Cours de gestion de projets

Module 5La planification essentielle

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Modules du cours

Genèse des projets Phases d’un projet Les domaines de gestion Le plan directeur La planification essentielle La planification auxiliaire L’accompagnement, le suivi La finalisation du projet Une méthode propriétaire?

Claude Michaud, janvier 2009. Ce diaporamaest libre, vous pouvez le redistribuer et/ou le

modifier selon les termes de la Licence Art Libre.http://fr.wikipedia.org/wiki/copyleft, http://artlibre.org

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Objectifs pédagogiques

1. Décrire la forme logique de définition de la planification

2. Décomposer un produit/service en paquets

3. Associer une décomposition de produit en structure de décomposition du travail SDP -> SDT

4. Décomposer une SDT en activités

5. Etablir des réseaux d’antécédences et autres contraintes

6. Evaluer initialement et définir les ressources nécessaires pour les activités (humaines, matérielles (+services) et financières)

7. Représenter le tout dans un diagramme de Gantt

8. Jongler avec l’allocation des ressources pour optimiser les antécédences et délais

9. Dériver les coûts du travail précédent

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Prêchant l’équilibre...

“Ceux qui ne sont amoureux que de la pratique, sans s’occuper de la téorie, ou à vrai dire de la science, sont comme le navigateur qui embarque sans gouvernail, ni boussole”

Leonardo da Vinci

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Les processus du PMBOK

5.1 Recueillir les exigences du contenu 5.2 Définir le contenu 5.3 Elaborer la structure de découpage du projet 6.1 Définir les activités 6.2 Séquencer les activités 6.3 Estimer les ressources nécessaires aux activités 6.4 Estimer la durée des activités 6.5 Développer l’échéancier 7.1 Estimer les coûts 7.2 Budgétiser les coûts

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Exercice / réflexion

Vous êtes sans doute d’accord que la planification essentielle vise à prévoir ce qui doit être exécuté, de forma à répondre aux trois premières questions du client: quoi, quand et combien ça va couter?

Quelle serait la séquence logique pour pouvoir y répondre avec une certaine précision?

Comment décomposer les choses pour y voir plus clair?

Brainstorming

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Décomposition du produit

Avant de pouvoir dire quel est le travail à faire, il faut savoir ce qu’il faut produire

Décomposer le service ou produit du projet, en blocs observables, donc contrôlables: structure de décomposition du produit – SDP

Observer, si possible, une logique hiérarchique de décomposition

Garder une proportion de bon sens! (ni trop gros, ni trop petits)

On en profite pour mieux comprendre le produit/service à générer et à en relever toutes les exigences et analyser les approches possibles

Cours de GP

Objectifs éducationnels

Supports de cours

Jours de cours Formulaires

DiaporamasTextes de référence

Bloc 1 Bloc 2

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Décomposition du travail

En se basant sur la décomposition du produit, sans toutefois la reproduire exactement sous forme de paquets de travail, la structure de décomposition du travail - SDT : Montre les blocs d’activités pour produire des « parties » mesurables du produit-

service (chaque fin de paquet de travail doit pouvoir montrer un résultat) Sert de ligne de base (travail, produits, livrables) pour accompagner et contrôler la

performance du projet Suit aussi une règle de bon sens pour ne pas avoir des paquets trop ou pas assez

détaillés

Donner un cours de GP

Préparer les objectifs

Préparer les contenus

Animer les cours

Evaluer le résultat

Préparer les supports

Préparer les exercices

Animer le bloc 1

Animer le bloc 2

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Vu dans l’autre sens...

Un ensemble de paquets de travail (SDT)

Crée un ensemble de produits et services intermédiaires et finaux (EDP)

Processus

Qui agiront sur un processus:• L’améliorant• Le faisant démarrer• Doublant sa capacité...

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SDT et les paquets de travail

Outil pour: Identifier des groupes d’activités Désigner les responsables des activités et allouer les ressources Développer les estimations de temps Calculer les coûts

A observer: Plus la SDT est détaillée, moins elle est flexible Si elle est trop détaillée, le coût de contrôle explose Niveau de détail doit être égal au niveau

de contrôle que l’on peut exercer Il est beaucoup plus facile de planifier

le détail que de l’exécuter

BON SENS !!!

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Quelques critères de bon sens

Critères:

Ils doivent être réalistes et estimables Il ne peuvent plus être divisés “logiquement” Ils représentent des unités de travail pour un poste ou groupe de travail Ils peuvent être attribués à une unique unité de l’organisation Ils peuvent être exécutés rapidement (en moins de 80 heures) ou avoir une

durée relativement petite en relation à la durée du projet Ils doivent avoir une fin marquée par un livrable et un “passage de bâton” Ils peuvent être (normalement) accomplis sans interruption Ils ont des points de départ et arrivée suffisamment clairs pour en

permettre le contrôle physique On peut leur attribuer un budget bien défini

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Exercice

Décomposez le contenu et le travail de la campagne de commerce équitable:

En SDP

En SDT

Exercice en groupe

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L’heure c’est l’heure!

30% des projets sont annulés avant d’être terminés; 70% des projets ne répondent pas aux exigences; 80% des projets dépassent le budget; 85% des projets ne respectent pas l’échéancier; 55% des projets sont mal spécifiés (produit, budgets, logistique) 40% des projets n’ont été correctement spécifiés par les clients et utilisateurs 75% des projets n’ont pas de gestions de changement et de risques 95% des mauvais résultats proviennent de problèmes de gestion et non techniques

Source: Gartner, IDC, Exame Informática, Computerworld e Developer - 2001

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GANTT?

1918 – Gantt: diagramme de barres1957 – CMP: critical path method1958 – PERT: Program review and evaluation technique1964 – Diagramme d’antécédences (blocs ou français)2009 – on continue avec ces mêmes outils

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Décomposant la SDT en activités

La SDT est une structure encore relativement trop grossière Etant une hiérarchie de ce qu’il faut faire, elle ne définit pas la

séquence, ni la durée, ni les règles d’antécédence Mais en la divisant en activités, elle est le point de départ d’autres

procédés de gestion tels que le calcul des délais, l’allocation de ressources et le calcul des coûts

Paquet detravail Activité n

Activité 3Activité 2

Activité 1

Ressources(RH, équip. instal.)

An

A4

A2

A1

A3

A4

Temps x

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Exercice

Utilisez la structure de décomposition du travail de la campagne de commerce équitable, pour en établir la liste des activités

Exercice en groupe

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Diagramme de Gantt

Chaque activité est représentée sous forme de barre et placée dans l’échéancier (dans cet outil, on dépasse certaines limitations du diagramme de Gantt)

Nom de la tâche

Projet d'implantation

Administration

Réunion de kickoff

Faire proposition de convention de partenariat

1ère réunion technique

Base de données

Obtenir la base de données de l'OFS

Faire un premier "nettoyage" des doublons et erreurs

Marquer les entreprises réservées pour la SEC

Intégrer la liste des entreprises formatrices

Augmenter la table des districts avec ceux de NE

Augmenter la table des communes avec celles de NE

Lier avec la table des localités de NE

Modifier la table des entreprises (code entreprise formatrice)

Inclure le code OFFT dans les professions

Inclure dans les professions de l'entreprise la date de l'autorisation de former

Harmoniser les codes d'historique de visites

Créer et lier la table des entreprise via RC (VD et NE)

Importer dans Access et séparer les données

Exporter la base MS Access pour MySQL

Enregistrer les différents acteurs et droits (utilisateurs)

Former à l'accès direct à la base MySQL (queries)

CMS

SFP-NE

SFP-NE

SFP-NE

SFP-NE

WikiJob

WikiJob

WikiJob

WikiJob

WikiJob

WikiJob

SFP-NE;WikiJob

WikiJob

WikiJob

WikiJob[50%]

WikiJob[10%];SFP-NE[10%]

SFP-NE[50%];WikiJob

23 26 29 01 04 07 10 13 16 19 22 25 28 31 03 06 09 12 15 18 21 24Décembre 2006 Janvier 2007 Février 2007

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Réseaux d’activités

Il faut: La liste des activités Leur durée Leur séquence

Exemple: préparer le café Prendre le café et le filtre (A) Mettre le café dans le filtre (C) Prendre l’eau (B) Bouillir l’eau (D) Mettre l’eau dans le filtre (E) Verser le café dans la tasse (F)

A | 1 C | 1

B | 1 D | 3

E | 2 F | 1

Mettre le café dans le filtre (C)

Début : 22.01.09Nº : 2

Fin : 22.01.09Dur : 1 hr

Res :

Prendre l’eau (B)

Début : 22.01.09Nº : 3

Fin : 22.01.09Dur : 1 hr

Res :

Bouillir l’eau (D)

Début : 22.01.09Nº : 4

Fin : 22.01.09Dur : 3 hr

Res :

Prendre le café et le filtre (A)

Début : 22.01.09Nº : 1

Fin : 22.01.09Dur : 1 hr

Res :

Verser le café dans la tasse (F)

Début : 22.01.09Nº : 6

Fin : 22.01.09Dur : 1 hr

Res :

Mettre l’eau dans le filtre (E)

Début : 22.01.09Nº : 5

Fin : 22.01.09Dur : 2 hr

Res :

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Le séquencement

Le séquencement est l’établissement d’une séquence logique entre les activités du réseau, de la forme la plus adéquate pour le projet

Le séquencement utilise la notion d’antécédence entre les activités

A

B

Fin - Début

A

B

Fin - Fin

A

B

Début - Début

A

B

Début - Fin

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Exemples de séquencement Fin à Début

Attendre que l’anesthésie fasse son effet avant d’opérer

Fin à Fin Attendre la fin de l’excavation pour pouvoir terminer

de retirer la terre

Début à Début Coller les affiches et lancer la publicité à la radio

Début à Fin Inaugurer la nouvelle centrale hydraulique para

désactiver celle à gaz

Inflexible Me donner un cadeau d’anniversaire le 5 juin

A

B

A

B

A

B

Milestone: fausse activité, événement sans temps ni ressources

A

B

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Mais qui fait l

e travail ?

Et avec quoi ?

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Exercice rapide

Listez les principaux éléments de ressources pour mener à bien vos projets...

Des points plus critiques que d’autres?

Activité 3Activité 2

Activité 1

Temps

Ressources(RH, équip. instal.)

Paquet detravail

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Les ressources

Attention, on ne parle pas que de ressources humaines! Ressource est toute variable (concrète) qui définit ce qui est nécessaire pour l’exécution des activités et dont l’absence met en danger l’avancement du projet.

Une des classifications existantes est la 4M1B, de l’anglais:

Men - personnes Machine - équipements Materials - matériels Money - finances Building - installations

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Comment les planifier?

Planifier les ressources est un processus d’identification et de calcul qui comporte: Relevé des nécessités: les ressources pour exécuter chaque activité doivent

être identifiées et évaluées en quantité et qualité (personnes et autres) Appel au jugement de spécialistes: qui peuvent contribuer au projet par leur

expériences antérieures, validant et ajustant les relevés antérieurs Identification d’alternatives possibles, par des processus d’analyse, de

recherche et de créativité (brainstorm) Prise de décision, par l’utilisation d’outils d’aide à la décision, tels que l’analyse

multicritères, et sélection de la meilleure alternative, répondant aux exigences de coût, délais et qualité

Analyse de l’impact de la disponibilité des ressources sur l’échéancier avec réajustement des quantités et vice-versa

Attention, on ne peut diminuer la gestation d’un bébéà 4 mois et demi, en la confiant à deux mères simultanément!

Attention, on ne peut diminuer la gestation d’un bébéà 4 mois et demi, en la confiant à deux mères simultanément!

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Exercice

Utilisez les informations précedentes et transformez le tout en un diagramme de Gantt, tenant compte et soulignant:

Restrictions Antécédences Autres remarques

Vous sauriez dire quel est le chemin le plus critique dans le déroulement de votre projet?

Exercice en groupe

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Activité 3Activité 2

Activité 1

Temps

Ressources(RH, équip. instal.)

Paquet detravail

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Quelle marge d’erreur dans les estimations?

* La tendance naturelle est de sur-estimer pour avoir de la “réserve”

Type d’estimation

Quand est-elle faite ?

A quoi sert-elle?Niveau de la SDT

Méthode utilisée

Marge *

Ordre de grandeur Très tôt dans le cycle de vie du projet

Pour avoir une première approximation servant aux décisions de sélection d’alternatives

1 Paramétrique -25%, +75%

Budgétisation Relativement tôt, lors de la planification

A prévoir les dépenses dans les plans budgétaires

2 et 3 Par analogie, comparaison

-10%, +25%

Accompagnement Plus tard dans le projet, durant l’exécution

Fournit des détails pour les achats, en estimant les coûts réels

4, 5 et 6 De bas en haut (bottom-up)

-5%, +10%

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Types de coûts

Variables Dépenses proportionnelles à la quantité de ressources allouées et utilisées

(p.ex.: main d’œuvre directe, matière première)

Fixes associés à une certaine ressource Dépenses associées à la mise à disposition d’une ressource, qu’elle soit utilisée

ou non (p.ex.: un loyer)

Fixes associés à une certaine activité Dépenses associées à l’exécution d’une activité déterminée (p.ex.: des royalties

associés à l’utilisation d’une technologie)

Fournitures Dépenses associées aux fournitures diverses utilisées ou consommées au long

de certaines activités (p.ex.: électricité, réseau, téléphone, papier)

Prix, amendes Dépenses dues à certaines clauses contractuelles pour des fournitures an

avance ou en retard

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Quelques précautions concernant la distribution des dépenses dans le temps

Au début Exemple:

Acquisition d’équipements lourds Achat d’un terrain

Distribué dans le temps Exemple:

Salaires Loyers

A la fin Exemple:

Payement de petits contrats

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Exercice

Vous arrivez à budgétiser votre projet?

Exercice en groupe

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Vérification des objectifs

Logique de la planificationDécomposition du produit en paquets

Décomposition du travail Décomposition en activitésRéseaux d’antécédences

Evaluation initiale des ressourcesDiagramme de Gantt

Allocation des ressourcesDérivation des coûts