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GUIDE DE GESTION FINANCIÈRE

DES FONDS SCOLAIRES

En vigueur : 2006-2007

Révisé : 2012-2013

SERVICE DES RESSOURCES FINANCIÈRES

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TABLE DES MATIÈRES

Section 1 : INTRODUCTION ---------------------------------------------------------------------- 3 Section 2 : POLITIQUE ET DIRECTIVE ADMINISTRATIVE ---------------------------- 4

POLITIQUE ADM 23.0 ------------------------------------------------------------------- 4

DIRECTIVE ADMINISTRATIVE ADM 23.1 ----------------------------------------- 6 Section 3 : CATÉGORIES DE FONDS GÉNÉRÉS PAR LES ÉCOLES ----------------- 12

Section 4 : OPÉRATIONS BANCAIRES ------------------------------------------------------ 14 Section 5 : REMBOURSEMENT DU CONSEIL --------------------------------------------- 18 Section 6 : RAPPORTS FINANCIERS --------------------------------------------------------- 19

Section 7 : VÉRIFICATION INTERNE – ÉTATS FINANCIERS VÉRIFIÉS ----------- 22

Section 8 : TAXE SUR LES PRODUITS ET SERVICES (TPS) ET TAXE DE VENTE

HARMONISÉE (TVH) ---------------------------------------------------------------------------- 24 Section 9 : DONS DE BIENFAISANCE ------------------------------------------------------- 25

Section 10 : LOTERIES ET JEUX DE HASARD ---------------------------------------- 28 Section 11 : CONTRATS --------------------------------------------------------------------- 30

Section 12 : CONSEIL D’ÉCOLE ----------------------------------------------------------- 32 Section 13 : CONSEIL DES ÉLÈVES ------------------------------------------------------ 34 Section 14 : CHANGEMENT DE DIRECTION D’ÉCOLE ----------------------------- 35

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Section 1 : INTRODUCTION

De nos jours, la société exige que les conseils scolaires soient redevables en ce qui concerne

l’utilisation des fonds dans ses établissements scolaires. Ces fonds sont collectés pour des fins

qui correspondent à la mission et aux valeurs du conseil scolaire afin de supporter les initiatives

scolaires et mieux répondre aux besoins en programmation. Les activités de collecte de fonds

visent à améliorer le rendement des élèves et ne nuisent pas à la qualité du milieu

d'apprentissage.

Ce guide est élaboré selon les exigences du ministère de l’Éducation en matière de présentation

des états financiers concernant les fonds scolaires. Le but est d’établir des procédures

uniformisées dans toutes les écoles qui répondent aux normes reconnues de la comptabilité du

secteur public et aux exigences du ministère de l’Éducation de l’Ontario.

Objectifs du guide

Utiliser des méthodes simples et uniformes dans l’ensemble de nos écoles pour la gestion

des fonds scolaires par les directions et les secrétaires d’écoles tout en offrant des conseils,

l’autorité requise et la protection au personnel de l’école et aux bénévoles

Standardiser les lignes directrices établies par le Conseil scolaire de district catholique

Centre-Sud (CSDCCS) pour ses écoles

Rencontrer les exigences et promouvoir la confiance du public en ce qui concerne

l’obligation de l’école de gérer les fonds scolaires de façon responsable, efficace et éthique.

Rencontrer les exigences du CSDCCS en fonction des normes provinciales et de

l’obligation de rendre comptes aux contribuables

À propos de ce guide

Des mises à jour périodiques de ce document seront effectuées afin de refléter les

changements nécessaires

Dans le présent texte, le masculin est utilisé pour inclure le féminin et le singulier, le pluriel

lorsque le contexte l’exige

MISE EN GARDE

La direction d’école est responsable de s’assurer que toutes les mesures de contrôle

interne pour la gestion des fonds scolaires sont implantées, suivies et documentées.

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Section 2 : POLITIQUE (ADM 23.0) ET DIRECTIVE ADMINISTRATIVE (ADM 23.1)

POLITIQUE ADM.23.0

DOMAINE : Administration

Politique : Gestion des Fonds Scolaires

En vigueur le : 24 octobre 2012

Révisée le : 24 octobre 2012

GESTION DES FONDS SCOLAIRES

ÉNONCÉ Le Conseil reconnait que les parents et les communautés peuvent choisir de soutenir leurs écoles par des activités de collecte de fonds. Ces activités peuvent enrichir l’expérience scolaire des élèves, mais permettent aussi de resserrer les liens communautaires en dehors des heures de classe. Les fonds amassés sont destinés à contribuer à l’expérience d’apprentissage des élèves tout en permettant des moyens d’accroitre la participation des parents dans ce domaine. BUT La présente politique vise à orienter les modalités relatives à la gestion des fonds scolaires. Comme toutes activités qui viennent en aide à l’éducation, la collecte des fonds doit refléter les valeurs et les attentes de la communauté scolaire. De plus les communautés scolaires ont le droit de savoir comment les écoles et le Conseil utilisent les revenus générés par les collectes de fonds. PRINCIPE Bien que la plupart des collectes de fonds soient organisées par les écoles, c’est le Conseil qui établit les politiques en matière de collectes de fonds, qui est responsable de tous les fonds générés par les collectes des écoles et qui doit rendre des comptes sur ceux-ci. Lorsqu’une école décide d’organiser des activités de collecte de fonds, elle doit adhérer aux objectifs et aux principes de l’éducation publique, notamment la diversité, l’accessibilité ainsi que l’inclusion. Ces activités doivent se dérouler sous la supervision des directions d’école, conformément aux politiques et directive du Conseil et doivent tenir compte des conseils et commentaires de la communauté scolaire. Il est important que la collecte de fonds ait une fin précise et que les revenus générés soient affectés à cette fin. Les fonds recueillis :

Ne doivent pas remplacer le financement public octroyé à l’éducation;

Ne doivent pas servir à financer les éléments couverts par les subventions provinciales, ce qui comprend le matériel d’apprentissage et les manuels scolaires ainsi que les projets d’immobilisations pouvant faire augmenter de façon significative les coûts de fonctionnement.

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À PRESCRIRE Le Conseil s’attend à ce que la direction de l’éducation établisse les lignes directrices régissant les modalités et veille au respect de la présente politique. LIENS UTILES Guide sur la gestion des fonds scolaires Participation des parents Politique sur les achats de biens et de service Directives administratives sur les achats de bien et de services Loi sur l’éducation Loi sur la responsabilisation du secteur parapublic

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DIRECTIVE ADMINISTRATIVE ADM.23.1

DOMAINE : Administration

En vigueur le : 24 septembre 2003

Révisée le : 24 octobre 2012

GESTION DES FONDS SCOLAIRES ET DES COLLECTES DE FONDS

ÉNONCÉ Le Conseil (CSDCCS) reconnaît qu'en plus de faciliter les activités éducatives et de permettre l'achat de matériel et de services, des activités de financement peuvent fournir des occasions d'apprentissage aux élèves. Ces activités favorisent le développement d'habiletés diverses, l'acquisition d'un sens d'appartenance à l'école, la collaboration, le partage et l'entraide. En conformité avec l'article 25 du Règlement de l'Ontario 298, R.R.O. 1990, le Conseil permet à ses écoles élémentaires et secondaires d'entreprendre des activités de financement. Les revenus d’appoint engendrés par ces activités doivent servir à offrir des activités bénéficiant directement aux élèves et pour lesquelles aucun financement n’est attribué par le ministère de l’Éducation. Une activité de collecte de fonds consiste à obtenir des fonds pour répondre aux besoins des élèves de l'école. Cette activité peut être planifiée par le personnel ou le conseil d'école. L'activité peut avoir lieu à l'école ou à l'extérieur de l'école. BUT La présente directive sert à guider la gestion des fonds générés dans les écoles afin d’être conforme aux lignes directrices du Conseil et celles du ministère de l’Éducation. MODALITÉS Les activités de collecte de fonds doivent toujours être préparées et exécutées en tenant compte des principes suivants :

Complémentarité à l’éducation publique :

Les fonds recueillis pour des activités scolaires servent à compléter et non à remplacer le financement public octroyé à l’éducation.

Les activités de collecte de fonds visent à améliorer le rendement des élèves tout en respectant la mission et les valeurs du Conseil.

Participation volontaire :

La participation aux activités de collectes de fonds est entièrement volontaire.

Les activités de collecte de fonds sont ouvertes à tous les élèves et le personnel de l’école tant que celles-ci respectent la vie privée des participants et reflètent les valeurs du Conseil.

La participation de la communauté scolaire aux activités de collecte de fonds est la bienvenue.

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Sécurité et contrôle :

Les activités de collecte de fonds doivent assurer en tout temps la sécurité des élèves et doivent convenir à l’âge des élèves.

Les activités de collecte de fonds doivent assurer des mesures de contrôle adéquates en ce qui concerne la collecte, le dépôt, la consignation et l’utilisation des fonds levés.

Responsabilité générale et transparence

Les activité de collectes de fonds sont élaborées et organisées en fonction des conseils et de l’aide de la communauté scolaire.

Les activités de collecte de fonds ne doivent pas bénéficier matériellement ou financièrement les membres du personnel ou les bénévoles.

Les activités de collecte de fonds doivent avoir un objectif désigné et les revenus générés doivent être utilisés à cette fin.

Les activités de collecte de fonds doivent être conformes aux lois municipales, provinciales, fédérales et aux politiques du Ministère de l’Éducation de l’Ontario tel que la Politique concernant les aliments et les boissons dans les écoles (voir ÉLV 12.2), la Stratégie d’équité et d’éducation inclusive (voir ADM.4), la Ligne directrice sur les partenariats pour le partage des installations et la Directive en matière d'approvisionnement dans le secteur parapublic.

Toutes activités de prélèvement de fonds et versements doivent être effectués en conformité avec les lignes directrices adoptées par le CSDCCS. Une attention plus particulière doit être apportée aux lignes directrices régissant les achats, les conflits d’intérêts et toute autre ligne directrice semblable. L’article 22 du Règlement 612 de la Loi sur l’éducation clarifie la question de financement au niveau des conseils d’école.

La reddition de comptes financiers à la communauté scolaire est transparente.

Lors des étapes de planification et de sélection des projets d’immobilisations qui seront appuyés par des activités de collectes de fonds, les écoles devraient tenir compte des éléments suivants :

o l’examen de viabilité, qui vérifie le niveau d’harmonisation des processus de planification avec les priorités du conseil scolaire concernant les immobilisations, le plan d’amélioration de l’école et les priorités du Ministère;

o l’analyse des coûts liés à l’entretien et aux réparations à venir; o les restrictions liées aux conflits d’intérêts et aux politiques d’approvisionnement. RÔLES ET RESPONSABILITÉS

Rôles et responsabilités du chef des affaires et du Service des ressources financières

Établir et tenir à jour des lignes directrices pour la gestion des fonds scolaires

Offrir au personnel des sessions de formation et un appui continu sur l’application des lignes directrices

Compléter les documents et faire un suivi de la vérification interne selon les exigences du CSDCCS

Assurer la disponibilité du logiciel SAP-Application Gestion Bancaire (AGB) et de la technologie à l’intérieur des écoles nécessaires à la gestion des fonds scolaires

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Rôles et responsabilités de la surintendance de l’éducation

Appuyer les lignes directrices adoptées par le CSDCCS et assurer l’adhésion des directions d’école à celles-ci

Assurer le bon fonctionnement à l’intérieur des écoles concernant les exigences de la présentation de l’information des lignes directrices pour la gestion des fonds scolaires

Aviser le Chef des affaires dans les cas suivants si : o les fonds sont perdus ou volés o les fonds scolaires ne sont pas utilisés de façon acceptable, tel que stipulé à la section 4

de ce guide o une politique ou une ligne directrice n’est pas respectée

Rôles et responsabilités de la direction d’école

Assurer la mise en œuvre des lignes directrices de ce guide et du Guide de l’utilisateur SAP-AGB à l’intérieur de son école et des comités consultatifs

Être un des signataires autorisés pour le compte bancaire unique de l’école

Être un des signataires autorisés pour le compte bancaire régi par les autorités municipales (compte Bingo, Nevada, loterie)

Désigner deux ou trois autres personnes signataires et leur expliquer leurs responsabilités concernant la gestion des fonds scolaires

Mettre en place des procédures afin de sécuriser l’argent et les pièces justificatives à l’intérieur de l’école

S’assurer qu’aucun membre du personnel, ni aucun bénévole n’utilise son compte de banque personnel pour la gestion des fonds scolaires

Communiquer à son personnel et tous les intervenants impliqués dans la gestion des fonds scolaires les responsabilités de la collecte de fonds (sensibilisation de toutes les personnes concernées par les activités de financement à la présente directive administrative et aux directives administratives/politiques/guides reliés à celle-ci).

Désigner une personne contact primaire pour chaque comité ou classe impliquée dans des collectes de fonds

Vérifier, approuver et assurer l’acheminement de la conciliation bancaire et toutes pièces justificatives, au Service des ressources financières sur une base mensuelle

Approuver toutes dépenses avant l’émission d’un chèque, sauf les dépenses remboursées à la direction qui doivent être approuvées par la surintendance

Vérifier, approuver et assurer l’acheminement des pièces justificatives du compte « Remboursement du Conseil » sur une base mensuelle.

Vérifier, approuver et assurer l’acheminement des pièces justificatives des dépôts au Service des ressources financières sur une base mensuelle

S’assurer que les fonds prélevés seront déboursés selon l’intention principale. (Exemple : Une collecte de fonds – pizza est organisée pour financer le voyage de fin d’année. Il faut s’assurer que le surplus est utilisé pour le voyage)

Effectuer régulièrement la revue des transactions du Grand Livre Effectuer la revue, signer et dater les états financiers annuels (Rapport Revenus/Dépenses) et les

rendre disponible aux parents des élèves de l’école, sur demande

Dans le cas d’activités déficitaires, celles-ci pourraient être comblées par des fonds non-réservés pour des activités spécifiques.

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Dans le cas de vol ou de perte de fonds, aviser immédiatement votre surintendance de l’éducation

Assurer qu’aucun bénévole ne s’engage à un contrat ou une subvention externe au nom du conseil scolaire ou au nom de l’école

Assurer que le conseil d’école comprenne ses responsabilités relatives à son rôle consultatif

Assurer le respect de la Loi sur l’éducation (sec. 217) indiquant qu’aucun membre du personnel du conseil ne peut promouvoir, offrir en vente ou vendre directement ou indirectement des produits aux écoles et/ou aux services du CSDCCS (Voir la Politique ADM.21 – Achats de biens et de services)

o Ce point ne s’applique pas à l’employé du Conseil à l’égard d’un livre ou de matériel dont il est l’auteur, si la seule rémunération qu’il touche consiste en honoraires ou droits d’auteur.

Rôles et responsabilités de la personne responsable du logiciel des fonds scolaires (direction/secrétaire)

Suivre les lignes directrices de la gestion financière des fonds scolaires selon les directives de la direction d’école

Être signataire autorisé pour le compte bancaire de l’école, si désigné par la direction d’école

Vérifier l’exactitude des fonds à déposer

Entrer les dépôts dans SAP-AGB et effectuer les dépôts bancaires sur une base régulière

Émettre des chèques suivant l’approbation de la direction incluant toutes les pièces justificatives nécessaires dûment approuvées

Effectuer l’entrée des données sur une base régulière

Compléter, sur une base mensuelle, la conciliation bancaire et le rapport du compte « Remboursement du Conseil »

Maintenir les cartables de classement fournis par le conseil, concernant toutes les transactions financières selon les directives au Guide de l’utilisateur SAP-AGB

Préparer les rapports financiers tels que demandés par la direction

Aviser la direction de tout écart avec les lignes directrices mentionnées dans ce guide

Imprimer et soumettre à la direction pour approbation les rapports de fin d’année lors de la fermeture d’année dans le logiciel SAP-AGB

Assister lors de la vérification interne par le Service des ressources financières

Rôles et responsabilités de la personne désignée de l’activité

Lors d’une activité de collecte de fonds : o faire le décompte physique de l’argent en présence d’une deuxième personne o remplir et signer le formulaire intitulé « Bordereau de dépôt interne », indiquer les noms des

personnes qui ont compté l’argent, et fournir les documents suivants au secrétariat : une liste des participants à l’activité avec le montant remis le document (ex. lettre aux parents) indiquant le prix et les détails de l’activité les commandes et lettres de permission signées par les parents

Acheminer la totalité des fonds amassés au secrétariat avec les pièces justificatives correspondantes

Assurer l’exactitude des pièces justificatives reliées aux activités financières

Acheminer à la direction les demandes de fonds et de paiements, avec les pièces justificatives, pour l’émission des chèques relatifs à l’activité

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Rôles et responsabilités du conseil d’école

Comprendre ses responsabilités relatives à son rôle consultatif (voir Guide des Conseils d’écoles)

Collaborer avec la direction d’école afin d’être conforme aux lignes directrices du CSDCCS et aux procédures établies dans ce guide

Assurer que toute campagne de financement soit conforme aux lignes directrices du CSDCCS et qu’aucun membre du conseil d’école ne soit impliqué directement ou indirectement à un avantage financier

Conscientiser les membres du conseil d’école à leur devoir de divulguer tout conflit d’intérêt (voir Directive administrative PER 18.1)

Revoir, apposer sa signature et dater les rapports financiers annuels des comptes du conseil d’école

PRATIQUES EXEMPLAIRES Les activités de collectes de fonds sont avantageuses pour les écoles et la communauté qu’elles servent, puisqu’elles donnent naissance à de solides partenariats communautaires et scolaires, favorisent la participation accrue des élèves et de la communauté et permettent de recueillir des fonds à l’intention des élèves ou d’organismes de bienfaisance. La participation de la communauté scolaire revêt donc une grande importance pour les écoles. La gestion des fonds scolaires peut tenir compte des éléments suivants (liste non-exhaustive) :

Processus d’élaboration de plans de collecte de fonds annuels incluant le processus d’établissement des critères concernant les activités faisant partie de ses collectes en partenariat avec le conseil d’école/communauté scolaire.

La coordination des activités entre les écoles et les organismes communautaires.

L’atténuation des répercussions sur le temps d’enseignement du personnel et le temps d’administration des directions d’école et du personnel de soutien.

La possibilité d’excédents, de manques à gagner et d’annulations – les élèves qui participent aux activités de collectes de fonds ne doivent pas être tenus responsables des pertes.

Les revenus générés par les collectes de fonds doivent être déposés dans les comptes des écoles.

La réduction des dépenses administratives liées à la tenue d’activités de collectes de fonds. DÉPENSES ACCEPTABLES ET INACCEPTABLES Les activités de collecte de fonds et les dépenses reliées à celles-ci doivent bénéficier directement les élèves. Voici quelques exemples de dépenses acceptables et inacceptables (listes non-exhaustives) : Dépenses acceptables :

Mise sur pied de fonds d’aide (par exemple, un fonds de bienfaisance destiné à payer certaines activités, comme une excursion, pour des élèves qui ne peuvent se le permettre).

Matériel de classe qui ne sont pas financés par le budget du CSDCCS (ex : tableaux interactifs, des instruments de musique, de l’équipement sportif spécialisé, du matériel de poterie)

Livres pour centre de ressources/bibliothèque

Spectacles

Ordinateurs pour les élèves

Activités sportives (ex : compétitions sportives, uniformes, orchestre, etc.)

Sorties éducatives (à l’intérieur ou à l’extérieur de la province ou des voyages à l’étranger)

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La mise à niveau d’installations scolaires et sportives qui ne mènent pas à une augmentation de la capacité d’accueil (nombre d’élèves) de l’école (ex : des rénovations à la cafétéria, la modernisation d’un auditorium, les pistes d’athlétisme, la pose de gazon artificielle ou tableaux de pointage)

Bourses d’études

Conférenciers

Cérémonies, prix Cérémonies, prix, plaques et trophées pour les élèves

Financement d’activités propres au portrait confessionnel ou culturel de l’école (ex : retraite pour les élèves)

Dépenses inacceptables :

Rémunération d’un employé du conseil pour un service rendu à l’école

Achat d’éléments financés au moyen de subventions provinciales, comme le matériel d’apprentissage et les manuels scolaires

Dépenses administratives pour le bureau, le personnel de l’école ou le salon du personnel (ex : matériel, fournitures, équipement ou meubles)

Achats de produits ou de services pour des employés en violation de l’article 217 de la Loi sur l’Éducation ou d’un règlement du Conseil relatif aux conflits d’intérêts.

Cartes d’affaires

Frais de poste

Articles de premiers soins

Cadeaux au personnel ou repas pour réunion du personnel

Remboursement de dépenses pour perfectionnement professionnel, formations ou déplacements (frais d’inscription, kilométrage, hébergement, repas, etc.)

Soirées vin et fromage

Financement d’un projet d’immobilisation (ex : salle de classe, gymnase, laboratoires, etc.) : o pour lequel des fonds publics ont été octroyés par le Ministère de l’Éducation o qui augmente la capacité d’accueil de l’école o qui augmente considérablement les coûts de fonctionnement de l’école

Réfection des écoles et les besoins en entretien ou en modernisation généralement financés par les subventions au titre de la réfection des écoles comme les réparations structurales, les installations sanitaires, les réparations d’urgence ou le changement de revêtement de sol en raison de l’usure

Soutien à des activités, à des groupes ou à des candidats politiques LIENS UTILES Politique administrative sur la gestion des fonds scolaires Participation des parents Politique sur les achats de biens et de service Directives Administratives sur les achats de biens et de services Loi sur l’éducation Loi sur la responsabilisation du secteur parapublic

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Section 3 : CATÉGORIES DE FONDS GÉNÉRÉS PAR LES ÉCOLES

Frais de service académique et / ou athlétique : Au début de l’année scolaire, l’école

recouvre des frais pour les coûts reliés entre autres à l’utilisation des casiers, l’achat des

cadenas, des agendas, l’usage des installations scolaires, l’usage de l’équipement sportif,

etc. Dans certains cas, ces frais sont remboursables, tels les dépôts pour les livres ou les

uniformes sportifs. Le bordereau de dépôt interne, la liste des élèves participants et les

montants contribués doivent être remis avec les pièces justificatives au secrétariat. Le total

du bordereau de dépôt interne, le sommaire, et les pièces justificatives doivent

corroborer. Les procédures de dépôt doivent être respectées, tel que stipulé à la Section 4.

Collecte de fonds pour les œuvres de charité et/ou les événements/initiatives

spécifiques : dans ce cas l’école organise des activités de prélèvement de fonds dans le but

d’appuyer une œuvre de charité (par exemple : Le marathon Terry Fox) ou, un évènement

spécifique à l’extérieur de l’école (par exemple : une excursion) ou encore, une initiative

spécifique à l’intérieur de l’école (par exemple : l’achat d’un ordinateur). Le bordereau de

dépôt interne, la liste des élèves participants et les montants contribués doivent être remis

avec les pièces justificatives au secrétariat. Le total du bordereau de dépôt interne, le

sommaire, et les pièces justificatives doivent corroborer. Les procédures de dépôt

doivent être respectées, tel que stipulé à la Section 4.

Dans le cas où l’école agit comme intermédiaire pour une collecte de fond, les fonds

doivent être sécurisés en tout temps jusqu'à la remise des boîtes/enveloppes à l’organisme.

Si l’organisme exige un chèque, l’argent doit être déposé au compte de l’école et un

chèque, équivalent au montant ramassé, remis à l’organisme.

Fonds amassés par l’entremise d’une initiative à l’intérieur de l’école : l’école se

charge de retenir et de gérer les fonds pour les distributrices automatiques. Une gestion des

inventaires, un décompte physique mensuel et une conciliation est nécessaire. Les

procédures de dépôt doivent être respectées, tel que stipulé à la Section 4. Veuillez noter

que tout doit être conforme à la politique d’achat du CSDCCS (Voir la Directive

Administrative ADM.21.1 – Achats de biens et de services).

Dons : Cette catégorie traite strictement des dons effectués à une école spécifique soit pour

l’utilisation en général ou encore pour une raison particulière. Ces dons peuvent être

éligibles pour un reçu d’impôt pour don de bienfaisance émis par le Service des ressources

financières. (Voir section 8). Acheminer les chèques à l’administrateur à la comptabilité

pour le dépôt au budget opérationnel de l’école. Si les dons doivent être déposés au compte

bancaire de l’école, inclure une demande de paiement. Les procédures de dépôt doivent être

respectées, tel que stipulé à la Section 4.

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Autres exemples de fonds générés par les écoles : journées pizza, journées chiens chauds,

ventes de pâtisseries, ventes de chocolats, marche-thon, danse-o-thon, marathon de lecture,

journées décontractées, port libre, danses d’école, spectacles, concerts, pièces de théâtre,

vente de lait et de jus, vente de vêtements (uniformes) et souvenirs, ristourne sur les photos,

repas chauds, frais d’excursion, vente de livres, dîners pour occasions spéciales, jeux de

chance (loteries, tombolas, bingos, Nevada, tirages). Les procédures de dépôt doivent être

respectées, tel que stipulé à la Section 4 (OPÉRATIONS BANCAIRES).

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Section 4 : OPÉRATIONS BANCAIRES

Objectif

Simplifier les opérations bancaires tout en assurant :

La sécurité des fonds

La protection des personnes responsables de la manutention des fonds

L’exactitude des rapports financiers

Précisions

Chaque école doit avoir un compte bancaire unique, qui inclut les transactions du conseil

d’école, conseil des élèves, comités sportifs et autres.

Le choix d’une banque doit être effectué en fonction du montant des frais bancaires qui

devront être minimisés et selon la proximité avec l’école, afin de minimiser les coûts.

Dans le cas où l’école participe à des activités de loterie ou de jeux de chance, l’école doit

maintenir un deuxième compte bancaire tel que stipulé par la loi municipale. Le Service

des ressources financières doit être informé et une conciliation bancaire mensuelle doit être

envoyée pour ce compte.

Le compte bancaire doit être enregistré au nom de l’école.

Les chèques pour le compte bancaire doivent être prénumérotés et doivent se suivre en

ordre numérique.

Tous les chèques du compte bancaire requièrent deux signatures.

Il est obligatoire d’avoir au minimum trois signataires pour le compte bancaire.

Il est obligatoire que la direction d’école soit l’un des signataires.

Tout compte bancaire doit comprendre la réception d’un relevé sur une base mensuelle

incluant les chèques encaissés (actuels ou digitaux).

Le temps d’arrêt des comptes sur le relevé bancaire doit être le dernier jour de chaque mois.

L’accès internet au compte bancaire est permis que pour visualiser et imprimer les

transactions.

Aucune carte de débit ou de crédit ne doit être associée au compte bancaire des fonds

scolaires.

REVENUS

Tout argent reçu doit être entreposé sous clé dans un endroit sécurisé à l’école avec un

accès limité. L’usage d’un coffre-fort est fortement recommandé dans le cas où il y a de

grosses sommes d’argent qui transigent dans l’école.

Tout argent amassé doit être déposé intégralement dans le compte bancaire. C'est-à-dire, les

dépenses encourues ne doivent pas être payées avec les fonds amassés lors de l’événement.

Les fonds doivent être déposés entièrement et un chèque doit être émis pour payer les

factures. Le dépôt et paiement d’une activité doivent être sous le même compte dans le

Logiciel SAP-AGB.

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Tout membre du personnel / parent / bénévole qui fait une collecte de fonds doit compléter

le formulaire intitulé « Bordereau de dépôt interne» et le signer. La source des revenus doit

être claire et détaillée. Un sommaire regroupant les classes, des listes de classes / élèves

participants, le document indiquant le prix et les détails de l’activité, ainsi que les

commandes et les lettres de permissions signées par les parents doivent être remis à la

personne responsable de comptabiliser le dépôt. Le montant indiqué sur le sommaire doit

concorder avec le montant à déposer et les listes servant de document support au sommaire.

Toute différence (excédents, manques à gagner et annulations) doit être clairement

expliquée par écrit et approuvée par la direction.

Le décompte de l’argent ramassé doit se faire en présence de deux individus et leurs noms

indiqués sur le bordereau de dépôt interne.

La même procédure doit être utilisée lorsque vous recevez des fonds de la part des

individus ou des groupes non employés par le CSDCCS.

Les formulaires de dépôt internes dûment remplis, vérifiés, signés et enregistrés dans le

logiciel SAP-AGB doivent être envoyés à l’administrateur à la comptabilité au CSDCCS –

Service des ressources financières, mensuellement avec le sommaire et les listes détaillées.

DÉPENSES

Toute dépense doit être préalablement approuvée par la direction. Le formulaire « Demande

de fonds et de paiement» doit être utilisé pour toutes les demandes de remboursements

d’achats du personnel ou des bénévoles, afin que la direction puisse indiquer la source du

paiement.

Un paiement sera émis seulement sur réception de factures originales, les reçus et autres

pièces justificatives approuvées par la direction d’école. Un état de compte, une

confirmation de transaction de carte de crédit ou de débit ne sont pas des factures et aucun

paiement ne doit être émis pour ce type de pièces.

Toutes les dépenses encourues doivent être payées promptement par chèque imprimé.

Il est inacceptable d’utiliser une étampe pour apposer une signature sur un chèque. Il est

également inacceptable de signer à l’avance des chèques sauf dans le cas d’une activité /

sortie éducative dont on ne connaît pas le montant. Ce chèque doit obligatoirement être

libellé manuellement au nom du fournisseur et une copie conservée au secrétariat avant

d’être remis au responsable de l’activité. Une facture doit être retournée à la direction /

secrétaire au retour de l’activité et la saisie de la dépense doit être faite dans le logiciel

SAP-AGB.

Le talon de tous les chèques émis doit être gardé en ordre numérique, avec la pièce

justificative (facture originale dans le cas où la dépense est attribuée aux fonds scolaires et

il n’y a pas de TPS/TVH, ou copie de la facture dans le cas où la facture originale est

envoyée au Conseil pour remboursement ou pour réclamer la ristourne TPS/TVH) dans le

cartable SAP-AGB 1 – Chèques. Les chèques annulés devront aussi être classés dans le

cartable en ordre numérique avec la mention «annulé».

Il est inacceptable de payer des salaires, de faire des dépenses personnelles ou de faire des

avances aux employés.

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Toute demande de remboursement des dépenses faites par la direction doit être approuvée

par sa surintendance.

Afin d’éviter la perte ou le vol, les chèques non utilisés devront être entreposés dans un

endroit désigné et sécurisé.

Il est interdit de libeller des chèques au nom de CASH / COMPTANT.

MISE EN GARDE

L’école devient vulnérable et est sujette à des problèmes potentiels lorsque les lignes

directrices ne sont pas suivies. L’importance d’une directive est souvent reconnue

lorsqu’un problème surgit. L’objectif principal est d’établir des contrôles afin d’assurer

une gestion appropriée en ce qui concerne la collecte de fonds, la protection du personnel

et des registres utiles, à date et à jour. Ces méthodes de contrôle deviennent efficaces

seulement si elles sont mises en vigueur. Il est très important que les directions d’écoles

appuient et assurent le suivi des lignes directrices et des procédures établies.

INVESTISSEMENT

Un surplus d’argent peut être investi à court terme au nom de l’école tel qu’énoncé par la règle

471/97 de la Loi sur l’éducation (Investissements éligibles). Ces fonds devraient être investis

pour une durée de moins de douze mois. Une conciliation bancaire devra être envoyée au

Service des ressources financières pour chaque placement.

CONCILIATION BANCAIRE

Une copie des conciliations bancaires mensuelles, signées par la direction, et une copie du

relevé bancaire doivent être envoyées à l’administrateur à la comptabilité au Service des

ressources financières au plus tard le 15ème

jour du mois suivant. À inclure aussi le sommaire

du Grand Livre pour le mois en question.

Les chèques non encaissés depuis six mois deviennent des chèques périmés et un suivi

auprès du fournisseur est nécessaire. Au besoin, une écriture d’ajustement pour annuler le

chèque sera requise.

La direction doit s’assurer que les dépôts en circulation, apparaissant sur la conciliation

bancaire, soient gardés dans un lieu sécuritaire et que l’argent soit déposé dans les plus

brefs délais.

La direction doit vérifier la conciliation bancaire, apposer sa signature et inscrire la date.

L’original de la conciliation bancaire doit être conservée avec l’original du relevé bancaire

dans le cartable SAP-AGB 3, en ordre de date sous l’onglet «Conciliation bancaire».

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Les chèques déjà encaissés et retournés par la banque doivent être gardés en ordre

numérique avec la conciliation bancaire du mois.

LES CHÈQUES SANS PROVISION (NSF)

Les chèques sans provision sont les chèques reçus des parents, déposés en banque, mais

retournés pour fonds insuffisants. Ces chèques doivent être traités dans le logiciel SAP-AGB

dans le module «Chèques NSF». Ils doivent être enlevés de la catégorie où ils avaient été

déposés (exemple : le chèque était pour la sortie éducative, donc dépôt fait originalement sous

sortie éducative - lorsque le chèque est retourné, il doit être enlevé de sortie éducative). Les

chèques sans provision doivent être gardés dans le cartable SAP-AGB 3 sous l’onglet

«Chèques sans provision». Dans l’éventualité où les parents demandent l’original du chèque

retourné, une copie sera retenue pour le cartable.

RÉTENTION DES RAPPORTS FINANCIERS

Toute preuve documentaire originale, incluant les factures payées, les chèques annulés, les

relevés bancaires, les pièces justificatives pour les dépôts et les conciliations bancaires doivent

être archivés pour une période de sept ans. Ces documents financiers doivent être enlevés des

cartables de classement SAP-AGB, placés dans des boîtes libellées selon l’année scolaire et

indiquant la date de destruction et ces dernières, entreposées à l’école.

18

Section 5 : REMBOURSEMENT DU CONSEIL

La direction est responsable de s’assurer que dans la mesure du possible, les fonds

scolaires ne soient pas utilisés pour payer des dépenses qui seront attribuées au budget

d’école.

Il est fortement recommandé de faire une demande de paiement pour toutes dépenses qui

doivent être imputées à SAP-Budget d’école et l’envoyer à la technicienne aux comptes

payables au Service des ressources financières avec les originaux des factures détaillées du

commerçant. Cependant, en cas d’urgence, un chèque pourrait être émis de SAP-AGB, et

imputé au compte « Remboursement du Conseil ».

Il faut faire une réclamation une fois par mois. Le rapport « Demande de Remboursement

du Conseil » est imprimé, signé par la direction, et envoyé à la technicienne aux comptes

payables au Service des ressources financières avec les originaux des factures détaillées du

commerçant, organisées selon l’ordre du rapport. Un bordereau de transaction de la

compagnie de carte de crédit ou de carte bancaire indiquant seulement le montant de la

transaction n’est pas une facture, ne sera pas accepté et le montant déduit du

remboursement.

19

Section 6 : RAPPORTS FINANCIERS

Un montant d’argent considérable est prélevé par les écoles au bénéfice des élèves. La direction

d’école est redevable à la communauté scolaire et au Conseil scolaire en ce qui concerne

l’utilisation des fonds dans les établissements scolaires. Les rapports financiers donnent au

Conseil et à la communauté scolaire les renseignements nécessaires pour prendre des décisions

informées, tout en assurant l’imputabilité de la direction.

Objectif

Fournir un gabarit pour la préparation des rapports financiers, incluant :

La personne responsable de remplir les rapports

Les détails du contenu des rapports

Déterminer la période fiscale pour les rapports

Les genres de rapports requis

Le calendrier de préparation des rapports

Établir une liste de destinataires qui recevront les rapports

Précisions

Les rapports financiers devront être préparés sous la supervision de la direction d’école.

Les rapports devront inclure toute somme d’argent prélevée au nom de l’école ou sous

les auspices de l’école peu importe l’origine ou la raison d’utilisation de ces fonds.

L’année fiscale s’étendra du 1er

septembre au 31 août.

La direction d’école devra revoir, apposer sa signature et dater chaque rapport.

Les rapports devront être distribués et/ou rendus disponibles à la communauté scolaire

au besoin.

Les rapports devront être archivés avec les registres et autres documents financiers pour

une durée de sept ans.

Les directives pour la gestion quotidienne des fonds scolaires se trouvent dans le Guide de

l’utilisateur SAP – Application Gestion Bancaire (SAP-AGB).

20

Procédures mensuelles

1. Conciliation bancaire

Conciliation bancaire signée et datée par la direction

Relevé bancaire du mois concilié

Sommaire du grand livre

Dépôts et pièces justificatives du mois concilié

2. Remboursement du Conseil

Rapport de remboursement signé et daté par la direction

Factures originales en annexe

Procédure trimestrielle – Réclamation de la TPS/TVH

Rapport : Rabais de TPS/TVH (Dates de réclamation : 31 décembre, 31 mars, 30 juin et

31 août)

Factures originales en annexe

Procédure annuelle – Fermeture de l’année

Rapport : Revenus et dépenses daté du 31 août, et signé par la direction.

Plan d’action pour les fonds dans les établissements scolaires

Le « Plan d’action pour les fonds dans les établissements scolaires » démontre comment vous

avez l’intention de recueillir ces fonds, les sommes d’argents que vous prévoyez amasser, les

coûts associés aux collectes de fonds et la raison pour laquelle les fonds sont requis. Les autres

rapports produits par votre système comptable devraient permettre à la communauté scolaire de

voir si les fonds amassés ont été utilisés tels qu’énoncés dans le Plan d’action.

La direction d’école doit établir le plan d’action au début de l’année scolaire en tenant compte

des commentaires et suggestions de la communauté scolaire. Le plan d’action est établi pour

permettre d’identifier les activités qui auront lieu pendant l’année scolaire tout en assurant la

conformité de ces activités avec les lignes directrices du Conseil scolaire. De même, à la fin de

l’année scolaire, le plan permettra de voir si les attentes ont été satisfaites.

21

Les rapports devront inclure toute somme d’argent prélevée au nom de l’école ou sous les

auspices de l’école peu importe l’origine ou la raison d’utilisation de ces fonds. En plus, les

rapports devront démontrer :

La provenance des fonds

La durée de la collecte de fonds

La personne responsable de l’activité

La somme d’argent anticipée

Les dépenses anticipées

Le revenu net anticipé

La raison pour laquelle le revenu net sera utilisé

Une copie du Plan d’action signée par la direction d’école doit être soumise à la surintendance

de l’éducation pour fin d’approbation.

La surintendance de l’éducation doit revoir le rapport, y apporter les modifications nécessaires

et faire part de celles-ci à la direction d’école. Une copie signée du Plan d’action sera

acheminée à l’école au plus tard le 31 octobre. Au cours de la période intérimaire (c’est à dire

du 1er

septembre au 31 octobre), les activités semblables aux années précédentes pourront être

entreprises.

Une copie du Plan d’action approuvée devra être archivée à l’école et utilisée comme pièce

justificative lors des examens mensuels et annuels des rapports financiers. De plus, nous

recommandons qu’une copie du Plan d’action approuvé soit mise à la disposition de la

communauté scolaire.

22

Section 7 : VÉRIFICATION INTERNE – ÉTATS FINANCIERS VÉRIFIÉS

Objectifs

Fournir la description d’une vérification interne des fonds dans les établissements scolaires.

Donner un aperçu du processus afin de rencontrer les objectifs fondamentaux des contrôles

internes.

Précisions

Description d’une vérification interne :

1. Objectif

Une vérification interne, effectuée par un ou des membres délégués du Service des ressources

financières, est un examen indépendant d’une liste spécifique d’activités. Cette vérification a

pour but d’aider l’équipe de gestion à voir à l’exécution des plans d’action, d’assurer la

conformité aux lignes directrices établies et d’assurer que les revenus et les dépenses sont

comptabilisés promptement dans le logiciel SAP-AGB. Généralement, cet examen comprend,

entre autres, des analyses des procédures actuelles, des recommandations et des commentaires

en ce qui concerne l’activité vérifiée.

2. Envergure

L’envergure des activités reliées à la vérification interne comprend :

L’examen et l’évaluation de l’application et de l’exactitude des contrôles d’exploitation et

financiers

L’examen de la conformité aux lignes directrices établies par le CSDCCS en ce qui a trait à

la gestion des fonds scolaires

L’évaluation des dates d’échéance, l’exactitude et la pertinence des rapports et des

registres dans les écoles

L’évaluation de la sécurité existante reliée à la protection des fonds et vérification qu’ils

sont comptabilisés

Une vérification que toutes les transactions sont comptabilisées

3. Implication de la surintendance, la direction d’école, le personnel de l’école, les

membres du conseil d’école et/ou du conseil des élèves

La surintendance, la direction, la direction adjointe, les membres du personnel de l’école, les

représentants du conseil d’école et du conseil étudiant peuvent être appelés afin de fournir des

clarifications sur certaines pièces justificatives. Les personnes responsables doivent fournir leur

coopération entière au vérificateur afin qu’il puisse compléter son examen.

23

4. Processus de vérification interne

La vérification interne devra comprendre les éléments suivants :

Un calendrier de visite est approuvé par les surintendants afin d’introduire le vérificateur

interne et le processus de vérification dans leurs écoles respectives.

Maintenir une ligne de communication avec la direction d’école et la personne désignée

par la direction pour la planification du processus de vérification interne.

Accéder aux registres relatifs aux activités et à l’entrée des données dans le logiciel SAP-

AGB, de la part de l’école, des institutions financières, du conseil d’école et du conseil

étudiant. En tout temps, le vérificateur interne doit avoir accès aux documents ayants trait à

la gestion des fonds scolaires.

Effectuer l’examen des registres :

o Fiabilité et intégrité de l’information

o Conformité avec les lignes directrices, les procédures, les lois et les règlements

o Protection des biens

o Utilisation efficace et économique des biens

o Réalisation des buts et des objectifs établis

Rencontrer la direction afin de présenter l’ébauche du rapport de la vérification interne et

de revoir et discuter des constatations. Cette rencontre a pour but de permettre au

vérificateur interne et à la direction de conjointement échanger des commentaires

bidirectionnels ayant trait à l’ébauche du rapport.

5. Rapport du vérificateur

Une fois la vérification interne terminée, le rapport final sera formellement soumis à la

direction d’école, la surintendance, au chef des affaires et au directeur du Service des

ressources financières.

6. Suivi de l’examen et du rapport

Selon la nature des constatations, le vérificateur interne effectuera un suivi sur l’implantation

des recommandations.

Dans le cas où des recommandations n’ont pas été implantées, un sommaire sera soumis à la

direction d’école et à la surintendance afin de solliciter leurs commentaires.

Toutes mesures correctives non réglées seront identifiées incluant les commentaires de la

direction d’école et/ou de la surintendance et leurs rétroactions. Le vérificateur interne peut

aussi fournir ses commentaires en ce qui concerne l’impact et les risques possibles si les

mesures correctives ne sont pas exécutées. Le rapport de suivis devra être soumis dès que

possible.

24

Section 8 : TAXE SUR LES PRODUITS ET SERVICES (TPS) ET TAXE DE VENTE

HARMONISÉE (TVH)

Le CSDCCS a un statut d’organisme de bienfaisance auprès des instances gouvernementales.

Objectif

Simplifier le processus de réclamation de la TPS/TVH tout en assurant la conformité aux lois

régissant la TPS/TVH.

Précisions

Application de la TPS/TVH – approche «taxe nette»

Le rabais sur la TPS/TVH est disponible aux écoles et au CSDCCS pour des achats effectués

sur du matériel taxable mais seul ce dernier a l’autorité de faire les réclamations.

La gestion de la TPS/TVH est effectuée uniquement au niveau du CSDCCS.

Chaque article acheté avec les fonds scolaires est éligible au rabais sur la TPS/TVH comme

suit :

Un rabais de 68% de la TPS et un rabais de 93% de la TVO payées pour tout autre achat

Les écoles doivent effectuer les étapes suivantes dans le but d’obtenir une ristourne sur la

TPS/TVH pour des items payés avec les fonds scolaires :

L’école doit sélectionner le code de taxe SAP correspondant au taxes facturées au moment

d’émettre un chèque dans le logiciel SAP-AGB, pour les dépenses des comptes autres

que remboursement Conseil, C/P conciergerie ou d’un budget externe.

L’école doit imprimer le rapport rabais de TPS/TVH du logiciel SAP-AGB, quatre fois

l’an (31 décembre, 31 mars, 30 juin et 31 août).

La direction d’école doit approuver la réclamation de la TPS/TVH en apposant sa signature

Une copie de la réclamation de la TPS/TVH doit être classée au cartable SAP-BUDGET

Remboursement à l’onglet Réclamation TPS/TVH.

Le rapport TPS/TVH doit être acheminé au Service des ressources financières,

accompagné de toutes les factures originales organisées dans le même ordre qu’indiqué au

rapport. Le Service des ressources financières soumettra la réclamation au gouvernement et

acheminera la ristourne à l’école.

Toutes factures et pièces justificatives appuyant les montants déclarés sur le rapport de

ristourne sur la TPS/TVH seront archivées au CSDCCS pour fin de vérification pour une

période de sept ans.

25

Section 9 : DONS DE BIENFAISANCE

L’Agence du revenu du Canada (ARC) offre un crédit d’impôt aux contribuables qui appuient

les activités des organismes charitables enregistrés. Le CSDCCS est un organisme à but non

lucratif et émet des reçus de dons qui peuvent être utilisés pour un crédit d’impôt.

Objectif

Décrire les dons éligibles à un reçu d’impôt

Décrire les dons non éligibles à un reçu d’impôt

Décrire la démarche à suivre pour le processus d’émission d’un reçu d’impôt

Précisions

Un don de bienfaisance est un transfert volontaire par lequel un donateur se dépouille d’un bien

ou d’une somme d’argent sans considération de la valeur et sans attente d’obtenir un bien ou

un service en retour.

Un don est éligible pour un reçu d’impôt lorsque les trois conditions suivantes ont été

rencontrées :

Le donateur transfert ses biens ou de l’argent au CSDCCS.

Le donateur se dépouille irrévocablement de ses biens.

Le don ne doit pas, en aucune façon, bénéficier le donateur ou une personne désignée par le

donateur.

Les dons de service (par exemple : la main d’œuvre, la compétence et l’effort) ne sont pas

éligibles. Ceci n’empêche pas le Conseil de payer pour des services et d’accepter un don du

paiement ou d’une portion du paiement à une date ultérieure en autant que le don est effectué

volontairement.

Les dons reçus au siège social peuvent être dirigés envers une école spécifique. Par contre, le

don ne doit pas bénéficier une personne particulière.

Dons en nature

Un don en nature est un acte par lequel une personne (donateur) se dépouille irrévocablement

d’un bien non-monétaire en faveur du Conseil et ses écoles (bénéficiaire). Ceci exclut le don

des services. Des exemples admissibles sont l’équipement informatique, les livres, les meubles,

etc. La date du don est celle où le donateur transfère le titre de propriété au Conseil et ses

écoles.

26

Une fois que le don en nature a été évalué par expertise, le Conseil peut émettre un reçu au

donateur pour la juste valeur marchande.

Articles neufs: Le reçu doit être équivalent au montant de la facture originale moins la

TPS/TVH.

Articles usagés: Le reçu sera émis au montant de l’évaluation par expertise de la juste

valeur marchande.

Quoique la juste valeur marchande ne soit pas définie dans la Loi sur les impôts, la définition

acceptable est la valeur monétaire la plus élevée que le bien pourrait recueillir dans un marché

ouvert et sans limitations, entre un vendeur et un acheteur, tous deux étant de bonne foi,

renseignés, prudents et qui agissent de façon indépendante l’un de l’autre. La personne qui

détermine la juste valeur marchande devra l’effectuer par écrit et devra être totalement

indépendante de la transaction. De plus, cette personne sera compétente et qualifiée pour

effectuer une évaluation par expertise du bien qui sera donné. Les biens d’une valeur minime,

par exemple des vêtements usagés ne qualifient pas pour un “don en nature”.

Gratification

Règle générale, le donateur ne doit pas recevoir une gratification en échange d’un don. Par

contre, ceci exclut les items d’aucune valeur ou de valeur minime. Par exemple, l’école peut

choisir de remettre au donateur un item en guise de reconnaissance telle une fleur, une

épinglette, un sceau, etc. Ces items ne détiennent aucune valeur de revente et par conséquent,

de telles gratifications seront ignorées. Un tel acte ne disqualifie pas le don.

Affectation

Deux choix possibles :

a) Les dons sont affectés au budget d’école (SAP) : augmentation du budget d’école

Les dons à l’école seront imputés directement à SAP au compte de l’école par le Service des

ressources financières en guise de revenus. Un courrier électronique sera envoyé au

responsable budgétaire pour l’aviser que l’augmentation du budget a été effectuée et de la

nature comptable dans laquelle l’argent est maintenant disponible.

b) Les dons sont affectés aux fonds scolaires (AGB) : Remboursement du don en argent

Si l’école le désire, les fonds acheminés au Conseil seront remboursés aux fonds scolaires sur

présentation d’un formulaire de demande de paiement au nom de l’école en indiquant le codage

financier : nature comptable 8400 / centre de coût XXX10X (chaque école a un centre de coût

spécifique). Ainsi, le montant équivalent au don en argent sera déposé, par transfert de fond

électronique, au compte bancaire des fonds scolaires et un avis de paiement sera envoyé à la

personne-ressource.

27

Reçus d’impôt

Quoiqu’il n’existe aucun règlement en ce qui concerne le délai de temps prescrit pour

l’émission des reçus officiels, le Service des ressources financières s’engage à émettre un reçu

officiel avant la dernière journée du mois de février suivant l’année civile dans laquelle le

chèque de don a été encaissé par le Conseil.

La date de réception du don est très importante. À moins que le don de l’année précédente soit

postdaté, un don reçu pendant l’année courante sera daté de la date de l’année courante.

Il est important que les chèques soient libellés à l’ordre du CSDCCS et acheminés au Conseil

avec le formulaire de «Demande de fonds et de paiement» dûment rempli. Les reçus seront

émis par le CSDCCS et acheminés à l’école pour distribution aux donateurs.

Pour un don en biens, un reçu de don ne sera émis que s’il est possible d’estimer la juste valeur

marchande du don.

MISE EN GARDE

Les écoles, les conseils d’école ou tout autre organisme affilié à l’école ne doivent pas

détenir ou tenter d’obtenir un numéro d’enregistrement d’organisme de bienfaisance

auprès de l’Agence du revenu du Canada.

Au préalable de l’émission d’un reçu officiel pour fins d’impôts, la direction d’école doit

communiquer avec le responsable des opérations comptables au Service des ressources

financières afin de déterminer si l’activité est éligible pour un reçu de don de

bienfaisance.

28

Section 10 : LOTERIES ET JEUX DE HASARD

Objectif

Fournir aux écoles et aux conseils d’école les renseignements nécessaires afin de bien gérer les

activités de loteries et de jeux de hasard tout en assurant la conformité aux règlements

administrés par la Commission des alcools et des jeux de l’Ontario (CAJO).

http://www.agco.on.ca/fr/home/index.aspx

Précisions

Les municipalités émettent des licences pour les activités suivantes :

Licence de jeux de bingo dont les prix ne dépassent pas 5 500$

Billets à fenêtre pour organismes de bienfaisance locale (billets Nevada)

Tombola dont la valeur des prix ne dépasse pas 50 000$

Loteries liées à une vente de charité, y compris : les roues de fortune ayant une mise

maximale de 2 $, des tombolas ayant des prix ne dépassant pas 500 $ et des activités de

bingo ayant des prix pouvant aller jusqu'à 500 $

Lorsqu’un établissement scolaire participe à une activité au-delà des limites énoncées ci-dessus,

il doit obtenir une licence de la Commission des alcools et des jeux de l’Ontario (CAJO). Ce

processus n’est pas inclut à l’intérieur de ce guide.

Processus de demande de permis

Communiquez avec votre bureau municipal et expliquez le genre d’activité que vous avez

l’intention de faire. Suivez les instructions qui vous sont fournies. La demande de permis

devrait être remplie au nom de l’école et signée par la direction de l’école.

Opérations bancaires

Tout permis exige que vous déteniez un compte en fiducie totalement indépendant afin d’y

inscrire vos revenus et déboursés.

Rapports

Lorsque vous recevez votre permis, vous recevrez une liste d’exigences à combler, entre autres,

la préparation des rapports financiers. Avant de débuter le projet, vous devriez lire

attentivement les directives afin de déterminer si votre système comptable peut fournir les

genres de rapports nécessaires à compléter.

29

Vérification

L’agent (CAJO ou municipalité) qui émet le permis possède l’autorité d’examiner vos données

et vos rapports financiers. Vos registres doivent être clairs et précis afin que le vérificateur

puisse facilement retrouver les renseignements nécessaires.

MISE EN GARDE

Selon le Code criminel du Canada, quiconque organise des loteries ou des jeux de hasard

sans permis est coupable d’acte criminel et passible d’une peine. Vous devez toujours

consulter votre municipalité en ce qui concerne les prérequis d’une activité de ce genre. Si

la personne avec qui vous transigez vous indique qu’un permis n’est pas requis, assurez-

vous de documenter les détails de l’appel, le nom de la personne avec qui vous avez

communiqué, la date et les détails de la conversation.

30

Section 11 : CONTRATS

Historique

Le CSDCCS, en collaboration avec les écoles, détermine jusqu’à quel niveau les écoles

pourront s’engager à des contrats individuels.

Objectifs

Définir les différents types de contrats

Donner un aperçu des raisons pour lesquelles certains contrats requièrent un examen plus

minutieux

Précisions

Parrainage corporatif

Les conseils scolaires peuvent entamer des parrainages corporatifs afin de rehausser les

occasions éducationnelles dans le but d’offrir un meilleur environnement d’apprentissage pour

les étudiants. Le parrain corporatif offre des biens, des fonds ou des services en échange pour

d’avantages tels que la publicité. Les écoles n’ont pas l’autorité d’entamer unilatéralement ce

genre de contrat. Pour plus d’informations, veuillez consulter la politique ADM 25 sur les

commandites.

Distributrices

Les profits générés par les ventes des distributrices procurent aux écoles une source de revenu

fiable et stable.

Contrats au jour le jour

Une entente, même verbale, qui comprend l’achat d’un bien ou d’un service est reconnue

comme un contrat. Quoique la plupart des écoles ne s’engagent pas à des contrats à long terme,

il est certainement dans leur plein droit d’entamer des contrats au jour le jour. Par exemple,

certaines écoles noliseront régulièrement un autobus (un contrat) pour un service de transport

lors d’une activité parascolaire. Malgré ces situations contractuelles au jour le jour, les écoles

doivent quand même se conformer aux lignes directrices et aux procédures établies par le

Conseil, voir ADM 21.1 Achat de biens et de services.

31

Voici quelques exemples de contrats au jour le jour qu’une école peut entamer :

Annuaires scolaires

Agendas scolaires

Transport scolaire (pour des activités individuelles)

Journée des photos scolaires

MISE EN GARDE

Lorsqu’un contrat pour l’achat d’un bien ou d’un service s’étend sur une période de

temps prolongée (plus d’un an), ou lorsqu’un contrat engage une somme monétaire

significative (plus de 10 000$), la direction d’école doit acheminer la copie originale du

contrat au chef des affaires et/ou la direction du Service des ressources financières afin

qu’il puisse en faire l’examen.

Les écoles qui songent à entamer un contrat doivent prendre en considération plusieurs

aspects de la Loi. Un contrat mal exécuté peut engendrer des coûts élevés au Conseil

scolaire, que ce soit en temps ou en argent.

Voici certains points à considérer :

Directives administratives sur la gestion des achats de biens et services (ADM 21.1)

Assurances

Normes de sécurité

Appel d’offres ouvert

Vérification des casiers judiciaires

Conflits d’intérêt

Système d’information sur les matières dangereuses utilisées au travail (SIMDUT)

32

Section 12 : CONSEIL D’ÉCOLE

Le Règlement de l’Ontario 612 de la Loi sur l’éducation stipule que les conseils scolaires dans

la province de l’Ontario sont requis d’établir un conseil d’école à l’intérieur de chacune de ses

écoles. La principale mission du conseil d’école est d’offrir ses recommandations à la direction

d’école et au CSDCCS. Le conseil d’école veille à ce que les fonds recueillis soient utilisés

conformément à cette Loi et aux lignes directrices adoptées par le CSDCCS. La direction est

responsable des activités reliées à l’école et par conséquent, est aussi responsable des activités

organisées par le conseil d’école.

Objectifs

Définir le droit de propriété des fonds du conseil d’école

Assurer la conservation des registres

Définir les rapports financiers nécessaires

Précisions

Le droit de propriété des fonds du conseil d’école

Le document publié par le ministère de l’Éducation intitulé «Conseil d’école : Un guide à

l’intention des membres» stipule que « Les conseils d’école devraient savoir que, comme le

conseil scolaire est une entité constituée en personne morale et que l’école ne l’est pas, tous les

fonds obtenus par le conseil d’école (et tous les biens achetés avec ces fonds) appartiennent

légalement au conseil » (CSDCCS).

L’acte d’amasser des fonds dans les établissements scolaires par les conseils d’école est un

partenariat entre l’école, le CSDCCS et le groupe de collecte de fonds. Vous pouvez consulter

ce document au site web suivant www.edu.gov.on.ca/fre/general/elemsec/council/.

Conservation des registres

L’article 16 du Règlement 612 de la Loi sur l’éducation stipule :

(1) «Le conseil d’école tient le procès-verbal de toutes ses réunions et des dossiers de toutes ses

opérations financières.».

(2) «Les procès-verbaux et les dossiers sont mis gratuitement à la disposition du public à

l’école aux fins d’examen».

(3) «Les paragraphes (1) et (2) ne s’appliquent pas aux procès-verbaux qui remontent à plus de

quatre ans».

33

Rapports financiers

Des renseignements financiers récents sont requis afin de permettre au conseil d’école de gérer

et de contrôler les fonds amassés par le conseil d’école. Afin de satisfaire ces exigences, le

conseil d’école doit faire une revue, sur une base régulière, des rapports mensuels soumis par

l’école, incluant une description de l’origine et les méthodes d’utilisation des fonds.

Une association de parents et d'enseignants peut exister au sein de certaines écoles. Dans pareil

cas, la dite association devra se conformer aux mêmes procédures que celles énoncées au

conseil d'école.

Tel que prescrit par la province de l’Ontario pour les conseils scolaires, l’année fiscale du

conseil d’école s’étendra du 1er

septembre jusqu’au 31 août de l’année suivante. Les rapports

financiers devront refléter les activités entreprises pendant cette période. Ces rapports serviront

de pièces justificatives qui confirmeront l’exactitude des débours relativement aux versements

approuvés.

MISE EN GARDE

La direction d’école est responsable d’aviser les membres du conseil d’école lorsqu’ils

manquent à leurs engagements face aux exigences énumérées dans la Loi sur l’éducation

et les lignes directrices et procédures établies par le Conseil. De plus, nous tenons à

rappeler aux conseils d’école que leurs activités, leurs responsabilités et leurs exigences

face à la préparation des rapports sont gouvernées par le Règlement 612 de la Loi sur

l’éducation.

34

Section 13 : CONSEIL DES ÉLÈVES

Historique

Souvent, le conseil des élèves effectue de la sollicitation et des collectes de fonds à l’intérieur

de l’école. Le processus qui englobe la tenue de livres des fonds amassés et déboursés est

considéré une expérience éducationnelle pour les étudiants impliqués. Le conseil des élèves

requiert des rapports financiers afin de démontrer le fruit de leurs efforts.

Objectif

Définir le droit de propriété des fonds du conseil des élèves

Précisions

Les fonds du conseil des élèves et les biens achetés avec ces fonds appartiennent au

CSDCCS.

Les transactions bancaires du conseil des élèves doivent être incorporées avec les

transactions bancaires du compte des fonds de l’école.

Le système comptable devrait être en mesure de fournir un rapport séparé qui énumère les

transactions effectuées par le conseil des élèves. (i.e. créer une catégorie dans le logiciel de

SAP-AGB).

Note

Cette section n’exempte pas les conseils d’élèves de la responsabilité de tenir à jour un rapport

financier séparé afin d’enrichir leur expérience éducative. Un tel rapport peut aussi servir de

pièce justificative pour les rapports financiers de l’école à des fins comparatives.

35

Section 14 : CHANGEMENT DE DIRECTION D’ÉCOLE

La dotation des directions dans les écoles change fréquemment et ne devrait pas avoir un

impact sur l’administration au jour le jour des fonds dans les établissements scolaires.

Objectifs

Lors d’un changement au niveau de la dotation de la direction d’école, il faut assurer que la

nouvelle direction soit renseignée en ce qui concerne les renseignements financiers de base.

Précisions

La direction entrante devra valider que la conciliation bancaire balance avec le relevé

bancaire.

La conciliation bancaire et le sommaire de tous les comptes signés par les deux directions

doivent être envoyés au Service des ressources financières au plus tard 30 jours suivant la

transition.

La direction sortante doit s’assurer que le changement des signataires soit fait auprès de

l’institution financière.