Les fiches DSI 07/04/16

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Gestion électronique des documents

Espaces partagés

La plateforme Espaces partagés donne accès à un espace collaboratif personnel. Vous pouvez y créer et partager vos espaces de travail avec les utilisateurs de l’ENT de votre choix.

Accessible à :

- Étudiants de l’UBO

- Personnels de l’UBO

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Se connecter .......................................................................................................................................... 3

Naviguer.................................................................................................................................................. 4

Atteindre un espace de collaboration............................................................................................... 4

Solution 1 ............................................................................................................................................ 4

Solution 2 ............................................................................................................................................ 5

Atteindre son espace personnel ....................................................................................................... 5

Gérer les espaces .................................................................................................................................. 6

Créer un espace collaboratif ............................................................................................................. 6

Solution 1 ............................................................................................................................................ 6

Solution 2 ............................................................................................................................................ 7

Gérer les documents ............................................................................................................................. 8

Importer/Créer un document ............................................................................................................. 8

Consulter un document ..................................................................................................................... 9

Modifier un document ...................................................................................................................... 10

Copier un document......................................................................................................................... 10

Ajouter un document ....................................................................................................................... 11

Supprimer un document .................................................................................................................. 12

Consulter l’historique d’un document ............................................................................................ 12

Gérer le presse-papier ..................................................................................................................... 13

Exporter des documents ................................................................................................................. 13

Travailler en collaboratif sur les documents ..................................................................................... 15

Commenter un document ................................................................................................................ 15

Annoter un document ...................................................................................................................... 15

S’abonner aux notifications ............................................................................................................ 15

Besoin d’aide ? .................................................................................................................................... 16

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Se connecter

1. Connectez-vous à votre ENT.

2. Dans l’onglet Mon Bureau, cliquez sur Mes Documents partagés.

3. Cliquez sur Accéder aux espaces partagés.

4. Vous arrivez sur la plateforme d’espaces partagés Nuxeo.

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Naviguer

Atteindre un espace de collaboration

Solution 1

1. Cliquez sur l’onglet Document Management.

2. Dans le menu de navigation à gauche, dépliez l’arborescence.

3. Cliquez sur le nom de votre espace.

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Solution 2

1. Cliquez sur l’onglet Collaboration.

2. Dans la liste des espaces de travail collaboratifs publics, cliquez sur l’espace que vous souhaitez atteindre.

Atteindre son espace personnel

Dans le menu horizontal, passez la souris sur votre identifiant > cliquez sur Espace personnel.

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Gérer les espaces

Créer un espace collaboratif

Vous ne pouvez pas créer d’autres espaces personnels, seulement des espaces collaboratifs.

Solution 1

1. Dans le menu, cliquez sur Collaboration.

2. Cliquez sur Action > Créer un espace collaboratif.

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3. Remplissez les champs suivants > Créer.

Solution 2

1. Dans le menu horizontal, passez la souris sur votre identifiant > Cliquez sur Espace personnel.

2. Dans la fenêtre Type de documents disponibles, cliquez sur Espace de travail.

3. Remplissez les champs suivants > Créer.

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Gérer les documents

Importer/Créer un document

Pour un espace collaboratif

1. Dans le menu, cliquez sur Collaboration.

2. Cliquez sur le nom de votre espace > Contenu > Nouveau Document.

3. Choisissez votre type de document.

4. Remplissez les champs suivants > Cochez Charger.

5. Parcourir > Sélectionnez le document à importer > Créer.

Pour un espace personnel

1. Passez la souris sur votre identifiant.

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2. Cliquez sur Espace personnel > Nouveau document

3. Choisissez votre type de document.

4. Remplissez les champs suivants > Cochez Charger.

5. Parcourir > Sélectionnez le document à importer > Créer.

Consulter un document

1. Allez sur l’espace qui contient ce document : Collaboration ou Espace personnel.

2. Cliquez sur le nom du document : le résumé du document s’affiche.

3. Pour afficher le document dans l’espace partagé directement, cliquez sur Prévisualisation.

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4. Pour consulter le document à l’extérieur de l’outil, cliquez sur le bouton Télécharger.

Modifier un document

Vous devez d’abord modifier les fichiers sur un éditeur externe (comme Word pour les documents textes).

1. Dans votre espace, cliquez sur le document que vous souhaitez modifier.

2. Cliquez sur Modifier.

3. Dans le formulaire, tapez vos modifications.

4. Dans le champ Contenu, cochez Charger > Enregistrer : la nouvelle version de votre document est à présent en ligne.

Copier un document

1. Dans votre espace, cliquez sur Contenu.

2. Cochez la case correspondant au document à copier.

3. Cliquez sur Copier.

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4. Le nom du document s’affiche dans le Presse-papier à gauche.

5. Allez dans l’espace où vous souhaitez coller le document.

6. Cliquez sur Coller ou Dans le presse-papier, cliquez sur Coller dans le dossier en cours.

Ajouter un document

1. Allez dans l’espace où vous souhaitez ajouter un document.

2. Cliquez sur Importer un fichier > Ajouter > Envoyer

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Supprimer un document

1. Allez dans l’espace où se trouve le document à supprimer.

2. Cochez la case correspondant au document à supprimer.

3. Cliquez sur Supprimer.

Consulter l’historique d’un document

1. Allez dans l’espace où se trouve le document.

2. Ou effectuez une recherche dans la barre Recherche.

3. Cliquez sur le nom du document > Historique.

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Gérer le presse-papier

Lorsque vous copiez un document, le presse-papier le conserve.

Supprimer un document du presse-papier

Dans le presse-papier, cliquez sur le bouton Supprimer à droite du document.

Supprimer tous les documents du presse-papier

Dans le presse-papier, cliquez sur Vider la sélection.

Exporter des documents

1. Dans l’espace contenant le document, cochez les cases des documents.

2. Cliquez sur Ajouter à la sélection.

3. Dans l’onglet Sélection, cliquez sur Export ZIP ou Export XML (selon vos besoins).

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Travailler en collaboratif sur les documents

Commenter un document

1. Dans votre espace, recherchez le document > Cliquez sur le document.

2. Cliquez sur Commentaires > Ajouter un commentaire > Ajouter

Annoter un document

1. Allez dans le document que vous souhaitez annoter.

2. Cliquez sur l’onglet Prévisualisation.

3. Dans le champ de saisie qui s’affiche, saisissez votre texte > Valider

S’abonner aux notifications

1. Pour vous abonner aux notifications d’un document, cliquez sur Notifications.

2. Cliquez sur S’abonner devant les options qui vous intéressent.

3. Pour se désabonner, cliquez sur Se désabonner.

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Besoin d’aide ?

Déposez un ticket dans l’ENT.

Nom Date type modifications version

Hugo Laliberté 10/02/2010 création 1.0

Hugo Laliberté 11/02/2010 maj 1,1

Hugo Laliberté 01/03/2010 ajout mentions légales 1,4

Hugo Laliberté 01/03/2010 ajout intro 1,5

M. Podeur / D. Debail 03/09/10 Ajout copie d'écran + suppression

partie liveEdit

1.6

Hugo Laliberté 03/11/10 corrections 1.8

Morgane Chapalain 07/04/2016 Mise à jour, mise en forme 1.9