GUIDE DE L’ANIMATEUR

MODULE

« Maîtriser les frais généraux »

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Bonjour,Bienvenue à tous,

Vous avez été sélectionnés pour participer à cette réunion d’information en raison d’un montant de frais généraux qui entame sérieusement votre capacité bénéficiaire et par conséquent votre rentabilité.

Dans un premier temps, nous vous proposons de vous éclairer sur l’importance de ce poste tant d’un point de vue fiscal qu’économique.

Dans un deuxième temps, nous aborderons les choix de gestion et des solutions pour optimiser vos frais généraux.

Au final, il vous appartiendra

- de repérer dans votre comptabilité les postes de frais généraux les plus importants,

- d’observer comment ils évoluent d’un exercice sur l’autre,

- d’identifier les causes pour ensuite y remédier.

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Dans cette PREMIERE PARTIE,

Nous allons regarder ensemble un compte de résultat

- pour voir où se situent les frais généraux

- et aussi donner une définition plus précise de ce terme.

Le point de vue fiscal sera abordé avec

- les règles générales de déduction et

- la dénomination de l’ acte anormal de gestion 

Nous nous pencherons sur l’outil que sont les soldes intermédiaire de gestion, dans l’appréciation des performances des entreprise, pour une profession donnée.

Et une notion importante : le seuil de rentabilité.

Un calcul qui permet de représenter le niveau d’activité à partir duquel l’entreprise commence à dégager des bénéfices, calcul où les frais généraux ont une part considérable.

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DEUXIEME PARTIE

Au cours de laquelle nous verrons l’impact des choix de gestion.

Par exemple :pour l’acquisition d’un véhicule, les avantages et inconvénients du choix entre prêt bancaire et crédit bail.

Les statistiques nationales sont à utiliser avec prudence et discernement car elles diluent les spécificités régionales.

Par exemple :Au niveau des loyers : ils sont plus élevés dans les grandes agglomérations. Ou encore s’agissant du secteur de l’Hôtellerie, Restauration, il est davantage développé dans les régions touristiques que dans le Centre de la France.

Importance aussi du code APE :vérifier qu’il correspond réellement à l’activité exercée car de celui-ci dépend la classification des statistiques. Donc en cas de modification de l’activité, d’adjonction d’activité, être vigilant sur le code A.P.E.

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LE COMPTE DE RESULTAT

Il se divise en trois parties : les produits d’exploitation (recettes), les charges d’exploitation, et les produits et charges divers (avec le financier et l’exceptionnel)

Revenons aux charges d’exploitation :

Les 4 premières lignes correspondent aux achats stockables et mouvements de stock , ensuite les « Autres charges externes » qui sont les frais généraux.

La ligne « Impôts » regroupant les taxes professionnelles, foncières, apprentissages, CSG …

La ligne « Rémunérations du personnel » qui sont les salaires bruts

Les « Charges sociales » tant sur salaires que celles de l’exploitant

Les « Dotations aux amortissements et aux provisions », charges calculées sans sortie d’argent (donner exemples de D.A.P.)

Les « Autres charges » , compte « fourre tout »

Le « Financier » et l’ »Exceptionnel » dans la 3ème partie (produits – charges).

Le « Bénéfice » est le résultat de la différence recettes et produits divers et de toutes les charges énoncées.

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Une question pour faire participer les adhérents

Noter, ci possible, sur un tableau papier, les réponses de l’assistance

Suggérer aussi des réponses en fonction de l’activité de chacun des participants, (activité dont on se sera informé préalablement à la réunion …)

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Entrons maintenant dans le détail des comptes qui composent les autres charges externes, ou frais généraux.

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Les comptes 604 et 605 correspondent à de la sous-traitance liée à l’activité à proprement parler. Ces comptes font l’objet d’un retraitement dans le calcul de la marge c’est à dire qu’ils sont ajoutés aux achats stockés et consommés, pour un commerçant et aux frais de personnel (coût de la main d’œuvre) pour les prestataires et les artisans.

Dans le compte 606, figurent les achats de petites fournitures, petit matériel, (aussi bien des vis que des ramettes de papier pour l’imprimante, produits d’entretien) d’un montant unitaire inférieur à 500 € ainsi que les factures d’eau, d’électricité, de gaz, les notes de carburant.

Tous les frais divers sur achats tels que le transport, les assurances liées à ce transport, les commissions et courtages, la rémunération des transitaires dans la mesure où les montants figurent sur la facture d’achats sont à comptabiliser dans le compte 608.

La dénomination du compte 609 est assez explicite.

Attention : selon les entreprises, le type d’activité, les factures peuvent être enregistrées dans des comptes différents. Exemple : pour un transporteur, le carburant sera passé en Achats et non en Frais généraux.

Autre remarque : tous les montants relatifs à la législation comptable et fiscale sont susceptibles de varier d’un exercice à l’autre, en fonction de la Loi de finances élaborée chaque année.

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Le compte 611 représente la sous-traitance administrative (travaux de saisie informatique, de secrétariat…).

Crédit-bail sur locations immobilières et mobilières : les loyers versés à une société de crédit-bail sont inscrits dans le compte 612

Dans le compte 613 : les loyers par exemple des locaux, ou montant versé à une société de location de véhicules.

Et le compte 614 pour les charges locatives

Dans le compte 615, on trouve par exemple une facture du plombier pour la réparation d’une fuite.

En 616, on y trouve l’assurance multirisques (incendie, vol, responsabilité civile) du local, des véhicules, dommages -construction, risques d’exploitation, assurance transport et insolvabilité clients.

Les études de marché se retrouvent dans le compte 617.

Le compte 618 regroupe tous les frais de documentation, colloques, séminaires et conférences.

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En 621, personnel intérimaire principalement.

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622, les honoraires de l’expert-comptable par exemple, les frais d’actes et de contentieux, rémunérations d’affacturage (recouvrement des créances confié à une société extérieure).

623, annonces, échantillons, cadeaux à la clientèle, catalogues et imprimés, foires et expositions, pourboires, dons courants.

624, frais de transports de biens et de personnes

625, voyages et déplacements, frais de déménagements, nous verrons plus loin des limites quant à leur déductibilité.

626, timbres, factures téléphone, Internet

627, il s’agit des services bancaires au sens de location de coffres, frais sur titres et sur effets, frais de dossier sur emprunts mais en aucun cas ne doivent être portés dans ce compte ni les agios sur découvert bancaire, ni les intérêts d’emprunts.

628, comptabilisation des cotisations (éventuellement la cotisation d’adhésion au C.G.A.), concours divers, frais de recrutement de personnel (petites annonces).

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Chaque postulat va être développé sur les vues suivantes.

Une précision toutefois  sur Dépenses exposées dans l’intérêt de l’entreprise   :c’est à dire des dépenses qui vont lui permettre de fonctionner, de développer son chiffre d’affaires, de maintenir son matériel en état de marche, etc….

Un exemple : des frais de restaurant importants alors que le chiffre d’affaires diminueLors d’un contrôle fiscal, l’inspecteur peut remettre en cause le bien-fondé de ces dépenses.L’exploitant peut lui rétorquer que justement parce que les recettes diminuent il a fallu prospecter de nouveaux clients et pour cela il les a réuni autour d’un déjeuner d’affaires…..

L’exploitant est juge de l’opportunité de sa gestion et l’Administration ne peut se substituer à lui pour apprécier ce qui aurait le mieux convenu à son entreprise.

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Un exemple pour caractériser les dépenses d’ordre personnel :

il n’est pas possible pour une entreprise de nettoyage d’affecter un de ses salariés au nettoyage de sa demeure personnelle et de comptabiliser le salaire versé pour ces heures dans les charges de l’entreprise. De même, un commerçant qui fait appel à une entreprise pour le nettoyage de son local commercial, et profite de ce service pour son domicile également, ne peut déduire la totalité de la facture : seule la part afférente au local professionnel est admise en déduction.

Autre exemple : Participation à un congrès, l’épouse accompagne l’exploitant : ses frais à elle ne sont pas déductibles, à moins qu’elle soit conjoint collaborateur et que son déplacement soit réalisé dans l’intérêt de l’entreprise.

Charges mixtes : une pièce du domicile personnel de l’exploitant est utilisée comme bureau.Il est possible de déduire des charges de l’entreprise une partie de la facture d’électricité, de téléphone, du montant du loyer. Attention, si un pourcentage est affecté pour le calcul de la part d’utilisation personnelle il doit résulter d’un calcul réel basé sur un volume, une surface, un temps, un nombre de kilomètres (cas du véhicule qui est utilisé aussi bien pour l’entreprise que dans la vie privée).

Un conseil de bon sens : pour le téléphone il est préférable d’avoir 2 lignes, une personnelle et une professionnelle.

Lors d’un contrôle fiscal, ce sont ces postes de dépenses qui sont le plus souvent remis en cause donc y porter une vigilance accrue.

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Libéralité, au sens de largesse, générosité : procurer un avantage à autrui sans contrepartie.

D’une manière générale, l’acte anormal de gestion est celui qui met une dépense ou une perte à la charge de l’entreprise ou qui prive cette dernière d’une recette sans être justifié par les intérêts de l’exploitation commerciale

Toutefois, est considéré comme un acte de gestion normal un abandon de créances à une société cliente, en difficulté, dont la mise en liquidation compromettrait la poursuite de l’activité de l’entreprise créancière. De plus, les abandons de créances à caractère commercial consentis ou supportés depuis le 1er janvier 2006, dans le cadre d’un plan de sauvegarde ou de redressement, sont déductibles.

Mais garder à l’esprit l’idée que l’entreprise est censée faire du chiffre d’affaires, dégager du bénéfice.

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Lire la diapositive1) Conséquence d’une immobilisation déduite à tort dans les frais généraux : perte des amortissements non pratiqués depuis l’acquisition.

ex : nouveau moteur pour une voiture, changement de l’installation électrique dans le local commercial.

2) La justification par des pièces permet le contrôle de la réalité des frais portés en déduction. L’administration admet que les « facturettes » remises au moment du paiement par carte bleue soient un justificatif valable pour les petites dépenses (stationnement, essence et autoroute). Toutefois, dans ces conditions la T.V.A. reste non déductible à moins que le montant de celle-ci y figure.

Un conseil : penser à faire des copies de ces petites facturettes car avec le temps, l’encre disparaît.

Règle générale : un paiement = une facture (sauf tolérance pour les « facturettes »).

Rappel : les transactions commerciales de commerçant à commerçant doivent obligatoirement faire l’objet d’une facture.De plus le montant maximum payable en espèces par un commerçant, dans son activité de commerçant est de 750 €.Pour un particulier, ce montant est limité à 3 000 €.

Précisions pour les notes de restaurant : doit figurer, même de manière manuscrite, le ou les noms des personnes ayant mangé. En outre doit être spécifié au moins le nombre de menus avec le prix et le montant de la TVA acquittée pour que celle-ci soit récupérable.

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1) Certaines charges, par exemple, les primes d’assurances couvrent des périodes à cheval sur 2 exercices (ex : cotisation du 1er octobre au 31 mars). L’exercice fiscal s’arrêtant au 31 Décembre, il convient de constater une charge payée d’avance (cotisation du 1 janvier au 31 mars) puisqu’en partie elle ne se rattache pas à l’exercice. De même, lorsqu’une charge est définitivement engagée et n’a pas été acquittée à la fin de l’exercice, elle vient en diminution des résultats et constitue une « charge à payer ». Exemple : salaires de décembre du personnel payés en janvier, les congés payés, certaines cotisations sociales personnelles de l’exploitant…)

2) Il s’agit de dépenses relatives à la plaisance, l’exercice de la chasse et de la pêche.L’amortissement des voitures particulières, pour la fraction de leur prix d’acquisition excédant 18 300 €, n’est pas déductible.Pour les véhicules acquis depuis le 1er janvier 2006, une nouvelle condition doit être respectée qui tient compte du taux de CO² émis par km. Mention portée sur la carte grise du véhicule.

Nous sommes en octobre 2006, j’achète un véhicule neuf : si le taux de CO² est < à 200 mg, plafond de déductibilité : 18 300 €

> à 200 mg, plafond de déductibilité : 9 900 €J’achète un véhicule mis en circulation avant le 1er juin 2004, plafond : 18 300 € quel que soit le tx de pollutionaprès le 1er juin 2004, mêmes règles que pour un véhicule neuf. Le dispositif global de limitation ne s’applique pas aux taxis, ambulanciers, auto-écoles….

Pénalités fiscales de toute nature sanctionnant des infractions relatives à l’assiette des différents impôts et taxes. Pénalités de recouvrement = intérêts de retard.Lorsque du fait de prélèvements excessifs par rapport aux bénéfices de l’entreprise, cela génère des frais financiers qui entament le résultat, ces frais financiers ne sont pas déductibles.

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Achats consommés = achats de l’exercice + ou – la variation de stock

Taux de marge commerciale = (Marge commerciale x 100) / Ventes H.T.

Valeur ajoutée = valeur produite par l’entreprise distribuée à l’ensemble des intervenants de la production, à savoir : les salariés, l’entreprise, l’Etat et la Banque.

Les charges de l’exploitant sont incluses dans le calcul de l’E.B.E.

L’excédent d’exploitation, c’est l’argent dont l’entreprise dispose. Ce S.I.G. mesure les liquidités dégagées par l’exploitation (avant les frais financiers). C’est le ratio qui permet de mieux comparer les entreprises entre elles indépendamment des emprunts, du mode de financement (ex : une pharmacie qui démarre).

Rappel : les dotations aux amortissements et provisions ne sont pas une dépense financière.

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Lire la diapositivePas de commentaires particuliers

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Distinction entre charges fixes et charges variables

Pour les frais de personnel, on peut bien entendu faire une distinction entre le personnel administratif et le personnel de production.

Pour certaines factures, exemple téléphone, E.D.F., on peut pousser ce raisonnement en séparant l’abonnement, qui est une charge fixe, de la consommation, qui est du variable.

Pour les commerces situés dans des centres commerciaux, le loyer est souvent fonction du chiffre d’affaires réalisé et devient de ce fait une charge variable.

Dans la pratique, il est quelquefois difficile, selon l’activité, de bien faire la distinction entre charges fixes et charges variables.

Quoi qu’il en soit, il est important de souligner que :plus le chiffre d’affaires augmente plus les charges variables vont s’accroître.

D’où l’importance d’une bonne maîtrise de ces différents frais…

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Ici les charges variables sont égales aux achats consommés, par mesure de simplification, et il s’agit des données chiffrées d’un commerçant

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On voit dans le dernier exemple l’impact du taux de marge sur le montant du chiffre d’affaires à réaliser pour la réalisation d’un bénéfice identique.

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On note sur le tableau papier les suggestions émises par les participants.

Proposer ensuite de reprendre les différents postes dans l’ordre du plan comptable (diapos 6, 7 et 8)

Reprendre et organiser les réponses données par les adhérents chaque fois que cela est possible.

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En cas de chantiers importants, d’un afflux de commandes, etc, le chef d’entreprise, pour y faire face, a le choix entre embaucher un ouvrier supplémentaire (éventuellement en CDD), recourir à l’intérim ou encore à la sous traitance.

Les raisons du recours à la sous traitance sont diverses : manque de personnel, personnel non qualifié, manque de matériel, tâche très technique, surcroît de travail sur une période courte.

S’assurer que l’entreprise à laquelle on fait appel assume bien ses obligations en matière sociale (lutte contre le travail dissimulé) en se faisant remettre une attestation datant de moins d’un an concernant le dépôt des déclarations sociales ainsi que d’autres documents (voir le détail avec l’expert-comptable).

Vérifier également que le sous traitant est fiable, qu’il a la capacité d’effectuer le travail qui lui est confié, qu’il est assuré pour son entreprise et ses salariés (problèmes de malfaçons, de délai, de secret professionnel …) car en définitive c’est votre responsabilité, votre image de marque qui sont en jeu !!!!

Nécessité de faire une comparaison chiffrée entre les différents choix possibles afin de mesurer l’impact sur les charges de l’entreprise.

Bien évaluer le montant à « refacturer » au client pour éviter les surprises au niveau de la rentabilité du chantier.

Envisager les sanctions en cas de non-respect des obligations des entreprises dans le cas de sous traitance.

Suggestion : pour limiter le recours à la sous traitance, une solution consiste à former ses salariés (cf Le D.I.F.)Préférer louer le matériel s’il s’agit d’un chantier ponctuel, a contrario investir si l’utilisation est plus fréquente.Module de formation à suivre : les risques d’une sous - traitance mal préparée…

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Mettre en place des Procédures. Impliquer les salariésPar exemple : -veiller à faire le tour du chantier ou de la boutique chaque fin de journée pour ranger tout le matériel, -établir des fiches d’entretien pour certains matériels afin d’éviter une usure prématurée ou un renouvellement anticipé, -installer des cadenas, -être vigilant aux petites fuites d’eau, aux locaux surchauffés

611 : sous traitance générale (travaux administratifs, informatique…)Évaluer l’intérêt financier de réaliser en interne tout ce qui est factures, relances (ex : élaboration de l’inventaire dans une pharmacie) ou de le confier à une société externeCas des grandes entreprises qui ont recours à des « petites mains », la nuit, pour réaliser les inventaires (ex: Leroy merlin, Décathlon). Economie certaine car s’il avait fallu confier ce travail aux salariés, le coût horaire aurait été majoré (heures sup, …). De plus en faisant exécuter ce travail de nuit, il n’y a pas de journée de recettes perdues. A contrario MONOPRIX fait faire l’inventaire, de jour, par ses salariés, en fermant le magasin pendant une demi-journée.

En ce qui concerne l’énergie :-limiter le gaspillage, -valoriser ses propres ressources (utilisation du bois, des déchets sous forme de combustibles permet de réduire la facture de chauffage). -identifier clairement ses besoins, -chercher des pistes d’amélioration, d’économie (ampoules, etc)-réfléchir à l’utilisation d’énergies renouvelables.Exemples :

-une entreprise de transport a réalisé d’importantes économies en passant au biocarburant, -une entreprise de plantes et d’articles de jardin a opté pour le chauffage au sol et un système de chauffage radiant (réduction de 30 % de la consommation électrique).

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Définition du Crédit-bail, ou location avec option d’achat, ou leasing :

Contrat de location d’un véhicule (durée entre 2 et 5 ans) auprès d’un organisme financier. Au terme du contrat, soit le locataire achète le véhicule pour un prix convenu à l’avance, soit il le restitue. Possibilité de continuer la location moyennant un loyer très réduit ou souscrire un nouveau contrat (pour un autre véhicule).

ATTENTION : fiscalement, limite de déductibilité pour les voitures particulières : 18 300 € ou 9 900 € mêmes conditions que pour les amortissements.

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CREDIT BAIL•Le 1er loyer est majoré et constitue donc une caution qui n’est pas déductible

**à la charge du locataire ou possibilité de souscrire une extension de garantie et d’entretien *non propriétaire car impossible de personnaliser le véhicule : nom de l’entreprise, etc.Le véhicule doit être restitué en bon état, Souscription d’une assurance tous risques au nom de l’organisme loueur. Kilométrage maximum donc paiement de supplément en cas de dépassement.

ACHAT A CREDIT Déduction des amortissements (coût d’achat réparti par le biais des amortissements sur la durée de vie, en général 5 ans) et des intérêts d’emprunts.

LOCATION LONGUE DUREETranquillité d’esprit pour le chef d’entreprise, qui se consacre ainsi à l’essentiel : son activité. Dans certains cas, l’assurance peut être incluse dans le montant du loyer.

Quel que soit le mode de financement adopté, rester très vigilant sur les clauses de l’assurance contractée.

ATTENTION : la durée du contrat doit coïncider avec la durée prévisible de vie du véhicule. La déductibilité globale du loyer peut être remise en cause si le contrat est sur 2 ou 3 ans alors que l’Administration fiscale fixe à 4 ans, environ, la durée d’utilisation du bien. L’Administration fiscale prend pour base 16 % de la valeur d’acquisition du bien, que celui-ci soit acquis en crédit-bail ou par emprunt, pour le calcul de la taxe professionnelle.

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Règle de base : révision triennale du loyer. Si à l’échéance, ni le propriétaire, ni le locataire ne demande la renégociation, il est de fait automatiquement reconduit. Avantage : les mêmes conditions s’appliquent. Inconvénient : risque de déplafonnement et de révision rétroactive du loyer. A la révision triennale suivante, le propriétaire pourra augmenter votre loyer au delà des normes habituelles. L’avantage peut se retourner en inconvénient majeur donc ne pas oublier de demander la révision du loyer tous les 3 ans avec un préavis de 6 mois. Se rapprocher de son expert-comptable pour des demandes plus approfondies.

Facteurs locaux de commercialité : ce peut être des travaux d’urbanisation (nouvelle route, travaux du tramway, implantation d’un centre commercial, d’une école…, construction de nouveaux logements, zone inondable, déchetterie, …)Il est possible d’indexer le loyer sur le chiffre d’affaires : clause «Recettes» (cela se voit souvent pour les commerces implantés dans un centre commercial).

L’Administration est en droit de réintégrer dans les résultats imposables les sommes qui excèdent, au cours d’un exercice, la valeur locative réelle des immeubles loués (appréciation par comparaison avec des prix pratiqués dans la même région, pour la location de biens similaires, au cours de la même période). Surveiller de près les clauses piège ( clause résolutoire : résiliation automatique du bail en cas de non-respect des termes du contrat – retard de paiement du loyer, etc.). Prendre le temps de bien relire l’ensemble du contrat lors du renouvellement.

Recommandation : bien vérifier lors de la réception du relevé des charges locatives à payer, qu’elles sont bien dues par le locataire et toujours demander des justificatifs (détail de la ventilation).

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Exemples : réparation de revêtements usagés (carrelage, travaux de peinture, …), échange standard et remplacement de pièces usagées si l’opération permet seulement l’utilisation normale du véhicule jusqu’à la fin de la période d’amortissement restant à courir et n’a pas pour effet de prolonger sa durée normale d’utilisation au-delà de cette date,

Exemple concret : un véhicule entièrement amorti dont le moteur casse. Le montant de la réparation s’élève à 3 000 €. Cette réparation va prolonger la durée de vie du bien, et fera donc l’objet d’un amortissement, sur le temps probable d’utilisation complémentaire par exemple 3 ans. Donc ce montant n’est pas déductible dans les charges de l’entreprise : le montant de l’immobilisation est augmenté et un tiers est passé en amortissement (+ calcul prorata temporis selon la date de réalisation au cours de l’exercice).

En revanche, si le moteur de la voiture casse au bout de 2 ans, donc véhicule non encore amorti intégralement, cette panne est «anormale» et le montant de la réparation est donc une charge déductible immédiatement et en totalité.

Quoiqu’il en soit, c’est à l’expert-comptable, au vu des indications fournies par l’exploitant qui va comptabiliser l’opération selon la réglementation fiscale. Mais l’exploitant doit connaître les implications comptables et fiscales de telle ou telle dépense.

Faire jouer la concurrence (sites de comparatifs de coûts : KELKOO, etc).

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Revue des types d’assurances indispensables et optionnelles :

Assurances des biens et des services : responsabilité civile professionnelle (vérifier que l’activité déclarée correspond bien à la profession exercée pour être sûr de la garantie), multirisque locataire (les stocks peuvent être couverts par cette garantie), perte d’exploitation (pour les entreprises matures, couvrir les charges fixes et éviter les pertes en cas de sinistre), bris de machine, marchandises transportées (faire en sorte qu’elle soit supportée par le client ou le fournisseur, peut être conclue au coup par coup) .

Assurance des personnes :assurance décès sur un emprunt bancaire, assurance homme-clé (assurer le risque d’accident, d’incapacité ou de décès d’une ou plusieurs personnes – clé dans le fonctionnement de l’entreprise : le bénéficiaire est l’entreprise et non la famille ou les ayants-droits de l’assuré).

Assurance sur événements exceptionnels : prime de départ à la retraite d’un montant important si le salarié a une ancienneté de 20 ans dans l’entreprise ( retraite = « licenciement »),

RAPPEL : depuis début 2004, le chef d’entreprise est dans l’obligation d’établir un Document Unique sur l’Evaluation des risques dans l’entreprise. Document qui répertorie tous les risques pouvant survenir dans l’activité et par poste de travail, ainsi que les moyens mis en œuvre pour les éviter.

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Le recours à l’intérim est encadré par la loi.

La clause « période d’essai » d’un contrat de mission intérim sera calculée en fonction de la durée du contrat initial :

- 2 jours pour un contrat < à 1 mois,- 3 jours pour un contrat entre 1 et 2 mois, - 5 jours pour un contrat > à 2 mois.

La période d’essai n’est pas renouvelable.

Un délai de carence, fonction de la durée du contrat, doit être respecté entre deux contrats successifs sur un même poste.

Attention : le contrat doit être établi dans les 2 jours de mise à disposition faute de quoi l’emploi peut être requalifié à durée indéterminée. Amende de 3 750 €….

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Les honoraires se négocient

La lettre de mission est obligatoire : il s’agit d’un contrat, entre l’expert-comptable et son client, sur la nature des prestations incluses dans les honoraires (travaux préliminaires effectués ou non par le client...)

Mieux vaut payer pour avoir vraiment du conseil et non de la transcription d’écritures comptables : cela suppose donc que le chef d’entreprise en fait une partie (formation à la saisie comptable ce qui permet de gérer et de réagir plus rapidement).

Il existe des consultations gratuites d’avocat et de notaire (se renseigner auprès des Syndicats ou Ordres professionnels)

En cas de litige, opter pour le règlement à l’amiable plutôt que des procédures juridiques coûteuses.

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Les cadeaux d’affaires peuvent être compris dans les charges de l’entreprise s’ils relèvent d’une gestion normale (dans l’intérêt de l’entreprise).

L’Administration exige en outre qu’ils aient une cause licite et ne soient pas exagérés (si cadeaux supérieur à 31 €, pas de récupération de TVA).

Cadeaux publicitaires : objets offerts par une entreprise à ses clients dans le but de créer chez ces derniers, un effet positif vis-à-vis de l’image de la société ou d’une marque.

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Pour les frais de repas de l’exploitant, est autorisé un maximum de déduction de :

15.80 € (frais de repas d’un salarié en déplacement professionnel)

auquel il faut enlever 4.15 € (montant de l’avantage en nature en matière de nourriture déterminé forfaitairement, qui représente le coût d’un repas pris au domicile).

Soit une déduction possible de 11.65 € par repas .

Le fisc précise que l’exploitant doit pouvoir prouver qu’il ne peut rentrer chez lui.

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Ligne traditionnelle France TELECOM : abonnement + communications facturées.

Le recours à un opérateur Internet(WANADOO,NEUF CEGETEL, FREE, ALICE, etc) comporte plusieurs options : Dégroupage partiel : on garde la ligne et donc l’abonnement France TELECOM, mais le coût des communications est inclus dans l’abonnement Internet de l’opérateur choisi (elles sont le plus souvent illimitées).Dégroupage total : il n’y a plus d’abonnement France TELECOM, le n° est conservé (donc pas de risque de perdre des appels de clients…), le coût des appels est inclus dans l’abonnement Internet (elles sont illimitées et même gratuites dans de nombreux pays du monde).

Il faut, pour bénéficier du dégroupage total être dans une zone à forte densité de population (www.degrouptest.com pour savoir si vous êtes concerné).

Conseil : faire une étude des habitudes de consommation (temps passé au téléphone chaque mois, dans quels créneaux horaires, pour des appels courts ou longs, en local, régional, national et/ou international). Opter éventuellement pour l’offre la plus adaptée à vos besoins.

Il est désormais possible d’envoyer des lettres recommandées par Internet, ce qui fait gagner un temps précieux…De même, par le site de la poste on peut suivre l’acheminement d’un colissimo grâce au code barre apposé sur le colis.

La poste propose des tarifs spécifiques pour les envois en nombre, qui sont bien sûr plus intéressants (conditions de forme, de poids, de quantités, …).Si l’envoi du courrier est une tâche importante au sein de l’entreprise, il y a peut être intérêt à louer une machine à affranchir, à se faire livrer le courrier, etc… gain de temps, minimisation du risque de « perte » de timbres, ….et aussi personnalisation du timbrage avec la «flamme» de l’entreprise.

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Etudier attentivement les tarifs des services bancaires, qui désormais vous sont envoyés chaque année, et sont également disponibles dans votre agence.

Les « packs » sont des offres de services spécifiques pour les professionnels incluant par exemple : une assurance, une carte bleue, des avantages particuliers à des tarifs compétitifs… Ces formules de « pack » existent aussi pour les particuliers.

En aucun cas, il ne s’agit de comptabiliser dans le compte 627 les agios, frais sur découvert, les intérêts sur emprunts. Ces frais-là sont inscrits dans un compte 66 : charges financières.

A service équivalent, la proximité de l’agence bancaire est un atout (gain de temps, etc…)

Enfin, Beaucoup d’opérations peuvent être réalisées par Internet, dans la mesure où vous disposez d’un accès à votre compteLes agences sont de plus en plus souvent équipées d’automates pour la remise d’espèces, l’impression de relevés de compte, …donc un gain en temps appréciable. Pensez à prendre rendez-vous avec votre conseiller professionnel pour éviter de perdre du temps car comme le dit si bien le vieil adage : « le temps c’est de l’argent… ».

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Plafonnement de la taxe professionnelle : il n’est accordé que sur demande du redevable. A voir avec l’Expert comptable.

La Taxe sur les Véhicules de Société s’applique sur toutes les voitures particulières, sauf véhicules de transport à la disposition du public ou fonctionnant au gaz ou à l’électricité. Elle est payée par toutes les sociétés mais déductible pour celles soumises à l’impôt sur le Revenu.

Depuis janvier 2006, même les véhicules loués ou appartenant aux salariés et utilisés pour les déplacements professionnels avec remboursement des frais kilométriques, entrent dans la base de calcul de la Taxe sur les Véhicules de Société. Elle n’est due que si plus de 15 000 km sont effectués par ce véhicule.

Le tarif est déterminé soit en fonction du taux d’émission de dioxyde de carbone, soit en fonction de la puissance fiscale et aussi de la date de la 1ère mise en circulation (avant ou après le 1er juin 2004). Voir mention sur la carte grise.

Depuis le 1/10/2006, l’âge du véhicule ne constitue plus un critère d’exonération.

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L’Administration fiscale est sensible au poste Rémunérations, notamment dans les professions du bâtiment. Si le montant est très élevé par rapport aux recettes, il peut être procédé lors d’un contrôle fiscal, si la comptabilité n’est pas probante et sincère : -soit à une reconstitution de chiffre d’affaires, -soit à un refus de charges déductibles.

Par exemple, un chef d’entreprise qui utilise ses salariés pour la construction de sa maison personnelle.

Pour les non adhérents, la déduction maximale du salaire du conjoint est de : 13 800 € (revenus 2005).

Les cotisations des non salariés comptabilisées en charges doivent être proportionnelles au bénéfice de l’année. Sachant que, à titre provisoire, les revenus professionnels servant de base au calcul des cotisations de l’année sont ceux de N-2. En cas de fortes variations du bénéfice d’un exercice sur l’autre, il est important de réajuster le montant des cotisations à passer en charges sur l’exercice en cours. C’est un calcul complexe qui est effectué par l’expert-comptable.

(à développer selon la demande des participants)Si on détermine par exemple que les charges représentent 50 % du bénéfice (hypothèse), on peut trouver le montant des charges sociales à déduire par le calcul suivant : Soit X, le montant des charges sociales déductibles d’un bénéfice égal à 120 K€, avant charges sociales. On cherche Y le bénéfice après charges socialesSi Y = 120 – X et X=0.5 Y alors Y = 120 – (0.5 Y) è 1.5 Y = 120 d’où Y = 120/1.5 è Y = 80 K€On en déduit que X = 50 % de 80 K€ soit X = 40 K€

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En admettant que le bénéfice de N-2 s’élève à 60 K€, il faut déduire un supplément de charges sociales sur l’exercice en cours de : (80 – 60) x 0.5 % = 20 X 0.5 = 10 K€, soit un montant de charges sociales total de 30 + 10 = 40 K€Les charges sociales déductibles sont donc de 40 000 € pour un bénéfice de 80 000 €.

Le droit social évolue constamment et il est important de se tenir informé des modifications éventuelles (voir l’expert- comptable).

Autre point non négligeable : connaître la convention collective applicable à la branche d’activité dont les modalités sont toujours plus avantageuses que le droit du travail.

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Par rapport aux frais financiers, incidence de la gestion de la trésorerie.

Nécessité d’établir des prévisionnels de trésorerie (cf autres formations…), Etre vigilant sur les encaissements, le crédit clients et donc par conséquent ne pas omettre de relancer les clients qui n’ont pas payés.

Il est possible de mentionner sur les factures la date limite de paiement. Bref avoir une politique de recouvrement et s’y tenir.

De même, négocier les effets à l’escompte ce qui dégage rapidement des fonds.

Lorsque la trésorerie est importante, penser à effectuer des placements (« sûrs » dans la mesure du possible) voire même à titre personnel par le biais de prélèvements pour les entreprises individuelles soumises à l’impôt sur le revenu.

Du point de vue fiscal, les dotations aux provisions sont un point sensible. Définition : Une provision est la constatation comptable d’une diminution de valeur d’un élément d’actif (provision pour dépréciation) ou d’une augmentation du passif externe (provision pour risques et charges), précise quant à son objet mais dont le montant ou l’échéance ne peuvent être fixés de façon précise.

Faire l’inventaire physique des immobilisations à chaque clôture d’exercice afin d’en éliminer celles qui n’existent plus (incidence sur la taxe professionnelle).

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Prévoir une copie de la page des Statistiques nationales pour chaque profession des adhérents participants.

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La ligne bleue n’existe peut-être pas sous cette forme dans votre dossier de gestion, nous l’avons ajouté : - pour une meilleure compréhension - et un suivi de ce poste sur les 3 années.

Nous voyons que le poste Frais généraux se situe entre la marge commerciale et la valeur ajoutée. C’est donc bien le montant de ceux-ci qui va déterminer le ratio de valeur ajoutée.

Ici, le chiffre d’affaires augmente en 2004 et les frais généraux suivent la même tendance.

En 2005 les recettes diminuent de 16 % et les frais généraux diminuent plus fortement : - 24 %. D’où une baisse de leur poids dans l’ exploitation (- 0.63 point).

Voyons maintenant sur la diapositive suivante comment se présente la feuille « Statistiques Nationales » telle qu’elle apparaît dans votre dossier.

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La présentation est faite par tranches de chiffres d’affaires : - tranche 1 : de 0 à 114 381 €- tranche 2 : de 114 382 € à 189 892 €

Et ainsi de suite, le montant du haut de la colonne représentant toujours le montant maximum de la tranche. Ces statistiques sont établies sur une population total de 1 019 poissonneries, au niveau national.

La colonne GLOBAL, en grisé, reprend la moyenne de la profession, toutes tranches confondues. On peut constater que c’est la tranche 2 qui contient la population la plus importante : 265 entreprises. Sur la ligne « Chiffre d’affaires », c’est le montant moyen des recettes de la tranche. Apparaissent ici tous les soldes intermédiaires de gestion dont nous avons parlé précédemment. Entre autres, la valeur ajoutée, qui correspond à la valeur produite par l’entreprise après consommations en provenance des tiers : les frais généraux. Pour cette profession, on voit que le pourcentage de valeur ajoutée s’établit entre 25 % et 26.8 % : ce qui traduit une population assez homogène. Dans le secteur de la poissonnerie (colonne « Global »), les frais généraux représentent en moyenne 9.3 % du chiffre d’affaires (35 – 25.7).

Il est intéressant de s’interroger lorsqu’un écart significatif est relevé entre le pourcentage moyen de la profession et celui de votre entreprise. Et encore plus probant, l’évolution de ce taux de valeur ajoutée sur plusieurs années. Nous allons voir les soldes intermédiaires sur 3 ans d’un poissonnier, au travers d’un dossier de gestion.

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Il s’agit de la page « Analyse des Résultats », en pourcentage du chiffre d’affaires, sur 3 ans, d’un poissonnier.

L’image des bolides, en haut de la page, indique le positionnement de la rentabilité de l’entreprise par rapport à la profession.

L’adhérent est représenté par le bolide rouge (Vous) avec le ratio de résultat courant (7.29 € pour 100 € H.T. de recettes), La moyenne de la profession est aussi indiquée : 10.5 €.

Pour cette entreprise, on constate une augmentation du ratio de valeur ajoutée en 2005, qui est passé de 16.57 à 18.46 %.

Ses frais généraux ont donc diminué puisque son ratio s’est amélioré. Il dégage davantage de valeur ajoutée.

Son ratio de valeur ajouté demeure inférieur au taux moyen constaté dans la profession : 25.6 %.

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Faire apparaître les 3 animations

On constate qu’il a un taux de MB plus faible et des FG plus importants, ce que traduit son taux de V.A. : 18.46 contre 25Par contre une bonne maîtrise de ses frais de personnel a permis l’obtention d’un E.B.E. qui se situe dans « sa tranche »: 10.6 contre 10.5.Le bénéfice est légèrement inférieur du fait d’autre charges un peu plus lourdes (dotations aux amortissements ou frais financiers…). L’analyse a été affinée grâce aux données de la tranche 5.

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Dans une grande entreprise, il y a en général une personne chargée d’un domaine : administratif, financier, commercial…

Au sein d’une petite entreprise, c’est vous qui cumulez toutes les fonctions, ce qui est beaucoup pour une seule personne.

Comme de toute façon on ne peut pas tout savoir, il est important de savoir au moins où trouver l’information. Donc s’entourer de personnes compétentes dans leur domaine (expert-comptable, avocat, notaire, …)

Et puis il y a aussi les stages de formation dispensés par votre centre de gestion.

Se former est désormais absolument nécessaire tout au long de sa vie pour suivre les évolutions tant techniques que technologiques, etc.

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Quelques adresses de sites vous sont communiquées pour aller chercher de l’information sur les différents points que nous avons abordés lors de ce module.

Bonne navigation…..

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