Ces Codes Journaux apparaîtront dans votre grand livre.

Comptes par Défaut Ces comptes sont très importants pour le bon fonctionnement de votre logiciel. Le compte « Vente par défaut » sert à ventiler automatiquement les factures de vente (sauf ventilation manuelle) dans ce compte de produits. Le compte de ventilation des achats par défaut est obligatoirement un compte d’attente de la classe 47. Ce compte sert à cueillir toutes les écritures d’achat non ventilées ou mal ventilées par vos factures d’achat.

Escomptes sur Ventes Ce compte vous permet d’automatiser le transfert en comptabilité de toutes les écritures ventes clients contenant des escomptes accordés.

Mise en Route Comptabilité

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Fournisseur Accès : Comptabilité Attribution des comptes Fournisseurs. Renseignez dans chacun des champs les numéros de compte de contrepartie. A l’enregistrement de vos factures d’achat, le système vous présentera le compte de contrepartie indiqué dans la centralisation. Vous pourrez le modifier si nécessaire. Pour accéder au tableau « Attribution Fournisseur » mettre la ligne en surbrillance puis deux fois. Cette fonction n’est pas obligatoire, mais est utile pour les ventilations uniques de certains Fournisseurs, tels PTT, Honoraires… Note : Vous ne pourrez pas enregistrer d’écritures sur les comptes de centralisation 401 et 411.

Mise en Route Comptabilité

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Créez vos banques Accès : Banque Caractéristiques Banque Nouveau.

Créez chacune des banques de votre société

y compris la Caisse en sur Nouveau.

Une fois votre nouvelle banque créée, sur la fenêtre Fichier Banques effectuez un double clic sur le nom de la banque pour accéder au Solde initial de banque.

Renseignez le solde de banque.

Ce solde vous permettra d'obtenir en temps réel votre position de trésorerie.

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ACHATS

Ce menu vous permettra de gérer vos dépenses tant pour vos fournisseurs que pour vos charges et autres mouvements de fonds.

Nouvelle facture fournisseur

Automatiquement, le logiciel vous demandera d’attribuer la dépense à un fournisseur. Vous pourrez ainsi obtenir une comptabilité par fournisseur, ainsi qu’une information précise sur le chiffre d’affaires réalisé avec celui-ci. Vous pourrez également faire le suivi des règlements de ce même fournisseur. sur Nouvelle Facture. Comme pour le fichier Client, le principe de recherche reste le même.

Si le Client a déjà été créé, tapez les premières lettres de la raison sociale, puis sur OK après l’avoir sélectionné sur le Fichier Fournisseur.

Enregistrement de vos factures.

Liste date à date de vos dépenses.

Option Mode expert : Accès direct à la liste des Factures Fournisseurs.

Enregistrement, liste et historique des règlements.

Emission d’un bordereau de traites.

Création, modification de votre fichier fournisseurs.

Par Date, Fournisseurs, Banque, Mode de règlement.

Achats

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La fenêtre suivante s’ouvre,

Nom Fournisseur : Renseignez le nom de votre fournisseur. Pour faciliter la recherche, évitez d’indiquer Société, Entreprise, Etablissement…. Date Facture : La date de la facture sera par défaut à la date du jour. Si la date d’émission est différente, indiquez la date figurant sur la facture. T.V.A. récupérée sur règlement : Vous cocherez ce champ s’il s’agit d’une facture de sous-traitance ou d’honoraires. La TVA sera déduite de votre déclaration à la date du règlement de la facture. Libellé Facture : Motif de la facture.

S’il s’agit d’un nouveau fournisseur, tapez les premières lettres de sa raison sociales, puis sur le tableau Fichier Fournisseurs, sur Nouveau. Après avoir renseigné la fiche fournisseur, sur OK. Nous aborderons plus tard le détail de la fiche fournisseur.

Achats

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Paiement déjà effectué : sur le champ, puis indiquez la date de paiement ainsi que le numéro de chèque uniquement. Ce dernier se trouvera dans votre journal de banque à la date de paiement que vous avez mentionné. Mode Paiement : Si le paiement n’a pas été effectué, ne renseignez que le champ mode de paiement, ceci pour alimenter l’échéancier. Date Echéance : Eventuellement, indiquez ici la date d’échéance de paiement. Ceci est important pour la gestion de votre échéancier. N° Facture : Indiquez ici le numéro figurant sur votre facture fournisseur. Montants : Saisir les montants exacts portés sur votre facture : HT, TVA, TTC. Le coefficient d’assujettissement TVA

Nouvelle réglementation au 1er janvier 2008

Le coefficient d'assujettissement, qui détermine la proportion d'utilisation du bien ou service pour la réalisation d'opérations imposables, c'est-à-dire d'opérations entrant dans le champ d'application de la TVA. Ainsi, si dès son acquisition le bien ou le service est affecté à des opérations entrant dans le champ d'application de la TVA , ce coefficient est égal à un, dans le cas contraire, ce coefficient sera de zéro. Lorsque le bien est affecté concurremment à des opérations dans le champ d'application de la TVA et à des opérations hors du champ d'application de la TVA, une clé déterminera la part de l'utilisation de la dépense aux opérations taxables. L'administration fiscale admet la possibilité de prendre en compte un coefficient d'assujettissement unique pour tous les biens et services utilisés à la fois pour des opérations mixtes au titre de chaque année. Le coefficient de taxation, qui rend compte de la part d'utilisation du bien ou du service à des opérations ouvrant droit à déduction. Il est égal à 1 lorsque le bien ou service est utilisé pour des opérations ouvrant droit à déduction, il est nul lorsque le bien ou service est utilisé pour des opérations n'ouvrant pas droit à déduction et il est forfaitaire lorsque le bien ou le service est utilisé pour des opérations ouvrant droit et n'ouvrant pas droit à déduction : il correspond alors à l'ancien prorata de déduction. L'assujetti pourra retenir un coefficient de taxation unique, calculé de façon forfaitaire. Il ne sera plus nécessaire en revanche de solliciter pour cela l'autorisation préalable de l'Administration. Notons cependant que ce coefficient n'inclura pas les subventions versées sans contrepartie. Le coefficient d'admission , qui permet de prendre en compte les exclusions ou restrictions du droit à déduction (exemple : véhicules exclus du droit à déduction).

La somme qui sera prise en compte pour votre déclaration de tva et comptabilité est le montant tva multiplié par les 3 coefficients.

Exemple : pour un achat de biens et services de 1000 Euros Hors taxes, 119.60 Euros de tva, 1119.60 Euros TTC, Si cet achat doit être récupéré en totalité (119.60 Euros), il faut que les 3 coefficients (assujettissement, taxation et admission) soient = 1 auquel cas la tva serait = 119.60 * 1 * 1* 1 = 119.60

Achats

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Si par exemple 80 % de ce bien sont à imputer à la tva alors le coefficient d’assujettissement = 0.80 , dans ce cas la tva déductible sera de 119.60 * 0.80 * 1 * 1 = 95.68

Si la tva de ce bien ne doit pas être déduite, dans ce cas indiquer 0 dans le coefficient d’admission auquel cas la tva déductible sera de 119.60 * 1 *1 * 0 = 0

Pour plus de précisions sur les coefficients, consultez votre cabinet comptable ou votre chambre syndicale.

sur OK pour valider l’enregistrement. La fenêtre suivante s’ouvre. Ventiler les factures d'achats Si vous n'effectuez pas la ventilation de vos factures d'achats, le système attribuera automatiquement la contrepartie figurant dans la centralisation des comptes Attente Achats.

Note : Dans le cas où vous ne connaîtriez pas précisément le numéro de compte, saisissez les premiers chiffres ou les premières lettres du libellé. Le logiciel vous présentera le plan comptable où vous choisirez le compte correspondant, si le compte n’existe pas, il vous sera possible de le créer en sur le bouton Nouveau. L’enregistrement de cette facture,

alimente directement votre journal d’achats.

alimente votre échéancier.

alimente votre journal de banque si vous avez enregistré votre paiement.

Sélectionnez la banque sur laquelle vous effectuerez le règlement. Cet élément est modifiable.

Vous pourrez ensuite ventiler votre facture. sur le bouton Nouveau & sélectionnez le compte de contrepartie dans le plan comptable. La totalité de votre facture HT devra être ventilée, vous aurez la possibilité de la ventiler sur plusieurs comptes. Le montant total de votre facture devra être ventilé. Vous avez la possibilité d’automatiser cette ventilation, en renseignant les comptes de contrepartie dans la centralisation des comptes Fournisseurs (comptabilité).

Achats

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Modifier votre facture fournisseur La recherche s’effectue par le nom du fournisseur puis, en indiquant des dates bornant la sélection des factures de celui-ci. Si vous ne mentionnez aucune date, toutes les

dépenses le concernant seront affichées. Sélectionnez la facture à corriger puis sur

OK. Tous les éléments de cet enregistrement sont modifiables. Vous pourrez aussi modifier :

Votre ventilation comptable en sur ce bouton.

Vous pourrez attribuer cette dépense à une autre banque. Si vous utilisez le paramétrage Liaison Facture Fournisseur dans le

& suivi de chantier et liez les Commandes aux Achats dans Commandes Fournisseurs, vous pourrez également modifier ces ventilations.

Vous pourrez supprimer la totalité de l’enregistrement de cette facture si celle-ci n’est

pas réglée.

Note : Si un règlement a été enregistré, pour modifier le nom du Fournisseur ou le montant de la facture, ou supprimer la totalité de l’enregistrement de la facture, vous devrez supprimer ce règlement.

Liste des factures fournisseurs Impression de vos dépenses pour une période que vous renseignerez. Liste classée par date de facture, mentionnant le numéro de facture, date du règlement, total TTC, acompte, solde, et libellé.

Achats

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Acomptes sans Facture Fournisseur Vous pouvez par cette fonction renseigner un règlement d’un fournisseur sans avoir la facture. Quand vous recevrez la facture, lors de son enregistrement, le logiciel vous proposera automatiquement de transférer l’acompte sur la facture. Plusieurs acomptes sont possibles par fournisseur. Règlement Factures Fournisseur

Enregistrer un règlement Vous utiliserez cette fonction si vous n’avez pas enregistré le règlement comptant à l’enregistrement de votre facture fournisseur. La recherche s’effectue par le nom du fournisseur.

Sur le tableau règlement fournisseur, vous sélectionnerez la facture concernant ce règlement.

Un règlement peut concerner plusieurs factures, dans ce cas, vous sélectionnerez

chacune de ces factures avant de valider votre règlement en sur le bouton Terminer.

ici pour enregistrer un règlement.

Vous pourrez corriger ou supprimer un règlement en ici.

Liste des règlements : vous pourrez lister vos règlements par date, avec ou sans sous-groupe (le sous-groupe vous indique le détail des factures réglées par un effet).

Historique d’un règlement : détail d’un règlement.

Achats

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Vous êtes à nouveau sur le tableau Nouveau Règlement, là ou les factures réglées sont

précédées d’un bouton jaune. L’opération terminée, vous validerez votre règlement en

sur le bouton Terminer .

Note : Un règlement peut concerner plusieurs factures, dans ce cas vous procéderez

comme indiqué ci-dessus pour chacune des factures concernant le règlement avant de

valider votre règlement en sur le bouton Terminer. Le système affectera à chaque règlement deux lettres identiques vous permettant d’identifier le sous-groupe (lettrage). Le tableau suivant s’affiche, ensuite sur OK.

Renseignez la date exacte de votre règlement, le n° de chèque, puis sur OK. L’attribution d’une dépense à une banque vous permettra d’obtenir un échéancier par banque.

Sur le tableau Nouveau Règlement vous sélectionnerez la ou les factures

concernant ce règlement et sur OK.

Le montant de votre règlement correspond à celui indiqué dans la fenêtre, alors sur OK. Le système affiche par défaut le montant exact de la facture. Si le montant de votre règlement est différent de celui indiqué dans la fenêtre saisissez alors dans le champ le bon montant.

Achats

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Correction d’un règlement La recherche se fait par le nom du fournisseur, puis de date à date. Sur le tableau suivant : Pour supprimer un règlement, sur le bouton Supprimer. Vos modifications faites, sur le bouton Terminer.

Note : Si vous désirez corriger ou supprimer un règlement affectant plusieurs factures, c’est-à-dire faisant partie d’un lettrage, le système vous préviendra de la suppression totale du lettrage. Liste des règlements Cette fonction vous permet d’éditer et de visualiser la liste de vos règlements fournisseurs de date à date avec ou sans lettrage des écritures. Historique de règlements Vous pouvez éditer par fournisseur, de date à date, pour chaque facture le concernant, l’historique des différents règlements de celle-ci.

Pour modifier un règlement sélectionnez le

règlement à modifier puis sur OK.

Achats

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Fournisseurs Vous pourrez créer votre fichier fournisseurs, soit directement, soit au fur et à mesure de l’enregistrement de vos factures d’achats. Sur ce tableau, vous pourrez : Créer votre fiche fournisseur. Modifier votre fiche fournisseur. Obtenir la liste de vos fournisseurs et l’imprimer. Supprimer une fiche fournisseur. Enregistrer un historique. Obtenir le détail des factures pour un fournisseur.

Vous désirez créer une nouvelle fiche fournisseur, sur le bouton Nouveau, puis sur OK.

Achats

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Vous renseignerez les éléments de cette fiche. Contrepartie comptable : Si vous désirez que votre ventilation soit automatisée à l’enregistrement de vos factures, renseignez le compte de contrepartie comptable. Echéancier Toutes les factures fournisseurs enregistrées et non réglées seront automatiquement classées dans un échéancier. L’échéancier pourra être demandé, par :

- Date : de date à date. - Fournisseur : pour un fournisseur pour une période déterminée. - Mode de Règlement. - Banque : pour une banque pour une période déterminée.

Achats

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De date à date.

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BANQUE

Vous créerez votre ou vos banques sur ce tableau, vous pourrez modifier le libellé, ou les supprimer à condition qu’aucune écriture ne soit passée sur ce compte.

Accès : Menu Banque Caractéristiques Banque.

Position de trésorerie Vous aurez en temps réel la situation de trésorerie de votre entreprise. Ce tableau est le reflet des dépenses et des recettes enregistrées par vos soins. Le solde initial de banque vous permettra dans certains cas (1er exercice comptable effectué sur le logiciel) de réajuster votre position de trésorerie.

Pour créer votre banque, sur le bouton NOUVEAU. Renseignez le nom de la banque puis cliquez sur OK.

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MOUVEMENTS DE FONDS

Vos opérations autres que Clients et Fournisseurs, seront enregistrés dans le journal de mouvements de Fonds : salaires, charges sociales, frais généraux… Ce sont des écritures de banque qui mouvementent automatiquement votre journal de banque. Sortie de Fonds : Nous vous expliquons ci-dessous la marche à suivre pour enregistrer vos sorties de fonds. Rentrée de Fonds : Enregistrement de vos entrées de fonds. La procédure est la même que celle des sorties de fonds. Corriger Mouvement de Fonds : Possibilité de corriger vos enregistrements sorties ou rentrées de fonds. Liste Mouvements de Fonds : De date à date vous pourrez obtenir et imprimer la liste des mouvements de fonds. Postes de Gestion : Création, correction et liste de vos postes de gestion.

Option Mode expert : Accès direct à la liste des Mouvements de Fonds.

Mouvements de Fonds

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Sortie de fonds Si le poste de gestion n’existe pas, vous pourrez à ce moment le créer et lui attribuer le numéro de compte correspondant. Suivez la procédure du logiciel, qui vous affichera ensuite une recherche dans le plan comptable, si le numéro existe validez ce numéro, s’il n’existe pas vous pourrez également le créer dans le plan comptable.

Note: Pour vous permettre l'analyse de vos postes de gestion, vous pourrez affecter un même numéro de compte à des postes de gestion différents. L’ensemble des écritures enregistrées dans vos postes de gestion seront alors regroupées sur ce numéro de compte (plan comptable) après traitement de la comptabilité.

Indiquez le poste de gestion ou sur OK pour entrer dans le fichier Poste de Gestion. Sélectionnez le poste puis

sur OK.

Mouvements de Fonds

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Note : Si le poste de gestion a le même numéro de compte que votre banque, votre écriture s’annule automatiquement. Il est impératif que ce poste ne soit pas rattaché au compte de banque. Une sortie de fonds génère deux écritures Crédit de la banque, Débit du poste de gestion. Le poste de gestion génère automatiquement une écriture dans le journal de banque.

Rentrées de Fonds Même procédure que précédemment sauf que le tableau du mouvement de fonds vous indiquera que c’est une rentrée de fonds (moyen de contrôle).

Note : N’indiquez jamais un montant positif ou négatif. Selon le mouvement de fonds choisi le logiciel débitera ou créditera votre banque. Corriger les mouvements de fonds La recherche s’effectue par le nom du poste de gestion puis, de date à date. Le tableau suivant intitulé Correction Mouvement de Fonds vous indique en titre sur quel poste de gestion vous vous trouvez.

Bien renseigner la date, le montant TTC et la TVA s’il y a lieu. La TVA se renseigne en montant. Le poste de gestion est affecté à un

compte du plan comptable. sur OK.

Sur ce tableau, sélectionnez

la banque, puis sur OK.

Mouvements de Fonds

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Vous sélectionnez alors le mouvement à modifier en dessus puis, soit vous le

supprimez à ce moment, soit vous sur OK. Le tableau suivant vous permettra de modifier la date, le montant, le motif ou la banque. Liste des mouvements de fonds Permet de visualiser et d’éditer une liste de vos différents mouvements de fonds de date à date. Postes de gestion Vous entrez dans le fichier Poste de Gestion cité plus haut. Vous pourrez les créer, les modifier, éditer une liste, les supprimer (s’il n’y a aucune écriture les concernant) et consulter le détail de vos écritures par poste, de date à date et enfin l’éditer.

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TVA

Le logiciel vous permet d’obtenir tous les éléments nécessaires à votre déclaration de TVA.

Déclaration de TVA : Selon le régime de TVA applicable à votre entreprise, vous demanderez le calcul des éléments soit pour : votre déclaration sur encaissements (les recettes) votre déclaration sur les débits (la facturation) Vous déterminerez la période, et demanderez ensuite l’impression. Cadrage de TVA : Deux listes de contrôle sont mises à votre disposition pour vous permettre le cadrage de votre compte TVA : liste des encaissements par taux de TVA liste du chiffre d’affaires par taux de TVA Ces listes devront être déterminées pour une période. Contrôle Cohérence TVA : Cette fonction, qui peut durer un certain temps, reconstitue toutes vos données de TVA.

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COMPTABILITE

A ce stade, toutes les opérations effectuées tant dans la partie gestion clients : les ventes, que dans la partie gestion fournisseurs : les achats, deviennent exploitables pour votre comptabilité.

Aucune saisie supplémentaire ne sera nécessaire. 1. PLAN COMPTABLE

En sur cette ligne, vous entrez dans un tableau intitulé Plan Comptable. C’est dans celui-ci que vous allez informer le système des numéros de compte du plan comptable avec leur libellé.

Vous pourrez y créer directement vos comptes.

Vous pourrez créer vos comptes en ici. ici pour modifier le libellé ou le n° d’un compte. Cette fonction demande confirmation. La suppression d’un compte n’est possible que si aucune écriture ne subsiste sur ce compte. Toute présence d’écriture vous sera signalée par le logiciel et rendra la suppression du compte impossible. Plusieurs listes sont possibles. Liste par ordre alphabétique ou par n° de compte.

Comptabilité

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Extrait de compte. Il vous faudra renseigner la période & que votre traitement de comptabilité ait été effectué pour cette période.

Renseignez le libellé ou le numéro du compte, le système vous positionnera sur le compte recherché.

Note : Vous ne pourrez pas créer deux fois le même numéro de compte, le logiciel contrôle soit le numéro, soit le libellé. Si vous désirez employer deux fois le même libellé, mettre un caractère différent dans un des libellés. Vous pouvez le saisir dans n’importe quel ordre, le logiciel vous le classera automatiquement par n° de compte. Si vous avez opté pour l’attribution automatique de ces comptes dans les Préférences Comptabilité, ne renseignez ni les numéros de comptes Clients, ni les numéros de comptes Fournisseurs. Ceux-ci sont numérotés automatiquement lors de l’attribution.

Cette fonction permet d’attribuer un numéro de compte à toutes les écritures enregistrées dans la partie GESTION du logiciel. Elle s’effectue automatiquement lors du traitement de la comptabilité. Cependant, vous pouvez l’utiliser pour l’attribution automatique des comptes Clients Fournisseurs si votre traitement de comptabilité n’est pas effectué, ou lors d’un traitement de comptabilité, si le système vous demande l’attribution d’un compte inconnu. 2. CENTRALISATION & TVA Accès : Menu Comptabilité Attribution des Comptes Centralisation et TVA. Comme précédemment expliqué pages 5 et 8, dans les paramètres de Mise en Route de la Comptabilité, la centralisation des comptes nécessite que vous informiez les numéros de compte à savoir, les comptes de TVA collectée, déductible, le compte d’attente et la contrepartie vente. Ceci permet d’automatiser les ventilations de vos factures : affecter les numéros de compte TVA, ainsi que les contreparties par défaut.

Note : Vérifiez bien que ces numéros de compte soient identiques à ceux de votre plan comptable. Par ces fonctions, vous viendrez modifier l’attribution de ces comptes dans le cas d’erreur ou de mauvaise attribution.

Comptabilité

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3. JOURNAUX COMPTABLES Edition de vos journaux à l’écran, ou sur imprimante de date à date. Ventes Cette fonction vous permet d’éditer soit un journal complet et détaillé, soit un journal récapitulatif. Ce journal est alimenté directement par les écritures enregistrées à partir du Module Technique. Achats Même chose que ci-dessus. Banques Précisez pour quelle banque vous souhaitez éditer le journal puis les dates. Opérations diverses Il s’agit de la synthèse de vos O.D. pour une période sélectionnée. Général cumulé Synthèse de tous vos journaux. A Nouveaux Il n’y a pas de date à préciser puisque vous rentrez vos A Nouveaux à une date précise : 1er jour de votre exercice comptable…

4. RAPPROCHEMENT BANCAIRE

sur Rapprochement Bancaire, Rapprochement d’une période, puis

Toutes les écritures.

Comptabilité

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Rapprocher une période Vous rapprocherez une période en fonction de votre relevé de banque. Vous avez le choix entre une liste d’écritures à rapprocher uniquement ou bien toutes les écritures (c’est-à-dire celles rapprochées et celles non rapprochées). Dans ce cas de figure, nous avons sélectionné toutes les écritures. Vous pourrez cependant, si vous le désirez ne demander que les écritures restant à rapprocher. Le système ne vous présentera que les écritures non rapprochées. Vous procéderez ensuite comme indiqué ci-dessous.

Sur le tableau suivant, se présente à l’écran toutes les écritures. Ce tableau est le reflet de votre journal de banque. Les écritures rapprochées sont précédées d’une pastille jaune, les non rapprochées d’une pastille blanche. Pour rapprocher une écriture, sur la ligne puis sur le bouton OK, ou double pour valider le rapprochement et ainsi de suite.

Sélectionnez la période que vous désirez rapprocher.

Le tableau suivant se présente à l’écran, suivez les instructions.

Comptabilité

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Liste des écritures rapprochées Possibilité d’éditer une liste de toutes vos écritures rapprochées, par banque. Ecritures restant à rapprocher Cette fonction vous permet d’éditer la liste des écritures non rapprochées, par banque.

Note : Obligation de sélectionner des dates pour le rapprochement.

5. A NOUVEAU 1ER EXERCICE Cette fonction vous permet d’enregistrer votre balance d’ouverture pour le 1er exercice effectué avec le logiciel. Pour l’exercice suivant, la gestion des A Nouveaux se fera automatiquement par la clôture de votre exercice comptable.

Lorsque vous aurez pointé toutes les écritures se trouvant sur votre relevé de banque, le solde figurant sur votre relevé devra être identique à celui affiché sur ce tableau.

Pour supprimer le rapprochement d’une écriture sur ce bouton.

La période à rapprocher étant terminée, sur ce bouton.

Comptabilité

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L’enregistrement de vos A nouveaux client ou fournisseur se fera par leurs noms. Vous les créerez à l’enregistrement de l’écriture dans les fichiers correspondants Clients ou Fournisseur (s’ils ne sont pas connus du système). S’ils sont créés, l’enregistrement se fera automatiquement. Si vous avez opté pour l’attribution automatique des comptes Clients Fournisseurs, après la création dans le fichiers clients ou fournisseurs, vous n’aurez pas à les créer dans le plan comptable, le système affectera lui-même le numéro de compte au moment de l’attribution des comptes. La numérotation se fera dans l’ordre de création. Pour toutes vos écritures d’AN, le logiciel créera dans la partie gestion une facture n° 99999 intitulée A NOUVEAUX qui vous permettra de solder vos écritures. Cette pièce n’est pas accessible. Vous ne pourrez la corriger qu’en modifiant votre enregistrement par correction des A Nouveaux. Suivez les mêmes instructions pour vos A Nouveaux Fournisseurs. Pour les autres A Nouveaux, l'enregistrement se fera de la même façon que les opérations diverses. Le logiciel vous enverra dans le plan comptable, sélectionnez le compte correspondant, puis saisissez le débit ou le crédit. Le système refusera que vous enregistriez des comptes 401 et 411 ainsi que des comptes 6XXX et 7XXX la balance d’ouverture ne comprenant que les comptes de classe 1 à 5. Vos A Nouveaux enregistrés, éditez votre journal et contrôlez que celui-ci soit bien équilibré. N’oubliez surtout pas d’entrer le résultat de l’exercice. Pour corriger ou supprimer une écriture dans vos A Nouveaux, il vous suffira de revenir dans Saisie des A Nouveaux 1er exercice, de supprimer l’écriture et de la réenregistrer correctement.

Note : Pour la génération automatique de la facture n° 99999, veiller à bien dans les préférences Comptabilité sur Générer facture en gestion pour A Nouveaux (p.6).

Vous saisirez sur ce tableau vos A Nouveaux Clients, Fournisseurs, et autres comptes en cliquant sur les boutons correspondants. Vous pourrez éventuellement supprimer l’enregistrement d’un AN erroné.

sur A Nouveaux 1er exercice. Indiquez la date du 1er jour de votre exercice comptable.

Puis sur OK. La fenêtre suivante s’ouvre.

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Si vous utilisez le module comptabilité, après avoir utilisé le logiciel technique (gestion clients) pour des exercices antérieurs, lors de l’enregistrement des A Nouveaux clients, vous décliquerez la fonction de Générer facture en gestion pour A Nouveaux, puis vous recliquerez sur cette fonction pour l’enregistrement des A Nouveaux fournisseurs et autres écritures. 6. SOLDER CLIENT, FOURNISSEUR Cette fonction vous permet de solder une facture client ou fournisseur en cas de différence de règlement. Il faut, avant de solder une facture, indiquer le numéro de compte de Débit sur ventes et de Débit sur achats. Sinon, le logiciel ne pourra pas effectuer le traitement de votre opération. La recherche des factures à solder se fait par le nom du client ou du fournisseur. Le logiciel affichera la situation du compte. Sélectionnez la facture à solder, un tableau

apparaît à l’écran vous indiquant la différence de règlement à solder. sur OK et

indiquez la date de votre O.D.

Note : Vous pourrez vérifier, modifier, ou supprimer l’O.D. dans le journal des opérations diverses. 7. OPERATIONS DIVERSES – ENREGISTRER O.D. Pour enregistrer vos opérations diverses, vous procéderez comme suit :

sur Enregistrer O.D.

Le premier écran vous propose la date du jour, vous pouvez bien sûr la rectifier.

Sur ce tableau, vous sur

Nouveau.

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Note : Si vous avez sélectionné un compte, sur OK sans avoir indiqué le montant,

sur votre OD puis sur Modifier : vous n’avez plus qu’à renseigner le montant. Lorsque vous renseignez une O.D. sur un compte Client ou Fournisseur, n’omettez pas d’indiquer le numéro de la facture concernée pour qu’elle puisse être soldée dans votre gestion (Situation compte client, relance des impayés…).

Corriger O.D. Indiquez la date de sélection, le logiciel vous présentera à l’écran toutes les O.D. saisies entre ces dates.

Sélectionnez l’O.D. à corriger : vous retrouverez le même tableau que pour enregistrer une O.D. Le logiciel vous présente l’O.D. saisie et sa contrepartie. Journal O.D. Edition de votre journal d’O.D. à l’écran ou à l’imprimante. Attention, il faut préciser les dates.

Recherche somme dans O.D. Cette fonction vous permet de rechercher une somme passée dans vos O.D. Indiquez le montant minimum et maximum recherché. 8. TRAITEMENT DE LA COMPTABILITE

C’est ici que tous vos enregistrements journaliers seront ventilés dans les différents comptes du plan comptable. Cette fonction permet le transfert de toutes les écritures de la gestion vers la comptabilité et d’effectuer le lettrage automatique.

Indiquez le numéro de compte, le libellé, éventuellement la référence de la pièce comptable, puis le montant en débit ou en crédit.

Si vous désirez mémoriser ou non le libellé, sur un des boutons.

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S'il existe un compte non attribué, le logiciel vous l'indique à l'écran. Il vous faudra effectuer une recherche dans le plan comptable, le valider s’il existe ou bien créer ce compte si celui-ci n’existe pas.

Il vous proposera une recherche dans le plan comptable. sur OK, la recherche peut

s'effectuer par numéro ou par libellé. Une fois le compte retrouvé, dessus, puis sur OK,

le logiciel continuera son attribution, si le compte n’existe pas, vous le créerez en sur

Nouveau. Visualisation du dernier traitement Ce tableau vous permet de vérifier le dernier traitement effectué, la date à laquelle il a été fait, si le traitement présente une anomalie ou si le résultat est cohérent.

Note : Le traitement ne signifie pas validation des écritures, tout est encore modifiable.

Le nombre de traitements est illimité. Par contre, après toutes modifications, refaire une attribution des comptes et un traitement.

Si le journal des A Nouveaux n'est pas équilibré, le traitement ne peut pas s'effectuer. Une fois le traitement terminé et cohérent, vous pouvez éditer un extrait de compte, une balance, un grand livre, un compte de résultat et un bilan.

9. RECHERCHE SOMME DANS LES COMPTES

Précisez si la recherche s'effectue sur l'exercice en cours ou précédent ainsi que le montant minimum et maximum.

TRANSFERT DES ECRITURES Cette fonction demande d’abord confirmation. Indiquez ensuite les dates de votre traitement : la date du début sera toujours la date de votre exercice comptable. Confirmez à nouveau le traitement. Si vous n’avez pas clôturé l’exercice antérieur, le système vous demandera d’effectuer le traitement à compter de la date des derniers AN connus par le système. Une fois le traitement terminé, le logiciel vous indique si le traitement est cohérent. Sinon, il vous indique dans un tableau la différence constatée.

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10. SIMULATION EXTRA-COMPTABLE

Cette fonction vous permet d'effectuer une simulation de comptabilité à partir de l’exercice en cours. L'enregistrement de ces écritures s'effectuera de la même façon que la saisie des opérations diverses.

Note : Tous les documents édités à partir de cette fonction de simulation seront libellés "SIMULATION". 11. BALANCE DES COMPTES

Votre balance ne sera cohérente qu’après avoir effectué le traitement de la comptabilité sur les dates de votre exercice. Balance générale complète Edition d'une balance complète. Balance centralisée La centralisation concerne les Clients, Fournisseurs, TVA, comptes de banque et Trésorerie. Balance auxiliaire Clients Fournisseurs Edition d'une balance ne concernant que les clients ou les fournisseurs.

12. LE GRAND LIVRE

Cette fonction demande confirmation. Un nouveau tableau apparaît dans lequel plusieurs choix et options sont possibles. Vous pouvez éditer un Grand Livre complet, centralisé, auxiliaire Clients ou Fournisseurs,

Vous pouvez demander à avoir l'exercice -1 affiché ou non,

Vous pouvez demander toutes les écritures, celles lettrées ou non lettrées,

Avec ou sans totaux mensuels,

De l'exercice en cours ou précédent.

De préciser d'un n° de compte à un autre.

Note : Vous ne pourrez sortir le Grand Livre qu'après avoir effectué un traitement de comptabilité.

13. COMPTE DE RESULTAT

Cette fonction demande confirmation. Puis indiquez les dates de sélection. Cette fonction n'est possible qu'après avoir effectué un traitement de comptabilité.

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14. BILAN

Cette fonction n'est possible qu'après un traitement de comptabilité. Vous pouvez obtenir un Bilan Simplifié ou un Bilan avec détails, dans ce cas renseignez les lignes que vous désirez.

15. VALIDATION DES ECRITURES

La validation des comptes verrouille tous les comptes pour la période sélectionnée. Attention, aucune modification ne sera possible sur une période validée. Cette fonction demande une première confirmation, puis des dates qui bornent la période à valider et enfin une deuxième confirmation pour cette période. Le logiciel vous indique que la validation a été effectuée. Vous pourrez éventuellement dévalider une période en vous rapprochant de votre revendeur.

16. LISTE PERIODES VALIDEES

Accès : Menu Comptabilité Valider Vos Ecritures Liste Périodes validées. Cette fonction vous permet de visualiser à l'écran et d’imprimer la liste des sessions validées. 17. CLOTURE DEFINITIVE, A NOUVEAUX +1

Attention, cette opération ne doit se faire qu'une seule fois par année.

Les A Nouveaux seront générés automatiquement par la clôture, les comptes 1200 et 1290 sont créés automatiquement par le système. La clôture effectuée, vous pourrez éditer votre journal d’A Nouveaux. Toutes les écritures de l'exercice du bilan nouvellement clôturé deviennent "exercice précédent". La clôture demande confirmation. Vous confirmerez les dates de l’exercice à clôturer.

Deux tableaux successifs se présentent à l’écran. Bien respecter leur contenu :

Seule la sauvegarde vous permettra en cas de difficulté de rétablir vos données avant

clôture.

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Au moment de la clôture, le système peut vous indiquer que certains comptes ne sont pas attribués ou qu’ils ne figurent pas dans la matrice des comptes, dans ce cas, référez-vous à la matrice des comptes que vous pouvez imprimer à partir de la ligne Bilan, Visualiser la matrice des comptes. Vous pourrez ensuite réaffecter le bon numéro de compte. Liste des exercices clôturés

Edition des listes des exercices clôturés.

18. EXERCICES PRECEDENTS Listes des exercices

Listes des exercices clôturés et dates de clôture. Extrait de compte

Possibilité d’imprimer un extrait de compte sur les dates d’un exercice clôturé. Réimprimer un grand livre

Possibilité d’imprimer partie ou ensemble d’un grand livre d’exercice clôturé. Rechercher une somme

Recherche d’une somme dans exercice clôturé.

TRES IMPORTANT, Bien lire ce tableau avant d’effectuer la clôture de votre exercice. Contrôlez votre balance Imprimez et archivez vos

documents comptables.

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En résumé, Les opérations Clients Fournisseurs, sont saisies directement dans le Module Gestion, et alimentent en temps réel les journaux de ventes Achats et Banque

Les Frais généraux sont enregistrés dans le module Comptabilité :

Accès : Achat, Banque, Trésorerie, Mouvements de Fonds. A la création des postes de gestion, informez les numéros de compte dans le plan comptable. Attention, ne jamais enregistrer d’écritures Clients Fournisseurs par Mouvements de Fonds. Les opérations diverses, seront saisies dans le Module Comptabilité,

Accès : opérations diverses.

Ce journal doit toujours être équilibré pour que le traitement puisse s’effectuer.

Les A Nouveaux de votre 1er exercice seront enregistrés par la fonction « A nouveaux 1er Exercice » dans le Module Comptabilité. Pour les exercices suivants, le système générera automatiquement les A Nouveaux en Comptabilité. Les reports A Nouveau devront être enregistrés sur les comptes 1100 et 1190, les comptes 1200 et 1290 étant générés automatiquement par le système à la clôture de l’Exercice. Le traitement de comptabilité doit être effectué sur les dates de tout votre exercice. Vous éditerez vos documents de date à date. Un traitement écrase le précédent. Tant que votre exercice n’est pas clôturé vous pourrez traiter votre comptabilité sans limitation, toute écriture reste modifiable. Vous pourrez travailler sur plusieurs exercices. Vous pouvez valider une période comptable par la fonction de validation des écritures.

Vous ne pourrez plus intervenir sur cette période. La clôture définitive : Attention, avant de passer cette fonction respectez les règles d’utilisation, à savoir (dans cet ordre) traitement sur les bonnes dates, édition des documents comptables, Balance, Compte de résultat, Bilan, Sauvegarde. La génération des A Nouveaux se fera automatiquement. Cette fonction passée vous ne pourrez plus revenir en arrière. Le système générera automatiquement votre journal d’A Nouveaux. Ce dernier n’est pas modifiable d’où l’importance d’une sauvegarde.