Gouvernance de l'information RSD (petit déjeuner expert Aproged)

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Francois Chazalon Directeur Marke<ng Europe RSD

Gouvernance de l’Informa<on Comment ca marche ? 4 clés à découvrir!

Pe<t Déjeuner Aproged – 4 Novembre 2014

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Editeur de Logiciels Bureaux à Paris, Genève, New York, Boston, Londres,

Madrid, Singapore, Sydney Partenaires dans le monde Siège et R&D à Genève

Domaines d’ac4vités

Gouvernance de l’Informa<on Archivage électronique

Ges<on des rapports (Outputs)

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Informa<on Governance Aligner la valeur, le coût et les risques avec

les objec<fs de l’entreprise

Programme de gouvernance de l’Informa5on

Mesurer et Maximiser la valeur de l’Informa<on

Mesurer et Réduire le risque de l’Informa<on

Mesurer et Minimiser le coût de l’Informa<on

Juridique Direc<on Générale

Informa<que Département mé<ers

Conformité et Record Manager

Ne pas conserver l’informa<on plus longtemps que necessaire Mul<plicité des formats Conformité aux réglementa<ons Différentes selon les pays, les domaines etc.

Le stockage n’est pas gratuit Le “cloud” a ses + et ses – Grande diversité des environnements informa<ques Volumes exponen<els

L’informa<on est un ac<f: sa valeur se gère comme tel Valeur intrinsèque Valeur manifestée dans les “processus” Ne pas prendre de décision sur des informa<ons obsolètes

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Gouvernance de l’Informa<on

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Département Informa5que : •  Assurer le traitement des mandats de conformité et réduire les coûts de stockage

Business Managers : •  Rendre la gouvernance de l'informa<on transparente pour les u<lisateurs finaux

•  Faciliter la recherche et la diffusion de l'informa<on Records Managers : •  Définir des poli<ques uniformes et globales •  Diminuer les risques en appliquant automa<quement des règles de conserva<on sur des contenus électroniques et physiques.

Département Juridique : •  Gèrer les lois et les réglementa<ons dans un environnement mul< juridic<onnel en réduisant les risques et les couts ou les li<ges

Les acteurs de la Gouvernance

Business Manager

Jurid

ique

Records M

gr

Informa<que

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Clé Numéro 1

Ma poli<que d’archivage Mes règles de conserva<on Mon plan de classement

Mes Records

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Trois ingrédients majeurs d’un projet de gouvernance : • Plan de classement §  Nœuds d’une arborescence auxquels on définit les poli<ques, les métadonnées etc. §  Quelques centaines de rubriques •  Avec des variantes locales

• Métadonnées §  Extraites du contexte du document §  Pour gérer son cycle de vie §  Pour faciliter les recherche

•  Indexa<on §  Moteur de recherche §  Appliqué aux métadonnées §  Ou indexa<on du contenu («full text ») – puissant, mais consommateur de ressources

Plan de classement, Métadonnées, Indexa<on

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•  Informa<on élémentaire §  N° de client

• Documents (plus ou moins structurés) §  Facture, contrat

• Processus mé<er générant des documents §  Associe des systèmes et des gens §  Plus ou moins automa<sé §  Documents unitaires, ou en masse

• Engageant §  Par<cipe d’une rela<on entre des par<es §  Nécessite une ges<on par<culière (« record », cycle de vie)

• Poten<ellement engageant §  Une fron<ère un peu floue, de plus en plus cri<que (où commence le cycle de vie?) §  Une variété croissante de contenus §  Des volumes en croissance rapide

Informa<on – Documents (Engageants – Poten<ellement Engageants)

E

Poten<ellement E

Autres

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Clé Numéro 2

Transformer mon éxistant en solu<on Détecter les manques Enrichir le programme

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• La fonda<on d’une gouvernance: des poli<ques (ou règles), globales/locales • Poli<ques de §  Cycle de vie §  Confiden<alité §  Protec<on des données personnelles §  Op<misa<on des coûts §  Stratégie d’évolu<on vers le “cloud”

• Définir et faire évoluer des poli<ques §  Un travail collabora<f et itéra<f •  Des rôles, des processus d’approba<on, des “versions”

§  On ne part pas de zéro §  Ce peut être “boosté” par des sources appropriées §  Ne pas oublier les variantes locales (mul<juridic<on)

Les Poli<ques et leur Ges<on

Travaux antérieurs

Sources juridiques (ex FONTIS)

Méthodes Disponibles

Poli<ques

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•  Interface collabora<ve de ges<on des programmes prenant en compte les obliga<ons légales à travers différentes lois et réglementa<ons (internes/externes)

• Reprise des référen<els existants

• Procédure de souscrip<on ou d’interfaçage avec les sources de contenu légal/règlementaires interne ou externe §  Service en temps réel ou à la demande §  Mises à jour régulières §  Rela<on du contenu légal avec les règles de réten<on §  U<lisa<on d’une zone d’analyse du contenu légal/règlementaire

• Traçabilité de la défini<on des règles

Principales fonc<ons d’une solu<on

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Clé Numéro 3

Mise en conformité de la poli<que d’archivage au sein de l’entreprise

Propaga<on et Applica<on des règles

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• Les poli<ques doivent être appliquées §  Partout (en étapes) •  En<té •  Pays •  Système informa<que

§  Le plus automa<quement possible •  Format “machine”

§  Par déléga<on §  Par applica<on “sur place”

Poli<ques, Leur Applica<on (non op<onnelle)

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Propaga<on & Applica<on des Poli<ques

Opéra<ons Nord Américaines

Opéra<ons Européennes

Opéra<ons Asie Pacifique

Une approche en étapes selon les objec<fs fixés

Comité de Programme

AdministrateursLocaux

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Ges0on des Poli0ques Risque-‐Coût-‐Valeur

Applica4on des Poli4ques

Applica4on des Poli4ques

Applica4on des Poli4ques t

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Connecteurs pour les systèmes d’archivage et de GED

Applica<on des règles à travers les diverses fonc<ons et juridic<ons, plateformes et applica<ons, entrepôts de données

Définir les règles au niveau global

pour une applica<on locale

Les Services d’une solu<on de Gouvernance

Disques partagés

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Clé Numéro 4 :

Suivre la mise en oeuvre et l’applica<on

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• Le cycle de vie d’un document doit être auditable, pour que sa destruc<on soit “opposable” • Le repor<ng (tableaux de bord) est essen<el : §  Suivre la progression du programme à

travers l’organisa<on §  Comprendre l’impact sur la maîtrise des

coûts §  Envisager les améliora<ons possibles

• Plus globalement capturer les éléments du ROI

Audit, Repor<ng, Dashboards Boucler la Boucle

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• Structure et facilite le travail de ges<on des poli<ques §  Rôles, processus d’approba<on, versions etc.

• Propage les poli<ques vers leurs point d’applica<on • Automa<se l’applica<on des poli<ques §  Rend possible des processus d’approba<on lors d’ac<ons cri<ques

• Gère le classement, les métadonnées, les index de recherche • Fournit des accès à l’informa<on, où qu’elle soit. • Rend compte sous différents angles • Par<cipe de l’améliora<on con<nue • Et de la méthode du “nénuphar”

• En fait elle rend le programme « faisable et effec<f »

Intérêt d’une Plateforme de Gouvernance de l’Informa<on

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www.rsd.com

LinkedIn

Blog

Merci

Francois Chazalon – Directeur Marke<ng Europe , RSD – [email protected]

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Notre groupe de Travail

Membres Aproged engagés : •  Myriel BROULAND et Philippe CHANTIN (OUROUK) •  Lionel HUSSON (KLEE GROUP) •  Jean-‐Luc PIQUEMAL (BJC Consultants) •  Jean MOURAIN et Francois CHAZALON (RSD)

Partenaires Aproged engagés : •  Cigref : Regis Delayat -‐ DSI Scor •  ADBS : Karine Cuney -‐ Déleguée Générale ADBS Leurs contribu4ons permet d’affiner notre approche et apportent un angle de vue propre à leur fonc4on.

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Pourquoi un chan<er Gouvernance ?

Le constat Beaucoup de points de vues sur la gouvernance mais peu homogènes

Une discipline qui se développe et répond à de vrais ques<ons.

Affirmer notre posi<on par la contribu<on des membres Aproged

Donner plus de clarté sur les bénéfices et opportunités pour les entreprises.

Aborder les différents mé5ers de l'entreprise. Le contenu , l'informa<on est l'affaire de tous. Mais parlons-‐nous le même langage ? Quel Vocabulaire employer ?

§  Comment favoriser la compréhension des besoins et objec<fs de chaque en<té ou département.

è La gouvernance est avant tout un projet collabora<f

S’ouvrir aux associa5ons et à l’interna5onal Comprendre ou en sont nos voisins dans leur projet de gouvernance.

La loi Européennes sur les données personnelles pourraient nous donner ce�e opportunité.

Echanger et contribuer avec des associa<ons professionnelles autour des mé<ers clé : ADBS, CIGREF

è Posi<onner l’Aproged comme un fédérateur d'opinion sur la Gouvernance de l'Informa<on

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Nos 4 poles de réflexions

Pôle 1 : Cartographie et dimension interna5onale : Qui fait quoi ? Iden<fier les acteurs clés auquel nous pourrions faire référence

et solliciter au travers de différents secteurs d’ac<vité réglementés.

Dimension Interna<onale : On se doit d'aborder cet angle car les entreprises sont interna<onales. Et la gouvernance ne s'arrête pas aux fron<ères. Que font nos voisins ? Quelles bonnes pra<ques réplicables ?

Pôle 2 : Défini5on & Vocabulaire : Comment s'exprimer ? Notre objec<f n'est pas de rechercher un espéranto mais au

moins une trame en terme de concept couverts, en u<lisant un vocabulaire partageable et ouverts aux mé<ers.

Notre volonté d'ouverture interna<onale devrait aussi nous perme�re de créer des passerelles vers ce que font nos voisins européens en la ma<ère.

A intégrer également le souhait d'être force de proposi<on et contributeur auprès des direc<ons générales. Nous devons être capable dans notre formula<on d'être accessible aux direc<ons générales et mé<ers

Pôle 3 : Règles, rôles, acteurs et usages de la gouvernance •  Tout d’abord, un réel travail doit être fait sur les enjeux,

les objec<fs et le bénéfices que peuvent en a�endre les mé<ers : donner des exemples concrets.

•  Les Règles de gouvernance : donner des exemples !! Des règles sur les données, sur les documents, en intégrant bien une réflexion sur comment éliminer les données et les documents non u<les en fin de vie.

•  Quels impacts organisa<onnels : qui mène le projet et qui doit en être le garant ?

•  Comment met-‐on la gouvernance de l'informa<on en ac<on et comment la gère-‐t-‐on ? Bref, les bonnes pra<ques et les usages de la Gouvernance.

Pôle 4 : méthodes et ou5ls pour meZre en place et pour gérer la gouvernance •  Quelles méthodologies existent et doit-‐on les suivre ? •  Quelles sont les fonc<onnalités « logicielles » a�endues ? •  Par quels types de solu<ons ces fonc<onnalités sont-‐elles

remplies (aujourd’hui, demain, …) ?

Un peu de prospec0ve ?? : Gouvernance et Big Data, Gouvernance et Cloud, Gouvernance et la transi4on numérique ….

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