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  • Guide de codification

    des factures de vente

    Recettes

    Direction des Finances Agence Comptable

    03/2013

  • Guide de codification des factures de ventes Recettes AC DFI 1

    Rappels gnraux sur les recettes........2 Engagement du dbiteur....2 Tarifs appliqus....2 Consultation des clients et Rles partenaires.........2-3 Prestations internes........3 Article dexonration de TVA collecte..3-4 Domaine fonctionnel Recettes..4 Particularits du Flux Liquidation directe en recettes4-5 Processus particulier : la Rgie de recettes....5 CFAU..5 Guide des Recettes Application Sifac.....6 Annexe 1 : Codification des Droits dInscription....17 Annexe 2 : Codification des Recettes par Imputation comptable.........................18 Annexe 3 : Articles rglementaires Exonration de TVA....20

    Prambule : Dans un objectif global de qualit comptable et budgtaire, ce guide a pour finalit de dfinir la classification des recettes de lUniversit de Strasbourg selon quelles soient issues de ressources propres (produits des prestations de service, vente de biens, etc.) ou de subventions (aides financires alloues par des tiers).

    Destin principalement aux gestionnaires financiers, il est une aide la facturation des recettes de ltablissement, sous forme de facture de vente , saisie par lintermdiaire de lapplication SIFAC (Systme dInformation Financier, Analytique et Comptable). Le Manuel de Formation Recettes UDS , prsent sur lespace Sifac (ENT), reprend les rfrentiels ainsi que les modalits de saisie de cette facturation dans lapplication Sifac,

    cites dans ce guide.

    Sommaire

  • Rappels Gnraux sur les Recettes Application Sifac

    Engagement du dbiteur L'instruction codificatrice M93 prcise que la facturation de recettes doit comprendre :

    un engagement du dbiteur : bon de commande sign, convention valide date et signe par toutes les parties, notification, etc. ;

    un tat de liquidation : du calcul effectu pour chaque montant dtailler, "de manire permettre l'agent comptable, aux corps de contrle et au juge des comptes de s'assurer de la rgularit des crances recouvrer".

    Il est donc impratif de produire ces pices justificatives dans la bannette Sifac en plus de la facture de vente Sifac (Transaction VF03 pour le flux classique et transaction FBV3 pour la liquidation directe). Seule la pice originale est demande pour : les certificats administratifs signs par lordonnateur, ainsi que les avoirs des fournisseurs pour lannulation dune dpense dun exercice antrieur, et les fiches financires des droits spcifiques signes par les tudiants. La rfrence du bon de commande du client, ou de la convention ou toutes autres rfrences clients (mail avec signature) se fait dans les donnes den-tte de la commande de vente Sifac (champ N cde achat ) en flux classique et dans la colonne Texte du poste en liquidation directe. Ces documents doivent galement tre insrs dans la bannette. Autre point : sil sagit de facturer plusieurs prestations ou produits, il convient de les saisir de manire dtaille : par unit ou par poste. Tarifs appliqus Les tarifs appliqus lUnistra doivent obligatoirement tre approuvs par le Conseil dAdministration de ltablissement pour la priode concerne par la facturation. Ils concernent la vente de produits, de prestations de services, les remises commerciales, en interne comme en externe ltablissement. La tarification ainsi que la date de validation par le CA issues du Catalogue des Tarifs sont mentionnes laide dune Note dans la bannette Sifac. Pour toute information sur les tarifs, contacter dfi-tarifs@unistra.fr ou consulter lespace Tarifs de la DFI sur lENT. Consultation des clients et Rles partenaires Les donnes Clients ainsi que leurs adresses sont consultables via la Transaction XD03 : complter le n client, cliquer sur Ts domaines commerciaux , choisir lorganisation commerciale (ex. ETAB) puis cliquer sur l'onglet "Rles partenaire" et valider.

    Guide de codification des factures de ventes Recettes AC DFI 2

    mailto:dfi-tarifs@unistra.fr

  • Le numro de rle partenaire commence par le chiffre 9. Le rle partenaire ne peut tre utilis en liquidation directe. 4 rles partenaires sont dfinis dans Sifac slectionner dans longlet Partenaires :

    AG : Donneur d'ordre RE : Destinataire facture RG : Payeur WE : Rceptionnaire marchandise

    La demande de modification dadresse ou dajout se fait via une fiche client complte et envoye au bureau recettes de lagence comptable. Prestations Internes Le processus de facturation des prestations internes lUniversit de Strasbourg, dnommes PI, se fait selon un systme de gestion complet de lachat la vente en interne. Facturation hors interface PI : Aprs rception de la commande dachat interne mise par lacheteur (FOURN_PI), le vendeur interne de lUnistra met sa facture de vente (CLIENT_PI), selon la typologie du produit ou de la prestation vendue. Cette facture de vente accompagne de la liste des factures valides (Transaction ZREC022) est par la suite transmise par courrier au Ple central Gestion des PI du Bureau de lexcution budgtaire de la Direction des Finances pour contrle. Aprs visa comptable du Bureau des recettes de lAgence comptable, le Ple Central Gestion des PI complte le flux Sifac (saisie du service fait sur la commande dachat interne et liquidation de la facture dachat interne correspondante) et transmet la liste de dpenses pour visa la composante ou au service acheteur. Facturation via linterface PI Orion : Les prestations internes issues du Magasin de Chimie, de la DI Logiciels et de lImprimerie de la DALI sont encadres par un systme de gestion intgre et automatise: aprs que lacheteur interne lUnistra ait adress sa commande dachat interne au service cit ci-dessus, et que la prestation soit ralise ou le produit livr, le recours linterface PI permet lmission simultane dans Sifac de la facture de vente et de la facture dachat correspondante. Pour toute information sur les prestations internes, contacter Mme Caumont Nadia (caumont@unistra.fr) ou consulter les Procdures de facturation recettes - PI - hors interface et via interface ainsi que les PAP rfrencs, prsents dans lespace SIFAC. Article dexonration de TVA collecte Lorsque la facturation comporte une exonration de TVA, il est impratif de faire mention de larticle dexonration de TVA du Code gnral des impts inhrent la recette (cf. Liste des Articles dexonration en p.20 de ce guide). Dans Sifac, cette rfrence larticle doit se faire dans longlet Texte de la commande de vente ou dans la colonne Texte de saisie en liquidation directe : exemple Art. 256B du CGI.

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  • Dans le cas dune commande multiposte il convient de rpter lopration sur chaque poste. Cas gnral : pour les oprations imposables en France il peut y avoir exonration de TVA lorsque la vente de biens l'tranger concerne les tiers de l'Union Europenne condition que les numros de TVA intracommunautaire du vendeur et de l'acqureur figurent sur la facture de vente et qu'il y ait la mention de lexonration de TVA en application du Code Gnral des Impts (CGI).

    Domaine fonctionnel Recettes Le domaine fonctionnel (correspondant aux actions LOLF) est un axe de comptabilit budgtaire et analytique obligatoire pour la facturation mais nest pas soumis au contrle du comptable. Lapplication Sifac liste 4 domaines fonctionnels de recettes :

    RENC : ensemble des recettes encaissables (dans la plupart des cas). RZPI : recettes non encaissables internes (prestations internes et flux financiers

    internes). RZREGU : recettes non encaissables correspondant des oprations de rgularisation. RZOP : recettes non encaissables pour ordre (utilisation rserve lAC).

    Particularits du Flux Liquidation directe en recettes Pr-enregistrement et impact budgtaire : Pour assurer une meilleure lecture des restitutions budgtaires via la Transaction de consultation FMKFR01 il faut enregistrer la saisie en cliquant sur le bouton Sauvegarder compltement . La pice sera galement prenregistre mais avec un impact budgtaire (colonne Ralis en FMKFR01). Limpact comptable est effectif au moment de la prise en charge par lagence comptable. La suppression de la pice prenregistre annulera limpact budgtaire. Saisie du Texte visible limpression : Dans la transaction FV70, les lments saisis dans le champ Texte de longlet principal Donnes de base doivent tre saisis nouveau dans la colonne Texte de la ligne de poste renseigne afin que ces informations soient reportes automatiquement dans la facture de vente. Drivation du compte gnral : Pour certaines recettes saisies en Liquidation directe, il convient de modifier dans longlet Dtail le compte gnral driv par dfaut dans SIFAC (ou compte de contrepartie). Il sagit principalement des recettes de subventions : le PAP N2 Saisie dune recette en liquidation directe reprend le tableau de correspondance de ces comptes drivs. Liste des pices remettre lAgence comptable pour visa : La transaction FBV3 permet dobtenir la liste des pices prenregistres en recettes (DR). Une fois les lments intgrs dans la bannette de ces pices, cette liste doit tre transmise au Bureau du visa des recettes de lAC pour visa comptable.

    Guide de codification des factures de ventes Recettes AC DFI 4

  • Guide de codification des factures de ventes Recettes AC DFI 5

    Rejet dune pice prenregistre en liquidation directe : Le rejet dune pice prenregistre par le Bureau du visa des recettes se traduit par la suppression de la pice. Comptabilisation par erreur dune saisie prenregistre : Si la pice prenregistre en liquidation directe a