Gérer des équipes à distance Guide du participant

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d’information sans la permission écrite [ou un avis électronique] de son auteur.

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Table des matières

Les fonctions de Zoom ...................................................................................................................................................... 4

Gérer des équipes à distance ........................................................................................................................................... 5

Objectifs d’apprentissage ................................................................................................................................................. 6

Stratégies pour démarrer, avec vos employés, le travail à distance ................................................................................ 6

Réunions virtuelles ........................................................................................................................................................... 6

Astuces pour vous et les membres de votre équipe : Le démarrage ............................................................................... 7

Astuces pour vous et les membres de votre équipe : Fixer des limites ........................................................................... 7

Astuces pour vous et les membres de votre équipe : Se gérer soi-même ....................................................................... 8

Le besoin de contact humain ........................................................................................................................................... 8

Les communications ......................................................................................................................................................... 8

Conseils pour les courriels ................................................................................................................................................ 9

Conseils pour les messages laissés sur les boîtes vocales .............................................................................................. 10

Conseils pour la téléconférence ..................................................................................................................................... 10

Conflits et frustration ..................................................................................................................................................... 10

Problèmes courants possibles dans la gestion d’équipes à distance ............................................................................. 11

Stratégies pour gérer des équipes virtuelles .................................................................................................................. 11

Programme d’aide aux employés et à la famille ............................................................................................................ 13

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Les fonctions de Zoom

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Gérer des équipes à distance

Temps et distance Communication et technologie

Bâtir la confiance Bâtir des relations interpersonnelles

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Objectifs d’apprentissage Les quatre grands types de défis qui peuvent être rencontrés lors d’une transition vers une équipe qui travaille à

distance

Les bénéfices du travail à distance

Les stratégies pour bien débuter un travail à distance

Les moyens de communication pour les équipes à distance

Des conseils pour maintenir les relations interpersonnelles et la confiance tout en travaillant à distance

Stratégies pour démarrer, avec vos employés, le travail à distance Organiser une première réunion avec toute l’équipe pour donner le coup d’envoi et, entre autres, expliquer

pourquoi ils travaillent à distance et non pas du bureau

Établir un calendrier de rencontres périodiques (mais régulières) et occasionnellement en face à face (par

téléconférence)

Établir des normes et des protocoles clairs pour la gestion des rumeurs et des conflits

Établir des attentes et des responsabilités claires au sein de l’équipe

Réunions virtuelles Rendre l’équipe « tangible »

o Créer un logo pour l’équipe et un collage numérique représentant l’équipe

o Créer une carte géographique de votre équipe

Maintenir le lien avec l’organisation

o Envoyer des bulletins d’information virtuels

Encourager les conversations

o Organiser des réunions sociales sans ordre du jour

o Organiser des rencontres de type « autour de la machine à café »

o Être conscient que, tout comme avec la parenté éloignée, le maintien des liens entre les employés

virtuels et le bureau et les collègues est fonction de la manière dont ils utilisent les outils de

communication. Le courriel et le clavardage en ligne sont des moyens de communiquer économiques et

pratiques, mais le téléphone permet au charisme, à la personnalité, au charme et à l’humour d’enrichir

les relations de travail et de les rendre plus agréables.

o Si cela est approprié, inviter des membres de la direction à se joindre à ces réunions virtuelles de sorte

que les employés puissent être en contact et faire du réseautage avec des personnes qui ne font pas

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partie de leur sphère d’influence ou d’interaction habituelle.

o Si cela est approprié, inviter des experts de différents départements à se joindre à ces conversations

et à partager avec l’équipe des informations sur la formation ou sur les nouveaux développements de

l’entreprise, et tenir tout le monde au courant.

Souligner les succès

o Célébrer les réalisations

o Inviter la direction à partager les félicitations

Astuces pour vous et les membres de votre équipe : Le démarrage Travaillez dans un endroit calme

o Éloignez-vous des endroits « passants » de votre maison

o Installez votre bureau dans une pièce où vous pourrez partir et fermer la porte à la fin de la journée

Installez-vous confortablement

o Mettez l’accent sur l’ergonomie, l’esthétique et l’organisation (rendez l’environnement accueillant)

o Prévoyez de la lumière indirecte et une pièce aérée

o Gardez votre espace de travail propre pour avec le goût d’y retourner tous les matins

Astuces pour vous et les membres de votre équipe : Fixer des limites Communiquez avec les membres de votre famille

o Envisagez une discussion en famille afin de permettre à chacun de comprendre à quoi s’attendre

pendant cette transition

o Aidez vos proches à comprendre que « vous n’êtes pas là » lorsque vous travaillez

o Demandez à vos enfants de vous déranger le moins possible

Créez des lieux séparés

o Utilisez un espace de travail et une ligne dédiés

o Prenez de vraies pauses et de vraies périodes de repas

Résistez à l’addiction au travail

o « Quittez » le travail à la même heure que vous partiriez du bureau

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Astuces pour vous et les membres de votre équipe : Se gérer soi-même Une fois que vous avez géré l’environnement externe de votre nouveau bureau, il est temps de réfléchir à la

meilleure façon de vous gérer vous-même. Votre capacité à vous gérer efficacement, sans le soutien et la

supervision que vous pourriez normalement avoir dans un environnement de bureau traditionnel sera un facteur

fondamental de votre expérience de travail à distance. Examinons trois facteurs d’autogestion.

Focus signifie être capable de garder l’esprit au travail et d’ignorer les interruptions et les distractions

potentielles liées au travail à domicile. Dans votre bureau, éliminez toutes les distractions potentielles. Aussi,

lorsque vous prenez des pauses, prenez-les dans le but de respecter votre horaire de travail et de ne pas être

distrait par les activités liées à votre domicile. Si vous ne vous leviez pas dix fois par jour pour aller à la cafétéria

chercher un en-cas, ne le faites pas à la maison.

Motivation signifie que vous faites la chose que vous savez que vous devez faire. L’un des meilleurs outils de

motivation est la responsabilisation; il suffit de dire aux gens ce que vous allez accomplir, puis de faire un suivi

avec eux pour leur faire savoir que vous avez accompli votre tâche. Au début de la journée, exposez clairement

ce que vous allez accomplir et envoyez un courriel ou téléphonez à votre responsable ou à vos collègues. Tout

au long de la journée, et plus particulièrement à la fin de la journée, envoyez un courrier électronique ou

téléphonez à votre responsable ou à vos collègues et informez-les des progrès dans votre travail.

Procrastination : Le plus grand défi auquel vous êtes confronté en travaillant à domicile est peut-être la

procrastination; c’est l’envers de la motivation! Si vous avez tendance à procrastiner maintenant, il est probable

que cela restera un problème. Comprenez que la procrastination est généralement une barrière émotionnelle;

pour différentes raisons, nous ne voulons pas accomplir la tâche qui nous attend. Voici quelques-unes des

raisons courantes de la procrastination : le perfectionnisme, le découragement, le manque d’information,

l’ennui, l’anxiété, la solitude, le changement et la peur du succès.

Le besoin de contact humain Abordez les relations avec les collègues et les cadres de manière stratégique; la valeur du contact humain est

essentielle pour la productivité et la qualité du travail.

Presque toutes les activités au travail peuvent bénéficier d’une collaboration

Résistez à la tentation de tout faire vous-même

Nous devons compenser la perte des rencontres informelles

Prévoyez des communications régulières en mode virtuel avec votre équipe

Les communications Si la communication doit être immédiate, appelez-les directement sur leur téléphone portable. Si leur réponse peut

attendre quelques heures, optez plutôt pour la boîte vocale de leur bureau. Si elle peut attendre la fin de la journée

ou le lendemain, le courrier électronique est peut-être le meilleur moyen. Si vous transmettez des données, le

courrier électronique est plus efficace que le téléphone. Si deux personnes ont besoin d’interagir et de lire le

langage corporel de l’autre, envisagez la vidéoconférence.

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Quel médium utiliserez-vous?

o Courriel, boîte vocale, téléphone, téléconférence, vidéoconférence

Messagerie instantanée (Skype/Lync)

o Un excellent moyen de rester en contact

o Réduit les retards et les courts échanges de courrier électronique

o Aide les employés à se sentir « présents »

o Indique si vous êtes présent ou absent

Conseils pour les courriels Tout comme les appels téléphoniques, les courriels sont un des principaux moyens de communication. Il est possible

que vous ayez à faire face à beaucoup plus de malentendus ou de « besoins de clarification » que si vous étiez en

face à face. Deux défis fréquents que vous pourriez constater :

Agressivité passive et frustration : Les employés peuvent être plus enclins à exprimer leurs problèmes par courrier

électronique, ce qui peut provoquer des conflits et des frustrations supplémentaires. Veillez à prendre contact avec

un employé en personne ou par téléphone si vous ressentez une quelconque négativité ou de la frustration. Il vous

incombe également de rester positif et clair en tant que gestionnaire.

Formalité : Donnez l’exemple en ce qui concerne la formalité des courriels. Pensez à l’opportunité d’envoyer des

blagues ou encore des courriels qui ne sont pas liés au travail à toute l’équipe. Quelle est la meilleure façon de vous

adresser à vos employés et, en retour, comment s’adresseront-ils à vous?

- Rédigez l’objet de votre courriel de façon claire et concise. Résumez l’idée principale de ce que vous voulez communiquer afin que le lecteur puisse déterminer lui-même son importance et son urgence.

- Allez à l’essentiel. Résumez vos points clés et faites en sorte que le corps de votre courriel soit clair et concis également. Si vous pouvez le dire en moins de mots, faites-le.

- Indiquez le niveau d’urgence. Le lecteur peut ne pas se rendre compte de l’urgence et de l’importance de sa réponse. Indiquez dans la ligne d’objet le mot « Urgent », « PTI » ou « Normal », ou utilisez un symbole graphique d’urgence comme le point d’exclamation rouge dans MS Outlook.

- Utilisez la fonction « Répondre ». Renvoyez le courriel à l’expéditeur avec votre réponse; cela lui permettra de comprendre le contexte de votre réponse. De plus, vous pouvez attribuer un code couleur à votre réponse pour différencier ce que vous dites de ce qu’il vous a envoyé.

- Pensez à comment votre message peut être reçu. Parce que le courrier électronique nous prive de notre capacité à lire le langage corporel, le ton de la voix et l’expression du visage, ce qui peut sembler amical et charismatique lorsque vous l’écrivez peut être perçu comme hostile et conflictuel lorsqu’il est lu. Posez-vous la question suivante : « Est-ce que cela va être clair? Y a-t-il un risque de mauvaise interprétation? » Si c’est le cas, faites toujours preuve de prudence et modérez votre langage. Si vous avez tendance à être sarcastique ou humoristique, vous pouvez envisager d’ajouter un visage souriant après une blague!

Quand désirez-vous une réponse? Reconnaissez qu’à moins que vous ne demandiez un délai précis, l’autre personne répondra à votre demande lorsqu’elle estimera que le moment est venu. Si vous avez besoin d’une réponse à votre question avant 15 heures aujourd’hui, indiquez-le dans l’objet de la question. Mais sachez que pour que le courriel soit renvoyé, la personne doit d’abord être assise à son bureau pour le lire! Le courrier électronique n’est PAS toujours le moyen le plus rapide d’obtenir une réponse; en cas de doute, téléphonez directement à son téléphone portable si une question est de la plus haute urgence.

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Conseils pour les messages laissés sur les boîtes vocales • Salutations. Personnalisez vos salutations avec votre propre voix. Plusieurs réenregistrent leur message

d’accueil chaque matin pour y inclure la date du jour ainsi que leur statut de disponibilité et le lieu où ils se

trouvent. Indiquez dans votre message d’accueil quand l’appelant peut s’attendre à un retour d’appel; si vous

êtes absent pour la matinée, indiquez dans votre message d’accueil que vous serez de retour à votre bureau à

11 heures et que vous vérifierez les messages et retournerez les appels entre 11 heures et 12 heures. Incluez

une « sortie de secours » (p. ex., appuyer sur le « 0 » pour joindre la réception) au cas où l’appelant voudrait

parler à quelqu’un d’autre.

• Le début de votre message. Lorsque vous laissez un message, indiquez votre nom et votre numéro de téléphone

au début du message. Résumez brièvement le ou les points principaux de votre appel afin que l’auditeur n’ait

pas à parcourir plusieurs longs messages pour atteindre les messages prioritaires urgents.

• Le corps du message. Exposez votre point de vue de manière claire et succincte. Ne vous répétez pas. Parlez

clairement. Proposez un « plan d’action » : quelle devrait être la prochaine étape? Comment aimeriez-vous que

la personne assure le suivi avec vous? À la fin du message, énoncez clairement vos coordonnées et votre

numéro de téléphone. Votre destinataire pourrait ne pas avoir votre numéro de téléphone à portée de la main,

ou votre téléphone cellulaire pourrait avoir eu une panne de réception. Fournissez votre numéro même si vous

pensez que cette personne l’a déjà, car il se pourrait qu’elle ne l’ait pas sur elle. De plus, il est toujours possible

que la transmission cellulaire ait été coupée pendant un moment et qu’une partie de votre numéro de

téléphone ne se soit pas affichée clairement ou que votre voix et votre vitesse d’élocution aient présenté des

difficultés de compréhension pour l’auditeur.

Conseils pour la téléconférence Il est important de fixer des règles de base, car c’est par le biais de la téléconférence que les membres de votre

équipe se verront le plus.

Choisissez un endroit calme

Désactivez la fonction « appel en attente »

Rappelez aux gens de se mettre en mode sourdine lorsque c’est approprié

Participez activement

Évitez les interruptions

Minimisez les bruits de fond

Parlez clairement

Conflits et frustration Soyez attentif à l’attitude des employés et faites des vérifications auprès d’eux si nécessaire. Il est TRÈS possible qu’il

y ait plus de frustration, de conflits ou de malentendus que dans une équipe qui travaille en personne. Intervenez

donc là et quand c’est possible.

Confidentiel – Ne pas distribuer 11 Gérer des équipes à distance

Ce ne sont pas tous les membres de l’équipe qui apprécieront travailler à domicile.

Assurez-vous de parler aux membres de l’équipe des conflits et frustrations possibles.

Veiller à comprendre les différents horaires et modes de vie des membres de votre équipe; les réunions et les

tâches doivent être planifiées afin de répartir équitablement les inconvénients liés à la nécessité de travailler à

des heures irrégulières, de manière à ce que chaque membre de l’équipe se sente valorisé et respecté.

Les gens sont plus enclins à être critiques et négatifs par courrier électronique, car ils ne sont pas en face à face.

Encouragez les membres de votre équipe à être professionnels et respectueux.

Problèmes courants possibles dans la gestion d’équipes à distance Ne pas recevoir de réponses aux courriers électroniques au moment souhaité

Les membres de l’équipe sont plus enclins à être critiques ou négatifs par courriel (ils n’ont pas à vous affronter)

Recevoir des courriels en c. c. alors que les décisions pourraient être prises autrement par l’équipe

Retards dans les décisions et les projets en raison de la « lenteur » des communications

Ne pas connaître le type de relations qui existent entre les différents membres de l’équipe

Stratégies pour gérer des équipes virtuelles Reconnaître les différences entre une équipe traditionnelle et une équipe virtuelle

Si possible, organiser une rencontre de démarrage en téléconférence pour que les gens se voient

Pour les équipes permanentes ou qui travailleront à distance pour de longues périodes, établir un calendrier de rencontres régulières par téléconférence

Convenir non seulement de la nature, du moment et de la manière dont les informations seront partagées, mais aussi de la manière dont les membres de l’équipe y réagiront

Établir des normes et des protocoles clairs pour la gestion des rumeurs et des conflits

Prévoir des réunions régulières pour discuter des processus de collaboration Prévoir suffisamment de temps pour bien communiquer les uns avec les autres

Informer les membres de l’équipe de la manière dont se déroule l’ensemble du travail et donner à l’équipe une vision et un objectif

Établir et communiquer les attentes en matière de performance et d’imputabilité

Clarifier les rôles et les processus

S’entendre avec les membres de l’équipe sur la façon de travailler ensemble. Par exemple, quel est le délai prévu pour répondre aux courriels ou aux messages vocaux; quelles sont les préférences de chacun : courrier électronique ou communication verbale?

Discuter des façons de travailler et de communiquer de chacun afin que les membres de l’équipe respectent les préférences de chacun

Accorder autant d’attention aux tâches qu’à la dynamique de l’équipe

Confidentiel – Ne pas distribuer 12 Gérer des équipes à distance

Ne pas oublier la vie sociale; légitimer le besoin pour les membres de l’équipe virtuelle de créer des relations les uns avec les autres

Bâtir et miser sur la confiance

Reconnaître et valoriser la diversité

Communiquer, communiquer, communiquer

Souligner l’importance d’utiliser une deuxième langue pour certains membres de l’équipe

Faire preuve d’écoute active et poser des questions ouvertes

Veiller à comprendre les différents horaires et modes de vie des membres de votre équipe Les réunions et les tâches doivent être planifiées afin de répartir équitablement les inconvénients liés à la nécessité de travailler à des heures irrégulières, de manière à ce que chaque membre de l’équipe se sente valorisé et respecté

Fournissez à l’équipe l’information, les outils et les ressources dont elle a besoin pour faire son travail, et formez ses membres pour les aider à se sentir suffisamment confiants et compétents pour utiliser les technologies

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Programme d’aide aux employés et à la famille