GUIDE DU PARTICIPANT

1425, René-Lévesque Ouest, Suite 1100, Montréal, Québec, H3G 1T7(514) 288-3282 or 1-800-361-7248Info-canada@afs.org www.afscananda.org

Vous partirez bientôt à l’étranger sur un programme d’AFS. Ce projet est important pour vous et il requiert votre attention et vos efforts pour se concrétiser. AFS Interculture Canada favorise l’accès à ses programmes aux plus grands nombres de Canadiens. Pour ce faire AFS a mis en place des programmes de collecte de fonds et de bourses. Ce manuel est conçu pour vous aider à planifier, organiser et réussir vos activités de financement et collecte de fonds. Vous trouverez dans ce guide des idées, exemples de donateurs et d’activités, conseils, grilles à compléter, formulaires et beaucoup plus. Une campagne de financement bien préparée est gage de réussite! Commencez maintenant votre expérience AFS.

Mission d’AFS Interculture Canada

AFS est une organisation internationale non gouvernementale, sans but lucratif, basée sur le bénévolat et offrant des occasions d’apprentissage interculturel par les programmes d’échanges internationaux dont le but est de promouvoir l’émergence d’un monde plus juste et plus pacifique.

Nos valeurs fondamentales

Les programmes offerts par AFS permettent aux participants de s’ouvrir sur le monde, d’apprécier les différences culturelles et les intérêts universels qui existent entre les différents peuples de la terre. Les activités d’AFS Interculture Canada sont basées sur des valeurs de dignité, de respect des différences, de paix, de tolérance et de sensibilité.

AFS Interculture Canada - www.afscanada.org - 1-800-361-7248

Section portant sur la collecte de fonds

Comme plusieurs autres institutions dédiées à l’éducation tels les collèges, universités ou centres de recherche, AFS Interculture Canada dépend de l’appui de la communauté. Les contributions provenant d’individus, de fondations, de compagnies et de sociétés permettent à AFS de maintenir des programmes de haute qualité qui changent la vie des participants.

La collecte de fonds doit être faite sous forme de dons au nom de AFS Interculture Canada.

Pourquoi un programme de collecte de fonds?

L’activité de collecte de fonds est bénéfique pour le participant, elle favorise le développement de connaissances et d’habiletés qui lui seront utiles lors de son séjour à l’étranger et dans la vie en générale. La débrouillardise, l’esprit d’initiative, la capacité à développer un réseau de contacts sont parmi les habiletés que développe la collecte de fonds. Nous croyons que le participant doit s’investir dans son projet. En allant de l’avant avec la collecte de fonds, il pourra créer des liens avec sa communauté, liens qui lui serviront plus tard. Faire des activités de financement nécessite de la préparation, de l’organisation et de « l’entrepreneurship ». AFS Interculture Canada favorise l’engagement personnel qui contribue à la vie de la communauté par le biais d’activités bénévoles et au rayonnement de la mission de AFS. Par la collecte, le participant contribue à l’accès aux programmes de séjours à l’étranger du plus grand nombre de Canadiens sans égard à leur statut économique.

La collecte de fonds est obligatoire. Elle est partie intégrante du programme d’apprentissage, de préparation, et d’engagement d’AFS.

Pourquoi fait-on un don à AFS?

En 2006, les Canadiens ont généreusement fait des dons de 8,5 $ milliards à différents organismes de charité et de bienfaisance. Les motivations des donateurs sont multiples, certains font des dons pour encourager un jeune qu’ils connaissent et veulent ainsi marquer leur appui et leur affection. D’autres sont motivés par le développement de la jeunesse, pour préparer des leaders de demain. L’apprentissage interculturel ainsi que la promotion d’un monde pacifique et plus juste attirent également l’attention de beaucoup de donateurs. Certains désirent contribuer à AFS soit parce qu’ils connaissent AFS, soit parce qu’ils ont déjà fait un programme AFS dans le passé. Sans être la motivation principale des donateurs, la réduction des impôts est un facteur apprécié.

À quoi servent les dons recueillis?

AFS Interculture Canada vise à recueillir 400 000 $ en dons du public, des sociétés et des associations désirant appuyer la cause de la jeunesse et de l’apprentissage interculturel. Ces dons serviront à la communauté et seront redistribués pour :

• Octroyer 50 000 $ de bourses pour rendre accessible les programmes AFS au plus grand nombre de participants, peu importe leurs conditions économiques ;• Former les bénévoles AFS en éducation interculturelle pour appuyer les participants; • Publier un manuel de formation intitulé « Petit guide pour réussir son expérience interculturelle». • Pour l’année 2008-2009, offrir un programme de formation et de certification linguistique et en apprentissage interculturel à 14 élèves de 15 à 18 ans; • En 2009-2010, étendre le programme de certification et d’apprentissage interculturel à l’ensemble des participants aux programmes scolaires d’AFS; • Recruter et former 35 mentors en éducation interculturelle pour assurer la supervision des participants; • Traduire et éditer en français le livre Exchange Students Survival Kit de Bettina Hansel; • Remettre gratuitement le livre Exchange Students Survival Kit de Bettina Hansel à l’ensemble des participants AFS au Canada.

Comment ça fonctionne?

AFS Interculture Canada est un organisme enregistré de charité, son numéro est le 100071927RR0001. À ce titre AFS Interculture Canada est autorisé à recueillir des dons du public, des compagnies et des fondations et d’émettre des reçus de charité aux donateurs. Ceux-ci peuvent ainsi bénéficier d’une déduction fiscale et obtenir une réduction des impôts à payer.

AFS sollicite des donateurs potentiels et met en place les programmes pour permettre aux participants d’atteindre leurs objectifs de collecte de fonds selon le programme qu’ils ont choisi.

Les participants doivent donc s’assurer qu’ils déploient tous les efforts possibles pour respecter leur engagement. Dès qu’ils seront reconnus comme collecteurs de fonds par AFS, les participants recevront une lettre les autorisant à recueillir des dons au nom d’AFS. Les participants sont invités à préparer leur plan de financement le plus rapidement possible et à remettre à AFS les dons recueillis auprès des donateurs dès réception. Les donateurs peuvent également faire parvenir directement leur don à AFS Interculture Canada, en identifiant le nom du participant/collecteur de fond.

AFS Interculture Canada émet aux personnes, entreprises et fondations un reçu de charité pour tous les dons de 20 $ et plus. Les chèques doivent être faits à l’ordre d’AFS Interculture Canada et envoyés au bureau national. Les reçus pour fins d’impôt seront émis chaque mois suivant la date de réception du don et envoyés directement au donateur. Ainsi, il est important de s’assurer que l’adresse et le nom complet du donateur soient clairement indiqués sur le chèque ou sur une lettre accompagnant le chèque. Pour des dons en argent comptant, vous devez remettre un reçu confirmant la réception de cet argent et ne pas oublier d’inscrire les coordonnées du donateur sur une copie de ce reçu que vous conserverez pour le joindre avec le document « Registre et sommaire des dons » inclus dans ce guide.

En plus de la collecte de dons, votre campagne de financement devrait également contenir d’autres activités de financement comme la vente d’articles et de biens ainsi que des activités qui permettent aux gens de contribuer à votre projet. (Commandite pour une marche, rallye de bicyclette, soirée de danse, souper spaghetti etc.). Ces activités peuvent réduire vos coûts (frais de participation ou argent de poche) mais AFS ne pourra, en aucun cas, émettre de reçu de charité pour ces activités. Voir la section « Ce qu’est une campagne de financement » pour plus d’information sur ces types d’activités.

Questions sur les dons

Qui peut faire des dons?• Toute personne, compagnie canadienne, fondation, excepté le participant.

Y a-t-il des montants maximums de dons?• Il n’y a pas de montant maximum de dons à l’exception du père et/ou de la mère du participant qui ne peuvent pas contribuer plus de 3000$ chacun.

Les dons sont-ils remboursables?• Conformément aux exigences des autorités fiscales et gouvernementales canadiennes les dons ne peuvent être remboursés, même si le participant se désiste du programme AFS. Les dons n’appartiennent pas au participant/solliciteur, ils constituent des dons pour AFS Interculture Canada.

Qu’est-ce qui arrive si je collecte plus de dons que le montant exigé?• Les dons supplémentaires demeureront dans les fonds d’AFS Interculture Canada. Ils ne peuvent pas réduire les frais de participation, ou tout autre frais dû, par le participant.

Qu’est-cequ’undonetquin’apasdroitàunreçupourfinsd’impôt?• Un don est un montant en argent ou des biens consentis librement par un donateur sans contrepartie. L’argent reçu de la vente d’un article ou d’un service rendu n’est pas un don. Veuillez vous référer à la liste des activités de financement, à la page 12 de ce guide, pour lesquelles aucun reçu pour fins d’impôt ne sera émis. Même si ces activités de financement ne peuvent donner droit à une déduction fiscale, elles sont importantes à réaliser dans le cadre d’un plan de financement.

Connaissances générales importantes

Avant de solliciter qui que ce soit dans la communauté, qu’il s’agisse d’une personne ou d’un groupe, vous devez connaître et être convaincu de la raison pour laquelle ils devraient soutenir AFS Interculture Canada. La parole doit vous venir naturellement lorsque vous parlez d’AFS Interculture Canada. Soyez prêt à répondre aux questions suivantes :

• Qui est AFS Interculture Canada?

• Quels sont les buts, les objectifs et les composantes du programme? Quels sont les bien faits d’une expérience AFS?

• Comment expliqueriez-vous le programme de façon claire et concise? Quelle est la durée du programme? Où se déroule-t-il?

• Pourquoi voulez-vous faire ce projet, qu’est-ce qu’il vous apportera, quels apprentissages vous apportera le programme AFS?

• Qui d’autre a appuyé le programme sur la scène locale? Cette information peut influencer d’éventuels donateurs. Dans votre communauté, y a-t-il une autre personne qui aurait participé au programme?

Vous, comme collecteur de fonds

Votre meilleur atout pour réaliser votre collecte de fonds, c’est votre ENTHOUSIASME et votre PRÉPARATION. Faites bien sentir votre enthousiasme à l’éventuel donateur. Comme c’est le cas dans la plupart des activités humaines, une bonne part de votre réussite dépend de l’attitude et de la préparation avec lesquelles vous abordez l’entreprise. Quand il aborde un donateur éventuel, le demandeur a tout intérêt à se sentir à l’aise, et pour arriver à cet état, rien de mieux que de croire fermement au projet qu’on présente. Voici quelques conseils qui vous aideront à vous rendre à l’aise dans cette tâche:

Croyez en vous-même. Vous avez été choisi pour participer au programme en raison de votre personnalité, de vos intérêts et de vos aptitudes. Un nombre limité de personnes peuvent faire un séjour à l’étranger et ainsi s’exposer à autant de nouveautés et de différences.

Ayez une bonne connaissance du programme. Lisez la documentation d’AFS Interculture Canada pour que les buts et les composantes du programme vous soient familiers. Si vous ne connaissez pas la réponse à une question, ne soyez pas embarrassé : vous n’avez pas à être un expert. Renseignez-vous et recontactez la personne concernée le plus tôt possible pour lui donner la réponse voulue.

Soyez vous-même tout en vous comportant en « professionnel ». Faites preuve d’enthousiasme et soyez habillé convenablement.

AFS Interculture Canada - www.afscanada.org - 1-800-361-7248

Veuillezvousfixerdesobjectifsréalistes selon le montant à amasser versus le temps que vous avez. Par exemple, si vous devez amasser 4 000 $ de donations et que vous avez 40 semaines pour le faire, vous pouvez donc évaluer que vous devrez trouver 100 $ par semaine. Faites-vous un calendrier (voir outils disponibles à la fin de ce guide) en fonction de vos objectifs. Vous pourrez ainsi évaluer où vous en êtes et agir à temps!Quiconque a un but à atteindre doit prendre le temps d’élaborer une stratégie et de se tracer un plan d’action. Ne vous en remettez ni à la chance, ni au hasard.

Pour la collecte de fonds, votre meilleur allié, mais aussi votre pire ennemi, c’est votre attitude mentale. Certains pensent que faire de la collecte de fonds c’est quémander, que demander de l’argent c’est gênant. Rappelez-vous que les Canadiens ont donné 8,5 $ milliards en 2006, parce qu’ils ont jugé une cause importante, parce qu’ils ont appuyé une personne d’une organisation, parce qu’ils ont voulu le bien pour leur communauté et l’humanité. Rappelez-vous que la contribution à AFS est pour favoriser le rapprochement des cultures, pour faire la promotion d’un monde plus juste et pacifique. Rappelez-vous que vos apprentissages avec AFS pourraient contribuer à faire de vous une personne meilleure, plus compétente et plus consciente des enjeux globaux, plus ouverte aux différences culturelles.

Dresser des listes

Dresser des listes de personnes qui pourraient vous aider, pas seulement ceux et celles qui peuvent faire des dons. Commencer par la liste des personnes que vous connaissez, celles que vos parents connaissent. Une de ces personnes travaillent-elles dans une compagnie qui pourrait faire un don ? Connaît-elle une autre personne qui pourrait faire un don?

À côté de chaque nom des personnes que vous aurez inscrit sur votre liste, mettez-y deux objectifs que vous pouvez atteindre. Un premier objectif peut être une somme d’argent que vous désirez lui demander et un deuxième objectif peut être relatif au type d’aide que cette personne pourrait vous offrir dans la collecte de fonds. Serait-elle disposée à vous référer auprès d’un collègue et/ou ami qui peut faire une contribution à vos activités de financement?

Dresser des listes d’activités que vous désirez faire. La vente d’articles ou l’offre de service peuvent faire partie des vos activités. Pensez aux choses que vous faites déjà et que vous aimez faire : vous jouez du piano, pourquoi ne pas donner quelques concerts? Vous êtes habile en cuisine, pourquoi ne pas confectionner des gâteaux et des confitures que vous pourrez vendre? Demandez à vos amis de vous aider, faites l’inventaire de leurs talents, peut-être y a-t-il des musiciens ou des comédiens parmi eux?

Rencontres avec les donateurs

Identifiez la personne appropriée (responsable des ressources humaines ou des relations publiques) et envoyez une 1. lettre, suivie d’un appel pour obtenir un rendez-vous.

Sachez à qui vous vous adressez : renseignez-vous sur l’organisme que vous abordez, voyez plus particulièrement en 2. quoi ses buts et objectifs se rapprochent de ceux du programme. Choisissez des arguments convaincants et la façon de les exposer.

Informez-vous du temps dont vous disposerez et du type de rencontre ou de réunion dont il s’agira. Vous pourrez ainsi 3. déterminer la durée de votre présentation.

Lors de la rencontre, servez-vous du rapport annuel d’AFS International (disponible en anglais seulement et sur 4. demande) pour ajouter de la crédibilité à votre requête.

Si vous devez faire une présentation auprès d’un groupe, vous pouvez diversifier vos outils de travail (tableaux à 5. feuilles/diapositives/acétates transparentes/présentation « PowerPoint », affiches illustrant l’information, des cartes, etc.). Il est plus facile de s’adresser à un auditoire à l’aide de matériel visuel, ce qui vous permettra de bien structurer votre présentation (exercez-vous d’abord devant vos amis).

Habillez-vous convenablement. Soyez à l’heure! Si vous avez à rencontrer un groupe, arrivez à l’avance. Ceci vous 6. permettra de rencontrer des gens et d’établir des contacts individuels.

Prévoyez du temps pour des questions : essayez de faire participer votre auditoire et soyez prêt! 7.

N’oubliez pas de leur parler des événements spéciaux que vous planifiez. Ces gens pourraient vous aider dans vos 8. autres activités.

Remerciez les gens que vous avez rencontrés, mêmes s’ils n’ont pas fait de don.9.

Qu’ils aient fait un don ou non, il peut être bénéfique de demander à ces personnes si elles connaissent d’autres 10. personnes qui pourraient vous aider. Demandez la permission d’utiliser le nom de votre interlocuteur lorsque vous contacterez les personnes qu’elle vous aura référées.

Envoyez une lettre de remerciement, que l’on vous ait fait un don ou non!11.

Lors de votre séjour à l’étranger, envoyez une carte postale aux donateurs.12.

Que faire lorsque vous recevez un don pour AFS

N’oubliez pas les mots ou lettres de remerciements.•

Demandez un chèque ou mandat personnel payable à l’ordre d’AFS Interculture Canada avec la mention « DON » • inscrite sur le devant du paiement.

Assurez-vous que le nom complet et l’adresse complète du donateur soient indiqués dans votre liste afin que nous • puissions lui envoyer son reçu pour fins d’impôt. (nous vous suggérons d’utiliser le formulaire Registre et sommaire des dons).

Faites parvenir les dons au bureau d’AFS Interculture Canada dès réception. N’attendez pas d’avoir reçu tous les • dons. Prenez soin de bien identifier le donateur et ses coordonnées complètes.

Reconnaissance de la contribution des donateurs

Quiconque aide un individu à atteindre son but, apprécie que son geste soit souligné d’une façon ou d’une autre. En reconnaissant l’apport des donateurs,

Vous faites connaître à la communauté ceux qui ont encouragé vos efforts;• Vous témoignez votre gratitude à ceux qui vous épaulent;• Vous les rendez fiers de leur geste;• Vous aidez les futurs participants d’AFS Interculture Canada à obtenir une aide financière de ces mêmes donateurs.•

Tenue de dossiers et formulaires

Il est important de tenir vos dossiers à jour pour savoir où vous en êtes dans vos activités de financement et pour assurer un suivi efficace. Conservez les originaux pour en faire des copies si vous avez besoin de formulaires supplémentaires.

Liste d’éventuels donateurs

Réseau personnel : Parents, amis, amis de la famille, voisins.

Entreprises : Les entreprises et organismes œuvrant dans votre champ d’études et dans votre localité sont les cibles privilégiées de toute campagne de financement. Alors, n’hésitez pas, communiquez avec le vice-président ou le directeur des ressources humaines. Consultez le bottin téléphonique (pages jaunes), le journal local, etc. Plusieurs entreprises de votre localité/quartier ont des budgets pour soutenir les activités de la communauté. Avant de faire une demande à ces entreprises, faites fonctionner votre réseau de contacts : connaissez-vous quelqu’un qui travaille pour cet employeur?

Éducation : Si vous êtes encore aux études, adressez-vous aux membres du corps enseignant, à l’association des étudiants ou à d’autres groupes du campus. Ne négligez surtout pas les associations d’anciens étudiants; ce sont souvent de très bonnes sources de soutien financier. Ces différents groupes pourraient également vous aider à organiser un événement ou encore vous verser un pourcentage des profits d’un événement à venir.

Organisations religieuses : Les églises ou les groupes qui y sont affiliés sont souvent disposés à faire des dons en argent. Les églises sont de bonnes ressources si vous prévoyez organiser un événement. Approchez mosquées et temples. Ne négligez aucun organisme, notamment celles qui se dissent spirituelles plutôt que religieuses (méditation, yoga, etc.).

Clubs sociaux : Les clubs sociaux ont des fonds pour appuyer des projets comme le vôtre. Au fil des ans, plusieurs d’entre eux se sont avérés de généreux soutiens des participants d’AFS Interculture Canada. Les clubs se réunissent régulièrement et il y a souvent un conférencier invité. Voilà une bonne occasion d’améliorer votre aptitude à parler en public. Les membres du club voudront sûrement que vous leur parliez avant d’accepter de faire un don ou en échange de celui-ci. Rappelez-vous que bon nombre de ces groupes ne se réunissent pas durant l’été et qu’il vaut mieux les contacter avant la fin juin. Exemples: Richelieu, Club Optimiste Kiwanis, Lions, Chevaliers de Colomb, Clubs féminins, groupes ethniques, 4-H, etc. Développement : On retrouve, dans bien des communautés, des filiales d’organismes nationaux ou internationaux vouées à la paix, à la protection de l’environnement, etc. Vous pourriez vous associer à l’un de leurs événements, ou bien ils pourraient vous verser une petite contribution en échange d’une présentation touchant leur sphère d’activités à votre retour de programme.Exemples : organismes multiculturels et ethniques, Centres d’amitiés autochtones, Amnistie Internationale.

Politique : Nombreux sont les représentants de la population, élus ou désignés qui, à défaut d’être capables d’ouvrir le « portefeuille public », peuvent ouvrir le leur. Par le passé, bon nombre d’entre eux se sont révélés des alliés très fidèles, mais aussi très occupés. Souvent, ils pourront vous donner accès à un photocopieur, un télécopieur, etc. En outre, on peut généralement compter sur eux pour faire don d’épinglettes (Canada, provinces, municipalités) ou de divers écussons et fanions. C’est le genre de petits souvenirs qui se donnent bien pendant le programme. Les députés de comtés provinciaux disposent d’un budget pour le soutien à l’action bénévole. Ne tardez pas à demander ces subventions. Exemples : maire de la communauté et conseil municipal, membres de la législature provinciale.

Autres : Souvent, les entreprises et les institutions financières locales font des dons ou possèdent un fond spécial dont vous pourriez profiter. Bien des entreprises répondent favorablement au type de requête que vous leur ferez parce qu’elles espèrent en obtenir quelque chose en retour. Dans les milieux de campagne de financement, on appelle ça le CMRQ, c’est-à-dire “ Ça me rapporte quoi?” Vous devrez donc penser à la façon de remercier ces donateurs.Exemples : syndicats, médias locaux, bibliothèque locale, caisses populaires, votre banque, compagnies d’assurance, caserne de pompiers.

Les frais de participation

Chaque participant doit payer les frais de participation associés au programme et pays choisis.

Le coût d’un programme avec AFS Interculture comprend :

• Le voyage international aller-retour avec le groupe d’AFS • Le transfert aller-retour de l’aéroport d’arrivée à la famille d’accueil du pays hôte• Le régime d’assurance médicale et complémentaire d’AFS • L’hébergement et la nourriture dans votre famille d’accueil • Les ateliers ou camps d’orientation dans votre pays d’origine et dans votre pays d’accueil • Un service d’urgence 24 h sur 24 au Canada et dans votre pays d’accueil • Un réseau de bénévoles dûment formés pour vous aider pendant toute la durée de votre expérience

Section portant sur la campagne de financement

Ce qu’est une campagne de financement

La campagne de financement permet aux participants d’amasser des fonds exigés pour participer au programme AFS. Chaque participant doit débourser des frais de participation associés au programme choisi. Le participant pourra, grâce aux activités de financement, réduire ses frais de participation ou s’amasser de l’argent de poche. Notez qu’AFS Interculture Canada ne peut émettre de reçu de charité pour les activités mentionnées plus bas.

Il existe plusieurs activités, faites preuve d’imagination et utilisez vos talents! Si vous êtes musicien, pourquoi ne pas organiser un concert? Si vous êtes plutôt du type artistique, vous pourriez organiser une exposition? Vous trouverez quelques idées d’activités un peu plus loin dans ce guide.

Planification et idées d’activités

Avant de vous engager à organiser un événement, évaluez toutes les tâches requises pour mener le projet à bon port. Devez-vous investir beaucoup d’énergie? Vos amis et parents sont-ils disponibles? Quels sont les autres événements qui ont lieu en même temps au sein de votre communauté? Quel est le revenu maximal que vous pouvez récolter d’un événement? Et en dernier lieu, est-ce la meilleure manière d’utiliser votre temps et votre énergie?

Organisation d’une activité. Voici les étapes à suivre afin de mettre toutes les chances de votre côté pour la réussite de votre activité de financement.

Trouver ce que l’on veut faire.• Demandez à vos amis et familles des idées d’activités.

Voici quelques exemples : Le lavothon : Rassemblez vos amis. Demandez au propriétaire de la station-service ou de l’épicerie du coin la permission d’utiliser une partie de son terrain de stationnement et vous brancher sur son robinet. La quincaillerie locale pourrait vous fournir savon et éponges : ça ne coûte rien de demander. Faites des affiches, déguisez-vous, soyez visibles … et prêts à laver. Si vous avez suffisamment de gens pour vous aider, si votre emplacement est bien choisi et le beau temps est de la partie, vous devriez pouvoir recueillir quelques centaines de dollars. C’est une activité qui exige pas mal d’efforts physiques. La cueillette de bouteilles : Assurez-vous d’abord d’avoir l’autorisation de votre ville. Cette activité nécessite beaucoup de monde et de voitures. Vous devrez frapper à bien des portes et expliquer la raison d’être de la cueillette aux gens. Apportez des dépliants et brochures de renseignements avec vous ou un article de journal.

La vente de garage : Contactez d’abord votre ville pour connaître la règlementation. Plusieurs villes exigent un permis. Demandez à vos amis et votre famille de vous donner des choses dont ils ne veulent plus. Insérez une annonce dans le journal local et placardez des affiches à travers la ville. Attention, certaines villes organisent déjà des ventes de garage à une date déterminée, soyez de la partie! Informez les acheteurs éventuels que l’argent recueilli servira à payer en partie votre participation au programme. Vous pouvez profiter de cette activité pour vendre des gâteaux ou des biscuits maison, des boissons gazeuses, des billets de tombola et un tas d’autres choses.

Vente de produits : La vente d’articles comme technique de collecte de fonds est de plus en plus populaire. Il est très important de faire une petite étude de marché avant de se lancer dans l’aventure. Vérifiez auprès de votre famille les items qu’ils achèteraient avant de commander de la marchandise. Comparez les prix afin d’être concurrentiel. Soyez réaliste, il est mieux de commander plusieurs fois le même produit que d’en commander trop et de ne pas pouvoir les vendre! Le défi à relever sera de savoir tirer profit de cette vente. *Il est à noter qu’AFS n’est pas responsable de l’entente faite avec le fournisseur. Vous pouvez consulter le site d’Équita : www.equita.ca

Soyez bien conscient de l’importance de la vente dans votre stratégie globale campagne de financement. Vous n’êtes sûrement pas intéressé à vendre deux tablettes de chocolat (profit de 3,00$) à quelqu’un qui serait prêt à vous faire un don de 25,00$. N’oubliez pas qu’un don substantiel est toujours plus profitable qu’un petit pourcentage sur une vente. Les gens achètent souvent un produit pour ce qu’il est plutôt que pour ce qu’il représente (un moyen de soutenir une cause ou un programme). Prenez l’occasion de parler d’AFS Interculture Canada à ces acheteurs.

Repas à thème, soirée vidéo/diapo : Vous pouvez inviter quelques amis, la communauté en général ou un groupe en particulier. Si vous préférez que ça se passe entre amis, invitez-les avec leurs pa-rents en leur priant de faire don de quelques dollars. Si vous êtes membre d’un groupe ou connaissez quelqu’un dont c’est le cas, vous pourriez organiser une soirée au cours de laquelle il y aurait projection d’un film ou d’une vidéo.

Les activités d’endurance:

• Les marathons* : • Marathon de danse sociale/aérobique • Yoga• Bercethon dans un centre commercial• Marchethon• Patinothon (à lames ou à roulettes)

*Ce type d’événement fonctionnera s’il reçoit de la publicité au plan local et si vous pouvez y faire participer vos amis et les membres de votre famille. Préparez un formulaire d’engagement à remettre à tous ceux et celles qui vont participer. Il convient de recueillir toutes les sommes pro-mises avant la tenue de l’événement : ceci vous évitera bien des tracas. D’autres idées?

• barbecue au supermarché• défi de conditionnement physique• course de baignoire• une vente de gâteaux maison à l’école• offrez votre aide pour enlevez les feuilles mortes à l’automne ou la neige après une tempête• faites un kiosque dans votre école• compétition culinaire• emballez les cadeaux de Noël dans un centre d’achat• une cueillette de huards à un match sportif• fête karaoké• un salon de thé dans une résidence pour personnes âgées• des activités de parrainage telles qu’un concours du plus gros mangeur• un concours de danse• des activités musicales ou culturelles telles qu’un concert-bénéfice ou la présentation d’un film• une exposition d’art ou de photographies• une journée où les gens portent un chapeau ou une tenue décontractée, au travail ou à l’école

Formez une équipe :• demandez à vos amis et famille s’ils veulent vous aider. Voyez au rôle de chacun dans cette équipe. En donnant des tâches à chacun de membres, vous vous assurerez de ne pas être surchargé de travail.

Établissez un budget • : Il est important de définir les coûts de votre activité. Veuillez vous référer au formulaire de budget ci-joint.

Établissez un calendrier • : Vous devrez planifier votre activité : réserver les lieux; obtenir des dons en nature (produits, articles); organiser les divertissements; prévoir de la nourriture; contacter les médias (journaux, radio, télévision, Internet) faire imprimer les billets et les affiches; aménager un kiosque d’information sur AFS Interculture Canada. Le jour même de l’événement, vous devrez faire l’installation, coordonner les activités, nettoyer les lieux, et envoyer les lettres de remerciements.

Fixez la date :• Il y a un moyen de faire coïncider vos activités de financement avec les fêtes et les festivités qu’il y a au cours de l’année. Prenons, par exemple, votre propre anniversaire, la fête des grands-parents, le jour du Canada, Noël, la fête de la Saint-Jean-Baptiste, la fête du Travail, l’Action de grâce, la fête des Mères, la fête des Pères, Pâques, Chanukah, Divali, Idul Fitri, les solstices d’été et d’hiver, etc. Attention, choisissez une date qui vous laissera le temps de préparer votre activité! Au moment de planifier une activité, portez attention aux dates. Votre événement entrera-t-il en conflit avec un autre événement important de la communauté?

Réservez l’endroit où aura lieu l’activité :• Assurez-vous de trouver un endroit bien situé afin de rejoindre le plus de monde possible! Assurez-vous d’avoir tous les items nécessaires à proximité!

Recherchez des commanditaires • : Il est possible d’obtenir des commandites pour votre activité. N’oubliez surtout pas de les remercier suite à l’activité!

Envoyez des invitations :• Lorsque ces étapes sont faites et confirmées, envoyez des invitations aux personnes que vous connaissez, à la mairie, aux journaux locaux et aux entreprises locales. Soyez clair dans vos invitations! Indiquez la date de la façon suivante afin d’éviter une mauvaise compréhension : 06 septembre 2009. N’oubliez pas l’adresse! Dans le cas d’une activité extérieure, veuillez prévoir un plan B en cas de pluie et le mentionner sur l’invitation.

Communiquez avec les médias : • Le but visé, par vos activités de sensibilisation, est de susciter l’intérêt de la communauté afin de faciliter vos efforts de financement. Vous pouvez contacter le journal local, station de radio et de télévision, élus de votre région.

La réussite de vos activités de relations publiques dépendra de votre connaissance d’AFS Interculture Canada et de vos attentes face à ce programme. Les possibilités ne sont limitées que par votre imagination. Si vous n’allez pas voir les gens pour leur demander leur appui, ils ne pourront pas vous le donner. Si les habitants de la communauté vous perçoivent comme quelqu’un d’engagé et un modèle à imiter, soyez assuré qu’ils seront disposés à vous soutenir.

Soyez prêt à travailler fort et faites-vous connaître!

Ne vous contentez pas d’un seul type d’activités de financement.

Questions juridiques et les assurances

Assurances et responsabilités

Vous N’ÊTES PAS couvert par les assurances d’AFS Interculture Canada lors de vos activités de financement. Ceci signifie qu’en tant que collecteur de fonds, vous êtes responsable de tous les aspects de votre campagne de financement. Si vous organisez un événement public et que, selon vous, des assurances s’imposent, vous devez assumer cette responsabilité personnellement.

AFS Interculture Canada ne vous accorde pas la permission d’utiliser son numéro de charité pour toute activité que vous organiserez durant votre campagne de financement, c.-à-d. pour un permis d’alcool, un tirage, une loterie, etc. sans avoir préalablement obtenu notre autorisation écrite.

Vous devez donc faire preuve d’un bon jugement, d’une attitude responsable et prendre des mesures de sécurité en tout temps durant votre campagne. Ressources incluses dans ce guide

Registre sommaire de dons• : C’est un formulaire très utile pour vous aider à bien gérer vos dossiers sur les dons. Utilisez-le pour tenir à jour le montant global d’argent reçu. Il peut aussi vous servir de carnet d’adresses lorsque vous enverrez des cartes postales à vos donateurs.

Calendrierdeplanification•

Liste de contacts• . Voilà un outil précieux pour dresser votre liste de cibles à contacter

LettredeconfirmationdevotreparticipationauprogrammeAFS• . Faites-vous des photocopies que vous pourrez utiliser durant votre campagne. Si vous désirez des copies originales supplémentaires, contactez-nous.

Lettres types• pour entreprises, clubs sociaux, etc.

*Disponibles sur demande

Dépliants AFS• Rapport annuel d’AFS International (en anglais seulement). Aussi disponible sur www.afs.org section « about us ». •

Lettre de confirmation de participation

Date

Nom du contact et de l’organisme

Adresse

Ville et code postal

Madame, Monsieur,

J’ai le plaisir de vous annoncer que je participerai à un programme d’échange interculturel d’AFS Interculture Canada. Cet organisme international, sans but lucratif et basé sur le bénévolat, offre des occasions d’apprentissage interculturel grâce à ses programmes d’échange.

Les programmes offerts par AFS permettent aux participants de s’ouvrir sur le monde, d’apprécier les différences culturelles et les intérêts universels qui existent entre les différents peuples de la terre. Les jeunes Canadiens ont l’occasion de développer leurs habiletés interculturelles tout en explorant leurs aptitudes vis-à-vis d’autres peuples. Ce programme permet de connaître les particularités culturelles, sociales et économiques d’un pays qui ont un impact sur la façon dont les personnes se perçoivent et perçoivent les autres. AFS est reconnu d’intérêt public par l’Unesco.Dans le cadre de ce programme, j’irai à l’étranger où je vivrai avec une famille d’accueil et fréquenterai l’école, ce qui me permettra d’apprendre la langue et de m’intégrer dans la société d’accueil et sa culture.

Comme plusieurs autres institutions dédiées à l’éducation tels que les collèges et universités, AFS Interculture Canada dépend de l’appui de la communauté. Les contributions provenant d’individus, de fondations, de compagnies et de sociétés permettent à AFS de maintenir des programmes de haute qualité. Je me suis donc engagé auprès d’AFS à faire une collecte de fonds, qui sera par ailleurs une occasion d’apprentissage pour moi. C’est à ce titre que je sollicite votre appui à mon projet. En faisant un don, vous contribuerez à la réalisation de mon rêve de vivre une expérience enrichissante et unique en (nom du pays). AFS Interculture Canada, organisme de charité reconnu, émettra des reçus pour fins d’impôt pour tous les dons de 20,00$ et plus.

Je communiquerai avec vous d’ici peu pour fixer un rendez-vous pour en discuter plus longuement.

Veuillez agréer l’expression de mes meilleurs sentiments,

Votre nom

Adresse

No. de téléphone

Lettre de suivi avec un éventuel donateur

A. Dans le cas où un appui vous a été promis :

DateMonsieur, Madame,

Je désire vous remercier d’avoir accepté de me rencontrer/parler hier après-midi. Je vous suis reconnaissant pour le temps que vous m’avez accordé et m’avoir permis de mieux vous présenter mon projet de séjour à l’étranger que je m’apprête à vivre avec AFS.

J’ai été particulièrement touché par votre généreux don de (montant $). Votre chèque a déjà été envoyé au bureau d’AFS Interculture Canada. Vous recevrez un reçu pour fins d’impôt prochainement.En mon nom personnel et au nom d’AFS Interculture Canada, je vous remercie encore de votre attention et de votre générosité.Je vous prie de recevoir mes salutations cordiales et distinguées,Votre nomAdresseTéléphone

B. Dans le cas où un don ne vous a pas été promis :

DateMonsieur, Madame,

Je désire vous remercier d’avoir accepté de me rencontrer/parler hier après-midi. Je vous suis reconnaissant pour le temps que vous m’avez accordé et qui m’a permis de mieux vous présenter mon projet de séjour à l’étranger que je m’apprête à vivre avec AFS.

Je sais bien que vous êtes souvent sollicité et que les limites de vos ressources (la situation précaire de l’économie ou autres raisons invoquées), ne vous permettent pas de contribuer financièrement à toutes les causes qui vous sont soumises. Comme vous l’avez suggéré, je communiquerai avec vous plus tard pour voir si un don serait plus opportun à ce moment-là.

Votre enthousiasme à l’égard de l’expérience que je vais acquérir grâce à ce programme m’encourage grandement. J’espère être en mesure de vous en parler en personne à mon retour.

Je vous prie d’agréer l’expression de mes sentiments distingués.

Votre nomAdresseTéléphone

Liste de contactsN

om du contact et titre

Adresse com

plète du contactN

o. De téléphone

Courriel

Résultats et suivi

Date des dons

Nom

et adresse complète des dona-

teursM

ontants reçusType de paiem

entD

ate d’envoi à AFS

Registre et som

maire des dons (gardez une copie pour vos dossiers et une pour le bureau A

FS)

Nom

du participant:

Semaine débutant le :

Objectif de la sem

aineA

ctivités planifiéesR

ésultats des activitées

Montant

collecté durant la sem

aine

Montant

collecté total

Calendrier des activitées planifiées et résultats