Gestion des plannings

Consortium Cocktail

Pré-requis

• Les pré-requis:– L’annuaire / le réferentiel:

• Les personnes

• Les groupes

– Les salles

– Les objets

– La structure des enseignements

– Les inscriptions pédagogiques

– Les serveurs d’édition, de publication, de communication et de synchronisation

Les plannings

• Agendas individuels

• Agendas de groupes

• Synchronisation des agendas individuels

• Réservation de salles (réunion)

• Création et Réservation d’objets

• Création et gestion des emplois du temps pour l’enseignement

• Gestion des listes d’émargements et de la saisie des absences

• Préparation de la gestion des charges d’enseignement et des heures complémentaires

• Editions / outils

SuperPlanLa gestion des « agendas »

• La centrale des plannings!– Emplois du temps enseignement– Réunions / Salles / Objets– Agendas individuels et de groupes– Partage d’agendas ICS– Exports ICS– Intégrée aux autres applications:

• Missions (Kiwi)• Congés (HamAC)• helpDesk (DT)• …

SuperPlanQuelques exemples!

• Démo enseignement : – un vieil exemple

• Démo réservation de salle :– http://www.univ-paris5.fr/gedfs/ged/0701022338.0/EDTscol_viewlet_swf.html

• Démo agenda individuel :– http://www.univ-paris5.fr/gedfs/ged/0701022340.0/Ligntning_viewlet_swf.html

• Démo agenda de groupe :– < TP >

• Démo partage d’agenda :– < TP >

• …

Un composant généraliste

Prêt de ressources banalisées(micro-ordinateurs portables par exemple)

Un composant de la sphère scolarité

(ici s’appuyant su

r les données ré

cupérées de Apogée et Harpège)

Un composant intégré à la sphère scolarité

Ici dans un environnement 100% Cocktail

Exemple de planning de plusieurs salles

visualisé dans la

fenêtre principale

Les SallesRessource critique et centrale

• Deux possibilités:– 1) Utiliser l’application SalleSTU uniquement :

• Description détaillée des salles et des bâtiments:– Pour une réservation fine.

• Désigner les dépositaires des salles

– 2) Réaliser un pontage de l’application « locale » éventuelle vers SalleSTU et :

• Utiliser l’application SalleSTU comme en 1)

Gestion / Création d ’une salleGestion / Création d ’une salle

Photo ou plan technique ou plan d ’accès ou ..

Prises tél, info, .. (gestion du câblage)

Spécificités (type de sol, type d’éclairage, ...

Gestionnaires (dépositaires) de la salle

MAJ: nbr de places examen

Configuration matérielle (liée avec la gestion de l’inventaire si toutefois!)

Recherche multicritères d ’une salle

L’« annuaire »

Applications Cocktail

GRHUM

Personnes physiques

Personnes morales

groupes d’individus

Groupes mixtes

Groupes de groupes

LDAP

L’annuaire se base sur un référentiel centré sur les “Personnes”!

ESup

KSup

TOIP

Fournisseur

Entreprises

OBM, …

Enseignant

Etudiant

Directeur

Contact

Invité

GRHUM

Personnes physiques

Personnes morales

groupes d’individus

Groupes mixtes

Groupes de groupes

LDAP

GRHUM peut aussi être utilisé comme référentiel fédératif!

ESup

KSup

TOIP

Fournisseur

Entreprises

OBM, …

Enseignant

Etudiant

Directeur

Contact

Invité

HarpègeVirtualia

Apogée

Autres

Cocktail

La gestion des groupes et du référentiel : GRHUM

• Présentation par l’exemple:

• Qq Démos:– http://www.univ-paris5.fr/gedfs/ged/0701071552.0/AnnuaireExempleSimple_launcher.html

– http://www.univ-paris5.fr/gedfs/ged/0701071551.0/DiversAnnuaire_launcher.html

– http://www.univ-paris5.fr/gedfs/ged/0609272024.0/MENU_launcher.html

– http://www.univ-paris5.fr/gedfs/ged/0701071551.0/DiversAnnuaire_launcher.html

– http://www.univ-paris5.fr/gedfs/ged/0701071552.0/AnnuaireExempleSimple_launcher.html

– http://www.univ-paris5.fr/gedfs/ged/0702182101.0/AgendaP_viewlet_swf.html

Ecran principal d’un « groupe »

Navigateur / « browser » de « groupes »

Membres du groupe sélectionné

Ecran principal pour un groupe

Membres du « groupe »

Téléphone, fax, mobiles

Administration: secrétaire(s), responsable administratif, ..

Le groupe de mail associé

Adresse du Site Web du groupe

Les # types d’un groupes

Ecran principal pour un groupe

Saisie de: Téléphone, fax, mobiles

Pourra apparaître ds l’annuaire Web

A une @ peuvent être associées +sieurs adresses de mail (Alias)

Des mots clefs pour une indexation et une recherche + facile

Spécifiq

ue CRI

1 groupe peut être un centre de responsabilité budgétaire

Exemple d’un formulaire « structure »

Recherche

Résultat

Édition

Gestion des groupes!• Groupes pédagogiques pour les emplois du temps

– Démo http://www.univ-lr.fr/actes/ged/courrier/commun/0410281702.0/GroupeScol_viewlet_swf.html

– Emplois du temps prévisionnels– Charges d’enseignement– Estimation du coût des maquettes– Evaluation / QCM / Examens : Démo– Pilotage

• Groupes individualisés / personnels – Démo groupe Web

• Groupes de communication:– Listes et groupes de mail : Démo Annuaire.app

• Trombinoscopes– Démo Web : http://www.univ-paris5.fr/gedfs/ged/0705211416.0/TrombiWeb_viewlet_swf.html

– Démo GroupeScol / Annuaire.app

• ENT / Profils / communautés / E-learning – Démo IDS => accès contrôlé à des ressources électroniques

• …

Ici une interface web de gestion individualisée des groupes surtout à destination des enseignants mais non limitée à ces derniers.

Les groupes individuels ou personnels

Le réservoir (référentiel personne) établissement

Voir la démo

Constitution d’un groupe: exemple

Je choisis parmi les groupes et communautés existants

L’arbre des groupes

Les membres d’un groupe

Voir la démo

Les groupes d’étudiants!

• Groupes construits sur des AP (Atomes Pédagogiques un concept de ScolariX).

• Les APs les plus courantes:– Cours, – TD, – TP, – Examens, – Projets

• À partir des inscriptions pédagogiques :– aux UE / ECUE / APs

Le trombino Web : une fonctionnalité très demandée

Voir la démo

Le trombino « émargement » 

Exemple

Emploi du temps des personnesavec SuperPlan

• Il s’appuie sur les renseignements fournis par le serveur de planning depuis:– L’application de gestion des plannings

– L’application missions (Kiwi)

– L’application congés des personnels (Hamac)

– L’application de gestion des DTs

– Agenda partagé (fichier ics ou Flux ics en réseau)

– …

L’agenda individuel ou de groupe

• Permet :– La saisie de la disponibilité des enseignants,– La mise à jour automatique à partir de leur

programmation en cours, TD, TP, Réunion– Le partage en réseau.

• Un système d’envoi de messages par mail permet aux personnes concernées d’être tenues informées

Création directe et simplifiée d’un « individu » non encore connu dans la base du personnel!!

Dans le cas où la personne concernée est par exemple un extérieur non encore enregistrémenu « Outils - Création Personne »=> insertion directe dans un groupe de l ’annuaireMise à jour de l’équipe enseignement en cas de Crs/TD/TP => aide à la saisie

Reprise d’emploi du temps

La communication

• Par messagerie électronique:– Toute demande via l’application (quelle qu’elle soit)

peut faire l’objet d’un envoi de mail à 1 groupe de personne (dépositaire, responsable de service, …)

– Toute acceptation ou refus de la demande peut faire l’objet d’un mail

• Par le Web:– Les emplois du temps ou planning d’objets ou de

personnes sont consultables (suivant autorisation) via le WEB

Exemple d’impression

En cliquant sur cet icône, vous pouvez

imprimer l'emploi du

temps visualisé

(PDF)

La gestion des charges d’enseignement

Gestion des charges d’enseignement

• 2 possibilités:– Le mode « connecté » aux emplois du temps:

• avantages:– automatisation maximale de la chaîne– gestion fine et prévisionnelle

• inconvénient:– utiliser en amont l’application de gestion des emplois du temps

avec ses pré-requis!!

– Mode « déconnecté » ou « autonome »• avantages: c’est mieux qu’Excel!:-)• Inconvénients: basé uniquement sur du déclaratif!

Ou suivant charges prévisionnelles

Les heures complémentairessynoptique simplifié

Contrôle / validation / certification

Enseignant(s)

Groupe étudiants

UE(s)EC(s)

Salles et autres objets (vidéoprojecteurs, …)

€Un enseignement prévuEmploi du temps

GEPETO« immobilisations »

JEFYCO GRHUMEnseignant(s)

Structure Harpège

Structure Harpège

Structure LMD

liquidation

Girafe(TG)

Fournisseurs

Frontière entre le prévisionnel et le réel

ScolariX

Contrôle des seuils

ScolariX

GRHUM

PAPAYE

Gestion des charges d’enseignement

• Mode connecté:– Elle se déduit du prévisionnel réalisé et visé dans

l’application SuperPlan:• Par pointage / validation (sans saisie!).

• Editions / attestations programmées à l’intention de l’enseignant et de l’administration (contrôle de gestion)

• Mode déconnecté:– Elle se fonde uniquement sur les informations

transmises par les responsables pédagogiques

– Nécessite une saisie de ces informations.

Mode connecté : gestion du réaliséS’effectue dans l’application SuperPlan (emplois du temps)

Les diplômes concernésPériode à considérer

Les enseignants ayant exercés dans le diplôme

Le récap pour l’enseignant sélectionné

Détail des enseignement réalisés par l’enseignant

Valider les heures réalisées par l’enseignant

Intégration des heures validées dans SuperPlan

Indiquer le numéro de la période concernée

Nombre d ’heures validées par enseignant pour la matière

Période à considérer

Gestion des charges d’enseignement

Utilisation autonome(Sans SuperPlan en amont)

Saisie des enseignements réalisés

H/E

Nbr de groupes réels

Détail des enseignements effectués

Types de règlements

Un pense-bête propre à l’application

Editer des états (arrêtés)

Les différentes catégories de personnel enseignant

Editer des états prévisionnels!

Ré-éditions des états de sortie

Gestion des services annuels

Personne physique ou morale

Gestion des « différences »

Ecran de contrôle et de statistiques

Bilan pour un enseignantSorties globales ou personnalisées.

Consultation individuelle (contrôlée) via le Web possibles.

Disponible aussi sur le WEB en accès individualisé

Des questions, des problèmes ou des remarques ?

• Le menu "Outils »: "Problèmes »

permet d'envoyer un mail à qui de droit

"Forum »ouvre le web à la page des forums,

choisissez ensuite le forums correspondant

Un message envoyé directement au développeurMenu « outils »=>  »problèmes »

Paiements des Heures complémentaires

• Fichier TG :– => (Re)Saisie dans Girafe– Génération (sans resaisie) à partir du module Goyave (fin

2007)

• Papaye– Génération des contrats type pour les vacataires– Renseignement des informations complémentaires

éventuellement nécessaires:• Convention / Contrat / Code analytique / Ligne budgétaire / …

– Liquidation de la paie des heures complémentaires• (un pontage existe pour Geisha et Helico)