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Guide d’utilisateur de la Médiathèque GL events

Guide d’utilisateur Médiathèque GL events

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Sommaire

1. Responsabilité individuelle liée à l’utilisation des médias

2. Présentation

3. Accès à la Médiathèque

4. Connexion à la Médiathèque

5. Changer mon mot de passe

6. Page d’accueil

7. La Recherche

7.1. Affichage des médias

7.2. Le moteur de Recherche

7.3. Les critères de recherche

7.4. Plus d’options de recherche

7.5. Critères de sélection et recherche validés : Exemple de recherche

8. La Sélection

9. Télécharger une sélection

9.1. Générer un PDF sous format planche contact

9.2. Télécharger la sélection

Annexe 1 – Autorisation d’utilisation d’images - VF

Annexe 2 – Autorisation d’utilisation d’images - VO

Annexe 3 – Protocole d’accord photographes

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1. Responsabilité individuelle liée à l’utilisation des médias Tous les droits de reproduction des médias sont réservés, y compris pour les documents téléchargeables et les représentations photographiques. Les fichiers d'images mis à disposition des utilisateurs sur la Médiathèque GL events sont des oeuvres graphiques, photographiques ou sonores protégées, en tant qu’ "oeuvre de l'esprit" par les dispositions du code de la propriété intellectuelle. L'auteur de ces images n'a pas abandonné ses droits et ces images ne sont pas tombées dans le domaine public. Il appartient à chaque utilisateur de veiller au respect du copyright et des mentions obligatoires associé au(x) média(s) sélectionné(s). Chaque utilisateur s’engage personnellement à respecter l’ensemble des droits décrits ci-dessus.

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2. Présentation • La Médiathèque, - outil interne destiné à tous les collaborateurs, - permet d’accéder aux réalisations du groupe afin d’enrichir tout type de support : brochure institutionnelle, fiches Référence, fiches projet, documentation commerciale, devis, parution presse et publicitaire, site Internet, réponse AOP, ou tout autre forme de présentation. • Pourquoi un nouvel outil ? - Gestion de tous types de médias et de formats images (JPEG, PSD, TIF, EPS,…) ou vidéos (MOV, AVI, FLV, REAL MEDIA…). - Facilite la recherche par association des mots-clés et des critères via un moteur de recherche se référant à une base de données, enrichie quotidiennement. - Possibilité de télécharger directement, individuellement ou collectivement les médias. - Réception possible par email. - Téléchargement d’un fichier PDF pour impression et sélection off line. - Utilisation sur PC, Mac

Vous trouverez ainsi des visuels des réalisations de l’organisation d’évènements, des lieux d’évènements et des services.

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3. Accès à la Médiathèque Il est possible d’accéder à la médiathèque de deux manières : • Par le lien Médiathèque situé dans votre Lotus :

• Par l’adresse HTML suivante: http://www.gl-events-mediatheque.fr

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4. Connexion à la Médiathèque

5

4

3

2 1

Une fois arrivé sur la page d’accès à la Médiathèque, 5 actions s’offrent à vous:

1. « Identifiant » et « Mot de passe » sont à saisir et vous permettent d’accéder à la Médiathèque :

2. « OK » valide votre Identifiant et votre Mot de passe :

3. « Se souvenir de moi…» vous permet un accès plus rapide en cochant la case :

4. « Mot de passe oublié ? » vous retrouve votre mot de passe et votre identifiant : 5. « Je n’ai pas de compte… » vous crée un compte Médiathèque :

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5. Changer mon mot de passe

Cliquer sur votre nom

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Entrer votre nouveau mot de passe

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6. Page d’accueil

Plusieurs fonctions sont à votre disposition : - La recherche - La barre d’outils - Les mentions obligatoires - Ma sélection

La barre d’outils La recherche

Ma sélection

Les mentions légales

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La barre d’outils La barre d’outils est composée de 5 icônes :

: Retour sur la page d’accueil de la Médiathèque

: Livret d’aide à l’utilisation de l’outil

: Livret d’aide sur les droits d’utilisation des médias

: Liste des mots-clés enregistrés dans la base de données de la Médiathèque

: Contacter l’administrateur de la Médiathèque

: Impression de la page en cours

: Mettre fin à la session

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Les mentions légales : o : Lien direct avec l’administrateur

o : Dispositions juridiques liées aux droits du site Internet de la Médiathèque

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7. La Recherche

La recherche peut se faire soit par le moteur de recherche, soit par les critères de recherche, et pour plus de choix utilisez l’option « Plus d’options de recherche ».

Plus d’options de recherche

Choix d’affichage des média

Critères de recherche

Moteur de Recherche

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7.1. Affichage des médias

Possibilité d’afficher les médias par 15, 25, 50 ou plus sur une même page.

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7.2. Le moteur de Recherche

DESCRIPTION :

Le moteur de recherche est un moteur intuitif du type Google. Il recherche les mots inscrits dans toute la base de données. Inscrivez les termes recherchés puis validez avec le bouton « Rechercher » :

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Le moteur de recherche ne tient pas compte des accents, ni des majuscules, ni du pluriel.

La recherche fonctionne en mode OU avec pertinence.

Exemples : a) Une recherche sur voiture bleue trouvera tous les médias contenant les 2 termes, puis ceux contenant les termes, ou voiture ou bleue b) Une recherche sur sac à dos trouvera tous les médias contenant les 3 termes,

puis ceux contenant les termes sac ou à ou dos

Le moteur de recherche intègre un soundex qui travail sur la phonétique des mots.

Exemple : Min = main

L’utilisation du symbole + mode ET Ce mode permet d’effectuer une recherche plus précise.

Exemples : a) Une recherche +voiture +bleue trouvera uniquement les médias contenant les 2 termes b) Une recherche sur +sac +montagne +été trouvera tous les médias contenant les 3 termes Puis ceux contenant les termes montagne et été ou sac Les médias contenant uniquement montagne ne seront pas trouvés Les médias contenant uniquement été ne seront pas trouvés

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L’utilisation du symbole – (mode exclusion) Ce mode permet de préciser une recherche en excluant des termes à la recherche.

Exemple : Une recherche sur +sac +dos –montagne retrouvera uniquement les médias contenant les termes sac et dos en excluant les médias concernant montagne

L’utilisation des « » Mettre entre « guillemets » plusieurs mots revient à les rechercher sous forme d’expression complète.

Exemple : Une recherche sur « voiture bleue » retrouvera l’expression voiture bleue si celle-ci a été renseignée comme mot-clé. Ne seront pas retrouvés les termes voiture et bleue renseignés comme deux mots-clés distincts.

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7.3. Les critères de recherche

-> 4 catégories de recherche possible

Cochez le ou les termes correspondants à votre recherche dans les catégories « Type de prestation », « Type d’événement », « Type de médias » ou « Type d’activité »

Exemples :

Type de prestation => Accueil, agencement, aménagement, audiovisuel, installation générale… Type d’événement => Evénement sportif, événement culturel, foire, salon, congrès…

Type de médias => photo, fiche référence, fiche projet… Type d’activité => gestion d’espaces, organisation, services

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7.4. Plus d’options de recherche

Vous pouvez élargir et/ou affiner votre recherche en activant l’option « Plus d’options de recherche » grâce aux critères de sélection supplémentaires : - Secteur Activité client - Type de client - Période - Visuel

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7.5. Critères de sélection et recherche validés : Exemple de recherche

Exemple 1 : Recherche du reportage photo Tournoi des 6 Nations : 35 médias ont été trouvés sur 2 pages. Les photos sélectionnées (avec leur carte d’identité allégée), le nombre de médias et de pages s’affichent.

Le nombre de médias

La photo et sa carte d’identité allégée

Le nombre de page

Le nombre de page

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- : La photo et sa carte d’identité allégée.

- : Indique le nombre de médias trouvés.

- : Indique le nombre de pages.

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En cliquant sur « Zoom », vous affichez la carte d’identité détaillée :

GL events | Médiathèque | Guide d’utilisateur | 11/11/2006

> Guide d’Utilisateur de la Médiathèque GL events

Dirige sur les différents médias associés à la recherche

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- En cliquant sur « Ajouter à ma sélection », le média vient s’ajouter dans votre sélection et le cadre du média se grise pour une meilleure visibilité des médias sélectionnés.

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Exemple 2 : Recherche d’une fiche Référence sportive « Grand Prix de Tennis de Lyon » Résultat de la Recherche : 2 fiches Références – années 2005 et 2006

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Exemple : Carte d’identité de la fiche référence du GPTL 2006 :

GL events | Médiathèque | Guide d’utilisateur | 11/11/2006

-> Recherche automatique du reportage photo du GPTL 2006, via la recherche active de la fiche Référence

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Dirige sur les différents médias associés à la recherche

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Résultat de la recherche active : 32 médias trouvés sur le GPTL 2006

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8. La Sélection - Visualisation des sélections :

Nombre de médias sélectionnés

Visualiser les médias de la sélection

Guide de l’utilisateur : Aide à la navigation dans la structure de la Médiathèque

Noms des différentes sélections

Liste des reportages photos disponibles sur la

Médiathèque

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-> Gestion de la sélection en cours : « rapport annuel »

2

3

5

1

4

1- Vous pouvez Renommer, Effacer, Vider, Dupliquer votre sélection en cours ou Créer une nouvelle sélection 2- Lancer une nouvelle recherche 3- Afficher les critères de la sélection 4- Indique le type du média sélectionné 5- Le fond grisé vous indique que vous vous situez dans votre sélection

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2 possibilités : Générer un PDF de la sélection et/ou télécharger la sélection

9. Télécharger une sélection

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9.1. Générer un PDF sous format planche contact

> Guide d’utilisateur de la Médiathèque GL events

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9.2. Télécharger la sélection

La Médiathèque vous envoie la sélection sous format ZIP Dans le cas d’une sélection de photos, un pdf est généré intégrant la carte d’identité de chaque photo

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- Copyright et Mentions obligatoires

Un fichier PDF renseigne chaque photo sélectionnée :

- Nom du reportage photo

- Description du média

- Référence du média - Mots-clés associés

- Auteur

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Annexe 1 – Autorisation d’utilisation d’images - VF

AUTORISATION

Je soussigné : ...................................................................................................................

été : ................................................................................................................................

Demeurant : ....................................................................................................................

autorise GL events et ses filiales à utiliser les photographies représentant une réalisation effectuée

par leur soins pour notre compte, pour la promotion de GL events , notamment dans son catalogue

groupe, sa brochure institutionnelle, sa documentation commerciale, ses parutions presse et

publicitaires, son site Internet et toutes autres formes de publication.

NOM ET DATE DE LA MANIFESTATION

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

SIGNATURE ET CACHET Fait à ..............................................................................................................................

Le ..................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

Signature et cachet de la société (précédée de la mention manuscrite : « Bon pour autorisation »)

DOCUMENT TRANSMIS PAR : ....................................................................................................................................... DOCUMENT A RENVOYER A : GL events – Service Communication Séverine MARTIN - [email protected] Route d’Irigny – BP 40 – 69 530 BRIGNAIS Fax : 04 72 31 54 98

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Annexe 2 – Autorisation d’utilisation d’images - VO AUTHORIZATION

I, the undersigned: ............................................................................................................

Residing: .........................................................................................................................

hereby authorize GL events and its subsidiaries to use the photographs (enclosed hereafter)

representing a project executed by them on our behalf, in view of promoting GL events, especially in

its group catalogue, its institutional brochure, its commercial documentation, its press releases and

advertisements, its Website, and any other forms of publication.

NAME AND DATE OF THE EVENT

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

SIGNATURE AND COMPANY STAMP In....................................................................................................................................

On ..................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

Signature and company stamp (preceded with the hand written indication: "Good for authorization")

DOCUMENT TRANSMITED BY: ....................................................................................................................................... RETURN THIS DOCUMENT TO: GL events - Service Communication Séverine MARTIN – [email protected] Route d’Irigny – BP 40 – 69 530 BRIGNAIS Fax: 04 72 31 54 98

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Annexe 3 – Protocole d’accord photographes

DOSSIER :

NOM DU PHOTOGRAPHE ou SOCIETE :

Adresse (siège social si société) :

(Si société, préciser raison siren, capital, représentant)

I-MISSION PHOTO GL events

Dans le cadre d’une mission photo groupe donnée destinée à accompagner le positionnement GL events autour de l’idée de rencontre, ……………............. (Ci-après désigné « l’auteur ») et la société GL events ont décidé de conclure le présent accord pour la durée limitée de la mission.

L’objectif est de disposer de photos représentatives des différentes typologies de marchés sur lesquels intervient GL events : événements sportifs, politiques, corporate, artistique, lancement de produits, conférences, congrès, salons, expositions etc.…mais également de disposer de photos type « banque image » mettant en scène des personnages autour de l’idée de rencontre.

Ces reportages photo pourront être utilisés dans le cadre de la promotion de notre image et de nos produits à travers nos plaquettes institutionnelles, commerciales, site Internet, campagnes médias etc.…

II-TYPOLOGIE D’IMAGES A PRODUIRE POUR LES REPORTAGES SUR LES MANIFESTATIONS GL events L’auteur a pour obligation de produire trois grandes catégories d'images, telles que définies ci-après dans une proportion de 2/3 du reportage en format paysage et 1/3 du reportage en format portrait Type 01 : images des infrastructures représentant les réalisations du groupe. Ce sont des images de relevé des produits, aménagements, salons … ces images sont descriptives, très factuelles et sont la mémoire du groupe, notamment pour illustrer les produits et savoir faire. Ces images sont utilisées principalement par les commerciaux pour montrer les produits en situation, et aussi pour les plaquettes commerciales. Elles laissent une large part au produit ou à la solution mise en place. Dans la mesure du possible, des personnages sont présents dans ces images (pas ou peu de photo « vides »). Type 02 : images avec des gens, de la vie dans le cadre des événements sur lesquels le groupe intervient. Ces images peuvent être cadrées serrées, ou en mouvement pour s'affranchir des questions de droits sur l'image de la personne (flous, profils, foule non identifiable…) Cet aspect des reportages est important, "la rencontre" doit être illustrée : le groupe contribue à réunir des gens qui discutent, travaillent, échangent. Ces images sont utilisées pour des outils de communications institutionnels du groupe, et aussi pour les plaquettes commerciales.

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Type 03 : ce sont les images affectives, « esthétiques », images type « banque image », illustrant notre baseline « et les hommes se rencontrent » ou une thématique (événement culturel, soirée, sport…). Ce sont des images qui pourront être utilisées comme couverture de nos plaquettes commerciales ou institutionnelles, tournées vers la solution offerte par le groupe au client. GL events se réserve le droit de refuser toute image ne rentrant pas dans les catégories et/ou ne respectant pas les critères ci-dessus. Si le nombre d’images déficientes s’avérait trop important, GL pourrait, demander une réduction du prix mentionné au paragraphe IV. (Voir exemples de visuels en annexe)

III-DROITS D’AUTEURS 1 – Cession à GL events et ses filiales Les droits d’auteurs (cession des droits de reproduction ou de représentation) sont cédés à titre exclusifs au groupe GL events pour une durée de 8 ans, et pour les supports suivants : catalogue, plaquettes commerciales et institutionnelles, Internet, rapport annuel, mailing, marketing direct, site web, affichage (pour des affiches d’un format n’excédent pas 120 cm X 80 cm), parution presse, film, packaging,... A ce titre, l’auteur s’engage (i) à ne pas utiliser les images ainsi cédées sur les supports définis plus haut et (ii) à ne pas les céder à quelqu’autre personne physique ou morale que ce soit, sauf après accord exprès de GL events. N’entrent pas dans les droits d’auteurs cédés les utilisations pour des campagnes d’affichage publicitaire. Dans ce cas particulier, les droits devraient être renégociés. 2 – Cession à un tiers GL events pourra, si elle le souhaite accorder à ses clients le droit d’utiliser certaines images. Ce droit d’utilisation ainsi accordé, s’entend comme exclusif de tout autre droit et notamment du droit de reproduction. En tout état de cause, GL events s’engage à ce que chacune des images ainsi cédées soient systématiquement accompagnées de la mention suivante : « GL events n'étant pas propriétaire des droits artistiques liés à ces photographies, nous vous rappelons que ces images vous sont transmises à des fins d’archivage et d’utilisation interne. Toute utilisation à des fins publicitaires devra donner lieu à négociation de droits avec le photographe dont le copyright est mentionné sur les images : Nom du Photographe / Coordonnées » De plus, aucune cession d’images à un tiers de la part du photographe ne sera possible sans l’accord de GL events. 3 – Communication GL events autorise le photographe à faire état du contrat avec le client, dans toutes ses opérations de communication, marketing et publicitaires de quelque nature que ce soit, dans le respect des obligations et droits définis par le présent contrat. IV-PRIX DE LA PRESTATION GL events s’engage à payer à l’auteur une somme forfaitaire de 450 € par jour travaillé, pour une commande donnée (hors frais techniques - pour des reportages réalisés en argentique-, frais de déplacement etc…). Cette somme comprend la rémunération de la prestation et la cession des droits d’auteur telle que décrite au paragraphe précédant.

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Guide d’utilisateur de la Médiathèque GL events V-FACTURATION La facture devra être établie au nom de la personne ayant commandé le reportage photo. Le règlement intervient par traite à 30 jours fin de mois le 15.

VI-LIVRAISON DES ELEMENTS Les reportages numériques seront, dans la mesure du possible, livrés dans la semaine suivant la prise de vue. Pour tous les reportages réalisés en numérique, le tarif de 450 € la journée comprend la livraison de 2 CD des photos numérisées, dimension 20X30 cm en 300 dpi. Les visuels seront fournis sont forme de fichiers regroupant chacun les 3 grandes typologies d’images commandées. La jaquette du CD mentionne le nom et la date de l’événement ainsi que la personne ayant commandé le reportage. Fait en 2 exemplaires originaux à ..................................... Le ........................, Pour GL events, Pour le photographe, Signataire GL events : Nom du Photographe : ............................... ............................

Signature : Signature :

DOCUMENT A RENVOYER A : GL events - Service Communication Séverine MARTIN - [email protected] d’Irigny – BP 40 – 69 530 BRIGNAIS Fax : 04 72 31 54 98

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Guide d’utilisateur de la Médiathèque GL events ANNEXE – TYPOLOGIE D’IMAGES Type 01 : images des infrastructures représentant les réalisations du groupe, type image produit. Vue générique de la réalisation :

Vue du produit brut :

Type 02 : images avec des gens, de la vie dans le cadre des événements sur lesquels le groupe intervient.

Type 03 : images types « banque image » illustrant notre baseline « et les hommes se rencontrent » ou une thématique (événement culturel, soirée, sport…).