Gran Fondo Baie Sainte-Marie Presentation to Council

Présentation au Conseil municipal

Département de développement

communautaire

le 21 octobre 2015

Département de développement communautaire le 21 octobre 2015

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Organization StudyFinal Report

• La Municipalité de Clare a commencé la mise en œuvre de nombreux changements recommandés dans le rapport Organization Study Final Report présenté au conseil par Richard G. Ramsay Management Consultants Inc. en mars 2015. L'étude considérait la livraison actuelle des services municipaux avec des recommandations pour une collaboration étroite qui aiderait à assurer les meilleurs services à la communauté. Le premier changement à être effectué a été la création d'un nouveau département; le Département de développement communautaire. Ce nouveau département regroupe maintenant les services de loisirs, tourisme, développement / l'inspection des bâtiments et le développement économique de la municipalité.Alors que le nom a changé, tous les services aux résidents des anciens départements combinés continuent à être livrés par le même personnel professionnel engagé pour les résidents de Clare. Cette approche stratégique démontre l'engagement de la municipalité pour assurer les meilleurs services possibles aux résidents tout en apportant des changements positifs.

L'étude Organization Study Final Report pour la Municipalité de Clare peut être consultée à www.clarenovascotia.com sous la rubrique

“Quoi de neuf ».

(bulletin automne 2015 Services de loisirs de Clare)

Richard G. Ramsay Management Consultants Inc.


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http://www.clarenovascotia.com/

Le développement communautaire est un processus.

Ce processus peut mener à:

Plus d'emplois, de revenus, d'infrastructure, et , en retour, une

communauté qui est mieux en mesure de gérer le changement.

Les joueurs peuvent mieux mobiliser les compétences existantes, recadrer

les problèmes, collaborer dans de nouvelles façons.

Des mesures importantes:

l'identification des préoccupations existantes

l'engagement

l'auto-examen

la priorisation

la planification et l'action


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Département de développementcommunautaire

Branding (cartes d’affaires, site web, médias

sociaux)

Message uniforme Réunions d’équipeAmélioration de la

communicationCollaboration

élevée

Activités/initiatives qui touchent le

tourisme, les loisirset le

développementéconomique


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Objectifs

Événement de cyclisme(tourisme, loisirs/activité

physique avec impact économique)

100-150 participants

Revenu estimé 50,000 $

Résultats

1er Gran Fondo en N.-É.

452 inscriptions/412 participants

Revenu actuel 97 425,00 $

Premier projet en commun


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Projet de partenariats


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Équipe Gran Fondo Baie Sainte-Marie

Municipalité & Partenaires en

développementcommunautaireet économique

(MOU @ CDÉNÉ)

Secteur privé


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Division des taches

Chaque membre du comité organisateur avait un role spécifique

Coordonateurs

• Logistique

• Inscription

• Hospitalité

• Sécurité

• Bénévoles

• Marketing

• Finances/ Présidence du comité

• Secrétaire


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• CoursesLogistique

• Participants et leurs besoins

Inscription

• Nourriture et divertissement

Hospitalité


• Sécurité de la route, des participants, des bénévoles

• Règlements

Sécurité

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Finances

Bénévoles

Marketing


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Finances- RevenuREVENU ANTICIPÉ ACTUEL NOTES

Municipality of Clare $ 15 000, 00 $ 15,000.00

Provincial - $ 15,000.00 $ $ 10,000.00 NS Reg Dev Program $5000& Acadian Affairs $ 5000

Federal (ACOA) 75% of eligible costs $ 10,000.00 $ $ 35,418.00 ACOA- EDI program

Other Grants

Sponsorship $ 1,500.00 $ $ 3,400.00 Sponsorships

Registrations @ $75 $ 11,250.00 $ $ 33,033.00 409 @ $75 and 18 @ $118

Registrations @ $118 $ 354.00 Walk-ins (1 on Saturday and 2 on Sunday)

Other income $ 220.00 Extra meal ticket sales

Total Income $ 52,750.00 $ $ 97,425.00


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Finances- ExpensesEXPENSES ACTUEL NOTES

ADMINISTRATION/MGMT $ 3,500.00 Translation, Parking & route closure assistance

REGISTRATION $ 1,198.23 Tables, printing & office supplies

RACE LOGISTICS $ 10,881.70 Commissaire, Chip Timing, First aid, water & rest station supplies, bibs, barricades, radios

HOSPITALITY $ 27,856.99 Social evening, after event BBQ,

prizes, swag bags & contents, jerseys

SAFETY $ 1,207.71 Safety vests, car magnets

VOLUNTEER $ 4,284.53 Training session, t-shirts,

refreshments/food

MARKETING & PROMOTION $ 33,911.91 Branded equipment, signage, online

& print advertising, website, trade shows, rack cards,

LEGACY $ 1,000.00 ”Learn to Fondo” program

SUBTOTAL $ 83,841.07

non-refundable portion of HST $ 3,534.15

TOTAL EXPENSES $ 87,375.22

REVENU$ 97,425.00

$ 10,049.78


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Gran Fondo Volunteers


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Volunteer Orientation


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Volunteer Feedback

Survey sent out to 59 volunteers


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Overall level of satisfaction

94%

3% 3%

very satisfied satisfied

somewhat satisfied not at all satisfied

Hands down the most appreciated volunteer work I have ever done.


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How well were your responsibilities explained to you?

Every detail was covered! From the best case scenario to the worst case scenario, the organisers had an answer for all my questions.

86%

14%

Fully Explained Explained

Partially Explained Not explained


18

How well did orientation night prepare you to meet your responsibilities?

À cause de cette soirée, je sentaisque je faisais vraiment partie de quelque chose de grand et spécial

72%

25%

3%

Very adequetly Adequately

Somewhat adequately Not adequately


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Do you feel the volunteer program was well organized?

I was impressed with the level of preparation the team had made. The volunteers as well as the participants were well cared for.

100%

Very organized Organized Fairly organized Not organized


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The best thing about this experience was:

I was impressed with the level of preparation the team had made. The volunteers as well as the participants were well cared for.

32 of 36 respondents provided comments:


21

Things I like to change are:

Des enseignes plus grosses indiquantla route à suivre.

24 of 36 respondents provided comments:


22

Are there other aspects of the Gran Fondo that could be improved upon?

Plus de signes pour indiquer les differents parcours.

16 of 36 respondents provided comments


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Would you like to be contacted for the 2016 Gran Fondo?


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MARKETING SUMMARY

SOMMAIRE DE MARKETING


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23 2 2

412 Participants in Year 1!

104

Halifax Metro - 138Valley - 47Yarmouth Co. - 35South Shore - 31Other NS - 30

281


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2015 Marketing Plan

5000 rack cardsDépartement de développement

communautaire le 21 octobre 201527

Participant Testimonials


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Media Coverage


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Photography-Videography


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2016 Marketing Plan

• Build on brand: scenic, friendly & engaged community event• 2 day event : include a Medio Fondo 70-80 km • Coordinate 4 promo videos: commercial & documentary• Registration to open in January 2016• Facebook advertising campaign• Increase media coverage i.e. TV• Bicycle Trade Shows

- Salon du Vélo, Montreal: Feb 12-14- Toronto International Bicycle Show: March 4-6

• TMAC travel writer conference, Cape Breton: June 22-24• STEAM Economic Impact Report – learn from feedback


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2016 expectation: 700 to 1000 participants!


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Questions?


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Presentations & Public Speaking

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