Guide des procedures - achats et marches publics

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1 – Cindy FOURNIER – Responsable Achats/Marchés Publics –janvier 2015

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SOMMAIRE

1 OBJET

2 DOMAINE D'APPLICATION

3 METHODOLOGIE :

3.1 PREAMBULE

3.2 LES GRANDS PRINCIPES DE LA COMMANDE

3.3 LES SEUILS

3.4 LA PREPARATION DES ACHATS

3.5 LE CHOIX DE LA PROCEDURE

3.6 LA MISE EN CONCURRENCE ET LE CHOIX DU TITULAIRE DU MARCHE

3.7 ANNEXES

Annexe 1 : Fiche pratique n° 1 estimation des besoins

Annexe 2 : Fiche pratique n° 2 appréciations des seuils

Annexe 2 : Fiche pratique n° 3 notions d’opération de travaux

Annexe 4 : Fiche pratique n° 4 notions d’homogénéité

Annexe 5 : Fiche pratique n° 5 marchés compris entre 1 € HT et 3 999 € HT

Annexe 6 : Fiche pratique n° 6 marchés compris entre 4000 € HT et 14 999 € HT

Annexe 7 : Fiche pratique n° 7 marchés compris entre 15 000 € HT et 134 000 € HT

pour les fournitures et services et 5 186 000€ HT pour les travaux.

Annexe 8 : Fiche pratique n° 8 marchés égaux ou supérieurs à 134 000 € HT pour les

fournitures et services et 5 186 000€ HT pour les travaux. (Marchés formalisés)

Annexe 9 : Fiche pratique n° 9 délai de procédure : appel d’offres ouvert

Annexe 10 : Fiche pratique n° 10 délai de procédure : marchés négocié

Annexe 11 : Fiche pratique n° 11 rédaction du dossier de consultation

Annexe 12 : Fiche pratique n° 12 délais de remise des candidatures et des offres

Annexe 13 : Fiche pratique n° 13 exécutions du marché

Annexe 14 : Fiche pratique n° 14 les exceptions au principe de publicité et de mise en concurrence

Annexe 15 : Fiche pratique n°15 répartition des rôles

Annexe 16 : fiche pratique n°16 réception des offres papiers Annexe 17 : Fiche pratique n° 17 les fiches de besoin

Annexe 18 : Fiche pratique n°18 fiche de présentation d’un marché

Annexe 19 : fiche pratique n°19 glossaire

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1 OBJET :

Cette procédure a pour objet d’apporter une aide pour les procédures internes concernant les achats et les marchés publics.

2 DOMAINE D'APPLICATION :

Elle s’applique pour tous les achats et tous les marchés publics.

3 METHODOLOGIE :

3.1 PREAMBULE

Le Code des Marchés Publics (CMP) a été réformé par le décret 2006-975 du 01/08/2006, par le décret 2008-1355 du 19 décembre 2008 et le décret n° 2011-1000 du 25 août 2011.

Les modifications les plus visibles sont le relèvement sensible des seuils et la responsabilisation des acheteurs publics.

Cette réforme a été imposée par Bruxelles pour se mettre en conformité avec les directives Européennes. Les

achats de fournitures et de services ainsi que la réalisation de travaux sont considérés comme des

marchés publics à compter du premier euro. En clair, toutes les commandes sont soumises aux règles du

Code des Marchés Publics (sauf quelques dispositions particulières).

La veille juridique est assurée par Cindy FOURNIER, Responsable des Achats et des Marchés Publics.

Pour toute question relative au contenu de ce guide, vous adresser directement à Cindy FOURNIER, garant de la bonne application et de l’interprétation de ce guide.

3.2 LES GRANDS PRINCIPES DE LA COMMANDE

La nouvelle version du CMP précise les principes fondamentaux de la commande publique. Le respect de ces principes :

La liberté d’accès à la commande publique : rien dans l’attitude de l’acheteur ne doit enfreindre la moindre ouverture à la concurrence

L’égalité de traitement des candidats : il faut absolument veiller à ne pas privilégier, de quelque manière que ce soit, un candidat au détriment d’un autre

La transparence des procédures : les règles d’achat doivent être déterminées au moment du lancement de la procédure et rendues publiques

Ceci afin d’assurer l’efficacité de la commande publique et la bonne utilisation des deniers publics.

3.3 LES SEUILS

Deux seuils essentiels sont à retenir dans le Code des Marchés Publics :

Le seuil de 90 000 € HT à partir duquel un avis d’appel public à concurrence doit être inséré dans un journal d’annonces légales

Le seuil de procédure formalisée est fixé à 134 000 € HT pour les achats de fournitures et services et de 5 186 000€ HT pour les travaux - en deçà de ce seuil, le Code parle de Procédure Adaptée.

Cette apparente liberté s’accompagne d’une responsabilisation accrue de l’acheteur public.

3.4 LA PREPARATION DES ACHATS

La procédure à mettre en œuvre est déterminée pour l’essentiel par le montant prévisionnel et les caractéristiques des prestations à réaliser, d’où la nécessité de procéder à une définition précise et sincère des besoins par :

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La prévision des besoins

L’analyse des besoins fonctionnels

La connaissance des marchés fournisseurs

La différenciation des achats standards et spécifiques

La démarche de coût global.

Le dernier trimestre de l’exercice budgétaire, doit nous permettre de recenser l’ensemble des besoins pour l’année à venir afin de déterminer les seuils et les procédures applicables.

Pour les marchés de fournitures et les marchés de prestations des services : il est procédé à une estimation de la valeur totale des fournitures ou des services qui peuvent être considérés comme homogènes.

La nomenclature mise en place par l’ancien Code pour apprécier le caractère homogène des fournitures et des services devient facultative, la CCI CA travaille sur une nomenclature propre.

3.5 LE CHOIX DE LA PROCEDURE

La prévision et l’expression sincère des besoins ainsi que le montant estimatif des prestations vont permettre de déterminer la procédure à suivre. Cette dernière jouera sur plusieurs aspects de la commande :

La publicité qui garantira la réalité de la mise en concurrence et le libre accès à la commande publique – il convient de trouver le juste équilibre entre l’information d’un plus grand nombre de prestataires susceptibles d’être intéressés et le coût de cette publicité au regard du montant prévisionnel du marché.

La formalisation de la commande, c’est à dire, les pièces écrites qui vont constituer le marché.

Le niveau de la prise de décision.

Les préconisations et les obligations dans le choix de la procédure sont précisées dans les fiches pratiques ci-après.

3.6 LA MISE EN CONCURRENCE ET LE CHOIX DU TITULAI RE DU MARCHE

Au-delà des préconisations spécifiées dans le Code, la mise en concurrence doit respecter les

règles suivantes :

Donner au candidat toutes les spécifications administratives et techniques du futur marché

Informer le candidat des critères et des modalités de choix qui doivent donc être définis avant la mise en concurrence

Respecter l’égalité de traitement des candidats.

A l’exception d’une mise en concurrence selon la procédure d’appel d’offres, la négociation avec les concurrents est parfaitement possible, conseillée et nécessaire.

Dans le cadre de négociation, une attention toute particulière sera portée sur l’égalité de traitement des candidats. La négociation peut couvrir tous les aspects de l’offre (prix, conditions d’exécution, délais, services associés, etc…) mais ne doit pas modifier l’objet du marché.

Le choix du titulaire doit être guidé par la recherche de l’offre économiquement la plus avantageuse. Il ne s’agit pas nécessairement de l’offre moins disante. D’autres critères peuvent et doivent, autant que nécessaire, être pris en compte pour le choix des offres.

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ANNEXE 1

ESTIMATION DES BESOINS

QU’ENTEND-ON PAR ESTIMATION DES BESOINS ? L'expression des besoins suppose :

une définition précise de la qualité des prestations à obtenir (que me faut-il ? quel est le service que j'attends ?) et du contexte dans lequel elles doivent pouvoir être assurées (délais, lieu(x) d'exécution et / ou de livraison, contraintes organisationnelles, etc.),

une définition aussi précise que possible des quantités souhaitées,

une bonne appréhension des services associés (livraison, maintenance, installation, consommable, ergonomie du poste de travail, modification des procédures existantes…) afin de déterminer le coût global.

QUELLE PERIODE PRENDRE COMPTE ? Pour les fournitures, les services courants et les travaux d’entretien courants : la période budgétaire (donc l'année) ou la période durant laquelle on souhaite établir le marché (cela peut être un contrat pluriannuel).

Pour les prestations donnant lieu à signature d'un contrat : la durée du contrat.

Pour les travaux : la durée de réalisation de l'opération.

COMMENT APPREHENDER LES PRESTATIONS RECURRENTES ? Pour les prestations récurrentes, c'est à dire qui se reproduisent dans des conditions similaires au fil des ans, les besoins sont à apprécier sur l'année budgétaire ou plus si le contrat le prévoit.

L’ETENDUE DES BESOINS EST INCERTAINE. QUE FAIRE ? Le code des marchés prévoit des solutions pour résoudre les problèmes liés à une éventuelle incertitude sur l'étendue des besoins (bons de commandes, options, variantes, tranches conditionnelles, etc.). Il convient dans ce cas de consulter le service Marchés Publics.

QUE FAIRE EN CAS DE BESOINS NOUVEAUX ? La survenance de besoins nouveaux, alors même que précédemment les besoins ont été évalués de manière sincère et raisonnable, peut donner lieu, sauf dans le cas où un avenant serait suffisant, à la conclusion d’un marché complémentaire. La procédure de passation de ce nouveau marché sera déterminée en fonction du montant des nouveaux besoins, il convient de consulter le service Marchés Publics dans ce cas.

COMMENT GERER LES IMPREVUS ? L'estimation des besoins se fait en fonction de ce que l'on peut et doit sincèrement prévoir. Un imprévu est toujours possible et il sera traité "à part", comme un besoin spécifique.

Attention : imprévision n'est pas l’imprévu ! Par imprévu, il faut entendre tout besoin non prévisible dû à un phénomène extérieur (sinistre, panne, etc..) ou inconnu au moment de l'estimation des besoins, (modification d’organisation, de réglementation, de norme, de procédure…)

Une mauvaise évaluation des besoins, un oubli, un changement de cap de l’acheteur ne doivent pas être considérés comme un événement imprévu et doivent donc être mis en perspective avec les besoins déjà définis, dans ce cas-là, il faudra ajouter ces « nouveaux » besoins aux « anciens » et appliquer la procédure correspondant au besoin total.

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COMMENT FRACTIONNER LES BESOINS ? Les besoins ainsi définis pourront faire l'objet d'une ventilation en plusieurs lots. L'allotissement est à privilégier lorsqu'une seule entreprise ne pourra satisfaire tous les besoins ou encore quand l'allotissement serait de nature à accroître de manière sensible la concurrence. Les lots doivent correspondre à des prestations homogènes.

Attention cependant à ne pas procéder à un éclatement trop important et de perdre de ce fait les avantages liés au montant de la commande.

PRESTATIONS COMPLEMENTAIRES EVENTUELLES ( PSE) OU VARIANTE Une PSE est une prestation supplémentaire au cahier des charges, demandée par l’acheteur.

Une variante est une prestation non prévue au cahier des charges proposée par le candidat, pour être recevable, le candidat doit répondre au cahier des charges initial.

L’acheteur garde la possibilité de notifier ou pas chaque PSE ou variante.

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ANNEXE 2

APPRECIATION DES SEUILS

L'expression des besoins réalisée, il est nécessaire de procéder à une estimation du montant total du marché et de vérifier ainsi si certains seuils sont dépassés ou risquent de l'être.

Afin de comparer le montant des besoins aux seuils de procédure des marchés, l’acheteur estime la valeur totale des fournitures ou des services qu’il considère comme homogènes et qu’il souhaite acquérir sur l'année budgétaire (ou sur la durée du contrat en cas de marché pluriannuel).

PEUT-ON VERIFIER L'ETAT DU MARCHE ? Rien ne s'oppose à ce que le prescripteur procède à l'estimation du montant et des caractéristiques des prestations en passant par la consultation directe de prestataires. Cette consultation doit en tout état de cause intervenir avant le lancement d'une procédure.

Il faut également bien veiller à ce que ce type de consultation ne soit pas de nature à privilégier un prestataire. Les catalogues, les revues spécialisées, ou les sites Internet commerciaux peuvent également constituer une source d'information pour le prescripteur.

QUE PRENDRE EN COMPTE ?

pour les fournitures et services : la totalité des prestations homogènes (voir Fiche pratique n° 4)

pour les travaux : la totalité des travaux liés à l'opération (voir Fiche pratique n° 3)

pour les marchés allotis : le montant total de tous les lots

pour les marchés à bons de commande : le montant total maximal des commandes

pour les marchés à tranche : le total de toutes les tranches

pour les marchés à bons de commande sans montant : les prévisions budgétaires.

COMMENT APPREHENDER LES BESOINS TRANSVERSAUX ? La CCICA est considérée comme un acheteur unique. L'estimation des besoins doit donc se faire tous services confondus pour une même prestation ho mogène .

Cependant, le caractère fonctionnel de la prestation (c'est à dire la finalité du service) peut constituer une raison de l'éclatement d'une même fourniture en plusieurs marchés. Afin d'adopter une analyse cohérente entre tous les services, il convient de consulter le service Marchés Publics pour trancher ce type de question.

LE MONTANT DES BESOINS EST TOUT JUSTE INFERIEUR A U N SEUIL. QUE FAIRE ?

Pour éviter tout risque de requalification du marché, il convient d'appliquer, par précaution, la procédure adaptée au seuil immédiatement supérieur.

Ainsi, pour un marché dont la valeur des besoins est estimée à plus de 80 000 € HT, il est plus prudent d'appliquer la procédure prévue pour les marchés d'un montant supérieur à 90 000 € HT. En effet, le montant définitif du marché ne sera connu qu'après l'analyse des offres des candidats. Le risque est de reprendre la procédure du début.

RECOMMANDATION IMPERATIVE Qu'il s'agisse de travaux, de fournitures ou de services, le fractionnement factice des besoins dans le but de se soustraire aux contraintes des règles de commande est à proscrire absolument.

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ANNEXE 3

LA NOTION D’OPERATION DE TRAVAUX

Pour les marchés de travaux, il faut tenir compte des notions d’ouvrage et d’opération. Ainsi, pour évaluer le montant d’un marché de travaux, il convient de prendre en compte la valeur globale des travaux se rapportant à une même opération, opération qui peut porter sur un ou plusieurs ouvrages.

Il y a opération de travaux lorsque le maître d’ouv rage prend la décision de mettre en œuvre, dans une période de temps et un périmètre limité, u n ensemble de travaux caractérisés par son unité fonctionnelle, technique ou économique.

LA NOTION D’OPERATION DE TRAVAUX

L’opération de travaux, au sens du code, est un ensemble de travaux qui, en considération de leur objet, des procédés techniques utilisés ou de leur financement, ne peuvent être dissociés et que le maître d’ouvrage a décidé d’exécuter dans une période de temps et sur une zone géographique donnée.

LA NOTION D’OUVRAGE

L'ouvrage est le résultat d’un ensemble de travaux de bâtiment ou de génie civil destiné à remplir par lui-même une fonction économique ou technique. C’est concrètement la construction, obtenue au terme des travaux réalisés, d’un immeuble.

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ANNEXE 4

LA NOTION D’HOMOGENEITE

Fournitures et services

Pour les marchés de fournitures et de services, il faut tenir compte du caractère homogène.

QU'EST-CE QU'UN BESOIN HOMOGENE ?

L'homogénéité des prestations s'apprécie en premier lieu en fonction des caractéristiques propres des prestations. L’homogénéité des besoins s’apprécie également en fonction des caractéristiques des activités des services et du caractère fonctionnel de la prestation. A titre d'exemple la fourniture de gazole peut répondre à deux utilisations fonctionnelles différentes : le chauffage et le carburant de véhicules. En revanche, l'achat d'ordinateurs correspond bien à un besoin homogène, même s'il est réalisé au profit de différents services.

QUE DEVIENT LA NOMENCLATURE ?

Bien que n'ayant plus de valeur contraignante, la nomenclature des fournitures et services homogènes annexée à l’arrêté du 13 décembre 2001 reste un texte de référence.

Une nomenclature interne, en cours d'élaboration et davantage adaptée aux besoins de la CCICA.

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ANNEXE 5

MARCHES COMPRIS ENTRE

1 € HT ET 3 999 € HT

COMMENT PROCEDER?

prévoir les besoins

établir un devis si nécessaire choisir un prestataire

éditer un bon de commande

FAUT-IL UN DEVIS ECRIT ?

Un écrit est nécessaire. Néanmoins, il est tout à fait possible de se faire préciser un prix par téléphone.

La consultation d’un catalogue ou du site Internet du fournisseur est également suffisante, le bon de commande devra toutefois y faire référence.

QUELLES SONT LES PIECES CONSTITUTIVES ? Les pièces du marché sont constituées de devis, le cas échéant, du bon de commande et des conditions générales de vente du prestataire, modifié par le bon de commande.

PEUT-ON EN FAIRE PLUS ? Les consignes présentées ci-dessus sont des exigences minimales. Le service Marchés Publics peut, si il le juge nécessaire, imposer des contraintes supplémentaires (mise en concurrence, établissement de pièces de marchés pour préciser, par exemple, des conditions particulières comme les garanties...).

PEUT-ON TOUJOURS FAIRE APPEL AU MEME FOURNISSEUR ? Le principe reste celui de la mise en concurrence systématique. Si un prestataire donne satisfaction, rien ne s’oppose à lui adresser de nouvelles commandes. Cependant, le service demandeur doit procéder à une nouvelle mise en concurrence.

LE PIEGE A EVITER : Fractionner artificiellement une prestation pour s'affranchir des contraintes du code des Marchés Publics.

Après une estimation sincère des besoins et leurs répartitions selon les notions d'homogénéité des prestations ou d'opération de travaux, les achats d'un montant inférieur à 1000 HT en dehors d’une consultation générale ou d’un marché doivent avoir tendance à se réduire.

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ANNEXE 6

MARCHES COMPRIS ENTRE

4000 € HT ET 14 999 € HT

PRINCIPES Le seuil des marchés à procédures adaptés passe à compter du 11/12/2011 de 4000 € HT à 15 000 € HT ; Il est cependant précisé que lorsque le marché est passé sans publicité ni mise en concurrence, l'acheteur public doit veiller à choisir une offre répondant de manière pertinente au besoin, à faire une bonne utilisation des deniers publics et à ne pas contracter systématiquement avec un même prestataire lorsqu'il existe une pluralité d'offres potentielles susceptibles de répondre aux besoins.

La procédure adaptée retenue dans cette tranche de commande consiste en une mise en concurrence avec l’envoi à au moins trois fournisseurs une demande de devis via la fiche de besoin.

COMMENT PROCEDER ?

prévoir les besoins

estimer les besoins

établir un cahier des charges techniques neutre en utilisant le fiche de besoins correspondante (cf. en annexe 17)

déterminer les critères de choix et leur pondération pour le choix de l’offre

envoyer la fiche de besoins au service Marchés Publics pour validation

envoyer la fiche de besoins à au moins à trois prestataires,

analyser et classer les offres et négocier impérativement choisir la meilleure offre en formalisant l’analyse et établir la proposition de commande informer les entreprises non retenues.

notifier le marché par bon de commande adapté.

FAUT-IL ABSOLUMENT UN CAHIER DES CHARGES ? NON. Il s’agit de décrire précisément la prestation attendue et les modalités de choix du titulaire.

QUI CONSULTER ?

Les services doivent prendre connaissance des fournisseurs déjà référencés sur le segment d’achat recherché. Par ailleurs, un dossier sera adressé à toutes les entreprises qui en feront la demande.

QUEL EST LE DELAI DE REMISE DES OFFRES? La jurisprudence s’arrête sur un « délai raisonnable ». Aussi, la CCI choisit le délai minimum de 7 jours à compter de la date d’envoi de la fiche de besoins.

LE PIEGE A EVITER :

Donner à une entreprise des informations susceptibles de l'avantager. Il s'agit de favoritisme.

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ANNEXE 7

MARCHES COMPRIS

Entre 15 000 € HT ET 134 000 € HT pour les marchés de services et de fournitures

Entre 15 000€ HT et 5 186 000€ HT pour les marchés de travaux

La procédure adaptée retenue dans cette tranche de commande consiste en une mise en concurrence avec une publication sur la plateforme de dématérialisation, sur le site du BOAMP et au-delà de 89 999 € HT sur le BOAMP papier.

COMMENT PROCEDER ?

Outre l’estimation et la rédaction des besoins qui incombe au service demandeur, l’ensemble de la procédure est pilotée par le service Marchés Publics

prévoir les besoins

présentation du besoin au service Marchés Publics via la fiche de présentation (cf. annexe 1)

rédiger un dossier de consultation des entreprises (DCE)

publier un avis d'appel public à concurrence (+ BOAMP papier pour les marchés égaux ou

supérieurs à 90 000€ HT)

envoyer le DCE à tout candidat déclaré

après la date limite de remise des offres : analyser (candidatures et offres), classer les

offres et négocier

demander les attestations fiscales et sociales au candidat retenu (NOTI1)

informer les entreprises non retenues (lettre type annexe 2)

notifier le marché 7 jours après la lettre aux entreprises non retenues.

QUE COMPREND LE DOSSIER DE CONSULTATION DES ENTREPR ISES ?

Il est constitué au minimum d'un règlement de consultation, d'un acte d'engagement, et des pièces complémentaires tels que CCAP, CCTP ou CCP.

DEMATERIALISATION

Le pouvoir adjudicateur peut imposer la transmission des candidatures et des offres par voie électronique.

Pour les achats de fournitures de matériels informatiques et de services informatiques d'un montant supérieur à 90 000 euros HT, les candidatures et les offres sont transmises par voie électronique.

Pour les marchés d'un montant supérieur à 90 000 euros HT, le pouvoir adjudicateur ne peut refuser de recevoir les documents transmis par voie électronique.

LE PIEGE A EVITER :

Donner à une entreprise des informations susceptibles de l'avantager. Il s'agit de favoritisme.

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ANNEXE 8

MARCHES D’UN MONTANT SUPERIEUR EGAL ou SUPERIEUR à 134 000 € HT pour les fournitures et services et 5 186 000€ HT p our les marchés de travaux

Le montant supérieur est modifié régulièrement par décret, pour 2014, il est de 134 000 € HT pour les fournitures et services et de 5 186 000€ HT pour les travaux.

La procédure formalisées retenue dans cette tranche de commande consiste en une mise en concurrence avec une publication sur la plateforme de dématérialisation, le BOAMP papier et le JOUE.

QUELLES SONT LES DIFFERENTES PROCEDURES FORMALISEE S

Les pouvoirs adjudicateurs passent leurs marchés et accords-cadres selon les procédures formalisées suivantes :

1° Appel d’offres ouvert ou restreint ;

2° Procédures négociées, dans les cas prévus par l’article 35 ;

3° Dialogue compétitif, dans les cas prévus par l’article 36 ;

4° Concours, défini par l’article 38 ;

5° Système d’acquisition dynamique, défini par l’article 78.

COMMENT PROCEDER ? Outre l’estimation et la rédaction des besoins qui incombe au service demandeur, l’ensemble de la procédure est pilotée par le service Marchés Publics

prévoir les besoins

présentation du besoin au service Marchés Publics via la fiche de présentation (cf. Annexe 18)

rédiger un dossier de consultation des entreprises (DCE)

publier un avis d'appel public à concurrence

envoyer le DCE à tout candidat déclaré

après la date limite de remise des offres : analyser (candidatures et offres), classer les offres

passage en Commission Consultative des Marchés pour avis

passage à l’Assemblée Générale pour autoriser le Président à signer

demander les attestations fiscales et sociales au candidat retenu (NOTI1)

informer les entreprises non retenues (lettre type annexe 2)

notifier le marché 11 jours après la lettre aux entreprises non retenues.

QUE COMPREND LE DOSSIER DE CONSULTATION DES ENTREPR ISES ? Il est constitué au minimum d'un règlement de consultation, d'un acte d'engagement, le bordereau des prix et des pièces complémentaires tels que CCAP, CCTP.

DEMATERIALISATION

Le pouvoir adjudicateur peut imposer la transmission des candidatures et des offres par voie électronique.

Pour les achats de fournitures de matériels informatiques et de services informatiques d'un montant supérieur à 90 000 euros HT, les candidatures et les offres sont transmises par voie électronique.

Pour les marchés d'un montant supérieur à 90 000 euros HT, le pouvoir adjudicateur ne peut refuser de recevoir les documents transmis par voie électronique.

LE PIEGE A EVITER :

Donner à une entreprise des informations susceptibles de l'avantager. Il s'agit de favoritisme.

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ANNEXE 9

PROCEDURE DE L’APPEL D’OFFRES OUVERT

Qu’est qu’un appel d’offre ?

Quelles sont les principales étapes ?

Publication de l’avis d’appel public à la

concurrence

Réunion de la Commission qui rend un avis

exécution

Le pouvoir adjudicateur (CCICA) attend 11 jours (en cas d’envoi dématérialisé des courriers sinon 16 jours en cas d’envoi papier) entre l’envoi du courrier non retenu et retenu.

Envoi du dossier de consultation aux entreprises qui en font la demande

Réponse à la CCICA sous forme d’une enveloppe comprenant la candidature et l’offre

Ouverture de l’enveloppe par le pouvoir adjudicateur

Analyse des documents et chiffrage de l’offre par l’entreprise

Signature du marché par le Président après habilitation de l’Assemblée générale ou du Bureau

Notification du marché

Informations des candidats non retenus

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ANNEXE 10

PROCEDURE DU MARCHE NEGOCIE AVEC PUBLICITE ET MISE EN CONCURRENCE

UTILISE POUR 1° Les marchés et les accords-cadres pour lesquels, après appel d'offres ou dialogue compétitif, il n'a été proposé que des offres irrégulières ou inacceptables que le pouvoir adjudicateur est tenu de rejeter. 2° Les marchés et les accords-cadres de services, notamment les marchés de services financiers mentionnés au 6° de l'article 29 et les marchés de prestations intellectuelles telles que la conception d'ouvrage, lorsque la prestation de services à réaliser est d'une nature telle que les spécifications du marché ne peuvent être établies préalablement avec une précision suffisante pour permettre le recours à l'appel d'offres ; 3° Les marchés et les accords-cadres de travaux qui sont conclus uniquement à des fins de recherche, d'essai, d'expérimentation ou de mise au point sans finalité commerciale immédiate ; 4° Dans des cas exceptionnels, lorsqu'il s'agit de travaux, de fournitures ou de services dont la nature ou les aléas qui peuvent affecter leur réalisation ne permettent pas une fixation préalable et globale des prix.

Publication d’un avis d’appel public à concurrence

Dépôt des candidatures avant la date limite

Envoi des dossiers de consultation aux candidats retenus

Le pouvoir adjudicateur établit la liste des candidats admis à concourir

Le PA engage des négociations (ne peut être inférieur à 3)

Réunion de la CCM pour avis

Candidats non retenus informés

Signature du marché par le Président après habilitation de l’Assemblée Générale

Notification du marché

exécution

Candidats non admis informés

Analyse des documents, chiffrage de l’offre, remise du dossier

Réception et analyse des offres

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ANNEXE 11

LA REDACTION DU DOSSIER DE CONSULTATION

QUE COMPREND UN DCE ? Le dossier de consultation des entreprises (DCE) est composé de plusieurs pièces :

un règlement de consultation un acte d'engagement des cahiers de clauses particulières un détail des prix /bordereau des prix des plans…

Selon la technicité et le prix des prestations à fournir, le DCE est plus ou moins étoffé

LE REGLEMENT DE CONSULTATION OU LETTRE DE CONSULTAT ION Il s'agit du document qui fixe les modalités de candidature et de choix du titulaire. Il est le garant de transparence de la procédure.

Ce document doit impérativement préciser : l'objet du marché et son allotissement éventuel

les modalités de remise des offres (composition et présentation du dossier, date limite)

les règles de jugement des candidatures et des offres (voir critères de choix et pondération)

Ce document n’est pas contractuel.

L'ACTE D'ENGAGEMENT Il s'agit du contrat qui lie le prestataire à la CCICA. Il précise notamment le prix des prestations et les pièces contractuelles du marché. Seules les pièces citées dans l’acte d’engagement sont contractuelles.

LE CAHIER DES CLAUSES PARTICULIERES Il s'agit véritablement du cahier des charges de la prestation. Il précise à la fois les conditions techniques et administratives d'exécution des prestations. Selon la procédure de consultation, le cahier des charges peut être intégré à l'acte d'engagement ou bien être décomposé en différentes pièces :

le cahier des clauses administratives particulières (CCAP)

le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) commun à tous les lots

le cahier des clauses techniques particulières spécifiques à chaque lot.

Il doit être cité dans l’acte d’engagement.

LE DETAIL DES PRIX Il s'agit du document qui détaille les prix en fonction des principaux éléments de la prestation. Sa consistance varie en fonction de l'importance du marché : d'un simple devis à une décomposition des prix globale et forfaitaire (DPGF).

Sauf cas particulier, ce document n’est pas contractuel. Le prix de la prestation étant global et forfaitaire. Mais pour les opérations complexes, il permet, le cas échéant, d’organiser des avenants.

LE PIEGE A EVITER : L’acte d’engagement doit préciser spécifiquement le cahier des charges lié à l’opération.

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ANNEXE 12

DELAIS MINIMAUX DE REMISE DES CANDIDATURES ET DES O FFRES

DES MARCHES DE LA CCICA Procédures Procédures

adaptées ouvertes

Procédures ouvertes

Procédures restreintes Procédures négociées

avec publicité préalable

Dialogue compétitif

Candidatures et offres (art

28 du CMP (1)

Candidatures et offres (art 57 II du CMP)

Candidatures (art 60 II du

CMP)

Offres art (62 II du

CMP)

Candidatures art (art 65 III

du CMP)

Candidatures (art 67 II du

CMP)

Offres finales art (67 VII du CMP)

(1) Délais ordinaires

Un délai raisonnable

doit être laissé en fonction du montant et de

l’objet du marché

52 jours 37 jours 40 jours 37 jours 37 jours 15 jours

(2) Délais en cas d’avis de

pré information)

22 jours Pas de réduction possible

22 jours Pas de réduction possible

Pas de réduction possible

(3) Délais en cas d’envoi de l’avis d’appel

public à la concurrence

par voie électronique

Réduction de 7 jours aux

délais prévus aux (1) et (2)

Réduction de 7 jours au délai prévu au (1)

Pas de réduction possible

Réduction de 7 jours au délai prévu au (1)

Réduction de 7 jours au

délai prévu au (1)

Pas de réduction possible

(4) Délai en cas d’accès

libre, direct et complet aux

documents de la consultation

par voie électronique

Réduction de 5 jours au délai prévu au (1)

Pas de réduction possible

Réduction de 5 jours aux délais prévus aux

(1) et(2)

Pas de réduction possible

Pas de réduction possible

Délais en cas d’urgence

Pas de réduction

générale liée à l’urgence

15 jours ou 10 jours si avis envoyé par

voir électronique

10 jours 15 jours ou 10 jours si avis envoyé par

voir électronique

Pas de réduction générale liée à l’urgence

Cumul de délais

possible

Cumul (3) et (4) dans le cas

(1) exclusivement

(1) CMP : Code des Marchés Publics

Page 18: Guide des procedures - achats et marches publics

18 – Cindy FOURNIER – Responsable Achats/Marchés Publics –janvier 2015

ANNEXE 13

L’EXECUTION DU MARCHE

QUE FAIRE EN CAS D'INCIDENT ? En cas d'incident dans l'exécution d'un marché, il est impératif de notifier au service marché publics les raisons du mécontentement et d'appliquer les pénalités prévues dans les pièces du marché, elles sont d’ordre public.

QUE FAIRE DANS LE CAS OU LE MARCHE A ETE EXECUTE ? L'exécution définitive des prestations devra donner lieu à la notification d'un procès-verbal d'admission des prestations. Cela constituera le point de départ du délai de garantie contractuelle ou réglementaire.

LE PIEGE A EVITER Il convient d'éviter absolument les habitudes de commande — même si un prestataire donne entière satisfaction— et s'assurer au moins d'une mise en concurrence régulière si une mise en concurrence systématique s'avérerait trop lourde à gérer. Il s'agit cependant de traiter autant que possible la procédure en fonction des besoins annuels.

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19 – Cindy FOURNIER – Responsable Achats/Marchés Publics –janvier 2015

ANNEXE 14

LES EXCEPTIONS AU PRINCIPE DE PUBLICITE

ET DE MISE EN CONCURRENCE

QUELS SONT LES CAS DEROGATOIRES ? Certains marchés peuvent être passés sans publicité préalable et sans mise en concurrence. Les hypothèses sont expressément prévues par le code des marchés (article 28 et 35II).

Le marché est inférieur à 4000 € HT

Le marché qu’un seul fournisseur est capable d’exécuter : c’est le cas du fournisseur unique sur le marché pour l’acquisition d’un matériel, produit ou service « non substituable », c’est à dire qui ne peut être remplacé par aucun autre matériel, produit ou service que celui proposé par ce seul fournisseur (matériel breveté, certains services de maintenance). Dans cette hypothèse, il est impératif de rapporter tout élément de preuve (certificat d’exclusivité, brevet) justifiant le recours à ce prestataire unique.

Le marché complémentaire d’un précédent marché attribué après mise en concurrence et dont le montant maximum doit être inférieur à 50 % de ce dernier. Les prestations de services et les marchés complémentaires de travaux doivent être similaires. Le recours à un marché complémentaire suppose que le marché initial soit éteint après paiement intégral de son prix. Si ce n’est pas le cas, le marché initial est complété par avenants.

Le recours à l’U.G.A.P. : un simple bon de commande suffit l’U.G.A.P. réalise au préalable les modalités de publicité et de mise en concurrence.

LES PIEGES A EVITER :

Pour les marchés auprès d’un fournisseur unique : croire abusivement qu’il n’existe qu’un seul fournisseur sur le marché. Il est nécessaire de vérifier l’exclusivité de ce fournisseur et donc de rapporter la preuve de l’absence d’autres fournisseurs susceptibles de répondre aux besoins de la CCICA.

Pour les marchés complémentaires : éviter que le montant additionné du marché initial et du marché complémentaire ne modifie les obligations de procédure.

Attention à un surcoût excessif du fournisseur : vérifier les prix par rapport à l’état du marché. Eviter « d’être pieds et poings liés ». La négociation n’est pas exclue.

Pour les marchés auprès de l’U.G.A.P., il faut éviter d’y recourir systématiquement et vérifier la pertinence par rapport aux autres fournisseurs.

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20 – Cindy FOURNIER – Responsable Achats/Marchés Publics –janvier 2015

ANNEXE 15

Répartition du rôle de chaque intervenant dans le p rocessus d’achat et

d’exécution des marchés. Consultation et analyse des offres par les services

La direction/service demandeur est chargé d’estimer les besoins et d’élaborer une fiche de présentation du marché, un bordereau des prix, un cahier des charges technique en décrivant la nature et l’étendue, la durée du marché, et de proposer des critères de choix du prestataire et leur pondération Le responsable des marchés , après avoir eu transmission des documents, est chargé, en fonction du montant prévisionnel :

de définir la procédure de rédiger les pièces administratives (le cas échéant) de procéder aux mesures de publicité précitées

Le responsable des marchés est chargé de suivre la consultation (questions-réponses aux candidats), d’ouvrir les plis et d’établir les tableaux d’analyse. Il effectue l’analyse administrative avant de transmettre les offres à la direction/service demandeur. La direction/service demandeur complète le tableau d’analyse technique et le transmet au responsable marchés Le représentant du service demandeur est chargé de présenter l’analyse du marché à la Commission Consultative des marchés lorsque la procédure est formalisée. Le responsable des marchés est chargé des courriers aux candidats non-retenus selon les modalités prévues du code des marchés publics et de la notification du marché. La direction/ service demandeur est chargé de l’exécution et du suivi du marché. Il doit faire remonter au responsable marché tout événement lié à l’exécution du marché : Projet d’avenant Pénalités Litige Difficulté voire liquidation du prestataire …

Page 21: Guide des procedures - achats et marches publics

21 – Cindy FOURNIER – Responsable Achats/Marchés Publics –janvier 2015

ANNEXE 16

RECEPTION DES OFFRES PAPIERS

Lorsqu’il est accepté la réception papier des offres, l’accueil doit :

réception en AR : l’accueil doit y indiquer la date et l’heure de réception du pli sur l’enveloppe et dépose les plis dans la bannette Achat.

réception sans AR en main propre :

1. l’accueil doit prendre le récépissé de dépôt correspondant au marché que le service achat lui aura transmis en amont,

2. indiquer son nom

3. mettre la date et l’heure de réception,

4. faire signer prestataire

5. coller ce récépissé sur l’enveloppe,

6. donner un double au déposant

7. mettre les plis dans la bannette Achat

Page 22: Guide des procedures - achats et marches publics

22 – Cindy FOURNIER – Responsable Achats/Marchés Publics –janvier 2015

ANNEXE 17

DOCUMENT A REMPLIR POUR UN ACHAT DE FOURNITURES ET SERVICES ENTRE 4000€ HT ET 14 999€ HT

Référence du besoin : Date et nom du prescripteur : .... à compléter Service concerné : .... à compléter

Identité acheteur : Chambre de Commerce et d’Industrie de Champagne Ardenne 10 rue de Chastillon – CHALONS EN CHAMPAGNE

Procédure de passation Textes applicables : CCAG FCS

Marché à procédure adaptée art 28 III du Code des Marchés Publics

Objet et lieu d’exécution du besoin: (description de la prestation) .

.... à compléter

Date prévisionnelle de commencement des prestations:

.... à compléter

Durée : .... à compléter

Prix :

Les prix sont réputés complets, ils comprennent notamment toutes les charges fiscales, parafiscales ou autres frappant obligatoirement la prestation (livr aison, emballage, les éventuels frais de déplacement et d’hébergement,).

Documents à remettre dans l’offre :

La déclaration jointe en annexe datée et signée La présente fiche signée et datée L’offre du candidat ..... à compléter

Critères de jugement des offres : Merci d’indiquer les pondérations

Règlement administratif :

- Les règlements de ce marché se feront par virement bancaire 30 jours à réception de la facture conform ément au décret n° 2008- 408 du 28 avril 2008 modifiant le décret n° 2002-232 du 21 février 2002 relatif à la mise en œuvre du délai maximum de paiement dans les marchés publics. Le taux des intérêts moratoires est égal au taux d'int érêts de la principale facilité de refinancement appliquée p ar la Banque centrale européenne à son opération de refinancement principal la pl us récente effectuée avant le premier jour de calendrier du semestre de l'année c ivile au cours duquel les intérêts moratoires ont commencé à courir, majoré de huit points.

- Vous voudrez bien faire parvenir au service deman deur, par tout moyen à votre convenance, l’attestation su r l’honneur justifiant que votre entreprise est à jou r de ses obligations fiscales et sociales au 31 décembre de l’année précédente.

Renseignement technique : Indiquer le téléphone ou adresse mail : .... à compléter

Date limite de réponse :

Le ………. avant …… heures dernier délai, les offres arrivant après ce délai ne seront pas prises en com pte.... à compléter

Pénalités de retard : Par dérogation au CCAG FCS, une pénalité forfaitair e de …. sera appliquée en cas de …. .... à compléter

Résiliation : Application du CCAG FCS Adresse de remise de l'offre : Par mail ou par courrier .... à compléter Date et signature du prestataire

CCAG FCS : cahier des clauses administratives génér ales de fournitures courantes et services

Page 23: Guide des procedures - achats et marches publics

23 – Cindy FOURNIER – Responsable Achats/Marchés Publics –janvier 2015

DOCUMENT A REMPLIR POUR UN ACHAT DE PRESTATIONS INTELLECTUELLES

ENTRE 4000€ HT ET 14 999€ HT Référence du besoin : Date et nom du prescripteur : .... à compléter Service concerné : .... à compléter

Identité acheteur : Chambre de Commerce et d’Industrie de Champagne Ardenne 10 rue de Chastillon – CHALONS EN CHAMPAGNE

Procédure de passation Textes applicables : CCAG PI

Marché à procédure adaptée art 28 III du Code des M archés Publics

Objet et lieu d’exécution du besoin: (description de la prestation) .

.... à compléter

Date prévisionnelle de commencement des prestations:

.... à compléter

Durée : .... à compléter

Prix :

Les prix sont réputés complets, ils comprennent notamment toutes les charges fiscales, parafiscales ou autres frappant obligatoirement la prestation (livr aison, emballage, les éventuels frais de déplacement et d’hébergement,).

Documents à remettre dans l’offre :

La déclaration jointe en annexe datée et signée La présente fiche signée et datée L’offre du candidat ..... à compléter

Critères de jugement des offres : Merci d’indiquer les pondérations

Règlement administratif :

- Les règlements de ce marché se feront par virement bancaire 30 jours à réception de la facture conform ément au décret n° 2008- 408 du 28 avril 2008 modifiant le décret n° 2002-232 du 21 février 2002 relatif à la mise en œuvre du délai maximum de paiement dans les marchés publics. Le taux des intérêts moratoires est égal au taux d'intérêts de la principale facilité de refinancement appliquée par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement principal la plu s récente effectuée avant le premier jour de calendrier du semestre de l'année c ivile au cours duquel les intérêts moratoires ont commencé à courir, majoré de huit points.

- Vous voudrez bien faire parvenir au service deman deur, par tout moyen à votre convenance, l’attestation su r l’honneur justifiant que votre entreprise est à jou r de ses obligations fiscales et sociales au 31 décembre de l’année précédente.

Renseignement technique : Indiquer le téléphone ou adresse mail : .... à compléter

Date limite de réponse :

Le ………. avant …… heures dernier délai, les offres arrivant après ce délai ne seront pas prises en com pte.... à compléter

Pénalités de retard : Par dérogation au CCAG PI, une pénalité forfaitaire de …. Sera appliquée en cas de ….

Résiliation : Application du CCAG PI Adresse de remise de l'offre : Par mail ou par courrier .... à compléter Date et signature du prestataire

CCAG PI : cahier des clauses administratives généra les de prestations intellectuelles

Page 24: Guide des procedures - achats et marches publics

24 – Cindy FOURNIER – Responsable Achats/Marchés Publics –janvier 2015

DOCUMENT A REMPLIR POUR UN ACHAT DE TRAVAUX ENTRE 4000€ HT ET 14 999€ HT

Référence du besoin : Date et nom du prescripteur : .... à compléter Service concerné : .... à compléter

Identité acheteur : Chambre de Commerce et d’Industrie de Champagne Ardenne 10 rue de Chastillon – CHALONS EN CHAMPAGNE

Procédure de passation Textes applicables : CCAG TRAVAUX

Marché à procédure adaptée art 28 III du Code des M archés Publics

Objet et lieu d’exécution du besoin: (description de la prestation) .

.... à compléter

Date prévisionnelle de commencement des prestations:

.... à compléter

Durée : .... à compléter

Prix :

Les prix sont réputés complets, ils comprennent notamment toutes les charges fiscales, parafiscales ou autres frappant obligatoirement la prestation (livr aison, emballage, les éventuels frais de déplacement et d’hébergement,).

Documents à remettre dans l’offre :

La déclaration jointe en annexe datée et signée La présente fiche signée et datée L’offre du candidat ..... à compléter

Critères de jugement des offres : Merci d’indiquer les pondérations

Règlement administratif :

- Les règlements de ce marché se feront par virement bancaire 30 jours à réception de la facture conform ément au décret n° 2008- 408 du 28 avril 2008 modifiant le décret n° 2002-232 du 21 février 2002 relatif à la mise en œuvre du délai maximum de paiement dans les marchés publics. Le taux des intérêts moratoires est égal au taux d'intérêts de la principale facilité de refinancement appliquée par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement principal la plus récente effectuée avant le premier jour de calendrier du semestre de l'année c ivile au cours duquel les intérêts moratoires ont commencé à courir, majoré de huit points.

- Vous voudrez bien faire parvenir au service demande ur, par tout moyen à votre convenance, l’attestation su r l’honneur justifiant que votre entreprise est à jou r de ses obligations fiscales et sociales au 31 décembre de l’année précédente.

Renseignement technique : Indiquer le téléphone ou adresse mail : .... à compléter

Date limite de réponse :

Le ………. avant …… heures dernier délai, les offres arrivant après ce délai ne seront pas prises en com pte.... à compléter

Pénalités de retard : Par dérogation au CCAG TRAVAUX, une pénalité forfaitaire de …. Sera appliquée en cas de ….

Résiliation : Application du CCAG TRAVAUX Adresse de remise de l'offre : Par mail ou par courrier .... à compléter Date et signature du prestataire

CCAG TRAVAUX : cahier des clauses administratives g énérales de travaux

Page 25: Guide des procedures - achats et marches publics

25 – Cindy FOURNIER – Responsable Achats/Marchés Publics –janvier 2015

DOCUMENT A REMPLIR POUR UN ACHAT OU PRESTATION INFORMATIQUES

ENTRE 4000€ HT ET 14 999€ HT Référence du besoin : Date et nom du prescripteur : .... à compléter Service concerné : .... à compléter

Identité acheteur : Chambre de Commerce et d’Industrie de Champagne Ardenne 10 rue de Chastillon – CHALONS EN CHAMPAGNE

Procédure de passation Textes applicables : CCAG TIC

Marché à procédure adaptée art 28 III du Code des M archés Publics

Objet et lieu d’exécution du besoin: (description de la prestation) .

.... à compléter

Date prévisionnelle de commencement des prestations:

.... à compléter

Durée : .... à compléter

Prix :

Les prix sont réputés complets, ils comprennent notamment toutes les charges fiscales, parafiscales ou autres frappant obligatoirement la prestation (livr aison, emballage, les éventuels frais de déplacement et d’hébergement,).

Documents à remettre dans l’offre :

La déclaration jointe en annexe datée et signée La présente fiche signée et datée L’offre du candidat ..... à compléter

Critères de jugement des offres : Merci d’indiquer les pondérations

Règlement administratif :

- Les règlements de ce marché se feront par virement bancaire 30 jours à réception de la facture conform ément au décret n° 2008- 408 du 28 avril 2008 modifiant le décret n° 2002-232 du 21 février 2002 relatif à la mise en œuvre du délai maximum de paiement dans les marchés publics. Le taux des intérêts moratoires est égal au taux d'intérêts de la principale facilité de refinancement appliquée par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement principal la plu s récente effectuée avant le premier jour de calendrier du semestre de l'année c ivile au cours duquel les intérêts moratoires ont commencé à courir, majoré de sept points.

- Vous voudrez bien faire parvenir au service deman deur, par tout moyen à votre convenance, l’attestation su r l’honneur justifiant que votre entreprise est à jou r de ses obligations fiscales et sociales au 31 décembre de l’année précédente .

Renseignement technique : Indiquer le téléphone ou adresse mail : .... à compléter

Date limite de réponse :

Le ………. avant …… heures dernier délai, les offres arrivant après ce délai ne seront pas prises en com pte.... à compléter

Pénalités de retard : Par dérogation au CCAG TIC, une pénalité forfaitair e de …. Sera appliquée en cas de ….

Résiliation : Application du CCAG TIC Adresse de remise de l'offre : Par mail ou par courrier .... à compléter Date et signature du prestataire

CCAG TIC : cahier des clauses administratives génér ales des techniques de l’information et de la communication

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26 – Cindy FOURNIER – Responsable Achats/Marchés Publics –janvier 2015

DECLARATION SUR L’HONNEUR

(à mettre en annexe de la fiche de besoin) Objet du besoin: Candidat : Je soussigné (nom, prénoms, qualité) : ...............................................……………………

Représentant la société :.......................... ................................................................……

Adresse du siège social ou de l’agence :…………………………………………………………………………………………………………

�………………………… - Fax ……………………… N°SIRET de la société :………………………………………………… Le candidat individuel ou chaque membre du groupeme nt déclare sur l’honneur , en application des articles 43 et 44 du code des marchés publics et des articles 8 et 38 de l’ordonnance n° 2005-649 du 6 juin 2005 modifiée relative aux marchés passés par certaines personnes publiques ou privées non soumises au code des marchés publics : Le candidat individuel, ou chaque membre du groupement, déclare sur l’honneur : a) Condamnation définitive : - ne pas avoir fait l'objet, depuis moins de cinq ans, d'une condamnation définitive pour l'une des infractions prévues aux articles 222-38, 222-40, 225-1, 226-13, 313-1 à 313-3, 314-1 à 314-3, 324-1 à 324-6, 413-9 à 413-12, 421-1 à 421-2-3, au deuxième alinéa de l'article 421-5, à l'article 433-1, au second alinéa de l'article 433-2, au huitième alinéa de l'article 434-9, au second alinéa de l'article 434-9-1, aux articles 435-3, 435-4, 435-9, 435-10, 441-1 à 441-7, 441-9, 445-1 et 450-1 du code pénal, à l'article 1741 du code général des impôts, aux articles L. 2339-2 à L. 2339-4, L. 2339-11-1 à L. 2339-11-3 du code de la défense et à l’article L. 317-8 du code de la sécurité intérieure, ou pour une infraction de même nature dans un autre Etat de l’Union européenne ; - ne pas être exclu des marchés publics, à titre de peine principale ou complémentaire prononcée par le juge pénal, sur le fondement des articles 131-10 ou 131-39 du code pénal ; b) Lutte contre le travail illégal : - ne pas avoir fait l'objet, depuis moins de cinq ans, d'une condamnation inscrite au bulletin n° 2 du casier judiciaire pour les infractions mentionnées aux articles L. 8221-1, L. 8221-3, L. 8221-5, L. 8231-1, L. 8241-1 , L. 8251-1 et L. 8251-2 du code du travail, ou pour des infractions de même nature dans un autre Etat de l’Union européenne ; - pour les contrats administratifs, ne pas faire l’objet d’une mesure d’exclusion ordonnée par le préfet, en application des articles L. 8272-4, R. 8272-10 et R. 8272-11 du code du travail ; c) Obligation d’emploi des travailleurs handicapés ou assimilés : pour les marchés publics et accords-cadres soumis au code des marchés publics, être en règle, au cours de l'année précédant celle au cours de laquelle a lieu le lancement de la consultation, au regard des articles L. 5212-1 à L. 5212-11 du code du travail concernant l’emploi des travailleurs handicapés ; d) Liquidation judiciaire : ne pas être soumis à la procédure de liquidation judiciaire prévue à l’article L. 640-1 du code de commerce, ne pas être en état de faillite personnelle en application des articles L. 653-1 à L. 653-8 du même code, et ne pas faire l’objet d’une procédure équivalente régie par un droit étranger ; e) Redressement judiciaire : ne pas être admis à la procédure de redressement judiciaire instituée par l'article L. 631-1 du code de commerce ou à une procédure équivalente régie par un droit étranger, ou justifier d’une habilitation à poursuivre ses activités pendant la durée prévisible d'exécution du marché public ou de l’accord cadre ; f) Situation fiscale et sociale : avoir, au 31 décembre de l'année précédant celle au cours de laquelle a lieu le lancement de la consultation, souscrit les déclarations lui incombant en matière fiscale et sociale et acquitté les impôts et cotisations exigibles à cette date, ou s’être acquitté spontanément de ces impôts et cotisations avant la date du lancement de la présente consultation ou avoir constitué spontanément avant cette date des garanties jugées suffisantes par le comptable ou l’organisme chargé du recouvrement ; g) Marchés de défense et de sécurité : - ne pas avoir été sanctionné par la résiliation de son marché et ne pas avoir vu sa responsabilité civile engagée depuis moins de cinq ans, par une décision de justice définitive, pour méconnaissance de ses engagements en matière de sécurité d'approvisionnement ou de sécurité de l'information, ou avoir entièrement exécuté les décisions de justice éventuellement prononcées à son encontre et établir, par tout moyen, que son professionnalisme ne peut plus être remis en doute ; - avoir la fiabilité nécessaire pour éviter des atteintes à la sécurité de l'Etat ; h) Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes : - ne pas avoir fait l'objet, depuis moins de cinq ans, d'une condamnation inscrite au bulletin n° 2 du casier judiciaire pour les infractions mentionnées à l’article L. 1146-1 du code du travail ; - avoir, au 31 décembre de l’année précédant celle au cours de laquelle a lieu de lancement de la consultation, mis en œuvre l’obligation de négociation prévue à l’article L. 2242-5 du code du travail ou, à défaut, avoir réalisé ou engagé la régularisation de cette situation à la date de la soumission ; i) que les renseignements fournis, sont exacts. A ………………………, le ………………………….. Signature et cachet candidat,

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27 – Cindy FOURNIER – Responsable Achats/Marchés Publics –janvier 2015

ANNEXE 18

FICHE DE PRESENTATION TITRE DU MARCHE

1) Contexte de l’opération

2) Objet du marché

La présente consultation a pour objet ………………… 3) Forme du marché : A bon de commande : A tranche : Alloti : Variantes : Prestations supplémentaires éventuelles : 4) Durée de l’opération La durée est de …..

Date prévisionnelle de notification : 5) Budget estimatif en €HT :

6) Financement du marché :

7) Critères de jugement proposés: 8) Planning prévisionnel :

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28 – Cindy FOURNIER – Responsable Achats/Marchés Publics –janvier 2015

ANNEXE 19

GLOSSAIRE

A

AAPC Avis d’Appel Public à la Concurrence (synonyme = avis de marché) : avis publié par l’administration pour informer les entreprises de la passation d’un ou de plusieurs marchés . C’est le document d’information initial qui marque le lancement des procédures reposant sur une mise en concurrence. Peut revêtir la forme électronique Accord-cadre Un «accord-cadre» est un accord conclu entre un ou plusieurs pouvoirs adjudicateurs (l'Etat, les collectivités territoriales, les organismes de droit public, les associations formées par les collectivités territoriales ou par des organismes de droit public) et un ou plusieurs prestataire de services ayant pour objet d'établir les termes régissant les marchés à passer au cours d'une période donnée, notamment en ce qui concerne les prix et, le cas échéant, les quantités envisagées. Accord sur les marchés publics : Accord entré en vigueur le 1er janvier 1981 dans le cadre de l’Organisation mondiale du commerce (OMC). Cet accord vise à ouvrir les marchés publics à la concurrence internationale. Les directives marchés publics tiennent compte de cet accord. Acheteur public Un acheteur public est une personne de droit public (Etat, collectivités territoriales, établissements publics) relevant du Code des Marchés Publics pour la passation de marchés de services, de travaux ou de fournitures. AE : Acte d'Engagement - document issu du DCE - à remplir par l'entreprise.

AMO (Assistance à Maîtrise d'Ouvrage) L'Assistance à Maîtrise d'Ouvrage est un contrat selon lequel un maître d'ouvrage public fait appel aux services d'une personne publique ou privée pour faire les études nécessaires à la réalisation d'un projet. Appel d'offres - AO L'Appel d'Offres est la procédure par laquelle la personne publique choisit l'offre économiquement la plus avantageuse (sur des critères variables selon l'objet du marché, notamment le coût d'utilisation, la valeur technique, le délai d'exécution, les qualités esthétiques et fonctionnelles, la rentabilité, le service après-vente et l'assistance technique, la date et le délai de livraison, le prix des prestations), sans négociation et sur la base de critères objectifs préalablement portés à la connaissance des candidats.

Ils existe deux formes d’Appel d’Offres : - L'appel d'offres est dit "ouvert" lorsque tout candidat peut remettre une offre. - L'appel d'offres est dit "restreint" lorsque seuls peuvent remettre des offres les candidats qui y ont été autorisés après sélection.

B

BOAMP : Bulletin Officiel des Annonces de Marchés Publics - organisme de publication officiel : http://www.journal-officiel.gouv.fr

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29 – Cindy FOURNIER – Responsable Achats/Marchés Publics –janvier 2015

C

Candidat : Entreprise ayant le droit de déposer une offre sur une consultation dont la procédure est restreinte. CAO : Commission d'Appel d'Offres CCAG :Cahier des Clauses Administratives Générales : document contractuel d’un marché public qui n’est jamais fourni dans le DCE et qui décrit les conditions administratives générales d’exécution des prestations (équivalent des conditions générales d’achat). http://www.colloc.minefi.gouv.fr/colo_struct_marc_p ubl/cahi_clau_2.html CCAP : Cahier des Clauses Administratives Particulières : document contractuel d’un marché public qui est fourni dans le DCE et qui décrit les conditions administratives particulières d’exécution des prestations (conditions d’exécution des prestations, conditions de règlement (avances, acomptes, délai de paiement), conditions de vérification des prestations, de présentation des sous-traitants, etc.) à signer par la personne publique et le co-contractant. CCTG : Cahier des Clauses Techniques Générales fixe les dispositions techniques applicables à toutes les prestations d’une même naturehttp://www.colloc.minefi.gouv.fr/colo_struct_marc_p ubl/cahi_clau_3.html CCTP : Cahier des Clauses Techniques Particulières : document contractuel d’un marché public qui est fourni dans le DCE et qui décrit les conditions techniques particulières d’exécution des prestations, à signer par la personne publique et le co-contractant CMP : Code des Marchés Publics

Codes CPV "Vocabulaire commun pour les marchés publ ics" :Nomenclature européenne utilisée pour décrire les activités et produits dans le cadre des marchés publics européens.

Concours : Procédure permettant au pouvoir adjudicateur de sélectionner et d'acquérir un plan ou un projet après mise en concurrence avec ou sans attribution de primes. Les principaux domaines concernés par les concours sont l'aménagement du territoire, l'urbanisme, l'architecture, l'ingénierie et le traitement des données.

CSSI : Coordinateur en matière de Sécurité en Système Incendie CT : Contrôleur Technique Clé : Les plis déposés par les entreprises sont conservés chiffrés - donc illisibles - jusqu'à la commission d'appel d'offres. La clé permet l'ouverture et la lecture du pli : elle est conservée en lieu sûr jusqu'à la CAO et ne peut être lue que par le président de CAO. Concrètement, la clé est un mot de passe complexe et long, également appelée " passphrase " (par extension du mot " mot de passe ").

Clôture d'une consultation : Action d'un acheteur nomade ayant pour effet d'interdire toute nouvelle action sur la consultation : le retrait de DCE et le dépôt de plis pour les entreprises, préparation d'un nouveau cycle, ... Cette action met un terme définitif à la consultation, qui ne peut plus être réouverte sur un nouveau cycle même si la procédure le permet (marché négocié). Commission : Assemblée délibérative concernant une consultation - autre terme : CAO. (Commission d’Appel d’Offres) CR : Cadre de Réponse - document contenu dans le DCE - destiné à être rempli par l'entreprise.

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30 – Cindy FOURNIER – Responsable Achats/Marchés Publics –janvier 2015

CSE : Certificat de Signature Electronique, fichier electronique utilisé pour signer et chiffrer les documents et réponses « dématérialisés ». (La loi du 13 mars 2000 reconnaît à la signature électronique la même force probante qu’une signature manuscrite.)

D

DC : Dialogue Compétitif : Utilisé pour des motifs d’ordre technique ou financier, lorsque la personne publique définit un programme fonctionnel détaillé, sous la forme d’exigences de résultats vérifiables à atteindre ou de besoins à satisfaire. DCE : Dossier de Consultation des Entreprises : dossier délivré par l’administration dans le cadre de la passation d’un marché public qui comprend l’ensemble des documents qui seront contractuels, un règlement de la consultation qui explique les règles de la procédure ainsi que tout autre document utile à la compréhension de la consultation.

Le DCE est transmis à toutes les entreprises qui le demandent dans les procédures ouvertes

Le DCE est transmis uniquement aux candidats sélectionnés au vu de leur dossier de candidature dans les procédures restreintes et les procédures de marchés négociés (article 35 CMP).

DELAI DE PAIEMENT : Pour les marchés publics le délai global de paiement ne peut excéder 45 jours. A défaut, le paiement d’intérêts moratoires est dû au titulaire. DO : Dommages ouvrage Dématérialisé : Terme appliqué à un document dont la forme physique est "électronique" (par opposition à "papier").

E

EA = Entité adjudicatrice : celle-ci est un pouvoir adjudicateur (voir même rubrique) qui exerce une activité d’opérateur de réseaux (principalement exploitation des réseaux d’eaux, d’énergie et de transports)

Empreinte: C'est un résumé d'un fichier obtenu par calcul : elle se présente sous la forme d'une chaîne de caractères hexadécimaux, de taille restreinte (moins de 1 Ko) et fixe (pour un algorithme de génération d'empreinte donné). Elle permet tout à la fois de garantir l'intégrité d'un fichier transféré et de s'affranchir des temps de transfert de fichiers volumineux sur Internet. Dans le cas du pli double, deux empreintes sont calculées. Etat de la consultation : 4 états sont possibles : - Consultation en préparation (ou inactive) : elle a été créée mais n'est visible que des acheteurs - Consultation en ligne (ou ouverte ou active) : le DCE est présent et peut être retiré - Consultation fermée (ou hors ligne) : les avis sont affichés mais le DCE ne peut pas être retiré et les plis ne peuvent pas être déposés - Consultation close (ou terminée) : visible uniquement par les acheteur

F

Fournisseur Organisme qui fournit un produit au client (par exemple : un distributeur, un organisme de service, un producteur, etc.). Dans une situation contractuelle, le fournisseur peut être dénommé "titulaire du contrat" ou « opérateur économique ».

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31 – Cindy FOURNIER – Responsable Achats/Marchés Publics –janvier 2015

I

Intérêts moratoires : Majoration automatique, en pourcentage, des sommes à verser au titulaire d’un marché par la personne publique lorsqu’elle ne respecte pas le délai contractuel ou réglementaire de paiement.

J

JOUE :Journal Officiel de l'Union Européenne - organe de publication européen. Journal Officiel européen comprenant une partie dédiée à la publication des avis d’appel public à la concurrence des marchés d’un niveau européen. Il existe une version papier et une version électronique consultable sur le site www.simap.eu.int

L

LCE : Lettre de Consultation des Entreprises

M

Maître d'œuvre Le maître d'œuvre est la personne physique ou morale qui, pour sa compétence technique, est chargée par la personne responsable du marché de concevoir, de diriger et de contrôler l'exécution des travaux et de proposer leur réception et leur règlement ; si le maître d'oeuvre est une personne morale, il désigne une personne physique qui a seule qualité pour le représenter, notamment pour signer les ordres de service. Maîtrise d'Oeuvre La maîtrise d'oeuvre est chargée de définir la solution et les moyens techniques qu'elle devra mettre en oeuvre pour réaliser, maintenir, voire exploiter le produit fini en conformité avec le cahier des charges établi par la maîtrise d'ouvrage ; elle est responsable du respect des standards techniques de nature informatique et de la pérennité des produits livrés. Maîtrise d'Ouvrage La maîtrise d'ouvrage est le donneur d'ordre pour lequel le produit fini sera réalisé ; elle est chargée de formaliser l'expression de besoins ainsi que les normes métiers et les dispositions qualité qui devront être appliquées, de contrôler la conformité des livrables remis par la maîtrise d'oeuvre dans le respect du cahier des charges ; elle assure la préparation des services à recevoir l'application MAPA Marché A Procédure Adaptée Marchés de fournitures Les marchés publics de fournitures ont pour objet l'achat, la prise en crédit-bail, la location ou la location-vente de produits ou matériels (exemple : mobilier, papier, imprimante, etc.) Marchés de services Sont des marchés de services, les marchés ayant pour objet la réalisation de prestations de services (exemple : assurances, expertises, prestations intellectuelles, formation, conseils, etc.)

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32 – Cindy FOURNIER – Responsable Achats/Marchés Publics –janvier 2015

Marchés de travaux Les marchés publics de travaux ont pour objet la réalisation de tous travaux de bâtiment ou de génie civil à la demande d'une personne publique exerçant la maîtrise d'ouvrage. MOP Maîtrise d'ouvrage publique

Modification d'une consultation : Action d'un acheteur, permettant de modifier la définition d'une consultation, avant son ouverture.

O

Offre inappropriée Se dit d’une offre qui apporte une réponse sans rapport avec le besoin exprimé

Offre inacceptable Se dit d’une offre supérieure à la valeur estimée du marché

Offre irrégulière Se dit d’une offre qui, bien que répondant au besoin du PA ou de l’EA, est incomplète ou ne respecte pas les exigences formulées dans la publicité ou le DCE.

Ouverture d'une Consultation : Action d'un acheteur nomade, ayant pour effet de permettre le retrait de DCE, et éventuellement le dépôt de plis, sur une consultation.

Opération L'opération de travaux, au sens du code, est un ensemble de travaux qui, en considération de leur objet, des procédés techniques utilisés ou de leur financement ne peuvent être dissociés et que le maître d'ouvrage a décidé d'exécuter dans une même période de temps et sur une zone géographique donnée. OPC : Ordonnancement et Pilotage de Chantier

Option : Les options constituent des prestations susceptibles de s’ajouter, sans remise en concurrence, aux prestations commandées de manière ferme dans le cadre du marché. Il peut s’agir de marchés de prestations similaires (article 35-II-6° du code des marchés publics), de marchés à tranches conditionnelles (article 72 du code) (cf. CE, 15 juin 2007, 299391, Ministre de la Défense), ou de marchés reconductibles

P

PA = Pouvoir adjudicateur : le pouvoir adjudicateur est la collectivité/Etablissement public. C’est donc une personne morale. La personne compétente au sein de la collectivité pour signer le marché et engager contractuellement l’administration est la représentante du PA. Elle est en outre responsable de la mise en œuvre des procédures de passation et d’exécution des marchés . Pli : Selon le type de procédure, il existe deux types de pli : · le pli double, constitué d'une candidature et d'une offre (cas de l'appel d'offre ouvert et du concours ouvert). Un pli double est composé de deux fichiers. · le pli simple, constitué d'une candidature ou d'une offre. Un pli simple est un fichier unique. Ce peut être un document (un seul fichier Word par exemple) ou un ensemble de documents regroupés en un seul fichier sous la forme d'un fichier .zip. Position d'une entreprise vis à vis d'une consultation : - Candidature possible : l'entreprise peut déposer sa candidature et/ou son offre - Dossier de consultation retiré : l'entreprise a retiré le DCE - Candidature déposée : l'entreprise a déposé une candidature - Candidature retenue : l'entreprise est sélectionnée pour déposer son offre

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33 – Cindy FOURNIER – Responsable Achats/Marchés Publics –janvier 2015

- Offre déposée : l'entreprise a déposé son offre - Offre retenue : l'entreprise est sélectionnée (attribution du marché) PP : Personne Publique

Prestations éventuelles supplémentaires (PSE): Le manuel d'application du code des marchés publics 2006 ne définit pas explicitement l'option mais se contente de distinguer la PSE de la variante. Selon le manuel, la distinction existant entre la variante et la PSE ne porte pas sur le fond, elle repose sur la personne qui est à l’origine de cette forme d’offre. Il s’agit d’une PSE si c’est une demande du pouvoir adjudicateur et d’une variante lorsqu’il s’agit d’une proposition du candidat Procédure ouverte : Procédure attachée à une consultation, ne comprenant qu'un seul cycle "ouverture/fermeture". Procédure restreinte : Procédure attachée à une consultation, comprenant deux cycles "ouverture/fermeture" ou plus, le premier pour les candidatures, les suivants pour les offres.

R

RC : Règlement de la Consultation - document issu du DCE. Il fixe les règles particulières de la consultation. Registre : Document électronique contenant la trace des actions des entreprises vis à vis des consultations. Il existe 2 types de registres : - registre des retraits : contenant les traces des retraits de DCE par les entreprises - registre des dépôts : contenant les traces des dépôts de plis par les entreprises.

T

Titulaire : Personne physique ou morale à qui un marché public a été attribué et notifié pour exécution. Il est le cocontractant de la personne publique.

V

Variante : Proposition alternative à la solution de base retenue dans le cahier des charges