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Guide d’utilisation Skype For Business · Skype For Business est un outil de communication en...
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Guide d’utilisation Skype For Business
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Skype Pro :
Les
fondamentaux
Paramétrer son
interface
Communiquer
et collaborer
1 2 3 4
Sommaire
Les
périphériques
téléphoniques
Skype Pro :
Pour
commencer …
1 Skype : Kesako ?
Comprendre l’interface principale
Se connecter et se déconnecter
Skype : Kesako ?
La messagerie instantanée
Le partage de documents et la collaboration
L’appel audio et vidéoLa planification de réunion
en ligne
Skype For Business est un outil de communication en temps réel permettant de faciliter les échanges et le travail à distance et de développer le travail collaboratif grâce à divers outils :
Comprendre l’interface principale
StatutAffiche votre disponibilité. Cliquez dessus pour dérouler le menu et choisir votre statut ou pour quitter Skype
Localisation géographiquePermet d’indiquer votre localisation géographique, en complément de votre statut (ex: train, open space)
ContactsDonne accès à la liste de contacts
Barre de recherche Permet d’effectuer une recherche pour trouver un collaborateur en tapant son nom et/ou prénom
Historique des conversationsDonne accès à l’historique des conversations par messagerie instantanée et appels Skype Pro
Configuration périphérique audio
Note personnellePermet d’écrire un commentaire personnel qui sera affiché publiquement et visible de tous vos contacts
OptionsDonne accès aux menus conférences, gestion des statuts, conférence rapide, outils de configuration et aides à l’utilisation
Gestion des contactsPermet d’ajouter des contacts ou des groupes, de paramétrer les options d’affichage des contacts
Réunions Affiche vos prochaines réunions programmées
Pavé de numérotation Permet de composer directement le numéro d’un destinataire
Se connecter et se déconnecter
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Skype Pro se lance automatiquement à l’ouverture de ma session : l’icône est visible en bas de l’écran dans la barre des tâches
Skype peut aussi être lancé manuellement via le raccourci bureau dédié
Pour se déconnecter de l’application :
1. Cliquez sur le bouton « Fichier » en haut de l’interface principale puis sélectionnez « Se déconnecter »
2. Le bouton «Fermer » met Skype pro en tâche de fond mais ne l’arrête pas
Paramétrer
son interface
2 Gérer sa disponibilité
Paramétrer les périphériques audio et vidéo
Gérer les contacts
Gérer sa disponibilité
Mon statutIndique mon état de connexion (disponible, occupé, en réunion,
hors connexion…)
Ma localisationInformation pouvant être utile à mes interlocuteurs pour me contacter (ou non). Ex : « En déplacement », « En
reportage »
Mes activités du jourInformation pouvant être utile à mes interlocuteurs pour me contacter (ou
non). Ex : « En formation »
Vous pouvez gérer manuellement votre statut :
1. Pour pouvoir être contacté, choisissez : « Disponible » : pour échanger et partager « Occupé » : Occupé sur un dossier mais peut échanger « De retour dans quelques minutes » ou « Absent du bureau » : pour s’absenter temporairement de son poste / du bureau
2. Pour ne pas être dérangé, choisissez : « Ne pas déranger » : pour se concentrer ou s’isoler
Ne pas déranger : Votre contact est connecté mais a
déclaré qu’il ne souhaite pas être interrompu : l'accès à
sa messagerie instantanée et aux appels sont bloqués.
Si vous souhaitez être contacté par un contact
spécifique malgré votre statut « Ne pas déranger », cliquez droit sur son nom > Changer le niveau de confidentialité >
Groupe de travail
Paramétrer les périphériques audio
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Branchez votre casque ou téléphone à votre ordinateur avec le dongle ou le cordon
adapté
Cliquez sur le menu des périphériques audio
Sélectionnez le périphérique souhaité
Cliquez ensuite sur Paramètre du périphérique
audio pour effectuer certains réglages sonores
Gérer ses contacts – Organiser ses contacts
Par RelationJ’organise mes contacts dans les catégories de relations prédéfinies
(Groupe de travail, Collègues, Familles et Amis) en les glissant d’une
catégorie à une autre
Par StatutJe visualise mes contacts selon leur
statut de disponibilitéJe retrouve plus facilement les
personnes disponibles d’une équipe donnée
Par Groupe Je mets dans le groupe « Favoris »
les collaborateurs avec qui j ’échange plus fréquemment
Je range mes contacts , par projet ou domaine d’activité par exemple, afin de les retrouver plus facilement et de pouvoir entrer en contact avec tout le
groupe si besoin
Gérer ses contacts – Créer un groupe de contacts
Cliquez sur l’onglet « Groupes »
Cliquez sur « Ajouter … »
Choisissez « Créer un groupe »
Un nouveau Groupe apparait
Cliquez droit sur « Nouveau groupe »
Renommer le groupe selon votre besoin
Gérer ses contacts – Rechercher un contact
Renseignez le contact souhaité dans la
zone de recherche1
3
4
2
Des contacts sont alors suggérés en fonction de
l’annuaire de votre entreprise
Cliquez droit sur le contact souhaité, une liste d’action
est alors possible
Vous pouvez alors ajouter le contact aux Favoris ou
l’insérer dans vos groupes existants
Lors de votre première connexion à Skype, aucun n’est affiché!
Communiquer
et collaborer
3Utiliser la messagerie instantanée
Effectuer et recevoir des appels
Comprendre l’écran d’appels
Paramétrer les transferts d’appels
Utiliser la messagerie instantanée
Pour envoyer un message, il vous suffit de double cliquer sur un contact et l’interface s’ouvre
Zone de texte
Historique de la conversation
Ajouter des contacts à la conversation
Permet de réduire la fenêtre
Permet de lancer un appel vidéo
Permet d’appeler
Permet de partager son écran, des documents ou programmes
Permet d’envoyer des pièces jointes
Permet de régler certains paramètres
Définir l’importance haute du message
Permet d’insérer un lien hypertexte
Permet d’insérer des émoticônes
Permet d’envoyer le message. Vous
pouvez également utiliser la touche
« Entrer » de votre clavier
Effectuer et recevoir un appel
Pour effectuer un appel, plusieurs possibilités s’offrent à vous :
1. Cliquez sur la photo de votre contact, et cliquez sur le téléphone pour un appel normal ou alors sur la caméra pour un appel vidéo
2. Cliquez droit sur un contact, passez la souris sur « Appeler » et cliquez sur « Appel Skype Entreprise »
N.B : Il est possible d’enregistrer des contacts avec plusieurs numéros de téléphones (Fixe, mobile, …) dans
ce cas vous pourrez sélectionner le terminal souhaité1
2
Lorsque que vous recevez un appel, une alerte s’affiche en bas à droite de votre écran /
1. Pour répondre, cliquez sur la fenêtre qui apparaît
2. Pour refuser l’appel, cliquez sur « Ignorer »
3. Pour répondre avec un message instantanée plutôt qu’un appel audio, cliquez sur « Options », puis sur « Répondre par un message instantané »
4. Pour refuser cet appel et les suivants jusqu’à votre prochain changement de statut, cliquez sur « Options », puis sur « Définir sur Ne pas déranger »
1
2
3/4
Comprendre l’écran d’appels
Utiliser la messagerie instantanée pendant
l’appel
Permet d’activer la vidéo pendant l’appel
Permet de couper le micro afin que votre
correspondant ne vous entende pas
Permet de partager son écran, des documents
ou programmes
Permet de mettre fin à l’appel
Permet d’accéder à d’autres options
Ecran permettant de visualiser la vidéo ou le
partage en cours
Permet d’inviter d’autres personnes à la conversation
téléphonique et réaliser une conférence Permet de mettre en
attente l’appel
Permet d’utiliser un autre périphérique durant l’appel, par exemple : si vous utilisez un casque,
vous pouvez choisir d’utiliser les haut-parleurs de votre
ordinateur
Permet de transférer l’appel vers une autre
personne
Paramétrer les transferts d’appel
1. Il vous est possible de transférer/renvoyer vos appels vers un autre numéro de téléphone ou la messagerie
vocale
2. Ou alors de faire sonner simultanément votre Skype et un autre terminal (mobile, fixe,…) au cas où vous ne
seriez pas à votre poste
1
Cliquez sur le bouton « Transfert d’appel » à côté
des périphériques audio
Cliquez sur le bouton « Paramètres de transfert
d’appel »
2
Vous pouvez paramétrer les appels sans réponse :
3. Cliquez sur le lien spécifique
4. Précisez le destinataire souhaité : Messagerie vocale
5. Précisez le nombre de sonneries avant de rediriger l’appel
3
4
5
Vous recevrez vos messages vocaux par email en pièce jointe!
Les
périphériques
téléphoniques
4Utiliser le casque JABRA
Utiliser le poste fixe Polycom
Utiliser le casque JABRA Activez le Bluetooth du casque pour le connecter à votre Smartphone
Lorsque vous êtes en communication, l’indicateur lumineux s’allume afin de signaler que l'utilisateur est
en ligne. L'utilisateur peut également activer manuellement l'indicateur lumineux pour signaler qu'il
ne souhaite pas être dérangé.
Utiliser le poste fixe Polycom – Vue générale
Indicateur de message
Touches contextuelles /dynamiques
Touches directionnelles, de sélection
Haut-parleur
Mute
Hold / Mise en attente
Transfert
Messages
Casque
Pavé numérique
Touches volume
Accueil / Home
Touches ligne
Utiliser le poste fixe Polycom – Appeler
1. Appuyez sur puis via le navigateur, sélectionnez
2. Sélectionnez Annuaire Skype
3. Saisissez les caractères en succession rapide.
4. Lancez la recherche
5. Sélectionnez le Contact puis appuyez sur appel pour lancer l’appel
Composez directement le numéro, automatiquement une liste de
résultats sera affichée.
Appeler un correspondant Externe
Composez directement le numéro à 10 chiffres.
Appeler un correspondant Interne
Joindre un contact
Utiliser le poste fixe Polycom – Répondre
Vous pouvez décrocher le combiné ou :
via la touche
Répondre en Haut-parleur.
Décrocher en mode casque.
L ’appel est envoyé sur la messagerie vocale si elle est configurée ou déconnecte l'appelant (tonalité
d’occupation pour l’appelant).
L’appel vers un autre numéro, votre téléphone mobile….
Pour ignorer et émettre un nouvel appel
Utiliser le poste fixe Polycom – Mettre en attente et transférer
Cliquez sur
Mettre un appel en attente
Cliquez sur
Reprendre l’appel en attente
Transfert1. En communication, appuyez sur
2. Composez le numéro ou recherchez le contact destinataire du transfert
Transférer un appel vers un autre correspondant
Efface le dernier caractère.
3. Pour lancer l’appel, cliquez sur
Joindre via l’URL
Annule le deuxième appel
4. Après réponse ou non du second correspondant, vous pouvez transférer en raccrochant ou
Utiliser le poste fixe Polycom – Effectuer une conférence
Converser à trois
1. En communication, avec le premier participant sélectionnez sur puis
2. Composez le numéro du second participant ou recherchez le contact puis
3. Après réponse, pour activer la conférence:
4. Vous êtes en conférence, vous pouvez:
Mettre tous les participants en attente
Mettre fin à votre participation, les autres correspondant restent connectés
Retrouver l’organisation de vos lignes
Utiliser le poste fixe Polycom – Afficher le journal d’appels
Etat de présenceVous pouvez changer, depuis l’interface d’accueil, votre statut de
présence signalé par le système à un statut de votre choix.
1. Appuyer sur la touche
2. Puis sélectionner
En NPD (Ne pas déranger), l’appel est envoyé
sur la messagerie vocale si celle-ci existe.
3. Enfin, choisir le statut de votre choix
Liste des
appels émisListe des
appels reçus
Liste des appels manqués
Accéder aux différentes Listes depuis l’interface
d’accueil
Utiliser le poste fixe Polycom – Renvoyer les appels
Transférer les appels
Renvoi immédiat des appels vers un autre correspondant ou
messagerie
1. Accès à la page d’accueil
2. Via le navigateur, sélectionnez
3. Sélectionnez la destination de renvoi
4. Renseignez ensuite le contact
5. Vos appels sont alors transférés
1. Accès direct à la messagerie
Le menu vocal va ensuite vous guider durant
la phase de configuration,
ou de consultation de vos messages.
Accès à la messagerie vocale
A savoir …
Même si Skype n’est pas allumé sur mon PC, les paramétrages sont partagés sur mon téléphone (renvoi et transfert, contacts, etc.)
Si Skype sonne, soit sur mon téléphone, soit sur mon PC, pas besoin de faire de transfert, prenez l’appel d’où vous êtes .