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Guide de Numérisation

Dans les entreprises modernes, il ne se passe plus un jour sans que l'on ait besoin de numériser des documents.Une fois numérisés, ces documents sont archivés, pour pouvoir être récupérés ultérieurement et le cas échéant réimprimés ou redistribués. Les possibilités de numérisa-tion sont nombreuses: scan-to-SMB, scan-to-FTP, scan-to-eMail, ou scan-to-HDD/Boîte postale, etc. Le présent guide passe en revue ces options de numérisation, mettant en évidence leur utilisation et leurs avantages.

Numériser

Scan to-SMB

Scan-to-Box

Scan-to-FTP

Scan-to-eMail

Scan-to-HDD

Fax Internet

Sommaire

Scan-to-eMail

Scan-to-SMB PC

Scan-to-HDD / Scan-to Box Boîte personelle

Balayage TWAIN

Scan-to-FTP

Scan-to-FTP avec PageScope Workware

Scan-to-URL

Fax Internet iFax

Tableaux des modes de numérisation

L'option scan-to-eMail permet de numériser des documents et de les envoyer directement vers le serveur e-mail. Les données numérisées sont envoyées sous forme d’annexe, en format TIFF ou PDF, selon les préférences de l'expéditeur.

Si l'expéditeur souhaite envoyer des documents par voie électronique à une adresse extérieure à l'entreprise, l'e-mail est expédié automatique-ment au serveur e-mail correspondant.

En ce qui concerne la distribution interne, l'e-mail demeure sur le serveur e-mail principal jusqu'à ce que le PC du destinataire contacte le serveur e-mail. Dès que le PC client prend contact avec le serveur e-mail, l'e-mail est automatiquement envoyé vers le disque dur du PC client, et l'expéditeur reçoit une notification par e-mail.

La fonction scan-to-eMail permet de transférer des données numérisées directement vers n'importe quel PC, sans la moindre intervention manu-elle. De plus, les données numérisées peuvent également être envoyées à des adresses extérieures au réseau, par le biais d'Internet.Le seul véritable désavantage de cette option est la limitation au niveau de la taille des fichiers, généralement aux alentours de cinq Mo. Comme les fichiers plus grands ne peuvent généralement pas être transmis par e-mail, ce mode de numérisation sera surtout utilisé pour des don-nées à plus basse résolution ou pour des documents comportant peu d'originaux.

Scan-to-eMail

Flux des données

Flux des données

Flux des données

Copieur / inprimante

Serveur e-mail PC Client

Serveur e-mail

Flux des données

Flux des données

Flux des données

Copieur / inprimante

Serveur e-mail PC Client

Serveur e-mail

La fonction scan-to-SMB (Server Message Block) est une alternative à FTP ou NetWare. Le protocole SMB permet aux applications clientes de lire et d'écrire des fichiers, et de faire appel aux programmes du serveur dans un réseau informatique.

Le protocole SMB peut être utilisé via Internet, en plus du protocole TCP/IP ou d'autres protocoles de réseau, y compris Internetwork Packet Exchange et NetBEUI. Le protocole SMB permet à une application (ou à son utilisateur) d'accéder à des fichiers stockés à distance ainsi qu'à d'autres ressources, y compris des imprimantes. Une application cliente peut ainsi effectivement lire, créer et mettre à jour des fichiers sur le serveur à distance. Elle peut également communiquer avec n'importe quel programme du serveur paramétré pour recevoir une demande client SMB.

Les systèmes d'exploitation MS Windows à partir de Win 95 supportent le protocole SMB client et serveur. Pour les systèmes Unix, un partagiciel nommé Samba est désormais disponible. Créé chez Microsoft, le proto-cole SMB a connu une série d'évolutions. Un client et serveur donnés peuvent implémenter différentes séries de variantes du protocole, qu'ils négocient avant de lancer une session.

Le protocole SMB, qui crée un fichier après la numérisation, est con-sidéré comme plus protégé que l'enregistrement FTP, car il crypte des mots de passe pour les sécuriser vis-à-vis des accès non autorisés.

Scan-to-SMB PC

Flux des données

Flux des données

Copieur / imprimante

Serveur PC Client

Flux des données

Flux des données

Copieur / imprimante

Serveur PC Client

Data Flow

Data Flow

Copier/Printer

Server Client PC

Data Flow

Data Flow

Copier/Printer

Server Client PC

Data Flow

Data Flow

Copier/Printer

Server Client PC

La fonction scan-to-HDD (disque dur), comparable au balayageTWAIN, a été conçue pour permettre une récupération aisée des données numérisées. Les documents sont placés dans l'introducteur d'originaux, numérisés et stockés temporairement dans la boîte aux lettres de l'utilisateur actuel. En fait, le disque dur fait temporairement office de serveur de fichiers. Sur son PC individuel, l'utilisateur peut se connecter à sa boîte aux lettres et récupérer ses documents en démarrant EFI WebScan ou toute application compatible TWAIN.

Le disque dur du système peut être utilisé comme serveur tempo-raire de fichiers, offrant de la sorte à tous les utilisateurs en réseau un accès sécurisé aux documents stockés.

Les documents originaux peuvent être récupérés immédiatement après le stockage des données sur le disque dur.

Par rapport au balayage TWAIN, ce mode de numérisation possède deux avantages manifestes:

Scan-to-HDD /Scan-to-Box Boîte personnelle

Scan-to-HDD /Scan-to-Box Boîte personnelle

Commandes de l’utilisateur

Flux des données

Flux des données

PC Client

Copieur / imprimante

Disque dur

User Commands

Data Flow

Data Flow

Client PC

Copier/Printer

HDD

TWAIN (Technology Without Any Interesting Name) est une norme industrielle informatique qui détermine comment les scanners transfèrent les données vers des applications logicielles. TWAIN permet à ces applications de travailler parfaitement avec des scanners sans connaissance préalable de l'appareil de numérisation utilisé. En pratique, le scanner est contrôlé par le biais d'un pilote TWAIN activé et installé sur le PC client.

Pour numériser en mode TWAIN, les documents sont placés dans l'introducteur d'originaux et numérisés normalement. Le processus de numérisation peut être lancé à partir de n'importe quel poste de travail individuel, en utilisant n'importe quelle application compa-tible avec TWAIN, comme Adobe Photoshop, PageScope WorkWare, etc. Une fois la numérisation terminée, les originaux peuvent être retirés de l'introducteur du scanner.

Le plus grand avantage apporté par le mode de numérisation TWAIN est qu'il permet de numériser vers n'importe quelle application compatible TWAIN, ce qui représente un gain de temps significatif.

Balayage TWAIN

Commandes de l’utilisateur

Flux des données

PC Client

Copieur / imprimante

Commandes de l’utilisateur

Flux des données

PC Client

Copieur / imprimante

Avec la fonction scan-to-FTP, les originaux peuvent être numérisés puis stockés dans un répertoire spécifié sur le serveur FTP interne ou externe. L'utilisateur peut ensuite accéder aux données et les récupérer en utilisant le logiciel FTP Client installé sur son PC. Si le répertoire dans lequel le serveur FTP enregistre les données numérisées est un répertoire partagé, il est également possible d'accéder aux fichiers par le biais d'un gestionnaire standard de fichiers, comme MS Explorer.

La fonction scan-to-FTP complète de manière stratégique la fonc-tion scan-to-eMail. Conçue tout spécialement pour des fichiers de grande taille, cette fonction scan-to-FTP permet de traiter des fichiers de pratiquement n'importe quelle taille, et elle représente dès lors l'outil parfait pour archiver des documents volumineux.

Ce mode de numérisation n'est pas recommandé si l'utilisateur souhaite partager un gros document numérisé avec un grand groupe de personnes. Dans ce cas, l'utilisateur devrait envoyer un e-mail supplémentaire pour communiquer l'existence du fichier et son emplacement.

Scan-to-FTP

Flux des données Flux des données

Copieur / imprimante

Serveur FTP PC Client

Serveur FTP

Flux des données

Data FlowData Flow

Data Flow

Copier/Printer

FTP Server Client PC

FTP Server

PageScope WorkWare est le logiciel de gestion documentaire de Konica Minolta. Il s'agit essentiellement d'un système logiciel FTP client, que l'on utilise pour accéder à des fichiers stockés sur un serveur FTP.

PageScope WorkWare peut également être utilisé pour “convertir” un PC client en serveur FTP. Les documents numérisés peuvent alors être stockés directement sur le disque dur de ce PC.

Tout comme pour l'option scan-to-eMail, les données peuvent être envoyées directement à un destinataire, mais sans limitation en termes de taille de fichier.

Scan-to-FTP PageScope Workware

Flux des données

Copieur / imprimante

Serveur FTP PC Client

Flux des données

Copieur / imprimante

Serveur FTP PC Client

Data Flow

Copier/Printer

FTP Server Client PC

Data Flow

Copier/Printer

FTP Server Client PC

Comme décrit précédemment, la fonction scan-to-FTP est la solu-tion idéale pour numériser des fichiers assez volumineux. Mais si les informations numérisées doivent être distribuées, il faut égale-ment envoyer un e-mail séparé. Lorsque des documents assez volumineux sont concernés, l'option scan-to-URL est la solu-tion parfaite. Offrant les avantages combinés de scan-to-FTP et scan-to-eMail, cette option peut traiter des fichiers volumineux et envoyer des notifications par e-mail.

L'utilisateur indique l'adresse du serveur FTP sur lequel les docu-ments numérisés doivent être stockés, et sélectionne les adresses e-mail des destinataires.

Une fois les documents numérisés, le système stocke les fichiers sur le serveur FTP. Un hyperlien est envoyé à la liste de distribu-tion par un e-mail généré automatiquement, et les destinataires peuvent alors accéder au fichier tout simplement en cliquant sur l'hyperlien.

Scan-to-URL

NotificationNotification

Flux des donnéesFlux des données

Copieur / imprimante

Serveur e-mail PC Client

Serveur FTP

NotificationNotification

Flux des donnéesFlux des données

Copieur / imprimante

Serveur e-mail PC Client

Serveur FTP

NotificationNotification

Data FlowData Flow

Copier/Printer

Mail Server Client PC

FTP Server

NotificationNotification

Data FlowData Flow

Copier/Printer

Mail Server Client PC

FTP Server

L'option Fax Internet n'est pas une véritable application de numérisation, mais elle peut être considérée comme une alterna-tive à l'option scan-to-eMail pour certaines applications.

Avec le mode Fax Internet, le document numérisé est envoyé par e-mail au serveur e-mail du destinataire. Le document est transmis à l'appareil de sortie compatible avec la fonction Fax Internet, et est ensuite imprimé.

Par rapport au télécopieur traditionnel, l'option Fax Internet élimine les coûts de transmission car il utilise Internet et non les coûteuses lignes téléphoniques. Ceci permet d'importantes économies, particulièrement au niveau des transmissions longues distances.

Par rapport à scan-to-eMail, les documents numérisés ne sont pas reçus sous forme de fichiers électroniques, mais sous forme de documents imprimés. Bien que ceci puisse entraîner de faibles coûts d'impression, cette option est tout à fait indiquée pour certains environnements spécifiques, comme les entrepôts, qui ne peuvent pas se passer de copies imprimées.

Fax Internet iFax

Flux des données Flux des données

Copieur / imprimante

Copieur / imprimante

Serveur e-mail

Serveur e-mail

Flux des données

Data FlowData Flow Data Flow

Copier/Printer

Copier/Printer

Mail Server

Mail Server

Data FlowData Flow Data Flow

Copier/Printer

Copier/Printer

Mail Server

Mail Server

GammeMonochrome

bizhub 130f*

bizhub 160 / bizhub 161*

bizhub 160f*

bizhub 162 / bizhub 210

bizhub 250 / bizhub 350

bizhub 420 / bizhub 500

bizhub 600 / bizhub 750

bizhub PRO 920

bizhub PRO 1050

Aperçu des Modes de Numérisation

* numérisation couleur et noir&blanc

TWAIN

Scan

(local/network)

x / opt

x / –

x / –

x / –

– / opt

– / opt

– / opt

– / x

– / x

Scan to

HDD

–

–

–

–

opt

opt

opt

x

x

Scan to

eMail

opt

–

opt

opt

x

x

x

opt

x

Scan to

URL

–

–

–

opt

x

opt

opt

–

–

Scan to

FTP

–

–

opt

opt

x

x

x

opt

x

Scan to

SMB

–

–

–

–

x

x

x

opt

x

Scan to

Personal

Box

x

–

–

–

opt

opt

opt

–

–

iFax

opt

–

opt

opt

x

TBC

TBC

–

–

x = standard opt = en option option– = non disponible

Gamme couleur

bizhub C250

bizhub C300

bizhub C350

bizhub C351

bizhub C352

bizhub C450

bizhub PRO C500

Aperçu des Modes de Numérisation

x = standard opt = en option option – = non disponible

TWAIN

Scan

(local/network)

x / x

x / x

x / x

x / x

x / x

x / x

opt

Scan to

HDD

x

x

opt

x

x

x

opt

Scan to

eMail

x

x

x

x

x

x

opt

Scan to

URL

x

x

x

x

x

x

–

Scan to

FTP

x

x

x

x

x

x

opt

Scan to

SMB

x

x

–

x

x

x

opt

Scan to

Personal

Box

x

x

x

x

x

x

opt

iFax

opt

opt

x

opt

x

opt

–

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