Gestion et contrôle des Gestion et contrôle des immobilisationsimmobilisations

Dec 2010

Qu’est-ce qu’une immobilisation?Qu’est-ce qu’une immobilisation?

C’est un actif dont la durée de vie utile est supérieure à un an, possédé et utilisé par un projet pour atteindre ses objectifs déclarés

Par exemple:

Photocopieuse

Mobilier Véhicule

Bétoneuse

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Ordinateur

Pourquoi faut-il gérer les immobilisations?Pourquoi faut-il gérer les immobilisations?

Leur durée de vie étant supérieure à 12 mois, elles doivent être reportées sur l’exercice comptable suivant

Elles sont exposées à une mauvaise utilisation, à des abus, à des vols et à des fraudes

Elles doivent être maintenues en bon état de fonctionnement

Elles doivent être remplacées, ce qui exige une planification et un financement

Elles sont acquises avec les fonds du projet et elles lui appartiennent

Les immobilisations doivent être remises au gouvernement à la clôture du projet

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Elles ont habituellement une valeur élevée

Qu’est-ce qu’un registre des Qu’est-ce qu’un registre des immobilisations (RI)?immobilisations (RI)?

► C’est un enregistrement manuel ou électronique des immobilisations

► Il contient la descritpion détaillée des immobilisations – marque, modèle,

caractéristiques techniques, quantité, valeur, fournisseur, factures, dotation,

localisation etc. Il mentionne aussi la date de réception de l’actif et la

référence du bordereau de paiement.

► Chaque catégorie d’actif figure sur une page distincte du RI

► L’inscription au RI doit avoir lieu avant que le paiement soit effectué au

fournisseur

► Toute modification du RI doit être dûment autorisée

► Il indique le solde comptable d’une catégorie d’actifs à un moment donné

► Le solde comptable est le solde de l'actif/de la catégorie d'actifs figurant

au RI

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Fixed Assets Register

Qu’est-ce qu’un registre de dotation des Qu’est-ce qu’un registre de dotation des immobilisations (RDI)?immobilisations (RDI)?

⇉ Alors que le RI est tenu par catégorie d’actifs, le RDI est tenu par employé

détenant un actif. Il y a un feuillet pour chaque employé qui a la garde

d’un actif

⇉ Il enregistre la date de dotation et de retour de chaque actif

⇉ Il porte la signature de l’employé qui reçoit l’actif et celle du magasinier à

qui il est restitué

⇉ Ce registre doit être rapproché périodiquement du RI. Toutes les

dotations enregistrées dans le RI doivent se retrouver dans le RDI

⇉ Ce registre permet de localiser l’actif au moment de l’inventaire physique

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Fixed Assets Issue Register

Quelles sont les procédures courantes de Quelles sont les procédures courantes de contrôle des immobilisations?contrôle des immobilisations?

Marquage et étiquetage des actifs – les actifs sont maqués ou étiquetés de façon qu’ils puissent être facilement identifiés et que leur propriété puisse être établie

Assurance des immobilisations contre le vol, l’incendie, les dégâts des eaux, etc.- Dans la plupart des pays seuls les véhicules sont assurés. Mais il est conseillé d’assurer toutes les immobilisations du projet. Certains accords de financement en font une obligation

Inventaire physique des immobilisations à intervalles réguliers

Carnet de bord pour les véhicules, engins de construction, générateurs etc. Le carnet de bord contient l’enregistrement détaillé de l’utilisation de l’actif et est habituellement tenu par le chauffeur ou le conducteur d’engin. Il permet de détecter l’usage personnel des actifs du projet. Il sert aussi au calcul de la consommation de carburant

Référencement croisé des enregistrements des actifs financiers et des immobilisations – afin d’éviter qu’un fournisseur soit payé avant que l’actif soit enregistré dans le RDI. Aux fins de contrôle interne, il est indispensable de rapprocher les enregistrements de la comptabilité financière et les enregistrements des immobilisations

Note: Dans certains pays, la politique gouvernementale ne prévoit que l’assurance des véhicules 6

Contrôle physique des Contrôle physique des immobilisatonsimmobilisatons

► Exécuté par une équipe interdépartmentale

► Doit être mené sous la supervision des auditeurs externes/ internes au moins une fois par an

► Contrôles surprise lors des visites d’audit/supervision

► Pour vérifier l’existence, l’état et la détention des actifs

► Soldes physiques comparés avec les soldes comptables

► Discordances signalées

► Les discordances doivent être corrigées dans les écritures financières après autorisation en bonne et due forme

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État d’inventaire physique des État d’inventaire physique des immobilisations (EIPI)immobilisations (EIPI)

C’est le formulaire utilisé pour l’enregistrement des résultats

du contrôle physique des immobilisations

L’EIPI enregistre le code, le solde comptable, le solde physique

et l’état des immobilisations ainsi que toute discordance et les

causes possibles d’une éventuelle discordance

Les écarts par excès ou par défaut sont également graves et

nécessitent une enquête approfondie

Doit être signé par tous les membres de l’équipe de

vérification

De préférence, il devrait être contresigné par les auditeurs8

PAIF Form

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MERCIMERCI