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Guide de Conduite Éthique des Affaires Guide d’utilisation du dispositif d’alerte professionnelle www.thalesgroup.com

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Guide de Conduite Éthique des Affaires

Guide d’utilisationdu dispositif d’alerte professionnelle

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Sommaire

COMPRENDRE ..............................................4

Objectif du dispositif d’alerte ....................................... 4

Champ d’application du dispositif d’alerte professionnelle .............................................. 5

UTILISER .......................................................6

Exercer un droit d’alerte ............................................ 6

Traitement de l’alerte ................................................ 6

Identité de l’émetteur de l’alerte .................................. 8

Information des personnes visées par l’alerte ................ 8

Procédure suivie ....................................................... 8

Conservation des données collectées ........................... 9

SAVOIR .......................................................10

Rappel de l’organisation Ethique de Thales .................. 10

RESTER EN CONTACT ................................13

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Le présent guide a été conçu en étroite collaboration avec la Direction des Ressources Humaines du Groupe.

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THALES - Guide d’utilisation du dispositif d’alerte professionnelle

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Le Code d’Ethique Thales a défi ni les principes d’un dispositif d’alerte professionnelle (indifféremment appelé ci-après « dispositif d’alerte » ou « droit d’alerte ») qui est mis à la disposition des salariés du Groupe et s’exerce dans les conditions suivantes, hors les cas dans lesquels le présent guide devrait faire l’objet d’une adaptation à la législation nationale (1).

Objectif du dispositif d’alerteLe dispositif d’alerte professionnelle a pour objet de renforcer la démarche Ethique et Responsabilité d’Entreprise de Thales ainsi que les moyens d’expression de chaque salarié pour que chacun soit un acteur de la prévention des risques.Le droit d’alerte est un dispositif complémentaire offert aux salariés qui n’a pas vocation à se substituer aux autres canaux d’alerte existants en application des règles en vigueur dans chaque pays, notamment la voie hiérarchique et les organes de représentation des salariés ; son utilisation est facultative. Il s’inscrit pleinement dans la politique de ressources humaines du Groupe.La mise en œuvre du droit d’alerte impose une forte responsabilisation de chacun ; ce dispositif ne peut

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(1) S’il s’avère qu’un Pays dans lequel Thales est implanté dispose d’une législation nationale plus contraignante, il conviendra alors de réaliser, en concertation avec la Direction Juridique Ressources Humaines et la Direction Ethique et Responsabilité d’Entreprise du Groupe, une adaptation du présent guide afi n de le rendre conforme aux règles locales applicables.

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(2) Le Code du Travail assure une protection des personnes relatant des faits de corruption, discrimination, harcèlement...

fonctionner qu’à partir d’informations communiquées de « bonne foi » (2).

Le dispositif d’alerte permet aux collaborateurs de Thales : d’obtenir des informations et des conseils, en cas d’interrogations ou de doutes, sur l’application ou l’interprétation des règles du Code d’Éthique ;

de signaler des faits dans les domaines comptable, fi nancier, bancaire, ou sur les questions liées à la lutte contre la corruption ou la concurrence, mais également des faits de discrimination, de harcèlement ou des faits graves relatifs au non-respect de la législation sur l’hygiène et la sécurité, mettant en péril la santé physique ou mentale des salariés, qui sont susceptibles d’affecter sérieusement l’activité du Groupe ou d’engager gravement sa responsabilité.

Le dispositif d’alerte garantit la confi dentialité et le respect des droits de chacun dans le traitement des démarches engagées. La Direction Ethique et Responsabilité d’Entreprise assure la qualité de responsable de ce dispositif.

Champ d’application du dispositif d’alerte professionnelleLe dispositif permet aux salariés d’exercer un droit d’alerte portant sur l’un des domaines suivants : comptable, financier, bancaire, lutte contre la corruption ou concurrence ;

discrimination, harcèlement ou non-respect de la législation sur l’hygiène et la sécurité si cela met en péril la santé physique ou mentale des salariés.

L’utilisation du droit d’alerte doit se faire dans le respect de la loi et des règles applicables dans le pays où le salarié réside ou exerce ses activités.Le droit d’alerte offre différentes voies aux collaborateurs de Thales pour entrer en relation avec les Instances Ethique du Groupe.

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SER Exercer un droit d’alerte

Tout collaborateur de Thales peut exercer ce droit pour signaler des faits portant sur l’un des domaines entrant dans le champ d’application du dispositif.

La chaîne managériale sera privilégiée. Toutefois, si le collaborateur considère qu’informer son manager direct peut présenter des diffi cultés ou que l’alerte signalée pourrait ne pas donner lieu à un suivi approprié, il pourra contacter directement dans l’ordre suivant : le Responsable Ethique (Zone / Pays / Groupe d’entités légales) dont la liste est accessible sur l’intranet ; le Comité Ethique Pays (CEP), s’il existe ; ou enfin le Comité Ethique et Responsabilité d’Entreprise Groupe (CERE).

L’alerte peut être transmise par tout moyen (courrier, courriel, téléphone, contact personnel) ; elle fera, le cas échéant, l’objet d’une confi rmation par écrit.

Traitement de l’alerte Cas d’une alerte portant sur les domaines domaines

comptable, fi nancier, bancaire, de lutte contre comptable, fi nancier, bancaire, de lutte contre la corruption ou de la concurrencela corruption ou de la concurrence :

L’alerte sera reçue par le Responsable Ethique et sera transmise en priorité au CEP (s’il existe), ou à défaut au CERE, qui instruira le dossier dans le cadre d’un comité ad hoc réuni par le Directeur

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Ethique et Responsabilité d’Entreprise du Groupe, dans le respect des règles applicables au traitement des données personnelles.

Cas d’une alerte portant sur les domaines domaines relevant de discrimination, harcèlement ou relevant de discrimination, harcèlement ou non-respect de la législation sur l’hygiène et non-respect de la législation sur l’hygiène et la sécuritéla sécurité mettant en péril la santé physique et mentale des salariés :

L’alerte sera reçue par le Responsable Ethique et instruite en priorité par lui (3) (en France le responsable éthique appartient à la ligne managériale RH) ou par le CEP (s’il existe). A défaut, l’alerte sera instruite par le CERE qui, sur ces sujets, réunira un comité ad hoc dirigé par le Directeur Juridique Ressources Humaines du Groupe. Dans tous les cas, l’instruction de l’alerte sera réalisée dans le respect des règles applicables au traitement des données personnelles.

Le comité ad hoc sera en charge du traitement de l’alerte et de l’enquête éventuellement nécessaire. Le comité ad hoc est composé d’un nombre limité de personnes, compétentes au regard du sujet traité.

Les personnes en charge du recueil ou du traitement des alertes professionnelles sont soumises à une obligation de confi dentialité renforcée.

(3) S’il le juge nécessaire, et afi n de garantir l’objectivité de l’enquête, le Responsable Ethique pourra mandater une tierce personne, également membre de la ligne managériale ressources humaines, afi n d’instruire l’alerte.

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Identité de l’émetteur de l’alerteL’alerte déclenchée par le collaborateur s’effectue de façon identifi ée, en contrepartie d’un engagement de confi dentialité dans le respect des règles locales applicables au traitement des données personnelles (4).Ainsi, les salariés qui viendraient à utiliser ce dispositif peuvent être assurés que toutes les précautions seront prises en vue de garantir que leur identité sera tenue strictement confi dentielle à toutes les étapes de l’étude et du traitement de la situation mise en cause. Par voie de conséquence, leur identité ne sera communiquée à aucune personne susceptible d’être concernée ou faire l’objet d’une enquête, et ce même si cette personne demande à en avoir connaissance.

Information des personnes visées par l’alerteLa personne visée par l’alerte est informée par le responsable du dispositif dès l’enregistrement, informatisé ou non, des données la concernant afi n de lui permettre de s’opposer, sur des motifs légitimes, au traitement de ces données. Toutefois, lorsque des mesures conservatoires sont nécessaires, notamment pour prévenir la destruction de preuves relatives à l’alerte, l’information de cette personne n’intervient qu’après l’adoption de ces mesures.

Procédure suivieChaque alerte donnera lieu à une évaluation préliminaire traitée de façon confi dentielle par un Responsable Ethique afi n de déterminer, préalablement à toute enquête, si elle entre dans le champ de la procédure.Toute alerte dont il serait manifeste qu’elle sort du champ d’application de la procédure, qu’elle n’a aucun caractère sérieux, qu’elle est faite de mauvaise foi ou qu’elle constitue une dénonciation abusive ou calomnieuse, de même que toute alerte portant sur

(4) Certaines législations nationales, comme par exemple celle des Etats-Unis, exigent de garantir l’anonymat de l’émetteur.

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des faits invérifi ables, sera détruite sans délai ; son auteur en sera alors averti.Si les faits signalés entrent dans le champ de la procédure d’alerte, le (ou les) salarié(s) concerné(s) sera(ont) informé(s) dès l’enregistrement de données le(s) concernant qu’il(s) fait(font) l’objet d’une telle procédure.Il sera vérifi é avec le (ou les) salarié(s) mis en cause son (leur) point de vue sur les faits signalés.Le responsable du traitement des données s’assure que les données collectées sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard des fi nalités pour lesquelles elles sont collectées.S’il constate un comportement non conforme aux règles éthiques dans les domaines susvisés, le Responsable Ethique transmet au DRH de l’entreprise employeur du salarié ses conclusions. Le DRH engage, s’il l’estime nécessaire, une procédure disciplinaire.

Conservation des données collectéesLes données relatives aux alertes seront détruites, conservées ou archivées conformément aux dispositions en vigueur.Ainsi, dès leur recueil par le responsable du dispositif, les données relatives à une alerte considérée comme n’entrant pas dans le champ du dispositif sont détruites sans délai.Lorsque l’alerte n’est pas suivie d’une procédure disciplinaire ou judiciaire engagée par la Direction de l’entreprise employeur, les données relatives à cette alerte sont détruites ou archivées dans un délai de deux mois à compter de la clôture des opérations de vérifi cation. Lorsqu’une procédure disciplinaire ou judiciaire est engagée par la Direction de l’entreprise employeur à l’encontre de la personne mise en cause ou de l’auteur d’une alerte abusive, les données relatives à l’alerte sont conservées par l’organisation chargée de la gestion des alertes jusqu’au terme de la procédure.

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Rappel de l’organisation Ethique de ThalesPlusieurs instances Ethique existent au sein du Groupe :

Le Comité Ethique et Responsabilité d’Entreprise (CERE)

Il a pour mission principale de contribuer à la défi nition et à la mise en œuvre de la politique du Groupe en matière d’éthique et de responsabilité d’entreprise. Il veille également au déploiement et à l’évolution du Code d’Ethique au sein de Thales.

Il assure une coordination et un suivi des Comités Ethique Pays (CEP) ainsi que du réseau des Responsables Ethique et tranche les éventuelles questions soulevées par ces derniers. Le CERE est informé immédiatement des alertes reçues par les CEP ou les Responsables Ethique ainsi que de leur suivi.

Lorsque la situation le justifi e, il peut être amené à traiter lui-même des alertes dans le cadre de comités ad hoc.

Le Comité Éthique et Responsabilité d’Entreprise peut recevoir, par tous moyens, toutes questions soumises sur l’application et le contrôle des dispositions du Code d’Éthique.

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Les Comités Ethique Pays (CEP) Dans les pays au sein desquels Thales est le plus

fortement implanté, des Comités Ethique Pays peuvent être créés. Ils sont chargés de participer à la mise en œuvre localement de la politique du Groupe en matière d’éthique et de responsabilité d’entreprise et d’en assurer le suivi. Les CEP traitent, en concertation avec les Responsables Ethique, les alertes émises par les salariés nationaux dans le cadre de la présente procédure.

Les CEP transmettent chaque année un bilan de leur activité au CERE et informe ce dernier de toute alerte reçue ainsi que de la suite qui y a été donnée.

Pour la France, le CERE assure le rôle de CEP.

Les Responsables Ethique ou Ethics Offi cers Un réseau décentralisé de Responsables Ethique

appelés « Ethics offi cers » est mis en place au niveau des principales structures de Thales (5) :

en France, au niveau de chaque groupe d’entités légales,

en Allemagne, en Australie, au Canada, en Espagne, aux Etats-Unis, en Italie, aux Pays-Bas, au Royaume-Uni et à Singapour, au niveau du Corporate pays,

dans les autres pays, au niveau de la structure Corporate de la zone.

Les Ethics Offi cers veillent à ce que soit : diffusé à l’ensemble des collaborateurs relevant

de leur périmètre, y compris les nouveaux entrants, le Code d’Ethique, les publications de la Direction Ethique et Responsabilité d’Entreprise, ainsi que les recommandations relatives à cette démarche et leurs déclinaisons au niveau des Pays / Zones / Groupes d’entités légales ;

mené régulièrement des actions de sensibilisation, de façon à s’assurer que les principes éthiques de Thales soient compris et appliqués par tous les collaborateurs ;

(5) A septembre 2012 ; consulter l’intranet pour les mises à jour.

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réalisé au niveau de chaque entité un suivi des objectifs de déploiement des formations Ethique ;

remonté à la Direction Ethique et Responsabilité d’Entreprise les éventuels besoins en termes de nouveaux outils de la démarche (guides, notes explicatives…) dans une logique de partage et d’intelligence collective.

Dans leur rôle, les Ethics Offi cers : adoptent une posture de « conseiller » afi n de

répondre aux questions que les collaborateurs pourraient se poser quant à l’application des principes contenus dans le Code d’Ethique Thales ;

traitent les alertes éthiques émises par les salariés relevant de leur périmètre portant sur les domaines limitativement énumérés au sein du présent guide ;

dans les Pays qui disposent d’un Comité Ethique (CEP), assurent le secrétariat général de celui-ci.

Les Responsables Ethique agissent pour le compte du Directeur Général Pays/Zone ou du Responsable du groupe d’entités légales, en coordination avec la Direction Ethique et Responsabilité d’Entreprise du Groupe.En France, les Responsables Ethique appartiennent à la ligne managériale ressources humaines.

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Pour rester en contact...

Si vous souhaitez obtenir des informations, des renseignements ou des conseils, contactez :

La Direction Ethique et Responsabilité d’Entreprise :e-mail : [email protected]él. : + 33 (0)1 57 77 82 07

Si vous rencontrez des diffi cultés dans l’exercice de votre fonction, contactez en priorité votre manager ou les organes de représentation des salariés.

Pour lancer une alerte, contactez dans l’ordre suivant : 1 votre manager2 votre Responsable Ethique

(liste disponible sur l’intranet de la Direction Ethique & Responsabilité d’Entreprise)http://intranet.corp.thales/ethics/pub/index.cfm

3 votre Comité Ethique Pays (liste disponible sur l’intranet de la Direction Ethique & Responsabilité d’Entreprise)http://intranet.corp.thales/ethics/pub/index.cfm

4 le Comité Ethique et Responsabilité d’Entreprise :e-mail : [email protected]él. : + 33 (0)1 57 77 87 19

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Notes :

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45 rue de Villiers92526 Neuilly-sur-Seine Cedex

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