Guichet unique demandes informatiques

Direction des Moyens

Service Informatique

Mis à jour le 17/01/2012

1 Guichet unique demandes informatiques

Objectifs de la procédure L’objectif de cette procédure est de présenter le logiciel GLPI (gestionnaire libre du parc

informatique). Ce logiciel est accessible à tous les agents disposant d’un poste informatique.

Il est consulté en permanence par les agents du service informatique afin de répondre aux

demandes des utilisateurs. A chaque demande formulée un mail est reçu par les agents du

service informatique.

Ce logiciel a pour but de recenser l’ensemble des demandes des agents (ordinateur, téléphonie,

imprimantes, photocopieurs, réservations) afin d’optimiser la gestion et de hiérarchiser les

interventions du service informatique.

Par ailleurs ce logiciel permet à l’utilisateur de consulter l’état d’avancementde ses demandes.

GLPI est le guichet unique des demandes informatiques afin qu’un seul outil de gestion

synthétique soit utilisé.

Table des matières Objectifs de la procédure ............................................... 1

Table des matières ......................................................... 1

Accès à GLPI .................................................................... 2

Arrivée d’un nouveau collaborateur .............................. 4

Réservation d’un matériel .............................................. 5

Information sur les suivi des réponses aux demandes .. 6

2 Guichet unique demandes informatiques

Accès à GLPI 1. Double cliquer sur l’icône GLPI présente sur votre bureau

2. Entrer vos codes d’identification, ce sont les mêmes que ceux vous permettant d’ouvrir

votre ordinateur le matin et cliquez sur valider

3 Guichet unique demandes informatiques

3. L’écran de saisie des demandes apparaît

4. Les informations à renseigner sont les suivantes :

a. Priorité : le choix se fait entre très basse et très haute

b. Informez-moi des suites données : souhaitez-vous recevoir un mail pour

informer du traitement de votre demande

c. Le ticket porte sur : Liste de choix déroulant si vous disposez de plusieurs

ordinateurs

d. Catégories : indiquez si votre demande concerne votre ordinateur, la

téléphonie, la cartouche d’une imprimante, ou un problème de photocopieur

e. Titre : Résumé de votre demande

f. Corps de texte : définition de votre demande

g. Fichiers : si vous avez recensé vos demandes dans un tableau Excel par exemple,

ou si vous avez une copie d’image du problème rencontré, vous pouvez joindre

dans cet espace un fichier.

Dans un souci d’efficience et de prise en compte des demandes dans les meilleurs délais,

toutes les demandes au service informatique doivent être saisies sur GLPI, aucune

demande ne doit être faite par email ou par téléphone sauf impossibilité d’accès au

logiciel GLPI.

4 Guichet unique demandes informatiques

Arrivée d’un nouveau collaborateur Dans le cadre de l’arrivée d’un nouveau collaborateur, le Directeur ou le chef de service fera une

demande au service informatique dès connaissance de l’arrivée même si la date exacte de prise

de fonction n’est pas connue.

Les informations (non exhaustives) à fournir sont les suivantes :

1. Donner le nom et prénom du nouveau collaborateur (création des mots de passe et de

la messagerie)

2. Donner la date d’arrivée

3. Donner l’emplacement exact du bureau

4. Indiquer si le recrutement est un remplacement ou un poste nouveau

5. Indiquer si la personne doit avoir accès à la messagerie

6. Indiquer les logiciels auxquels la personne doit avoir accès

7. Indiquer les périphériques (imprimantes, photocopieurs) auxquels la personne doit avoir

accès

8. Dans le cas d’un accès aux photocopieurs en mairie principale, indiquer le code sécurité

à 4 chiffres

9. Indiquer si la personne doit avoir une ligne téléphonique et si elle doit conserver un

certain numéro de téléphone

5 Guichet unique demandes informatiques

10. Indiquer les dossiers (sur les serveurs) auxquels la personne doit avoir accès

Dans les 3 semaines précédant l’arrivée du nouveau collaborateur, le service informatique

prendra rendez-vous avec le service concerné pour l’installation du matériel.

Quinze jours avant l’arrivée du collaborateur, le service devra prendre rendez-vous avec le

service informatique pour planifier la mise en route et la formation informatique le jour de

l’arrivée du nouveau collaborateur.

Réservation d’un matériel

Les réservations doivent être effectuées le plus en amont possible et au plus tard 48 heures

avant la date de réunion.

Après ouverture de GLPI, vous pouvez avoir accès à l’onglet de réservation, pour cela cliquer sur

l’onglet

Une nouvelle page s’ouvre :

Sélectionnez le matériel dont vous avez besoin puis cliquez sur Ajouter

Dans la page suivante, veuillez sélectionner la date du jour de la réservation ainsi que l’heure de

début et fin (si le matériel est déjà réservé un message d’information apparaît, il faudra alors

retourner sur la page précédente pour réserver un autre matériel)

6 Guichet unique demandes informatiques

Indiquer le lieu de la réservation et valider, vous recevrez un mail de confirmation de cette

réservation.

Information sur les suivis des réponses aux demandes Dans le logiciel, vous avez la possibilité de connaître l’état d’avancement de vos demandes.

Cliquer sur l’onglet tickets

7 Guichet unique demandes informatiques

Sélectionner « voir les suivis » « oui » et cliquer sur rechercher

8 Guichet unique demandes informatiques

Ce tableau reprend l’ensemble de vos dernières demandes avec un code par traitement. Le

carré noir signifie que votre demande a été prise en compte et résolue et le carré vert, que votre

demande est en cours de traitement.

Pour quitter l’application cliquer sur l’onglet en haut à droite « déconnexion ».

Le service informatique demeure à votre disposition pour toute information.

Nous comptons sur votre collaboration pour l’application de cette procédure.