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Guide de la slection dun prestataire dans le cadre de la mise en place dune formation e-learning

Assistance la matrise douvrageMise en place dune formation e-learning

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Ce guide est destin toute entreprise voulant mettre en place une solution elearning, et tout prestataire de service proposant une assistance la matrise douvrage sur le choix de prestaires e-learning, afin de les aider dans llaboration dun appel doffre pour la slection dun prestataire.i

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La dmarche de slection dun prestataire e-learning.

La dmarche dassistance la matrise douvrage

1- LANCEMENT DU PROJET 2- SPECIFICATION DES BESOINS 3- APPEL DOFFRES 4- SELECTION DU FOURNISSEUR 5- CONTRAT

Validation Validation Validation Validation Validation

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Fig1 : Dmarche de la matrise douvrage de la mise en place dune formation e-learning Cette dmarche de slection dun prestataire e-learning est constitue de cinq tapes : le lancement du projet, la spcification des besoins, lappel doffres, la slection du fournisseur et le contrat. Le lancement du projet permet de dfinir le primtre, les finalits, ainsi que les contraintes de la formation. Ensuite, lors de la spcification des besoins il sagit de dtailler ce que doit contenir la formation. En dcoule le cahier des charges, document support la slection du prestataire. Puis, vient la phase dappel doffres qui permet de slectionner un prestataire . Enfin, une tape de contractualisation est ncessaire pour fixer les diffrents engagements de chacune des parties et les rsultats attendus. La volont de mettre en uvre une formation en e-learning doit tre intgre une dmarche dentreprise et le projet ne doit pas tre sous-estim du fait quil sagit dune formation distance (au risque de voir la formation chouer).

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En effet, bien qumanant gnralement dune initiative dun seul dpartement, il sagit dun projet transverse plusieurs services, et chacun doit connatre son implication. Parmis ces services, on retrouve : - Les ressources humaines qui grent la politique de dveloppement des comptences. - Le service formation qui organise et dveloppe le plan de formation. - Le service informatique qui devra soccuper de la mise en place de la plate-forme et de sa maintenance. - Le service communication qui devra promouvoir la mise en place de la formation dans le le cadre de laccompagnement au changement. De cette faon, lentreprise donne ds le dpart toutes les chances au projet daboutir.

Conseils : >> Afin de sapproprier au mieux le e-learning et de matriser toutes les tapes de la mise en place et du suivi de ce dispositif, il peut tre intressant de dbuter par un projet pilote pour une premire exprience. Voici certains critres qui favorisent la bonne marche dun projet, surtout dans le cas dun premier projet de formation en ligne. Il faut dans lidal : - un projet qui ne suscite pas trop de rticences, - qui ait le support de la direction, - que les utilisateurs soient bien cibls, et motivs par le projet, - que le projet porte sur une formation dont lentreprise matrise bien le sujet en prsentiel, mais pour laquelle les TICE pourraient tre un lment damlioration. De plus, sil sagit de la premire formation en e-learning pour les apprenants, il faut les motiver et les accompagner au changement, en ne leur proposant pas un systme de formation trop complexe. Mieux vaut quils sapproprient une premire formation puis leur proposer, si besoin, des parcours de formations plus complexes par la suite. Aussi, pour que la solution soit accepte par les apprenants, il faut surtout que cette formation soit directement applicable, et quils se rendent compte de lapport quelle va avoir rellement dans leurs pratiques de tous les jours. >> Afin davoir des retours lappel doffres correspondants le plus prcisment aux besoins, il est important de dtailler au maximum les attentes. Par exemple, en ce qui concerne la cible de la formation, les prestataires ne peuvent pas deviner (sans explication) sil sagit de personnes novices ou non dans lutilisation des TIC, alors quen fonction de la cible la solution est adapter. Si ces informations sont communiques une fois le prestataire slectionn et le contrat tabli, ce contrat pourrait vite voluer avec les nouvelles contraintes (planning, cot,) Toutes les contraintes doivent bien tre prises en compte et explicites. Elles doivent aussi tre prioritises afin de permettre un classement plus rigoureux des offres qui seront faites.

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Cependant, il faut veiller ne spcifier que les contraintes relles. En effet si lun des points, cits dans ce document, lentreprise na pas dexigences spcifiques, il ne sagit pas dy trouver absolument une rponse, le prestataire tant aussi l pour conseiller dans les choix. De plus, laisser aussi une part de libert aux prestataires peut favoriser des propositions innovantes et surprenantes !

1. Le lancement du projet

Lancement du projet1- LANCEMENT DU PROJET

Validation

Dfinir lorganisation gnrale du projet Prciser le domaine gnral de la formation Contexte Niveau vis par la formation Objectifs gnraux Public cible3

Dans cette tape, il sagit de dfinir le but et le contexte de la formation, ainsi que les objectifs de la formation. La direction et les services formation et ressources humaines peuvent y participer. Si les participants la formation sont dj identifis, il sera galement intressant de rcolter leurs besoins. Pour identifier toutes les informations ncessaires au lancement, diffrents moyens sont utilisables, de lentretien semi-directif la runion de recherche dinformation au cours de laquelle des mthodes comme le diagramme daffinit ou le brainstorming peuvent tre utiliss afin de rcolter toutes les informations ncessaires. Un document regroupant toutes ces informations sera produit. Le processus dingnierie pdagogique, dcrit dans la norme ISO/IEC 19796-1, dfinit les diffrentes tapes dun projet de formation utilisant les TIC. Les deux premires tapes de ce processus sont lanalyse des besoins et lanalyse du contexte. Ces deux tapes sont suivre lors de la phase de lancement du projet elearning.2. FA Analyse du contexte 3. CD Conception/ Design 4. DP Developpement/ Production

1. NA Analyse des besoins

5. IM Implmentation

7. EO Evaluation/ Optimisation

6. LP Processus dapprentissage/ Ralisation

Figure 1 : Processus dingnierie de formation dcrit par la Norme ISO/IEC 19796-1

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Au cours de la phase de lancement, il sagit donc de dfinir les grands axes de la formation et de dvelopper les points concernant : Lanalyse des besoins Pour dfinir au mieux les besoins, il convient de dvelopper : - Le but de la formation Dfinir le primtre du projet et le cadre de la formation permet de commencer rflchir la stratgie et au type de formation souhaite (uniquement e-learning ou formation mixte). - Les objectifs de la formation Les objectifs sont les descriptions des rsultats souhaits des apprenants lissue de la formation. Ils indiquent, de manire gnrale, ce que chaque apprenant pourra acqurir au cours de sa formation et ce quil sera capable de faire en fin de formation. Il existe deux catgories dobjectifs : les objectifs de formation (ou objectifs gnraux) et les objectifs pdagogiques. Les objectifs de formation indiquent ce que lapprenant sera capable de faire dans son cadre de travail aprs avoir suivi la formation. Par exemple : lapprenant sera capable de dfinir une stratgie de gestion des connaissances propres au contexte de son entreprise. Les objectifs de formation ne comportent pas de critres dvaluation. Les objectifs pdagogiques indiquent ce que lapprenant va acqurir au cours de la formation et ce quil sera capable de faire sur le lieu de formation. Par exemple : lapprenant sera capable lissue de la formation de raliser le diagnostic KM de son entreprise.ii Il sagit, ici, de dfinir les objectifs de la formation. Il est conseill de tous les dtailler. En effet, plus les attentes lies la formation sont prcises, plus le prestataire peut prsenter la solution correspondant au mieux aux perspectives. Lanalyse du contexte Lanalyse du contexte va permettre aux prestataires de comprendre les objectifs adjacents de la formation. Il faut donc dfinir : - Le contexte et le commanditaire de la formation Il faut aussi dtailler le contexte institutionnel et organisationnel li la formation : le type dorganisation, le secteur dactivit de lorganisation, etc. Dautres informations relatives au projet de formation sont aussi prendre en compte, comme par exemple, la mise en oeuvre dun nouveau logiciel sur lequel porte la formation, la formation est obligatoire pour tous les salaris ou non, etc.). - Les enjeux sous-jacents pour lentreprise

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Il est important pour lentreprise de faire apparatre tous les objectifs viss par la mise en place de la formation en e-learning. Et si possible, lexplication de pourquoi lentreprise choisi une formation en e-learning. Mme si ces buts sont indirects, il est utile aux prestataires de les connatre. Par exemple, si lun des buts consiste mettre jour rapidement les connaissances des collaborateurs cela signifie que les contenus ont besoin dune maintenance rgulire, et donc que loutil doit permettre cette maintenance en interne, simplement et rapidement. Autre exemple, si un objectif indirect vise faire passer, au travers de ce projet, limage d'une entreprise innovante, il sagit dautant de points dinformations que le prestataire ne peut pas, en soit, savoir mais qui sont importants pour les choix concernant la solution quil va prsenter.

- Le public cible En fonction des caractristiques du public cible de la formation, cette dernire peut changer du tout au tout. Il faut donc dfinir tous les lments caractrisant les futurs apprenants (fonction dans lentreprise, comptences acqurir,). Prciser le contexte dutilisation des Technologies de lInformation e