Group Reporting Definition.pdf

Édition FY13Confidentiel

Group Reporting Definitions (GRD)Les notions du quotidien

Les notions du quotidien

Préambule

Demandez à 3 personnes autour de vous quelle est la définition du chiffre d’affaires : vous obtiendrez 3 réponses différentes…

Ce guide a pour ambition de créer un langage commun sur toutes les notions du quotidien.

Les objectifs du guide sont de constituer une référence groupe, d’homogénéiser le vocabulaire, les termes, les indicateurs, les règles, et surtout d’homogénéiser le sens, de faire simple, de donner une définition unique et la plus exhaustive possible pour un indicateur, en bref, améliorer la connaissance générale sur les indicateurs.

En espérant qu’il vous soit utile !

Sommaire

Structure Deloitte 1Structure Verticale : de l’UG aux CR 1Structure Horizontale : les codes projets 2Calendrier des processus financiers 3Le Compte de Résultat et les différents niveaux de reporting 4

Progress 7Introduction 7Principaux Indicateurs 7Principaux ratios 11

Portfolio 13Introduction 13Cycle de vie de l’opportunité 13Procédure d’acceptation de mission 14Valorisation 15Indicateurs 16

People 19Introduction 19 Suivi des effectifs 19La masse salariale 22

Project 23Introduction 23Production 23Répartition des temps 24Ratios clefs 25

Performance 27Introduction 27Facturation et encaissements 27Ratio de découvert 29DPO / DSO 29Ageing des créances ou balance âgée 29

Annexes 31Structure Deloitte 32Calendrier financier 34P&L 35Périodicité 37Responsabilités 38Outils principaux 39GB 41Glossaire 46Best Practices 50

Structure Verticale : de l’UG aux CR

Deloitte est un réseau de firmes membres indépendantes.

Deloitte France est une des firmes membres.

L’Association Deloitte France est composée globalement de 4 pôles (Profit Pool) rassemblant les différents métiers :

TajAudit & Conseils Cluster AfriqueIn Extenso

Ces pôles sont composés d’entités juridiques et se décompose à des fins de gestion en CR (Centre de Responsabilité) (cependant, il n’y a pas d’adéquation entre CR et entités juridiques).

Les CR peuvent être agrégés en Unité de Gestion (UG opérationnelles : AERS IS/FSI/Conseil ISSP/Financial Advisory/DAS et UG fonctionnelles représentées par les fonctions groupe), en activité (métiers : Audit/ERS/Consulting/Financial Advisory/Expertise comptable/Support) ou en site (Neuilly/Régions).

Il en existe 2 types : les CRs opérationnels et les CRs fonctionnels.

Les CR opérationnels produisent le chiffre d’affaires.

Les CR fonctionnels sont les fonctions Groupe (Ex : RH, DAF, C&M, DQR, DSI, COM, DG,…). Ils représentent le support au service des CR opérationnels et de la firme.

1

La structure Deloitte

Firme membre

Deloitte ToucheTohmatsu Limited

Firme membre

Firme membre

Firme membre

Firme membre

Firme membre

Firme membre

Sommaire

2

L’axe primaire de reporting est l’axe UG

Ex #1: le CR AERS MNC 1 fait partie de l’UG AERS IS, fait partie de l’Activité Audit et se trouve à Paris.Ex #2 : le CR FSI Consulting fait partie de l’UG FSI, fait partie de l’Activité Consulting et se trouve à Paris.

Structure Horizontale : les codes projets

La Structure analytique horizontale est composée de code projets.

Il en existe 2 types : les codes projets externes et les codes projets internes.Les codes projets externes sont les missions réalisées chez un client et sont des codes facturables.Le code client est le radical du code projet (3 lettres 3 chiffres).Ex : Société Générale : SOG001

Les codes projets internes sont attachés à une nature budgétaire (NB) et permettent de distinguer les coûts de masse salariale et frais généraux.Une NB représente un type de dépense, une famille de coût (4 lettres et 2 chiffres / Une NB commence toujours par I comme Interne).Ex : Manifestations Internes : IKCD01

Via les feuilles de temps, chaque heure imputée sur un code projet externe sera valorisée au taux standard du collaborateur et au prix de vente. Une heure imputée sur un code projet interne n’est pas valorisée.

CR CR (...)

CR CR (...)

CR CR (...)

CR CR

UG

UG

UG

Activité

Radical code Type de code Imputation Actions

Code client Code projet externe Production Frais Facturation Encaissement

Nature budgétaire Code projet interne Masse salariale ou frais généraux

Structure verticale

CR CR (...) UG CR (...) UG

Structure horizontaleRevenue Externe Codes projets externes

Salaires & frais Interne NB & codes projets internes

3

Sous-projet : Sigma offre la possibilité de créer un ou plusieurs sous-projets rattachés à un projet principal.

Ce découpage permet ainsi, soit :• de découper un projet en lots ;• de distinguer une intervention de spécialiste.

Calendrier des processus financiers

L’exercice fiscal Deloitte FYN débute le 1er juin N-1 pour finir le 31 mai N.Ex. : l’exercice FY13 commence le 01/06/12 et termine le 31/05/13.

Cet exercice fiscal est ponctué de diverses échéances expliquées ci-dessous :

Les échéances annuelles :

• Le Budget : construit entre mi-avril et mi-juin. Il détermine le montant des indicateurs financiers prévisionnels pour l’année fiscale. C’est un processus très détaillé où l’ensemble des hypothèses de construction des indicateurs sont analysées.

• La clôture annuelle : effectuée entre mi-mai et mi-juin. Les données réelles provenant des systèmes sont consolidées et analysées.

Les échéances trimestrielles :

• Les Estimés : réalisés tous les trimestres en fonction du réel. Il s’agit d’une rééstimation, d’une réévaluation du Budget (les indicateurs redéfinis le sont sur 12 mois).- E1 : commence en août et se termine en septembre, sur la base du réel à fin juillet. C’est un

processus allégé focalisé principalement sur l’analyse de la masse salariale. - E2 : En novembre/décembre, sur la base du réel à fin octobre. C’est un exercice de revue complète

des différentes hypothèses budgétaires.- E3 : En mars, sur la base du réel à fin février. L’Estimé 3 est un processus « charnière » préparant au

plus juste la Clôture de l’exercice et constituant la base du Budget de l’année suivante.

Budget E1

SeptembreAvril/Juin Mars JuinMai Budget

N+1

Novembre/ Décembre

E3E2 E4

4

• Les clôtures trimestrielles : Pendant lesquelles il y a établissement du bilan ainsi qu’une revue des différentes provisions (litiges / créances / …).

Les échéances mensuelles :

• La clôture mensuelle ou « Rollover » : elle s’effectue à J+2 (jours ouvrés). Une base fin de mois est arrêtée à partir de laquelle le reporting opérationnel est effectué.

Le Compte de Résultat et les différents niveaux de reporting

Le Compte de résultat : P&L (Profit & Loss)

L’entreprise a besoin de mettre en place des indicateurs afin d’apprécier sa propre performance.

De manière simplifiée, le compte de résultat tel que suivi dans le profit pool « Audit et Conseils » peut être résumé comme suit :

Net Revenue : il correspond au chiffre d’affaires interne et représente le chiffres d’affaires produit par les collaborateurs d’un CR ou d’une UG net de mali (il ne se calcule pas au niveau d’un code projet).Le Net revenue ou Chiffre d’affaires interne correspond au montant des ventes de prestations de services liées aux activités courantes nettes des sous-traitances internes entre unités de gestion. Les honoraires s’entendent nets des frais de déplacement et des frais refacturés.

Client Service Salary Costs : cette rubrique contient les salaires chargés des collaborateurs externes travaillant chez le client. Seuls les collaborateurs appartenant aux familles de grades (Cf People) 2, 3 et 4 sont inclus soit respectivement les confirmés externes, les expérimentés externes et les débutants.

Gross Margin : La Gross Margin ou Marge brute correspond au chiffre d’affaires minoré des salaires des collaborateurs « externes facturables » (Confirmés Externes / Expérimentés Externes / Débutants), hors associés ainsi que des frais externes facturables.

Overheads : cette rubrique contient l’ensemble des frais généraux à l’exception des Frais Financiers (intérêts / impôts sur les sociétés & Participation / Dividendes) et de la dotation de l’amortissement du Goodwill.Ils contiennent notamment les salaires chargés des collaborateurs indirects (Administrative salary costs) composés des familles de grades 5 et 6 (internes facturables et non facturables respectivement).

Net Revenue

Client Service Salary Cost

Gross Margin

Overheads

EBITGA

Financial Overheads

EBGA

Net Earnings

5

EBITGA : L’EBITGA (Earnings Before Interest, Tax, and Goodwill Amortization) est la marge opérationnelle et correspond à la Gross Margin, minorée des salaires des collaborateurs internes (secrétariats et administratifs), ainsi que des frais d’exploitation non refacturables des unités de gestion et des fonctions groupe (dont frais relatifs aux locaux).

Dividends Interest and Tax : Ils contiennent les dividendes, les intérêts financiers ainsi que l’impôt sur les sociétés et la participation.

EBGA : L’EBGA (Earnings Before Goodwill Amortization) sert à connaître la contribution « cash » à la firme et correspond à l’EBITGA ajusté des dividendes reçus des filiales, des intérêts financiers et de l’impôt sur les sociétés.

Net Earnings : Les Net Earnings correspondent à la « Marge Associés », distribuables aux associés selon les modalités arrêtés par la Direction générale et le Conseil d’administration et approuvé par les associés. Ils sont équivalents à l’EBGA diminué de la charge d’amortissement des écarts d’acquisition.

Toutes ces notions seront expliquées dans les parties qui suivent.

Les différents niveaux de Reporting

Reporting International

Reporting Institutionnel

Reporting de management

Reporting opérationnelSysPOSigma

Selon le calendrier

« Association »DTT

Trimestriel« Association »

RAGCA

Mensuel « Profil pool »

RAFUG

« On demand »« GB »

Associés

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Le guide est organisé autour des 5 P’s qui sont utilisés notamment dans les reportings mensuels « Flash Business » et « Lettre aux Associés ».

Ces 5 parties correspondent aux 5 axes majeurs d’analyse permettant de piloter l’activité.

Progress

Performance

Portfolio Project People

7

Introduction

Dans cette partie vous trouverez les principaux indicateurs relatifs au chiffre d’affaires (carnet de commandes, chiffre d’affaires externe et chiffre d’affaires interne) qui permettent d’évaluer l’avancement et la progression des différents CR et UG.

L’avancement est apprécié par rapport aux objectifs définis lors du processus budgétaire. La progression montre l’évolution par rapport à l’année précédente.

Principaux Indicateurs

Carnet de commandes

Le carnet de commandes correspond au chiffre d’affaires signé qui sera produit et facturable sur l’exercice fiscal Deloitte et net de sous traitance externe et de frais (cf. Portfolio).

Cette notion est notamment disponible dans la GB de l’outil de gestion SysPO sur le portail Sigma (Reporting/SysPO).

Chiffre d’affaires Externe

Le CA Externe correspond aux honoraires facturables par Deloitte.

Il existe deux formules pour calculer le CA Externe réalisé sur un projet :

Progress

Production Temps chargés par les collaborateurs valorisés au taux standard

(-) mali / (+) boni du projet Production non facturable / complément facturé au client mais non produit

= CA Externe projet

Facturation Facture émises (honoraires et frais)

- Encours (TEC) d’ouverture Encours de clôture de l'exercice précédent

- Frais Frais chargés par les collaborateurs, frais firme, frais de sous-traitance Externe

+ Encours (TEC) de clôture Net de Boni / (Mali)

= CA Externe projet

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Sommaire

8

L’addition du CA externe fait sur tous les projets rattachés à un CR constitue le CA externe du CR.

Le Chiffre d’affaires externe correspond à la réalisation du carnet de commande sur l’exercice.

Si le carnet est déclaré régulièrement et selon les critères évoqués précédemment :

Carnet de commandes déclaré en cours d’exercice = CA Externe au 31 mai

Focus sur la ST Externe et les bons de commande

La notion de sous-traitance externe regroupe toutes les prestations qui ne sont pas produites par les collaborateurs du pôle “Audit et Conseils”.

• Sous-traitance Association : IEO et Taj

• Sous-traitance Deloitte monde : bureaux étrangers

• Sous-traitance hors réseau : tout prestataire externe au réseau Deloitte

Tout engagement de dépense de sous-traitance externe doit être initié par l’enregistrement au préalable d’un bon de commande dans SIGMA.

Focus sur les travaux en cours (TEC)

La notion de TEC (travaux encours) correspond aux travaux et frais imputés sur un projet, net de malis, et non encore facturés au client.

Un TEC peut également être appelé « reste à facturer » ou « WIP » (work in progress). • Comment se calcule le TEC :

Encours d'ouverture Encours de clôture de l'exercice précédent

+ Production Temps chargés par les collaborateurs valorisés

+ Frais Frais chargés par les collaborateurs, frais firme, frais de sous-traitance

- Facturation émise Somme des honoraires et frais facturés

- Mali / + Boni Production non facturable / complément facturé au client mais non produit

= TEC net Reste à facturer

9

• TEC de clôture : lorsqu’on clôture un exercice fiscal, on arrête des TEC sur les projets, cela s’appelle des TEC de clôture.

Interprétations possibles :

- s’il est positif : des temps ou des frais chargés sur FY N qui seront facturés sur FY N+1 (factures à émettre). Ces travaux ont généré du CA sur FY N (du fait de la production inputée en N) ;

- s’il est négatif : des temps ou des frais non encore imputés sur le projet qui ont déjà fait l’objet d’une facturation au client (factures fourniseurs à recevoir ou production à venir). ces travaux n’ont pas générés de CA sur FYN.

• TEC d’ouverture (Open TEC) : Au 01/06 les TEC de clôture de l’exercice précédent deviennent des Open TEC.

Ces notions sont disponibles dans la GB (Gestion Budgétaire) de l’outil de gestion SysPO sur le portail Sigma (Reporting/SysPO).

Chiffre d’affaires Interne / Net Revenue

Le CA Interne est le chiffre d’affaires produit par les collaborateurs du CR net de mali.

Le CA Interne se calcule uniquement par CR et non par projet.

Il existe deux formules pour calculer le CA Interne :

Cette notion est disponible dans l’outil de gestion SIGMA sur le portail (Reporting/Reporting de gestion/ Etats des Indicateurs CR) ou dans Siber.

Quelle est la différence entre le CA Externe et le CA Interne d’un CR ?

Le CA Externe prend en compte les missions « vendues » par le CR (peu importe qui les produit). Le CA Interne prend en compte les misions « produites » par le CR (peu importe qui les a vendu).

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CA Interne = Production des collaborateurs du CR + Boni / (-) Mali acté sur les projets du CR

CA Interne = CA Externe (+) ST interne Vendue / (-) ST interne Achetée

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La Sous-Traitance Interne

La sous-traitance interne est un flux de production généré lorsque des collaborateurs d’un CR A travaillent sur un projet rattaché à un CR B.

Règles attachées aux sous-traitances internes :

• sous-traitance Expertise : le recours à des spécialistes. Les interventions des « experts » sont suivies distinctement et correspondent à des sous-projets ;

• sous-traitance Planning : la « vente » de ressources entre CR. Le CR acheteur de sous-traitance le fera au taux standard dégrevé du taux de mali du marché défini au budget du CR vendeur.

La production

La production chez Deloitte correspond à des temps chargés par les collaborateurs d’un CR sur des projets “Externes”(cf Project).

Les Boni / Mali

Le mali correspond à la partie de la production ou des frais engagés non facturés au client. Nous avons trois types de mali :

• Mali commercial = mali de taux = écart entre le taux standard et le prix de vente au client.Mali de taux = 1 – Taux de réalisation (cf. Project)

• Mali de production = mali d’heures = part non refacturable de la production valorisée en prix de vente client.

• Mali de frais : frais engagés et non refacturés (collaborateur, firme ou sous-traitance externe).

Le boni correspond à la facturation d’heures non produites ou de frais non engagés.

Ces notions sont disponibles dans la GB de l’outil de gestion SysPO sur le portail Sigma (Reporting/SysPO).

Collaborateur du CR A Projet rattaché au CR B

Impute ses temps sur

ST Interne Vendue par CR A ST Interne Achetée par CR B

11

A retenir

• Le carnet de commandes • Le CA Externe/ CA Interne • Les TEC= Encours = Reste à facturer• La sous-traitance interne • Le mali / le Boni

Principaux ratios

Taux de mali sur production

• Pour un CR : mali constaté sur les projets du CR/ production des collaborateurs du CR.

• Pour un projet : mali sur le projet/ (Open TEC + Production + Frais)

Taux moyen de facturation

• Externe : CA Externe / heures chargées sur les projets rattachés au CR.

• Interne : CA Interne / heures chargées par les collaborateurs d’un CR. Cette notion est appelée aussi « Revenue per hours ».

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Portfolio

Introduction

Cette partie détaille les étapes clefs de notre démarche commerciale, de la détection d’une nouvelle opportunité à la signature du contrat. Vous y trouverez les différents statuts d’une opportunité, un focus sur sa valorisation et la procédure d’acceptation de mission. Cette partie définit également les indicateurs à votre disposition pour analyser la performance commerciale à travers le suivi du pipe, via le taux de transformation et la performance opérationnelle (backlog, carnet d’ouverture…).

Cycle de vie de l’opportunité

Une opportunité est une nouvelle mission potentielle chez un client / prospect. L’opportunité est rattachée à une relation commerciale. A minima, l’opportunité nécessite des informations sur :• le client / prospect concerné ;• le type d’offre de service proposé ;• les personnes en charge de l’opportunité au sein de Deloitte.

Une relation commerciale est une personne morale (entreprise, association, ministère...) avec laquelle Deloitte est en relation.Les relations commerciales peuvent être des clients, des fournisseurs, des prospects ou des partenaires.

Au cours du processus commercial, l’opportunité évolue et s’enrichit de nouvelles informations.

Le statut de l’opportunité permet de qualifier son niveau de maturité, il en existe 7 :

• Qualifiée : Une opportunité de nouvelle mission est identifiée chez un client / prospect après un rendez-vous commercial.

• Demande de proposition : Le client / prospect vous demande de rédiger une proposition.

• Proposition envoyée : Deloitte a envoyé la proposition écrite au client / prospect.

• Négociation / Soutenance : Deloitte soutient sa proposition à l’oral ou est en phase de négociation avec le client / prospect.

• Gagnée : Deloitte a été choisi pour réaliser la mission. L’opportunité est clôturée et génère un code projet.

• Perdue : Deloitte n’a pas été retenu pour réaliser la mission. L’opportunité est clôturée.

• Abandonnée : La proposition a été abandonnée, soit par le prospect soit par Deloitte.

13Sommaire

14

On regroupe les opportunités en trois catégories :

Les opportunités en cours sont les propositions pour lesquelles Deloitte n’a pas eu de réponse définitive. Elles correspondent aux opportunités en statut qualifié, demande de proposition, proposi-tion envoyée ou soutenance/négociation. L’ensemble des opportunités en cours constitue le pipe commercial.

On parle également d’opportunités fermes lorsque le client / prospect nous demande de faire une proposition. Les opportunités fermes comprennent toutes les opportunités en cours, hormis les opportunités qualifiées.

Les opportunités clôturées sont l’ensemble des opportunités gagnées, perdues ou abandonnées.

Vous retrouverez toutes les opportunités dont vous êtes responsable dans l’outil Sigma, dans le module Détail de l’opportunité.

Procédure d’acceptation de mission

Chaque opportunité de mission doit faire l’objet d’une évaluation avant même de rédiger une proposition de service. L’objectif est de vérifier l’incompatibilité possible avec d’autres activités ou mission réalisées au sein de la firme (Ex : mission de Conseil réalisée pour un Client/Target CAC).

Qualifié

Demandede proposition

Proposition envoyée

Soutenance /négociation

Abandonnée

Détectiond’un besoin

Gagnée

Perdue

Rédaction dela proposition

Processus commercial Statuts SIGMA

Envoi de la proposition

Oral desoutenance /négociation

Gain / Perte /Abandon

Opportunités cloturées

L’ensemble des opportunités en cours forme le pipe

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Cette évaluation porte sur le risque de conflit d’intérêts, le risque inhérent au client et le risque propre au service proposé.

Les acteurs :

• l’analyse sur l’indépendance et le risque de conflit d’intérêts est effectuée par la Direction de la Qualité & Risques (DQR) ;

• l’évaluation du risque client et mission est renseignée par le manager responsable de l’opportunité ;

• la validation de la procédure d’acceptation de mission est faite par l’associé leader sur l’opportunité ;

• l’approbation de la procédure d’acceptation de mission est faite par l’associé responsable du CR.

Cette procédure est à renseigner dans l’outil Déclic, accessible depuis le portail Sigma. Elle couvre toute les étapes du Conflict Check à l’acceptation de mission.

Valorisation

A la rédaction de la proposition, nous pouvons donner une première estimation du budget. La valorisation de l’opportunité est essentielle car cette information est reprise dans les reportings permettant aux responsables de CR de piloter leur activité commerciale.

Cette valorisation renseignera par défaut le carnet de commande du projet lors de sa création.

La valorisation comporte trois niveaux, du plus large au plus fin :

Total des honoraires : budget total de la mission indiqué au client dans la proposition de service (y compris part association, part réseau et part sous-traitant externe) sur l’ensemble des exercices concernés.

Total profit pool : le budget total reçu par le profit pool Audit & Conseils tous exercices confondus. C’est donc la part du budget total qui restera dans le profit pool.

Total des honoraires Budget total de la mission

- budget sous-traitance externe budget attribué à la sous-traitance externe

- budget Association Deloitte budget sous-traité et/ou attribué à Taj, In Extenso ou le Cluster Afrique

- budget Réseau Deloitte budget sous-traité et/ou attribué aux bureaux Deloitte à l’international

- frais frais

= Total Profit Pool

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Carnet profit pool : budget reçu par le profit pool Audit & Conseils sur l’exercice fiscal en cours.

A ces notions de budget se rajoutent :

• une estimation des heures profit pool, c’est-à-dire le nombre total d’heures nécessaires pour réaliser la mission pour le profit pool Audit & Conseils tous exercices confondus ;

• une estimation de la probabilité de gain qui représente notre pourcentage de chance de gagner le projet. La probabilité de gain est prise en compte dans les reportings commerciaux pour pondérer la valorisation. Elle peut varier selon les étapes d’avancement de l’opportunité.

Cela correspond au Pipe commercial probabilisé.

Retrouvez la valorisation de vos opportunités dans Sigma, module Détail de l’opportunité.

Indicateurs

Les informations renseignées sur les opportunités permettent de fournir des indicateurs sur le développement commercial de chaque collaborateur et sur chaque client / prospect de la firme.

Ces indicateurs se déclinent comme suit :

Le Taux de transformation indique votre capacité à remporter de nouveaux projets.

Ex : un taux de transformation à 45% signifie que vous avez remporté 45% des opportunités que vous avez détectées. Le taux de transformation est exprimé en Year To Date (YTD) ou en 12 mois glissants (12M). (Cf annexe périodicité)

Budget Profit Pool FY N

Budget Profit Pool tous exercices

Frais Sous-traitance réseau

Sous-traitance Association Deloitte

Sous-traitance externe

Total des honoraires

Total Profit Pool

Carnet Profit Pool

Valorisation pondérée = valorisation x probabilité de gain

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(∑ des opportunités gagnées en YTD Somme des opportunités gagnées depuis le début de FY N

+ 0,5x ∑ opportunités fermes) 50% des opportunités fermes

/ ∑ des opportunités en YTD fermes er clôturée Somme des opportunités fermes et clôturées depuis le début de FY N

= Taux de transformation YTD proportion de projets remportés depuis le début de FY N

17

Ex : Mes opportunités depuis le 1er juin :

Mon taux de transformation YTD = (8 + 0,5x (2+3+1))/ (2+3+1+8+6+2) = 50%

Le carnet de commandes correspond au chiffre d’affaires signé qui sera produit et facturable sur l’exercice fiscal Deloitte et net de sous-traitance externe et de frais.

Le carnet d’ouverture indique la part du carnet de commandes qui est connu en début d’exercice, vendu en FY N-1 et qui sera produit en FY N. C’est un montant arrêté au 01/06 qui ne fluctuera pas ensuite.Au niveau d’un CR, il peut malgré tout varier en cours d’année en cas de transfert de missions d’un CR à un autre.

Le taux de couverture indique la part du carnet d’ouverture par rapport à l’objectif budgété annuel.

Le carnet développé indique la part du carnet qui a été vendue au cours de FY N.

Le taux d’avancement mesure le carnet cumulé par rapport au dernier objectif annuel de CA Externe.

Statut Nbre

Qualifiées 6

Demande de proposition 2

Proposition envoyée 3

Soutenance/négociation 1

Gagnée 8

Perdue 6

Abandonnée 2

Taux d’avancement = carnet YTD / Objectif CA Externe Annuel

carnet d’ouverture

objectif CA externe budgetLe taux de couverture =

Le carnet développé = carnet à date - carnet d’ouverture

18

Le backlog indique le montant restant à produire sur un projet.

Vous trouverez ces indicateurs dans Sigma/ Etats commerciaux.

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Backlog = carnet - chiffre d’affaires externe

A retenir

• Opportunité et ses différents statuts• Relation Commerciale• Carnet de Commande

x

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19

Introduction

La partie People est au cœur de tous les indicateurs de pilotage dans une entreprise de services. Dès lors, une compréhension commune de l’ensemble des terminologies associées au pilotage des Ressources Humaines s’avère indispensable pour prendre les décisions appropriées. La partie People décrit les notions les plus fréquemment utilisées autour de deux thématiques : le suivi des effectifs et la masse salariale.

Suivi des effectifs

2 grandes catégories à connaitre :

• Effectifs Directs : ce sont les associés et collaborateurs externes qui produisent les missions clients facturables.

• Effectifs Indirects : ce sont les collaborateurs en support (Internes en activités, Fonctions Groupe).

Chaque collaborateur a un grade et évolue au sein du référentiel de grade.

• Le grade permet de déterminer un taux standard de production (Cf Project).

• La famille de grades est un regroupement de grades.

• L’emploi permet de déterminer la compétence d’un salarié.

• La famille d’emploi est un regroupement d’emplois.

People

Statut

Le contrat d’un salarié revêt différents statuts qui peuvent être cumulables au sein de la firme :

Actif / Suspendu

Un actif est un collaborateur qui exerce de façon effective ses fonctions. Sur le plan juridique, on parle d’exécution du contrat de travail.Un suspendu est un collaborateur dont le contrat de travail est provisoirement interrompu avec ou sans maintien de rémunération. Les motifs de la suspension les plus fréquents sont : le congé parental, les congés spéciaux (sabbatique, projet personnel), le congé individuel de formation et l’expatriation. Par convention, les périodes de congés maternité ou de maladie ne sont pas considérées comme des périodes de suspension.

Cadre / Non cadre

Catégorie socioprofessionnelle de rattachement par référence aux grilles de classifications conventionnelles (ECCAC pour convention des Experts comptables et commissaires aux comptes et SYNTEC pour les consultants).

Sommaire

20

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21

Permanent / temporaire

La nature de contrat qualifie le mode d’emploi (au sens juridique) du collaborateur (CDI, CDD, Stage, contrat de prestation…). Le contrat de travail permanent avec un collaborateur repose sur une durée indéterminée, s’opposant à celui qui est temporaire et donc à durée déterminée (CDD, stage, apprentissage, intérim).

Temps plein / temps partiel

Le salarié à temps plein par référence à la durée du travail en vigueur au sein de Deloitte France travaille 218 jours pour les cadres forfait et 35 heures ou 39 heures hebdomadaires pour les non cadres ; contrairement au temps partiel pour qui la durée du travail est inférieure à celle d’un temps plein (exemple : un salarié travaillant à 50%).

Détachés / Expatriés

Le détaché est un associé ou un collaborateur qui dans le cadre de sa mobilité au sein d’un bureau étranger Deloitte continue à être sous contrat de travail avec Deloitte France rémunéré à ce titre.L’expatrié est un associé ou un collaborateur qui dans le cadre de sa mobilité au sein d’un bureau étranger Deloitte suspend temporairement son contrat de travail avec Deloitte France pour bénéficier d’un contrat de travail avec la firme qui l’emploie.

Indicateurs suivi des effectifs

Headcount / ETP

L’effectif Headcount correspond aux collaborateurs présents à une date donnée : chaque collaborateur compte pour 1 unité, quelque soit son temps de présence dans l’année.

L’effectif ETP (Equivalent temps plein) correspond à chaque collaborateur au prorata de son temps de travail et de son temps de présence sur la période considérée.

Actif Suspendu

Cadre Non cadre

Permanent Temporaire

Temps plein Temps partiel

Détachés Expatriés

Headcount ETP

Fin de mois Fin de mois Fin d’exercice

Date d’entrée Date sortie Tps travail Au 30/11/11 Au 30/11/11 Au 31/05/12

01/11/2011 - 100% 1,00 1,00 0,58

15/11/2011 - 50% 1,00 0,25 0,27

01/01/1996 13/11/2011 100% 0,00 0,43 0,45

28/08/2011 05/02/2012 80% 1,00 0,80 0,35

22

Masse salariale

=

Salaires bruts

+ Indemnités

+ Variation des provisions

+ Charges patronales réelles sur brut

+ Charges patronales estimées sur variation provisions

Suite à la présentation des différentes terminologies, voici une liste d’indicateurs utilisés :

• Coût moyen d’un ETP : masse salariale totale / ETP moyens sur 1 période donnée.

• Ratio S : Total effectif internes / Total effectif externes sur une période donnée.

• Turnover global du mois (TOG) : (Tous départs) / ((effectif premier jour du mois + effectif dernier jour du mois) /2).

• Turnover volontaire du mois (TOV) : (Démissions + Fin période d’essai salarié) / ((effectif premier jour du mois + effectif dernier jour du mois) /2).

La masse salariale

La masse salariale est le principal poste de charges d’une entreprise évoluant dans le secteur tertiaire. Ainsi, la masse salariale représente le total des salaires bruts et indemnités (hors frais professionnels) + la variation des provisions (CP, JATT, 13e mois, OP...) + les charges patronales réelles sur brut et celles estimées sur variation provisions.

Nous pouvons décomposer la masse salariale comme suit :

• le salaire brut regroupe l’ensemble des salaires assujettis à cotisations sociales ;

• les charges patronales représentent le total des charges sociales (Sécurité Sociale, retraite, prévoy-ance…) et parafiscales (taxe apprentissage, formation, 1% logement…) financées par l’employeur pour l’emploi d’un salarié ;

• le taux de charges patronales est le rapport entre le total des charges patronales et les salaires bruts versés ;

• les provisions sont relatives aux congés payés, aux primes d’objectifs ainsi qu’au 13e mois ;

• l’objectif de prime représente la part variable du salaire brut. Ce montant fixé en début d’exercice sert de base à la détermination de la prime finale attribuée en fin d’exercice.

A retenir

• Différence entre effectifs Headcount / effectifs ETP (Equivalent temps plein)• Le grade, la famille de grade• Les composantes de la masse salariale

x

Notez...

23

Introduction

Cette partie traite de la production et de tous les indicateurs attachés.

La production provient de la saisie des feuilles de temps, permettant d’étudier et de suivre la répartition des temps.

Vous trouverez également dans cette partie les ratios clefs calculés en fonction des grands agrégats du compte de résultat : Gross Margin, niveau d’overheads, EBITGA.

Production

La production est connue grâce aux feuilles de temps saisies.

Tous les 15 jours chaque collaborateur doit remplir sa feuille de temps en fonction de ses temps passés sur les codes projets (externes ou internes).

Une heure imputée sur un code projet externe est valorisée et génère un encours sur le projet.

Une heure imputée sur un code projet interne n’impliquera pas de valorisation (un suivi de ces heures sera néanmoins possible).

La production (ou Gross Service Revenue) se calcule en fonction des taux standards et de l’ensemble des heures imputées sur des codes projets externes.

Chaque collaborateur a un grade et appartient à un CR.

A chaque grade pour un CR donné correspond un taux standard.

La production d’un CR donné correspond strictement aux heures produites (et imputées) des collaborateurs de ce CR valorisées au taux standard en fonction des grades de ces collaborateurs.

Project

Production = Taux Standard x Heures imputées sur codes projets externes.

Sommaire

24

Le taux de réalisation correspond à la partie de la production qui sera facturée au Client. Il est attaché à un code projet externe et les heures produites non facturées s’enregistrent automatiquement en Mali. Ex : un taux de réalisation de 80% impliquera la passation automatique de 20% de la valorisation de la production en Mali.

Boni / Mali : (cf partie Progress)

Répartition des temps

Les heures imputées via les feuilles de temps peuvent être segmentées dans l’état du suivi du personnel.Cet état permet de connaître la répartition des heures.Il y a d’une part les temps effectifs, et d’autre part les temps non effectifs.

Les temps effectifs sont composés :

• des temps Clients (toute heure imputée sur un code projet externe) ;

• des temps de Développement commercial (temps imputé sur des codes projets internes commençant par IGCDxx) ;

• des temps de formation (temps imputé sur des codes projets internes commençant par IHHxxx) ;

• des temps de disponibilité (ITHP010100) ;

• des temps autres (toute heure imputée sur des codes projets internes différents des précédents).

Les temps non effectifs sont composés des temps de congés et d’absence.

% Chargeabilité :

Ce pourcentage s’entend hors collaborateurs internes.

100%20% Mali de production automatique

80% pour facturation

Temps Effectifs

Clients Dév Commercial Formation Disponibilité Autres

Heures clients

Temps de référence retraités % Chargeabilité =

25

* Temps de référence : correspond aux temps de travail sur l’année.

% Disponibilité

Ce pourcentage s’entend hors collaborateurs internes.

Ratios clefs

Les ratios clefs se calculent en fonction des 2 niveaux de marges les plus utilisés dans l’analyse du P&L pour un CR donné : la Gross Margin et l’EBITGA (Earnings Before Tax Interest and Goodwill Amortization).

La Gross Margin (ou marge Brute) est obtenue comme suit :

L’EBITGA (ou Marge opérationnelle) se calcule comme suit :

Les Overheads sont constitués des frais généraux.On distingue les Overheads directs, qui sont directement engagés par l’UG, des Overheads indirects, qui sont alloués par les fonctions groupe vers les UG opérationnelles.

Temps de référence

- Jours fériés

- Congés payés

- Repos

- Congés sans solde

- Congés spéciaux

- Maladie

= temps de référence retraités

Gross Margin = Net Revenue (Cf Progress) – Client Service Salary Costs (Cf People)

Heures Disponibilités

Heures Temps Effectifs% Disponibilité =

EBITGA = Gross Margin – Overheads

26

Ratios

Ces ratios se calculent pour une UG ou pour un CR.

Mali % Mali / Production

Gross Margin % Gross Margin / Net Revenue

Gross Margin / Partner Gross Margin / ETP Partners

Gross Margin / Fee earner Gross Margin / ETP direct Staff (yc Partners)

Overheads % Overheads / Net Revenue

Direct Overheads % Direct Overheads / Net Revenue

Indirect Overheads % Indirect Overheads / Net Revenue

EBITGA % EBITGA / Net Revenue

Hours / Fee Earner Heures imputées sur Clients / ETP direct Staff (yc Partners)

Revenue / Hours Net Revenue / Heures imputées sur Clients

A retenir

• La production• Le taux de réalisation• La Gross Margin

x

Notez...

27

Introduction

Cette partie comporte l’ensemble des indicateurs permettant de suivre les décalages de trésorerie provenant de l’activité courante de l’entreprise (BFR). Cela concerne notamment les notions de facturation et d’encaissements avec leurs objectifs mensuels respectifs à atteindre et le ratio de découvert. Vous trouverez également l’ageing des créances (détaillé dans la balance agée) et les règles de provisionnement de celles-ci (soit provision spécifique, soit provision statistique). L’associé et le manager qui facturent sont responsables du BFR de leurs projets.

Facturation et encaissements

Facturation

La facturation est l’action d’établir des factures précisant le nom du client facturé, la nature des travaux effectués et le montant des honoraires et des frais.

Chaque mois, les centres de responsabilités et les associés ont des objectifs sur le montant de leur facturation émise.

Objectif de facturation M = 120% du montant du TEC M-1

Le TEC correspond :

Pourquoi 120% ?

L’objectif est d’inciter à facturer la prestation vendue avant même qu’elle soit réalisée (via les acomptes notamment).

Performance

Encours d'ouverture Encours de clôture de l'exercice précédent

+ Production Temps chargés par les collaborateurs valorisés

+ Frais Frais chargés par les collaborateurs, frais firme, frais de sous-traitance

- Facturation émise Somme des honoraires et frais facturés

- Mali / + Boni Production non facturable / complément facturé au client mais non produit

= Encours de clôture Reste à facturer

Sommaire

28

Parmi les frais à facturer, on y trouve en complément :

• les frais de chancellerie correspondant aux frais indirects de type frais de secrétariat, archivage, consommations téléphoniques et informatiques et fournitures de bureau. Ils sont égaux à 3% du montant des honoraires facturés ;

• les frais de H3C (pour les mandats CAC uniquement) correspondant aux cotisations versées au H3C pour leurs besoins de fonctionnement.

Encaissements

Les encaissements sont l’action de recouvrement des factures émises.

Chaque mois, les centres de responsabilité et les associés ont des objectifs sur le montant de leurs encaissements.

Objectif d’encaissement = 100 % des créances à plus de 3 mois + 40 % des créances à moins de 3 mois

Les pourcentages d’atteinte de l’objectif de facturation et d’encaissements sont des indicateurs significatifs qui sont suivis chaque mois dans le cadre du reporting opérationnel.

La grille normative d’évaluation d’atteinte d’objectifs de facturation et d’encaissements peut-être définie comme ci-dessous :

Les notions de facturation et d’encaissements font également l’objet d’un comparatif avec l’année précédente (sur le mois ou en cumulé) afin d’identifier les anomalies le cas échéant.

% d'atteinte de facturation

Evaluation% d'atteinte d'encaissements (1)

Evaluation

0% - 50% Faible 0% - 40% Très faible

50% - 70% Moyen 40% - 60% Moyen

70% - 100% Bon 60% - 80% Bon

> 100% Très bon 80% - 100% Très bon

(1) Les cas de % d’atteinte de l’objectif d’encaissements supérieurs à 100% sont rares(2) Cette grille ne tient pas compte :

- de la saisonnalité (les mois d’août et décembre sont normalement faibles, mai est normalement fort en facturation) - des contextes particuliers…

29

Ratio de découvert

Le ratio de découvert correspond au nombre de mois de production engagé mais non encore encaissé.Il est calculé à chaque fin de mois pour le CR et l’associé.

DPO / DSO

DPO : Days Payable Outstandings

Nombre de jours moyens pour payer un fournisseur.

DSO : Days Sales Outstandings

Nombre de jours moyens entre la production de l’heure facturable et l’encaissement de celle-ci.

Endettement net

Il correspond à la position en banque diminuée des emprunts en cours.

Cet indicateur est suivi quotidiennement, une photo de l’endettement net est transmise au COMEX une fois par semaine avec une analyse des variations (Reporting Flash Cash).

Ageing des créances ou balance âgée

La balance agée est un état permettant de visualiser le découpage du solde des créances HT (brutes de provisions) par ancienneté à une date donnée (en plages trimestrielles).Ce découpage est effectué par associé responsable / associé facturant ou manager responsable / manager facturant et par client / projet.

Cet état est disponible dans l’outil de gestion SIGMA sur le portail (Reporting/Reporting de gestion).

L’indicateur des créances supérieures à 6 mois sur 12 mois glissant est suivi mensuellement et des opérations de cash drive (recouvrement de créances) sont menées régulièrement.

[reste à facturer net de malis (encours) + créances HT nettes de provisions]

Moyenne de la production totale des 3 derniers mois Ratio de découvert =

x

Notez...

30

Ancienneté de la créance % de provision

de 0 à 3 mois 0%

de 4 à 6 mois 10%

de 7 à 9 mois 25%

de 10 à 12 mois 50%

> 12 mois 100%

Provisionnement des créances

Il existe 2 méthodes de provisionnement :

• Provision spécifique : comptabilisée à la demande de l’associé auprès de la comptabilité sur la base d’un justificatif attestant les problèmes de solvabilité du client. Cette provision est enregistrée en gestion sur le projet, dans les frais et a pour conséquence de réduire le carnet et le chiffre d’affaires externe. Elle doit être justifiée pour permettre sa déductibilité fiscale.

• Provision statistique : comptabilisée par la DDO sur la base de l’ancienneté des créances et du montant déduit de la provision spécifique. La charge est supportée par le CR réduisant le carnet et le chiffre d’affaires externe. Pour le cas des créances supérieures à 12 mois, la charge est attachée directement sur la GB des associés.

A retenir

• Objectif de facturation, d’encaissement et ratio de découvert• Balance agée des créances anciennes• Provisions statistiques et provisions spécifiques

x

Notez...

31

Annexes

32

Structure Deloitte FY13

CR Code CR UG Responsable UG Activité

AERS MNC A4511

AERS Industrie Services

T.BENOIT

AUDITAERS MM Ile de France 1 A5511 AUDITAERS UK A2011 AUDITAERS MM Ile de France 2 A7011 AUDITAudit Rhône-Alpes A9012 AUDITAERS Sud Ouest A9013 AUDITAudit Mediterranée A9014 AUDITAERS Est A9015 AUDITAERS Centre A9016 AUDITAudit Ouest A9017 AUDITAudit Nord A9018 AUDITAERS Toulouse A9019 AUDITAERS Associations A9311 AUDITAERS Support A9911 AUDITAERS Direction Qualité A9811 AUDITAERS Tax Management Consulting A9211 ERSAERS Accounting Advisory Services A4011 ERSAERS TR&B G1011 ERSAERS IT Risk IS G6011 ERSAERS RSE G4211 ERSAERS Risk Advisory IS F2011 ERSAERS Training G5210 ERSAERS SC2 G6511 ERSERS Rhône-Alpes G6012 ERSERS Sud Ouest G6013 ERSERS Mediterranée G6014 ERSERS Est G6015 ERSERS Centre G6016 ERSERS Ouest G6017 ERSERS Nord G6018 ERS

FSI Audit EPARFI A2511

FSI D. Leurent

AUDITFSI Audit A8011 AUDITFSI Consulting A5011 CONSULTINGDeloitte Nearshore A5111 CONSULTINGFSI Risk Advisory G2011 ERSFSI IT Risk G5011 ERSFSI Investment Management Services G2511 ERSFSI Actuariat Insurance G1511 ERSFSI Support G9911 ERS

Conseil Enterprise Application G7511

Conseil C. CHATTEY

CONSULTING

Conseil Technology Advisory G8011 CONSULTING

Conseil SPL G9311 CONSULTING

Conseil GSE G9411 CONSULTINGConseil CFO Services G7011 CONSULTINGConseil Industrie Service Operations G7111 CONSULTINGConseil Human Capital G9511 CONSULTINGConseil BPO Equitiv H5011 CONSULTING

33

CR Code CR UG Responsable UG Activité

Conseil BPO Deloitte H5511Conseil C. CHATTEY

CONSULTINGConseil Rhônes-Alpes C3012 CONSULTINGConseil Support G9011 CONSULTING

Deloitte Accounting Services K2011 DAS A. PONS Integrated Services

FAS M&A Transaction Services F3011

Financial Advisory S.RAHAL

Financial AdvisoryFAS FSI & Real Estate Advisory F8011 Financial AdvisoryFAS Forensic & Dispute Services F3511 Financial AdvisoryFAS Reorganisation Services F4011 Financial AdvisoryFAS Corporate Finance Advisory F6011 Financial AdvisoryFAS Valuation F5011 Financial AdvisoryFAS Rhône-Alpes F9612 Financial AdvisoryFAS Sud Ouest F9613 Financial AdvisoryFAS Mediterranée F9614 Financial AdvisoryFAS Est F9615 Financial AdvisoryFAS Ouest F9617 Financial AdvisoryFAS Nord F9618 Financial AdvisoryFAS Support F1011 Financial Advisory

Présidence Direction générale E1011

Fonctions Groupe

A.PONS

CentralCommunication S5410 CentralAfrique Support S6310 CentralSecrétariat général S5610 CentralDQR S5310 M BERTHELOT CentralGestion Carrières des Associés S7510 A.PONS CentralFinance Operations & IT Groupe S6410

B.BOISSELIER

Support ActivitiesDirection Financière Deloitte S7010 Support ActivitiesDirection Financière IEO S7310 Support ActivitiesSupport Nearshore S4111 Support ActivitiesDSI S5810 Support ActivitiesServices Achat S7110 Support ActivitiesDDO Groupe S7410 Support ActivitiesDirection Services Généraux S2011 CentralDSG Rhône-Alpes S2012 CentralDSG Sud Ouest S2013 CentralDSG Mediterranée S2014 CentralDSG Est S2015 CentralDSG Centre S2016 CentralDSG Ouest S2017 CentralDSG Nord S2018 CentralDSG Toulouse S2019 CentralMarketing & Brand S6210 P.PINCEMIN Support ActivitiesDirection Personnel S5110

P.CHASTAING-DOBLINSupport Activities

Direction Formation S5210 Support ActivitiesMarque Employeur S6710 Support ActivitiesPrésidence CA S6610

JL. GARCIACentral

ADA S5710 Central

Sommaire

34

Calendrier financier

FY12

Calend

rier p

révisio

nnel

t Date

avr-‐12

mai-‐12

juin-‐12

juil-‐12

août-‐12

sept-‐12

oct-‐12

nov-‐12

déc-‐12

janv-‐13

févr-‐13

mars-‐13

avr-‐13

mai-‐13

juin-‐13

Clôture Q1

Clôture S1

Clôture Q3

Clôture FY13

1 10

BUDGET

20 30 31

Budget

Budget

Budget

E1

E2

Clôture

E1

E2

E3

35

P&L Synthétique (en K€) Commentaires

CA externe Chiffre d’affaires vendu et produit d’honoraires hors Frais (Ndf) net de sous-traitances Externes et de

dotations / Provision sur créances

Sous-traitance interne achetée Production achetée aux CR intra-groupe pour réaliser le Chiffre d’affaires

Sous-traitance interne vendue Production vendue aux CR intra-groupe pour qu’elles réalisent le Chiffre d’affaires

Sous-traitance nette Sous-traitance Interne Vendue - Sous-traitance interne Achetée (Remarque : cette ligne doit être à 0

dans la colonne total “Audit & Conseils”)

Net Revenue Chiffre d’affaires «produit» (CA Interne) = CA Externe + SST interne Vendue - SST Interne Achetée

Gross Service Revenue Production : Taux * Heures Clients des Collaborateurs externes et associés

Allowances - Adjustments Boni (+) / Mali (-) : se calcule automatiquement : Mali = Net Revenue calculé ci-dessus - Gross

Service Revenue

Allowance/GSR Taux de mali

Net Revenue Chiffre d’affaires «produit» (CA Interne) = Gross Service Revenue - Allowances/Adjustments

Client Service Salary Costs Salaires Collaborateurs directs (travaillant chez le client) - Hors Associés - y compris charges sociales

patronales

Gross Margin Net Revenue - Client Service Salary Costs

Gross Margin/Net Revenue Taux de marge brute

Administrative Salary Costs Salaires Collaborateurs Indirects (Fonctions Groupe et secrétaires) y compris Charges patronales

Professional & Admin Expenses Cf détail Infra #1

Occupancy Expenses CF détail Infra #2

Total Client Service Overhead Sous-total = de Administrative Salary Costs à Occupancy Expenses

Client Service Contribution Gross Margin - Client Service Overheads

Development Activities Frais de développement transverse par Industrie ou par lignes de services

Claims & Insurance Costs Assurances RCP / Frais de gestion des risques (Frais avocats et remboursements assureurs)

Management & Governance Frais d’Assemblées, d’organes de direction et de contrôle / Réunions internationales

DTT Subscription Contribution DTTL

Firmwide Costs Coûts Exceptionnels Groupe incluant les dépenses externes de nature exceptionnelle de rapproche-

ment avec Deloitte

Other Costs Autres Frais Divers

Investment Income Plus ou Moins Value sur cessions de titres

Seconded Partner Income/Cost Refacturations Externes d’Associés (Coût et Refact des Expatriés et Impatriés) dans le cadre de

détachements Internationaux

Total Other Overhead Costs Sous-total = de Development Activities à Seconded Partner Income/Cost

Earnings Before Interest & Tax & GW Amortization

Client Service Contribution - Other Overheads Costs

EBITGA/Net Revenue

Dividendes Dividendes reçus

Interest Expenses Frais Financiers

Tax & Profit Sharing (IS & Participation)

Impôts sur les sociétés & Participation

Earnings Before GW Amortization

EBITGA - Eléments Financiers

EBGA/Net Revenue

GW Amortization Dotation sur Amortissement Fonds de Commerce

Net Earnings EBGA - Dot GW

Net Earnings/Net Revenue

P&L

36

#1 Professional & Admin Expenses

Commentaires

Computer Costs Locations financières info / Amortissements Info / Petit Matériel Info / Maintenances Info /

Prestations et Projets Informatiques

Personnal Expenses Cotisations Professionnelles / Frais de Recrutements / Relations Ecoles / Administration du Personnel

/ Paie

Marketing Expenses Frais commerciaux / Manifestations Clients / Développement & Prospection / Brochures / Support

de communication

Taxes Organic / Taxe Professionnelle

Telecommunications Consommations Téléphonie mobile & fixe / maintenance telecom / Accueil Standard / Lignes

spécialisées

Training Frais de Formation métiers, transverses et internes

Outside Professional Services Honoraires Conseils Externes (avocats / non avocats)

misc Autres Frais : Courrier / Reprographie / Ouvrages Abonnements

#2 Occupancy Expenses Commentaires

Rent Loyers / Charges locatives

Repairs & Maintenance Entretien Ménages / Petits travaux / Signalétique décoration / Contrôle technique

Utilities EDF / Fluides / Frais de sécurité (Gardiennage / Protection incendie)

Amortization - Leasehold Improvements

Dotations aux amortissements Aménagement Agencement Installation et Mobilier

misc Autres Frais : Archives / Déménagements

37

Périodicité

Les données/Indicateurs peuvent être visualisés/analysés selon différentes périodicités.

YTD (year to date) : données cumulées depuis le début de l’année fiscale (Exemple : demande d’un associé pour le chiffre d’affaires FY N year to date, signifie le chiffre d’affaires du 1er Juin N-1 jusqu’à la date de la demande et au plus tard le 31 mai N).

PTD (Period to date) : données mensuelles (Exemple : carnet de commande PTD signifie le montant de la mise à jour du carnet sur le mois).

TTD (Total to date) : données cumulées depuis la création de l’élément quelque soit l’année fiscale (Exemple : frais TTD sur un projet signifie le total des frais depuis la création du projet).

OBP (Opening balance period) : données d’ouverture du mois (Exemple : reste à facturer OBP équivaut au reste à facturer de la clôture mensuelle précédente).

OBY (Opening balance year) : données d’ouverture de l’année (Exemple : carnet de commande OBY signifie le carnet de commande à l’ouverture de l’exercice).

12 mois glissants : données sur les 12 derniers mois (Exemple : demande d’un associé le 31 octobre N pour le chiffre d’affaires sur 12 mois glissants, signifie chiffre d’affaires du 1er Novembre N-1 au 31 Octobre N).

Fin de mois : données arrêtées au dernier jour du mois (Exemple : Nombre d’associés à fin Octobre N, signifie nombre d’associés présents dans les systèmes au 31/10/N).

Moyen : Pour synthétiser ou rendre plus pertinente une donnée, il est possible d’avoir recours aux moyennes (Exemple : l’effectif moyen FY N).

FY11 FY12

2010 2011 2012

Avril

Avril

Août

Août

Décem

bre

Décem

bre

Juin

Juin

Octobre

Octobre

Février

Février

Mai

Mai

Septembre

Septembre

Janvier

Janvier

Juillet

Juillet

Novem

bre

Novem

bre

Mars

Mars

YTD

12 mois glissant

MoyenFin de mois

38

Responsabilités

Responsabilités structure :

UG leader : associé responsable d’une UG

RC leader : associé responsable d’un CR

Activity leader : associé responsable d’une activité

Industry leader : associé responsable d’une industrie

Responsabilités clients :

LCSP : Lead Client Service Partner, associé en charge du suivi et du développement du compte en France et à l’international

Manager de coordination : le manager en charge du suivi et du développement du compte

Responsabilités opportunités / projets :

Associé leader / co-leader : associé responsable de la proposition

Responsable de l’opportunité : manager en charge de la proposition

Associé/manager responsable de projet : associé/manager en charge de la réalisation de la mission, si ceux-ci diffèrent de l’associé leader/ responsable opportunité.

Contributeurs : personnes ayant contribué à détecter l’opportunité ou aidé à sa réalisation.

Associé et manager facturant : associé et manager responsables du BFR sur un projet

39

Outils principaux

SysPO : Système de Pilotage Opérationnel : Logiciel permettant de piloter les indicateurs financiers des projets (données à J-1). Vous y trouverez :

• la GB synthétique, détaillée et historique ;

• les alertes concernant le top 10 des restes à facturer et des créances anciennes ;

• le tableau de bord à date et N-1 ;

• l’état de production opérationnelle sur lequel est détaillé la production réelle vs planifiée ;

• l’état de préfacturation permettant de totaliser la production et frais restant à facturer.

L’ensemble de ces états peut être agrégé selon le rôle exercé : Responsable UG, Responsable Activité, Responsable de CR, LCSP, Associé, Manager, Industry Leader.

SIGMA : Système Intégré de Gestion Microsoft Ax. ERP intégré, Sigma est une solution unique de gestion commerciale et financière. Cet outil permet de gérer la relation commerciale (contacts, prospects/ clients, opportunités), les projets (consultation, facturation, bon de commande), la saisie des temps et des frais ainsi que la comptabilité des différentes entités légales.

Vous trouverez notamment dans Sigma les reportings commerciaux suivants :

• indicateurs par Associé/manager : reportings sur les opportunités dont vous êtes responsables ;

• indicateurs par Relation commerciale : reportings destinés aux LCSP et équipes en charge du développement commercial de clients/prospect. Ces indicateurs vous permettent de suivre les opportunités renseignées sur le compte dont vous êtes responsable.

Sommaire

40

SIGMA contient également l’ensemble des transactions détaillées sur les codes projets (Temps, frais, factures…)

Déclic : Applicatif collaboratif sécurisé de la Firme qui est mis à la disposition des Associés et des Collaborateurs permettant la dématérialisation de la procédure d’acceptation client/mission.

People Soft RH : Logiciel de gestion des Ressources Humaines regroupant l’ensemble du personnel Deloitte. Dans cette base de données sont notamment stockées des données relatives aux historiques carrières et de rémunération des membres permanents et temporaires de la firme française (Ex : grades, affectation budgétaire, suspension de contrat, temps de travail). Cette base de données permet d’alimenter via des interfaces d’autres systèmes de la firme française (Zadig paie, Odyssée, Sigma, Staff Trak, Intranet).

Odyssée : Logiciel de gestion des Ressources Humaines permettant d’établir et de suivre au cours de l’année le budget de la masse salariale, des effectifs et de la production attachée.

SIBER : Système d’Information Budgétaire Et de Reporting : Outil dans lequel sont établis et consolidés les Budget et Estimés ainsi que le reporting international mensuel.

Staff Trak : Logiciel permettant la planification des collaborateurs sur les projets externes et l’optimisation des ressources.Cet outil permet notamment :

• de consulter les plannings des collaborateurs ou les plannings des clients sur les semaines / mois à venir (outil Browser Staff Trak),

• d’effectuer des demandes de personnel (outil SRF),

• d’effectuer des mises à jour de son propre planning pour la population de superviseur à principal (outil MBV).

41

GB / Gestion Budgétaire

Comment lire une GB ?

Nous avons vendu un projet à réaliser sur FY12 et FY13.

Honoraires

• FY12 : 1 500K€ dont 700K€ de sous-traitance externe réalisée par le cabinet D&D.

• FY13 : 500K€ (sans sous-traitance externe)

Total Profit Pool = 1300

Planification des collaborateurs Deloitte sur le projet :

Quel est le mali de taux ?

L’associé décide par expérience d’augmenter de 3 points ce mali (connaissance du Client / configura-tion du projet).

Total des Honoraires 2 000

Total des Honoraires FY12 1 500

DONT SOUS - TRAITANCE EXTERNE FY12 700

DONT Carnet Profit Pool 800

Total des Honoraires FY13 500

MALI DE TAUX (1 300-1 547) /1 547 = - 16%

MALI TOTAL -19%= - (16%+3%)

TAUX DE REALISATION

TAUX DE RECOVERY81%=(100% - TAUX MALI)

HEURES TAUX STD TOTAL K€

ASSOCIE 100 465 47

SENIOR MANAGER 843 320 270

SENIOR CONSULTANT 1 2 300 170 391

CONSULTANT 1 2 300 145 334

CONSULTANT JUNIOR 2 300 110 253

CONSULTANT JUNIOR 2 300 110 253

TOTAL (K€) 1 547

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Définition : Carnet et Chiffre d’affaires

Le carnet de commande (1) correspond au chiffre d’affaires signé réalisable sur l’exercice fiscal Deloitte et net de sous traitance externe.

Le chiffre d’affaires (12) correspond aux honoraires facturables par Deloitte.

Où trouver l’info dans une GB ?

Définition : Tec d’ouverture

Le TEC d’ouverture = Open TEC = Encours de début d’exercice (2) correspond à des temps ou des frais chargés sur FY N qui seront facturé sur FY N+1. Dans ce cas le montant est zéro puisque le projet vient de démarrer.


Définition : temps de production, frais collaborateur, frais firme et sous traitance

Les données de production sont alimentées par les temps (3) , les débours (4) imputés sur les missions (frais collaborateur et frais firme) ainsi que la sous-traitance externe (5)

La Production Totale (6) prend compte des temps (décotés via le taux de réalisation) plus les débours plus la sous-traitance externe.

Carnet

déclaré

Tec

couv.

Temps

de prodDébours

Sous

traitance

externe

Prod.

totale

Montant

fact. HT

Reste à

facturer

Encours

client

TTC

Boni

Mali

nets

Reste à

produire

CA

externe

YTD

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

800 0 0 0 0 0 0 0 0 0 800 0

Carnet

déclaré

Tec

couv.

Temps

de prodDébours

Sous

traitance

externe

Prod.

totale

Montant

fact. HT

Reste à

facturer

Encours

client

TTC

Boni

Mali

nets

Reste à

produire

CA

externe

YTD

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

800 0 0 0 0 0 0 0 0 0 800 0

43

Dans notre exemple :

• Les temps passés par les collaborateurs aux taux standard: 450K€ (heures x taux std)

• Notes de frais de collaborateurs pour un montant total de 25K€

• Factures reçues du cabinet D&D et comptabilisées pour 325K€

• Frais firme: 27 K€ de frais de reprographie


Définition : facturation, reste à facturer

La facturation (7) correspond au total du montant HT facturé.

Le reste à facturer (8) correspond aux travaux et frais imputés sur un projet, net de malis, et non encore facturés au client.


• Nous avons facturé 500K€ HT


Carnet

déclaré

Tec

couv.

Temps

de prodDébours

Sous traitance

externeProd. totale

Montant

fact. HT

Reste à

facturer

Encours

client TTC

Boni Mali

nets

Reste à

produire

CA externe

YTD

1 2 3 4 56= (3* taux réalisation)

+4+57 8 9 10 11 12

800 0 450 52 325 742 0 742 0 -86 436 364

Carnet

déclaré

Tec

couv.

Temps

de prodDébours

Sous traitance

externeProd. totale

Montant

fact. HT

Reste à

facturer

Encours

client TTC

Boni Mali

nets

Reste à

produire

CA externe

YTD

1 2 3 4 56 = (3* taux réalisation)

+4+57

8= 2 +3 +4 +5 -7

-109 10 11 12

800 0 450 52 325 742 500 242 598 -86 436 364

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Carnet

déclaré

Tec

couv.

Temps

de prodDébours

Sous traitance

externeProd. totale

Montant

fact. HT

Reste à

facturer

Encours

client TTC

Boni Mali

nets

Reste à

produire

CA externe

YTD


+4+57

8= 2 +3 +4 +5 -7

-109 10 11 12

750 0 450 102 325 792 500 242 238 -136 436 314

Définition : encours client TTC

Les encours client (9) correspondent au total des montants TTC facturés net d’encaissements partiels et des provisions spécifiques.


• Nous avons encaissé 300K€ TTC, soit 251K€ HT.

• Le client a des problèmes de solvabilité documentés et l’associé décide de doter une provision pour 50K€ HT.

A noter que la provision spécifique s’impute dans les frais et passe automatiquement en mali, minorant le chiffre d’affaires. Il faut minorer le carnet sur le projet du montant de la provision spécifique.


Définition : mali

Le <mali> net (10) correspond à la partie de la production ou des frais engagés non facturés au client.


• Le système a constaté un mali complémentaire concernant le 50 K€ de factures provisionnées.

A noter que dans les bonis malis Nets nous retrouvons le mali constaté de façon automatique via le taux de réalisation (86) K€ + le mali manuel (0 dans notre exemple) + le mali concernant les provisions spécifiques (50 K€) = > 136 K€.


Carnet

déclaré

Tec

couv.

Temps

de prodDébours

Sous traitance

externeProd. totale

Montant

fact. HT

Reste à

facturer

Encours

client TTC

Boni Mali

nets

Reste à

produire

CA externe

YTD


+4+57

8= 2 +3 +4 +5 -7

-109 10 11 12

750 0 450 102 325 792 500 242 238 -136 436 314

45

Alertes sur la GB

• S’assurer que le chiffre d’affaires (12) est en ligne avec le carnet (1). Si le chiffre d’affaires est supérieur au carnet, alors :

- soit le montant du mali (10) n’est pas assez élevé ;

- soit le montant du carnet n’est pas assez élevé.

• S’assurer que le carnet est égal en fin d’exercice au chiffre d’affaires (12). En cours d’année le chiffre d’affaires est généralement inférieur.

• S’assurer de la cohérence du taux de mali. Si celui-ci est anormalement élevé, alors :

- soit le mali a été déclaré à l’avancement ;

- soit le projet est en phase d’investissement ;

- soit le projet est non rentable.

• S’assurer que le reste à facturer (8) n’est pas anormalement élevé.

• S’assurer que le montant des frais (4) n’est pas anormalement élevé.

• S’assurer que le montant des sous-traitances externes (5) n’est pas compris dans la déclaration de carnet.

• S’assurer qu’il n’y a pas de doublon de carnet sur un groupe.

Sommaire

46

Indicateurs Partie Page

A Association Structure 1

Activité Structure 1

Actif People 19

Administrative Salary Costs

People 35

Ageing des créances Performance 27

B Backlog Portfolio 13

Boni Progress 7

Bon de commande Progress 8

C Centre de Responsabilité

Structure 1

Code projet Interne Structure 2

Code projet Externe Structure 2

Code client Structure 2

Carnet de Commande Portfolio 15

Carnet d'ouverture Portfolio 17

Carnet développé Portfolio 17

Cadre People 19

Client Service Salary Costs

People 20

CA Externe Progress 7

CA Interne Progress 9

Chargeabilité Project 24

D Demande de Proposition

Portfolio 13

Direct Staff People 26

Détaché People 21

Disponibilité Project 24

Declic Annexes 40

E EBGA Structure 4

EBITGA Project 19

Encaissements Performance 3

Endettement net Performance 29

Emploi People 21

Estimé Structure 21

ETP People 27

Expatrié People 23

F Fonctions Groupe Structure 1

Famille de grade People 19

Famille d'emploi People 19

Facturation Performance 27

Frais (débours) Performance 27

Feuille de Temps Project 23

Glossaire


G Grade People 19

Gross Margin Project 23

H Headcount People 21

I Indirect Staff People 19

M Masse Salariale People 19

Mali Progress 7

N NB (Nature Budgétaire) Structure 2

Négociation / soutenance

Portfolio 3

Non cadre People 13

Nature de contrat People 19

Net Earnings Structure 21

Net Revenue Progress 9

O Opportunité Portfolio 13

Opportunité Qualifiée Portfolio 14

Opportunité Gagnée Portfolio 14

Opportunité Perdue Portfolio 13

Opportunité Abandonnée

Portfolio 13

Opportunité en cours Portfolio 14

Opportunité Clôturée Portfolio 14

Objectif de Facturation Performance 27

Onjectif d'encaissement Performance 28

Overheads Project 23

Odyssée Annexes 40

P Proposition envoyée Portfolio 13

Processus Commercial Portfolio 14

Procédure Acceptation de Mission

Portfolio 14

Probabilité de Gain Portfolio 16

Pipe Commercial Portfolio 14

Permanent People 21

Provision Spécifique Performance 27

Provision Statistique Performance 27

Production Project 23

PTD Annexes 37

People Soft RH Annexes 40

47


R Relation Commerciale Portfolio 13

Ratio S People 22

Ratio de découvert Performance 4

Répartition des Temps Project 27

Reste à facturer Progress 23

Rollover Structure 8

S Site Structure 1

Sous-Projet Structure 3

Statut Opportunité Portfolio 13

Suspendu People 19

Sous-traitance Externe Progress 7

Sous-traitance Interne Progress 10

Sous traitance expertise Progress 14

Sous traitance planning Progress 14

SysPO Annexes 39

SIGMA Annexes 39

SIBER Annexes 40

StaffTrack Annexes 40

13

T Taux d’avancement Portfolio 17

Taux de Transformation Portfolio 21

Taux de Couverture Portfolio 21

Temporaire People 17

Temps plein People 21

Temps partiel People 22

Turnover global People 22

Turnover volontaire People 8

TEC (Travaux encours) Progress 8

TEC net Progress 7

TEC Clôture Progress 7

TEC Ouverture Progress 24

Taux de réalisation Project 37

TTD Annexes 1

U UG Structure 15

V Valorisation Opportunité

Portfolio 8

W Work in progress Progress 37

Y YTD Annexes

Notes

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Notes

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Sommaire

© Avril 2012 Deloitte SA - Tous droits réservésMember of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

Best Practices

Best Practices Portfolio

Best Practice 1 : Créer une opportunité dès qu’un besoin est identifié chez un client / prospect.

Best Practice 2 : Compléter la procédure d’acceptation de mission pour chaque proposition envoyée au client.

Best Practice 3 : Renseigner précisément la valorisation de l’opportunité.

Best Practice 4 : Renseigner tous les collaborateurs en charge de l’opportunité.

Best Practices Gestion

Best Practice 1 : Mettre à jour le carnet de commande à chaque fin de mois si CA > Carnet, soit augmenter le carnet et/ou soit passer tout ou partie de l’excédent de production en mali.

Best Practice 2 : S’assurer de la saisie exhaustive des Feuilles de tempsfeuille de temps = augmentation du chiffre d’affaires à l’avancement.

Best Practice 3 : Saisir un bon de commande à l’engagement de la dépense.les factures peuvent être comptabilisées en donnant instruction de ne pas les payer (gestion du BFR).

Best Practice 4 : Etablir un échéancier de facturation en insérant l’émission d’un acompte au démarrage de la mission.

Best Practice 5 : S’assurer de la refacturation systématique des notes de frais, des frais de chancellerie et H3C (si concerné) au client.

Best Practice 6 : Suivre exhaustivement et régulièrement les encaissements afin d’améliorer le BFR.

Best Practice 7 : Déclarer les mali exhaustivement et régulièrement afin d’obtenir un encours « économique » au mois le mois.

Sommaire

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Documents

Transcript of Group Reporting Definition.pdf