Ginette GareauDirectrice adjointe, Registrariat

École Polytechnique

Pratiques en matière de suivis relatifs aux pièces

requises pour l’inscription des

étudiants

Contenu de la présentation

1. Polytechnique en bref

2. Mission partagée – en partenariat

3. Évolution de notre démarche

4. Projet de développement

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Polytechnique en bref

6243 étudiants

4490 – 1er cycle1753 – 2e et 3e cycles

1er cycle62 % canadiens17% rés. perm.

21% étudiants visa

2e et 3e cycles42% canadiens27% rés. perm.

31% étudiants visa

Données au trimestre d’hiver 2010

Polytechnique en bref

CLIENTÈLE ÉTUDIANTE : RÉPARTITION

1er cycle74%

2e cycle17%

3e cycle9%

4

Polytechnique en bref

250 établissements

15 pays

Ententes avec

étudiants étrangersen échange à Polytechnique

460

Programmes d’échanges

5

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Mission partagée

Le rôle du Bureau des étudiants étrangers (Service aux étudiants) :

accueil et information

encadrement, conseil et facilitateur

collecte des pièces requises (CAQ, permis d’études)

des nouveaux étudiants pour dépôt au Registrariat

Le rôle du Registrariat :

réception et saisie des pièces aux dossiers de l’étudiant

contrôle et suivi

désinscription, le cas échéant

répondant auprès du MELS et de la vérification externe

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En partenariat

Activités d’accueil organisées par le Bureau des étudiants étrangers (Service aux étudiants).

Communication régulière à l’ensemble des étudiants étrangers pour leur offrir aide et conseil pour le renouvellement de leurs papiers d’immigration.

Collaboration étroite entre les deux services pour tenter de régulariser les dossiers problématiques afin d’éviter dans la mesure du possible la désinscription de l’étudiant.

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Évolution de notre démarche

Il y a quelques années :

Requête pour identifier les étudiants dont les papiers étaient manquants ou arrivaient à échéance.

Courriel de rappel aux étudiants avec date butoir ultime pour déposer leurs documents.

Blocage informatique des dossiers toujours en erreur.

Suivi personnalisé par le Registrariat et le Bureau des étudiants étrangers.

La majorité des cas se réglaient ultimement dans les 90 jours prévus pour le rétablissement de statut.

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Évolution de notre démarche

Depuis les deux dernières années :

Les règles se sont resserrées et il n’est plus possible pour l’étudiant en rétablissement de statut de poursuivre ses études, malgré qu’il ait fourni la preuve de ses démarches pour le renouvellement de son permis.

Ce resserrement a un impact significatif pour les étudiants et nous oblige à revoir nos opérations de suivi.

Annulations d’inscription en 2009-2010 (dont plusieurs

en milieu de trimestre) : 19

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Évolution de notre démarche

Révision récente du processus :

Mise sur pied d’un calendrier d’opérations et transmission de courriels ciblés :

courriel de prévention (4 mois avant les dates d’expiration des CAQ ou permis d’études)courriel de rappel (2 mois avant les dates d’expiration)courriel avisant du blocage informatique aux étudiants dont les dossiers sont toujours sans preuve de renouvellement (2 semaines avant les dates d’expiration)déblocage et dernier avertissement avant l’annulation de l’inscription (dernière semaine avant la date d’expiration)

Tous ces suivis sont faits manuellement à l’aide de requêtes ce qui engendre beaucoup de vérification.

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Projet de développement

Selon les statistiques du MICC, un total de 992 CAQ a été délivré pour Polytechnique en 2009. On peut en déduire le même nombre pour les permis d’études.

Le suivi est complexifié pour plusieurs raisons : dates d’expiration du CAQ et du permis d’études différentes; problématique du cycle d’études lors de changement de programme (passage maîtrise-doctorat, …); expiration des pièces en cours de trimestre, …

Le suivi manuel est de plus en plus difficile, particulièrement lorsqu’il repose sur une très petite équipe…. Pour y remédier, ou du moins en diminuer les impacts, nous sommes actuellement en discussion pour mettre sur pied un projet pilote à l’aide de la plateforme de gestion documentaire « Alfresco ».

Questions